22/04/17. Pitääesim. Tiedote/Liite/Sopimus jne. VALVOJA. Leverantörsuppföljning

Transkript

1 Pitääesim. Tiedote/Liite/Sopimus jne. VALVOJA Leverantörsuppföljning Anvisning

2 Innehåll Ny kund: Tjänstens aktivering och användarbehörigheter Skapa användarkonto Aktivera Valvoja Användaruppgifter Skapa ny användare och tilldela Valvoja-behörighet Tjänstens användning Skapa ny uppföljningslista Ansvarspersoner Uppföljningslista Lägg till företag för uppföljning Lägg till flera företag samtidigt (Excel) Kontroll av rapporterna Kontroll av företagsinformationen... 9 Effektivera uppföljningen: Pålitlig Partner rekommendation

3 Valvoja tjänsten Valvoja-tjänsten finns för tillfället tillgänglig endast på finska. Denna anvisning är gjord för att underlätta användningen av tjänsten för våra svenskspråkiga användare. Valvoja erbjuder beställaren ett verktyg för uppföljning av leverantörernas uppgifter enligt lagen om beställaransvar. Tjänsten visar alltid uppdaterade uppgifter om entreprenörer som gått med i Pålitlig Partner-tjänsten och informerar användaren om ändringar gällande deras information per e-post. Alla uppgifter uppdateras automatiskt och finns tillgängliga i rapportformat dygnet runt. Tjänsten tolkar all relevant information och rapporterna arkiveras i tjänsten fr.o.m. registreringsdagen, i minst den lagstadgade tiden. Dokumenten behöver inte arkiveras separat, men rapporterna kan om så önskas skrivas ut och arkiveras som bilaga till kontrakten. Tjänstens pris varierar beroende på antalet leverantörer. Antalet användare är inte begränsat. I Valvoja-tjänsten följs underleverantörernas information upp projektvis. En enskild uppföljningslista kan bestå av en byggplats eller ett projekt, enskilt eller regionalt där underleverantörer anlitas för arbetet. Ny kund: Tjänstens aktivering och användarbehörigheter Om ditt företag inte ännu har ett användarkonto i Tilaajavastuu.fi tjänsten ska du börja med skapa kontot på websidan 1. Skapa användarkonto Om du ännu inte har ett användarkonto i Tilaajavastuu.fi -tjänsten, registrera ditt företag först. Den person som skapar företagkontot blir automatiskt kontots huvudsakliga användare. Den huvudsakliga användaren har rätt att aktivera andra tjänster och tilldela användare behörighet att använda tjänsterna. 2. Aktivera Valvoja För att aktivera Valvoja-tjänsten, logga in i tjänsten genom att logga in i företagskontot, och välj rutan Valvoja -leverantörsuppföljning. Välj sedan företagets information och förflytta dig till Valvoja beställningssidan. På beställningssidan kan du aktivera vilken nivå av Valvoja ditt företag önskar beroende på antalet underleverantörer ditt företag vill följa i tjänsten. 3

4 3. Användaruppgifter Den huvudsakliga användaren tilldelar andra användare användarbehörigheter. Användarbehörigheterna tilldelas i Företagskontot. Basanvändaren har rätt att använda Rapport-tjänsten. Den huvudsakliga använadren tilldelar användarbehörigheter till de andra tjänsterna. Användarbehörigheter skapas och upprätthålls i företagskontot, under fliken Användarhantering. Du kan också hantera användarbehörigheter i rapport-tjänsten under fliken Käyttäjien hallinta. Om din användarprofil är kopplad till flera företag, välj det företag du vill hantera först. OBS! Även om en användarprofil kan vara kopplad till flera företag har använadaren endast tillgång till Rapport- och Valvoja-tjänsterna för det företag som användaren först har registrerats till. 4

5 3.1 Skapa ny användare och tilldela Valvojabehörighet Skapa en ny använadre genom att välja Skapa ny användare, fyll i krävd användarens e-postadress Fyll i användarens e-post, och välj användarbehörighet, Huvudsaklig användare eller Basanvändare, beroende på vilken behörighet du vill tilldela användaren. Glöm inte att skicka inbjudan till användaren. Ett automatiskt meddelande skickas till användaren. Genom att följa instruktionerna i meddelandet kan användaren förnya sitt passord och logga in som användare av Valvoja-tjänsten. OBS! Länken är endast i kraft ett dygn, vid behov kan passordet förnyas på nytt. 4. Tjänstens användning Logga in i företagskontot, och välj Valvoja rutan på huvudsidan. älj sedan fliken Valvoja till vänster i huvudmenyn. Tjänstens första sida har två kolumner. Till vänster ser du de olika uppföljningslistorna/projekten, och till höger ser du den valda listans företag. 5

6 Skapa en uppföljningslista som består av de företag du vill följa upp, ansvarspersonerna för projektet och kontaktpersonernas uppgifter. Uppföljningen omfattar fyra viktiga skeden: 1. skapa en lista 2. lägg till ansvarspersoner 3. lägg till företag 4. uppföljning av informationen gällande de företag du lagt till listan 4. Skapa ny uppföljningslista Skapa en ny uppföljningslista på tjänstens första sida genom att välja Uusi kohde -knappen. Fyll i krävd information och ansvarspersoner. Som ID /namn på listan kan med fördel användas projektets namn, fastighetsnamnet eller t.ex byggplatsens ID. Observera att uppföljningslistans startdatum aldrig kan vara bakåt i tiden eftersom övervakningen inte kan ske retroaktivt. Avslutningsdagen kan vara en uppskattning av projektets totala tidslopp. Därsom projektets varaktighet är längre än den ursprungliga uppskattningen kommer en epost att skickas till ansvarspersonerna då datumet närmar sig. Slutdatumet kan ändras till ett datum i framtiden. Ifall angett slutdatum har övergåtts, utan att datumet har ändrats sker inget automatiskt med uppföljningslistan. Övervakningen av de valda företagen förtsätter och rapporterna arkiveras i tjänsten som normalt. Uppföljningslistans startdatum kan inte ändras. Då krävd information har fyllts i, sparas listan genom att välja Lisää kohde -knappen. Anvarspersonerna väljs genom att klicka i för valda personer på listan. På listan finns endast personer I företaget som har användarrättigheter skapade i Valvojatjänsten Bild 1: Skapa ny uppföljningslista 6

7 5. Ansvarspersoner Ansvarspersonen är den som tar emot alla epost-varningar gällande förändringar i status för de företag som lagts till uppföljningslistan. Det är bra att ha fler än en ansvarsperson per uppföljningslista. Det går endast att lägga till ansvarspersoner som har tilldelats Valvoja-användarrättighet. Användarrättigheterna tilldelas i Rapporttjänstens meny Käyttäjien hallinta. 6. Uppföljningslista Du kan begränsa antalet synliga listor på första sidan, genom att välja vilka du vill visa. Detta sker i vänstra rutan på första sidan. Valinta/Välj Omat/Egna Avoimet/Öppna Päättyneet/Avslutade Näytettävät kohteet = Uppföljningslistor som visas I listan visas endast de projekt till vilka användaren är inlagd som ansvarsperson I listan visas samtliga pågående projekt I listan visas endast de projekt som avslutats 7. Lägg till företag för uppföljning Lägg till ett företag på en uppföljningslista/projekt genom att först välja ett projekt. Lägg sedan till ett företag till listan genom att välja lisää yritys knappen. 1. Fyll i företagets namn eller FO-nummer i rutan, och välj hae yritys - knappen. Lägg till ett företag för övervakning av informationen gällande beställaransvar genom att välja den gröna kumppani - knappen som finns till höger. 7

8 Bild 2: Lägg till företag för uppföljning. 2. Lägg till ett företag genom att välja knappen till höger. 3. Fyll i frivillig information om kontraktsparten och specificera eventuell kontraktskedja. Övervakningens slutdatum måste alltid anges, man kan även välja att kontinuerligt övervaka företaget. Observera: Övervakningen kan inte ske retroaktivt. Det tidigaste startdatumet för uppföljningen är alltid dagens datum. Övervakningen skall enligt lagen om beställaransvar börja senast vid tidpunkten för ingång av kontrakt. Det viktigaste är att det finns en i kraftvarande företagsrapport med all krävd information utskriven och arkiverad som bilaga till kontraktet vid tidpunkten för ingående av kontrakt. I avtalsförhållanden som överstiger ett år ska övervakningen vara återkommande. Beställaransvaret skall kontrolleras minst en gång per år. Rakennusteolliuus RT ry: s rekommendation är att informationen kontrolleras regelbundet var tredje månad. 8. Lägg till flera företag samtidigt (Excel) Du kan underlätta processen genom att lägga till flera företag i uppföljningslistan på en gång genom att fylla i företagens information i Excelformat och importera filen direkt i tjänsten. Välj lisää yritys -knappen, och ladda ner Excel-exempelfilen. Fyll i informationen, spara och välj sedan på nytt lisää yritys -knappen. Importera filen genom att välja valitse tiedosto och bekräfta genom att välja lähetä knappen. Importera informationen med Excel Bild 3: Importera flera företag samtidigt genom att använda Excel. Då företag läggs till via Excel import ska företagens FO-nummer ( ) fyllas i. Då filen är importerad syns företagen i uppföljningslistan. Du kan godkänna eller ångra hela importen i detta skede. 9. Kontroll av rapporterna Företagsrapporterna arkiveras undrer hela övervakningstiden. Till höger om 8

9 varje företag som lagts till listan finns en knapp där den senaste rapportens status visas. Genom att välja knappen öppnar sig företagets rapportarkiv, och du kan välja den senaste rapporten eller gå tillbaka i historiken och hämta önskad rapport. Bild 5: Öppna rapporten genom att klicka på status-knappen. Företagets rapporthistora öppnas då du väljer knappen till höger om företagets namn. Symbolernas färg och förklaringar: = STOP = KONTROLLERA = INFORMATION SAKNAS = OBSERVERA = OK = FÖRETAGET ÄR INTE MED I TJÄNSTEN PÅLITLIG PARTNER Bild 6: Samtliga status symboler, genom att välja knappen efter namnet öppnas den senaste rapporten och rapporthistoriken. 10. Kontroll av företagsinformationen Genom att klicka på ett specifikt företags namn i uppföljningslistan, öppnar sig en ruta med företagets information. Här kan du kontrollera och göra ändringar gällande kontraktpersonerna och ta bort företaget från uppföljningslistan. Observera att om ett företag tas bort från listan syns inte längre deras rapporter, även historiken försvinner. I rutan kan du också göra förändringar gällande övervakningens tidslopp. Ansvarspersonerna får epost då projektets slutdatum har överstigits. 9

10 Effektivera uppföljningen: Pålitlig Partner rekommendation Att rekommendera Pålitlig partner tjänsten till sina underleverantörer är det bästa sättet att effektivera användningen och fördelarna med Valvojatjänsten. Endast Pålitlig Partner företagens rapporter innehåller all krävd information enligt lagen om beställaransvar. Enskild rekommendation: Då du lagt till ett företag till listan och den har fått en svart symbol-knapp betyder det att företaget kan rekommenderas med i Pålitlig Partnerprogrammet. 1) Välj knappen, och fyll i mottagarens e-post address 2) Ett automatiskt meddelande med instruktioner om hur företaget ska gå med i tjänsten skickas då du väljer lähetä. Texten kan vid behov editeras. Rekommendationen flera leverantörer på en gång: 1) Välj Raportit-fliken längst till höger. 2) Välj till höger i rutan Suosittelutehdas kutsu kerralla kaikki toimittajasi mukaan länken. De företag i din lista som inte är medlemmar listas nu i rutan. 3) Välj Seuraava. Nu ser du hur många som du kan skicka rekommendationen till. 4) Editera vid behov rekommendationsbrevet. 5) Välj skicka lähetä 10