Sparbanksstiftelsen Varberg var huvudsponsor för arrangemanget som också fick stöd av Varbergs kommun.

Transkript

1 !" #$"% &'! (# #&'" ) %% * +, ) "# # '##" # * - - "./," %*0123 #&'#""#3 '""45.) 6#",,.## #&' #6#""&""# ##"%#& 7 %*83#. *"' 9/,30030%*!" # Arkivens Dag 2007 genomfördes lördagen den 10 november 2007 på världsarvet Grimeton i Varbergs kommun. Aktiviteten var ett kulturellt samarrangemang med Hallands Arkivförbund, Världsarvet Grimeton och Länsmuseet Varberg som huvudarrangörer. Arkivförbundets fyra medlemsarkiv deltog i arrangemanget liksom Halmstads kommunarkiv, Landstinget Hallands arkiv samt lokala föreningar. Arrangemanget invigdes av förbundets ordförande f landshövdingen Björn Molin. Uppskattningsvis ca 350 personer bevistade under dagen arrangemanget som också bjöd på föreläsningar under hela dagen. Agendan redovisas såsom bilaga 6. Världsarvet Grimeton hade också extra personal på plats och hade sin kafeteria öppen. Dagens höjdpunkt var nog vid dagens slut starten av den 80-åriga alternatorn dvs. högfrekvensgeneratorn. Arkivens Dag på Grimeton genomfördes gemensamt av: Världsarvet Grimeton Hallands Arkivförbund Halmstad Folkrörelsernas arkiv i norra Halland Varberg Folkrörelsernas arkiv i södra Halland Halmstad Hallands Näringslivs arkiv Halmstad Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland Halmstad Länsmuseet Varberg Varberg Halmstads kommunarkiv - Halmstad Landstinget Hallands arkiv - Halmstad IOGT/NTO Halland - Falkenberg Varbergs DX-förening - Varberg Sparbanksstiftelsen Varberg var huvudsponsor för arrangemanget som också fick stöd av Varbergs kommun.

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING... 2 VERKSAMHET UNDER Stödjande, samordnande och synliggörande verksamhet under Särskild marknadsföring SOTA-projektet, Släktforskningsdagarna, Arkivens Dag, föredrag, konferenser mm...4 ARKIVFÖRBUNDETS FLYTT TILL NYA KONTORSLOKALER EKONOMI BUDGET OCH RESULTAT FÖR ÅRSMÖTET OCH KORT VERKSAMHETSBESKRIVNING FÖR HALLANDS ARKIVFÖRBUNDS STYRELSE Styrelsens suppleanter år 2007/ BILAGA Ekonomisk sammanställning för 2007 med revisionsberättelse...15 BILAGA Hallands Arkivförbunds samverkanskontrakt med Region Halland...23 BILAGA Släktforskardagarna i Halmstad Annons...26 BILAGA Gemensam halländsk Internetportal på BILAGA Arkivens Dag på Världsarvet Grimeton i Varbergs kommun Förannons och slutannons...28 BILAGA Arkivens Dag på Världsarvet Grimeton i Varbergs kommun Agenda Framsida...29 Arkivens Dag på Världsarvet Grimeton i Varbergs kommun Agenda Baksida...30 BILAGA Styrelsens budgetplan för Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 1 (av 31)

3 INLEDNING Styrelsen vill inledningsvis rikta ett varmt tack till Region Halland för det stöd av verksamheten som på olika sätt lämnats under år Samtliga Hallands kommuner har också 2007 lämnat ekonomiskt stöd till medlemsarkivens verksamheter med att bevara, strukturera och tillgängliggöra Hallands historia speglad i medlemsarkivens olika enskilda arkiv. Utan detta stöd skulle verksamheten inte kunna bedrivas. Ett viktigt kompetensnätverk för arkivförbundet har också varit Hallands kommunarkivarier och förbundet har på olika sätt tillförts kunskap och idéer via den samvaron. Som ideell förening är vi starkt beroende av olika samarbetspartners i Halland som också erbjuder oss mötesplatser lokalt. Hallands Arkivförbund bildades den 15 juni 2000 av Folkrörelsernas arkiv i norra Halland, Folkrörelsernas arkiv i södra Halland, Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland, Hallands Näringslivs Arkiv samt Hallands bildningsförbund/halländska hembygdsrörelsen. Övergripande målformuleringar för verksamheten antogs av Hallands Arkivförbunds styrelse Verksamheten skall inriktas på att i Hallands län: Stödja olika verksamheter som rör arkiv- och dokumentationsfrågor (tekniskt stöd, utbildning mm.) Samordna verksamheten genom att skapa gemensamma plattformar för arkivinformationen mm. i Hallands län Synliggöra utifrån modern IT-teknik och på andra sätt lyfta fram arkivinformation med enkel och bred åtkomst för olika avnämargrupper (allmänhet, skolor, forskare etc.) med intresse för denna del av det svenska kulturarvet Hallands Arkivförbund har såsom kulturinstitution ett samverkanskontrakt, med giltighet från och med , med Region Halland (bilaga 2). Kontraktet preciserar Hallands Arkivförbunds ansvar och verksamhet inom arkivområdet i Halland. Verksamheten 2007 års beskrivs utifrån anförda mål. Vidare redogörs för arkivförbundets arbete med att förmedla information om Halland i halländska och andra arkiv till den halländska allmänheten och andra. Anders Persson har under 2007 varit på heltid anställd i förbundet såsom länsarkivarie 5,5 månader och 6 månader som projektledare i SOTA-projektet. Ann-Cristin Lindström har som arkivarie varit på heltid anställd 12 månaders i SOTA-projektet. Under sommaren och hösten genomförde Hallands Arkivförbund som huvudansvarig en konsultinsats för Mölndals Stad Serviceförvaltning. Anders Persson har därvid tjänstgjort ca 0,5 månader i projektet som samordnare mm. I Mölndalsprojektet har också såsom anställd av Hallands Arkivförbund arkivarien Johan Davidsson tjänstgjort med timarvode motsvarande ungefär 1,0 månads heltidstjänst. Anna Agardson har också som anställd av Hallands Näringslivs Arkiv tjänstgjort i projektet med timarvode motsvarande ungefär 1,0 månads heltidstjänst. Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 2 (av 31)

4 VERKSAMHET UNDER 2007 Hallands Arkivförbunds verksamhet under 2007 beskrivs nedan utifrån ovanstående målformuleringar? Stödjande, samordnande och synliggörande verksamhet under 2007 Under året har samordningsarbetet mellan Folkrörelsernas arkiv i södra Halland (FASH) och Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland (NLIH) fortsatt. Samordningsvinster vad gäller gemensamma program och utrustning har gjorts under verksamhetsåret, inte stora men med tanke på nykterhetsarkivets hårt ansträngda ekonomi dock väsentliga. Ett direkt samgående mellan arkiven bör ske de närmaste åren, men detta kräver att nykterhetsarkivet får en bättre ekonomi samt att kompetens för att förteckna arkiv tillförs verksamheten. Under året har ett konverteringsprojekt Rädda nykterhetsfolkets länsarkivs i Hallands ljudbandsmaterial fortsatt och arbetet kommer att fortgå även under Arkivförbundets styrelse har för detta ändamål beslutat att år 2007 till arkivet av arkivförbundets förväntade vinst överföra kr som ett extra stöd till detta projektarbete. Med Folkrörelsernas arkiv i norra Halland och Länsmuseet Varbergs arkiv (FANN) har Hallands Arkivförbund särskilt samverkat under Arkivens Dag 2007 på Världsarvet Grimeton. Folkrörelsernas arkiv i södra Halland (FASH) har under året fortsatt att arbeta med bredbandsuppkoppling och arkivförbundets avsikt under år 2008 är att se till att det trådlösa nätverket kompletteras med ett internt nätverk via elnätet som kopplar samman datorer i arkivet vidare med Internet. Det har nämligen visat sig att arkivets tjocka väggar dämpar det trådlösa nätverkets signal så kraftigt att förbindelserna blir instabila. Bl.a. besökare med egna datorer bör i arkivet kunna arbeta uppkopplade till Internet. Hallands Näringslivs Arkiv (HNA) har under 2007 bl.a. fått stöd i form av uppbyggnad av säkerhetsrutiner för arkivets databas i Visual Arkiv. Vidare har länsarkivarien utarbetat funktioner för konvertering av med Excel registrerade notarkiv till Visual Arkiv-format. Det handlar om ett större notarkiv som Musik i Halland deponerat hos HNA. Länsarkivarien är också adjungerad till arkivet styrelse och deltar löpande i arkivets syrelsemöten och rapporterar där bl.a. om arkivförbundets verksamhet. Det bör observeras att Hallands Näringslivs Arkiv är det enda av förbundets medlemsarkiv som fortfarande inte stöds med regionala eller kommunala medel. Hallands Näringslivs Arkiv är fortfarande under uppbyggnad och regionala och kommunala stöd av verksamheten skulle bl.a. möjliggöra en mer aktiv marknadsföring av arkivets kultursäkrande verksamhet i Halland via t.ex. presentationer av verksamheten i återkommande annonser i lokalpressen. Därigenom skulle säkerligen viktiga näringslivsarkiv räddas för eftervärlden. Arbetet med den startade gemensam arkivdatabasen för halländska arkiv (kommuner, medlemsarkiv m.fl.) på hemsidan har fortsatt under Två kommunarkiv - Halmstads och Falkenbergs kommunarkiv - deltar för närvarande. Arkivförbundets målsättning är att övriga kommunarkiv under 2008 ska kunna bli med i arkivdatabasen, som kostnadsfritt erbjuds deltagarna. Kostnaderna för den löpande driften av denna arkivförbundets server står arkivförbundet för efter det att Region Halland och Riksarkivet nämnd för enskilda arkiv via projektbidrag möjliggjort inköp av såväl hårdvara som mjukvara för basfunktionen. Samordning och hantering av detta gemensamma halländska arkivregister sker i samverkan mellan länsarkivarien och kommunarkivarien Samuel Lindeborg i Falkenbergs kommun. Nya tillkommande deltagare under året 2008 är Högskolan i Halmstad och Landstinget Halland som lämnat och kommer att Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 3 (av 31)

5 lämna arkivfiler för inläsning till arkivdatabasen. Ca 8000 sökningar i registret gjordes under år 2008 och bl.a. hembygdsforskare använder sökmotorerna till dessa arkivregister. (Se bilaga 4.) Av förbundets medlemsarkiv har idag endast Hallands Näringslivs Arkiv sina register öppet tillgängliga på denna hemsida. För de övriga tre medlemsarkiven (folkrörelsearkiven) fordras fortfarande en total genomgång av samtliga arkivförteckningar för att säkerställa att endast uppgifter som kan visas enligt PUL (personuppgiftslagen) visas. Detta arbete har pga. otillräckliga personalresurser hos medlemsarkiven inte kunnat genomföras under verksamhetsåret 2007 och problemet kvarstår att lösa under Pga. otillräckliga personalresurser kan således arkiven inte på bästa sätt tillgängliggöra arkivens uppgifter för allmänheten. Idag kan därför forskare endast erbjudas en kontrollerad inloggning efter tillstånd, vilket givetvis begränsar användningen av dessa medlemmars arkivregister och arkiv. På hemsidan redovisades med stöd av arkivförbundets Internetfunktion WebReg AD aktiviteterna i länets under Arkivens Dag. Istället för en detaljredovisning till riksarkivets webbmaster gör man från den gemensamma hemsidan för Sverige hänvisningar till arkivförbundets hemsida ovan. Detta innebar en stor rationalisering och flexibilitet i och med att justeringar lokalt i Halland kan göra så att säga i sista minuten. De öppna registreringsfunktionerna på hemsidan har stabiliserats och förbättrats under Projektets metoder och funktioner kan även användas av andra länsorganisationer, myndigheter, koncerner mm. Hallands Arkivförbunds avsikt är att på lämpligt sätt kurser, seminarier etc. under år 2008 sprida kunskapen om funktionen i och utanför länet. Riksarkivets nämnd för enskilda arkiv har lämnat ett mindre bidrag till SOTA-projektets administration också under Särskild marknadsföring SOTA-projektet, Släktforskningsdagarna, Arkivens Dag, föredrag, konferenser mm Det av statens kulturråd finansierade SOTA-projektet (Säkra Och Tillgängliggör Arkivdokumentation i Halland) blev under 2007 arkivförbundets viktigaste funktion för marknadsföring och projektet skapade på kort tid stor goodwill för arkivförbundet. Projektets operativt ansvariga medarbetare Ann-Cristin Lindström gjorde således ett stort, viktigt och uppskattat arbete för förbundet under Hon har också presenterat SOTA-projektet i tidskriften I Halland 2007:4. I Halland är den halländska hembygdsrörelsens egen tidning och den ges ut av Hallands Bildningsförbund/halländska hembygdsrörelsen. Kontakter har upparbetats med såväl internationella som lokala kulturorganisationer. Det utförda registrerings- och dokumentationsarbetet redovisas på nedan angivna hemsidor. Ett större antal arkivregister och arkivhistoriker har således sammanställts och författats av Ann-Christin Lindström och de finns nu alla sökbara på arkivdatabasen för Halland på arkivförbundets hemsidan och även direkt tillgängliga via Googles med flera sökmotorer indirekt eller direkt på SOTAprojektets egna speciella registerhemsidor på Utdrag ur SOTA-projektets inventeringssida för Stiftelsen Walter Bengtsson Ateljé Bastaskär ( ) i Halmstads kommun Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 4 (av 31)

6 Statens Kulturråd har inte beviljat Hallands Arkivförbund fortsättningsanlag som planerat för SOTAprojektet under första halvåret Statens Kulturråd har emellertid för arkivförbundet framhållit att man varit mycket nöjd med projektets arbetssätt, rapportering och resultat. Anledning till att projektet inte fick fortsatt anslag 2008 var helt enkelt den stora anslagsminskningen för Access-projekten år Detta medförde att flera framgångsrika projekt inte kunde fortsätta sin verksamhet som planerat år Förbundets ordförande Björn Molin och länsarkivarien avtackade den siste januari 2008 Ann-Cristin med blommor och bokgåva för ett förtjänstfullt arbete för arkivförbundet. Länsarkivarien tillsammans med representanter för medlemsarkiven avtackade även Ann-Cristin vid en gemensam lunch på Krogen Trade Center. Samarbetet med Högskolan i Halmstad och sektionen för humaniora har fortsatt och undervisning med rubriceringen arkivintroduktion genomfördes för ett antal elevgrupper från sektionen. Vidare förmedlade arkivförbundet praktikanter från utbildningen i kultur och kommunikation till Folkrörelsearkivet i södra Halland. Därigenom utformades som ett praktikantarbete med länsarkivariens stöd en enkel hemsida för arkivet på Hemsidan utformades med Wilhelm Lindh som huvudansvarig. Praktikanten Tobias Rybing utformade en ny broschyr för arkivet. De båda praktikanterna fick också skriva arkivhistoriker och som övning ordna mindre arkiv. Till höger gruppen som i april månad 2007 tillsammans producerade Folkrörelsearkivets i södra Hallands hemsida med Wilhelm Lindh som huvudansvarig för den grafiska utformningen. Viss teknisk slutjustering av hemsidan utfördes av länsarkivarie Anders Persson i direkt samverkan med Wilhelm Lindh och Tobias Rybing. Praktikanter från Högskolan i Halmstad: Wilhelm Lindh och Tobias Rybing med Hallands Arkivförbunds och SOTAprojektets Ann-Cristin Lindström samt från Folkrörelsernas arkiv i södra Halland arkivföreståndare Elinor Jonsson En stor satsning både ekonomiskt och funktionellt gjordes under som arrangerades av Sveriges Genealogiska Förening (SGF). Tre av medlemsarkiven hade möjlighet att delta och tillsammans såldes arkivförbundets och medlemsarkivens varumärke till besökarna som var många eftersom det också var SGF:s årsstämma. En större annons infördes i mässkatalogen (bilaga 3). Till arrangemanget hade länsarkivarien fått färdig en gemensam webbportal (bilaga 4) till den halländska arkivdatabasen baserad på Visual Arkiv Internet. Bl.a. kunde sökningar visas via Internetuppkopplingar som hyrts av mässans arrangörer. SOTA-projektet presenterades också av Ann-Cristin Lindström och ett antal viktiga kontakter som ledde vidare knöts av projektet, bl.a. med Stiftelsen Ateljé Walter Bengtsson Bastakär och St. Olofs Kapellstiftelse i Tylösand. Släktforskardagarna i Halmstad i aug 2007 Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 5 (av 31)

7 Arkivens Dag (AD) 2007 genomfördes lördagen den 10 november på Världsarvet Grimeton i Varbergs kommun. Ett stort förberedande arbete genomfördes inför arrangemanget av länsarkivarien och framför allt den platsansvarige Gösta Öborn med medhjälpare varav Benny Johansson var en nyckelperson vad det gäller att få tekniska lösningar att fungera. Kontakten med Världsarvet Grimeton hade skapats redan i början av november 2006 då SOTA-projektet inventerade stationsarkivet i sändarstationen på Grimeton. Ur samvaron med Världsarvet Grimetons platschef Gösta Öborn växte fram ett gemensamt intresse i att Världsarvet Grimeton tillsammans med Hallands Arkivförbund, dess medlemsarkiv m.fl. under nästa Arkivens Dag 2007 skapade en bred tvärkulturell aktivitet som också fokuserade på teknikhistoria och problemen kring dess dokumentation och bevarande. Ann-Cristin Lindström under inventering på Grimeton i nov 2006 Några av medlemsarkiven hade till Arkivens Dag på årets tema Människan i arkivet gjort trevliga utställningsplanscher som närmare presenterades för besökarna av respektive arkivföreståndare; Ellinor Jonsson (FASH), Christer Agardsson (HNA) och Inger Axelsson (NLIH). SOTA-projektet presenterades av Ann-Cristin Lindström som också bistått Folkrörelsearkivet i södra Halland i arbetet inför dagen. Förste arkivarie Eva Berntsson Melin från Länsmuseet Halland och Folkrörelsernas arkiv i norra Halland visade i sändarstationen en nostalgifilm om Halland från 1950-talet. Arkivförbundets ordförande Björn Molin invigde dagen kl och höll ett öppningsföredrag Från Ostindiefarare till landshövding En släkthistoria över 200 år; Källor och källproblem varefter styrelseledamoten i Hallands Näringslivs Arkiv docent Sven-Olof Olsson höll ett föredrag Vad har Wallenberg gjort i Halland. Mer information om deltagare och aktiviteter under Arkivens Dag på Grimeton redovisas på denna verksamhetsberättelses framsida och i bilagan 6. Antalet besökare av arrangemanget på Grimeton under Arkivens Dag uppskattades till ca 350 personer dvs. antalet bedömdes var större än den totala länssiffran för Halland år 2006 som var ca 315 stycken. Ekonomiskt stöd till arrangemanget hade lämnats av Sparbanksstiftelsen Varberg, Världsarvet Grimeton och Länsmuseet Varberg varför en förhållandevis stor annonsering kunde genomföras i Hallandsposten och Hallands nyheter (bilaga 5) dvs. dagarna innan arrangemanget intervjuade också reportern Nisse Gunnarsson länsarkivarien Anders Persson, sändaramatören Willi Reppel (Falkenberg) och platschefen Gösta Öborn på Världsarvet Grimeton i en direktsändning i Radio Halland kl Intervjun fick stor genomslagskraft och arrangemanget fick bl.a. besökare från Skåne och Småland. IOGT/NTO Halland med verksamhetschefen Leif Arne Gustavsson sponsrade som vanligt aktiviteten Arkivens Dag och organisationen bjöd vid entrén besökare på alkoholfri festdryck. Länsarkivarien har också på olika sätt marknadsfört Hallands Arkivförbunds och dess medlemmars varumärken, bl.a. genom att aktivt medverka i olika konferenser, initiera olika personliga möten, hålla föredrag mm. Den viktigaste aktiviteten var på den årliga sammankomsten med Folkrörelsearkivens chefer i Uddevalla. För övrig har en viss återhållsamhet vad det gäller konferenser tillämpats under verksamhetsåret 2007 eftersom en målsättning har varit att försöka vända arkivförbundets återkommande ekonomiska underskott i verksamheten. Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 6 (av 31)

8 Viktigare konferenser, seminarier, möten mm under 2007 som länsarkivarien deltagit i Kurs för Kulturmiljö Halland i Halmstad (förmedlad av Teknik och Kompetenscentrum AB i Halmstad) Hur lyckas med behovsstyrd flexibel dokumenthantering? Riksarkivet, Bohusläns föreningsarkiv och Älvsborgs läns föreningsarkiv - Konferens för folkrörelse/föreningsarkivens chefer 2007 Föredrag - SOTA-projektet vision, strategi och verklighet Riksarkivet i Stockholm Deltagit i planeringskonferens rörande Arkivens Dag Folkrörelsernas arkiv i södra Halland Deltagit i studiebesök från Borås stadsarkiv med föreningsarkiv Halmstad Släktforskardagarna i Halmstad Hallands Arkivförbund tillsammans med Folkrörelsearkivet i södra Halland, Hallands Näringslivs Arkiv och Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland. Sveriges Genealogsika förenings årsarrangemang på Stadsbiblioteket i Halmstad. Halmstads Kommunarkiv och Hallands Bildningsförbund/halländska hembygdsrörelsen deltog också i arrangemanget på stadsbiblioteket Falkenberg Seminarium anordnat av Region Halland Samarbetsmöjligheter i sydvästra Skandinavien, Öresund / Kattegatt / Skagerack programmen, Interreg IV A ABM-kurs på Världskulturmuseet i Göteborg Deltagit i kurs om digitalisering (för chefer, verksamhetsansvariga och beslutsfattare på kulturarvsinstitutioner) Nätverksmöte med kommunarkiv m.fl. i Falkenbergs kommun Diskussion av snabbförteckningstekniker samt processrelaterad arkivregistrering Möte med Region Hallands utredning Kultur för ökad attraktivitet Möte tillsammans med ordf. Björn Molin och utredningens ordf. Gunnar Larsson samt dess sekreterare Jörgen Olsson Arkivens Dag på Världsarvet Grimeton tema Människan i arkivet Kulturellt samarrangemang med Hallands Arkivförbund, Världsarvet Grimeton och Länsmuseet Varberg som huvudarrangörer. Arbetet för ett Arkivcenter i Halmstad aktiverades under sommaren och länsarkivarien blev sammankallande i en arbetsgrupp som till Halmstads kommuns projektledare Tommy Palm redovisade lokalbehov. Kommunarkivarien Linda Ivarsson var på samma sätt ansvarig för en arbetsgrupp som analyserade och till kommunens projektledare Tommy Palm redovisade önskvärda funktioner i ett arkivcenter. Det under tidsperioden ca bedrivna dokumentationsprojektet för Mölndals Stads Serviceförvaltning innebar att avställa och förteckna viktigare serier (arkivhandlingar) från förvaltningens föregångare, färdigställa och avsluta diarieföringen för denne arkivbildaren samt dessutom översiktligt registrera ett större tekniskt arkiv för drift, underhåll mm för enheten SAMFAST. Vidare ingick i uppdraget att komplettera och justera ett befintligt utkast till dokumenthanteringsplan för förvaltningen. Ansvarig för projektet på Serviceförvaltningen var den administrative chefen David Hansson och i projektarbetet stämdes också av mot kommunens arkivarie Carl-Henrik Ronge. Mölndalsprojektet avslutades formellt under hösten efter vissa uppföljande arbeten av länsarkivarien i augusti/september i sam- Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 7 (av 31)

9 verkan med förvaltningens arkivansvarige på deltid Marita Lindström varefter Hallands Arkivförbund kunde slutfakturera projektet Internt test och utvecklingsprojekt Sökning på Wallenberg i Internetarkivregister för AB Papyrus i Mölndal I projektet utarbetade länsarkivarien rutiner för snabbförtecknande av arkiv via Excel kopplat till Visual Arkiv liksom Internetfunktioner för ett processrelaterat förteckningssätt. Dessa programfunktioner kunde senare under året 2007 återanvändas bl.a. för att för Mölndals föreningsarkiv snabbt konvertera Papyrus AB:s mycket stora arkivförteckning (4216 volymer) från MS Access (internt test och utvecklingsprojekt se ovan) samt därefter ett stort arkivregister för noter för Musik i Halland förvarat och registrerat med Excel hos/av Hallands Näringslivs till samma filformat för överföring direkt till arkivsystemet Visual Arkiv. Konverterat Excel-register i Visual Arkiv Konverterat Excel-register i Visual Arkiv Internet Under årets slut startade en av Region Halland initierad utredning om kulturen i Halland rubricerad Kultur för ökad attraktivitet träffade arkivförbundets ordförande Björn Molin och länsarkivarien Anders Persson de båda utredarna Gunnar Larsson och Jörgen Olsson och fick då möjlighet Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 8 (av 31)

10 att redovisa arkivförbundets och dess medlemsarkivs verksamheter, visioner och problem samt överlämna dokumentation till utredarna. ARKIVFÖRBUNDETS FLYTT TILL NYA KONTORSLOKALER Hallands Arkivförbunds flyttade till nya lokaler (20 m 2 kontorsutrymme och 20 m 2 andel i gemensamma utrymmen) på 4:de våningen i Trade Center på Campus till Högskolan i Halmstad. Bakgrunden var att Region Halland på grund av expanderande egen projektverksamhet mm uttryckt önskemål om att få överta arkivförbundets kontor i Region Halland. Arkivförbundet har emellertid i sitt nya kontor fått lika bra arbetsförhållanden såsom tidigare samt dessutom direkt tillgång till ett närbeläget konferensrum mm. Flyttprocessen stämdes löpande av med förbundets arbetsutskott. Flytten innebar vissa omställningskostnader av engångsnatur samt en något högre hyra. Hallands Arkivförbund har emellertid av Aberdeen Property Investors såsom ideell organisation fått en hyresrabatt som innebär att årshyran inklusive värme är kr/m 2. Region Halland stod också för kostnader för flytten och viss utrustning. Det goda samarbetet mellan Region Halland och Hallands Arkivförbund fortsätter således och arkivförbundet får som tidigare vid behov och möjlighet disponera konferensrum och teknisk utrustning av Region Halland. EKONOMI BUDGET OCH RESULTAT FÖR 2007 Ekonomiskt sett har förbundet under 2007 för första gången med en anställd länsarkivarie kunnat redovisa ett överskott års resultat- och balansrapport visar nämligen på ett överskott om kr varför det egna kapitalet kan öka från kr till kr. Arkivförbundets förbättrade ekonomi har flera förklaringar. Genom SOTA-projeket har förbundets verksamhet kunnat expanderas samtidigt som arkivförbundets lönekostnader för länsarkivarien har minskat. I projektet har som tidigare nämnts två anställda kunnat verka i förbundets kultursäkrande verksamhet. Länsarkivarien har således arbetat ungefär på halvtid i projektet varigenom förbundets ekonomi förbättrats. Vidare har arbetet i det så kallade Mölndalsprojektet gett en liten vinst. Viktigt var också Region Hallands kulturenhets stöd av arkivförbundets olika projektverksamheter såsom SOTA-projektet vilket också bidrog till arkivförbundets positiva resultat 2007, men även till ökade kontaktytor/intäkter med/för medlemsarkiv under året och då för framför allt för Folkrörelsearkivet i södra Halland som fått ett antal nya medlemmar via SOTA-projektets verksamhet. Administrativa kostnader för SOTA-projektet - t.ex. för resor - har därigenom inte behövt täckas av arkivförbundets ordinarie driftsmedel. Inför årets ansökningar till de halländska kommunerna om verksamhetsstöd till medlemsarkiven 2008 gjorde Hallands Arkivförbund en större utredning som presenterades och diskuterades av arkivförbundets styrelse under senare delen av år I utredningen redovisas bl.a. kommunvis förvarade arkivvolymer samt medlemsarkivens verkliga kostnader för hanteringen av dessa arkivvolymer. Vidare har bl.a. utifrån befolkningstal uträknats saknade arkiv som borde ha funnits i medlemmarnas arkiv. Det visar sig att speciellt arkivmaterial för Kungsbacka kommun respektive för Laholms kommun med all sannolikhet är underrepresenterat i medlemmarnas arkiv. Utifrån förhållandena för Halmstads kommun borde ytterligare minst ca 700 hyllmeter ha kunnat dokumenteras för de övriga fem kommunerna i Halland. Förklaringen till resultatet är, dels att tre av medlemsarkiven ligger i Halmstads kommun, dels att medlemsarkiven med endast en anställd per arkiv inte kan lämna respektive arkiv som då är stängt för att inventera och fånga upp intressanta och representativa arkiv på fältet. Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 9 (av 31)

11 SOTA-projektet har tills viss del kunnat kompensera för medlemsarkivens underfinansiering vad det gäller antalet anställda, men uppgiften att säkra de halländska kommunernas historia för den enskilda sektorn borde inte drivas i projektform utan vara en kontinuerlig systematisk bedriven verksamhet. Metoderna och resultatet presenterades av länsarkivarie Anders Persson på ett nationellt seminarium för Folk- och näringslivsarkivens chefer som anordnades av Arkivcentrum Dalarna och Riksarkivet i Falun Resultatet för hos medlemsarkiven förvarade och säkrade respektive saknade eller osäkrade arkiv redovisas grafiskt ovan. Så mycket som 50 % ytterligare arkivbestånd borde således med normal bemanning av medlemsarkiven ha funnits säkrade i dessas arkiv. Presentationen och underlagsmaterial finns tillgängligt på arkivförbundets hemsidor nedan: tog Region Hallands styrelse efter det att förhandlingar under året förts mellan arkivförbundet representerat av Björn Molin och Björn Ahlqvist och Region Hallands styrelses presidium beslut om en budget som för arkivförbundets del innebar en uppräkning av stödet för det regionala institutionsuppdraget från kr (2007) till kr (2008) varigenom Hallands Arkivförbunds basfinansiering säkrades. Region Hallands beslut gav arbetsro och framtidstro inför 2008 och arbetet med ett icke fullt ut finansierat vilande bokutgivningsprojekt med titeln FRÅN DRÄNGSERED TILL GET- INGE - Om den halländske metallarbetaren Torsten Anderssons bakgrund, fritid och yrkesliv kunde återupptas. Styrelsens budgetplan för 2008 redovisas såsom bilaga 7. För övrigt hänvisas till den ekonomiska sammanställningen för 2007 som redovisas som bilaga 2. Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 10 (av 31)

12 ÅRSMÖTET OCH KORT VERKSAMHETSBESKRIVNING FÖR 2007 Förbundets ordinarie årsmöte hölls tisdagen i Varberg med Folkrörelsernas arkiv i norra Halland som värd. Efter årsmötet höll docent Ingemar Carlsson ett uppskattat fördrag Kan man vara släkt med kungen? Vad säger arkiven? Ingemar Carlsson var tidigare chef för Enskilda Byrån på Riksarkivet och förestår nu Bernadotteska familjearkivet på Ulriksdals slott i Stockholm. Styrelsen har under verksamhetsåret haft följande sammansättning: Ordförande: Björn Molin Vice Ordf. Benkt Högstedt Kassör: Barbro Maijgren, Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland Ledamot: Syliva Sjöö, Hallands bildningsförbund/halländska hembygdsrörelsen Ledamot: Sven-Olof Olsson, Hallands Näringslivs Arkiv Ledamot: Åke Bendix, Folkrörelsernas arkiv i norra Halland Ledamot: Björn Ahlqvist, Folkrörelsernas arkiv i södra Halland Ledamot: GunMarie Stenström, Region Halland Suppleant: Suppleant: Suppleant: Suppleant: Suppleant: Suppleant: Kerstin O Petersson, Hallands bildningsförbund/halländska hembygdsrörelsen Anders Helmroth, Hallands Näringslivs Arkiv Bengt Svensson, Folkrörelsernas arkiv i norra Halland Kjell Persson, Folkrörelsernas arkiv i södra Halland Bengt Svensson, Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland Lise-Lotte Olsson, Region Halland Styrelsens sekreterare under året 2007 har varit länsarkivarien Anders Persson. Under 2007 har styrelsen haft nio möten. Förbundets valberedning har under verksamhetsåret varit arkivföreståndare Christer Agardson, Hallands Näringslivs Arkiv och Rolf Olsson, Folkrörelsernas arkiv i norra Halland Revisorer under verksamhetsåret har varit, Jan Johansson, Hallands bildningsförbund. Revisorssuppleant under verksamhetsåret har varit Hans-Erik Qvarnström, Halländska hembygdsrörelsen. Anders Persson, Lund, har under 2007 varit anställd som länsarkivarie samt som projektledare inom SOTA-projektet och inom Mölndalsprojektet. Kontor för länsarkivarien har hyrts av Region Halland i myndighetens lokaler på Kristian IV:s väg 1 i Halmstad. Det bör även i årets årsberättelse nämnas att Region Halland som tidigare låter förbundet använda regionens sammanträdesrum, tekniska utrustning mm. vid behov. Region Halland stödjer således förbundets verksamhet också på detta sätt. Kontor för tidsperioden har hyrts i Trade Center 4:de våningen, Kristian den IV:s väg 3 i Halmstad. Hallands Arkivförbund är medlem i följande organisationer: Folkrörelsernas Arkivförbund, Näringslivets Arkivråd samt i arbetsgivarorganisationen IDEA. Länsarkivarie Anders Persson är dessutom medlem i Föreningen Sveriges Länsarkivarier. Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 11 (av 31)

13 Förbundet har ett kommissions- och ett återförsäljaravtal med företaget Touch & Turn AB i Stockholm rörande detta företags virtuella böcker på CD samt dess produkt T & T Publisher, programvaran för att skapa virtuella böcker. Halmstad den 21 april 2008 Björn Molin Styrelseordförande Benkt Högstedt Vice styrelseordförande Barbro Maijgren Kassör / Styrelseledamot Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland Åke Bendix Styrelseledamot Folkrörelsernas arkiv i norra Halland Björn Ahlqvist Styrelseledamot Folkrörelsernas arkiv i södra Halland Sylvia Sjöö Styrelseledamot Hallands Bildningsförbund / halländska hembygdsrörelsen Sven-Olof Olsson Styrelseledamot Hallands Näringslivs Arkiv Styrelseledamot GunMarie Stenström Styrelseledamot Region Halland Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 12 (av 31)

14 HALLANDS ARKIVFÖRBUNDS STYRELSE 2007!" " # " "!!"! $ %"! &' " " $ (! " $ ) " " #$ *&+, &" " &" "-- %!./" $ $ & 0 1" 2,+ " 1. 3!"." $ Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 13 (av 31)

15 Styrelsens suppleanter år 2007/2008 Bengt Svensson, för Folkrörelsernas arkiv i norra Halland, ordf. i Sibbarp-Dagsås hembygsförening, Anders Helmroth, för Hallands Näringslivs Arkiv, f.d. VD för Albany Nordiskafilt AB i Halmstad, ordf. i Hallands Näringslivs Arkiv, Kjell Persson, för Folkrörelsernas arkiv i södra Halland, vice ordf. PRO Halmstad, Bengt Svensson, Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland, ordförande för Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland, Kerstin O. Petersson, för Hallands bildningsförbund/halländska hembygdsrörelsen - Veinge Hembygdsförening. Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 14 (av 31)

16 BILAGA 1 Ekonomisk sammanställning för 2007 med revisionsberättelse Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 15 (av 31)

17 Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 16 (av 31)

18 Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 17 (av 31)

19 Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 18 (av 31)

20 Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 19 (av 31)

21 Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 20 (av 31)

22 Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 21 (av 31)

23 Revisionsberättelse för 2007 Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 22 (av 31)

24 BILAGA 2 Hallands Arkivförbunds samverkanskontrakt med Region Halland Sidan 1 Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 23 (av 31)

25 Sidan 2 Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 24 (av 31)

26 Sidan 3 Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 25 (av 31)

27 BILAGA 3 Släktforskardagarna i Halmstad Annons Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 26 (av 31)

28 BILAGA 4 Gemensam halländsk Internetportal på Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 27 (av 31)

29 BILAGA 5 Arkivens Dag på Världsarvet Grimeton i Varbergs kommun Förannons och slutannons Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 28 (av 31)

30 BILAGA 6 Arkivens Dag på Världsarvet Grimeton i Varbergs kommun Agenda Framsida Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 29 (av 31)

31 BILAGA 6 Arkivens Dag på Världsarvet Grimeton i Varbergs kommun Agenda Baksida Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 30 (av 31)

32 BILAGA 7 Styrelsens budgetplan för 2008 Hallands Arkivförbund - Verksamhetsberättelse för 2007 Sidan 31 (av 31)

33 EN CD FRÅN SOTA-PROJEKTET SOM KAN BESTÄLLAS FRÅN FÖRBUNDET CD:n innehåller all programvara samt instruktioner för hur man med enkel utrustning konverterar ljudband till WAVE-filer och därefter till MP3-format. För mer information om konverteringsprojektet Rädda nykterhetsfolkets länsarkivs i Hallands ljudbandsmaterial som bedrivs med ekonomiskt stöd av Region Halland och Riksarkivets nämnd för enskilda arkiv kontakta nedan anförda personer: Arkivföreståndare Inger Axelsson, Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland, Halmstad. Tfn: Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland, Halmstad Länsarkivarie Anders Persson med kontaktuppgifter enligt nedan.!!"#$ " ""#$ % &' ( ')%*++,,,' ( ')%*++,,,)% -)) ')%*++,,, ' ')%*++' ) '