Kallelse till Vård- och omsorgsnämnden

Transkript

1 Vård- och omsorgsnämnden Kanslienheten Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Kallelse Datum Tid: Tisdagen den 2 maj 217, kl. 13. Plats: Häradsgårdens samlingssal i Vagnhärad Gruppmöte: Gruppmöte majoriteten kl 11. i lilla konferensrummet Gruppmöte oppositionen kl 11. i samlingssalen Kallelse till Vård- och omsorgsnämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordning 2. Kvartalsrapport med helårsprognos 217 för vård- och omsorgsnämnden 3. Budget 218 med flerårsplan för , vård- och omsorgsnämnden 4. Personlig assistans på entreprenad genom upphandling (inte öppet sammanträde, handlingar dukas) VON 217/17 VON 217/18 VON 217/7 5. Information om trygg och effektiv utskrivning från sluten hälso- och sjukvård (inga handlingar) 6. Information från Vård- och omsorgskontoret (inga handlingar) 7. Anmälan av delegationsbeslut VON 217/1 8. Anmälningsärenden VON 217/2 Martina Johansson Ordförande Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

2

3 Vård- och omsorgskontoret Per Uno Nilsson Vård- och omsorgschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer VON 217/17 Kvartalsrapport med helårsprognos 217 för vård- och omsorgsnämnden Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden överlämnar kvartalsrapport 217 till kommunstyrelsen. 2. Vård- och omsorgsnämnden godkänner nämndens helårsprognos 217. Ärendet Enligt bilaga har Vård och omsorgschefen presenterat uppföljningen t o m mars 217. VO nämnden prognostiserar sammantaget ett negativt resultat på -1,7 mkr inklusive nämndens egen buffert på 2,6 mkr och inklusive prognostiserad reglering mot central buffert. Prognosen för avstämning demografi äldre visar per kvartalet att Vård- och omsorg ska erhålla 5,6 mkr då antalet äldre är högre än vad budgeten baserats på. Äldreomsorgen visar ett totalt underskott på -2,3 mkr (demografijustering inkluderat). Resultatenheterna beräknas göra nollresultat och därmed ta med sig tidigare års upparbetade överskott oförändrat över till 218. Behovet av hemtjänst är fortsatt högt och avviker i prognosen med -7,3 mkr mot budget (exkl. demografiavvikelse). Tekniska hjälpmedel samt färdtjänst har en negativ prognos om -8 tkr vardera. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

4 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Vård- och omsorgskontoret Funktionshinderområdet har en negativ prognos på -1,4 mkr inkluderat demografireglering med 5,5 mkr. Per Uno Nilsson Produktionschef Peter Hellmark Ekonom Bilagor 1. Kvartalsuppföljning 217 Beslut till Kommunstyrelsen

5 Vård- och omsorgsnämnden Ordförande: Martina Johansson (C) Vård- och omsorgschef: Per Uno Nilsson Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 216 helår 216 helår 217 helår 217 prognos Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Nettoresultat inkl just från central buffert (beslut delår) Varav resultatöverföring Ekonomisk analys - helårsprognos Totalt sett prognostiserar Vård- och omsorgsnämnden ett negativt resultat på tkr. Årsprognosen inkluderar nämndens buffert samt reglering mot central buffert. Inkluderat är också de 1-årssatsningar på 8 tkr som är kopplat till kompetensutveckling och att motverka social isolering. Huvudorsaken till det prognostiserade underskottet är ett större behov av hemtjänst än vad nämnden har budget för. Gemensam ledning och stöd inom vård- och omsorgsförvaltningen prognostiserar ett resultat på 2 tkr på vid årets slut. Myndighetsenheten vilken enbart avser personal och administration förväntas göra ett nollresultat. Årsprognosen för hela äldreomsorgen är tkr inklusive demografireglering. Avvikelsen beror på det ökade behovet av hemtjänst som ligger högre jämfört med budget. Prognosen för resultatenheten hemtjänst är tkr inklusive föregående års resultatöverföring. Behovet av särskilt boende ligger i linje med lagd budget och i dagsläget finns inga icke verkställda beslut. Resultatenheterna säbo förväntas göra nollresultat och därmed ta med sig tidigare års upparbetade överskott oförändrat över till 218. Funktionshinderområdet prognostiserar totalt sett ett negativt resultat på tkr inklusive reglering mot central buffert om tkr. Orsaken till att regleringen mot central buffert fortsätter beror på att fler ärenden tillkommit 216 än reglerat i budget 217. Hälso- och sjukvårdsenheten prognostiserar ett nollresultat. Dock ser man utmaningar framöver då antalet patienter ökar i takt med att vi blir fler äldre och det samtidigt blir allt svårare att rekrytera legitimerad personal. Tekniska hjälpmedel räknar med ett underskott på -8 tkr för helåret. Kostnaderna för tekniska hjälpmedel hänger ihop med det ökade behovet. Satsningen där arbetsterapeuter och sjukgymnaster jobbar aktivt med träning och hjälpmedel ökar kostnaderna men leder också till att fler kan bo hemma i ordinärt boende. Hjälpmedelscentralen gjorde 216 en prisjustering som leder till ökade kostnader. Färdtjänst prognostiserar ett negativt resultat på -8 tkr. Vård- och omsorgsnämnden tog över funktionen för handläggningen av färdtjänst från juni 216 och ser en ökning av antalet ansökningar samt att många ansöker om riksfärdtjänst. En översyn av färdtjänst- och riksfärdtjänstlagarna är påbörjad med syfte att bättre samordna all särskild kollektivtrafik och göra systemet mer kostnadseffektivt. Viktiga händelser under året Produktionschef Kajsa Fiska avslutade sin anställning I avvaktan på att den nye förvaltningschefen Fredrik Yllman skall tillträda i mitten av juni är myndighetschef Per Uno Nilsson tf produktionschef. Med hjälp av statliga pengar för ökad bemanning i äldreomsorgen har vi anställt 2 st arbetsterapeuter och 1 st sjukgymnast för att bedöma och erbjuda träning som ett komplement och alternativ till hemtjänst. Det förändrade arbetssättet innebär att

6 arbetsterapeuter gör aktivitetsbedömningar som stöd till biståndshandläggarnas beslut. Sjukgymnasterna gör en tidig bedömning och erbjuder fallpreventionsträning enligt en modell som heter Otago. Sammantaget går detta nu under beteckningen prerehab. Vi har blivit uppmärksammade i landet för detta och andra kommuner har hört av sig och vill veta mer om hur vi jobbar. Vi har också ökat bemanningen med en specialistutbildad sjuksköterska inom demensområdet. Viktig händelse är också att vi stärker stödet för personer med insatser enligt LSS. Vi har ändrat ansvarsfördelningen inom vår grupp och har nu en särskild sjuksköterska och arbetsterapeut som arbetar med bedömning och åtgärder för personer med funktionshinder. Utöver de redovisade åtgärderna gav vård- och omsorgsnämnden vid sammanträdet vård- och omsorgskontoret i uppdrag att utreda effekterna av att lägga ut personlig assistans på entreprenad. Återapportering görs vid sammanträdet den 2 maj 217. Planering och kunskapsinhämtande av IBIC (individens behov i centrum) fortsätter då detta är ett system som är anpassat för att få ett gemensamt verktyg för utredning, dokumentation m.m. under hela ärendet från ansökan till utförande och uppföljning av en insats. IBIC/ÄBIC har sin grund i det internationella systemet ICF (koder för funktionstillstånd) som även används inom hälso och sjukvården. De IT satsningar som vi satsar på i år är dokumentationsappar för hemtjänstpersonal i ordinärt boende samt koppla upp LOV utförarna till dokumentationssystemet Treserva. Vidare tittar även äldreomsorgen på trygghetskameror som ett komplement till trygghetslarm och tillsynsbesök nattetid. Utbildningsinsatser och kompetensutveckling fortlöper kontinuerligt inom samtliga verksamhetsområden. Fokusområden är fortsatt demens, psykisk ohälsa, kost, basal omvårdnadskunskap och SIP (samordnad individuell plan). När det gäller psykisk ohälsa hålls interna första-hjälpen-utbildningar. Träningsåret för implementering av överenskommelsen Trygg och effektiv utskrivning pågår. Det som tillkommit under våren och fortsättningsvis är det parallellt löpande digitaliseringsprojektet vars huvudsakliga mål är bättre samordning av system och resurser för att möjliggöra rättssäkra och effektiva informationsoch kommunikationskanaler huvudmännen emellan. Den specialiserade sjukvården i hemmet (SSIH) som utförs av landstinget har nu startat. Vi ser fram emot att även den mobila äldreakuten kommer igång. Målet är att invånare i Trosa och Gnesta får sina behov av basala och specialiserade hälso- och sjukvårdsinsatser som ges i hemmet utförda på ett tryggt sätt. För att skapa ett gott samarbete för denna utveckling har en styrgrupp etablerats med representanter ifrån landstinget och kommunerna. Även satsningen för Psykisk hälsa PRIO fortsätter under året 217 bl.a. med utvärdering av den lokala inventeringen som gjorts under senvintern. Personal För att möta det ökade behovet inom vård och omsorg är kompetensförsörjningen en prioriterad fråga. Förvaltningen ingår i Regionförbundets satsning Attraktiv arbetsgivare och Trosa har inom ramen för det projektet antagits som pilotkommun och får därigenom möjlighet att via projektmedel testköra en arbetsplatsförlagd utbildningsmodell. Modellen har tagits fram av Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum som är ett kunskapscentrum för forskning, utveckling och utbildning inom äldreområdet. Modellen går under namnet ArbetSam. Utbildningen sker till stor del på arbetsplatsen men i kombination med lärarledd undervisning. Modellen lämpar sig för alla som inte har undersköterskeutbildning och till en början kommer platserna att rikta sig till nyanlända. Under våren har utbildning av språkombud skett och efter sommaren planeras att de första eleverna skall finnas på plats. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Svenska Kommunalarbetareförbundet (Kommunal) lanserade ett partsgemensamt utvecklingsprojekt i februari 217, för att fler inom välfärden ska arbeta heltid. Projektet, som pågår fram till 221, syftar till att heltid ska vara det normala vid nyanställningar i kommuner, landsting och regioner. I Trosa kommun arbetar en partgemensam arbetsgrupp med frågan vilken startade 216 och fortgår. Under 216 steg sjuktalen inom vård- och omsorg. Det är framförallt inom de områden där behoven ökat som mest som ökningen skett. I det lokala arbetet på enhetsnivå finns den påbörjade satsningen tillsammans med PREVIA som påbörjades 216 som stöd. Under de tre första månaderna har ej trenden brutits så frågan är fortfarande ytterst aktuell och följs på alla nivåer.

7 Ekologisk utveckling Förvaltningen befinner sig i dag på miljöledningsnivå 2. Nämnden tog beslut att anta Miljöledningssystem för Vård- och omsorgskontoret i Trosa Kommun enligt miljöledningsnivå 2. Under hösten 216 togs nya mål fram vilka skall redovisas per delår. Beslut om en ny rese- och fordonspolicy är antagen och där vi inom förvaltningen nu ser en ökning av eldrivna fordon med stöd av denna vid upphandling av fordon.

8

9 Vård- och omsorgskontoret Per Uno Nilsson Vård- och omsorgschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer VON 217/18 Budget 218 med flerårsplan för , vård- och omsorgsnämnden Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden antar nämndens mål. Vård- och omsorgsnämndens förslag till kommunfullmäktige: 1. Kommunfullmäktige godkänner budget 218 med flerårsplan för vård- och omsorgsnämnden. Ärendet Enligt bilaga har Vård- och omsorgschefen presenterat budget 218 med plan för 219 och 22. Budgetramen är uppräknad enligt budgetanvisningarna med 2,5% för löner 218, 219 och 22. Övriga kostnader är uppräknade med 2,% för år I förslaget ligger en medräknad positiv ramjustering på tkr för 218, tkr för 219 och tkr för 22 som gjorts utifrån den demografiska utvecklingen av den äldre befolkningen. Rationaliseringar är även inkluderade med -679 tkr för 218. Satsningarna för år 217 som tas bort efter avslutat år har minskat ramen med motsvarande -8 tkr. I förslaget ingår en buffert på totalt 2 7 tkr. Per Uno Nilsson Vård- och omsorgschef Peter Hellmark Ekonom Bilagor 1. Förslag till budget Mål Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

10 Vård- och omsorgsnämnden Ordförande: Martina Johansson Vård- och omsorgschef: Per Uno Nilsson Totalt, tkr Bokslut Budget Budget Plan Plan Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Varav resultatöverföring Verksamhetsområde Äldreomsorg Funktionshinderområdet Hälso- sjukvård Vård- och omsorgsförvaltningen ansvarar för alla kommuninvånare som har behov av stöd, service och omvårdnad. Inom verksamhetsområdena ges insatser till enskild utifrån Socialtjänstlagen (SoL), Lag om stöd och service till vissa funktionshinder (LSS) samt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Verksamhetsförändringar (218) I Trosa kommun har antalet människor i åldersintervallet år ökat med ca 1 personer/år de senaste åren, 216 blev ökningen ovanligt stor, 121 st, vilket medfört att behovet av framförallt hemtjänst ökat men också insatser för personer med funktionsnedsättning i denna ålderskategori. Behovet ser i dagsläget ut att hålla i sig, i Trosa såväl som i landet i övrigt. I bokslutet 216 redovisade vård- och omsorgsnämnden totalt ett negativt resultat tkr jämfört med budget. Avvikelsen är huvudsakligen kopplad till behovet av hemtjänst samt insatser inom funktionshinderområdet. Utförandet i Trosa kommun av personlig assistans enligt socialförsäkringsbalken (SFB) har redovisat ökade kostnader den senaste femårsperioden. Upphandling av det kommunala utförandet av personlig assistans sker under 217 med förväntad högre kostnadseffektivitet som följd. Utifrån ovanstående bakgrund har Vård- och omsorgsnämnden fortsatt arbetet med ett möjlighetspaket, där ledorden är nya arbetssätt och innovationer. Organisationen rustar sig därmed för att i högre utsträckning än tidigare satsa på det rehabiliterande förebyggande arbetet. Genom rätt hjälpmedel/insats i ett tidigt skede ökar möjligheten att klara sig själv längre. För att möjliggöra detta har verksamheten en kompetensförstärkning med 2 arbetsterapeuter och en sjukgymnast samt en demenssjuksköterska. Tjänsterna finansieras genom regeringens riktade medel för ökad bemanning inom äldreomsorgen. Regeringssatsningen syftar till ökad trygghet och kvalité för den enskilde och medel för detta gäller för åren Under 218 skall beslut fattas om satsningens permanentande. För övrigt förutsätter arbetssättet ett nära och tätt samarbete med handläggarna samt med baspersonal inom de olika verksamheterna. Förutom förhöjd kvalité är målsättningen att behovet i och med det nya synsättet/arbetssättet kan hanteras inom tillgängliga ekonomiska ramar. Kunskap om äldres psykiska hälsa visar på att fler äldre än yngre riskerar att drabbas av depression. Utöver utbildning i just psykisk ohälsa som letts av vår psykiatrisjuksköterska kommer förvaltningens Anhörigkonsulent leda arbetet med att integrera redan befintliga verksamheter och aktiviteter som pågår i samhället. Syftet är att nå denna målgrupp och bryta social isolering eller tillse att den inte uppkommer. Kommunens ambition är att kunna informera och lotsa individen att hitta aktiviteter eller föreningar. Kommunen ska även kunna ge information kring vilka stödinsatser kommunen kan erbjuda samt vidareförmedla kontakter till andra myndigheter. Utbildning av personal kommer även fortsättningsvis att erbjudas via egna första hjälpare för psykisk hälsa. En översyn av lagen (199:144) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och

11 sjukvård har gjorts och redovisades 27 feb 215. Målsättningen med översynen har varit att förkorta ledtiderna mellan slutenvård på sjukhus och vård och omsorg i det egna hemmet eller i särskilt boende. Detta för att undvika onödig vistelse på sjukhus för utskrivningsklara patienter. Detta innebär att kommunen övertar betalningsansvaret efter tre dagar jämfört med dagens fem arbetsdagar inom den somatiska slutenvården och jämfört med dagens 3 dagar inom den psykiatriska slutenvården. Den nya lagen lyder: Lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård och träder i kraft vid årsskiftet 217/218. Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård, NSV, behandlade utredningen och gav länsstyrgruppen i uppdrag att återkomma med ett förslag på hur en samverkansöverenskommelse kan utformas i Sörmlands kommuner och Landsting. Detta innebär att 217 är ett träningsår för Sörmland inför lagens införande Värt att nämna är att samverkan med landstinget och andra aktörer kommer att vara förutsättningen för att den nya lagen inte ska medföra utökade kostnader för kommunen. Under 218 bör inte heller antalet utskrivningsklara patienter öka, men processen vid utskrivningsklar skall gå snabbare. Det innebär att utskrivningsklara patienter/brukare ska vid hemgång veta vem som är ansvarig läkare, ha en underskriven Sip (samordnad individuell plan), eventuella hjälpmedel och bostadsanpassningar etc arrangerade. Risk finns annars för att individen tvingast stanna på sjukhus (i onödan) samt att kommunen får betalningsansvar (i onödan). Under 216 har planering av införandet av ICF (Klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa) påbörjats. ICF rekommenderas av Socialstyrelsen och är en av WHO:s huvudklassifikationer. Syftet med att införa ICF är att skapa ett standardiserat språk för att beskriva funktionstillstånd och funktionshinder i relation till hälsa och kan användas som ett verktyg för att beskriva och dokumentera aktuellt funktionstillstånd, sätta mål, bedöma behov och följa resultat inom olika områden inom vård och omsorg. De kan också användas som statistiskt verktyg för att samla in och sammanställa data för olika ändamål. vidareutvecklat ÄBIC till att även innefatta vuxna med funktionsnedsättning varför IBIC (Individens behov i centrum) är ett mer heltäckande begrepp. Plan för införande av IBIC i förvaltningen 218 är påbörjad under 218, vilket kommer att kräva utbildnings och implementerings insatser samt systeminvesteringar. Med hänvisning till de nya arbetssätt som nu är på väg att införas i vård och omsorg samt till den nya lagen (Lag om samverkan vid utskrivning från sluten- och sjukvård) är det av stor betydelse att underlätta för en mer entydig kommunikations plattform för hela Vård- och omsorgsverksamheten. För att möta det ökade behovet inom vård och omsorg är kompetensförsörjningen en prioriterad fråga. Förvaltningen ingår i Regionförbundets satsning Attraktiv arbetsgivare och Trosa har inom ramen för det projektet antagits som pilotkommun och får därigenom möjlighet att via projektmedel testköra en arbetsplatsförlagd utbildningsmodell. Modellen har tagits fram av Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum som är ett kunskapscentrum för forskning, utveckling och utbildning inom äldreområdet. Modellen går under namnet ArbetSam. Utbildningen sker till stor del på arbetsplatsen men i kombination med lärarled undervisning. Modellen lämpar sig för alla som inte har undersköterskeutbildning och till en början kommer platserna att rikta sig till nyanlända. Planering av projektet har påbörjats och pilotprojektet kommer att löpa mellan den 1 augusti 216 tom 31 juli 219. Under hösten 217 skall de första praktikanterna vara på plats och i full drift 218. Under 216 steg sjuktalen något inom vård- och omsorg. Det är framförallt inom de områden där behoven ökat som mest som ökningen skett. För att bromsa utvecklingen har ett samarbete med Previa påbörjats i syfte att höja hälsotalen (och sänka sjuktalen) genom att arbeta mer förebyggande än vad som gjorts tidigare. Satsningen kommer också att inkludera fördjupad kunskap avseende den psykosociala och organisatoriska arbetsmiljön med koppling till att Arbetsmiljöverket beslutat om en ny föreskrift gällande just detta. Regler kring detta är inget nytt men den nya föreskriften är ett förtydligande. Projektet kommer att ta form under hösten 216, pågå under 217 och vara en del av det fortsatta personalstödsarbetet 218. Socialstyrelsen har även introducerat ÄBIC (äldres behov i centrum) som innebär en strukturerad dokumentation av äldre personers behov med användning av ICF. Socialstyrelsen har Då chefer har en central roll i att skapa en bra social och organisatorisk arbetsmiljö, är deras arbetsmiljö minst lika viktig att belysa. Regelbunden reflektions- och ledarskapsutveckling

12 kommer av den anledningen fortsättningsvis att prioriteras. Redan under 216 påbörjade förvaltningens översyn av utveckling inom IT. För att följa utvecklingen och erbjuda goda effektiva lösningar såväl för personalen i deras dagliga arbete som för brukarna i deras vardag är det av stor vikt att fortsätta satsningar inom IT nu och de kommande åren. För att täcka kostnader för utvecklingen inom IT är en utökning av ram nödvändig. Detta arbete kommer under 218 ha fokus på införandet av IBIC i handläggning och utförande av insatser inom hela verksamheten. Tendensen med ökad diagnostisering av yngre personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar beräknas fortsätta. För att möta behovet av stöd och service för denna målgrupp är det av stor vikt att se över kunskapsnivån även inom detta område. Ett sätt att arbeta än mer förebyggande är ett utvecklat samarbete mellan skola och Individ och familj. En arbetsgrupp sk multiteam har tillsatts och som består av chefer samt handläggare ifrån de olika förvaltningarna. Målet är att öka det kommuninterna samarbetet för att förebygga och förbättra stödet till barn och unga samt deras familjer genom tidiga stödjande åtgärder. Det finns en politisk vilja att öka möjligheten till ökad sysselsättningsgrad för personalen. Flera insatser har gjorts i detta syfte. Bl.a. överanställning under vissa perioder, kontinuerlig översyn och av tjänsters sysselsättningsgrad vid förändringar, ökad flexibilitet och samordning mellan enheter, schemaöversyner och kontinuerlig uppföljning av sysselsättningsgraden för varje enhet. Arbete pågår med att ta fram ytterligare förslag på åtgärder i syfte att höja sysselsättningsgraden. Under 217 har kravet på kommunen skärpts ytterligare i denna fråga då Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Svenska Kommunalarbetareförbundet (Kommunal) lanserade ett partsgemensamt utvecklingsprojekt för att fler inom välfärden ska arbeta heltid. Projektet, som pågår fram till 221, syftar till att heltid ska vara det normala vid nyanställningar i kommuner, landsting och regioner. I Trosa kommun arbetar en partgemensam arbetsgrupp med frågan vilken startade 216. Och det fortsatta arbetet kommer förmodligen få effekt under 218 förutsatt att det ej blir kostnadsdrivande. Rationaliseringar Budgeten 218 är beräknad med föreslagna rationaliseringar inlagda om totalt 679 tkr. Måltidslogistik 1 tkr Övermilskostnader 5 tkr Ledtid korttidsboende 5 tkr Fallprojekt rehab 5 tkr Säbo avkastning 3 tkr Just. sem.lön.skuld 129 tkr Ramförändringar Utifrån den demografiska utvecklingen inom äldreomsorgen har en ramjustering gjorts med +5 mkr för 218. Verksamheten De tidigare beskrivna åtgärder, möjligheter och projekt kommer att pågå även flera år framåt. Det handlar i många delar om ett långsiktigt arbete med utgångspunkt i den personcentrerade vården. För att möta den demografiska utvecklingen (som innebär fler antal individer som kommer att behöva insats) med bibehållen kvalité samt en ekonomi i balans är det helt avgörande att kunna fördela resurser rätt samt lägga dem där behovet är som störst. Det man kan kalla för ett vårdlogistiskt perspektiv. Vårdlogistik definieras som de aktiviteter som gör att rätt brukare, får rätt vård, av rätt kvalitet, på rätt nivå, på rätt plats, vid rätt tidpunkt, till rätt kostnad Det logistiska synsättet innebär att man fokuserar på flödet och det som når fram till kund. Det i sin tur förutsätter en stringens och frisk organisation med tydlig struktur. Det betyder också att arbetet med att vara en Attraktiv arbetsgivare kommer att fortsätta, liksom att främja hälsan hos personalen samt utveckla och ge näring till ett gott ledarskap. Den äldre befolkningen d.v.s. 85 år och äldre har legat relativt konstant i antal de senaste åren men kommer (enligt den demografiska statistiken) successivt att öka i antal. Mot bakgrund av detta är det viktigt att följa utvecklingen, ha beredskap för förändringar avseende föreliggande behov samt snabbt kunna ställa om och anpassa resurser utifrån detta. Det handlar i huvudsak om personalplanering och boendeformer samt kontinuerlig översyn av befintliga insatser som anpassas till samhällets utveckling i övrigt. Enligt statistik från SCB och påpekande från samverkan inom åtagandet finskt förvaltningsområde, kommer antalet finsktalande och eller med finskt ursprung på sikt att öka. Det är därför sannolikt att finskspråkiga vårdtagare kommer att bli fler och behovet av finskspråkig personal en realitet.

13 Personal Personal Budget Budget Förändr % Personalkostnader, tkr ,5% Personalkostn/total kostnad 68,6% 69,2%,6% Ekologisk utveckling Miljöombud finns på flera enheter inom förvaltningen. Förvaltningen befinner sig i dag på miljöledningsnivå 2. Nämnden tog beslut att anta Miljöledningssystem för Vård- och omsorgskontoret i Trosa Kommun enligt miljöledningsnivå 2. Under hösten 216 togs nya mål fram vilka skall redovisas per delår. Detta arbete kommer även att ingå i åtagandet 218. Beslut om en ny rese- och fordonspolicy antogs under 216 med ett förtydligat miljöperspektiv för alla förvaltningar att förhålla sig till. Cyklar användes för dagliga transporter inom många verksamheter. Fordon ska drivas på det bästa tillgängliga miljöbränsle som bilen är avsedd för. En övergång har påbörjats med anskaffning av elbilar för närtransporter inom verksamheten, upphandlingen sker med stöd av rese- och fordonspolicyn.

14 NÖJDHET Nöjdhet/valfrihet Mål Trosa/Rikssnit Källa Brukarna ska vara sammantaget nöjda med äldreomsorgen i Trosa kommun 9% av brukarna ska vara mycket nöjda eller nöjda med äldreomsorgen SÄBO 94/82 Hemtjänst 93/89 Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med ditt äldreboende? Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har? Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? Nöjdhet/bli sedd och respekterad Brukaren känner sig bemött på ett bra sätt inom hemtjänst och särskilt boende. 1% ska uppleva att de blir bemötta på ett bra sätt av personalen inom hemtjänst och särskilt boende. SÄBO 98/94 Hemtjänst 1/97 Brukar personalen bemöta dig på ett bra sätt? Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? SJÄLVBESTÄMMANDE Brukaren får möjlighet att välja utförare av hemtjänst 8% ska anse att det fått välja utförare av hemtjänst. 79/55 Fick du välja utförare av hemtjänsten? Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? Personalen tar hänsyn till brukarens åsikter och önskemål inom hemtjänst och särskilt boende. 9% ska uppleva att personalen visar hänsyn till åsikter och önskemål inom hemtjänst och på särskilt boende. SÄBO 92/79 Hemtjänst 95/87 Brukar personalen ta hänsyn till dina åsikter och önskemål om hur hjälpen skall utföras? Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? Brukaren kan påverka vilka tider personalen kommer inom hemtjänst och särskilt boende. 75% ska känna att de kan påverka vilka tider personalen kommer inom hemtjänst och särskilt boende. SÄBO 75/6 Hemtjänst 74/61 Brukar du kunna påverka vid vilka tider personalen kommer? Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? TRYGGHET Trygghet/personalkompetens Brukaren ska känna att personalen utför sina arbetsuggifter bra Brukaren ska känna sig trygg i sitt hem med stöd av äldreomsorg 95% ska uppleva att personalen inom hemtjänst utför sina arbetsuppgifter bra till mycket bra 95% ska känna sig tygga till mycket trygga i sitt hem med stöd av äldreomsorgen Hemtjänst 96/87 SÄBO 96/89 Hemtjänst 94/86 Hur tycker du personalen utför sina arbetsuppgifter? Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? Hur tryggt eller otryggt känns det att bo på ditt äldreboende? Hur tryggt eller otryggt känns det att bo hemma med stöd från hemtjänsten? Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? Brukaren ska känna förtroende för personalen 95% ska känna förtroende för personalen inom hemtjänst och särskilt boende SÄBO 92/87 Hemtjänst 96/91 Känner du förtroende för personalen? Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen?

15 Utbildningsnivå (antal uskor) Andel utbildade undersköterskor, och med motsvarande kompetens, ska öka inom äldreomsorgen Egen mätning (personalenheten) Trygghet/tillräckligt med tid Brukaren ska uppleva att personalen har tillräckligt med tid att utföra arbetet 9% ska uppleva att personalen har tillräckligt med tid att utföra sitt arbete inom hemtjänst och särskilt boende SÄBO 87/72 Hemtjänst 93/82 Brukar personalen ha tillräckligt med tid för att kunna utföra sitt arbete hos dig? Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? RÄTTSSÄKERHET Rättssäkerhet/Second opinion Brukaren ska veta var de kan vända sig avseende klagomål och synpunkter Kunskapen om var brukaren kan vända sig för att framföra klagomål eller synpunkter ska öka SÄBO 57/45 Hemtjänst 67/62 Vet du vart du ska vända dig om du vill framföra synpunkter eller klagomål på hemtjänsten? Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? Rättssäkerhet/hjälp jag behöver Det ska vara lätt att komma i kontakt med personalen inom äldreomsorgen 9% ska uppleva att det är lätt att komma i kontakt med personalen inom hemtjänsten och särskilt boende SÄBO 94/84 Hemtjänst 87/79 Hur lätt eller svårt är det att få kontakt med hemtjänstpersonalen vid behov? Hur lätt eller svårt är det att få kontakt med personalen på ditt äldreboende, vid behov? Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? Handläggarens beslut är anpassat till brukarens behov inom hemtjänsten. 8% ska uppleva att handläggarens beslut är helt anpassat efter brukarens behov. 83/73 Är handläggarens beslut anpassat efter dina behov? Socialstyrelsen, Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? KOSTNADSEFFEKTIVITET Vårdlogistik Verksameheterna inom VO ska vara kostnadeffektiva och inte avvika positivt från den beräknade standardkostnaden VO verksamheter ska följa standardkostnaden ÄO -3,2 % FH +1,5 % Standardkostnadsavvikelse ÄO och FH, VKV Mål och budget HME-mått, mål och styrning HME mätning för VO avseende styrning ska ligga på 88 % eller högre 88% HME mätning genomförs 1 gång per år i Trosa kommun

16 MILJÖ Lokaler Minska energiförbrukning Minska vattenförbrukningen Transporter Minska utsläppen från transporter och välja miljövänliga transportalternativ Upphandling och inköp Öka andelen miljömärkta produkter vid inköp Miljökunskap och engagemang Införa miljöombud inom verksamheterna Energiförbrukningen ska minska Vattenförbrukningen ska minska Utsläppen ska minska Utsläppen ska minska Andelen miljömärkta produkter ska minska Andelen miljöombud ska öka Energiförbrukning i KWh/år Trosagården och Häradsgården Vattenförbrukning M3/år för Trosagården och Häradsgården Utsläpp från tjänstebilar och privata bilar i tjänst CO2/brukare Antal körda mil/år/tankade liter bränsle Andelen miljömärkta förbrukningsvaror % från upphandlad leverantör Andelen enheter % med miljöombud

17

18 Trosa Beslutsstatistik bifall Sida 1(1) Fördelning: Beslut - Summering över antal beslut Framställd: :34 Beställd av: Örjan Svensson Anledning: Till nämnd Urval: Beslutsdatum = Beslut = Alla Födelsedatum = , -, -, -, -, -, -, -, Kön = Alla; Beslut Totalt LSS 9:2, Merkostnader vid ass.sjukdom LSS 9:2, Personlig assistans LSS 9:2, Tillfällig ökning LSS 9:3, Ledsagarservice LSS 9:4, Kontaktperson 2 2 LSS 9:6, Korttidsvistelse 2 2 Totalt antal beslut: Antal unika ärenden: 13 Antal unika huvudpersoner: 13 Antal unika ärendepersoner: Varav kvinnor: Varav män: Varav okända: Varav barn < 18 år: Varav flickor: Varav pojkar: Varav kvinnor: Varav män: Varav okända: Varav barn < 18 år: Varav flickor: Varav pojkar: Källa: Treserva Sida 1(1)

19 Trosa Beslutsstatistik avslag Sida 1(1) Fördelning: Beslut - Summering över antal beslut Framställd: :33 Beställd av: Örjan Svensson Anledning: Till nämnd Urval: Beslutsdatum = Beslut = Alla Födelsedatum = , -, -, -, -, -, -, -, Kön = Alla; Beslut Totalt LSS 9:3, Ledsagarservice 1 1 LSS 9:4, Kontaktperson 2 2 Totalt antal beslut: 3 3 Antal unika ärenden: 3 Antal unika huvudpersoner: 3 Antal unika ärendepersoner: Varav kvinnor: Varav män: Varav okända: Varav barn < 18 år: Varav flickor: Varav pojkar: 3 Varav kvinnor: Varav män: Varav okända: Varav barn < 18 år: Varav flickor: Varav pojkar: Källa: Treserva Sida 1(1)

20 Trosa Beslutsstatistik bifall Sida 1(2) Fördelning: Beslut - Summering över antal beslut Framställd: :3 Beställd av: Örjan Svensson Anledning: Till nämnd Urval: Beslutsdatum = Beslut = Alla Födelsedatum = , , , , -, -, -, -, Kön = Alla; Beslut Totalt Anhörigbidrag 1 1 Avlösning i hemmet Boendestöd 4 4 Egenvård Hemtjänst i särskilt boende Kontaktperson 1 1 Korttidsboende Ledsagare Matdistribution Personlig omvårdnad Serviceinsatser Social aktivitet Sommargäst (beslut annan bosättningskommun) Särskilt boende (behov och verkställande) Trygg hemgång (max 2 veckor) Trygghet Trygghetslarm Källa: Treserva Sida 1(2)

21 Trosa Beslutsstatistik Sida 2(2) Fördelning: Beslut - Summering över antal beslut Framställd: :3 Beställd av: Örjan Svensson Anledning: Till nämnd Urval: Beslutsdatum = Beslut = Alla Födelsedatum = , , , , -, -, -, -, Kön = Alla; Totalt antal beslut: Antal unika ärenden: 97 Antal unika huvudpersoner: 93 Antal unika ärendepersoner: Varav kvinnor: Varav män: Varav barn < 18 år: Varav flickor: Varav pojkar: Varav okända: 1 1 Varav kvinnor: Varav män: Varav okända: Varav barn < 18 år: Varav flickor: Varav pojkar: Källa: Treserva Sida 2(2)

22 Fördelning: Trosa Beslut - Summering över antal beslut Beslutsstatistik avslag Framställd: :31 Sida 1(1) Beställd av: Örjan Svensson Anledning: Till nämnd Urval: Beslutsdatum = Beslut = Alla Födelsedatum = , , , , -, -, -, -, Kön = Alla; Beslut Totalt Serviceinsatser 1 1 Totalt antal beslut: 1 1 Antal unika ärenden: 1 Antal unika huvudpersoner: 1 Antal unika ärendepersoner: Varav kvinnor: Varav män: Varav okända: Varav barn < 18 år: Varav flickor: Varav pojkar: 1 Varav kvinnor: Varav män: Varav okända: Varav barn < 18 år: Varav flickor: Varav pojkar: Källa: Treserva Sida 1(1)

23

24 Vård- och omsorgsnämnden Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer 217/2 Anmälningsärenden Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden har tagit del av anmälningarna Kommunstyrelsen Beslut Anvisningar för budget 218 och planer Revisorerna Granskning brukarundersökning i Trosa kommun 216. VON 217/16 Vård- och omsorgskontoret Rapportering av ej verkställda gynnande biståndsbeslut enligt 9 och rapportering enligt 28 f Lag o Stöd och Service till vissa funktionshindrade per Det finns inte vid detta tillfälle något ej verkställt beslut att rapportera som avser beslut äldre än 3 månader per Rapportering av ej verkställda gynnande biståndsbeslut enligt 4 kap 1 Socialtjänstlagen per Det finns inte vid detta tillfälle något ej verkställt beslut att rapportera som avser beslut äldre än 3 månader per Länsstyrgruppen Beslut Revidering av Riktlinjer för samverkan inom missbruks och beroendevården Bilagor 1. Revisionsrapport brukarundersökningar i Trosa kommun 2. Revisionsskrivelse Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

25 Revisionsrapport 216 Genomförd på uppdrag av revisorerna Trosa kommun Brukarundersökningar

26 Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte och revisionsfrågor... 4 Revisionskriterier... 4 Ansvariga nämnder/styrelser... 4 Metod Granskningsresultat... 5 Tidigare granskning av brukarundersökningar... 5 Kommungemensamt arbete... 5 Kommunstyrelsen... 6 Humanistiska nämnden... 6 Vård- och omsorgsnämnden... 9 Samhällsbyggnadsnämnden...1 Miljönämnden...11 Kultur- och fritidsnämnden och teknik- och servicenämnden...11 Källförteckning...13

27 Sammanfattande bedömning och rekommendationer EY har på uppdrag av kommunens revisorer granskat nämndernas arbete med brukarundersökningar. Granskningen syftar till att bedöma om nämndernas arbete med brukarundersökningar fungerar på ett sätt som gör att nämnderna erhåller underlag för att utveckla ändamålsenlighet i sina respektive verksamheter. I granskningen konstaterar vi att samtliga nämnder i olika utsträckning arbetar med brukarundersökningar för att utveckla och förbättra verksamheten samt säkerställa att de har underlag för prioritering och beslutsfattande. För alla nämnders verksamhet utom humanistiska nämndens individ- och familjeomsorg finns i budget 216 tydligt uppsatta mål med definierade mått och mätmetoder. Verksamheterna kopplar sina brukarundersökningar till dessa målskrivningar och har i de flesta fall en god förståelse för målstyrning och korrelationen till användandet av brukarundersökningar. Vi har inte inom ramen för denna granskning identifierat några övergripande målområden där lämpliga brukarundersökningar saknas Flertalet kontor har valt att genomföra samt utveckla egna årliga brukarundersökningar som baserar sig på de nationella som genomförs mindre frekvent av olika myndigheter. Detta för att få tillförlitlig och jämförbar data som också kan gagna verksamheten genom omedelbara åtgärder. Nämnderna använder även resultaten från de olika brukarundersökningarna till att skatta sig gentemot andra kommuner i landet. Vård- och omsorgskontoret har även identifierat ett område där det hittills saknats nationella brukarundersökningar, vilket föranledde att de utformade en egen enkät för att täcka in detta behov. I granskningen har det framkommit att kontoren har olika metoder för att kvalitetssäkra brukarundersökningarna samt resultaten, där ett par har särskilda arbetsgrupper eller funktioner inom verksamheterna som arbetar med framtagandet av undersökningar och andra verksamheter även arbetar med olika former av brukarråd. Miljökontoret har tagit hjälp av informationschefen för att säkerställa användarvänlighet i undersökningarna. Här bedömer vi att kontoren i högre grad skulle kunna säkerställa ett mer systematiskt arbete och därmed lära av varandra. Ett par av kontoren, såsom socialkontoret, samhällsbyggnadskontoret och kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret har funnit att svarsfrekvensen på brukarundersökningar varit låg vilket resulterat i bristande tillförlitlighet. De arbetar aktivt med åtgärder för att komma till rätta med detta. Problemet kunde dock konstateras redan i revisorernas tidigare granskning av brukarundersökningar som genomfördes 21 och tidigare rekommendation kvarstår därför. Det finns också vissa skillnader i hur kontoren och nämnderna tar del av och bearbetar resultaten. Skolkontoret tar exempelvis fram en årlig handlingsplan medan socialkontoret arbetar sig igenom resultaten på regelbundna arbetsplatsträffar och bearbetar resultaten i budgetprocessen för kommande år. Överlag är vår bedömning att brukarundersökningarna i kommunen är en levande process som integreras väl i respektive verksamhet och det är tydligt att alla kontor vidtar åtgärder utifrån resultaten av genomförda brukarundersökningar. I revisorernas granskning av brukarundersökningar från 21 rekommenderades kommunstyrelsen att på ett bättre sätt redovisa resultatet av de interna kundundersökningarna gentemot berörda. I denna granskning har vi funnit att vård- och omsorgskontoret delger resultaten från sina brukarundersökningar på hemsidan samt skriver ett pressmeddelande, och socialkontoret återkopplar resultaten till brukarna som deltagit i undersökningen. Vi bedömer att denna utveckling är positiv för att öka medborgarnas insyn och delaktighet. 2

28 Vår övergripande bedömning är att kommunens arbete med brukarundersökningar i huvudsak är ändamålsenligt. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ger vi berörda nämnder följande rekommendationer: Ta fram en kontorsgemensam plan för utförandet av brukarundersökningar och kundundersökningar, oavsett om målgruppen är intern eller extern, för att få ett tydligare arbetsflöde och bättre samordning av såväl genomförande som analys. Kartlägg om nämndens centrala målgrupper omfattas av befintliga brukarundersökningar och ta ställning till om det finns skäl att utöka till målgrupper som ej omfattas. Skapa en gemensam rutin för systematisk kvalitetssäkring av brukarundersökningar. Säkerställ att resultaten av brukarundersökningar inte bara är ett verktyg för måluppföljning utan också en del i varje verksamhets systematiska utvecklingsarbete. Överväg möjligheten att publicera resultat på kommunens hemsida samt att återkoppla såväl resultat som vidtagna åtgärder till berörda. Därutöver rekommenderas humanistiska nämnden att: Utveckla mått och mätmetoder för individ- och familjeomsorgen då detta idag saknas. 3

29 1. Inledning Bakgrund Ändamålet för kommunernas verksamhet är bland annat att skapa väsentliga värden som ytterst motiverar att verksamheten är skattefinansierad. Ändamålet uttrycks ofta i termer av mål. Ett viktigt perspektiv på ändamålet är hur de som verksamheten finns till för upplever den. Ett viktigt inslag i nämndens skötsel är därför att ta reda på hur de som nyttjar kommunernas verksamheter ser på dem. Kommunstyrelsen ska genom sin förvaltning ha uppsikt över nämnderna vilket innefattar att säkerställa att kommunens nämnder och förvaltningar bedriver ett ändamålsenligt arbete. I kommunstyrelsens intresse ligger också att uppmärksamma hur medborgarna upplever kommunens verksamhet och tjänster som helhet. År 21 genomförde EY en granskning av kommunens arbete med brukarundersökningar. Syftet var att belysa och bedöma nämndernas arbete med brukarundersökningar som en del i att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt. Denna mindre granskning syftar till att följa upp samt granska hur nämndernas arbete med brukarundersökningar fungerar idag. Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma om nämndernas arbete med brukarundersökningar fungerar på ett sätt som gör att nämnderna erhåller underlag för att utveckla ändamålsenlighet i sina respektive verksamheter. Granskningen tar sin utgångspunkt i 21 års granskning samt i följande övergripande revisionsfrågor: Vilka brukarundersökningar genomför kommunen? Hur kvalitetssäkras brukarundersökningar? Hur används resultatet? Revisionskriterier Kommunallagen Fastlagd kurs för Trosa kommun Budget 216 med flerårsplan Ansvariga nämnder/styrelser Granskningen avser kommunstyrelsen, humanistiska nämnden, vård- och omsorgsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, teknik- och servicenämnden samt miljönämnden. Metod Granskningens genomförande baseras på en genomgång av måldokument och brukarundersökningar. Telefonintervjuer har genomförts med produktionscheferna vid respektive kontor. 4

30 Rapporten är sakgranskad av intervjuade, vilket innebär att de fakta som rapporten hänvisar till är kvalitetssäkrade av de som granskats. Slutsatserna och revisionsbedömningarna ansvarar EY för. 2. Granskningsresultat Tidigare granskning av brukarundersökningar Under 21 genomförde EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna en granskning av brukarundersökningar. Syftet var att belysa och bedöma nämndernas arbete med brukarundersökningar som en del i att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt. Granskningen omfattade samtliga fem nämnder samt kommunstyrelsen. Granskningen visade att samtliga nämnder arbetar med brukarundersökningar för att utvärdera och utveckla verksamheten. I synnerhet kommunstyrelsen, den humanistiska nämnden samt teknik- och servicenämnden genomförde brukarundersökningar bland nämndernas samtliga målgrupper. De övriga nämnderna täckte inte in alla sina målgrupper, vilket utmynnade i att revisorerna identifierade detta som ett förbättringsområde. Med utgångspunkt i granskningen rekommenderade revisorerna att: Samtliga nämnder bör överväga möjligheten att låta externa marknadsundersökningsföretag genomföra undersökningarna för ökad kvalitetssäkring och objektivitet. Samtliga nämnder bör överväga bortfallsanalyser i de fall då brukarundersökningen har en svarsfrekvens på mindre än 5 procent. Humanistiska nämndens arbetsutskott bör se över möjligheten att rikta någon form av undersökning direkt till barn i förskoleklass och årskurs 1. Kultur- och fritidsutskottet bör överväga möjligheten att genomföra mer regelbundna och jämförbara undersökningar som vänder sig mot brukare av kommunens idrottsanläggningar samt besökare vid kommunens kulturevenemang. Vård- och omsorgsnämnden bör komplettera nuvarande brukarundersökningar med en undersökning som vänder sig mot brukare av sjukvård och hälsovård. Miljönämnden och samhällsbyggnadsnämnden bör sträva efter att genomföra brukarundersökningar riktade mot samtliga målgrupper. Kommunstyrelsen bör överväga hur målet om jämställdhet ska mätas. Kommunstyrelsen bör på ett bättre sätt, gentemot berörda, redovisa resultatet av de interna kundundersökningarna. I nämndernas svar framkom medhåll till vissa rekommendationer och att de hade avvikande mening gällande andra. Kommungemensamt arbete Det finns ingen central funktion inom kommunen som arbetar med kvalitetssäkring eller utveckling av brukarundersökningar. Undersökningar planeras och genomförs av respektive kontor. För närvarande arbetar kommunikationschefen på kommunkontoret med att ta fram ett e-verktyg som alla kommunverksamheter ska kunna använda sig av i syfte att samordna det tekniska utförandet av brukarundersökningar i kommunen. 5

31 Enligt kommunchefen är ett av syftena med brukarundersökningar att tjänstemän och politiker i kommunen ska kunna bedöma huruvida de lever upp till Fastlagd kurs för Trosa kommuns anda. Kommunen genomför också brukarundersökningar för att följa upp några av kommunstyrelsens mål. Kanslichefen på kommunkontoret upplever att det finns ett gott ägarskap hos fullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna och att de måna om att använda sig av resultaten i alla genomförda undersökningar när de presenteras kvartalsvis, vid delårsbokslut samt vid årsredovisningen. Vartannat år genomförs SCB:s medborgarundersökning i kommunen. Senaste gången den genomfördes var 215, vilket är femte gången i ordningen. Syftet med undersökningarna är att kommuninvånarnas behov ska stå i fokus och att kommunstyrelsen ska få underlag för prioritering och beslutsfattande samt kunna mäta måluppfyllelse på fullmäktigenivå. Fokus i SCB:s medborgarundersökning är att mäta hur nöjda kommuninvånare är att bo och leva i kommunen (Nöjd-Region-Index, NRI), hur nöjda de är med kommunens verksamheter (Nöjd- Medborgar-Index, NMI) och medborgarnas möjligheter till inflytande i sin kommun (Nöjd-Inflytande-Index, NII). Undersökningarna uppges vara viktiga i kommunens kvalitetsarbete för att utveckla en attraktiv kommun med hållbar och stabil tillväxt. Under 217 ska kommunen genomföra en ny medborgarundersökning i SCB:s regi. Resultatet av SCB:s brukarundersökning används i olika utsträckning av alla nämnder och utskott. Kommunstyrelsens ekoutskott använder sig till exempel av resultaten för att mäta målet om att ligga bland tio i topp av kommunerna där medborgarna är nöjda med kommunens insatser för att kunna leva miljövänligt. På samma sätt följer ekoutskottet NRI, d.v.s. hur nöjd kommuninvånare är att leva och bo i kommunen, för att bedöma målet om att uppnå ett betygsindex på 8 av 1 på frågan om medborgarna har god tillgång till parker, grönområden och natur. Flera av kommunens nämnder genomför brukarenkäter eller sammanställer olika former av jämförelsetal som publiceras i SKL:s Öppna Jämförelser. Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt nämnderna i kommunen använder dessa för att jämföra sig med andra kommuner. Kommunstyrelsen Utöver arbete med att analysera SCB:s medborgarundersökning genomför kommunkontoret framförallt internt riktade undersökningar. Det handlar bland annat om en medarbetarenkät med indikatorer för hållbart medarbetarengagemang (HME-index) och interna enkäter mot personal och förtroendevalda som en del i kommunens systematiska kvalitetsarbete och verksamhetsutveckling. Kommunkontorets enhetschefer träffas regelbundet och alla resultat presenteras i denna grupp. Resultaten används för att mäta måluppfyllelse i årsredovisningen. Varje enhet arbetar med verksamhetsutveckling utifrån de resultat som berör deras egen enhet. Inför 217 ämnar kommunkontoret öka sitt fokus på mål- och resultatuppfyllelse. Humanistiska nämnden Humanistiska nämnden (HN) ansvarar över skolkontoret samt socialkontoret och styr således båda dessa verksamheter. Dessa redovisas i separata stycken nedan. 6

32 Skolkontoret På utbildningsområdet har kommunen under 216 medverkat i genomförandet av Skolinspektionens enkäter. Enkäterna är en del av Skolinspektionens regelbundna tillsyn som kommer genomföras under VT 217. Enkäterna är webbaserade och frivilliga och vänder sig till föräldrar, elever och personal i skolorna och förskolorna. Utöver detta så har skolkontoret sedan ett par år tillbaka genomfört egna brukarenkäter för skolan och förskolan. Skolkontorets enkäter grundar sig på Skolinspektionens skol- och förskoleenkät för att på detta sätt kunna följa resultaten på årsbasis samt säkerställa kvalitén och måluppfyllelsen. Den förra tillsynen från Skolinspektionen skedde 21 och nästa tillsyn ska ske under vårterminen 217, vilket anses vara för långt emellan intervallerna. Av denna orsak har det beslutats att skolkontoret ska genomföra egna brukarundersökningar varje år. På detta sätt kan skolkontoret också justera och anpassa verksamheten utifrån de resultat de får och på så vis hålla rätt kurs. Undersökningen höstterminen 216 genomfördes tillsammans med andra mätningar inom kommunen, såsom exempelvis mätningar av barnomsorgstid, tillgänglighet av service m.m., och mätmånaderna var oktober till november. Skolkontoret utför även en brukarenkät som kallas för Klassens/lärarens kvalitetsrapport och består av ett antal frågor som riktar sig till lärare samt elever i åk 5 och åk 8. Frågorna baseras på SKL:s Öppna Jämförelser, som syftar till att kommuner ska lära av varandra, förbättra kvaliteten och effektivisera verksamheten. Elevenkäterna genomförs i april varje år och syftar till att tillhandahålla resultat som kan granskas i relation till de mål som HN satt upp samt måluppfyllelsen vid bokslut. Förutom de sju frågor som är direkt relaterade till nämndens måluppfyllelse så ställs vanligtvis ett antal fler frågor i dessa elevenkäter, men det är dessa sju frågor som specifikt plockas ut och jämförs med HN:s mål. Utöver detta så genomförs även verksamhetsenkäter på skol- och förskolenivå. Dessa enkäter ägs av enheterna och rapporteras inte till huvudmannen. Inom skolverksamheten finns en grupp tjänstemän som jobbar specifikt med utvärderingar enligt ett uppsatt årshjul som är upprättad för att följa upp och utvärdera verksamheten. Gruppen består av förskolechefer och rektorer i kommunen. Denna grupp utvecklar skolkontorets egen enkät genom att analysera vad HN önskar få svar på enligt årets måldokument och utifrån förbättringsåtgärder. Till stöd för att utveckla enkäten tar gruppen hjälp av brukarna genom att bland annat dra nytta av utfall i elevsamtal men också genom synpunkter från föräldraråd på skolor och förskolor. Genom dessa processer bearbetas enkätfrågorna och en årlig handlingsplan utarbetas. På skolkontorets arbetsplatsträffar så arbetar personalen sig igenom utfallen och analyserar svarsfrekvenser från enkäterna. Förskoleenkäterna har en betydligt högre grad av svarsfrekvens, mellan 8-1%, medan skolenkäterna har lägre svarsfrekvens. Orsaken till detta är enligt skolkontorets chef troligen att föräldrar med förskolebarn har tätare kontakt med förskoleverksamheten genom daglig hämtning och lämning vilket resulterar i mer engagerade föräldrar. Brukarundersökningarna inom skol- och utbildningsområdet kvalitetssäkras bland annat genom brukarråden på förskolorna och skolorna och där skolkontoret regelbundet följer upp dessa. Likaledes arbetar skolkontoret aktivt med att generellt uppnå en hög svarsfrekvens i brukarenkäterna, och i synnerhet att förbättra svarsfrekvensen för skolenkäterna. Vidare följer skolkontorets grupp som specifikt arbetar med brukarundersökningar i skola och förskola 7

33 upp enkätfrågornas konstruktion under årshjulet för att på så sätt säkerställa formuleringarna samt ombesörja att nya frågor eller idéer omhändertas och arbetas in i undersökningarna. I enkäterna så återfinns även fritextfält vilket möjliggör för brukarna att komma med förslag eller andra synpunkter som skolkontoret kan fånga upp och ta vidare i framtida verksamhet. Utöver att mäta måluppfyllelse så är resultaten av förskole- och skolenkäten enligt skolkontoret en levande process där resultaten även används till de årliga utvärderingsdagarna med lärarna som sker under senvåren. Likaså använder sig lärarna av resultaten då de återkopplar detta in i verksamheten när skolterminen drar igång på hösten. Resultaten redovisas sedan till HN i augusti och september, och vissa nyckelfrågor redovisas till nämnden vid årsbokslut. HN:s tillvägagångssätt är att använda de årliga resultaten från denna brukarenkät till att definiera nya, högre målsättningar för kommande år. Med andra ord så jobbar nämnden aktivt med en ambitionshöjning där målsättningen är att varje år förbättra sina resultat. Skolkontoret använder resultaten från brukarundersökningarna hela arbetsåret, både i budgetprocessen inför kommande verksamhetsår, samt även vid delår- samt helårsbokslut. Då ett av målen för skolkontoret är att ständigt förbättra sin verksamhet så använder de sig av resultaten av undersökningarna för att försäkra sig om att de överträffar tidigare års resultat Socialkontoret Bland alla nämnder är det endast humanistiska nämndens verksamhet inom individ- och familjeomsorg som i budget 216 saknar specificerade mått och mätmetoder. Socialkontoret hade påbörjat arbetet med att konkretisera och förtydliga HN:s mål under 215, men var vid budgetplaneringen inför 216 inte i hamn med detta. Inför antagandet av budget 217 var detta ännu inte fastställt. Socialkontoret hade formulerat sju verksamhetsmål för året, men resultatindikatorer var inte specificerade för att mäta måluppfyllelsen av dessa. Då dessa saknats har heller inte någon koppling mellan brukarundersökningar och mål kunnat fastställas. HN har ett antal specifika mål som de satt upp för socialkontorets verksamhet och som följs upp med brukarundersökningar under året. Bland annat så deltar socialkontoret i SKL:s årliga brukarundersökning för individ- och familjeomsorg (IFO-undersökning). Undersökningen är en del av SKL:s Öppna Jämförelser. Undersökningen mäter fem kvalitetsområden: information, delaktighet, bemötande, förändring och tillgänglighet. Socialkontoret delar ut enkäterna, som består av frågor, till brukare som besöker individ- och familjeomsorgen. Svarsfrekvensen har varit god då brukare förväntas fylla i undersökningen på plats. Undersökningen finns också på flertalet språk vilket underlättar för kommunens alla medborgare, oavsett bakgrund. Däremot så har socialkontoret som sådant inte särdeles många besökare vilket resulterat i att endast ett 3-tal enkäter fylldes i under 216. IFO-undersökningarna som genomförts bygger på SKL:s frågor, men det finns utrymme för kommuner att lägga till egna frågor till enkäterna. Då socialkontoret genomför denna undersökning för andra året i rad så har de valt att inte revidera eller lägga till några frågor då de önskar se resultaten först. De överväger däremot att göra så kommande år. Socialkontoret inser svårigheten vad gäller formulering av enkätfrågor och understryker vikten av att hålla dem enkla och förståeliga för att vara användarvänliga samt i syfte att få tillräckligt hög svarsfrekvens. De betonar också vikten av återkoppling gentemot brukare efter genomförda undersökningar.resultaten från IFO-undersökningen återkopplas i socialkontorets arbetsgrupp. De bearbetar svaren och vidtar åtgärder vid behov. Ser de resultat som sticker ut så 8

34 kan det föranleda åtgärder såsom vidareutbildning/ handledning av medarbetare eller förbättrade informationsinsatser. Utöver detta så genomförs även en brukarundersökning som praktiskt genomförs av Nyköpings kommun. Detta då Trosa kommun sedan tre år har avtal med Nyköping angående köp av familjerådgivning och i det avtalet ingår en årlig uppföljning av brukares kundnöjdhet. Enkäten lämnas ut under en månads tid till alla som besöker familjerådgivningen. Undersökningen innehåller fem frågor om tillgänglighet, personalens kompetens, bemötandet osv. Resultaten har enligt chefen för socialkontoret varit mycket goda vilket gjort att de inte haft anledning att framföra några synpunkter på undersökningen eller efterfråga delaktighet i formulerandet av frågorna. Vidare har socialkontoret fört dialog med FoU-enheten i landstinget i Sörmland om att i framtiden genomföra en landstingsgemensam undersökning bland alla sina brukare i form av en standardenkät som delas ut efter avslutade insatser, oavsett om brukaren har besökt kontoret eller träffat tjänstemän i annat sammanhang. Inga konkreta åtgärder har vidtagits ännu. Tidigare har socialkontoret begagnat sig av en extern aktör vid genomförandet av brukarundersökningar men detta har upphört. Dock ingår socialkontoret i SKL:s nätverk för brukarundersökningar. Resultaten från andra undersökningar i kommunen, såsom tillgänglighetsundersökningar, delas med socialkontoret och resultaten tas upp på arbetsplatsmöten. Svaren från undersökningen som genomförs av Nyköpings kommun tar socialkontoret emot och rapporterar vidare till HN. Dessa resultat, liksom resultaten från IFO-undersökningen tas upp i årsrapporteringen till HN. Det har också hänt att socialkontoret framfört resultat som informationsärenden till nämnden. Enligt chefen för socialkontoret så har nämnden visat stort intresse för undersökningarna vad gäller bemötande och tillgänglighetsfrågor. Vidare finns även ett intresse och en öppenhet hos nämnden att socialkontoret ska utveckla undersökningarna framöver. Vård- och omsorgsnämnden När det kommer till vård- och omsorgsområdet så genomförs varje år en brukarenkät i syfte att mäta kundnöjdhet, trygghet och kundernas självbestämmande. Frågorna som ingår i denna brukarundersökning är tagna bland annat från SCB:s, socialstyrelsens samt Kommunens Kvalitet i Korthets (KKiK) undersökningar. Vård- och omsorgskontoret genomför även en brukarenkät som grundar sig på Socialstyrelsens undersökning Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? som är en rikstäckande undersökning av äldres uppfattning om kvaliteten i hemtjänst och äldreboenden som genomförs i alla Sveriges kommuner. Vidare identifierade kontoret för fem år sedan behovet av att genomföra en brukarundersökning gentemot funktionshindrade inom LSS-verksamheten för att mäta kundnöjdhet, då en sådan saknades. Tidigare har det inte funnits enkäter i samma utsträckning som inom äldreomsorgen för målgruppen funktionshindrade, vilket ledde till att kontoret utvecklade en sådan. Detta område omfattas inte av SKL:s Öppna Jämförelser. 9

35 Då undersökningen även riktar sig till personer med förståndshandikapp har det varit av stor vikt att göra undersökningen användarvänlig samt lättbegriplig. Med hjälp av personal i verksamheten så har frågorna vid behov lästs upp och förklarats och brukaren har fått ange sitt svar genom att ringa in enkla och tydliga bilder. Med denna metodik har kontoret ombesörjt en hög svarsfrekvens bland brukarna och kundnöjdheten har befunnits vara stor. Sedan revisorernas granskning av brukarundersökningar 21 har vård- och omsorgskontoret genomfört ett internt arbete med att kvalitetssäkra brukarundersökningarna som kontoret genomför. En metod- och en kvalitetsutvecklare har utvecklat undersökningarna med fokus på att skapa en konsekvent metod samt säkerställa att resultaten är jämförbara mellan åren. Resultaten från brukarundersökningarna, inklusive resultaten från SCB:s medborgarundersökning, följs upp på lednings- liksom enhetsnivå och förbättringsåtgärder vidtas vid behov. Då resultaten är starkt knutna till nämndens mål så vidtas åtgärder om kontoret funnit att resultaten sjunkit. Resultaten redovisas genom presentationer för vård- och omsorgsnämnden regelbundet under året. Vissa mått följs upp mer ingående av nämnden då de mäter mål som nämnden satt upp. I synnerhet frågor kring hur brukares självbestämmande, klagomål liksom bemötande samt hur verksamheten upplevs är av stor vikt för nämnden och följs upp noggrant. Vidare brukar vård- och omsorgskontoret skriva ett kort pressmeddelande i samband med att de fått resultaten, som också publiceras på kommunens hemsida. Dock publiceras inte resultaten från LSS-undersökningen på hemsidan p.g.a. sekretesskäl. Samhällsbyggnadsnämnden Samhällsbyggnadskontoret tar del av SCB:s medborgarundersökning där bland annat utbud och möjligheter att hitta boende i kommunen utvärderas. Samhällsbyggnadskontoret använder sig av SBA:s och SKL:s NKI-undersökning för att undersöka kundnöjdhet utifrån en rad olika perspektiv inom samhällsbyggnadskontorets olika verksamheter. Exempelvis rör det sig om bygglov, miljötillsyn, serveringstillstånd och brandtillsyn. Bemötande- och attitydfrågor är av stor vikt och kontoret arbetar regelbundet med dessa frågeställningar för att förbättra effektiviteten, förkorta handläggningstiden och för att nå nämndens mål. Tidigare har samhällsbyggnadskontoret genomfört en kundundersökning vartannat år som riktat sig till alla företagare som haft ärenden hos kontoret under det gångna året. Från och med 216 ämnar samhällsbyggnadskontoret genomföra undersökningen varje år. Kontoret ämnar även komplettera med en brukarundersökning som riktar sig till privatpersoner som sökt bygglov under det gångna året. Detta med syfte att få en mer heltäckande bild, större svarsunderlag samt att kunna kvalitetssäkra resultaten bättre. Initialt skulle denna brukarundersökning ha genomförts under hösten 216, men på grund av ett stort tryck med bland annat bygglovsansökningar så har kontoret inte mäktat med. Därav har planen förskjutits till efter sommaren 217. Kvalitetssäkring är en prioriterad uppföljningsfråga för samhällsbyggnadskontoret då de ser möjligheterna att lära inom och förbättra verksamheten. Resultaten redovisas vanligtvis per verksamhetsområde och analyseras av enhetschefer och medarbetare inom respektive enhet. Resultaten gås systematiskt igenom när undersökningarna har genomförts men bearbetas även kontinuerligt under året då exempelvis åtgärder vidtagits samt när åtgärderna följs upp. Ett flertal konkreta åtgärder har vidtagits till följd av genomförda brukarundersökningar, exempelvis har information och kommunikation med medborgare setts över. 1

36 Enligt chefen för samhällsbyggnadskontoret så upplevs nämnderna som tveklöst engagerade och följer resultaten och de åtgärder som vidtagits. Miljönämnden Miljökontoret deltar i SBA/SKL:s undersökning kring sammantagen servicefaktor och riktar sig till företag i kommunen för att undersöka deras upplevelse av service. Syftet med denna undersökning är att mäta huruvida Trosa kommun ligger i topp tio i jämförelse med landets kommuner vad gäller information, tillgänglighet, bemötande m.m., vilket är miljönämndens mål för 216. Undersökningen genomförs årligen. Generellt är underlaget vad gäller brukarundersökningar inom miljökontorets verksamhet mycket större än inom samhällsbyggnadsverksamheten. Detta säkerställer också en bättre kvalitet och tillförlitlighet i underlaget. Miljökontoret har även funnit att NKI-värdet varit synnerligen stabilt i kommunen under undersökningsåren till skillnad från samhällsbyggnadskontoret där variationerna har varit stora. Chefen för samhällsbyggnadskontoret, som även är chef över miljökontoret, konstaterar att resultaten från brukarundersökningarna inom miljöområdet har en stor igenkänningsfaktor vilket borgar för en god tillförlitlighet till resultaten. Miljökontorets chef beskriver att kontoret arbetar aktivt med att kvalitetssäkra undersökningarna. Kontoret upplever själva att tillförlitligheten är hög och att de kan förlita sig på resultaten vid planering av förbättringsåtgärder. Resultatet används som diskussionsunderlag inom respektive verksamhet som sedan vidtar förbättringsåtgärder. Resultaten presenteras även för miljönämnden vid delårs- samt årsbokslut. Enligt chefen för miljökontoret så har nämnden ett stort intresse för brukarundersökningarna samt resultaten då de är måna om att verksamheten ska uppfattas som professionell och rättssäker. Även fortsättningsvis önskar kontoret kunna jämföra sina resultat långsiktigt med andra kommuner på nationell basis, varför de kommer fortsätta på inslagen väg. Kultur- och fritidsnämnden och teknik- och servicenämnden Kultur- och fritidsnämnden och teknik- och servicenämnden har ett gemensamt kontor; kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret, här förkortat KFTS. KFTS tar del av resultaten från SCB:s medborgarundersökning avseende kundnöjdhet inom fritidsaktiviteter och kulturliv, liksom trygg- och nöjdhetsfaktorer vad gäller service och tillhandahållande av tjänster i kommunen. Då SCB:s medborgarundersökning endast sker vartannat år så har KFTS föreslagit att kundundersökningar ska göras årligen inom deras verksamhetsområde för att på så sätt bättre kunna följa upp verksamheten och måluppfyllelse. Vidare genomförs årligen ett antal brukarundersökningar utifrån respektive verksamhetsområde. Dessa undersökningar baseras på och är nedbrutna från kommunfullmäktiges mål. Syftet med brukarundersökningarna är att se om verksamheterna svarar upp mot de övergripande målen samt även att få svar på verksamhetsspecifika frågor som kontoret infogar i undersökningarna. Kundundersökningarna brukar vanligtvis föreslås av KFTS som sedan för upp förslagen till de två nämnderna för beslut. Resultaten återrapporteras sedan till nämnderna vid varje årsbokslut. Enligt KFTS-chefen så finns det en frihet för kontoret att föreslå brukarundersökningar som sedan omsätts på verksamhetsnivå och bryts ned till mätbara frågeställningar. KFTS olika verksamhetsgrenar genomför årligen två till tre brukarundersökningar. Dessa genomförs i slutet på varje år och resultaten redovisas vid årsbokslut. Brukarundersökningarna 11

37 fastställs i varje enhets verksamhetsplan. Exempelvis har biblioteksverksamheten i sin verksamhetsplan fastställt att de ska mäta kundnöjdhet med målet är att åtminstone 9% av biblioteksbesökarna ska vara nöjda med sin upplevelse. En kundnöjdhet om 9% är ett mål som genomsyrar alla brukarundersökningar som görs inom de olika verksamhetsgrenarna. Teknik- och serviceverksamheten har främst interna kunder och genomför årligen kundundersökningar bland dessa. Exempelvis så genomförs en kundundersökning av kostenheten gentemot skolorna. Genom SCB:s medborgarundersökning så får verksamheten även resultat vartannat år rörande kundnöjdhet i den avgiftsfinansierade verksamheten (såsom tillhandahållande av vatten och avlopp och sophämtning) och i den skattefinansierade verksamheten (såsom trygg- och säkerhet i kommunen och nöjdhet vad gäller gator och vägar). Under den tekniska enheten så genomförs även en kundundersökning av driftsentreprenören gentemot kommuninvånarna vad gäller kvalitet på gator och vatten. Resultaten från de olika brukarundersökningarna analyseras och följs upp av varje enhetschef. Enhetschefen ansvarar för att undersökningarna även följs upp på enhetsnivå. Resultaten redovisas därefter till nämnderna tillsammans med förra årets resultat för att på så sätt bättre kunna jämföra förändring över tid. KFTS arbetar kontinuerligt under året med resultaten från brukarundersökningarna då de arbetar parallellt med budgeten och verksamhetsplanen för kommande år, vilket gör att de regelbundet analyserar resultaten och väver in förslag på förbättringsåtgärder för verksamheterna. Den största utmaningen för KFTS är de låga svarsfrekvenserna i brukarundersökningarna som resulterar i svårigheten att få statistiskt signifikanta svar. Orsaken till detta tros vara att brukarna anhopas av allt för många enkäter och därför väljer att inte svara på dem. I dagsläget finns ingen samordning av undersökningar inom kommunen. KFTS-kontoret har av denna anledning beslutat sig för att samordna sina undersökningar bättre, både när det kommer till interna undersökningar (d.v.s. mellan verksamheterna) liksom undersökningar till externa brukare. Produktionschefen för KFTS är den som, tillsammans med ledningsgruppen, formulerar enkätfrågorna till de olika undersökningarna. De använder sig av målformuleringarna som bestämts på högre nivå och försöker bryta ned dessa till lämpliga enkätfrågor. Även kvalitetssäkring av undersökningarna utförs internt inom KFTS. Över lag så upplever KFTS att KFN och TSN har ett stort engagemang vad gäller genomförandet av kundundersökningar i kommunen då kommunen är väldigt kundorienterad och önskar följa upp och förbättra sin verksamhet. Det finns också en lyhördhet från nämnderna vad gäller initiativ och förslag från KFTS och dess verksamheter när det kommer till utformandet av och genomförandet av kundundersökningar. Stockholm, 2 mars 216 Erika Beckman Johan Perols 12

38 Källförteckning Budget 216 med flerårsplan , Trosa kommun. Budget 217 med flerårsplan , Trosa kommun. Enkätsvar serviceenheten, 216 Sammanställning kundenkät, familjerådgivningen Nyköping, 216 Skolinspektionens hemsida Skolinspektionens skolenkäter, Trosa kommun, HT 216 Trivselenkät LSS,

39