2 Granskning av omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda Föredragande Johan Råberg

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Omsorgsnämnden Tid Torsdagen den 23 februari 2017 kl. 13:00 Plats Torsåsgatan 1 B Enligt uppdrag Marina Pull Val av justerare, tid och plats för justering Fastställande av dagordning Föredragningslista Beslutsärenden 1 Remiss - Nationell läkemedelslista Föredragande: Christina Erlandsson 2 Granskning av omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda Föredragande Johan Råberg 3 Granskning av omsorgsnämndens resursplanering och bemanning Föredragande Pierre Börjesson och Magnus Levin Informationsärende 4 Önskemål om specifikt boende Föredragande: Lars Axelsson Beslutsärenden 5 Årsrapport 2016 Föredragande: Thomas Johansson 6 Verksamhets- och budgetuppföljning 2017 Föredragande: Magnus Levin och Thomas Johansson

2 Omsorgsnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 7 Remiss - Nationella riktlinjer för vård och omsorg vid demenssjukdom Föredragande: Thomas Johansson 8 Donationspengar socialt innehåll Föredragande: Mia Lindgren Informationsärenden 9 Målsättning och struktur för sociala aktiviteter i omsorgsförvaltningen Föredragande: Mia Lindgren 10 Redovisning av medarbetarenkäten Föredragande: Ida Johansson 11 Förvaltningschefen informerar Föredragande: Mattias Ask 12 Anmälningsärenden 13 Delegationsbeslut 14 Kvalitetspris 2016 Föredragande: Mattias Ask

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Christina Erlandsson ON 2017/ Omsorgsnämnden Remiss Nationell läkemedelslista Förslag till beslut Omsorgsnämnden föreslår att Kommunfullmäktige godkänner förslaget till en ny lag, lagen om nationell läkemedelslista. Bakgrund I promemorian lämnas förslag till en ny lag; lagen om nationell läkemedelslista. Den nya lagen föreslås ersätta lagen 1996:1156 om receptregister och lagen 2005:258 om läkemedelsförteckning. Utgångspunkten för förslaget är att förbättra patientsäkerheten. Idag finns uppgifter om patientens läkemedelsbehandling uppdelade i flera källor t.ex. patientjournalen, receptregistret och läkemedelsförteckningen. Förutsättningarna för åtkomst till dessa källor varierar för patienter och hälso- och sjukvårdspersonal. Ingen av dessa källor innehåller i dagsläget en fullständig dig information och därför är det svårt att få en helhetsbild av patientens aktuella läkemedelsbehandling, vilket medför att det kan uppstå patientsäkerhets- risker i läkemedelsprocessens olika steg. Det övergripande målet med en nationell läkemedelslista är att skapa en samlad bild av patientens läkemedelsbehandling, oavsett var i landet patienten har ordinerats eller hämtat ut sina läkemedel. Underlaget för expediering av receptförskrivna läkemedel ska vara kopplat till den läkemedelsordination som ligger till grund för förskrivningen. Idag existerar inte en sådan koppling vilket gör att patienten riskerar att få inaktuella recept expedierade. Enligt förslaget är den nationella läkemedelslistan ett register hos E- hälsomyndigheten som i ett första steg ska innehålla uppgifter om förskrivna läkemedel. Registret ska ersätta två nuvarande register receptregistret och läkemedelsförteckningen. Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Christina.Erlandsson@kalmar.se

4 ON 2017/ (3) Den nya nationella läkemedelslistan byggs på en strukturerad och fördefinierad information som är obligatorisk för vårdgivare. Registret ska innehålla information om: Förskriven vara och aktiv substans, läkemedlets behandlingslängd, ordinationsorsak, datum för utfärdande och datum för uppföljning eller utsättning av läkemedelsordinationen, patientuppgifter och uppgift om samtycke, förskrivarens uppgifter, kostnad, fullmakt samt genomförande av en läkemedelsgenomgång. Sammanfattning Sjuksköterskans roll inom den kommunala hemsjukvården är att ta fram information som underlättar för läkaren att bedöma patientens hälsotillstånd och fatta beslut om vidare behandling. Osäkerheten över vad som är den fullständiga och korrekta informationen avseende patientens aktuella läkemedel leder i nuläget till att sjuksköterskor i den kommunala hälso- och sjukvården får ägna betydande del av sin arbetstid att efterforska och säkra aktuell läkemedelsinformation. Antalet slutenvårdsplatser minskar samtidigt som antalet äldre och multisjuka ökar. Den kommunala hemsjukvården får ett allt större ansvar för avancerad sjukvård i hemmen träder den nya lagen om utskrivning från slutenvården i kraft. Lagen ställer höga krav på en trygg och effektiv utskrivningsprocess. Primärvården får tillsammans med hemsjukvården en mer framträdande roll. Huvuddelen av hemsjukvårdspatienterna har hjälp med sin medicinering och har ofta flera olika läkemedel. I en svensk studie som presenterades i Läkartidningen 2012 jämfördes patienternas egna uppgifter om aktuella ordinationer av förskrivna läkemedel både med ordinationer som var dokumenterade i läkemedelslistan och med uppgifter om aktuella förskrivningar i den receptlista som patienter kan få ut på apotek. Kartläggningen gällde främst förekomsten av aktuella ordinationer, inaktuella ordinationer, receptdubbletter och saknade aktuella ordinationer. Studien visade att åtta av tio patienter med fem eller flera läkemedel hade minst en avvikelse mellan aktuell medicinering och ordinationer i patientjournalens läkemedelslista. Andelen avvikelser mellan båda listorna var i genomsnitt 29%. En studie i Kalmar län 2010 visade att var femte recept var felaktigt på grund av inaktuella förskrivningar eller receptdubbletter och dubbelmedicinering. Detta innebär betydande patientsäkerhetsrisker och motverkar arbetet med undvikbar slutenvård och återinläggningar på sjukhus. För hälso- och sjukvårdspersonalen innebär det ett tidsödande merarbete att behöva kontrollera och säkerställa att patienterna får rätt läkemedel. Även om införandet av en nationell läkemedelslista innebär höga kostnader initialt kommer det innebära en betydande tidsbesparing för samtlig hälso- och sjukvårdspersonal och framför allt leda till en ökad patientsäkerhet. Christina Erlandsson Verksamhetschef HSL

5 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Johan Råberg ON 2017/ Omsorgsnämnden Granskning av omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner omsorgsförvaltningens förslag till svar på rekommendationerna i samband med revisionsrapporten om minskad ohälsa bland anställda. Bakgrund Granskning av omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda sjukfrånvaron har ökat kraftigt i riket som helhet sedan 2010 och det gäller även i omsorgsnämnden i Kalmar kommun. Arbetet med att minska ohälsa bland anställda består både av förebyggande åtgärder och rehabilitering. Arbetsgivarens ansvar och skyldig- heter inom området är i stor utsträckning reglerade i lag. Ernst & Young AB (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun granskat omsorgs- nämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda. Enligt genomförd granskning är den sammanvägda bedömningen att omsorgsnämnden inte fullt ut bedriver en ändamålsenlig styrning och uppföljning av förebyggande insattser och rehabilitering vid ohälsa bland anställda. Denna bedömning vilar på ett flertal iakttagelser som redovisas i bifogad revisionsrapport. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ges följande rekommendationer, vilka vi ställer oss bakom: Omsorgsförvaltningen V-Chef_Avd Chef Adress Box 848, Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx Fax johan.raberg@kalmar.se

6 ON 2017/ (2) inom ramen för den interna kontrollen säkerställa att åtgärdsprogram för att minska ohälsan verkställs och ger avsedd effekt, ge förvaltningen i uppdrag att analysera om det föreligger ett samband mellan rörlig placering och korttidssjukskrivningar, och vid behov vidta åtgärder, förstärka samarbetet med Kommunhälsan avseende det förebyggande uppdraget, säkerställa ett rimligt antal medarbetare per chef, implementera Arbetsmiljöverkets förordning Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). ett förslag på svar på rekommendationerna, se bilaga 3 Mattias Ask Förvaltningschef Johan Råberg Administrativchef Bilagor 1. Sammanfattning Kommunens revisorer 2. Revisionsrapport EY 3. Åtgärder med anledning av granskning av omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda 4. Årlig rutin för systematiskt arbetsmiljöarbete på omsorgsförvaltningen i Kalmar kommun

7

8 Revisionsrapport Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2016 Kalmar kommun Granskning av omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda

9 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionskriterier Genomförande Granskningsresultat Styrning Ansvarsfördelningen gällande förebyggande åtgärder och rehabilitering Kartläggning och analys av sjukfrånvaro Förebyggande aktiviteter Rehabiliteringsprocessen Återrapportering till omsorgsnämnden Sammanfattande bedömning Svar på revisionsfrågorna Sammanvägd bedömning och rekommendationer...14 Bilagor: Bilaga 1 Källförteckning

10 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun granskat omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda. Vår sammanvägda bedömning är att omsorgsnämnden inte fullt ut bedriver en ändamålsenlig styrning och uppföljning av förebyggande insatser och rehabilitering vid ohälsa bland anställda. Vi grundar vår bedömning på följande iakttagelser: Omsorgsnämnden har uppmärksammat problematiken med hög sjukfrånvaro och beslutat om en tydligt och mätbart mål om minskad sjukfrånvaro, vilket överensstämmer med det av kommunfullmäktige beslutade målet att sjukfrånvaron ska minska. I riskbedömningen som 2017 års interna kontrollplan grundas på har sjukfrånvaro identifierats som en risk som ska åtgärdas genom att arbeta fram ett 10-stegsprogram. Att utarbeta åtgärdsprogram är inte en metod för att kontrollera att verksamheten fungerar. Om åtgärdsprogram har tagits fram, kan nämnden däremot inom ramen för den interna kontrollen säkerställa att programmet genomförs. Det finns en tydlig och ändamålsenlig fördelning av ansvar för förebyggande åtgärder och rehabilitering. Långtidssjukskrivningarna har kartlagts och analyserats och åtgärder kommer att vidtas på individnivå. Analysen av orsaker till korttidsfrånvaro är otillräcklig och behöver utvecklas. Det framkommer uppgifter om att det kan finnas ett samband mellan korttidssjukskrivningar och rörlig placering på viss del av tjänsterna. Nämnden har beslutat om förebyggande aktiviteter och förvaltningsledningen har tagit initiativ som syftar till att förbättra arbetssituationen, men detta är inte fullt ut kommunicerat och förankrat i organisationen Det finns en ändamålsenlig rehabiliteringsprocess, men det är av vikt att säkerställa att det finns förutsättningar att arbeta utifrån processen. Den pågående översynen av antal medarbetare per chef kan vara en del av detta. Vi rekommenderar omsorgsnämnden att: inom ramen för den interna kontrollen säkerställa att åtgärdsprogram för att minska ohälsan verkställs och ger avsedd effekt ge förvaltningen i uppdrag att analysera om det föreligger ett samband mellan rörlig placering och korttidssjukskrivningar, och vid behov vidta åtgärder förstärka samarbetet med Kommunhälsan avseende det förebyggande uppdraget säkerställa ett rimligt antal medarbetare per chef implementera Arbetsmiljöverkets förordning Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4).

11 2. Inledning 2.1. Bakgrund Sjukfrånvaron har ökat kraftigt i riket som helhet sedan 2010 och det gäller även i omsorgsnämnden i Kalmar kommun. Mellan 2013 och 2015 ökade den totala sjukfrånvarotiden i nämndens egna verksamheter från 7,99 till 9,98 procent av den sammanlagda ordinarie arbetstiden. Därtill noteras att omsorgsnämnden sjukfrånvarotid är högre än genomsnittlig tid för kommunen som 2015 uppgick till 6,8 %. Arbetet med att minska ohälsa bland anställda består både av förebyggande åtgärder och rehabilitering. Arbetsgivarens ansvar och skyldigheter inom området är i stor utsträckning reglerade i lag. Enligt arbetsmiljölagen har arbetsgivaren ansvar för att vidta alla nödvändiga åtgärder för att förebygga ohälsa och olyckor i arbetet. Dessutom har arbetsgivaren enligt socialförsäkringsbalken ett ansvar för att vidta de åtgärder som behövs för en effektiv rehabilitering. Det finns också krav på att ha en lämpligt organiserad verksamhet för arbetsanpassning och rehabilitering. Enligt Allmänt reglemente för Kalmar kommun är nämnderna anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs och entledigas av kommunstyrelsen. Nämnderna har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ligger inom kommunstyrelsens ansvar. Som exempel kan nämnas ett övergripande ansvar för personalpolitik och ansvar för företagshälsovården. I övrigt ligger således ansvaret för arbetsmiljö hos omsorgsnämnden. Mot bakgrund av detta har de förtroendevalda revisorerna beslutat att genomföra en granskning av arbetet för minskad ohälsa bland omsorgsnämndens anställda Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om omsorgsnämnden bedriver en ändamålsenlig styrning och uppföljning av förebyggande insatser och rehabilitering vid ohälsa bland anställda. Utgångspunkten i granskningen är omsorgsnämndens hälsofrämjande arbete för att minska sjukfrånvaron och dess åtgärdsprogram. Följande revisionsfrågor besvaras: Finns det en ändamålsenlig strategi för nämndens arbete med att minska ohälsan bland anställda? Säkerställer nämnden att förvaltningen arbetar effektivt för att förebygga ohälsa bland sina anställda? Är ansvarsfördelningen gällande förebyggande åtgärder och rehabilitering ändamålsenlig? Har det gjorts någon kartläggning av ohälsa och sjukfrånvaro samt möjliga orsaker och är kartläggningen tillräcklig? Vilken analys och bedömning har gjorts med anledning av ökad sjukfrånvaro och eventuell kartläggning? Genomförs det aktiviteter för att förebygga ohälsa bland personalen? Finns det en ändamålsenlig rehabiliteringsprocess? Sker det en tillräcklig uppföljning och återrapportering sker till nämnden?

12 2.3. Revisionskriterier Arbetsmiljölagen och AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete I arbetsmiljölagen (AML) finns regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Systematiskt arbetsmiljöarbete definieras i AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete som "arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås". AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö Syftet med föreskriften, som trädde i kraft 31 mars 2016, är att främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Resurserna ska anpassas till kraven i arbetet. Arbetsgivaren ska även vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa hos arbetstagarna. Vidare ska arbetsgivaren vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna. Socialförsäkringsbalken Den som arbetar i Sverige är enligt socialförsäkringsbalken (2010:110) försäkrad för rehabilitering. Arbetsgivaren ansvarar enligt denna lag för att de åtgärder vidtas som behövs för en effektiv rehabilitering. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbetsanpassning och rehabilitering (AFS 1994:1) Arbetsgivaren ska organisera och bedriva verksamhet med arbetsanpassning och rehabilitering för arbetstagarna. Arbetsgivaren ska ange mål för verksamheten med arbetsanpassning och rehabilitering. Arbetsgivaren ska fortlöpande ta reda på vilka behov av åtgärder för arbetsanpassning och rehabilitering som finns bland arbetstagarna. Arbetsgivaren ska så tidigt som möjligt påbörja arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering för de arbetstagare som har behov av det. Kalmar kommuns Verksamhetsplan med budget 2016 Kommunfullmäktige fastställer i Verksamhetsplan med budget 2016 att Kalmar kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare och ett föredöme. Kommunen ska attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och även avveckla personal för ett hållbart arbetsliv. En trygg arbetsmiljö ska eftersträvas där människor trivs och känner sig delaktiga. Ledarskapet ska stärkas och personalprocesserna ska vara kostnadseffektiva och kvalitetssäkrade. Följande mål gäller för 2016: Vid utgången av 2016 ska rätten till heltid (önskad sysselsättningsgrad) vara genomförd på nämnder och bolag. Arbetet ska ske inom befintliga budgetramar. Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad. Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag Genomförande Granskningen bygger på dokumentstudier och intervjuer (se bilaga 1 för källförteckning). De intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten.

13 3. Granskningsresultat 3.1. Styrning Iakttagelser Omsorgsnämnden beslutade / 94 om mål och aktiviteter för omsorgsnämnden Inom området verksamhet och medarbetare fastställdes bl.a. följande: Mål Sjukfrånvaron ska minska med 1 procentenhet årligen. Resultat av hållbart medarbetareengagemang ska årligen öka. Aktiviteter fortsätta arbetet med hälsoduken utbildning i hälsofrämjande insatser mäta frisknärvaro tydliggöra ömsesidiga förväntningar mellan anställd och arbetsgivare utveckla introduktion av nyanställda utveckla en lärande organisation öka antalet arbetsplatsträffar Omsorgsnämnden beslutade därutöver / 95 att införa ett årligt friskvårdsbidrag om 800 kr per anställd under två år. Friskvårdsbidraget var ett pilotprojekt som permanentas 2017 då det också införs i hela kommunen. Av Verksamhetsplan 2016, fastställd av omsorgsnämnden / 111 framgår att arbetet med att minska sjukfrånvaron är ett område med hög prioritet och att enheter med sjukfrånvaro över 10 procent kommer att prioriteras. Vidare framkommer att omsorgsförvaltningen under 2015 formade ett 14-punktsprogram för att nå en mer hälsofrämjande arbetsplats och minskad sjukfrånvaro, vilket under 2016 ska sjösättas fullt ut. Åtgärdsprogrammet har kommunicerats muntligt till nämnden och via veckobrev till samtliga anställda i förvaltningen i oktober 2015, och det har även behandlats i facklig samverkan. Följande 14 punkter ingår i åtgärdsprogrammet: 1. Workshop med fokus på medarbetarskap och minskad sjukfrånvaro 2. Hälsoduken arbete med friskfaktorer på arbetsplatsen 3. Erbjuda anställda influensavaccin 4. Prioritera alla enheter med extra hög frånvaro 5. Särskild resurs för att utveckla arbetet med bedömningar av arbetsförmågan 6. Utbildningspaket för chefer fokus på psykosocial arbetsmiljö samt psykisk ohälsa 7. Utse hälsoinspiratörer som arbetar tillsammans med enhetschef i det vardagsnära arbetet. 8. Bygga upp intern kunskapsbank och fortsätta med workshop för att lära av varandra 9. Pågående projekt för att minska ofrivilliga delade turer. 10. Hälsoscheman ökad kunskapsinhämtning och informationsspridning 11. Fler enheter lägger egna scheman 12. Mer fokus på insats istället för tidsjakt i hemtjänst 13. Resurspott för extra bemanning vid särskilda vård- och omsorgsbehov 14. Införande av friskvårdsbidrag till tillsvidareanställd personal i omsorgsförvaltningen, 800:- /anställd.

14 Vid intervjuer betonas att när nuvarande nämnd tillträdde 2015 fanns det inte några målsättningar för verksamheten. Omsorgsnämnden har lagt vikt vid att arbeta fram mål och att kommunicera målsättningarna till hela verksamheten. I inledningen av 2016 bjöds samtliga 1400 anställda in till omsorgsdagar vid vilka målen och genomförandeplanen gicks igenom. Eftersom minskad sjukfrånvaro är ett av målen har det enligt de intervjuade blivit ett ökat fokus på den frågan. De intervjuade känner till flera av de aktiviteter som nämnden har beslutat om, men däremot inte att det finns ett 14-punktsprogram. Omsorgsnämnden beslutade / 48 om intern kontrollplan för Riskanalys och intern kontrollplan avseende 2016 omfattar endast ekonomiska aspekter, men ska till 2017 utökas till att även omfatta verksamhetsrisker. Omsorgsnämnden informerades / 71 om genomförd riskbedömning av omsorgsverksamheten. Bland verksamhetsrisker har förvaltningen identifierat sjukfrånvaro som en risk som bedömts som tillräckligt hög för att åtgärd ska vidtas. Den föreslagna åtgärden består i att ett 10-stegsprogram ska arbetas fram. Omsorgsnämnden beslutade / 83 om intern kontrollplan för Bedömning Omsorgsnämnden har uppmärksammat problematiken med hög sjukfrånvaro och beslutat om en tydligt och mätbart mål om minskad sjukfrånvaro, vilket överensstämmer med det av kommunfullmäktige beslutade målet att sjukfrånvaron ska minska. Omsorgsnämnden har även beslutat om aktiviteter som ska genomföras. Omsorgsförvaltningen har arbetat fram ett åtgärdsprogram som nämnden muntligen informerats om. Den interna kontrollen ska omfatta såväl ekonomi som verksamhet. Det kommer den att göra från och med 2017, vilket är positivt. I riskbedömningen har sjukfrånvaro identifierats som en risk som ska åtgärdas genom att arbeta fram ett 10-stegsprogram. Intern kontroll är nämndens instrument för att kontrollera att verksamheten fungerar utifrån styrdokument och fattade beslut. Att utarbeta åtgärdsprogram är enligt vår bedömning inte en metod för att kontrollera att verksamheten fungerar. Om åtgärdsprogram har tagits fram, kan nämnden däremot inom ramen för den interna kontrollen säkerställa att programmet genomförs. Enligt vår bedömning bör omsorgsnämnden genom den interna kontrollen förvissa sig om att beslutade aktiviteter för att minska sjukfrånvaron verkställs samt följa upp hur de fungerar. På så vis kan omsorgsnämnden säkerställa att förvaltningen arbetar effektivt för att förebygga ohälsa 3.2. Ansvarsfördelningen gällande förebyggande åtgärder och rehabilitering Iakttagelser Omsorgsnämnden är enligt reglementet anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning och har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde. Kalmar kommuns riktlinjer för arbetsmiljöarbetet finns dokumenterade i en kommungemensam verksamhetshandbok. Organisation och ansvarsfördelning finns beskrivet i dokumentet Systematiskt arbetsmiljöarbete. Hur arbetsmiljöuppgifter ska fördelas framgår av dokumentet Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från nämnd till förvaltningschef. Omsorgsnämnden följer de kommunala riktlinjerna. Arbetsmiljöuppgifter har fördelats till förvaltningschefen, som fördelat vidare till enhetschefer. Chefer ansvarar bl.a. för att kartlägga och bedöma riskfaktorer i syfte att förebygga ohälsa och olycksfall, vid behov upprätta handlingsplaner för åtgärder, utreda ohälsa, arbetsskador och tillbud och arbeta med arbetsanpassning och rehabilitering. Uppföljning sker genom samverkan på central och lokal nivå, årlig

15 uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, genomgång av arbetsskador och tillbud, genomgång av sjukfrånvarostatistik samt medarbetarenkät. Underlag till det förebyggande arbetsmiljöarbetet erhålls via årliga skyddsronder samt genom en medarbetarenkät som genomförs vartannat år. Framöver kommer omsorgsförvaltningen att upprepa de arbetsmiljörelaterade frågorna i medarbetarenkäten i en särskild arbetsmiljöenkät som genomförs de år då medarbetarundersökning inte görs. Kalmar kommun har en egen företagshälsovård, Kommunhälsan, som ska vara en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering. Uppföljning av arbetsskadeanmälningar och tillbud sker via Kommunhälsan som rapporterar till respektive förvaltning med redovisningar till de centrala samverkansgrupperna, som tillika utgör skyddskommittéer. Riskbedömning och handlingsplan upprättas tillsammans med berörda skyddsombud och ligger till grund för de aktiviteter som genomförs under året för att hantera de arbetsmiljörisker som noterats. Ytterligare riskbedömning görs löpande under året, bland annat i samband med ny biståndsbedömning. Förvaltningarna anställer inte HR-personal, utan dessa anställs av kommunstyrelsen och tillhör personalenheten vid kommunledningskontoret. Vid personalenheten finns det tre personer som arbetar riktat mot omsorgsförvaltningen och som fysiskt är placerade i förvaltningen Bedömning Det finns en tydlig och ändamålsenlig fördelning av ansvar för förebyggande åtgärder och rehabilitering Kartläggning och analys av sjukfrånvaro Iakttagelser utifrån dokumentstudier Statistik och nyckeltal sammanställs per tertial på förvaltningsnivå. Omsorgsnämndens Årsrapport 2015 innehåller ett personalbokslut i vilket följande redovisas: Sjukfrånvaro i % av arbetad tid Kvinnor 8,60 Män 3,70 Totalt 7,99 Sjukfrånvaro mer än 59 dagar i % av total sjukfrånvaro Kvinnor 42,80 Män 17,80 Totalt 41, Kvinnor 8,60 Kvinnor 9,90 Män 3,70 Män 4,72 Totalt 7,99 Totalt 9,98 Kvinnor 46,60 Män 12,80 Totalt 44,60 Tabell 1. Personalnyckeltal. Källa: Omsorgsnämndens Årsrapport Kvinnor 47,90 Män 19,40 Totalt 46,40 Tabell 1 visar att såväl korttids- som långtidssjukfrånvaron har ökat under åren Personalbokslutet innehåller även uppgifter om antal arbetsskadeanmälningar och typ av olycksfall/sjukdom. Det görs dock ingen analys av uppgifterna. I Delårsbokslut och verksamhetsuppföljning efter tertial två 2016 redovisas måluppfyllelsen. Det lämnas också kommentarer till måluppfyllelsen enligt nedan.

16 Nämndmål Sjukfrånvaron ska minska med 1 procentenhet årligen. Kommentarer: Hälsofrämjande arbete pågår på enheterna. Effekterna kan vara minskad sjukfrånvaro, korttid. Insatser sätts in för dem med hög korttidsfrånvaro. Sjukfrånvaron har minskat från årsskiftet från 10,61% till 6,32 % för juli Aktivitet Status Kommentar Frisknärvaro 1 Gul Fram till juli ,33 %. Förbättring jämfört med 2015 (33,97%) Sjukstatistik Gul Fram till juli ,32 %. Förbättring jämfört med 2015 (6,99 %) Samverkan med Kommunhälsan Gul Ny chef för Kommunhälsan ingår numera i förvaltningens centrala samverkansgrupp. Gemensam analys ska göras av genomförd inventering av långtidssjukskrivningar. Nämndmål Resultat av hållbart medarbetareengagemang ska årligen öka. Kommentar: Flera aktiviteter genomförs och planeras för att nå målet. Omsorgens dag är genomförd. Nyhetsbrev varje vecka till samtliga anställda. Mätning görs genom medarbetarenkät under hösten. Vid APT redovisar enhetschef enhetens verksamhetsuppföljning av mål och aktiviteter. Aktivitet Status Kommentar Omsorgens dag Grön Utveckla dialog till medarbetare Gul Nyhetsbrev skickas fortfarande ut samt att flödet med information har ökat. Prata medarbetarskap Gul HR har varit ute på flera arbetsplatser och ytterligare APT är bokade under hösten. I omsorgsnämndens Delårsbokslut och verksamhetsuppföljning efter tertial två 2016 redovisas sjuklön och sjukfrånvaro i diagram. Det lämnas inga kommentarer till diagrammen. Diagram 2. Sjuklön ackumulerat per månad. Källa: Delårsbokslut och verksamhets-uppföljning efter tertial två Med frisknärvaro avses andel personer som inte haft någon sjukdag.

17 Diagram 2 visar att den ackumulerade sjuklönen fram till augusti 2016 ligger på en lägre nivå än 2015, men högre än Diagram 3 nedan visar att sjukfrånvaron 2016 fortsatt ligger på en högre nivå i omsorgsnämnden än i kommunen som helhet. Diagram 3: sjukfrånvaro i % av arbetad tid. Källa: material från personalavdelningen. Diagram 4 nedan visar sjukfrånvaron vid omsorgsförvaltningen Sjukfrånvaron steg i början av 2015 och har sedan dess legat på en högre nivå än tidigare år. Under 2016 har sjukfrånvaron inte minskat, utan ligger kvar på 2015 års nivåer. Diagram 4: Sjukfrånvaro i % av arbetad tid vid omsorgsförvaltningen Källa: material från personalavdelningen.

18 Iakttagelser från intervjuer Sjukfrånvaron följs löpande upp i IT-stödet Hypergene, i vilket sjukfrånvaron åskådliggörs på enhetsnivå. Enhetscheferna kan därmed följa utvecklingen vad gäller såväl korttids- och långtidssjukskrivningar. Två gånger per år och enhet genomförs verksamhetsuppföljningsmöten (VUF) då enhetschefen stämmer av bl.a. utvecklingen av sjuktalen med förvaltningschef, ekonomichef, administrativ chef och HR-personal. Tätare uppföljningar sker med de enhetschefer som uppvisar sämre nyckeltal. Enligt de intervjuade finns stora skillnader i sjuktal mellan olika enheter. Variationerna tros bero på skillnader i ledarskap samt olika förutsättningar. Ett fåtal långtidssjukskrivningar påverkar statistiken mycket. Kommunhälsan har i uppdrag att vid samtliga förvaltningar analysera rehabiliteringsärenden och inventera långtidssjukskrivna (ärenden som överskrider 15 dagars sjukskrivning). Inventeringen vid omsorgsförvaltningen är genomförd och ska nu följas av individuella åtgärder. De intervjuade ser positivt på att inventeringen har genomförts och på det arbete som nu följer av inventeringen. Att ohälsotalen är högre i omsorgsnämnden än resten av kommunen kan enligt intervjuade bero på ett flertal faktorer som t.ex. hög medelålder, förekomst av förslitningsskador och att personal i omvårdande yrken utsätts för smittor. Att sjukskrivningstalen steg under 2015 kan enligt intervjuad personal och enhetschefer ha ett samband med att besparingar genomfördes under det året, framför allt inom särskilda boenden där grundbemanningen sänktes från tre till två personal per avdelning. Enligt intervjuade enhetschefer och personal har fokuseringen på att få ekonomin i balans lett till frustration då personalen inte känner att de kan utföra arbetet på samma sätt som tidigare. De upplevs som svårt att leva upp till brukares och anhörigas förväntningar. Under hösten 2016 har omsorgsnämnden fattat beslut om att tillföra medel (7,5 mnkr på årsbasis) till särskilda boenden för social tid med de boende. I personalens scheman säkerställs att viss tid avsätts till varje boende och detta ligger utöver grundbemanningen, vilket ses som positivt, men det är ännu för tidigt för att se några effekter. Enligt förvaltningsledningen visade Arbetsmiljöverkets senaste inspektion på förekomst av stress och tidsbrist inom vissa hemtjänstenheter gällande kringtid, d.v.s. tiden som behövs för att förflytta sig mellan brukarna, dokumentera m.m. Detta är ett av ledningen sedan tidigare känt problem som ska åtgärdas med ett nytt nivåbaserat system för beviljade insatser. I det nya systemet som införs på försök i ett område under hösten 2016 kan den som samordnar hemtjänstpersonalen lägga ut rätt tid för kringtid i schemat. Intervjuade inom hemtjänstverksamheten uppger att brist på kringtid skapar förseningar, och att brukare kan bli arga på personalen när de kommer för sent. Personalen hinner inte heller träffas och ha rast tillsammans. En särskild satsning på rätt till heltidstjänstgöring har fått effekten att den genomsnittliga sysselsättningsgraden uppgår till 92 procent. För att lösa detta schemamässigt har rörlig placering införts, vilket innebär att personal med kort varsel placeras vid en annan enhet inom sitt team. I inledningen av 2016 minskades antalet team från sju till fyra. De större teamen har enligt intervjuade fört med sig att antalet boenden och hemtjänstgrupper som kan bli aktuella för rörlig placering har ökat. Dock finns det en överenskommelse mellan fack och arbetsgivare om turordning vid förflyttningar som innebär att personalen inte går mot hela teamet direkt, utan riktas mot vissa enheter direkt efter hemmaenheten innan hela teamet kan bli aktuellt. I genomsnitt utgör den rörliga tiden 10 procent av arbetstiden, men det finns stora olikheter mellan enheterna. En del blir inbokade som vikarier på sin egen enhet i så stor utsträckning att placering vid annan enhet inte förekommer.

19 Enhetschefer uppger att de i verksamhetssystemet Hypergene ser ett samband mellan korttidssjukskrivning och rörlig placering. Av intervjuer med enhetschefer och personal framkommer att förekomsten av rörlig placering ger upphov till ohälsa i form av oro, ångest och sömnstörningar. Det uppges även finnas ett tydligt samband mellan rörlig arbetstid och korttidssjukskrivningar, då personal sjukanmäler sig för att undvika dessa dagar. Andra undvikande strategier som nämns är att ta ut semesterdagar samt att på sin fritid bevaka scheman och uppkomna luckor vid andras frånvaro för att hitta tillfällen att arbeta extra på sin egen arbetsplats, och sedan byta ut det mot dagar med rörlig placering. Personer som arbetar på ett särskilt boende kan placeras inom hemtjänsten och vice verca. Såväl de som arbetar på särskilda boenden som hemtjänstpersonalen uppges föredra att placeras på särskilda boenden. Det finns anställda vid särskilda boenden som vare sig har körkort eller kan cykla, och som får ta sig fram till fots mellan vårdtagarna. Kvällen innan eller samma morgon kommer ett sms med uppgift om tjänstgöringsplats. En del vet inte på förhand om arbetstiden kommer att förläggas till dag eller kväll. De intervjuade beskriver att det inte finns någon som tar emot och introducerar. Vidare får de ett schema som inte är anpassat utifrån att de är nya i området och får leta sig fram till brukare som de inte vet någonting om. Enligt förvaltningsledningen ska introduktion erbjudas, men enligt intervjuade enhetschefer finns det inte möjlighet till det om enheten inte har ekonomin i balans vilket inte alla har. De intervjuade berättar att en del anställda har magont i två veckor innan det är dags för rörlig placering och att ovissheten inför en måndag med rörlig placering kan förstöra en hel helg. Vid ett särskilt boende har en enhetschef gjort en undersökning bland personalen som visat att 80 procent till och med föredrar delade turer framför rörlig placering. Personalen känner till att rörlig placering är en följd av att tjänstgöringsgraderna har ökat och har förståelse för att det är så, men de har synpunkter på omfattning och genomförande. De menar att personal vid boenden inte ska behöva arbeta i hemtjänsten, att arbetstiderna behöver vara kända i förväg och att antalet arbetsplatser vid vilka de kan placeras behöver minskas. Vidare menar att de inte har valt att arbeta i pool, och att det borde vara valbart då det finns vissa medarbetare som trivs med rörlig placering Bedömning Bedömningen är att sjukfrånvaron löpande följs upp. Långtidssjukskrivningarna har kartlagts och analyserats och åtgärder kommer att vidtas på individnivå, vilket är positivt. Vad gäller korttidssjukskrivningarna har inte samma kartläggning av orsaker och åtgärder genomförts. Det framkommer uppgifter om att det kan finnas ett samband mellan ökad tjänstgöringsgrad som fört med sig rörlig placering och sjuktal. Vi bedömer sammantaget att analysen av orsaker till korttidsfrånvaro är otillräcklig och behöver utvecklas Förebyggande aktiviteter Iakttagelser Omsorgsnämnden har beslutat om aktiviteter (se avsnitt ovan) och omsorgsförvaltningen har enligt intervjuad HR-personal en särskild metodpärm med förslag på hälsofrämjande aktiviteter att erbjuda på arbetsplatserna, som t.ex. hälsofrämjande ledarskap och medarbetarskap, gruppövningar och individuella övningar. Det uppges också bedrivas utbildnings- och utvecklingsaktiviteter. Kommunen erbjuder enhetscheferna ledarskapsutveckling och en särskild utbildning som riktar sig till chefer för att de ska se tidiga tecken på psykisk ohälsa.

20 Omsorgsnämndens presidium beskriver att det när nämnden tillträdde 2015 fanns beslut om besparingar som var nödvändiga för att åstadkomma en budget i balans. Det har väckt missnöje, men nämndens förhoppning är att det nu var ekonomin är i balans ska finnas utökat utrymme att arbeta med kvalitetsfrågor. Förvaltningsledningen beskriver olika initiativ som tagits för att förbättra arbetssituationen, exempelvis att öka grundbemanningen på vissa enheter och att utveckla arbetet med schemaläggning samt införandet av social tid på särskilda boenden. Vidare uppges att en översyn pågår av antalet medarbetare per chef, vilket uppgår till mellan 23 och 39. En enhet har nyligen delats för att den var för stor. Intervjuad personal uppfattar inte att omsorgsnämnden har en tydlig strategi för att förebygga och minska ohälsa. De uttrycker önskemål om att ledningen lyssnar mer på personalen. De upplever stress i vardagen och tycker inte att de hinner träffas för överlämningar eller för att utveckla verksamheten och lära av varandra. De saknar tid till att utveckla samarbete och arbetssätt och menar att det påverkar delaktigheten negativt. Friskvårdsbidraget på 800 kronor per år uppfattas av de intervjuade som positivt, men enligt de intervjuade är det relativt få och främst redan aktiva personer som har begärt ersättning för träningskort etc. Arbetsmiljöverkets förordning (AFS 2015:4) Organisatorisk och social arbetsmiljö har gåtts igenom med enhetscheferna och diskuterats i lokala samverkansgrupper. Enligt de intervjuade kommer det att arbetas vidare utifrån förordningen under hösten. Kommunens centrala personalavdelning har i kommunens hälsopolicy uppmanat förvaltningarna att ta fram egna planer för det hälsofrämjande arbetet som innehållet specifika mål och metoder samt aktiviteter med syfte att öka hälsan och välbefinnandet hos medarbetarna. Omsorgsförvaltningen har ännu inte arbetat fram någon sådan plan utöver tidigare nämnda åtgärdsprogram Bedömning Omsorgsnämnden har beslutat om förebyggande aktiviteter och förvaltningsledningen har tagit initiativ som syftar till att förbättra arbetssituationen, men detta är inte fullt ut kommunicerat och förankrat i organisationen. Det saknas en plan för det hälsofrämjande arbetet vilket är en brist. Det är av vikt att implementera Arbetsmiljöverkets förordning (AFS 2015:4) som syftar till att främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön Rehabiliteringsprocessen Iakttagelser I den kommungemensamma verksamhetshandboken finns dokumentet Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar process som är fastställt av personaldelegationen. Processen ska vara ett stöd för cheferna att uppfylla arbetsgivarens rehabiliteringsansvar. Processen beskriver flöde, roller och arbetsgivarens ansvar. I kommunen används IT-stödet Adato som är anpassat till arbetet med rehabilitering. Via Adato sker kontinuerlig uppföljning av nya ärenden. Respektive chef har ett ansvar att aktualisera rehabiliteringsinsatser dels vid upprepad korttidsfrånvaro, dels vid frånvaro längre än två veckor. Vidtagna åtgärder registreras och följs upp via Adato. Därmed finns alla journalanteckningar kring en individ samlade på ett ställe. Kommunhälsan kan erbjuda hälsosamtal i samband med upprepad korttidsfrånvaro, vilket kan utgöra ett första steg i kartläggningsarbetet kring den enskilda medarbetarens rehabiliteringsbehov.

21 Kommunhälsan fick nyligen en ny enhetschef och har enligt de intervjuade anammat ett nytt arbetssätt som mer utgår från verksamheternas behov. Kommunhälsan kommer framöver att fokusera mer på förebyggande insatser och anställa fler psykologer för att kunna möta den ökande psykiska ohälsan. Kommunhälsan har rekryterat en Hälsoutvecklare som kommer att samarbeta med omsorgsförvaltningen i det hälsofrämjande arbetet. De intervjuade är av uppfattningen att rehabiliteringsprocessen fungerar bra. De fackliga representanterna involveras och tycker att omsorgsförvaltningen följer de centralt utarbetade riktlinjerna. Samarbetet med Kommunhälsan uppges utvecklas i positiv riktning. Intervjuade enhetschefer menar dock att de på grund av många underställda har svårt att hinna med att följa upp korttidssjukskrivningar med sina medarbetare Bedömning Vi bedömer att rehabiliteringsprocessen är ändamålsenlig, men det är av vikt att säkerställa att det finns förutsättningar att arbeta utifrån processen. Den pågående översynen av antal medarbetare per chef kan vara en del av detta Återrapportering till omsorgsnämnden Iakttagelser Omsorgsnämndens mål och verksamhetsplan följs upp i samband med tertialrapport, delårsbokslut och årsredovisning. Det framgår av omsorgsnämndens protokoll att sjukfrånvaro och annan statistik löpande följs upp vid nämndens sammanträden. Omsorgsnämnden får även muntlig information från tjänstemän / 20 fick nämnden information om det hälsofrämjande arbetet, innefattande bl.a. rehabiliteringsprocessen och olika aktiviteter på gruppoch individnivå / 21 tog omsorgsnämnden del av den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet, som skett i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1. Omsorgsnämnden informerades / 75 om genomförd inventering av långtidssjukskrivningar Bedömning Återrapporteringen är tillräcklig så till vida att omsorgsnämnden får skriftlig uppföljning per tertial samt muntliga föredragningar av tjänstemän. Dock saknas systematisk och dokumenterad uppföljning och analys av beslutade aktiviteter och åtgärdsprogram

22 4. Sammanfattande bedömning 4.1. Svar på revisionsfrågorna Revisionsfråga Finns det en ändamålsenlig strategi för omsorgsnämndens arbete med att minska ohälsan bland anställda? Säkerställer omsorgsnämnden att förvaltningen arbetar effektivt för att förebygga ohälsa bland sina anställda? Är ansvarsfördelningen gällande förebyggande åtgärder och rehabilitering ändamålsenlig? Har det gjorts någon kartläggning av ohälsa och sjukfrånvaro samt möjliga orsaker och är kartläggningen tillräcklig? Sker tillräcklig analys och bedömning av sjukfrånvaro och eventuell kartläggning? Genomförs det aktiviteter för att förebygga ohälsa bland personalen? Finns det en ändamålsenlig rehabiliteringsprocess? Sker det en tillräcklig uppföljning och återrapportering till nämnden? Svar Omsorgsnämnden har uppmärksammat problematiken med hög sjukfrånvaro och beslutat om en tydligt och mätbart mål om minskad sjukfrånvaro, vilket överensstämmer med det av kommunfullmäktige beslutade målet att sjukfrånvaron ska minska. Omsorgsnämnden har även beslutat om aktiviteter som ska genomföras. Förvaltningen har tagit fram ett åtgärdsprogram med 14 punkter. Det saknas en plan för det hälsofrämjande arbetet vilket är en brist. Nej, bedömningen är att omsorgsnämnden inte fullt ut säkerställer att förvaltningen arbetar effektivt för att förebygga ohälsa. Omsorgsnämnden följer upp sina målsättningar per kvartal och får löpande muntlig information, men använder inte den interna kontrollen till att förvissa sig om att beslutade aktiviteter för att minska sjukfrånvaron verkställs och fungerar. Ja, det finns en tydlig och ändamålsenlig fördelning av ansvar för förebyggande åtgärder och rehabilitering. Ja, långtidssjukskrivningarna har kartlagts och analyserats och åtgärder kommer att vidtas på individnivå, vilket är positivt. Vad gäller korttidssjukskrivningarna har inte samma kartläggning av orsaker och åtgärder genomförts. Det framkommer uppgifter om att det kan finnas ett samband mellan rörlig placering och sjuktal. Vi bedömer sammantaget att analysen av orsaker till korttidsfrånvaro är otillräcklig och behöver utvecklas. Ja, det genomförs förebyggande aktiviteter och det har tagits initiativ för att förbättra arbetssituationen, men detta är inte fullt ut kommunicerat och förankrat i organisationen. Ja, vi bedömer att rehabiliteringsprocessen är ändamålsenlig, men det är av vikt att säkerställa att det finns förutsättningar att arbeta utifrån processen. En pågående översyn av antal medarbetare per chef kan vara en del av detta. Delvis. Omsorgsnämnden får skriftlig uppföljning per tertial samt muntliga föredragningar av tjänstemän. Dock saknas systematisk och dokumenterad uppföljning och analys av beslutade aktiviteter och åtgärdsprogram Sammanvägd bedömning och rekommendationer Vår sammanvägda bedömning är att omsorgsnämnden inte fullt ut bedriver en ändamålsenlig styrning och uppföljning av förebyggande insatser och rehabilitering vid ohälsa bland anställda.

23 Vi rekommenderar omsorgsnämnden att: inom ramen för den interna kontrollen säkerställa att åtgärdsprogram för att minska ohälsan verkställs och ger avsedd effekt ge förvaltningen i uppdrag att analysera om det föreligger ett samband mellan rörlig placering och korttidssjukskrivningar, och vid behov vidta åtgärder förstärka samarbetet med Kommunhälsan avseende det förebyggande uppdraget säkerställa ett rimligt antal medarbetare per chef implementera Arbetsmiljöverkets förordning Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) Kalmar den 15 december 2016 Ann-Mari Ek Certifierad kommunal yrkesrevisor EY Linus Aldefors EY

24 Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade Omsorgsnämndens presidium Förvaltningschef Ekonomichef Administrativ chef HR-ansvarig Fackliga representanter Enhetschefer, särskilda boenden och hemtjänst Personal vid särskilda boenden och hemtjänst Dokument Verksamhetsplan med budget 2016, Kalmar kommun Omsorgsnämndens verksamhetsplan 2016 Omsorgsnämndens delårsbokslut och verksamhetsuppföljning efter tertial två 2016 Omsorgsnämndens Årsrapport 2015 Omsorgsnämndens protokoll och handlingar års uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet

25 Handläggare Tjänsteskrivelse Datum Peter Carlsson Åtgärder med anledning av granskning av omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun har EY granskat omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa bland de anställda. EY har i samband med granskningen noterat att omsorgsnämnden inte fullt ut bedriver en ändamålsenlig styrning och uppföljning av förebyggande insatser och rehabilitering vid ohälsa bland anställda. EY rekommenderar omsorgsnämnden att: 1. Inom ramen för den interna kontrollen säkerställa att åtgärdsprogram för att minska ohälsan verkställs och ger avsedd effekt. 2. Ge förvaltningen i uppdrag att analysera om det föreligger ett samband mellan rörlig placering och korttidssjukskrivningar, samt vid behov vidta åtgärder. 3. Förstärka samarbetet med kommunhälsan (nu arbetsmiljöenheten) avseende det förebyggande uppdraget. 4. Säkerställa ett rimligt antal medarbetare per chef. 5. Implementera Arbetsmiljöverkets förordning Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). Föreliggande rapport innehåller förslag till åtgärder avseende punkterna Att inom ramen för den interna kontrollen säkerställa att åtgärdsprogram för att minska ohälsan verkställs och ger avsedd effekt. Omsorgsnämndens uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet på förvaltningen bör förtydligas i en årsplan. Årsplanen bör utgöra en grund för arbetsmiljöarbetet på förvaltningen och ange, dels vilka delar arbetet skall innehålla och dels när dessa skall vara genomförda. Årsplanen anger även återkommande uppföljningstillfällen då omsorgsnämnden utövar sitt uppföljningsansvar för arbetsmiljöarbetet. Vid uppföljningen granskar nämnden vidtagna åtgärder för minskad ohälsa utifrån en på förvaltningen central handlingsplan för minskad ohälsa. En sådan handlingsplan upprättas i samband med införande av årsplanen för att tydligare samla och styra förvaltningens arbetsmiljöarbete. Administrativa enheten Omsorgsförvaltningen Adress Tel vx

26 2 (3) Bilaga: Årlig rutin SAM omsorgsförvaltningen. Central arbetsmiljöplan för omsorgsförvaltningen. 2. Att ge förvaltningen i uppdrag att analysera om det föreligger ett samband mellan rörlig placering och korttidssjukskrivningar, samt vid behov vidta åtgärder. Enhetschefer har vid intervju med revisorerna uppgivit att de i verksamhetssystemet Hypergene sett ett samband mellan korttidssjukskrivning och rörlig placering (så kallade norr eller söderturer ). För att utreda frågan närmare har ett stickprov gjorts i verksamheten där fyra enheter slumpats fram. En förutsättning för urvalet har varit att samtliga enheter i urvalet måste innehålla medarbetare som varit korttidsfrånvarande på grund av sjukdom under november månad I urvalet har en fördelning gjorts på hemtjänst samt boenden. Urvalet innehåller följande enheter: Deltagande enheter Antal sjuka medarbetare i november under ordinarie arbetstid Norr 3 Lindsdal 12 0 Norr 13 Oxhagshemmet 13 1 Söder 7 Tegelviken/Konvaljen 7 0 Söder 6 Stensberg 11 0 Summa 43 1 Antal sjuka medarbetare i november under rörlig arbetstid (norr eller södertur) Man kan av ovanstående studie sluta sig till att det inte finns någon självklar koppling mellan rörlig tid och sjukfrånvaro. I det aktuella urvalet har endast en medarbetare av totalt 44, som haft sjukfrånvaro under november månad, haft en sjukfrånvaro som även omfattat rörlig tid. Övrigas sjukfrånvaro har helt och hållet infallit under fast tid. 3. Att förstärka samarbetet med arbetsmiljöenheten avseende det förebyggande uppdraget. Arbetsmiljöenheten deltar numera i de centrala samverkansmöten som hålls på omsorgsförvaltningen. Omsorgsförvaltningen ingår även i det projekt som arbetsmiljöenheten samordnar avseende en modell för certifiering av hälsofrämjande arbetsplatser. Det hälsofrämjande arbetet syftar till att skapa förutsättningar för friska arbetsplatser på ett mer övergripande plan och är ett mer omfattande begrepp än förebyggande begreppet. I den inledande fasen kommer aktiviteter och metoder för hälsofrämjande arbete att planeras i samverkan. Metoderna skall sedan testas på ett antal pilotverksamheter, där omsorgsförvaltningen deltar med två verksamheter. Målen under denna fas är att finna förbättrande metoder som leder till att kvinnor och män på arbetsplatser i Kalmar kommun upplever en mer hälsofrämjande arbetsmiljö.

27 3 (3) 4. Säkerställa ett rimligt antal medarbetare per chef. Omsorgsförvaltningen har minskat volymen på antalet underställda från medarbetare, till en volym på ca medarbetare/enhet. Under 2016 har förvaltningen gjort en översyn av enheternas storlek utifrån antalet under ställda. En hemtjänstenhet har delats i två mindre enheter och en ny natt-boendeenhet har införts inom ram av detta arbete. Enhetschefen är dock beroende av den planering som sker centralt av olika aktörer i förvaltningen.. Förvaltningen har låtit utbilda ett antal samordnare under hösten 2016 och tillsatt samordnartjänster, en samordnare för varje enhet. Samordnarens upp gift är att vara ett administrativt och fysiskt stöd samt därigenom minska arbetsbelastningen för enhetschefen som då får möjlighet och mer tid att leda grupperna på sin enhet. Det pågående arbetet med att tillsätta enhetschefer med teamansvar säkerställer behovet ett verksamhetsnära stöd för enhetscheferna och ger bättre förutsättningar för enhetschefen att utöva ett mer verksamhetsnära ledarskap gentemot sina medarbetare. 5. Att implementera Arbetsmiljöverkets förordning Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) HR-personal har sedan tidigare genomfört informationsinsatser riktade mot chefer och arbetsplatsombud inom omsorgsförvaltningen angående den nya föreskriften. En mer systematisk implementering av föreskriften kan följa av det projekt kring certifiering av hälsofrämjande arbetsplatser som omsorgsförvaltningen deltar i tillsammans med arbetsmiljöenheten. Vidare implementering av föreskriften föreslås ske inom ramen för projektet. att uppdra åt förvaltningen att inom ramen för projektet för certifiering av hälsofrämjande arbetsplatser, även arbeta för en implementering av Arbetsmiljöverkets förordning Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). Arbetsmiljöenheten kommer också inom kort att erbjuda en ny internutbildning gällande Arbetsmiljöverkets förordning Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4).

28 Handläggare Årsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete Datum Peter Carlsson Årlig rutin för systematiskt arbetsmiljöarbete på omsorgsförvaltningen i Kalmar kommun Upprättad den 23 februari 2017 Omsorgsförvaltningen Adress Tel vx

29 2 (6) Syfte med en årlig rutin Genom att upprätta en årsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet underlättar vi våra rutiner och får en bra grund för kartläggning, riskbedömning, åtgärder och uppföljning. En tidsangiven uppföljning av olika delar av arbetet underlättar och säkrar rutinerna och arbetsgivarens ansvar. I årsplanen tydliggörs vilka aktiviteter som ska genomföras och var i organisationen det ska ske. Kraven i Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete skall vara uppfyllda. Definition Årsplanen för arbetsmiljöarbetet redogör alltså för vilka aktiviteter som ska genomföras samt när de ska ske under året. Innehållet i årsplanen anger en lägsta nivå för omfattning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen. Arbetet omfattar; kartläggning riskbedömning och handlingsplan åtgärder för att undanröja risker eller problem uppföljning av vidtagna åtgärder revision (underlag tas fram av Arbetsmiljöenheten) Genomförande Kartläggning Kartläggning av arbetsmiljön ska genomföras varje år. Därigenom får arbetsplatsen en nulägesbeskrivning. Kartläggning av arbetsmiljörisker ska också göras när verksamhetsförändringar planeras. Det är viktigt att belysa alla aspekter av arbetsmiljön i kartläggningen. Den kan bestå av flera aktiviteter t ex skyddsrond, arbetsplatsträffar, nyligen genomförd medarbetarundersökning, arbetsmiljöenkäter och medarbetarsamtal. Ytterligare kunskap får man från sjukfrånvarostatistik, arbetsskador, tillbudsrapportering, rehabiliteringsarbetet mm. Arbetsplatsträffen är ett bra forum för att diskutera arbetsmiljön på den egna arbetsplatsen. Även den dagliga tillsynen och indikationer om problem från medarbetarna ingår i kartläggningen. Riskbedömning och handlingsplan Varje arbetsmiljöproblem ska riskbedömas. Denna riskbedömning ska vara en avvägning mellan vad som kan inträffa, vilka konsekvenser detta kan få och

30 3 (6) hur troligt det är att det sker. Risken ska graderas: mycket liten risk, liten risk, stor risk eller mycket stor risk. Utifrån riskbedömningen ska problem som upptäcks vid kartläggningen åtgärdas. Risker som bedömts som stora ska åtgärdas omgående. För övriga risker ska åtgärderna tidsbestämmas och föras in i en handlingsplan (se mallen för riskbedömning och handlingsplan i verksamhetshandboken). En handlingsplan är en sammanställning över de insatser som behövs för att förbättra arbetsmiljön, vid vilken tidpunkt insatserna ska göras samt vem som ser till att de blir gjorda. Riskbedömning med handlingsplan ska vara skriftlig och finnas tillgänglig för medarbetarna. Skyddsombuden ska vara delaktiga i arbetet. Handlingsplanen behandlas regelbundet vid möten med enhetens samverkansgrupp. Omsorgsarbete i enskilt hem/ordinärt boende skall snarast riskbedömas vid varje nytt beslut och vid större förändringar av pågående insatts. En särskild blankett Riskbedömning- Tillägg/ Ordinärt boende- Vård och omsorgsboende, finns framtagen för detta. Uppföljning av åtgärder Varje vidtagen åtgärd ska följas upp för att kontrollera att åtgärden gav en förbättring eller en lösning av problemet. Kvarstår problemet eller om det inte är tillfredsställande löst ska nya åtgärder planeras. Samverkansgrupperna är tillika skyddskommittéer och det är i samverkansgrupperna åtgärderna följs upp, vilket bör göras löpande. Revision av arbetsmiljöarbetet Revision av det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ske en gång per år. Vid revision ska innehållet i föreskriften Systematiskt arbetsmiljöarbete jämföras med de aktiviteter som bedrivs. Detta innebär att man kontrollerar att man följer de policy och rutiner som finns. I föreskriften finns krav på ständiga förbättringar. Detta innebär både att ändra det som inte fungerar och förbättra det som fungerar. I Kalmar kommun har Arbetsmiljöenheten (företagshälsovården) fått i uppdrag att årligen följa upp förvaltningarnas arbetsmiljöarbete. Nämnden godkänner redovisningen och kan ge förvaltningen uppdraget att genomföra förbättringar av rutinerna om man finner detta nödvändigt. Samverkan lokalt Enhetschefen redovisar revisionen för samverkansgruppen som en del av den egna uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Samverkansgruppen kan vid behov lyfta eventuella synpunkter på brister i arbetet till central samverkan på förvaltningen. Central samverkan på förvaltningen Förvaltningschefen ska i förvaltningens centrala samverkansgrupp redovisa de genomförda revisionerna. Vid detta tillfälle ska även föregående års revision följas upp. Den centrala samverkansgruppen kan ta upp eventuella förändring-

31 4 (6) ar i det systematiska arbetsmiljöarbetet till följd av revisionen i syfte att förbättra rutinerna. Nämnden Sammanställning av revisionen samt den centrala samverkansgruppens behandling av densamma redovisas i omsorgsnämnden, där nämnden godkänner redovisningen med eller utan uppdrag till förvaltningen utifrån resultatet. Årsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet 2017/2018. Vissa arbetsmiljöåtgärder kan ha sådan storlek och karaktär att det behöver tas med i budgetarbetet. Därför ska det systematiska arbetsmiljöarbetet följa budgetåret. Arbetsplatsnivå Förvaltningsnivå Nämndsnivå Jan Uppföljning på arbetsplatsen av statistik och genomförda åtgärder. Planering av kartläggning som ska genomföras under februari. Redovisning av sjukfrånvarostatistik i central samverkansgrupp. Redovisning av sjukfrånvarostatistik som ett informationsärende till nämnden. Feb Kartläggning på resp. arbetsplats av arbetsmiljön (kan starta tidigare vid behov). Utifrån kartläggningen görs riskbedömning och upprättas handlingsplan. Redovisning av sjukfrånvarostatistik och arbetsskadeanmälningar i central samverkansgrupp. Redovisning av medarbetarenkät eller arbetsmiljöenkät som ett informationsärende till nämnden. Sammanställning av föregående års revision av det systematiska arbetsmiljöarbetet lämnas till nämnden för uppföljning och beslut om godkännande. Mars Utöver kartläggning via skyddsronder görs löpande kartläggning och riskbedömning vid nya ärenden och förändringar i verksamheten. Förvaltningsövergripande handlingsplan upprättas vid central samverkansgrupp, innehållande åtgärdsförslag gällande arbetsmiljörisker som är gemensamma för större delen av organisationen. Även uppdrag från nämnden förs in i planen. Redovisning av sjukfrånvarostatistik som ett informationsärende till nämnden. April Riskbedömning o handlingsplan upprättas. Åtgärder enligt hand- Redovisning av sjukfrånvarostatistik i central samverkans- Nämnden tar beslut om genomförande av föreslagen arbetsmiljöplan för förvaltningen. Förslagen värderas utifrån

32 5 (6) lingsplanen som kan grupp. genomföras på arbetsplatsen genomförs under året. budgeterade medel och utgör en faktor i kommande budgetarbete. Maj Juni Juli Fortsatt arbetsmiljöarbete enligt enhetens handlingsplan. Fortsatt arbetsmiljöarbete enligt enhetens handlingsplan. Uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån den centrala handlingsplanen. Redovisning av aktuell sjukfrånvaro. Uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån den centrala handlingsplanen. Redovisning av aktuell sjukfrånvaro. Redovisning av sjukfrånvarostatistik som ett informationsärende till nämnden. Uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån central handlingsplan. Aug Fortsatt arbetsmiljöarbete enligt enhetens handlingsplan. Redovisning av sjukfrånvarostatistik i central samverkansgrupp. Redovisning av sjukfrånvarostatistik som ett informationsärende till nämnden. Sep Okt Fortsatt arbetsmiljöarbete enligt enhetens handlingsplan. Uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån den centrala handlingsplanen. Redovisning av aktuell sjukfrånvaro. Uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån central handlingsplan. Redovisning av sjukfrånvarostatistik som ett informationsärende till nämnden. Nov Fortsatt arbetsmiljöarbete enligt enhetens handlingsplan. Medarbetarundersökningen skickas ut till personalen vartannat år. Arbetsmiljöenkät skickas ut övriga år. Redovisning av revision med utvärdering av arbetssätt som använts under året i förvaltningens samverkansgrupp. Sammanställning lämnas till central samverkansgrupp senast 1 nov. Uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån central handlingsplan. Dec

33 6 (6) Dokumentation Enheten Riskbedömning och handlingsplan ska vara skriftlig och finnas tillgänglig för medarbetarna. Skyddsombuden ska vara delaktiga i framtagandet av planen. Vid riskbedömning i enskilt hem gäller sekretess om brukarens personuppgifter. Statistik avseende sjukfrånvaro, tillbud och arbetsskador skall tas fram via Hypergene och redovisas på arbetsplatsträffen. På förvaltningsnivå Riskbedömning och central handlingsplan ska vara skriftlig och behandlas i den centrala samverkansgruppen. Statistik avseende sjukfrånvaro, tillbud och arbetsskador skall tas fram för hela förvaltningen. Ansvar Chefen har till uppgift att inom sin verksamhet bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete. Det är chefen som är ansvarig och har som uppgift att tillsammans med medarbetare och skyddsombud genomföra arbetet.

34

35 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Magnus Levin ON 2017/ / Omsorgsnämnden Granskning av omsorgsnämndens resursplanering och bemanning Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner omsorgsförvaltningens förslag till svar på rekommendationerna i samband med revisionsrapporten om resursplanering och bemanning. Bakgrund Ernst och Young AB (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisoltningensrerna i Kalmar kommun granskat omsorgsnämndens styrning och säkerställande av att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Den sammanvägda bedömningen är att omsorgsnämnden har vidtagit ett flertal åtgärder som inneburit en ökad styrning av verksamheten. Därtill görs bedömningen att det kvarstår ett antal utvecklingsområden. Mot bakgrund av vad som har framkommit i granskningen har revisorerna ställt följande rekommendationer: Genomlysa orsaker till att antalet beviljade timmar är högre än rikssnittet samt att kostnaden för utförd hemtjänsttimme är lägre än rikssnittet och utreda vilka konsekvenser det får för verksamheten. Säkerställa uppföljning och återrapportering av brukartid. Se över ledningsstrukturen och stärka styrningen av personalnyttjandet i syfte att skapa likriktighet mellan enheterna i tillsättningen av personal. Tydligare förankra beslut om organisatoriska förändringar med personalen. Med anledning av revisionsrapporten har omsorgsförvaltningen tagit fram ett förslag på svar på rekommendationerna, se bilaga 1 Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Magnus.Levin@kalmar.se

36 ON 2017/ (2) Mattias Ask Förvaltningschef Magnus Levin Chef ekonomienheten Bilagor Omsorgsförvaltningens förslag till svar på rekommendationerna Bilaga 1 Revisorernas missiv och rapport Bilaga 2

37 Handläggare Datum Magnus Levin Omsorgsnämnden Omsorgsnämndens svar till revisorernas rekommendationer angående resursplanering och bemanning inom omsorgsförvaltningen Rekommendation 1 Genomlysa orsaker till att antalet beviljade timmar är högre än rikssnittet samt att kostnaden för utförd hemtjänsttimme är lägre än rikssnittet och utreda vilka konsekvenser det får för verksamheten. Svar: Att antalet beviljade timmar är högre i Kalmar än jämförbara kommuner är uppmärksammat sedan flera år tillbaka. Orsakerna är kända och beror på att Kalmar har ett större antal ytterfall än många jämförbara kommuner. Bristen på boende och korttidsboende påverkar också beviljad tid. Åtgärder som pågår är översyn av handläggningen in- Ekonomienheten Omsorgsförvaltningen Adress Box 848, Kalmar Tel vx

38 2 (5) klusive införande av arbetssättet individens behov i centrum (IBIC), särskild räknesnurra (IBS - individuell behovsbaserad segmentering) och kontinuerlig uppföljning av ytterfallen. Därtill sker en fortsatt utbyggnad av vård- och omsorgsboendelägenheter där nästa nya boende med 84 lägenheter står klart vid årsskiftet. Ytterligare utbyggnad av vård- och omsorgsboenden planeras inom den närmaste 3-årsperioden. Mot bakgrund av att den utförda tiden inte är kvalitetssäkrad fullt ut går det inte att dra slutsatsen att kostnad för utförd timme är lägre än rikssnittet. En i sammanhanget mer relevant jämförelse är att se till kostnad per brukare, vilket Kalmar kommun har ingått i sedan år 2012 (KPB). Inom ramen av den senaste KPB-undersökningen framgår att hemtjänsten i Kalmar är en effektiv verksamhet utifrån kostnad per timme. Därtill har hemtjänsten goda kvalitetsresultat i form av brukarnöjdhet. I sammanhanget kan det också vara värt att framhålla det faktum att äldreomsorgen består av två stora verksamhetsområden, nämligen hemtjänst och boende. Vid jämförelser är det alltid intressant med proportionen dessa emellan eftersom de fungerar som kommunicerande kärl. Har man satsat på hemtjänst har man mycket beviljad tid och lite färre platser i boende. Denna aspekt har dessvärre inte beaktats i revisionsrapporten., Rekommendation 2 Säkerställa uppföljning och återrapportering av brukartid Svar: Detta pågår och har pågått ända sedan införandet av nyckelfri hemtjänst. Att det skulle vara en startsträcka är med i beräkningarna. Vissa tekniska frågor har också påverkat takten. Området är redan prioriterat. Fr.o.m följs också phonirokvittenser på enhetsnivå upp månatligen av förvaltningsledningen i syfte att öka kvalitetssäkerheten i den utförda tiden.

39 3 (5) Fråga 3 Se över ledningsstrukturen och stärka styrningen av personalnyttjandet i syfte att skapa likriktighet mellan enheterna i tillsättningen av personal. Svar: Nämnden har under året tagit fram nya mål och färdriktning som gäller för förvaltningens verksamheter. Det är av vikt att förvaltningen arbetar fram en tydlig process för verksamhetsstyrning och kvalitetsuppföljning. Målen måste så långt som kunna brytas ned och fungera som en röd tråd i styrningen för samtliga medarbetare i förvaltningen. Förvaltningschefen ansvarar för att samarbetet mellan enhetscheferna upprättas. I den pågående omorganisationen finns det bärande ledord; Orden ökad tydlighet, samverkan, uppföljning, ordning och reda, lärande organisation, delaktighet och renodla verksamheter, följs som en röd tråd och ska genomsyra hela förvaltningen. En ny mötes- och ledningsstruktur införs i syfte att hitta en tydlig styrning och röd tråd för verksamheterna. I den nya ledningsgruppen kommer enhetschefer med teamansvar att ingå. Funktionen enhetschef med teamansvar säkerställer behov som verksamhetsnära stöd för enhetscheferna och ger förutsättningar för enhetschefen att leda ett mer verksamhetsnära ledarskap gentemot sina medarbetare, vilket är i linje med ledarstilsmodellen utvecklande ledarskap som ska genomsyra hela organisationen. Enhetschefen med teamansvar är geografiskt placerade inom respektive teamområde.

40 4 (5) Genom den nya funktionen ges förutsättningar och möjligheter att arbeta med kontinuerliga uppföljningar på enhetsnivå med verksamhetsnära styrning och ledning mot gällande mål och prioriteringar samt att kvalitetssäkra behovet av information och kommunikation till enhetscheferna från en mer verksamhetsnära ledning. Sammantaget innebär det att styrning och ledning stärks för att möjliggöra en likriktighet mellan enheterna i tillsättningen av personal och dess styrning. Fråga 4 Tydligare förankra beslut om organisatoriska förändringar med personalen. Svar: För att ge medarbetare en möjlighet att påverka och uttrycka sin mening om organisatoriska förändringar i verksamheten har Kalmar kommun och de fackliga organisationerna fastställt ett lokalt kollektivavtal. Avtalet tydliggör att innan någon förändringsverksamhet påbörjas ska arbetsgivaren informera samverkansgruppen och berörda medarbetare om syfte och mål. Samverkansgruppen ska medverka i förändringsarbetet från dess början. Vid förändringar i verksamheten ska mångfaldsaspekterna beaktas. Om förändringar i verksamheten berör arbetsmiljöfrågor tillämpas systematiskt arbetsmiljöarbete. Förändringsverksamhet betraktas alltid som en viktig förändring för medarbetarna, såvida man i samverkansgruppen inte är enig om annat. Omsorgsförvaltningen behöver informera om och tydliggöra vikten av samverkan och hur samverkansavtalet ska nyttjas i verksamheten. Information ges lämpligast under förvalt-

41 5 (5) ningens samlade enhetschefsmöten samt i det för medarbetare i förvaltningen gemensamma veckoinformationen. Därtill är det en uppgift för den nyinsatta funktionen enhetschef med teamansvar, att säkra användandet av samverkansavtalet i teamets enheter.

42

43

44 Revisionsrapport Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2016 Kalmar kommun Granskning av omsorgsnämndens resursplanering och bemanning

45 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionskriterier Genomförande Granskningsresultat Styrning och resursfördelning Genomförandet av organisationsförändringar Resursplanering Personalbemanning Sammanfattande bedömning Svar på revisionsfrågorna Sammanvägd bedömning och rekommendationer...14 Bilagor: Bilaga 1 Källförteckning 1

46 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun granskat omsorgsnämndens styrning och säkerställande av att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Den sammanvägda bedömningen är att omsorgsnämnden har vidtagit ett flertal åtgärder som inneburit en ökad styrning av verksamheten. Det är därtill vår bedömning att det kvarstår ett antal utvecklingsområden. Vi ser att det pågår utvecklingsarbete vilket är positivt, och vill betona vikten av förankring och kommunikation med personalen. Vi grundar vår bedömning på följande iakttagelser: Kostnaderna per invånare för hemtjänsten i Kalmar kommun är högre än för riket och Kalmar län. Kostnaderna för särskilt boende per invånare är något lägre i förhållande till rikssnittet och något högre än snittet för länet. Kostnaden för en utförd hemtjänsttimme är ca 15 procent lägre i kommunen än rikssnittet. De höga kostnaderna för hemtjänsten i förhållande till kommuner i länet och rikssnittet per brukare eller invånarantalet bedömer vi inte beror på kostnaden för utförandet av hemtjänstinsatser. Den huvudsakligt drivande faktorn för kostnaderna är enligt vår bedömning att omfattningen av beviljade insatser är ca 20 procent högre än rikssnittet. Att kostnaden för utförandet av en beviljad timme är förhållandevis låg kan antyda att hemtjänstenheterna är ansträngda i förhållande till antalet beviljade insatser. Det saknas tillförlitlig statistik avseende brukartid. Förvaltningsledningens uppfattning är att brukartiden uppgår till 60 procent. Utifrån erfarenheter från andra kommuner bedömer vi att en brukartid på 60 procent ligger på en nivå som kan förväntas av en kommun i Kalmars storlek. Det är av vikt att implementera system som gör det möjligt att följa upp brukartiden. Det finns såväl verksamhetssystem som verktyg för planering, schemaläggning och uppföljning som tillåter planering och uppföljning av verksamheten. Nedlagda timmar återrapporteras kontinuerligt till nämnden. Det finns möjlighet att komplettera grundbemanning genom personalpool och timvikarier samt stödmaterial för att räkna ut personalbehovet. Enhetscheferna är ansvariga för bemanningen av respektive enhet. Utöver grundbemanningen har enhetschef möjlighet att täcka upp bemanningen genom poolvikarier och timvikarier. Enhetscheferna uppmuntras att använda sig att enhetsspecifika lösningar i syfte att uppnå en ekonomi i balans. Omsorgsnämnden har som målsättning att erbjuda rätt till heltid. Personalnyttjandets flexibilitet bygger delvis på rörlig placering vilken i låg utsträckning uppskattas av personal. Heltidsbemanning i omsorgsverksamheter kräver flexibilitet, men det kan genomföras på olika sätt. Genomförda organisationsförändringar upplevs inte av personal i tillräcklig utsträckning ha förankrats. Det beskrivs av personal som att det finns en förändringströtthet och att mångfalden av arbetssätt skapar splittring i organisationen. Vi rekommenderar omsorgsnämnden att: Genomlysa orsaker till att antalet beviljade timmar är högre än rikssnittet samt att kostnaden för utförd hemtjänsttimme är lägre än rikssnittet och utreda vilka konsekvenser det får för verksamheten. Säkerställa uppföljning och återrapportering av brukartid. Se över ledningsstrukturen och stärka styrningen av personalnyttjandet i syfte att skapa likriktighet mellan enheterna i tillsättningen av personal. Tydligare förankra beslut om organisatoriska förändringar med personalen. 2

47 2. Inledning 2.1. Bakgrund Förändringar i volym och verksamhetsinnehåll har under de senaste 20 åren präglat kommunernas äldreomsorg. Det har medfört krav på att kommunerna arbetar med strategisk planering samt att det bedrivs ett inre effektivitets- och kvalitetsarbete. För att kunna uppnå god effektivitet och kvalitet inom äldreomsorgen behövs ett tillförlitligt system för fördelning av resurser som tar hänsyn till behoven samt ändamålsenlig planering och uppföljning av insatserna. Omsorgsnämnden använder ett planeringsverktyg, LapsCare, för hemtjänstverksamheten. Intentionen är att kontinuerligt styra och följa upp verksamheten genom detta system. Systemet infördes även för att möjliggöra flexibel schemaläggning. Det har kommit till revisorernas kännedom att omsorgens personal inom såväl hemtjänst som särskilt boenden uppfattar att de personella resurserna inte motsvarar det bedömda behovet av insatser. Revisorerna vill mot denna bakgrund granska styrningen och uppföljningen av verksamheten Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma omsorgsnämndens styrning och säkerställande av att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Har omsorgsnämnden en ändamålsenlig internbudget och resursfördelningsmodell? Har organisationsförändringar och verksamhetssystem förankrats och implementerats i hela organisationen? Genomförs konsekvensanalyser vid tänkta förändringar? Överensstämmer omfattningen av beviljade insatser med tilldelade personella resurser? Tillämpas system och rutiner för planering och uppföljning av insatser? Görs en uppföljning av att beviljade insatser utförs? Finns det en organisation och styrning av personalresurser som medför ett effektivt resursanvändande? Finns rutiner för flexibelt personalnyttjande? 2.3. Revisionskriterier I denna granskning utgörs revisionskriterierna av: Kommunallagen Socialtjänstlagen Kommunala mål och riktlinjer för verksamheten, beslutade av kommunfullmäktige Genomförande Granskningen bygger på dokumentstudier och intervjuer (se bilaga 1 för källförteckning). De intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 3

48 3. Granskningsresultat 3.1. Styrning och resursfördelning Iakttagelser Av omsorgsnämndens budget framgår att det är en målsättning att Kalmar kommun ska bli en av Sveriges 30 bästa äldreomsorgskommunerna år 2020 enligt SKL:s öppna jämförelser. Aktiviteterna som är kopplade till målsättningen är: att utreda förutsättningarna till ökad valfrihet vid val av befintliga äldreboende, att utreda möjligheten att erbjuda särskilt boende utan biståndsbedömning till personer över 85 år. Att i samband med att nya boenden planeras utreda förutsättningarna för yngre personer med demensliknande symptom. Vidare framgår det av budgeten för 2016 att kostnaderna för äldreomsorgen i förhållande till andra kommuner i länet är höga per brukare. Därtill anses det inte att resultatet motsvarat förväntningarna. Det konstateras att personalen har en ansträngd arbetssituation med pressade scheman och högt tempo. Det framgår att det ses allvarligt på detta samt att ett förändringsarbete är påbörjat. De organisatoriska förändringar som genomfördes under 2015 förväntas ge effekt under 2016, läs mer under 3.2. Kostnad hemtjänst Kalmar kommun Kalmar län Riket Kostnad särskilt boende Kalmar kommun Kalmar län Riket Tabell 3.1.Kostnad per invånare. Källa: Kolada. Tabell 3.1 visar kostnader per invånare över 65 år avseende hemtjänst och särskilt boende. Kommunens kostnader för hemtjänst överstiger kostnaderna för medelvärdet inom såväl länet som riket samtliga år. Det framgår dock att kostnaderna under 2015 minskade med ca sex procent i förhållande till föregående år. Avseende särskilt boende har kostnaderna minskat per invånare över 65 år samtliga år inom kommunen. Kostnaderna för 2015 är högre än medelvärdet för länet men lägre än rikssnittet. Omsorgsnämndens tilldelas budgetram utifrån flertalet parametrar. En av de huvudsakliga påverkande faktorerna är den demografiska utvecklingen. Den förväntade volymen inom äldreomsorgen baseras på andelen äldre i kommunen. Därtill påverkar andra faktorer budget så som nyckeltal i Kolada, löneökningar, höjt takbelopp i högkostnadsskyddet, anslag för målsättning om bästa äldreomsorgskommun och utökning av nya platser i särskilt boende. 4

49 640 Budget och utfall - Omsorgsnämnden Budget Utfall Diagram 3.1 Omsorgsnämndens budget och utfall , mnkr Det framgår av omsorgsnämndens budget och utfall mellan 2011 och 2015 att budgetramen ökat med ca fyra procent (se diagram 3.1). Det framkommer därtill att utfallet i stort sett fallit inom ramen för omsorgsnämndens budgetram samtliga år med mindre avvikelse under Budget för 2016 är minskad med ca 4,2 mnkr. Av omsorgsnämndens internbudget för 2016 framgår att minskningen utgörs av anpassning till standardkostnader enligt jämförelser med andra kommuner. Minskningen uppgår till 5 mnkr. Omsorgsnämndens budget för 2017 har höjts med 9 mnkr. Utökningen avser satsning på mer social tid för brukare. Av intervjuer framgår att kommunen påbörjade ett förändringsarbete under 2011 i syfte att minska kostnaderna inom äldreomsorgen. Kostnaderna inom äldreomsorgen uppskattades då enligt nyckeltal från Kolada överstiga jämförande kommuners kostnader med ca 100 mnkr i förhållande till antalet brukare Biståndsbedömning och resursfördelningsmodell Biståndsbedömningen påbörjas efter ansökan om hemtjänst eller särskilt boende. Biståndshandläggarens bedömning baseras på brukarens behov och genomförs i samråd med brukaren själv, personal inom rehabilitering samt vanligtvis med brukarens anhöriga. Handläggaren värderar vilka insatser som brukaren är i behov av. Insatserna inom hemtjänst värderas var och en för sig. Respektive insats omsätts i tid enligt schablon för varje insats. Biståndsbedömningen kan omvärderas om brukarens behov av stöd i hemmet skulle förändras. Av diagram 3.2 framgår att antalet beviljade hemtjänsttimmar ökade förhållandevis mycket under 2014 till januari Ökningen motsvarade cirka 10 procent. Därefter minskade antalet beviljade hemtjänsttimmar fram till december Minskningen utgjorde ca 11 procent gentemot januari samma år. Av intervju framkommer att minskningen delvis berodde på att enskilda brukare med ett stort behov av hemtjänsttimmar istället placerades på särskilt boende. Därtill tillskrivs en del av minskningen att förvaltningen stärkt uppföljningen av biståndsbedömning för att öka likvärdigheten i bedömningarna. Av diagram 3.2 framkommer också att fluktuationerna månaderna emellan är lägre under 2015 än för

50 Diagram 3.2 Beviljade hemtjänsttimmar Det genomsnittliga antalet beviljade hemtjänsttimmar per brukare går att utläsa ur diagram 3.3. Sett över hela året är det beviljat i genomsnitt 38,3 timmar per brukare och månad. Diagrammet visar dock att antalet beviljade timmar avtagit under året. Av SKL:s jämförelser framkommer att kommunsnittet för 2015 var 39,7 timmar per brukare och månad 1. Detta kan jämföras med rikssnittet på 31,6 timmar för såväl 2015 som Timmar per brukare (genomsnitt 2016) 43,0 41,0 39,0 37,0 35,0 33,0 31,0 29,0 27,0 25,0 40,7 40,1 38,6 38,5 38,8 37,2 37,3 37,4 38,5 35,5 31,6 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Timmar per brukare (genomsnitt) Rikssnitt 2014 och 2015 Diagram 3.3 Hemtjänsttimmar per brukare. Det pågår arbete med att utveckla biståndsbedömningen. Det finns cirka femton biståndshandläggare och enligt intervjuade har det visat sig att de gör olikartade bedömningar. För att få en mer likartad hantering ska en så kallad räknesnurra användas som stöd vid beräkning av total tid. Räknesnurran hjälper biståndshandläggaren att räkna ut hur mycket total tid som samtliga insatser beräknas ta. Summan av samtliga enskilda insatser utgör således inte den totala beviljade tiden. Syftet med räknesnurran är dels att biståndshandläggare ska lägga fokus på insats och inte tidsättning, dels att nå en bättre matchning mellan beviljad och utförd tid. Vidare 1 Analysunderlag Koll på hemtjänsten

51 pågår introducering av arbetssättet IBIC (individens behov i centrum). IBIC är en vidareutveckling av ÄBIC (äldres behov i centrum) och utgår från individens behov, resurser, mål och resultat inom olika livsområden. De äldre ska istället för att erbjudas insatser utifrån ett existerande utbud få hjälp utifrån sitt individuella behov. Denna förväntas innebära förändringar för biståndsbedömning och resursfördelningen. Mer fokus ska läggas på insatser än på tid. Ytterligare utvecklingsarbete som pågår är att på försök införa ett nivåbaserat system för insatser. Det ska testas i ett område under hösten Nuvarande modell beskrivs vid intervju som en trappstegsliknande modell utifrån de bedömda insatserna (se bild nedan). Hemtjänstens budget utgår från den totala beviljade tiden i biståndsbedömningen. Hemtjänstens budget är således beroende av vårdtyngden. Budgeten beräknas genom en ersättning per timme. En beviljad timme ersätts, enligt omsorgsnämndens internbudget för 2016, med 288 kronor plus effekten av den årliga lönerevisionen. Efter lönerevisionen i april räknades kostnaden för utförd timme upp med 7 kronor till 295 kronor per timme. Utöver denna timkostnad räknas ersättningen upp med ytterligare drygt en miljon kronor på totalen. Samma ersättning utgår för dubbelbemannade timmar, växelvård och korttidsboende. Därtill ersätts larm med 60 kronor per tillfälle. Särskild ersättning utgår också för LSS-insatser. Vid beräkning av hemtjänstens kostnader i förhållande till andra kommuner har antalet beviljade timmar inverkan på resultatet. Kostnaderna i tabell 3.1 utgör nämligen kronor per invånare över 65 år. Likaså spelar det roll för kostnad per brukare, som 2015 i kommunen var 302 tkr i förhållande till rikssnittet på 264 tkr. Kostnaden per beviljad hemtjänsttimme i kommunen var 2015 däremot lägre än rikssnittet; 633kr i kommunen och 741 kr i riket (källa: SKL, Analysunderlag Koll på hemtjänsten). Till särskilda boenden utgår ett schablonbelopp per boende med högre ersättning för plats på demensboende än för plats på somatiskt boende. Likaså ges små boendeenheter en extra tilldelning. Därtill har elva enheter fått dela på 10 mnkr i särskild ersättning på grund av brukare med omfattande behov. Omsorgsnämnden har vidare avsatt medel till social tid. Individuell biståndsbedömning har börjat införas men det påverkar inte ersättningen till verksamheten i resursfördelningssystemet. Av intervju med personal framkommer att det finns en uppfattning om att biståndshandläggarna är generösa i biståndsbedömningen men att det sedan inte finns personella resurser att genomföra de individuellt fattade besluten om insatser. De individuella biståndsbesluten väcker förväntningar hos boende och anhöriga som personalen inte anser att de kan möta. 7

52 Bedömning Bedömningen är att internbudgeten för hemtjänsten är ändamålsenlig sett till dess form och omfattning. Vad gäller resursfördelning pågår utvecklingsarbete vilket är positivt. Kostnaden för utförandet av hemtjänstinsatser är lågt i förhållande till rikssnittet. De höga kostnaderna för hemtjänsten i förhållande till kommuner i länet och rikssnittet per brukare eller invånarantalet bedömer vi inte beror på kostnaden för utförandet av hemtjänstinsatser. Den huvudsakligt drivande faktorn för kostnaderna är enligt vår bedömning att kommunens omfattning av beviljade insatser är ca 20 procent högre än rikssnittet. Individuella biståndsbeslut gällande insatser inom särskilda boende har börjat tillämpas och ska utföras inom befintlig budget. Det framkommer synpunkter från intervjuade enhetschefer och personal om realismen i detta då de upplever att insatser som tar mycket tid beviljas. Enligt vår bedömning bör resursfördelningen ses över när rutiner för biståndsbedömningen förändras. Även här pågår utvecklingsarbete genom införandet av IBIC vilket är positivt Genomförandet av organisationsförändringar Iakttagelser Organisationen har under de senaste åren förändrats på olika sätt. Under 2015 tillsattes en ny förvaltningschef och omsorgsnämnden fattade beslut om en ny organisationsstruktur, som innebar att verksamhetschefer avvecklades och att enhetscheferna blev direkt underställda förvaltningschefen. Syftet med den nya organisationen var, enligt vad som framkommer i omsorgsnämndens Årsrapport 2015, att korta ned beslutsvägarna och få en fungerande kommunikation och därigenom en effektivare verksamhet. I inledningen av 2015 verkställdes även neddragningar i verksamheten, med anledning av det höga kostnadsläget i jämförelse med andra kommuner. Under 2016 har antalet team minskats från sju till fyra. Dessutom provas nya arbetssätt vid vissa enheter, t.ex. Skönsmomodellen, (innebär att de boende får inflytande över vilka aktiviteter som ska finnas och vara delaktiga i planering och utformning av dem), salutogent förhållningssätt (innebär att tonvikten läggs på hälsobringande faktorer och friskfaktorer istället för på riskfaktorer) och konsultstött införande av mer individfokuserat arbetssätt och bemanning efter behov 2. Vid granskningstillfället pågår införande av enhetschefer med teamansvar. Inom hemtjänsten förändras samordnarnas roll i syfte att få mer enhetlig planering. Vid intervjuer med omsorgsnämndens presidium och förvaltningsledning framkommer att det pågår ett arbete med att förbättra styrningen så att den blir mer enhetlig samt att förbättra den interna kommunikationen. Omsorgsnämnden har beslutat om mål vilka har kommunicerats till alla anställda vid gemensamma omsorgsdagar arrangerade i inledningen av Vidare skickar förvaltningsledningen varje vecka ett informationsbrev till samtliga anställda. Det ses som en förbättring gentemot tidigare då varje enhetschef förde information vidare. Omsorgsnämnden har, utifrån beslut om neddragningar som fattades innan nuvarande nämnd tillträdde, fått lägga stor vikt vid att nå en ekonomi i balans. Nu när det ekonomiska läget har förbättrats är förhoppningen att kunna verkställa kvalitetshöjande åtgärder, där en satsning på förstärkta möjligheter till social tid med boende vid särskilda boenden är ett första steg. När personal och enhetschefer vid intervjuer får frågor om genomförandet av organisationsförändringar är det framför allt neddragningarna som de relaterar till. Inom särskilda boenden har bemanningen minskats vilket innebär mer ensamarbete och att personalen upplever att det är svårt att hinna med överlämningar samt att ta ut sina raster. Inom hemtjänsten upplever 8

53 personalen problem med att det i deras scheman saknas tid för att förflytta sig mellan olika brukare. Restiden får tas från brukarnas tid alternativt från personalens raster. Personalen menar att det har varit för stort fokus på ekonomi, och att förändringar har genomförts utifrån ekonomiska aspekter och kommit uppifrån utan dialog och delaktighet. De uppger att det i organisationen finns en förändringströtthet som yttrar sig som uppgivenhet. Förstärkningen av möjlighet till social tid har tagits emot positivt och det betonas att det är bra att det införs vid samtliga boenden. I övrigt menar de intervjuade att mångfalden av modeller och arbetssätt skapar splittring i organisationen. De saknar en samlad vision och gemensamma förhållningssätt. En del intervjuade menar att olikheterna har ökat jämfört med tidigare då det fanns två verksamhetsledare i ett mellanled mellan förvaltningschef och enhetschefer. Varje enhetschef förväntas vara kreativ och hitta lösningar för att utföra en god verksamhet med ekonomi i balans. Intervjuade menar att det innebär att enhetschefer hittar på egna lösningar för att nå sina nyckeltal, och att det förutom olikheter för med sig sämre personalpolitik. Exempelvis har vissa enheter infört egna pooler medan andra använder den gemensamma poolen. Vidare skiljer sig personalens delaktighet vid schemaläggning åt mellan enheterna. Det gör att personalen vid olika enheter arbetar utifrån olika förutsättningar. Sådana förändringar genomförs på enhetsnivå utan konsekvensanalyser. Vad gäller verksamhetssystem upplever enhetschefer och personal att det har blivit systemen som styr verksamheten istället för tvärtom. De menar att systemen behöver införas och användas i samråd med personalen eftersom systemen då kan leda till en bättre fungerande verksamhet. Intervjuade enhetschefer och personal betonar att det är viktigt att ha med personalen när nya arbetssätt införs. Så upplever de inte att det hittills har varit i tillräcklig omfattning. De har önskemål om att ledningen lyssnar mer på verksamheten och efterlyser en större förståelse för att förändringar kräver tid och engagemang och behöver processas och diskuteras. De menar att arbetsplatsträffarna har blivit tillfällen då information ensidigt överförs och att det saknas tid för att skapa gemenskap och delaktighet. Dock har extra medel fördelats till enheterna för att kunna hålla fler arbetsplatsträffar och enligt förvaltningschefen hålls fler arbetsträffar 2016 jämfört med Bedömning Vi bedömer att de förändringar som har genomförts inte har varit tillräckligt förankrade och kommunicerade. Att förändringar väcker motstånd är ett välkänt fenomen. Det är av största vikt att det finns en strategi för implementering som är tillräckligt kraftfull för att förändra invanda arbetssätt och som samtidigt säkerställer förankring och delaktighet. Det finns stora fördelar med att involvera medarbetarna och låta dem påverka inom de satta ramarna för verksamheten. Vidare behövs tillräckligt med tid för att förankra nya arbetssätt hos medarbetare och möta upp den oro som nya organisationsformer och arbetsmodeller väcker Resursplanering Iakttagelser Omsorgsförvaltningen tillämpar verksamhetssystem Procapita. Verksamhetssystemet används för hantering av brukares personuppgifter, behov, lagstadgade förutsättningar samt avgiftshantering. De beviljade biståndsinsatserna förs också in i verksamhetssystemet i en genomförandeplan för brukaren. 9

54 Omsorgsförvaltningen tillämpar därtill planeringsverktyget Laps Care för hemtjänstverksamheten. Verktyget hämtar information från verksamhetssystemet och bistår planeringen av insatsernas genomförande. Laps Care genererar förslag för genomförande av dagens insatser. Dagens planerade insatser fördelas ut till hemtjänstpersonalen utifrån de tillgängliga personella resurserna. Planeringsverktyget är integrerat med verksamhetssystemet Procapita. Inom hemtjänsten används också Phoniro, ett verktyg för nyckelfri hemtjänst där personal tilldelas samtliga nycklar till brukarna som ska besökas för dagen genom sina mobiltelefoner. Vid besök hos brukare använder personalen mobiltelefonen för att öppna ytterdörren. När hemtjänstpersonalen lämnar brukaren låser de på samma sätt dörren och avslutar besöket. Systemet tillåter omsorgsförvaltningen att kontinuerligt följa upp de utförda insatserna. Uppföljningen mäts bland annat som faktiskt utförd tid samt brukartid i förhållande till kringtid. Det framkommer av intervjuer att det varit svårt att genom Phoniro ge en exakt uppfattning om brukartiden då systemet inte fungerat fullt ut sedan införandet. För att verktyget ska kunna registrera samtlig utförd tid krävs att verksamhetssystemet Procapita är aktivt. Trots att systemet varit aktivt har uppdateringar av programvaran stört möjligheten att ta emot data från Phoniro. Därtill har det inte varit möjligt att installera systemet på samtliga brukares lås varpå besök inte registrerats i systemet då dörrarna öppnats manuellt. Det framkommer också att en inlärningstid hos personalen inneburit att inte samtliga hemtjänstbesök registrerats korrekt. Uppfattningen inom förvaltningen är däremot att hemtjänstpersonalen blivit bättre på detta, likaså har de initiala problemen mellan Phoniro och Procapita avhjälpts. Uppföljningarna sedan början av hösten anses mer tillförlitliga än tidigare. Utdrag från uppföljningen av Phoniro visar att brukartiden (faktisk tid hemma hos brukare i förhållande till omfattningen av personalens totala arbetstid) för september och oktober sammantaget låg på strax över 40 procent. Statistiken visar stora fluktuationer mellan hemtjänstenheter. Det går därtill inte att utläsa mönster i skillnader mellan tätort och glesbygd av materialet. Vid uppföljande samtal med förvaltningen framkommer att validiteten av uppföljningsstatistiken inte är av den grad att generella slutsatser kan dras av materialet i dagsläget. Av intervju framkommer att förvaltningens uppskattning är att brukartiden är ca 60 procent. Intervjuade enhetschefer efterlyser nyckeltal avseende brukartid och kringtid. Vidare påtalar de att det saknas enhetlighet i vilka tider som ska registreras som kringtid. Uppgifter som att tanka och tvätta bilar, personalmöten etc. uppges registreras på olika sätt vilket försvårar uppföljningen och jämförelser mellan enheterna. Enligt uppgift pågår det arbete för att lösa detta. För beräkning av restid mellan brukare inom hemtjänsten används Google Maps. Detta beräknas på minutnivå och tar hänsyn till färdmedel. Det framkommer av intervju att det för hemtjänstpersonalen är svårt att hålla dessa tider då beräkningen inte tar höjd för oförutsatta händelser i trafiken och möjligheten att finna parkeringsplats. Det framgår vidare att det finns viss mån av flexibilitet av insatsernas genomförande då schemat inte kan uppfyllas. Insatser som inte är nödvändiga den dag de är planerade för kan förskjutas till senare tillfälle. Det framgår också att det inte är ovanligt att hemtjänstpersonalen använder sin fria tid, luncher och raster, för att klara genomföra samtliga schemalagda insatser. Inom särskilt boende utgår planeringen av de personella resurserna utifrån antal boende samt utifrån om det är ett demensboende eller somatiskt boende. Enheter ges extra ersättning för boende med särskilt omfattande behov efter utvärdering av en grupp inom förvaltningen. Inom några särskilda boenden provas verktyget Laps Care som möjliggör planering av personalens tid utifrån individuellt beviljade insatser. Verktyget genererar scheman för samtliga medarbetare för upplägget av dagens aktiviteter. Vid intervjuer framförs att det inte riktigt fungerar att följa den typen av scheman i särskilda boenden, då arbetet är händelsestyrt utifrån brukarnas agerande. 10

55 Av intervjuer framkommer att nämnden kontinuerligt får återrapporteringar kring utförandet av insatser inom hemtjänst och särskilt boende. Återrapporteringen utgörs huvudsakligen av antalet arbetade timmar, antalet utnyttjade timmar av timvikarier, väntetider till boende, sjukskrivningstal med mera Bedömning Det saknas tillförlitlig statistik avseende brukartid. Förvaltningsledningens uppfattning är att brukartiden uppgår till 60 procent. Utifrån erfarenheter från andra kommuner bedömer vi att en brukartid på 60 procent ligger på en nivå som kan förväntas av en kommun i Kalmars storlek. Det är av vikt att implementera system som gör det möjligt att följa upp brukartiden. Vi kan vi konstatera att kostnaden för utförandet av en beviljad timme, vilket framkom i kapitel 3.1, är förhållandevis låg. Detta kan antyda att hemtjänstenheterna är ansträngda i förhållande till antalet beviljade insatser. Detta i och med att personalen är den huvudsakligt drivande kostnaden för utförandet av insatser inom hemtjänsten, och således påverkar tilldelningen av personella resurser Personalbemanning Iakttagelser Hemtjänsten och de särskilda boendena är uppdelade i fyra team. Teamen är geografiskt indelade. Därtill finns det en personalpool som extra resurs för verksamheterna. Poolpersonal utgörs av utbildade undersköterskor. Enhetscheferna har ansvaret för organiseringen av de personella resurserna. Samtliga enheter har en grundbemanning. Det är enhetschefernas ansvar att ha en tillräcklig grundbemanning för att säkerställa genomförandet av de planerade insatserna. Därtill har enhetscheferna möjligheten att ta in timanställda vikarier samt poolanställda vid behov. Det framkommer av intervju att det varierar mellan enheterna hur planeringen av de personella resurserna genomförs. I grunden har dock samtliga enheter samma utgångsläge. Vissa enheter har större grundbemanning än andra i förhållande till omfattningen av de planerade insatserna. Enligt intervju uppmuntras det även från förvaltningsledningen att hitta lösningar som passar varje enskild enhet i syfte att uppnå en ekonomi i balans. Av denna anledning varierar det mellan enheterna inom såväl hemtjänst som särskilt boende hur stor grundbemanningen är samt i vilken utsträckning det nyttjas timvikarier och/eller poolanställda. Ett av teamen (team 1) har sedan kort tid en egen personalpool. Teamet täcker landsbygdsområdena. Det framgår att den team-specifika personalpoolen är på prov tills vidare. Det framförs vid intervju att ett av de tidigare sju teamen, som nu ingår i team 1, hade egen personalpool vilket ansågs ha fallit gott ut. Verksamheterna har en mall till stöd för tillsättningen av personella resurser. Mallen kallas bemanningsbalansen och är upprättat som ett excel-dokument. Verksamheterna har genom denna mall möjlighet att räkna ut det personella behovet. Samtlig beviljad tid förs in i mallen tillsammans med bufferttid som ska täcka upp sjukfrånvaro, semestrar med mera. Därtill läggs tid för övriga aktiviteter in uppdelat i undergrupper så som möten, administration, utbildning, samordning och social tid. Bemanningsbehovet utgår från den budgeterade tiden exklusive de övriga aktiviteterna. Detta är benämnt som bemanningskravet. Ansvariga för planeringen för därtill in bemanningen för respektive verksamhet inom området och mallen räknar ut om detta 11

56 resulterar i ett över- eller underskott av tid för verksamhetens bemanning. Mallen räknar ut det resultatmässiga över- eller underskottet för området utifrån en schablon om 500 tkr per årsarbetare. Det balanserade över-/underskottet för månaden bemanningsbalansen avser förs över till nästkommande månad. Bemanningsbalansen är ett instrument som kan användas av enheterna för att nå en ekonomi i balans. Om det råder ekonomisk balans inom respektive område och period kommer detta att innebära en balans för hela förvaltningen. Nämnden har en ambition av att kunna erbjuda personal rätt till heltid. Detta innebär att samtlig personal inom hemtjänst och särskilda boende har viss del rörlig placering, så kallade norr- /söderturer. Placering sker på kort varsel och personal ska vid dessa tillfälle vara tillgängliga inom ett förutbestämt tidsspann. Av intervjuer framkommer att denna rörliga placering inte är uppskattad av personalen. Flera, dock inte alla, föredrar delad tur istället för rörlig placering. Av intervju med förvaltningsledningen framkommer att rörlig placering är en nödvändighet för att kunna erbjuda heltidstjänster. Det framgår av årsrapporten för 2015 att nämnden fullföljer satsningen om att successivt under 2015 och 2016 erbjuda heltidstjänster. Av intervju framgår att nämnden har en tjänstgöringsgrad för tillfället som uppgår till 92,5 procent Bedömning Det är vår bedömning att omsorgsnämndens bemanningsorganisation tillåter enheterna att effektivt bemanna verksamheterna. Det finns likaså stödmaterial i syfte att uppnå budget för enheterna vilka vi bedömer som positivt. Styrningen av enheterna kan dock med fördel stärkas i syfte att undvika enhetsspecifika lösningar för bemanning. Personalnyttjandets flexibilitet bygger delvis på rörlig placering vilken i låg utsträckning uppskattas av personalen. 12

57 4. Sammanfattande bedömning 4.1. Svar på revisionsfrågorna Revisionsfråga Har omsorgsnämnden en ändamålsenlig internbudget och resursfördelnings-modell? Har organisationsförändringar och nya verksamhetssystem förankrats och implementerats i hela organisationen? Genomförs konsekvensanalyser vid tänkta förändringar? Överensstämmer omfattningen av beviljade insatser med tilldelade personella resurser? Svar Bedömningen är att internbudgeten för hemtjänsten är ändamålsenlig sett till dess form och omfattning. Vad gäller biståndsbedömning och resursfördelning pågår utvecklingsarbete vilket är positivt. Kostnaden för utförandet av hemtjänstinsatser är lågt i förhållande till rikssnittet. De höga kostnaderna för hemtjänsten i förhållande till kommuner i länet och rikssnittet per brukare eller invånarantalet bedömer vi inte beror på kostnaden för utförandet av hemtjänstinsatser. Den huvudsakligt drivande faktorn för kostnaderna är enligt vår bedömning att kommunens omfattning av beviljade insatser är ca 20 procent högre än rikssnittet. Individuella biståndsbeslut gällande insatser inom särskilda boende har börjat tillämpas och ska utföras inom befintlig budget. Det framkommer synpunkter från intervjuade enhetschefer och personal om realismen i detta då de upplever att insatser som tar mycket tid beviljas. Enligt vår bedömning bör resursfördelningen ses över när rutiner för biståndsbedömningen förändras. Även här pågår utvecklingsarbete genom införandet av IBIC vilket är positivt. Nej, vi bedömer att de förändringar som har genomförts inte har varit tillräckligt förankrade och kommunicerade. Det är av största vikt att det finns en strategi för implementering som är tillräckligt kraftfull för att förändra invanda arbetssätt och som samtidigt säkerställer förankring och delaktighet. Det finns stora fördelar med att involvera medarbetarna och låta dem påverka inom de satta ramarna för verksamheten. Vidare behövs tillräckligt med tid för att förankra nya arbetssätt hos medarbetare och möta upp den oro som nya organisationsformer och arbetsmodeller väcker. Utifrån granskningen bedömer vi att arbetet med konsekvensanalyser kan utvecklas ytterligare i samråd med personalen. Det är ett sätt att förankra kommande förändringar. Det saknas tillförlitlig statistik avseende brukartid. Förvaltningsledningen uppfattning är att brukartiden uppgår till 60 procent. Utifrån erfarenheter från andra kommuner bedömer vi att en brukartid på 60 procent ligger på en nivå som kan förväntas av en kommun i Kalmars storlek. Det är av vikt att implementera system som gör det möjligt att följa upp brukartiden. Kostnaden för utförandet av en beviljad timme är förhållandevis låg. Detta kan antyda att hemtjänstenheterna är ansträngda i förhållande till antalet beviljade insatser. Detta i och med att personalen är den huvudsakligt drivande kostnaden för utförandet av insatser inom hemtjänsten, och således påverkar tilldelningen av personella resurser. 13

58 Tillämpas system och rutiner för planering och uppföljning av insatser? Görs en uppföljning av att beviljade insatser utförs? Finns det en organisation och styrning av personalresurser som medför ett effektivt resursanvändande? Finns rutiner för flexibelt personalnyttjande? Ja. Det finns såväl verksamhetssystem som verktyg för planering, schemaläggning och uppföljning som tillåter planering och uppföljning av verksamheten. Nedlagda timmar återrapporteras kontinuerligt till nämnden. Vi anser att även brukartiden bör återrapporteras allteftersom statistiken blir mer tillförlitlig. Delvis. Det finns möjlighet att komplettera grundbemanning genom personalpool och timvikarier samt stödmaterial för att räkna ut personalbehovet. Styrningen av enheterna kan dock stärkas för att skapa ett mer enhetligt förhållningssätt till personalbemanningen. Ja, men personalnyttjandets flexibilitet bygger delvis på rörlig placering vilken i låg utsträckning uppskattas av personal. Heltidsbemanning i omsorgsverksamheter kräver flexibilitet, men det kan genomföras på olika sätt Sammanvägd bedömning och rekommendationer Den sammanvägda bedömningen är att omsorgsnämnden har vidtagit ett flertal åtgärder som inneburit en ökad styrning av verksamheten. Det är därtill vår bedömning att det kvarstår ett antal utvecklingsområden. Vi ser att det pågår utvecklingsarbete vilket är positivt, och vill betona vikten av förankring och kommunikation med personalen. Vi rekommenderar omsorgsnämnden att: Genomlysa orsaker till att antalet beviljade timmar är högre än rikssnittet samt att kostnaden för utförd hemtjänsttimme är lägre än rikssnittet och utreda vilka konsekvenser det får för verksamheten. Säkerställa uppföljning och återrapportering av brukartid. Se över ledningsstrukturen och stärka styrningen av personalnyttjandet i syfte att skapa likriktighet mellan enheterna i tillsättningen av personal. Tydligare förankra beslut om organisatoriska förändringar med personalen. Kalmar den 15 december 2016 Ann-Mari Ek Certifierad kommunal yrkesrevisor EY Linus Aldefors EY 14

59 Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade Omsorgsnämndens presidium Förvaltningschef Ekonomichef Administrativ chef HR-ansvarig Fackliga representanter Enhetschefer, särskilda boenden och hemtjänst Personal vid särskilda boenden och hemtjänst Dokument Kalmar kommuns budgetar Kalmar kommuns årsredovisningar Omsorgsnämndens årsrapport 2015 med ekonomisk planering Omsorgsnämndens verksamhetsplan för 2016 och 2017 Omsorgsnämndens driftbudget 2016 Omsorgsnämndens delårsbokslut och verksamhetsuppföljning efter tertial två 2016 Omsorgsförvaltningens mätningar av brukartid Omsorgsförvaltningens uppföljningsmätningar Omsorgsförvaltningens bemanningsbalans Omsorgsförvaltningens resursfördelning, oktober 2016 Powerpointpresentation, ekonomi och resursplanering för omsorgsförvaltningen Powerpointpresentation, timecare för omsorgsförvaltningen SKL-rapport, Koll på hemtjänsten, oktober 2015 SKL:s analysunderlag, Koll på hemtjänsten, 2015 Kolada-statistik; kostnader per brukare, kostnadsfördelning sett till demografi 15

60 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Lars Axelsson ON 2017/ Omsorgsnämnden Önskemål om specifikt boende Förslag till beslut Omsorgsnämnden antecknar informationen till protokollet. Bakgrund Följande uppdrag finns angivet i 2016 års verksamhetplan för omsorgsförvaltningen Omsorgsnämnden får i uppdrag att utreda förutsättningar till ökad valfrihet vid val av befintliga äldreboenden. Under perioden till och med har boendesamordnare sammanställt samtliga omsorgstagare som fått beviljat insatsen vård och omsorgsboende och vilka önskemål de har haft om specifikt vård och omsorgsboende. Södermöre är inkluderat i sammanställningen. Totalt är det 191 personer som har beviljats vård och omsorgsboende under denna period. Av de 191 är det 134 personer som har önskat ett specifikt vård och omsorgsboende. 57 personer har inte önskat något specifikt boende. Av de 134 personer som har uppgivit ett specifikt önskemål är det 116 som har erbjudits det önskade boendet.18 personer har flyttat till icke önskat boende. De 18 personer som har flyttat till ett icke önskat boende har samtliga erbjudits att få göra ett byte om det uppstår ett ledigt önskat boende. En person har avböjt byte. En person har bytt till önskat boende och en person väntar på erbjudande om att byta. Personer beviljade vård och omsorgsboende 191 Antal som önskat specifikt boende 134 Antal som icke önskat specifikt boende 57 30% Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Lars.Axelsson@kalmar.se

61 ON 2017/ (2) Antal som flyttat till önskat boende % Antal som flyttat till icke önskat boende 18 13% I denna kartläggning och sammanställning av möjligheterna till att tillgodose valfrihet vid önskemål om vård och omsorgsboende så kan man konstatera att omsorgsförvaltningen tillgodoser 87% av de som önskat ett specifikt boende, med de förutsättningar som finns idag. Uppdraget att utreda förutsättningarna till ökad valfrihet vid val av befintliga äldreboenden får därmed anses redan tillgodosett och behöver inte ytterligare utredas. Med de rutiner och möjligheter som omsorgsförvaltningen arbetar efter i boendeprocessen så hanteras önskemålen om specifikt boende på ett för omsorgstagarens individuellt anpassat sätt. Lars Axelsson Supportchef Margareta Johansson Boendesamordnare

62 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Magnus Levin ON 2017/ / Omsorgsnämnden Omsorgsnämndens årsrapport Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner årsrapport 2016 med uppföljning av verksamhetsplan och överlämnar den till kommunstyrelsen för kännedom. Omsorgsnämnden godkänner uppföljning av den interna kontrollen för år 2016 och överlämnar den till kommunstyrelsen för kännedom. Bakgrund Omsorgsförvaltningen har tagit fram ett förslag till årsrapport för verksamheten Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar samt strategiska framtidsfrågor belyses för de olika verksamheterna. Årsrapporten utgör budgetunderlag inför budget 2018 och ekonomisk plan Det ekonomiska resultatet redovisas och analyseras. Utfallet för omsorgsförvaltningen är en nettokostnad på 639,7 mnkr jämfört med en budgetram på 645,8 mnkr. Totalt sett blev överskottet 6,1 mnkr. Årsrapporten sammanfattar också utfallet av de nämndsmål, aktiviteter och uppdrag som omsorgsförvaltningens verksamheter arbetat med under året för att stödja kommunfullmäktiges övergripande mål i Verksamhetsplan med budget 2016 och ekonomisk planering Måluppfyllelsen uppgick till 57%. Årsrapporten sammanfattar också utfallet av de utförda kontrollmomenten utifrån den beslutade interna kontrollplanen Slutsatsen är att den interna kontrollen är god men några förbättringsområden har identifierats Mattias Ask Förvaltningschef Bilagor Årsrapport 2016 Uppföljningsrapport verksamhetsplan 2016 Uppföljningsrapport intern kontroll 2016 Bilagor hemtjänsttimmar mm Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Magnus.Levin@kalmar.se

63 Årsrapport Omsorgsnämnden

64 Innehåll Femårsöversikt 3 Året som gått 4 Verksamhetsmål 6 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar 8 Kvalitet i verksamheten 1111 Personalredovisning 18 Driftsredovisning 2626 Investeringsredovisning 2828 Strategiska framtidsfrågor och riskanalys 29

65 Femårsöversikt Femårsöversikt Driftsresultat Förbrukning av ram % 99,10% 98,90% 100,30% 99,40% 98,20% Antal årsarbetare 1 117, , , , ,7 Personalkostnader i % av totala kostnader Sjukfrånvaro i % 81,50% 84,00% 87,10% 86,40% 87,80% 9,4 9,3 8,1 8,1 7,4 Personalomsättning 5,32 2,77 2,40 1,93 1,75 Antal omsorgstagare med hemtjänst Antal rum i vård- och omsorgsboende Antal hemsjukvårdspatienter Antal Lex Sarah rapporter Brukarbedömning hemtjänst andel nöjda, (%) Brukarbedömning vård- och omsorgsboende8 andel nöjda, (%) Kostnad för betalningsansvar 412 tkr 1060 tkr 333 tkr 307 tkr 77 tkr 3

66 Året som gått Året som gått har inneburit en utveckling inom många olika områden som bidrar till en ökad kvalitet i kommunen äldreomsorg. Ett flertal större utvecklingsprojekt startade som t.ex. införandet av individens behov i centrum (IBIC) i handläggningen och utförandet. Implementeringen av digital social dokumentation pågår och trygghetskameror erbjuds numera i ordinärt boende som en digital form av natt-tillsyn. Funktionen vårdkoordinator är införd för att stärka samverkan med landstinget och planeringen för införandet av ett vårdplaneringsteam fortgår. Nya steg har tagits för att kunna genomföra två olika försök med rätt till heltid under I Smedby öppnades det nya vård- och omsorgsboendet Ingelstorpsvägen 1 som har 68 lägenheter. Och det första spadtaget togs i byggandet av det nya boendet i Norrliden som omfattar 85 lägenheter. Dessutom har vi under slutet av året kunnat starta en satsning på socialt innehåll. Organisatoriskt sett genomfördes några förändringar under året. Vid årsskiftet integrerades träffpunkterna med enheterna inom hemtjänst och vård- och omsorgsboende. Syftet med förändringen var att stärka fokus på det sociala innehållet i verksamheterna. Antal teamområden minskade från sju till fyra inom hemtjänst och vård- och omsorgsboende. Hälso- och sjukvårdsorganisationen och biståndshandläggarorganisationen har anpassat så långt som möjligt efter denna förändring i syfte att stärka samverkan mellan de olika professionerna. Under året var omsorgsförvaltningen även ansvarig för äldreomsorgen i Södermöre kommundel. Det var det första året som förvaltningens olika verksamheter arbetade utifrån de prioriterade mål som omsorgsnämnden unisont har slagit fast. Glädjande nog har verksamheterna uppnått en majoritet av de olika målen. Flest framgångar nåddes i målen för vård- och omsorgsboende där nöjdheten ökade gällande såväl sociala aktiviteter, utevistelse som trivsel i boendemiljön. Inom hemtjänsten förbättrades personkontinuiteten för andra året i rad. I den genomförda medarbetarenkäten slogs det deltagarrekord i antal medarbetare som fyllde i enkäten på omsorgsförvaltningen. Här framgår att alla områden gällande Nöjd medarbetarindex ser lika bra eller bättre ut år 2016 än tidigare undersökning I fem av nio faktorer nås ett bättre resultat och endast i en faktor uppnås ett sämre resultat. Minska sjukfrånvaron och minska antalet ofrivilliga delade turer är ytterligare några prioriterade arbetsmiljöfrågor som förvaltningen har arbetat med under 2016 och detta arbete fortsätter under Årets utfall i förhållande till budget blev ett överskott på 6,1 miljoner kronor (mnkr). Det intensiva arbetet med bemanningsfrågor i vård- och omsorgboende och hemtjänst har genomförts på alla enheter och har gett resultat i form av att enheterna på totalen uppnår en budget i balans. Arbetet har möjliggjort att omsorgsnämnden redan under hösten 2016 kunde besluta om ökad bemanning på boende för att stärka det sociala innehållet. Särskilt prioriterades enheter med mindre avdelningar där utmaningen att få ihop verksamheten inom budgetram har varit störst. Vid sidan om denna resursförstärkning har nämnden kunna stärka upp med en pott på ca 10 mkr som har använts främst i boende för extra resurser kring omsorgstagare som har särskilda behov. 4

67 Det finns ett fortsatt förbättringsarbete att göra inom många olika områden. Under året togs det dock ett stort kliv framåt inom många olika områden tack vare alla medarbetares insatser. Därför vill vi rikta ett stort tack till alla medarbetare inom omsorgsförvaltningen för de viktiga insatser som har utförts under året. Viktiga insatser som har lett till att alla omsorgstagare har kunnat få en ännu bättre vård och omsorg i Kalmar kommun. Mattias Ask Förvaltningschef Omsorgsförvaltningen Michael Ländin Ordförande Omsorgsnämnden 5

68 Verksamhetsmål Omsorgsnämnden har fastställt egna mål utifrån fullmäktigemålen inom fokusområdena Ordning och reda i ekonomin, Ett grönare Kalmar, Hög kvalitet i välfärden samt Verksamhet och medarbetare. Uppföljning av målen har redovisats efter varje tertial. Uppföljningen av arbetet med målen redovisas i bilaga 1 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Nedan redovisas kommentarer till kommunfullmäktiges fokusområden. Ordning och reda i ekonomin Omsorgsnämnden har en budget i balans. Årets sparbeting på 11 mnkr har klarats och det kommer att bli ett överskott i bokslut. Enheterna redovisar en avsevärd resultatförbättring totalt sett. Ett underskott på enheterna på totalt 15 mnkr i bokslut 2015 har kunnat vändas till överskott Det finns fortfarande enheter som inte håller budget och där fortsätter förvaltningen arbetet med att få ännu fler enheter i balans. Ett grönare Kalmar Omsorgsnämndens mål att minska koldioxidutsläppen vid transporter har en positiv trend. Fler elbilar införskaffas till verksamheten och fler laddstolpar kommer på plats. Bedömningen är att detta bidrar till att nå kommunens mål inom ett grönare Kalmar. De betydande miljöaspekterna är kända: transporter, energiförbrukning och avfall. Förvaltningen arbetar efter de uppdrag som finns i kommunens miljöaspektlista från Ett växande attraktivt Kalmar Omsorgsnämnden har inget mål inom fokusområdet. Nämnden arbetar ändå för ett attraktivt Kalmar särskilt med tanke på attraktiva vård- och omsorgsboenden för äldre. Flera nya vård- och omsorgsboenden har startats för att erbjuda attraktiva boenden av hög standard. Utbyggnaden fortsätter. Hög kvalitet i välfärden Inom fokusområdet återfinns de flesta av omsorgsnämndens mål. Tydliga mål som är utdelade till enheterna har skapat ett positivt utvecklingsarbete där uppföljning av målen har tydliggjorts. Enheternas måluppföljning följs upp regelmässigt vid verksamhetsdialoger efter varje uppföljningsperiod. Detta arbete kommer att utvecklas inom ramen för uppföljningar i Hypergene. Enhetschefer informerar sin personal vid arbetsplatsträffar om enhetens målarbetet och de aktiviteter som är fastställda för att arbeta mot målet. Ger ökad delaktighet i personalgruppen för att nå målen. Arbetet med det sociala innehållet har fått stort genomslag under året och är ett område där mycket händer. Området e-hälsa utvecklas genom användande av välfärdsteknik samt samarbete med Linnéuniversitetet runt projekt inom e-hälsa. Trygg hemgång är ett arbetssätt som säkrar överförandet mellan landsting och kommun. Gemensamt för allt förbättringsarbete är att arbeta mot det övergripande målet att vara bland de 30 främsta äldreomsorgskommunerna år Verksamhet och medarbetare Inom fokusområdet ligger tyngdpunkten på arbetet med rätt till heltid och minska sjukfrånvaron. Omsorgsförvaltningen inför rätt till heltid för alla nyanställda från och 6

69 med 1 januari 2017 i enlighet med fullmäktiges beslut juni För att minska sjukfrånvaron pågår ett hälsofrämjande utvecklingsarbete på enheterna. Måluppfyllelse Måluppfyllelse Uppfylls/ Klara Delvis uppfyllda Uppfylls ej Totalt Nämndsmål 12 (57 %) 4 (19 %) 5 (24 %) 21 Aktiviteter 34 (92 %) 3 (8 %) - 37 Uppdrag 5 (83 %) 1(17 %) - 6 Omsorgsnämnden har majoriten av målen uppfyllda. De mål som inte uppnås är minska antalet fall, läkemedelsavvikelser och validerad smärtskattning. Orsak till fall är oftast att den enskilde överskattar sin förmåga vid förflyttning. De flesta fall sker inom vård- och omsorgsboende. Arbetet med fallprevention har utvecklats under året och fortsatt satsning kommer att ske under Extra fokus kommer att läggas på högriskpatienter. När det gäller läkemedelsavvikelser är det vanligast att läkemedel missas att ges. Utbildning i läkemedelskörkort är obligatorisk. En satsning mot digitala signeringslistor bedöms minska risken med läkemedelsavvikelser. Smärtskattning görs vid vård i livets slut men de rekommenderade smärtskalorna har inte använts fullt ut. Detta har påverkat resultatet. Fokus på området kommer att ske under Dessa tre mål återfinns även 2017 och aktiviteter för att nå målet ska tas fram. 7

70 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar Förvaltningsövergripande Den mest omfattande satsningen som påbörjats under året är införandet av ett nytt behovsinriktat systematiskt arbetssätt. Individens behov i centrum(ibic) som är arbetssättets namn utgår från individens behov, resurser, mål och möjligheter inom olika livsområden i dagliga livet. Handläggare och hemtjänstpersonal använder genom arbetssättet ett gemensamt språk och ett tankesätt som bygger på internationell klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa. Målet med införandet av det nya arbetssättet är att varje individ ska få sina behov beskrivna på ett likvärdigt sätt i hela landet och att individen får möjlighet att stärka sina egna resurser avseende utförande av aktiviteter och delaktighet. Omsorgsförvaltningen har sedan den 1 mars temporärt övertagit ansvaret för Södermöre kommundelnämnds vård- och omsorgsverksamhet. Till följd av detta har bland annat enhet myndighet utökats med två biståndshandläggare under året samt nattpatrullen och sjuksköterskeverksamheten har integrerats fullt ut. Överenskommelsen upphörde från Riksdagen har beslutat om ändring i socialtjänstlagen om maxtaxa i äldreomsorgen. Ger kommunerna möjlighet att besluta om höjning om maxtaxa. Gäller fr o m 1 juli Omsorgsnämnden har beslutat att följa ändringen i socialtjänstlagen. Kommunen har fått 1,3 mnkr för kunskapssatsning inom äldre- och funktionshinderområdet i statliga stimulansmedel. Medlen är tilldelade både omsorgsoch socialnämnden. Omsorgsnämnden har använt sin del i finansieringen av IBIC. Enheterna för hemtjänst och vård- och omsorgsboende har indelats i nya teamkonstellationer. Omsorgsförvaltningen har gått från sju olika teamindelningar till fyra team. Ansvaret för förvaltningens träffpunkter omfördelades den 1 januari Träffpunkterna har fördelats till geografiskt närliggande vård- och omsorgsboendeenhet eller hemtjänstenhet. Detta har gjorts för att skapa en tillhörighet och ett bättre samarbete mellan verksamheterna. Genom en överenskommelse med räddningstjänsten förbinder sig räddningstjänsten i Kalmar att fungera som tjänsteman i beredskap(tib) med ett utökat ansvar från ordinarie uppdrag för TIB. I uppdraget ingår att vid särskilda händelser ge rådgivning, stöd och under vissa omständigheter till omsorgsförvaltningens enheter. Att vara TIB innebär att vara nåbar alla tider på dygnet och att man omedelbart kan träda i tjänst. Efter larm gör TIB en första bedömning av läget och samlar in fakta samt tar nödvändiga kontakter. Hemtjänst I hemtjänsten har det påbörjats ett omfattande arbete med att förbättra personalkontinuiteten hos omsorgstagare. Arbetet innebär en månadsvis uppföljning av kontinuiteten i varje hemtjänstgrupp. Samtal förs även i varjepersonalgrupp om vikten 8

71 av personalkontinuitet för att ytterligare förstärka värdet av kontinuitet. Det har även påbörjats ett projekt (LINO Lindsdal och Norrliden) som innebär att dela in personal i hemtjänstenheter i mindre grupper som har ansvar för omsorgen hos ett mindre antal omsorgstagare som bör innebära positiva resultat på kontinuiteten. Samtliga enheter inom hemtjänsten jobbar nu med mobilt stöd och dörröppning med telefonen. Etapp två av mobilt stöd har startat där hemtjänstpersonelen ska börja dokumentera via sin telefon. Kvalitetssäkring av de reservnycklar som ska finnas i hemtjänsten påbörjas också i etapp 2. Under våren har förvaltningens teknikgrupp inlett ett omfattade arbete med ytterligare utbildning för hemtjänstgrupper i användningen av mobilt stöd för att säkra användningen av systemet. Vård- och omsorgsboende Vid årsskiftet var det ett ansträngt läge när det gäller ej verkställda beslut för vård och omsorgsboende. I februari öppnade Ingelstorpsvägen 1, Detta medförde att samtliga beslut har kunnat verkställas. Ingelstorpsvägen 1 är det tillbyggda före detta Smedängen med 50 vård och omsorgslägenheter. 16 av dessa är lägenheter för personer med demenssjukdom och resterande lägenheter är riktade mot somatisk omsorg. Behovet av korttidsplats har också kunnat verkställas i samband med att Ingelstorpsvägen 1 öppnade. Antalet betalningsdagar på sjukhuset har också minskat sedan januari månad. I dagsläget så är det normalt läge när det gäller vård- och omsorgsboende samt korttidsplatser. Från 15 april 2016 gäller ny bestämmelse i socialtjänstförordningen om bemanning i särskilt boende. Bestämmelsen innebär att det, utifrån den enskildes aktuella behov, ska finnas tillgång till personal dygnet runt som utan dröjsmål kan uppmärksamma om en boende behöver stöd och hjälp. Den boende ska ges det stöd och den hjälp som behövs till skydd för liv, personlig säkerhet och hälsa. Under året har projektet socialt innehåll startat. Arbetet innebär att stärka samarbetet med frivillighets organisationer samt att medverka till att stärka och förbättra det sociala innehållet med olika former av aktiviteter på träffpunkter och i vård-och omsorgsboenden. Hälso- och sjukvård Fler multisjuka äldre som kräver avancerade sjukvårdsinsatser. Omsorgs- och socialförvaltningen tar under 2016 över patienter från vuxenhabiliteringen, med vårt ansvar för bashabilitering enligt hemsjukvårdsavtalet. För omsorgsförvaltningen är det främst personer med omfattande hjälpmedelsbehov och personlig assistans. Samverkan med landstinget har intensifierats utifrån enskilda patienter/omsorgstagare som behov av kvalificerad kommunal hälso- och sjukvård Biståndsbedömning Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade har stramats upp. Nya prejudicerande domar och Försäkringskassans bedömningar visar en skärpt bedömning när det gäller de grundläggande behoven. Det här har inneburit att några personer som tidigare haft personlig assistans nu istället ansökt om stöd utifrån socialtjänstlagen. Detta har bl a lett till fler anhöriganställningar. Totalt har vi 46 personer som är anhöriganställda. 9

72 Traditionellt utgår ersättningen från beviljad/beställd tid och insatser med styrda schablontider. Det innebär en mindre bra flexibilitet för verksamheten att påverka besöken utifrån omsorgstagarens behov. I ett försök att öka flexibiliteten och delaktigheten för medarbetare och omsorgstagare men även underlätta biståndshandläggarnas arbete startades projektet räknesnurran (IBS). Räknesnurran (IBS) är ett Excel baserat verktyg som hjälper biståndshandläggaren att sammanställa tiden för insatser till en totalsumma tid samt att beräkna synergieffekter utifrån att beviljade insatser sammanförs under ett besök. Därtill beräknar verktyget ut en tid för de olika kringuppgifter som medarbetare i verksamheten utför, exempelvis kör-och gångtid och dokumentation. Utifrån beställningen av insatser och summan total tid ska sedan personalen tillsammans med omsorgstagaren utforma hur behoven ska tillgodoses. Syftet med att införa räknesnurran (IBS) är att stärka fokus på behoven och delaktighet för omsorgstagaren, underlätta biståndshandläggarnas arbete, minska minutdiskussioner mellan biståndshandläggare och hemtjänstgrupper, minska minutstressen för medarbetare och omsorgstagare samt tydligagöra tid för kringuppgifter så kallad kringtid. 10

73 Kvalitet i verksamheten De nationella och lokala målen för äldreomsorgen är styrande för kvalitetsarbetet tillsammans med Socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter och med ISO standarder för kvalitet och miljö är det sjätte året som omsorgsförvaltningen är en ISO certifierad verksamhet i hela verksamheten. Kunskapen om innehållet i ledningssystemet har hela tiden blivit bättre även om förbättringar alltid finns. Både intern revision och extern revision har genomförts. Öppna jämförelser vård och omsorg om äldre Socialstyrelsen och Sveriges kommuner och landsting sammanställer årligen öppna jämförelser inom vård och omsorg om äldre. Rapporten innehåller drygt 30 olika kvalitetsområden som belyser vård och omsorg om äldre. Rapporten bygger på både resultat från nationell brukarundersökning, kommun- och enhetsundersökningen och flertalet kvalitetsregister. Innehåller också mått inrapporterade från landstinget. Kvalitetsområdena speglar ex. kontinuitet och tid, inflytande och delaktighet, information, bemötande, trygghet, boendemiljö, mat och måltidsmiljö, aktiviteter och utvistelse, fall, undernäring och trycksår. Analysen av 2016 års resultat visar en positiv utveckling inom en rad områden ex har antalet genomförandeplaner ökat med närmare 25 procent i hemtjänsten vid jämförelse med 2015, personalkontinuiteten har ökat jämfört med ingångsvärdet 2016, nöjdheten med både omsorgsboendet, det sociala innehållet och möjlighet till utevistelse har ökat hos brukare, även andelen som erbjuds efterlevandesamtal har ökat. Den stora förbättringen är brukarnas nöjdhet med aktiviteter i vård- och omsorgsboende. Utmaningar som kvarstår är bl a att minska fallolyckor samt läkemedelsavvikelser men även det fortsatta arbetet med det sociala innehållet och förbättrad personkontinuitet. Inom dessa områden arbetar förvaltningen med förbättringsinsatser. Brukarnas nöjdhet med personalens bemötande är fortfarande det kvalitetsområde som upplevs bäst av brukarna. Miljöutbildning Under våren slutfördes genomförandet av kommunens grundläggande miljöutbildning i samtliga verksamheter. I utbildningen ingår grundläggande kunskaper om konsumtion, vatten, avfall, resor och energi. Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag Genom Tyck till har kommunen ett gemensamt system för att hantera synpunkter, klagomål och förbättringsförslag. Till nämnden har inkommit 145 Tyck till under Under 2015 inkom 204 Tyck till. Samtliga är handlagda och avslutade. Inkomna Tyck till under 2016 Förbättringsförslag Beröm Klagomål Avvikelse Summa Bemötande/tillgänglighet Handläggning Inte kommunens verksamhet 1 1 Offentlig miljö Verksamhet Summa Totalt

74 Verksamhetsledningssystemet Extern revision har genomförts av Qualify AB. Revisionen omfattade fyra enheter, två vård- och omsorgsboende och två hemtjänstenheter samt förvaltningsledningen. Revisionerna följer ett strukturerat program. Flera positiva omdömen om verksamheten konstaterades under revisionen. Alla besökta enheter uppvisar ett stort engagemang och kunskap kring sin verksamhet. Revisionens bedömning är: Man har tagit fram bra flödesschema/processchema för flera processer t.ex. nyöppningsprocessen, hemtjänstprocessen och processen för Lex Sarah. Stickprov visar att det är en god ordning på den sociala dokumentationen. Bra hantering av läkemedel. Personalmöten hanteras på ett bra sätt och handskrivna anteckningar finns tillgängliga på enheterna. Bra hantering av mål och uppföljning av mål i Hypergene. Alla besökta enheter har upprättat en kemikalieförteckning. God ordning i förråd. Intern revision har genomförts enligt planering. Sju enheter besöktes under revisionen. Internrevisionen resulterade i 11 avvikelser och 17 förbättringsförslag. Intern kontroll Intern kontroll har genomförts enligt plan under 2016 och redovisas i bilaga. Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetet med arbetsmiljön utgår främst från enheternas riskbedömningar och handlingsplaner. Även kartläggning och uppföljning av längre sjukskrivningar utgör ett viktigt område för omsorgsförvaltningens arbete med minskad ohälsa. Under året har utbildningsinsatser erbjudits bland annat inom systematiskt arbetsmiljöarbete och arbetsinriktad rehabilitering. Den nya föreskriften från Arbetsmiljöverket om organisatorisk och social arbetsmiljö har presenterats för förvaltningens chefer vid ett antal informationstillfällen under året. Särskilda insatser kring hälsofrämjande arbete har genomförts på en del av kommunens arbetsplatser och ett fortsatt arbete inom området kommer under 2017 att genomföras tillsammans med Kalmar kommuns arbetsmiljö-enhet. Noterade tillbud Totalt 278 tillbud har inrapporterats för omsorgsförvaltningen via det webb formulär som används för tillbudsrapportering i Kalmar kommun. Värt att notera är det stora antalet tillbud där annan person varit inblandad, även där detta varit oavsiktligt. Hela 223 fall har noterats där personal utsatts för någon form av våld. Bakom siffrorna finns ett brett spektra av händelser där 12

75 förvirrade omsorgstagare som inte förstår den situation de hamnat i, svarar med aggressivitet gentemot personalen. Främst uppstår dessa situationer inom demensverksamheten. Här är utbildning och handledning ett viktigt stöd för personalen att hantera situationen på bästa sätt. Det är dock glädjande att så få tillbud med fysisk överbelastning registrerats. Belastningsproblematiken är visserligen ett område som även fortsättningsvis bör uppmärksammas, men med rätt hjälpmedel och kunskap har tunga arbetsmoment, uppenbarligen kunnat hanteras på ett säkert sätt. Under året har en ny mall för riskbedömning i enskilda omsorgstagares hem tagits i bruk, som ett komplement till övrig riskbedömning. Rapporterade arbetsskadeanmälningar Omsorgsförvaltningen har under 2016 haft 54 inrapporterade arbetsskadeanmälningar varav 41 olycksfall och 10 färdolycksfall, samt 3 anmälningar om arbetssjukdom. Förvaltningen är starkt kvinnodominerad och 51 av anmälningarna kommer från kvinnor och bara 3 från män. Arbetsolycksfallen fördelar sig på följande orsaker och antal: Den skadade föll: Den skadade slog eller stötte emot något Skadad av maskin, maskindel eller föremål i rörelse: Skadad av fallande/flygande föremål: Skadad av hanterat föremål: Skadad av person (fysiskt, även oavsiktligt): Skadad av djur: Fysisk överbelastning (lyft, häftig rörelse): Psykisk överbelastning (hot, chock): Snedtramp, feltramp: Fordonsolycka eller påkörd: 19 anmälningar 3 anmälningar 1 anmälan 1 anmälan 1 anmälan 9 anmälningar 1 anmälan 11 anmälningar 2 anmälningar 2 anmälningar 1 anmälan Kommentar: Den mest frekventa olycksfallsorsaken är fall, inom gruppen ryms både omkullkörning med cykel och halkolyckor vintertid. Förvaltningen vidtar åtgärder främst genom att erbjuda dubbade cykeldäck till hemtjänstens cyklar. Här utöver är den fysiska överbelastningen alltjämt en återkommande anledning till arbetsskadeanmälningar. Här finns förhoppningen att utbildning av nya instruktörer i lyftteknik och förflyttnings-teknik skall ge personalen bättre möjligheter att utföra de tyngre arbetsmomenten på ett säkert sätt. Anmälda fall av arbetssjukdom fördelat på följande orsaker och antal: 13

76 Ergonomiska faktorer: Buller: 2 anmälningar 1 anmälan Bedömda konsekvenser av olycksfall och arbetssjukdom i form av sjukfrånvaro: Kan inte bedömas: 3 fall Ingen sjukfrånvaro: 24 fall 1-3 dagars sjukfrånvaro: 6 fall 4-14 dagars sjukfrånvaro: 9 fall Mer än 14 dagars sjukfrånvaro: 12 fall De verkliga eventuella konsekvenserna i form av sjukfrånvaro kan vara svåra att överblicka vid tiden för anmälan, därför skall bedömning ses som en ungefärlig skattning av konsekvenserna. Arbetsmiljöarbete i samverkan på arbetsplatserna Det lokala arbetsmiljöarbetet kretsar kring arbetsplatsträffar och lokala samverkansgrupper. Här har vid uppföljning kunnat noteras att arbetsmiljö regelmässigt tas upp såväl som en punkt på arbetsplatsträffens dagordning som i samverkansgruppen. Såväl chefer som skyddsombud har erbjudits grundläggande arbetsmiljöutbildning under året. Enheterna har även fungerande rutiner för skyddsronder Systematiskt brandskyddsarbete Inom det systematiska brandskyddsarbetet ingår brandskyddskontroller, utrymningsövningar och brandskyddsutbildning. Samtliga dessa aktiviteter har utförts enligt planering. Avvikelser I tabellen redovisas antal lex Sarah rapporter samt hälso- och sjukvårdsavvikelser. Avvikelse, antal Lex Sarah Fallrapporter vårdomsorgsboende Fallrapporter ordinärt boende Läkemedelsavvikelser vård- o omsorgsboende Läkemedelsavvikelser ordinärt boende LISA avvikelser mottagna LISA avvikelser lämnade Lex Maria 2 2 Av Lex Sarah rapporterna har en händelse anmälts till Inspektionen för vård och omsorg. Kvalitetsuppföljning Alla enheter, utom två, i egen regi har haft kvalitetsuppföljningsbesök av två interna controllers. Besöken har fokuserat på fyra områden: genomförandeplan, basala hygienrutiner, kontaktmannaskapet och nattfastan (gäller vård- och omsorgsboende). Resultatet har varierande där varje enhet har 14

77 sin utgångspunkt och sina förbättringsområden. Uppfyllt hos alla är kontaktman som alla omsorgstagare har. Besöken har genererat dokumenterade rapporter där förbättringsområden utpekats. e-hälsa och välfärdsteknologi E-hälsa, e-tjänster och välfärdsteknologi är områden utvecklas för att effektivisera vård och omsorg. Under året har nattkamera införts som alternativ till fysiska besök av nattpatrullen hos omsorgstagare. Vid årsskiftet ca 10 omsorgstagare som sagt ja till att använda nattkamera. GPS larm har införts som stöd för omsorgstagare med demenssjukdom. Det innebär att de kan friare röra sig inom ett angivet område. På den regionala nivån deltar förvaltningen i två projekt som startades Dessa är öka acceptans och kunskap för digitaliseringens möjligheter inom socialtjänst samt digitalt stöd i hemmet. Förvaltningen deltar också i externa projektansökningar från Linnéuniversitetet. En ansökan är kopplad till Nationellt kompetenscentrum för anhöriga. Projektetidén handlar om utvecklat stöd från kommun och landsting till omsorgstagare och anhöriga genom digital teknik. Ett andra projekt leds från e-hälsoinstitutet och benämns Ruves (regional utveckling inom välfärdsteknologi och e- hälsotjänster i samverkan). Det övergripande målet är att stimulera offentlig sektor till att använda digitala tjänster i den nödvändiga verksamhetsutvecklingen ökar incitamentet för SME i regionen att utveckla dessa digitala tjänster, vilket långsiktigt kommer att öka företagens konkurrenskraft på marknaden. Projektet är beviljat av Tillväxtverket. Kommunens kvalitet i korthet I kommunens kvalitet i korthet redovisas en kommuns kvalitetsaspekter inom fem områden: tillgänglighet, trygghetsaspekter, delaktighet/information, effektivitet och kommunen som samhällsutvecklare. Nedan redovisas resultat som är relaterade till nämndens ansvarsområde. Mått Medelvärde 2016 Väntetid i snitt (dagar) för att få erbjudande om äldreboende från ansökan till erbjudande Personkontinuitet under 14-dagars period Andel äldreboendeplatser som erbjuder daglig utevistelse, % Andel äldreboendeplatser där den äldre erbjuds egen tid utifrån egna önskemål Andel äldreboendeplatser som erbjuder alternativ rätt vid huvudmål Andel äldreboendeplatser som erbjuder internetuppkoppling i det egna rummet

78 Andel äldreboendeplatser där utbudet av TVkanaler kan påverkas utöver grundutbudet Andel äldreboendeplatser som serverar kvälls/nattmål Andel äldreboendeplatser där den enskilde själv väljer tid för nattvila Andel äldreboendeplatser där den enskilde själv väljer tid för uppstigning Andel äldreboendeplatser som erbjuder minst en aktivitet per dag under helgen Andel äldreboendeplatser som erbjuder minst två aktiviteter under vardagar Andel omsorgstagare som har möjlighet att tala sitt modersmål (inkl svenska) Andel enheter i äldreboende som har möjlighet till parboende Välfärdsbokslut Social och kulturell delaktighet Att känna sig socialt delaktig är en förutsättning för att förstå samhället man lever i. Känsla av sammanhang och meningsfullhet återkommer ofta som förklaring till varför vissa människor klarar påfrestningar bättre än andra. Det finns ett positivt samband mellan social och kulturell delaktighet och fysisk hälsa samtidigt som social isolering är en riskfaktor för sjuklighet och dödlighet. Lågt socialt och kulturellt deltagande definieras som att man under de t senaste året som mest deltagit i någon aktivitet en enstaka gång. I Kalmar kommun deltog ca 80 % av befolkningen i någon aktivitet under året men det finns skillnader mellan olika grupper i befolkningen, bland annat framträder bilden att äldre personer generellt har lägre socialt och kulturellt deltagande än yngre. Stödjande miljöer för äldre Resultatet i den nationella folkhälsoenkäten Hälsa på lika villkor visar att ju högre ålder, desto färre tycker sig ha en god hälsa. Samma samband gäller det för det sociala deltagandet i samhället. Delaktighet i samhället betyder mycket för hur individen upplever sitt eget sociala och samhälleliga inflytande, och påverkar förutsättningarna för hälsa, olika former av mötesplatser där äldre människor kan delta aktivt i samhällslivet är på så sätt en investering i hälsa och mening i tillvaron. Träffpunkter för äldre finns på många ställen i kommunen. Under året har projektet socialt innehåll startat. Arbetet innebär att stärka samarbetet med frivillighets organisationer samt att medverka till att stärka och förbättra det sociala innehållet med olika former av aktiviteter på träffpunkter och i vård-och omsorgsboenden. Detta har en mycket positiv utveckling. 16

79 Antalet fallskador ökar Fallskador är den vanligaste skadeorsaken i Sverige idag. I synnerhet bland äldre utgör det ett omfattande folkhälsoproblem. Två tredjedelar av de som avlider till följd av fall är 65 år eller äldre, liksom hälften av alla som vårdas på sjukhus till följd av skador. Orsaken till att antalet fallolyckor ökar är bland annat den demografiska utvecklingen, allt fler äldre är pigga och aktiva samtidigt som andelen äldre som inte är det ökar tack vare förbättrad sjukvård. Många individuella faktorer påverkar också skaderisken när man blir äldre. Fall rapporteras till sjuksköterska och registreras i Senior alert. Åtgärder och uppföljning registreras. Vid boendeteam och hemteam möten diskuteras nödvändiga åtgärder för att förhindra fall. Även seniorlots arbetar med fallprevention. Självmord Under flera decennier har självmorden minskat långsamt men under de senaste två åren har trenden avstannat. Bland kvinnor är självmord vanligast i åldergruppen år och bland män i åldersgruppen 75 år och äldre. Självmordsfrekvensen i Kalmar kommun är generellt högre än riksgenomsnittet, särskilt för män och äldre kvinnor. Utbildning i Första hjälpen psykisk hälsa har genomförts under året. Se vidare under avsnitt personalredovisning/utbildning. 17

80 Personalredovisning Utbildning Utbildningsplan/budget 2016 Budgeten för utbildningsplanen 2016 låg på 2,3 miljoner. Utbildningsplanen består dels av obligatoriska utbildningar som läkemedelskörkort och brandskyddsutbildning samt utbildningar inom områden som vi har haft efterfrågan på från verksamheten. Under 2016 genomförde vi en förändring när det gäller utbildningsplanen och budgeten, vi flyttade ut ansvaret till enhetscheferna. Idag ansvarar de för sin budget och bokar själva in sina medarbetare samt gör sin egna strategiska plan med utbildningar. Första hjälpen psykisk hälsa Under 2016 fortsatte vi att utbilda våra undersköterskor och sjuksköterskor i första hjälpen psykisk hälsa. Totalt gick 40 medarbetare utbildningen, en ökning på 11 personer från föregående år. Vi ser en ökad efterfrågan och har utökat antalet platser till Utbildningen pågår under tre halvdagar och motsvarar 12 utbildningstimmar per medarbetare. Syftet med utbildningen är att ge våra medarbetare en trygghet i att upptäcka psykisk ohälsa snabbt för att våra omsorgstagare ska kunna få hjälp och stöd i ett tidigt skede. Brandskyddsutbildning Varje medarbetare ska vart fjärde år gå brandutbildning. Brandutbildningen hålls på Ebbetorps övningsfält och 2016 gick 181 medarbetare utbildningen som motsvarar 4 utbildningstimmar per medarbetare. Nytt för 2016 var att vi införde obligatorisk brandskyddsutbildning även för vår hemtjänstpersonal. BPSD-administratör Vi har under 2016 kunnat erbjuda 18 platser för utbildning för BPSD administratörer. Utbildningen motsvarar 16 utbildningstimmar per medarbetare. Läkemedelskörkort Under 2016 gjorde vi om konceptet utbildning i läkemedelskörkort. Tidigare har vi ordnat utbildningar centralt men för att möta verksamhetens efterfrågan och behov så kontakta respektive enhetschef ansvarig utbildare för att boka intid till ett APT möte. De utbildningar som hålls ute på enheterna motsvarar ca 1 utbildningstimme per medarbetare. För nyanställda finns dock som vanligt tider månadsvis. Centralt har 217 medarbetare gått läkemedelskörkort basal och 127 medarbetare har gått läkemedelskörkort diabetes. Respektive utbildning motsvarar 2 utbildningstimmar per medarbetare. Utöver dessa utbildningar har vi också hållit utbildning för våra semestervikarier. UL-lagutveckling 18

81 Under 2016 genomförde samtliga enhetschefer UL-lagutveckling tillsammans med våra HR-strateger. Utbildningen skedde teamvis. Uppföljning kommer att ske under Förvaltningskontorets kvalitetsgrupp har också genomfört UL-Lagutveckling och kommer även de att fortsätta arbetet under Utvecklande Ledarskap (UL) Under 2016 har en enhetschef gått utbildning i utvecklande ledarskap. Utbildningen motsvarar 18 utbildningstimmar. Utbildningen ger våra chefer en ökad trygghet i sitt ledarskap, vad man ska tänka på framöver och det skamynna ut i en handlingsplan som ska följas upp av närmaste chef. Chefskörkort Under 2016 gick 12 enhetschefer den obligatoriska utbildningen chefskörkortet. Utbildningen är obligatorisk för samtliga chefer inom Kalmar kommun. Här får cheferna en grund i arbetsgivarens policys, avtal osv. Omsorgens dag Under 2016 infördes omsorgens dag. Under 8 tillfällen fördelat på två dagar bjöds samtliga medarbetare till Stadshotellet för att ge information om verksamhetens mål, vad som är på gång i förvaltningen och genomförandplan. Avslutning var med en inspirationsföreläsning av Christina Stielli. Totalt motsvaradeomsorgens dag två utbildningstimmar per medarbetare och drygt 900 medarbetare deltog. Utbildningar för våra semestervikarier Våra semestervikarier har fått utbildning i Läkemedelskörkort basal Förflyttningsteknik Demensutbildning för de som arbetat på demensboende. Utbildningen motsvarar 6 utbildningstimmar per semestervikarie respektive 8 utbildningstimmar. Utbildning för våra samordnare Under 2016 anställdes 24 samordnare ute på våra enheter. De har fått utbildning inom följande områden: Time Care pool och plan Laps Care Målarbete Arbetsrätt Bemanningsekonomi Kalmar kommun som varumärke Socialtjänstlagen Utbildning motsvarar 42 utbildningstimmar per medarbetare Rekrytering Externa rekryteringar Under 2016 rekryterades följande yrkeskategorier till omsorgsförvaltningen 19

82 Sjuksköterska (både vikariat och tillsvidare samt dag och natt) Fysioterapeuter/Sjukgymnaster (både vikariat och tillsvidare) Arbetsterapeut (tillsvidare) Enhetschef resurs (semestervikariat) Löneadministratör (semestervikariat) Enhetschefer (tillsvidare) Hjälpmedelskonsulent (tillsvidare) Hjälpmedelstekniker (tillsvidare) Undersköterskor (timvikarier och semestervikarier) Biträdande enhetschef (vikariat) Samordnare (tillsvidare) Interna rekryteringar Specialistundersköterska (projektanställning) Projektledare/strateg (projektanställning) Samordnare (vikariat) Undersköterska inom förflyttningsteknik (tillsvidare) Det har varit svårt att rekrytera enhetschefer, arbetsterapeut och fysioterapeut/sjukgymnast. Medier som vi använt oss av vid rekryteringen är Platsbanken, Kalmarposten, Sydostpress, LinkedIn, Facebook och Instagram. Rätt till heltid Under 2016 har vi arbetat med att skriva om avtal och tillämpningar. Ny projektledare har tillsatts samt en ny projektgrupp. Gruppen har arbetat fram underlag för två projekt. Pilot - Norrliden Liknar tidigare avtal som vi haft inom omsorgsförvaltningen. Det som har diskuterats är bland annat resurstid, begränsningsperioder och tillämpningar. Det som kännetecknar detta avtal är resurstiden som kan vara max 10%I genomsnitt av sysselsättningsgraden under en begränsningsperiod på 16veckor. Avtalet skrivs under i januari Under projektet kommer ekonomi, sjuk-frånvaro, kvalitetsmått-/indikatorer samt arbetsmiljö att följas upp. Pilot RTH nyanställda från 1 januari 2017 Andra projektet som vi kommer att prova på under 2017 är att nyanställda erbjuds en heltidsanställning där man får en fast placering på en enhet men blir rörlig i teamet. Schemat läggs utifrån verksamhetens behov och givetvis kommer vi att följa upp ekonomi, sjukfrånvaro, kvalitetsmått-/indikatorer samt arbetsmiljö. Under 2016 fick två projektmedlemmar möjlighet att få plats i SKL:S nätverksgrupp kring Rätt till heltid. Nätverket kommer att träffas vid 8 tillfällen under en tvåårsperiod. Här kommer kommunikationsplaner, avtal, tillämpningar osv att diskuteras. Gruppen kommer också att fungera som referensgrupp gentemot den handlingsplan som ska vara klar Vård- och omsorgscollege Vård- och omsorgscollege innebär samverkan mellan arbetslivet och de utbildningar som sker på regional och lokal nivå. Syftet är att gemensamt hitta sätt att trygga kommande kompetensförsörjningsbehov och skapa attraktiva och moderna verksamheter med hög kvalité. Områden som vi ser är viktiga att samverka kring är 20

83 exempelvis yrkesutbildningens struktur och innehåll, det arbetsplatsförlagda lärandet (APL) och lärandet i arbetet (LIA), handledarutbildning, språkombudsutbildning, validering och kompetensutveckling för redan anställda. Under 2016 certifierades Kalmar kommun genom Vård- och omsorgscollege. Under 2017 kommer arbetet att påbörjas och det kommer vara fokus på betyg och handledare. Personalstatistik Omsorgsförvaltningen Mätdatum: 31 dec Källa: Hypergene och PS Utdata Tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Antal Årsarbetare 994,8 122,2 1117,0 1042,5 126,0 1168,5 Genomsnitt sysselsättningsgrad i % 91,4 94,0 91,6 91,9 94,8 92,2 Andel heltider i % 46,8 59,2 48,2 48,8 64,4 50,5 Medelålder 45,9 45,5 45,8 46,1 44,5 45,9 Personalomsättning i % 5,4 2,3 5,0 2,5 2,2 2,5 Åldersfördelning 2016 Antal % Tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt 29 år ,8% 8,5% 10,6% år ,8% 23,1% 21,0% år ,4% 27,7% 23,9% år ,4% 28,5% 31,1% år ,6% 12,3% 13,5% Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete Sammanfattningsvis är tendensen att årets sjukskrivningstal pekar mot en minskning av korttidsfrånvaron i förhållande till Hälsofrämjande och förebyggande arbete Under hösten 2016 har kommunledningskontorets arbetsmiljöenhet (tidigare Kommunhälsan) lämnat in en ESF-ansökan om medel för att utveckla ett hälsofrämjande arbete i Kalmar kommun. Syftet med projektet är att minska antalet sjukskrivningar och att stödja cheferna i arbetet med att upptäcka och agera utifrån tidiga signaler på ohälsa. Det främsta verktyget för detta är en utbildningsinsats som riktar sig till både chefer och skyddsombud. Arbetet är initierat under 2016 men kommer till största delen att genomföras under Inför arbetet med ansökan har omsorgsförvaltningen deltagit i en workshop, representerad med två enhetschefer samt en HR-specialist. Personalen på omsorgsförvaltningen har under året erbjudits ett friskvårdsbidrag på 800 kronor i syfte att stimulera och ekonomiskt underlätta egen träning. Endast ca 30% av personalen har nyttjat förmånen. Det är inte klargjort om orsaken till det begränsade utnyttjandet står att finna i att bidraget inte är tillräckligt känt, eller att rutinerna upplevs som besvärliga. Det går inte heller att bedöma om personalen är fysiskt aktiv på sin fritid utan att utnyttja friskvårdsbidraget. Det är inte ovanligt att redan aktiva motionärer ser fördelar med en subventionerad friskvård, utmaningen ligger i att locka de inaktiva till regelbunden motion. Inom förvaltningens yrken är en god fysik en av förutsättningarna för ett långt och friskt arbetsliv. 21

84 En annan förmån som erbjudits under året är ersättning för influensavaccin. Vidare har utbildningsinsatser genomförts under året inom ergonomiområdet. Aktiviteter har genomförts kring medarbetarskap, förväntningar i anställningen, anställningsförmåner, arbetsglädje, inflytande-delaktighet, stolthet, återhämtning, vård i annans hem m.m. Omsorgens dag har genomförts under våren, där alla anställda erbjudits att delta. Förvaltningens administratör inom schemaplanering har under 2016 fungerat som stöd till enhetschefer, samordnare och medarbetare i schemaverktyget Time Care Planering och har hållit i utbildningar för dessa professioner. Administratören har också arbetat med övriga förvaltningar samt kommunbolagen inom schemaverktyget. Under hösten 2016 har tiden främst lagts på samordnare och grundutbildning för dessa. Fungerar även som kontaktperson mot löneadministrationen när det uppstår frågor inom systemet. Ingår i en arbetsgrupp som arbetar fram rutiner i verksamhetsprogrammet Laps Care Planering. Ingår i projektgruppen för Rätt till heltid. Ingår i Projektgrupp delade turer som startade 2015, 2016 har enheterna arbetat med att se vad man kan göra för att minimera delade turer, Omsorgsförvaltningen kommer ha en uppföljning Total sjukfrånvaro i % av ordinare arbetad tid Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt år 7,28 3,12 6,56 6,18 3,9 5, år 9,72 4,05 8,95 10,43 4,4 9, år 10,95 10,16 10,86 11,06 3,87 10,27 Totalt 9,88 6,04 9,37 10,04 4,12 9,29 Sjukfrånvaro > 59 dagar i % av total sjukfrånvaro Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt år 30, ,19 20,5 4,6 18, år 50,29 4,99 47,51 49,6 17,5 47, år 49,72 60,36 50,84 53,2 27,1 52,1 Totalt 47,87 37, ,5 18,4 46,8 22

85 Semesterrekrytering 2016 Efter utvärdering av 2015 års semesterrekrytering fastställdes att semesterperioderna 2016 skulle läggas vecka En helt ny semesterrekryteringsprocess togs fram inför 2016 års rekrytering. Med tydliga mål och delmål och kontrolldatum. Marknadsföring har skett genom annons i Kalmarposten, bio-reklam, Facebook, Instagram, infartsskyltar, semesterrekryteringsmässa tillsammans med Kunskapsnavet. Karma mässan Linné cupen, spontana och planerade besök på gymnasieskolorskolor. Under sen vintern påbörjades ett samarbete med Linné-universitetet om att aktivt finnas på plats och informera om våra extrajobb och semestervikariat. Annons i offentliga jobb lades ut 22 december och fram tom sista april hade det inkommit 1080 ansökningar totalt varav 700 ansökningar riktade mot omsorgsförvaltningen, vilka har fördelats och arbetats med i de trettio enheterna. Perioden maj till och med när annonsen stängdes ner i mitten av juni inkom endast 200 ansökningar som var fördelade mellan både msorgsförvaltningen och socialförvaltningen. Årets rekrytering var tuff och vi har haft hård konkurens med den övriga totala semesterrekryteringen i Kalmar med omnejd. Många sökande hade viss erfarenhet från vård och omsorg eller liknande, men vid intervjutillfällen saknades brister i språket vilket ledde till flera bortfall. Efter flera avhopp och sjukskrivningar i maj-juni blev de sista rekryteringarna svårrekryterade. Vi arbetade under denna tid aktivt i de sociala medierna Facebook etc. Vilket underlättade den sista rekryteringen. Totalt 1272 ansökningar inkom tillsammans med socialförvaltningen varav 750 ansökningar var riktade mot att arbeta inom äldreomsorgen. Omsorgsförvaltningen anställde totalt 435 medarbetare som semestervikarier. Utvärdering gjordes efter sommaren med ett antal frågor som ställdes till sommarvikarierna till exempel frågor om var de sett annonsen där över 80 % informerats genom hemsidan och genom kompisar/anhöriga, kontakt av enhetschef, 60 % blev kontaktade inom 2 veckor efter sin ansökan. I introduktionen fick man mycket information men många hade svårt att ta till sig allt, upplevelsen av introduktionen på arbetsplatsen och vikariatet under sommaren har upplevts i sin helhet mycket bra. Användandet av teknik ex. datorer, programmen Laps Care, Phoniro har fungerat bra. Facebook som är en stor del av marknadsföringen under semester-rekryteringen där registrerades under januarimars flera tusen delningar av vår information. Noterbart är också att bio/reklamfilmen sågs av över besökare under februari. 23

86 Flera sommarvikarier har fått jobba vidare som timanställda under hösten och för många av dessa personer som inte har en formell vårdutbildning kan detta vara ett insteg till att vidareutbilda sig inom vård och omsorg. Under rekryteringsperioden januari-juli månad lägger vi ner ett omfattande arbete i intervjuer och referenstagningar och övrigt administrativt arbete. Spontana ansökningar jobbar vi kontinuerligt med för att tillgodose vårt behov av personal i nutid och preventivt. I detta ligger det att ha löpande kontakter med sökande för vara en så attraktiv arbetsgivare som möjligt. Under året 2016 hanterades mer än 450 ansökningar. Praktikhantering inom omsorgförvaltningen Vi har en omfattande praktikhantering för ett stort antal utbildningsanordnare mot vård och omsorg. Vi har nära samarbete med utbildningsanordnarna. Verksamheten förfogar över 140 utbildade handledare som finns tillhanda under deras praktikplaceringar. Detta är ett led i att klara av den framtida kompetensförsörjningen. MIO omvårdnadsutbildning Under 2016 har Omsorgsförvaltningen tillsammans med Kunskapsnavet/Komvux startat upp en MIO omvårdnadsutbildning Mångfald i omsorgen med 16 elever med en bakgrund från många länder, i en förlängd omvårdnadsutbildning med extra språkstöd. Omsorgsförvaltningen har bidragit med särskilda utbildningsinsatser för handledare i ett sätt att stärka handledarollen för MIO eleverna i deras första praktikplacering inom omsorgsförvaltningen. Särskilda utbildningsinsatser bedrivs av förvaltningen under hela utbildningstiden tom Trainee/omvårdnadsutbildning Jenny Nyströmskolan Trainee konceptet har diskuterats under de senaste åren och det har blivit färre VOelever som har genomgått konceptet med godkännande för att erhålla en tillsvidare tjänst i omsorgsförvaltningen efter avslutad utbildning. Under hösten tog omsorgsnämnden ett beslut om att frysa trainee konceptet för nya gymnasie-elever från och med hösterminen Omsorgsförvaltningen kommer tillsammans med kunskapsnavet att som ett nytt spår arbeta fram ett liknande koncept, men nu riktat mot Komvux omvårdnadsutbildningar. Praktikhantering under 2016 Praktikplaceringar/elever studenter från: Jenny Nyströmskolan VO program. Jenny Nyströmskolan VO program lärling Komvux omvårdnads program. Komvux NTI distans omvårdnads program. Lernia omv.pr Kalmar Praktiska Gym omvårdnads program Kalmar kommun SFI Linné universitetet SSK studenter VFU SFI efter överenskommelse Totalt praktikplatser på 26 enheter/58 arbetsplatser inom 24

87 omsorgsförvaltningen Totalt praktikplatser: 3 enheter/11 arbetsplatser inom södermöre kommundelsförvaltning Preliminärt skapades 236 placeringar efter önskemål från utbildningsanordnarna för året 2016 De verkliga placeringarna blev till antalet 213 elever/studenter år

88 Driftsredovisning Intäkterna blev cirka 6 mnkr högre än budgeterat och avvikelsen berodde på ökade omsorgsavgifter och hyror samt statsbidrag för kunskapssatsning inom äldreomsorgen. Personalkostnaderna blev 16,3 mnkr lägre än beräknat. En del av avvikelsen beror på att kostnaderna för överflyttad personal till koncentrerad administration redovisas som köp av tjänst. Viktigast är dock att resursfördelade enheter inom boende och hemtjänst minskat sina personalkostnader och gått från ett underskott på 15 mnkr 2015 till ett överskott Övriga kostnader blev ca 16 mnkr högre än budgeterat. De största avvikelserna noteras inom följande verksamheter: HSL-verksamheten där kostnader för tekniska hjälpmedel ökade med ca 2 mnkr. Kapitalkostnaderna blev 1,8 mnkr högre. Kostnader för IBIC(Individens behov i centrum) 2 mnkr. Kostnader för överflyttad personal inom ramen för koncentrerad administration 2 mnkr. Uppstartskostnader för Ingelstorpsvägen motsvarande 1 mnkr. Kostnaderna för köp av pool budgeterades på lön och redovisas under övriga kostnader motsvarande 8 mnkr. Driftsredovisning tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Intäkter Kostnader Netto Intäkter Kostnader Netto Netto Administration Verksamhetsövergripande Vård- och omsorgsboende Hemtjänst Träffpunkter o dagverksamhet Hälso- och sjukvård Summa

89 Utfall per verksamhetsområde Administration(+ 826 tkr) Under administration har redovisats kostnader för omsorgskontoret och myndighetshandläggare. Besparingar på ett antal tjänster förklarar avvikelsen jämfört med budget. Verksamhetsövergripande( tkr) Under denna rubrik har redovisats IT, momsintäkter, betalningsansvar, kapitaltjänstkostnader, avgiftsintäkter, tvätt och arbetskläder och entreprenader mm. Det redovisas en stor avvikelse som beror på ökade kostnader på resurscentrum, kostnader för avslut av anställning, uppstart av nytt boende, ökade utbildningskostnader, ökade IT-kostnader och ökade kapitalkostnader. Vård- o omsorgsboende( tkr) Kostnaderna för vård- och omsorgsboenden har hållit sig inom budget. Hemtjänst( tkr) Kostnaderna för hemtjänst har minskat och beror på att beviljade timmar har minskar, nattpatrullen redovisar ett överskott och kostnaderna för anhöriganställningar har varit mindre jämfört med budget. Resursfördelade enheter har klarat att hålla budget totalt vilket är en klar förbättring jämfört med Träffpunkter o dagverksamhet( tkr) Verksamheten redovisar ett överskott jämfört med budget. Hälso- och sjukvård( tkr) Personalkostnaderna blev 0,9 mnkr högre än budget och den största avvikelsen beror på kostnader som härrör till semesterperioden. Hjälpmedelskostnaderna ökade och den totala avvikelsen blev 1,9 mnkr jämfört med budget. Totalt underskott för verksamheten blev 2,8 mnkr. 27

90 Semesterlöneskuld Semesterlöneskulden minskade för andra året i rad och för 2016 med 393 tkr vilket innebär att våra anställda återigen har tagit ut mer semester än man sparat vilket är bra långsiktigt. Resultatutjämningsfond Efter bokslut 2016 finns 32,6 mnkr i omsorgsnämndens resultatutjämningsfond. Investeringsredovisning Investeringsredovisning 2016 Tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Vård o omsorgsboende Summa * Omsorgsnämnden investerade 5,1 mnkr, enligt 2016 års bokslut, vilket utgjorde 1,2% av kommunens totala nettoinvesteringar. Kapitaltjänstkostnaderna uppgick till tkr mer än vi budgeterat. Investeringarna har främst varit utrustning och inventarier till Ingelstorpsvägen och utbyte av larmdörrar på Oxhagshemmet. I övrigt utbyte av utrustning och inventarier i befintliga boenden och lokaler. 28

91 Strategiska framtidsfrågor och riskanalys Ekonomi Att ha tillräckliga resurser är strategiskt viktigt att kunna fullfölja nämndens uppdrag. Principer för resurstilldelning till nämnden finns och det är viktigt. Risk finns att om förändringar i resurstilldelningen uppstår att det påverkar nämndens uppdrag negativt med sänkta ambitioner och kvalitet i verksamheten som följd. Rekrytering Omsorgsförvaltningen skall vara ett föredöme som arbetsgivare och en attraktiv arbetsplats. Stora pensionsavgångar och en ökad konkurrens på övriga arbetsmarknaden gör att vi ställs inför en stor utmaning. Att omsorgsförvaltningen ska kunna erbjuda rätt till heltid och en möjlighet till deltid. Anställda i omsorgsförvaltningen ska ha större möjligheter att leva på sin lön och framtida pension. Arbetsgivaren ska arbeta för tryggare anställningar. Den anställda ska kunna välja sysselsättningsgrad. Detta skall rymmas inom befintlig budgetram. Om verksamheten inte lyckas med rekryteringsstrategi är risken att kvalitetsbrister uppstår i verksamheten. Kan handla om ökat antal hälso- och sjukvårdsavvikelser samt ökat antal lex Sarah rapporter. Hälsofrämjande arbete Minskad sjukfrånvaro och fortsatt arbete med arbetsmiljön är viktiga faktorer som påverkar både ekonomi och rekrytering. Risk med höga sjuktal är försämrad ekonomi och kvalitetsbrister i verksamheten. Kompetensförsörjning Nya utmaningar ska mötas med rätt kompetens hos personalen. Vi ser en kommunal hälso- och sjukvård som blir mer kvalificerad. Vi har nog inte sett slutet i detta. Aktivt arbete med rätt innehåll i utbildningsplan. Rätt kompetens är en förutsättning att klara framtida uppdrag. Gäller inom både socialtjänst och hälso- och sjukvård. Om uppdraget inte klaras uppstår kvalitetsbrister, kritik mot verksamheten och ökat antal avvikelser. E-Hälsa/välfärdsteknologi Viktigt strategiskt område som har utvecklingspotential för att klara framtidens vård och omsorg. Handlar både om arbetet som riktar sej till omsorgstagare men även hur vi med utvecklad teknik samverkar med andra. Ekonomiska resurser är en riskfaktor när välfärdsteknologi ska införas. Kan vara förknippat med stora investeringar och behöver knytas till nyttoeffektskalkyl. Demografisk utveckling av antalet äldre Vi vet att från 2020 kommer grupper 80+ år att öka mycket stort de kommande tio åren. Detta kommer att generera att antalet brukare kommer att öka. Både i behov av hemtjänst och vård- och omsorgsboende. Skapa beredskap för detta är viktigt. 29

92 Balans mellan hemtjänst och vård- och omsorgsboende Strategisk fråga hur vi internt fördelar dessa resurser. Många kommuner väljer annan inriktning än Kalmar valt dvs mer ska klaras i hemtjänsten. Men strategiskt utifrån KPB får vi andra signaler hur vi kan tänka för att bli kostnadseffektiva med våra insatser. Ny boendeplan behövs som tar sikte på strategiska frågor kopplat till demografi och behovsutveckling av vård- och omsorgsboende. Risk som kan uppstå om inte rätt balans finns är omsorgstagare med ej tillgodosedda behov. Väntetid till vård- och omsorgsboende kan öka. Kan i sin leda tur leda till ökat betalningsansvar. Kvalitetsbrister i verksamheten uppstår. Samverkan Handlar om hur samverkan utvecklas med landstinget så att vård och omsorgs blir på bästa sätt för brukare/patient. Sker bl a inom länsgemensam ledning. Inom samverkan ryms också hur stöd till anhöriga utvecklas. Är en viktig del som påverkar nämndens uppdrag framöver. Risk med brister i samverkan är att resurser inte nyttjas optimalt och därmed lägre kvalitet i vård och omsorg. Hemrehabilitering Hemrehabilitering syftar till ökad självständighet hos omsorgstagaren. Det är en bidragande orsak till minskat behov av hemtjänst. Viktigt at detta fortsätter att utvecklas för att klara framtida behov av stöd och hjälp. Risk som uppstår med minskad hemrehabilitering är sannolikt ökat behov av hemtjänst och sämre livskvalitet för enskilda omsorgstagare. 30

93 Ekonomisk planering De ekonomiska planeringsförutsättningarna för år 2017 är gynnsamma då ytterligare satsningar beslutats för äldreomsorgsverksamheten. Detta innebär att förvaltningen slipper sparbeting och det görs en direkt satsning på 9 mnkr. Under planperioden har beslutats om ytterligare tillförsel av resurser kopplad till demografisk utveckling. I omsorgsförvaltningens redovisning av ekonomisk planering för åren förutsättes en ekonomisk ingående balans år De statliga stimulansmedlen avseende ökad bemanning inom äldreomsorgen om 13,6 mnkr finns kvar t o m Detta innebär, om inget nytt riksdagsbeslut om förlängning fattas, att det finns minskade resurser till bemanning främst i vård- och omsorgsboenden fr o m I nedanstående tabell redovisas den demografiska förändringen i de äldre åldrarna under perioden i kommunen exkl Södermöre. Ökning/minskning i antal personer jämfört med Demografisk förändring Antal w I nedanstående tabell redovisas förändrade behov inom äldreomsorgen kopplat till de demografiska förändringarna fram till 2020 (exkl. Södermöre). Behov efter demografi SoL Behov kopplat till demografi Omräkning efter ny prognos -Tidigare beslut Total ökade eller minskade behov efter demografi jmf beviljad ram enligt ek plan Vård- och omsorgsboende Norrliden/Vänskapens Hus Vänskapens hus Norrliden pågår byggnationen enligt plan. Vänskapens hus är inflyttningsklart i januari 2018 och då kommer permanentboende på nuvarande Norrlidshemmet att flytta in i Vänskapens hus. När Vänskapens hus är inflyttat kommer förvaltningen att ha utökat antal lägenheter med 14. Norrlidens hemtjänst kommer att flytta in i Vänskapens hus samt dagverksamheterna Prästgårdsvillan och Dahmska villan. Planeringen av parken och utemiljön pågår och är i slutskedet. När Vänskapens hus är inflyttat kommer gamla Norrlidshemmet att rivas. Södra centralorten I södra området är det upphandlat byggnation av ett nytt vård och omsorgsboende med 48 lägenheter. Plan för området håller på att tas fram och samtidigt har detaljplaneringen påbörjats för fastigheten. Troligtvis kommer det att även byggas lägenheter eller 31

94 eventuellt trygghetsboende i samma fastighet som vård och omsorgsboendet. Placeringen av vård och omsorgsboendet är bredvid Folkets Park. Om planarbetet löper på utan hinder kan byggstart ske i januari I upp-handlingen har angetts att inflyttning ska ske under första halvåret Planeringen är att vård- och omsorgsboendena Liljan och Ståthållaren ska flytta till det nya boendet, vilket nuvarande entreprenörer Norlandia är medvetna om. Lindsdal I norr området Lindsdal är planarbetet försenat. Detta har delvis stoppat planeringen och upphandlingen av ett nytt vård och omsorgsboende i området. Planeringen för en upphandling fortsätter dock och en ny kravspecifikation håller på att tas fram med hänsyn taget till att kunna göra en bra upphandling. Planeringen är det nya vård och omsorgsboendet ska ersätta de två boenden som nu finns i området samt också utgöra ett tillskott i antal lägenheter. Det är viktigt att inte planarbetet stoppar en kommande upphandling eftersom förvaltningen är i behov av utökning av lägenheter. Fortsatt utbyggnad av vård- och omsorgsboende efter 2020 I befolkningsprognos från 2020 fram till 2025 redovisas en stor ökning i åldern om 500 personer. I åldersgruppen är ökningen 150 personer och 90-åringarna kommer att öka med 50 personer. Detta innebär att förvaltningen kommer att planera för en fortsatt utbyggnad av vård- och omsorgsboende. Oxhagshemmet Det planeras en ombyggnad av Oxhagshemmet någon gång under planperioden. Hyreskostnad vid byte av boendeenhet Om verksamheten lämnar ett särskilt boende för att flytta in omsorgstagarna i ett nytt särskilt boende, exempelvis på grund av ökade krav på standard eller undermåliga lokaler, så kommer den överskjutande hyreskostnaden att tillföras nämnden enligt en överenskommelse med kommunledningskontoret. Nettoökning vård- och omsorgsboende I takt med att nya vård- och omsorgsboenden färdigställes ökar antalet platser vilket innebär en högre driftskostnad. I tabell nedan anges antalet och de ökade kostnaderna för år SoL Behov kopplat till utbyggnad av vård- och omsorgsboende SoL/HSL Nettoökning vård- o omsorgsboende -Vänskapens Hus nettoökning Antal platser nettoökning Merkostnader årligen -Södra centralorten Antal platser nettoökning Merkostnad årligen -Lindsdal Antal platser nettoökning Merkostnad årligen Justerad budget jämfört med

95 *Drift 4 mån Rest tas upp på 2019 Omsorgstagare under 65 år och äldre multisjuka nya ökande målgrupper Antalet personer i Kalmar kommun som är under 65 år och som är i behov av vård- och omsorg har ökat mycket. Det är personer som inte med automatik är berättigade till LSS. Antalet svårt sjuka äldre som kräver stora vård- och omsorgsinsatser har också ökat. Insatserna är av både medicinsk och omvårdnadskaraktär. De ökade kostnaderna för dessa personer har hittills inrymts inom hemtjänstens resursfördelning. Dessa kostnader kan bara täckas med ökad budgetram. Se i tabell nedan utvecklingen inom denna åldersgrupp. SoL/HSL Omsorg för personer under 65 år Omsorgstagare med mer än 30 tim SoL/HSL Omsorg för personer under 65 år Ökn omstag mer än 30 tim under perioden jmf Merkostnader jmf budget 2016, mnkr Ökade driftskostnader jmf med Införandet av den nya BAL-lagen, Lagen om utskrivning från slutenvården Det behöver göras en satsning på något fler korttidsplatser och även att prova hemtagningsteam i samband med införandet av den nya BAL-lagen. Mer exakta kostnadsberäkningar kan redovisas när det nya avtalet är klart. I tabell nedan kommer behoven att redovisas i tkr. SoL/HSL Införandet av ny BAL-lag ökat antal korttidsplatser -hemtagningsteam Ökade driftskostnader jmf med

96 Investeringsbudget I nedanstående tabell redovisas investeringsbehoven under planperioden. Det är företrädesvis utrustning/inventarier till nya boenden. Investeringar (tnkr) Befintlig verksamhet I budget HSL-dyra hjälpmedel special Vänskapens Hus utrustn/inv, boende, träffp, kontor Nytt äldreboende södra centralorten Nytt äldreboende Lindsdal Oxhagshemmet, ombyggnad Div utrustning, larm, lås Tidigare beslut i KF Nya beräkn för planperiod Ökade kapitaltjänstkostn utöver budget Ja/kompens Ja/kompenseras Ja/kompenseras Ja/kompenseras eras

97 Bilagor Uppföljningsrapport verksamhetsplan Uppföljningsrapport intern kontroll Hemtjänsttimmar, övertid, sjukfrånvaro mm 35

98 Organisationsenhet: Omsorgsnämnd Period: December År: 2016 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Thomas Johansson, :24 1

99 X Nämndmål - Omsorgsnämnden ska ha en budget i balans Omsorgsnämnden ska ha en budget i balans. Kommentar Omsorgsnämnden har en budget i balans. Årets sparbeting på 11 mnkr har klarats och det kommer att bli ett överskott i bokslut. Enheterna redovisar en avsevärd resultatförbättring totalt sett. Ett underskott på enheterna på totalt 15 mnkr i bokslut 2015 har kunnat vändas till överskott Det finns fortfarande enheter som inte håller budget och där fortsätter förvaltningen arbetet med att få ännu fler enheter i balans. Målet är uppfyllt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Månadsvisa uppföljningar på nämnds- och enhetsnivå Magnus Levi n Omsorgsnämnden har fått månadsvisa uppföljningar hela I samband med tertialuppföljning har enheter med större underskott redovisats och diskuterats. X Nämndmål - Minska koldioxidutsläppen i verksamheten Genom olika aktiviteter ska nämnden bidra till att minska koldioxidutsläppen från verksamheten. Handlar om att arbeta för att minska antalet transporter. Kommentar Fler laddstolpar till elbilar, utbyte till elbilar eller biogas, elcyklar och minska transporter genom videomöten är exempel på aktiviteter för att nå målet. Samtliga aktiviteter är genomförda. Åtta nya laddstolpar har tillkommit hittills i år och ytterligare är på gång. Målet är att fler elbilar eller biogasbilar införskaffas till verksamheten och vilket också skett. Inköp av ex bensin har minskat rejält under året från 16 % av den totala förbrukningen till att utgöra 3 % av förbrukningen. Bedömningen är att målet är uppfyllt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Öka andelen elbilar i verksamheten Öka antalet laddstolpar för elbilar Skapa egna förutsättningar för videomöten Inköp av elcyklar till verksamheten Tjänsteresor inom 2 km genomförs företrädesvis med cykel Erbjuda utbildning i Eco-driving Johan Carlstr öm Lars Axelsso n Lars Axelsso n Johan Carlstr öm Lars Axelsso n Lars Axelsso n Antalet elstolpar har ökat i samband med att antalet elbilar har ökat. Elstolparna är en förutsättning för att antalet elbilar ska utökas. Utökningen av elstolpar kommer inte att upphöra. I dagsläget är det fyra nya elstolpar planerade för att kunna tillgodose utökningen av elbilar. För närvarande är utökningen genomförd men kommer att fortsätta i den takt det finns ekonomiska förutsättningar och i den takt utbytet av leasingbilar till elbilar kan genomföras. Utrustning för videokonferens via Skype installerad i konferensrum. För de medarbetare som är i behov av videokonferens via Skype så är konto beställda och det finns möjlighet till videokonferenser. Enheterna ansvara själva för inköp av cyklar och därmed också elcyklar. Ytterligare elcyklar har köpts in av enheterna under de senare delarna av 2016.När det gäller policy för elcyklar så ska inte elcyklar ersätta samtliga "vanliga" cyklar. I samband med att enheten har behov av ytterligare färdmedel eller att leasingavtal går ut på bilar så ska det prövas om bil kan ersättas av elcyklar för att klara av transporterna smidigare. Framfört till ansvariga för kommunens centrala utbildningsplan att det bör ligga med kurs om Eco driving där det finns möjlighet att anmäla sig till. Utbildningsansvarig ska ta med detta i planeringen. Thomas Johansson, :24 2

100 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Följa upp tankning av bränslen kopplat till fordon Johan Carlstr öm Varje månad sker en uppföljning av hur alla fordon tankats. Vid avvikelse där fossilt bränsle tankats istället för exempelvis Biogas eller Etanol, kontaktas ansvarig enhetschef som får redogöra varför fel bränsle använts. Felmarginalen är liten, bitvis händer det att etanolbilar tankas med bensin och biogasbilar med diesel men då beror det antingen på kyla eller att rätt bränsle är slut. X Nämndmål - Fler omsorgstagare ska känna inflytande, delaktighet och uppleva självbestämmande i verksamheten Kommentar Målet följs genom nationell brukarundersökning. Indikatorer som ingår är om personalen tar hänsyn till åsikter och önskemål hur hjälpen ska utföras, om den enskilde kan påverka när hjälpen ges som andelen aktiva genomförandeplaner. Målet bedöms uppfyllt mot bakgrund av att andelen aktuella genomförandeplaner i hemtjänsten har ökat från 59 % (2015) till 84 % (2016). I genomförandeplan dokumenteras hur hjälpen ska utföras och vid vilka tidpunkter enligt de önskemål som omsorgstagaren har. Målet bedöms som uppfyllt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar ÄBIC Soc styr mätningar Thomas Johansson Thomas Johansson ÄBIC/IBIC syftar till ökad delaktighet och inflytande hos omsorgstagare. Införandet följer i planen. Brukarundersökningen är genomförs och resultat är redovisat till omsorgsnämnden. Andelen genomförandeplaner i hemtjänsten har ökat mycket i 2016 års mätning. X Nämndmål - Inga omsorgstagare ska ha trycksår uppkomna i verksamheten Kommentar Verksamheten arbetar förebyggande på olika sätt för att trycksår inte ska uppkomma i verksamheten bla genom att sårvårdsgrupp har bildats. Ett trycksår har registrerats i verksamheten under året. Detta är en minskning vid jämförelse med 2015 då tre trycksår registrerades i verksamheten. Även om det är en minskning av uppkomna trycksår i verksamheten så utifrån målformulering är målet inte uppnått. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Uppföljning senior alert Christina Erlandsson Från nov 2016 har sårvårdsgrupp bildats från samtliga team. Utbildning planeras under våren Ett trycksår har registrerats under året. X Nämndmål - Minska antalet fallolyckor i ordinärt boende Kommentar Hemtjänstenheter följer upp fallolyckor på hemteammöten. Rapport lämnas till hälsocentral för de som inte är hemsjukvårdspatienter. Verksamheten riskbedömer och identifierar åtgärder i Senior alert. Antalet rapporterade fall har ökat på årsbasis från 659 (2015) till 737 (2016). Det innebär att antalet fallavvikelser ligger över ingångsvärdet för En vanlig orsak är att omsorgstagare överskattar sin förmåga vid förflyttning och därmed faller. Thomas Johansson, :24 3

101 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Aktivitet Christina Overå Den månadsvisa uppföljningen av fallavvikelser på enhetsnivå har fortgått under hela året, på så vis har vikten av att arbeta fallförebyggande aktualiserats och tydliggjorts för enhetschefer och medarbetare i verksamheten. Fallolyckor lyfts och åtgärder för att förhindra dessa diskuterar på de tvärprofessionella möten som hålls på vård-och omsorgsboenden och i hemtjänsten. Vad som hänt under året är att rapporterade fallavvikelser har ökat, det kan härröras till aktualiseringen av området och att vikten av att skriva en avvikelse lyfts. Det bör i sammanhanget tydliggöras att antalet faktiska skador i samband med fall är svårt att fastställa då dessa inte särskiljs i statistiken från fall som inte inneburit någon skada. Det har föranlett att uppföljningen av fall under 2017 kommer att ske dels genom att följa det totala antalet fallavvikelser, men även att tydliggöra och följa fall som lett till en faktisk skada. X Nämndmål - Minska antalet fallolyckor i vård- och omsorgsboende Kommentar Antalet fallavvikelser har ökat under uppföljningsperioden och året. På årsbasis har antalet rapporterade fall ökat från 974 (2015) till 1043 (2016). Alla fallavvikelser följs upp på bo-team. En vanlig orsak är att omsorgstagare överskattar sin förmåga vid förflyttning och därmed faller. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Aktivitet Pierre Börjes son Den månadsvisa uppföljningen av fallavvikelser på enhetsnivå har fortgått under hela året, på så vis har vikten av att arbeta fallförebyggande aktualiserats och tydliggjorts för enhetschefer och medarbetare i verksamheten. Fallolyckor lyfts och åtgärder för att förhindra dessa diskuterar på de tvärprofessionella möten som hålls på vård-och omsorgsboenden och i hemtjänsten. Vad som hänt under året är att rapporterade fallavvikelser har ökat, det kan härröras till aktualiseringen av området och att vikten av att skriva en avvikelse lyfts. Det bör i sammanhanget tydliggöras att antalet faktiska skador i samband med fall är svårt att fastställa då dessa inte särskiljs i statistiken från fall som inte inneburit någon skada. Det har föranlett att uppföljningen av fall under 2017 kommer att ske dels genom att följa det totala antalet fallavvikelser, men även att tydliggöra och följa fall som lett till en faktisk skada. X Nämndmål - Minska antalet läkemedelsavvikelser i hemtjänst och vård- och omsorgsboende Kommentar Läkemedelsavvikelser minskade under början av året. Från maj och framåt har läkemedelsavvikelserna ökat. Under sep - dec 2016 har läkemedelsavvikelserna ökat från 186 (2015) till 207 (2016) i boende och hemtjänst. Dock är det en minskning av läkemedelsavvikelserna jämfört med tertial 2. En minskning av läkemedelsavvikelser sker i hemtjänsten medan avvikelserna i vårdoch omsorgsboende har ökat. Vissa enheter står för större delen av ökningen. På årsbasis har läkemedelsavvikelserna ökar från 617 (2015) till 712 (2016). Enheter följer upp detta på boteam/hemteam. Fortsatt utbildning i läkemedelskörkort med fler tillfällen än tidigare. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Läkemedelskörkort Annika Lindq vist Fortsatt utbildning i läkemedelskörkort med fler tillfällen än tidigare. Kunskapstest har införts efter utbildning. En särskild resurs är avsatt för utbildningarna, 0,5 tj sjuksköterska. Thomas Johansson, :24 4

102 X Nämndmål - Minska antalet olika personal som omsorgstagare möter under en 14-dagars period i hemtjänsten Kommentar Personkontinuiteten i hemtjänsten är på samma nivå som förra tertialuppföljningen. Detta följs månadsvis på enheterna. Medelvärdet för kommunen är nu 15 personer under en 14-dagars period. Oförändrat sedan förra uppföljningen. Ingångsvärdet för 2016 var 17 personer. Målet bedöms uppfyllt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar mäta personkontinuitet Christina Overå För tredje året i rad har nämndmålet att minska antalet personal som omsorgstagare möter under en fjortondagarsperiod förbättrats. Målet är uppfyllt. X Nämndmål - Nattfastan ska inte överstiga 11 timmar för omsorgstagare i vård- och omsorgsboende Kommentar Mätning av nattfastan är genomförd vid 5 vård- och omsorgsboenden. Resultatet visar att oftast klarar verksamheten gränsvärdet för nattfastan. I några fall överskreds de 11 timmarna marginellt. Kostombudens roll har stärkts genom samarbete med dietist. I enheternas kommentar till arbetet med nattfasta ser man att kunskap om arbetet med att bryta nattfastan finns och man erbjuder mellanmål och olika drycker. Det pågår ett medvetet arbete. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Nattfasta/dygnfasta Annika Lindq vist Stickprovsmätning genomförd på 5 vård- och omsorgsboenden. Resultatet visar att verksamheten oftast klarar gränsvärdet för nattfasta. När man inte klarat det ligger tiden strax över de angivna 11 timmarna. X Nämndmål - Öka andelen erbjudna efterlevandesamtal Kommentar Andelen erbjudna efterlevande samtal ligger fortfarande över ingångsvärdet för Ingångsvärdet 2016 var 60 % erbjudna efterlevande samtal. För uppföljningsperioden har 69 % av anhöriga erbjudits efterlevande samtal. Målet bedöms uppfyllt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Uppföljning av palliativregistret i palliativgruppen Christina Erlandsson Antalet erbjudna efterlevande samtal ligger över ingångsvärdet för Nu har 69 % har samtliga anhöriga erbjudits samtal. Ingångsvärdet för 2016 var 60,5 %. Målet är uppnått. X Nämndmål - Öka andelen genomförandeplaner i hemtjänsten Kommentar Andelen aktuella genomförandeplaner har ökat i hemtjänsten. 84 % av omsorgstagarna har en aktuell genomförandeplan ( 59 % år 2015). Detta bidrar till ökat självbestämmande och inflytande för omsorgstagarna. Målet är uppfyllt. Thomas Johansson, :24 5

103 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar ÄBIC Aktivitet Ulla-Britt Söderström Christina Overå Uppföljning ska göras i pilotgruppen efter årsskiftet, för att se om aktuella digitala genomförandeplaner finns för alla deras omsorgstagare. Någon fortsatt implementering av modellen "Individens behov i centrum" och digitalisering av sociala dokumentationen har inte gjorts inom hemtjänst under hösten, bland annat på grund av att nya verksamhetssystemet Lifecare Utförare inte kommunicerar med telefonerna som hemtjänsten använder. Verksamhetssystemet Lifecare fungerar däremot både för handläggare och utförare i vård- och omsorgsboende, och boendehandläggarna kommer att börja arbeta efter ett nytt arbetssätt och alla behöver kunna modellen. Därför har projektplanen reviderats så att implementeringen och digitaliseringen istället görs på samtliga vård- och omsorgsboenden, exklusive korttidsboendena, etappvis innan hemtjänsten. Med anledning av ovanstående kan därför ingen förändring göras av färdiggraden. Uppföljningar är utförda på alla enheter och visar på att andelen genomförandeplaner har ökat markant i hemtjänst. Målet att öka andelen genomförandeplaner i hemtjänsten är uppfyllt. X Nämndmål - Öka andelen omsorgstagare som sammantaget är nöjda med hemtjänsten Kommentar Den sammantagna nöjdheten hos omsorgstagarna är exakt densamma som 2015 dvs 90 % av omsorgstagarna har svarat att de alltid eller oftast är nöjda med omsorgen. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Brukarundersökning Thomas Johansson Årets brukarundersökning är genomförd. Den sammantagna nöjdheten är densamma som 2015 dvs 90 % av omsorgstagarna som besvarat enkäten är nöjda med omsorgen. Målet är utdelat till hemtjänstenheterna som arbetar med lämpliga aktiviteter. X Nämndmål - Öka andelen omsorgstagare som sammantaget är nöjda med vård- och omsorgsboendet Kommentar Årets brukarundersökning är genomförd. den sammantagna nöjdheten är ökat till 81 % av svaranden som är nöjda (79% år 2015). Arbetet med sociala innehållet har säkert bidragit till ökad nöjdhet. Målet bedöms uppfyllt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Brukarundersökning Thomas Johansson Årets brukarundersökning är genomförd. den sammantagna nöjdheten är ökat till 81 procent av svaranden som är nöjda (79% år 2015). Arbetet med sociala innehållet har säkert bidragit till ökad nöjdhet. X Thomas Johansson, :24 6

104 Nämndmål - Öka andelen omsorgstagare som är nöjda med boendemiljön i vård- och omsorgsboende Kommentar Årets brukarundersökning visat att omsorgstagarna är mer nöjda med boendemiljön jämfört med förra årets undersökning. Både trivsel med egna rummet har ökat samt trivsel i de gemensamma utrymmena. För att öka kunskapen om omsorgstagarnas önskemål kring boendet har intervjuer med omsorgstagare genomförts. Analys av resultatet visar att behov av mer individuell anpassning av boendet önskas. Målet bedöms som uppfyllt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Intervjuer med omsorgstagare Lars Axelsso n Intervjuer har genomförts med 22 boende på 5 vård och omsorgsboenden. Sammanställningen av svaren finns i bilaga. Generellt så är samtliga nöjda med sin lägenhet men det varierar individuellt hur man upplever sin boendemiljö. Det har framkommit vissa förändringar som behöver göras i de allmänna utrymmena för att förbättra tillgängligheten. De synpunkter generellt som framkommit tas med i kommande nybyggnationer. Om man ser till de individuella behoven så varierar det från person till person. I samband med en nyinflytt i vård och omsorgsboende skulle det vara av värde att det görs en individuell genomgång av boende miljön för att kunna eventuellt " bostadsanpassa" lägenheten till den persona som flyttar in. Det kan med små medel justeras vissa delar som kan underlätta i boendet. X Nämndmål - Öka andelen omsorgstagare som är nöjda med möjligheten till utevistelse i vård- och omsorgsboende Kommentar Dettas mäts genom brukarundersökning Omsorgstagarnas nöjdhet med möjligheten till utevistelse har ökat jämfört med % har svarat att de upplever nöjdhet med utevistelse (49 % år 2015). Målet arbetas vidare med Målet är uppfyllt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Utevistelse Mia Lindgren Socialstyrelsens brukarundersökning visade att omsorgstagarna var mer nöjda i år med parametern utevistelse. Omsorgsförvaltningen har skapat rutin och information för användandet av parcyklar samt köpt in material för att öka utevistelsen. Inventerat utemiljön på Oxhagshemmet och skickat vidare dokumentation till ansvarig på förvaltningen för att ta vidare till hyresvärden. Arbetet fortsätter. X Nämndmål - Öka andelen omsorgstagare som är nöjda med utbudet av sociala aktiviteter i vård- och omsorgsboende Kommentar Arbetet med sociala innehållet i vård- och omsorgsboende pågår med fortsatt intensitet. Samarbetet pågår med ideella organisationer. resultat från årets brukarundersökning visar på en markant förbättring av nöjdhet med utbudet av aktiviteter. 56 % av svaranden upplever nöjdhet med aktiviteterna (44 % år 2015). Målet arbetas vidare med Thomas Johansson, :24 7

105 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Frivilligarbete/Samarbete med andra aktörer Samarbete med andra förvaltningar i Kalmar kommun Utveckla samarbetet mellan träffpunkter och boende Grundläggande struktur för träffpunkterna Mia Lindgren Mia Lindgren Mia Lindgren Mia Lindgren Under året har samarbetet förstärks mellan tidigare samarbetspartners och nya samarbetspartners har uppkommit. Bland andra Byteatern, Länsmusiken i Kalmar. Samarbete har också inletts med Jenny Nyströmskolan. Under året har samarbete inletts med Barn och ungdomsförvaltningen samt Kultur och Fritidsförvaltningen. Samarbetet mellan boendena och närliggande träffpunkter har ökat. Idag arbetar även undersköterskor på träffpunkterna och täcker upp vid behov vid frånvaro. På flera boenden har aktiviteter planerats gemensamt mellan träffpunkten och boendet. Några exempel är Enliden/Oxhagshemmet/ Stensberg/Varvet. Arbetet fortsätter med att utveckla samarbetet. En struktur och uppföljning för sociala aktiviteter på Omsorgsförvaltningen har skrivits. På grund av omorganisation implementering och förslag på nya befattningar enhetschef med teamansvar och specialistundersköterska så revideras strukturen löpande. Därav inte kommit enheterna tillhanda. X Nämndmål - Öka andelen personer med validerad smärtskattning Kommentar Mätning genomförs löpande genom palliativregistret. Andelen personen med validerad smärtskattning har minskat något under året jämfört med ingången Under tertial 2 har 51 % av de som vårdas i livets smärtskattats. Ingångsvärdet för 2016 var 54,8 % och nu för tertial 3 är andelen 51,2%. Siffrorna redovisar samtliga omsorgstagare i palliativtv skede med validerad smärtskattning. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Uppföljning av palliativregistret i palliativgruppen Christina Erlandsson Det har skett en procentuell minskning av validerad smärtskattning vid jämförelse med Arbetet med palliativa gruppen har intensifierats och under senaste halvåret av validerat smärtskattning. Ingångsvärdet för 2016 var 54,8 % och nu 51,2%. Siffrorna redovisar samtliga omsorgstagre i palliativtv skede med validerad smärtskattning. X Nämndmål - Omsorgsnämndens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad Kommentar Arbete pågår för att se över hur träffpunktsverksamheten och det sociala innehållet kan blir mer jämställdhetsanpassad. Jämställdhetsperspektivet finns med i rekryteringsarbetet. Diskussion förs på APT om att biståndshandläggaren alltid ska vara medveten om en jämställd handläggning. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Aktivitet: Pilotverksamhet för jämställdhet samt hbtqverksamhet Mia Lindgren Tichuset har valts ut som ett pilotprojekt gällande hbtqinrikting samt jämställdhet. Personal är inbokad på utbildning gällande hbtq och jämställdhet den 25/1. All träffpunktspersonal kommer få utbildning i hbtq under januari månad. Tichusets verksamhet kommer att kartläggas utifrån ett jämställdhetsperspektiv och utifrån resultatet arbeta vidare med uppkomna förbättringsområden. Thomas Johansson, :24 8

106 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Handlingsplan för jämställdhetssäkrad verksamhet och HBTQ. Lena Ekströ m Vi har genom att omväldsbevaka och inleda nätverk med andra förvaltningar skapat arbetsplaner för jämställdhet och mångfaldsfrågorna. Resultat: Arbetsplanerna ska förenkla införandet av omfattande förändringar i diskrimineringslagen 1/ Alla verksamheter följer personalnyckeltal i Hypergene varje månad. I rapporten ingår könsuppdelad statistik. Resultat: Bättre kontroll i personalplaneringen. Det samlade arbetet under 2016 har bidragit till att verksamheten bedöms vara jämställdhetssäkrad. Arbetet är genomfört så långt det varit planerat. Kommande förändringar i diskrimineringslagen, 1/1 2017, kommer att innebära omfattande förändringar i jämställdhetsarbetet. Detta tas hänsyn till i arbetet för Omsorgsnämnden har fått grundutbildning i normkritik och hbtqfrågor. X Nämndmål - Rätt till heltid Vid utgången av 2016 ska rätten till heltid (önskad sysselsättningsgrad) vara genomförd inom omsorgsnämnden. Arbetet ska ske inom befintliga budgetramar. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Kollektivavtal Ida Johansso n Arbetet pågår för att skapa ett lokalt kollektivavtal gällande rätt till heltid som kan genomföras som ett pilotprojekt på Norrlidshemmet. Omsorgsförvaltningen deltar också i det nationella arbetet som SKL och Kommunal bedriver gemensamt för att kunna erbjuda rätt till heltid. X Nämndmål - Resultat av hållbart medarbetarengagemang ska årligen öka. Kommentar Resultatet av nöjd medarbetarindex som redovisas i årets medarbetarenkät visar att vi har förbättrat oss inom de flesta områden som finns representerade: medarbetarskap, arbetsmotivation, arbetssätt och arbetsmål, kommunikation och arbetsgemenskap och arbetsbelastning. Kompetens och utveckling, information samt ledarskap är konstanta mot föregående år. Tittar vi på medarbetarengagemang så har vi förbättrat oss på samtliga 8 frågeområden. Största ökningen är att man våga framföra kritik och påtala brister som rör arbetet. Dessa siffror visas i bifogad fil på sidan 1 och 3. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Omsorgens dag Utveckla dialog till medarbetare Prata medarbetarskap Ida Johansso n Ida Johansso n Ida Johansso n Nyhetsbreven kommer ut regelbundet och användandet av Piren har ökat, där finns också möjlighet för våra medarbetare att integrera med varandra. Målet är uppfyllt. Resultatet i medarbetarenkäten 2016 uppvisade ett bättre resultat än År 2016 svarade 72 procent av alla anställda på medarbetarenkäten medan svarsfrekvensen var 64 procent år Hållbart medarbetarengagemang (HME) var i genomsnitt 4,07 (SKALA 1-5) ÅR ,03 ÅR Thomas Johansson, :24 9

107 X Nämndmål - Sjukfrånvaron ska minska med 1 procentenhet årligen. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Frisknärvaro Sjukstatistik Samverkan med Kommunhälsa n Ida Johansso n Ida Johansso n Mattias Ask Decembers siffror har inte kommit ännu vilket gör att frisknärvaron endast sträcker sig till och med november. Till och med november var frisknärvaron 28,4%. Totalt har 351 medarbetare under året inte haft en enda sjukdag. Något bättre än frisknärvaron motsvarande samma period Mål om minskad sjukfrånvaro uppnås ej för Däremot bedöms frisknärvaron ökad för andra året i rad. Inventering har genomförts gällande långtidssjukskrivningar i samarbetet med Kommunhälsan. Arbete pågår med nästa steg för att finna insatser för att kunna minska långtidssjukskrivningar. Nya instruktörer har utbildats i förflyttningskunskap under hösten 2016, vilket kan påbörja utbildningsinsatser till medarbetare under Omsorgsförvaltningen deltar i gemensam ansökan, med bl.a. Kommunhälsan till ESF-rådet om externa medel för att kunna skapa en modell om hälsofrämjande arbetsplatser. Riskbedömning av kringtid inom hemtjänsten och riskbedömning vid nya omsorgstagare är exempel på andra arbetsmiljöinsatser som har utretts under 2016 och som ska genomföras under Thomas Johansson, :24 10

108 Organisationsenhet: Omsorgsnämnd År och fas: Intern kontroll Inmatning Uppföljning Intern kontroll Alla risker grupperade på kategori Thomas Johansson, :15 1

109 Risk i finansiell rapportering Kontroll av växelkassor Kassakontroll av växelkassor samt kontroll av förvaring. Kontroll att kvitterade växelkassor är aktuella Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Samtliga växelkassor är kontrollerade och inga avvikelser har påträffats. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av växelkassor Kassakontroll av växelkassor Kassakontroll av växelkassor samt kontroll av förvaring Kontroll att utkvitterade växelkassor är aktuella. Risk - Rekvisitioner Obehörig får tillgång till rekvisitionsblocket Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Kommentar: Inga avvikelser har konstaterats vid stickprovskontroller. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av förvaring Kontroll av säker förvaring av rekvisitionsblock. Risk för brist i hantering av attest Det finns risk att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs och integritets reglerna. Det finns risk att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av beslutsattest Kontroll av att beslutsattest skett av rätt person på leverantörsfakturor. Ingen avvikelse Thomas Johansson, :15 2

110 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av beslut och mottagningsa ttest Kontroll av att attestförteckningen är aktuell och årligen uppdateras. Ingen avvikelse\. Risk för brister i uppdatering av uppgifter i Procapita vård och omsorg Om felaktiga uppgifter ligger till grund för avgiftsberäkning leder detta till felaktig debitering till omsorgstagare. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Kontroll är genomförd enligt kontrollmoment. Brister åtgärdade. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av underlag för avgiftsberäkning Genomförs en gång per av ekonomiadmn. Risk för brister vid attestering av fakturor vid representation, kurser och resor Risk för att rutin vid attestering inte följs. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Fakturakontroll Kontroll av att syfte och deltagare är angivet som en anteckning till fakturorna. Genomförs en gång per år av ekonom. Ingen avvikelse Risk för att fakturor inte blir betalda i tid Leverantör blir inte betald i tid. Ökade kostnader i form av påminnelseavgift och straffränta. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Fakturakontroll Kontroll att fakturor betalas innan förfallodag Thomas Johansson, :15 3

111 Risk för missad rätt till momsersättning för särskilt boende Kontroll av att 6% och 18% moms återsöks. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av återsökning av moms Kontroll av återsökning av moms inom vård- och omsorgsboende. Ingen avvikelse\. Risk för felaktigheter i samband med återsökning av statsbidrag Risk finns att bevakning av återsökning av statsbidrag missas eller att det finns brister i underlag. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Kommentar: Återsökning av statsbidrag avseende stimulansmedel för äldreomsorg har genomförts för Två, av varandra oberoende tjänstemän, har kontrollerat underlagen och dessa stämmer och att allt är återsökt före sista återsökningsdatum. Thomas Johansson, :15 4

112 Bilaga 1 Beviljade hemtjänsttimmar 2016 jmf med år n å /m im T Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Månad LOV Egen regi LOV Antal omsorgstagare i egen regi Dec 2015:1 076 Dec 2016: LOV 66 omsorgstagare = 1 119

113

114

115 Bilaga 4 Sjuklön ackumulerat per månad Ansvar: 215 OMSORGSFÖRVALTNINGEN Verksamhet: Alla Konto - Sjuklön: Sjuklön Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

116 Bilaga 5 Sjukfrånvaro i % av arbetad tid, jämförelse tidigare år Ansvar: 215 OMSORGSFÖRVALTNINGEN Verksamhet: Alla Åldrar: Totalt Anställningsform: Alla anställningsformer Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec ,0% 9,3% 9,5% 8,7% 7,4% 6,4% 5,9% 7,1% 9,4% 9,0% 8,3% 8,6% ,8% 11,4% 10,8% 10,0% 9,3% 8,3% 7,1% 8,1% 9,8% 9,8% 9,5% 10,4% ,6% 10,6% 10,8% 10,1% 9,5% 8,6% 6,4% 8,0% 10,1% 9,6% 10,1% 10,0%

117 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Magnus Levin ON 2017/ Omsorgsnämnden Ekonomi- och verksamhetsuppföljning 2017 Förslag till beslut Omsorgsnämnden fastställer omsorgsförvaltningens förslag till ekonomi- ochverksamhetsuppföljning för år 2017 Bakgrund Kommunledningskontoret har i anvisningar beskrivit hur ekonomi- och verksamhetsuppföljning skall se ut för nämnder och förvaltningar år I kommunfullmäktiges beslutade verksamhetsplan med budget för 2017 och ekonomisk planering för antogs riktlinjer för hur och när uppföljning av ekonomi och verksamhet ska ske. Uppföljningen består av följande rapporter: - Ekonomirapport efter februari - Budgetuppföljning efter april - Ekonomirapport efter juni - Delårsrapport efter augusti - Ekonomirapport efter oktober - Årsredovisning Med utgångspunkt från dessa har omsorgsförvaltningen tagit fram interna anvisningar. Mattias Ask Förvaltningschef Magnus Levin Chef ekonomienheten Bilagor Ekonomi- och verksamhetsuppföljning år 2017 Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Magnus.Levin@kalmar.se

118 Bilaga 1 Ekonomi- och verksamhetsuppföljning för år 2017 Allmänt En fungerande ekonomistyrning förutsätter att det finns en utvecklad ekonomi- och verksamhetsuppföljning. Ekonomistyrningens främsta uppgift är att signalera avvikelser så att organisationen så snabbt som möjligt ska kunna göra förändringar i verksamheten. Omsorgsnämnden ansvarar för uppföljning av ekonomi och verksamhet inom sitt verksamhetsområde. Uppföljning ska ske på alla nivåer som tilldelats ett ekonomioch verksamhetsansvar och även på teamnivå. Omsorgsnämnden i Kalmar har definierat två ansvarsnivåer i organisationen: Förvaltningschef Enhetschef Åtgärder vid konstaterad/befarad budgetavvikelse Så snart avvikelse befaras eller har konstaterats, är varje nivå i organisationen med ekonomiskt ansvar skyldig att vidta åtgärder inom ramen för sina befogenheter, så att budget kan hållas. Vid konflikt mellan anslag och verksamhetsvolym gäller anslag, dvs. ekonomin utgör gräns för verksamhetens omfattning. Förvaltningschefens/förvaltningens uppföljning Uppföljning ska ske i form av: Månadsrapport till omsorgsnämnden (1:a efter februari månad, smtr mars) Budgetuppföljning efter april(1:a tertialuppföljning)smtr maj Ekonomirapport till kommunstyrelsen efter februari, juni och oktober Delårsrapport till kommunfullmäktige efter augusti, smtr september Årsredovisning till kommunfullmäktige Utfallskommentarer vid budgetuppföljning Omsorgsnämndens ekonomiska utfall kommenteras utifrån: -Administration -Verksamhetsövergripande -Vård- och omsorgsboende -Hemtjänst -Träffpunkter o dagverksamhet -Hälso- o sjukvård Enheter med underskott på 1mnkr eller mer skall redovisas efter april och september. I bilagor: -Utveckling hemtjänsttimmar -Kostnader för övertid -Kostnader för timanställningar -Kostnader för sjukfrånvaro

119 Enhetschefens uppföljning Alla enhetschefer har en VUF(verksamhetsuppföljning) en gång på våren och en gång på hösten. Utöver administrativ chef medverkar enhetschef med teamansvar, ekonom och HR-specialist. Alla enhetschefer ska lämna budgetuppföljning efter april månad och efter augusti (datum enligt nedan) och få feedback på den. Egen budgetuppföljning göres på varje enhet löpande månatligen av resp chef. I Hypergene har enhetscheferna uppdraget att följa upp sin enhets mål och aktiviteter. Detta sker tertialvis. 5 maj Verksamhets- o månadsuppföljning för april 8 sept Delårsbokslut per inkl verksamhetsuppföljning 19 jan -18 Bokslutsrapport avs april Uppföljning av enhetens mål i Hypergene 15 augusti Uppföljning av enhetens mål i Hypergene 15 december Uppföljning av enhetens mål i Hypergene Återkoppling till enheterna Enhetschefen med teamansvar ansvarar för att teamets samtliga enhetschefer får en återkoppling på respektive enhets ekonomi- och verksamhetsuppföljning löpande. Intern kontrollplan 2017 I samband med tertialuppföljningarna(efter april och efter augusti) skall uppföljning av den interna kontrollplanen redovisas.

120 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Thomas Johansson ON 2017/ Omsorgsnämnden Remiss - Nationella riktlinjer för vård och omsorg vid demenssjukdom Förslag till beslut Omsorgsnämnden överlämnar upprättat remissvar till Socialstyrelsen. Remissvar Remisshandlingen är en revidering av Socialstyrelsens Nationella riktlinjer för vård- och omsorg vid demenssjukdom (2010). Omsorgsnämndens remissvar omfattar de rekommendationer och texter i övrigt som avser socialtjänstens uppdrag. Omsorgsnämnden vill framföra att innehållet i riktlinjerna är bra och att man samtycker till innehållet. Nämnden vill särskilt lyfta fram det positiva i riktlinjerna genom: De prioriteringsnivåer som finns i anslutning till rekommendationerna Uppföljning och samverkan poängteras så ofta och i olika sammanhang Anhörigperspektivet lyfts fram och särskilt påpekas i förhållande till yngre personer med demenssjukdom Det multiprofessionella arbetet Stödet av föreslagna indikatorer för uppföljning Ekonomiska konsekvenser finns beskrivna i ett nationellt perspektiv och kan inte uteslutas på lokal nivå. Önskvärt vore att stimulansmedel fanns att söka för att genomföra riktlinjernas rekommendationer alternativt att förlänga statsbidraget för ökad bemanning inom äldreomsorgen att gälla efter Mattias Ask Förvaltningschef Thomas Johansson Kvalitets- och miljöstrateg Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Thomas.Johansson@kalmar.se

121 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Mia Lindgren ON 2017/0019 Klicka här för att ange text. Omsorgsnämnden Donationspengar socialt innehåll Förslag till beslut Omsorgsförvaltningen beslutar att fördela donationspengar från stiftelsen Sociala centralnämndens samfond enligt följande: Utbildning av medarbetare i Minnenas teater 3,000 kr.. Utbildning av vårdhund 24,500 kr Södermöre betalar 10% av kostnaden. Öka trivseln på boenden i form av växter och inredning 17,450 kr. Inköp av konst till Ingelstorpsvägen 23,500 kr. Bakgrund Donationspengarna kommer från Sociala centralnämndens samfond som är en stiftelse och en sammanslagning av flera fonder. Kammarkollegiet tog beslut år 1980 att fonderna skulle slås samman till stiftelsen ovan. Medlen skall användas till trevnad och förmån för de boende på ålderdomshem i Kalmar eller till inköp av konst för utsmyckning av ålderdomshemmen. Ett av omsorgsförvaltningens uppdrag och prioriterade satsningar är att öka det sociala innehållet för äldre på vård och omsorgsboenden. 1. I uppdraget ligger att öka kulturutbudet på boendena och därför föreslår omsorgsförvaltningen att en medarbetare vidareutbildas i Minnenas teater. Utbildningen är i Stockholm och arrangeras av Amatörteaterns Riksförbund. En av kursledarna är Pam Schweitzer en av föregångarna till Reminiscence Theatre. Minnenas teater är en metodik som använder de medverkandes minnen för att skapa teater. Musik och foton etc. kan användas som är specifikt anpassad för personer med en demensdiagnos. En meningsfull tillvaro där de äldre är aktiva och delaktiga leder till att man bibehåller de psykiska och fysiska förmågor man har så länge det är möjligt och på så vis förlänger självständigheten hos individen. Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Mia.Lindgren@kalmar.se

122 ON 2017/ (2) En aktiv tillvaro minskar oro och depressioner vilken kan ge en ekonomisk hållbarhet i minskade personalresurser kr. 2. Omsorgsförvaltningen ska verka för att tillhandahålla mer kontakt med djur för våra äldre där av vill omsorgsförvaltningen utbilda en vårdhund. En medarbetare som arbetat mycket med att utbilda hundar har en schäfertik på ca 10 månader som kan utbildas till omsorgsförvaltningen och Södermöre kommundelsförvaltnings vårdhund. Hunden kommer att genomgå ett lämplighetstest i april och därefter påbörja Vårdhundskolan i Kristianstad. Under utbildningstiden kommer hunden att genomföra praktik på ett demensboende. (Södermöre går in med 10%) Studier visar att umgänge med djur kan minska depressioner och oro samt ger glädje till de äldre som sällan kommer i naturlig kontakt med djur på boende. Arbete med djur i vården är positivt då glädje gör att ämnen som serotonin ökar i kroppen och motverkar depressioner vilket är vanligt bland äldre kr. 3. Omsorgförvaltningen har i uppdrag att se över gemensamhetsutrymmen på boendena. För att öka trivseln önskar omsorgsförvaltningen köpa in nya växter och möbler till boenden där det finns ett behov. En trivsam och anpassad miljö har en lugnande inverkan på personer med funktionsnedsättning men inbjuder också till rörelse och en aktiv social samvaro kr. 4. Inköp av konst till Ingelstorpsvägen för att göra det nya boendet mer trivsamt för de boende. Konst skapar naturliga samtalsämnen för de boende, personal och anhöriga och bidrar till ett rikt socialt innehåll kr. Mia Lindgren Enhetschef socialt innehåll Mattias Ask Förvaltningschef

123 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Mia Lindgren ON 2017/0018 Enhetschef socialt innehåll Omsorgsnämnden Målsättning och struktur för sociala aktiviteter i omsorgsförvaltningen Förslag till beslut Omsorgsnämnden antecknar informationen till protokollet. Bakgrund Det finns sedan en nedskriven handlingsplan för utveckling av socialt innehåll i vård och omsorgsboende, beslutad av omsorgsnämnden. Under 2015 beslutade omsorgsnämnden att öka det sociala innehållet som ett av de prioriterade kvalitetsmålen för verksamheten för att Kalmar ska kunna bli en av Sveriges 30 bästa äldreomsorgskommuner år Mot bakgrund av det prioriterade målet har omsorgsförvaltningen arbetat fram en tydligare struktur och målsättning för hur arbetet med det sociala innehållet ska bedrivas i verksamheten. Framtagandet av en struktur för sociala aktiviteter och en hållbar utformning av sociala aktiviteter på vård och omsorgsboendena har legat inom ram för det uppdrag som enhetschef för socialt innehåll har. Strukturen omfattar även hur arbetet med sociala aktiviteter ska följas upp i verksamheten enligt kommunens uppsatta fastställda mål och styrdokument. Arbetet med implementeringen av den nya strukturen kommer att återrapporteras till omsorgsnämnden tertialvis inom ram av uppföljning av kvalitetsmålet öka det sociala innehållet på vård- och omsorgsboende. Mia Lindgren Enhetschef socialt innehåll Mattias Ask Förvaltningschef Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Mia.Lindgren@kalmar.se

124 Handläggare Datum Mia Lindgren / Målsättning och struktur för sociala aktiviteter i omsorgsförvaltningen. Träffpunkter Vård- och omsorgsboende Dagverksamhet Socialt Innehåll Omsorgsförvaltningen Adress Besök Torsåsgatan 1B Tel vx mia.lindgren@kalmar.se

125 2 (14) Innehåll BAKGRUND 3 1. MÅLSÄTTNING 3 2.DEFINITIONER AV BEGREPP 4 3.MÅLGRUPPER Målgrupper uppdelade i tre nivåer 5 4.PERSONAL Arbetsmetod och arbetssätt 7 5.TRÄFFPUNKT Tre nivåer träffpunktsverksamhet Tillgänglighet Sociala aktiviteter på träffpunkt 8 6.SOCIALA AKTIVITETER BOENDE Upplägg och planering sociala aktiviteter 10 7.ANHÖRIGA DAGVERKSAMHET MED INRIKTNING DEMENS FRIVILLIGVERKSAMHET Rutiner för frivilligverksamhet UTEVISTELSE SYSTEMATISKT KVALITÉTSARBETE INFORMATION OCH KOMMUNIKATION REFERENSER 14

126 3 (14) Bakgrund Kalmar kommun har via Omsorgsnämnden prioriterade mål att utveckla och öka det sociala innehållet på kommunens vård och omsorgsboenden. Socialstyrelsens brukarundersökning har visat att Kalmar kommun ligger under snittet i riket vad det gäller nöjdhet med sociala aktiviteter och därför ses sociala aktiviteter som ett prioriterat förbättringsområde. I januari 2016 genomfördes en omorganisation gällande kommunens träffpunkter och därav uppkom också behovet av en reviderad struktur och målsättning för verksamheten men också ett förbättringsarbete med sociala aktiviteter överlag på kommunens vård och omsorgsboenden. Strukturen och målsättningen har sin utgångspunkt och grund i 5 Kap. 4 andra stycket Socialtjänstlagen (2001:453) framgår det att socialnämnden ska verka för att äldre personer får möjlighet att ha en aktiv och meningsfull tillvaro med andra. Samt Socialstyrelsens Allmänna råd SOSFS 2012:3 om värdigt liv och välbefinnande och syftar till att skapa goda förutsättningar för äldre människor inom socialtjänsten. Utöver struktur och målsättning ska kommunen också revidera handlingsplanen för sociala aktiviteter samt skapa en plan för hur verksamheten skall följas upp enligt kommunens fastställa mål och styrdokument. 1. Målsättning Omsorgsnämndens mål med sociala aktiviteter är att kommunens äldre inom omsorgen ska få en ökad meningsfull tillvaro och känna välbefinnande. För detta har en grundläggande och tydlig struktur samt målsättning med verksamheten kring sociala aktiviteter skapats. Målsättningen från omsorgsnämnden är kunna erbjuda 2 aktiviteter/dag samt 1 aktivitet per helg. Kunna erbjuda omsorgstagare och äldre ett generöst och varierat musik och kulturutbud samt verka för ökad utevistelse. Sociala aktiviteter ska också ha en tydlig förankring ur ett jämställdhetsperspektiv. Målsättningen med att öka sociala aktiviteter och utveckla träffpunktsverksamheten är att motverka ensamhet och bidra till trygghet för omsorgstagare. Ge människor en möjlighet att stärka och bibehålla psykiska/fysiska förmågor så långt det är möjligt och därmed förskjuta hjälpinsatser. Möta olika individer med olika behov samt anpassa sociala aktiviteter efter behovet. Fokus på friskfaktorer hos individen istället för riskfaktorer. Målsättningen är också att utveckla samarbetet och samverkan med andra aktörer såsom frivilliga, skolor, universitet, pensionärsföreningar och andra organisationer samt verka som ett stöd för anhöriga samt bidra som stöd i anhörigfrågor. Ge god information till omsorgstagare äldre och anhöriga gällande socialt innehåll och utbud i verksamheten. Omsorgstagaren i fokus ska genomsyra samtliga sociala aktiviteter vilket innebär att verksamheten planeras utifrån behov och önskemål så långt det är möjligt efter verksamhetens förutsättningar.

127 4 (14) 2. Definitioner av begrepp Socialt innehåll Definitionerna på socialt innehåll varierar men Nestor FoU center i samråd med litteratur diskussion med myndigheter bland andra definierar socialt innehåll enligt följande: Att på äldreboendet, i hemmet, på den geriatriska avdelningen eller dagverksamheten utforma dagen så att den stärker den äldre personens fysiska och psykiska välbefinnande genom uppmuntran av interaktion med omvärlden och av den äldre personens egna initiativ ( ocialt_innehall.pdf.pdf). Social aktivitet Social aktivitet definieras enligt Världshälsoorganisationen och Socialstyrelsen som en persons genomförande av en uppgift eller handling ( 6/ pdf ). Aktivitet kan vara att vara aktiv i olika sysselsättningar och med andra människor. Aktiviteter kan vara för nöje och rekreation samt aktiviteter i vardagen som att laga mat eller trädgårdarbete. Sociala aktiviteter tillför psykisk eller fysisk stimulans och är motsatsen till att vara passiv. Rehabiliterande förhållningssätt Socialstyrelsen beskriver kort att rehabiliterande förhållningssätt innebär: - Att processen utgår från en helhetssyn. - Processen är framtidsinriktad och fokuserar på det friska samt på konkreta problem. - Omsorgstagaren är subjektet i sin egen habilitering och rehabilitering. Rehabiliterande förhållningssätt handlar om att stärka och bibehålla de färdigheter omsorgstagaren har så långt det är möjligt vilket innebär att personal inte tar över omsorgstagarens förmåga att agera självständigt. Personalen finns om ett stöd till omsorgstagaren i de sysslor omsorgstagaren inte klarar självständigt efter dennes förutsättningar. Personalen motiverar och uppmuntrar till att göra egna val och fungerar som ett stöd i bibehållandet av intressen vanor och att fortsätta ha ett eget ansvar för sin vardag. Omsorgstagare Anhörig Närstående Omsorgsförvaltningen använder sig av samma begrepp som i regeringens proposition i Prop. 2008/09:82 Stöd till personer som vårdar eller stödjer närstående. Den närstående avses den person som tar emot stöd, vård och omsorg. Den som ger stöd, vård eller omsorg benämns som anhörig eller annan person. Annan person kan vara en vän eller någon som står familjekretsen nära.

128 5 (14) Boendeteam och hemteam På vård och omsorgsboendena finns boendeteam som består av ett team som träffas minst 1 gång per månad med enhetschef, undersköterskor sjukgymnast och arbetsterapeut samt sjuksköterska närvarande. I hemtjänst sker varje vecka hemteam med samtliga professioner närvarande. Teamens syfte är att bland annat att genom samordning av insatserna i teamet ge bästa möjliga vård och omsorg. 3. Målgrupper Målgrupperna inom omsorgsförvaltningen är äldre som bor på vård och omsorgsboenden, omsorgstagare i ordinärt boende och äldre som besöker våra verksamheter till exempel träffpunkter och dagverksamheter. 3.1 Målgrupper uppdelade i tre nivåer Individuell aktivitet Sociala aktiviteter som utgår efter den enskildes behov och efter fysiska samt psykiska förutsättningar. Samtliga omsorgstagare har en så kallad genomförandeplan som bygger på en individuell behovsbedömning där även behovet av sociala aktiviteter finns nedskrivet. Genomförandeplanen följs upp var 3:e månad och revideras vid behov. I genomförandeplanen skrivs sociala aktiviteter för aktuell omsorgstagare samt målet med dessa för att verksamheten och omsorgstagaren ska kunna följa upp arbetet och vidta eventuella åtgärder om behov föreligger. Gruppaktivitet Gruppaktivitet är en aktivitet för två eller flera omsorgstagare och kan till exempel vara en aktivitet på vård och omsorgsboende för ett par stycken eller alla boende på en avdelning. Boende från flera avdelningar kan också träffas för att delta i gemensamma aktiviteter. Det kan vara både spontana och planerade aktiviteter förlagda på boendet eller på träffpunkt. Träffpunktsverksamhet Träffpunktverksamheten riktar sig till samtliga ovanstående målgrupper. På träffpunkterna anordnas och planeras större och gemensamma aktiviteter och evenemang. Även individuella och gruppaktiviteter kan planeras in i träffpunktsverksamheten vid behov samt finns det på de större träffpunkterna stöd till anhöriga.

129 6 (14) 4. Personal Enhetschef med Teamansvar Enhetschef med teamansvar har ett övergripande ansvar för enheterna inom teamet och är ytterst ansvarig för att strukturen för sociala aktiviteter efterlevs och följs upp enligt anvisningar. Enhetschefen med teamansvar ansvarar också för att enheterna och berörda professioner inom teamet samverkar mellan enheterna gällande socialt innehåll. Projekttjänst Enhetschef Socialt innehåll Enhetschefen för socialt innehåll har det övergripande ansvaret för sociala aktiviteter inom omsorgsförvaltningen samt ansvarar för omvärldsbevakning. Enhetschefen för socialt innehåll har ett helhetsperspektiv över alla enheter och planerar samt fördelar evenemang mellan enheterna, ansvarar för utveckling och arbete med jämställdhet hbtqfrågor samt andra övergripande frågor och projekt som berör sociala aktiviteter. Samarbetar och samordnar arbete med frivilliga, skolor, universitet samt andra aktörer på övergripande nivå. Enhetschefen för det sociala innehållet samordnar uppstart av samtalsgrupper/anhöriggrupper samt tar fram nödvändiga rutiner för träffpunktverksamheten och informerar träffpunktssamordnarna samt enhetcheferna på boendena löpande gällande sociala aktiviteter. Det finns en upprättad mapp vilken fungerar som ett arbetsmaterial som all personal kan ta del av gällande sociala aktiviteter och kontakter för sociala aktiviteter som enhetschefen ansvarar för att hålla uppdaterad. Enhetschefen har träffar med träffpunktssamordnarna teamvis under året en träff på våren och en träff på hösten (8 träffar) samt en mötesdag med samtliga träffpunktssamordnare 1gg/år. Specialistundersköterska Förvaltningen kommer under år 2017 utreda möjligheten att det på varje enhet ska finnas en utbildad specialistundersköterska med ett särskilt kvalitetsansvar inklusive det sociala innehållet. Aktivitetsinspiratörer Tills det finns specialistunderköterskor på varje enhet är aktivitetsinspiratörer utsedda som planerar in sociala aktiviteter på avdelningarna i samarbete med övriga professioner i verksamheten. Undersköterska samt kontaktperson De som arbetar närmast omsorgstagaren är undersköterskor. Varje omsorgstagare har en utsedd undersköterska som kontaktperson som fungerar som en relationsskapare, länk och administratör gällande frågor som berör omsorgstagarens situation. Alla medarbetare har ett ansvar för att omsorgstagarna får sina behov tillgodosedda. Kontaktpersonen har dock det huvudsakliga ansvaret för en eller flera omsorgstagare.

130 7 (14) Träffpunktssamordnare På träffpunkterna finns 1-2 träffpunktssamordnare som har det övergripande ansvaret på respektive träffpunkt. Denne är ansvarig för planering över aktiviteter och samordnar kontakter och planering med samarbetspartners som frivilliga, anhöriga och artister bland andra samt arbetar nära det anslutna vård och omsorgsboendet eller ansluten hemtjänstgrupp. Träffpunktsamordnaren arbetar i första hand mot sitt eget team men samarbetar också teamövergripande och kan tillsammans anordna större aktiviteter som innebär att personal kan komma att arbeta på en annan träffpunkt än sin ordinarie enhet. 4.1 Arbetsmetod och arbetssätt Genom samordning i arbetet av insatserna av alla professioner ge bästa möjliga vård och omsorg. Kommunen arbetar för att skapa en vi-känsla och gott samarbete. Samverkan sker för att få en helhetssyn kring omsorgstagaren samt att möjliggöra att omsorgstagaren ska kunna bli så självständig som möjligt och känna trygghet och säkerhet. Samarbete sker också med rehabiliterings personal, sjuksköterskor samt andra professioner för att kunna individanpassa sociala aktiviteter med en klar målsättning. Personalen arbetar med ett rehabiliterande förhållningssätt som är ett arbetssätt och arbetsmetod som vilar på vetenskaplig grund. Detta för att hålla en god kvalité på det sociala innehållet. Personalen får vid behov kompetensutveckling i dessa två arbetssätt samt löpande kompetensutveckling gällande sociala aktiviteter minst en gång per år. Kompetensutveckling i samtalsmetodik/demensfrågor etc. ges vid behov. Enhetschefen med teamansvar ansvarar för att enheterna planerar sin verksamhet efter ett årshjul. En gång var 6:e månad träffar samordnarna samarbetspartners till exempel PRO, kyrkan, skolor, frivilliga och andra aktörer för att planera verksamheten. Det sociala innehållet utformas utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Jämställdhet handlar om att män och kvinnor ska ha samma förutsättningar att forma sitt eget liv och den kontext personen lever i ( Det innebär att våra äldre ska ha samma möjlighet och förutsättningar till att påverka och delta i det sociala innehållet inom omsorgsförvaltningen.

131 8 (14) 5. Träffpunkt Omsorgsförvaltningens enheter är uppdelade i fyra team. I Kalmar finns det idag 17 träffpunkter och i varje team finns det vård och omsorgsboende, träffpunkt och hemtjänstgrupp. Träffpunkterna ligger i anslutning till vård och omsorgboende hemtjänstgrupp men det finns också fristående träffpunkter. Träffpunkterna är strategiskt placerade från norr till söder i Kalmar. 5.1 Tre nivåer träffpunktsverksamhet Träffpunkt på vård och omsorgsboende Träffpunkter som ligger i nära anslutning till vård och omsorgsboende. Stora träffpunkter Större träffpunkterna har generösa öppettider och kan erbjuda lunchservering. Mindre träffpunkter Mindre träffpunkter som har öppet ett par dagar i veckan. 5.2 Tillgänglighet Öppettiderna och tillgängligheten på träffpunkterna styrs efter önskemål och behov hos besökare på den aktuella träffpunkten därför kan öppettiderna variera mellan träffpunkterna. Träffpunktslokalen är tillgänglig för boende och anhöriga även när träffpunkterna inte har någon verksamhet. Träffpunktverksamheten är en öppen verksamhet vilket innebär att boende på vård och omsorgsboende, äldre i ordinärt boende, äldre med en demensdiagnos samt äldre utifrån kommande som ej har en beviljad insats är välkommen att delta i träffpunktsverksamheten. På vårdoch omsorgsboendena är träffpunktslokalen dock i första hand till för de boende samt anhöriga för att stärka det sociala innehållet i verksamheten. Därför kan öppettiderna för utomstående begränsas under vissa tider på dessa träffpunkter. De större träffpunkterna är öppna alla dagar måndag-fredag och även på helg vid behov. När de mindre träffpunkterna ej har öppet finns annan nära belägen träffpunkt att tillgå. 5.3 Sociala aktiviteter på träffpunkt Aktiviteterna på träffpunkterna utformas efter besökarnas behov och önskemål samt de förutsättningar som finns för verksamheten. Det kan vara underhållning i form av olika kulturarrangemang som musik och teater, gudstjänst, modevisning, inbjudna föreläsare etc. Frivilliginsatser är också vanligt förekommande på träffpunkterna.

132 9 (14) Innehållet på träffpunkterna kan variera men i grundutbudet på samtliga träffpunkter finns följande: Möjlighet att ta en fika och värma mat, bingo, dagstidning och tidningsläsning, böcker, kort och sällskapsspel, fysisk aktivitet minst en gång i veckan. Minst ett musik och kulturevenemang varje månad samt har träffpunkterna teknik i form av nätverksuppkoppling och surfplatta för till exempel filmvisning och lyssna på musik. Vi uppmärksammar högtider genom bland annat att träffpunkterna anordnar midsommarfest/påskfest/julfest/kräftskiva/grillkvällar. Större festligheter kan i vissa fall förläggas på större träffpunkter dit boende på vård och omsorgsboende samt besökare utan insatser och besökare från mindre träffpunkter är välkomna att delta. 6. Sociala aktiviteter boende All personal i verksamheten har i sitt uppdrag ett personligt ansvar för att verka för ett rikt socialt innehåll på vård och omsorgsboendena. Vid inflyttning på vård och omsorgsboende upprättas en genomförandeplan och vid upprättandet informeras omsorgstagaren om vilka aktiviteter som finns på boendet. Personalen dokumenterar vilka aktiviteter omsorgstagaren önskar delta i och noterar eventuella önskemål. På de boenden där det finns en träffpunkt deltar träffpunktssamordnaren och informerar om verksamheten på träffpunkten. Utsedda aktivitetsinspiratörer planerar tillsammans med kontaktpersonen sociala aktiviteter efter omsorgstagarnas genomförandeplaner vad det gäller intressen och behov samt planerar gruppaktiviteter i samråd med representanter från boendet. I grupperna firas högtider som påsk/midsommar/jul/nyårsafton samt andra högtider. En social aktivitet på vård och omsorgsboendet kan vara allt från ett spontant samtal, hjälpa till med dukning/servering till en planerade aktiviteter. På vård och omsorgsboende finns nätverksuppkoppling och surfplatta som kan kopplas till tv för filmvisning och lyssna på musik. 2 gånger/år planerar kontaktpersonen en enskild aktivitet med sin/sina omsorgstagare i samråd med omsorgstagaren. På varje boende finns det brukarråd som innefattar personal omsorgstagare och anhöriga. Brukarrådet syftar till att få omsorgstagare och anhöriga delaktiga samt att verka för att öka och utveckla kvalitén i verksamheten. Alla vård och omsorgsboenden har ett utvecklat brukarråd vilket genomförs 2ggr/år vår och höst. Syftet med brukarrådet är att öka kvalitén och att ge omsorgstagare samt anhöriga möjlighet till inflytande och delaktighet, information, utbyte av kunskap, framföra synpunkter och utveckla idéer kring äldreomsorgen tillsammans. På brukarrådet deltar personal enhetschef samt omsorgstagare och eventuella anhöriga.

133 10 (14) Tips kan vara att träffas kring ett enkelt upplägg som en fika tillsammans och lyfta aktuella frågor och sprida information. Enhetschefen ansvarar att följa upp de frågor som inkommer och återkoppla till brukarrådet. 6.1 Upplägg och planering sociala aktiviteter Specialistundersköterska/ aktivitetsinspiratörer samt träffpunktsamordnare deltar på personalmöten då de ingår i den ordinarie personalgruppen. Vid behov deltar träffpunktssamordnaren även på hemteam (hemtjänst) eller boendeteam (vård och omsorgsboende). Detta för att få helheten kring omsorgstagarens livssituation för att kunna anpassa sociala aktiviteter på träffpunkten. Kontaktpersonen till omsorgstagaren har en kontinuerlig kontakt/avstämning med träffpunktssamordnaren vid aktiviteter på träffpunkt. Förslagsvis var 3:e månad i samband med uppföljning av genomförandeplanen eller vid behov och vid behov kontaktar träffpunktsamordnaren kontaktpersonen. Träffpunktssamordnare, specialistundersköterska/aktivitetsinspiratörer, chef/samordnare, representanter från boendet och anhöriga träffas tillsammans med frivilliga och samarbetspartners 1gg/halvår för att planera in sociala aktiviteter i verksamheten. Sociala aktiviteter som sker på träffpunkten till exempel firande av högtider samplaneras även in i grupperna på boendet för de som inte har förmåga att ta sig till och från träffpunkt. En gång i månaden har vård och omsorgsboendena en planerad kvällsaktivitet och sociala aktiviteter kan även förläggas på helger vid behov. Träffpunktssamordnare och specialistundersköterskor/aktivitetsinspiratörer träffas teamvis 1gg/halvår för att diskutera och planera aktiviteter också mellan enheterna. Alla boenden har ej en träffpunkt varpå de behöver få löpande information gällande närliggande träffpunkters aktiviteter och samordna dessa med omsorgstagare på det aktuella boendet men också för att skapa en god samverkan mellan enheterna. Därefter planeras de sociala aktiviteterna in för enheten för schemaläggning i Time Care. Planerade Sociala aktiviteter i grupperna på boendena schemaläggs som aktivitet Social aktivitet. 7. Anhöriga Vi arbetar enligt IBIC (Individens behov i centrum) som är ett systematiskt arbetssätt som tar hänsyn till olika livsområden däribland livsområdet person som vårdar eller stödjer närstående. Anhöriga har stor betydelse för omsorgstagaren och är för personalen en viktig samarbetspartner för att det ökar deras möjlighet till att göra ett bra arbete. De flesta anhöriga vill vara delaktiga (Socialstyrelsen 2016 Stöd till anhöriga ).

134 11 (14) Vi involverar anhöriga i verksamheten och bjuder in till delaktighet samt informerar omsorgstagare och anhöriga om hur vi arbetar med sociala aktiviteter i samband med inflyttningssamtal på boenden eller i samband med upprättande av genomförandeplanen. 8. Dagverksamhet med inriktning Demens Kalmar kommun har tre dagverksamheter med inriktning demens Dahmska Villan Prästgårdsvillan och Villa Kläckeberga. Dagverksamhet med inriktning demens är en biståndsbedömd insats och kontakt tas med biståndshandläggare för ett eventuellt beslut om dagverksamhet. Verksamheten syfte är att ge stimulans och gemenskap för personer med en demensdiagnos. På dagverksamheten sker olika aktiviteter utformade efter besökarnas behov. Det kan vara till exempel trädgårdskötsel, promenader, sång, spel och träning. Dagverksamheten är också till för att skapa avlastning för anhöriga till personer mer demens. Målsättningen med verksamheten är tillvarata de resurser som finns kvar och öka självkänslan. Underlätta för personen med demensdiagnos att förlänga kvarboendet i den egna bostaden. Verksamhetens mål är också att bryta isolering och verka för en social gemenskap och trygghet. 9. Frivilligverksamhet Kalmar kommun har idag frivilliga i verksamheten som Röda korset, PRO, Lions, kyrkan, oorganiserade frivilliga m.fl. Kommunen ser positivt på frivilligkrafter och ser de frivilliga som ett komplement till den ordinarie omsorgsverksamheten. Frivilligverksamhet ska uppmuntras och uppmärksammas vilket enheten gör 2ggr/år med planerad aktivitet från förslag av de frivilliga efter verksamhetens förutsättningar. 9.1 Rutiner för frivilligverksamhet Kommunen har fastställda rutiner som finns i verksamhetshandboken gällande frivilligarbete. Frivilliga skriver på ett tystnadslöfte vilket också gör att de är försäkrade via kommunens ansvars-olycksfallförsäkring. En skriftlig överenskommelse med frivillig gäller i max 6 månader. Frivilliga kan anmäla sitt intresse på plats på vård och omsorgsboendet/hemtjänst/träffpunkt och till enhetschef för socialt innehåll. Rutin för frivilligverksamhet finns i verksamhetshandboken under rubriken Riktlinjer för frivilliga insatser.

135 12 (14) 10. Utevistelse Människor mår bra av att vistas i utemiljö. Solljus hjälper till att stärka skelettet med hjälp av D-vitamin som kroppen tar upp via solljus. Miljöer som stimulerar hjärnan visuellt har påvisat sig ha goda effekter på välmående. Kontakt med natur verkar avstressande och har en positiv effekt mot nedstämdhet. Både den psykiska och fysiska hälsan mår bra av att vistas utemiljö. Undersökningar har påvisat att de som regelbundet vistas ute blir friskare är mindre deprimerade och dessutom mindre beroende av läkemedel ( d0601.pdf). Verksamheten garanterar omsorgstagaren erbjudande om att vistas ute varje vecka. Detta görs möjligt genom att omsorgstagaren ges möjlighet och få hjälp med att sitta på en altan, balkong eller komma ut på en promenad. Enheterna har tillgång till eldrivna parcyklar som kan bokas internt till enheten som får nyttjas av omsorgstagare/anhöriga/frivilliga/personal. Rutin finns kring hantering av parcykel. Sociala aktiviteter planeras utomhus i den mån det är möjligt till exempel gymnastik på träffpunkterna som är en återkommande aktivitet kan med fördel vara utomhus vid bra väder. 11. Systematiskt kvalitétsarbete Socialstyrelsen skickar ut en brukarundersökning varje år där kommunen bland annat får värden på omsorgstagarnas nöjdhet med sociala aktiviteter och utevistelse. Genomförandeplanerna följs upp var 3:e månad och revideras vid behov. Besöksunderlag samlas in 2ggr/år i träffpunktsverksamheten där parametern kvinnor kontra män finns med för att följa upp arbetet med jämställdhet. Enhetschefen följer upp sociala aktiviteter samt utevistelse på vård och omsorgsboendena via Omsorgsförvaltningens IT system för uppföljning av mål (Hypergene). Uppföljningen sker tertialvis på varje enhet.

136 13 (14) 12. Information och kommunikation Varje enhet har en kommunikationsplan gällande sociala aktiviteter och i denna ingår rutiner för att hantera nedanstående: På vård och omsorgsboendena skickar enhetschefen ut informationsbrev till omsorgstagare och anhöriga 2ggr/år sen vår och sen höst gällande aktuella ämnen på boendet. Uppdaterad information gällande träffpunkterna finns på kommunens egen hemsida. Träffpunkterna skriver ut månadsblad som finns tillgängliga på vård och omsorgsboende/träffpunker/hemtjänstgrupper samt lägger ut dessa på hemsidan. På samtliga vård och omsorgsboenden finns en informationstavla vid entrén med planerade sociala aktiviteter i verksamheten. Omsorgen informerar om sociala aktiviteter på kommunens Facebooksida som är en öppen portal och även en app Kalmar Omsorg är under utveckling för att kunna användas av anhöriga och intresserade av omsorgsverksamheten. Större sociala aktiviteter kan även delges press och media för uppmärksamhet. Alla professioner inom omsorgsförvaltningen hjälps åt med att sprida information kring träffpunkt och sociala aktiviteter till de som har behov av information. Blanketten Tyck Till finns i verksamheten där omsorgstagare anhöriga och besökare kan lämna förbättringsförslag/synpunkter/klagomål. Tyck till finns även på kommunens hemsida

137 14 (14) 13. Referenser Socialstyrelsens Allmänna råd SOFS 2012:3 Socialtjänstlagen 5 Kap. 4 andra stycket (2001:453) ocialt_innehall.pdf.pdf pdf 6/ pdf

138 Handläggare Datum Mia Lindgren Enhetschef Socialt Innehåll / Uppföljning sociala aktiviteter ENHET:. GA=Gemensam aktivitet EA=Enskild aktivitet U=Utevistelse Förslag på förkortningar: S=Spel M=Musik/Underhållning H=Högläsning T=Träning O=Omvårdnad t.ex. manikyr/hårvård VECKA:.. LHGT MÅ TIS ONS TORS FRE LÖR SÖN Omsorgsförvaltningen Adress Besök Torsåsgatan 1B Tel vx