Leda förändringsprocesser. Välkommen! Jan Karlsson. Högskolan i Halmstad & Jan Winroth. Högskolan Väst

Transkript

1 Leda förändringsprocesser Välkommen! Jan Karlsson. Högskolan i Halmstad & Jan Winroth. Högskolan Väst

2 Ansvariga för genomförandet av projektet Trygg motivation och Inspiration Forskargruppen Hälsa och hållbart arbetsliv Högskolan i Halmstad & Högskolan Väst

3 Disposition: Hållbart ledarskap Förändringsledarskap Digital transformation Förändringsledarskap Verktyg för tanke och handling - Om att leda förändring - Om lärande Hur påverkar digital transformation förändringsarbete arbetsmiljö och hälsa? Digital transformation Förändringsledarskap Resultat - Erfarenheter

4 ETT HÅLLBART LEDARSKAP Förändringsledarskap Att leda, implementera och följa upp förändringsprocesser Vid digital transformation inom vår och omsorg

5 Definitioner Förändringsledning är ett strukturerat tillvägagångssätt för att ledsaga individer grupper och organisationer från nuläget till ett önskvärt framtida läge, (Kotter 2007) Digital transformation, är de anpassningar och processer en organisation genomför för att vara konkurrenskraftig i en digitaliserad värld, (Jansson & Andervin, 2016; Khan 2015)

6 Ledarskap en nyckelroll Förändringsledare - Leda förändring / utveckling Handlar om att: Relationsfokus X X Leda verksamhet Leda medarbetare X X X Uppgifts / Resultatfokus Ledarskapets värderingar Ledarskapets beteende Ledarskapets verktyg Påverkansprocesser Medarbetarnas värderingar Medarbetarnas beteende Medarbetarnas verktyg (Fritt efter Larsson, 2010)

7 Ledarskap handlar om att möta och hantera: Förutsättningar och villkor Krav Förväntningar Att leda förändring är kanske den viktigaste och största svårigheten FÖRBÄTTRINGSARBETE (Elmholdt, Keller & Tangaard, 2013)

8 Förändringskrav Förändringstryck - Utvecklingsidéer Resurser - Vilka resurser finns? - Vilka ser vi krävs? Tid: - För planering och möten - För lärande och reflektion - För övande och färdighetsträning - För återhämtning Tillgång till: - Teknisk utrustning - Digitala verktyg - Support och stöd Inställning och förutsättningar: - Engagemang vs motstånd - Kultur och normer - Målgruppens kompetens Faktorer som påverkar arbetsmiljön och hälsan - hållbarheten

9 Digital transformation och förändringsledarskap Idé Upplägg Genomförande Kungsbacka kommun Syftet som utgångspunkt Ramfaktorer Design Genomförande - Processen - Innehåll Resultat Fokus på att utveckla kompetens kring förändringsledarskap Här med digital transformation som förändringsområde (Jfr att utveckla kompetens kring digital transformation) Utgångspunkten är vårt uppdrag och verksamheten Där vår fråga blir hur vi kan utveckla och förbättra denna med hjälp av digitala transformation

10 Fokusgruppsintervjuer Deltagares berättelser och reflektioner analyser - texter Inspel Om implementering av digital transformation Varför skall vi prata jämställdhet? Case Från idé till praktik praktisk tillämpning av förändringsledarskap

11 Vad säger forskningen om digital transformation (DT)? Exempel från arbetsmiljöverkets forskning: Många upplever en känsla av att vara styrd i arbetet av datorsystemet, av att sakna tillräcklig möjlighet att kontrollera och påverka systemet...det finns en obalans mellan krav och resurser känslan att arbetets krav, både i form av arbetsmängd och tidspress och i form av svårhanterligt eller dåligt fungerande datorstöd, överstiger de tillgängliga resurserna och den egna förmågan. (Gulliksen, med flera 2015)

12 Vad säger forskningen om digital transformation (DT)? Ständigt behov av att lära nytt Roller och ansvar kommer att behöva förändras i takt med införandet av digital transformation, och det kommer då också finnas behov av att ständigt lära nytt. Det kan handla om betydelsen av team-arbete som gynnar kollegialt lärande och reflektion, erfarenhetsbaserat lärande och utbyten i olika typer av nätverk, och ledare som aktivt verkar för en kultur där lärande gynnas och ständigt pågår. Mycket av det som sker i samband med DT förändras kontinuerligt och kommer att behöva analyseras, hanteras och kommuniceras on the go. Det utmanar också tidigare sätt att agera, både i ledar- och medarbetarrollerna. (Vey m.fl., 2017)

13 Eget case i förändringsledarskapet vid digital transformation Utmanande & realistisk Eget önskat läge Pröva, testa nya kunskaper & verktyg - be om feedback Eget nuläge Utvecklande & kommunicerbart

14 Förändringsledarskap vid digital transformation inom vård och omsorg Övergripande syfte Projektet kommer att belysa deltagarnas erfarenheter och upplevelser av förändringsledning vid digital transformation inom vård och omsorg. Syftet är att skapa förutsättningar för personer i ledande funktion att leda, implementera och följa upp förändringsprocesser som initieras inom verksamheten i samband med hälsoinnovation och samhällets digitalisering. Målet är att öka ledarnas trygghet och ansvarstagande vid införandet av olika välfärdstekniska lösningar i organisationen och verksamheten där också jämställdhet och ett normkritiskt förhållningssätt stärks.

15 Indelning av deltagarna ca 60 st Förmiddagar Helgrupp Alla deltagare Eftermiddagar 8 st fokusgrupper och avslut i helgrupp Alla deltagare

16 Projektets lärandedimensioner Avsikten med projektet är att skapa lärandeprocesser på tre nivåer: Individuellt och erfarenhetsbaserat lärande Grupp kollegialt lärande (peer-learning) Organisatoriskt lärande

17 NULÄGET Analys av nuläget - fokusgruppsintervjuer Digital transformation med fokus på nuläge och önskat läge Kontext / Villkor Planer Historia NULÄGE Framtid / Önskat läge - Personhistoria - Beteende / Handling - Visioner / Målbild - Erfarenheter - Upplevelser - Mål - Kompetens - Attityder - Organisationshistoria - Förändringsarbetet kring digital transformation - Nytt sätt att tänka och arbeta - Hälsoläget - Hållbara medarbetare ANALYS Referenspunkt för åtgärd och utvärdering Är olika intressenter eniga om hur nuläget ser ut?? Är olika intressenter eniga om det önskade läget eller mål??

18 Nulägesanalysens resultatkategorier Faktorer som kommer att påverka utfallet Hinder och svårigheter Tydliga mål & syften Resurser Strategier & förhållningssätt Tillit Digital transformation Kommunikation Tidsaspekten Delaktighet Kompetenser & lärande

19 Vår Roadmap Färdriktning - Helhetsbild Kommunicera NYA VILLKOR Huvudprojekt: DT Önskat läge Nuläge Delmål MÅL Delprojekt: 1, 2, 3,. Andra händelser och faktorer som påverkar

20 Verktyg för tanke och handling Kompetens kring Organisationshälsa - Förstå kopplingen mellan: Verksamhetsfrågor Arbetsmiljö Hälsa - Organisationsteori - Hälsoteori Kompetens kring förändring och lärande - Förändringsteori modeller för förändringsarbete - Pedagogisk kompetens kunskaper och färdigheter kring lärande Ledarskapets värderingar Ledarskapets beteende Ledarskapets verktyg Påverkansprocesser Medarbetarnas värderingar Medarbetarnas beteende Medarbetarnas verktyg (Fritt efter Larsson, 2010)

21 OM FÖRÄNDRING OCH FÖRÄNDRINGSLEDNING VARFÖR FÖRÄNDRING? Problem Anpassning Utveckling Informera Känna till Kommunicera Dialog - Förstå

22 Verktyg för förändringsledning 1. Historia NULÄGE Önskat läge 2. Värdemässiga utgångspunkter Handling FILOSOFI TEORI PRAKTIK 3. Systemtänkandet - Allt hänger ihop - Förstå helheter och sammanhang - Förstå hierarkiska nivåer logiska nivåer påverkbarhet - Förstå skillnaden på öppna och slutna system

23 Skapa förutsättningar för personer i ledande funktioner att Leda Implementera Följa upp förändringsprocesser Idéer och verktyg för att LEDA FÖRÄNDRINGSPROCESSER

24 Generellt verktyg; Systemtänkandet Rådande villkor Att sätta frågor i ett sammanhang Samhällsvillkor POLITISK STYRNING Organisatoriska arbetsvillkor centralt Förvaltningsnivå Lokalt ARBETSMILJÖ SYSTEMTÄNKANDET SOM VERKTYG: Allt hänger ihop System / Arenor Hierarkiska nivåer Öppna system Påverkbarhet Samhällets digitalisering

25 Verksamheten som utgångspunkt Vård och omsorg - Varför eller för vem finns vi till? Yttre villkor Kund / Brukare Yttre UPPDRAG VERKSAMHET RESULTAT KVALITET - Krav, resurser, ansvar - Uppdragsdialog DIGITAL TRANSFORMATION Inre villkor Inre Ledare / Medarbetare Värdet och nyttan för kund / brukare? Värdet och nyttan för organisationen, ledarna och medarbetarna? Hur påverkar det vår arbetsmiljö?

26 Att leda förändringsarbete. förändringsprocessen 1. Förarbete och analys av kontext och villkor Organisatoriska villkor 5 Uppföljning och utvärdering Sammanvägt resultat Summativt / Formativt 2. Nuläget Gällande den eller de frågor det gäller Olika verktyg och metoder för nulägesanalys 4.Genomförande Beredskap för nya villkor Utvärdering - process Utvärdering - insatser 3. Analys av nuläget Önskat läge Prioriteringar Mål - strategier - plan

27 Vad säger forskningen om hållbart utvecklingsarbete Det krävs: Ett starkt stöd uppifrån ledare, ägare, politiker En hög grad av delaktighet av berörda i hela genomförandeprocessen En tydlig koppling mellan driftsfrågor och utvecklingsfrågor En integration av effektivitets-, arbetsmiljö-, kvalitets- och jämställdhetsfrågor Att nödvändiga resurser avsätts för utvecklingsarbetet Inslag av lärande och reflektion som tillåter korrigering utifrån gjorda erfarenheter En kompetent projektledning och en effektiv projektorganisation (i Svensson, Aronsson m.fl., 2007, s 13) Detta överensstämmer med beprövad erfarenhet!!!!

28 Att förstå förändringsprocessen i sociala system - Innovation- och diffusionsteorin Aktivt deltagande Eftersläntrare Sen majoritet Tidig majoritet Tidiga intressenter Innovatörer Tid

29 Olika former av kunskap Teoretisk Erfarenhetsbaserad Lärande Individuellt --- Kollektivt --- Organisatoriskt Gemensamt språk??

30 Referensram för tanke och handling FILOSOFI Tankar och idéer snack Värdemässiga utgångspunkter Lika / Olika? Verktyg för tanke och handling Exempelvis: - Teori om förändringsarbete - Pedagogisk teori - Systemteori - Faktorer som påverkar oss och vår arbetsmiljö TEORI PRAKTIK Kompetens? Verkstad Tydliga roller och ansvar?

31 Två logiker i organisationer (Ellström, & Kock mfl.)

32 Erfarenhetsbaserat lärande lärande som process genom att transformera erfarenheter sker genom lär-loopar Konkret upplevelse och erfarenhet Pröva och testa principerna i nya situationer Feedback och kontextuella faktorers betydelse Reflekterande observation Skapa abstrakta principer teorier - idéer Kolb (1984)

33 Återkoppling feedback för lärande Feedbacktrappan Från Ulvenblad, Wall, Cederholm & Hedin, (2013)

34 Att utvärdera en utbildningsinsats - Kompetensutveckling Förändrade: - Värderingar - Attityder Förändrat: - Beteende Ökad: - Handlande - Kunskap - Förståelse - Medvetenhet Ny kompetens - Reflekterat handlande - Utvecklat sätt att tänka och handla Bidragit till: - Nöjdare medarbetare och kunder - Fler långtidsfriska - Förändrad organisationskultur - God personalekonomi - Ökad produktivitet - God / bättre hälsa - Tryggare ledare Påbörjas Effekter Påverkande faktorer / Indirekta effekter Långsiktigt resultat

35 Hur påverkar digital transformation förändringsarbete - arbetsmiljön och vår hälsa? ORGANISATORISK ARBETSMILJÖ Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar: Ledning och styrning Kommunikation Delaktighet, handlingsutrymme Fördelning av arbetsuppgifter Krav, resurser, ansvar (AFS 2015:4, s 6)

36 Om styrning Typ av styrning Styrningens måltavla Exempel på metod Beteendestyrning Beteende Direkt övervakning Teknologisk styrning Byråkratisk styrning Resultatstyrning Resultat / output Budget Balanserade styrkort Normativ styrning Normer, tankar, värderingar, uppfattningar Socialisation Rekrytering Identitetsreglering (Alvesson & Svenningsson, 2012, s 177)

37 Vikten av kollegialt stöd hjälpa varandra. Social arbetsmiljö Socialt samspel Bemötande och förhållningssätt arbetsklimat Normer och spelregler på arbetsplatsen Göra saker tillsammans - fikapauser Samarbete Roller och ansvar veta sin egen roll i relation till sina kollegor team, arbetslag Kommunikation informera, samtala och stämma av i vardagen och genom möten Gemensam målbild och gemensamma mål vad gäller uppdraget Socialt stöd Tillhörighet att ingå i ett socialt sammanhang Bli sedd, lyssnad på, någon som bryr sig Få feedback ge feedback

38 Utvärderingsmodell för hälsofrämjande arbete utvecklingsinriktat arbete BESKRIVNING AV KONTEXT OCH VILLKOR UTVÄRDERA PROCESSEN - Hur -frågorna Analys: Väga in andra faktorer som kan ha påverkat utfallet PROCESSEN INSATSER / ÅTGÄRDER - Inverkansfaktorer - Vad -frågorna NULÄGET - Referenspunkt för insats och utvärdering - Prioriteringar Mål - Planer UTVÄRDERA INSATSER OCH AKTIVITETER - Impact RESULTAT / EFFEKTER - Sammanvägt resultat - Outcomes UTVÄRDERA PROGRAMMET I relation till: Mål Teori Referensvärden

39 Verksamheten som utgångspunkt Olika aspekter kopplat till systemnivåerna: Organisations-, grupp- och individnivå Systemnivå Arbetsmiljö Innehåll: Viktiga områden Utfall: Hälsa / Ohälsa ORGANISA- TIONSNIVÅ Arbetsvillkor Organisatorisk arbetsmiljö Ledning & Styrning; Tydliga mål Långtidsfriska och balanserad närvaro Sjukskrivning; Rehabiliteringsfall GRUPPNIVÅ Arbetsklimat Social arbetsmiljö Bemötande och normer Trivsel Konflikter INDIVIDNIVÅ Arbetsglädje Upplevd arbetsmiljö Engagemang och kompetens Hälsa och välbefinnande Sjuk / Ohälsa Kompetens hur vi kan arbeta för att skapa förutsättningar för ett HÅLLBART ARBETSLIV

40 Digital Transformation Kungsbacka kommun - Förändringsledarskap RESULTAT Reflektioner, analys och kommentarer Vikten av sammanhang helhetsbild delar Förändring nya möjligheter nya krav oro stress Delaktighet möjliggöra vilja vara delaktig Vikten av kollegialt stöd hjälpa varandra handleda varandra

41 Exempel på några egna case Ett dataprogram där man beställer mat Beskrivning av relationer och förhållanden mellan de digitala projekten som genomförs i förvaltningen Sambandskarta över de digitala systemens infrastruktur, funktionaliteter och innehåll Möten för chefer via Skype i syfte att underlätta kommunikation, detsamma för sjuksköterskor Levande dagordning på ipad för personal Hantering av anbud digitalt

42 Trygg förändringsledning, delaktighet och tillit vid digital transformation Några resultat från fokusgruppdiskussionerna i januari: Hur DT bidrar till verksamhetens långsiktiga mål Kommunicera realistiska förväntningar och kommande problem Delaktighet vid förändrad förändring en utmaning Behov av att skapa tillit till teknisk support varandras kompetenser organisationens stöd på olika sätt Behov av att skapa tillit till styrning och ledning

43 Förändringsledarskap arbetsmiljö och hälsa Några resultat från fokusgruppdiskussionerna i februari: Hjälper varandra och uppmanar medarbetare att handleda varandra vid digitaliseringen Organisationen har högt förändringstryck och stort flöde upplevas både positivt och negativt Digitaliseringen skapar känslor av oro, olust, maktlöshet och utsatthet för vissa av enhetscheferna och medarbetarna Egen kunskap och vara påläst kan då sortera i inflödet bättre Vikten av kollegialt stöd

44 Organisatorisk arbetsmiljö och fortsatt lärande vid digital transformation Några resultat från fokusgruppsdiskussionerna i mars Högt förändringstryck och stor press på tre delar av organisationen: - Förvaltningsledning stort ansvar för digitaliseringen- Combine- valtider m.m. - Stöd & styrning och verksamhetsutveckling, stödjer chefer och genomför digitaliseringsprojekten - Enhetschefer ansvar för driften fungerar och att digitaliseringen införs parallellt med driften

45 Förslag till förbättringar i den organisatoriska arbetsmiljön och fortsatt lärande Identifiera former för stöd/processtöd till alla tre delarna, förvaltningsledning, stöd & styrning och verksamhetsutveckling, och enhetschefsnivån Skapa forum för kommunikation och dialoger mellan de tre delarna av organisationen Fokusera på friskfaktorer och balansen mellan krav och resurs i den organisatoriska arbetsmiljön i samband med digitaliseringen Skapa möjligheter för flexibla arbetssätt och kollegialt lärande

46 Några deltagares egna erfarenheter av projektet i Kungsbacka kommun Ann-Helen Svensson, verksamhetschef hemtjänst och hemsjukvård Helene Ljungqvist, verksamhetschef vårdboende och rehab Maria Hellström, utvecklare