Sammanträdesdatum Blad 1 (22)

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum Blad 1 (22) Plats och tid Kommunkontoret Strömsund, sammanträdesrum Almen kl Beslutande Övriga närvarande Utses att justera Lena Johansson (s), ordförande Ragnar Lif (c) Roger Sannemo (s) Lars-Åke Knutsson (s) Kerstin Andersson-Hedström (v) Eira Roos (c) Eskil Ehnberg (m) Hans Elmbjer (sd) Marie Åhlstedt (m) tjänstgörande ersättare Lars Lif (c) tjänstgörande ersättare se nästa sida Ragnar Lif Justeringens Barn- och utbildningsavdelningen, Kommunkontoret plats och tid Underskrifter Sekreterare... Paragrafer Carina Näsström Organ Ordförande... Lena Johansson Justerare... Ragnar Lif Sammanträdesdatum ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Datum då anslag Datum då anslag sätts upp tas ned Förvaringsplats för protokollet Barn- och utbildningsavdelningen, Strömsund Underskrift... Carina Näsström

2 Övriga Närvarande Carina Näsström, sekreterare Lars Thorin, förvaltningschef barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen, ärendegenomgång Lars-Erik Bergman, kultur- och fritidschef, ärendegenomgång Hans Olof Carlsson, ärendegenomgång Gudrun Andreasson, ärendegenomgång Hans-Erik Jansson, information

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Information 1. Ärendegenomgång. 2. Hans-Erik Jansson informerar om EU:s nya dataskyddsför GDPR vilken träder ikraft den 25 maj i år. Justering (sign)

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Tillägg/ändring i föredragningslistan Följande ärende tillförs föredragningslistan Övergripande överenskommelse om samverkan kring barn och unga med behov av särskilt stöd. Ärendet behandlas efter punkt 12 i föredragningslistan Justering (sign)

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Dnr Bokslutsprognos per 30 april 2018, barn- kultur- och utbildningsförvaltningen Förvaltningschef Lars Thorin informerar om bokslutsprognosen per 28 februari för barn- och utbildningsförvaltningen. Bilaga Beredning Arbetsutskottet 37/218 Yrkande Ordföranden föreslår att nämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag med tillägg att redovisning önskas till arbetsutskottet i juni, och finner bifall till detta. Barn-, kultur- och utbildningsnämndens beslut 1. Barn- kultur- och utbildningsnämnden har tagit del av redovisningen. 2. Barn-, kultur- och utbildningsnämnden uppdrar till förvaltningschef att se över vilka rektorsområden som har stora underskott och orsaker till detta, samt föreslå åtgärder som minskar underskottet. Redovisning önskas till arbetsutskottet i juni.. Beslutsexpediering Förvaltningschef barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen Ekonomi Justering (sign)

6 Prognosrapport April 2018 Bilaga Bku 47 Budget Prognos Avvikelse Barn-, kultur- och utbildningsförvaltning Varav Intäkter Varav Kostnader Vi beräknar att verksamheten kommer att gå kr då läget inför 2018 är tufft med tanke på de neddragningar som gjordes i budget samt att vi har nytillkommen verksamhet. Den huvudsakliga orsaken till det ökade underskottet är kostnader för barn i behov av särskilt stöd både i förskola och grundskola. 6 Barn- och utbildn.nämnd 510 Centrala kostnader yttre Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Statsbidrag Ökad jämlikhet 841 tkr 17/18 och 841 tkr 18/19 samt Samverkan för bästa skola SBS 700 tkr. Ej tillsatt 0.60 tjänst, tillsätts from augusti med 0.70 tj intendent som delas med gymnaiseskolan. 511 Projektmedel yttreverks. 522 Förskola yttre verksamh Intäkter Kostnader Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Budget Prognos Budgetavvikelse Ej budgeterad kostnad på nya förskolan Tornet i Backe. Lägre kostnader än beräknat för Nattis i Hammerdal då behovet minskat. Killevippens lokaler i skolbyggnaden sägs upp from 1 augusti då många nyanlända barn beräknas flytta. 523 Familjecentralen yttre Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Förskoleklass, yttre Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Grundskola åk 1-6 yttre 1 Neddragning i budget. Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Budget Prognos Budgetavvikelse Utskrivet :16:20 Sida 1 av 3

7 532 Grundskola åk 7-9 yttre 2 Neddragning i budget. 533 Fritidshem yttre 534 Förberedelsegrupp yttre Kostnader Kostnader Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Budget Prognos Budgetavvikelse Särskola yttre Kostnader 5 Tillkommer två stycken elever från höstterminen, totalt 1,50 tjänst. 610 Centrala kostnader Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Budget Prognos Budgetavvikelse Lägre intäkter från Migrationsverket. Ökad kostnad i Hoting för inköp av datorer för att kunna deltaga i Pisa test. Arbetsmiljöåtgärder i Backe. 612 Elevhälsa Intäkter Kostnader 2 Sjukskriven logoped, ingen Syv koordinator del av år och 1.0 tjänst mindre kurator. 622 Förskola Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Budget Prognos Budgetavvikelse Ökade intäkter från Arbetsförmedlingen främst för nystartsjobb. Statsbidrag Mindre barngrupper tkr. Hela förskoleavdelningen Tornet i Backe är obudgeterad samt ökade personalkostnader på befintliga förskolor i Backe/Hoting området på grund av många små barn på vissa avdelningar, barn i behov av särksilt stöd samt enavdelningsförskolor. En dagbarnvårdare i Strömsund kommer att tas bort från höstterminen utifrån minskat behov. Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Utskrivet :16:21 Sida 2 av 3

8 630 Förskoleklass 0 Tjänst i Frostviken borttagen i budget men tjänst och kostnad kvarstår. Utökat tjänst i Hammerdal från HT - 18 då barnantalet ökar. Sjukskriven personal och färre elever i Backe. 631 Grundskola åk 1-6 Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Intäkt lågstadiesatsning tkr 18/19 samt Nyanländas lärande 130 tkr. Ökad intäkt från Arbetsförmedlingen och Migrationsverket. Ökad personalkostnad i Frostviken på grund av anställning av assistenter till barn med behov, även Bredgård har utökat med 2 st assisteneter till barn med särskilda behov. Interkommunal avgift i Backe har tillkommti samt behov av assistent. Även ökade personalkostnader i Hoting för bla assistent. 632 Grundskola åk 7-9 Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Intäkt Arbetsförmedlingen Nystartsjobb. Färre elevassistenttimmar köpta från Fyren i Backe. Hoting kommer att utöka med en klass från höstterminen. 633 Fritidshem Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Statsbidrag Fritidshemssatsning 18/ tkr samt ökad intäkt avgifter och intäkter från Arbetsförmedlingen. Neddragning av 0,5 tjänst i budget i Frostviken men tjänsten och kostnaden finns kvar. Utökat tjänst i Hammerdal på grund av ökat barnantal från höstterminen. 634 Förberedelsegrupp 4 Minskat behov då många nyanlända flyttar. Intäkter Kostnader Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Budget Prognos Budgetavvikelse Utskrivet :16:21 Sida 3 av 3

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Dnr Bokslutsprognos per 30 april 2018, kultur- och fritidsavdelningen Kultur- och fritidschef Lars-Eric Bergman informerar om bokslutsprognosen per 28 februari för kultur- och fritidsavdelningen. Bilaga Beredning Arbetsutskottet 38/218 Yrkande Ordföranden föreslår att nämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag och finner bifall till detta. Barn-, kultur- och utbildningsnämndens beslut 1. Barn- kultur- och utbildningsnämnden har tagit del av redovisningen. 2. Barn- kultur och utbildningsnämnden uppmanar kultur- och fritidsavdelningen till fortsatt återhållsamhet för att få budget i balans. Beslutsexpediering Förvaltningschef barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen Bibliotekschef Kultur- och fritidschef Ekonomi Justering (sign)

10 Prognosrapport April 2018 Bilaga Bku 48 Budget Prognos Avvikelse Kultur och fritid Varav Intäkter Varav Kostnader Budgetuppföljningen visar på ett underskott med kronor. Det beror till stor del på ökade kostnader för bränsle, el, bärgning och reparationer av maskiner (Pistmaskiner och traktor). Orsaken till det är att vi haft en ovanligt snörik vinter, som har inneburit att maskinerna belastats mera än normalt. Kulturskolan och central administration visar på ett överskott. 194 Administr. kultur-fritid Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Allmänkulturell verksamh Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Stöd till studieförbund Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Bibliotek Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Kulturskola Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Stöd till allm fritidsvsh Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Frilufts- och fritidsanl Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Utskrivet :17:58 Sida 1 av 2

11 449 Projektmedel Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Fritidsgårdar Intäkter Kostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Utskrivet :17:58 Sida 2 av 2

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Dnr Redovisning förskoleenkät I skollagen kap. 4 står det bl.a. att: Varje huvudman inom skolväsendet ska på huvudmannanivå systematiskt och kontinuerligt planera, följa upp och utveckla utbildningen. Det står också att: Om det vid uppföljning, genom klagomål eller på annat sätt kommer fram att det finns brister i verksamheten, ska huvudmannen se till att nödvändiga åtgärder vidtas. Huvudmannen ska bl.a. följa upp och utveckla sina verksamheter systematiskt och kontinuerligt. Det innebär att huvudsyftet är att nämnden ska få så bra underlag som möjligt vid beslutsfattandet och få veta barn och föräldrars uppfattning av verksamheten. Därför skickas årligen ut en enkät till föräldrar med barn i förskolan. Förvaltningens redovisning. Bilaga Beredning Arbetsutskottet 39/218 Yrkande Ordföranden föreslår att nämnden beslutar enligt följande och finner bifall till detta. I den redovisning som presenterats finns två områden där förbättringar måste till och därför föreslås följande: - Förvaltningen får i uppdrag att utveckla och förbättra informationen till föräldrar om sina barns utveckling. - Förvaltningen får i uppdrag att se över och vidta åtgärder vad gäller anpassning efter barns behov. En återkoppling redovisas till arbetsutskottet i november. Barn-, kultur- och utbildningsnämndens beslut I den redovisning som presenterats finns två områden där förbättringar måste till och därför föreslås följande: - Förvaltningen får i uppdrag att utveckla och förbättra informationen till föräldrar om sina barns utveckling. - Förvaltningen får i uppdrag att se över och vidta åtgärder vad gäller anpassning efter barns behov. En återkoppling redovisas till arbetsutskottet i november. Justering (sign)

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Barn-, kultur- och utbildningsnämnden forts 49 Beslutsexpediering Förvaltningschef barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen Justering (sign)

14 Bilaga Bku 49 Sammanställning av förskoleenkät 2017 Barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen Hans Olof Carlsson 1

15 1. BAKGRUND SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR METOD OCH URVAL AVGRÄNSNING RESULTAT NORMER OCH VÄRDEN TRYGGHET OCH OMSORG UTVECKLING OCH LÄRANDE BARNS INFLYTANDE INFORMATION OM BARNETS UTVECKLING ANPASSNING EFTER BARNETS BEHOV FÖRSKOLAN I SIN HELHET DISKUSSION/ ANALYS

16 1. Bakgrund I skollagen kap. 4 står det bl.a. att: Varje huvudman inom skolväsendet ska på huvudmannanivå systematiskt och kontinuerligt planera, följa upp och utveckla utbildningen. Det står också att: Om det vid uppföljning, genom klagomål eller på annat sätt kommer fram att det finns brister i verksamheten, ska huvudmannen se till att nödvändiga åtgärder vidtas. Huvudmannen ska bl.a. följa upp och utveckla sina verksamheter systematiskt och kontinuerligt. Det innebär att huvudsyftet är att nämnden ska få så bra underlag som möjligt vid beslutsfattandet och få veta barn och föräldrars uppfattning av verksamheten. Därför skickas årligen ut en enkät till föräldrar med barn i förskolan. Barn-, kultur- och utbildningsnämnden beslutade den 22 mars 2016, 26 att: Förvaltningen använder Skolinspektionens enkät både för förskolan och skolan. Till ytterligare stöd för det systematiska kvalitetsarbetet arbetar Barn- och utbildningsförvaltningen efter en internkontrollplan, som antogs våren 2012 (BKU-protokoll ). Den reviderades sommaren 2014 (BKU-protokoll ) och vintern 2016 (BKU-protokoll ). Dessutom sker sedan 2010 ett utvecklingsarbete i kommunen med jämställdhetsintegrering av all kommunal verksamhet, vilket medför att all redovisning delas upp på pojkar och flickor. Till följd av dessa beslut redovisar nu Barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen resultatet av förskoleenkäten 2017 på följande sidor. Strömsund april 2018 Hans Olof Carlsson Kvalitetsutvecklare Barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen Lars Thorin Chef för Barn-, kultur- och utbildnings förvaltningen 3

17 2. Syfte och frågeställningar Barn- och utbildningsnämnden ska varje år utvärdera delar av måluppfyllelsen i verksamheten. Huvudsyftet är att nämnden ska få så bra underlag som möjligt vid beslutsfattandet och få veta barns/elevers och föräldrars uppfattning av verksamheten. Det systematiska kvalitetarbetet ligger till grund för allt arbete i verksamheten. Barn-, kultur och utbildningsnämnden ska med andra ord fånga upp barns/elevers/föräldrars/målsmäns synpunkter på verksamheten. Den övergripande frågan är: Hur uppfattar föräldrar verksamheten vid våra förskolor? Den övergripande frågan delas upp i sju frågeområden nämligen normer och värden, trygghet och omsorg, utveckling och lärande, barns inflytande, information om barnets utveckling, anpassning efter barnets behov och förskolan i sin helhet. 3. Metod och urval Barn-, kultur- och utbildningsnämnden beslutade den 1 september 2011, 121 att en föräldraenkät ska göras för förskolans verksamhet. Den senaste revideringen av enkäten gjordes inför utskicket Hur upplever föräldrar verksamheten i våra förskolor vad gäller barnens pedagogiska utveckling, lärandet, trygghet, bemötandet, informationen och stödet dvs. förskolans mål läroplan? När enkäten ursprungligen konstruerades fördes diskussioner om enkätens utformning i nämndstödsgruppen, rektorsgruppen och med ordförande i Barn-, kultur- och utbildningsnämnden. Även vid revideringarna har diskussioner förts med rektorer och ordförande i Barn-, kultur- och utbildningsnämnden och på senare år med förskolechefer. Tolkhjälp har erbjudits de föräldrar, som inte kan svenska. Enkäten utgår från målen i förskolans läroplan och är uppdelad i sju frågeområden nämligen normer och värden, trygghet och omsorg, utveckling och lärande, barns inflytande, information om barnets utveckling, anpassning efter barnets behov och förskolan i sin helhet. Under december 2017 och januari 2018 genomfördes en enkätundersökning bland föräldrar/vårdnadshavare till barn i förskolan inom Barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen. I samband med enkäten skickades ut gick ett informationsutskick ut till samtliga barn/målsmän (bilaga 1). Enkäten delades 4

18 personligen ut av förskolepersonalen till 457 barn/målsmän. Förskolepersonalen tog personligen emot svarsbreven och skickade in dem till kvalitetsutvecklaren. Enkäten besvarades av 355 personer från samtliga förskolechefsområden, vilket blir en svarsfrekvens på ca 77 procent. Genom att dessa 355 föräldrar/vårdnadshavare inte är alla föräldrar/vårdnadshavare till barn i förskolan inom Barn- och utbildningsförvaltningen bör viss försiktighet med att dra alltför långtgående slutsatser av enkätresultaten. Förvaltningen menar dock att det ändå går att se tendenser och att det ger en bild av det aktuella läget AVGRÄNSNING Ett utskick per barn i förskolan gjordes till barnens föräldrar/vårdnadshavare med undantag av de fristående förskolorna Torsläng i Hallviken (ca 24 barn) och Regnbågen i Ulriksfors (ca 33 barn). Om föräldrarna/vårdnadshavarna har flera barn i förskolan har en enkät per barn skickats ut. 4. Resultat Det har kommit in 355 enkätsvar av 457 personliga utskick, vilket gör en svarsfrekvens på ca 77 procent. Samtliga förskolechefsområden är representerade med svar/förskolechefsområde. En möjlig orsak till den höga svarsfrekvensen är att enkäten lämnats ut och tagits in personligen. Under 2010 inleddes ett utvecklingsarbete i kommunen med Jämställdhetsintegrering av all kommunal verksamhet. Därför kommer även i år redovisningen av enkätsvaren att delas upp på pojkar och flickor. Begreppsförklaring: Inget svar = Ej angivet svar. Medel = Medelvärde av dem som besvarat respektive fråga. Då detta anges är svaren indelade i en 4 gradig skala där högsta gruppen ger 4 p och lägsta 1 p. MV kan alltså variera från lägst 1,00 till högst 4,00. Neutralt MV är 2,50 Svarande = antal svar för aktuell kategori. Då inget annat anges baseras svaren och %-satser på samtliga svarande. För att även kunna jämföra resultaten med Skolinspektionens förskolenkät, som har en 10-gradig skala, har denna enkät också beräknats detta sätt. Det framgår av texten när enkätsvaren omvandlats på det sättet. 5

19 1 Vilket rektors- /förskolechefsområde tillhör din förskola? Procent Antal 1 Backe/Hoting 25% 86 2 Strömsund 50% Frostviken 7% 23 4 Hammerdal 19% 67 Svarande 351 Inget svar 4 2 Vilken förskola går ditt barn i? Procent Antal 1Greveholm 4,5% 16 2 Riddaren 5,9% 21 3 Rödluvan 6,2% 22 4 Barnlyan 2,8% 10 5 Rotnäset Strömsund 6,2% 22 6 Norrskenet 1,4% 5 7 Bredgård 15,8% 56 8 Blomslingan 6,8% 24 9 Dunderklumpen 4,5% Jätten Jorm 2,0% 7 11 Villan/Mobacken 4,8% Åshagen 9,0% Fyrås Småfattran 2,3% 8 14 Lindbergsbacken 8,2% Västringen 5,9% Myran 4,8% Solgården 3,7% Killevippen 5,4% 19 Svarande 355 Inget svar 0 6

20 3 Mitt barn är Procent Antal 1 flicka 2 pojke 49,4% ,6% 175 Svarande 346 Inget svar 9 4 Mitt barn är Procent Antal 1år 2 år 3 år 4 år 5 år 6 år 9,0% 31 22,3% 77 19,7% 68 23,2% 80 25,2% 87 0,6% 2 Svarande 345 Inget svar 10 5 Hur stor nyttjandegrad har ni per vecka? (dvs hur många timmar per vecka är ert barn i förskolan?) Procent Antal 1Högst 15 timmar per vecka. 2 Mer än 15 timmar per vecka. 24,7% 84 75,3% 256 Svarande 340 Inget svar 15 7

21 4.1. NORMER OCH VÄRDEN -I mitt barns förskola är det tydligt att kränkande behandling inte accepteras. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 3,1% 1,7% 22,8% 61,7% 10,7% 3, Pojkar 2,3% 2,9% 22,4% 60,3% 12,1% 3, Flickor 3,5% 0,6% 22,9% 62,9% 10,0% 3, På mitt barns förskola ges flickor och pojkar samma förutsättningar. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,0% 0,6% 18,7% 68,8% 11,9% 3, Pojkar 0,0% 0,0% 19,5% 67,8% 12,6% 3, Flickor 0,0% 1,2% 18,5% 68,5% 11,9% 3, Mitt barn uppmuntras i att utveckla sina sociala förmågor (t.ex. empati, ansvarskänsla, tolerans och omtanke inför andra). 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,3% 0,6% 22,0% 69,2% 7,9% 3, Pojkar 0,0% 1,2% 26,6% 65,3% 6,9% 3, Flickor 0,6% 0,0% 17,1% 72,9% 9,4% 3,

22 4.2. TRYGGHET OCH OMSORG - Jag upplever att mitt barn känner sig tryggt i förskolan. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,8% 1,1% 21,8% 76,0% 0,3% 3, Pojkar 0,6% 1,2% 24,4% 73,8% 0,0% 3, Flickor 1,2% 1,2% 19,3% 77,8% 0,6% 3, Jag upplever att personalen är lyhörd för mitt barns behov av tröst, närhet och bekräftelse. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,3% 2,5% 26,3% 68,9% 2,0% 3, Pojkar 0,6% 4,1% 29,1% 64,5% 1,7% 3, Flickor 0,0% 1,2% 24,0% 72,5% 2,3% 3, Förskolan ger mitt barn en väl avvägd blandning av aktiviteter och vila under dagen. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,0% 2,6% 28,9% 64,9% 3,7% 3, Pojkar 0,0% 3,6% 28,4% 64,5% 3,6% 3, Flickor 0,0% 1,8% 29,4% 64,7% 4,1% 3,

23 4.3. UTVECKLING OCH LÄRANDE - När mitt barn lär sig något nytt i förskolan vill hon/han lära sig mer om det. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,3% 2,5% 37,5% 49,9% 9,9% 3, Pojkar 0,0% 2,3% 41,4% 47,1% 9,2% 3, Flickor 0,6% 2,9% 33,5% 51,8% 11,2% 3, Personalen på förskolan väcker mitt barns lust att lära. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,6% 2,0% 31,3% 56,9% 9,3% 3, Pojkar 0,6% 2,9% 31,6% 54,6% 10,3% 3, Flickor 0,6% 1,2% 31,2% 58,2% 8,8% 3, Mitt barn stimuleras till utveckling och lärande i förskolan. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,3% 1,7% 28,6% 63,7% 5,7% 3, Pojkar 0,6% 3,5% 30,6% 58,4% 6,9% 3, Flickor 0,0% 0,0% 27,1% 68,2% 4,7% 3,

24 4.4. BARNS INFLYTANDE - Personalen på förskolan bemöter mitt barn på ett respektfullt sätt. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,0% 0,8% 20,9% 75,7% 2,5% 3, Pojkar 0,0% 1,1% 24,7% 71,8% 2,3% 3, Flickor 0,0% 0,6% 17,2% 79,3% 3,0% 3, Mitt barns åsikter och intressen tas till vara. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,0% 1,1% 27,3% 55,1% 16,5% 3, Pojkar 0,0% 2,3% 27,7% 51,4% 18,5% 3,6 173 Flickor 0,0% 0,0% 27,8% 57,4% 14,8% 3, Mitt barn uppmuntras att ta ansvar i förskolan. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,3% 1,1% 25,3% 57,1% 16,2% 3, Pojkar 0,0% 2,3% 24,9% 53,8% 19,1% 3, Flickor 0,6% 0,0% 27,4% 58,3% 13,7% 3,

25 4.5. INFORMATION OM BARNETS UTVECKLING - Jag får fortlöpande information om mitt barns tillvaro på förskolan (t.ex. trivsel, utveckling och lärande). 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 1,4% 11,1% 37,9% 47,6% 2,0% 3, Pojkar 1,7% 11,6% 38,4% 47,1% 1,2% 3, Flickor 1,2% 10,7% 39,1% 46,7% 2,4% 3, Jag får information om det hänt något i barngruppen/på förskolan. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 2,0% 8,6% 34,9% 47,7% 6,9% 3, Pojkar 1,8% 11,1% 37,4% 43,9% 5,8% 3, Flickor 1,8% 6,5% 33,1% 50,3% 8,3% 3, På utvecklingssamtalet får jag tydlig information om mitt barns utveckling och lärande. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,6% 2,9% 17,5% 62,8% 16,3% 3, Pojkar 0,0% 4,1% 21,1% 55,6% 19,3% 3, Flickor 1,2% 1,8% 14,9% 67,9% 14,3% 3,

26 4.6. ANPASSNING EFTER BARNETS BEHOV - Mitt barn får det stöd och den hjälp i förskolan som han/hon behöver. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,8% 1,1% 33,9% 58,5% 5,6% 3, Pojkar 0,0% 2,3% 37,0% 56,6% 4,0% 3, Flickor 1,8% 0,0% 30,6% 60,0% 7,6% 3, Det är tillräckligt mycket personal på mitt barns avdelning i förskolan. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 3,9% 11,8% 35,5% 43,9% 4,8% 3, Pojkar 5,1% 13,1% 36,6% 41,1% 4,0% 3, Flickor 3,0% 10,7% 33,7% 46,7% 5,9% 3, Jag är nöjd med antalet barn på mitt barns avdelning i förskolan. 1 inte alls. 2 ganska dåligt. 3 ganska bra. 4 helt och hållet. 5 Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 3,7% 12,0% 38,5% 44,2% 1,7% 3, Pojkar 6,4% 16,2% 37,0% 39,9% 0,6% 3, Flickor 1,2% 7,8% 41,3% 46,7% 3,0% 3, FÖRSKOLAN I SIN HELHET - Om du tänker på ditt barns förskola i sin helhet hur nöjd är du då med dess verksamhet? 1 Inte alls nöjd 2 Inte helt nöjd 3 Nöjd 4 Mycket nöjd Vet ej Medel Svarande Inget svar Totalt 0,8% 5,9% 27,5% 65,4% 0,3% 3, Pojkar 1,7% 7,4% 30,3% 60,6% 0,0% 3, Flickor 0,0% 4,8% 25,7% 68,9% 0,6% 3,

27 5. Diskussion/ Analys Enkätfrågorna detta år är samma som Skolinspektionen hade i sin förskoleenkät Detta innebär att analysarbetet kan bygga på tre års utfall/resultat. Förskoleenkätens utfall kommer vidare att analyseras av respektive förskolechefsområde. Förvaltningschefen, kvalitetsutvecklaren och förskolechefsgruppen analyserar här det totala utfallet på kommunnivån. Denna analys ingår i förvaltningens systematiska kvalitetsarbete för läsåret 2017/18. Frågeområdet normer och värden visar en god måluppfyllelse. Den ligger på 87,7 procent jämfört med 86,6 procent hösten Inga större skillnader mellan flickornas och pojkarnas måluppfyllelse. Om man omvandlar detta till Skolinspektionens skala blir det 9,0 på en 10-gradig skala. Jämförelsevis låg Strömsunds kommun på 9,1 hösten 2016 och på 8,8 hösten Riket låg på 9,0 hösten Frågeområdet trygghet och omsorg visar en god måluppfyllelse. Den ligger på 95,6 procent jämfört med 93,1 procent hösten Inga större skillnader mellan flickornas och pojkarnas måluppfyllelse. Om man omvandlar detta till Skolinspektionens skala blir det 8,9 på en 10-gradig skala. Jämförelsevis låg Strömsunds kommun på 8,9 hösten 2016 och på 8,7 hösten Riket låg på 8,8 hösten En orsak till det positiva utfallet kring frågeområdena normer och värden samt trygghet och omsorg kan vara det långsiktiga arbetet med värdegrundsfrågor, som bedrivits i kommunen under de senaste 15 åren. En annan orsak kan vara det systematiska arbetet med likabehandling. Frågeområdet utveckling och lärande visar en god måluppfyllelse. Den ligger på 89,3 procent jämfört med 84,9 procent hösten Inga större skillnader mellan flickornas och pojkarnas måluppfyllelse. Om man omvandlar detta till Skolinspektionens skala blir det 8,6 på en 10-gradig skala. Jämförelsevis låg Strömsunds kommun på 8,6 hösten 2016 och på 8,4 hösten Riket låg på 8,6 hösten En orsak till det positiva utfallet kring frågeområdena utveckling och lärande kan vara att samtliga förskolor i kommunen under föregående år har arbetat med förskolans uppdrag bl.a. genom pedagogiska planeringar och pedagogisk dokumentation. Ett forum på kommunnivå i detta arbete är bl.a. förskolans utvecklingsgrupp där förskollärare från alla förskolechefsområden samt alla förskolechefer deltar. En annan orsak till det positiva utfallet kan vara att personalen har en tydlig information och kommunikation med föräldrarna kring förskolans uppdrag. 14

28 Åtgärder för att öka måluppfyllelsen inom detta frågeområde är, att fortsätta arbetet med förskolans uppdrag, pedagogiska planeringar/pedagogisk dokumentation. Men även att personalen fortsättar ha en tydlig information och kommunikation med föräldrarna kring förskolans uppdrag. Frågeområdet barns inflytande visar en god måluppfyllelse. Den ligger på 87,1 procent jämfört med 87,3 procent hösten Flickorna har något högre måluppfyllelse jämfört med pojkarna. Om man omvandlar detta till Skolinspektionens skala blir det 9,0 på en 10-gradig skala. Jämförelsevis låg Strömsunds kommun på 8,9 hösten 2016 och på 8,5 hösten Riket låg på 8,8 hösten Frågeområdet information om barnets utveckling visar en godtagbar måluppfyllelse. Den ligger på 82,8 procent jämfört med 81,1 procent hösten Inga större skillnader mellan flickornas och pojkarnas måluppfyllelse. Om man omvandlar detta till Skolinspektionens skala blir det 8,2 på en 10-gradig skala. Jämförelsevis låg Strömsunds kommun på 8,2 hösten 2016 och på 7,8 hösten Riket låg på 8,2 hösten Åtgärder för att öka måluppfyllelsen inom detta frågeområde är, att personalen har en tydligare information och kommunikation med föräldrarna kring barnets utveckling. Frågeområdet anpassning efter barnets behov visar en godtagbar måluppfyllelse. Den ligger på 84,8 jämfört med 80,5 procent hösten Flickorna har något högre måluppfyllelse jämfört med pojkarna. Om man omvandlar detta till Skolinspektionens skala blir det 7,9 på en 10-gradig skala. Jämförelsevis låg Strömsunds kommun på 7,8 hösten 2016 och på 6,9 hösten Riket låg på 7,6 hösten Nästa fråga har varit med i kommunens egen enkätundersökning sedan Frågeområdet förskolan i sin helhet visar en god måluppfyllelse. Den ligger på 92,9 procent (92,7 procent 2016, 91,5 procent 2014, 86,05 procent 2013, 90,25 procent 2012 och 89,35 procent 2011). Flickorna har något högre måluppfyllelse jämfört med pojkarna. En orsak till det positiva resultatet är att samtliga förskolor i kommunen under föregående år har arbetat med förskolans uppdrag bl.a. genom pedagogiska planeringar och pedagogisk dokumentation. 15

29 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Dnr Elevenkäten och föräldraenkäten Enligt internkontrollplanen för Barn, - kultur- och utbildningsnämnden ska en elevenkät, en brukarundersökning i årskurserna 5 och 9, göras en gång per läsår. Enkäten ger underlag för att utvärdera läroplanens områden Normer och värden, Kunskaper samt Elevernas ansvar och inflytande. På samma sätt ska en årlig enkät göras bland förskolebarnens föräldrar. Hösten 2015, inför Skolinspektionens tillsyn, gjorde myndigheten en nationell elevenkät som ska återkomma vartannat år. Den genomfördes för andra gången hösten Däremellan gjorde förvaltningen en egen enkät med Skolinspektionens frågor, enligt beslut i nämnden (BKU ). Den genomfördes våren 2017 i åk 5 och 9. Förskolornas föräldraenkät genomfördes också under hösten 2017, men sammanställningen har försenats p.g.a. att kommunen bytt enkätverktyg. (Skolinspektionen genomför inga enkätundersökningar i förskolan.) Att genomföra och sammanställa en egen enkät i kommunen innebär ett stort arbete. Resultaten ska sen tas om hand i verksamheterna och olika förbättringsarbeten ska sättas igång, arbetas med och utvärderas. Detta hinner inte genomföras förrän nästa enkät kommer, med nya resultat som ska hanteras. Förvaltningen och rektorerna anser därför att det vore både tidsbesparande och klokt att enbart arbeta med Skolinspektionens enkäter. Förskolecheferna anser också att föräldraenkäten bör genomföras enbart vartannat år. Mer om Skolinspektionens elevenkät Skolinspektionen granskar regelbundet all skolverksamhet i hela landet, för att se att den följer de lagar och regler som finns. Målet är att bidra till alla barns och elevers lika rätt till god utbildning i en trygg miljö. Enkäten används för att samla in synpunkter från elever, föräldrar och den pedagogiska personalen, som ett underlag inför bedömning av skolan. Delar av enkätresultaten redovisas också på Skolverkets webbplats Välja skola. Skolenkäten går ut från Skolinspektionen en gång per termin, men respektive skola deltar med en frekvens på vartannat år. Skolenkäten besvaras av: Justering (sign)

30 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Barn-, kultur- och utbildningsnämnden forts 50 Elever i grundskolans årskurs 5, årskurs 9 och år 2 på gymnasiet. Pedagogisk personal inom grundskolan och gymnasiet. Vårdnadshavare till barn i förskoleklass, grundskolan och grundsärskolan. Enkäten, som finns i olika versioner beroende på respondentgrupp, handlar i huvudsak om: Undervisning och lärande Anpassning efter elevens behov Grundläggande värden och inflytande Trygghet och studiero Det är frivilligt för föräldrar och elever att svara på enkäten. Eleverna svarar på enkäten under skoltid. Skolinspektionen redovisar bara svaren i sammanställd form. Inga svar lämnas ut så att enskilda svarspersoner kan ta skada. Beredning Arbetsutskottet 40/218 Yrkande Ordföranden föreslår att nämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag och finner bifall till detta. Barn-, kultur- och utbildningsnämndens beslut 1. Barn-, kultur- och utbildningsnämnden beslutar att enbart använda sig av Skolinspektionens elevenkät, som genomförs vartannat år, för att mäta elevernas synpunkter och upplevelser av sin skola samt att genomföra kommunens egen föräldraenkät i förskolan vartannat år, med början Barn-, kultur- och utbildningsnämnden återremiterar ärendet till arbetsutskottet i juni och ger förvaltningen i uppdrag att ta fram ett förslag till underlag för utvärdering, åtgärder och eventuella effekter för elev- och föräldraenkät samt förskoleenkät. Beslutsexpediering Förvaltningschef barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen Justering (sign)

31 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Dnr Revidering av aktivitetsplan för inflyttning och integration Barn-, kultur- och utbildningsnämnden beslutade den 7 december 2017, 119, att uppdra till förvaltningen att till arbetsutskottet den 8 maj 2018 inkomma med förslag på reviderad aktivitetsplan för inflyttning och integration. Förvaltningens förslag till beslut Barn-, kultur- och utbildningsnämnden föreslås besluta att: Barn-, kultur- och utbildningsnämnden antar aktivitetsplan för inflyttning och integration Beredning Barn-, kultur- och utbildningsnämnden 119/2017 Arbetsutskottet 41/218 Yrkande Ordföranden föreslår att nämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag och finner bifall till detta. Barn-, kultur- och utbildningsnämndens beslut Barn-, kultur- och utbildningsnämnden återremiterar ärendet till arbetsutskottet i juni och ger förvaltningen i uppdrag att se över antalet mål och aktiviteter och att dessa blir mätbara under hela året samt förslag på perioder för uppföljning. Beslutsexpediering Förvaltningschef barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen Justering (sign)

32 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Dnr Revidering av tillgänglighetsplan Barn-, kultur- och utbildningsnämnden beslutade den 7 december 2017, 120, att uppdra till förvaltningen att till arbetsutskottet den 8 maj 2018 inkomma med förslag på reviderad tillgänglighetsplan. Förvaltningens förslag till beslut Barn-, kultur- och utbildningsnämnden föreslås besluta att: Barn-, kultur- och utbildningsnämnden antar tillgänglighetsplanen. Beredning Barn-, kultur- och utbildningsnämnden 120/2017 Arbetsutskottet 42/218 Yrkande Ordföranden föreslår att nämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag och finner bifall till detta. Barn-, kultur- och utbildningsnämndens beslut Barn-, kultur- och utbildningsnämnden återremiterar ärendet till arbetsutskottet i juni och ger förvaltningen i uppdrag att se över antalet mål och aktiviteter och att dessa blir mätbara under hela året samt förslag på perioder för uppföljning. Beslutsexpediering Förvaltningschef barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen Justering (sign)

33 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Dnr Revidering av internkontrollplan Barn-, kultur- och utbildningsnämnden beslutade den 7 december 2017, 121, att uppdra till förvaltningen att till arbetsutskottet den 8 maj 2018 inkomma med förslag på reviderad internkontrollplan. Förvaltningens förslag till beslut Barn-, kultur- och utbildningsnämnden föreslås besluta att: Barn-, kultur- och utbildningsnämnden antar internkontrollplanen. Beredning Barn-, kultur- och utbildningsnämnden 120/2017 Arbetsutskottet 43/218 Yrkande Ordföranden föreslår att nämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag och finner bifall till detta. Barn-, kultur- och utbildningsnämndens beslut Barn-, kultur- och utbildningsnämnden återremiterar ärendet till arbetsutskottet i juni och ger förvaltningen i uppdrag att se över antalet mål och aktiviteter och att dessa blir mätbara under hela året samt förslag på perioder för uppföljning. Beslutsexpediering Förvaltningschef barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen Justering (sign)

34 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Dnr Revidering av dokumenthanteringsplan Barn-, kultur- och utbildningsnämnden beslutade den 7 december 2017, 141, att uppdra till förvaltningen att till arbetsutskottet den 8 maj 2018 inkomma med förslag på reviderad dokumenthanteringsplan. Bilaga Förvaltningens förslag till beslut Barn-, kultur- och utbildningsnämnden föreslås besluta att: Barn-, kultur- och utbildningsnämnden antar dokumenthanteringsplanen. Beredning Barn-, kultur- och utbildningsnämnden 141/2017 Arbetsutskottet 44/218 Yrkande Ordföranden föreslår att nämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag och finner bifall till detta. Barn-, kultur- och utbildningsnämndens beslut Barn-, kultur- och utbildningsnämnden antar dokumenthanteringsplanen. Beslutsexpediering Förvaltningschef barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen Justering (sign)

35 Bilaga Bku 54 TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 1 av 1 Datum Förvaltning Barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen Utredare/handläggare Carina Näsström, nämndsekreterare Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Revidering av dokumenthanteringsplan Barn-, kultur- och utbildningsnämnden beslutade den 7 december 2017, 142, att uppdra till nämndsekreteraren att till arbetsutskottet den 8 maj 2018 inkomma med förslag på reviderad dokumenthaneringsplan (se bilaga). Förslag till beslut Barn-, kultur- och utbildningsnämnden föreslås besluta att: Barn-, kultur- och utbildningsnämnden antar reviderad dokumenthanteringsplan. Underskrift...

36 Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Arkivbeskrivning for barn-, kultur- och utbildningsnämnden i Strömsunds kommun Barn- kultur- och utbildningsnämnden i Strömsunds kommun har det närmaste ansvaret för förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg samt det offentliga skolväsendet vad gäller förskoleklass, grundskola och särskola på grundskolenivå. Barn-, kultur- och utbildningsnämnden har till uppgift att stödja, främja och samordna kultur- och fritidsintressen samt ungdoms- och idrottsverksamhet i kommunen. Nämnden ska verka för bevarandet av estetiskt och kulturhistoriskt värdefulla byggnader och anläggningar samt yttra sig om utsmyckning av offentliga platser och byggnader. Nämnden har ansvaret för kommunens biblioteksverksamhet och kommunala kulturskolan. Nämnden ska förvalta kommunens anläggningar inom ansvarsområdet, när ansvaret ej åvilar annan nämnd. Barn-, kultur- och utbildningsnämnden tillkom from Alltsedan kommunsammanslagningen 1974 tom år 2006 sköttes nämndens uppgifter av följande myndigheter. Nämligen skolstyrelsen för det offentliga skolväsendet ( grundskola, särskola och gymnasieskola) Socialnämnden för barnomsorgen tom Mellan 1995 och tom 2005 hade barn- och utbildningsnämnden det närmaste ansvaret för barnomsorg, grundskola, särskola och gymnasieskola. Från och med 2006 övergick gymnasieskolan till framtid och utvecklingsförvaltningen och ansvaret låg då på kommunstyrelsen För kultur- och fritidsavdelningens verksamhet ansvarade kultur- och fritidsnämnden from 1995 tom From kommunsammanslagningen 1974 tom 1994 var verksamhetsansvaret uppdelat på en kulturnämnd och en fritidsnämnd. Fritidsnämnden hade även ansvaret över turism men detta övergick från och med 1995 till kommunstyrelsen. Strömsunds Kommun Storgatan 15 Box Strömsund E-post stromsunds.kommun@stromsund.se Telefon vx Telefax Bankgiro

37 Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Barn-, kultur- och utbildningsnämndens verksamhet är organiserad i 1 central barn- och utbildningsavdelning med 7 verksamhetsområden inom grundskola varav 6 områden även har skolbarnomsorg, 3 verksamhetsområden inom förskoleverksamhet, 1 kultur- och fritidsavdelning med 1 kulturskola samt 1 centralbibliotek och 4 biblioteksfilialer. För gallring tillämpas av riksarkivet och kommunförbundet utgivna gallringsråd. Arkivansvarig är förvaltningschef. Arkivredogörare är administratörerna vid barn- och utbildningsförvaltningen, administration vid biblioteken, skolsköterskor samt administration för kultur- och fritidsavdelningen. I arkivförteckning finns uppgifter om vilka handlingar som slutförvaras i kommunarkivet. Nämnden använder diariesystemet Net/Office Diarium. Utöver de handlingar som diarieförs förvaras vissa sådana inom respektive rektorsområde, förskoleområde, bibliotek, skolhälsa och kultur- och fritisavdelningens områden. Barn- kultur- och utbildningsnämndens handlingar består till stor del av diarieförda handlingar, protokoll, elevhandlingar såsom journaler,betyg och betygsunderlag. Lagar och andra regler som styr verksamheten är bland annat skollagen, skolfören, lokala styrdokument. De huvudsakliga sekretessområdena för barn- kultur- och utbildningsnämnden är Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 17 kap 4 kunskapsprov Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 23 kap Sekretess till skydd för enskild i utbildningsverksamhet, m.m. Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 24 kap Sekretess till skydd för enskild inom forskning och statistik Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 25 kap till skydd för enskild som avser hälso- och sjukvård Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 39 kap 1, 2 och 5 personaladministrativ verksamhet Offentlighet och sekretesslag (SFS 2009:400) 40 kap 3 till skydd för enskild Biblioteksverksamhet. Strömsunds Kommun Storgatan 15 Box Strömsund E-post stromsunds.kommun@stromsund.se Telefon vx Telefax Bankgiro

38 Kommunens arkivhantering påverkas av flera lagar och förar. Främst regleras verksamheten genom Arkivlagen (1990:782) och kommunens Arkivreglemente (Antaget av kommunfullmäktige den 29 april 1992, 44). I Arkivreglementet för Strömsunds kommun framgår att varje myndighet (nämnd, styrelse) ska upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver hur myndigheten hanterar sina handlingar. En dokumenthanteringsplan ska vara ett hjälpmedel som visar på vilket sätt verksamheten dokumenteras och hur dokumenten tas om hand och bevaras. Planen innehåller en förteckning över de dokument/handlingar som används inom verksamhetsområdet med uppgifter om hur de ska hanteras, vilka handlingar som ska bevaras, när de ska levereras till centralarkivet och vad som ska gallras. Den gallring som sker måste vara noga genomtänkt. Planen ska vara ett stöd i förvaltningens skyldighet att tillvarata allmänhetens rätt till insyn, egna behov av att kunna söka information och forskningens framtida behov. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att den ska vara ett levande redskap i barn-, kulturoch utbildningsnämndens verksamhet. Planen kan behöva ändras om verksamheten ändrar innehåll eller om dokument utvecklas. Slutförvaring av handlingar sker i huvudsak i kommunens centralarkiv dit handlingar ska skickas efter ett visst antal år, vanligtvis 2 eller 5 år. Sekretesshandlingar förblir sekretesskyddade vid centralarkivering. Handlingar som ska bevaras skall skrivas ut på arkivbestän papper innan leverans till centralarkivet sker. Arkivbildare: Barn-, kultur- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Barn- och utbildningschef Område: Barn- och utbildningsförvaltningen

39 LAGSTIFTNING, BESTÄMMELSER OCH RÅD Bokföringslagen talar om hur vi skall handskas med och hur länge vi skall bevara ekonomiskt material/räkenskaper. Arkivlagen informerar om vilka skyldigheter vi har att bevara och hur vi skall hantera och lagra information. Tryckfrihetsfören reglerar hantering av allmänna handlingar och diarieföring. Sekretesslagen (eller annan lag nämnd i sekretesslagen) är den enda lag som begränsar tryckfrihetsfören. Förvaltningslagen talar om hur vi som tjänstemän skall agera i förhållande till allmänhet, vilka skyldigheter vi har i fråga om tjänstvillighet. Kommunallagen styr det kommunala arbetet och den kommunala organisationen. Arkivreglementet som gäller för Strömsunds kommun är en förlängning av arkivlagen, särskilt anpassad till kommunen. Gallringsråd utarbetade av Kommunförbundet och Landstingsförbundet används ofta som bakgrund till utarbetande av dokumenthanteringsplaner då de tar hänsyn till lagstiftning och de behov olika verksamheter inom kommunen i regel har. Personuppgiftslagen är en förnyad datalag som reglerar hur vi får handskas med alla typer av personuppgifter. Det finns ytterligare lagar och förar som styr dokumenthanteringen på myndigheter.

40 Anmärkning 1. Sociala medier januari och juli samt vid större förändringar. Utskrift sparas i pärm. Ansvar Huvudadministratör för det aktuella Facebook-kontot Startsidan Internet Bevaras 3 år Hos Huvudadmin. Kronologisk Skärmdumpar av sidan görs i Kommentarer/inlägg för kännedom Internet 1 år Hos Huvudadmin. Kronologisk Ansvar Huvudadministratör för det aktuella Facebook-kontot 1 Dokumenthanteringsplan för Barn-, kultur- och utbildningsnämnden, reviderad maj 2018, Handlingstyp Medium Bevara/ gallra Överföring till kommunarkiv Förvaringsplats Sorterings Frågor som genererar svar av enklare karaktär. Internet 1 år Hos Huvudadmin. Kronologisk Ansvar Huvudadministratör för det aktuella Facebook-kontot Kommentarer/inlägg som inte berör kommunens verksamhet Internet 1 år Hos Huvudadmin. Kronologisk T.ex. ovidkommande inlägg och kommentarer. Ansvar Huvudadministratör för det aktuella Facebook-kontot Kränkande, stötande och brottsliga kommentarer/inlägg Internet Bevaras 3 år Exp./Centralt Diarieförs Kronologisk Skärmdump tas av sidan, kommentaren/inlägget gallras därefter omedelbart. Utskrift skickas till kommunsekreteraren för diarieföring. Gallring gäller för kommentarer/inlägg med innehåll såsom uppvigling, hets mot folkgrupp, barnpornografibrott, olaga våldsskildring,

41 Anmärkning förtal/personangrepp, svordomar/obscena ord, kommersiella budskap/reklam. Kontakt tas med kommunens säkerhetssamordnare, polisanmälan kan bli aktuell. Ansvar Huvudadministratör för det aktuella Facebook-kontot Kommentarer/inlägg av särskilt intresse Internet Bevaras 3 år Diarieförs Kronologisk Skärmdump görs, materialet skickas till den det berör. Utskrift skickas till kommunsekreteraren för diarieföring. Ansvar Huvudadministratör för det aktuella Facebook-kontot. Gallras från mediet efter ett år. Sekretessbelagd information Internet Bevaras 3 år Diarieförs Kronologisk Skärmdump görs Kommentaren/inlägget gallras därefter omedelbart Utskrift skickas till kommunsekreteraren 2 Dokumenthanteringsplan för Barn-, kultur- och utbildningsnämnden, reviderad maj 2018, Handlingstyp Medium Bevara/ gallra Överföring till kommunarkiv Förvaringsplats Sorterings Information som kommunen efterfrågar Internet Bevaras 3 år Diarieförs Kronologisk Skärmdump görs, materialet skickas till den det berör. Utskrift skickas till kommunsekreteraren för diarieföring. Ansvar Huvudadministratör för det aktuella Facebook-kontot. Gallras från mediet efter ett år.

42 Anmärkning för diarieföring. Ansvar Huvudadministratör för det aktuella Facebook-kontot. Frågor som kräver svar av handläggare Internet Bevaras 3 år Diarieförs Kronologisk Skärmdump görs, frågan skickas sedan vidare till berörd handläggare. Svar med namn och titel på den som svarat skrivs ut i det sociala mediet av administratör inom 24 timmar. Ansvar Huvudadministratör för det aktuella Facebook-kontot. Gallras från mediet efter ett år. Original finns på lönekontoret Diarieförs Diarielista skrivs ut från HR Support 3 Dokumenthanteringsplan för Barn-, kultur- och utbildningsnämnden, reviderad maj 2018, Handlingstyp Medium Bevara/ gallra Överföring till kommunarkiv Förvaringsplats Sorterings 2. Administration, Diarieförda handlingar och nämndsprotokoll förs över till centralarkiv på det 4:e året Anmälan från sjuk och frisk Sms eller e- post Gallras vid Exp. Anställningsbeslut - kopior Gallras vid Exp. Personnummer Ansökan tjänster, diarielista HR Support Bevaras 3 år Centralt Kronologisk /tjänst