Läkemedelsverkets farmakovigilansdag

Transkript

1 Pharmacovigilance system master file (PSMF), vad inspektörerna granskar och vanliga avvikelser Farmakovigilansdagen 30 maj 2017 Helena Tidlund Läkemedelsinspektör, farmakovigilans Presentation Disclamer Legal bakgrund Bakgrundsfakta Exempel på granskning och underlag till avvikelser Inför inspektion Övergripande granskning Varje sektion med tillhörande annex, exempel på underlag till avvikelser Kan man ha en inspektion utan en avvikelse på PSMF? information som fanns tillgänglig vid presentationstillfället. 1

2 Disclaimer Presentationen avser att visa på en vanligt förekommande granskning och vanligt förekommande avvikelser utan att ha en möjlighet att visa på samtligt innehåll av betydelse i en PSMF, olika fokus vid olika inspektioner samt alla olika brister vi kan notera under en inspektion. Legal bakgrund Directive 2010/84/EU amending, as regards pharmacovigilance of medicinal products for human use, Directive 2001/83/EC Regulation (EU) no 1235/2010 amending, as regards pharmacovigilance of medicinal products for human use, Regulation (EC) 726/2004 The minimum requirements for its content and maintenance are set out in Commission Implementing regulation (EU) No 520/2012 Guideline on good pharmacovigilance practices (GVP) Module II, PSMF (revision 2), 28 March 2017 information som fanns tillgänglig vid presentationstillfället. 2

3 Bakgrundsfakta Alla MAH ska ha en PSMF oavsett procedur för godkännande av marknadsföring av produkten (undantag är homeopatika godkända enligt förenklad procedur) För att harmonisera och stärka farmakovigilansaktiviteter inom EU Ska vara lokaliserad (adress) inom EU Registrerad i Artikel 57 databasen (XEVMPD) För ett företag med CAPs ger PSMFs adress vilket lands myndighet som blir Övervakande Myndighet (Supervisory Authority) Exempel på avvikelser för PSMF Större avvikelse; PSMF behöver korrigeras och uppdateras och revideras regelbundet Större avvikelse; PSMF behöver korrigeras och förtydligas på flertalet punkter samt kvalitetsgranskas Avvikelse; PSMF behöver uppdateras på några punkter Kan man få en kritisk avvikelse på PSMF? information som fanns tillgänglig vid presentationstillfället. 3

4 Exempel på avvikelser för PSMF En signerad Summary of Pharmacovigilance System fanns men PSMF saknades Kritisk avvikelse; Befintligt farmakovigilanssystem uppfyller inte kraven Samtliga inspektioner av MAH har haft en avvikelse på PSMF! Avvikelser på PSMF de senaste åren År Kritisk avvikelse Större avvikelse Avvikelse information som fanns tillgänglig vid presentationstillfället. 4

5 Inför inspektion allmänt PSMF begärs alltid in till myndigheten inför en inspektion och i samband med annonseringen av inspektionen PSMF begärs in i sin helhet dvs inklusive Annex (A I), en elektronisk version och en pappersversion av huvuddokumentet PSMF ska kunna skickas inom 7 dagar efter begäran Inför inspektion allmänt - underlag till avvikelser Skickas inte till myndigheten inom begärd tid PSMF är ej sökbar Inskannat dokument Ej indexerad/ ej innehåll enligt modul II Döpt om annexen/annat innehåll Oläsligt dokument i pappersversion Inkopierade oläsliga bilder/texter Organogram eller flödesscheman i en minimal storlek på font Ej kvalitetsgranskat PSMF så att det påverkar förståelsen texten refererar till fel bilder, fel flödesschema, fel kvalitetsdokument eller fel annex. information som fanns tillgänglig vid presentationstillfället. 5

6 Övergripande - granskning PSMF ska vara aktuell och uppdaterad och företrädesvis beskriva farmakovigilanssystemet som det ser ut PSMF ska beskriva hur global tillgänglig säkerhetsinformation hanteras för godkända läkemedel inom EU PSMF ska beskriva farmakovigilanssystemet på global, regional och lokal nivå PSMF ska kunna läsas som ett självständigt dokument Övergripande - underlag till avvikelser PSMF granskas en gång per år och är inte aktuell PSMF är uppdaterad strax innan den erhölls av Läkemedelsverket och är felaktig (QC) PSMF beskriver framtida planerade ändringar mer än nuvarande verksamhet En rad länder med försäljning är ej inkluderade, dotterbolag, partners, distributörer och licenspartners saknas. Det går inte att göra sig en bild av verksamheten annat än på global nivå (huvudkontoret för ett mindre företag) Beskrivningen av en process är inte översiktlig utan att läsa avtal och kvalitetsdokument som komplement information som fanns tillgänglig vid presentationstillfället. 6

7 Granskning av sektioner med tillhörande annex PSMF ska vara på engelska (officiellt EU-språk) PSMF ska vara uppställd enligt GVP modul II Försättssida QPPV MAH:s organisatoriska struktur Källor för säkerhetsdata Datoriserade system och databaser Farmakovigilansprocesser Farmakovigilanssystemets prestanda Kvalitetssystem Annex, A till och med I II.B.6.1. Format och layout - försättssidan Försättssidan MFL-kod (unikt nummer som sätts för PSMF då den registreras i Art 57) MAH:s namn, MAH för QPPV (om annan MAH) eller namn på kontraktsföretag till vilken QPPV tillhör Namn på andra MAH(s) som delar farmakovigilans-systemet Lista på PSMF:s för MAH (Separata system för generika och/eller vacciner?) Datum för senaste uppdatering Datum då PSMF sammanställdes initialt Kvalitetsdokument- versionshanterat information som fanns tillgänglig vid presentationstillfället. 7

8 II.B.4.1 QPPV/Annex A - Underlag till avvikelser QPPVs ansvar är kopierat från modul I men flera processer hanteras inte i praktiken av företaget Delegeringar finns inte dokumenterade fastän delegat finns i praktiken Back-up processen är otydligt beskriven framför allt vid en akut frånvaro II.B.4.2. MAH:s organisatoriska struktur/annex B - Underlag till avvikelser MAH:s organisatoriska struktur Vi kan inte få en överblick över hela organisationen, world wide; Avdelningar som interagerar med farmakovigilans Service providers Dotterbolag Annex B Avtal saknas i annexet Kommersiella avtal, t ex med distributörer Medicinsk information/frågor IT QPPV saknar kännedom om samtliga möjliga avtal för att kunna göra en bedömning vilka som ska ha ett SDEA eller kunna bedöma om omfattningen av farmakovigilanssystemet kan hantera den typ av produkter som ska inkorporeras i systemet. information som fanns tillgänglig vid presentationstillfället. 8

9 II.B.4.3. Källor för säkerhetsdata/annex C - underlag till avvikelser Källor för säkerhetsdata PSMF beskriver inte företagets egna olika vägar/källor för säkerhetsdata MAH har i praktiken Youtube-filmer, Facebook och Twitterinlägg eller adresser utlagda för frågor kring läkemedelsprodukt som borde bevakas Det saknas eller är en dålig beskrivning av hanteringen av studier Annex C Saknar service providers för studier, klinik prövning Saknar dotterbolag (ofta mindre företag) Saknar public media II.B.4.4. Datoriserade system och databasen/annex D underlag till avvikelser Datoriserade system och databasen Fel databas beskriven Undermålig beskrivning av databasen för biverkningar Andra datasystem som används i farmakovigilanssystemet nämns inte Back-up och/eller Disaster Recovery rutiner saknas Annex D Annex D används inte trots att information saknas i huvuddokumentet information som fanns tillgänglig vid presentationstillfället. 9

10 II.B.4.5. Farmakovigilansprocesser/Annex E - underlag till avvikelser Farmakovigilansprocesser Denna sektion beskriver enbart MAH:s SOPar utan en förankring i ett kvalitetssystem Annex E Saknar utkontrakterade aktiviteters kvalitetsdokument Saknar andra kvalitetsdokument än SOP:ar som t.ex. kvalitetsmanualer, policies och working instructions. Saknar relevanta SOP:ar t ex för medicinsk information/frågor, Business Continuity Plan, back-up m.fl. II.B.4.6 Farmakovigilanssystemets prestanda/annex F - underlag till avvikelser Denna sektion med en beskrivning av följsamhet gällande huvudsakliga delar i farmakovigilanssystemet kan saknas helt liksom tillhörande KPI:er och resultat i annex F Gränser för antal inrapporterade biverkningar i tid, inskickande av PSUR i tid, är inte satt i relation till verksamhet Åtgärder saknas eller är kraftigt försenade utan att en eskalering har skett information som fanns tillgänglig vid presentationstillfället. 10

11 II.B.4.7. Kvalitetssystem/Annex G - underlag till avvikelser Audits genomförs inte Det saknas en auditstrategi Det saknas en beskrivning av MAH:s system för avvikelsehantering för interna processer, signifikanta avvikelser presenteras inte eller presenteras otydligt Enbart kritiska avvikelser vid audit presenteras Signifikanta avvikelser är inte specificerade Annex H - underlag till avvikelser Det saknas produkter jämfört med Läkemedelsverkets interna system och Artikel 57 databasen Det är först här som globala aktiviteter kan ses information som fanns tillgänglig vid presentationstillfället. 11

12 Annex I - information Loggbok över ändringar med datum i PSMF- ska på begäran kunna följas över hela perioden för PSMF Beskriv ändringar i logg så att inspektören kan följa förändringar i farmakovigilanssystemet. Kan man ha en inspektion utan en avvikelse på PSMF? Inte ännu men vi hopp(as)! information som fanns tillgänglig vid presentationstillfället. 12