NBN-2015/3110. Verksamhetsplan 2016 för natur- och byggnadsnämnden

Transkript

1 NBN-2015/3110 Verksamhetsplan 2016 för natur- och byggnadsnämnden Natur- och byggnadsförvaltningen/ NOVEMBER 2015

2 Innehåll Huddinges vision och mål... 3 Ansvarsområde... 3 Huddinge en av de tre mest populära kommunerna i Stockholms län... 4 Natur- och byggnadsnämndens mål och resultat... 5 Bra att leva och bo... 5 Utbildning med hög kvalitet Fler i jobb God omsorg för individen Ekosystem i balans Attraktiv arbetsgivare Sund ekonomi Systematisk kvalitetsutveckling Intern kontroll Prioriterade risker och åtgärder Processer och rutiner Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan granskning 36 Organisation Källförteckning... 38

3 Huddinges vision och mål Vision: Huddinge - en av de tre mest populära kommunerna i Stockholms län Huddinges vision är att vara en av de tre mest populära kommunerna i Stockholms län att bo, besöka och verka i. Hållbart Huddinge 2030 I Ett hållbart Huddinge pekar kommunfullmäktige ut en långsiktig, önskvärd och möjlig framtid med fokus på år Här beskrivs hur ett hållbart Huddinge ter sig och vilka vägval kommunen bör göra för att komma dit. Mål för Huddinge För att nå det framtida läget i Ett hållbart Huddinge 2030 och visionen om att vara en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län, är fem övergripande mål formulerade som visar utåtriktat vad kommunen åstadkommer för invånare, brukare och kunder. Bra att leva och bo Utbildning med hög kvalitet Fler i jobb God omsorg för individen Ekosystem i balans För att vara framgångsrik i detta arbete ska kommunen ständigt sträva efter att förbättra verksamheterna och detta är formulerat i tre strategiska mål under rubriken effektiv organisation som visar inåtriktat hur och med vilka resurser kommunen genomför sitt uppdrag. Attraktiv arbetsgivare Sund ekonomi Systematisk kvalitetsutveckling Ansvarsområde Natur- och byggnadsnämnden fullgör kommunens uppgifter som ankommer på byggnadsnämnd och för uppgifter inom plan- och byggväsendet. Nämnden äger rätt att besluta om detaljplaner vilka inte är av principiell beskaffenhet eller av större vikt, med vissa undantag. Kommunstyrelsen har dock ansvaret för översiktsplaneringen och för övriga detaljplaner. Nämnden svarar för drift och underhåll av kommunens gator, vägar, torg och allmänna platser. Nämnden ansvarar även för skötsel och tillsyn av naturreservaten i kommunen. Natur- och byggnadsnämnden handhar även frågor som angår den kommunala lantmäterimyndighetens organisation, personal och ekonomi samt kommunens, från myndighetsutövning, fristående mätnings-, och kartläggningsverksamhet NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 3

4 Nämndens verksamhet Lantmäteriavdelningen bidrar i samhällsbyggnadsprocessen i tre huvuddelar. För det första förser avdelningen processen med informationsunderlag i form av kartor och registerinformation inför och under planeringsskedet. För det andra bidrar avdelningen under genomförandeskedet genom fastighetsbildning och för det tredje genom mätning och kartproduktion i samband med byggnation. Naturvårdsavdelningens övergripande uppdrag är att förvalta kommunens naturreservat för att erbjuda möjligheter till ett aktivt friluftsliv och rika naturupplevelser samt att bidra med ekologiskt underlag i samhällsbyggnadsprocessen. Naturvårdsavdelningens uppdrag är också att företräda Huddinge kommun gentemot de fem gårdsarrendatorerna, att bedriva skötsel av särskilda biotoper och reservat enligt fastställda reservatsbeslut, arrendera ut vissa mindre jordbruksfastigheter, bedriva skyddsjakt och viltvård, arrendera ut jakt och fiskerättigheter inom kommunens markinnehav, samt sköta vattenreglering, våtmarker och fågelsjöar. Gatu- och parkdriftavdelningens huvudansvar är att förvalta anläggningar på kommunal gatu- och parkmark. Avdelningen ansvarar även för att upprätthålla en trygg, tillgänglig och trafiksäker miljö för kommuninvånarna samt attraktiva parker och offentliga miljöer. Bygglovsverksamheten svarar för myndighetsutövning enligt plan- och bygglagen samt lagen om tekniska egenskapskrav på byggnadsverk. Verksamheten prövar och handlägger ansökningar om bygglov, rivningslov, bygganmälan, marklov och förhandsbesked samt registrering av hiss och obligatorisk ventilationskontroll samt utför tillsyn på desamma. Proaktiv tillsyn, service och rådgivning ingår även i arbetet. Energi- och klimatrådgivningen ger rådgivning i energioch klimatfrågor. Olika projekt genomförs gemensamt med Haninge, Tyresö och Salems kommuner där Huddinge kommun har ett samordnande ansvar. Bostadsanpassningsverksamhetens uppgift är att utföra myndighetsutövning enligt lagen om bostadsanpassningsbidrag. Huddinge en av de tre mest populära kommunerna i Stockholms län Vår vision att Huddinge ska vara en av de tre mest populära kommunerna i länet att bo, besöka och verka i ställer stora krav på våra verksamheter. För att sträva mot visionen måste vi utföra våra uppdrag mycket bra, tåla jämförelser med andra kommuner i länet samt bemöta invånare och företag på ett positivt och professionellt sätt. Arbetet med att nå mot visionen kräver delaktighet från alla medarbetare och verksamheter. Alla nämnder har i uppdrag att fortsätta arbetet med att förankra visionen. En viktig åtgärd under planeringsperioden är att visa uthållighet och konsekvens i arbetet med visionen. Under 2016 genomförs en kommunikationsinsats för att ytterligare stärka kännedomen om Huddinge kommuns vision hos både medarbetare och chefer. Huvuddelen av insatsen sker inom ramen för arbetet som sker i samband med utrullningen av chefs- och medarbetarpolicyn som är under framtagande. Varje förvaltning tar också fram ledande indikatorer för visionen vilket möjliggör en bedömning av nuläget. 4 VERKSAMHETSPLAN 2016

5 Natur- och byggnadsnämndens mål och resultat och analyseras utifrån är: Flemingsberg, Segeltorp, Sjödalen-Fullersta, Skogås, Stuvsta-Snättringe, Trångsund och Vårby. Nämndens tolkning av målen Nämnden har systematiskt gått igenom alla kommunfullmäktiges mål och delmål och prövat vilka som har relevans för nämndens verksamhet och därmed är ett ansvar för nämnden. Nämndens mål utgår från de lagar och förordningar som gäller för verksamheten, kommunfullmäktiges vision och mål i Mål och budget Den gemensamma strukturen och innehållet i nämndens verksamhetsplan utgår från kommunfullmäktiges övergripande och strategiska mål. De aspekter som kommunfullmäktige valt att beskriva under respektive mål/delmål är vägledande för var nämnden beskriver sina mål och åtaganden. För att skapa bäst möjlighet att verka för jämlika levnadsvillkor är kunskap om våra invånares förutsättningar och möjligheter viktigt. Resultaten analyseras och relevanta åtgärder beskrivs utifrån ett jämlikhetsperspektiv, det vill säga en analys görs vad gäller eventuella omotiverade skillnader mellan geografiska områden, kön och ålder, där barn och unga särskilt står i fokus. Jämlika levnadsvillkor mellan geografiska områden ska eftersträvas och insatser ska genomföras för att stärka Vårby och Flemingsberg. Kommunens geografiska områden som resultat redovisas Nämnden har valt att inte ta med delmålet ökad valfrihet under det övergripande målet bra att leva och bo då nämnden inte har några kundvalssystem inom sitt verksamhetsområde. Under det övergripande målet utbildning med hög kvalitet har natur- och byggnadsnämnden valt att inte ta med några av kommunfullmäktiges delmål eftersom de berör utbildningsnämndernas verksamhetsområden. På samma sätt tas inte delmålet färre försörjningsstödstagade med under det övergripande målet fler i jobb. Detsamma gäller delmålet fler upplever god vård och omsorg under det övergripande målet god omsorg för individen. Dessa delmål händertas främst inom socialnämndens och äldreomsorgsnämndens verksamhetsområden. För de mått där etappmålet anges som indikator utgör inte måttet underlag för nämndens måluppfyllelse i samband med verksamhetsberättelsen. Måttet följs ändå eftersom natur- och byggnadsnämndens verksamheter påverkar resultatet, dock tillsammans med andra nämnder och aktörer. Nämndens rådighet över resultatet är därför begränsad. Bra att leva och bo Ökat bostadsbyggande Huddinge har en stor potential att bygga fler bostäder. Översiktsplanen som antogs 2014 visar på en potential för upp till nya bostäder på sikt. Kommunen kan, fram till 2030, genom förtätning i kollektivtrafiknära områden och med en takt om 770 bostäder per år i enlighet med den regionala utvecklingsplanen (RUFS), bygga drygt bostäder för att bidra till att motverka bostadsbristen i NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 5

6 länet. I det fall Spårväg syd och Tvärförbindelse Södertörn genomförs på ett sätt som optimerar bostadsbyggandet kan detsamma dubbleras till under samma tidsperiod; varav merparten kan byggas längs med Spårväg Syds tilltänkta sträckning. Denna ambitionshöjning skulle i så fall förutsätta att ny infrastruktur är beslutad och finansierad så att kommunens planering kan utgå från denna. En ökad ambition i bostadsbyggandet förutsätter en betydligt bättre planering av offentligt finansierad service, som skolor, förskolor och äldreboenden, som möter behoven. För att finansiera de investeringar i nya lokaler som krävs i och med ett kraftigt ökat bostadsbyggande ska externa aktörer beredas möjlighet att vara med och bygga för framtidens Huddinge. Antal nytillkomna bostäder Etappmål Totalt (antal) * 218 Indikator Varav (antal) Småhus Flerbostadshus Andel bygglovärenden som beslutas inom tio veckor från komplett ansökan ** Etappmål Totalt (%) Totalt (antal) Flemingsberg - Segeltorp - Sjödalen-Fullersta - Skogås - Stuvsta-Snättringe - Trångsund - Vårby - Andel av alla nybyggnadskartor typ A och B som levereras inom 3 veckor från komplett beställning ** Etappmål Totalt (%) Totalt (antal) Flemingsberg - Segeltorp - Sjödalen-Fullersta - Skogås - Stuvsta-Snättringe - Trångsund - Vårby - Andel husutstakningar som utförs inom 5 arbetsdagar efter avrop från lantmäteriavdelningen (avrop förutsätter kompletta handlingar och beviljat bygglov) ** Etappmål Totalt (%) Totalt (antal) Flemingsberg - Segeltorp - Sjödalen-Fullersta - Skogås - Stuvsta-Snättringe - Trångsund - Vårby - Andel lantmäteriförrättningar som avslutas inom 4 månader ** Etappmål Totalt (%) Totalt (antal) VERKSAMHETSPLAN 2016

7 Flemingsberg - Segeltorp - Sjödalen-Fullersta - Skogås - Stuvsta-Snättringe - Trångsund - Vårby - *Färdigställandet i flerbostadshus 2011 och 2012 ingår i siffran för 2013 **Till och med 31 augusti 2015 För att nå kommunens mål om ett ökat bostadsbyggande krävs ett effektivt genomförandeskede. Bygglovsärenden ska, som huvudregel, beslutas inom tio veckor (jfr 9 kap. 27 plan- och bygglagen) från det att ansökan är komplett. Eftersom det finns en möjlighet att i undantagsfall förlänga handläggningstiden till 20 veckor om det är nödvändigt på grund av utredningen i ärendet, är det inte rimligt med en måluppfyllelse på 100 procent på en handläggningstid på 10 veckor utan denna sätts till 95 procent. I syfte att mäta effektivitet i genomförandeskedet även inom lantmäteriavdelningens verksamhetsområde, som inte har lagkrav om handläggningstider, har tre typärenden valts ut där etappmål satts gällande handläggningstider. Utgångspunkten för etappmålens nivå är dels kundens behov av snabba leveranser, och dels rimliga förutsättningar för korrekt handläggning, då exempelvis nybyggnadskartor kräver tid för remisshantering. Eftersom handläggningstiderna till viss del också beror på dialog med sökanden och andra externa kontakter är det inte rimligt att ha en måluppfyllelse på 100 procent för nybyggnadskartor, utan etappmålet är satt till 80 procent. Måluppfyllelsen för nybyggnadskartor till och med augusti 2015 beror på kraftigt ökad ärendeinströmning under våren. Utökning av bemanningen har gjorts. När det gäller lantmäteriförrättningar är bedömningen att hälften av alla ärenden bör avslutas inom fyra månader. Median handläggningstid för alla ärenden är för närvarande ca 4,5 månader men handläggningstiderna har under 2015 varierat mellan tio dagar och drygt åtta år, delvis beroende på omständigheter som ligger utanför lantmäterimyndighetens kontroll. I syfte att skapa en bättre bild av hur kommunens utbyggnad ser ut kommer förvaltningen under året att utreda hur förtätningen av befintliga bostadsområden sett ut under de senaste åren. Förbättrad samhällsplanering Dagens samhällsplanering styrs främst av kommunens översiktsplan, men också av andra viktiga politiska styrdokument. Kommunen tar också varje år fram en ny plan för samhällsbyggnadsprojekt (tidigare kallad projektplanen ) som ska ses som en beställning över de enskilda projekt som kommunfullmäktige anser att kommunen ska bedriva och investera i för att förverkliga de ovan nämnda styrsignalerna. I denna styrkedja finns i dagsläget stora inbyggda avstånd mellan den strategiska övergripande styrningen och hur detta ska förverkligas, samt i vilken takt. Exempelvis behöver kommunen ha en mer taktisk och operativ planering i implementeringen av översiktsplanen så att kommunens övriga förvaltningar kan bedöma behoven allt eftersom att Huddinge växer. Natur- och byggnadsförvaltningen ska under 2016 aktivt delta i arbetet om att förbättra samordning och planering i ett tidigt skede av samhällsbyggnadsprocessen samt vara med och utveckla en systematik för samhällsbyggnadsprocessen som ligger i linje med kommunens ordinarie planerings- och uppföljningsprocess. Stärka bygglovprocessen I syfte att få till en effektiv handläggning av alla ärenden på bygglovsavdelningen har avdelningen under 2015 omorganiserat sin verksamhet. Nytt är att alla som arbetar med byggprocessen (lovhandläggare, bygginspektörer och koordinatorer) arbetar i team utifrån en geografisk indelning som motsvarar den som finns för samhällsbyggnadsprojekt på kommunstyrelsens förvaltning. För att ytterligare förbättra servicen till de sökande i lovärenden har avdelningen också påbörjat arbetet med en e-tjänst för bygglov. Även en översyn av informationen på hemsidan pågår. Färdigställa grönstrukturplanen Grönstrukturplanen är ett underlag som beskriver hur kommunens grönstruktur ser ut och fungerar och vilka värden grönstrukturen har ur både frilufts- och biologisk mångfaldshänseende. Grönstrukturplanen utgör underlag både för översiktsplanen och övrig samhällsplanering. Rapporten är uppdelad i två delar. En som beskriver den övergripande grönstrukturen (del 1) och en del som beskriver grönstrukturen i tätorten (del 2). Del 1 är klar, men del 2 behöver uppdateras och formges. NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 7

8 Utvecklingsåtaganden - Aktivt delta i kommungemensam satsning för att förbättra samordning och planering i ett tidigt skede av samhällsbyggnadsprocessen. Formalisera involvering i samhällbyggandet av alla kommunens förvaltningar och utveckla en systematik för samhällsbyggnadsprocessen under 2016 som ligger i linje med kommunens ordinarie planerings- och uppföljningsprocess. - Stärka bygglovsprocessen med syfte att nå tio veckors handläggningstid. Information om bygglovsprocessen ska förbättras gentemot bygglovsökande och en e-tjänst etableras. - Fortsätter från 2015: färdigställa del 2 av grönstrukturplanen samt fortsätta implementering av densamma. Förbättrad infrastruktur Goda kommunikationer och bra infrastruktur är avgörande för kommunens utveckling och en viktig del i all exploatering. Huddinge kommun ska aktivt delta i denna process och bevaka invånarnas intresse av att viktiga satsningar som Spårväg Syd och Tvärförbindelse Södertörn kommer på plats. I det lokala vägnätet ska fokus ligga på trafiksäkerhet, framkomlighet, tillgänglighet och miljö. Nöjd kund-index vinterunderhåll Etappmål Totalt (Index 0-100) Flemingsberg Segeltorp Sjödalen-Fullersta Öka Skogås Stuvsta-Snättringe Trångsund Vårby Andel invånare som är nöjda med vinterunderhållet på trottoarer, cykelbanor resp. gator Etappmål Trottoarer (%) Öka Cykelbanor (%) Gator (%) Behålla Nöjd kund-index beläggning Etappmål Totalt (Index 0-100) Flemingsberg Segeltorp Öka Sjödalen-Fullersta Öka Skogås Stuvsta-Snättringe Öka Trångsund Vårby Andel invånare som är nöjda med beläggningen på trottoarer, cykelbanor resp. gator Etappmål Trottoarer (%) Behålla Cykelbanor (%) Behålla Gator (%) Öka Betygsindex för gång- och cykelvägar Etappmål Totalt (index) Flemingsberg Segeltorp Sjödalen-Fullersta Skogås Stuvsta-Snättringe Trångsund Vårby Ranking i länet - 11/20 11/21 4/26 Enligt Huddinge kommuns trafikstrategi ska gång-, cykeloch kollektivtrafik prioriteras och vara utgångspunkt vid all planering och tas i beaktande vid samtliga infrastrukturprojekt. Kommunens gator och vägar ska vara välskötta och väl underhållna. Beläggningen ska vara god och löpande underhållas. Vintertid ska gång- och cykelvägar snöröjas med samma prioritet som huvudgatorna för att främja hållbara transporter i enlighet med trafikstrategin. I takt med bostadsbyggandet ökar Huddinges volym av gator, vägar och gång- och cykelvägar kontinuerligt. Drift och underhåll av vägnätet ska stå i balans till ökningen. För att mäta nöjdheten med drift av kommunens transportinfrastruktur genomförs två olika undersökningar som riktar sig till boende i kommunen. Dels den så kallade gatuenkäten, som genomförs av kommunen sedan 2008, där 250 svar in från varje geografiskt område samlas in genom telefonintervjuer. Frågorna rör nöjdhet med vinterväghållning, beläggning, belysning, städning/skötsel med mera. 8 VERKSAMHETSPLAN 2016

9 I syfte att följa invånarnas nöjdhet med infrastrukturen utifrån trafikstrategin redovisas nöjdhet med vinterunderhållet och beläggning uppdelat för trottoarer, cykelbanor och gator. Nöjdhet med gång- och cykelvägar följs även genom en medborgarundersökning som genomförs av Statistiska centralbyrån. Denna undersökning har låg svarsfrekvens, endast 36 procent i den senaste mätningen, men möjliggör jämförelser med andra kommuner inom länet. De låga värdena som redovisas i Huddinges egen gatuenkät kan på så sätt ställas i relation till att kommunen ändå hamnar på en mittplacering av kommunerna i länet gällande nöjdhet med gång- och cykelvägar. Nöjdheten med vinterunderhåll och beläggning är lägst i Segeltorp, Sjödalen-Fullersta och Stuvsta-Snättringe. Gällande snöröjnigen är nöjdheten lägst i Sjödalen-Fullersta och det är också det enda område som inte ökat i nöjdhet mellan 2012 och En djupdykning kommer därför att göras för Sjödalen-Fullersta för att kontrollera antal utkallningar där åtgärden blev klar i tid. Gällande beläggning har Segeltorp, Sjödalen-Fullersta och Stuvsta-Snättringe låga nöjdhetsvärden och trenden är dessutom negativ i Segeltorp mellan 2013 och Till följd av nämndens minskade ekonomiska utrymme har budgeten för beläggning under 2016 har minskat jämfört med de senaste åren. Etappmålet för 2016 är dock att minska gapet mellan områdena. Kvinnor och män ligger på ungefär samma nivåer gällande nöjdhet för vinterväghållning och beläggning. Män är något mer nöjda med vinterunderhållet på trottoarer, cykelbanor och gator. Vad gäller vinterunderhållet av parker och busshållplatser syns inga könsskillnader 2014, medan kvinnor var något mer nöjda med parkerna 2012 och män något mer nöjda med busshållplatserna Gällande beläggning syns inga könsskillnader 2014, medan kvinnor var något mer nöjda än män med beläggningen i 2012 års mätning. Under 2016 har natur- och byggnadsnämnden inga utvecklingsåtaganden under delmålet förbättrad infrastruktur. Under målet om sund ekonomi finns dock ett utvecklingsåtagande om att ta fram en modell för uppräkning av driftmedel vid investeringsbeslut, vilket inkluderar infrastrukturinvesteringar. Modellen för uppräkning av investeringsbeslut gäller även parker, lekplatser och naturområden, vilket är verksamheter som ligger under delmålen ökad trivsel och trygghet i Huddinges områden och fler är nöjda med natur-, kultur- och fritidsutbudet. Fler ska få sitt förstahandsval till förskola och skola En stor utmaning med en växande kommun är att tillgodose behovet av offentligt finansierad service; främst vad gäller platser i förskola och skola. Genom en mer effektiv planering och ett proaktivt samarbete mellan framförallt kommunstyrelsen och utbildningsnämnderna är kommunens långsiktiga mål att fler föräldrar, barn och elever ska få sitt förstahandsval tillgodosett. Föräldrar ska känna sig trygga i att deras barn kommer erbjudas plats i förskolan i tid. För att klara av detta måste befolkningsutvecklingen tas i beaktande i ett tidigt skede av samhällsplaneringen och alla berörda delar i organisationen behöver samverka kring planering och genomförande. Andelen som fått sitt förstahandsval Förskolan (kommunala och fristående) Etappmål - 50,9 56,0 Indikator Kommunala grundskolor Indikator Gymnasiet (kommunala och fristående skolor i hela länet) Indikator Andelen som fått ett av sina tre val Etappmål Förskolan (kommunala och fristående) Indikator En kartläggning av kommunens vägnät genomförs under Utifrån kartläggningens resultat ska en långsiktig plan för vägunderhållet tas fram. NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 9

10 Natur- och byggnadsnämnden är en viktig aktör i framtagandet av nya skolor och förskolor, inte minst i genomförandeskedet, men även i de tidiga skedena. Måttet ovan från Mål och budget 2016 fångar i vilken utsträckning förskolor och skolor byggs ut i takt med kommunens befolkningsökning och hur väl samhällsbyggnadsprocessen fungerar. Då natur- och byggnadsnämnden påverkar samhällsbyggnadsprocessen tillsammans med andra nämnder och aktörer används måttet som indikator och utgör därför inte underlag för att bedöma måluppfyllelse för natur- och byggnadsnämnden i samband med verksamhetsberättelsen Andel invånare som är nöjda med skötsel av parker Etappmål Totalt (%) Behålla Andel invånare som anser att kommunens parker är attraktiva och trevliga att besöka Etappmål Totalt (%) Nöjd- kundindex för belysning Etappmål Totalt (%) Behåll Flemingsberg Behåll Segeltorp Öka Nämnden ska under 2016 aktivt delta i det kommunövergripande utvecklingsåtagandet om förbättrad samhällsplanering, se ovan under delmålet ökat bostadsbyggande. Sjödalen-Fullersta Öka Skogås Öka Stuvsta-Snättringe Behåll Trångsund Öka Ökad trivsel och trygghet i Huddinges områden För invånarna är en ren, trygg och funktionell utemiljö angelägen. Skadegörelse och nedskräpning ska åtgärdas effektivt med ett särskilt fokus på klotter. Felanmälningsprocessen ska utvecklas så att det blir enkelt för invånarna att anmäla fel och även få återkoppling. Lekplatser, parker och gemensamma grönområden ska vara trygga, attraktiva och funktionsdugliga. Huddinge behöver en effektiv verksamhet för drift och underhåll av gator, parker och allmänna platser. När exploateringstakten ökar så växer också resursbehovet för till exempel vägunderhåll, parkskötsel och snöröjning. För att Huddinge ska kunna erbjuda en trivsam och trygg utemiljö i hela kommunen behöver denna verksamhet vara kostnadseffektiv oavsett vem som är utförare. Vårby Behåll Andel anmält klotter via felanmälan som tvättas bort från NBF:s byggnader, egendom och naturmark inom 48 timmar på vardagar Etappmål Totalt (%) - - * 35 Andel anmält rasistiskt klotter via felanmälan som tvättas bort från NBF:s byggnader, egendom och naturmark inom 24 timmar på vardagar Etappmål Totalt (%) - - * 75 Andel invånare som upplever nedskräpning som ett mycket stort problem Etappmål Totalt (%) Kvinnor Män Flemingsberg Minska Segeltorp Sjödalen-Fullersta Skogås Minska Stuvsta-Snättringe Nöjd- kundindex för städning/skötsel Etappmål Totalt (Index 1-100) Flemingsberg Behåll Segeltorp Öka Sjödalen-Fullersta Öka Skogås Öka Stuvsta-Snättringe Behåll Trångsund Öka Vårby Behåll Trångsund Vårby Minska *Första mätning genomförs till verksamhetsberättelsen 2015 Kommunens fysiska miljöer ska vara välskötta och trygga för invånarna. Städning och belysning är viktiga faktorer för den upplevda tryggheten. Klotter ska tvättas bort utifrån inriktningen i kommunens klotterpolicy och särskilt rasistiskt klotter ska tvättas bort omgående. 10 VERKSAMHETSPLAN 2016

11 Under de senaste tre mätningarna genom gatuenkäten (se ovan under förbättrad infrastruktur) har nöjdheten städnings/skötsel, skötsel av specifikt parker och nöjdheten med belysning ökat. De skillnader i nöjdhet som finns mellan kvinnor och män gällande nöjdhet med städning och belysning kvarstår men nöjdheten har ökat hos både kvinnor och män. De största könsskillnaderna rör belysning på trottoarer och i parker samt städning av parker där kvinnor är mindre nöjda än män. Driftbudgeten har inte justerats i takt med nivån på samhällsbyggnadsinvesteringar de senaste åren. Det är därför en utmaning att behålla nivån för 2014 års nöjdhet inom befintlig budget och minska skillnaderna mellan områdena, vilket är etappmålet för Att färre människor känner rädsla för att utsättas för brott och att färre brott begås är viktiga faktorer för trygghet. Arbetet med att förebygga och hantera dessa frågor återfinns i det samverkansavtal som upprättats mellan kommunen, polisen och räddningstjänsten där samtliga förvaltingar är involverade och ska genomföra olika insatser med fokus på ungdomsbrottslighet, bostadsområdena Vårby och Flemingsberg, trafik, organiserad brottslighet samt insatser mot klotter och för en ökad trygghet i kollektivtrafiken. Andelen invånare som upplever nedskräpning som ett mycket stort problem mäts genom kommunens befolkningsundersökning. Andelen är avsevärt högre i Flemingsberg, Skogås och Vårby än i övriga kommundelar. Sedan 2013 har samverkan mellan fastighetsägare och kommunala aktörer bedrivits för att öka trygghet och trivsel i området och samtidigt ge ungdomar arbetslivserfarenhet. Äldre ungdomar arbetsleder yngre ungdomar i arbete med städning och skötsel. Under 2015 har detta koncept, kallat Tillsammans för - konceptet utvidgats till Flemingsberg och under 2016 kommer kommunstyrelsens förvaltning leda arbetet med att utreda förutsättningarna att införa ett liknande arbete i Skogås. Fortsatt utveckling av felanmälanprocessen Under 2015 utvecklas felanmälansprocessen med fler tekniska funktioner som underlättar för såväl invånare som medarbetare att anmäla och hantera fel. Dessa nya funktioner bedöms få genomslag tidigast våren 2016 och fortsatt utvecklingsarbete är nödvändigt för att felanmälan ska bli ett effektivt verktyg för ökad trivsel och trygghet i Huddinges områden. Utvecklingsåtaganden - Fortsatt utveckling av felanmälanprocessen så att det blir enkelt för invånarna att anmäla fel och även få återkoppling. Ökad delaktighet De politiska partierna och deras förtroendevalda utgör grunden i den representativa demokratin. De förtroendevalda ska ges goda förutsättningar för sitt arbete så att demokratin kan fungera. Huddinge kommun ska utveckla arbetet med att göra invånare och brukare mer delaktiga. Kommunens närvaro i sociala medier och andra digitala fora behöver utvecklas. Särskild vikt ska läggas vid att nå de som i vanliga fall inte deltar samt göra barn och ungdomar mer delaktiga. Andel överklagade bygglovärenden där den överprövande instansen (sista prövningsinstansen) ändrar nämndens beslut * Etappmål Totalt (antal) 5/36 2/19 0/4 Varav (%) Andel överklagade lantmäteriförrättningsärenden där den överprövande instansen (sista prövningsinstansen) ändrar lantmäterimyndighetens beslut eller återförvisar för förnyad handläggning * Etappmål Totalt (antal) Varav (%) Andel förtroendevalda som är nöjda med arbetsförutsättningarna i natur- och byggnadsnämnden (skala 1-5) Etappmål Totalt (skala 1-5) - 4 Kvinnor - Män - *T.o.m. 31 augusti 2015 Kommunen ska ha ett högt förtroende hos invånarna och beslut som fattas ska vara rättssäkra. Natur- och byggnadsnämnden följer därför i vilken utsträckning överklagade beslut ändras av den sista överprövande instansen. Gällande bygglov är det inte ovanligt att olika instanser gör olika bedömning och det har därför bedömts som rimligt med ett etappmål på maximalt 10 procent ändrade beslut. Om en lantmäteriförrättning bli ändrad eller återförvisad av domstolen beror det normalt på att lantmäterimyndigheten NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 11

12 brustit i handläggningen av ärendet. Etappmålet är därför satt till noll. Även tillsynsverksamheten av olovligt byggande är viktig för invånarnas förtroende för kommunen. Natur- och byggnadsnämnden har en omfattande mängd äldre tillsynsärenden. Fokus för 2016 är att avsluta så många ärenden som möjligt. Målsättningen framgent är dock att formulera en rimlig median handläggningstid för tillsynsärenden. Demokratidagar är en viktig årlig mötesplats för att skapa dialog och förtroende med brukare och invånare för kommunen och mellan invånare i Huddinge. Samtliga förvaltningar kommer att delta i planering och genomförandet av demokratidagarna Längd tillgänglighetsanpassade leder, enl. klassning i tre nivåer Etappmål* Totalt (km) Nivå 1 Nivå 2 *Klassningen genomförs under Etappmål för nivå 1 och 2 sätts i delårsrapport per 31 mars. Natur- och byggnadsnämnden redovisar statistik utifrån köns-, barn- och områdesperspektiv där det är relevant och möjligt under respektive delmål. Statistik utifrån funktionsnedsattas perspektiv redovisas inte på samma sätt, vilket gör att ett mått gällande längd tillgänglighetsanpassade leder formulerats under delmålet om ökad jämlikhet. Ökad jämlikhet Jämlikhet i Huddinge betyder att alla ska ha likvärdig service och jämlikt bemötande oavsett bostadsort, ålder, kön, sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller uttryck, funktionsnedsättning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning. Projekt jämlikhet 2.0 Under 2015 togs en jämlikhetsutbildning fram i projektform. En gedigen behovsinventering har legat till grund för framtagande av ett utbildningskoncept. Parallellt uppdrag i projektet är att ta fram en långsiktig plan för fortsatta utbildningsinsatser inom jämlikhet. Denna plan beslutas i samband med projektavslut i mars Alla anställda inom kommunen ska vara orienterade i jämlikhetsfrågor och utbildas i diskrimineringslagstiftning samt normkritik. I Huddinge ska verksamheter mäta och analysera statistik och resultat utifrån köns-, barn- och områdesperspektiv. Omotiverade skillnader ska redovisas och åtgärdas. Jämställdhet är en självklar del i jämlikhetsarbetet och arbetet med jämställdhetsintegrering ska fortsätta. Kommunens arbete ska utformas så att barns intressen tillvaratas. Att möjliggöra jämlika uppväxtförhållanden för unga är en viktig del i jämlikhetsarbetet. För att tillförsäkra människor med funktionsnedsättning delaktighet och inflytande i vardagen krävs att den fysiska miljön är tillgänglig. Under framtagande av utbildningskonceptet har det tydliggjorts en efterfrågan kring bättre stöd i det konkreta genomförandet. Med utgångspunkt i resultat av arbetet inom projekt Jämlikhetsutbildning ska därför nästa steg tas under 2016 för att fortsätta stärka det långsiktiga arbetet med jämlikhet. Ett nytt projekt, Jämlikhet 2.0, ska fokusera på att ta fram en tydlig struktur för stöd i förvaltningarnas konkreta genomförande av jämlik service och bemötande. Utvecklingsåtagande - Delta i kommungemensamt långsiktigt arbete med fortsatta utbildningar inom jämlikhet samt framtagande av gemensam struktur för stöd för ett integrerat jämlikhetsarbete. 1 Nivå 1 - led med hög tillgänglighet som möjliggör att person med rullstol kan ta sig fram. Nivå 2 - led med viss anpassning. Ska fungera för person i rullstol med medhjälparte eller för permobil. Nivå 3 Markerad led i skog utan särskild anpassning. Endast mindre anpassningar av terrängen görs. 12 VERKSAMHETSPLAN 2016

13 Ökad nöjdhet med bemötandet vid kontakt med kommunen Kommunens webbplats ska ge bra och tydlig målgruppsinriktad information om den kommunala verksamheten och beslutsprocessen samt vart man vänder sig i olika frågor. På webbplatsen ska det finnas möjligheter att lämna synpunkter, förslag och klagomål. Det nya samlade servicecentret, placerat i Huddinge centrum, kommer att spela en viktig roll i att göra kommunens service och olika avdelningar mer tillgängliga för invånarna. Privatpersoners betyg på kommunens handläggning och service gällande bygglovärenden Etappmål Totalt (%) Kvinnor (%) Män (%) Ranking i länet* /26 Andel bygglovsansökningar som är kompletta vid inlämnande ** Etappmål Totalt (%) Totalt (antal) Andel avklarade ärenden i kommunens servicecenter via e-post och telefon, gällande natur- och byggnadsförvaltningens frågor Etappmål *** Totalt (%) Andel enkla frågor via e-post som besvaras av naturoch byggnadsförvaltningen inom två arbetsdagar Etappmål Totalt (%) * inkluderar både privatpersoner och företagare **till och med 31 augusti 2015 *** mätperiod: 1 juli-20 okt Under 2014 tillfrågades för första gången privatpersoner om upplevelsen av handläggning och service av bygglovärenden inom samma undersökning som har gjorts sedan fler år gällande företagare. Undersökningen baseras på faktiska ärenden som privatpersoner och företagare har haft med bygglovavdelningen och svarsfrekvensen för 2014 års ärenden var 80 procent. Resultatet 2014 blev ett värde om 53, vilket är ungefär samma nivå som för företagare (se nedan under delmålet fler i jobb ). I länet hamnar Huddinge på sextonde plats av de tjugosex kommunerna i mätningen. Inga stora skillnader mellan kvinnor och män noteras. Då bygglovavdelningen har genomgått en omorganisation under året, förutom omorganisationen av nämnder och förvaltningar, och dessutom haft stor personalomsättning är det en utmaning att behålla 2014 års resultat i nästa mätning för ärendena under Etappmålet för 2016 års ärenden är dock att nöjdheten med handläggningen ska öka. För invånarna ska det vara enkelt att komma i kontakt kommunen och få svar på sina frågor. Det nya samlade servicecentret ska på ett tydligt sätt ge invånarna en väg in till kommunen och besvara enklare frågor. Under perioden juli till och med augusti har 77 procent av frågorna som rör natur- och byggnadsförvaltningen som ställs till servicecenter via e-post och telefon helt kunnat besvaras av servicecentret utan att skickas vidare till handläggare. Målsättningen för 2016 är ytterligare förbättra denna andel. Även frågor som ställs direkt till förvaltningen ska omhändertas på ett professionellt sätt. Målet är att de allra flesta frågor av enkel karaktär ska besvaras inom två arbetsdagar. Stärka en väg in Snabbt och professionellt bemötande av medarbetare på Huddinge kommun är av mycket stor vikt för Huddinges invånare. Det är också därför beslut togs om att samordna det centrala servicecentret med den kundservice som fanns på dåvarande miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Det nya servicecentret öppnade den 1 juli och pågående arbete med att utveckla samarbetsformerna och informationskanaler för att möjliggöra ett bra bemötande av kommunens invånare fortsätter under Att utveckla tydliga rutiner för handläggning av allmänna frågor är även identifierat som en riskreducerande åtgärd inom internkontrollplanen, för att stärka processen om att handlägga allmänna frågor. Utvecklingsåtaganden - Utveckla rutiner och samverkan med servicecenter för att ge invånarna en väg in. Fler är nöjda med natur-, kultur- och fritidsutbudet Huddinge blev under 2014 utsedd till länets bästa friluftskommun. Våra naturskyddsområden, som utgör en tredjedel av kommunens yta, erbjuder många möjligheter för den natur- och fritidsintresserade, till exempel att promenera på leder i skogen eller att motionera på elljusspår. Det rika friluftslivet är en av Huddinges styrkor. För att ge jämlika möjligheter för alla invånare att delta i friluftslivet behövs NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 13

14 hög tillgänglighet till naturområden genom tydligt utmarkerade och välskötta entréer, leder och rastplatser, förbättrad kollektivtrafik samt gång- och cykelvägar. Kommunens ansvar för arbete med fornminnen och kulturarv är idag delat. Här bör gränsdragning och ansvar tydliggöras och kompetens säkras för att säkerställa att kommunens kulturvärden bibehålls och görs kända för invånarna. Nöjdhet med skötsel i naturområden Etappmål Totalt (%) Kvinnor (%) Män (%) Andel som spontant kan nämna något av Huddinges naturområden eller naturreservat Etappmål Totalt (%) Kvinnor (%) Män (%) Andel invånare som ofta promenerar på leder i skogen eller motionerar på elljusspår Etappmål Totalt (%) 32,5-34,5 37,5 Kvinnor (%) 34,6-30,9 Män (%) 29,2-37,7 Besöksstatistik enligt mätstation i Paradisets naturreservat, passager/1000 invånare Etappmål Totalt (antal) Årets friluftskommun Etappmål Rank i länet Behålla För att mäta invånarnas upplevese och användning av Huddinges naturområden har en naturvårdsenkät genomförts 2011 och Enkäten genomförs genom telefonintervjuer med 500 invånare. Både nöjdheten med skötsel av naturområdena och känndomen om kommunens naturområden och naturreservat har ökat mellan de två mätningarna. Ökningen gäller både kvinnor och män. När det gäller andelen invånare som uppger att de ofta promenerar på leder i skogen eller motionerar på elljusspår, har en ökning skett bland män. Bland kvinnor har andelen som uppger att de motionerar på elljusspår minskat, medan motsvarande minskning inte syns gällande kvinnor som promenerar på leder i skogen. Mycket arbete pågår med att tillgänggöra och locka människor ut i naturen och etappmålet för 2016 är därför att öka såväl nöjdheten med skötseln och kännedomen om naturområdena, som hur många människor som tar sig ut i naturen. Huddinge har de senaste tre åren utsetts till länets bästa friluftskommun. Etappmålet för 2016 är att behålla denna topplacering. Ökad tillgänglighet till naturen För att så många som möjligt ska få möjlighet att ta del av Huddinges naturområden är det mycket viktigt att skapa entréer och leder som vänder sig till grupper som har svårare att röra sig eller är ovana att röra sig i naturen. Det har i flera fall varit svårt att hitta befintliga reservatsentréer samt målpunkter inom naturreservaten. Både bättre vägvisning till och inom naturområdena är nödvändigt, samt bättre och mer tillgänglighetsanpassade leder. Utvecklingsåtaganden - Öka tillgängligheten till naturen genom fortsatt arbete med att tillgänglighetsanpassa leder och synliggöra entréer. Successivt minskat skatteuttag En rimlig kommunalskatt är en viktig faktor för att Huddinge ska vara en attraktiv kommun att leva och bo i. Huddinges invånare ska inte beskattas hårdare än övriga länsbor och skatten ska, långsiktigt, ligga i nivå med länssnittet. Anpassningen ska dock ske i en ansvarsfull takt så att verksamheterna samtidigt kan utvecklas och bli bättre. Kommunalskatten ska sänkas genom att verksamheterna blir effektivare. Genom att ständigt arbeta med att effektivisera organisationen möjliggör nämnden för framtida skattesänkningar. 14 VERKSAMHETSPLAN 2016

15 Utbildning med hög kvalitet I Huddinge finns en avsevärd koncentration av kunskapsintensiva verksamheter som högskolor, universitet, sjukhus och forskning. Detta är en unik styrka. Samverkan mellan näringsliv, högskola, skola och kommun ska fördjupas. Kommunstyrelsens förvaltning har ett övergripande ansvar för att samordna och stödja förvaltningarna i deras kontakter med akademierna. Ett förslag till strategi har utarbetats som under hösten 2015 skickats ut på remiss till nämnder och akademier. Natur- och byggnadsförvaltningen kommer att delta i arbetet med att förverkliga strategin. NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 15

16 Fler i jobb Fler arbetstillfällen Samverkan mellan kommunen, akademierna och näringslivet ska utvecklas. Kommunen ska bidra med särskilda satsningar, exempelvis 100 Huddingejobb, sommarjobbsplatser och lärlingsutbildningar. Antal Huddingejobbare, praktikanter och traineer på natur- och byggnadsförvaltningen* Totalt (antal) Etappmål 10 st, varav minst 5 huddingejobbare * Omorganisationen av förvaltningsorganisationen gör att siffror från tidigare år inte kan användas. Förvaltningen tar varje år emot ett sjuttiotal ungdomar för sommarjobb. Sedan 2013 har de sommarjobbande ungdomarna i Vårby Gård tagits emot inom Tillsammans för - konceptet (som beskrivits ovan under delmålet ökad trivsel och trygghet i Huddinges områden ) vilket även gäller för ungdomarna i Flemingsberg sedan Under 2015 tog förvaltningen emot sju personer med huddingejobbsanställning, fyra praktikanter och tre traineer. Traineeprogrammet fortsätter under 2016 med fokus på ingenjörer, vilket är ett bristyrke för förvaltningen. Fler och växande företag God service genom tillgänglighet, korta handläggningstider samt ett professionellt bemötande ska vara utgångspunkten inför mötet med det lokala näringslivet. Organisation och arbetssätt ska utformas efter företagens behov och samtliga nämnder ska vara delaktiga i att implementera detta förhållningssätt. Företagarnas betyg på handläggning och service gällande bygglovärenden Etappmål Totalt (index) Ranking i länet /26 Byggherreenkät inom Stadsbyggnadsbenchen Etappmål Ranking i länet 7/8 4/9* 3/9 Behålla *Botkyrka har tillkommit I den senaste mätningen över hur företagare uppfattar kommunens handläggning och service gällande bygglovärenden (samma mätning som för privatpersoner, se ovan) är resultatet ett nöjd-kundindex på 54 (skala 1-100). Det stora tappet mellan 2011 och 2013 har därmed börjat hämtas upp och etappmålet för 2016 är att graden av nöjdhet ska fortsätta att öka. Nöjdhet med myndighetsutövning innebär viss svårighet i tolka resultatet för nämnden. Om man tittar på nöjdheten med handläggning och service hos dem som har fått ett positivt beslut är denna ungefär dubbelt så hög jämfört med de som har fått ett negativt beslut. Myndighetsutövningen i sig gör att alla inte kan räkna med att få positiva besked. Ett negativt bygglovsbeslut för en sökande kan vara ett positivt besked för den sökandes granne. Detta är viktigt att ha med i analysen av nöjdhet. Dock ska alla sökande få ett gott och professionellt bemötande, med bra och tydlig information, och beslut i sitt ärende inom lagens tio veckor. Huddinge ingår tillsammans med åtta andra Stockholmskommuner i ett samarbete som syftar till att jämföra kommunernas hantering av stadsbyggnadsprojekt och därigenom möjliggöra effektivitetsförbättringar. Initiativet går under namnet Stadsbyggnadsbenchen och bland annat undersöks byggherrars uppfattningar om samarbetet med kommunen. Huddinge har i de senaste mätningarna klättrat i rankning i denna byggherreenkät och etappmålet är att behålla en tredjeplats. Företagsgrupp för komplexa företagsärenden Sedan 2013 har dåvarande samhällsbyggnadsförvaltningen och kommunstyrelsens förvaltning arbetat med att förbättra näringslivsklimatet genom en särskild handlingsplan och samordningsgrupp. Under 2016 vill kommunen intensifiera arbetet med att stärka Huddinge kommuns företagsklimat genom att inkludera alla förvaltningar i den handlingsplan som kommunalstyrelsens förvaltning genom näringslivssektionen äger. Undersökningar och fördjupade intervjuer med företagare visar att det som främst efterfrågas är en samordnad hantering av ärenden. Natur- och byggnadsförvaltningen kommer därför under 2016 att särskilt satsa på att utreda möj- 16 VERKSAMHETSPLAN 2016

17 ligheten att inrätta en företagsgrupp för komplexa företagsärenden. Utvecklingsåtaganden - Utreda möjligheten att inrätta en företagsgrupp för komplexa företagsärenden där flera olika avdelningar är inblandade. God omsorg för individen Fler upplever god hälsa Natur- och byggnadsnämndens verksamheter ger förutsättningar för förebyggande arbete för en god hälsa. Parker, lekplatser och naturområden ska vara välskötta med säkra lekredskap. Naturområden görs alltmer tillgängliga för att locka fler invånare ut i naturen. Detta arbete återfinns under delmålen Ökad trivsel och trygghet i Huddinges områden, Ökad jämlikhet samt Fler är nöjda med natur-, kultur- och fritidsutbudet ovan. Andel vuxna som skattar sin hälsa som bra Etappmål Totalt (%) Indikator Kvinnor Män Andel ungdomar i åk 9 som skattar sin hälsa som bra Etappmål Totalt (%) 61* 60* - Indikator Flickor 54* 53* - Pojkar 68* 68* - *Frågan har omformulerats för att resultaten ska kunna jämföras med resultaten för vuxna. NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 17

18 Ekosystem i balans Huddinge kommun ska arbeta med att minska miljöpåverkan från den egna organisationen. Detta görs systematiskt genom arbete enligt kommunens miljöledningssystem. Arbete ska ske inom följande områden: Inköp och förbrukning av varor och tjänster Avfall Utsläpp från transporter Energianvändning i verksamhetslokaler Det är även viktigt att öka medvetenheten om kommunens miljöpåverkan hos anställda i kommunen. Kunskap om hållbar utveckling är även en naturlig del av förskolans och skolans pedagogiska verksamhet. Natur- och byggnadsnämnden har valt att fokusera på att öka andelen tjänstefordon med förnyelsebara bränslen, att fasa ut skadliga kemikalier och att minska utsläppen av koldioxid för transporter i tjänsten. Minska klimatpåverkan och luftföroreningar Klimatpåverkan från transporter och energianvändning ska minska med målet att nå 1,5 ton koldioxid per invånare år 2030 och ett ton per invånare år På sikt ska fossila bränslen helt fasas ut. Natur- och byggnadsförvaltningens utsläpp av CO 2 från persontransporter per årsarbetare* Etappmål** Totalt (kg/årsarb.) Antal kontakter/rådgivningstillfällen via telefon, e-post eller besök för klimat- och energirådgivningen i Huddinge kommun *** Etappmål Totalt (antal) Öka * Omorganisationen av förvaltningsorganisationen gör att siffror från tidigare år inte kan användas. **Etappmål tas fram till delårsrapport per mars 2016, efter att första resultat för natur- och byggnadsförvaltningen tagits fram. ***Resultatet för perioden 1 januari-27 oktober Energi- och klimatrådgivningen ger rådgivning i energioch klimatfrågor och riktar sig till invånare (privatpersoner), föreningar samt små och medelstora företag. Rådgivningen sker genom telefonsamtal, besök av rådsökande samt mejl och rör ca 100 kontakter per år. Volymen samtal har minskat sedan 2012 men målet för 2016 är att antalet kontakter ska öka med 5 % jämfört med året innan. Det övergripande målet för energi- och klimatrådgivningen är att bidra till minskad klimatpåverkan. Minskning av koldioxidutsläpp Utsläpp från transporter från kommunala verksamheter ska minska både från persontransporter och från varutransporter. Natur- och byggnadsnämnden kommer under 2016 att fokusera på att minska utsläppen av koldioxid från förvaltningens transporter i tjänsten. Utvecklingsåtaganden - Minska förvaltningens koldioxidutsläpp från transporter i tjänsten. Miljöanpassade inköp Vid inköp av varor och tjänster till kommunala verksamheter ska medvetna val ske på alla nivåer. Från upphandling, där relevanta miljökrav ska ställas, till inköp där medvetna val ska göras. Andel fordon med förnyelsebara bränslen i fordonsflottan* Etappmål Totalt (%) * Omorganisationen av förvaltningarna gör att siffror från tidigare år inte kan användas. En kartläggning av kommunens fordonsflotta har genomförts av kommunstyrelsens förvaltning. Kartläggningen visar att natur- och byggnadsnämnden har flest fordon av de kommunala verksamheterna. En del av fordonen är gamla och behöver bytas ut. Det finns därmed ett behov av att se över hur gamla fordon kan ersättas med nya fordon som går på förnyelsebart bränsle och detta arbete fortsätter under Av förvaltningens 41 person- och lastbilar körs två stycken på förnybart bränsle (0,05 procent). Om 18 VERKSAMHETSPLAN 2016

19 de sju bilar som står på tur att bytas ut under 2016 ersätts med fordon med förnybart bränsle blir siffran 22 procent, vilket är 2016 års etappmål. Kemikaliehantering Kommunens arbete med att fasa ut skadliga kemikalier kommer under 2016 att utvidgas till fler verksamheter. Arbetet leds och initieras från kommunstyrelsens förvaltning. Natur- och byggnadsnämndens utvecklingsåtagande från 2015 gällande kemikaliehantering blev inte klart och arbetet överförs till Utvecklingsåtaganden Överförs från 2015: Se till att det finns kemikalieförteckningar, aktuella säkerhetsdatablad och tydliga rutiner i fråga om förvaring, hantering, utbildning, ansvar och riskberedskap för alla avdelningar som hanterar kemikalier. Under 2016 kommer även en inventering av natur- och byggnadsnämndens kemikalier att påbörjas. God vattenstatus i sjöar och vattendrag Åtgärder ska vidtas för att värna Huddinges sjöar, vattendrag och våtmarker så att miljökvalitetsnormerna för sjöarna uppnås senast Situationen för Trehörningen- Sjödalen som är den mest övergödda sjön i Tyresåns sjösystem ska särskilt beaktas. Kommunen ska tillsammans med övriga kommuner i Tyresåns och Mälarens avrinningsområden och tillsammans med Stockholm Vatten, arbeta med åtgärder för att sjöarna ska uppnå god ekologisk och kemisk status. För sjöarna Orlången och Trehörningen finns nu särskilda åtgärdsplaner, med åtgärder som ska genomföras under åren Fosforhalt i sjöarna (mäts i mikrogram per liter)* Etappmål Långsjön (Segeltorp) (2021) Trehörningen (2021) Orlången (Vidja) (2021) Magelungen (2021) Drevviken (2021) Siktdjup i sjöarna (meter)* Etappmål Långsjön (Segeltorp) 1,9 1,7 1,5 2 (2021) Trehörningen 0,5 0,6 0,7 1,8 (2021) Orlången (Vidja) 1,1 0,9 0,9 1,9 (2021) Magelungen 2,3 2,0 1,8 2,2 (2021) Drevviken 1,5 1,7 2,9 2,2 (2021) *treårsmedelvärden Vattenmyndigheten beslutade 2009 om miljökvalitetsnormer (MKN) för vatten i Sverige. MKN är juridiskt bindande kvalitetskrav och ska uppnås senast Om sjöarna i Huddinge kommun ska uppnå god vattenstatus måste näringsämnet fosfor minska, eftersom det orsakar övergödningen i detta område. Inga sjöar och vattendrag får försämras. Målen för sjöarnas siktdjup har satts av Tyresåns vattenvårdsförbund för Tyresåns sjöar. Övriga sjöars siktdjupsmål har satts genom underlag från länsstyrelsens vattenförvaltningsarbete. Eftersom värdena kan ha stor mellanårsvariation är det inte rimligt att ha etappmål för enstaka år. Natur- och byggnadsnämnden arbetar med att förbättra sjöarnas status. Arbetet genomförs inom ramen för åtgärdsprorammet för Tyresåns sjösystem samt de mer specifika åtgärdsprogrammen för Trehörningen och Orlången. Bibehållen biologisk mångfald och bevarad grönstruktur I Huddinge kommun finns höga naturvärden. Våra naturreservat hyser en naturlig och stor biologisk mångfald som utgör viktiga delar av vår regions gröna kilar. Att kunna komma ut i skog och mark höjer livskvaliteten och hälsan. Jordbrukets och odlingslandskapens värden avseende biologisk mångfald, kulturmiljö och friluftsliv ska vårdas. NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 19

20 Placering i mätningen Årets naturvårdskommun Etappmål Rank (i landet) Areal hävdad ängsmark Etappmål Antal hektar 14, Areal hävdat våtmarksbete Etappmål Antal hektar Areal hävdad jordbruksmark Etappmål Antal hektar Andel produktiv skog som undantas från skogsbruk och skyddas som naturreservat Etappmål Andel (%) Måtten för biologisk mångfald är valda eftersom de naturtyper som mäts utgör några av de mest artrika miljöer vi har samt att det är arealer vi har möjlighet att påverka genom vår skötsel och förvaltning. Etappmål för 2016 är att bibehålla 2014 års arealer. Under 2016 kommer ett program för bekämpning av invasiva att tas fram som pekar ut vilka arter som utgör problem i Huddinge och hur de ska bekämpas. Programmet ska även föreslå en framtida driftbudget för genomförande av bekämpning. Revidera skogs- och jordbruksprogram Huddinge kommuns gällande jord- och skogsbruksprogram antogs av kommunfullmäktige Detta program beskriver målen och hur jord- och skogsbruk bedrivs i kommunen på både offentlig och privat mark. Programet har i vissa delar blivit inaktuellt och behöver revideras och uppdateras. Utvecklingsåtagande - Revidera kommunens jord- och skogsbruksprogram. Attraktiv arbetsgivare Arbetet med Huddinge kommuns attraktivitet som arbetsgivare ska ha fortsatt hög prioritet. Personalpolitiken syftar till att säkerställa kompetensförsörjningen i syfte att uppnå vision och mål. Huddinge kommun ska som arbetsgivare attrahera och behålla engagerade, kompetenta och professionella medarbetare och chefer. Antal anställda Totalt Kvinna Man Varav chefer Kvinna Man Personalomsättning (exkl. intern rörlighet), ack % Totalt (%) ,2 Natur- och byggnadsförvaltningen hade i september totalt 145 anställda, och något fler är kvinnor än män. Bland cheferna är könsfördelningen jämn. Förvaltningen har en förhållandevis hög personalomsättning, vilket förklaras av flera omorganisationer samt att förvaltningen har flera bristyrken där de anställdas kompetens är eftertraktad i regionen. Kommunicera arbetsgivarvarumärket För att stärka kommunens attraktivitet som arbetsgivare behöver kommunen ha ett kommunicerat och tydligt arbetsgivarvarumärke. Att skapa goda ambassadörer bland medarbetare och chefer underlättar framtida kompetensförsörjning startades ett arbete för att implementera det nya arbetsgivarvarumärket internt i organisationen samt externt gentemot potentiella medarbetare. Kommunstyrelsens förvaltning fortsätter arbetet med att kommunicera utifrån framtagen plattform, innefattade bland annat budskapsformulering och anpassning till bristyrkesgrupper, framtagande av bilder och filmer, anpassning av platsannonser, ökad aktivitet och breddning av kommunikationskanaler - sociala medier och översyn av information på huddinge.se. Nämnden har i sin internkontrollplan identifierat svårigheten att rekrytera personal för att utföra basuppdraget som en risk. Som en del i det riskreducerande arbetet ska en kompetensförsörjningsplan ge ett samlat grepp kring förvaltningens insatser och säkerställa kort- och långsiktig kompetensförsörjning. Att vara en attraktiv arbetsgivare med ett starkt arbetsgivarvarumärke underlättar kompetensförsörjningen. 20 VERKSAMHETSPLAN 2016

21 Utvecklingsåtaganden: - Arbeta med att kommunicera arbetsgivarvarumärket kring bristyrkesgrupper. Engagerade och professionella chefer Ledarskap är att nå resultat och få andra med sig i arbetet. Ledarskapet ska på ett tydligt och engagerande sätt skapa förståelse för uppdraget, klargöra och kommunicera mål och åtaganden samt bidra till välfungerande processer. Chefer ska utgöra goda förebilder utifrån kommunens gemensamma värden och driva ett aktivt förändrings- och utvecklingsarbete. Ledarskapet ska främja ett öppet samarbetsklimat, delaktighet i arbetet och goda idéer ska tas tillvara. I ledarskapet finns också ansvar för att ge medarbetare återkoppling, stöd och möjligheter till utveckling i arbetet. Ledarskapsprofil (ledarskap, återkoppling, effektivitet och målkvalitet)* Etappmål Totalt ,3 68 Kvinnor Män Hållbart medarbetarengagemang (HME) Ledarskap Totalt Kvinnor Män *Samtliga tre mätningar i tabellen gäller dåvarande miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Natur- och byggnadsförvaltningen inrättades 1 april 2015, och i samband med detta flyttade tre avdelningar till kommunstyrelsens förvaltning. Professionella och engagerade chefer är av stor vikt för en välfungerande verksamhet. För att utveckla och bibehålla chefernas kompetens och ledarskap finns ett brett utbud av kommungemensamma chefsutbildningar. Under 2016 är den framtagna arbetsmiljöutbildningen prioriterad och samtliga chefer ska certifieras. Engagerade och professionella medarbetare Ett aktivt medarbetarskap är viktigt för att uppnå en god verksamhet. Medarbetarskap handlar om att tillsammans med andra arbeta mot de gemensamma målen. Medarbetarskapet ska kännetecknas av engagemang, ansvarstagande för sitt eget arbete och helheten samt en vilja att utvecklas och bidra till verksamhetens utveckling och kvalitet. Alla medarbetare har ansvar för att bidra till en god arbetsmiljö. Medarbetarprofil (medarbetarskap, delaktighet, socialt klimat och lärande i arbetet)* Etappmål Totalt ,6 75 Kvinnor Män Hållbart medarbetarengagemang (HME) - Motivation Totalt Kvinnor Män *Samtliga tre mätningar i tabellen gäller dåvarande miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Natur- och byggnadsförvaltningen inrättades 1 april 2015, och i samband med detta flyttade tre avdelningar till kommunstyrelsens förvaltning. Gemensamma värden Arbetet fortsätter med kommunens gemensamma värden som innefattar tre delar: kommunens kärnvärden, förvaltningsspecifik värdegrund samt en etisk kod som utgör grundläggande värderingar. Under 2015 tas en ny, samlad, personalpolicy fram där kommunens gemensamma värden tydliggörs samt hur de bidrar till att uppnå vision och mål. Personalpolicyn ska kommuniceras och tillgängliggöras på avdelningsnivå samt integreras i ledarskaps- och medarbetarskapssatsningar. Utvecklingsåtagande: - Fortsatt arbete med gemensamma värden genom kommunikation och aktiviteter på avdelningsnivå för att synliggöra och efterleva dessa värden. Goda förutsättningar Kommunen ska erbjuda bra arbetsplatser med en god arbetsmiljö och lika villkor. Det ställer krav på ett långsiktigt arbete med insatser för arbetsmiljö, kompetensutveckling, förmåner såväl som arbete för jämställdhet och mångfald och en aktiv lönebildning. Prestationsnivå* Etappmål Totalt ,5 70 Kvinnor Män NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 21

22 Hållbart medarbetarengagemang (HME)- Totalt Totalt - - Kvinnor - - Män - - Sjukfrånvaron (total) Totalt (%) 4,4 4,1 - Kvinnor (%) 4,2 4,5 - Män (%) 4,7 3,8 - Korttidssjukfrånvaron (1-14 dagar) Totalt (%) Kvinnor (%) 2 2,5 - Män (%) 2 1,4 - *Samtliga tre mätningar i tabellen gäller dåvarande miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Natur- och byggnadsförvaltningen inrättades 1 april 2015, och i samband med detta flyttade tre avdelningar till kommunstyrelsens förvaltning. ett lättillgängligt, tydligt och integrerat system som drar nytta av tillgängliga IT-stödsystem. En god arbetsmiljö är en viktig förutsättning i ett konkurrenskraftigt arbetsgivarerbjudande, så att rätt kompetens kan erhållas och behållas. Introduktion för nyanställda Goda förutsättningar handlar också om ett strukturerad introduktionsprogram för nyanställda. Våra nya medarbetare ska få en så bra start som möjligt i Huddinge kommun och ges goda förutsättningar att snabbt komma in i arbetet och få förståelse för verksamheten. Utöver de kommunövergripande introduktionstillfällena och den förvaltningsspecifika introduktionen är det viktigt att det finns en bra planering för den verksamhetsnära introduktionen. Systematisk arbetsmiljöprocess Under hösten 2015 inleddes implementeringen av det utvecklade systematiska arbetsmiljöarbetet. En ny grundläggande arbetsmiljöutbildning inom ramen för e-utbildning arbetas fram och nya rutiner, checklistor, uppföljningssystem och övriga dokument har tagits fram. Syftet är att ha Utvecklingsåtagande - Implementering av den utvecklade systematiska arbetsmiljöprocessen. - Framtagande och implementering av en förvaltningsintroduktion för nyanställda samt en stutkurerad verksamhetsnära introduktion på avdelningsnivå. Sund ekonomi Budgethållning Huddinge har under ett antal år haft en ekonomi i balans. Ekonomistyrningsprinciperna är tydliga i att nämnderna har ansvar och befogenheter att fatta nödvändiga beslut för att hålla budget. Stor vikt har dessutom lagts vid regelbunden ekonomisk rapportering och vid kommunstyrelsens ansvar att föreslå åtgärder för det fall att nämnderna brister i sitt ansvar. Natur- och byggnadsförvaltningen gör delårsrapporter, månadsvis uppföljning på verksamhetsnivå samt verksamhetsberättelse vilka redovisas till förvaltningens nämnder och centrala ekonomikontoret på kommunstyrelseförvaltningen. Uppföljningen skall vara ett stöd och underlätta för nämndens avdelningar och enheter i det ekonomiska arbetet. Mått för kostnadstäckning för bygglovverksamheten och lantmäteriverksamheten kommer att tas fram under 2016 för att säkerställa att rätt avgifter tas ut. Långsiktig balans Kostnadsnivåerna för verksamheterna ska analyseras och jämföras med andra som underlag för effektiviseringar och omprioriteringar. Det är viktigt att få ut maximal nytta för invånarnas skattemedel. Investeringarna finansieras över lång tid och påverkar kommunens såväl kortsiktiga som långsiktiga betalningsförmåga. Målet för att följa vilket utrymme som finns för investeringar är att nettoinvesteringarna inte bör överstiga summan av avskrivningar och årets resultat över en treårsperiod. Under 2016 fortsätter arbetet med att förbättra kvaliteten i budgetuppföljningen genom bättre kvalitet gällande kontering, uppbokningar och periodiseringar av kostnader samt förbättrade prognoser av såväl driftkostnader som investeringskostnader. Under 2014 färdigställdes en analys av det långsiktiga (till 2022) finansieringsbehovet inom kommunen och de största bolagen. Kommunen växer med ökad efterfrågan på bostäder, infrastruktur och kommunala tjänster och resultatet av analysen visar på ett omfattande finansieringsbehov framöver. Under 2015 pågår ett arbete för att se vilka eventuella 22 VERKSAMHETSPLAN 2016

23 åtgärder som kan genomföras med anledning av resultatet. De åtgärder som efter beslut av kommunfullmäktige ska genomföras, kommer att implementeras och med 2016 och framåt. Natur- och byggnadsnämndens balanserade resultat* Etappmål Totalt (mnkr) *jämförelser över tid är ej möjliga då natur- och byggnadsnämnden inrättades 1 januari Modell för uppräkning av driftmedel I takt med utbyggnaden av bostäder och omvandling av kommunens fritidshusområden ökar volymen av gator, vägar och gång- och cykelvägar, vilket är en utmaning för drift och underhåll av vägnätet. Befolkningsökningen och inriktning att förtäta i kollektivtrafiknära lägen i enlighet med översiktsplanen gör att användningen av parker, lekplatser och naturområden sannolikt kommer att öka. att locka människor att uppleva Huddinges fantastiska natur. Den volymökning och kvalitetshöjning av gator, vägar, parker, lekplatser samt ökad tillgänglighet och skydd av naturområden som pågår kompenseras till viss del av den generella volymuppräkning som nämnden erhåller. Nämnden ser dock att en modell där driftramen löpande anpassas till tillkommande samhällsinvesteringar är nödvändig eftersom en generell volymuppräkningsmodell inte ger den anpassade driftbudget som krävs. För att nya anläggningar och investeringar ska kunna skötas och underhållas på ett sätt så att kvaliteten och funktionen bibehålls behöver driftbudgeten löpande anpassas i takt med utbyggnad och kvalitetshöjning. Utvecklingsåtaganden - Modell för uppräkning av driftmedel vid investeringsbeslut påbörjas 2015, slutför Modellen ska vara klar till budgetarbetet i mars 2016 för att få genomslag i budget Huddinge satsar även på ökad trivsel och trygghet för invånarna genom utbyggnad och upprustning av kommunens parker, lekplatser och badplatser genom olika program. Naturområdena görs mer synliga och tillgängliga för Budgetåret 2016 Resultaträkning, mkr Bokslut 2014 Budget 2015 Budget 2016 Taxor och avgifter 27,4 23,4 28,4 Försäljning av verksamhet 1,5 0,2 0,3 Bidrag 4,3 2,7 2,7 Övriga intäkter 9,9 8,1 23,4 Verksamhetens intäkter 43,2 34,3 54,7 Personalkostnader -69,9-72,7-94,8 Lokalkostnader -10,9-7,9-9,1 Bidrag kostnader -5,0-5,9-6,1 Köp av verksamhet -0,4 0 0 Konsulter & inhyrd personal -11,3-6,8-6,9 Varor och tjänster -68,2-72,1-71,3 Kapitalkostnad -4,2-10,2-13,2 NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 23

24 Övriga kostnader ,3 Verksamhetens kostnader -170,3-175,6-201,6 Nettokostnad -127,1-141,2-146,9 Budget, netto 127,9 141,2 146,9 Årets resultat 0,8 0 0 varav uttag Eget kapital Balansresultat 0,8 0 0 IB Eget kapital UB Eget kapital Inför 2016 är vissa justeringar gjorda mellan verksamheterna för ett bättre resursutnyttjande. Flera tjänster är flyttade mellan avdelningarna och några nyanställningar är planerade inom ram. Natur- och byggnadsnämndens budget för 2016 är lagd utifrån den omorganisation som genomfördes under föregående år, vilket innebar att hela avdelningar (planavdelningen, mark- och exploateringsavdelningen, gatu- och trafikavdelningen), Agenda 21-verksamheten samt administrativ personal flyttades från miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen till kommunstyrelseförvaltningen den 1 april Samtidigt har personal och tillhörande budget för miljötillsynsavdelningen flyttats till natur- och byggnadsnämnden, motsvarande tkr, eftersom natur- och byggnadsnämndens är anställande myndighet för miljötillsynsavdelningens personal. Personalbudgeten för miljötillsynsavdelningen låg tidigare under den nuvarande tillsynsnämnden. Natur- och byggnadsnämnden interndebiterar nu tillsynsnämnden för de faktiska kostnader som rör miljötillsynsavdelningens driftskostnader. Miljötillsynsavdelningen behöver förstärkas med en administrativ tjänst då ärendemängden ökar, vilket medför en förhöjd kostnad motsvarande 646 tkr. Denna överflytt beror på interndebiteringen och att miljötillsynsavdelningens faktiska kostnader ska synliggöras. Miljötillsynsavdelningens totala budget för 2016 är tkr. 24 VERKSAMHETSPLAN 2016

25 Driftbudget per verksamhetsområden, mnkr Natur- och byggnadsnämnden Bokslut 2014 Budget 2015 Budget ,5-1,5-1,5 Staben/adminstration -24,5-17,9-17,1 Miljötillsynsavdelningen (tjänstemän) Bygglovavdelning 0,5-4,6-2,8 Bostadsanpassning -6,2-7,2-7,3 Energirådgivning 0,3 0 0 Lantmäteriavdelning -5,7-9,5-9,9 Naturvårdsavdelning -15,6-16,4-17,0 Underhåll gator och vägar -4,4-5,6 0 Vinterservice -23,6-24,8-25,1 Barmarksservice -33,9-31,6-45,3 Gatubelysning -10,9-15,9-15,8 Trafikverksamhet -3,2-1,3-1,1 Kapitaltjänstkostnader avse-ende beläggningsarbete -0,2-6,6-6,6 Utredningar -0,0-0,1-0,1 Övriga myndighetsfunktioner -0,9-0,5-0,5 Självfinansierade uppdrag 2,8 2,2 2,9 Summa netto -127,1-141,2-146,9 Staben och den administrativa avdelningen har slagits samman på grund av omorganisationen under 2015 för att kunna hantera resurserna på ett lätthanterligt och tydligt sätt. Detta innebär att både personal för stab och den tidigare administrativa avdelningen, men även förvaltingsövergripande kostnader, ligger under stab och administration i budgeten. Miljötillsynsavdelningens personal och tillhörande budget har flyttats till natur- och byggnadsnämnden som är den anställande myndigheten. Natur- och byggnadsnämnden interndebiterar nu tillsynsnämnden för de faktiska kostnader som rör miljötillsynsavdelningens driftskostnader. Miljötillsynsavdelningen behöver förstärkas med en administrativ tjänst då ärendemängden ökar, vilket medför en förhöjd kostnad motsvarande 646 tkr. Denna överflytt beror på interndebiteringen och att miljötillsynsavdelningens faktiska kostnader ska synliggöras. Miljötillsynsavdelningens totala budget för 2016 är tkr. Under 2015 har inkomna bygglovsärenden stadigt ökat. För att klara den ökade tillströmningen av ärenden kommer flertalet bygglovshandläggare att anställas under 2015 samt 2016, och finansiering kommer att ske inom ramen för bygglovsavdelningen. Däremot har intäktsnivån justerats för att kunna täcka rekryteringskostnaderna. Vinterservice har uppräknats med en procent, vilket motsvarar endast en nettokostnadsökning på ca 0,3 mkr. Beläggningsarbeten har tidigare gjorts från två verksamheter, dels Underhåll gator och vägar (större arbeten), och dels Barmarkservice (mindre arbeten såsom potthål med mera). Dessa två verksamheters budget har nu slagits ihop inom Barmarkservice. I och med komponentavskrivningen så sker alla större beläggningsarbeten som investeringsobjekt. Denna överflyttning från driftbudget till investeringsbudget har lett till ökade kapitaltjänstekostnader, som finns i tabellen ovan, motsvarande 6,6 mkr. I övrigt har nämndens tilldelade resurser 2016 fördelats över nämndens verksamheter. NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 25

26 Investeringar, mnkr Lekparker, bryggor och bad Bokslut 2014 Budget 2015 Budget ,5 0,5 0,5 Gatubelysning 3,1 7,2 5,1 Hissar 0 0,5 0,5 Rulltrappshus Flemingsberg 1,6 1,5 1,5 Trappor 0 0,5 0,5 Stängsel, räcken, bullerplank 0 0,5 0,5 Åtgärder broar 5,5 11,0 6,55 Dagvatten 2,1 1,5 1,5 Markförstärkningar, vibrationer 0 2,0 1,0 Beläggning 28,8 25,0 20,0 Ny GIS-plattform 0 0,2 0,5 Upprustning byggnader (fastigheter) Entréer till naturreservaten (geografiska entréer) 1,0 5,1 1,7 0 2,1 1,0 Leder i naturområden 0,2 0,8 0,5 Program för hantering av invasiva arter 0 0 0,2 Skogsbilvägar 0 0,5 0,45 Maskininvesteringar GoPd 1,6 4,8 0 Björksättra gård 0 1,0 0 Björksättra Herrgård 0,5 2,5 0 Området Sundby- Björksättra 0 0,5 0 IT-plan AGS arkivmodul 0,1 0,2 0 IT-plan nämndsprocessen 0,5 0,5 0 LONA projekt 0,2 0,8 0 Mångbruksplan 0 0,4 0 IT-stöd nya belysningsprocessen 0 0,3 0 IT-stöd parkdriften 0 0,5 0 Mätbilar 0 1,2 0 Övergång från Oracle till SQL 0 0,5 0 Toalett i Rådsparken 0 0,5 0 Södertörns Geodata 1,5 1,4 0 Summa netto 48,2 73,1 42,0 26 VERKSAMHETSPLAN 2016

27 Gatu- och parkdriftsinvesteringar Reinvesteringar i lekutrustning på lekplatser och utrustning på kommunens badplatser görs löpande för att hålla funktion och säkerhet. Arbetet styrs till stor del av den årliga besiktning som genomförs på alla lekplatser. För att upprätthålla sin funktion kräver gatubelysningen årliga armaturbyten samt seriebyten av en tredjedel av belysningsbeståndet varje år. Takten behöver ökas i att byta ut upptändningsanordningarna. Reinvesteringar görs enligt fleråriga reinvesteringsprogram för att upprätthålla funktion och värdet i investerade objekt såsom hissar, rulltrappor, trappor, stängsel, bullerplank och brokonstruktioner. Kommunen har visst ansvar för omhändertagande av dagvatten genom avtal med Stockholm vatten AB. Dessa anläggningar kräver återkommande investeringsåtgärder för att inte funktionen skall åsidosättas med risk för allvarliga vattenskador på vägarna. Den mångåriga eftersläpningen i reinvestering av gatornas beläggning har medfört ett underhållsberg och skador på underliggande vägkropp med bärighetsproblem som följd. Det ekonomiska utrymmet för 2016 är dock begränsat och investeringsutrymmet för beläggning är mindre än de senaste åren. En kartläggning av kommunens vägnät genomförs under Utifrån kartläggningens resultat ska en långsiktig plan för vägunderhållet tas fram. Tekniska investeringar Kommunens GIS-plattform Solen ska ersättas de närmsta åren. Utredningsprojekt för nytt internt GIS-verktyg har avslutats och en slutrapport upprättats inför nästa steg. Utredningen har visat på behov av investering i en ny mjukvara under Naturvårdsinvesteringar Arbete med upprustning av förvaltningens byggnader rör upprustning på kommunens jordbruksfastigheter/arrendegårdar. En särskild syn gjordes av opartisk syneman 2014 vilken är utgångspunkten i upprustningen. En utredning pågår hur kommunen ska gå vidare med Björksättra herrgård och den fastighet byggnaden ligger på. Utredningen pågår och slutförs under Investeringsposten för upprustning av byggnader inkluderar inte uppskattning av Björksättra herrgårds upprustning. Naturreservatens entréer ska iordningställas enligt de riktlinjer för reservatentréernas utformning som togs fram inom arbetet med det politiskt riktade uppdraget 2014 att synliggöra reservatsentréer. Programmet för bekämpning av invasiva ska peka ut vilka arter som utgör problem i Huddinge och hur de ska bekämpas. Programmet ska även föreslå en framtida driftbudget för genomförande av bekämpning. Upprustning och anläggning av nya så kallade skogsbilvägar fungerar som såväl bra leder för det rörliga friluftslivet, som bra arbetsvägar för reservatsförvaltningen. Överföring av ej förbrukad investeringsram 2015 till 2016 Nämnden kommer i verksamhetsberättelsen för 2015 att begära överföring av ej förbrukade investeringsmedel under 2015, motsvarande en summa om 11,4 mkr. Detta beror på att ett antal investeringsprojekt har försenats eller inte kunnat slutföras under 2015 av olika skäl. De investeringsprojekt som överförs kommer att fördelas enligt nedan: - maskininvesteringar för gata och park (0,5 mkr) - toaletter i naturreservaten (0,5 mkr) - utmärkning av naturreservat (0,5 mkr) - våtmark vid Gladövik (0,2 mkr) - ökad tillgänglighet vid fågelsjöar (0,5 mkr) - IT-plan nämndprocessen (0,4 mkr) - Södertörns geodata (2,4 mkr) - LONA-projekt (0,1 mkr) - Mångbruksplan (0,4 mkr) - toalett i Rådsparken (0,5 mkr) - digitaliseringen av gatubelysningen (2,9 mkr) - skogbilvägar (0,3 mkr) - inrättande av naturreservat (0,3 mkr) - Webb GIS (0,4 mkr) - Övergång från Oracle till SQL (0,5 mkr) - Björksättra gård (1,0 mkr) NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 27

28 Lokaler En tidigare utredning visade att lokalerna i delar av tekniska nämndhuset tjänat ut och att inomhusmiljön var otjänlig. Delar av huset stängdes under 2014 vilket resulterade i att den dåvarande miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen fick ett akut behov av ersättningslokaler. Under torsdagskvällar håller förvaltningen kvällsöppet och tar emot upp till 100 personer. Besökarna kommer ofta i mindre grupper men förvaltningen är ändå i behov av mottagningsyta och väntrumsyta. Vidare behövs instrumentförråd och omklädningsrum för flera avdelningar. Under 2015 genomfördes även en intern omflyttning av personal. Efter omflyttningen utfördes nya miljö- och hälsomätningar av lokalerna som visade godkända värden och en normal god inomhusmiljö. I och med omorganisationen av förvaltningar och flytt av tre avdelningar till kommunstyrelsens förvaltning är natur- och byggnadsförvaltningens lokalbehov inte längre lika stora. Dock kvarstår behov av en långsiktig lösning beträffande förvaltningens lokaler. Rivning av den gamla delen av tekniska nämndhuset är nödvändig för att en fortsatt god luftkvalitet ska bibehållas. Förvaltningen planerar att i samarbete med lokalplaneringssektionen initiera ett revideringsarbete av gällande avtal utifrån de senaste lokalförändringarna. Systematisk kvalitetsutveckling Systematiskt planera, följa upp och förbättra Huddinges styrmodell beskriver hur organisationen omsätter kommunfullmäktiges styrsignaler och kommunens kvalitetsstrategi till handling. Modellen är uppbyggd runt förbättringshjulet, där vi planerar, utför, följer upp och förbättrar våra verksamheter i en årlig process. En levande dialog mellan olika parter och på olika nivåer tillsammans med den systematiska arbetsprocessen hjälper oss i vår strävan efter ständiga förbättringar. Natur- och byggnadsnämnden antog i februari 2015 en anvisning för arbetet med verksamhetsplanering och internkontroll. Anvisningen förtydligar den årliga processen med planering och uppföljning, samt identifiering, bedömning och reducering av risker i verksamheten. För att ytterligare effektivisera processen, möjliggöra bättre analyser och tydliggöra den röda tråden i målstyrningen genomförs under 2016 ett kommungemensamt projekt med uppgift att skapa en nyckeltalsdatabas och kravställa ett systemstöd för planering och uppföljning. Program för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare Från och med den 1 januari 2015 ska kommunfullmäktige varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. De nya bestämmelserna syftar till att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare och öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Varje nämnd ska med kommunfullmäktiges program som grund under 2016 utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Planen ska omfatta samtliga utförare oavsett driftsform, det vill säga även verksamhet i kommunal regi. Kommunstyrelsens förvaltning ska tillsammans med nämnderna ta fram en 28 VERKSAMHETSPLAN 2016

29 modell och rutiner för att underlätta nämndernas arbete med den årliga uppföljningsplanen och göra utformningen av den enhetlig. Uppföljning och utvärdering av omorganisationer Under år 2015 gjordes en större omorganisation där bland annat tre verksamheter flyttades till kommunstyrelsens förvaltning. Uppgifter och åtaganden fördelades mellan de två förvaltningarna och en hel del processförändringar gjordes. Förvaltningen gör kontinuerligt anpassningar av de förändringar som gjordes men en gedigen uppföljning bör göras för att bland annat utreda vad som blev bra, men också det som blev mindre bra och där revidering kan behöva göras. Systematik för uppräkning av resurser i förhållande till ärendemängd Lantmäteri- och bygglovverksamheterna redovisar en ärendeökning mellan åren 2013 till 2015 på ca 70 procent. Dessa verksamheter upplever i likhet med förvaltningens övriga verksamheter att mängden ärenden och arbetsuppgifter ökar fort. Förvaltningen upplever att det inte räcker med effektiviseringar för att kompensera för den ökande arbetsmängden och ämnar därför utreda hur förhållandet mellan ärendemängd och resurser förhållit sig över tid. Förvaltningen ämnar också utreda möjligheten till att etablera en systematik för hur mängden resurser kan uppskatttas och tillses utifrån estimerad ärendemängd. Processindex Totalt (index) Huvudprocesser Ledningsprocesser Stödprocesser 2015 I syfte att få överblick samt underlag för mätning av processorienteringen måste alla nämnder utveckla processregister som följer en gemensam struktur. Natur- och byggnadsförvaltningen har sedan 2014 ett framtaget processregister som har setts över och säkerställts i samband med framtagandet av 2016 års internkontrollplan. Ökad projektmognad för ett effektivt utvecklingsarbete Delar av kommunens utvecklingsarbete är lämpligt att bedriva i projektform. Att hantera uppdrag i projektform ger en ökad tydlighet både vad gäller, mål, tid och resurser, och behövs för att snabbt nå resultat. Metoden främjar flexibilitet i en modern organisation och möjliggör kraftsamling för att arbeta effektivt med utveckling. Projektmognad handlar om förmågan att genomföra projekt. Måttet projektmognad baseras på Svenskt projektindex, en självskattning inom sju områden som genomförs årligen sedan år 2010 och som flera kommuner och landsting deltar i. Utvecklingsåtaganden - Genomföra uppföljning och utvärdering av omorganisation (-er) - Etablera en systematik för uppräkning av resurser i förhållande till ärendemängd. Ökad processorientering Processorientering innebär att vi strävar efter att de kommunalt bedrivna verksamheterna ska präglas av processynsättet och att vi tillämpar den kommungemensamma processutvecklingsmodellen. Vi kartlägger, dokumenterar och utvecklar våra processer i syfte att förbättra kvaliteten på tjänsterna, effektivisera utförandet och stärka styrningen. Detta kommer att mätas genom att nämnderna i ett processindex graderar hur långt de har kommit med utvecklingen av sina olika processer. Mätning införs successivt. Huddinge har nu tagit fram ett kommungemensamt verktyg för systematisk realisering av nytta, och under 2015 och 2016 är nyttorealisering samt resurshantering prioriterat i utvecklingen av projektarbetet. Intern styrning - 2,67 2,34 Öka Nyttorealisering - 2,67 2,12 Öka Projektmognad, femgradig skala natur- och byggnadsförvaltningen Huddinge Etappmål Arbetsprocess 2013* 2015 kommun NBN 2015 Ekonomisk styrning - 3,0 2,56 Öka Intressenthantering 2,6 2,47 Öka - Riskhantering - 2,0 2,33 Öka Strategisk styrning - 2,6 2,62 Öka Resurshantering - 2,4 2,19 Öka *Jämförelse med tidigare mätning finns ej då natur- och byggnadsförvaltningen inrättades 1 januari NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 29

30 Svarsfrekvensen för natur- och byggnadsförvaltningen var 37,5 procent i mätningen De sex svar som utgör resultatet visar att förvaltningen ligger på ungefär samma nivå som kommunen som helhet. När kompetensen höjs inom nytto- och resurshantering kommer projektmognaden att öka i kommunen. I och med införandet av ett projektstyrningsverktyg får verksamheterna ytterligare stöd i projektarbetet. Under 2016 ska nytto- och kostnadsanalyser genomföras för påbörjade utvecklingsinitiativ i enlighet med framtagen process och verktyg. Verktyget används vid satsningar som överstiger kronor och/eller 500 timmar. Vid övriga utvecklingsinitiativ används en enklare variant. Nästa mätning av projektmognaden genomförs under Tills denna mätning har nämnden som målsättning att öka projektmognaden, och särskilt vad gäller delarna nyttorealisering och resurshantering. God användning av digitaliseringens möjligheter Grundprincipen i strategin för att ta Huddinge kommun in i e-samhället är därför utveckling med invånarnas fokus. Målet är att skapa en digital kommun där invånare, företagare och besökare på ett effektivt sätt guidas till rätt tjänst vare sig den är elektronisk (e-tjänst) eller kräver kontakt via telefon eller besök. De digitala tjänsterna ska alltid vara tillgängliga. En strävan i arbetet är att göra invånaren/kunden till en aktiv part i processarbetet samtidigt som processerna i verksamheterna optimeras. Det är denna kombination som kan ge invånarna ökad service och ökad tillgänglighet till kommunen samtidigt som kommunen kan använda den frigjorda arbetskapaciteten till nya eller andra uppgifter i kommunen, alternativt kunna möta en ökad efterfrågan utan att expandera den kommunala organisationen. Öppna data avser information som är fritt tillgänglig och kan bli en viktig möjlighet för nya innovationer. Ämnet öppna data utgår från PSI-direktivet som beslutats i EU (PSI - public sector information). PSI-direktivet ska göra det lättare för fler att få tag på offentlig data. Ökad användning av e-tjänster Andel beställningar av nybyggnadskarta som sker via e-tjänst (%) Andel ansökningar om lantmäteriförrättningar som sker via e-tjänst** * Etappmål Andel ansökningar om bygglov som sker via e- tjänst*** E-blomlådan 2, självskattning, tregradig skala Etappmål Självskattning Boende och trafikanter - 1 1,89 Öka Självskattning Samhällsbyggnad, transport och miljö - 1,83 1,82 Öka *T.o.m. september ** E-tjänst införs enl. prognos i början av Mätning införs när tjänsten är i bruk. *** E-tjänst ska införas under Mätning införs när tjänsten är i bruk. E-tjänst för bygglov Under 2015 har arbete med en förstudie om en e-tjänst för bygglov pågått. Förstudien identifierar behov och vinster med en e-tjänst samt utgör underlag för kravställan av det konkreta systemstöd som krävs för etablering av en e- tjänst. Under 2016 ska upphandling och sedan implementering av en e-tjänst för bygglov genomföras. Plan för öppen data För att uppmuntra innovation och skapande av nya digitala tjänster för både medborgare och näringsliv tillgängliggör Huddinge kommun offentlig information som öppna data. Kommunen har redan släppt data vad gäller infartsparkeringar, cykelpumpar, laddstolpar, kommunindelning, förskolor, grundskolor och gymnasieskolor. Dessa finns tillgängliga för nedlaggning på data.huddinge.se. Kommunförbundet Stockholms län har undersökt vilka datamängder som är mest efterfrågade och utifrån det tagit fram en rekommendation för vilka data som man ser ett intresse från allmänheten att få tillgång till. 2 E-blomlådan är ett verktyg för självvärdering av service och verksamhetsutveckling med stöd av IT som Sveriges Kommuner och Landsting har tagit fram. För natur- och byggnadsnämnden är två områden i mätningen relevanta. 30 VERKSAMHETSPLAN 2016

31 Det gäller: - miljödata (luftkvalitetsmätningar, bullerdata, radon), - parkering (belägenhet, servicetider, specialparkeringsplatser), - skolor, förskolor, fritidshem (belägenhet och kontaktinformation). Utöver dessa dataslag finns idéer på lantmäteriavdelningen att släppa fler data som kan vara av intresse för medborgare och som i dagsläget inte genererar några betydande intäkter vid försäljning av data till avdelningen. Vilka dessa är och vad konsekvenserna skulle bli att släppa datat gratis behöver dock utredas. Hantering och utveckling av digitala planer Under 2003 gjordes ett arbete med att digitalisera alla användningsgränser, användningsytor och egenskapsgränser i då gällande detaljplaner. Arbetet utfördes av konsulter och avdelningen gjorde stickprovskontroller för att kontrollera kvalitet och korrekthet. Alla nya detaljplaner som tillkommit efter detta har på samma sätt lagts in i vår databas. Dessa linjer och ytor har därefter använts av lantmäteriavdelningen vid tolkning av detaljplaner för framställning av olika kartprodukter och vid lantmäteriförrättningar. Det långsiktiga målet med att digitalisera detaljplanerna har varit att dessa linjer och ytor ska kunna användas inom kommunen men även av externa användare vid t.ex. planering av nybyggnation. Men för att nå målet behöver det digitaliserade materialet kvalitetssäkras utifrån detaljplanens grundhandling för att det ska kunna användas som den gällande tolkningen av planens intentioner vilket vi bedömer som väldigt tidskrävande. Framtagande av informationsmodell Under har projektet framtagande av en informationsmodell för gator och vägar pågått. Syftet med projektet är att den informationsmodell som tas fram ska ge kommunen en tydligare överblick över det data som är lagrat och på så sätt kunna säkerställa att korrekt och rätt data används i varje process. Mottagare för metod och modell är kommunstyrelsen. Projektet har dock inte löpt enligt plan under 2015, då den konsultinsats som sattes in under 2014 inte resulterade i enlighet med det som efterfrågats i uppdraget. Projektet har därför gjort en omstart under hösten 2015och arbetet fortsätter under Utvecklingsåtaganden - Implementera en välfungerande e-tjänst för bygglov. - Genomföra inventering och ta fram en plan för vilken data som ska släppas till att bli öppen data. Utgångspunkt är att släppa de dataset som har föreslagits av kommunförbundet Stockholms län. - Ta fram förslag på hur vi ska hantera och utveckla digitala planer med bland annat egenskapsytor. Förslaget ska vara klart till mars 2016 för att komma med i budget Överförs från 2015: Framtagande av informationsmodell. Viktigt att samarbeta med och lära av andra Ständigt lärande är också en bärande princip för kommunens kvalitetsutveckling. En viktig aspekt i det organisatoriska lärandet är att man dokumenterar lärdomar från tidigare beslut och på ett systematiskt sätt använder sig av dessa nya kunskaper för att förbättra verksamheten. En väg att gå för att inte behöva uppfinna och bekosta hjulet helt själva är att på ett eller annat sätt samverka med andra aktörer, både internationellt, på EU-nivå, nationellt och regionalt (till exempel andra kommuner, stat, landsting och, näringsliv). Omvärldsbevakning, samverkan i regionen, med högre utbildning och forskning och samverkan på den nationella och den internationella arenan är därför viktiga delar i vår systematiska kvalitetsutveckling. Under 2015 tog kommunfullmäktige beslut om en strategi för det internationella arbetet. Kommunstyrelsens förvaltning leder under 2016 arbetet med att implementera strategin. NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 31

32 Intern kontroll Prioriterade risker och åtgärder Nämnden har upprättat en bruttorisklista och utifrån den identifierat prioriterade risker. Sannolikheten för att dessa risker inträffar bedöms som hög och om de skulle inträffa bedöms konsekvenserna bli allvarliga. Risk A: Hot och våld Ansvar: personal- och administrativ chef & gatu- och parkchef Hot och våld i yrkesutövningen i flertalet yrkeskategorier på förvaltningen i kontakt med tredje man. Risk för hot och våld vid tillsynsbesök på fastigheter. Motsvarande risk finns vid öppet hus. Riskreducerande åtgärder: Genomför regelbunden utbildning i hot och våld för nyanställda samt för medarbetare som behöver förnya sina kunskaper Fortsätta att regelbundet diskutera hot och våld på avdelningarnas arbetsplatsträffar genom att ha det som stående punkt på dagordningen. Undersök möjligheten att införa ett besöksregistreringssystem i tekniska nämndhuset. Risk B: Personal & rättsäkerhet Ansvar: personal- och administrativ chef & miljötillsynschef Förvaltningen har svårt att rekrytera personal och kan inte utföra basuppdraget. Förvaltningen är beroende av många bristyrken i olika utsträckning och processer. Rutiner och processer finns inte beskrivna vilket leder till sårbarhet och svårighet att ersätta eller ta in nya medarbetare. Nyckelpersonsberoende finns över hela förvaltningen men gäller främst viktiga arbetsuppgifter kring administrationen. Hög arbetsbelastning påverkar rättssäkerheten då tiden för kvalitetssäkring och reflektion minskar. Riskreducerande åtgärder: Framtagande av kompetensförsörjningsplan för att få ett samlat grepp kring förvaltningens insatser samt säkerställa kort- och långsiktig kompetensförsörjning. Upprätta rutin för kunskapsöverföring från nyckelpersoner som avslutar sin anställning. Utarbeta tydliga rutiner och processer för introduktion av nya medarbetare genom att till exempel ta fram standardiserade introduktionsmallar för hela förvaltningen utifrån avdelningsnivå och förvaltningsspecifika introduktionsdagar. Risk C: Krishantering Ansvar: personal- och administrativ chef & gatu- och parkchef Brister i kriskommunikationen kan leda till att invånarna inte får den information de behöver vid en kris, samt att förtroendet för kommunen minskar. Samarbetet inom skydd och säkerhet upplevs som otydligt inom förvaltningen. I en katastrofsituation kan nämnden inte utföra sitt uppdrag på grund av avsaknad av utrustning för god/säker radiokommunikation inom nämnden (mobilnätet ligger nere). Riskreducerande åtgärder: Implementera krisplan med tillhörande kriskommunikationsplan som tagits fram under hösten Genomför 1-2 övningar som samordnas med kommunstyrelsens förvaltning för att kunna identifiera olika scenarier och upprätta rutiner för detta. Genomför bedömning av förvaltningens behov av RAKEL-telefoner därefter driva på kommungemensamt arbete med radiokommunikation Risk D: Verksamhetssystem Ansvar: personal- och administrativ chef IT-miljön kraschar, systemen ligger nere. Förvaltningen är beroende av sina IT-system. Nätverksproblem som ger stor påverkan på arbetssätt och säkerhet. Mycket information och handläggningsstöd kommer via internetlänk. Riskreducerande åtgärder: Utarbeta prioriteringslista och ansvarsfördelning över uppgifter som ska prioriteras om nätet ligger nere (t.ex. felanmälan m.m.) i samarbete med kommunens servicecenter och kommunstyrelsens förvaltning. 32 VERKSAMHETSPLAN 2016

33 Risk E: Drift, planering & otillräckliga resurser Ansvar: Gatu- och parkchef & personal- och administrativ chef Projekt för nybyggnation av anläggningar (parker, gatuprojekt etc.) saknar kostnadsberäkningar för effektiv drift och underhåll. Förvaltningen har t.ex. svårt att följa klotterpolicyn, undanröja farliga träd, ploga smala gator och använda gatsten istället för annat underlag pga. resursbrist. Riskreducerande åtgärder: Risk F: Diariet Etablera ett bättre samarbete med gatu- och trafiksektionen på kommunstyrelsens förvaltning för att säkerställa att den tekniska handboken följs. Arbeta för att återinföra förbesiktningar inför slutbesiktning av nya gatu- och parkanläggningar. Utarbeta en modell för uppräkning av driftbudget (är även ett utvecklingsåtagande i verksamhetsplanen för 2016). Ansvar: personal- och administrativ chef Alla ärenden ska registreras i W3D3. Förvaltningen har även andra förvaltningsspecifika system där ärenden också ska registreras. Det är tidskrävande med registrering i flera system. Riskreducerande åtgärder: Genomför regelbundna och målgruppsanpassade utbildningar i W3D3 under för medarbetare och chefer. Risk G: Nämndadministration Ansvar: personal- och administrativ chef Expedieringen av politiskt fattade beslut rapporteras inte tillbaka till verksamheten den formella vägen. Riskreducerande åtgärder: Genomför översyn av rutiner kring expediering av beslut och säkerställ att expedieringen sker korrekt. Risk H: Tydlighet i uppdrag Ansvar: miljötillsynschef Det finns ett antal verksamhetsområden där ansvarsfördelningen mellan natur- och byggnadsförvaltningen och kommunstyrelsens förvaltning upplevs som otydlig och behöver klargöras. Riskreducerande åtgärder: Genomför kartläggning av områden där ansvarsfördelningen är otydlig. Utifrån kartläggning, klargör ansvarsfördelning. NATUR- OCH BYGGNADSSNÄMNDEN 33

34 Processer och rutiner Utifrån nämndens register över verksamhetsprocesser har fyra processer bedömts som icke fungerande och åtgärder kommer att sättas in för att få bättre fungerande processer. Process A: Hantera markupplåtelser Ansvar: Naturvårdschef Inkluderar alla nyttjanderätter så som arrenden (jaktarrenden), tomträtt, servitut, hyresupplåtelser samt andelar i samfälligheter (t.ex. vägsamfälligheter). Rubricerad process ska sammanföras med processen förvalta kommunal mark. När processerna är sammanförda genomförs en ansvarsfördelning mellan natur- och byggnadsförvaltningen och kommunstyrelsens förvaltning. RISK Register och rutiner saknas för flertalet upplåtelser inom jord- och skogsbruksmark. Olika avdelningar har olika rutiner för upplåtelser och dokumentationen är bristfällig inom vissa delar samt att rutin för upplåtelse av tomträtter. Förvaltningen är beroende av en expert inom fastighetsförvaltning som får samtliga frågor inom området Riskreducerande åtgärder planerade att genomföras under 2015: Utred förvaltningsövergripande vilka markupplåtelser som sker i en fördjupad processinventering inom processgruppen. Kartlägg vilka befintliga processer och rutiner som finns för upplåtelse. Implementera förvaltningsövergripande processer, rutiner och register för markupplåtelser. Se även över och skapa en gemensam terminologi. Förstudie kring möjligheter att upprätta en avtalsdatabas. De riskreducerande åtgärder ovan som inte blir klara under 2015 överförs till internkontrollplan för Process B: Förvalta parker och planteringar Ansvar: Gatu- och parkchef Skötsel, underhåll och drift av grönområden och parkmark inom detaljplanelagt område - så som omhändertaganden av felanmälan, underhåll, kontroll och drift av lekplatser, badplatser, grönytor och parkmark (inkl. planteringar, vegetation och klottersanering). En flerårig satsning som påbörjats under 2015 och beräknas pågå till Åtgärd 1-4 genomförs under 2016 och åtgärd 5-7 under RISK Processen fungerar inte och det är oklart om kommunens driftbudget används till rätt ytor enligt stadsplan. Riskreducerande åtgärder sker i sju steg: 1. Utarbeta en digital karta över kommunens parkmark inom detaljplanelagt område. 2. Genomför jämförelse med den digitala karta som tagits fram och nuvarande skötselytor. 3. Utarbeta en ansvarsfördelning mellan olika fastighetsägare som fastslås genom driftavtal. 4. Ta fram skötselkostnader för respektive parkyta. 5. Utarbeta ett förslag till prioritering utifrån budget, av vilken skötselnivå som kommunens parkytor ska ha. 6. Utarbeta checklista utifrån beslutad skötselnivå för varje parkyta. 7. Undersök vad det finns för IT-system för att ajourhålla skötsel av parkmark och tillhörande inventarier/utrustning så som gungor, parkbänkar, träd etc. Process C: Handlägga allmänna frågor Ansvar: Bygglovschef Ärenden från allmänheten (via kundtjänst/direkt till handläggare) som kräver ytterligare åtgärd eller utredning. RISK Ärenden och andra frågor/synpunkter och klagomål som inkommer från medborgare svaras inte på inom rimlig tid. Frågor som inkommer från en medborgare, men som behöver besvaras av flera avdelningar och/eller handläggare hålls inte samman. Riskreducerande åtgärder: Följ upp att riktlinjer för hantering av allmänna frågor följs inom förvaltningen Utarbeta tydliga rutiner för handläggning av allmänna frågor tillsammans med nya servicecenter. 34

35 Process D: Hantera handlingar Ansvar: Personal- och administrativ chef Beskriva och redovisa arkiv, hantera arkiv (förvaring, vård, konvertering, gallring, tillhandahållande, utlån), utreda och besluta om bevarande och gallring, hantera och registrera inkommande handlingar, hantera och registrera ärenden. RISK Korrekt registrering är nödvändig för att värna om demokratin och leva upp till kraven på en god öppenhet i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen. Korrekt registrering krävs även för att enkelt kunna återsöka handlingar. Vi ska även leva upp till kraven på arkivredovisning i arkivlagen och Huddinge kommuns arkivreglemente. Riskreducerande åtgärder: Säkerställa en effektiv och ändamålsenlig organisation av administrativt stöd för att hantera och registrera inkomna handlingar och ärenden. Introducera nyanställda i rutiner gällande hantering av handlingar samt utbildning i dokumentoch ärendehanteringssystemet W3D3. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 35

36 Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan granskning Tabellen nedan listar samtliga utestående revisionsåtgärder för natur- och byggnadsnämnden per den 26 oktober Revision Granskning avseende upphandling Informationsinsatser bör genomföras på förvaltningen rörande upphandlingssamordnarens uppgifter. (avvikelse) Granskning av otillåtna bisysslor Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig återrapportering av bisysslor. (delvis åtgärdat) Vägunderhåll Kommunen bör ta fram specifika kvalitetsmål för gatu- och vägbeläggning. Utifrån dessa mål kan mål för underhållet definieras. (delvis åtgärdat) Kommunen bör låta samhällsbyggnadsnämnden besluta om en långsiktig plan för gatuunderhållet. (delvis åtgärdat) Kommunen bör, i samband med ett eventuellt framtagande av kvalitetsmål för underhåll, fastställa att det som inte når upp till de fastslagna målen ska definieras som en underhållsskuld. (delvis åtgärdat) Arrendegårdar Checklista upprättas - rekrytering av arrendator, krav och driftspecifika krav. (delvis åtgärdat) Bedömningar och beslut för val av arrendator vid nyrekryteringar bör dokumenteras. (delvis åtgärdat) Principer för beräkning av arrendeavgifter dokumenteras. (delvis åtgärdat) Dokumentation och nämndbeslut vid väsentliga kostnader utöver avtal som belastas kommunen. (delvis åtgärdat) Besiktning vid byte av arrendator. Besiktningen bör dokumenteras. (delvis åtgärdat) Arrendegårdar och övriga arrenden på naturmark Upprätta och implementera skriftliga rutiner kring vilka kostnader som bör åligga hyresgästen/arrendatorn och vilka kostnader som kommunen ska stå för samt uppdatera delegationsordningen med vem som ska attestera och inom vilka ramar. (delvis åtgärdat) Upprätta och implementera skriftliga rutiner och policys rörande hanteringen av arrenden/upplåtelser avseende tilldelning, prissättning och ansvarsfrågor. (delvis åtgärdat) Dokumentera kommunens policy beträffande uthyrning till nuvarande och tidigare anställda inom kommunen. (delvis åtgärdat) Upprätta och implementera en formell arbetsbeskrivning för den person som hanterar arrenden och upplåtelser. (avvikelse) Hanteringen av exploateringsfastigheter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter Årsvis upprättad underhållsplan bör kompletteras med flerårsplan. Hantering av exploateringsfastigheter Inför 2018 års internkontrollplan utvärdera effekterna av samhällsbyggnadsnämndens åtgärdsplan från den 9 december Granskning av vidtagna åtgärder med anledning av anmärkning av revisionsberättelsen för 2013 Natur- och byggnadsnämnden bör vara aktiv i värdegrundsarbetet och utformningen av internkontrollplaner och löpande följa detta arbete inom förvaltningarna. (delvis åtgärdat) Diarienummer dnr 2011/ dnr 2012/ dnr 2011/ dnr 2013/ dnr 2014/ dnr SBN 2013/ dnr 2014/ dnr NBN 2015/ PLAN FÖR INTERN KONTROLL 2016

37 Organisation NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 37