FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR REGION GOTLAND RIKTLINJER FÖR REPRESENTATION, UPPVAKTNING OCH MINNESGÅVOR SAMT REGLER FÖR FLAGGNING

Transkript

1 FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR REGION GOTLAND RIKTLINJER FÖR REPRESENTATION, UPPVAKTNING OCH MINNESGÅVOR SAMT REGLER FÖR FLAGGNING Antagna av regionfullmäktige (dåvarande kommunfullmäktige) Ändrad och Gäller från och med 1 januari Riktlinjerna gäller för samtliga förtroendevalda och anställda i Region Gotland. Innehållet i dessa riktlinjer utgår från gällande lagstiftning. Representation Dessa riktlinjer ersätter tidigare riktlinjer för representation inom Region Gotland fastställda av fullmäktige med ändringar För stora möten hänvisas till Gotlands kommuns policy för kommunfullmäktiges värdskap vid stora möten antagen av dåvarande kommunstyrelsen Region Gotland följer Skatteverkets allmänna råd om avdrag för utgifter för representation m.m. I bilagor finns en beskrivning av hur representation skall redovisas, gällande momssatser, representationsramar och kontoförteckning. Bilagorna uppdateras efter förändringar i Region Gotlands kontoplan eller av Skatteverkets regler. Allmänt om representation Med representation avses varje form av värdskap utövat av Region Gotland genom förtroendemän och/eller tjänstemän. Syftet med representation är att främja region Gotlands verksamheter och intressen. Det är viktigt att det finns ett omedelbart samband mellan representationen och den verksamhet som bedrivs. Representationen kan vara riktad externt eller internt. Nyttan för organisationen skall alltid kunna motiveras. Återhållsamhet skall alltid eftersträvas vid representation. Vem får representera Regionfullmäktige, regionstyrelsen och nämnder. Generell rätt till representation har regionfullmäktiges presidium, regionråd, nämndordförande, regiondirektör och förvaltningschef. Dessa kan uppdra åt annan att svara för Region Gotlands representation. Vad kan representation omfatta Representation kan avse måltid, gåvor eller andra arrangemang som kan hänföras till det aktuella tillfället. Måltid kan vara frukost, lunch, middag, supé eller förfriskningar. Enkel förtäring vid aktiviteter som jubileer, invigningar av anläggningar eller visningar är också representation. Även trivselåtgärder riktade mot personal kan vara representation. Andra arrangemang kan till exempel vara entréavgifter. 1 (6)

2 Författningssamling för Region Gotland Riktlinjer för representation, uppvaktning och minnesgåvor samt regler för flaggning Extern representation Region Gotlands värdskap vid officiella besök och arrangemang, arbetsmöten och konferenser med i huvudsak externa deltagare är exempel på extern representation. Representationen bör vara spritfri. Undantag må göras i särskilda fall. Vid extern representation kan Region Gotland uppvakta med representationsgåvor om det finns speciella skäl eller intressen. Enklare gåvor som reklamgåvor och profilprodukter räknas inte som representation. Intern representation Den interna representationen riktar sig till personer som har anknytning till den löpande verksamheten. Det kan till exempel vara: - medarbetare - ledamöter i nämnder, av Region Gotland ägda bolag eller organisationer där Region Gotland har avgörande inflytande - tidigare medarbetare. Intern representation kan förekomma vid personalfester, avtackningar, högtidsdagar, informationsmöten, kick-off, kurser och konferenser. Representation som huvudsakligen har ett internt syfte och interna deltagare, räknas som sådan även om extern deltagare deltar. Representationen bör vara alkoholfri (med undantag från lättöl eller motsvarande). Undantag må göras i särskilda fall. Enklare måltid av karaktären arbetsmåltid räknas inte som representation. 2 (6)

3 Författningssamling för Region Gotland Riktlinjer för representation, uppvaktning och minnesgåvor samt regler för flaggning Uppvaktning och minnesgåvor Dessa riktlinjer ersätter tidigare regler för uppvaktning och avtackning av personal, fastställda av fullmäktige Reviderade , 238. Uppvaktning vid årsdagar och högtidsdagar Förvaltningen uppvaktar vid 50-årsdag. Medarbetare får ledigt med lön på 50-årsdagen. Jubileumsgåvor Arbete i Region Gotland under sammanlagt 25 år uppmärksammas med en jubileumsgåva. Gåvan utges som ett konstföremål och värdet överstiger inte det värde som anges i Skatteverkets regler. Gåvan skall märkas med Jubileumsgåva 25 år och Region Gotlands logotyp och kan inte bytas ut mot kontanter. Region Gotland inbjuder dessutom medarbetare till en gemensam middag, där regionstyrelsens presidium står som värd. Förvaltningschefer, som har jubilarer inbjuds att delta för att överlämna jubileumsgåvan. Reglerna för beräkning av anställningstid som berättigar till jubileumsgåva görs enligt Lagen om anställningsskydd (LAS). Dödsfall och begravning Region Gotland hedrar bortgången medarbetare med en blombukett eller inbetalning till fond. Utöver detta kan förvaltningarna välja att hedra en bortgången tidigare medarbetare. 3 (6)

4 Författningssamling för Region Gotland Riktlinjer för representation, uppvaktning och minnesgåvor samt regler för flaggning Regler för flaggning Flaggning med svenska flaggan och Region Gotlands flagga Stor flaggning Stor flaggning sker på ringmurens portar och torn samt vid Region Gotlands centrala förvaltningsbyggnad. På Nationaldagen används svensk flagga på samtliga platser. Vid övriga tillfällen hissas Region Gotlands flagga på portarna och svensk flagga på övriga platser. Flaggning må förekomma: på Nationaldagen och Första maj vid större bemärkelsedagar i länets och Region Gotlands historia i samband med kongresser och möten av riks- eller internationell karaktär vid övriga tillfällen efter särskilt beslut på statschefens födelsedag. Liten flaggning Liten flaggning sker på ringmurens portar och vid Region Gotlands centrala förvaltningsbyggnad. Flaggning sker med svensk flagga. Flaggning må förekomma: vid övriga allmänna flaggdagar på dagar då stor flaggning på grund av otjänlig väderlek inte kan ske vid övriga tillfällen efter särskilt beslut. Sorgflaggning Stor sorgflaggning må endast förekomma vid statsbegravning. Sorgflaggning vid Region Gotlands centrala förvaltningsbyggnad må förekomma vid frånfälle och/eller jordfästning av riksdagsledamot som representerar länet ledamot av regionfullmäktige annan person efter särskilt beslut. Flaggning övriga tider På ringmurens portar flaggas från juni till och med augusti med Region Gotlands flagga. På Region Gotlands centrala förvaltningsbyggnad flaggas året runt med Region Gotlands flagga. 4 (6)

5 Författningssamling för Region Gotland Riktlinjer för representation, uppvaktning och minnesgåvor samt regler för flaggning EU-flaggan Flaggning med EU-flaggan sker på Europadagen, den 9 maj, som symbol för Sveriges medlemskap i Europeiska unionen. Flaggning sker på Österport. Flaggning med EU-flaggan sker också vid internationella besök eller möten med deltagare från EU-institutioner eller EU-länder efter särskilt beslut. UNESCO-flaggan Flaggning med UNESCO:s världsarvsflagga sker på världsarvsdagen/ Visbydagen som infaller den första lördagen i oktober. Flaggning på världsarvsdagen sker som en symbol för Visby som ett av UNESCO:s världsarv. Flaggning sker på Österport. Övriga flaggor Flaggning med övrig flagga kan ske på Österport då det finns särskilda skäl. Syftet ska vara att stödja oegennyttiga och icke-kommersiella ändamål och/eller organisationer som främjar och har sin grund i mångfald, jämlikhet och medmänsklighet. Tillämpningen ska vara restriktiv och ske efter särskild prövning. Beslut om flaggning med övriga flaggor fattas av regionstyrelsens ordförande. Flaggning i Visby hamn Flaggning i Visby hamn sker normalt under kryssningsperioden maj till oktober och handhas av hamnavdelningen enligt särskild rutin. Beslutande Beslut om flaggning fattas av regionstyrelsens ordförande. 5 (6)

6 Författningssamling för Region Gotland Riktlinjer för representation, uppvaktning och minnesgåvor samt regler för flaggning Bilaga: Hur representation ska redovisas Enligt attestreglementet för Region Gotland skall alltid representationens samband med verksamheten styrkas genom att syftet med representationen anges på fakturan/notan eller som en permanent anteckning vid elektronisk faktura. Uppgift skall även finnas om vilka som deltagit. Vid extern representation skall det anges från vilken organisation deltagaren kommer. Följande uppgifter skall alltid kunna knytas till verifikatet: datum för representationen syftet deltagarförteckning attest enligt gällande attestreglemente Vid enklare förtäring som kaffe, kaka, bulle och smörgås räcker det om syftet och datumet anges. Olika konton skall användas för extern respektive intern representation i enlighet med Region Gotlands kontoplan. Vilka konton och vad som gäller kring avdrag av moms framgår av bilaga. Avdrag för ingående moms medges endast i den mån moms räknats på utgifter för representation som ligger inom representationsramen, enligt Skatteverkets allmänna råd om avdrag för utgifter för representation m.m. 6 (6)

7 Regionstyrelseförvaltningen Avdelning Ekonomi 1 (5) Datum 17 januari 2013 rev. 3 april 2017 Checklista för redovisning av kostnader och moms för intern och extern representation Anvisning Riktlinjer för representation gäller för samtliga förtroendevalda och anställda i Region Gotland. De nya riktlinjerna gäller from 1 januari 2010 och är beslutade i Kommunfullmäktige den 23 november. De finns på och i ekonomihandboken på intranätet. Avsikten med nedanstående dokument är att förtydliga hur olika kostnader ska konteras och vilken moms som är tillåten att lyfta. Extern representation - värdskap Konton med i huvudsak externa besökare (ej regionanställda personer). Gäller även då lärare genomför aktivitet med elever och/eller föräldrar som inte ingår i undervisningen och där verksamheten står för en kostnad. T.ex. en avslutningsaktivitet i samband med avtackning av lärare, ett föräldramöte där verksamheten står för förtäringen etc. Informationsmöten med extern part, t.ex. kommuninvånare, företag mm som har direkt samband med regionens verksamhet ses inte som representation. Dessa konteras med konto 7242 och all moms får lyftas konteras för alkoholhaltig dryck i samband med värdskapet. Kom ihåg att begära att fakturan ska specificeras. Begränsningar i momsavlyft Lunch, middag, supé 300 kr + moms = 336 kr/person. Moms får dras med 36 kr/person. Resten av momsen blir verksamhetens kostnad och konteras på samma kostnadskonto som de övriga kostnaderna. Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) vxl E-post regiongotland@gotland.se Bankgiro Plusgiro Org nr Webbplats

8 Serviceförvaltningen Ekonomi och upphandling 2 (5) Samma momsavlyft medges även för frukost och andra måltidsutgifter än punkt ovan. Moms får dras med 36 kr/person. Resten av momsen blir verksamhetens kostnad och konteras som de övriga kostnaderna. Kringkostnader som exempelvis lokalhyra, utgifter för musikunderhållning eller uppträdande mm, 180 kr + moms = 225 kr/person. Moms får lyftas med 45 kr/person. Resten av momsen blir verksamhetens kostnad och konteras på samma kostnadskonto som de övriga kostnaderna. Om notan blir dyrare per person - momsen får endast lyftas av enligt beloppen ovan. För att få hjälp med att ändra momsbeloppet i IoF ska ni vända er till supporten för ekonomisystemet, tel. 9999, val 2. Exempel 1 - extern representation: Fem personer har ätit affärslunch. Konteras på konto Lunchen kostar 120 kr + moms 14,40 kr = 134,40 kr/person. Bruttobeloppet på fakturan är 672 kr. Momsen på fakturan är 72 kr. Moms får lyftas med 36 kr/person = 36*5 = 180 kr. Då det totala momsbeloppet är lägre än 180 kr får helas summan lyftas på momskontot. Den totala kostnaden på konto 7101 blir därmed = 600 kr. Exempel 2 - extern representation: Fem personer har ätit affärslunch. Konteras på konto Lunchen kostar 400 kr + moms 48 kr = 448 kr/person. Bruttobeloppet på fakturan är 2240 kr. Momsen på fakturan är 240 kr. Moms får endast lyftas med 36 kr/person = 36*5 = 180 kr. Resten av momsbeloppet, = 60 kr, ska konteras som en kostnad. Den totala kostnaden på konto 7101 blir alltså = 2060 kr. Observera att utfärdaren/leverantören av fakturan alltid ska redovisa hela momsen, avdragsreglerna gäller endast den som betalar fakturan. Avdrag för representationsgåva till externa kontakter/affärsförbindelser vid helger eller personliga högtidsdagar medges inte av skatteverket. Detsamma gäller för utgifter för kransar eller blommor i samband med dödsfall. Sådana representationsgåvor anser skatteverket har ett alltför stort inslag av personlig generositet för att avdrag skall kunna medges.

9 Serviceförvaltningen Ekonomi och upphandling 3 (5) Intern representation Konton Personalfest, julfest, julbord, arbetsluncher, när personalen bjuds på dryck och förtäring mm Uppvaktning, minnesgåvor, julgåva. Region Gotland uppvaktar medarbetare på 50-årsdag, när medarbetare varit anställd 25 år, vid pensionsavgång eller när medarbetare som varit varaktigt anställd slutar sin anställning. Julgåva kan förekomma och beslutas då inom respektive förvaltning. Övrig uppvaktning av medarbetare med gåva eller blommor är att betrakta som lön, vilket innebär medarbetaren ska förmånsbeskattas och att moms inte får lyftas. From gäller nya regler för uppvaktning och minnesgåva. Läs mer på personalsidan på intranätet Guldklocka, Minnesgåva 25-års anställning enl. reglerna ovan Konstverk, Minnesgåva 25-års anställning Övrig uppvaktning vid 50-årsdag, pensionsavgång eller julgåva Interna informations- och arbetsmöten, arbetsplatsträffar (APT); När den egna personalen bjuds på kaffe mm. Planeringsdagar, interna utbildningar etc. som pågår mer än 6 timmar betraktas inte som representation. Dessa konteras på konto 7651 och all moms får lyftas Nämndsammanträden, lunch eller middag är inte avdragsgillt, dvs. hela kostnaden ska konteras på konto 7114 inkl. momsen. Endast lättare förtäring är tillåten att lyfta moms på. Högst 36 kronors momsavdrag per person om drycken är alkoholfri. Begränsningar i momsavlyft Lunch, middag, supé 300 kr + moms = 336 kr/person. Moms får dras med högst 36 kr/person. Resten av momsen blir verksamhetens kostnad och konteras på samma kostnadskonto som de övriga kostnaderna. Samma momsavlyft medges även för frukost och andra måltidsutgifter än punkt ovan. Moms får dras med högst 36 kr/person. Resten av momsen blir verksamhetens kostnad och konteras som de övriga kostnaderna.

10 Serviceförvaltningen Ekonomi och upphandling 4 (5) Kringkostnader som exempelvis lokalhyra, utgifter för musikunderhållning eller uppträdande mm, 180 kr + moms = 225 kr/person. Moms får lyftas med 45 kr/person. Resten av momsen blir verksamhetens kostnad och konteras på samma kostnadskonto som de övriga kostnaderna. Om notan blir dyrare per person - momsen får endast lyftas av enligt beloppen ovan. För att få hjälp med att ändra momsbeloppet i IoF ska ni vända er till supporten för ekonomisystemet, tel. 9999, val 2. Exempel 1 - intern representation: En avdelning med 35 medarbetare har haft personalfest. Konteras på konto Kostnaden per kuvert är 100 kr + moms 12 kr = 112 kr/person. För avd. blir det totalt 3500 kr + moms 420 kr = 3920 kr. Dessutom tillkommer lokalhyra på 2800 kr + moms 700 kr = 3500 kr. Bruttobeloppet på fakturan är 7420 kr varav moms 1120 kr. För maten får moms lyftas med 36 kr/person; 36*35 = 1260 kr. Beloppet är högre än fakturans moms så all moms på fakturan får lyftas, dvs. 420 kr. För hyra av lokal får moms lyftas med 45 kr/person; 45*35 = 1575 kr. Det innebär att all moms på lokalen får lyftas. Den totala kostnaden på konto 7111 blir därmed = 6300 kr. Momsbeloppet, som får lyftas, blir = 1120 kr. Exempel 2 - intern representation: En avdelning med 35 medarbetare har haft personalfest. Konteras på konto Kostnaden per kuvert är 350 kr + moms 42 kr = 392 kr/person. För avd. blir det kr + moms 1470 kr = kr. Dessutom tillkommer lokalhyra på 2800 kr + moms 700 kr = kr. Bruttobeloppet på fakturan är kr varav moms 2170 kr. För maten får moms lyftas med 36 kr/person; 36*35 = 1260 kr. Mellanskillnaden 1470 kr 1260 kr = 210 kr ska konteras som en kostnad på konto För hyra av lokal får moms dras med 45 kr/person; 45*35 = 1575 kr. Det innebär att all moms på lokalen får lyftas. Den totala kostnaden på konto 7111 blir alltså = kr. Momsbeloppet blir = 1960 kr. Observera att utfärdaren/leverantören av fakturan alltid ska redovisa hela momsen, avdragsreglerna gäller endast den som betalar fakturan.

11 Serviceförvaltningen Ekonomi och upphandling 5 (5) Ovanstående exempel avser representation där fakturan endast innehåller mat och dryck utan alkohol. Om fakturan innehåller starköl eller vin/sprit kan momsavdragen beräknas med hjälp av schablon eller proportionering. Mer information om belopp och hur beräkning sker med schablon eller proportionering återfinns på Skatteverkets hemsida om mervärdesskatt för företag: Blommor till en anställds begravning anses inte vara en kostnad i verksamheten, därför har man inte avdragsrätt för den ingående momsen på denna kostnad. Det innebär att momsbeloppet i sin helhet ska redovisas på verksamheten som en kostnad på konto Uppgifter, som ska vara nedtecknade på restaurangnotan eller annat verifikat gäller både intern och extern representation. Namnteckning på restaurangnotan av den budgetansvariga som står för bjudningen. Från verifikatet, som gäller för bjudningen, skall framgå: Uppgift om datum för representationen, namn och funktion i företaget (gäller extern representation) för alla närvarande samt syftet med representationen. Även vid intern representation ska namn på alla närvarande framgå. Undantag kan göras t.ex. om det avser en hel avdelning, verksamhet etc. där det går att få fram deltagarna på annat sätt, t ex via lönesystemet. Då måste det dock framgå tydligt vilken verksamhet det är och hur många av medarbetarna som har deltagit. Om den budgetansvarige själv har deltagit i evenemanget ska fakturan, i enlighet med regionens attestreglemente, attesteras av närmast överordnad. Vad kan ett verifikat vara i sammanhanget? Verifikatet kan till exempel vara: en skriftlig beställning eller en permanent anteckning i e-faktura eller lägger du ut pengar själv, en beskrivning på utbetalningsblanketten. Alla IoF-fakturor som avser ovan nämnda kostnader skall kompletteras med en permanent anteckning. Det är alltid bättre att skriva för mycket än för lite!

12 Bilaga till "Riktlinjer för representation samt uppvaktning och utdelning av minnesgåvor" Uppdaterad Antagna av kommunfullmäktige , 151 REPRESENTATION - kontoförteckning Konto EXTERN REPRESENTATION - riktas mot utomstående Extern representation - frukost, lunch, middag, avslutning, uppvaktning, entréavgift i huvudsak till externa deltagare (ej regionanställda) Mat med vin och spritdryck (ej lättöl, alkoholfritt vin eller motsvarande) Jubileum och invigningar Värdskap där syftet är att representera och/eller att presentera regionen för extern part Kringkostnader, t ex underhållning, kulturevenemang, studiebesök, resa, lokalkostnad (till ovan) Representationsgåvor Uppvaktningar riktad till person; blommor, mindre presenter är ej avdragsgilla gåvor och utgifter Avdragsgillt underlag Ej avdragsgillt underlag Informationskrav på exklusive moms exklusive moms faktura/verifikat per person per person Syfte, deltagare, datum skall vara ifyllt " Upp till 180 kr Över 180 kr " " " Upp till 180 kr Över 180 kr " Syfte, namn på person Upp till 180 kr Över 180 kr och datum 0 kr 0 kr INTERN REPRESENTATION/TRIVSELÅTGÄRDER - riktas mot anställda och förtroendevalda inom Region Gotland Personalfest, kick-off eller avslut, julmåltid (max 2ggr/år och person) Middag med karaktär av personalfest (max 2ggr/år och person inkl ovan) Intern/extern kurs med karaktär av personalfest (max 2 ggr/år och person inkl ovan) Kringkostnader vid personalfest, t ex underhållning, resa, lokalkostnad Kaffe, te, bulle, kaka, smörgås och förfriskningar. Trivselåtgärder av mindre värde Interna informations- och arbetsmöten, arbetsplatsträffar (APT), konferensdagar mindre än 6 tim Enklare förtäring i samband med intern kurs, som ej har karaktär av personalfest Övriga trivselåtgärder - kulturevenemang eller studiebesök, personalutflykt osv Syfte, deltagare, datum skall vara ifyllt " " " Syfte och datum skall var ifyllt Syfte, deltagare och datum skall var ifyllt Syfte och datum skall var ifyllt Syfte, deltagare och datum skall var ifyllt Upp till 180 kr Upp till 180 kr Över 180 kr Över 180 kr Styrelse-, nämnds- och fullmäktigesammanträde, bolagsstämma, revision, förtroendevalda. OBS: Endast enklare förtäring är avdragsgill. För lunch och middag får ingen moms lyftas Julgåva Uppvaktning av medarbetare vid 50-årsdag, pension eller anställnings avslut Syfte och datum skall var ifyllt Syfte, namn på medarbetare och datum Upp till 180 kr " Upp till 400 kr Över 180 kr Över 400 kr Blombukett eller inbetalning till fond vid medarbetares dödsfall och begravning " 0 kr 0 kr Minnesgåva till anställda efter 25 års anställning el. Enligt regionens regler se intranätet * med avdragsgillt underlag menas högsta momsgrundande belopp som momsen får lyftas av på. Moms på överstigande momsgrundande belopp för ej lyftas av utan ska redovisas som kostnad.