Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av särskilt boende på Skogsbruksvägen hus 2 i Östersunds kommun.

Transkript

1 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) Dnr Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av särskilt boende på Skogsbruksvägen hus 2 i Östersunds kommun.

2 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) 1 ALLMÄN INFORMATION VERKSAMHET SOM UPPHANDLINGEN AVSER UPPHANDLANDE MYNDIGHET KONTAKTPERSONER ALLMÄNNA BESTÄMMELSER KONKURRENSNEUTRALITET UPPHANDLINGSFÖRFARANDE ANBUDETS UTFORMNING ANBUD SOM INTE LÄMNAS ELEKTRONISKT DISTRIBUTION AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG SISTA ANBUDSDAG ANBUDETS GILTIGHET ANBUDETS FORM OCH SPRÅK ANBUD RÄTTELSE AV ANBUD ANBUDSÖPPNING SEKRETESS FRÅGOR EVENTUELLA OTYDLIGHETER I FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET KOMPLETTERING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET KVALIFICERING OCH ANBUDSVÄRDERING BEREDNING AV UPPHANDLINGSÄRENDET EFTER ÖPPNING AV ANBUD TILLDELNINGSBESLUT KRAV PÅ LEVERANTÖREN (LOU KAP 10:2) ALLMÄNNA VILLKOR FÖR KONTRAKTET KONTAKTPERSON UNDER KONTRAKTSTIDEN KONTRAKTSTID DRIFTSTART LAGAR/FÖRORDNINGAR/FÖRESKRIFTER HUVUDMANNASKAP ÖVERLÅTELSE AV KONTRAKT UNDERLEVERANTÖRER OMFÖRHANDLING KONTRAKTSEXEMPLAR ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG HANDLINGARS INBÖRDES RANGORDNING FÖRSÄKRINGAR Patientförsäkring SKADESTÅNDSANSVAR EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER SYSTEMATISKT BRANDSKYDDSARBETE TYSTNADSPLIKT/SEKRETESS MEDDELARFRIHET KOMMUNVAPNET TVIST SANKTIONER OCH HÄVNING BEFRIELSEGRUND (FORCE MAJEURE) KOMMERSIELLA VILLKOR FÖR KONTRAKTET PRISER (ERSÄTTNINGSSYSTEM) PRISJUSTERING/INDEX BETALNINGSVILLKOR DRÖJSMÅLSRÄNTA ADMINISTRATIVA AVGIFTER AVGIFTER FRÅN ENSKILDA KRAV PÅ TJÄNSTEN OCH KVALITETSKRAV BESKRIVNING AV VÅRD- OCH OMSORGSUPPDRAGET Parboende... 16

3 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) 6.2 DEFINITION AV SÄRSKILT BOENDE KVALITETSKRAV HÄLSO- OCH SJUKVÅRD MEDICINSKT ANSVARIGA VERKSAMHETSCHEF HSL DEMENSVÅRD UT- OCH INFLYTTNING MÅLTIDER LARM/BRANDLARM RISKRONDER SÄRSKILD BOENDEFORM SAMARBETE/ SAMVERKAN KOSTNADER FÖR TELEFON, FAX, TV MED MERA TEKNISKA HJÄLPMEDEL OCH INKONTINENSHJÄLPMEDEL FÖRBRUKNINGSARTIKLAR, UTRUSTNING MED MERA TANDVÅRDSSTÖD TILL ÄLDRE DOKUMENTATION IT - VÅRDINFORMATIONSSYSTEM KVALITETSREGISTER TOLK EGENKONTROLLPROGRAM FÖR HANTERING AV LIVSMEDEL MILJÖKRAV PRAKTIKPLATSER START AV VERKSAMHET VID ENTREPRENADENS UPPHÖRANDE LOKALER, INVENTARIER MM UPPGIFTER OM LOKALER MM INVENTARIER VISNING AV LÄGENHET DRIFT, SKÖTSEL OCH UNDERHÅLL AV FASTIGHETEN UPPFÖLJNING, UTVÄRDERING OCH KVALITETSKONTROLL AV VERKSAMHETEN UNDER AVTALSTIDEN TILLSYN LEX MARIA LEX SARAH INSYN UTVÄRDERINGSSTUDIE I SAMVERKAN MED MITTUNIVERSITETET RAPPORTERING UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING... 25

4 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) Bilagor: Bilaga 1 Anbudsblankett 1, Pris Bilaga 2 Anbudsblankett 2, Företagets och ledningens kompetens Bilaga 3 Anbudsblankett 3, Leverantörsförsäkran Bilaga 4 Anbudsblankett 4, Referenser Bilaga 5 Anbudsblankett 5, Steg 2 Bilaga 6 Kvalitetskrav Bilaga 7 Utvärderingsinstrument och sanktioner Bilaga 8 Ritning Skogsbruksvägen Bilaga 9 Plan för vård- och omsorg Bilaga 10 Vård- och omsorgsnämndens effektmål Bilaga 11 Ädelavtalet Bilaga 12 Ädelavtal lokalt Bilaga 13 Servicedeklaration, synpunktshantering Bilaga 14 Rehabilitering Bilaga 15 Förtroenderåd Bilaga 16 Dokumenthanteringsplan Bilaga 17 Ledningsplan Bilaga 18 Miljöpolicy Bilaga 19 Kostprogram Bilaga 20 Personkontinuitet Bilaga 21 Introduktion Bilaga 22 Ombudens uppgifter Bilaga 23 Brukarenkät Bilaga 24 Manual till brukarenkät Bilaga 25 Gränsdragningslista fastighet Bilaga 26 Lex Sarah Bilaga 27 Praktikplatsavtal

5 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) Östersunds kommun, vård- och omsorgsförvaltningen upphandlar drift av särskilt boende, Skogsbruksvägen hus 2. 1 Allmän information 1.1 Verksamhet som upphandlingen avser Östersunds kommun, vård- och omsorgsnämnden upphandlar drift av särskilt boende enligt socialtjänstlagen på Skogsbruksvägen, hus 2. Huset har 32 lägenheter fördelade i 4 grupper om 8 lägenheter per grupp med gemensamhetsytor bilaga 8. Huset är beläget på Skogbruksvägen och är under uppförande. Slutbesiktning planeras att ske preliminärt den 30 april Inflyttning av hyresgäster beräknas ske preliminärt den 15 maj 2013 dock senast den 15 september Osäkerhet i datumet beror på att huset är under uppförande. Slutgiltigt datum för driftstart fastställs vid kontraktstecknandet. Markarbeten kommer att pågå under sommaren På samma tomt på Skogsbruksvägen byggs ett identiskt hus om 32 lägenheter där kommunen kommer att vara utförare. Inflyttning i hus 1 beräknas att ske under slutet av januari En lägenhet per grupp är större till ytan, vilket kan innebära möjligheter till parboende. I boendet kan det bo från 28 till 36 personer beroende på beläggning av parboende. I parbolägenheterna kan det bo personer som inte har omvårdnadsbehov och för dem personerna utgår ingen dygnsersättning. Har personen i parboendet behov av hemtjänst och hemsjukvårdinsatser ersätts de beviljade insatserna med 300 kronor per timme. Uppdraget innebär att ge omvårdnad, service och hälso- och sjukvård till personer som har beslut om särskilt boende enligt Socialtjänstlagen. Verksamheten ska bedrivas dygnet runt årets alla dagar. Verksamheten ska inriktas på att personer som bor i det särskilda boendet får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Styrande målsättning för verksamheten är de olika lagar och föreskrifter och allmänna råd som gäller för området, kommunfullmäktiges plan för vård- och omsorg bilaga 9 och vård- och omsorgsnämndens mål för verksamheten bilaga 10. Verksamheten ska bedrivas utifrån en evidensbaserad praktik. Beställaren förbehåller sig rätten att från tid till annan fördela platser mellan permanent boende och korttidsplatser. Kommunens biståndshandläggare fattar biståndsbeslut om särskilt boende enligt socialtjänstlagen (SoL). Fördelning av lägenheter sker via kommunens bosamordnare. Insatser enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) ordineras av leverantörens eller kommunens legitimerade yrkesutövare inom respektive yrkesområde. Landstinget ansvarar för insatser av läkare.

6 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) Kontraktet tecknas för att gälla under fyra år, med option för beställaren att förlänga avtalet med samma villkor i ytterligare 3 år. Meddelande om eventuell förlängning lämnas senast 12 månader innan kontraktets upphörande. Vård- och omsorgsnämnden kommer via Mittuniversitetet göra en jämförande studie mellan utförarna av de två särskilda boendena på Skogsbruksvägen. De två husen på Skogsbruksvägen är identiskt lika och det ger samma förutsättningar för att bedriva vård och omsorg. Utvärderingen kommer att pågå under 4 år med start vid entreprenadens början. I uppdraget för leverantören ingår det att samverka med Mittuniversitetet och vård- och omsorgsnämnden enligt punkt Upphandlande myndighet Östersunds kommun är upphandlande myndighet. 1.3 Kontaktpersoner Kontaktpersoner inom vård- och omsorgsförvaltningen, Östersunds kommun är Christina Taraldsson christina.taraldsson@ostersund.se, och Börje Hoflin, borje.hoflin@ostersund.se. Obs! Frågor skall ställas till enligt punkt Allmänna bestämmelser 2.1 Konkurrensneutralitet Vård- och omsorgsnämndens upphandlingar ska ske med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns. Leverantörer och anbud ska behandlas utan ovidkommande hänsyn. Detta innebär att upphandlingar inte får ske på sådant sätt att vissa leverantörer obehörigt gynnas eller missgynnas. Egenregi kommer inte att lämna anbud. Östersunds kommuns konkurrenspolicy finns på hemsidan: ens.pdf 2.2 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom förenklat förfarande enligt LOU. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Vård- och omsorgsnämnden erbjuder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet Visma TendSign. Leverantörer som vill delta har möjlighet att lämna in elektronisk anbud via systemet. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta Visma TendSigns support på vardagar kl Anbudets utformning Hela anbudsförfarandet genomförs på svenska och leverantören har möjlighet att lämna anbudet elektroniskt via Visma TendSign. Det är viktigt att leverantören noga följer de anvisningar som anges i förfrågningsunderlaget. De möjligheter som finns till förtydligande och

7 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) komplettering av anbud finns angivna i LOU och är begränsade. Anbud som inte innehåller samtliga begärda uppgifter kan komma att förkastas utan att leverantören ges tillfälle till förtydligande eller komplettering. Anbudet ska utformas helt i enlighet med förfrågningsunderlaget. Reservationer eller tillägg accepteras inte. Anbud som lämnas för sent kan inte prövas. De bilagor till förfrågningsunderlaget som ska ifyllas och bifogas anbudet, måste sparas ner på leverantörens dator, fyllas i och sedan bifogas bilagan till anbudet. 2.4 Anbud som inte lämnas elektroniskt Anbud som inte lämnas elektroniskt lämnas i 1 original och 1 kopia och skickas i förslutet kuvert till: Östersunds kommun Upphandlingskontoret Östersund Kuvert märks tydligt Anbud Särskilt boende Skogsbruksvägen Östersund Ref. nr Distribution av förfrågningsunderlag Detta förfrågningsunderlag distribueras via Visma TendSign. Vi ansvarar endast för förfrågningsunderlag som tagits emot från oss eller vår distributör. 2.6 Sista anbudsdag Anbud ska vara oss tillhanda senast Anbudets giltighet Anbudet ska vara giltigt till och med Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst sex månader efter angiven giltighetstid. 2.8 Anbudets form och språk Anbud ska vara skriftligt och skrivet på svenska språket samt vara undertecknat. Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla frågor som rör denna upphandling. 2.9 Anbud Anbudet ska innefatta: Anbudsblankett 1, bilaga 1. Pris ska anges i kronor per plats och dygn. I priset ska leverantörens samtliga kostnader för särskilt boende ingå. Specifikation över vad som inte ska ingå i priset framgår av anbudsblanketten. Anbudsblankett 2, bilaga 2 Beskrivning över företagets affärsmässiga kompetens och verksamhetskompetens samt beskrivning över planerad ledningsorganisation och kompetens hos verksamhetschef. Anbudsblankett 3, bilaga 3

8 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) Leverantörsförsäkran ska vara ifylld och undertecknad. Enligt LOU kap 10.2 kan en leverantör uteslutas från deltagande i upphandling om han inte uppfyller dessa krav. OBS! Vård och omsorgsnämnden kommer att kontrollera uppgifternas riktighet innan beslut i upphandling fattas. Anbudsblankett 4, bilaga 4 Leverantören ska bifoga tre referenser från andra relevanta uppdrag från de två senaste åren. Har leverantören inte varit verksam i eget företag tidigare ska referenser från de senaste arbetsgivarna anges. Genom att lämna anbud försäkrar leverantören att den uppfyller samtliga krav i förfrågningsunderlaget med bilagor. Anbudsblankett 5 Steg 2, bilaga 5 Om leverantören går vidare till steg 2, skall anbudsblankett 5 fyllas i och skickas in till kommunen efter begäran Rättelse av anbud Vid uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får beställaren medge att det rättas. Beställaren får också tillåta att anbudet förtydligas, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning Anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske kl , på upphandlingskontoret Artillerigatan 3, Östersund. Anbudsöppning är inte offentlig. En person som utses av Handelskammaren kan dock närvara om en leverantör begär det. Kostnaden för detta betalas av den som begärt detta. Anmälan av sådan närvaro ska göras skriftligen senast vid anbudstidens utgång Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Efter detta blir handlingarna som regel offentliga, men vissa uppgifter kan undantagsvis omfattas av sekretess även efter avslutad upphandling, se 19 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen och 31 kap 16 offentlighets- och sekretesslagen. Den anbudsgivare som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om sekretess. Begäran ska innehålla en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgifterna röjs. Denna skriftliga begäran ska medfölja anbudet på separat bilaga. Uppgifter som rör utvärderingskriterier är endast undantagsvis av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Om kommunen vid sekretessprövning gör bedömningen att sekretess föreligger så kan kommunens beslut överklagas till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges Frågor Frågor ställs via frågor/svarsfunktionen i Visma TendSign alternativt till upphandlingskontoret.se. Frågor besvaras via frågor/svarsfunktionen i Visma

9 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) TendSign. Om frågorna bedöms ha allmänt intresse kommer såväl frågor som svar att delges som komplettering till dem som vi sänt denna förfrågan till. Frågor ställs senast Om frågorna bedöms ha allmänt intresse kommer såväl frågor som svar att delges som komplettering till dem som vi sänt denna förfrågan till Eventuella otydligheter i förfrågningsunderlaget Om leverantören upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas så snart som möjligt så att missförstånd undviks Komplettering av förfrågningsunderlaget Kompletteringar och övriga meddelanden meddelas genom e-postmeddelanden som skickas till den e-postadress leverantören angivit i Visma TendSign. Leverantören får sedan själv hämta kompletteringen eller meddelandet. Om leverantören tagit emot förfrågningsunderlag via mäklare måste leverantören meddela oss namn/adress/e-postadress. Detta för att eventuella meddelanden ska kunna nå ut Kvalificering och anbudsvärdering Upphandlingen genomförs i två steg. Den leverantör som efter att ha lämnat in anbudsblanketterna 1, 2, 3 och 4 fullständigt i fyllda och om företaget uppfyller kommunens samtliga krav och har lägst pris går vidare till steg 2. Steg 2 innebär att leverantören efter begäran ska lämna in en fördjupad beskrivning över hur verksamheten ska bedrivas enligt vård- och omsorgsnämnden kvalitetskrav bilaga 5 Den leverantör som kvalificerats i steg 1 och har lägst pris, gått vidare till steg 2, har svarat tillfredsställande på hur kraven i steg 2 ska tillgodoses och kommunen bedömer att leverantören klarar av att utföra de ställda kraven den leverantören kommer att antas. Om det visar sig att den leverantör som har lägst pris och inte svarat tillfredställande på om företaget uppfyller kommunens samtliga krav, då går företaget som har näst lägst pris och om företaget uppfyller kommunens samtliga krav, vidare till steg Beredning av upphandlingsärendet efter öppning av anbud Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. Detta arbete utförs av tjänstemän på vård- och omsorgsförvaltningen i samråd med chef på upphandlingskontoret. Om behov föreligger kan extern konsult anlitas som biträde. Vård- och omsorgsförvaltningen upprättar förslag till beslut som föreläggs vårdoch omsorgsnämnden. Förhandlingar kan komma att upptas med den eller de leverantörer som efter formell granskning uppfyller kommunens kvalitetskrav. Förhandlingar får föras om samtliga relevanta omständigheter. Förhandlingarna får dock inte rubba förutsättningarna för upphandlingen.

10 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) 2.18 Tilldelningsbeslut När beslut i upphandlingen tagits skickas ett tilldelningsbeslut till samtliga leverantörer. Tilldelningsbeslutet skickas som ett e-postmeddelande till den e-postadress som angivits av leverantören i Visma TendSign. Avtal kommer att tecknas tidigast tio dagar efter att tilldelningsbeslutet skickats. Avtalet är bindande först då båda parter undertecknat det. 3 Krav på leverantören (LOU kap 10:2) Leverantören ska vid avtalstecknande vara registrerad i aktiebolags-, handelseller föreningsregistret och ska vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt innehållen preliminär A- skatt och arbetsgivaravgifter. Leverantörens ekonomiska förmåga bedöms utifrån uppgifter från skattemyndigheten. Östersunds kommun samarbetar med skattemyndigheten vilket innebär att kommunen under avtalstiden kontrollerar att de leverantörer kommunen har avtal med betalar skatt och avgifter i vederbörlig ordning. Detta gäller även för de underleverantörer som har avtal med leverantören. Om leverantören eller underleverantör brister i fullgörandet av denna punkt har vård- och omsorgsnämnden rätt att häva avtalet. En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling om denne o är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud o är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande o är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom o har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta o inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller o i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller o lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Av LOU kap 10:1 framgår också de omständigheter under vilka en leverantör ska uteslutas. 4 Allmänna villkor för kontraktet 4.1 Kontaktperson under kontraktstiden Vård- och omsorgsnämndens och leverantörens kontaktpersoner anges i samband med upprättande av kontraktet. Leverantörens kontaktperson ska delta vid uppföljningsträffar fyra gånger per år och i övrigt när ärenden av övergripande

11 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) eller principiell natur uppstår. Beställaren kallar till uppföljningsträffarna som hålls i Östersund. Vardera parten svarar för sina respektive kostnader för dessa träffar. 4.2 Kontraktstid Kontraktet tecknas för att gälla under 4 år från och med driftsstart, med option för beställaren att förlänga avtalet med samma villkor i ytterligare 3 år. Meddelande om eventuell förlängning lämnas senast 12 månader innan kontraktets upphörande. 4.3 Driftstart Datum för driftstart är ej slutgiltigt fastställt för närvarande. Driftstart planeras att ske preliminärt till den 15 maj 2013 dock senast den 15 september Osäkerhet i datumet beror på att huset är under uppförande. Slutgiltigt datum för driftstart fastställs vid kontraktstecknandet. 4.4 Lagar/Förordningar/Föreskrifter Leverantören ska i det fall han blir antagen ansvara för att all relevant lagstiftning efterlevs. 4.5 Huvudmannaskap Kommunen är i egenskap av beställare huvudman för de tjänster som omfattas av denna entreprenad. 4.6 Överlåtelse av kontrakt Kontrakt får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan vård- och omsorgsnämndens skriftliga medgivande. 4.7 Underleverantörer Leverantören får inte anlita annan för att fullgöra del av uppdraget utan vård- och omsorgsnämndens skriftliga medgivande. Leverantören svarar för underleverantörer mot beställaren som för sig själv. 4.8 Omförhandling Vård- och omsorgsnämnden eller leverantören får påkalla omförhandling av bestämmelse i upprättat kontrakt om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen väsentligt motverkar de förutsättningar som detta förfrågningsunderlag bygger på. Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar förhandlingsrätten och befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd kontraktsförpliktelse. 4.9 Kontraktsexemplar Kontrakt kommer att upprättas i två exemplar varav representant för leverantören har det ena, och representant för vård- och omsorgsnämnden har det andra Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till kontrakt kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för vård- och omsorgsnämnden och leverantören Handlingars inbördes rangordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning:

12 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) 1. Skriftliga ändringar och tillägg till kontrakt 2. Kontrakt 3. Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med bilagor 5. Komplettering av anbud 6. Anbud 4.12 Försäkringar Leverantören ska teckna och under kontraktstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra erforderliga försäkringar som håller kommunen skadeslös vid skada. Ansvarsförsäkringens maximala belopp ska vara lägst 10 miljoner kronor. Leverantören ska styrka att han tecknat ovannämnda försäkringar genom att lämna till kommunen försäkringsbevis utfärdat av försäkringsgivare, först i samband med kontraktets undertecknande och därefter vid den årliga uppföljningen. Leverantören förbinder sig att förebygga skador som kan drabba personal, hjälptagare, anhöriga och utomstående Patientförsäkring Kommunen är, enligt 12 patientskadelagen (1996:799), att betrakta som vårdgivare beträffande den hälso- och sjukvård som utförs av en privat vårdgivare där det finns vårdtagare som placerats av kommunen. Kommunen är därför skyldig att teckna och vidmakthålla patientförsäkring även för personer som omfattas av den aktuella verksamheten Skadeståndsansvar Leverantören svarar i förhållande till kommunen för skadestånd, som kommunen på grund av vållande av vårdgivaren eller personal som denne ansvarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man Extraordinära händelser Leverantören ska ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser och vidtaga de åtgärder som följer av ledningsplanen, bilaga 17. Det kan avse såväl katastrofer i fredstid, som höjd beredskap vid kriser och krigsfara respektive händelser vid enskild enhet. När extraordinär händelse inträffar ska leverantören snarast ta kontakt med vård- och omsorgsförvaltningens ledningsorganisation Systematiskt brandskyddsarbete För att upprätthålla kraven i lagen om skydd mot olyckor (2003:778) ska fastighetsägare och verksamhetsutövare bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete. Leverantören ska årligen komma in med en skriftlig redogörelse över brandskyddet till Vård- och omsorgsförvaltningens säkerhetssamordnare se kvalitetskrav i bilaga Tystnadsplikt/sekretess Leverantören ska se till att samtliga personal som är verksam inom avtalat område undertecknar en förbindelse om den tystnadsplikt som råder enligt Lagen om yrkesverksamhet inom hälso- och sjukvårdens område samt 15 kap 1 Socialtjänstlagen. Tystnadsplikten gäller för uppgift om den enskildes personliga tillstånd eller personliga förhållanden. Leverantören ansvarar för att tystnadsplikten efterlevs.

13 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) Det innebär att leverantörens personal omfattas av tystnadsplikt och förbud att lämna ut sekretesskyddade uppgifter och kan dömas för brott mot tystnadsplikt. Leverantören ansvarar för att informera personalen om detta och innebörden av sekretess. Leverantören svarar gentemot kommunen för eventuell skada enskilda kan drabbas av om personalen skulle lämna ut sekretesskyddade uppgifter, vare sig muntligen eller på annat sätt. Leverantören ska följa personuppgiftslagen vid egen behandling av personuppgifter Meddelarfrihet Leverantören ska ansvara för att leverantörens anställda omfattas av meddelarfrihet som kommunens anställda inom motsvarande verksamhetsområden. Leverantören ska förbinda sig att, med undantag för vad som nedan anges, inte efterforska den som lämnat meddelanden till författare och andra upphovsmän, utgivare, redaktioner, nyhetsbyråer och företag för framställning av tekniska upptagningar, för offentliggörande i tryck skrift eller i radioprogram och sådana upptagningar. Förbindelsen gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemligheter som skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt för leverantörens anställda utanför det område som kontraktet omfattar och inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enligt 13 kap. Offentlighets och sekretesslagen Kommunvapnet Leverantör ska använda Östersunds kommunvapen»på uppdrag av«i all skriftlig information från leverantören till brukarna. Kommunvapen.pdf 4.19 Tvist Tvist mellan parter med anledning av ingånget kontrakt ska i första hand lösas i samförstånd mellan parterna. Går inte detta ska tvisten lösas av Östersunds tingsrätt med tillämpning av svensk rätt Sanktioner och hävning Vård- och omsorgsnämnden eller leverantör får häva ingånget kontrakt eller utkräva sanktioner enligt bilaga 7 om motparten inte fullgör sina åtaganden, trots anmaning därom och kontraktsbrottet är av väsentlig betydelse. Hävning eller sanktioner kommer att utkrävas om inte leverantören lever upp till ställda kvalitetskrav som ställs i bilaga 6 och övriga krav på leverantören i förfrågningsunderlaget. Kontraktsbrott av väsentlig betydelse och därmed hävningsgrund föreligger också om tillsynsmyndigheten riktat allvarlig kritik mot verksamheten och kritiken inte föranlett erforderlig rättelse. Hävningsgrund föreligger dessutom om leverantören försätts i konkurs eller eljest befinns vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Beställaren har rätt att häva kontraktet i förtid om leverantören brutit mot i meddelarfriheten angivet efterforskningsförbud.

14 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) Om kontraktet sägs upp på grund av kontraktsbrott är den part som brutit mot kontraktet skyldig att till den uppsägande parten utge skadestånd i relation till kommunens merkostnader för att driva verksamheten Befrielsegrund (Force majeure) Varje omständighet som part inte kan råda över såsom krig, mobilisering, arbetskonflikt och andra händelser som kan definieras som Force majeure utgör befrielsegrunder om de inträffar efter kontraktsdagen och kontraktets fullgörande därigenom förhindras. Giltig befrielsegrund föreligger inte o vid strejk, blockad eller annan form av arbetskonflikt till följd av att part inte fullgjort sina skyldigheter enligt lag eller kollektivavtal o vid händelser som kan hänföras till parternas organisation eller verksamhet såsom personalbrist, strömavbrott, brand, transportförsening, fel eller försening av leverans från annan leverantör eller därmed jämförliga förhållanden. 5 Kommersiella villkor för kontraktet 5.1 Priser (Ersättningssystem) Ersättning lämnas per belagd vårddygn enligt bilaga 1. Vård- och omsorgsnämnden garanterar en beläggning på 9198 dygn per år. Justering av dygnsersättning görs inte för de första 14 dagarna vid tillfällig frånvaro. Från och med frånvarodag 15 utbetalas ingen ersättning. För personer som bor i parbolägenhet och inte har omvårdnadsbehov och beslut om insatser utgår ingen ersättning. För personer som bor i parbolägenhet och endast har behov av hemtjänst- och hemsjukvårdsinsatser ersätts leverantören med 300 kronor per beviljad timme. Justering av timersättning görs inte för de första 14 dagarna vid tillfällig frånvaro. Från och med frånvarodag 15 utbetalas ingen ersättning. Då någon boende flyttar/avlider från den särskilda boendeformen betalas full ersättning i två dagar efter dag som brukaren avlidit eller avflyttat och därefter 0 kr. 5.2 Prisjustering/Index Ersättningen ska vara fast från tidpunkten för avtalets tecknande till Från justeras ersättningen årsvis med omsorgsprisindex (OPI) som publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. Ersättningen räknas om enligt formeln: A (1+p/100 )= B*0,5 där A är ersättningen år 2012, p är det fastställda procenttalet för år 2013 och B är ersättningen Om en definitiv omräkningsfaktor finns publicerad ska den användas. Om endast en preliminär omräkningsfaktor finns publicerad ska denna användas fram till dess att en definitiv omräkningsfaktor publiceras.

15 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) Om avtalet löper ut under året ska omräkningsfaktorn ur särskild tabell för användande under slutåret användas. Om avtalet innehåller en förlängningsoption och denna förlängningsoption träder i kraft, ska ersättningen under året i sin helhet uppräknas enligt omräkningsfaktorn för helåret. Om SKL:s publicering av OPI upphör ska indexklausulen omförhandlas. Justeringen ger inte kompensation för hela kostnadsförändringen. Avsikten med detta är att verksamheten genom effektivisering och utveckling ska kunna sänka kostnaderna och därmed bidra till att uppfylla de besparingskrav som nämnden har. 5.3 Betalningsvillkor Underlag för utbetalning av ersättning hämtas från kommunens verksamhetssystem (fn. Procapita). Ersättningslista dvs. lista över brukare levereras till leverantören inom sju arbetsdagar efter den sista i varje månad. Senaste dag för ev. justering av felaktigheter är den 10:e i månaden efter ersättningen avser. Ingen retroaktiv ersättning lämnas. Avstämningen skall vara genomförd senast den 10 i varje månad och därmed har underlaget godkänts. Kommunen utbetalar ersättning enligt ovan den 27 eller första vardag/bankdag därefter; i månaden efter den månad ersättningen avser. 5.4 Dröjsmålsränta Om Vård- och omsorgsnämnden inte betalar ersättning i rätt tid utgår lagstadgad dröjsmålsränta. 5.5 Administrativa avgifter Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter utgår inte. 5.6 Avgifter från enskilda Avgifter för hyra och vård betalas av den enskilde direkt till vård- och omsorgsnämnden. Den enskildes avgift för kost går direkt till leverantören. 6 Krav på tjänsten och kvalitetskrav 6.1 Beskrivning av vård- och omsorgsuppdraget Verksamheten ska bedrivas i enlighet med socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, övrig lagstiftning, förordningar och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd inom området samt kommunens plan för vård- och omsorg bilaga 9 och kvalitetskrav, bilaga 6, kommunens mål och gällande rutiner. Leverantören ska ansvara för att personer om har beslut om särskilt boende får all personlig omvårdnad och service, fatta och verkställa beslut och ordinationer avseende hälso- och sjukvård och ansvara för de omvårdnadsåtgärder som är kopplade till beslutet och att uppföljning och utvärdering sker av dessa uppgifter. I uppdraget ingår även insatser av servicekaraktär såsom städning, inköp, fönsterputs samt utstädning och fönsterputs vid utflyttning till hyresgästerna.

16 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) Kommunens biståndshandläggare fattar biståndsbeslut om särskilt boende enligt socialtjänstlagen (SoL). Fördelning av lägenheter sker via kommunens bosamordnare. Insatser enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) ordineras av leverantörens eller kommunens legitimerade yrkesutövare inom respektive yrkesområde. Landstinget ansvarar för insatser av läkare. Leverantören ska även tillgodose behov av ledsagning till de boende och ansvara för att lämplig person, personal, vid behov följer med brukare till läkare, tandläkare, frisör etcetera. Från den 1 januari 2014 gäller nya föreskrifter och allmänna råd om ansvaret för personer med demenssjukdom. Leverantören har att följa de nya föreskrifterna. Det innebär att biståndshandläggare kommer att fatta tydliga beslut vilka hemtjänstinsatser som den enskilde ska få i det särskilda boendet. Individuella biståndsbeslut omfattar samtliga personer som bor i det särskilda boendet. Biståndshandläggaren följer upp att den enskilde får de hemtjänst insatser som nämnden beslutat om. Den ersättning som utföraren erhåller är den gällande dygnsersättningen för denna upphandling. Arbetet vid det särskilda boendet ska genomsyras och utformas efter den nationella värdegrunden inom äldreomsorgen Syftet är att personer ska leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Det handlar om var och ens rätt till privatliv, kroppslig integritet, självbestämmande, delaktighet och individanpassning. Leverantören ska utifrån den enskildes önskemål och förmåga ge möjlighet till en meningsfull dag, sysselsättning, utevistelse, promenader, kontakt med anhöriga, tid för samtal m.m. Leverantören ska säkerställa att personalen arbetar utifrån ett salutogent förhållningssätt för att stärka den enskildes känsla av sammanhang och mening och att fokusera på de faktorer som ger välbefinnande. Förhållningssättet ska locka fram äldres egna förmågor. "Det salutogena perspektivet innebär att man betonar hälsobringande faktorer, det som gör att människor mår bra och får ett högt Kasam, det vill säga känsla av sammanhang uppdelat i de tre begreppen begriplighet, meningsfullhet och hanterbarhet. Ovanstående behov ska tillgodoses individuellt efter behov under dygnets alla timmar och årets alla dagar. Leverantören ska utifrån den enskilde brukaren främja rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning enligt diskrimineringslagen (2008:567) Parboende Fyra av lägenheterna i boendet är större till ytan och kan medge parboende. För personer som flyttar med sin närstående till det särskilda boendet och inte har beslut om särskilt boende och inte har behov av insatser utgår ingen ersättning. För personer som flyttar med sin närstående och som har behov av hemtjänst och hemsjukvårdinsatser sker en individuell bedömning av behoven av biståndshandläggaren och hemsjukvårdinsatserna ordineras av leverantörens eller kommunens legitimerade yrkesutövare inom respektive yrkesområde.

17 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) Leverantören ska ansvara för att personer som har beslut hemtjänst och hemsjukvårdinsatser får de insatserna. Leverantören ska även fatta och verkställa beslut och ordinationer avseende hälso- och sjukvård och ansvara för de omvårdnadsåtgärder som är kopplade till beslutet och att uppföljning och utvärdering sker av dessa uppgifter. 6.2 Definition av särskilt boende Särskilt boende är ett boende som är fysiskt anpassat för personer med stora omvårdnadsbehov med möjlighet till gemenskap med andra boende. I särskilt boende finns vård- och omsorgspersonal tillgänglig dygnet runt. För att kunna flytta till ett särskilt boende krävs enligt socialtjänstlagen en biståndsprövning och ett beslut från kommunen. De som bor i särskilda boendeformer är allt oftare personer med demenssjukdom och svårt sjuka äldre men det förkommer även yngre personer med någon form av stort omvårdnadsbehov. Lägenheten hyrs ut med hyreskontrakt och ger rätt till bostadsbidrag Kvalitetskrav Insatserna inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet och kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras (se SoL 3, Kap, 3.) Hälso- och sjukvården ska bedrivas så att den uppfyller kraven på god vård och i övrigt i enlighet med det ansvar som kommunen har enligt HSL. Leverantören ska ha ingående kännedom om allmän och specifik omvårdnad, omsorg och service till personer i alla åldrar och funktionshindrade och ha kunskap om vård i livets slutskede. I bilaga 6 till förfrågningsunderlaget finns de kvalitetskrav som gäller. Utvärderingsinstrument och sanktioner beskrivs i bilaga 7. Kvalitetskraven kan komma att ändras under avtalstiden. Om de ändrade kvalitetskraven medför ökade kostnader får det diskuteras under avtalstiden. 6.4 Hälso- och sjukvård Leverantören ansvar för hälso- och sjukvård och rehabilitering till de personer som bor i det särskilda boendet upp till läkarnivå. Leverantören ska enligt gällande Ädelavtal upprätta plan för samverkan med landstingets primärvård. Leverantören ska medverka till att den enskilde ska få sina läkarinsatser på ett så smidigt sätt som möjligt. Utförandet av hälso- och sjukvård ska ske enligt gällande samverkansavtal bilagor 11,12 med landstinget och beslutade definitioner och prioriteringsordningar inom avtalsområdet. Det rehabiliterande arbetet ska utvecklas och kommuniceras med utgångspunkt av i kommunen framtagna och beslutade definitioner, beskrivningar, utarbetade riktlinjer och rutiner från MAR/utvecklare för rehabilitering, prioriteringsordning och värdegrund för rehabilitering enligt bilaga 14. Leverantören ska inom området planera och bedriva verksamheten så att brukaren garanteras ett rehabiliterande förhållningssätt oavsett om insatserna ges enligt SoL eller HSL. Sjuksköterska ska finnas i aktiv tjänst vardagar, dagtid måndag-fredag. Personen ska vara tillgänglig för vårdpersonalen. Minsta antal årstjänster sjuksköterska

18 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) ska vara 1,0 årstjänst sjuksköterska på 23 boende. Skogsbruksvägen har max 36 boende. För insatser under kvällar, nätter och helger, ställer vård- och omsorgsnämnden sjuksköterskeresurser i patrull till förfogande. Leverantören har att samverka med den kommunala sjuksköterskepatrullen enligt gällande rutiner. Under tidpunkt då sjuksköterska inte finns stationerad på boendet ska det finnas minst en personal med kompetens motsvarande omvårdnadsprogrammet, erfarenhet av vårdarbete samt god kännedom om brukarna. Vård- och omsorgsnämnden ställer arbetsterapeut och sjukgymnast i erforderlig omfattning till förfogande. Nyckeltalet är fn. 0,7% specifik rehabtjänst (AT/SG) per person boende på särskilt boende. Resurserna fördelas mellan arbetsterapeut och sjukgymnast efter behov. Legitimerad personal ska delta i gemensamma möten med MAS/MAR. 6.5 Medicinskt ansvariga Inom kommunen finns en medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) som har det medicinska tillsynsansvaret för hälso- och sjukvård och medicinteknisk utrustning. Detta regleras i HSL 24, (rutiner, delegering, anmälningsskyldigheter etc.) SOSFS 2001:12 om användning och egentillverkning av medicinsktekniska produkter i hälso- och sjukvård, patientsäkerhetslagen SFS 2010:659 och MAS enligt SOSFS:1997:10.(Detta gäller även när den kommunala hälso- och sjukvårdsverksamheten drivs av annan leverantör.) Inom kommunen finns också en medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR) som har det medicinska tillsynsansvaret för rehabilitering och medicintekniska produkter, arbetstekniska och personliga hjälpmedel. MAR:s ansvar regleras på samma sätt som MAS. 6.6 Verksamhetschef HSL Leverantören ansvarar för att en verksamhetschef finns för verksamheten enligt 29 hälso- och sjukvårdslagen som denna upphandling avser och leverantören ska följa Socialstyrelsens allmänna råd ( SOSFS 1997:8 )om verksamhetschef inom hälso- och sjukvården. Verksamhetschefen ska svara för verksamheten och har det samlade ledningsansvaret. Den representerar vårdgivaren och det är vårdgivaren som ansvarar för att det utses verksamhetschef för all den hälso- och sjukvårdsverksamhet som bedrivs av denne. Verksamhetschefen ska enligt HSL svara för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Verksamhetschefen ansvarar för att det finns ett ändamålsenligt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011: Demensvård Vissa av de personer som bor i ett särskilt boende har demenssjukdomar eller demensliknande symptom. Leverantören ska säkerställa att medarbetarna har den särskilda kompetensen som krävs för att ge bästa möjliga vård- och omsorg utifrån ett personcentrerat arbetssätt. Leverantören en ska följa Socialstyrelsens nationella riktlinjer om demens samt tillämpa den aktuella kunskapsutvecklingen inom området.

19 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) 6.8 Ut- och inflyttning Leverantören ska arbeta för att det sker en snabb ut- och inflyttning när det sker byte av brukare. Leverantören ansvarar för utstädning och fönsterputs i samband med utflyttning. 6.9 Måltider Leverantören ska erbjuda de boende alla måltider över dygnet (frukost, lunch/middag, kvällsmål) inkl. mellanmål/fika 2-3 ggr/dag samt däremellan tillgång/hjälp till den dryck man behöver över dygnet enligt kvalitetskraven i bilaga 6 och högst till det pristak för måltidsabonnemang som finns fastställt av vård- och omsorgsnämnden. Pristaket för varje boende är 3198 kronor per månad. Priserna gäller för 2012 och pristaket uppräknas årligen enligt kommunens uppräkningar av budgetramar. Leverantören ska följa vård- och omsorgsnämndens kostprogram och kvalitetskrav enligt bilaga 19 för särskilt boende och rutin för att förebygga näringsbrist. Specialkost ska erbjudas de personer som så behöver. Brukarna ska ges möjlighet att välja den måltidsrytm som ger rätt näringsintag rätt fördelat under dygnet. Nattens fasta ska inte vara för lång (högst timmar). Energi och näringsinnehåll ska följa ESS-gruppens rekommendationer för äldre. De matsedlar som upprättas av leverantören ska vara näringsmässigt godkända av dietist. Leverantören ska ha ett flexibelt och individuellt tänkande när det gäller mattider. Det ska lösas individuellt och finnas med i leverantörens dokumentation. Leverantören ska skapa lugn och ro under måltiden. Måltidsmiljön har en stor betydelse för aptiten och det är viktigt att måltiden måste få ta den tid som behövs. Leverantören bör duka vackert och se till att måltiden blir både trivsam och festlig i en hemliknande miljö varje dag. Anpassade bestick, tallrikar och glas/muggar efter behov är värdefulla detaljer för den enskilde. Att ha en tillräckligt stark belysning över matborden är en viktig detalj i måltidsmiljön. Leverantören ska vara delaktig i vård- och omsorgsnämndens brukarråd för mat som är nämndens övergripande dialog med utförare, brukarrepresentanter, nämndens ledamöter omkring matens kvalitet. På Skogsbruksvägen finns fyra avdelningskök. Beroende av leverantörens rutiner och egenkontrollprogram för hantering av livsmedel kan avdelningsköken medge viss matlagning i begränsad omfattning. Tillagningen ska ske i form av att maten ska ätas direkt efter tillagningen. Tillagningen ska ske med krav på mellanliggande rengöring, hantering av rengjorda och förtvättade rotsaker och tillagning av en grundråvara tex. fisk, fågel eller kött per måltid. Leverantören ska före entreprenadens början skicka in registrering och verksamhetsbeskrivning till kommunens avdelning för miljö och hälsa. nsokaomgodkannande.4.456b a710e html 6.10 Larm/Brandlarm Trygghetslarm i det särskilda boendet ägs av vård- och omsorgsnämnden. Denna larmanläggning innefattar trygghetstelefon, söklarm och dörrlarm för varje lägenhet samt specificerade utrymmen.

20 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) Vård- och omsorgsnämnden står för service och driftskostnader på centralenheten och viss ingående utrustning såsom lägenhetsapparater (trygghetstelefoner) och larmknappar, samt årlig funktionskontroll enligt särskilt avtal med larminstallatör. Vård- och omsorgsnämnden står för nyanskaffning och utbyte av trasiga delar. Behovet av utbyte som beror på oaktsamhet med larmutrustning av leverantörens personal får leverantören själv bekosta. Nyanskaffning av sänglarm och trampmattor bekostas av vård- och omsorgsnämnden. Leverantören ansvarar för och bekostar handhavande och utbildning för egen personal på trygghetssystemets utrustning och funktioner. Leverantören står för alla servicekostnader och erforderliga batteribyten på bärbara telefoner/hjälptelefoner, larmknappar, sängvakter, larmmattor m.m. även batteriladdare. För löpande service ska vård- och omsorgsnämndens avtalsbundna larminstallatör anlitas. Leverantören kontaktar själv larminstallatör för att bli informerad om vilka villkor som gäller för sådan service. Leverantören ansvarar för att rapportera konstaterade fel på utrustningen till larminstallatör och till vård- och omsorgsnämndens kontaktman. Förändring av trygghetssystemets grundprogrammering bekostas av leverantören. I byggnaderna kommer ett SBF 110:6 godkänt automatiskt brandlarm att installeras och bostadssprinklersystem i samtliga rum för boende. Ansvaret för provning av denna utrustning ligger på Teknisk Förvaltning Fastighet, förutom under garantitiden då detta utförs av installationsfirman Riskronder särskild boendeform Leverantören ska årligen genomföra riskronder inom anläggningen för att upptäcka felaktigheter som rör fastighetens utformning eller annat som kan skapa farliga situationer för brukare och personal. Leverantören ska utan dröjsmål vidta åtgärder som behöver företas för att förbättra i boendet så ingen brukare eller personal kommer till skada. Leverantören ska i detta fall meddela kommunens kontaktperson i fastighetsfrågor för åtgärd. Det är kommunen som bekostar förbättringsåtgärder i fastigheten Samarbete/ Samverkan Leverantören ska arbeta för att ha goda relationer till anhöriga genom att informera om verksamheten, anordna möten samt ta tillvara och respektera den information de lämnar till exempel angående sin närståendes situation och livshistoria. Leverantören ska utveckla olika typer av samverkan med anhöriga, godemän och förvaltare där deras synpunkter tillvara. Frivilligorganisationers och föreningars erbjudanden om insatser som till exempel väntjänst ska uppmuntras och tas till vara på bästa möjliga sätt för brukarnas räkning. Detta i syfte att utifrån brukarnas önskemål att öka möjligheterna till ett aktivt och meningsfullt liv i gemenskap med andra. Leverantören ska samverka med landstinget, övriga myndigheter, organisationer och föreningar för den enskildes bästa. Leverantören ska erbjuda de anhöriga, god

21 Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret (26) man/ förvaltare regelbunden information om målsättning med vårdinsatser för den enskilde, hur en dag kan se ut för deras närstående, målsättning för boendet i stort Kostnader för telefon, fax, TV med mera Leverantören skall teckna abonnemang för telefon till ledning och personallokal och svara för kostnaden. Leverantören ska bekosta och ansvara för att ha en sekretessfax för kommunikation med biståndshandläggare/bosamordnare. Inom den särskilda boendeformen ska leverantören svara för kostnader för Tvlicens i gemensamma utrymmen Tekniska hjälpmedel och inkontinenshjälpmedel Leverantören ansvarar för att de boende får tillgång till individuellt utprovade hjälpmedel i enlighet med kommunens sjukvårdsansvar, och enligt gällande avtal mellan kommun och landsting. Kostnaden för individuella hjälpmedel ska inte ingå i priset utan nämnden ersätter leverantören för direkta utlägg efter fakturering varje månad med moms tydligt särredovisad på fakturorna. Leverantören ansvarar för hela kostnaden för arbetstekniska hjälpmedel. Leverantören ansvarar för att brukare som bedöms ha behov av inkontinenshjälpmedel får det i enlighet med kommunens sjukvårdsansvar och i enlighet med gällande avtal mellan kommunen och landstinget. Kostnaden för inkontinenshjälpmedel ska inte ingå i priset utan nämnden ersätter leverantören för direkta utlägg efter fakturering varje månad med moms tydligt särredovisad på fakturorna Förbrukningsartiklar, utrustning med mera Leverantören tillhandahåller och bekostar den medicinsk tekniska utrustningen, de arbetsredskap och de förbrukningsartiklar som behövs för att fullgöra åtagandet Tandvårdsstöd till äldre Leverantören ska samverka med landstinget och identifiera vilka personer som kan omfattas av det särskilda tandvårdsstödet till äldre. Personalen ska årligen erbjudas utbildning och handledning i munvård Dokumentation Leverantören ska följa gällande riktlinjer för dokumentation enligt Socialtjänstlagen och Socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter (SOSFS 2006:5) samt de av kommunen upprättade rutiner gällande vårdplanering, uppföljning och dokumentation samt till de kvalitetskrav som finns i bilaga 6. Leverantören ska se till att dokumentation av hälso- och sjukvårdsinsatser utförs i enlighet med patientdatalagen, särskilda föreskrifter gäller för dokumentation om omvårdnad (1993:20) samt socialstyrelsens allmänna råd och rutiner i övrigt som tillämpas i kommunen. Dokumentation gällande sociala insatser ska följas vad som gäller i Socialtjänstlagen 11 kap 5-6 samt övrig lagstiftning för verksamheten. Leverantören ska följa vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan avseende SoL, LSS och HSL, bilaga 16. Leverantören ska se till att samtliga journalhandlingar överlämnas till kommunens centralarkiv enligt gällande gallringsregler när en brukare flyttar eller avlider. Detta gäller också om ansvaret för verksamheten övergår till annan.