Protokoll från SPF Bråvikens styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll från SPF Bråvikens styrelsemöte Fört av Marie-Louise Westerberg Deltagare Signatur Närvaro Göran Tunesson X Lisbeth Holmqvist Arbrandt X Britt-Marie Ullstrand BMU X Eva Ek EE X Eva Svensson ES X Marie-Louise Westerberg MLW X Lars-Erik Åström LEÅ X Bilagor Resultatrapport (preliminär) Träff med Studiförbundet Vuxenskolan $ Innehåll Ansv åtg 1 Mötets öppnande Ordförande Göran Tunesson () förklarade mötet öppnat. 2 Föredragningslista Tillkommande punkter under Övrigt: Status beträffande enkätsvar 3 Föregående protokoll gick igenom föregående protokoll, som godkändes, undertecknades och lades till handlingarna 4 Förändringar i medlemsregistret och födelsedagar Inga förändringar sedan föregående möte. 5 Intern information Hanteringen av medlemsregistret-nya medlemmar, central kontra lokal uppbörd Medlemmar som betalat ligger fortfarande fel dvs kända systemproblem kvarstår. Trots all felrapportering från BMU om bl a systemets statushantering tycks inget hända, ej heller erhålles några framåtriktade svar från centralt håll. Den enda som besvarar frågor är Stig Lundgren. Rättningen i systemet lär vara utlovad till onsdag i v.19. Om inget skett tills dess kommer Stig att rätta manuellt då behörighet för funktion är begränsad till ett fåtal användar. har mottagit utbetalning (daterad 28/2) från den centrala uppbörden för 152 st medlemmar. Dessutom saknas 880 kr som i dagsläget hålls inne p.g.a. att 11 st medlemmar inte betalat och som i sin tur väntar på påminnelse för att få tillgång till OCR-numret. Nya medlemmar, som har betalat, ligger i systemet med status aktiv..men med +220 kr istället för 0 kr? kastade ut frågan om hur länge vi ska kvarstå med central uppbörd för att istället återgå till lokal. Enligt tidigare protokoll verkar den 15 oktober vara ett sista datum för uppsägning men osäkerhet råder om vad som gäller. Vi måste emellertid ta ställning till vad vi vill. Problemet med hanteringen av nya medlemmar är allvarligt. En tänkbar metod för att slippa allt strul skulle kunna vara att de betalar till oss lokalt och att vi tar strulet med förbundet. Som det är idag förhindrar systemet att vi tar emot nya medlemmar eftersom man inte är officiellt medlem förrän betalning inkommit. Beslut: För nya medlemmar från oktober gäller: Om inte förbundet har klarat av alla problem med hantering av nya medlemmar före oktober - skickar vi ut inbetalningskort till dessa. Problemet gäller nya medlemmar som kommit in via webben. BMU o håller fortsatt kontakt med förbundet och vi gör inget tills vidare.

2 Hantering av medlemsregistret enligt (PUL) Beträffande tillgång till medlemslista: En medlem har endast rätt att se sina egna uppgifter två gånger per år efter skriftlig ansökan till förbundet. Konsekvens: Inga medlemmar får ta del av föreningens medlemslista. Besöksräknare på webben Ingen förändring ej prioriterat 6 Extern information Distriktet har tagit beslut om vilka ansvarsroller, som de ska etablera. 7 Ekonomisk rapport redovisade månadens ekonomiska läge, se bilaga. Hyreskostnad för Valhalla bör synliggöras viktigt att kunna uppvisa verifikationer vid ex.vis begäran om kostnadsersättning. kontaktar Kent i ärendet. 8 Nästa månadsmöte Göta Kanal den 17 maj 34 st anmälda och betalande exkl Kurt. Ett återbud har erhållits där pengarna ska återbetalas (). har skickat in pengar till Kanalbolaget. Informationsspridning. Det kan vara svårt att få ut information då medlemmar saknar internet. Om personerna ifråga har mobiltelefon skulle sms kunna vara ett alternativ. Styrelsepunkter på resan: Kort information om vad som är på G (vandringar, sommaraktiviteter samt puffa för hemsidan). Övrigt: Frågan löd gäller resegaranti för oss? Svar: Ideella föreningar som bedriver resor utan vinstsyfte behöver ej resegaranti. 9 Ansvarsområden inom SPF Bråviken och MLW har bokat möte (22/5) för att initiera arbete med roller. 10 Info från träff med Studieförbundet Vuxenskolan Britt kommer även fortsättningsvis att vara vårt filter mot vuxenskolan. Begreppet bidrag från SV ersätts av KOSTNADSERSÄTTNING. Underlag för ev kostnadsersättning från SV ska ha ett fortbildande syfte. Senast den 1 juli ska våra aktiviteter vara inskickade till SV som ett underlag för kommande kostnadsersättningar. Vår kontaktperson på SV är Peter Almroth. 11 Dagsläge höstens program Vilken budget har vi att röra oss med vid planering av månadsmöten och aktiviteter? Grundprincipen är helig dvs att månadsmöten, vinprovning, resor etc ska vara självfinansierande dvs gå +/- noll. Det som finns att tillgå är den budget, som årsstämman godkänt för styrelsens arbete. ES efterfrågar dock mer riktade medel/riktlinjer inför planering av ex.vis månadsmöten vad får det kosta? påminde om att ett av syftena med vår förening är att veta hur vi tar hand om oss själva för att må bra (centralt formulerat syfte) ES redovisade status för planeringen av höstens månadsmöten 18 September Kort info, Munhälsa MLW kontaktar Anita hur långt tid de behöver, Sommarminnen, Lotteri 16 Oktober Kort info, Föreläsning om Getåolyckan, Mikael Andersson, Lotteri 13 November Kort info,musikunderhållning m quiz, Mikael Leonardsson, Lotteri Slutet av november - Besök på Bravikens sågverk + kaffe, (BMU sonderar) 11 december Julfest Programmet ska färdigställas inför nästa möte. ES MLW redovisade utkast till aktivitetsschema för hemsidan. Syftet med schemat är att kunna ge en samlad bild/påminnelse över/om kommande händelser. Schemat ska MLW BMU ES

3 ständigt uppdateras för att vara aktuellt. MLW jobbar vidare med förslaget och kontaktar Britt för att få med samtliga aktiviteter. 12 Dagsläge sommaraktiviteter Sommaraktiviteterna kommer att äga rum den 15/6, 13/7 och Stigtomtabesöket flyttas till den 24/8. skickar underlag till EE, som lägger ut nya uppgifter på hemsidan 13 Planering av årets vandringar 31 maj - genomförs en vandring runt Svensksundsviken ( ansv. ) 14 SPF 40-årsjubileum 17 augusti i Linköping informerar, om ovanstående enligt rubriken, i samband med Göta Kanalresan och EE säkerställer att länk kommer ut på vår egen hemsida. Anmälningarna tas emot av samt hanterar betalningarna 15 Styrelseutbildning för nya ledamöter. 29 sept Fontänen i Linköping., ES och LEÅ är intresserade av att delta, återkommer 16 Kolmårdsmarken den 5 augusti Schema för tiden mellan kl kl står + BMU kl står EE + ES kl står + LEÅ Att ta med: Bord, flagga, kopior av höstens program/aktiviteter, blankett för intresseanmälan, pennor, plansch med bilder från olika aktiviteter. 17 Verksamhetsplan inkl budget för 2018 Vad ska vi göra inom föreningen. Tankar om framtiden, vad har vi för visioner, mål etc. vill jobba vidare med dessa frågor för att tydliggöra vad vi vill med vår förening. kommer att bilda en liten arbetsgrupp med inte bara styrelsemedlemmar för att klargöra detta. 18 Programkommitté inför nästa år? Fler medlemmar måste medverka/vara delaktiga i föreningens arbete inte minst då det gäller framtagning av nya program. Därför görs en ansats till att etablera en programkommitté inför nästa planeringsfas med ES som ansvarig och LEÅ som biträdande i den gruppen plus ytterligare deltagare, som då rekryteras bland våra medlemmar. har hört att vår lokalförening har något jubileum nästa år. kollar upp. 18 Övrig Resultat från enkäten om medlemmarnas användning av epost och vår hemsida enbart positiv reaktion. 19 Nästa styrelsemöte Nästa möte måndagen 29 maj kl.14 i Granens lokal, Gjutarvägen. EE tar med fika. 20 Avslutning Ordföranden tackade för visat intresse och förklarade mötet avslutat. MLW, EE, EE ES.. Göran Tunesson (ordförande) Marie-Louise Westerberg (sekreterare)

4 BILAGA

5 Träff med Studieförbundet Vuxenskolan (SV) onsdag den 26 april 2017, rev Närvarande Peter Almroth SV, Kent Andersson och Göran Tunesson SPF Bråviken Syftet med mötet var att få information om SV och samtidigt diskutera framtid. Peter är verksamhetsutvecklare hos SV. Han har stor erfarenhet som kan utnyttjas för utveckling av föreningsverksamhet. Han har inblick i många föreningars verksamhet och kan därmed vara ett stort stöd för oss. SV är ett opolitiskt studieförbund. I förbundets styrelse finns representation från ett flertal organisationer och föreningar. Liberalerna, Centern, LRF och SPF nämndes som exempel. SV har bildats för att öka folkbildningen i landet. Finansiering av folkbildande verksamhet sker genom statliga medel. Det är bara studieförbund som får del av dessa statliga medlen. Föreningar får sedan vända sig till studieförbund som fördelar dessa. Vi söker kostnadsersättning för kulturaktivitet hos SV som baseras på folkbildande verksamhet. SV fördelar inga pengar till lek och idrott. Vidare fördelas inga pengar till verksamhet som ger kravuppfyllnad t ex körkortsutbildning. Storleken på kostnadsersättning kan inte garanteras men ligger för närvarande på 200 kr per aktivitetstillfälle. För varje aktivitet ska anges fullständiga uppgifter om föreläsare, guide eller cirkelledare i samband med ansökan. Kostnader med verifikationer ska alltid redovisas. Utan kostnadsredovisning erhålles inga bidrag. Föreningens övergripande administrativa kostnader kan räknas in bland kostnaderna. SV behandlar ansökningarna i klump. SV gör ingen värdering hur bidragen används i föreningen. En studiecirkel ska innehålla 3 20 personer inklusive cirkelledaren vid tre tillfällen om min 9 timmar totalt. En idrottsutövning kan kombineras med en folkbildande aktivitet. Peter nämnde exemplet att stavgång kan kombineras med att någon pratar om hälsa eller om området man går genom. SV kan ta arbetsgivaransvar genom att hantera redovisning av skatter och avgifter samt redovisning kontrolluppgift. För SPF Bråviken gäller att Britt Andersson är den som hanterar kontakten mot SV gällande ansökningar av kostnadsersättning. Den som svarar för en aktivitet skriver en kort sammanfattning och redovisar till Britt. För fortsättningen gäller att vi alltid redovisar vad vi tänker göra under nästkommande halvår. Peter kan då bedöma verksamheten i förväg och kan då godkänna redovisningen. Gärna redovisning av även sådant som vi nu ser inte är folkbildande verksamhet. Redovisningen ska göras med uppdelningen studiecirklar och annan verksamhet var för sig. Efter utförd verksamhet redovisar respektive ansvarig sin aktivitet till Britt som sedan redovisar till SV. Anteckningar av Göran Tunesson