Handling 2016 nr 136. Definition av Göteborgs Stads EU-arbete Till Göteborgs kommunfullmäktige

Transkript

1 Handling 2016 nr 136 Definition av Göteborgs Stads EU-arbete Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker yrkande från S, M, MP, V, L och KD den 15 juni 2016 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: 1. Definitionen av Göteborgs Stads EU-arbete fastställs i enlighet med formulering i yrkande från S, M, MP, V, L och KD den 15 juni Kommunstyrelsen får i uppdrag att revidera policy och riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad i enlighet med den fastställda definitionen. 3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att utifrån ovanstående riktlinjer återkomma med ett reviderat förslag om hur ansvaret för samordningen av Göteborgs Stads EU-arbete ska fördelas. 4. Kommunstyrelsen får i uppdrag att med utgångspunkt från sin föreslagna ansvarsfördelning presentera ett förslag till struktur för hur alla de aktörer i staden som är involverade i EU-arbetet ska förhålla sig till varandra. 5. Kommunstyrelsen får i uppdrag att, utifrån riktlinjerna ovan, utreda förutsättningarna för att etablera ett Grants Office (kontor för extern finansiering) med ansvar för att samordna hela stadens externa finansiering Vid behandlingen av ärendet i kommunstyrelsen förekom skiljaktiga meningar: Ordföranden Ann-Sofie Hermansson (S) yrkade bifall till yrkande från S, M, MP, V, L och KD den 15 juni Lars Hansson (SD) yrkade bifall till yrkande från SD den 1 juni Vid omröstning röstade Mariya Voyvodova (S), Jonas Ransgård (M), Ulf Kamne (MP), Daniel Bernmar (V), Helene Odenjung (L), David Lega (KD), Kristina Tharing (M), Johan Nyhus (S), Maria Rydén (M), Martin Wannholt, tjänstgörande ersättaren Tord Karlsson (S) och ordföranden Ann-Sofie Hermansson (S) för bifall till Ann-Sofie Hermanssons yrkande. Lars Hansson (SD) röstade bifall till eget yrkande. 1(2)

2 Kommunstyrelsen beslutade med tolv röster mot en att bifalla Ann-Sofie Hermanssons yrkande. Lars Hansson (SD) reserverade sig mot beslutet. Lars Hansson (SD) antecknade som yttrande en skrivelse från den 1 juni Göteborg den 15 juni 2016 Göteborgs kommunstyrelse Ann-Sofie Hermansson Jonas Andrén 2(2)

3 Yrkande S, M, MP, V, L, KD Kommunstyrelsen Ärende Yrkande om definition av Göteborgs Stads EU-arbete Det finns ett brett engagemang för EU-arbete inom Göteborgs Stad. Många nämnder och bolag jobbar aktivt både med EU-policy och med att använda EU som finansieringskälla för utvecklingssatsningar. Samtidigt har samordningen av EU-arbetet under en längre tid fungerat mindre bra. Som framgår inte minst av de två konsultrapporter som länkats till tjänsteutlåtandet finns det en klar förbättringspotential att utnyttja. Stadens ledning är i behov av en tydligare samordningsstruktur för att stötta och ta tillvara på EU-engagemanget i verksamheterna. Därför bör statsledningskontoret ta nya tag i EU-arbetet. Det är viktigt att omgående inleda en förändringsprocess. Det är också viktigt att i denna process ta hänsyn till den generella översyn av stadens internationella arbete som sedan några månader tillbaka är igång. För det första skulle det finnas fördelar i att som bas för EU-arbetet ha en mer precis och verksamhetsinriktad definition. Följande definition skulle vara lämplig: Göteborgs Stads EU-arbete består av fyra delvis sammanlänkade komponenter: En löpande integration av relevanta EU-aspekter i beslutsfattande och verksamheter i hela staden Ett operativt påverkansarbete inom EU:s policyprocess på europeisk och nationell nivå (grönböcker, vitböcker, förordningar, direktiv, relaterad svensk lagstiftning etc) i frågor som är av betydelse för staden En strategisk hantering av EU-relaterade frågor, genom omvärldsbevakning och generella påverkansinsatser, för att på längre sikt tillvarata stadens intressen Ett systematiskt arbete, koordinerat inom hela staden och med alla relevanta externa aktörer, för att optimera användningen av EU-finansiering i stadens verksamheter och utvecklingsprocesser. För det andra finns det anledning att tänka ett varv till kring hur ansvaret för EU-arbetet ska fördelas. Ett alternativt är att, som i tjänsteutlåtandet, lägga huvudansvaret för samordningen på internationella avdelningen. Ett annat alternativ är att fördela samordningsansvaret över sakansvariga inom olika ansvarsområden på stadsledningskontoret. Då skulle var och en få ansvar för att i ett hela staden-perspektiv integrera EU-perspektivet i all relevant

4 policyutveckling på respektive sakområde. Exakt vilken lösning som är lämpligast bör utredas. Utifrån ansvarsfördelningen bör det etableras en struktur för hur alla de aktörer i staden som är involverade i EU-arbetet ska förhålla sig till varandra. Det behöver klargöras hur hela koordinerings- och samverkansapparaten ska fungera. Även här krävs ett fortsatt utredningsarbete. För det tredje är denna förändringsprocess ett bra tillfälle att ta ett helhetsgrepp kring frågan om extern finansiering. Detta är ett arbete som inom staden har varit eftersatt. Det behöver redas ut hur staden framöver ska jobba inte bara med alla möjligheter till EUfinansiering, utan också med möjligheter till finansiering från andra externa aktörer på regional, nationell, europeisk och internationell nivå. I nuläget agerar staden både för snävt och för splittrat i finansieringsfrågor. Om arbetet med extern finansiering kunde samlas och rationaliseras skulle vinsterna i både verksamheter och budget kunna bli avsevärda. En modell som skulle kunna testas är att etablera ett centralt Grants Office (kontor för extern finansiering) som skulle fungera som ett nav för dessa finansieringsfrågor. Kontoret skulle få i uppgift att se till att (1) existerande möjligheter utnyttjas optimalt, att (2) inga aktörer i staden i onödan konkurrerar med varandra om samma resurser samt att (3) de externa resurserna alltid används i relevanta och långsiktigt hållbara satsningar i verksamheterna. I ett första steg vore det rimligt att utreda förutsättningarna för att skapa ett sådant kontor. Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: 1. Definitionen av Göteborgs Stads EU-arbete fastställs i enlighet med ovanstående formulering. 2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att revidera policy och riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad i enlighet med den fastställda definitionen. 3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att utifrån ovanstående riktlinjer återkomma med ett reviderat förslag om hur ansvaret för samordningen av Göteborgs Stads EU-arbete ska fördelas. 4. Kommunstyrelsen får i uppdrag att med utgångspunkt från sin föreslagna ansvarsfördelning presentera ett förslag till struktur för hur alla de aktörer i staden som är involverade i EUarbetet ska förhålla sig till varandra. 5. Kommunstyrelsen får i uppdrag att, utifrån riktlinjerna ovan, utreda förutsättningarna för att etablera ett Grants Office (kontor för extern finansiering) med ansvar för att samordna hela stadens externa finansiering.

5 Yrkande (SD) Kommunstyrelsen Ärende Definition av Göteborg Stads EU-arbete Stadsrevisionens samlade bedömning är att det inte sker en ändamålsenlig samordning av stadens internationella samarbete. 1 I stadsrevisionens rekommendationer kan man läsa: Kommunstyrelsen bör säkerställa att internationella avdelningens uppdrag preciseras och kommuniceras till stadens nämnder och bolag. Kommunstyrelsen bör säkerställa att uppföljningen av stadens internationella projekt utvecklas. I Stadsledningskontorets förslag kan SD inte se att dessa rekommendationer tydligt framgår i SLK:s förslag på ändrad policy. Vidare anser SD att man ska ompröva nyttan av Gothenburg European Office (GEO). Sverige har 20 EU-parlamentariker i Bryssel och en omfattande stab av tjänstemän. Detta borde räcka för att säkerställa Göteborgs intressen då det gäller EU-frågor. Skattebetalarna i Sverige betalar miljarder i EU-avgift, och göteborgarna ska inte behöva betala ytterligare till GEO verksamhet i Bryssel i form av kommunalskatt eller indirekt via kommunala bolag. GEO hade en omsättning på 5,3 miljoner kr år (Se bilaga 1). GEO har Stadshus AB som moderbolag. AB Gothenburg European Office är sedan 2013 ett kommunalt bolag med en filial i Bryssel. Kontorets huvudman är ytterst Göteborgs kommunstyrelse. Det är även kommunstyrelsen som sätter kontorets agenda utifrån stadens prioriteringar och EUkommissionens arbetsprogram. 1 Samordning av Göteborgs Stads internationella samarbete Diarienummer: 213/15 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad

6 Kommunstyrelsen föreslås besluta: Att internationella avdelningen uppmanas att ta till sig kritiken i stadsrevisionens rapport och rättar sig därefter. Att via ägardirektiv ge Stadshus AB, KS, eller annan berörd myndighet i uppgift att avveckla Gothenburg European Office (GEO).

7 Bilaga 1 Information Gothenburg European Office (GEO) Status: Registrerad hos Bolagsverket Registreringsdatum: F-Skatt status: Avregistrerad för F-skatt Anledning till avregistrering: Egen begäran Startdatum för F-Skatt: Slutdatum för F-Skatt: Momsstatus: Avregistrerad i Momsregistret Startdatum för moms: Slutdatum för moms: Länsäte: Västra Götalands län Kommunsäte: Göteborg Ägarförhållande: Privat, ej börsnoterat Koncernmoder: GÖTEBORGS KOMMUN Moderbolag: Göteborgs Stadshus AB

8 Yttrande (SD) Kommunstyrelsen Ärende Definition av Göteborg Stads EU-arbete Stadsrevisionens samlade bedömning är att det inte sker en ändamålsenlig samordning av stadens internationella samarbete. 1 I stadsrevisionens rekommendationer kan man läsa: Kommunstyrelsen bör säkerställa att internationella avdelningens uppdrag preciseras och kommuniceras till stadens nämnder och bolag. Kommunstyrelsen bör säkerställa att uppföljningen av stadens internationella projekt utvecklas. I Stadsledningskontorets förslag kan SD inte se att dessa rekommendationer tydligt framgår i SLK:s förslag på ändrad policy. Vidare anser SD att man bör ompröva nyttan av Gothenburg European Office (GEO). Sverige har 20 EU-parlamentariker i Bryssel och en omfattande stab av tjänstemän. Detta borde räcka för att säkerställa Göteborgs intressen då det gäller EU-frågor. Skattebetalarna i Sverige betalar miljarder i EU-avgift, och göteborgarna ska inte behöva betala ytterligare till Bryssel i form av kommunalskatt som finansierar GEO. 1 Samordning av Göteborgs Stads internationella samarbete Diarienummer: 213/15 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad

9 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 1377/15 Repronummer nr 100/16 Kommunikationsområdet Internationella Avdelningen Gunilla Bökmark Telefon E-post: Definition av Göteborgs Stads EU-arbete Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: 1. Definition av Göteborgs Stads EU-arbete fastställs i enlighet med vad som framgår av stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. 2. Stadsledningskontorets internationella avdelning ska vara huvudansvarig för samordning av Göteborgs Stads EU-arbete. 3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att revidera policy och riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad i enlighet med vad som framgår av stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. Sammanfattning Stadsledningskontoret skall genom Internationella avdelningen leda, samordna och följa upp stadens internationella samarbete. Internationella avdelningen arbetar idag med internationella organisationer och nätverk, vänorter och partnerstäder, projekt (där finansieringen härrör från institutioner såsom EU, Sida och ICLD), internationella besök samt internationell omvärlds- och intressebevakning (se Policy och Riktlinjer för internationellt arbete i Göteborgs Stad, bilaga 1). Stadsledningskontoret har identifierat behov av att tydliggöra avdelningens uppdrag, roller och ansvar samt arbetssätt. Stadsledningskontoret har genomfört två översyner (bilaga 2 och 3) som stärker detta. Stadsrevisionens yttrande (bilaga 4) bekräftar att det saknas en ändamålsenlig samordning av stadens internationella samarbete. En del i detta arbete är att det behövs en för staden gemensam fastställd definition av begreppet EUarbete samt förtydligande av internationella avdelningens mandat, arbetssätt och gränsdragning inom uppdraget. Det innebär också en revidering av policy och riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad. Ekonomiska konsekvenser EU driver en rad olika finansieringsinstrument såsom sektorsprogram och strukturfonder vilka kan delfinansiera stadens olika utvecklingsprojekt. Effektivare EUarbete är en förutsättning för ökad delfinansiering av dessa projekt samt möjliggör dessutom för besparingar för staden, genom erfarenhetsutbyte samt ökade samordningseffekter. Förutom Horisont 2020 (forskningsprogrammet) kan även Kreativa Europa samt Erasmusprogrammet nämnas som exempel på sektorprogram där Staden kan vara aktiv. Det finns dessutom idag flera utlysningar som anpassas till 1(5)

10 aktuella behov t ex flyktingsituationen. Vad gäller strukturfonderna fokuserar t ex programmen inom Regionalfonden och socialfonden i Västsverige, Urbact m fl på delfinansiering av projekt inom områden såsom arbetsmarknad, entreprenörskap, innovation mm. Genomförandet av konsekvenserna av föreslagna beslut, sker inom ordinarie budget på stadsledningskontoret. Barn-, jämställdhets-, mångfalds- samt miljöperspektivet Stadens EU-arbete har i många sammanhang bäring på ovanstående perspektiv, det gäller både strukturfonderna som sektorprogrammen. Strukturfonderna Europeiska Socialfonden, Europeiska regionalfonden och Interreg har dessa perspektiv som antingen prioriteringar i utlysningar eller som horisontella kriterier. Sektorsprogrammen är mer tematiskt indelade där te x LIFE, Horisont 2020 samt Urbact har bäring på miljöperspektivet. När det gäller övriga perspektiv finns det på samma sätt tematiska sektorsprogram som FEAD, Cosme, Erasmus +. Stadsledningskontoret förespråkar en gynnsam utveckling av perspektiven vid effektivisering av Stadens EU-arbete. Omvärldsperspektivet Dialog har förts med andra städers internationella funktioner (Stockholm och Malmö) för att se hur de är organiserade och arbetar med EU-frågan. EU sätter ramarna som påverkar staden (t ex genom grön böcker, vit böcker, olika förordningar och direktiv (t ex Göteborgs Stads miljökvalitetsmål). De olika sektorsprogrammen och strukturfonderna kan möjliggöra en finansiering av stadens olika utvecklingsprojekt. Flera projekt sker i samverkan med näringsliv och akademi. Bilaga 1 Policy och riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad Bilaga 2 Ekan Managements rapport Översyn av tre verksamheter inom Stadsledningskontoret, Göteborgs Stad - Internationella avdelningen Bilaga 3 Sensa Corporate Advisors reviderad rapport Göteborg Stads EU-arbete Bilaga 4 Stadsrevisionens rapport Samordning av Göteborg Stads Internationella arbete Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2(5)

11 Ärendet Stadsledningskontoret skall genom Internationella avdelningen leda, samordna och följa upp stadens internationella arbete. Stadsledningskontoret har identifierat behov av att tydliggöra avdelningens uppdrag, roller och ansvar samt arbetssätt. Stadsledningskontoret har genomfört två översyner (bilaga 2 och 3) som stärker detta. Stadsrevisionens yttrande (bilaga 4) bekräftar att det saknas en ändamålsenlig samordning av stadens internationella arbete. En del i detta arbete är att det behövs en för staden gemensam fastställd definition av begreppet EUarbete samt förtydligande av internationella avdelningens mandat, arbetssätt och gränsdragning inom uppdraget. Det innebär också en revidering av policy och riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad. Bakgrund Stadsledningskontoret arbetar med att tydliggöra sitt uppdrag med att leda, samordna och följa upp. De översyner som har gjorts av Internationella avdelningen var en del av detta arbete och de resulterade i två stycken konsultrapporter (bilaga 2 och 3). Stadsrevisionens granskning identifierar att det saknas en ändamålsenlig samordning av det internationella arbetet (bilaga 4). Statsledningskontoret har kommit fram till slutsatsen att en ökad tydlighet när det gäller uppdrag, roller och mandat behöver göras. Statsledningskontoret kan därmed konstatera att det är viktigt att uppdrag, roller och mandat tydliggörs. En viktig del i detta arbete är en tydlig definition av EU-arbetet. Internationella avdelningen Internationella avdelningen arbetar idag med internationella organisationer och nätverk, vänorter och partnerstäder, projekt (där finansieringen härrör från institutioner såsom EU, Sida och ICLD), internationella besök samt internationell omvärlds- och intressebevakning (se Policy och Riktlinjer för internationellt arbete i Göteborgs Stad, bilaga 1). Internationella organisationer och nätverk: Med internationella organisationer och nätverk avses de organisationer/nätverk i vilka kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen fattat beslut om medlemskap. Med branschspecifika organisationer/nätverk avses de organisationer/nätverk där enskilda nämnder/styrelser, inom ramen för sitt verksamhetsområde, fattat beslut om medlemskap. Vänorter och partnerstäder: Med vänorter avses stadens samarbete med de nordiska städerna Aarhus, Bergen och Åbo (Turku). Med partnerstäder avses de städer som kommunstyrelsen har beslutat att sluta partnerstadsavtal med. Partnerstadssamarbeten är tematiskt indelade, tidsbegränsade och till ömsesidig nytta för de inblandade parterna. Projekt: Med internationella projekt avses projekt som i någon form delfinansieras av EU eller som ansöker om sådan delfinansiering, projekt som planeras eller genomförs i samarbete med partners i andra länder men utan EUfinansiering samt projekt där finansieringen härrör från institutioner såsom Sida och ICLD. Internationell representation och besök: Med besök avses protokollära besök, VIP-besök samt studiebesök. Med protokollära besök avses besök på en hög politisk nivå av representativ karaktär. Besöken riktar sig till kommunfullmäktiges ordförande. Med VIP-besök avses besök på en hög politisk, organisations- eller näringslivsnivå där kommunstyrelsen representerar staden som en del i ett för staden sammanhållet besöksprogram. Med studiebesök avses besök till förvaltningar och bolag som hanteras inom ramen Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 3(5)

12 för förvaltningarnas/bolagens respektive verksamhetsområden samt besök inom ramen för Green Gothenburg. Omvärlds- och intressebevakning: Med omvärlds- och intressebevakning avses en strategisk och långsiktig bevakning av internationella processer som påverkar staden. Med omvärldsbevakning avses strävan att få en övergripande förståelse av ett givet sakområde med hänsyn till den nationella och internationella miljö och situation i vilken Göteborgs Stad verkar, i syfte att identifiera, formulera och stödja stadens långsiktiga övergripande politik, policy och planer. Med intressebevakning avses all verksamhet som avser att påverka politiska lösningar och beslutsprocesser. Intressebevakning riktas primärt mot regional, nationell och EU-nivå. Göteborgs Stad bedriver ett arbete för att försöka påverka EU:s beslutsfattare och bevakar de frågor som är av intresse för staden, detta genom Gothenburg European Office (GEO) på plats i Bryssel. Kommunens ändamål med sitt ägande av GEO är att skapa ett mervärde för Göteborgs Stads invånare, lärosäten, forskningsinstitut och näringsliv, samt bidra till visionen om en hållbar stad - öppen för världen. GEO bedriver omvärlds- och intressebevakning i förhållande till EU och andra relevanta parter samt annan därmed förenlig verksamhet. Stadsledningskontorets (SLK) Internationella Avdelning har ett samordningsansvar för EU arbetet enligt den befintliga Policy och riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs stad och därmed finns behov av nära och löpande samarbete/samordning GEO/SLK/Stadshus AB. Det nära samarbetet mellan Internationella avdelningen och GEO är en förutsättning för ökade effektivitetsvinster av EU-arbete. Problemställning Otydlighet råder kring avdelningens förutsättningar att genomföra sitt uppdrag utifrån samordna, leda, följa upp. Stadsrevisionens samlade bedömning är att det inte sker en ändamålsenlig samordning av stadens internationella samarbete, se bilaga 4. För att tydliggöra uppdraget har två översyner genomförts under 2015/2016. En genomfördes av Ekan Management AB samt en av Sensa Corporate Advisors AB. Båda uppdragen genomfördes genom djupintervjuer. Ekan Management hade i uppdrag att se över tre verksamheter inom Stadsledningskontorets organisation, varav Internationella avdelningen var en, samt att lämna rekommendationer avseende hur dessa kan stärkas utifrån Stadsledningskontorets grunduppdrag. Sensa hade i uppdrag att identifiera och fastställa formerna för en effektivare ledning och samordning avseende Stadsledningskontorets ansvar och roll för Göteborgs Stads EU-arbete samt att definiera EU-arbete i sig. Utgångsläget var en identifierad otydlighet kring mandat, arbetssätt och gränsdragning vad gäller Göteborgs Stads EU-arbete och Stadsledningskontorets roll och ansvar. Sammanfattning ur Ekan rapporten (bilaga 2): Det har i översynen framkommit att Internationella avdelningen arbetar med strategiskt arbete, stöd till strategiskt arbete och stöd till operativt arbete. Utifrån Stadsledningskontorets grunduppdrag borde avdelningen enbart arbeta med strategiskt arbete och stöd till strategiskt arbete. Det har i översynen även framkommit att Internationella avdelningen inte har något tydligt uppdrag vad gäller EU-arbetet. Det finns därför ett behov av att förtydliga avdelningens uppdrag inom EU-arbetet och förtydliga hur ansvar och roller skall fördelas mellan olika aktörer inom staden. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 4(5)

13 Sensa rapporten sammanfattar (bilaga 3): De intervjuade efterlyser en strategisk viljeinriktning och en tydligt fastställd samordning av stadens EU-arbete och en välförankrad plan som omfattar stadens olika aktörer. Stadsledningskontoret/Internationella avdelningen föreslås vara huvudansvarig när det gäller Göteborgs Stads EU-arbete samt ha det övergripande ansvaret för uppföljning och utvärdering av detta arbete. Förslag på definitioner av EU-arbete: o Förordningar och direktiv som påverkar Göteborgs Stad. o EU:s olika sektorsprogram och strukturfonder som drivs eller kan drivas i samverkan med Göteborgs Stad och bidra till finansiering av stadens utveckling. o Göteborgs Stads långsiktiga påverkansarbete och omvärldsbevakning. Stadsledningskontorets förslag Utifrån genomförd utredning föreslås följande: Stadsledningskontoret genom Internationella avdelningen föreslås vara huvudansvarig för samordningen av Göteborgs Stads EU-arbete och ha det övergripande ansvaret för uppföljning och utvärdering av detta arbete. Dessutom föreslås att Stadsledningskontoret skall bidra till ökad samordning mellan intressebevakning på nationell och EU nivå. Förslag på definition av EU-arbete: EU policy (t ex grön böcker, vit böcker, förordningar, direktiv mm) som påverkar Göteborgs Stad. Finansieringsinstrument som t ex EU:s sektorsprogram och strukturfonder som drivs eller kan drivas i samverkan med Göteborgs Stad och bidra till finansiering av stadens utveckling. Göteborgs Stads långsiktiga påverkansarbete och omvärldsbevakning. Utifrån ovanstående föreslås att policy och riktlinjer för internationellt samarbete inom Göteborgs Stad (bilaga 1) revideras. Samverkan Resultatet av konsultrapporterna har informerats om i LSG, FSG samt CSG under 2015/2016. Stadsledningskontoret Gunilla Bökmark Avdelningschef, Internationella avdelningen Helena Mehner Kommunikationsdirektör Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 5(5)

14 Bilaga 1 Policy och riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad Dokumentansvarig: Avdelningschefen, Internationella avdelningen Upprättad av: Stadsledningskontoret, Internationella avdelningen Beslutad av: Kommunstyrelse och Kommunfullmäktige Senast uppdaterad (ange beslutsdatum): Giltighetstid: Tills vidare Gäller för: Stadens nämnder och styrelser Policy och riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad Policy för internationellt samarbete i Göteborgs Stad Policyn innebär att Göteborg är öppen för världen. Göteborg är en internationell stad och har alltid välkomnat människor och influenser utifrån. Det finns goda förutsättningar att utnyttja stadens historia och det arbete som pågår kontinuerligt för att utveckla stadens verksamheter. Internationellt samarbete är därför en integrerad del av stadens arbete och kommer den enskilde invånaren till del genom att det skapar ett mervärde för Göteborgs Stads invånare, näringsliv och civilsamhälle. Göteborgs Stad har tagit ställning för ett aktivt internationellt samarbete för att på bästa sätt tillvarata möjligheter och möta utmaningar. Samverkan mellan stad, akademi, näringsliv, och civilsamhälle ger goda möjligheter till ett framgångsrikt samarbete med omvärlden. Göteborg är ett centrum i en europeisk framtidsregion. Genom ett aktivt internationellt samarbete strävar staden efter att säkerställa sin position i ett regionaliserat Europa. Stadens arbete gentemot och inom EU är och skall vara en integrerad del i Göteborgs Stads verksamheter. Göteborgs Stad beaktar utvecklingen i omvärlden i det löpande arbetet inom alla dess verksamhetsområden. Sverige såväl som övriga världen påverkar de frågor som staden arbetar med. Det internationella samarbetet är en naturlig del av visionen om en bärkraftig stad med konkurrenskraft och hållbar utveckling. Göteborgs Stad är en betydelsefull aktör, främst på den europeiska arenan, som främjar Göteborgs intressen samt bidrar med goda erfarenheter och exempel. Samtliga verksamheter inom Göteborgs Stad, inklusive dess direkt och indirekt helägda aktiebolag ansvarar för att denna policy efterlevs. Kommunala bolag som inte är helägda, men där Göteborgs Stad har ett bestämmande eller betydande inflytande, stiftelser, ekonomiska föreningar och andra associationer där Göteborgs Stad utser fler än hälften av styrelseledamöterna, skall förhålla sig till denna policy så långt det är möjligt. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 7 (25)

15 Utbytessida, tillhör KF handling 2014 nr 79 Riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad 1. Inledning Stadens internationella samarbete utgår från i budgeten uppsatta visioner och mål. Samarbetet grundar sig på och följer den svenska regeringens utrikespolitik, i vilken arbetet med att främja exempelvis de mänskliga rättigheterna, är en integrerad del. Internationaliseringens möjligheter och effekter på lokal och regional nivå gör internationellt samarbete nödvändigt för staden och dess enheter. Internationellt inriktat samarbete skall därmed ses som en del av de allmänna investeringarna inför framtiden. Stadens internationella samarbete skall utveckla och stärka den kommunala verksamheten och dess personal till förmån för invånarna. Göteborgs Stad skall genom internationell samverkan öka kvalitén avseende resultat, kunskapsinhämtning och finansiering av utvecklingsåtgärder. Internationellt samarbete skall präglas av transparens och ömsesidig nytta. 2. Omfattning Riktlinjerna omfattar samtliga verksamheter inom Göteborgs Stad, inklusive dess direkt och indirekt helägda aktiebolag. Samtliga verksamheter och bolag enligt ovan benämns nedan var för sig och gemensamt Göteborgs Stad. Kommunala bolag som inte är helägda, men där Göteborgs Stad har ett bestämmande eller betydande inflytande, stiftelser, ekonomiska föreningar och andra associationer där Göteborgs Stad utser fler än hälften av styrelseledamöterna, skall förhålla sig till Göteborgs Stads riktlinjer för internationellt samarbete så långt det är möjligt. 3. Definitioner Med internationellt samarbete avses stadens samlade arbete med internationella organisationer och nätverk, vänorter och partnerstäder, projekt där finansieringen härrör från institutioner såsom EU, Sida och ICLD, internationella besök samt internationell omvärlds- och intressebevakning. Med Göteborgssamhället avses aktörer som bidrar till stadens utveckling (invånare, näringsliv, universitet, stadens egen organisation etc.). 4. Kommunikation Väl fungerande kommunikation är en förutsättning för ett samordnat internationellt arbete i Göteborgs Stad. I samband med uppdrag/aktiviteter, projekt och kontakter inom områden som omfattas av samordning skall stadsledningskontorets internationella avdelning informeras för att säkerställa synergieffekter, ta fram beslutsunderlag för kommunstyrelsen samt skapa förutsättningar för att internt och externt kommunicera en helhetsbild av stadens internationella samarbete. Intern information om det internationella samarbetet anslås på stadens intranät. Goteborg.se är huvudkanalen för extern information. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 8 (25)

16 5. Riktlinjerna 5.1 Syfte Riktlinjerna syftar till att skapa en gemensam plattform och referensram för stadens internationella samarbete. En gemensam plattform och referensram möjliggör ett enhetligt agerande i internationella sammanhang med avsikten att underlätta och förtydliga stadens agerande på den internationella arenan. 5.2 Ansvar - Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen fattar beslut om policy samt riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad. - Kommunstyrelsen samordnar stadens internationella samarbete internt och externt. - Nämnder och styrelser har huvudansvaret för internationellt samarbete inom ramen för sitt verksamhetsområde förutom inom de av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen beslutade samordningsområdena. - Nämnder och styrelser ansvarar, där så är tillämpligt, för att ta fram anvisningar för internationellt samarbete inom ramen för sitt verksamhetsområde. - Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen stödjer kommunstyrelsen i samordningen av stadens internationella samarbete. 5.3 Samordningsområden Samordning av det internationella samarbetet syftar till att Göteborgs Stad skall agera som en aktör utanför kommungränsen i internationella sammanhang. Genom samordning blir staden som organisation tydligare i kontakten med vår omvärld. Staden får en gemensam riktning och fokus som har en samlande effekt. På så vis förstärks också känslan av att vara en stad både internt och externt. Kommunstyrelsen samordnar stadens internationella samarbete inom fem huvudområden, dvs. städer, organisationer och nätverk, omvärlds- och intressebevakning, projekt samt besök. STÄDER Definition Med städer avses stadens samarbete med partnerstäder och vänorter. Med partnerstäder avses de städer som kommunstyrelsen har beslutat att sluta partnerstadsavtal med. Partnerstadssamarbeten är tematiskt indelade, tidsbegränsade och till ömsesidig nytta för de inblandade parterna. Med vänorter avses stadens samarbete med de nordiska städerna Aarhus, Bergen och Åbo (Turku). Syfte Göteborgs Stads samarbete med vänorter och partnerstäder syftar till att främja Göteborgs intressen, säkra en god omvärlds- och intressebevakning samt att få möjlighet till erfarenhetsutbyte och projektdeltagande. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 9 (25)

17 Ansvar - Kommunfullmäktige fattar beslut beträffande stadens vänorter samt eventuella nya vänortsförbindelser. - Kommunstyrelsen beslutar om nya partnerstadssamarbeten samt om ändringar av betydande karaktär i nuvarande samarbetsavtal. - Kommunstyrelsen samordnar stadens övergripande samarbete med vänorter och partnerstäder. - Nämnder och styrelser ansvarar, mot bakgrund av gällande avtal, för det löpande arbetet inom sina respektive verksamhetsområden i fråga om vänorter och partnerstäder. Nämnder och styrelser ansvarar därtill för att resurser avsätts i motsvarande mån för att möjliggöra sådant engagemang. - Nämnder och styrelser äger inte rätt att sluta avtal av vänorts- eller partnerstadskaraktär med andra städer eller stadsdelar. - Nämnder och styrelser ansvarar för att arbetet med aktuella vänorter och partnerstäder bedrivs i enlighet med stadens resepolicy samt för att möjligheter till video-/webbkonferenser beaktas. - Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen stödjer kommunstyrelsen i samordningen av stadens arbete med aktuella städer, bereder frågor kopplade till stadens vänorter och partnerstäder samt stödjer stadens förvaltningar/bolag som står för det löpande arbetet. - De förvaltningar/bolag som står för det löpande arbetet inom ramen för aktuella avtal skall kontinuerligt samverka med stadsledningskontoret genom internationella avdelningen i syfte att säkerställa en god samordning av stadens engagemang. Arbetssätt Ett formellt avtal mellan aktuella städer ligger till grund för samarbetet. Med vissa städer sluts även samförståndsavtal som avser att i tidsbegränsade perioder identifiera prioriterade samarbetsområden för stadens aktörer. För stadens relationer med städer skall positionspapper tas fram. Positionspappret tar upp syfte, bakgrund, aktiviteter/framtida inriktning, ansvarsfördelning, informationsspridning, ekonomiska förutsättningar samt utvärdering och översyn av stadens samarbete med aktuell stad. En handlingsplan skall tas fram i dialog med de aktörer som medverkar i samarbetet med städerna. Planen, som är ett komplement till positionspappret, omfattar en mer detaljerad beskrivning av mål, prioriteringar, aktiviteter, rutiner för återkoppling och politisk avstämning samt samarbeten för att synergier skall kunna hittas mellan de olika aktörernas kontakter med staden i fråga. Handlingsplanen kan även innehålla aktiviteter och samarbeten mellan aktörer såväl inom Göteborgs Stad som utanför stadens organisation (universitet, science parks, företag med flera). En samlad utvärdering och översyn av stadens relation till städerna skall göras enligt beslut av kommunstyrelsen. Eventuella förändringar i positionspappret skall baseras på utvärderingen och kommunstyrelsens slutsatser. Göteborgs Stad skall arbeta aktivt med kommunikation via de kanaler som finns tillgängliga (exempelvis hemsida, nyhetsbrev, osv.). Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen ansvarar för att informera om vänorts- och partnerstadssamarbetet via goteborg.se samt stadens intranät. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 10 (25)

18 INTERNATIONELLA ORGANISATIONER OCH NÄTVERK Definition Med internationella organisationer och nätverk avses de organisationer/nätverk i vilka kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen fattat beslut om medlemskap. Med branschspecifika organisationer/nätverk avses de organisationer/nätverk där enskilda nämnder/styrelser, inom ramen för sitt verksamhetsområde, fattat beslut om medlemskap. Syfte Syftet med stadens medlemskap i internationella organisationer/nätverk är att inom ramen för organisationerna/nätverken, främja Göteborgs intressen, knyta kontakter med andra städer och regioner, säkra en god omvärlds- och intressebevakning samt att få möjlighet till erfarenhetsutbyte och projektdeltagande. Ansvar - Kommunfullmäktige och/eller kommunstyrelsen beslutar om medlemskap i internationella organisationer/nätverk av kommungemensamt intresse. - Kommunstyrelsen samordnar stadens övergripande samarbete med internationella organisationer/nätverk av kommungemensamt intresse. - Kommunstyrelsen beslutar om deklarationer, avsiktsförklaringar och liknande som föreslås antas inom ramen för aktuella organisationer/nätverk. - Nämnders och styrelsers medlemskap i branschspecifika internationella organisationer/nätverk omfattas inte av samordning. Aktuellt medlemskap skall utvärderas och prövas minst en gång per mandatperiod. - Nämnder och styrelser ansvarar för att resurser avsätts för att möjliggöra engagemang i de av kommunfullmäktige och/eller kommunstyrelsen beslutade medlemskapen i internationella organisationer/nätverk samt i eventuella branschspecifika internationella organisationer/nätverk. - Nämnder och styrelser ansvarar för att arbetet med aktuella internationella organisationer/nätverk bedrivs i enlighet med stadens resepolicy samt för att möjligheter till video-/webbkonferenser beaktas. - Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen stödjer kommunstyrelsen i samordningen av de av kommunfullmäktige och/eller kommunstyrelsen beslutade medlemskapen i aktuella organisationer/nätverk samt bereder frågor kopplade till organisationerna. - Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen samverkar med de förvaltningar/bolag som står för det löpande arbetet inom ramen för de av kommunfullmäktige och/eller kommunstyrelsen beslutade medlemskapen i aktuella organisationer/nätverk. I syfte att säkerställa en god samordning av stadens engagemang skall berörda förvaltningar/bolag löpande göra avstämningar med stadsledningskontorets internationella avdelning. Arbetssätt För Stadens relationer med internationella organisationer/nätverk skall ett positionspapper tas fram. Positionspappret tar upp syfte, bakgrund, aktiviteter/framtida Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 11 (25)

19 inriktning, ansvarsfördelning, informationsspridning, ekonomiska förutsättningar samt utvärdering och översyn av stadens samarbete med aktuell organisation/nätverk. Positionspapper, mandat och liknande i fråga om deklarationer, röstningsförfarande inom ramen för organisationerna/nätverken etc. utformas med avsikt att ge ett tydligt stöd till dem som agerar för Göteborgs Stad. En handlingsplan skall tas fram i dialog med de aktörer som medverkar i arbetet inom ramen för organisationerna/nätverken. Planen, som är ett komplement till positionspappret, omfattar en mer detaljerad beskrivning av mål, prioriteringar, aktiviteter, rutiner för återkoppling och politisk avstämning samt samarbeten för att synergier skall kunna hittas mellan de olika aktörernas verksamhetsområden. Handlingsplanen kan även innehålla aktiviteter och samarbeten med aktörer utanför stadens organisation (universitet, science parks, företag med flera). En samlad utvärdering och översyn av stadens engagemang inom ramen för organisationerna/nätverken skall göras enligt beslut av kommunstyrelsen. Eventuella förändringar i positionspappret skall baseras på utvärderingen och kommunstyrelsens slutsatser. Göteborgs Stad skall arbeta aktivt med kommunikation via de kanaler som finns tillgängliga (exempelvis hemsida, nyhetsbrev, osv.). Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen ansvarar för att informera om aktuella organisationer/nätverk via goteborg.se samt stadens intranät. OMVÄRLDS- OCH INTRESSEBEVAKNING Definition Med omvärlds- och intressebevakning avses en strategisk och långsiktig bevakning av internationella processer som påverkar staden. Med omvärldsbevakning avses strävan att få en övergripande förståelse av ett givet sakområde med hänsyn till den nationella och internationella miljö och situation i vilken Göteborgs Stad verkar, i syfte att identifiera, formulera och stödja stadens långsiktiga övergripande politik, policy och planer. Med intressebevakning avses all verksamhet som avser att påverka politiska lösningar och beslutsprocesser. Intressebevakning riktas primärt mot regional, nationell och EUnivå. Syfte Syftet med omvärlds- och intressebevakningen är att stödja beslutsprocesser och möjliggöra påverkan av olika policyfrågor som är av intresse för staden. Av denna anledning är det viktigt att staden i ett tidigt skede tar in information och arbetar med att påverka utformningen av olika lagstiftnings- och policyprocesser samt finansieringsmöjligheter till utvecklingsprojekt. Det är väsentligt att omvärldsbevakningsarbetet sker med kontinuitet utifrån ett långsiktigt perspektiv i samarbete mellan stadens olika enheter samt olika externa parter. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 12 (25)

20 Ansvar - Kommunstyrelsen beslutar om vilka initiativ som skall bevakas samt aktuella förslag till svar på olika konsultationer. - Nämnder och styrelser har i uppdrag att omvärlds- och intressebevaka frågor inom sina respektive verksamhetsområden. - Nämnder och styrelser skall i förekommande fall informera stadsledningskontoret genom internationella avdelningen om aktuella konsultationer/remisser med koppling till EU-initiativ i syfte att säkerställa en för staden gemensam beredning i frågan. - Nämnder och styrelser ansvarar för att arbetet med omvärlds- och intressebevakning bedrivs i enlighet med stadens resepolicy samt för att möjligheter till video-/webbkonferenser beaktas. - Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen stödjer kommunstyrelsen i samordningen av stadens arbete med omvärlds- och intressebevakning samt bereder frågor kopplade till stadens omvärlds- och intressebevakning. Beredningen av aktuella frågor och konsultationer sker i samråd med berörda bolag och förvaltningar. - Intressebevakning och kontakter gentemot EU:s institutioner samordnas av Göteborgs Stads representationskontor i Bryssel. Genomförandet sker av, eller i samråd med, kontoret i Bryssel. Arbetssätt Staden har möjlighet att lämna synpunkter på EU-initiativ genom olika kanaler: - Via EU-kommissionens konsultationer - På remiss från regeringskansliet - På eget initiativ Via Europeiska kommissionens konsultationer Europeiska kommissionen anordnar regelbundet tidiga konsultationer som ett led i sina konsekvensanalyser inför utarbetandet av lagstiftningsförslag. Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen bevakar kontinuerligt vilka konsultationer som öppnas upp. Stadsledningskontoret bereder aktuella konsultationer i samråd med berörda bolag och förvaltningar i staden varefter beslut fattas av kommunstyrelsen. På remiss från Regeringskansliet Regeringskansliets remitterade förslag från Europeiska kommissionen behandlas i staden på samma sätt som remisser som gäller rent nationella frågor. Stadsledningskontorets internationella avdelning skall informeras om aktuella remisser i syfte att säkerställa samordning och kontinuitet i fråga om positioner som tas fram direkt till Europeiska kommissionen. Genom informationen till stadsledningskontorets internationella avdelning säkerställs också att ett för staden gemensamt svar på remissen sänds till regeringskansliet även om flera parter i staden har fått remissen. Ärendet bereds i samråd med aktuella bolag och förvaltningar i staden varefter beslut fattas av kommunstyrelsen. På eget initiativ Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen kan på eget initiativ ta fram en position i en viktig fråga som varken remitterats till staden eller behandlats i en konsultation. Ärendet bereds i samråd med aktuella bolag och förvaltningar i staden varefter beslut fattas av kommunstyrelsen Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 13 (25)

21 En samlad utvärdering och översyn av stadens aktiviteter inom ramen för aktuell omvärlds- och intressebevakningen skall göras enligt beslut av kommunstyrelsen. Göteborgs Stad skall arbeta aktivt med kommunikation via de kanaler som finns tillgängliga (exempelvis hemsida, nyhetsbrev, osv.). Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen ansvarar för att informera om omvärlds- och intressebevakningen via goteborg.se samt stadens intranät. INTERNATIONELLA PROJEKT Definition Med internationella projekt avses projekt som i någon form delfinansieras av EU eller som ansöker om sådan delfinansiering, projekt som planeras eller genomförs i samarbete med partners i andra länder men utan EU-finansiering samt projekt där finansieringen härrör från institutioner såsom Sida och ICLD. Syfte Internationella projekt syftar till att, genom extern medfinansiering, skapa mervärden för Göteborgssamhället och dess omvärld som inte hade kunnat skapas utan sådana projekt. Internationella projekt skall bidra till stadens prioriterade mål. De skall samtidigt länkas samman med stadens övriga internationella samordningsområden. Ansvar - Kommunstyrelsen samordnar stadens internationella projektarbete ur ett hela staden perspektiv. - Nämnder och styrelser ansvarar för att bevaka möjligheterna till en positiv utveckling av den egna verksamheten genom ett aktivt samarbete i utvecklingsprojekt och att resurser avsätts i motsvarande mån för att möjliggöra sådant engagemang. Utvecklingsprojekt skall alltid bedömas med utgångspunkt från vilket mervärde en internationell dimension kan tillföra projektet. - Nämnder och styrelser ansvarar för att arbetet med aktuella internationella projekt bedrivs i enlighet med stadens resepolicy samt för att möjligheter till video-/webbkonferenser beaktas. - Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen stödjer kommunstyrelsen i arbetet med stadens internationella projektarbete samt bereder frågor kopplade till projekten - Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen ansvarar för samordning av stadens internationella projekt. I ansvaret ingår att stödja förvaltningar/bolag i deras internationella projektarbete. Arbetssätt Samordning och samarbete är en nödvändig förutsättning för stadens internationella projektarbete. Formerna för detta utvecklas kontinuerligt såväl internt i staden som externt tillsammans med relevanta aktörer i och utanför Sverige. För stadens internationella projektarbete skall ett positionspapper tas fram. Positionspappret tar upp syfte, bakgrund, aktiviteter/framtida inriktning, ansvarsfördelning, informationsspridning, ekonomiska förutsättningar samt utvärdering av stadens internationella projektarbete. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 14 (25)

22 En handlingsplan skall tas fram i dialog med de aktörer som medverkar i arbetet inom ramen för stadens internationella projektarbete. Planen, som är ett komplement till positionspappret, omfattar en mer detaljerad beskrivning av mål, prioriteringar, aktiviteter, rutiner för återkoppling och politisk avstämning samt samarbeten för att synergier skall kunna hittas mellan de olika aktörernas verksamhetsområden. Handlingsplanen kan även innehålla aktiviteter och samarbeten med aktörer utanför stadens organisation (universitet, science parks, företag med flera). En samlad utvärdering och översyn av aktuellt positionspapper samt stadens internationella projektarbete skall göras enligt beslut av kommunstyrelsen. Eventuella förändringar i positionspappret skall baseras på utvärderingen och kommunstyrelsens slutsatser. Göteborgs Stad skall arbeta aktivt med kommunikation via de kanaler som finns tillgängliga (exempelvis hemsida, nyhetsbrev, osv.). Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen ansvarar för att informera om arbetet med internationella projekt via goteborg.se samt stadens intranät. BESÖK Definition Med besök avses protokollära besök, VIP-besök samt studiebesök. Med protokollära besök avses besök på en hög politisk nivå av representativ karaktär. Besöken riktar sig till kommunfullmäktiges ordförande. Med VIP-besök avses besök på en hög politisk, organisations- eller näringslivsnivå där kommunstyrelsen representerar staden som en del i ett för staden sammanhållet besöksprogram. Med studiebesök avses besök till förvaltningar och bolag som hanteras inom ramen för förvaltningarnas/bolagens respektive verksamhetsområden samt besök inom ramen för Green Gothenburg. Syfte Besök ger en möjlighet för Göteborgs Stad att fördjupa och utveckla internationella samarbeten. Besöken syftar till att lyfta fram och visa upp stadens verksamhet samt att utveckla dessa och skapa ett mervärde genom det kunskapsutbyte som följer därmed. Ansvar - Kommunfullmäktige ansvarar för stadens representation i samband med protokollära besök. - Kommunstyrelsen ansvarar för stadens representation i samband med VIPbesök. - Nämnder och styrelser ansvarar för studiebesök inom ramen för förvaltningarnas/bolagens verksamhetsområden. Nämnder och styrelser ansvarar därtill för att resurser avsätts i motsvarande mån för att möjliggöra aktuella studiebesök. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 15 (25)

23 - Business Region Göteborg ansvarar för samordning av de studiebesök som hanteras inom ramen för Green Gothenburg. - Stadsledningskontoret genom administrativa avdelningen och internationella avdelningen stödjer kommunfullmäktige vad avser stadens representation i samband med protokollära besök. - Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen stödjer kommunstyrelsen i dess internationella representation i samband med VIP-besök samt ansvarar för samordningen av aktuella VIP-besök. Arbetssätt Protokollära besök är riktade till kommunfullmäktiges ordförande och är av representativ karaktär, ofta på en hög politisk nivå. Förfrågningar om protokollära besök ställs till stadsledningskontoret genom administrativa avdelningen. Besöken samordnas av stadsledningskontoret genom administrativa avdelningen samt internationella avdelningen. VIP-besök är besök på en hög politisk, organisations- eller näringslivsnivå där kommunstyrelsen representerar staden som en del i ett för staden sammanhållet besöksprogram. Besöken samordnas av stadsledningskontoret genom internationella avdelningen. Förfrågningar om representation från kommunstyrelsen som kommer till enskilda förvaltningar/bolag skall meddelas stadsledningskontoret genom internationella avdelningen i syfte att säkerställa samordning av besöket. Stadens verksamheters aktiva delaktighet i planering och genomförande av aktuella besök är av största vikt för ett bra genomförande och kunskapsutbyte. Studiebesök omfattar besök till förvaltningar och bolag samt besök inom ramen för Green Gothenburg. Besök till enskilda förvaltningar och bolag hanteras inom ramen för förvaltningarnas/bolagens verksamhetsområden. Besök bör avvägas mot aktuella inriktningsdokument etc. samt det mervärde som stadens verksamheter skapar genom det kunskapsutbyte som följer med studiebesöket. Verksamheternas aktiva delaktighet i planering och genomförande av aktuella besök är av största vikt för ett bra genomförande. Vid besök som involverar flera förvaltningar och bolag skall dessa mellan sig utse huvudansvarig värd för programläggning och genomförande. Staden har inom ramen för Green Gothenburg tagit fram studiebesöksprogram med fokus på miljö och hållbar utveckling. Arrangemang inom ramen för programmen är avgiftsbelagda med undantag för besök av företrädare för Göteborgs Stads partnerstäder samt städer inom EU och EES. Anvisningar för besökshantering skall tas fram i dialog med aktörer i staden. Anvisningarna omfattar en mer detaljerad beskrivning av arbetssätt samt rutiner för återkoppling och avstämning. En samlad utvärdering och översyn av aktuella anvisningar skall göras enligt beslut av kommunstyrelsen. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 16 (25)

24 Göteborgs Stad skall arbeta aktivt med kommunikation via de kanaler som finns tillgängliga (exempelvis hemsida, nyhetsbrev, osv.). Stadsledningskontoret genom internationella avdelningen ansvarar för att informera om besöken via goteborg.se samt stadens intranät. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 17 (25)

25 Slutrapport Översyn av tre verksamheter inom Stadsledningskontoret, Göteborgs Stad Internationella avdelningen Ekan AB

26 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Slutrapport Alan Schürer Alan Schürer Sida 2 av 11 Innehåll 1. Sammanfattning Uppdraget Bakgrund Ekans uppdrag Rapportens upplägg Metod för arbetet Vad vi har gjort Intervjufrågor Hur vi har arbetat Avgränsningar Nulägesbeskrivning Internationella avdelningens uppdrag SLK:s och övriga verksamheters perspektiv Det interna perspektivet på avdelningen Slutsatser Rekommendationer... 9 Göteborg Stockholm

27 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Slutrapport Alan Schürer Alan Schürer Sida 3 av Sammanfattning Stadsledningskontoret vid Göteborgs Stad (nedan kallat SLK) har sedan 2011 genomfört ett arbete att stärka grunduppdraget, nämligen att stödja kommunstyrelsens ledning, samordning och uppföljning, inklusive ägarstyrningen. Ekan Management har fått i uppdrag att se över tre verksamheter inom SLK:s organisation samt att lämna rekommendationer avseende hur dessa kan stärkas utifrån SLK:s grunduppdrag. De tre berörda avdelningarna är Internationella avdelningen, Samhällsskydd och beredskap samt Kunskapscentrum mot organiserad brottslighet. Det har inte ingått i uppdraget att ta reda på hur kommunstyrelsen förhåller sig till dessa verksamheter. I denna slutrapport avrapporteras nuläge, slutsatser och rekommendationer avseende Internationella avdelningen. För att tydliggöra de olika arbetsuppgifterna som finns inom Göteborgs Stad vad gäller det internationella arbetet, har Ekan tagit fram en matris (se tabellen nedan). Det har i översynen framkommit att Internationella avdelningen, utifrån denna uppdelning, arbetar både med strategiskt arbete (1), stöd till strategiskt arbete (2) och stöd till operativt arbete (4). Utifrån SLK:s grunduppdrag borde avdelningen enbart arbeta med de strategiskt arbete (1) och stöd till strategiskt arbete (2). Förklaring 1. Strategiskt arbete Syftet är att stödja kommunfullmäktige och kommunstyrelsen att fatta beslut om policy och riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad, samt att samordna stadens internationella samarbete internt och externt. 2. Stöd till strategiskt arbete Syftet är att operativt stödja det strategiska arbetet ovan (1) och vara ett stöd till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen i dessa frågor. 3. Operativt arbete Syftet är att arbeta praktiskt med internationella frågor. På denna nivå genomförs arbetet på förvaltningar och bolag i form av projekt, samverkan och nätverk med olika organisationer och städer. Nämnder och styrelser har huvudansvaret för internationellt samarbete inom ramen för sitt verksamhetsområde. 4. Stöd till operativt arbete Syftet är att stödja det operativa arbetet ovan (3), och stödja stadens förvaltningar och bolag inom internationellt arbete. Exempel Internationella avdelningen stödjer kommunstyrelsen i samordningen av stadens arbete med aktuella städer, bereder frågor kopplade till stadens vänorter och partnerstäder. Internationella avdelningen stödjer kommunfullmäktige vad avser stadens representation i samband med protokollära besök. Leda och driva internationella projekt. Stödja förvaltningar och bolag i att tolka EU-direktiv kring olika program och hjälpa dem att formulera ansökningar. Det har i översynen även framkommit att Internationella avdelningen inte har något tydligt uppdrag vad gäller EU arbetet. Det finns därför ett behov av förtydliga avdelningens uppdrag inom EU arbetet och förtydliga hur ansvar och roller skall fördelas mellan olika aktörer inom staden. Vi tror även att det finns effektiviseringsmöjligheter inom EU arbete, men dessa är svåra att peka ut mera exakt innan EU uppdraget är tydligt definierat. Vår rekommendation innebär att: Göteborg Stockholm

28 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Slutrapport Alan Schürer Alan Schürer Sida 4 av 11 Stärka det strategiska arbetet (1) och stöd till strategiskt arbete (2) genom att systematiskt utgå ifrån stadens budget, förtydliga avdelningens roll och uppdrag mera generellt, men framför allt vad gäller EU arbetet, stärka arbetet med att kommunicera stadens arbete inom internationella området, utveckla arbetet med att följa de processer och rutiner som finns inom SLK, utveckla uppföljningen och analyser av det internationella arbetet i staden samt säkerställa att avdelningen på kort och lång sikt har rätt kompetens för uppdraget. Flytta ut de delar av verksamheten som tillhör stöd till operativt arbete (4) ifrån avdelningen i ett nästa steg när EU-uppdraget förtydligats 2. Uppdraget 2.1. Bakgrund Stadsledningskontoret vid Göteborgs Stad (nedan kallat SLK) växte mellan åren från 200 till 450 medarbetare. Många verksamheter som under den perioden tillkom, har av Stadsledningskontoret under senare år bedömts ligga utanför SLK:s grunduppdrag, nämligen att stödja kommunstyrelsens ledning, samordning och uppföljning, inklusive ägarstyrningen. Sedan 2011 har ett förändrings- och budgetanpassningsarbete bedrivits där överföring av verksamheter genomförts från SLK till andra förvaltningar/bolag i staden. Sammantaget har antalet anställda minskat med 33 procent de senaste två åren (från 356 till 238 personer). Arbetet med att se över funktioner som kan överföras till andra delar av Göteborgs Stad fortsätter under Vidare finns i budget 2015 ett krav på att åstadkomma besparingar motsvarande 20 MSEK Ekans uppdrag Ekan Management har fått i uppdrag att se över tre verksamheter inom SLK:s organisation, med syfte att ta fram konkreta förslag och rekommendationer kring hur dessa verksamheter kan: effektiviseras, omorganiseras och/eller utvecklas Detta utifrån att tydligare stärka SLK:s grunduppdrag. De tre avdelningarna som har ingått i översynen är: Internationella avdelningen Samhällsskydd och beredskap Kunskapscentrum mot organiserad brottslighet 2.3. Rapportens upplägg Resultaten av översynen avrapporteras i tre separata rapporter, alltså avdelningsvis. Ekan Management kommer i denna rapport att presentera det som berör Internationella avdelningen. Göteborg Stockholm

29 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Slutrapport Alan Schürer Alan Schürer Sida 5 av 11 I följande kapitel beskrivs upplägg och metod för arbetet, därefter presenteras en nulägesbeskrivning och översynens resultat. Slutligen lämnas slutsatser och Ekan Managements rekommendationer. 3. Metod för arbetet 3.1. Vad vi har gjort För att kunna beskriva en tydlig bild av nuläget, dra slutsatser och lämna rekommendationer, har vi genomfört följande insatser: 1. Intervjuat uppdragsgivare och chefer individuellt. Detta för att få en tydligare bild av Ekans uppdrag, SLK:s grunduppdrag, samt avdelningens uppdrag och arbete. (3 intervjuer) 2. Träffat avdelningens medarbetare i grupp. Detta för att få en tydligare bild av vad avdelningen gör, vilka avdelningen samarbetar med, hur avdelningen arbetar med SLK:s grunduppdrag, samt vad verksamheten har för styrkor, svagheter, möjligheter och risker. (Ett möte där vi träffade 10 medarbetare och en enhetschef.) 3. Intervjuat ett urval av respondenter inom SLK och övriga verksamheter i staden individuellt. Vi bad avdelningarna identifiera personer som de i stor utsträckning samarbetar med, för att skapa en extern bild av avdelningens verksamhet. (13 intervjuer) 4. Vi har även tagit del av omfattande skriftligt material avseende SLK:s förändringsarbete, tidigare utvärderingar, relevanta tjänsteutlåtanden, styrdokument och rapporter. (Sammanlagt 51 dokument) 3.2. Intervjufrågor När vi har träffat medarbetare i grupp (punkt 2 ovan) har vi frågat deltagarna följande: - Kan du kort presentera vem du är och vad du gör på Internationella avdelningen? - Hur skulle ni kort presentera ert uppdrag? - Hur skulle ni kort presentera vad ni gör? - Vem skulle ni beskriva att ni är till för? - Vilka är era viktigaste samarbetspartners? - Vad uppfattar ni att ni har för styrkort på Internationella avdelningen? - Vad uppfattar ni att ni har för svagheter/utmaningar? - På vilket sätt jobbar ni med KS? - Hur bidrar ni till SLK:s grunduppdrag? - Vad skulle behöva göras för att stärka SLK:s uppdrag? I de individuella intervjuerna (punkt 3 ovan) har vi ställt följande frågor: - Vad heter du, vilken organisation tillhör du och vad gör du där? - På vilket sätt har du kommit i kontakt med och jobbar du med Internationella avdelningen? - Vad tycker du att Internationella avdelningen är duktiga på? - Finns det något du tycker att de skulle kunna utveckla? - Hur och på vilket sätt uppfattar du att Internationella avdelningen jobbar med stadens ledning, samordning och uppföljning av stadens Internationella arbete? Göteborg Stockholm

30 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Slutrapport Alan Schürer Alan Schürer Sida 6 av Hur vi har arbetat Vi har i möten och intervjuer varit måna om att få olika perspektiv på avdelningens verksamhet och ställt dessa beskrivningar i förhållande till SLK:s grunduppdrag. Vi har under uppdragets gång kontinuerligt stämt av uppdraget, arbetssätt, beskrivningar, slutsatser och rekommendationer med vår uppdragsgivare, för att på så sätt förankra arbetet och dess resultat kontinuerligt. Inom Ekan Management har vi genomfört kontinuerlig kvalitetssäkring enligt Ekan Managements kvalitetsledningssystem. Uppdraget har genomförts under stor tidspress under perioden 20 mars till 4 maj 2015, det vill säga sex kalenderveckor och fem veckor effektiv tid Avgränsningar Det har inte ingått i Ekan Managements uppdrag att undersöka hur kommunstyrelsen förhåller sig till verksamheterna i översynen, till vårt uppdrag och/eller till förslagen/rekommendationer som vi har kommit fram till. Det har inte heller ingått i Ekan Managements uppdrag att planera det förändringsarbete som krävs för att förverkliga de beslut som Stadsledningskontoret i nästa steg fattar. 4. Nulägesbeskrivning 4.1. Internationella avdelningens uppdrag Internationella avdelningens består i dagsläget av 10 medarbetare och jobbar med fyra verksamhetsområden: 1. Globalt samarbete (utanför EU-samarbetet): Stöd till KS, staden och verksamheter av betydelse för Göteborgs utveckling. Samarbeten med partnerstäder och internationella organisationer. 2. EU-relaterat arbete: Omvärlds- och intressebevakning (lobbying) samt strategisk koordinering av projekt. 3. Nordiskt samarbete: Samarbete med stadens vänorter, Göteborg-Oslo-samarbetet samt Den Skandinaviska Arenan, 4. Representation inklusive besökshantering och protokoll SLK:s och övriga verksamheters perspektiv Nedan har vi sammanfattat de viktigaste budskapen som framkommit i våra intervjuer och möten med medarbetare. (Observera att detta inte är några citat.) Utifrån SLK:s grunduppdrag har följande synpunkter framkommit avseende Internationella avdelningens arbete: Göteborg Stockholm

31 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Slutrapport Alan Schürer Alan Schürer Sida 7 av 11 Det är ibland otydligt vem som är uppdragsgivare till Internationella avdelningen, om det är EU, stadens politiker, SLK, avdelningen själva m.m. Flera av de intervjuade anser att Internationella avdelningen i större utsträckning skulle kunna följa upp projekt och samarbeten/nätverk, avseende att analysera, dra slutsatser samt generera erfarenheter och lärdomar som kan spridas vidare både till politiker och tjänstemän i staden. Arbetet på Internationella avdelningen utgår ifrån allt för generiska (otydliga) signaler så som stadens budget och därmed lämnar stort tolkningsutrymme. Några respondenter uppfattar att Internationella avdelningen inte i tillräckligt stor utsträckning bidrar till ett beslutsfattande som är tillräckligt väl processat och förankrat inom SLK. En respondent ställer frågetecken kring vem som omvärldsbevakningen är till för, hur denna görs tillgänglig och vem som ansvarar för olika omvärldsbevakningar inom SLK och staden som helhet. De flesta respondenterna har i huvudsak beskrivit att de är nöjda med Internationella avdelningens arbete, och anser sig få ett bara stöd, vilket framförallt avser att: Hitta vän- och partnersstäder Få tillgång till omvärldsbevakning och information/fakta Fått ta del av olika sammanställningar Hitta rätt bland EU-fonder och att tolka ansökningshandlingar Formulera sig och skriva ansökningar Koordinera ansökningar med andra förvaltningar och bolag De utvecklingsområden som har framkommit har främst berört följande: Många av respondenterna anser att Internationella avdelningen har hög kompetens inom olika sakområden (exempelvis EU-frågor) men att avdelningens leverans inte alltid håller den nivå som den skulle kunna göra. Internationella avdelningen uppvisar större vana och kompetens i att samarbeta med stadens förvaltningar och bolag jämfört med den vana och kompetens som finns avseende att samarbeta med externa parter, så som akademin, privata bolag och science parks. Avdelningen upplevs inte arbeta systematiskt med att kartlägga behoven hos dem som de är till för. Internationella avdelningens organisation upplevs mer vara inriktad på att hantera de gamla strukturprogrammen snarare än de nya sektorsprogrammen. Gruppintervjun visade att det finns tecken på att olika individer inom avdelningen har olika uppfattningar om arbetssätt och organisation. Detta tog sig bland annat uttryck genom en viss upplevd spänning i gruppens samtalsklimat Det interna perspektivet på avdelningen Vi bad medarbetarna beskriva sin verksamhet utifrån ett antal övergripande rubriker, samt att bedöma hur stor omfattning som avdelningen arbetar med respektive arbetsområde (antal personer). Denna sammanställning och bedömningarna presenteras i tabellen nedan: Göteborg Stockholm

32 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Slutrapport Alan Schürer Alan Schürer Sida 8 av 11 Arbetsområde Ant personer Procent EU-projekt 4,5 40 Partner och vänorter 2 17 Internationella organisationer 2 17 Omvärldsbevakning 2 17 Representation och protokollära 1 9 SUMMA 11,5 100 Vi bad även medarbetarna att bedöma avdelningens styrkor respektive svagheter/utmaningar, utifrån ett antal nivåer, så som den egna avdelningen (gruppen), SLK, en del av Göteborgs Stad och i förhållande till externa aktörer. Inom enheten Som en del av SLK Som en del av GBG stad Externt Styrkor - Bred och unik kompetens - Bra sammanhållning - Tydlig intern rollfördelning - Bred och unik kompetens - Tydlig rollfördelning och mandatfokus - Opåverkade av chefs-sjukan - Bred och unik kompetens - Brett kontaktnät - God kunskap om stadens samlade arbete - Hela staden-perspektivet - Tät kontakt med Bryssel - Respekterad aktör i internationella frågor - Trygga och bra bollplank Svagheter/utmaningar - Rigida gränser samarbetsförmågan behöver förbättras - Många inre stuprör - Arbetssättet på SLK går inte ihop med den här verksamheten - Den SLK-interna kommunikationen brister - Saknar arenor för kommunikation och dialog - Finns inte med i budgetunderlag, och uppföljningen är dålig - Behöver bli mer proaktiva (engagera och entusiasmera) - Förbättra kopplingen till politiken - Bättre profilering - Tydliggöra våra kompetenser Vad kan vi tillföra? 5. Slutsatser Utifrån nulägesbeskrivningen av Internationella avdelningens verksamhet i förhållande till SLK:s grunduppdrag, har vi dragit följande slutsatser: Merparten av respondenterna fokuserar främst på avdelningens EU-arbete, vilket troligtvis beror på urvalet, vad de intervjuade känner till om avdelningens verksamhet och vad de tolkar som viktigt att ta upp i en översyn av denna typ. Internationella avdelningen fokuserar främst på sakfrågor (dvs. VAD-frågan), och inte tillräckligt på hur avdelningen levererar (HUR-frågan), det vill säga hur avdelningen arbetar med frågorna, Göteborg Stockholm

33 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Slutrapport Alan Schürer Alan Schürer Sida 9 av 11 hur mottagarna upplever kvaliteten på det stöd som erhålls, eller på vilket sätt arbetet ger resultat och effekt. Avdelningens verksamhet och innehåll är diversifierad, vilket gör att medarbetare arbetar med lednings- och stödfrågor, strategiska och operativa frågor, centrala och lokala frågor samt sakfrågor och formalia samtidigt. Att organisera det internationella arbetet i en separat avdelning, är baserat på förhållningssättet att det internationella arbetet är en separat fråga från stadens övriga verksamhet. Numera är det internationella arbetet snarare något som berör och är en integrerad del av stadens samtliga verksamheter. Avdelningens arbete har historiskt sett varit delvis frikopplat från SLK:s övriga arbete, både avseende formella aspekter (beslutsfattande, uppföljning, avrapportering och förankringsprocesser) och avseende kulturella aspekter inklusive hur externa parter upplever avdelningen. Vi kan utifrån vår analys stödja det redan pågående arbetet på avdelningen, nämligen att det finns möjligheter att effektivisera verksamheten med två tjänster. Vi ser inte heller något behov av en organisation med flera chefsnivåer, utan det räcker med en enhetschef. Internationella avdelningens uppdrag och roller är inte tillräckligt tydliga, varken internt för medarbetare och externt för de parter som avdelningen arbetar med på olika sätt. Detta gäller främst EU arbetet. Avdelningen har byggt upp stor erfarenhet, kompetens och kontakter inom EU:s strukturprogram. Avdelningen upplevs inte vara lika erfaren och kompetent i arbetet med EU:s sektorsprogram. 6. Rekommendationer För att strukturerat kunna ta del av information vi fått in både i form av intervjuer, möten och dokument, samt tydligt kunna förmedla både slutsatser och rekommendationer har vi på Ekan delat in stadens internationella arbete i fyra kategorier. (Se tabellen/matrisen nedan.) Staden behöver i sitt internationella arbete arbeta både med strategiska och operativa frågor. Strategiskt skall den ställa samman viktig information, samordna, analysera och ta fram viktiga beslutsunderlag till kommunstyrelsen kring internationella området samt verkställa direktiv, inriktningar och prioriteringar som kommunstyrelsen beslutat inom området. SLK skall utifrån sitt grunduppdrag arbeta med strategiska frågor. Operativt skall stadens förvaltningar och bolag sedan leda och driva det konkreta arbetet. Både det strategiska och operativa arbetet behöver olika typer av stöd, vilket gör att det i grund och botten finns fyra olika typer av arbetsuppgifter. Göteborg Stockholm

34 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Slutrapport Alan Schürer Alan Schürer Sida 10 av 11 Förklaring 1. Strategiskt arbete Syftet är att stödja kommunfullmäktige och kommunstyrelsen att fatta beslut om policy och riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad, samt att samordna stadens internationella samarbete internt och externt. 2. Stöd till strategiskt arbete Syftet är att operativt stödja det strategiska arbetet ovan (1) och vara ett stöd till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen i dessa frågor. 3. Operativt arbete Syftet är att arbeta praktiskt med internationella frågor. På denna nivå genomförs arbetet på förvaltningar och bolag i form av projekt, samverkan och nätverk med olika organisationer och städer. Nämnder och styrelser har huvudansvaret för internationellt samarbete inom ramen för sitt verksamhetsområde. 4. Stöd till operativt arbete Syftet är att stödja det operativa arbetet ovan (3), och stödja stadens förvaltningar och bolag inom internationellt arbete. Exempel Internationella avdelningen stödjer kommunstyrelsen i samordningen av stadens arbete med aktuella städer, bereder frågor kopplade till stadens vänorter och partnerstäder. Internationella avdelningen stödjer kommunfullmäktige vad avser stadens representation i samband med protokollära besök. Leda och driva internationella projekt. Stödja förvaltningar och bolag i att tolka EU-direktiv kring olika program och hjälpa dem att formulera ansökningar. Det har i nulägesanalysen och slutsatserna framkommit att Internationella avdelningen arbetar med både strategiskt arbete (1), stöd till strategiskt arbete (2) och stöd till operativt arbete (4). Utifrån SLK:s grunduppdrag borde avdelningen enbart arbeta med de två första nivåerna; strategiskt arbete (1) och stöd till strategiskt arbete (2). Det har i översynen även framkommit att Internationella avdelningen inte har något tydligt uppdrag vad gäller EU arbetet. Det finns därför ett behov av förtydliga avdelningens uppdrag inom EU arbetet och förtydliga hur ansvar och roller skall fördelas mellan olika aktörer inom staden. Vi tror även att det finns effektiviseringsmöjligheter inom EU arbete, men dessa är svåra att peka ut mera exakt innan EU uppdraget är tydligt definierat. Vi bedömer att Internationella avdelningen kan stärka SLK:s grunduppdrag på två sätt: 1. Stärka det strategiska arbetet (1) och stödet till det strategiska arbetet (2). 2. Flytta ut de delar av avdelningens arbete som tillhör stöd till operativt arbete (4) ifrån avdelningen i ett nästa steg när EU uppdraget förtydligats 1. Stärka det strategiska arbetet och stöd till det strategiska arbetet Internationella avdelningen bör utveckla det systematiska arbetet med att kartlägga den politiska viljeinriktningen avseende stadens inriktning och prioriteringar för projekt/områden, vänorter, partnerstäder och samarbeten med internationella organisationer och deltagandet i olika nätverk. Här ingår även att kontinuerligt kartlägga vilka frågor den politiska nivån kan/bör/önskar driva gentemot EU:s institutioner. I detta strategiska arbete ingår även att erbjuda strategiska underlag (både kvalitativa och kvantitativa) och en process/dialog som gör det möjligt för politiker att ta ställning och fatta beslut. Internationella avdelningen behöver ytterligare förtydliga sitt uppdrag och sin roll i förhållande till andra aktörer inom SLK och i förhållande till förvaltningar och bolag inom staden. Detta förtydligade behöver kommuniceras både internt inom avdelningen och externt till olika samarbetspartners. Göteborg Stockholm

35 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Slutrapport Alan Schürer Alan Schürer Sida 11 av 11 Förtydligandet gäller först och främst EU arbetet, och det finns därför ett behov av att förtydliga avdelningens EU uppdrag. I förtydligandet ingår både att förtydliga avdelningens ansvar och roller, men också att avgränsa avdelningens ansvar i förhållande till andra aktörer inom Göteborgs Stad både i förhållande till andra avdelningar inom SLK som jobbar med internationella frågor och i förhållande till förvaltningar och bolag. Internationella avdelningen behöver stärka sitt arbete att kommunicera politikens och stadens inriktning och prioriteringar gentemot stadsdelsnämnder, facknämnder och kommunala bolag. Internationella avdelningen behöver också utveckla arbetet med att följa de processer och rutiner som finns inom SLK för att därmed höja kvaliteten i ärendeberedning och förankring av beslut. Internationella avdelningen behöver utveckla sin uppföljning av EU-projekt, stadens samarbeten med vänorter, partnerstäder, internationella organisationer och nätverk, så att dessa uppföljningar leder till analyser, slutsatser, lärdomar och erfarenheter som kan stärka politiska beslut. Avdelningen behöver slutligen även säkerställa att avdelningen på kort och lång sikt har rätt kompetens för uppdraget. Utifrån SLK:s grunduppdrag, för att kunna arbeta strategiskt och vara ett stöd i det strategiska arbetet, behöver organisationen vara både platt och agil med kompetens inom följande områden: Förståelse och kompetens avseende den politiska berednings- och beslutsprocessen Förståelse för vilka frågor som är strategiska och viktiga Generalistkompetens snarare än expert/sakfrågekompetens Utåtriktat förhållningssätt Stor grad av samarbetsförmåga med olika intressenter Stor grad av serviceorientering 2. Flytta ut de delar av avdelningens arbete som tillhör stöd till operativt arbete Vi har i översynen identifierat att avdelningen arbetar med stöd till operativt arbete. Tydligast är detta i arbetet med EU-projekt, där avdelningen på olika sätt stödjer det operativa arbetet på förvaltningar och bolag, exempelvis i att förstå och tolka olika EU-direktiv, men också när det gäller att stödja i arbetet att formulera ansökningar. Internationella avdelningen behöver som nämndes ovan börja med att förtydliga sitt uppdrag inom EU arbetet, för att i ett nästa steg kunna identifiera vilka delar av verksamheten som är att betrakta som arbete inom ramen för detta uppdrag, något som skall göras på någon annan avdelning inom SLK, eller om det är något operativt stöd som skall utföras på någon av stadens förvaltningar eller bolag. Det är i det läget också viktigt att SLK utreder vilken organisation som bäst kan ta hand om och utveckla den specifika arbetsuppgiften, alltså bedöma vilken avdelning inom SLK, förvaltning eller bolag som är bäst lämpad för denna typ av arbetsuppgift. Göteborg Stockholm

36 RAPPORT Göteborgs Stads EU-arbete Göteborg den 5 februari 2016

37 Sensa är ett svenskt managementkonsultföretag som bistår företag och organisationer med kvalificerad rådgivning. Våra medarbetare i Göteborg och Stockholm arbetar med uppdragsgivare som i första hand återfinns i Norden. Uppdragsgivarna återfinns inom så väl privat som offentlig verksamhet och våra uppdrag är att bistå en uppdragsgivare med analyser, utredningar och rådgivning i strategiska och organisatoriska frågor.

38 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 SAMMANFATTNING BAKGRUND OCH UTGÅNGSLÄGE METOD OCH GENOMFÖRANDE RESULTATREDOVISNING DEN STÖRSTA UTMANINGEN FÖR GÖTEBORGS STAD NÄR DET GÄLLER EU-ARBETET NULÄGE: EU-ARBETET I STORT OCH IA:S ROLL OCH ANSVAR FÖRSLAG TILL FÖRÄNDRING, UTVECKLING OCH EFFEKTIVISERING UTMANINGAR GÄLLANDE LEDNING OCH STYRNING GIVET NULÄGET OCH FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRING BEHOV AV OCH FORMER FÖR KOMMUNIKATIONSINSATSER OM EU I GÖTEBORGS STAD ÖVRIGA TILLÄGG STYRKOR, SVAGHETER, MÖJLIGHETER OCH HOT REFLEKTIONER OCH REKOMMENDATIONER BILAGA 1: SLK/IA:S UPPDRAG, PLAN OCH OMVANDLING B1.1 UPPDRAG OCH PLAN B1.2 OMVANDLING AV SLK/IA... 17

39 1 SAMMANFATTNING Under senhösten 2015 har Sensa Corporate Advisors konsulter Björn Ericsson och Göran Hult på uppdrag av Stadsledningskontoret (SLK) via djupintervjuer med företrädare för Göteborgs Stad fångat synen på hur stadens EU-arbete bedrivs - se sid 16 för definition av begreppet EU-arbete. EU sätter ramarna som påverkar staden genom olika förordningar och direktiv, t ex Göteborgs Stads miljökvalitetsmål. EU driver en rad olika sektorsprogram och strukturfonder vilket bl a kan möjliggöra en finansiering av stadens olika utvecklingsprojekt. Flera projekt sker i samverkan med näringsliv och akademi. Göteborgs Stad i sin tur bedriver ett arbete för att försöka påverka EU:s beslutsfattare och bevakar de frågor som är av intresse för staden. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har beräknat att cirka 60 procent av de ärenden som tas upp på mötena i kommunfullmäktige påverkas av EU. De intervjuade efterlyser en strategisk viljeinriktning och en tydligt fastställd samordning av stadens EU-arbete och en välförankrad plan som omfattar stadens olika aktörer. SLK/Internationella avdelningen (IA) föreslås vara huvudansvarig när det gäller Göteborgs Stads EU-arbete samt ha det övergripande ansvaret för uppföljning och utvärdering av detta arbete. 4

40 2 BAKGRUND OCH UTGÅNGSLÄGE Under senhösten 2015 gavs Sensa Corporate Advisors i uppdrag av Stadsledningskontoret att via kvalificerade djupintervjuer med företrädare för Göteborgs Stad fånga deras syn på stadens EU-arbete. Uppdragets syfte är att identifiera och fastställa formerna för en effektivare ledning och samordning avseende Stadsledningskontorets (SLK) ansvar och roll för Göteborgs Stads EU-arbete. Utgångsläget är en identifierad otydlighet kring mandat, arbetssätt och gränsdragning vad gäller Göteborgs Stads EU-arbete och SLK:s roll och ansvar. SLK:s och i förlängningen Internationella avdelningens (IA) huvuduppgift är att stödja kommunfullmäktige och kommunstyrelsen i samordningen av stadens internationella samarbete. IA genomgick under våren 2015 en översyn gjord av konsultbolaget EKAN (se Slutrapport: Översyn av tre verksamheter inom Stadsledningskontoret, Göteborgs Stad). I en separat rapport granskade även Stadsrevisionen verksamheten, (se Rapport: Samordning av Göteborgs Stads internationella arbete, december 2015). I konsultrapporten rekommenderas att IA skall flytta fokus från operativt till strategiskt arbete och att flytta ut de delar av avdelningens arbete som beskrivs som stöd till operativt arbete. Stadsrevisionens samlade bedömning är att det inte sker en ändamålsenlig samordning av stadens internationella samarbete samt att det råder brister kring utvärdering, saknas handlingsplaner etc. 5

41 3 METOD OCH GENOMFÖRANDE Sensas analys och rapport grundar sig på datainsamling från befintlig dokumentation och styrdokument, samt kvalificerade djupintervjuer med ett 20-tal utvalda representanter från stad, förvaltningar och bolag, med insyn i och förståelse för de berörda verksamheterna och frågeställningarna. Merparten av intervjuerna genomfördes under november och december Vid samtliga intervjutillfällen utom ett genomfördes intervjuerna av två av Sensas konsulter. En intervju genomfördes telefonledes. Under arbetets gång har konsulterna i samband med möten med företrädare för IA kvalitetssäkrat frågebatteriet och inte minst kontinuerligt stämt av uppdragets framdrift. DE INTERVJUADE ÄR: Anneli Hulthén, Kommunstyrelsen (KS) - Ordförande Christina Börjesson, Stadsledningskontoret (SLK) - Stadsutveckling Helena Mehner, SLK - Kommunikation Iréne Svensson, Johanneberg Science Park Jessica Granath, SLK - Stadsutveckling Jonas Kinnander, SLK - Ledningsstab Katrina Folland, SLK - Stadsutveckling Louise Lindblad, SLK - Stadsutveckling Maja Högvik, SLK - Internationella Avdelningen (IA) Malin Andersson, Trafikkontoret Maria Strömberg, Business Region Göteborg (BRG) Marie Svensson, SLK - IA Pernilla Hellström, Miljöförvaltningen Peter Berggren, Stadshus AB Peter Öhman, Lindholmen Science Park Petra Senthén, SLK - IA Sebastian Marx, Gothenburg European Office Sven Höper, SLK - Välfärd och Utbildning Torleif Larsson, Stadsdel Västra Hisingen Ylva Löf, SLK - Stadsutveckling 6

42 FÖLJANDE FRÅGOR UTGJORDE UNDERLAG FÖR DJUPINTERVJUERNA: 1. Vilken är den största utmaningen för Göteborgs Stad när det gäller EU-arbetet? 2. Givet dessa förutsättningar fokuserar vi nu på nuläget: a) styrkor, svagheter, hot och möjligheter (SLK/IA) b) roll och ansvar (SLK/IA) c) roll och ansvar (aktuell förvaltning eller bolag) d) gränsdragning friktionsfritt eller problematiskt? e) kompetensnivå såväl på SLK/IA som på förvaltning/bolag 3. Förslag till förändring, utveckling, effektivisering: a) Göteborgs stads-perspektiv b) SLK/IA-perspektiv c) förvaltnings- och bolagsperspektiv 4. Givet nuläget och förslag till förbättring vilka utmaningar ser du då när det gäller ledning och styrning SLK/IA samt förvaltning och bolag? 5. Vad är din syn på behov av och former för kommunikationsinsatser om EU i Göteborgs Stad utvecklingsbehov? 6. Är det något du vill tillägga? Samtliga intervjuer genomfördes med dessa frågor som underlag efter att syftet med uppdraget och andra förutsättningar presenterats. Flertalet intervjuer blev mer informella än vad som kan framgå av frågeställningarna. Samtliga intervjupersoner var positiva och tillmötesgående avseende deltagande i utredningen och bidrog på ett konstruktivt sätt till rapportunderlaget. 7

43 4 RESULTATREDOVISNING Den text som redovisas för varje fråga under resultatredovisningen är ett sammandrag av de synpunkter som framfördes i samband med intervjuerna. Citaten är direkt hämtade från intervjuerna och uttrycker likalydande synpunkter och åsikter som framförts av flera intervjupersoner. 4.1 DEN STÖRSTA UTMANINGEN FÖR GÖTEBORGS STAD NÄR DET GÄLLER EU-ARBETET Flertalet intervjupersoner menar att den bristande interna samordningen är den enskilt största utmaningen för stadens arbete med EU-frågorna. För att effektivisera EU-arbetet behöver samarbetet mellan olika aktörer i staden, liksom med regionen, fungera bättre. Det anses som fundamentalt att man för upp frågan kring EU-arbetet på ledningsnivå och att man kopplar detta arbete till de politiska målen. Den strategiska planen skall komma från kommunstyrelsen (KS) för vidarebefordran till SLK, IA och Brysselkontoret. De intervjuade pekar på behovet av att definiera arbetet och tydliggöra rollerna samt att det är nödvändigt att skapa en ökad acceptans för bolag och förvaltningar att arbeta med EU-frågor. Det måste ligga i stadens intresse att EU-frågorna integreras i det normala utvecklingsarbetet och att man kan peka på positiva samhällseffekter efter genomförandet av ett projekt och implementeringen av detsamma. Under intervjuerna påpekar flera vikten av att våga demonstrera någon form av excellence där utmaningen är att staden tar en fanbärarposition med högt signalvärde i linje med stadens samlade ambitioner. SAMMANFATTNING Merparten av de intervjuade efterlyser en strategisk viljeinriktning och en tydligt fastställd samordning av arbetet med EU-frågor. Med helhetsgrepp och koordinering är vinsterna uppenbara för Göteborgs Stad. 8

44 4.2 NULÄGE: EU-ARBETET I STORT OCH IA:S ROLL OCH ANSVAR Intervjupersonerna menar att SLK har en rad styrkor som är relevanta för det som definieras som EU-arbete - kompetens och relevanta kunskaper, ett upparbetat EUnätverk, en väl fungerande omvärldsbevakning och ett bra samspel med en kompetent Brysselrepresentation. Det framförs också att IA:s roll i SLK nu är tydligare och förväntningarna är betydligt klarare än tidigare, men att planering och genomförandet i stort av EU-arbetet behöver förbättras och utvecklas ytterligare. Samtidigt som ett antal styrkor betonas framförs kritik som har en tydlig bäring på den tidigare ställda frågan om den enskilt största utmaningen för Göteborgs Stad och EU-arbetet. Flera intervjupersoner anser att det råder en betydande otydlighet kring EU-arbetet, både när det gäller IA:s uppdrag, ansvar och mandat, liksom förhållandet att IA fortfarande befinner sig i ett operativt läge samtidigt som man skall agera strategiskt. Vidare framförs synpunkter kring att IA har tappat näringslivskontakterna. Det påpekas dessutom att det råder en otydlighet kring SLK:s roll och ansvar för den interaktion och samordning som förväntas finnas inom ett hela staden-perspektiv avseende EU-arbetet. Flera efterlyser ett fora för avstämning och koordinering kring detta ett sådant forum saknas idag. Man ser ett tydligt hot för staden om man inte lyckas att förtydliga, samordna och effektivisera EU-arbetet och att man därmed riskerar att gå miste om interna samordningsvinster och framförallt EU-medel som kan bidra till att finansiera utvecklingen av Göteborgs Stad. Flera menar att IA behöver ett tydligare mandat samt att IA har en strategisk roll som är viktig för staden och att detta uppdrag måste förankras och kontinuerligt kommuniceras till bolag och förvaltningar för att undvika dessa ständiga gränsdragningsdiskussioner och onödiga skav. De nyckelfraser som återkommer flera gånger under intervjuerna är vid sidan av tydliga roller: lyhördhet och ett bättre samspel. Vidare poängteras att ansvaret även behöver definieras för en rad andra aktörer när det gäller deras respektive roll och ansvar för Göteborgs Stads EU-arbete andra avdelningar inom Stadsledningskontoret, Brysselkontoret, förvaltningar och bolag. SLK är perfekt som ledare för ansökningarna IA ska samordna stadens behov, samla krafterna i en riktning vara en facilitator. Flera av de intervjuade påpekar att EU-arbetet alltid skall integreras i stadens olika verksamheter i synnerhet när det gäller utveckling och finansiering. Det finns en stark önskan om en s.k. inkorg, där frågor och information om och kring EU-frågor kan samlas och hanteras av en dedikerad resurs en uppgift man menar skall skötas av IA. Hur ser leveransen av ett projekt ut? Vad har det gett staden och inte minst, hur var leveransen i relation till det förväntade resultatet? De rådande formerna för uppföljning och utvärdering är för klena och behöver både utvecklas och stramas upp. I stort sett samtliga av de intervjuade har framför synpunkter av denna karaktär. 9

45 Vi har de nödvändiga kompetenserna men det är inte tillräckligt. En kompetensförstärkning efterlyses på en rad olika nivåer i staden men även specifikt hos IA. Dessutom anser ett flertal intervjupersoner att Brysselbolaget måste hanteras bättre man gör ett bra arbete men kontorets organisatoriska hemvist är oklart. SAMMANFATTNING Med en ökad tydlighet kring de olika aktörernas roller och ansvar baserad på ett Göteborgs Stad-perspektiv finns goda möjligheter till en effektivare samordning. IA:s roll och ansvar behöver förtydligas och kommuniceras. IA:s kompetens behöver förstärkas med medarbetare som har bred erfarenhet av arbete från olika miljöer. SLK/IA skulle kunna fungera som en inkorg och dessutom ha det övergripande ansvaret för uppföljning och utvärdering av stadens samlade EUarbete. 4.3 FÖRSLAG TILL FÖRÄNDRING, UTVECKLING OCH EFFEKTIVISERING I stort sett samtliga av de intervjuade förmedlar rader av förslag till förändring, utveckling och effektivisering av IA:s EU-arbete. Ett tydligt gemensamt tema är behovet av en samlad tydlig viljeinriktning i ett helastaden-perspektiv. Göteborgs Stad läs SLK måste gå i bräschen, bevaka och försvara stadens samlade intresse IA har en tydlig roll i detta sammanhang. Några av de intervjuade beskriver viljeinriktningen som en strategisk plan som omfattar stadens förvaltningar och bolag och samspelet med halvexterna aktörer som t ex VGR och GR. IA:s roll i detta sammanhang är att upprätta policyer och fastställa positionen. Åsikten framförs kring begreppet EU-arbete som en del av ett internationellt arbete och menar att det är angeläget att man ser detta som en integrerad del av det arbete som bedrivs inom ramen för sannolikt samtliga processer inom SLK. Viktiga grundbultar i den strategiska planen är samordning och koordinering. Det övergripande huvudbudskapet från de intervjuade är: upprätta effektiva former för ledning och styrning av hur Göteborgs Stads intressen skall tillvaratas. Intervjuade med ett direkt ansvar för EU-relaterat arbete poängterar vidare att det nationella perspektivet måste ingå i stadens viljeinriktning. Det finns flera aspekter på hur laguppställningen Göteborg - Stockholm - Bryssel skall fångas för att säkra Göteborgs Stads medverkan och inflytande. Flera påpekar Brysselkontorets viktiga roll i detta sammanhang och några efterlyser en organisatoriskt klockren lösning kring IA och Brysselkontoret. 10

46 Samtliga intervjuade påpekar att de förmedlade förslagen till förändring och utveckling leder till en rad konsekvenser för IA beträffande mandat, roll och ansvar. En tydlig förväntan som adresseras och återupprepas är: IA borde vara Göteborgs Stads inkorg när det gäller internationella frågor och EU-arbete hit vänder man sig och här kan man besvara frågan: vad sker? Flera uttrycker förhoppningen att IA skall ha en överblick över vad som pågår och kunna besvara frågorna: vem gör vad och vad är nyttan för Göteborgs Stad? Vidare framförs från en klar majoritet av de intervjuade att IA skall ansvara för uppföljning och utvärdering av de för staden prioriterade EU-projekten. Ett annat område som tangeras i intervjuerna i samband med förslaget om ett uppföljnings- och utvärderingsansvar för IA är vikten av att systematiskt samla lessons learned och att dessa kunskaper och erfarenheter sprids vidare till lämpliga mottagare i Göteborgs Stad. En viktig komponent när det gäller SLK/IA:s samordningsansvar är formerna för att tydliggöra och utveckla EU-nätverket. Ett fungerande EU-nätverk med aktivt deltagande från alla delar av Göteborgs Stads organisation efterlyses. SAMMANFATTNING Det finns ett uppdämt behov av en tydlig viljeinriktning i ett hela-stadenperspektiv; en strategisk och välförankrad plan som omfattar stadens aktörer och definierar roller och ansvar. Samordning och koordinering av EU-arbetet ses som viktiga grundbultar för att på ett professionellt sätt tillvarata stadens intressen. IA har en tydlig roll i detta sammanhang, men roll, ansvar och mandat behöver definieras och kommuniceras. 4.4 UTMANINGAR GÄLLANDE LEDNING OCH STYRNING GIVET NULÄGET OCH FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRING SLK/IA samt förvaltningar och bolag Flera intervjupersoner efterlyser en tydligare struktur i EU-arbetet inom stad och förvaltningar, och att detta borde kunna hanteras i samband med den pågående organisationsutvecklingen på SLK. Det finns en uttalad önskan om tydliga mål som kan utvärderas och ett behov av tydligare ledarskap när det gäller EU-relaterade frågor. Rollfördelning, mandat och befogenheter är ord som ofta nämnts under intervjuerna, på samma sätt som lyhördhet och samordning präglar det man önskar i ett Göteborgs stad-perspektiv. SLK har ett uppdrag på hög nivå (nära politiken). IA ska inte själva komma på vilka strategiska frågor staden har dessa ska fastställas i styrande dokument. Tydliggör roller och ansvar inom SLK och förvaltningarna samt tillför kompetens. Ge IA ett större mandat ett tydligt sådant. 11

47 SAMMANFATTNING Ett tydligare ledarskap i EU-frågor, rollfördelning och ansvar med tillhörande mandat och befogenheter efterlyses. Förstärk IA med fokus på strategiska frågor kopplat till tydliga styrdokument. 4.5 BEHOV AV OCH FORMER FÖR KOMMUNIKATIONSINSATSER OM EU I GÖTEBORGS STAD De intervjuade förmedlar en rad synpunkter och iakttagelser som spänner över ett brett spektra. Flera menar att nu är det styckevis och delt d.v.s. det saknas en helhetssyn på vad som skall kommuniceras och till vem. Vidare påpekas att om man inte är direkt engagerad i EU-arbetet är terminologin stundtals svår att förstå samt att det råder en otydlighet kring vem som gör vad och kopplingen till Göteborgs Stads övergripande agenda. Kommunikationsansvaret om EU har fallit mellan stolarna viktigt att roller och ansvar förtydligas kring vem som ansvarar för den interna, externa och internationella kommunikationen. Det behövs en klar tanke kring vad skall kommuniceras, hur och när skall det kommuniceras och vem ansvarar samt vilka som är mottagarna. Interna kommunikationsinsatser av typen veckovisa möten eller nätverksträffar får kritik kring bl a deltagande men också vad gäller koordinering, styrning och feedback. Intranät och intern webb med direkt bäring på EU-frågor måste utnyttjas bättre vi måste leva upp till de krav som ställs inom ramen för olika EU-projekt. Kring den externa kommunikationen poängteras vikten av att EU-arbetet i ett Göteborgs Stad-perspektiv kommunicera en Göteborgsberättelse som lyfter staden. SAMMANFATTNING Ansvaret för den interna kommunikationen måste tydliggöras, vem ansvarar för vad och vad skall kommuniceras, till vem, hur och när. Vikten av den externa kommunikationen kan heller inte underskattas kommunicera framgångsrika EU-projekt med ett Göteborgsperspektiv. 12

48 4.6 ÖVRIGA TILLÄGG Det är viktigt att staden syns man har mycket att bidra med. Ett viktigt fokusområde som poängteras av EU är att göra städerna mer attraktiva, mindre segregerade och mer miljövänliga. Göteborgs Stad måste ta en tydligare position. Det behövs ett drivande IA och man har nu goda förutsättningar att agera kring stadens strategiska uppdrag Stockholms-perspektivet är inte infångat detta är en utmaning för alla det måste gå hand i hand: Staden Nationen EU. Och vi staden måste utgå från en fastställd position. Jag vill påpeka att forskningsprojekten är i allra högsta grad integrerade projekt (stad, bolag, BRG, näringsliv och akademi) detta kräver en central koordinering denna roll borde finnas på SLK. Vi måste bli bättre på att hantera ansökningarna hittills otydligt och diffust. SLK ska inte driva EU-projekt däremot synka, koordinera och utvärdera. SAMMANFATTNING Synlighet och positionering i EU-frågor, fånga Stockholms-perspektivet och förbättra uppföljningsarbetet. Dessutom måste allt EU-arbete ses som en integrerad daglig verksamhet som bidrar till stadens utveckling. 13

49 5 STYRKOR, SVAGHETER, MÖJLIGHETER OCH HOT Dimension: EU-arbete IA STYRKOR IA är en organisation med nya förutsättningar - tydligare roll inom SLK, upparbetat EUnätverk, representationsrollen, politisk närvaro, omvärldsbevakning, Brysselkontoret. SVAGHETER IA:s roll, ansvar och mandat är inte tydlig - alltför operativa i vissa frågor vilket skapar gränsdragningsproblem. Strategiska planer och viljeinriktning - otydliga eller saknas. MÖJLIGHETER Ökad tydlighet kring ansvar och roller, mandat och uppföljning. Förstärkt kompetens ger ökad och stärkt närvaro. Stärk EU-nätverket och de EU-fora som har/får en strategisk roll. Låt IA fungera som inkorg. HOT Bristande samordning ger missade finansieringsmöjligheter. Diffus målbild skapar såväl intern som extern otydlighet kring Göteborgs Stads ambitioner. 14

50 6 REFLEKTIONER OCH REKOMMENDATIONER Uppdraget att fånga företrädare för Göteborgs Stads syn på rådande EU-arbete resulterade i en rad synpunkter kring hur arbetsmetoder och samarbetsformer skulle kunna utvecklas, förbättras och effektiviseras. I stort råder en tydlig och gemensam uppfattning kring behovet av att förändring är nödvändig och inte minst en samstämmighet kring betydelsen och vikten av ett välfungerande EU-arbete. Huvudbudskapet i SWOT-sammanställningen är att grundförutsättningarna föreligger men att avsaknaden av en strategisk viljeinriktning i kombination med IA:s otydliga mandat och operativa fokus riskerar att på sikt äventyra stadens position och möjligheter i konkurrensen med andra EU-städer. I den översyn som genomfördes av tre verksamheter inom SLK bl a Internationella avdelningen slås fast att IA skall lämna operativt arbete och stöd till detta till förmån för ett fokus på strategiskt arbete och stöd till detta. Under intervjuerna har det inte förmedlats synpunkter som efterlyst en bodelning avseende strategiskt och operativt arbete. Däremot uttrycks med emfas att SLK/IA måste ha ett strategiskt fokus och ansvar. För att kunna agera strategiskt förutsätts en tydlig viljeinriktning vilket också framfördes i samband med intervjuerna. Förutsättningar och aktuellt läge finns väl beskrivna i Stadsrevisionens rapport. Ett strategiskt fokus ställer nya krav på IA:s kompetenssammansättning såväl avseende upprättandet av olika strategiska styrdokument som förmågan att agera och genomföra. Vidare bör former etableras för att säkerställa Bryssel-kontorets rapportering till IA. Under intervjuerna efterlystes strategiska mål med bäring på ett Göteborgs Stadperspektiv och effektiva former för utvärdering och återkoppling vilket också påpekats av Stadsrevisionen. Rådande policy- och riktlinjedokument för SLK/IA behöver sannolikt omarbetas i grunden vilket i sin tur kommer att påverka de strategiska handlingsplanernas utformning och innehåll och hur IA skall interagera med förvaltningar, bolag och samspela med t ex VGR, akademi och näringsliv. De förslag till förändring, effektivisering och utveckling som fångats upp i samband med intervjuerna förutsätter en omvandling av IA beträffande ledning, styrning och organisation samt kompetenssammansättning. I bilaga 1 i detta dokument redovisas de förändrings- och utvecklingsområden som adresserats i samband med uppdragets genomförande i form av en översiktlig genomförandeplan i tre steg: SLK/IA:s UPPDRAG IA:S PLAN samt huvudpunkter och process kring OMVANDLING AV IA. 15

51 BILAGA 1: SLK/IA:S UPPDRAG, PLAN OCH OMVANDLING B1.1 UPPDRAG OCH PLAN EU-ARBETE: FASTSTÄLL PRIORITERAD VERKSAMHETSINRIKTNING FÖR SLK/IA I POLICY OCH RIKTLINJEDOKUMENT (KOMMUNSTYRELSEN) Förordningar och direktiv som påverkar Göteborgs Stad. EU:s olika sektorsprogram och strukturfonder som drivs eller kan drivas i samverkan med Göteborgs Stad och bidra till finansiering av stadens utveckling. Göteborgs Stads långsiktiga påverkansarbete och omvärldsbevakning. VÄGVAL: Strategiskt eller strategiskt och operativt fokus för IA NYCKELBEGREPP: Leda, samordna och följa upp i enlighet med givna politiska beslut Proaktivitet och långsiktigt påverkansarbete FASTSTÄLL IA:s: Roll och mandat Former för ledning och genomförande Ansvar för samordning och organisering av aktörer inom staden och samspel med andra aktörer Former för utvärdering och återkoppling vad uppnåddes och vad blev effekterna! Former för och inriktning på analysinsatser Kommunikationsansvar UPPRÄTTA PLANEN Internationella avdelningens: mål, strategi och aktiviteter samt uppföljning och kommunikationsplan 16

52 B1.2 OMVANDLING AV SLK/IA SLK/IA:S VERKSAMHETSINRIKTNING: Målgång 2017/2018 Vad innebär strategiskt fokus! Upprätta kompetensprofil Efterfrågas bl a strategisk kompetens för att hantera prioriterade utvecklingsprojekt (sektorsprogram och strukturfonder) och EUfinansiering som en balanspost samt förordningar och direktiv som påverkar Göteborgs Stad. Identifiera strategiska nätverk för samordning (Göteborgs Stad) och samspel (t ex VGR) men även nationella och internationella strategiska intressenter. Utveckla system för utvärdering, återkoppling och lessons learned samt rollen som point of contact i Göteborgs Stad inom ramen för SLK/IA:s huvudansvar för EU-arbetet. Tjänsteutlåtande för omvandlingen av IA upprättas under TU presenteras för och utvecklas av nätverket (samordning inom SLK samt förvaltningar och bolag samspel med t ex VGR, GR, akademi och näringsliv). Tjänsteutlåtandet lämnas för beslut under hösten 2016 och är i drift under Utvärdering sker under våren

53 Sensa Corporate Advisors AB Södra Hamngatan 25 Sturegatan Göteborg Stockholm

54 Revisionsrapport Stadsrevisionen Samordning av Göteborgs Stads internationella samarbete goteborg.se/stadsrevisionen