NBN 2016/3857. Verksamhetsplan 2017 för natur- och byggnadsnämnden

Transkript

1 NBN 2016/3857 Verksamhetsplan 2017 för natur- och byggnadsnämnden Natur- och byggnadsförvaltningen/ OKTOBER 2016

2 Innehåll Huddinges vision och mål... 3 Ansvarsområde... 4 Huddinge en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län... 5 Natur- och byggnadsnämndens mål och resultat... 6 Bra att leva och bo... 7 Fler i jobb Ekosystem i balans Systematisk kvalitetsutveckling Attraktiv arbetsgivare Sund ekonomi Plan för intern kontroll Nämndens internkontrollarbete Riskreducerande åtgärder Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan extern granskning Systematiska kontroller Plan för uppföljning och insyn Uppföljning Organisation Källförteckning... 40

3 Huddinges vision och mål Vision: Huddinge - en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län Huddinges vision är att vara en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län att bo, besöka och verka i. Hållbart Huddinge 2030 I Ett hållbart Huddinge pekar kommunfullmäktige ut en långsiktig, önskvärd och möjlig framtid med fokus på år Här beskrivs hur ett hållbart Huddinge ter sig och vilka vägval kommunen bör göra för att komma dit. Mål för Huddinge För att nå det framtida läget i Ett hållbart Huddinge 2030 och visionen om att vara en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län, är fem övergripande mål formulerade som visar utåtriktat vad kommunen åstadkommer för invånare, brukare och kunder. Bra att leva och bo Utbildning med hög kvalitet Fler i jobb God omsorg för individen Ekosystem i balans För att vara framgångsrik i detta arbete ska kommunen ständigt sträva efter att förbättra verksamheterna och detta är formulerat i tre strategiska mål under rubriken effektiv organisation som visar inåtriktat hur och med vilka resurser kommunen genomför sitt uppdrag. Attraktiv arbetsgivare Sund ekonomi Systematisk kvalitetsutveckling Huddinges kärnvärden Kärnvärdena är den värdegrund som Huddinge vilar på. Dessa kärnvärden fungerar som ledstjärnor för alla verksamheter och individer som verkar i kommunen. Huddinge ska stå för: Mod betyder att vi vågar ta för oss, ta nya vägar och ta ställning i viktiga frågor. Omtänksamhet betyder att vi bryr oss om människor, besökare, företagare och natur. Driv betyder att vi kraftfullt driver utvecklingen framåt och att vi tar en ledande roll i regionen. Mångfald betyder att vi tar tillvara på variation och omväxling i miljöer, invånare, medarbetare och utbud. Vi vill utnyttja potentialen i mångfalden och skapa ett rikt och flexibelt samhälle. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 3

4 Ansvarsområde Natur- och byggnadsnämnden fullgör kommunens uppgifter som ankommer på byggnadsnämnd och för uppgifter inom plan- och byggväsendet. Nämnden äger rätt att besluta om detaljplaner vilka inte är av principiell beskaffenhet eller av större vikt, med vissa undantag. Kommunstyrelsen har dock ansvaret för översiktsplaneringen och för övriga detaljplaner. Nämnden svarar för drift och underhåll av kommunens gator, vägar, torg och allmänna platser. Nämnden ansvarar även för skötsel och tillsyn av naturreservaten i kommunen. Natur- och byggnadsnämnden handhar även frågor som angår den kommunala lantmäterimyndighetens organisation, personal och ekonomi samt kommunens, från myndighetsutövning, fristående mätnings-, och kartläggningsverksamhet. Lantmäteriavdelningen bidrar i samhällsbyggnadsprocessen i tre huvuddelar. För det första förser avdelningen processen med informationsunderlag i form av kartor och registerinformation inför och under planeringsskedet. För det andra bidrar avdelningen under genomförandeskedet genom fastighetsbildning och för det tredje genom mätning och kartproduktion i samband med byggnation. Natur- och gatudriftavdelningens uppdrag är att förvalta anläggningar på kommunal gatu- och parkmark. Avdelningen ansvarar för att upprätthålla en trygg, tillgänglig och trafiksäker miljö för kommuninvånarna samt attraktiva parker och offentliga miljöer. Natur- och gatudriftsavdelningen har även i uppdrag att förvalta kommunens naturreservat för att erbjuda möjligheter till ett aktivt friluftsliv och rika naturupplevelser samt att bidra med ekologiskt underlag i samhällsbyggnadsprocessen. Avdelningens uppdrag är också att företräda Huddinge kommun gentemot de fem gårdsarrendatorerna, att bedriva skötsel av särskilda biotoper och reservat enligt fastställda reservatsbeslut, arrendera ut vissa mindre jordbruksfastigheter, bedriva skyddsjakt och viltvård, arrendera ut jakt och fiskerättigheter inom kommunens markinnehav, samt sköta vattenreglering, våtmarker och fågelsjöar. Bygglovsverksamheten svarar för myndighetsutövning enligt plan- och bygglagen samt lagen om tekniska egenskapskrav på byggnadsverk. Verksamheten prövar och handlägger ansökningar om bygglov, rivningslov, anmälan om åtgärd, marklov och förhandsbesked samt registrering av hiss och obligatorisk ventilationskontroll samt utför tillsyn på desamma. Proaktiv tillsyn, service och rådgivning ingår även i arbetet. Energi- och klimatrådgivningen ger rådgivning i energioch klimatfrågor. Olika projekt genomförs gemensamt med Haninge, Tyresö och Salems kommuner där Huddinge kommun har ett samordnande ansvar. Bostadsanpassningsverksamhetens uppgift är att utföra myndighetsutövning enligt lagen om bostadsanpassningsbidrag. 4 VERKSAMHETSPLAN 2017

5 Huddinge en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län Vår vision att Huddinge ska vara en av de tre populäraste kommunerna i länet att bo, besöka och verka i ställer stora krav på våra verksamheter. För att sträva mot visionen måste vi utföra våra uppdrag mycket bra, tåla jämförelser med andra kommuner i länet samt bemöta invånare och företag på ett positivt och professionellt sätt. Arbetet med att sträva mot visionen kräver engagemang och uthållighet från medarbetare och verksamheter. Nämnden följer upp visionen och jämför verksamheterna med andra kommuner genom ett antal mått som satts under respektive nämndmål. Nämnden jämför sig med andra kommuner i Stockholms län inom målen Bra att leva och bo, Fler i jobb, Ekosystem i balans och Attraktiv arbetsgivare. Under 2016 har förvaltningen fortsatt arbetet med kommunens gemensamma värden som innefattar tre delar: kommunens kärnvärden, förvaltningsspecifika värdegrund samt en etisk kod som utgör grundläggande värderingar. Arbetet har innefattat kommunikation och aktiviteter på avdelningsnivå för att synliggöra och efterleva dessa värden. Information om värdena delges också vid förvaltningsintroduktionen som är obligatorisk för alla nya medarbetare på förvaltningen. Värdegrundsarbetet under 2017 fortsätter på samma sätt där kommunens gemensamma värden ingår på avdelnings- och ledningsgruppsmöten och i förvaltningsintroduktionen. Utvecklingsåtagandet om att utveckla ett aktivt medarbetarskap (se Attraktiv arbetsgivare) och arbeta med personalpolicyn innebär även att värdegrunden hålls levande. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 5

6 Natur- och byggnadsnämndens mål och resultat Nämndens mål utgår från de lagar och förordningar som gäller för verksamheten, kommunfullmäktiges vision och mål i Mål och budget Den gemensamma strukturen och innehållet i nämndens verksamhetsplan utgår från kommunfullmäktiges övergripande och strategiska mål. De aspekter som kommunfullmäktige valt att beskriva under respektive mål/delmål ska vara vägledande för var nämnden beskriver sina mål och åtaganden. För vart och ett av de övergripande och strategiska målen har kommunfullmäktige tydliggjort vad som särskilt ska prioriteras Fokus ska ligga på att säkerställa resurser till kärnverksamheten och utvecklingsåtaganden som frigör resurser till denna ska prioriteras. Nämndens tolkning av målen Nämnden har systematiskt gått igenom alla kommunfullmäktiges mål, delmål och särskilda prioriteringar och prövat vilka som har relevans för nämndens verksamhet och därmed är ett ansvar för nämnden. Under det övergripande målet Bra att leva och bo har natur- och byggnadsnämnden valt att inte ta med delmålet Fler ska få sitt förstahandsval till förskola och skola. Nämnden arbetar för en förbättrad samhällsbyggnadsprocess vilket leder till bättre förutsättningar för att förskolor och skolor planeras och byggs. Nämnden har dock inte någon direkt påverkan på delmålet. Nämnden har även valt att inte ta med delmålet Ökad valfrihet då nämnden inte har några direkta kundvalssystem inom sitt verksamhetsområde. Lantmäteriverksamheten verkar dock delvis på en redan öppen marknad där kunder kan välja privat eller kommunal aktör för vissa mätuppdrag. Det övergripande målet Utbildning med hög kvalitet har natur- och byggnadsnämnden valt att inte ta med eftersom det berör utbildningsnämndernas verksamhetsområden. Därför har nämnden heller inte tagit med den särskilda prioriteringen om att fler elever ska ta gymnasieexamen inom 3 år. På samma sätt tas inte delmålet Fler i egen försörjning med under det övergripande målet Fler i jobb, eftersom detta delmål omhändertas främst inom socialnämndens och äldreomsorgsnämndens verksamhetsområden. Det övergripande målet God omsorg om individen omhändertas av verksamhetsområdena inom utbildningsnämnderna, kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden, äldreomsorgsnämnden och socialnämnden. Natur- och byggnadsnämnden har därför inte heller tagit med den särskilda prioriteringen om att prioritera tidigare insatser som leder till ökade möjligheter för individen att styra sitt eget liv och skapa sin egen framtid. Natur- och byggnadsnämndens arbete med attraktiva fysiska miljöer och trygghet beskrivs under delmålen Förbättrad infrastruktur och Ökad trivsel och trygghet i Huddinges områden under det övergripande målet Bra att leva och bo. För de mått där etappmålet anges som indikator utgör inte måttet underlag för nämndens måluppfyllelse i samband med verksamhetsberättelsen. Måttet följs ändå eftersom natur- och byggnadsnämndens verksamheter påverkar resultatet, dock tillsammans med andra nämnder och aktörer. Nämndens rådighet över resultatet är därför begränsad. 6 VERKSAMHETSPLAN 2017

7 Bra att leva och bo Ökat bostadsbyggande Huddinge har en stor potential att bygga fler bostäder. Översiktsplanen som antogs 2014 visar på en potential för nya bostäder på sikt. Kommunen kan, fram till 2030, genom förtätning i kollektivtrafiknära områden och med en takt om 770 bostäder per år i enlighet med den regionala utvecklingsplanen (RUFS), bygga drygt bostäder för att bidra till att motverka bostadsbristen i länet. I det fall Spårväg syd och Tvärförbindelse Södertörn genomförs på ett sätt som optimerar bostadsbyggandet kan detsamma dubbleras till under samma tidsperiod, under förutsättning att det finns en efterfrågan på nyproducerade bostäder i den omfattningen. Bostadsbyggandet kan också öka genom att se över förutsättningarna för att förtäta i redan befintliga områden. De så kallade Attefallsreglerna ska kunna tillämpas i större delar av kommunen än idag, vilket förutsätter en översyn av kulturmiljöområdena. Antal nytillkomna bostäder Etappmål Totalt (antal) Indikator Varav (antal) Småhus Indikator Flerbostadshus Indikator Andel bygglovärenden som beslutas inom tio veckor från komplett ansökan * Etappmål Totalt (%) Totalt (antal) /873 Flemingsberg Segeltorp Sjödalen-Fullersta Skogås Stuvsta-Snättringe Trångsund Vårby Andel av alla nybyggnadskartor typ A och B som levereras inom 3 veckor från komplett beställning * Etappmål Totalt (%) Totalt (antal) / /202 Flemingsberg /38 - Segeltorp - - 9/14 - Sjödalen-Fullersta /39 - Skogås /33 - Stuvsta-Snättringe /32 - Trångsund /38 - Vårby - - 6/8 - Andel husutstakningar som utförs inom 5 arbetsdagar efter avrop från lantmäteriavdelningen (avrop förutsätter kompletta handlingar och beviljat bygglov) * Etappmål Totalt (%) Totalt (antal) 74 61/61 48/48 - Flemingsberg /11 - Segeltorp - - 3/3 - Sjödalen-Fullersta /11 - Skogås - - 7/7 - Stuvsta-Snättringe /12 - Trångsund - - 2/2 - Vårby - - 2/2 - Andel lantmäteriförrättningar som avslutas inom fyra månader * Etappmål Totalt (%) Totalt (antal) 46 77/178 42/118 Flemingsberg - - 7/16 - Segeltorp - - 6/16 - Sjödalen-Fullersta /34 - Skogås - - 3/10 - Stuvsta-Snättringe - - 4/20 - Trångsund - - 5/17 - Vårby - - 0/5 - *Till och med 31 augusti För att nå kommunens mål om ett ökat bostadsbyggande krävs ett effektivt genomförandeskede. Bygglovsärenden ska, som huvudregel, beslutas inom tio veckor (jfr 9 kap. 27 plan- och bygglagen) från det att ansökan är komplett. Eftersom det finns en möjlighet att i undantagsfall förlänga handläggningstiden till 20 veckor om det är nödvändigt på grund av utredningen i ärendet, är det inte rimligt med en måluppfyllelse på 100 procent på en handläggningstid på 10 veckor utan denna sätts till 95 procent. I syfte att mäta effektivitet i genomförandeskedet även inom lantmäteriavdelningens verksamhetsområde, som inte har lagkrav om handläggningstider, har tre typärenden valts ut där etappmål satts gällande handläggningstider. Utgångspunkten för etappmålens nivå är dels kundens behov av snabba leveranser, och dels rimliga förutsättningar för korrekt handläggning, då exempelvis nybyggnadskartor kräver tid för remisshantering. Eftersom handläggningstiderna till viss del också beror på dialog med sökan- NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 7

8 den och andra externa kontakter är det inte rimligt att ha en måluppfyllelse på 100 procent för nybyggnadskartor, utan etappmålet är satt till 80 procent. För husutstakningar sätts målet till 100 procent inom fem arbetsdagar efter avrop som förutsätter kompletta handlingar och ett beviljat bygglov. När det gäller lantmäteriförrättningar är bedömningen att hälften av alla ärenden bör avslutas inom fyra månader. I jämförelse med statliga Lantmäteriet och andra kommuner är detta en kort handläggningstid. Under 2016 har median handläggningstid varit cirka 4,5 månader till följd av en vakant tjänst och svårigheter att rekrytera. Etappmålet är därför att korta handläggningstiden under 2017 och nå målet om att 50 procent av lantmäteriförrättningarna avslutas inom fyra månader. Särskilt prioriterat 2017: Genomföra samhällsbyggnadsprojekt som bidrar till att ny infrastruktur i form av Tvärförbindelse Södertörn och Spårväg syd byggs, takten i bostadsbyggandet är fortsatt högt och arbetsplatskvoten ökar. Särskilt prioriterat 2017: Kostnadsutvecklingen för lokaler för offentligt finansierad service ska dämpas samtidigt som lokaler ska byggas ut i takt med bostadsbyggandet. För att möta de särskilda prioriteringarna ska natur- och byggnadsnämnden delta i det kommungemensamma arbetet med att förbättra samhällsbyggnadsprocessen, se nedan. Nämnden ska även hålla hög leverans i basuppdraget för att säkerställa att prioriterade projekt som bidrar till att ny infrastruktur och verksamhetslokaler kan genomföras. Kommungemensam process för samhällsplanering Natur- och byggnadsförvaltningen ska under 2017 aktivt delta i arbetet om att förbättra samordning och planering i ett tidigt skede av samhällsbyggnadsprocessen. Förvaltningen ska även vara med och utveckla en systematik för samhällsbyggnadsprocessen som ligger i linje med kommunens ordinarie planerings- och uppföljningsprocess som tidigt ger kommunen möjlighet att ta beslut om behov och utförare av offentligt finanserad service. Arbetet leds av kommunstyrelsens förvaltning och involverar samtliga förvaltningar. Utvecklingsåtaganden - Aktivt delta i kommungemensamt arbete med att förbättra samordning och planering i samhällsbyggnadsprocessen. Förbättrad infrastruktur Att fler regionala cykelstråk planeras och prioriteras i länsplanen är viktigt för att underlätta för cykelpendlandet i regionen. Med tanke på Huddinges centrala läge i regionen bör cykelvägarna genom kommunen prioriteras i ett regionalt perspektiv. Utbudet av kommunikationer i Huddinge ska vara anpassat efter resandebehov och underlätta för personer att välja att åka kollektivt, cykla eller gå samtidigt som det skapar utrymme för dem som är beroende av bilen. I det lokala vägnätet ska fokus ligga på trafiksäkerhet, framkomlighet, tillgänglighet och miljö. Nöjd Kund Index vinterunderhåll Etappmål 2018 Totalt (Index 0-100) Flemingsberg Segeltorp Sjödalen-Fullersta Skogås Stuvsta-Snättringe Trångsund Vårby Andel invånare som är nöjda med vinterunderhållet på trottoarer, cykelbanor resp. gator Etappmål Trottoarer (%) Cykelbanor (%) Gator (%) Nöjd Kund Index beläggning Etappmål 2018 Totalt (Index 0-100) Flemingsberg Segeltorp Sjödalen-Fullersta Skogås Stuvsta-Snättringe Trångsund Vårby VERKSAMHETSPLAN 2017

9 Andel invånare som är nöjda med beläggningen på trottoarer, cykelbanor resp. gator Etappmål Trottoarer (%) Cykelbanor (%) Gator (%) Betygsindex för gång- och cykelvägar Etappmål Ranking i länet - 11/20 11/21 4/26 Totalt (index) Flemingsberg Segeltorp Sjödalen-Fullersta Skogås Stuvsta-Snättringe Trångsund Vårby Kommunens gator och vägar ska vara välskötta och väl underhållna. Beläggningen ska vara god och löpande underhållas. Vintertid ska gång- och cykelvägar snöröjas med samma prioritet som huvudgatorna för att främja hållbara transporter i enlighet med trafikstrategin. I takt med bostadsbyggandet ökar Huddinges volym av gator, vägar och gång- och cykelvägar kontinuerligt. Drift och underhåll av vägnätet ska stå i balans till ökningen. För att mäta nöjdheten med drift av kommunens transportinfrastruktur genomförs två olika undersökningar som riktar sig till boende i kommunen. I den så kallade gatuenkäten, som genomförs av kommunen sedan 2008, samlas 250 svar in från varje geografiskt område genom telefonintervjuer. Frågorna rör nöjdhet med vinterväghållning, beläggning, belysning, städning/skötsel med mera. I syfte att följa invånarnas nöjdhet med infrastrukturen utifrån trafikstrategin redovisas nöjdhet med vinterunderhållet och beläggning uppdelat för trottoarer, cykelbanor och gator. Nöjdhet med gång- och cykelvägar följs även genom den medborgarundersökning som genomförs av Statistiska centralbyrån. Denna undersökning har låg svarsfrekvens, endast 36 procent i den senaste mätningen, men möjliggör jämförelser med andra kommuner inom länet. Trenden i de senaste mätningarna gällande nöjdhet med vinterunderhåll och beläggning är att nöjdheten ökar. Nöjdheten ökar för såväl gator som trottoarer och cykelbanor. Nästa mätning är planerad att genomföras 2018 och etappmålet är då att nå ett Nöjd Kund Index på 55 gällande beläggning och 50 gällande vinterunderhållning. Nöjdheten ska öka gällande trottoarer, cykelbanor och gator. Etappmålen är satta utifrån en särskild satsning på förbättrat beläggningsunderhåll och att vinterunderhållet utförts med kontinuitet och väl inarbetade utförare som samverkar med Huges organisation för vinterväghållning. Under 2017 ska flera nya avtal för vinterunderhållet upphandlas eftersom de nuvarande avtalen löper ut. I samband med detta ska förutsättningarna för vintercykling utredas. Förbättrad beläggning För 2017 har natur- och byggnadsnämnden tilldelats 50 miljoner kronor i beläggningsunderhåll, vilket är den största summan som nämnden någonsin fått för beläggningsinvesteringar. Bakgrunden är det underhållsberg som har växt fram under lång tid då investeringsmedlen inte motsvarat behoven av underhåll. Under gjordes en inventering av kommunens gator och arbete pågår under hösten 2016 med att ta fram en långsiktig plan för gatuunderhållet utifrån inventeringens resultat. I syfte att säkerställa att de tilldelade investeringsmedlen används på bästa sätt kommer styrning och uppföljning av beläggningsarbetena att stärkas under En projektorganisation ska tas fram som detaljplanerar, leder och följer upp den långsiktiga planen för gatuunderhållet. Utvecklingsåtaganden - Förstärka styrning och uppföljning av beläggningsarbeten. Ökad trivsel och trygghet i Huddinges Den offentliga miljön ska vara trygg och trivsam. Skadegörelse och nedskräpning ska åtgärdas effektivt med ett särskilt fokus på klotter. Belysning ska användas för att förstärka känslan av trivsel och trygghet i den offentliga miljön. Planering och utvecklingen av torg, parker, gator och övriga allmänna platser ska utföras i samarbete mellan nämnderna för att fånga upp relevant kunskap. För att Huddinge ska kunna erbjuda en trivsam och trygg utemiljö i hela kommunen behöver denna verksamhet vara kostnadseffektiv oavsett vem som är utförare. Nöjd- kundindex för renhållning Etappmål 2018 Totalt (Index ) 60 Flemingsberg Följande ändringar har gjorts i frågeformuläret: städning har bytts ut mot renhållning. Frågorna om renhållning och skötsel av parker och lekplatser inkluderade tidigare enbart parker. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 9

10 Segeltorp Sjödalen- Fullersta Skogås Stuvsta- Snättringe Trångsund Vårby Andel invånare som är nöjda med skötsel av parker och lekplatser Etappmål 2018 Totalt (%) Nöjd- kundindex för belysning Etappmål 2018 Totalt Index 1-100) Flemingsberg Segeltorp Sjödalen- Fullersta Skogås Stuvsta- Snättringe Trångsund Vårby Andel anmält klotter via felanmälan som tvättas bort från NBF:s byggnader, egendom och naturmark inom 48 timmar på vardagar * Etappmål Totalt (%) Andel anmält rasistiskt och kränkande klotter via felanmälan som tvättas bort från NBF:s byggnader, egendom och naturmark inom 24 timmar på vardagar * Etappmål Totalt (%) Andel invånare som upplever nedskräpning som ett mycket stort problem Etappmål Totalt (%) Kvinnor Män Flemingsberg Segeltorp Sjödalen-Fullersta Skogås Stuvsta Snättringe - Trångsund Vårby Frågan inkluderade tidigare endast parker. *Till och med 31 mars Nya siffror rapporteras i verksamhetsberättelsen då utförar-appen för felanmälan har etablerats. Kommunens fysiska miljöer ska vara välskötta och trygga för invånarna. Städning och belysning är viktiga faktorer för den upplevda tryggheten. Klotter ska tvättas bort utifrån inriktningen i kommunens klotterpolicy och särskilt rasistiskt och kränkande klotter ska tvättas bort omgående. Etappmålen för 2017 gällande andel anmält klotter via felanmälan som tvättas bort från förvaltningens byggnader, egendom och naturmark inom 48 timmar är 70 procent. Andel anmält rasistiskt och kränkande klotter via felanmälan som tvättas bort från förvaltningens byggnader, egendom och naturmark inom 24 timmar på vardagar är 90 procent. Höjningen av etappmålen jämfört med 2016 görs utifrån ett mer strukturerat arbetssätt med klottersanering. Under de senaste tre mätningarna genom gatuenkäten (se ovan under förbättrad infrastruktur) har nöjdheten med renhållning stadigt ökat, vilket särskilt gäller de områden där nöjdheten varit lägre. Renhållning har ett stort fokus i verksamheten men tenderar att öka i omfattning, och särskilt gällande olagliga avfallsdumpningar. Etappmålet till nästa mätning 2018 är ett Nöjd Kund Index på 60. Nöjdheten med skötsel av parker och lekplatser har däremot minskat något. Det finns inget samband mellan hur ofta de svarande besöker parker och lekplatser och hur nöjda de är med renhållning och skötsel av parker och lekplatser. Etappmålet för 2018 är även här ett Nöjd Kund Index på 60. Motivering till ökad nöjdhet med renhållning och skötsel av parker och lekplatser är dels ett mer strukturerat arbetssätt inom egen regi-verksamheten och dels samordnad driftentreprenad mellan allmän platsmark och tomtmark i Vårby och Kungens kurva. Tillsammans för - konceptet 3 planeras ingå i en sådan samordnad driftentreprenad. Nöjdheten med belysning har i den senaste mätningen minskat i alla områden utom Skogås och Trångsund. Kvinnor är mindre nöjda med belysningen är män, och denna könsskillnad har ökat något jämfört med 2014 och Könsskillnaden syns framför allt gällande belysning på trottoarer. Under 2016 har förvaltningen haft stora problem gällande belysning då den upphandlade belysningsentreprenören har haft resursbrist och inte hunnit med sitt uppdrag. Etappmålet för 2018 är Sedan 2013 har samverkan mellan fastighetsägare och kommunala aktörer bedrivits för att öka trygghet och trivsel i området och samtidigt ge ungdomar arbetslivserfarenhet. Äldre ungdomar arbetsleder yngre ungdomar i arbete med städning och skötsel. Konceptet, kallas Tillsammans för - konceptet. 10 VERKSAMHETSPLAN 2017

11 Fler är nöjda med natur-, kultur- och fritidsutbudet Huddinge blev 2016 utsedd till länets bästa friluftskommun. Kommunens naturskyddsområden, som utgör en tredjedel av kommunens yta, erbjuder många möjligheter för den natur- och fritidsintresserade, till exempel att promenera på leder i skogen eller att motionera på elljusspår. Det rika friluftslivet är en av Huddinges styrkor. För att ge jämlika möjligheter för alla invånare att delta i friluftslivet behövs hög tillgänglighet till naturområden genom tydligt utmarkerade och välskötta entréer, leder och rastplatser, förbättrad kollektivtrafik samt gång- och cykelvägar. Attraktiva parker och lekplatser är en viktig del i Huddinges utemiljö. Olika former av aktivitetsytor är viktiga inslag för till exempel motion och spontanidrott. Index för nöjdhet med skötsel och anläggningar i naturområden Etappmål Totalt (Index 0-100) Kvinnor (Index 0-100) Män (Index 0-100) Andel invånare som ofta promenerar på leder i skogen eller motionerar på elljusspår Etappmål Totalt (%) 32,5 34, Kvinnor (%) 34,6 30, Män (%) 29,2 37, Besöksstatistik enligt mätstation i Paradisets naturreservat, passager/1000 invånare Etappmål Totalt (antal) * 340 Årets friluftskommun Etappmål** Rank i länet *Mätstationen gick sönder i slutet av 2015 och ny har upphandlats och kommer sättas upp under hösten. En naturvårdsenkät har genomförts 2011, 2014 och 2016 för att ta bland annat ta reda på kännedom om och nöjdhet med skötsel av Huddinges naturområden. Nöjdheten med skötseln har ökat sedan 2011 och ligger på samma nivå i mätningarna 2014 och Gällande användning av naturområdena så är det något fler 2016 som ofta promenerar på leder i skogen eller motionerar på elljusspår jämfört med Jämfört med 2014 är nivån densamma. Mycket arbete och flera investeringar har genomförts sedan 2013 för att tillgänggöra och locka människor ut i naturen. Etappmålet för 2018 då nästa mätning genomförs är därför att behålla såväl nöjdheten med skötseln som hur många människor som tar sig ut i naturen. Huddinge har de senaste tre åren utsetts till länets bästa friluftskommun. Etappmålet för 2017 är att behålla denna topplacering. Ökad delaktighet De politiska partierna och deras förtroendevalda utgör grunden i den representativa demokratin. De förtroendevalda ska ges goda förutsättningar för sitt arbete så att demokratin kan fungera. Huddinge kommun ska utveckla arbetet med att göra invånare och brukare mer delaktiga. Kommunens närvaro i sociala medier och andra digitala fora behöver utvecklas. Särskild vikt ska läggas vid att nå de som i vanliga fall inte deltar samt göra barn och ungdomar mer delaktiga. Andel överklagade bygglovärenden där den överprövande instansen (sista prövningsinstansen) ändrar nämndens beslut * Etappmål Totalt (antal) 2/19 1/25 4/31 - Varav (%) Andel överklagade lantmäteriförrättningsärenden där den överprövande instansen (sista prövningsinstansen) ändrar lantmäterimyndighetens beslut eller återförvisar för förnyad handläggning * Etappmål Totalt (antal) 1 0/3 1/3 - Varav (%) *Till och med 31 augusti Kommunen ska ha ett högt förtroende hos invånarna och beslut som fattas ska vara rättssäkra. Natur- och byggnadsnämnden följer därför i vilken utsträckning överklagade beslut ändras av den sista överprövande instansen. Gällande bygglov är det inte ovanligt att olika instanser gör olika bedömning och det har därför bedömts som rimligt med ett etappmål på maximalt 10 procent ändrade beslut. Om en lantmäteriförrättning blir ändrad eller återförvisad av domstolen beror det normalt på att lantmäterimyndigheten brustit i handläggningen av ärendet. Etappmålet är därför satt till noll. Även tillsynsverksamheten av olovligt byggande är viktig för invånarnas förtroende för kommunen. Natur- och byggnadsnämnden har en omfattande mängd äldre tillsynsärenden. Fokus för 2017 är att avsluta så många ärenden som möjligt. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 11

12 Ökad jämlikhet Jämlikhet i Huddinge betyder att alla ska ha likvärdig service och jämlikt bemötande oavsett bostadsort, ålder, kön, sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller uttryck, funktionsnedsättning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning. Ingen ska lämnas efter, och ingen ska hållas tillbaka. För att skapa bäst möjlighet att verka för jämlika levnadsvillkor är kunskap om våra invånares förutsättningar och möjligheter viktigt. I Huddinge ska verksamheter mäta och analysera statistik och resultat utifrån köns-, områdes- och åldersperspektiv. Omotiverade skillnader ska redovisas och åtgärdas. Kommunens arbete ska utformas utifrån ett barnperspektiv. Att möjliggöra jämlika uppväxtförhållanden för unga är en viktig del i jämlikhetsarbetet. Längd tillgänglighetsanpassade leder, enl. klassning i tre nivåer [1] * Etappmål Nivå 1 (km) - - 1,0 1,2 Nivå 2 (km) 3,8 5,2 4,9 5 Total längd Ca leder (mil) Ca 80 Ca 80 *Till och med 31 augusti Natur- och byggnadsnämnden redovisar statistik utifrån köns-, barn- och områdesperspektiv under respektive delmål. Statistik utifrån funktionsnedsattas perspektiv redovisas inte på samma sätt, vilket gör att ett mått gällande längd tillgänglighetsanpassade leder formulerats under delmålet om ökad jämlikhet. Under 2017 kommer ytterligare cirka 200 meter led vid Lissmasjön att få en hög tillgänglighet. Arbete fortsätter med att märka ut Huddingeleden och Fornstigen i Glömsta/Vistaberg. Jämlik statistik Natur- och byggnadsnämnden redovisar idag en del statistik och resultat uppdelat på område och kön, exempelvis genom olika nöjdhetsundersökningar och till viss del handläggningstider. Barnperspektivet är svårt att mäta genom dessa undersökningar och handläggningstider utifrån områdesperspektiv mäts endast för begränsad del av verksamheterna. Under 2017 ska nämnden utreda om det är möjligt att ta fram mer statistik utifrån område, kön och barnper- [1] Nivå 1 - led med hög tillgänglighet som möjliggör att person med rullstol kan ta sig fram. Nivå 2 - led med viss anpassning. Ska fungera för person i rullstol med medhjälparte eller för permobil. Nivå 3 Markerad led i skog utan särskild anpassning. Endast mindre anpassningar av terrängen görs. spektiv på fler områden än vad vi gör idag. En förteckning ska därför tas fram av de mått/statistik som finns i nämndens verksamhetsplan och förvaltningens arbetsplaner med förslag på vilka som kan redovisas på kön, område och barn. En översyn ska även göras över vilka uppgifter om kön, område och ålder som i automatiserad form samlas in genom blanketter, verksamhetssystem och undersökningar i syfte att säkerställa underlag för jämlikhetsanalyser. Utvecklingsåtaganden - Förbättra förutsättningarna för jämlik statistik. Ökad nöjdhet med bemötandet vid kontakt med kommunen Bemötande och kundservice är nyckelfrågor om Huddinge ska bli en av de populäraste kommunerna i länet att bo, besöka och verka i. Nöjd Kund Index gällande handläggning och service för bygglovärenden * Etappmål Totalt (%) Kvinnor (%) ** Män (%) ** Ranking i länet 15/17 16/26 *** - Andel enkla frågor via e-post som besvaras av naturoch byggnadsförvaltningen inom två arbetsdagar Etappmål Totalt (%) 67 - **** 90 Huddinge kommun (%) *Till och med 31 juli. Eftersom resultatet inte slutligen fastställs förrän vid årets slut så måste 2016 års värde per 31 juli ses som en indikation. ** Könsuppdelade svar går inte få från 2012 års mätning. ***Redovisas då 2016 års resultat och rankning för alla ingående kommuner publiceras. **** I senaste mätningen som genomfördes i januari 2016 går det inte att få fram resultat på förvaltningsnivå. Ny kommungemensam mätning görs under hösten Förvaltningen ska ge hög service och ett professionellt bemötande av kunder. Sedan flera år tillbaka genomförs en kundundersökning för att mäta nöjdheten med handläggning och service gällande ett antal olika myndighetsområden, däribland bygglov. Undersökningen baseras på faktiska ärenden som privatpersoner, företagare, myndigheter och ideella organisationer har haft med bygglovsavdelningen. Under 2016 har Huddinge kommun börjat genom- 12 VERKSAMHETSPLAN 2017

13 föra mätningen kvartalsvis för att möjliggöra snabbare återkoppling till verksamheterna så att resultatet tillvaratas på ett bättre sätt. Resultatet för de senaste mätningarna visar att nöjdheten med bygglovhandläggningen har sjunkit, och detta gäller både kvinnor och män. Bygglovsavdelningen har haft hög ärendeinströmning och personalomsättning och även påverkats av inrättandet av ett kommungemensamt servicecenter eftersom inflödet av frågor är mycket stort. Målet är att öka kundnöjdheten rejält och tillhöra toppskiktet i länet. Den omorganisation som har genomförts, förstärkt personalstyrka och utvecklingsåtagandet om förbättrad service och återkoppling till kunder (se nedan) förväntas ge resultat i nöjdhetsundersökningen. Etappmålet för 2017 är att vända den negativa trenden och nå ett Nöjd Kund Index på 58 inom bygglovshandläggning och service. Frågor som ställs till förvaltningen ska omhändertas på ett professionellt och snabbt sätt. Målet är att 90 procent av frågor av enkel karaktär ska besvaras inom två arbetsdagar. Förbättrad service och återkoppling till kunder Natur- och byggnadsförvaltningen har ett stort inflöde av frågor. Framförallt har invånarna många frågor om bygglov och om drift och skötsel av bland annat gator och belysning. Natur- och byggnadsförvaltningen upplever tydligt att kunderna inte är nöjda med det bemötande de får och att service och återkoppling till kunderna behöver förbättras. Ett arbete har därför påbörjats 2016 och kommer att fortsätta 2017 med att identifiera brister i samarbetet med servicecenter och ta fram förslag på lämpliga åtgärder för att åtgärda bristerna. Samarbetet med servicecenter är en del i förvaltningens service och återkoppling, men förvaltningen behöver även tydliggöra riktlinjer gällande service och kommunicera ut dessa i hela organisationen. Utvecklingsåtaganden - Förbättrad service och återkoppling till kunder. Successivt minskat skatteuttag En rimlig kommunalskatt är en viktig faktor för att Huddinge ska vara en attraktiv kommun att leva och bo i. Huddinges invånare ska inte beskattas hårdare än övriga länsbor och skatten ska, långsiktigt, ligga i nivå med länssnittet. Anpassningen ska dock ske i en ansvarsfull takt så att verksamheterna samtidigt kan utvecklas och bli bättre. Kommunalskatten ska sänkas genom att verksamheterna blir effektivare. Genom att ständigt arbeta med att effektivisera organisationen möjliggör nämnden för framtida skattesänkningar. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 13

14 Fler i jobb Fler arbetstillfällen Arbete är det enskilt viktigaste verktyget för delaktighet i samhället och ger människor möjlighet till egen lön, arbetsgemenskap och att forma den egna vardagen. Varje människas vilja och förmåga att arbeta ska tas tillvara. Samtliga nämnder ska inom sitt ansvarsområde prioritera insatser som bidrar till ökad sysselsättning och minskad arbetslöshet. Insatser som stödjer arbetslinjen ska prioriteras. Antal Huddingejobbare, trygghetsanställda, praktikanter och traineer på natur- och byggnadsförvaltningen ** Etappmål Totalt (antal) * * Omorganisationen av förvaltningsorganisationen gör att siffror från tidigare år inte kan användas. ** Per 31 augusti. Under 2015 tog förvaltningen emot sju personer med huddingejobbsanställning, fyra praktikanter och tre traineer. Under första halvåret 2016 har förvaltningen tagit emot fyra huddingejobbare, tre traineer och planerar att ta emot fyra praktikanter. Förvaltningen har även tre trygghetsanställda medarbetare samt en medarbetare med nystartsjobb. Dessa är rimliga men utmanande nivåer för förvaltingen. Etappmålet för 2017 är därför även fortsättningsvis att ta emot 10 personer ur dessa målgrupper. Särskilt prioriterat 2017: Prioritera insatser som leder till att fler Huddingebor får ett jobb. Syftet är att attrahera nya målgrupper samt att arbetssökande ska få erfarenhet av arbete inom samhällsbyggnadsområdet och kommunal förvaltning. Beroende på förutsättningarna kan ett pilotgenomförande med ett par deltagare komma att genomföras. Utvecklingsåtagande - Integrera nyanlända ingenjörer inom förvaltningens bristyrken. Fler och växande företag Kommunen ska vårda och utveckla sitt samarbete med näringslivet, statliga myndigheter och andra berörda aktörer. Ett förbättrat näringslivsklimat genom tillgänglighet, korta handläggningstider samt ett professionellt bemötande ska vara utgångspunkten inför mötet med det lokala näringslivet. Organisation och arbetssätt ska utformas efter företagens behov och samtliga nämnder ska vara delaktiga i att implementera detta förhållningssätt. Nöjd Kund Index för företagare gällande handläggning och service för bygglovärenden * Etappmål Totalt (index) Byggherreenkät inom Stadsbyggnadsbenchen Etappmål Ranking i länet 7/8 4/9** 3/9 Behålla *Till och med 31 juli. Eftersom resultatet inte slutligen fastställs förrän vid årets slut så måste 2016 års värde per 31 juli ses som en indikation. **Botkyrka har tillkommit Integrera nyanlända ingenjörer i förvaltningens bristyrken Huddinge kommun växlar upp takten i bostadsbyggandet som många andra kommuner i länet, vilket försvårar den redan ansträngda personalförsörjningsläget. Bristen gäller framförallt ingenjörsyrken, erfarna arkitekter och fysiska planerare samt förrättningslantmätare. En möjlighet för förvaltningen att hitta framtida medarbetare, spegla samhället och ta samhällsansvar är att undersöka vilka förutsättningar och möjliga vägar som finns för att fånga upp nyanlända ingenjörer inom förvaltningens verksamhetsområden. Kundundersökningen för att mäta nöjdheten med handläggning och service gör det möjligt att specifikt se företagares upplevelser. Den minskade nöjdheten gäller även företagare. Förvaltningen ska under 2017 fortsätta att aktivt arbeta för ett förbättrat företagsklimat, se utvecklingsåtagande nedan. Under 2016 pågår ett arbete med att se över hanteringen av komplexa företagsärenden och behoven av en särskild företagsgrupp på förvaltningen för att omhänderta dessa ärenden. Arbetet med förbättrad service och återkoppling som ska genomföras under 2017 inbegriper givetvis även företagare. Etappmålet för nöjdhet bland företagare för 2017 är VERKSAMHETSPLAN 2017

15 Förbättrat näringslivsklimat Natur- och byggnadsnämnden har liksom alla nämnder i uppdrag att stärka, utveckla och förbättra sina kontakter med näringslivet. Uppdraget har ett tydligt fokus på företagens behov av effektivare processer och ett professionellt mottagande. Natur- och byggnadsförvaltningen ska aktivt delta i arbetsgruppen för näringslivsfrågor, som leds av kommunstyrelsens förvaltning, och bidra till att genomföra kommunens handlingsplan för ett bättre företagsklimat. Utvecklingsåtaganden - Arbeta för ett förbättrat näringslivsklimat och bidra till att genomföra den kommungemensamma handlingsplanen. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 15

16 Ekosystem i balans Minska klimatpåverkan och luftföroreningar Huddinge kommun ska arbeta med att minska miljöpåverkan från den egna organisationen. Detta görs systematiskt genom arbete enligt kommunens miljöledningssystem. Arbete ska ske framför allt inom upphandling, avfall, transporter och energianvändning. Andel fordon med förnyelsebart* bränsle i fordonsflottan Etappmål Totalt (%) - 5 ** 32 Natur- och byggnadsförvaltningens utsläpp av CO 2 från tjänsteresor Etappmål Totalt (kg/årsarb.) 0,8 1,09 ** minska Antal kontakter/rådgivningstillfällen via telefon, e-post eller besök för klimat- och energirådgivningen i Huddinge kommun *** Etappmål Totalt (antal) Öka * Biogas, etanol och el **Resultat för 2016 redovisas i 2016 års verksamhetsberättelse *** Per 31 augusti Förvaltningens miljöpåverkan i form av avfall och energianvändning i verksamhetslokaler är jämförelsevis låg. Miljöledningsarbetet under 2017 fokuserar därför i huvudsak på aktiviteter för att minska förvaltningens koldioxidutsläpp från tjänsteresor samt att öka andelen miljöanpassade inköp genom miljökrav i upphandlingar. På sikt ska fossila bränslen helt fasas ut inom kommunen. Ett sätt att reducera förvaltningens koldioxidutsläpp är att ersätta tjänstefordon som drivs med fossila bränslen med fordon drivna på förnyelsebart bränsle. Utfasningen av fossildrivna fordon sker etappvis på förvaltningen. Bedömningen av vilka fordon som ska bytas ut grundar sig på fordonets ålder och verksamhetens behov. Om åtta av förvaltningens fordon som 2017 är äldre än sex år byts ut under året, blir andelen fordon drivna på förnyelsebart bränsle 32 procent. Energi- och klimatrådgivningen ger rådgivning i energioch klimatfrågor och riktar sig till invånare (privatpersoner), föreningar samt små och medelstora företag. Rådgivningen sker genom telefonsamtal, besök av rådsökande samt e-post. Antalet kontakter/rådgivningstillfällen inom energi- och klimatrådgivningen har ökat jämfört med samma period Detta förklaras i första hand av att inte bara kontakter via telefon, e-post, företagsbesök och träffar på hemsidan har räknats in under 2016, utan också antalet träffar i samband med de lokala event som energi- och klimatrådgivningen har deltagit i. Etappmålet för 2017 är att antal kontakter och rådgivningstillfällen ska öka. Särskilt prioriterat 2017: Energieffektivisering genom beteendeförändring. Energieffektivisering genom beteendeförändring Flera viktiga steg har tagits för att sänka energiåtgången och energikostnaderna genom åtgärder i kommunens byggnader. Nästa steg är att förändra beteenden för att ytterligare minska utgifterna såväl ekonomiskt som för klimatet. Natur- och byggnadsnämnden ska därför delta i det kommungemensamma arbetet med att påverka brukarbeteenden vad gäller energiförsörjning. En kommungemensam informationskampanj kommer att genomföras gentemot olika verksamheter med en tillhörande tävling. Dessutom kommer energimätare kopplas till apparater med hög energiförbrukning för att på så sätt synliggöra energiåtgång för brukare. Utvecklingsåtaganden - Bidra till energieffektivisering genom beteendeförändring. Etappmålet för koldioxidutsläpp ska minska från 2016 års nivå. En högre andel fossilfria fordon på förvaltningen och kommunikationsinsatser riktade till förvaltningens medarbetare är exempel på åtgärder för att nå målet. 16 VERKSAMHETSPLAN 2017

17 Ökad andel miljöanpassade inköp Vid inköp av varor och tjänster till kommunala verksamheter ska medvetna val ske på alla nivåer. Från upphandling, där relevanta miljökrav ska ställas, till inköp där medvetna val ska ske. Antal miljoner kronor av det totala ekonomiska utfallet där miljökrav* ställts i upphandlingar av entreprenader Etappmål Totalt (mkr) * I enlighet med Malmö, Göteborg, Stockholm och Trafikverkets Gemensamma miljökrav för entreprenader 2012 Förvaltningens största kostnader består av inköp av olika typer av entreprenader. Att från och med 2017 ställa miljökrav vid upphandlingar av entreprenader blir därför en viktig åtgärd för att öka andelen miljöanpassade inköp. God vattenstatus i sjöar och vattendrag Åtgärder ska vidtas för att värna Huddinges sjöar, vattendrag och våtmarker så att miljökvalitetsnormerna för sjöarna uppnås senast Situationen för Trehörningen- Sjödalen som är den mest övergödda sjön i Tyresåns sjösystem ska särskilt beaktas. Kommunen ska tillsammans med övriga kommuner i Tyresåns och Mälarens avrinningsområden och med Stockholm Vatten, arbeta med åtgärder för att sjöarna ska uppnå god ekologisk och kemisk status. För sjöarna Orlången och Trehörningen finns nu särskilda åtgärdsplaner, med åtgärder som ska genomföras under åren Kommunen ska även delta i arbete tillsammans med Stockholms stad om åtgärdsplaner för Långsjön och Magelungen. Fosforhalt i sjöarna (mäts i mikrogram per liter)* Etappmål Långsjön (Segeltorp) (2021) Trehörningen (2021) Orlången (Vidja) (2021) Magelungen (2021) Drevviken (2021) Siktdjup i sjöarna (meter)* Etappmål Långsjön (Segeltorp) 1,7 1,5 1,0 2 (2021) Trehörningen 0,6 0,7 0,6 1,8 (2021) Orlången (Vidja) 0,9 0,9 0,8 1,9 (2021) Magelungen 2,0 1,8 2,1 2,2 (2021) Drevviken 1,7 2,9 3,1 2,2 (2021) Vattenmyndigheten beslutade 2009 om miljökvalitetsnormer (MKN) för vatten i Sverige. MKN är juridiskt bindande kvalitetskrav och ska uppnås senast Om sjöarna i Huddinge kommun ska uppnå god vattenstatus måste näringsämnet fosfor minska, eftersom det orsakar övergödningen i detta område. Inga sjöar och vattendrag får försämras. Målen för sjöarnas siktdjup har satts av Tyresåns vattenvårdsförbund för Tyresåns sjöar. Övriga sjöars siktdjupsmål har satts genom underlag från länsstyrelsens vattenförvaltningsarbete. Eftersom värdena kan ha stor mellanårsvariation är det inte rimligt att ha etappmål för enstaka år. Natur- och byggnadsnämnden arbetar med att förbättra sjöarnas status. Arbetet genomförs bland annat inom ramen för åtgärdsprorammet för Tyresåns sjösystem samt de mer specifika åtgärdsprogrammen för Trehörningen och Orlången. Dessutom görs åtgärder ständigt i samband med pågående projekt där de lokala förutsättningarna medger detta och det finns bra förutsättningar att skapa rening. Även inom vår medverkan i samhällsbyggnadsprocessen är en viktig arbetsuppgift att lyfta vattenvårdsfrågorna på ett tidigt stadium. Bibehållen biologisk mångfald och bevarad grönstruktur I Huddinge kommun finns höga naturvärden. Våra naturreservat hyser en naturlig och stor biologisk mångfald som utgör viktiga delar av vår regions gröna kilar. Att kunna komma ut i skog och mark höjer livskvaliteten och hälsan. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 17

18 Jordbrukets och odlingslandskapens värden avseende biologisk mångfald, kulturmiljö och friluftsliv ska vårdas. Placering i mätningen årets naturvårdskommun Etappmål 2018* Rank (i landet) Areal hävdad ängsmark (slåtterängar) Etappmål Antal hektar Areal hävdat våtmarksbete Etappmål Antal hektar Areal hävdad jordbruksmark Etappmål Antal hektar Andel produktiv skog som undantas från skogsbruk och skyddas som naturreservat Etappmål Andel (%) * Naturskyddsföreningen genomför nästa mätning 2018 Måtten för biologisk mångfald är valda eftersom de naturtyper som mäts utgör några av de mest artrika miljöer vi har samt att det är arealer som nämnden har möjlighet att påverka genom skötsel och förvaltning. Etappmål för 2017 är att behålla 2014 års arealer. 18 VERKSAMHETSPLAN 2017

19 Systematisk kvalitetsutveckling Systematiskt planera, följa upp och förbättra Huddinges styrmodell beskriver hur organisationen omsätter kommunfullmäktiges styrsignaler och kommunens kvalitetsstrategi till handling. Modellen är uppbyggd runt förbättringshjulet, där kommunen planerar, utför, följer upp och förbättrar sina verksamheter i en årlig process. En levande dialog mellan olika parter och på olika nivåer tillsammans med den systematiska arbetsprocessen hjälper kommunen i sin strävan att ständigt förbättras. Kommunkompassen I syfte att identifiera och skapa planering för förändringar och förbättringar av Huddinge kommuns kvalitets- och utvecklingsarbete ska den så kallade Kommunkompassen genomföras i hela kommunen. Kommunkompassen är ett utvärderingsverktyg som är anpassat till kommunal verksamhet och belyser kommunen utifrån ett invånare- och brukarperspektiv. Under 2017 ska nämnden därför delta i arbetet med att genomföra Kommunkompassen och utifrån resultatet sedan identifiera förbättringsåtgärder inom nämndens verksamheter. Systematik för att omhänderta synpunkter m.m. EY (tidigare Ernst & Young) genomförde på revisionens uppdrag en granskning av natur- och byggnadsnämndens kvalitetsarbete Utifrån granskningens rekommendationer gav nämnden förvaltningen i uppdrag att ta fram en sammanhållen plan/systematik för att omhänderta information från felanmälan, klagomålshantering, synpunkter från invånare och förbättringsförslag från medarbetare i ordinarie planerings- och uppföljningsprocess. Uppdraget ska innefatta: - en kartläggning över möjlig/relevant statistik för övergripande sammanställningar - förslag på systematik - modell för rapportering inom ordinarie uppföljning - modell för medarbetares involvering och delaktighet gällande invånares synpunkter och egna förbättringsförslag - utveckla planerings- och uppföljningsprocessen. Konkretisera NBF 2020 på lång sikt Under 2016 har förvaltningens ledningsgrupp arbetat fram NBF 2020 som är en beskrivning av var förvaltningen ska befinna sig år Visionen består i att förvaltningen ska växa och arbeta hållbart genom att ha samsyn om uppdraget och samarbeta. Förvaltningen ska ha ett högt förtroende internt och externt, vara bra på det vi gör och medarbetarna ska trivas med sitt arbete. För att nå visionen har ledningsgruppen identifierat åtta prioriterade områden som förvaltningen behöver arbeta med: kompetensförsörjning, planering, arbetsmiljö, nöjda kunder, samarbete, interna arbetssätt, digitalisering och kultur. Ett antal åtgärder inom dessa områden pågår under 2016 och flera är planerade att genomförs under För att få ett bra planeringsunderlag på längre sikt, , och samtidigt involvera medarbetarna i arbetet kommer åtta avdelningsöverskridande grupper att formeras under hösten Dessa grupper får sedan i uppdrag att ta fram förslag på aktiviteter för att förverkliga NBF 2020, utifrån en förvaltningsgemensam mall. Grupperna ska avrapportera sina förslag i maj 2017, för att infogas i planeringsarbetet för Förbättrad planering Som beskrivits ovan är planering ett av de åtta områdena i NBF Natur- och byggnadsförvaltningen samt kommunen i stort har svårt med planering av verksamhet som ska bedrivas över organisationsgränser. Detta åtagande syftar till att förbättra vår verksamhetsplanering så att den även omfattar vem som ska delta i arbetet och när det ska ske, för att på detta sätt minimera risken för att insatser krockar med varandra. På detta sätt hoppas vi att förvaltningen lyckas med flera av våra åtaganden och att våra medarbetare inklusive chefer och arbetsledare får en bättre arbetsmiljö. Åtagandet är av omfattande karaktär och rör hela förvaltningens samt i viss mån hela kommunens modell för planering och uppföljning, Arbetet delas upp i delar där vissa delleveranser görs redan 2016, några 2017 och slutleverans görs Ett försök till tidigarelagd process för verksamhetsplanering där resurs- och tidplanering ingår som en delmängd - Analys av den nya processen och förslag till förbättrad process för 2017 med koppling till projektet om systemstöd för planering och uppföljning NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 19

20 En översyn av hur andra aktörer hanterar sin resursplanering, såväl andra förvaltningar, kommuner och myndigheter som privata aktörer som t.ex. konsultbolag - En översyn över eventuella verktyg för resurshantering som skulle kunna bistå förvaltningen/kommunen - Ett förslag till förbättrad process för 2018 och framåt som kopplar an till systemstödet för planering och uppföljning - Slutleverans och driftsättning av ny process enligt förslag från Ta fram förslag för förbättrad planering. - Utvärdera effekterna av samhällsbyggnadsnämndens åtgärdsplan från Utvärdera effekterna av åtgärdsplan från 2013 Under hösten 2013 genomfördes ett antal revisioner och granskningar av dåvarande samhällsbyggnadsnämndens verksamheter. I december 2013 överlämnade samhällsbyggnadsnämnden svar på ett brev som revisorerna ställt till nämnden den 25 november Samhällsbyggnadsnämndens svar, kallad åtgärdsplanen, innehöll fyra huvudsakliga åtgärdsområden: Upphandling Hantering av gårdsarrenden Hantering av exploateringsfastigheter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter Hantering av bygglov Samtliga åtgärdsområden är numera omhändertagna, åtgärdade och beslutade i nämnd. I syfte att utvärdera effekterna av åtgärdsplanen, i enlighet med revisorernas rekommendation, har natur- och byggnadsnämnden gett natur- och byggnadsförvaltningen i uppdrag att inför 2018 års internkontrollplan återkomma med en analys av effekterna av åtgärdsplanen från den 9 december 2013, till både kommunstyrelsen och natur- och byggnadsnämnden. Kommunstyrelsens förvaltning kommer att bistå natur- och byggnadsförvaltningen i denna analys. Utvecklingsåtaganden - Genomföra Kommunkompassen och identifiera förbättringsåtgärder. - Ta fram en systematik för att omhänderta synpunkter m.m. - Konkretisera NBF 2020 på lång sikt. 20 VERKSAMHETSPLAN 2017

21 Ökad processorientering Processorientering innebär att kommunen strävar efter att de kommunalt bedrivna verksamheterna ska präglas av processynsättet och att kommunen kartlägger, dokumenterar och utvecklar sina processer i syfte att förbättra kvaliteten på tjänsterna, effektivisera utförandet och stärka styrningen. Kommunens processutvecklingsmodell ska användas. Kommunens processorientering kommer att mätas genom att nämnderna i ett processindex graderar hur långt de har kommit med utvecklingen av sina olika processer. Mätning införs successivt. Förvaltningen kommer under 2017 att delta i det kommungemensamma arbetet med att sätta upp förutsättningarna för ett gemensamt processregister. God användning av digitaliseringens möjligheter Grundprincipen i strategin för att ta Huddinge kommun in i e-samhället är utveckling med invånarnas fokus. Målet är att skapa en digital kommun där invånare, företagare och besökare på ett effektivt sätt guidas till rätt tjänst vare sig den är elektronisk (e-tjänst) eller kräver kontakt via telefon eller besök. De digitala tjänsterna ska alltid vara tillgängliga. En strävan i arbetet är att göra invånaren/kunden till en aktiv part i processarbetet samtidigt som processerna i verksamheterna optimeras. Det är denna kombination som kan ge invånarna ökad service och ökad tillgänglighet till kommunen samtidigt som kommunen kan använda den frigjorda arbetskapaciteten till nya eller andra uppgifter i kommunen, alternativt kunna möta en ökad efterfrågan utan att expandera den kommunala organisationen. Ökad användning av e-tjänster Andel beställningar av nybyggnadskarta som sker via e-tjänst (%) Andel ansökningar om lantmäteriförrättningar som sker via e-tjänst** Andel ansökningar om bygglov som sker via e- tjänst*** * Etappmål E-blomlådan, självskattning, tregradig skala Etappmål Självskattning Boende och trafikanter - 1 1,89 Öka Självskattning Samhällsbyggnad, transport och miljö - 1,83 1,82 Öka *Till och med 31 augusti. ** E-tjänsten försenad och ny tidplan saknas. Mätning införs när tjänsten är i bruk *** E-tjänst ska införas under Mätning införs när tjänsten är i bruk. Andel beställningar av nybyggnadskartor som görs via e- tjänsten har ökat för varje år. Etappmålet för 2017 är 65 procent. E-blomlådan är ett verktyg för självvärdering av service och verksamhetsutveckling med stöd av IT som Sveriges Kommuner och Landsting har tagit fram. För natur- och byggnadsnämnden är två områden i mätningen relevanta, samhällsbyggnad samt transport och miljö. E-blomlådan syftar till att öka digitalisering och framtagande av e- tjänster i kommunal verksamhet. Förvaltningen arbetar med ökad digitalisering inom flera områden. Etappmålet för 2017 är därför att förbättra resultatet. Särskilt prioriterat 2017: IT-insatser som minskar kostnaderna för verksamheter och underlättar för medarbetarna, ska prioriteras. Effektiviseringar genom digitalisering Med utgångspunkt i Strategi för Huddinges väg in i e- samhället behöver kommunen dels ta fram och tillgängliggöra enkla, säkra och sammanhållna digitala välfärdstjänster som baseras på användarnas behov, dels förbättra och effektivisera verksamheterna för att minska kostnader. Detta kan exempelvis ske genom framtagandet av nya e-tjänster, samt genom att med stöd av IT automatisera och effektivisera interna arbetssätt, processer och informationshantering. Under 2017 genomförs flera kommungemensamma satsningar där natur- och byggnadsförvaltningen deltar aktivt. Det gäller implementering av flera systemstöd; projektverktyg, verktyg för nytto- och kostnadsanalyser, systemstöd för planering och uppföljning och processverktyg. Dessutom genomförs det kommungemensamma projektet Utskrift som tjänst och ett annat projekt påbörjas i syfte att införa så kallat e-arkiv. Förutom dessa har natur- och byggnadsförvaltningen identifierat ett antal projekt för ökad digitalisering. Förvaltningen kommer under hösten 2016 att prioritera dessa NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 21

22 utifrån hur de tekniskt påverkar varandra och vilken genomförbarhet projekten har utifrån tillgängliga resurser. Bruttolistan nedan kommer därför med stor sannolikhet att kortas ner innan verksamhetsåret 2017 drar igång. - Ny funktionalitet för direktarkivering i befintliga verksamhetsstöd - Pilotförvaltning för arbetet med E-arkiv - Digitaliserad belysning förstudie - Byte av databasmotor, från Oracle till SQL Server, som stöds av kommunens IT-sektions support. - Nytt ärendehanteringssystem för bostadsanpassning - Nytt verksamhetsstöd för natur- och gatudriftsavdelningen - förstudie - Byta ut felanmälansystemet Orbit Utvecklingsåtaganden - Effektivisera genom digitalisering. 22 VERKSAMHETSPLAN 2017

23 Attraktiv arbetsgivare Arbetet med Huddinge kommuns attraktivitet som arbetsgivare är av vikt. Personalpolitiken syftar till att säkerställa kompetensförsörjningen i syfte att uppnå vision och mål. Huddinge kommun ska som arbetsgivare attrahera och behålla engagerade, kompetenta och professionella medarbetare och chefer. Det innebär utveckling i alla delar av den sammantagna personalprocessen attrahera, rekrytera, introducera, utveckla och behålla. Fortsatt införande av kommunens nya systematiska arbetsmiljöarbete fortsätter, vilket är av vikt för att skapa goda arbetsförutsättningar. Antal anställda Totalt Kvinnor Män Varav chefer Kvinnor Män Personalomsättning (exkl. intern rörlighet), ack % Totalt (%) - 13,1 7,9 Natur- och byggnadsförvaltningen har totalt 164 anställda, vilket är fler än samma period förra året. Det är fler män än kvinnor bland de anställda. Bland cheferna är könsfördelningen fortfarande jämn. Förvaltningens personalomsättning är lägre än vid samma period föregående år. Hållbart medarbetarengagemang (HME) - Motivation Totalt Kvinnor Män Huddinge kommun Snitt andra kommuner 79 * *Jämförelse med andra kommuner för 2016 års resultat finns ännu inte, då kommuner mäter HME vid olika tidpunkter under året. Varje år genomförs en medarbetarenkät i kommunen. Natur- och byggnadsförvaltningens resultat för medarbetarprofilen, som inkluderar ett antal olika områden i enkäten, har förbättras sedan Förvaltningen ligger nu i nivå med kommunen som helhet och de riktvärden som finns för undersökningen och som baseras på forskning. I medarbetarprofilen ingår frågor om medarbetarskap, delaktighet, socialt klimat och lärande i arbetet. Dessa områden överlappar med de prioriterade områdena i NBF 2020 som beskrivits ovan. Förvaltningens målsättning är att ligga i framkant på dessa områden och målet till 2020 är därför att nå riktigt höga värden. Etappmål för 2017 är att förbättra 2016 års resultat och nå ett värde på 80 i medarbetarprofilen. Engagerade och professionella medarbetare Ett aktivt medarbetarskap är viktigt för att uppnå en god verksamhet. Medarbetarskap handlar om att tillsammans med andra arbeta mot de gemensamma målen. Medarbetarskapet ska kännetecknas av engagemang, ansvarstagande för sitt eget arbete och helheten samt en vilja att utvecklas och bidra till verksamhetens utveckling och kvalitet. I medarbetarskapet ingår att leva upp till kommunens gemensamma värden. Medarbetarprofil (medarbetarskap, delaktighet, socialt klimat och lärande i arbetet) Etappmål Totalt 72 72, Kvinnor Män Huddinge kommun Attraktiv arbetsgivare Såväl Huddinge kommun i stort som natur- och byggnadsnämnden specifikt har ett antal bristyrkesgrupper. Ett aktivt arbete behövs därför med att säkra kompetensförsörjningen för att kunna uppnå kommunens och nämndens mål. Natur- och byggnadsförvaltningen behöver förstärka arbetet med att stärka profilen som attraktiv arbetsgivare och nå ut till främst bristyrkesgrupper. Under 2014 utvecklades en strategisk plattform för arbetsgivarvarumärket utifrån tidigare genomförd intern och extern mätning arbetades ett koncept fram med innehåll, bilder, filmer och konkreta budskapsformuleringar. En första anpassning av platsannonser gjordes och aktiviteten på webb och i sociala medier ökade. Under 2016 var huvudfokus implementering och konkreta åtgärder med utgångspunkt i framtaget koncept för arbetsgivarvarumärket. Under 2017 kommer natur- och byggnadsförvaltningen att arbeta med att anpassa arbetsgivarvarumärket till förvaltningens bristyrkesgrupper samt att planera och genomföra NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 23

24 aktiviteter kopplade till dessa. Förvaltningen kommer att genomföra insatser som uppmuntrar chefer och medarbetare att kommunicera via digitala kanaler i marknadsförings- och rekryteringssyfte samt för att engagera medarbetare att vara aktiva ambassadörer i kommunikationen kring Huddinge kommun och förvaltningen som attraktiv arbetsgivare. Förutom att anpassa arbetsgivarvarumärket ska förvaltningens kompetensförsörjningsplan utvecklas för att säkerställa att rätt kompetens finns för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov på kort och lång sikt. Förvaltningen ska även säkerställa att den framtagna introduktionsprocessen genomförs kommunövergripande, förvaltningsövergripande och verksamhetsnära. Den centrala introduktionen ska genomföras i sin nya form. De delar som digitaliserats ska även göras tillgänglig via extern webb för att bidra till att skapa ökat intresse för att arbeta i kommunen. Utveckla ett aktivt medarbetarskap Under 2016 har förvaltningen följt den nya arbetsmiljöprocesen och tagit fram en arbetsmiljörapport som beskriver prioriterade arbetsmiljöområden att utveckla och som bör ses som långsiktiga, fleråriga satsningar för ett hållbart resultat. Ett av dessa är medarbetarskap. Resultatet av medarbetarenkäten 2016 visar att det finns medarbetare på förvaltningen som upplever att de, i något större utsträckning, behöver ta ansvar för förändring och utveckling av sättet att arbeta samt ta fler initiativ till förändring och utveckling av arbetet och som anser sig kunna prestera ännu bättre med de förutsättningar som finns. Flera av förvaltningens avdelningar har under 2016 arbetat med insatser inom medarbetarskap. Syftet är att ge ledare och medarbetare ett enkelt men effektivt ramverk för att förbättra sitt inflytande, att utveckla miljöer som inbjuder till öppenhet och ansvarstagande för att uppnå gemensamma resultat, att ge medarbetarna en tydlig bild av hur de genom sitt arbete och förhållningssätt kan bidra till att omsätta kommunens värdegrund i handling i den löpande vardagen. Det handlar om att kontinuerligt utveckla medarbetarskapet och ledarskapet. En ny personalpolicy som på ett samlat och övergripande sätt beskriver Huddinge kommuns personalpolitiska ställningstaganden har trätt ikraft den 1 mars Den inkluderar gemensamma värden för att uppnå fastställd vision och målsättningar, syn och förväntningar på medarbetarskap och ledarskap, arbetsgivarerbjudande, arbetsmiljö samt jämställdhet och mångfald. Under 2017 ska förvaltningen därför: - Genomföra särskilda insatser där alla medarbetare deltar i syfte att utveckla medarbetarskapet. - Implementera personalpolicyn och använda framtagen verktygslåda. Utvecklingsåtaganden - Stärka förvaltningen som attraktiv arbetsgivare. - Utveckla ett aktivt medarbetarskap. Engagerade och professionella chefer Ledarskap är att nå resultat och få andra med sig i arbetet. Ledarskapet ska på ett tydligt och engagerande sätt skapa förståelse för uppdraget, klargöra och kommunicera mål och åtaganden samt skapa och upprätthålla välfungerande arbetsprocesser. Chefer ska utgöra goda förebilder utifrån kommunens gemensamma värden och driva ett aktivt förändrings- och utvecklingsarbete. Ledarskapet ska främja ett öppet samarbetsklimat, delaktighet i arbetet och goda idéer ska tas tillvara. I ledarskapet finns också ansvar för att ge medarbetare återkoppling, stöd och möjligheter till utveckling i arbetet. Ledarskapsprofil (ledarskap, återkoppling, effektivitet och målkvalitet) Etappmål Totalt Kvinnor Män Huddinge kommun Hållbart medarbetarengagemang (HME) Ledarskap Totalt Kvinnor Män Huddinge kommun Snitt andra kommuner 77 * *Jämförelse med andra kommuner för 2016 års resultat finns ännu inte, då kommuner mäter HME vid olika tidpunkter under året. Precis som för medarbetarprofilen i medarbetarundersökningen har värdena för ledarskapsprofilen förbättrats jämfört med de två senaste åren. Även här ligger nu förvaltningen i nivå med kommunen som helhet och de riktvärden som är framtagna baserat på forskning. Av de fyra områden som mäts inom ledarskapsprofilen når ledarskap, återkoppling och effektivitet upp till riktvärdena. Området målkvalitet har dock fortfarande låga värden och är ett 24 VERKSAMHETSPLAN 2017

25 fortsatt förbättringsområde för förvaltningen som helhet även om resultatet för målkvalitet har förbättrats avsevärt jämfört med 2015 års mätning. Nya personalpolicyn beskriver även syn och förväntningar på ledarskapet i Huddinge kommun; arbetet med implementering av policyn tillsammans med utbildningar i ledarskap kommer att bidra till ett förtydligat chefsuppdrag och utvecklat ledarskap. Etappmålet för 2017 är därför satt till 73. Ökad målkvalitet Ett annat prioriterat utvecklingsområde som framkommit i arbetsmiljöprocessen är målkvalitet. Förvaltningen behöver fortsätta att arbeta för att medarbetarna i högre grad ska uppleva att målen för arbetsplatsen är tydliga, realistiska, påverkningsbara och utvärderingsbara. Detta är viktigt för att varje medarbetare ska kunna arbeta effektivt, prioritera rätt bland olika arbetsuppgifter och i linje med förvaltningens mål. Under 2017 ska förvaltningen därför: - Förstärka arbetet med målprocessen genom att öka delaktighet och förankring och öka förståelse för målkedjan. Förvaltningen ska arbeta med NBF 2020 och utveckla planeringsprocessen. - Tydligt kommunicera hur planerings- och uppföljningsprocessen hänger ihop hela vägen från kommunfullmäktige till det enskilda planeringsoch uppföljningssamtalet (kallat PLUS-samtal). Förvaltningens fokus på medarbetarskap och ökad målkvalitet kommer bidra till en sjunkande arbetsrelaterad utmattning, vilket även är ett utvecklingsområde i medarbetarenkätens resultat. Att arbeta med ökad målkvalitet så att de upplevs som tydliga, kända och påverkningsbara leder till stärkt delaktighet, ledarskap, medarbetarskap och effektivitet, vilket i sin tur även minskar den arbetsrelaterade utmattningen. Utvecklingsåtaganden - Öka målkvaliteten för förvaltningens medarbetare. Goda förutsättningar Fortsatt införande och efterlevnad av ett nytt systematiskt arbetsmiljöarbete i kommunen har betydelse för att skapa goda arbetsplatser. Här sker fortsatta utbildningar samt certifiering av chefer. Det långsiktiga arbetet med att systematisera rehabiliteringsprocessen och insatser i syfte att minska sjukfrånvaron fortsätter. Här ingår bland annat riktade insatser mot arbetsplatser med hög sjukfrånvaro. Lönebildningen syftar till att uppnå en verksamhet som utvecklas och är effektiv. Lönen ska avspegla befattning, ansvar, kompetens samt uppnådda mål och resultat. Marknadslöneläge ska beaktas. Lönen ska vara individuell och differentierad. Prestationsnivå Etappmål Totalt Kvinnor Män Huddinge kommun Hållbart medarbetarengagemang (HME)- Totalt Totalt Kvinnor Män Huddinge kommun Snitt andra kommuner 78 * Total Sjukfrånvaro Etappmål Totalt (%) 4,1 5,2 6,6 6,0 Kvinnor (%) 5,0 6,5 8,6 Män (%) 3,3 3,9 4,6 Huddinge kommun 7,6 8,5 Korttidssjukfrånvaro (1-14 dagar) Etappmål Totalt (%) 2,1 1,8 2,0 2,0 Kvinnor (%) 2,9 2,2 2,2 Män (%) 1,4 1,4 1,9 Huddinge kommun 2,6 2,7 *Jämförelse med andra kommuner för 2016 års resultat finns ännu inte, då kommuner mäter HME vid olika tidpunkter under året. Även resultatet för den så kallade prestationsnivån har förbättrats jämfört med både 2015 och Prestationsnivån väger samman alla delar av undersökningen, men olika områden viktas olika. Tunga områden är effektivitet, ledarskap och målkvalitet. Även de områden som rör den så kallade stressprofilen ingår i prestationsnivån. Dessa är medarbetarkraft, arbetsrelaterad utmattning och arbetstakt. Målet är att fortsätta att förbättra resultatet och etappmålet för 2017 är satt till 75. Huddinge kommun har en hög sjukfrånvaro och fokus för 2017 är att vända denna trend. Natur- och byggnadsförvaltningens etappmål är att minska långtidsjukfrånvaron. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 25

26 För 2017 är etappmålet att den totala sjukfrånvaron inte ska överstiga 6,0 procent. Etappmålet för korttidsfrånvaron är att behålla den låga nivå som förvaltningen har idag och därmed inte överstiga 2,0 procent under Särskilt prioriterat 2017: Minska sjukfrånvaron! Systematiskt och aktivt rehabiliteringsarbete Kommunen som arbetsgivare behöver bli mer aktiv och agera tidigare i rehabiliteringsarbetet som helhet gjordes en extern genomlysning av rehabiliteringsprocessen och utifrån denna har en förtydligad processbeskrivning samt rollfördelning tagits fram i form av en rehabiliteringshandbok. Rehabiliteringshandboken implementerades på samtliga förvaltningar under 2015 och stödverktyget Adato finns nu hos varje chef, vilket genererar meddelanden om aktivitet och möjliggör dokumentation om vidtagna åtgärder. Det krävs dock ytterligare systematiskt och aktivt arbete för att säkerställa att rehabiliteringsprocessen efterlevs. Under 2017 ska förvaltningen därför: - Säkerställa systematiskt och aktivt rehabiliteringarbete enligt kommunens rehabiliteringshandbok. - Säkerställa att rehabiliteringsutredning finns dokumenterad i Adato för alla sjukärenden både när det gäller korttidssjukfrånvaro och långtidssjukfrånvaro, att arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder sätts in utifrån rehabiliteringshandboken samt att alla ärenden över 180 dagar har en särskild handlingsplan. - Personalfunktionen arbetar aktivt med att stödja chefer och följa upp rehabiliteringsärenden. Utvecklingsåtaganden - Bedriva ett systematiskt och aktivt rehabiliteringsarbete. 26 VERKSAMHETSPLAN 2017

27 Sund ekonomi Budgethållning Huddinge har under ett antal år haft en ekonomi i balans. Ekonomistyrningsprinciperna är tydliga i att nämnderna har ansvar och befogenheter att fatta nödvändiga beslut för att hålla budget. Stor vikt har dessutom lagts vid regelbunden ekonomisk rapportering och vid kommunstyrelsens ansvar att föreslå åtgärder för det fall att nämnderna brister i sitt ansvar. Budgethållning Nämndens resultat (mnkr) Etappmål -15,4 0,8-7,0 *jämförelser över tid är ej möjliga då natur- och byggnadsnämnden inrättades 1 januari Natur- och byggnadsförvaltningen gör delårsrapporter, månadsvis uppföljning på verksamhetsnivå samt verksamhetsberättelse vilka redovisas till förvaltningens nämnder och centrala ekonomikontoret på kommunstyrelseförvaltningen. Uppföljningen skall vara ett stöd och underlätta för nämndens avdelningar och enheter i det ekonomiska arbetet. Under 2017 fortsätter arbetet med att förbättra kvaliteten i budgetuppföljningen genom bättre kvalitet gällande kontering, uppbokningar och periodiseringar av kostnader samt förbättrade prognoser av såväl driftkostnader som investeringskostnader. Långsiktig balans Kostnadsnivåerna för verksamheterna ska analyseras och jämföras med andra som underlag för effektiviseringar och omprioriteringar. Det är viktigt att få ut maximal nytta för invånarnas skattemedel. Investeringarna finansieras över lång tid och påverkar kommunens såväl kortsiktiga som långsiktiga betalningsförmåga. Målet för att följa vilket utrymme som finns för investeringar är att nettoinvesteringarna inte bör överstiga summan av avskrivningar och årets resultat över en treårsperiod. Särskilt prioriterat 2017: Implementera åtgärder för att säkra en långsiktig finansiering av kommunens investeringar. Långsiktig finansiering Ett växande Huddinge behöver en stabil ekonomisk grund att stå på för att klara framtida utmaningar i form av nya lokaler samt upprustning och nybyggnation av bostäder. En avgörande del i detta är att ta kontroll över kommunens växande låneskuld. Natur- och byggnadsnämnden ska delta i det kommungemensamma arbetet med att genomföra förslag i ärendet Strategier för långsiktig finansiering i Huddinge kommunkoncern. Arbetet leds av kommunstyrelsens förvaltning. Särskilt prioriterat 2017: Öka avgiftsfinansieringen inom de verksamheter där det är möjligt. Särskilt prioriterat 2017: Kommunen ska nå ett årligt resultat om 2 %. Översyn av taxor och avgifter Ett arbete med att ta fram mått för kostnadstäckning för bygglovverksamheten och lantmäteriverksamheten pågår och beräknas att bli klart under Under 2017 ska befintliga avgifter och taxor för lantmäteriverksamheten och bygglovverksamheten analyseras för att intäkterna via taxa bättre ska motsvara de kostnader som uppkommer för respektive ärendeslag. Utifrån analysen ska eventuella justeringar av avgifter och taxor föreslås. Utvecklingsåtaganden - Genomföra en översyn av taxor och avgifter för bygglovs- och lantmäteriverksamheterna. Kommunens mål är att nå ett årligt resultat om 2 %, vilket kommunfullmäktige har fördelat på respektive nämnd genom budgetfördelningen i Mål och budget Det innebär att om natur- och byggnadsnämndens verksamheter håller en budget i balans, så bidrar nämnden till att uppnå kommunens mål. Utvecklingsåtaganden - Delta i det kommungemensamma arbetet för långsiktig finansiering i Huddinge kommunkoncern. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 27

28 Budgetåret 2017 Resultaträkning, tkr Bokslut 2015 Budget 2016 Budget 2017 Taxor och avgifter Försäljning av verksamhet Bidrag Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Lokalkostnader Bidrag kostnader Köp av verksamhet Nämndens intäkter har förändrats från 2016 till Den stora förändringen avser intäkter för markavtal gällande ledningsdragande verksamhet som tidigare har redovisats inom taxor och avgifter men som nu har lagts under försäljning av verksamhet för att avgränsa andelen på ett tydligt och korrekt sätt. Vidare har nämndens kostnadsredovisning förändrats då kostnader för entreprenad tidigare har redovisats inom personalkostnader istället för under varor och tjänster, vilket kostnaderna numera har flyttats till för tydlighetens skull. Dessutom har kapitaltjänstekostnaderna ökat på grund av att dessa har budgeterats fel under 2016, och detta har korrigerats inför Kapitaltjänstekostnaderna avser främst beläggningsarbeten. Konsulter & inhyrd personal Varor och tjänster Kapitalkostnad Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Nettokostnad Budget, netto Årets resultat varav uttag Eget kapital Balansresultat IB Eget kapital 3 914* Resultatöverföring UB Eget kapital * För jämförbarhet mellan åren har redovisning av resultat justerats för omorganisation Eget kapital redovisas bara för innevarande år och är justerat med tkr för omorganisation 2015, motsvarande den andel av budget som överfördes till kommunstyrelsen. Inför 2017 är vissa justeringar gjorda mellan verksamheterna för ett bättre resursutnyttjande. Flera tjänster är flyttade mellan avdelningarna och några nyanställningar är planerade inom ram. Natur- och byggnadsnämndens budget för 2017 är lagd utifrån den omorganisation som genomfördes under föregående år, vilket innebar att hela avdelningar (naturvårdsavdelningen och gatu- och parkdriftsavdelningen) har sammanslagits till en avdelning, natur- och gatudriftsavdelningen samt att bygglovsavdelningen har delats upp i fyra enheter under VERKSAMHETSPLAN 2017

29 Driftbudget per verksamhetsområden, tkr Natur- och byggnadsnämnden Bokslut Budget 2016 Budget Staben/adminstration Miljötillsynsavdelningen (tjänstemän) Bygglovsavdelning Bostadsanpassning Energirådgivning Lantmäteriavdelning Naturvårdsenheten Underhåll gator och vägar Vinterservice Barmarksservice Gatubelysning Trafikverksamhet Kapitaltjänstkostnader avseende beläggningsarbete Utredningar Övriga myndighetsfunktioner Självfinansierade uppdrag Summa netto För nämndens alla verksamheter har nämndens tilldelade resurser fördelats procentuellt. Riktade satsningar som nämnden har tilldelats rör ökade kostnader avseende sociala avgifter för ungdomar, vilket motsvarar 60 tkr och har fördelats jämnt mellan lantmäterioch bygglovsavdelningen. Vidare så avser riktade satsningar de ökade kapitaltjänstekostnaderna för beläggningsarbeten vilket täcks av kommunstyrelseförvaltningen motsvarande tkr för Samtidigt har personal och tillhörande budget för miljötillsynsavdelningen flyttats till natur- och byggnadsnämnden, eftersom natur- och byggnadsnämnden är anställande myndighet för miljötillsynsavdelningens personal. Personalbudgeten för miljötillsynsavdelningen låg tidigare under den nuvarande tillsynsnämnden. Natur- och byggnadsnämnden interndebiterar nu tillsynsnämnden för de faktiska kostnader som rör miljötillsynsavdelningens driftskostnader. Under 2016 har inkomna bygglovsärenden fortsatt i samma höga nivå. För att klara den ökade tillströmningen av ärenden kommer flera bygglovshandläggare att anställas under 2016 samt 2017, och finansiering kommer att ske inom ramen för bygglovsavdelningen. Däremot har intäktsnivån justerats för att kunna täcka rekryteringskostnaderna. Vidare har bygglovsavdelningen delats upp i fyra enheter för att kunna hantera ärendemängden. Inom natur- och gatudriftsavdelningen ingår tidigare naturvårdsavdelningen och gatu- och parkdriftsavdelningen. Efter omorganisationen så har dessa avdelningar brutits ner till tre enheter; naturvårdsenheten, gatudriftsenheten och utförarenheten för att kunna koordinera resurser på ett lätthanterligt och tydligt sätt. Fokus är att etablera en problemlösarkultur i organisationen som arbetar med ett systematiskt och hållbart förbättringsarbete. Det innebär att successivt utmana avdelningens prestationer och ständigt förbättra och följa upp arbetsrutiner och resultat. På så sätt ska mer service och nytta levereras till invånarna samtidigt som det blir lugnare för medarbetarna i det dagliga arbetet. Vinterservice har fått en utökad budget, vilket motsvarar en nettokostnadsökning på 855 tkr. Detta har justerats, utöver den procentuella fördelningen på grund av omorganisationen under 2016, för att kunna fördela kostnader mellan entreprenad och utfört arbete i egen regi. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 29

30 Beläggningsarbeten har tidigare gjorts från två verksamheter, dels Underhåll gator och vägar (större arbeten), och dels Barmarkservice (mindre arbeten såsom potthål med mera). Dessa två verksamheters budget har nu slagits ihop inom Barmarkservice. I och med komponentavskrivningen så sker alla större beläggningsarbeten som investeringsobjekt. Denna överflyttning från driftbudget till investeringsbudget har lett till ökade kapitaltjänstekostnader, som finns i tabellen ovan, motsvarande 13,6 mkr. Ökade kapitaltjänstekostnader för beläggningsarbete täcks av riktade satsningar som kommunstyrelseförvaltningen har beslutat att tilldela nämnden, tkr för 2016 samt tkr för Dessutom kommer utredningar, övriga myndighetsfunktioner samt självfinansierade uppdrag att ingå inom barmarksservice då avdelningen omstrukturerar för att förenkla uppföljning och rapportering av de olika verksamheterna. Investeringar, tkr Maskininvesteringar Gata och park Lekparker, bryggor och bad Bokslut 2015 Budget 2016 Budget Gatubelysning Hissar Rulltrappshus Flemingsberg Trappor och träbroar Toalett i Rådsparken Stängsel, räcken, bullerplank Åtgärder broar Dagvatten Markförstärkningar, vibrationer Beläggning IT-stöd parkdriften Informationsmodellering AGS på webben IT-plan nämndprocessen Övergång från Oracle till SQL Södertörns geodata Ersätta Solen Mätinstrument Lantmäteriavdelningen Direktarkiveringsmodul E-tjänst bygglov Upprustning naturvårdsfastigheter Arrendegårdar Vattenvårdsåtgärder enligt Tyresåns åtgärdsprogram Entréer till naturreservaten Björksättra Herrgård Driftvägar i naturområden (tidigare skogsbilvägar) LONA-projekt Leder i naturområden Utmärkning av naturreservat VERKSAMHETSPLAN 2017

31 Utökade rekreationsmöjligheter och aktivitet kring Trehörningen Fornminnen Summa netto Det totala investeringsbehoven för 2017 bedömdes uppgå till mkr, vilket var betydligt mer än tidigare år. Den tilldelade investeringsramen för 2017 var 72 miljoner (varav 50 miljoner i beläggningsarbeten). Gatu- och parkdriftsinvesteringar Utbyte av maskiner inom gatu- och parkdrift görs löpande för att bibehålla driftsäkerhet och vara säkra maskiner ur arbetarskyddssynpunkt. Reinvesteringar i lekutrustning på lekplatser och utrustning på kommunens badplatser görs löpande för att hålla funktion och säkerhet. I gatubelysningsnätet har armaturbyten genomförts enligt plan under de senaste åren. Vad som inte genomförts och som saknas är en långsiktig åtgärdsplan för utbyte av rostiga stolpar samt uttjänta ledningar i gatubelysningsnätet. Reinvesteringar för att upprätthålla funktion och värdet i investerade objekt såsom hissar, trappor, stängsel och bullerplank enligt fleråriga reinvesteringsprogram kräver en långsiktig planering och budgetering. Problemen med rulltrappshuset i Flemingsberg har inneburit höga kostnader under de första månaderna En ombyggnad av hela transportsystemet upp till sjukhus- och högskoleområdet i Flemingsberg ska ske vilket gör att nämnden inte bedömer att kostnaderna för rulltrappshuset kommer att öka under planeringsperioden jämfört med tidigare år. Vad gäller broar ökar reinvesteringskostnaderna markant under de närmsta åren. Detta beror på att Trafikverket/exploatören bygger om vid Regulatorbron flera år tidigare än planerat. I samband med denna ombyggnation behöver tätskiktet bytas ut, vilket natur- och byggnadsnämnden ansvarar för. Den genomförda inventeringen av kommunens gatunät visar att totalt 80 miljoner kronor krävs för att åtgärda det så kallade underhållsberget, förutom de årliga reinvesteringar som krävs för att behålla funktion i gator och vägar och inte bygga upp underhållsberget ytterligare. Utslaget på tio år motsvarar det ett reinvesteringsbehov om 45 miljoner kronor årligen, och utslaget på fem år motsvarar det ett reinvesteringsbehov om 55 miljoner kronor årligen. För 2017 har kommunfullmäktige tilldelat nämnden 50 miljoner kronor i investeringsmedel för beläggning. För markförstärkningar har nämnden prioriterat 1 miljon kronor. Inventeringen omfattade inte gång- och cykelvägar utan dessa kommer att inventeras under Kommunen har visst ansvar för omhändertagande av dagvatten genom avtal med Stockholm vatten AB. Dessa anläggningar kräver återkommande reinvesteringsåtgärder för att inte funktionen skall åsidosättas med risk för allvarliga vattenskador på vägarna. Huddinge har flera villaområden som helt eller delvis saknar utbyggt dagvattennät Tekniska investeringar I lantmäteriavdelningens basuppdrag ingår mätning och kartläggning inom kommunen. Avdelningen har för närvarande fyra uppsättningar med mätinstrument där en uppsättning består av en totalstation, en GPS-mottagare och en handenhet. Den nuvarande instrumentparken är förnyad under olika år och instrumenten är 3-11 år gamla. Livslängden för dessa typer av mätinstrument bedöms vara 5-10 år. Det är angeläget att byta ut instrumenten så snart som möjligt eftersom delar av dem inte längre fungerar på ett tillfredställande sätt. För att effektivisera användandet av mätinstrumenten bör alla instrument bytas ut samtidigt för att alla ska vara av samma sort och med samma funktionalitet. De nyare delarna av instrumentuppsättningarna kan säljas eller lämnas som inbyte vid nyinköp. Naturvårdsinvesteringar Det finns ett eftersatt underhåll på naturvårdsfastigheterna och särskilt på arrendegårdarna. Flera nödvändiga åtgärder kommer krävas för att arrendeställena inte ska riskera skadas så att reparationsåtgärder framgent kan bli betydligt mer kostsamma. En flerårsplan har tagits fram för detta arbete. Dessutom finns flera investeringar även på övrig naturmark (övriga upplåtelser, inom naturreservat mm) som kräver investeringar för att kunna skötas på ett sätt som skapar attraktiva natur- och kulturmiljöer och en god och långsiktig förvaltning. Huddinge ingår i Tyresåns vattenvårdsförbund där ett åtgärdsprogram med ett antal vattenvårdsåtgärder har tagits fram för Tyresån och Kalvfjädern Det är bland annat flera åtgärder som inte sammanfaller med avsatta medel för åtgärdsplanerna för Trehörningen och Orlången. Dessa ska genomföras för att målen med sjöar och vattendragens mål ska kunna uppfyllas. Naturreservatens entréer ska iordningställas enligt de riktlinjer för reservatentréernas utformning som togs fram inom arbetet med det politiskt riktade uppdraget 2014, att synliggöra reservatsentréer. Under 2017 är tkr budgeterat för att slutföra arbetet. De nya anläggningarna som anläggs i enlighet med programmet ligger huvudsakligen inom befintliga entréer som endast uppgraderas. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 31

32 Upprustning/reinvestering och anläggning av nya driftvägar i naturområden (tidigare kallade skogsbilvägar) behöver göras löpande. Dessa fungerar som såväl bra leder för det rörliga friluftslivet som arbetsvägar för reservatsförvaltningen. I det övergripande arbetet med att tillgängliggöra kommunens naturområden är en standardhöjning av kommunens leder i naturreservat högt prioriterat. Natur- och byggnadsförvaltningen ansvarar för över åtta mil leder. En standardhöjning ska i många fall även innehålla ökad tillgänglighet. Eftersom lederna ligger inom befintliga leder så genererar detta ökad tillgänglighet. Kommunstyrelsens förvaltning leder ett projekt vid Trehörningen där en dagvattenanläggning ska anläggas. Utifrån ett medborgarförslag är ökad tillgänglighet vid sjön prioriterat och under 2017 avsätts därför investeringsmedel till en broförbindelse med flytbryggor från Storön över till Orlångens naturreservat (av samma modell som vid Gladövik). Detta är den enskilt viktigaste åtgärden vid Trehörningen för att öka tillgängligheten för många Huddingebor att nå ut i Orlångens naturreservat och sedan via befintligt stignät kunna promenera runt halva eller hela sjön. Kommunen är rik på lämningar från stenålder fram till idag. Dock är skötsel och information kring intressanta platser mycket eftersatt (eller obefintlig). Under 2016/2017 ska en fornvårdsplan tas fram för kommunen, med stöd av statligt LONA-bidrag. Investeringsmedlen för 2017 ska sedan användas till att skylta upp, tillgängligöra och restaurera de fornminnen som ska prioriteras i enlighet med fornvårdsplanen. Överföring av ej förbrukad investeringsram 2016 till 2017 Nämnden kommer i verksamhetsberättelsen för 2016 att begära överföring av ej förbrukade investeringsmedel under Detta beror på att ett antal investeringsprojekt har försenats eller inte kunnat slutföras under 2016 av olika skäl. Lokaler Under 2016 har avtalet gällande tekniska nämndhuset med Huge fastigheter AB reviderats. På den plats där tekniska nämndhuset idag ligger kommer det inom de närmaste åren enligt planerna byggas skola/förskola/bostäder, vilket innebär att förvaltningen är i behov av nya lokaler för sin verksamhet. På natur- och byggnadsförvaltningen pågår en utredning av förvaltningens behov av lokaler från det att tekniska nämndhuset evakuerats. Då utredningen färdigställts och förvaltningen fått underlag för att fatta beslut om vilka lokaler som bäst uppfyller förvaltningens behov finns också bättre underlag för beslut om finansiering. Naturoch byggnadsnämnden kan således vid behov tvingas att hemställa till kommunstyrelsen om ytterligare investeringsmedel för att möjliggöra eventuella om- och tillbyggnader av de lokaler som förvaltningen flyttar till. Flytt till nya lokaler Utvecklingsåtagandet om flytt till nya lokaler under 2017 innehåller följande delar: - Förvaltningens verksamheter är installerade och fungerar i nya lokaler. - Tekniska nämndhuset och andra lämnade verksamhetslokaler är tömda från natur- och byggnadsförvaltningens verksamheter, utrustning och andra tillhörigheter. - Samtliga delar i genomförandeplanen är avslutade. Utvecklingsåtaganden: - Genomföra flytt av förvaltningens verksamheter till nya lokaler. Plan för intern kontroll Intern kontroll är en process som används för att säkerställa att verksamheten fungerar och att målen nås. Fokus är att minska risken för oönskade händelser genom strukturerad riskhantering. Det handlar om att på ett systematiskt sätt identifiera och minska risker samt skapa strukturer för att förebygga att oönskade händelser inträffar. God intern kontroll förverkligar vi genom att vi på alla nivåer i organisationen arbetar systematiskt med att minska eller eliminera befintliga risker, skapar systematik, processer och rutiner för att säkerställa god ordning, kontrollerar efterlevnad av lagar och regler, samt genom ett kontinuerligt arbete för att höja riskmedvetenheten på alla nivåer i 32 VERKSAMHETSPLAN 2017

33 organisationen, så att vi genomför verksamheten på ett riskmedvetet och säkert sätt. Nämnderna ska i den ordinarie planeringsprocessen identifiera oönskade händelser som kan hindra respektive verksamhet att nå sina mål, samt bedöma om det behövs någon åtgärd från nämndens sida i form av till exempel nya eller förändrade rutiner, information eller uppföljning. Därefter ska nämnden besluta om vilka åtgärder och kontroller som ska vidtas. Besluten tas utifrån ovan nämnda riskanalys, genom systematiskt arbete med processer och rutiner, samt utifrån rekommendationer från extern granskning. Uppföljningen av arbetet med intern kontroll sker i delårsrapporter och verksamhetsberättelsen. Nämndens internkontrollarbete Natur- och byggnadsförvaltningen har sedan 2015 en egen anvisning för sin verksamhetsplanering och intern kontroll samt uppföljning av densamma. Anvisningen utgår från Huddinge kommuns planerings- och uppföljningsprocess, den så kallade PUFF:en som beskriver hur nämnderna löpande planerar, utför, följer upp och förbättrar sina verksamheter. Inspel till nämndens internkontrollplan kommer från tre underlag: förvaltningens bruttorisklista, revisionsregister samt systematiska kontroller inom nämndens verksamhet. Utifrån kommunens mål, vision och gemensamma värden genomförs årligen avdelningsvisa riskinventeringar under arbetsplatsträffar. Riskerna sammanställs i en bruttorisklista. Risker som berör arbetsmiljö kartläggs inom kommunens nya arbetsmiljöprocess och de viktigaste riskerna Riskreducerande åtgärder förs därefter in i förvaltningens bruttorisklista. Utifrån bruttorisklistan prioriterar ledningsgruppen vilka risker som ska föreslås ingå i nämndens internkontrollplan samt vilka systematiska kontroller som föreslås genomföras i verksamheten. Ansvaret för prioriterade risker fördelas inom ledningsgruppen och förslag till riskreducerande åtgärder arbetas fram. Medarbetare och förtroendevalda ges därefter möjlighet att ge synpunkter på förslaget till internkontrollplan innan beslut fattas av nämnden. Uppföljningen av internkontrollplanen sker med samma systematik som åtagandena i verksamhetsplanen. I samband med delårsrapporterna görs en prognos av arbetet med de riskreducerande åtgärderna och i verksamhetsberättelsen bedöms sedan måluppfyllelsen för årets arbete. I detta kapitel beskrivs prioriterade risker inför 2017 med tillhörande riskreducerande åtgärder. Arbetsmiljö Risk 1 Okunskap om hur man som medarbetare ska agera vid brand Bakgrund och tidplan Åtgärder och ansvar I förvaltningens arbetsmiljörapport för 2016 och medarbetarundersökningen framkommer att medarbetare efterfrågat mer kunskap om brandskyddet på förvaltningen. Klart a) Brandskyddsutbildning för nyanställda och andra som inte gått utbildning under b) Under introduktionsutbildning för nya medarbetare informera om befintliga rutiner inom skydd och säkerhet på förvaltningen Ansvar: Administrativ- och personalchef Arbetsmiljö Risk 2 Medarbetare utsätts för våld och hot i tjänsten Bakgrund och tidplan Åtgärder och ansvar I förvaltningens arbetsmiljörapport för 2016 och medarbetarundersökningen framkommer att medarbetare uttryckt oro införför att utsättas för våld och hot i tjänsten. Klart a) Utbildning i förebyggande av våld och hot, för medarbetare där behov finns 2 b) Ta fram verksamhetsanpassade rutiner för att förebygga att medarbetare blir utsatta för våld och hot i tjänsten 2 c) Under introduktionsutbildning för nya medarbetare informera om befintliga rutiner inom skydd och säkerhet på förvaltningen Ansvar: Administrativ- och personalchef NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 33

34 Arbetsmiljö Risk 3 Medarbetare i ensamarbete drabbas av ohälsa eller olycksfall Bakgrund och tidplan Åtgärder och ansvar I förvaltningens arbetsmiljörapport för 2016 och medarbetarundersökningen framkommer att medarbetare uttryckt oro inför att drabbas av ohälsa eller olycksfall i samband med ensamarbete. Klart a) Ta fram verksamhetsanpassade rutiner för ensamarbete 3 b) Under introduktionsutbildning för nya medarbetare informera om befintliga rutiner inom skydd och säkerhet på förvaltningen Ansvar: Administrativ- och personalchef Förvaltning av verksamhetssystem Risk 4 Bristande IT-driftsäkerhet Bakgrund och tidplan Åtgärder och ansvar Regelbundna nätverksstörningar i befintliga IT-system påverkar förvaltningens förmåga att ge service åt kommuninvånarna. Stor del av informationen och handläggningsstödet finns i IT-systemen. Klart a) Identifiera och dokumentera huvudsakliga brister som förvaltningen upplever gällande driftsäkerhet och IT-säkerhet 4 b) Tydliggöra förvaltningens ansvar gällande ITsäkerhet i förhållande till IT-sektionen på kommunstyrelsens förvaltning gällande de identifierade bristerna (om detta är otydligt) 4 c) Ta fram plan för hantering av de huvudsakliga bristerna identifierade ovan Ansvar: Administrativ- och personalchef Förvalta parker och planteringar Risk 5 Processen för förvaltning av parker och grönområden fungerar inte och det är oklart om kommunens driftbudget används till rätt parkmarksytor Bakgrund och tidplan Åtgärder och ansvar Överförd från internkontrollplan för De riskreducerande åtgärderna sker i sex steg. Det första steget är genomfört under De fem övriga genomförs under Parallellt med arbetet undersöks vad det finns för IT-system för att ajourhålla skötsel av parkmark och tillhörande inventarier/utrustning. Denna satsning finns redovisad under målområdet Systematisk kvalitetsutveckling. Klart a) Utarbeta en digital karta över kommunens parkmark inom detaljplanelagt område. 5 b) Genomför jämförelse med den digitala karta som tagits fram och nuvarande skötselytor. 5 c) Utarbeta en ansvarsfördelning mellan olika fastighetsägare som fastslås genom driftavtal. 5 d) Ta fram skötselkostnader för respektive parkmarksyta. 5 e) Utarbeta ett förslag till prioritering utifrån budget, av vilken skötselnivå som kommunens parkmarksytor ska ha. 5 f) Utarbeta en checklista utifrån beslutad skötselnivå för varje parkmarksyta. 34 VERKSAMHETSPLAN 2017

35 Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan extern granskning Hanteringen av exploateringsfastigheter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter Diarienummer: SBN dnr 2013/ Rekommendation Bakgrund och tidplan Åtgärder och ansvar Årsvis upprättad underhållsplan bör kompletteras med flerårsplan Samhällsbyggnadsnämnden fick under 2013 ett antal revisionsrekommendationer som resulterade i en åtgärdsplan som nämnden beslutade om den 12 december En av nämndens åtgärder bestod i att upprätta en struktur för en flerårig underhållsplan indelat utifrån objekt. Parallellt skulle kommunstyrelsens förvaltning besluta om eventuella förändringar av fastighetsinnehav. Utifrån det beslut som kommunstyrelsen fattar ska därefter en uppdatering av underhållsbehovet genomföras. Revisionsåtgärden beräknas vara genomförd till verksamhetsberättelsen för Årsvis upprättad underhållsplan bör kompletteras med flerårsplan Ansvar: Natur- och gatudriftschef Vägunderhåll Diarienummer: SBN dnr 2011/ Rekommendation Bakgrund och tidplan Åtgärder och ansvar Kommunen bör låta nämnden besluta om en långsiktig plan för gatuunderhållet I revisionsrapporten Granskning av vägunderhåll från 2013 rekommenderar revisorerna att nämnden bör vara formellt informerad om vilka prioriteringar som görs (i första hand bussgator, i andra hand gångbanor och gång- och cykelvägar, i tredje hand lokalgator) och vilka strategier som används (helhetsgrepp genom flera olika typer av underhåll av större områden istället för specifika typer av underhåll på enstaka gator), för att i nästa steg fatta beslut om en mer långsiktig plan för underhållet. Revisionsåtgärden beräknas vara genomförd till verksamhetsberättelsen för Nämnden bör besluta om en långsiktig plan för gatuunderhållet. Ansvar: Natur- och gatudriftschef Granskning av natur- och byggnadsnämndens kvalitetsarbete Diarienummer: NBN-2016/ :2 Rekommendation Bakgrund och tidplan Åtgärder och ansvar Ta fram en sammanhållen plan/systematik för att omhänderta invånarnas och medarbetarnas synpunkter och förbättringsförslag i ordinarie planerings- och uppföljningsprocess Genomför en kommunikationsinsats gentemot ledning och nyckelpersoner i syfte att öka kännedomen om, och därigenom användningen av kommunens processutvecklingsmodell Natur- och byggnadsnämndens kvalitetsarbete har granskats i en revisionsrapport från Utgångspunkten för granskningen har varit definitionen av kvalitetsarbete att organisationen ska ha en struktur och systematik för att betrakta och reflektera över sin verksamhet i syfte att öka det värde som skapats för brukare/kunder, och detta ska ske systematiskt. Klart Ta fram en sammanhållen systematik/plan är ett utvecklingsåtagande för Information om processutvecklingsmodellen kommer att ges till förvaltningens ledningsgrupp och nyckelpersoner i samband med det kommungemensamma arbetet med att sätta upp förutsättningarna för ett gemensamt processregister. Ansvar: Administrativ- och personalchef Hantering av exploateringsfastigheter Diarienummer: SBN dnr 2014/ Rekommendation Bakgrund och tidplan Följa upp och utvärdera effekterna av åtgärderna i den plan som lämnades av revisorerna den 9 december 2013 Revisor och granskningsrapporter har visat på generella förvaltningsbrister i beslutsunderlag och jäv. Den dåvarande samhällsbyggnadsnämnden lämnade den 9 december 2013 en åtgärdsplan för arbetet. En uppföljning av effekterna behöver nu genomföras. Klart Åtgärder och ansvar Inför 2018 års internkontrollplan utvärdera effekterna av samhällsbyggnadsnämndens åtgärdsplan från NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 35

36 den 9 december Arbetet är ett utvecklingsåtagande för Ansvar: Administrativ- och personalchef Systematiska kontroller I det följande redovisas de systematiska kontroller som är prioriterade inför Hantera bisyssla Kontroll Otillåtna bisysslor Bakgrund och tidplan Ansvar Kort beskrivning av kontrollen Kommunens revisorer har i olika granskningar mellan påtalat att den dåvarande samhällsbyggnadsnämnden saknade rutiner kring rapportering och uppföljning av bisysslor. Kommunen har sedan dess bland annat upprättat rutiner för hantering av bisysslor. Kontrollen ska säkerställa att rutinen följs. Kontrollen genomförs årligen. Administrativ- och personalchef Kontrollen syftar till att säkerställa att medarbetare inte har otillåtna bisysslor. Samtliga medarbetare ska registrera om man har en bisyssla eller inte i kommunens portal Förmånsmenyn (där samtliga medarbetares förmåner är listade). Handlägga lovärenden Kontroll Efterlevnaden av tio veckors handläggningstid för bygglovsärenden Bakgrund och tidplan Ansvar Kort beskrivning av kontrollen I en revisionsgranskning från 2011 av bygglovsprocessen föreslås bland annat att samhällsbyggnadsnämnden bör säkerställa att det uppsatta målet om effektiva handläggningstider nås utifrån ett antal mått. Den 2 maj 2011 började den nya Plan- och bygglagen 2010:900 (PBL) att gälla. Den nya lagen syftade bland annat till att effektivisera regler och processer rörande samhällsbyggnad. En av förändringarna var att handläggningstiden för bygglov maximalt ska uppgå till tio veckor. Kontrollen genomförs kvartalsvis, det vill säga fyra gånger per år. Bygglovschef Kontrollen syftar till att säkerställa att lagen om tio veckors handläggningstid för bygglovsärenden följs. Samtliga ärenden för perioden som överskridit tio veckors handläggningstid väljs ut för granskning. Ärenden som är beslutade innan den 2 maj 2011 (gamla PBL) inkluderas inte i urvalet. Genomföra lantmäteriförrättningar Kontroll Efterlevnad av rutinen för kollegiegranskningen av lantmäteriförrättningar Bakgrund och tidplan Ansvar Kort beskrivning av kontrollen Lantmäteriförrättningsärenden beslutas av en enda handläggare. För att garantera rättsäkerhet och undvika jäv genomförs idag en kollegiegranskning av samtliga lantmäteriförrättningsärenden. Kontrollen genomförs kvartalsvis, det vill säga fyra gånger per år. Lantmäterichef Kontrollen syftar till att undersöka efterlevnaden av lantmäteriavdelningens rutin för kollegiegranskning. Parkeringsövervaka Kontroll Korrekt myndighetsutövning inom parkeringsövervakningen Bakgrund och tidplan Ansvar Kort beskrivning av kontrollen Systematiska kontroller ska genomföras inom nämndens samtliga områden där myndighetsutövning sker. Kontrollen genomförs kvartalsvis, det vill säga fyra gånger per år. Natur- och gatudriftschef Kontrollen syftar till att säkerställa en korrekt myndighetsutövning inom parkeringsövervakningen. Hantera ekonomiadministration Kontroll Korrekt leverantörsfakturering Bakgrund och tidplan Kommunens revisorer har i olika granskningar mellan påtalat att den dåvarande samhällsbyggnadsnämnden bland annat bör säkerställa en god intern kontroll för att säkra att regler, lagar och rutiner följs. Kontrollen genomförs kvartalsvis, det vill säga fyra gånger per år. 36 VERKSAMHETSPLAN 2017

37 Ansvar Administrativ- och personalchef Kort beskrivning av kontrollen Kontrollen syftar till att säkerställa att lagar, regler och rutiner kring leverantörsfakturor följs på förvaltningen. Vidare ska kontrollen säkerställa att bokförda kostnader tillhör verksamheten. Hantera ekonomiadministration Kontroll Korrekt kundfakturering Bakgrund och tidplan Ansvar Kort beskrivning av kontrollen Kommunens revisorer har i olika granskningar mellan påtalat att den dåvarande samhällsbyggnadsnämnden bland annat bör säkerställa en god intern kontroll för att säkra att regler, lagar och rutiner följs. Kontrollen genomförs årligen. Administrativ- och personalchef Kontrollen syftar till att säkerställa att rätt kund faktureras, att rutiner för kreditering efterföljs samt att bokförda intäkter är korrekta. Genomföra direktupphandlingar Kontroll Korrekt genomförda direktupphandlingar Bakgrund och tidplan Ansvar Kort beskrivning av kontrollen Kommunens revisorer har i olika granskningar mellan påtalat att den dåvarande samhällsbyggnadsnämnden behöver förbättrade rutiner för direktupphandling. Förvaltningen har sedan dess förbättrat rutiner och arbetssätt men ytterligare arbete återstår. Månatliga kontroller genomförs på natur- och gatudriftsavdelningen och årliga kontroller på övriga avdelningar på förvaltningen. Administrativ- och personalchef En fullständig kontroll genomförs månatligen av natur- och byggnadsnämndens alla fakturor över kr inom natur- och gatudriftsområdet. Övriga avdelningars fakturor över kr kontrolleras årligen. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 37

38 Plan för uppföljning och insyn Varje nämnd ska enligt kommunens Program för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare följa upp de avtal som nämnden tecknat med privata utförare samt de uppdragsbeskrivningar som överenskommits med verksamheter i kommunens egen regi när de agerar i konkurrens med privata utförare. Uppföljningen ska utgå från de mål som angivits av kommunfullmäktige samt de krav som ställts i avtal och uppdragsbeskrivningar. Det är varken praktiskt möjligt eller rationellt att följa upp allt samtidigt. För att bestämma vad som ska följas upp när och hur genomgripande sätts avtalens/uppdragsbeskrivningarnas omfattning och betydelse i relation till deras risk/påverkan på verksamheten. Avtal/uppdragsbeskrivningar som är viktiga, omfattande och kritiska ska prioriteras genom att följas upp frekvent, medan uppföljningen av mindre omfattande och kritiska avtal/uppdragsbeskrivningar får ske mer sällan och/eller mindre genomgripande. Uppföljningen av planen sker i delårsrapporter och verksamhetsberättelse genom att där beskriva om tillsyn och uppföljning genomförts som planerat. Resultatet av respektive uppföljning redovisas till relevant mottagare som ett separat ärende. Uppföljning 2017 Områden som ska följas upp genom planen är sådant som har en direkt påverkan på invånarna. Förvaltningen får mycket återkoppling från invånarna genom felanmälningar, frågor, klagomål och synpunkter inom de olika driftverksamheterna. Vinterunderhåll och halkbekämpning utgör en mycket stor del av denna återkopping och berör invånarna i hög grad. Dessa verksamheter upphandlas och sköts av entreprenörer. För att säkerställa att kvalitetskraven i dessa två viktiga verksamheter efterlevs kommer nämnden under 2017 att följa upp avtalen för vinterunderhåll och halkbekämpning i två geografiska områden, Segeltorp och Flemingsberg. Avtalet för Segeltorp löper till säsongen avslutas på våren 2018 med möjlighet till års förlängning. Avtalet för Flemingsberg är tecknat till och med säsongsavslut 2016 med möjlighet till 1+1 års förlängning, och denna förlängning påbörjas därmed hösten För övriga geografiska områden för vinterunderhåll och halkbekämpning ska nya upphandlingar genomföras under Då det är första gången nämnden gör uppföljning utifrån Program för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare planeras två uppföljningar. Lärdomar som dras av dessa första uppföljningar kan sedan omhändertas dels till kommande kravformuleringar i nya avtal, och dels till omfattningen av uppföljningsplan för Verksamhetsområde Avtal/uppdrag Typ Ansvar Tidplan Intervall Mottagare Vinterunderhåll halkbekämpning Segeltorp Vinterunderhåll halkbekämpning Flemingsberg och och Avtalsuppföljning Natur- och gatudriftsavdelningen Avtalsuppföljning Natur- och gatudriftsavdelningen Delår 1 Årligen Natur- och byggnadsnämnden, entreprenör som avtalet gäller och invånarna (via huddinge.se) Delår 1 Årligen Natur- och byggnadsnämnden, entreprenör som avtalet gäller och invånarna (via huddinge.se) 38 VERKSAMHETSPLAN 2017

39 Organisation NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 39