KALLELSE Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 vingaker.se 1 (1) Datum KALLELSE Tid: Torsdagen den 8 februari kl Plats: Hjälmaren, kommunhuset Vingåker Caisa Sävheden-Larsson Ordförande Kristin Löf Sekreterare Föredragningslista Närvaro Godkännande av dagordning Val av justerare Ordförande informerar Beslutsärenden 1. Verksamhetsberättelse Internkontroll Ansökan om bidrag till Guldsporrarna Säfstaholmsråd 5. Finnsam konferens på Hjälmargården 6. Delegationsbeslut Informationsärenden 7. Information Övrigt 8. Övriga frågor Välkomna! 1

2 vingaker.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammansträdesdatum (13) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Nämndens namn Sammanträdesdatum Datum för anslagsuppsättande Datum för anslagsnedtagande Förvaringsplats för protokollet 2018-xx 2018-xx Kommunhuset Vingåker Underskrift Namnförtydligande Kristin Löf Justerandes sign Utdragsbestyrkande 2

3 vingaker.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammansträdesdatum (13) KFN 1 Föredragningslista Förslag till beslut 1. godkänner utskickad föredragningslista Justerandes sign Utdragsbestyrkande 3

4 vingaker.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammansträdesdatum (13) KFN 2 Val av justerare Förslag till beslut 1. utser XX att jämte ordförande justera protokollet. Justeringen sker XX på kommunhuset i Vingåker. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 4

5 vingaker.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammansträdesdatum (13) KFN 3 KFN 2/2018 Verksamhetsberättelse 2017 Förslag till beslut Förslag till kultur- och fritidsnämnen 1. beslutar att godkänna verksamhetsberättelsen för 2017 och överlämna den till kommunstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Från förvaltningen föreligger verksamhetsberättelse för Denna innehåller bland annat beskrivning av viktiga händelser under året, utvärdering av måluppfyllelse, ekonomisk utvärdering, arbetsmiljö och internkontroll kopplade till kultur- och fritidsnämndens verksamhet under året. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Verksamhetsberättelse 2017 Justerandes sign Utdragsbestyrkande 5

6 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår handläggare Johan Tranquist (1) Verksamhetsberättelse 2017 Förslag till beslut beslutar Godkänna verksamhetsberättelsen för 2017 och överlämna den till kommunstyrelsen. Beskrivning av ärendet Från förvaltningen föreligger verksamhetsberättelse för Denna innehåller bland annat beskrivning av viktiga händelser under året, utvärdering av måluppfyllelse, ekonomisk utvärdering, arbetsmiljö och internkontroll kopplade till kultur- och fritidsnämndens verksamhet under året. Beslutsunderlag Verksamhetsberättelse 2017 VINGÅKERS KOMMUN Verksamhetsområde upplevelser Johan Tranquist Områdeschef Verksamhetsområde upplevelser Vingåkers kommun, Vingåker Säfstaholms slott Tel vx Fax E-post: Pg Bg

7 Verksamhetsberättelse

8 Innehållsförteckning 1 Viktiga händelser Nämndens/enhetens mål Ekonomi Ekonomisk utvärdering Investeringar Kompetensförsörjning Sjukfrånvaro Rekryteringsläge Intern kontroll Framtid Nämndens verksamhetsfakta

9 1 Viktiga händelser personer har besökt slottsparkens arrangemang under året. Sommarskojsprogrammet har erbjudit drygt 20 gratis evenemang/aktiviteter för barn i åldern 6-15 år. Under hela juli månad har kommunen i samarbete med Sörmlandsidrotten erbjudit ledarledda aktiviteter på olika platser i kommunen. Aktiviteterna har lockat över barn/deltagare under sommaren. Fritidsgården har haft öppet fyra dagar i veckan under åtta veckor i sommar med ca 700 besök under perioden. Under senare delen av året startade arbetet med att inreda ett nytt tjejrum, det kommer att så klart i början av februari. Ett nyöppnat musikrum stod klart under året, detta i samarbete med Studiefrämjande. Biblioteket har haft sommaröppet och bl.a. erbjudit aktiviteten sommarboken. Flera välbesökta författarbesök har anordnats under året. Många besöker biblioteketen för att få hjälp med utskrift, kopiering och skanning vilket bidragit till en ökning av det totala besöksantalet. Badet har erbjudit märkestagning vid våra friluftsbad, då badhuset haft stängt för reparation och underhåll under sommaren. En konstdatabas med kommunens konstsamling på drygt konstverks har upprättats. Kommunfullmäktige har tagit beslut om att bygga en ny fritidsgård och att uppdra åt kommunens fastighetsbolag att renovera Säfstaholms slott. Gamla godsmagasinet har rustats upp för att erbjuda Vingåkers Skateförening en hemvist. 2 Nämndens/enhetens mål Övergripande mål 3: Kommunen ska erbjuda ett rikt kultur- och fritidsliv som kännetecknas av såväl professionalism som bredd och integration. Resultatmål: Antalet barn i föreningslivet ska öka. Det redovisade underlaget för antalet bidragsberättigade sammankomster för barn och ungdom i åldern 7-25 år under vårterminen 2017 har ökat med 197 sammankomster jämfört med samma period Beräkningsgrunden har dock ändrats och beräknades tidigare på barn i åldern 5-20 år varför siffran inte är helt jämförbar. Totalt har sammankomster registrerats. Fritidsgården har haft öppet 275 dagar under året och 126 ungdomar har löst gårdskort. Antalet badande i badhuset ska öka. Antalet badande har ökat med 2,7 % bad jämfört med 2016 till bad 2017 Antal program och arrangemang på biblioteket ska öka. Antalet arrangemang för vuxna 50 st. och barn 79 st. under året innebär en ökning från 104 arrangemang 2016 till 129 arrangemang Ökningen består främst av fler klassbesök, sagostunder och träffar för föräldralediga. Antalet utlån på huvudbiblioteket har minskat med 4,9 % medan besöken har ökat med 9

10 4,7 % jämfört med Antalet utlån och besök på filialen i Högsjö är i stort sett oförändrade. Nedladdningar av e-bok och ljudbok har under 2016 minskat med 242 lån. Antalet utlån inom barnomsorgen har glädjande nog fortsatt att öka, från 6126 utlån under 2016 till 6932 utlån Ekonomi 3.1 Ekonomisk utvärdering Verksamhet Nettoavvikelse 2017, tkr Nettoavvikelse 2016, tkr Nämnden Badhuset Turism / fritid Fritidsgården Bibliotek Kultur Bidrag 14-8 Administration -2 0 Summa 288 resultat för 2017 hamnar på ett plus på 288 tkr mot en prognos på plus 0 kr i oktober. Alla verksamheter redovisar en positiv nettoavvikelse från budgeten, främst beror det på lägre personalkostnader än budgeterat på alla verksamheter, vilket i sin tur beror på kortare vakanser vid naturlig personalomsättning. Men överskottet beror även på en rejält öka intäkt på badhuset då de badande ökat med närmare 5 %. Föreningsbidragen har ingen avvikelse mot budget medan kulturen och de delar av turism verksamheten och slottet som ligger under kultur och fritid ligger på ett minus mot budget på grund av uteblivna intäkter från utställningsverksamheten och butiksförsäljning. Verksamheternas förvaltningsadministration och turistbyrån samt enskilda projekt ligger under kommunstyrelsen och redovisas där. 3.2 Investeringar Biblioteket har gjort en investering av RFID utrustning på kr Badhuset: Fastighetsbolaget har börjat med vissa åtgärder som framkom vid statusinventeringen av badet. Fasaden utvändigt och en del markarbeten, mjukfogar utvändigt och inne i simhallen. Även arbete på källarplanet är åtgärdat. Fritidsgården har investerat i nya möbler och teknikutrustning till musikstudion Slottet har fått nya markiser och iordninggjorda grusgångar. 4 Kompetensförsörjning Personalen på område upplevelser har deltagit i adekvat utbildning under året och de verksamhetsansvariga cheferna har därutöver deltagit i de interna utbildningarna och chefsforum. Under året har fritidsgården, badhuset och biblioteket tillsammans med personalen tagit fram ett 10

11 gemensamt handlingsprogram för att motverka hot och våld. 4.1 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro i % av arbetad tid: Badhuset = 0, = 0,96 Biblioteket = 2, = 1,81 Fritidsgården = 0, = 0 Slottet = 83, = 0, Rekryteringsläge En upplevelsesamordnare har rekryterats under första halvåret. Rekryteringen av en barnbibliotekarie med tillträde i september har också genomförts med gott resultat. Rekrytering av ny fritidsledare är klart, fritidsledaren kommer att jobba på fritidsgården, samverka med skolan samt till viss del med område upplevelser i stort. 5 Intern kontroll Befintliga internkontroller har genomförts utan anmärkning. Ingen avvikelse har registrerats. 6 Framtid Område upplevelser Föreningsstödet kommer att förstärkas ytterligare framöver bland annat genom upplevelse- och kultursamordnarens försorg. Förberedelsen för ombyggnaden av Säfstaholms slott kommer intensifieras och en bred programverksamhet kommer ta sin form. Arbetet med att utveckla slottsparken fortsätter. En detaljplan arbetas fram. En förstudie av förutsättningarna för ett sportcentrum presenteras. Satsningen på gratis lovaktiviter fortgår även under

12 Badet Biblioteket Fritidsgården Det är ett växande intresse för alla nya kurser som badhuset erbjuder. Under hösten genomföra en kampanj för att öka medvetenheten om vikten av att tvätta sig. Kampanjen går under devisen pol klar En statusinventering för att avgöra byggnadens (badhusets) status är framtagen av fastighetsägaren och redovisar behoven av framtida underhåll och investeringar. Införande av RFID-teknik har påbörjats, vilket kan skapa möjligheter att införa meröppet på lite längre sikt. Planerna finns att utveckla en bättre turisthörna i del av biblioteket. Samverkan med skola ska vidareutvecklas enligt den nya skolbiblioteksplanen och specifika satsningar för barn och unga har hög prioritet. De sociala aktiviteterna på Humlegården som anordnas i bred samverkan med andra aktörer ska fortsätta så väl som aktiviteter på avdelningarna Utställningsverksamhet och integrationsinsatser som språkcirklar för nyanlända är också viktiga insatser framöver. Fritidsgården kommer inleda sin planering inför flytten till nya fritidsgården Satsningen på tjej rum och tjej aktiviteter som lockat många invandrartjejer ska vidareutvecklas, och tjejers deltagande ska prioriteras mer framöver. Samarbetet med studieförbunden och studiecirkelverksamheten har förbättrats under året och Studiefrämjandet har förlagt en del av sin verksamhet med olika teman på fritidsgården. Samarbetet med polis, skola, HVB-hem, socialförvaltningen, nattvandrare, politiker, studieförbund samt olika föreningar och organisationer har fortsatt hög prioritet. Arbetet med att stärka integrationen fortsätter och fritidsgårdens arbete med olika drogförebyggande aktiviteter planeras. Fritidsgården kommer tillsammans med skola och Ifo att jobba med ungdomar som mår dåligt, arbetet startade upp under hösten. 7 Nämndens verksamhetsfakta Volymmått Utfall 2016 Utfall jan-augusti 2017 Prognos 2017 Utfall 2017 Antalet badande i badhuset Antalet besök på huvudbiblioteket Antal utlån biblioteken Antalet gårdskort på fritidsgården

13 Volymmått Utfall 2016 Utfall jan-augusti 2017 Prognos 2017 Utfall 2017 Antalet besök på Säfstaholms slott/slottspark Antalet program/aktiviteter biblioteket Antalet bidrags berättigade ungdoms organisationer

14 vingaker.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammansträdesdatum (13) KFN 4 KFN 3/2018 Internkontroll 2017 Förslag till beslut Förslag till kultur- och fritidsnämnen 1. beslutar att godkänna internkontroll för beslutar att internkontrollen 2017 delges kommunstyrelsen och revisorerna. Sammanfattning av ärendet Internkontroll är en process där den politiska ledningen, den professionella ledningen och övrig personal samverkar för att med rimlig grad av säkerhet uppnå målen om ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten samt efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera. Nämnden skall varje år anta en plan för uppföljningen samt lämna en rapport till kommunstyrelsen och revisorerna. Från områdeschefen föreligger en rapport om uppföljning av internkontrollen 2017 som avser: 1. Rutiner för diarieföring och posthantering 2. Kontroll av kassaredovisning kontanthantering 3. Provtagning i badhuset Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Bilaga 1. Internkontroll av rutiner för diarieföring och posthantering 2017 Bilaga 2. Internkontroll av kassaredovisning kontanthantering badhuset 2017 Bilaga 3. Internkontroll av provtagning badhuset 2017 Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

15 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår handläggare Johan Tranquist (1) Internkontroll 2017 Förslag till beslut beslutar Godkänna internkontroll för 2017 Internkontrollen 2017 delges kommunstyrelsen och revisorerna Beskrivning av ärendet Internkontroll är en process där den politiska ledningen, den professionella ledningen och övrig personal samverkar för att med rimlig grad av säkerhet uppnå målen om ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten samt efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera. Nämnden skall varje år anta en plan för uppföljningen samt lämna en rapport till kommunstyrelsen och revisorerna. Från områdeschefen föreligger en rapport om uppföljning av internkontrollen 2017 som avser: 1. Rutiner för diarieföring och posthantering 2. Kontroll av kassaredovisning kontanthantering 3. Provtagning i badhuset Beslutsunderlag Internkontroll 2017 område upplevelser VINGÅKERS KOMMUN Verksamhetsområde upplevelser Johan Tranquist Områdeschef Verksamhetsområde upplevelser Vingåkers kommun, Vingåker Säfstaholms slott Tel vx Fax E-post: kultur@vingaker.se Pg Bg

16 Datum (1) Vår handläggare Johan Tranquist kultur@vingaker.se Rutiner för diarieföring och posthantering - kultur- och fritidsnämnden 2017 Kommunikationsenheten servar kultur- och fritidsnämnden med rubricerade arbetsuppgifter. Följande skall gälla; Underlag till föreningsbidragsansökningar och själva ansökningshandlingarna diarieförs av registrator och förvaras efter beslut hos Område upplevelser på Säfstaholms slott. Områdeschefen har delegation på beslut om föreningsbidragen upp till en viss nivå enligt delegationsordningen, övriga beslut om föreningsbidragen fattas av kultur- och fritidsnämnden. Originalhandlingar gäller dokument om utställningarna på Säfstaholm hanteras också av Område upplevelser och förvars årsvis i pärmar på Säfstaholms slott. Övriga handlingar som diarieförs behålls i möjligaste mån hos registrator, då de flesta handlingar (med undantag från inbundna rapporter och dyl.) scannas in och samtliga handläggare har åtkomst till dessa i ärendehanteringssystemet W3D3. Handlingar av ringa betydelse som är upptagna på postlistan förvaras i in- och utgående skrivelser hos registrator. Kopia till respektive handläggare. Beslut i delegationsärenden skall avrapporteras till kultur- och fritidsnämnden snarast möjligt. Johan Tranquist Område upplevelser Maria Pestrea Kommunikationsenheten Kommunledningsförvaltningen Vingåkers kommun, Vingåker Säfstaholms slott Tel vx Fax E-post: kultur@vingaker.se Pg Bg

17 Datum Vår handläggare Johan Tranquist , INTERNKONTROLL 1 (1) Kontroll av kassaredovisningen vid Badhuset Enligt kultur- och fritidsnämndens handlingsplan för internkontroll skall ett stickprov göras vid någon enhet för att kontrollera om rutinerna för kassaredovisning efterföljs. Den 19 december besökte undertecknad Badhuset för att närmare undersöka detta. Följande noteringar gjordes; De kontanter som hanteras på Badhuset kommer från entrékassan och från en separat kassa för kioskverksamheten. Försäljningen av badavgifter, badmärken, tillbehör och kioskprodukter kan ske mot kontant betalning, kortbetalning, swish eller kuponger. Kassajournal förs dagligen och eventuella avvikelser i form av felslag o dyl. rapporteras på blanketten. Kassakvittona från dagskassorna signeras av personal i tjänst. Verksamhetsansvarig redovisar varje månad en månadsrapport med kassakvittosammanställning till ekonomiavdelningen. Kontanter förvaras i kassaskåp och kontanterna sätt vanligtvis i på banken en gång i veckan. Badhuset har väl fungerande rutiner för sin kontanthantering och vid dagen granskning fanns inget att anmärka på. Johan Tranquist Områdeschef Område Upplevelser Vingåkers kommun, Vingåker Säfstaholms slott Tel vx Fax E-post: kultur@vingaker.se Pg Bg

18 Datum Vår handläggare Johan Tranquist , (1) Ang. provtagning i Vingåkers badhus I internkontrollen för kultur- och fritidsnämnden ingår att under året kontrollera hur provtagning av vattenkvalitén i Vingåkers badhus följs upp. Vid en träff med enhetschef Ann Gerdtman har följande framkommit; Badhusets personal gör manuell provtagning på klor och PH-värden i bassängerna tisdag, lördag och söndag morgon. Övriga dagar sköts provtagningen av fastighetsägaren. Dessutom kontrolleras och dokumenteras mätarnas värden för klor och PH-värden varje kväll av badhusets personal. En gång i månaden - förutom under juli månad då badet är stängt- lämnas ett prov för varje bassäng till Eurofins för djupare analys, där man analyserar Heterotrofa bakterier och pseudomonas Aeruginosa. Extra prover har därutöver tagits på TOC och BOD, där analysvärdena understiger riktvärdena. En rapport om resultatet skickas alltid i retur till badhuset och förvaras i en pärm i kassan. Under året har inga värden med för höga bakteriehalter uppmätts. Undertecknad finner att kontrollen av badvattnet sker så regelbundet som det erfordras och att kontrollerna är tillräckliga för att förhindra att situationer med hälsovådligt badvatten uppstår, samt att vattenkvaliteten är mycket god. Johan Tranquist Områdeschef Ann Gerdtman Verksamhetsansvarig Område Upplevelser Vingåkers kommun, Vingåker Säfstaholms slott Tel vx Fax E-post: kultur@vingaker.se Pg Bg

19 vingaker.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammansträdesdatum (13) KFN 5 KFN 106/2017 Ansökan om bidrag till Guldsporrarna 2018 Förslag till beslut Förslag till kultur- och fritidsnämnen 1. beslutar att bevilja Vingåkers Ryttarförening ett sponsringsbidrag om kronor till tävlingen Guldsporrarna uppdrar åt områdeschefen att tillsammans med föreningen upprätta ett sponsorsavtal för arrangemanget Sammanfattning av ärendet Vingåkers Ryttarförening har inkommit med en ansökan om medel till arrangemanget Guldsporrarna den 28 juni-1 juli 2018 vid Vårnäs. Guldsporrarna är Mellansveriges största regionala hästtävling med över personer som besöker Vingåker över fyra dagar. Vingåkers kommun har under de senaste sju åren varit huvudsponsor till det mycket välorganiserade och välbesökta arrangemanget i Vårnäs, Vingåker. Föreningen ansöker om ett ekonomiskt stöd på kronor till arrangemanget, förra året ansökte föreningen kr i ekonomiskt stöd och erhöll densamma i sponsorsbidrag av kultur- och fritidsnämnden firar föreningen 40 år och kommer inviga sin nya tävlingsbana som kommunen varit med och finansierat. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Justerandes sign Utdragsbestyrkande 19

20 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår handläggare Johan Tranquist Dnr 106/ (2) Ansökan om bidrag till Guldsporrarna 2018 Förslag till beslut beviljar Vingåkers Ryttarförening ett sponsringsbidrag om kronor till tävlingen Guldsporrarna uppdrar åt områdeschefen att tillsammans med föreningen upprätta ett sponsorsavtal för arrangemanget. Beskrivning av ärendet Vingåkers Ryttarförening har inkommit med en ansökan om medel till arrangemanget Guldsporrarna den 28 juni-1 juli 2018 vid Vårnäs. Guldsporrarna är Mellansveriges största regionala hästtävling med över personer som besöker Vingåker över fyra dagar. Vingåkers kommun har under de senaste sju åren varit huvudsponsor till det mycket välorganiserade och välbesökta arrangemanget i Vårnäs, Vingåker. Föreningen ansöker om ett ekonomiskt stöd på kronor till arrangemanget, förra året ansökte föreningen kr i ekonomiskt stöd och erhöll densamma i sponsorsbidrag av kultur- och fritidsnämnden firar föreningen 40 år och kommer inviga sin nya tävlingsbana som kommunen varit med och finansierat. Områdeschefens ståndpunkt Om kommunen ska kunna erbjuda fler upplevelser för kommunmedborgare såväl som besökare till kommunen krävs flera besöksmål, fler arrangemang och ett engagerat föreningsliv. Arrangemanget Guldsporrarna är ett välskött och inarbetat evenemang som lockar hit många externa besökare till kommunen och det är ett bra tillfälle för kommunen att marknadsföra sig på ett så lämpligt sätt som möjligt under tävlingsdagarna. VINGÅKERS KOMMUN Verksamhetsområde upplevelser Verksamhetsområde upplevelser Vingåkers kommun, Vingåker Säfstaholms slott Tel vx Fax E-post: kultur@vingaker.se Pg Bg

21 Johan Tranquist Områdeschef 2 (2) 21

22 vingaker.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammansträdesdatum (13) KFN 6 KFN 6/2018 Säfstaholmsråd Förslag till beslut Förslag till kultur- och fritidsnämnen 1. beslutar att ett Säfstaholms råd ska inrättas. 2. beslutar att rådet ska bestå av högst 10 deltagare. 3. beslutar att ge områdeschefen i uppdrag att till nämndsammanträdet den 8 mars presentera ett förslag på personer som kan ingå i rådet. 4. beslutar att nämndens ledamöter ska ges möjlighet att föreslå personer till rådet Sammanfattning av ärendet År 2017 fattade kommunfullmäktige ett beslut om att rusta och renovera Säfstaholm slott. Renoveringen har nu inlett och kommer påg under våren och sommaren Därefter ska Säfstaholms slott fyllas med verksamhet som passar en bred målgrupp och kan locka såväl kommunmedborgare som tillfälliga besökare till slottet. För att möta och kunna tillgodose olika målgruppers behov och önskemål behövs en kontinuerlig dialog med representanter för målgrupperna. Därför bör ett Säfstaholmsråd inrättas. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Justerandes sign Utdragsbestyrkande 22

23 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår handläggare Johan Tranquist Säfstaholmsråd (1) Förslag till beslut beslutar: Att ett Säfstaholmsråd ska inrättas. Att rådet ska bestå av högst 10 deltagare. Att ge områdeschefen i uppdrag att till nämndsammanträdet den 8 mars presentera ett förslag på personer som kan ingå i rådet. Att nämndens ledamöter ska ges möjlighet att föreslå personer till rådet. Beskrivning av ärendet Ett av kommunens övergripande mål är att erbjuda ett rikt kultur- och fritidsliv som kännetecknas av såväl professionalism som bredd och integration. En av kommunens prioriteringar under detta mål är att utveckla verksamheten vid Säfstaholms slott fattade kommunfullmäktige ett beslut om att rusta och renovera Säfstaholm slott. Renoveringen har nu inlett och kommer påg under våren och sommaren Därefter ska Säfstaholms slott fyllas med verksamhet som passar en bred målgrupp och kan locka såväl kommunmedborgare som tillfälliga besökare till slottet. För att möta och kunna tillgodose olika målgruppers behov och önskemål behövs en kontinuerlig dialog med representanter för målgrupperna. Därför bör ett Säfstaholmsråd inrättas. Områdeschefens ståndpunkt Att inrätta ett Säfstaholmsråd med en bred representation av företrädare för olika målgrupper är otroligt viktigt och värdefullt för den fortsatta planeringen av verksamheten på slottet. Rådet kan innehålla representanter från politiken, företagare, tjänstemän, kulturutövare, personer i olika åldrar och med olika etnisk bakgrund. Rådet bör inte vara för stort och begränsas till ca 10 deltagare. Nämndens ledamöter bör ges möjlighet att föreslå lämpliga personer till rådet. Rådet bör inrättas rätt omgående. VINGÅKERS KOMMUN Verksamhetsområde upplevelser Johan Tranquist Områdeschef Verksamhetsområde upplevelser Vingåkers kommun, Vingåker Säfstaholms slott Tel vx Fax E-post: kultur@vingaker.se Pg Bg

24 vingaker.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammansträdesdatum (13) KFN 7 KFN 2018/1 FINNSAM Förslag till beslut 1. beslutar att tacka nej till att vara värd för den planerade konferensen och att bidra till finansieringen av konferensen 2. beslutar att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att ta fram lämpligt material och giveaway till konferensdeltagarna. Sammanfattning av ärendet Föreningen FINNSAM (Finnbygder i samverkan) är en förening som samlar människor med intresse för skogsfinnarnas historia i Skandinavien. Föreningen har ca 250 medlemmar spridda runt om i Sverige och Norge. Föreningen anordnar en konferens den 9-11 mars på Hjälmargården i Vingåkers kommun. Föreningen har ställt frågan till Kommunstyrelsens ordförande Anneli Bengtsson om kommunen vill vara värd för konferensen och med ett ekonomiskt stöd bidra till konferenskostnaden. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Justerandes sign Utdragsbestyrkande 24

25 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår handläggare Johan Tranquist (2) FINNSAM konferens på Hjälmargården. Förslag till beslut föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Att tacka nej till att vara värd för den planerade konferensen och att bidra till finansieringen av konferensen. Att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att ta fram lämpligt material och giveaway till konferensdeltagarna. Beskrivning av ärendet Föreningen FINNSAM (Finnbygder i samverkan) är en förening som samlar människor med intresse för skogsfinnarnas historia i Skandinavien. Föreningen har ca 250 medlemmar spridda runt om i Sverige och Norge. Föreningen anordnar en konferens den 9-11 mars på Hjälmargården i Vingåkers kommun. Föreningen har ställt frågan till Kommunstyrelsens ordförande Anneli Bengtsson om kommunen vill vara värd för konferensen och med ett ekonomiskt stöd bidra till konferenskostnaden. Som värd har kommunen möjligheten att hälsa konferensdeltagarna välkomna, presentera kommunen och synas i inbjudan till konferensen. Områdeschefens ståndpunkt Föreningar som söker kontantbidrag av kultur- och fritidsnämnden ska vara hemmahörande i Vingåkers kommun och i övrigt uppfylla de krav som finns presenterade i kommunens antagna bidragsbestämmelser. Vingåkers kommun har ingen generell policy kring att stå värd för ett evenemang i kommunen. Kommunens del i ett externt evenemang eller konferens kan variera mycket från fall till fall. Är kommunen medarrangörer och det är frågor som kommunen är involverad i så sker arrangemanget efter särskilda villkor. Det har förekommit att kommunen annonserat i eventuella programblad, hälsat välkommen och bidragit med material om kommunen som besöksmål, även någon s.k. giveaway har Verksamhetsområde upplevelser Vingåkers kommun, Vingåker Säfstaholms slott Tel vx Fax E-post: kultur@vingaker.se Pg Bg

26 förekommit. brukar inte bidra med något kontant bidrag till denna typ av förfrågan. 2 (2) Områdeschefen tycker att kommunen inte bör bevilja något kontantbidrag eller ta kostnaden för en del av detta konferensarrangemang. Kommunen bör däremot kunna bidra med traditionellt marknasföringsmaterial och någon giveaway till konferensdeltagarna. VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen Område upplevelser Johan Tranquist Områdeschef 26

27 vingaker.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammansträdesdatum (13) KFN 8 Delegationsbeslut Förslag till beslut 1. beslutar att lägga informationen till handlingarna Beskrivning av ärendet Följande beslut är tagna på delegation: Avtal Sponsringsavtal mellan Vingåkers volleybollklubb och Vingåkers kommun. Avtalet gäller från den första oktober 2017 till den 31 augusti Beslutsdatum KFN 2017/78. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 27

28 vingaker.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammansträdesdatum (13) KFN 9 Information Förslag till beslut 1. lägger informationen till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Informationsärenden - Område uppleveler har på uppdrag av Vingåkers kommunfastigheter AB lämnat in en ansökan till Länsstyrelsen för renovering och konservering av innertaken i Säfstaholms slott. Ansökan är på kr och beslut om bidraget väntas under våren. - På uppdrag av kommunstyrelsen kommer område upplevelser skicka ut en remiss kring planerna kring ett Sportcenter i Vingåkers tätort. Remissen går ut till idrottsföreningar och till de partipolitiska föreningarna och ska vara kommunen tillhanda Renoveringen av Säfstaholms slott har påbörjats. Först ut är slottsköket och förberedelser för installation av ventilationsaggregat på kallvinden. Område upplevelser genomför snickeriarbeten på våning 2. - Vingåkers kommun har tilldelats statliga medel till gratis sommarlov- och lovaktiviteter för barn i åldern 6-15 år. Totalt handlar det om kr. Beslutet gäller även bidrag för 2019 och Storleken på bidraget kan dock variera år från år. Bidraget baseras på antal barn som bor i familjer med försörjningsstöd. - Vingåkers Skateförening har inlett etapp 2 av renoveringen av Gamla Godsmagasinet. - Vingåkers Innebandyförening, Vingåkers Volleybollförening och Vingåkers IF har bjudit in politiska företrädare och tjänstemän till ett möte den 26 februari kl i Ekbackkyrkan. Mötet ska behandla frågan om Sportcenter vid Slottsskolan ( Slottsvallen ) Personalfrågor - Ny fritidsledare på fritidsgården på heltid från 15 januari. Tjänsten är en heltidstjänst och en vanlig semestertjänst. - Fritidsgårdsföreståndare och fritidsledare har övergått från ferietjänst till semestertjänst från och med detta år. - Vikariatet som turistkoordinator är förlängt på 50 % till sista maj. - Ny timanställd som finsnickare på slottet under begränsad tid, anställd för att göra snickeridetaljer i samband med renoveringen. Evenemang - God jul på Säfstaholms slott 21 december 2017 lockade 200 barn med föräldrar. - Julbadet på badhuset 24 december lockade 75 badande besökare - Nyårspromenaden den 1 januari vid Säfstaholms slott lockade 80 deltagare. - I januari anordnades en skridskoaktivitet på slottsdammen med över 100 deltagare. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 28

29 vingaker.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammansträdesdatum (13) Justerandes sign Utdragsbestyrkande 29

30 vingaker.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammansträdesdatum (13) KFN 10 Övriga frågor Justerandes sign Utdragsbestyrkande 30