Patientsäkerhetsberättelse och Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöbokslut 2017

Transkript

1 Patientsäkerhetsberättelse och Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöbokslut 2017 Sida 1 av 22

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Praktikertjänst Röntgen organisation, vision, affärsidé, värdeord... 4 Organisation... 4 Vision... 4 Affärsidé... 4 Värdeord... 4 Ledningssystem för kvalitet och miljö... 5 Ledningssystem och kvalitetssamordning... 5 ISO-arbetet... 6 Kvalitets- och miljömål Medarbetare, lokaler och utrustning... 9 Personalresurser och kompetens... 9 FoU samt utbildning Lokaler och utrustning Strålsäkerhetsprocessen Kvalitetssäkring av röntgenverksamheten Patientstrålskydd Dubbelgranskning och diagnostisk säkerhet Arbete för ständig förbättring Kundtillfredsställelse Patientenkät Remittentenkät Avvikelsehantering Rapport till myndighet mfl Riskhantering och riskanalyser Miljöarbetet Miljömål och aktiviteter Arbetsmiljöarbetet Arbetsmiljökommittén Arbetsmiljöarbetet Sida 2 av 22

3 Inledning Praktikertjänst Röntgen bedriver kostnadseffektiv medicinsk radiologi av hög kvalitet till nytta för patienter, remittenter och beställare. Företagets röntgenverksamhet bedrivs vid 12 fristående röntgenavdelningar i fyra landsting. Praktikertjänst Röntgens dominerande patientgrupp är öppenvårdspatienter i behov av medicinsk radiologi. Några sjukhuskliniker och merparten av försäkringsbolagen nyttjar företagets röntgenavdelningar. Under 2017 har totalt ca undersökningar genomförts. Praktikertjänst Röntgens ledningssystem för kvalitet och miljö är certifierat av Intertek Certification AB mot kraven i standarderna ISO 9001:2008 och Genom uppfyllandet av kraven i ISO 9001:2008 uppfylls även kraven i Socialstyrelsens författningssamling SOSFS 2011:9 ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården - och kraven på kvalitetsäkring i strålsäkerhetsmyndighetens författningssamling SSMFS 2008:35 - allmänna skyldigheter vid medicinsk och odontologisk verksamhet med joniserande strålning. Patientsäkerhetsarbetet och kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbetet är integrerat i samma ledningssystem som är tillgängligt för alla medarbetare. Ledstjärnan för att utveckla och säkerställa god vård och kvalitet i Praktikertjänst Röntgen är att arbeta med: Kunskapsbaserad och ändamålsenlig vård Säker vård Patientfokuserad vård Effektiv vård Jämlik vård som ges i rimlig tid Praktikertjänst Röntgens viktigaste utmaningar de kommande åren är att bibehålla befintliga och säkra nya avtal i Stockholms läns landsting med fortsatt hög kvalitet men med allt snävare ekonomiska ramar. Sida 3 av 22

4 Praktikertjänst Röntgen organisation, vision, affärsidé, värdeord Organisation Praktikertjänst Röntgen består under 2017 av 12 fristående röntgenavdelningar samt ett kontor med lednings- och specialistfunktioner. Organisation Praktikertjänst Röntgen (Fet stil markerar huvudavdelningar) Storlek och småskalighet i kombination har gett fördelar i form av affärsmässighet, verksamhetsfokus, effektivitet, liten byråkrati, självständighet och flexibilitet. Vision Förbättra människors hälsa och livskvalitet genom att vara ett optimalt beslutsstöd i vårdkedjan. Det givna valet inom medicinsk radiologi. Affärsidé Praktikertjänst Röntgen bedriver kostnadseffektiv medicinsk radiologi av hög kvalitet till nytta för patienter, remittenter och beställare. Verksamheten följer vetenskapligt beprövade metoder i enlighet med modern medicinsk praxis. Affärsmodellen bygger på decentraliserade verksamheter, entreprenörskap och delaktighet i kombination med gemensam ledning, samordning och affärsutveckling. Värdeord Arbetsglädje Kompetens Tillgänglighet Delaktighet Långsiktighet Sida 4 av 22

5 Ledningssystem för kvalitet och miljö Ledningssystem och kvalitetssamordning Företagets Intranät, där även ledningssystemet ingår, har under 2017 fortsatt förbättrats och utvecklats för att öka användarvänligheten. Under året har det varit fokusering på att ytterligare arbeta med företagets övergripande digitaliseringsprojekt för att öka effektiviteten och säkerheten vid en ökad konkurrenssituation. Riskanalyser har lyfts fram som ett effektivt verktyg för att skapa en lärande organisation med fokus på ständig kvalitetsförbättring. Riskanalyser har gjorts på avdelningar med personalen för ökad delaktighet. Uppföljning av patienternas åsikter visar att Praktikertjänst Röntgen har ett fortsatt gott bemötande och omhändertagande. Arbetet för att ackreditering av verksamheten enligt SS-EN ISO/IEC 17025:2005 har pågått hela 2017 med involvering främst från Stockholms avdelningarna. Insyn av Svedac skedde i november och det fortsatta arbetet innebär att Praktikertjänst Röntgens Stockholmsavdelningar kommer att ackrediteras under första halvåret 2018 enligt planering. Ackreditering av verksamheten ger möjlighet att fortsätta leverera radiologiska tjänster åt SLL även om inte verksamheten har landstingsavtal. Verksamheten är certifierad enligt ISO 9001 Ledningssystem för kvalitet och ISO Ledningssystem för miljö. Certifieringen tillsammans med ackrediteringsarbetet skapar förutsättningar för en fortsatt kvalitativ utveckling av Praktikertjänst Röntgens verksamhet. Praktikertjänst Röntgens ledningssystem för kvalitet och miljö är certifierat av Intertek Certification AB mot kraven i standarderna ISO 9001:2008 och 2004 sedan Genom uppfyllandet av kraven i ISO 9001:2008 uppfylls även kraven i Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9 - ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården - och kraven på kvalitetssäkring i Strålsäkerhetsmyndighetens författningssamling SSMFS 2008:35 - allmänna skyldigheter vid medicinsk och odontologisk verksamhet med joniserande strålning. Verksamheten ska omcertifierades under 2018 för ytterligare tre år. Certifikaten är ett krav för etableringar i allt fler landsting vare sig det sker via upphandling enligt LOU eller etablering enligt LOV-Vårdval. Ackreditering enligt ISO är ett led i arbetet med att uppfylla kraven för leverans av radiologiska tjänster till vården även i situationer där det inte finns landstingsavtal. Praktikertjänst Röntgens patientsäkerhetsarbete kommer fortsatt att fokuseras på att öka den diagnostiska säkerheten, minska eventuella patientkomplikationer och sänka patientstråldoserna. Den diagnostiska säkerheten följs med dubbelgranskning och för bröstdiagnostiken genom kvalitetsgranskning av utförda undersökningar och uppföljning av ställda diagnoser. Patientstråldoser övervakas genom diagnostiska standarddoser samt strukturerad revision och optimering. Dubbelgranskning sker kontinuerligt dels genom jämförelse av svar från andra vårdgivare dels stickprovskontroller av oberoende granskare görs årsvis vilka bedöms av erfaren allmänradiolog, punkterna berättigande, undersökningskvalitet och svarskvalitet/slutlig bedömning finns med. Sida 5 av 22

6 Riskanalyser görs för att fortsätta utveckla säkerhetsarbetet till ett proaktivt fokus. Systematiskt förbättringsarbete ur strålsäkerhetssynpunkt bedrivs fortlöpande. Strukturerad revision och optimering av samtliga undersökningsmetoder med joniserande strålning fortgår planenligt. Rätt avvägd kompetens, utrustning samt samordnade rutiner och metoder är de kraftfullaste verktygen för att ständigt förbättra patientsäkerhet, kvalitet och kostnadseffektivitet i verksamheten. ISO-arbetet Extern och intern revision Extern revision Externrevisionen genomfördes av Intertec mars Resultatet blev att 1 mindre avvikelse konstaterades vad gäller lagefterlevnaden till miljölagstiftningen. Avvikelsen har åtgärdats genom tydligare stöd för att kunna följa upp att lagefterlevnadskontrollen genomförs enligt standardens krav samt att noggrann uppföljning sker vid interrevisioner av att egenkontroller har genomförts. Ytterligare åtgärd är att en laglista med frågor på respektive lagområde vidare utvecklats med fokus även på miljöområdets krav, denna laglista gås igenom halvårsvis och dokumenteras i egenkontoller. Intern revision Intern revision genomfördes vid tre datum (Kontoret), (Ellenbogen), (Samariterhemmet) av CKM/LS och sjukhusfysiker/strålsäkerhetsexpert/am. Inga större avvikelser observerades. Totalt identifierades inga mindre avvikelser vilket visar att föregående års fokus på skärpning av intern kontroll och revision har givit effekt. Ett antal observationer gjordes som har lett till förbättringsförslag och åtgärdats. Insyn ISO 17025:2015 Insyn genomfördes av SWEDAC november 2017 på samtliga Stockholmsavdelningar. Insynen hade föregåtts av ett intensivt arbete på samtliga avdelningar samt i den företagsövergripande ackrediteringsgruppen för att förbereda ackreditering. Insynen ledde till 60 avvikelser vilket i sammanhanget var en låg siffra och Praktikertjänst Röntgen rekommenderas för ackreditering förutsatt att avvikelserna har åtgärdats inom en 4 månaders period. Ny revision kommer att ske för att säkerställa detta från SWEDAc:s sida. Ledningens genomgång Ledningens genomgång enligt inför Ackreditering enligt ISO genomfördes i november av ledningsgruppen. Praktikertjänst Röntgens kvalitets- och miljöpolicy, miljöaspekter och miljömål har reviderats och fastställts. Ledningssystemets processer Praktikertjänst Röntgens huvudprocess är patientarbetet inklusive strålsäkerhetsarbetet, som redogör för omhändertagande av patient, genomförande av undersökning, efterlevnad av strålsäkerhetsrutiner, samt överlämnande av svar till remittent. Det är i denna process som kvalitetsarbetet kan förbättras och förmågan att tillfredsställa krav från patienter, remittenter och beställare säkerställs. Sida 6 av 22

7 Praktikertjänst Röntgens vision, affärsidé och värderingar Leda Krav från: patienter remittenter beställare Patientarbetet Stödja Nöjda patienter, remittenter och beställare Lagkrav Huvudprocessen patientarbetet inklusive strålsäkerhetsarbetet är uppdelad i rutiner indelade efter patientens och remissens flöde i verksamheten och därutöver ett flertal rutiner för specifika frågor t ex hygien. Undersökningar utförs enligt metodbeskrivningar. Dessa anpassas efter utrustning och kundkrav t ex från respektive landsting, universitets- eller regionsjukhus i syfte att undvika friktion i vårdkedjan. Rutiner och metodbeskrivningar uppdateras löpande. Utifrån Praktikertjänst Röntgens vision, affärsidé och värderingar har vi ledande processer för att sätta mål, planera verksamheten, organisera och engagera medarbetare samt följa upp att vi når uppsatta mål såväl vad gäller kvalitet som miljö. Därutöver finns stödjande processer med funktioner inom ekonomi, IT och teknik. De stödjande processerna har även en nyckelroll i att tillgodose uppfyllelse av lagkrav. Miljöarbetet ser ingen skillnad på huvudprocessen och de stödjande processerna utan går parallellt genom hela verksamheten. Ledningssystemets dokumentation Merparten av de styrande dokument som ingår i ledningssystemet finns lagrade och tillgängliga för medarbetarna i företagets intranät. Intranätet har också en funktion för att hantera mål och handlingsplaner. En annan funktion är att hantera avvikelser, riskanalyser och förbättringsförslag. Patientrelaterade uppgifter, t.ex. remisser, får inte lagras i Intranätet. De lagras i företagets journalsystem RIS och PACS, vilka är sammankopplade med varandra. RIS innehåller textbaserad information och PACS innehåller bilder. Metodbeskrivningar för undersökningar lagras huvudsakligen i företagets gemensamma webbaserade metodbok. Sida 7 av 22

8 Styrning av kvalitetsarbetet Kvalitets- och miljömål 2017 För 2017 års kvalitets- och miljöarbete har mål formulerats enligt nedan, gulmarkerade mål är centrala bonusmål. Perspektiv: Kunder /Patienter Avgörande framgångsfaktor Patientupplevd kvalitet Hög Kompetens Styrtal Mål Ansvarig lokalt/centralt Upplevt helhetsintryck TouchPoint Andel medarbetare som har genomgått fortbildning Medelvärden >5 av 6 En utbildning vartannat år per medarbetare AC/VC AC/VC Perspektiv: Remittenter /Beställare Avgörande framgångsfaktor Styrtal Mål Ansvarig lokalt/centralt Hög kompetens och bra utlåtanden Svar på remittentenkät Medelvärde >4 av 5 VC/AC Perspektiv: Utveckling och processer Avgörande framgångsfaktor Styrtal Mål Ansvarig lokalt/centralt Genomföra Följa tidtabell för Genomfört 1 framtidsgruppens förändringsarbete oktober 2017 projekt BB/VD/AC/VC Ackreditering av undersökningsmetoder Förbereda certifiering enligt ny ISO standard Perspektiv: Medarbetare Avgörande framgångsfaktor Öka avdelningens effektivitet 7 stycken genomförda Internt arbete genomfört Ackrediterade under 2017 Färdigställt under 2017 LS/AC/VC Styrtal Mål Ansvarig lokalt/centralt Individuella mål i utvecklingssamtal ska bidra till förändringsarbetet >90% genomförda mål Utfall 2017 Se presentation målvärde uppnådd Detta mål är svårt att mäta men uppfattningen är att det är en hög nivå av fortbildning Utfall 2017 Se presentation Målvärde uppnådd Utfall 2017 Uppnått på avdelningsnivå Rekommenderade för ackreditering, processen fortsätter LS/AM/VD/AC/VC Externrevision 2018 AC/VC/HR Utfall 2017 Detta mål är svårt att mäta men samtliga medarbetare har utvecklingssamtal som fokuserar på resultat Perspektiv: Ekonomi Avgörande framgångsfaktor Styrtal Mål Ansvarig lokalt/centralt Utfall 2017 God lönsamhet Resultatmål 9,0% enligt budget VD/ MA Uppnått på avdelningsnivå Sida 8 av 22

9 Medarbetare, lokaler och utrustning Personalresurser och kompetens Medarbetare Praktikertjänst Röntgen har 179 medarbetare, varav 31 utgör företagets fasta radiologer. I gruppen röntgensjuksköterskor, röntgenassistenter, sonografer, undersköterskor och medicinska sekreterare minskade genomsnittsåldern något. 49,5 år ( ) 50,8 år ( ) 50,6 år ( ) 51,2 år ( ) 51,6 år ( ) 49,6 år ( ) 50,9 år ( ) Rutinen för introduktion av nya medarbetare ses löpande över och förbättras. Vi har vid två tillfällen under 2017 haft företagsintroduktion på kontoret för nyanställda medarbetare inom Praktikertjänst Röntgen. Trots en osäker tid för vissa avdelningar har vi kunnat nyrekrytera och tillsätta vakanser. Sjukfrånvaron var 3,1% 2017 att jämföra med 3,6 % under år 2016 och 5,0 % under år En förklaring är att vi har minskat antal långtidssjukskrivningar. Ingen låntidssjukfrånvaro är relaterad till situationen på arbetsplatsen. Radiologer Praktikertjänst Röntgens radiologer har en hög och bred kompetens inom radiologi. Med en genomsnittsålder som på vissa avdelningar närmar sig/överstiger 60 år finns det ett behov att föryngra läkargruppen. Rekrytering försvåras av att tillgången på erfarna radiologer med bred kompetens är begränsad. Under nästa år ska en successionsplan tas fram för radiologerna. Särskilt besvärande är bristen på doktorer med mammografi- och ultraljudskompetens. Den radiologiska kompetensen utvecklas från generalistkunskap mot en allt större specialisering inom olika modaliteter. Utvecklingen väntas fortsätta med subspecialisering inom olika organsystem. Ansvar och befogenheter Befattnings- och ansvarsbeskrivningar dokumenteras i Intranätet. Dessa beskrivningar återfinns i den enskilde medarbetarens profilkort i Intranätet. I profilkorten finns även de körkort som krävs för aktuell befattning dokumenterade. Kompetensinventering och kompetensbehov Praktikertjänst Röntgens strävan är att vara en attraktiv arbetsgivare. Genom ett strategiskt och systematiskt kompetensutvecklingsarbete erhålls rätt kompetens, vilket är avgörande för att uppfylla verksamhetens uppdrag och mål samt trygga patientsäkerheten. Kompetensbehov identifieras vid det årliga medarbetarsamtalet där medarbetaren och närmaste chef går igenom nuvarande arbetsuppgifter och körkort samt möjliga, nya utvecklingsområden och vilken kompetens som behövs för detta. Detta resulterar i en individuell kompetensutvecklingsplan. Sida 9 av 22

10 Under året genomförs aktuella kompetenshöjande åtgärder. Uppföljning sker senast i mål- och utvecklingssamtalet året därpå. Samtliga medarbetares kompetens är kartlagd och dokumenterad. Insamling av Radiologers CV, legitimation och specialistbevis samlades in under året. Nya medarbetare genomgår introduktionsprogram omfattande utrustningar, system, rutiner, metoder och praktiska arbetssätt som krävs för tjänsten. Som en kvittens utfärdas körkort för de utrustningar och system som personen behärskar. Strålskyddsutbildning Strålskyddsutbildning ges till alla medarbetare sysselsatta i verksamhet med röntgenstrålning; vid nyanställning samt därefter minst vart tredje år. Vid det årliga medarbetarsamtalet får varje medarbetare frågan om de önskar ytterligare strålskyddsutbildning. Medarbetarundersökning Under 2018 planeras införande av Populum som är en form av temperaturmätningsundersökning bland medarbetarna. FoU samt utbildning Praktikertjänst Röntgen har deltagit i elva forskningsprojekt/läkemedelsstudier under år 2016: Praktikertjänst Röntgen Eriksborg Abbvie Clinical Study M Uppföljning av effekt av läkemedel genom MR-undersökning av hand Praktikertjänst Röntgen Hötorget Praktikertjänst Röntgen Hötorget Klinisk läkemedelsprövning gällande uppföljning av effekt av läkemedel vid KOL (kronisk obstruktiv lungsjukdom) genom lungröntgen Kliniska läkemedelsprövningar gällande uppföljning av effekt av läkemedel vid MS genom MRundersökning av hjärna (2 olika preparat och studier) Klinisk läkemedelsprövning gällande uppföljning av effekt av läkemedel mot artros vid knä och höftbesvär genom röntgen av knäleder samt MR av knäleder och höftleder Studie kring transplantation av stamceller för regenerering av skadad rygmmärg genom MRundersökning av bröstryggen. Praktikertjänst Röntgen Odenplan Forskningsprojekt i samarbete med Institutionen för neurovetenskap, KI, MR-undersökning av hjärna, flera delprojekt Forskningsprojekt i samarbete med Kardiologkliniken, Karolinska Universitetssjukhuset Huddinge, MIND-studie MR-undersökning av hjärna Forskningsprojekt i samarbete med Astrid Lindgrens barnsjukhus, ultraljud testiklar Forskningsprojekt i samband med AstraZeneca, Boidinamica, MR Under 2017 har 23 röntgensjuksköterskastudenter samt 7 ST-läkare fått utbildning vid Praktikertjänst Röntgen. Studiebesök från olika utbildningsenheter har genomförts. Medarbetare har föreläst, Sida 10 av 22

11 handlett och examinerat studenter på grundutbildning samt hållit i seminarier för ST-läkare. Företagets radiologer har dessutom föreläst vid ett flertal vårdcentraler. Lokaler och utrustning Lokaler Inga större ombyggnationer har skett. Utrustning Följande utrustningar har uppgraderats och upphandlats under Samtliga är ersättningsinvesteringar: Ellenbogen har bytt sina två ultraljudssystem Service och underhåll Medicinskteknisk utrustning har servats enligt plan och tillgängligheten har motsvarat eller överträffat gällande servicenivåavtal. IT-driften har varit stabil under Tillgängligheten har med något enstaka undantag legat väl inom ramen för avtalad SLA. IT-supporten har gjort korrekta prioriteringar och agerat snabbt enligt avtalad SLA. Ett fåtal ärenden har behövt eskaleras, främst beroende på att ärendet blivit liggande utan åtgärd hos extern leverantör. Strålsäkerhetsprocessen Kvalitetssäkring av röntgenverksamheten Praktikertjänst Röntgen har tillstånd för verksamhet med joniserande strålning, utfärdat av Strålsäkerhetsmyndigheten. I enlighet med tillståndsvillkor sammanställs årligen strålsäkerhetsbokslut. Rutiner för strålsäkerhetsarbete samt organisationsplanen för strålsäkerhet revideras löpande. Styrande samt redovisande dokument inom strålsäkerhet finns på Praktikertjänst Röntgens intranät. Implementering av rutiner gällande riskanalyser pågår fortlöpande. Riskanalys ur strålsäkerhetssynpunkt utförs vid inköp av ny röntgenutrustning, ombyggnation av röntgenundersökningsrum, införande av ny undersökningsmetod, samt revision och optimering av undersökningsmetod. Årlig kontroll av röntgenutrustning ur strålskyddssynpunkt har under året genomförts för samtliga röntgenutrustningar. Strålskyddsutbildning har under året hållits vid 17 tillfällen och på samtliga avdelningar. Företagets system för insamling av stråldoser från röntgenutrustningar har under 2017 använts rutinmässigt för optimering av röntgenundersökningar och sammanställning av diagnostiska standarddoser. Sida 11 av 22

12 Patientstrålskydd Utifrån EU-direktiv har Strålsäkerhetsmyndigheten fastställt stråldosnivåer - diagnostiska referensnivåer (DRN) - som inte ska överskridas för patienter som genomgår röntgenundersökningar. Varje röntgenavdelning sammanställer därför medelstråldoser, diagnostiska standarddoser (DSD), för patienter som genomgår vissa undersökningar. DSD bestäms minst en gång vart tredje år och under 2017 bestämdes DSD för Praktikertjänst Röntgen Huddinge, Hötorget, Järva, Liljeholmen och Skärholmen. Samtliga DSD underskrider DRN genomfördes revision och optimering av samtliga röntgenundersökningsmetoder vid Praktikertjänst Röntgen BröstCentrum City lab 1 och 3 (mammografi) samt Ellenbogen lab 1, 2, 3, 4 och DT (skelett- och lungröntgen, genomlysning och datortomografi). Dubbelgranskning och diagnostisk säkerhet I kravspecifikationen för radiologi från avtalet med Stockholms läns landsting anges följande krav på dubbelgranskning: Det mest betydelsefulla sättet att öka den diagnostiska säkerheten är en konsekvent genomförd dubbelgranskning. Det är därför ett krav att alla undersökningar utom ultraljud och skelettundersökningar inom 600-serien skall dubbelgranskas. Enligt avtalet med region Skåne skall bildmaterialet granskas av två läkare med specialistkompetens, vilket också sker. Praktikertjänst Röntgen Samariterhemmet dubbelgranskar lungor och utvalda MR-undersökningar. Dubbelgranskningen utförs ofta samma dag eller dagen efter. Ibland förekommer tillägg i efterhand och det kan då leda till att en dubbelgranskad undersökning i statistiken framstår som icke dubbelgranskad. I statistiken ingår också försäkringspatienter och undersökningar remitterade från sjukhus, för vilka inte alltid dubbelgranskning behöver utföras. Utfallet ligger mellan 94,7%-100% inom de relevanta undersökningstyperna, vilket måste anses väl uppfylla avtalskravet. Ambitionsnivån för dubbelgranskning är hög i en nationell jämförelse (Nysam 2012). Kontinuerlig återkoppling av svarsutlåtandet erhålls vid ronder med ortopeder Praktikertjänst Röntgen Hötorget samt vid ronder på S:t Görans sjukhus för mammografi från BröstCentrum City. Kontinuerlig återkoppling från Neuroradiologen Karolinska sjukhuset vid eventuell eftergranskning av utförda undersökningar där svarskopia på granskning tillsändes avdelning där undersökning utförts. Uppföljning av ultraljudsledd prostatabiopsi med PAD-utfall mot punkterade beskrivna MR-fynd Praktikertjänst Röntgen Hötorget. Kontinuerlig uppföljning av PAD efter finnålspunktion thyroidea mot ultraljudsfynd. Sida 12 av 22

13 Arbete för ständig förbättring Kundtillfredsställelse Praktikertjänst Röntgen har identifierat tre kundkategorier: patienter - remittenter - beställare. Patienternas förväntningar följs upp med löpande årliga enkäter. Remittenternas krav är själva remissen och uppföljning görs vartannat år med en remittentenkät. Beställarna har tydliga krav i avtalstexten och uppfyllanden av dessa följs upp vid regelbundna möten. Tillgänglighet Väntetiderna hålls vid samtliga avdelningar förutom vid Praktikertjänst Röntgen Skärholmen för MR och DT, där patienter erbjuds undersökning vid annan avdelning. Röntgensvar lämnas inom ca en timme i genomsnitt. I nedanstående diagram framgår väntetiderna i dagar för Praktikertjänst Röntgens avdelningar i Stockholm för MR, DT och ultraljud: MR Hötorget Odenplan Skärholmen DT Hötorget Odenplan Skärholmen Sida 13 av 22

14 14 UL Hötorget Odenplan Skärholmen Svarstider I avtalet med SLL anges att remissvar skall avges inom fyra arbetsdagar efter undersökningen med iakttagande av sekretesslagens bestämmelser. Mediantiden för svar från Praktikertjänst Röntgen är mindre än två timmar. För samtliga undersökningstyper ligger svarstiden under ett dygn. Patientenkät Praktikertjänst Röntgen genomför patientenkäter via Touchpoint för att mäta NKI, Nöjd Kund Index. På alla större avdelningar finns en pekskärm där patienten kan svara på ett antal frågor. Pekskärmarna placeras också ut på de mindre avdelningarna några veckor per år. Det är totalt fyra frågor gemensamma för alla avdelningar och berör bemötande - information - tillgänglighet samt rekommendationsgraden. Synpunkterna används för att förbättra patientnöjdhet och patientsäkerhet. Nedan redovisas utfallet för frågorna. Sida 14 av 22

15 Sida 15 av 22

16 Patienterna ger Praktikertjänst Röntgen överlag mycket goda omdömen. Varje avdelning har direkt ingång till resultatet och följa det simultant. De kan även bryta ner och jämföra sitt eget utfall med andra avdelningars. Vid varje APT ska resultatet gås igenom för den gångna perioden. Sida 16 av 22

17 Förutom möjlighet att svara på frågor i Touch Point finns särskilda svarskort för synpunkter på alla avdelningar. Synpunktskorten kan tas med och postas i brevlådor på stan, alternativt läggas i brevlåda för Patientsynpunkter på avdelningen. Förändrings förslag från patienter tas tillvara och läggs in i det systematiska kvalitetsarbetet. Remittentenkät Remittentenkäter genomförs vartannat år. År 2017 genomfördes remittentenkäter i Stockholms Läns landsting. Remittentenkäten genomfördes för första gången via epost och inte som postalt utskick. Det var totalt 11 stycken frågor (inklusive en följdfråga) i e-post enkäten som skickats till total stycken remittenter. 123 stycken svarade på hela enkäten vilket är en svarsfrekvens på ca 10 %. Tyvärr är svarsfrekvensen låg vilket medför att inga slutsatser kan dras på avdelningsnivå. Majoriteten, ca 75%, av de som svarat på undersökningen jobbar inom allmänmedicin. Ungefär tre av fyra remitterar främst till Praktikertjänst röntgen. Majoriteten upplever att man får snabba röntgensvar och att det alltid finns möjlighet att få akutsvar. Något sämre upplevs tiden från bokning till undersökning. Patienterna upplevs relativt nöjda. Utvecklingsområden är främst att alltid ge svar på frågan remittenten ställt, att ge dem koncisa och kliniskt relevanta röntgensvar samt att vara proaktiva. Även tillgängligheten för konsultation kan lyftas något för att få ännu lite nöjdare remittenter. Sammanfattningsvis är ni duktiga att ta hand om patienterna och ge snabba röntgensvar men behöver jobba lite med det proaktiva och tillgängligheten för remittentens eventuella frågor Sida 17 av 22

18 Remittentens Remisser och kontakt med remittenter Remissflödet är till övervägande del elektroniska. Under 2017 har andelen e-remisser ökat och är 86% jämfört med 81 % i snitt under Arbetet med att öka andelen e-remisser fortsätter. Med riktade utskick till pappersremittenter har vi erbjudit dessa att ansluta sig kostnadsfritt till Infosolutions e-remisslösning. På sikt kommer även en ytterligare e-remisslösning via Sectras Order Management att kunna erbjudas. Sida 18 av 22

19 Remittent utskick sker när behov finns för att informera om pågående digitaliseringsprojekt samt för att öka kännedomen om våra avdelningar. Företaget kommer under 2018 fortsätta att vidareutveckla och öka närvaron på sociala medier efter en analys av kommunikationsarbetet. Remittenterna erbjuds dessutom möjlighet att delta i utbildning där radiolog från Praktikertjänst Röntgen kommer ut till arbetsplatsen och föreläser. Avvikelsehantering I Praktikertjänst Röntgens interna avvikelsehanteringssystem har 306 (372) avvikelser registrerats. En anledning till nedgången av rapporterade avvikelser är att det är möjligt att göra sammanläggning av vanliga avvikelser så att en mycket vanlig avvikelse kan rapporteras i ett sammanhang med identiska avvikelse, detta kan vara en anledning till att antalet avvikelser har minskat. Fokusering på att de avvikelser med högst frekvens ska samlas för riskanalyser har också genomförts. Rapportering av avvikelser har under 2017 fokuserat på kvaliteten på rapportering av avvikelser och att det är viktigt att göra en fördjupad rotorsaksanalys vid avvikelser för att sträva mot att få bort de vanligaste grundorsakerna till avvikelse. Avvikelsehanteringen kommer vara fortsatt viktig under Återkoppling till avdelningschefsgrupp och ledningsgrupp sker fortlöpande. Vikten av att rapportera avvikelser tas upp kontinuerligt. En rapport med statistik över antalet avvikelser, vilka avdelningar som rapporterat in samt klassificeringar har fortlöpande under året tagits fram. Avvikelserna klassificeras enligt en skala 1-4 gällande allvarlighetsgrad och sannolikhet för upprepning. Avvikelser gällande allvarlighet klassade 3 (betydande) samt 4 (mycket allvarlig) och avvikelse gällande sannolikhet för upprepning klassade 3 (stor) samt 4 (mycket stor) diskuteras med fokus på långsiktiga åtgärder som om möjligt leder till att liknande avvikelser inte upprepas. Nedanstående tabell visar andelen rapporterade avvikelsers fördelning efter allvarlighetsgrad samt frekvens. För de avvikelser som har ett sammantaget värde på 6 och högre har en fördjupad rotorsaks- analys genomförts. Samtliga avvikelser har analyserats. För avvikelser med ett lågt värde men en hög frekvens har riskanalyser genomförts eller planeras för att genomföra. Den absolut vanligaste avvikelsen rör hantering av remiss internt. I de analyser som har genomförts har åtgärder införts som ökar remissäkerheten. Fortsatt arbete med detta kommer att ske under Frekvens Grad lodrätt Allvarlighetgrad Grad vågrätt % 0% 0% 0% 3 0% 5% 10% 2% 2 0% 5% 17% 4% 1 1% 5% 13% 39% Sida 19 av 22

20 Rapport till myndighet mfl Av ovanstående avvikelser har 38 st anknytning till strålsäkerhet. Inga avvikelser rapporterades under 2017 till Strålsäkerhetsmyndigheten. En avvikelse under 2017 föranledde anmälan till Inspektionen för vård och omsorg, IVO, enligt Lex Maria. Denna avvikelse är avslutad och vårdgivaren bedöms ha vidtagit de åtgärder som krävs. Det är sex ärenden som har varit föremål för utredning av Inspektionen för vård och omsorg, IVO, på initiativ av patient eller remittent. Av dessa sex är fem avslutade utan kritik. Ett ärende ligger för utredning. Under 2017 har 9 klagomål från patient/närstående inkommit till Patientnämnden gällande Praktikertjänst Röntgens avdelningar. Av dessa har inga klagomål lett till att Patientnämnden kontaktat berörd avdelning för åtgärd eller synpunkt. Riskhantering och riskanalyser För att undvika vårdskador ska riskanalys genomföras vid införande av ny undersökningsmetod eller vid upphandling av röntgenutrustning samt ur arbetsmiljösynpunkt vid ombyggnation eller uppenbara risker i arbetsmiljön. Totalt har 25 riskanalyser genomförts på avdelningarna inom Praktikertjänst Röntgen. Detta är en avsevärd ökning jämfört med tidigare år och visar på att målet att arbeta proaktivt istället för reaktivt har påbörjats. Riskanalyserna har bla genomförts inom områdena: Nya rtg protokoll, rutiner som inte fungerat optimalt. Arbetsmiljö; Riskbedömning utifrån ett arbetsmiljöperspektiv relaterat till förändringar i verksamheten och dess påverkan på personalen. IT säkerhet Trygghet, patienter och personal Strålsäkerhet vid införande av nytt undersökningsprotokoll på datortomograf, inför optimering av röntgenundersökningar, samt inför ev. samnyttjande av röntgenutrustning annan verksamhet. Riskanalyser har lett fram till åtgärdsförslag som helt eller delvis har påverkat grundorsaken. När inte det har varit möjligt har aktiviteter genomförts för att mildra riskers negativa effekter. Exempel på åtgärder är: Bättre prioritetssystem för att undersökningar ska få rätt undersökningskod, bättring i att skriva information i remissanteckningar. Rutiner för spridning av när metodboken är uppdaterad. Larmgenomgång på avdelningen med utbildning i lokala rutiner för larmning och våld och hot. Strålskydds ingenjör genomför optimering av lab Nytt läkemedel på akutrutinlista och generella lista med information om förändringar. Nya och flyttade arbetsplatser för att skapa lugnare och säkrare arbetsmiljö. Personal åtgärder som starkare stöd från chefer. Fokusering på Digitaliseringsprojekt och engagemang hos medarbetare. Sida 20 av 22

21 Miljöarbetet Praktikertjänst Röntgen är sedan 2009 miljöcertifierade enligt Miljömål och aktiviteter Företagets miljömål 2017 var: Minskad förbrukning av kontorspapper genom ökad e-fakturahantering och fler e-remisser. Miljövänligare inköp. Ökad andel leverantörer med miljöprofil. Minskad användning av bly i verksamheten. Återanvända bly vid ny- och ombyggnation. Blyfria skyddskläder vid nyinköp. Aktiviteter under 2017: En genomgång av inköp av förbrukningsartiklar är gjord och vi strävar hela tiden att så långt möjligt endast använda leverantörer med någon form av miljöprofil. Etiska riktlinjer för leverantörer, beslutade i Praktikertjänst under hösten 2015, ligger till grund för avdelningarnas val av leverantörer. Genomgång av nya leverantörers miljöcertifiering, eller miljöarbete där certifiering saknas genomförs kontinuerligt. Samtliga avdelningar har elavtal med miljöprofil genom Dalakraft eller EON. En interaktiv grundläggande miljöutbildning för samtliga medarbetare pågår fortlöpande. För läkemedel som används i verksamheten sker alltid en avstämning mot Kloka listan. Minskad användning av jodkontrastmedel som inte återvinns. Ingen avvikelse med koppling till miljö är rapporterad under Antalet företagsbilar under 2016 var tre. Arbetsmiljöarbetet Ett systematiskt arbetsmiljöarbete är implementerat i verksamheten och samtliga avdelningar inklusive Praktikertjänst Röntgens kontor genomför kontinuerliga arbetsmiljöronder med uppföljningar under året. Arbetsmiljöarbetet är inte certifierat men ingår i företagets ledningssystem. Arbetsmiljökommittén Inom Praktikertjänst Röntgen finns en Arbetsmiljökommitté som sammanträder vid behov eller minst två gånger per år. Arbetsmiljökommittén är sammansatt av företrädare för arbetsgivare och arbetstagare. Företrädare för de anställda utses direkt av arbetstagarna, alternativt av de lokala fackliga organisationer som är Sida 21 av 22

22 bundna av kollektivavtal till arbetsgivaren. Företrädare för arbetsgivare utses av VD. Arbetsmiljökommitténs möten protokollförs. Protokollen arkiveras i Intranätet. Arbetsmiljökommittén består av: Arbetsmiljökommitténs ledamöter för arbetsgivaren: Arbetsmiljökommitténs ledamöter för arbetstagarna: Susanna Rahm, Skärholmen Matts Lindberg (sammankallande),hransvarig Annakaisa Hörlin, Odenplan Arbetsmiljökommittén ska behandla arbetsmiljöfrågor som berör hela företaget. Arbetsmiljökommittén ska delta i planering och uppföljning av arbetsmiljöförhållanden samt diskutera övergripande och principiella frågor. I arbetsmiljökommittén behandlas exempelvis frågor som: Checklistor/handlingsplaner utifrån det systematiska arbetsmiljöarbetet Sjukfrånvaro och anmälda arbetsskador Förändringar i verksamheten t ex planering av nya eller ändrade lokaler, arbetsprocesser, arbetsmetoder och arbetsorganisation Nya lagar och föreskrifter. Arbetsmiljöarbetet 2017 Under året har avdelningarna arbetat med handlingsplaner utifrån de arbetsmiljöronder som genomförts med tillhörande ifyllda checklistor. Två arbetsskador har rapporterats enligt rutin. Båda rörde resor till eller från jobbet. Det är en minskning jämfört med föregående års fem arbetsskador. Sjukfrånvarostatistiken ser ut att bli lägre 2017 jämfört med 2016, samt att sjukfrånvaron är låg jämfört med andra jämförbara dotterbolag inom koncernen. Förändringar i verksamheterna under året: Beslut fattades i december 2017 att avyttra avdelningarna Handen och Järva. Avyttringen. skedde i februari Ny avdelningschef på Odenplan Införande av personalplaneringsverktyget medvind Hötorget och Odenplan, samt instämpling på Odenplan. Riskbedömningar har genomförts kontinuerligt vid avdelningar berörda av SLL-upphandlingen Mikael Lindh, VD Sida 22 av 22