Ystads kommun Lekmannarevision 2015

Transkript

1 Granskningsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna i Ystads kommuns dotterbolag December 2015 Ystads kommun Lekmannarevision 2015 Granskning av kostnader för representation, resor och verkställande direktörens kostnader

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Metod och genomförande Revisionskriterier Policyer Uppföljning av granskning av efterlevnad av policydokument Bedömning utifrån revisionsfrågorna Kommunens policydokument rörande representation och resor Bedömning utifrån revisionsfrågorna Ytornet AB Styrande dokument Omfattning av representation och resor AB Ystadbostäder Styrande dokument Bolagets kontroller för att säkerställa efterlevnad av policyer Omfattning av representation och resor VDs kostnader Stickprovskontroller Bedömning utifrån revisionsfrågorna Ystad Energi AB Styrande dokument Bolagets kontroller för att säkerställa efterlevnad av policyer Omfattning av representation och resor VDs kostnader Stickprovskontroller Bedömning utifrån revisionsfrågorna Ystad Hamn Logistik AB Styrande dokument Bolagets kontroller för att säkerställa efterlevnad av policyer/regler Omfattning av representation och resor VDs kostnader Stickprovskontroller Bedömning utifrån revisionsfrågorna Ystads Industrifastigheter AB Styrande dokument Bolagets kontroller för att säkerställa efterlevnad av policyer/regler Omfattning av representation och resor

3 7.4. VDs kostnader Stickprovskontroller Bedömning utifrån revisionsfrågorna AB Ystads Saltsjöbad Styrande dokument Bolagets kontroller för att säkerställa efterlevnad av policyer/regler Omfattning av representation och resor VDs kostnader Stickprovskontroller Bedömning utifrån revisionsfrågorna Ystads Teater AB Styrande dokument Bolagets kontroller för att säkerställa efterlevnad av policyer Omfattning av representation och resor VDs kostnader Stickprovskontroller Bedömning utifrån revisionsfrågorna...26 Referenser

4 Sammanfattning EY har på uppdrag av lekmannarevisorerna i de kommunala bolagen i Ystads kommun granskat bolagens kostnader för representation och resor samt verkställande direktörernas kostnader. Granskningens syfte är att granska i vilken utsträckning kostnader för representation och resor förekommer samt att de överensstämmer med gällande lagstiftning och riktlinjer. I samband med granskningen har även 2010 års granskning av efterlevnad av policydokument att följas upp. Vid intervjuer med representanter i de kommunala bolagen så har det framkommit att bolagen, genom ägardirektivet, åtar sig att följa Ystads kommuns policys och riktlinjer. Kommunfullmäktige i Ystads kommun har inte antagit några specifika riktlinjer för resor eller representation. I Policy mot mutor för Ystads kommun som antagits av kommunfullmäktige finns kort beskrivet ett avsnitt om representation men är då kopplat till mutor. Med anledning härav har bolagen generellt sett inte heller några skriftliga policyer avseende resor och representation. Undantag är Ystad Hamn och Logistik AB som tagit fram egna policyer som ska antas av styrelsen i januari Granskningen visar att kontering av representationsliknande kostnader i några fall sker på felaktiga konton, som ej är avsedda för representation, vilket vi anser vara en väsentlig brist. Vi rekommenderar att riktlinjer och rekommendationer avseende vilka konton som representation skall konteras på tydliggörs ytterligare, för att begränsa felaktig kontering. Instruktioner för hantering utav fakturor som innehåller flera olika kostnadstyper behöver också utvecklas för att klargöra vad som gäller. I ett av de kommunala bolagen har det framkommit att det saknas en skriftlig attestinstruktion. Bolaget har en attestrutin som vi har granskat genom våra stickprov och bedömer vara tillfredsställande. I några fall har det framkommit att VD-kostnader attesteras av ekonomichef. Orsaken som har framförts till hanteringen är att styrelseordförande inte har möjlighet att attestera samtliga VD-kostnader. Det kan finnas ett beroendeförhållande mellan VD och ekonomichef, vilket gör att det i alla situationer inte är lämpligt att en underordnad chef i organisationen beslutsattesterar denna form av kostnad. Vår rekommendation är att bolagen ser över om det finns möjlighet att ändra rutinerna så att styrelseordförande attesterar VD-kostnader och därigenom stärker den interna kontrollen. Av granskningen framgår det att i de fall representationskostnader konterats på korrekt konto framgår i de flesta fall både syfte och deltagare. Vid kontering av representation på felaktigt konto uppvisas däremot brister. I flera fall framgår inte syfte med representationen och deltagarförteckning bifogas ej verifikatet. I majoriteten av de ovanstående fallen har inte heller momsreglerna beaktats och felaktigt momsavdrag har genomförts. Sammanfattningsvis bör således styrelserna i respektive bolag säkerställa att det fastställs riktlinjer för resor och representation samt att rätt kontering sker och att syfte och deltagarförteckning alltid tydligt framgår. I det fall det saknas en skriftlig attestinstruktion behöver styrelsen säkerställa att det framarbetas en skriftlig attestinstruktion där behörigheter och belopp för godkännande av leverantörsfakturor, reseräkningar klargörs. 3

5 Vidare bör bolagen i förekommande fall tillse att momshanteringen avseende representationskostnader stärks. Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsområden/rekommendationer: Ytornet AB, AB Ystadbostäder, Ystad Energi AB, Ystad Industrifastigheter AB, AB Ystad Saltsjöbad och Ystad Teater AB behöver arbeta fram en resepolicy och en policy för representation. Ystad Hamn Logistik AB har tagit fram policyer som ska antas av styrelsen i januari AB Ystadbostäder bör ta fram och besluta om ett skriftligt attestreglemente för att i skrift fastställa behörigheter och beloppsgränser. AB Ystadbostäder behöver se över sina rutiner för kontering av representationskostnader. VD-kostnader i AB Ystadbostäder attesteras av bolagets ekonomichef. Vår bedömning är att för att stärka den interna kontrollen så bör bolagets styrelseordförande attestera VD-kostnaderna. VD-kostnader i Ystad Energi AB attesteras huvudsakligen av bolagets ekonomichef. Vår bedömning är att för att stärka den interna kontrollen så bör bolagets styrelseordförande attestera VD-kostnaderna. Ytterligare utbildning av berörd personal bör utföras, där det tydliggörs vad som avses med representation, vid vilka tillfällen det förekommer samt hur fakturor innehållande flera olika kostnadstyper skall hanteras. Momshantering i samband med representationskostnader bör stärkas. Ett antal policydokument som kommunen antagit finns utlagda på kommunens intranät. Detta medför att det är enkelt att ta del av dem och bör möjliggöra att de är kända och antas och följs av respektive bolag. Det är oklart för bolagen om detta är samtliga kommunens policydokument. Det upplevs inte att bolagen blandas in tillräckligt i arbetet med de övergripande policyerna. 4

6 1. Inledning 1.1. Bakgrund Enligt Kommunallagen skall lekmannarevisorn granska att de kommunala bolagens verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig. Kostnader för representation och resekostnader är normalt sett en relativt liten del av respektive bolags kostnader och blir därför inte föremål för särskild granskning i samband med revisionen av bolagens räkenskaper. Det är dock viktigt för allmänhetens och kundernas förtroende att dessa kostnader följer fastställda riktlinjer och policies samt att omfattningen kan anses rimlig i förhållande till respektive bolags verksamhet. Avvikelser kan leda till allvarlig förtroendeskada. Mot bakgrund av detta har revisorerna i Ystads kommun beslutat att genomföra en granskning av bolagens kostnader för representation och resekostnader Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att granska i vilken utsträckning kostnader för representation och resor förekommer samt att de överensstämmer med gällande lagstiftning och riktlinjer. I samband med granskningen kommer även 2010 års granskning av efterlevnad av policydokument att följas upp. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Hur stora är kostnaderna för representation och resekostnader resp. VD:s kostnader o Jämfört med budget (2015)? o Jämfört med tidigare år (2014 och 2013)? Hur ser bolagens/kommunens riktlinjer för representation och resor ut? o Följs dessa? Innehåller underlagen för kostnader tillräcklig information om syfte och deltagare? Är kostnaden hänförbar till verksamheten? Är kostnaden rätt konterad? Sker attest av representation och resekostnader i enlighet med attestreglementet? Hur säkerställs att kommunens policydokument är kända och följs av de kommunala bolagen? 1.3. Avgränsning Granskningen avser Ystad kommuns bolag och avser stickprov av kostnader för representation och resor som uppkommit under 2015 fram till granskningstillfället. En jämförelse av utfallet kommer att göras mot budget 2015 samt mot utfall 2014 och

7 I granskningen ingår följande bolag: Ytornet AB AB Ystadbostäder Ystad Energi AB Ystad Hamn & Logistik AB Ystads Industrifastigheter AB AB Ystads Saltsjöbad Ystads Teater AB 1.4. Metod och genomförande Granskningen har grundats på dokumentstudier och stickprovskontroller. Granskning av verifikationer och leverantörsfakturor under januari-september 2015 avseende kostnadsslagen representation och resor har gjorts. Vid granskning av stickproven har kontroll skett av att redovisning sker i enlighet med bolagens styrprinciper, att kostnaderna är korrekt bokförda samt att attest skett av behörig person enligt uppsatta attestförteckningar Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångs punkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. Kommunala redovisningslagen Inkomstskattelagen Intern policy och riktlinjer Attestreglemente Skatteverkets allmänna råd (SKV A 2004:5) för representation Mervärdesskattelagen (1994:200) 6

8 2. Policyer 2.1. Uppföljning av granskning av efterlevnad av policydokument gjordes inom ramen för lekmannarevisionen en granskning av efterlevnaden av kommunens policydokument tog Ytornet ABs styrelse ett principbeslut om att Ystads kommuns policydokument även ska omfatta bolagen. Motivet som anges för detta är att de kommunala bolagen är en del av den kommunala verksamheten och det är viktigt att bolag och förvaltningar samarbetar optimalt för gemensam kommunnytta. En tillämpning av kommunens policydokument även i bolagen ökar enhetligheten i koncernen. I samband med granskningen framkom bland annat att det inte fanns en samlad bild över vilka som fanns i kommunen och att många av kommunens policydokument inte var anpassade till bolagen. Vi rekommenderade också att processen för framtagning av nya policydokument bör ses över. Vid vår uppföljning framkom att det på kommunens intranät finns en förteckning upplagd innehållande kommunens policydokument. Av förteckningen framgår följande policyer: Inköps- och upphandlingspolicy Personalidé Pensionspolicy Ledarpolicy Medarbetarpolicy Policy mot mutor Rökfri arbetstid Alkohol och drogpolitiskt program Rehabiliteringspolicy med rehabiliteringsprocess Arbetsmiljöpolicy Plan för lika rättigheter och möjligheter Energi- och klimatstrategi Huruvida detta är samtliga gällande policydokument för kommunen är dock oklart Bedömning utifrån revisionsfrågorna Hur säkerställs att kommunens policydokument är kända och följs av de kommunala bolagen? Sedan 2010 har frågan varit uppe, bl.a. på koncernledningsgruppsmöten (kommundirektör, förvaltnings-/stabschefer och vd:ar) men någon total bild över alla policyer har inte presenterats. Ett antal policydokument som kommunen antagit finns utlagda på kommunens intranät. Detta medför att det är enkelt att ta del av dem och bör möjliggöra att de är kända och antas och följs av respektive bolag. Det är oklart för bolagen om detta är samtliga kommunens policydokument. Det upplevs inte att bolagen blandas in tillräckligt i arbetet med de övergripande policyerna. 7

9 2.3. Kommunens policydokument rörande representation och resor Riktlinjer mot mutor Ystads kommun har antagit Riktlinjer mot mutor, fastställd av kommunfullmäktige Av riktlinjerna framgår att dessa gäller för samtliga anställda och förtroendevalda i kommunens förvaltning, kommunala bolag samt stiftelser där Ystads kommun är förvaltare eller utser majoriteten av styr. Av riktlinjerna framgår att i alla sammanhang ska representanter för kommunen ha ett förhållningssätt så att det inte kan förekomma risk för att företrädare gör sig skyldiga till mutbrott. I kommunens policy mot mutor finns ett stycke kring representation. I policyn framgår att vid vissa tillfällen kan en anställd eller förtroendevald politiker förväntas representera kommunen med tillhörande organ i formella sammanhang. Policyn säger att det då kan vara nödvändigt att inta en mer generös inställning till förmåner och erbjudande. En avstämning ska vid sådana tillfällen göras med närmaste chef. Eftersom det är en policy mot mutor saknas information om att extern representation ska ske med restriktivitet och rikta sig till utomstående organisationer, företag och enskilda personer. Vidare saknas information om representation ska ha ett omedelbart samband med verksamheten och generera ett värde för verksamheten, om representation kan ske gentemot samma organisation, person vid upprepade tillfällen, om extra restriktivitet bör gälla vid myndighetsutövning, inköp och upphandling eller om representation bör i princip inte förekomma i de här sammanhangen. I riktlinjerna saknas även information om vilken omfattning som anses lämplig för intern representation, exempelvis hur många gånger per år som en förvaltning/avdelning kan hålla personalfester Reseregler Kommunen saknar regler för resor. Det saknas exempelvis riktlinjer för vilken typ av resebiljetter som ska prioriteras, det finns inget maxtak avseende kostnader för hotellövernattningar. Kommunen har upphandlat med Ystad Resebyrå där personal ska boka flyg, tåg och boende Bedömning utifrån revisionsfrågorna Hur ser bolagens/kommunens riktlinjer för representation och resor ut? o Följs dessa? Bland kommunens policydokument finns endast ett som till mindre del berör representation och resor. Det är policyn mot mutor som i punkt 2.11 Att representera kommunen som frågan om representation berörs. Det framgår dock inget om i vilka sammanhang representation får ske. Inget sägs heller om i vilken omfattning som anses lämplig för representation. Beträffande resor saknas helt dokumenterade regler eller riktlinjer i kommunen som bolagen är ålagda att följa. Vår sammanfattande bedömning är därför att kommunen saknar policydokument som omfattar representation och resor. 8

10 Tusental 3. Ytornet AB 3.1. Styrande dokument Det saknas fastställda skriftliga riktlinjer och policyer för resor och representation Ytornet AB. Detta har ej ansetts finnas behov av detta då dessa kostnader i princip ej förekommer i bolaget Omfattning av representation och resor I diagrammet nedan framgår Ytornet ABs kostnader för representation och resor under åren Under dessa år har representation endast förekommit en gång, 2013, till ett belopp motsvarande 993 kr. 1 Representation och resor Representation Resekostnader (jan-aug) 9

11 4. AB Ystadbostäder 4.1. Styrande dokument Enligt de intervjuade så saknas av styrelsen fastställda skriftliga riktlinjer och policyer för resor och representation för AB Ystadbostäder. Bolaget bedömer att utifrån ägardirektiven så tolkas att bolaget skall tillämpa riktlinjer och policyer fastställda av Kommunfullmäktige i Ystads kommun. I samband med intervju med bolagets representanter har respondenterna betonat att bolaget är restriktiv med representation. Rutinen är att verifikationen ska innehålla information om syfte och deltagarförteckning. Representationstillfället ska ha ett omedelbart samband med verksamheten. Attest Bolaget har ingen fastställd skriftlig attestinstruktion. Övergripande attestregler och beloppsgränser framgår av VD-instruktionerna som antagits av bolagets styrelse. Bolaget har dock en attestrutin som innebär att beställaren förattesterar leverantörsfakturorna. Därefter skickas leverantörsfakturorna till bolagets VD för slutattest. Således ska det alltid vara två personer som attesterar, en mottagningsattest och en beslutsattest. Konteringen görs av ekonomen vilket ska bidra till att rätt konto används. Bolagets VD har det yttersta ansvaret för bolagets kostnader. Varje månad gör bolagets ekonomichef uppföljning av utfall med jämförelse med budget och föregående år. Policy och riktlinjer Bolagets styrelse har inte formellt antagit några riktlinjer/policyer för resor och representation. Bolagets VD har vid intervju angett att bolaget följer kommunens policyer och riktlinjer. För att säkerställa att bolaget tillämpar riktlinjer/policyer för resor och representation så diskuteras frågorna i samband med workshops med kommunens dotterbolag, exempelvis vid genomgång av intern kontroll Bolagets kontroller för att säkerställa efterlevnad av policyer Vid vår granskning har vi noterat att bolaget saknar ett skriftligt attestreglemente. Övergripande attestregler och beloppsgränser framgår av VD-instruktionerna som antagits av bolagets styrelse. Bolaget har dock en attestrutin som innebär att beställaren förattesterar leverantörsfakturan. Därefter skickas leverantörsfakturan till bolagets VD för slutattest. Således ska det alltid vara två personer som attesterar, en mottagningsattest och en beslutsattest. Konteringen görs alltid av ekonomiassisteneten vilket ska bidra till att rätt konto används. Bolagets VD har det yttersta ansvaret för bolagets kostnader. Varje månad gör bolagets ekonomichef uppföljning av utfall med jämförelse med budget och föregående år Omfattning av representation och resor I diagrammet nedan framgår AB Ystadbostäders kostnader för representation och utbildning under åren För jämförelseändamål har kostnader t o m augusti respektive år tagits med. Budgeterade kostnader för representation för helår uppgår till kr medan budgeten för resekostnader är kr. Kostnaderna för resor har minskat stadigt under 10

12 Tusental granskad period. Uppföljning av representationskostnader är inte möjlig då bolaget konterar kostnaden på konto 6990 Övriga externa kostnader där andra typer av kostnader även ingår. Detta innebär att det är svårt att bedöma omfattningen av representationen Det finns även en risk att ej avdragsgill kostnad inte fångas upp om den inte särredovisas på eget konto, exempelvis konto 6072 extern representation, ej avdragsgill. Under 2015 har kostnaderna för resor minskat vilket är en medveten strategi. Detta har beaktats i budget för Representation och resor Resekostnader (jan-aug) 2014 (jan-aug) 2015 (jan-aug) 4.4. VDs kostnader Bolagets rutin är att bolagets ekonomichef går igenom och attesterar VD-kostnader. Vi har tagit stickprov på kostnader utifrån huvudboken för kontroll mot underlag och attest av bolagets ekonomichef varvid inga anmärkningar framkommit. Bolaget bedöms ha en god ordning på dessa kostnader, dock bedömer vi att bolagets interna kontroll skulle stärkas om bolagets styrelseordförande slutattesterar VD-kostnaderna. Bolagets ekonomichef är underställd VD och därför är den interna kontrollen inte lika stark som om bolagets styrelseordförande slutattesterar för VD-kostnader Stickprovskontroller Stickprov har skett både avseende resekostnader och representation. Totalt kontrollerades 30 fakturor/verifikationer. Följande kontrollmoment genomfördes: Finns information om syfte och deltagare? Är kostnaden hänförbar till verksamheten? Är kostnaden rätt konterad? Sker attest i enlighet med attestreglementet? Iakttagelser Granskningen visar att kontering av representationsliknande kostnader sker på felaktiga konton, som ej är avsedda för representation, vilket vi anser vara en väsentlig brist. Vi 11

13 rekommenderar att riktlinjer och rekommendationer avseende vilka konton som representation skall konteras på tydliggörs ytterligare, för att begränsa felaktig kontering. Instruktioner för hantering utav fakturor som innehåller flera olika kostnadstyper behöver också utvecklas för att klargöra vad som gäller Bedömning utifrån revisionsfrågorna Hur stora är kostnaderna för representation och resekostnader resp. VD:s kostnader VD-kostnader redovisas inte på ett särskilt kostnadsställe därför har det inte varit möjligt att beräkna storleken för dessa. o Jämfört med budget (2015)? Budget 2015 uppgår till kr avseende resekostnader och kr avseende representation. Utfallet t o m augusti 2015 uppgår till kr respektive 0 kr. o Jämfört med tidigare år (2014 och 2013)? Kostnaderna för resor uppgick till kr t o m augusti 2014 samt kr t o m augusti Representationen uppgick till 0 kr t o m augusti 2014 samt 280 kr t o m augusti Hur ser bolagens/kommunens riktlinjer för representation och resor ut? Några kommunövergripande policyer finns ej beträffande representation och resor. Bolaget har inte tagit fram egna några skriftliga policyer som berör representation och resor. Vid intervju har det framgått att kostnader för representation ska ha ett omedelbart samband till verksamheten. o Följs dessa? Då bolaget saknar riktlinjer för representation och resor så är det inte möjligt för oss att uttala om bolaget följer riktlinjer. Innehåller underlagen för kostnader tillräcklig information om syfte och deltagare? Vi bedömer att underlagen innehåller tillräcklig information. Är kostnaden hänförbar till verksamheten? Vi bedömer att kostnaderna är hänförbara till verksamheten. Är kostnaden rätt konterad? Vi bedömer att kostnaderna är rätt konterade med undantag för våra stickprov avseende representationskostnader. Bolaget har konterat representationskostnader på konto 6990 övriga externa kostnader. Detta innebär även att bolaget har redovisat helakostnaden som avdragsgill, vilket inte är förenligt med Skatteverkets rekommendationer. Då bolaget inte bedriver momspliktig verksamhet så är frågan om momshantering inte aktuell. Sker attest av representation och resekostnader i enlighet med attestreglementet? Vi bedömer att kostnaderna är rätt attesterade i enlighet med den beskrivna attestrutinen. 12

14 5. Ystad Energi AB 5.1. Styrande dokument Enligt de intervjuade så saknas fastställda skriftliga riktlinjer och policyer för resor och representation för Ystad Energi AB. I samband med intervju med bolagets representanter har respondenterna betonat att bolaget är restriktiv med representation. Rutinen är att verifikationen ska innehålla information om syfte och deltagarförteckning. Representationstillfället ska ha ett omedelbart samband till verksamheten. Attest Bolagets styrelse har fastställt en skriftlig attestinstruktion. Instruktionerna innebär att beställaren förattesterar fakturorna och bolagets ekonomichef beslutsattesterar. Således ska det alltid vara två personer som attesterar, en mottagningsattest och en beslutsattest. Konteringen görs alltid av ekonomiassisteneten vilket ska bidra till att rätt konto används. Bolagets VD har det yttersta ansvaret för bolagets kostnader. Varje månad gör bolagets ekonomichef uppföljning av utfall med jämförelse med budget och föregående år. Policy och riktlinjer Bolagets styrelse har inte formellt antagit några riktlinjer/policyer för resor och representation. Bolagets VD och ekonomichef har vid intervju angett att bolaget följer kommunens policy och riktlinjer. Bolaget har som rutin att överordnad chef godkänner resan i förväg. Vid bedömning vid en eventuell resa så tittar man på relevans och nytta för bolaget Bolagets kontroller för att säkerställa efterlevnad av policyer Vid vår granskning har vi noterat att bolaget har tagit fram ett skriftligt attestreglemente som antagits av bolagets styrelse. Vidare har bolagets styrelser antagit VD-instruktioner som anger VD: befogenheter. Bolagets attestrutin innebär att beställaren förattesterar leverantörsfakturan. Därefter skickas leverantörsfakturan till överordnad chef för slutattest. Således ska det alltid vara två personer som attesterar, en mottagningsattest och en beslutsattest. Konteringen görs alltid av ekonomiassisteneten vilket ska bidra till att rätt konto används. När det gäller attest av VD-kostnader så anger attestinstruktionen att bolagets styrelseordförande eller ekonomichef har behörighet att beslutsattestera kostnaderna. Bolagets VD har det yttersta ansvaret för bolagets kostnader. Varje månad gör bolagets ekonomichef uppföljning av utfall med jämförelse med budget och föregående år Omfattning av representation och resor I diagrammet nedan framgår Ystad Energi ABs kostnader för representation och utbildning under åren För jämförelseändamål har kostnader för respektive år tagits med. Viktigt att notera är att kostnaderna för 2015 avser perioden januari-augusti. Jämförelseåren avser januari-december. Budgeterade kostnader för representation för helår uppgår till kr medan budgeten för resekostnader är kr. Reskostnaderna var som störst 2013 och har för varje år minskat. Orsaken till de höga kostnaderna under 2013 bedöms bero på att bolaget deltagit på en större mässa, vilket inte skett under Kostnaderna för representation har legat på en stabil nivå under de senaste tre åren. 13

15 Tusental 120 Representation och resor Representation Resekostnader (jan-aug) 5.4. VDs kostnader Enligt bolagets förattesterar bolagets VD kostnaderna och bolagets styrelseordförande eller ekonomichef beslutsattesterar. Vår bedömning är att det skulle stärka den interna kontrollen om bolagets styrelseordförande attesterar VD-kostnader framförallt om kostnaderna ligger utanför, av styrelsen, godkänd budget. Med undantag för ovanstående notering så är vår bedömning att bolaget har en god ordning på och kontroll av dessa kostnader Stickprovskontroller Stickprov har skett både avseende resekostnader och representation. Totalt kontrollerades 25 fakturor/verifikationer. Följande kontrollmoment genomfördes: Finns information om syfte och deltagare? Är kostnaden hänförbar till verksamheten? Är kostnaden rätt konterad? Sker attest i enlighet med attestreglementet? Iakttagelser Inga anmärkningar framkom vid granskningen. 14

16 5.6. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Hur stora är kostnaderna för representation och resekostnader resp. VD:s kostnader VD-kostnader redovisas inte på ett särskilt kostnadsställe därför har det inte varit möjligt att beräkna storleken för dessa. o Jämfört med budget (2015)? Budget 2015 uppgår till kr avseende resekostnader och kr avseende representation. Utfallet t o m augusti 2015 uppgår till kr respektive kr. o Jämfört med tidigare år (2014 och 2013)? Kostnaderna för resor uppgick till kr för 2014 samt kr för Representationen uppgick till kr för 2014 samt kr för Hur ser bolagens/kommunens riktlinjer för representation och resor ut? Några kommunövergripande policyer finns ej beträffande representation och resor. Bolaget har inte tagit fram egna några skriftliga policyer som berör representation och resor. o Följs dessa? Då bolaget saknar riktlinjer för representation och resor så är det inte möjligt för oss att uttala om bolaget följer riktlinjer. Innehåller underlagen för kostnader tillräcklig information om syfte och deltagare? Vi bedömer att underlagen innehåller tillräcklig information. Är kostnaden hänförbar till verksamheten? Vi bedömer att kostnaderna är hänförbara till verksamheten. Är kostnaden rätt konterad? Vi bedömer att kostnaderna är rätt konterade. Sker attest av representation och resekostnader i enlighet med attestreglementet? Vi bedömer att kostnaderna är rätt attesterade i enlighet med attestpolicyn. 15

17 6. Ystad Hamn Logistik AB 6.1. Styrande dokument Bolaget har antagit en ny organisation som har börjat gälla från 1 april Den nya organisationen har delegerat ansvaret för verksamheterna till enhetschefer med eget budgetansvar. Tidigare låg detta ansvar helt på VD. Den nya organisationen har tydliggjort behov av skriftliga policyer kring bl a representation. Tidigare fanns endast muntliga regler varför VD under hösten 2015 har tagit fram förslag till representationspolicy vilken ska antas av styrelsen i januari 2016 i samband med årlig översyn av policyer. Även attestpolicyn och resepolicyn ses över för antagande i januari I representationspolicyn finns information om när extern representation får ske och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara nivåer. Det framgår också att återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer ska ske med måtta. Representation som av Skatteverket klassas som lyxbetonad medges inte. Vidare framgår vilka krav som ställs på en verifikation (syfte, namn). Även representationsgåvor behandlas i policyn. Enligt uppgift får sprit endast förekomma i mycket begränsad omfattning, normalt endast ett par gånger per år. Detta framgår dock inte tydligt av policyn, anges endast i samband med intern representation. En begäran om undantag från kommunens policy avseende mutor som berör representation har lämnats till kommunjuristen I begäran refereras till punkt 2.11 i policyn som berör representation där det sägs att undantag kan ges av KSAU vid representation i samband med internationella kontakter. En mer generös inställning till förmåner och erbjudanden kan därvid vara erforderlig enligt bolagets bedömning. Ärendet är ännu ej färdigbehandlat i KSAU. Resepolicyn innehåller regler om hur en resa ska bokas, vilka färdmedel som kan användas, ersättning för traktamenet och utlägg. Tjänsteresor ska i förväg godkännas av närmaste chef. Resorna ska ske på ett samordnat, ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt. Resepolicy ställer också krav på planering så de kan genomföras så tids- och kostnadseffektivt som möjligt Bolagets kontroller för att säkerställa efterlevnad av policyer/regler I attestpolicyn (även den ny pga den nya organisationen, ska antas av styrelsen januari 2016) finns angivet vilka befogenheter resp befattning har inkl angivande av beloppsgränser. Det ska alltid vara två personer som attesterar, en mottagningsattest och en beslutsattest. Konteringen görs alltid av ekonomiassisteneten vilket ska bidra till att rätt konto används. Alla fakturor scannas in i IoF och behörigheter finns inlagda i systemet utifrån attestpolicyn. Ansvaret för kostnaderna är numera delegerat till resp chef och månadsvis gör controllern uppföljning på de olika ansvarsområdena jämfört med budget och föregående år. I uppföljningen lämnas skriftliga kommentarer till alla poster som avviker väsentligt i förhållande till budgeten. Controllern tar löpande stickprov på alla kostnader och det bedöms vara god intern kontroll. 16

18 Tusental 6.3. Omfattning av representation och resor I diagrammet nedan framgår Ystad Hamn Logistik ABs kostnader för representation och resor under åren För jämförelseändamål har kostnader t o m oktober resp år tagits med. Budgeterade kostnader för representation för helår uppgår till kr medan budgeten för resekostnader är kr. Kostnaderna följer varandra åt, ökar kostnaden för resor ökar även kostnaden för representation vilket är i enlighet med förväntningarna. Största kostnaderna avser resor. Under 2015 har kostnaderna för såväl resor som representation ökat vilket är en medveten strategi pga förhandlingar med nya potentiella kunder. Detta har beaktats i budget för Representation och resor, t o m oktober Representation Resekostnader VDs kostnader Enligt bolagets rutin och attestpolicy samlar ekonomiassistenten kopior på alla leverantörsfakturor och verifikationer som avser VD i en pärm uppdelad per kostnadsslag. Denna pärm gås igenom av styrelsens ordförande varje månad varvid attest görs på kopian. Vi har tagit stickprov på kostnader utifrån huvudboken för kontroll mot VD-pärm och attest av styrelsens ordförande varvid inga anmärkningar framkommit. Bolaget bedöms ha en god ordning på och kontroll av dessa kostnader Stickprovskontroller Stickprov har skett både avseende resekostnader och representation. Totalt kontrollerades 15 fakturor/verifikationer. Följande kontrollmoment genomfördes: Finns information om syfte och deltagare? Är kostnaden hänförbar till verksamheten? Är kostnaden rätt konterad? Sker attest i enlighet med attestreglementet? Iakttagelser Inga anmärkningar framkom vid granskningen. 17

19 6.6. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Hur stora är kostnaderna för representation och resekostnader resp. VD:s kostnader Summan av VDs kostnader har inte beräknats. Alla fakturor/verifikationer som avser VDs kostnader har kopierats och finns samlade i separat pärm vilken gås igenom av styrelsens ordförande varje månad varvid attest sker. o Jämfört med budget (2015)? Budget 2015 uppgår till kr avseende resekostnader och kr avseende representation. Utfallet t o m oktober 2015 uppgår till kr resp kr. o Jämfört med tidigare år (2014 och 2013)? Kostnaderna för resor uppgick till kr t o m oktober 2014 samt kr t o m oktober Representationen uppgick till kr t o m oktober 2014 samt kr t o m oktober Hur ser bolagens/kommunens riktlinjer för representation och resor ut? Några kommunövergripande policyer finns ej beträffande representation och resor. Skriftliga policyer har tagits fram av bolagets VD under hösten 2015 med anledning av att ny organisation införts varvid ett behov av skriftliga regler framkommit. Styrelsen ska besluta om dessa på styrelsemöte i januari Regelverket innehåller uppgifter om när representation får ske, omfattningen samt vilka krav som ställs på verifikationer. Resepolicyn innehåller bl a regler om hur en resa ska bokas, vilka färdmedel som kan användas, ersättning för traktamenet och utlägg. Tjänsteresor ska i förväg godkännas av närmaste chef. o Följs dessa? Vi bedömer att riktlinjerna följs med god intern kontroll. Innehåller underlagen för kostnader tillräcklig information om syfte och deltagare? Vi bedömer att underlagen innehåller tillräcklig information. Är kostnaden hänförbar till verksamheten? Vi bedömer att kostnaderna är hänförbara till verksamheten. Är kostnaden rätt konterad? Vi bedömer att kostnaderna är rätt konterade. Sker attest av representation och resekostnader i enlighet med attestreglementet? Vi bedömer att kostnaderna är rätt attesterade i enlighet med attestpolicyn. 18

20 7. Ystads Industrifastigheter AB 7.1. Styrande dokument När det gäller representation saknas en skriftlig policy för bolaget. Enda policyn som finns ang detta avser policy mot mutor där det i punkt 2.11 och 2.12 nämns något om representation. Denna policy är dock inte direkt avsedd att behandla när och hur representation får ske utan tar sikte på representation i perspektivet mutor, t ex vad som gäller för att det inte ska betraktas som mutor. I punkt 2.11 anges att Vid vissa tillfällen kan en anställd eller förtroendevald förväntas representera kommunen, dess förvaltningar, bolag eller stiftelser i formella sammanhang, t ex gentemot kultur eller näringslivet eller nationellt eller internationellt. Det kan då vara nödvändigt att inta en mer generös inställning till förmåner och erbjudanden än vad som framgår ovan. Avstämning ska vid sådana tillfällen göras med närmaste chef eller motsvarande. I punkt 2.12 anges att det kan finnas skäl att göra avsteg från policyn och hur sådana situationer ska hanteras. I samband med intervju med bolagets representanter framhålls att bolaget är restriktiv med representation. Detta innebär enligt uppgift att sprit endast får förekomma i mycket begränsad omfattning. Rutinen är att verifikationen ska innehålla information om syfte och deltagarförteckning. Representationstillfället ska ha ett omedelbart samband till verksamheten. Detta framgår dock inte av någon skriftlig instruktion utan är det som tillämpas i praktiken. Inte heller betr resor finns någon skriftlig policy antagen av bolaget. Här finns inte heller någon vägledning att hämta från kommunens policydokument. Ett skriftligt attestreglemente finns antagen med tillämpningsanvisningar. Av den framgår att ekonomiansvarig är beställarattestant med VD som beslutsattestant upp till kr. Därutöver är styrelsens ordförande eller vice ordförande beslutsattestant. Konteringen görs alltid av ekonomiansvarig vilket ska bidra till att rätt konto används. Enligt VD-instruktionen finns angivet att VD har rätt att teckna för bolaget avs den löpande driften till ett värde av högst 5 prisbasbelopp, ca kr Bolagets kontroller för att säkerställa efterlevnad av policyer/regler Bolaget har två anställda och alla kostnader attesteras av VD. Det är endast VD och styrelsen som har kostnader för representation. Någon ytterligare kontroll än attest av VD har inte ansetts behövas Omfattning av representation och resor I diagrammet nedan framgår Ystads Industrifastigheter ABs kostnader för representation och utbildning under åren avser kostnader t o m oktober Kostnader för resor förekommer i princip inte. 19

21 Tusental 40 Representation och resor Representation Resekostnader okt VDs kostnader Av attestlistan framgår att ordförande ska attestera VDs tidrapport, reseräkning och liknande utbetalningar. Tjänstgöringsrapport, reseräkning mm attesteras av ordförande månadsvis. Ett stickprov på leverantörsfakturor gås igenom tertialvis av ordföranden som signerar blankett i enlighet med intern kontrollplan. Styrelsen tog beslut om förtydligande av attestreglemente/attestplan vari nu anges att VDs kostnader (t ex tjänsteresor, utbildning mm) ska attesteras av styrelsens ordförande Stickprovskontroller Stickprov har skett både avseende resekostnader och representation. Totalt kontrollerades 10 fakturor/verifikationer. Följande kontrollmoment genomfördes: Finns information om syfte och deltagare? Är kostnaden hänförbar till verksamheten? Är kostnaden rätt konterad? Sker attest i enlighet med attestreglementet? Iakttagelser Inga anmärkningar framkom vid granskningen Bedömning utifrån revisionsfrågorna Hur stora är kostnaderna för representation och resekostnader resp. VD:s kostnader Betr representation och resor, se tabell ovan. Någon summering av VDs kostnader har inte skett. 20

22 o Jämfört med budget (2015)? I budget för 2015 anges inte några belopp för representation och resor. Budgeten upprättas ej på kontonivå utan på en övergripande nivå i enlighet med de rubriker som används i årsredovisningen. o Jämfört med tidigare år (2014 och 2013)? Kostnaden för representation ligger på ungefär samma nivå Inga stora avvikelser. Resekostnader förekommer i princip ej. Hur ser bolagens/kommunens riktlinjer för representation och resor ut? Några kommunövergripande policyer finns ej beträffande representation och resor. o Följs dessa? Vi bedömer, med tanke på bolagets storlek, att bolagets kontroll av kostnader för representation och resor är tillräcklig. Innehåller underlagen för kostnader tillräcklig information om syfte och deltagare? Vi bedömer att underlagen innehåller tillräcklig information. Är kostnaden hänförbar till verksamheten? Vi bedömer att kostnaderna är hänförbara till verksamheten. Är kostnaden rätt konterad? Vi bedömer att kostnaderna är rätt konterade. Sker attest av representation och resekostnader i enlighet med attestreglementet? Vi bedömer att kostnaderna är rätt attesterade i enlighet med attestpolicyn. 21

23 8. AB Ystads Saltsjöbad 8.1. Styrande dokument När det gäller representation saknas en policy för bolaget. Enda policyn som finns ang detta avser policy mot mutor där det i punkt 2.11 och 2.12 nämns något om representation. Denna policy är dock inte direkt avsedd att behandla när och hur representation får ske utan tar sikte på representation i perspektivet mutor, t ex vad som gäller för att det inte ska betraktas som mutor. I punkt 2.11 anges att Vid vissa tillfällen kan en anställd eller förtroendevald förväntas representera kommunen, dess förvaltningar, bolag eller stiftelser i formella sammanhang, t ex gentemot kultur eller näringslivet eller nationellt eller internationellt. Det kan då vara nödvändigt att inta en mer generös inställning till förmåner och erbjudanden än vad som framgår ovan. Avstämning ska vid sådana tillfällen göras med närmaste chef eller motsvarande. I punkt 2.12 anges att det kan finnas skäl att göra avsteg från policyn och hur sådana situationer ska hanteras. Bolagets tillämpade principer för representation innebär att enligt uppgift att sprit endast får förekomma i mycket begränsad omfattning. Detta framgår dock inte av någon skriftlig instruktion utan är det som tillämpas i praktiken. Inte heller betr resor finns någon policy antagen av bolaget. Här finns inte heller någon vägledning att hämta från kommunens policydokument. Ett skriftligt attestreglemente finns antagen med tillämpningsanvisningar. Av den framgår att ekonomiansvarig är mottagningsattestant med VD som beslutsattestant upp till kr. Därutöver är styrelsens ordförande tillsammans med VD beslutsattestanter. Konteringen görs alltid av ekonomiansvarig vilket ska bidra till att rätt konto används Bolagets kontroller för att säkerställa efterlevnad av policyer/regler Bolaget har en anställd och en inhyrd ekonomiansvarig och alla kostnader attesteras av VD. Det är endast VD och styrelsen som representerar bolaget. Någon ytterligare kontroll än attest av VD har inte ansetts behövas Omfattning av representation och resor I diagrammet nedan framgår AB Ystads Saltsjöbads kostnader för representation och resor under åren För 2015 har kostnader t o m oktober redovisats. I princip inga resekostnader förekommer. 22

24 Tusental 40 Representation och resor Representation Resekostnader VDs kostnader Enligt bolagets interna kontrollplan för 2015 framgår att alla leverantörsfakturor ska kontrolleras av styrelsens ordförande tertialvis. Tjänstgöringsrapporter ska attesteras kvartalsvis i samband med löneutbetalningen. Bland leverantörsfakturor återfinns även VDs kostnader varför det för 2015 finns en kontroll av dessa. Styrelsen tog beslut om komplettering av attestreglemente/tilläggsanvisningar vari nu anges att VDs kostnader (t ex tjänsteresor, utbildning mm) ska attesteras av styrelsens ordförande Stickprovskontroller Stickprov har skett både avseende resekostnader och representation. Totalt kontrollerades 14 fakturor/verifikationer. Följande kontrollmoment genomfördes: Finns information om syfte och deltagare? Är kostnaden hänförbar till verksamheten? Är kostnaden rätt konterad? Sker attest i enlighet med attestreglementet? Iakttagelser Inga anmärkningar framkom vid granskningen Bedömning utifrån revisionsfrågorna Hur stora är kostnaderna för representation och resekostnader resp. VD:s kostnader Betr representation och resor, se tabell ovan. Någon summering av VDs kostnader har inte skett. 23

25 o Jämfört med budget (2015)? I budget för 2015 anges inte några belopp för representation och resor. Budgeten upprättas ej på kontonivå utan på en övergripande nivå i enlighet med de rubriker som används i årsredovisningen. o Jämfört med tidigare år (2014 och 2013)? Kostnaden för representation ligger på ungefär samma nivå Inga stora avvikelser. Resekostnader förekommer i princip ej. Hur ser bolagens/kommunens riktlinjer för representation och resor ut? Några kommunövergripande policyer finns ej beträffande representation och resor. o Följs dessa? Vi bedömer, med tanke på bolagets storlek, att bolagets kontroll av kostnader för representation och resor är tillräcklig. Innehåller underlagen för kostnader tillräcklig information om syfte och deltagare? Vi bedömer att underlagen innehåller tillräcklig information. Är kostnaden hänförbar till verksamheten? Vi bedömer att kostnaderna är hänförbara till verksamheten. Är kostnaden rätt konterad? Vi bedömer att kostnaderna är rätt konterade. Sker attest av representation och resekostnader i enlighet med attestreglementet? Vi bedömer att kostnaderna är rätt attesterade i enlighet med attestpolicyn. 24

26 9. Ystads Teater AB 9.1. Styrande dokument Enligt den intervjuade så saknas fastställda skriftliga riktlinjer och policyer för resor och representation för Ystads Teater AB. I samband med intervjun med bolagets representant har respondenten betonat att bolaget är restriktiv med representation. Rutinen är att verifikationen ska innehålla information om syfte och deltagarförteckning. Representationstillfället ska ha ett omedelbart samband till verksamheten. Attest Bolagets styrelse har fastställt en skriftlig attestinstruktion. Instruktionerna innebär att beställaren förattesterar fakturorna och bolagets VD beslutsattesterar. Således ska det alltid vara två personer som attesterar, en mottagningsattest och en beslutsattest. Konteringen görs alltid av ekonomen vilket ska bidra till att rätt konto används. Bolagets VD har det yttersta ansvaret för bolagets kostnader. Varje månad gör bolagets ekonomichef uppföljning av utfall med jämförelse med budget och föregående år. Policy och riktlinjer Bolagets styrelse har inte formellt antagit några riktlinjer/policyer för resor och representation. Bolagets VD har vid intervju angett att bolaget följer kommunens policy och riktlinjer. Bolaget har som rutin att bolagets VD godkänner resan i förväg. Vid bedömning vid en eventuell resa så tittar man på relevans och nytta för bolaget Bolagets kontroller för att säkerställa efterlevnad av policyer Vid vår granskning har vi noterat att bolaget har tagit fram ett skriftligt attestreglemente. Övergripande attestregler och beloppsgränser framgår av VD-instruktionerna som antagits av bolagets styrelse. Bolagets attestrutin innebär att beställaren förattesterar leverantörsfakturan. Därefter skickas leverantörsfakturan till bolagets VD för slutattest. Således ska det alltid vara två personer som attesterar, en mottagningsattest och en beslutsattest. Konteringen görs alltid av ekonomen vilket ska bidra till att rätt konto används. Bolagets VD har det yttersta ansvaret för bolagets kostnader. Varje månad gör bolagets ekonomichef uppföljning av utfall med jämförelse med budget och föregående år Omfattning av representation och resor I diagrammet nedan framgår Ystads Teater ABs kostnader för representation och utbildning under åren För jämförelseändamål har kostnader t o m augusti respektive år tagits med. Budgeterade kostnader för representation för helår uppgår till 0 kr medan budgeten för resekostnader är kr. Kostnaderna för resor har ökat kraftigt under Orsaken till kostnadsökningen under 2014 är att bolagets anställda reste till London för ett studiebesök på The Globe Theater. Övriga poster ligger på en låg nivå. Största kostnaderna avser resor. 25

27 Tusental 60 Representation och resor Representation Resekostnader (jan-aug) 9.4. VDs kostnader Bolagets rutin är att bolagets styrelseordförande går igenom och attesterar VD-kostnader. Vi har tagit stickprov på kostnader utifrån huvudboken för kontroll mot underlag och attest av bolagets styrelseordförande varvid inga anmärkningar framkommit. Bolaget bedöms ha en god ordning på dessa kostnader Stickprovskontroller Stickprov har skett både avseende resekostnader och representation. Totalt kontrollerades 12 fakturor/verifikationer. Följande kontrollmoment genomfördes: Finns information om syfte och deltagare? Är kostnaden hänförbar till verksamheten? Är kostnaden rätt konterad? Sker attest i enlighet med attestreglementet? Iakttagelser Inga anmärkningar framkom vid granskningen Bedömning utifrån revisionsfrågorna Hur stora är kostnaderna för representation och resekostnader resp. VD:s kostnader Summan av VDs kostnader har inte beräknats. Alla fakturor/verifikationer som avser VDs kostnader har kopierats och finns samlade i separat pärm vilken gås igenom av styrelsens ordförande varje månad varvid attest sker. o Jämfört med budget (2015)? Budget 2015 uppgår till kr avseende resekostnader och 0 kr 26

28 avseende representation. Utfallet t o m augusti 2015 uppgår till kr respektive kr. o Jämfört med tidigare år (2014 och 2013)? Kostnaderna för resor uppgick till kr t o m augusti 2014 samt kr t o m augusti Representationen uppgick till kr t o m augusti 2014 samt kr t o m augusti Hur ser bolagens/kommunens riktlinjer för representation och resor ut? Några kommunövergripande policyer finns ej beträffande representation och resor. Bolaget har inte tagit fram egna några skriftliga policyer som berör representation och resor. o Följs dessa? Då bolaget saknar riktlinjer för representation och resor så är det inte möjligt för oss att uttala om bolaget följer riktlinjer. Innehåller underlagen för kostnader tillräcklig information om syfte och deltagare? Vi bedömer att underlagen innehåller tillräcklig information. Är kostnaden hänförbar till verksamheten? Vi bedömer att kostnaderna är hänförbara till verksamheten. Är kostnaden rätt konterad? Vi bedömer att kostnaderna är rätt konterade. Sker attest av representation och resekostnader i enlighet med attestreglementet? Vi bedömer att kostnaderna är rätt attesterade i enlighet med attestpolicyn. Ystad 16 december 2015 Magnus Helmfrid Auktoriserad revisor/ Certifierad kommunal yrkesrevisor Daniel Lantz Auktoriserad revisor 27

29 Referenser Intervjuade personer Jonas Rosenkvist, VD, Ytornet AB Petter Hansson, ekonomichef, Ystads kommun Jessica Fredson, VD, Ystad Energi AB Ann-Christin Olsson, ekonomichef, Ystad Energi AB Lars B. Olofsson, VD, AB Ystadbostäder Johannes Hedin, ekonomichef, AB Ystadbostäder Thomas Lantz, VD, Ystad Teater AB Björn Boström, VD, Ystad Hamn Logistik AB John Axelsson, controller, Ystad Hamn Logistik AB Gustav von Seth, VD, Ystads Industrifastigheter AB Annika Hassel, ekonomichef, Ystads Industrifastigheter AB/AB Ystads Saltsjöbad Karl-Gustav Svensson, VD, AB Ystads Saltsjöbad 28