Verksamhetsberättelse för. Nykterhetsfolkets länsarkiv. i Halland, verksamhetsåret 2007

Transkript

1 Verksamhetsberättelse för i Halland, verksamhetsåret 2007 Styrelse och funktionärer Ordförande Sekreterare Kassör Ledamot Ledamot Revisorer Bengt Svensson Bengt Lindqvist Allan Berg Asta Berg Lars-Göran Johansson Barbro Maijgren Vakant Vakant Jan Olsson Gunnar Svensson Ulf Johansson Robert Lychou Arbetsutskott Ordförande, sekreterare och kassör Personal Arkivföreståndare Inger Axelsson har tjänstgjort i arkivet hela verksamhetsåret, deltid 50%. Sammanträden Arkivstyrelsen har haft tre protokollförda sammanträden och AU ett antal informella kontakter. Dessutom har vår samverksansgrupp med Folkrörelsernas arkiv i södra Halland haft ytterligare ett antal möten. Medlemskap Arkivet är medlemmar i: Folkrörelsernas Arkivförbund (FA) Hallands Arkivförbund (HAF), där Barbro Maijgren är invald som ordinarie styrelseledamot och Bengt Svensson som ersättare. Folkrörelsernas arkiv i södra Halland. Föreningen Gamla Halmstad. Representation och konferens Inger Axelsson och Bengt Lindqvist har deltagit, dels i Folkrörelsernas arkiv i södra Hallands årsmöte den 14 mars, dels också övervarit IOGT-NTO Hallands årsmöte i Åsa den 14 april. Bengt Lindqvist och Inger Axelsson har också som valda ombud deltagit i Hallands Arkivförbunds årsmöte i Varberg den 24 april. Barbro Maijgren och Inger Axelsson representerade vårt arkiv vid Folkrörelsernas Arkivförbunds stämma i Sundsvall den 29 och 30 maj. Tillsammans med olika representanter bl.a. från Länsstyrelsen, Polismyndigheten, Högskolan, Halmstad kommunarkiv och Hallands Arkivförbund har Inger Axelsson övervarit ett antal sammanträden gällande det tilltänkta Arkivcentrumets planering och utformning inför framtiden. Verksamheten På grund av Inger Axelssons långa rehabiliteringsperiod efter ett olycksfall med bruten arm som följd har verksamheten under 2007 av förklarliga skäl avsevärt minskat i omfattning. Dock kan konstateras att vid IOGT-NTO Hallands distriktsårsmöte i Åsa den 14 april visades en uppskattad skärmutställning, speciellt inriktad mot nu ej verksamma loger i norra Halland. På Släktforskardagarna den 25 och 26 augusti i Halmstad var vi på biblioteket representerade med en utställning om Nyktran där vi bl.a. visade en modell i mindre skala, inlånad från Stureskolan och tillverkad av elever därifrån. Vid detta tillfälle sponsrade IOGT-NTO Halland med alltid lika populära Godtemplardrickan. Ytterligare en utställning presenterade arkivet på Arkivens dag i Grimeton den 11 november, där ämnet i år var Människan i arkiven. Även då bjöd IOGT-NTO Halland på Godtemplardricka. I förra årets verksamhetsberättelse framgick att Inger Axelsson påbörjat ett projektarbete Rädda s i Halland ljudbandsmaterial, vilket detta år utmynnat i en konverterad CD innehållande 100- årsjubiléet från Logen 246 Ståndaktig av IOGT, Halmstad. 24

2 Arkivet har också varit involverade i VÅG- SPEL Halmstad 700-årsjubileum genom att tillhandahålla arkivmaterial till arrangörerna. Inger Axelsson har vid ett tillfälle besökt Folkrörelsernas arkiv i norra Halland för att där komplettera arkiverade logers handlingar. Hon har även vid 2 tillfällen deltagit i den grupp som i en eventuell kommande film skall visa Nykterhetsrörelsen under 3 sekler. Under året har en broschyr om vårt arkiv färdigställts genom Hallands Arkivförbund. Hallands arkivförbund höll under året ett av sina styrelsemöten i våra lokaler. Vi fick där möjligheten att framföra våra synpunkter på den ekonomiska situationen för vårt arkiv. Särskilt poängterade vi vikten av att få fram pengar till en omförteckning av det resterande arkivmaterialet för att få ett samgående med Folkrörelsernas arkiv i södra Halland till stånd. Efter mötet fick arkivförbundets styrelse en visning av arkivet och problemen med fuktskador i två arkivrum inspekterades. Två av arkivrummen har drabbats av fuktskador. Under sommaren trängde vatten in genom väggarna. Beträffande den fortsatta omarbetningen och digitaliseringen av inneliggande material är i dagsläget 163 arkivbildares handlingar, föremål etc. sammanförda, gallrade och omförtecknade enligt Allmänna arkivschemat samt registrerade i Visual Arkiv. Minst lika många återstår fortfarande att behandla eftersom våra ansökningar från vårt förbund och Riksarkivet inte resulterat i några bidrag. Därutöver finns 82 leveranser som är registrerade i accessionsordning, men ej förtecknade. Även ett okänt antal finns, uppskattningsvis c:a 30, som ej är registrerade eller förtecknade. 84 volymer har under året tagits fram till de 33 forskare som under året besökt vårt arkiv. Antalet studiebesökare eller besökare i annat ärende har varit 36 personer. Ett antal frågor har också besvarats via telefon och E-post. Ekonomi Beträffande arkivets ekonomi hänvisas till den ekonomiska redogörelsen och revisorernas berättelse. Slutord Styrelsen tackar för visat förtroende under det gångna året och riktar ett tack till institutioner, myndigheter, föreningar och enskilda som stött oss under år Halmstad i februari 2008 Bengt Svensson Bengt Lindqvist Allan Berg Bengt Svensson Bengt Lindqvist Allan Berg Ordförande Sekreterare Kassör Asta Berg Asta Berg Lars-Göran Johansson Lars-Göran Johansson I arkivets gömmor finns bl a det här kortet från en av de Bref och vykortsaftnar, som ordnades av dåvarande IOGT-logen 3334 Fram, Hishult, ordnade

3 Resultaträkning 2007/Budget 2008 Resultat Ekonomisk plan Intäkter Brukaravgifter , Stats-, region och kommunbidrag , Lönebidrag , Projektbidrag Gåvor/övriga bidrag , Övr intäkter ,44 Summa intäkter , Verksamhetskostnader Lokalhyra , Förbrukningsinventarier Försäkringar , Övr lokalkostnader Telefon , Porto , Kontorsmaterial , Övr administrationskostnader - 610, Styrelsen sammanträden , Styrelsen resor - 101, Styrelsen kurser/konferenser , Styrelsen uppvaktningar Föreningsavgifter , Litteratur - 100, Arkivens dag Summa verksamhetskostnader , Personalkostnader Löner , Resekostnader , Personalutbildning - 600,00 Sociala avgifter , Avtalsförsäkringar , Summa personalkostnader , Summa kostnader , Finansiella poster Ränteintäkter 34,05 Värdeförändring Eldsjäl - 155,49 Summa finansiellt 0-121, Resultat , ,

4 Balansräkning INGÅENDE BALANS UTGÅENDE BALANS PERIOD TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar 8 596,00 862, ,00 Kassa 37,50 609,00 645,50 Plusgiro , ,25 0,00 Bankkonto , , ,24 Andelar Eldsjäl Gåvofond 0,00 752,51 752,51 SUMMA TILLGÅNGAR , , ,25 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital Eget kapital , , ,80 Investeringsfond ,70 0, ,70 Summa eget kapital , , ,50 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 0, , ,00 Personalens källskatt 0, , ,00 Övr kortfristiga skulder 6 338, ,00 0,00 Upplupna semesterlöner 0, , ,00 Upplupna sociala avgifter 0, , ,75 Summa kortfristiga skulder 6 338, , ,75 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER , , ,25 Revisionsberättelse Undertecknade, av IOGT-NTO-distriktet utsedda revisorer att granska Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland, lämnar härmed följande berättelse: Vi har granskat föreningens räkenskaper och gått igenom protokoll och andra handlingar, som lämnar upplysningar om föreningens ekonomi och förvaltning. Inkomster och utgifter under året samt föreningens ställning vid verksamhetsårets slut framgår av bifogade utdrag ur räkenskaperna. Då det under revisionen inte framkommit anledning till anmärkning tillstyrker vi att resultaträkningen för perioden uppvisande ett underskott med kr ,39 samt balansräkningen per omslutande kr ,25 fastställes, att resultatet överförs i ny räkning, samt att styrelsen beviljas ansvarsfrihet för förvaltningen under verksamhetsåret Halmstad den 17 mars 2008 Jan Olsson Jan Olsson Gunnar Svensson Gunnar Svensson 27

5 Verksamhetsplan 2008/2009 Målsättningen för vår verksamhet är: att stadgeenligt samla och bevara alla handlingar, föremål o s v och då också hålla dessa samlingar tillgängliga för allmänhet och forskare som ett led i det Halländska kulturlivet att fortsättningsvis hålla fast vid vår målsättning så att vårt speciella arkiv det enda i Sverige, som enbart har handlingar från nykterhetsrörelsen skall ha en reell möjlighet att fortleva till gagn för kommande generationers intresse av detta specifika arkiv att verka för att få det ordinarie ekonomiska stödet höjt från/genom Hallands Arkivförbund. För närvarande täcker bidraget, kr, inte på något vis våra faktiska kostnader för lönebidragstjänsten och övriga administrativa kostnader, vilket begränsar möjligheten att uppfylla övriga punkter i denna verksamhetsplan att tillsammans med Hallands Arkivförbund verka för att söka projektmedel för att kunna fortsätta vår påbörjade verksamhet med gallring och omarbetning av arkivmaterialet enligt de riktlinjer som ligger till grund för detta projekt. Förteckning sker enligt Allmänna arkivschemat och digitalisering via programmet Visual Arkiv och kommer att föras över till Riksarkivets Nationella Arkivdatabas (NAD) att fortsätta diskussionerna med Folkrörelsernas arkiv i södra Halland rörande samverkan med denna arkivorganisation att på Arkivens Dag den landsomfattande aktivitet som genomförs varje höst vara ett av de många arkiv som har någon form av verksamhet denna första lördag i november Fler exempel från bref- o vykortsaftnar i Hishult. Original och mycket mer finns i Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland, Sperlingsgatan 15, Halmstad. 28

6 Arkivstyrelsens förslag Förslag till samgående med Folkrörelsernas arkiv i södra Halland i Halland har under en följd av år dragits med ekonomiskt underskott i verksamheten vilket inneburit att det egna kapitalet urholkats. Endast tack vare styrelsens och länsarkivariens idoga arbete har vi genom tillfälliga projektmedel lyckats driva verksamheten vidare. Den verksamhet arkivet driver idag är underfinansierad och kräver återkommande räddningsaktioner varje år. Riksarkivet har vid sitt senaste beviljade bidrag till omförteckning av arkivet meddelat att detta sker under förutsättning att vi verkar för ett samgående med folkrörelsearkivet. Styrelsen i ser därför inte att det finns någon möjlighet att långsiktigt fortsätta att driva arkivet i egen regi. Vi förordar därför ett samgående med Folkrörelsernas arkiv i södra Halland enligt följande punkter som har tagits fram som en gemensam avsiktsförklaring mellan de båda arkiven. i Halland bevaras med materialet intakt. Deposition av arkivets handlingar, föremål etc behålls i befintliga lokaler tills Folkrörelsernas arkiv i södra Halland disponerar större lokaler eller ett Arkivcentrum skapas. Projektet att upp- och omordna de återstående arkivbildarnas handlingar enligt RA-1999/1827 slutförs. Huvudmannaskapet övergår till folkrörelsernas arkiv i södra Halland om detta godkännes av IOGT-NTO Halland. Yttrande av IOGT-NTO Hallands distriktsstyrelse Distriktsstyrelsen har under en tid löpande informerats och getts tillfälle att lämna synpunkter till styrelsen för Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland ang arkivets framtid och dess styrelses tankar kring samgående med Folkrörelsearkivet i södra Halland. är unikt i sitt slag och dessutom ett av de äldsta folkrörelsearkiven i landet. Distriktsstyrelsens uppfattning är att arkivet bör fortleva, men konstaterar samtidigt att det inte är ekonomiskt möjligt. Arkivets ekonomiska resultat för 2007 innebar ett kraftigt underskott och budgeten för 2008 visar på ytterligare underskott. Trots de ansträngningar som gjorts från såväl styrelsen för Nykterhetsfolkets länsarkiv som från Hallands Arkivförbund tycks några nya intäkter inte finnas inom synhåll och det är bara en tidsfråga innan det egna kapitalet är förbrukat. Arkivet har dessutom att ta hand om allt fler s k herrelösa arkiv, d v s upphörda föreningar som inte längre kan debiteras för kostnaderna. Om Nykterhetsfolkets länsarkiv skall kunna leva vidare i egen regi krävs i så fall att de kvarvarande arkivbildarna tar ett större ekonomiskt ansvar för verksamheten. Det betyder i praktiken kraftigt höjda avgifter. IOGT-NTO Hallands styrelse ser små möjligheter för s överlevnad och menar att den avsiktsförklaring om samgående som träffats mellan Nykterhetsfolkets länsarkiv och Folkrörelsearkivet i södra Halland är den bästa vägen att behålla ett samlat nykterhetsarkiv i Halland. Man måste dock uppmärksamma att samgåendet inte kan ske förrän omförteckning och dataregistrering av samtliga arkivbildares arkiv skett. Detta är ett kostnadskrävande arbete, som inte ryms inom s ordinarie verksamhet. När samgåendet sker blir de föreningar, som idag har sitt arkiv hos istället medlemmar i Folkrörelsearkivet i södra Halland och får rätt att delta på deras årsmöte. Medlemsavgiften till Folkrörelsearkivet i södra Halland blir för de flesta föreningar lägre (jämförelsen gjord 2008) än den årsavgift, som debiteras av. Distriktsstyrelsen föreslår distriktsårsmötet besluta att bifalla arkivstyrelsens förslag om samgående med Folkrörelsearkivet i södra Halland, samt att samgåendet sker när avsiktsförklaringens villkor är uppfyllda. 29