KULTURNÄMNDEN KALLELSE KULTURNÄMNDEN

Transkript

1 1 (18) KULTURNÄMNDEN KALLELSE KULTURNÄMNDEN Tid måndagen den 4 december 2017 kl. 08:30 Plats Är Du förhindrad att närvara meddelar Du kundcenter så snart som möjligt, tfn , e-post infocenter@bollnas.se Nämndens sammanträden är öppna för allmänheten utom i ärenden som avser myndighetsutövning eller i ärenden där det förekommer sekretessbelagda uppgifter. Mötet inleds med allmänhetens frågestund där kommunens medborgare kan ställa frågor inom nämndens verksamhetsområde till nämndens ledamöter. Allmänhetens frågestund varar som längst 30 minuter. Helena Englund ordförande FÖREDRAGNINGSLISTA Allmänhetens frågestund Sammanträdets öppnande Upprop Val av justerande Justering äger rum på kommunkansliet, torsdagen den 7 december, klockan 15:00

2 Innehållsförteckning 1 Världsarvet Information i Kulturnämnden Bollnäs brinner Kulturrådet Revidering av Kulturnämndens delegeringsordning Anmälan av delegeringsbeslut Delgivningar i Kulturnämnden Foajévärd Kulturhuset Uppföljning av beslut i kulturnämnden Uppdrag till kulturnämnden att sätta samman en styrgrupp för införande av grafittizoner Uppdrag att arbeta fram riktlinjer för produktionsverksamheten Fördjupad analys av minskade intäkter (18)

3 12 Uppdrag till kulturnämnden att presentera en plan för ökade intäkter för kulturkvarteret Ekonomisk redovisning (18)

4 4 (18) 1 Världsarvet 2017 Dnr kulturnämnden beslutar att förklara sig informerad. Information om Världsarvet Hälsingegårdar Sommarsäsongen och aktuella planer inför Tjänsteutlåtande

5 5 (18) 2 Information i Kulturnämnden 2017 Dnr att förklara sig informerad. Detta ärende är ett samlingsärenden för olika informationspunkter. Dessa kan beröra till exempel: Folkhälsorådet Kommunala pensionärsrådet Kommunala tillgänglighetsrådet Avtalsföreningar Kulturenhetens verksamheter På kulturnämnden sammanträde lämnas en rapport över fritidsgården i Kilafors första tid efter öppnandet. Det ges även information angående omorganisation inom kulturenheten samt information om ett inkommet medborgarförslag som remitteras till bland annat kulturnämnden På kulturnämnden sammanträde lämnas en rapport över fritidsgården i Kilafors första tid efter öppnandet. Det ges även information angående omorganisation inom kulturenheten samt information om ett inkommet medborgarförslag som remitteras till bland annat kulturnämnden. Tjänsteutlåtande

6 6 (18) 3 Bollnäs brinner Kulturrådet Dnr att förklara sig informerad, att inte vara part i projektets andra år Nuläge Två nya ansökningar skickades till Kulturrådet för Bollnäs Brinner för år 2 av projektet, Den ena ansökan kom från Bollnäs Riksteaterförening med samverkansparter och den andra från ABF Gästrikebygden med samverkansparter. Ansökan från ABF har dragits tillbaka. Kulturenheten är inte part i någon ansökan för Bollnäs Brinner år 2. Bakgrund I november 2016 beviljades Bollnäs Brinner ett bidrag på 1,7 miljoner kronor från Kulturrådets Kreativa platser för projekttiden Projekttiden är planerad att pågå i 3 år, där ny ansökan skickas in årligen. Under remissgången av själva bidraget startades ett arbete upp lokalt i Bollnäs kommun, där föreningar tillsammans med enheter inom kommunen arbetade med frågeställningen "Vad kan jag göra för att förändra Bollnäs?". Kulturenheten har bidragit till projektets första år ( ) med 30 % tjänst och lokaler. Under det första året har det saknats en tydlig projektstruktur och det har uppstått samarbetsproblem. Det har bidragit till svårigheter att starta och driva projektet så som det var planerat. Kulturnämndens beslutade , 11 att förklara sig informerad. Kulturnämndens protokoll , 11 Tjänsteutlåtande

7 7 (18) Dnr Revidering av Kulturnämndens delegeringsordning att anta förslag till reviderad delegeringsordning med namn 2017, att delegeringsordningen 2017 är giltig till och med , att anta förslag till reviderad delegeringsordning med namn 2018, samt att delegeringsordningen 2018 är giltig från och med Kulturnämnden har enbart haft en punkt i delegeringsordningen som delegerat all avskrivning av fordringar till kulturchef. Förvaltningen anser det vara fördelaktigt om detta preciseras ytterligare så att bibliotekschef och kulturskolechef får rätt till avskrivning av fordringar avseende respektive verksamhet övergår ansvaret för internationell verksamhet till kommunstyrelsen. Förvaltningen anser det praktiskt att redan nu besluta att ta bort den berörda delen ur delegeringsordningen, att börja gälla från och med första januari Med detta i åtanke föreslår förvaltningen att kulturnämnden beslutar om att anta en delegeringsordning som gäller till och med och att anta en delegeringsordning som gäller från och med Enligt kulturnämndens delegeringsordningen har tillfälliga förändringar av öppettider tidigare enbart varit delegerat till kulturchef. Förvaltningen anser att även det vore fördelaktig att preciseras ytterligare så att respektive chef får rätt att besluta om tillfälliga förändringar av öppettider inom respektive ansvarsområde. Förslag till nya tillägg markeras med kursiv stil och förslag till borttag med genomstruken text. Förändringarna berör kapitel 4, Ekonomiärenden. d) Avskrivningar av fordringar avseende bibliotekets verksamhet Bibliotekschef e) Avskrivningar av fordringar avseende kulturskolans verksamhet Kulturskolechef f) Avskrivningar av fordringar av övergripande- eller allmän karaktär som inte omfattas av 4d eller 4e Kulturchef h) Fördelning av anslag och bidrag sammanhängande kontroll för internationell verksamhet* Kulturchef *Gäller till och med Därefter flyttas ansvaret till kommunstyrelsen. Samt kapitel 7 Upplåtelse, öppethållande, skötselavtal

8 8 (18) d) Tillfälliga förändringar av öppettider inom respektive ansvarsområde Kulturchef, Bibliotekschef, Kulturskolechef, Verksamhetschef Kulturhuset Förslag till reviderad delegeringsordning avseende år 2017 Förslag till reviderad delegeringsordning avseende år 2018 Tjänsteutlåtande

9 9 (18) 5 Anmälan av delegeringsbeslut 2017 Dnr att lägga anmälan till handlingarna. Redovisning av beslut fattade på delegering. Delegeringsbeslut Tjänsteutlåtande

10 10 (18) 6 Delgivningar i Kulturnämnden 2017 Dnr att lägga delgivningarna till handlingarna. Kommunfullmäktige förväntas vid sammanträdet fatta beslut om "Motion om framtagande av vision, mål och riktlinjer för kommunens fritidsgårdsverksamhet" som varit remitterad till Kulturnämnden för yttrande. Protokollsutdraget för detta beslut kommer att bifogas detta ärende efter protokollet har justerats. Kommunfullmäktige beslutade , XXX. Kommunfullmäktiges protokoll , XXX Tjänsteutlåtande 14 november

11 11 (18) 7 Foajévärd Kulturhuset Dnr att förklara sig informerad, samt att återrapportering sker vid kulturnämndens möte i januari. På kulturnämndens sammanträde kommer en nulägesrapport över situationen i kulturhuset att ges. Kulturnämnden beslutade , 22 att förklara sig informerad samt, att kulturnämnden får en uppföljning på sammanträdet i maj. Kulturnämnden beslutade , 38 att förklara sig informerad, samt att återrapportering sker vid kulturnämndens möte i oktober. Kulturnämnden beslutade , 60 att förklara sig informerad, samt att återrapportering sker vid kulturnämndens möte i december. Kulturnämndens protokoll , 60 Kulturnämndens protokoll , 38 Kulturnämndens protokoll , 22

12 12 (18) 8 Uppföljning av beslut i kulturnämnden Dnr att förklara sig informerad, samt att översända kulturnämndens bevakningslista till kommunstyrelsen. Samtliga nämnder i kommunen uppmanas att ta fram bevakningslistor för uppföljning av beslut samt att skicka in dessa till kommunstyrelsen för kännedom. Detta fungerar som ett stöd för kommunstyrelsen att uppfylla en del av sin uppsiktsplikt. Bevakningslista KN Bevakningslista KN

13 13 (18) Dnr Uppdrag till kulturnämnden att sätta samman en styrgrupp för införande av grafittizoner att förklara sig informerad, samt att föreslå kommunfullmäktige att utifrån redovisad ekonomisk kalkyl avsluta uppdraget. Kulturnämnden beslutade att uppdra gruppen fortsätta arbetet för en preliminär lösning samt att ta fram ett underlag för beslut med ekonomiska beräkningar. Styrgruppen har tagit fram en ekonomisk beräkning för upprättande av Graffitizon vid Gumpels fritidsgård samt tillhörande förestudie. Vid möte i Styrgruppen beslutades att framkomma med underlag till förstudie kring Graffitizon. Detta med bakgrund i att Styrgruppen ser att ett behov av förstudie för att skapa en hållbar Graffitizon. Styrgruppen har utökats med Kommunpolisen och därigenom påbörjat en inventering av klotter i kommunen. Förstudien skall främst mäta behov. Styrgruppen ser att det i Bollnäs kommun är en ung grupp av konstnärer vilka inte haft äldre förebilder. Förstudien kommer i och med detta att fylla ett syfte att jobba kring värdegrunden i Bollnäs kommun samt har som mål att skapa överenskommelser med gruppen konstnärer om gällande regler och gränssättningar. Plan för förstudie har utarbetats av två konstnärer i Graffitigruppen och Kulturutvecklare vid Kulturenheten. Underlag till ekonomisk beräkning har tagits fram genom kontakt med Stadsdelar i Södra Stockholmskommun och Graffitifrämjandet. I den ekonomiska beräkningen finns budgetpost för timanställning vid Gumpels fritidsgård för aktiv och behovsanpassad verksamhet i förhållande till Graffitizonen över tid. Ekonomisk beräkning Investeringsbudget Betongvägg kr Förstudie kr Driftsbudget Verksamhet, lön, underhåll kr Kulturnämndens rådande ekonomiska läge innebär att driftskostnaden på kr per år inte ryms inom ramen för ordinarie budget, utan att det får konsekvenser på annan verksamhet. Kulturenheten anser sig inte kunna prioritera detta på bekostnad av annan verksamhet. Kulturnämndens beslut

14 14 (18)

15 15 (18) 10 Uppdrag att arbeta fram riktlinjer för produktionsverksamheten Dnr att förklara sig informerad, samt att förklara uppdraget genomfört. Produktionsdelen, d v s scenteknisk koordination samt uppdrag att skapa professionellt musikutbud, har flyttats från Allmänkulturens verksamhet till Kulturhuset och får bära sina egna kostnader. Produktionen har haft ett reducerat utbud under våren. Kulturhuset har genomfört en översyn på hyran för scener. Balansen för ett reducerat utbud men ändå med stjärnglans är en konst i sig. Initialt gällde för att få tillgång till stora riksaktuella artister måste man även köpa in fler artister från samma bolag. Nu har Kulturhuset Bollnäs visat bolagen att man är en spelplats där artister och arrangemang trivs och fungerar vilket gjort att vi ändå får förfrågningar på större akter. Dock är en konsekvens av ett begränsat utbud att akter och arrangemang inte blir lika utmanande och spännande. Större konferenser har gjorts mer kostnadseffektiv genom en intern teknikerlösning. Kulturnämnden beslutade , 21 att kulturchefen får i uppdrag att arbeta fram riktlinjer för produktionsverksamheten, samt att tacka för redogörelsen. Kulturnämndens protokoll , 21

16 16 (18) 11 Fördjupad analys av minskade intäkter Dnr att förklara uppdraget till förvaltningen genomfört. Kulturnämnden beslutade , 9 bland annat att det görs en fördjupad ekonomisk analys rörande minskade intäkter orsakade av Hälsingsland Utbildningsförbunds hyresfrihet i Kulturhuset och fria nyttjande av Bibliotekslånesystem (HELGE) och att frågan återrapporteras på varje kommande sammanträde med nämnden. Förvaltningens yttrande et har två olika beståndsdelar. En av dessa, frågan rörande Hälsinglands utbildningsförbunds och fria nyttjande av Bibliotekslånesystem (HELGE), är inte längre aktuell på grund av att de inte längre fritt nyttjar HELGE. Den andra delen som berör Hälsingsland Utbildningsförbunds hyresfrihet i Kulturhuset rapporteras varje månad av kulturhusets verksamhetschef in i systemet Stratsys. Från Stratsys tas inför varje nämnd en rapport ut och presenteras för nämnden. I den rapporten ingår en redogörelse angående vilka minskade intäkter Hälsingsland Utbildningsförbunds hyresfrihet i Kulturhuset inneburit. Förvaltningen anser att detta nu har blivit en fråga av rutinkaraktär som förvaltningen avser att fortsätta att rapportera under överskådlig tid. Med detta i åtanke anser förvaltningen att uppdraget som uppkom i och med ursprungsbeslutet är genomfört. Kulturnämndens protokoll , 9 Kulturnämndens beslut Tjänsteutlåtande

17 17 (18) Dnr Uppdrag till kulturnämnden att presentera en plan för ökade intäkter för kulturkvarteret att förklara sig informerad, samt att förklara uppdraget till förvaltningen utfört. I genomlysning av kulturenheten redovisas vilka möjligheter enheten ser att intäktsfinansiera delar av kulturenhetens verksamhet. Intäktsfinansiering av kulturenhetens verksamhet behöver ställas i relation till den politiska viljan och målsättningarna att erbjuda: "ett kulturellt utbud som är angeläget och utmanande, riktat till alla invånare", där kulturenheten bidrar till "att höja utbildningsnivån och bildningen i kommunen", där varumärket Bollnäs kommun byggs genom "ett brett och varierat kulturliv" och "kulturell verksamhet för barn och unga prioriteras", samt där ett "inkluderande förhållningssätt tillämpas". Risken är stor att ökade priser och avgifter reducerar bland annat kulturskolan till en skola för barn och unga med föräldrar som har möjlighet och vilja att betala, och således motarbetar flera av ovanstående målsättningar. Kommunfullmäktige beslutade , 214 bland annat att uppdra till kommunchefen att till kommunstyrelsen i maj presentera en plan för ökade intäkter för kulturkvarteret. Kommunstyrelsen beslutade , 57 att överföra ärende "Uppdrag till kommunchefen att presentera en plan för ökade intäkter för kulturkvarteret" ( ) till kulturnämnden, samt att i övrigt godkänna rapporten. Kommunstyrelsens protokoll , 57 Kommunfullmäktiges protokoll , 214

18 18 (18) 13 Ekonomisk redovisning 2017 Dnr att förklara sig informerad. För verksamhetsåret 2017 beräknas budgeten gå ihop. Biblioteket i Kilafors planeras att flyttas till och integreras med äldreboendet Hällagården. Planering har skett i nära samverkan med skolan och äldreboendet. Flera positiva synergief-fekter kan uppnås genom flytten. Nytt bibliotek öppnas i januari En utvecklingsgrupp bestående av representanter från samtliga verksamheter har fått i uppdrag att bidra till strategisk utveckling och samverkan inom kulturenheten. Det finns en hög efterfrågan från barn och unga för plats i kulturskolan, bland annat på gitarr, piano och sång. Kulturskolan har hanterat detta via gruppundervisning, vilket är en kortsiktig lösning men inte optimalt för eleverna. Arbetet med att etablera en fritidsgård i Kilafors är nu klart och gården smygöppnar 1/11. En flytt av fritidsgården i kulturhuset till alternativ lokal övervägs. Månadsrapport - oktober kulturnämnden Tjänsteutlåtande 14 november