Organisatorisk och social arbetsmiljö. Pia Skog Ida Angelholm Bankel Susanne Kronfeldt

Transkript

1 Organisatorisk och social arbetsmiljö Pia Skog Ida Angelholm Bankel Susanne Kronfeldt

2 Grundutbildning hälsa och arbetsmiljö Lag och avtal Samverkan och SHAM i praktiken Organisatorisk och social arbetsmiljö Hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande hälsoarbete HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 2

3 Syfte Kunskap om föreskriften, Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS: 2014:4) Uppfylla de kunskapskrav som står i föreskriften HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 3

4 Innehåll Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:04) Arbetsbelastning Stress och återhämtning Konflikter Arbetstider Kränkande särbehandling Sammanfattning Fika ca HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 4

5 Varför en ny AFS Psykiska ohälsan ökar Sex av tio arbetsplatser arbetar inte systematiskt med att förebygga stress HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN Skagert

6 Stress och möjlighet till återhämtning HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 6

7 Upplevda brister i psykosocial arbetsmiljö 2011 och risken att påbörja sjukfall i samtliga diagnoser 2012 HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN Ref: Försäkringskassan

8 Risken att påbörja sjukfall med psykisk diagnos är avsevärt högre för kvinnor än för män. är högst i åldern år för både kvinnor och män är något förhöjd för de med barn i åldern 3 12 år i familjen. är högre för bosatta i ett tätbefolkat storstadsområde såsom Stockholm, Göteborg och Malmö med omnejder. är högre inom yrken med nära kontakt med brukare (olika typer av välfärdstjänster) eller andra personliga tjänster (kontaktyrken). Ref: Socialförsäkringsrapport 2014:4

9 Föreskriften Ersätter Psykiska och sociala aspekter på arbetsmiljön (AFS 1980:14) Föreskrifter om kränkande särbehandling (AFS 1993:17) Föreskrifter om omvårdnadsarbete i enskilt hem (AFS 1990:18) Preciserar Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 10

10 Organisatorisk och social arbetsmiljö Organisatorisk arbetsmiljö villkor och förutsättningar för arbetet : 1. ledning och styrning, 2. kommunikation, 3. delaktighet, handlingsutrymme, 4. fördelning av arbetsuppgifter och 5. krav, resurser och ansvar. Social arbetsmiljö hur vi påverkas av de personer som finns runt omkring oss, socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 11

11 Brister i organisatorisk och social arbetsmiljö Ökar risken för ohälsa (sömnstörningar, hjärt- och kärlsjukdom, ryggproblem, depression) och är kostsamt för individ, arbetsgivare och samhälle Kan bidra till att arbetstagare tar risker som leder till olyckor Ökar risken för stressreaktioner vilket påverkar koncentration, minne, problemlösning, beslutsfattande och bidrar negativt till verksamhetens kvalitet HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 12

12 Det är lite nytt! Syftet med föreskrifterna är att främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden arbetsmiljön. Jämför med Arbetsmiljölagen: Lagens ändamål är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 13

13 Vad innehåller föreskriften? Tydliga krav på vad arbetsgivaren skall ta i beaktande när arbetet organiseras: Arbetsbelastning Arbetstid Kränkande särbehandling I föreskriften ställs krav på chefen/arbetsledarens kunskaper att kunna förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling Arbetsgivaren skall ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön

14 Definitioner i AFS:en ( 4) Ohälsosam arbetsbelastning Krav i arbetet Resurser för arbetet Kränkande särbehandling 15 HÅLLB AR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLD

15 5 Systematiskt arbetsmiljöarbete I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete finns det regler om arbetsmiljöpolicy, kunskaper och hur arbetsgivaren regelbundet ska undersöka och bedöma vilka risker som kan förekomma i verksamheten. Där finns det också regler om att arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att komma till rätta med riskerna.

16 Preciserar SHAM Särskilda krav på kunskaper Särskilda krav på mål Särskilda faktorer som omfattas: Identifiera riskfaktorer beträffande arbetsbelastning och åtgärda dem. Identifiera psykisk påfrestning Bedöma risker kopplade till arbetstid HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 17

17 HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 18

18 6 Kunskaper Arbetsgivaren ska se till att chefer och arbetsledare har nedanstående kunskaper: 1. Hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning. 2. Hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling. Arbetsgivaren ska se till att det finns förutsättningar att omsätta dessa kunskaper i praktiken.

19 7 Mål Arbetsgivaren ska ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem.

20 Arbetsbelastning

21 9 Arbetsbelastning Resurserna skall anpassas till kraven i arbetet Arbetsgivaren skall vara uppmärksam på signaler på ohälsosam arbetsbelastning och skall vidta åtgärder om så behövs. Ledarskap genom regelbunden dialog med arbetstagarna Identifiera riskfaktorer beträffande arbetsbelastning och åtgärda dem.

22 Förebygg ohälsosam arbetsbelastning HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 23

23 10 Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna känner till 1. vilka arbetsuppgifter de ska utföra, 2. vilket resultat som ska uppnås med arbetet, 3. om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur, 4. vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, och NÄR?HUR? Fundera själv Prata med grannen Delge oss övriga 5. vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet. Arbetsgivaren ska därutöver säkerställa att arbetstagarna känner till vilka befogenheter de har enligt punkterna 1 5. HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 24

24 11 Krav i arbetet som är starkt psykiskt påfrestande Att möta människor i svåra situationer Att fatta svåra beslut där etiska dilemman ingår Exempel på åtgärder: Handledning Information och utbildning Hjälp och stöd från chefer och kollegor Rutiner för att hantera krävande situationer

25 Start - Arbetsmiljöverket Se filmen HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 27

26 Stress är naturligt Normal och i grunden livsnödvändig överlevnadsreaktion vid hot och utmaning Kortvarig och funktionell stress skall skiljas från långvarig och dysfunktionell Långvarig stress utan adekvat återhämtning kan leda till utmattning, depression, ångest och kroppsliga besvär

27 Orsaker återfinns i Privatlivsrelaterade faktorer Relationskonflikter, ansvar för vård av anhörig, ekonomiska bekymmer Arbetsrelaterade faktorer Kvantitativa och känslomässiga krav, bristande ledarskap, omorganisationer och konflikter Individuella interna faktorer Genetik, tidigare erfarenheter, levnadsvanor

28 Fler faktorer som kan leda till stress i arbetet? Otydlighet avseende mål, uppgifter, förväntningar Bristande ledarskap Ständiga förändringar/omorganisationer/nya arbetsuppgifter Brist på bekräftelse/stöd/feedback Bristande arbetsgemenskap / konflikter Monotona arbeten Ensamarbete Orättvisor

29 Fysiologiska signaler på stress Signaler: Huvudvärk Torr i munnen Magbesvär Yrsel Sömnstörningar Kan på sikt leda till: Allergier och överkänslighet Led- och muskelbesvär Magkatarr Infektionskänslig Diabetes Hjärtklappning Värk i nacke, skuldror och käke

30 Psykologiska signaler på stress Signaler: Glädjelöshet Irritation Oro, rastlöshet Känsla av trötthet Nedstämdhet Aggressivitet Apati Kan på sikt leda till: Koncentrationssvårigheter Minnesstörningar Nedsatt förmåga att hantera krav/göra saker under tidspress Kronisk trötthet Utmattningssyndrom Depression HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 32

31 Konsekvenser för verksamheten För organisationen: Försämrad kreativitet, kvalitet, effektivitet, bristfälliga beslutsunderlag, ökad övertid, sjukfrånvaro och personalomsättning För arbetsgruppen: Låsta eller upplösta regler, skitsnack misstänksamhet, missnöje, sopar problem under mattan, samarbetssvårigheter, konflikter, mobbning, minskad arbetsglädje och negativ inställning till arbetsgivare och förvaltning HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 33

32 Arbetsmaterial Hög arbetsbelastning och stress Chefen förberedelse Ta fram åtgärder till handlingsplan Vad stressar mig på jobbet? Prioritering av faktorer Vad kan vi påverka? Jag själv Vi som arbetsgrupp Måste föras vidare Kan ej påverka HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 35

33 Vad är återhämtning för oss på vår arbetsplats? Hur kan vi främja och möjliggöra för återhämtning? Fundera själv Prata med grannen Delge oss övriga HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 36

34 Om det botar/lindrar stressrelaterade sjukdomar så. Fysisk träning Hjärngympa Samtalsbehandling/stöd Avspänningsträning (Rolf Ekman, professor i neurokemi, GU, 2007) HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 37

35 Faktorer på arbetsplatsen som kan motverka stress Bekräftelse/stöd/feedback Tydlighet avseende uppgifter, förväntningar, prioriteringar, mål Känsla av trygghet Känsla av kontroll över det egna arbetet Möjlighet att påverka den egna arbetssituationen, stöd i prioritering God arbetsgemenskap Gott ledarskap Bra introduktion

36 Chefers ansvar är att: uppmuntra till delaktighet ge feedback och uppmuntran delegera på ett tydligt sätt främja jämn fördelning av arbetsuppgifter organisera arbetet så att medarbetarna kan ta paus och rast bevaka övertidsuttag bidra till en balans mellan arbete och fritid främja öppen kommunikation, det måste vara tillåtet att få uttrycka sin stressupplevelse utan rädsla uppmuntra till friskvård

37 Individens ansvar är att: ta eget ansvar för pauser och luncher hjälpas åt på arbetsplatsen när arbetsbelastningen är stor ställa rimliga krav på sig själv och på andra informera chef om påfrestningarna upplevs för stora distansera sig från arbetet, inte ta arbetet med sig hem göra saker på fritiden, som helt skiljer sig från arbetet odla positiva relationer tillägna sig en bra levnandsvanor med avspänning och fysisk aktivitet HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 40

38 Konflikter Ida Angelholm Bankel HR-avdelningen

39 Vad är en konflikt? En konflikt är en interaktion mellan minst två parter där minst en part - har önskemål som känns för betydelsefulla att släppas, och - upplever möjligheterna att få sina önskemål tillgodosedda blockerade av motparten. Thomas Jordan (2006) HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 42

40 Önskemål (uttalade/outtalade) Jag vill någonting. Ju viktigare behov som ingår desto viktigare önskemål. Person som upplevs hindra mina önskemål Jag identifierar någon som förhindrar min önskan från att uppfyllas. Frustration Handling Det gör mig frustrerad/arg/ledsen eller på något annat sätt känslomässigt engagerad. Utifrån min känsla agerar jag på olika sätt, antingen för att 1) nå mina mål, 2) undanröja hinder, eller 3) lufta min frustration. KONFLIKT HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 43

41 Konflikten på tre nivåer Individnivå Individens egenskaper Relationsnivå Relationens egenskaper Systemnivå Systemets egenskaper HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 44

42 liten omsorg om egna intressen stor Konfliktstilar Kämpande Samarbetande Kompromissande Undvikande Anpassande liten omsorg om andras intressen stor HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 48

43 Konfliktstilar Kämpande Kompromissande Samarbetande Undvikande Anpassande Gör som jag säger Fullföljer egna mål på den andres bekostnad. Vinna förlora Vi går halva vägen var Hittar lösning som delvis tillfredsställer båda. Vi pratar om våra intressen Identifierar underliggande behov för båda parter och finner alternativ som tillfredsställer dessa. Vinna vinna Vi har väl inga problem Ignorerar eller undertrycker konflikten. Vi gör som du säger Negligerar egna intressen för att tillfredsställa den andres behov. HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 49

44 Konfliktens ABC A = Attityd och Antagande B = Beteende C= Innehåll och Motsättning Direkt kommunikation, handling och fysiskt våld B Tankar, känslor, vilja A C Konfliktens sakfrågor: fördelning, ordning eller position Johan Galtung (2004) HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 50

45 Konfliktanalys med hjälp av ABC A-hörnets frågor B-hörnets frågor C-hörnets frågor Attityderna vad tycker parterna om varandra? Vilka känslor spelar en framträdande roll? Vad är det de olika parterna mer precist känner, tycker, tror och vill? Hur hanterar parterna sina egna känslor, tyckanden, förmodanden och önskningar? Beteenden hur agerar parterna? Med vilka medel driver parterna konflikten? Är vissa typer av beteenden orsaker till att konflikten uppkommit? Vilka sätt att agera betraktas som normala och acceptabla av parterna? Sakfrågorna vad bråkar parterna om? Hur stora är skillnaderna i parternas uppfattningar om vad konflikten handlar om? Finns det möjliga blockerade behov hos parterna? Finns det brister i organisation, ansvarsfördelning eller rutiner som har medverkat till de uppkomna problemen? HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 51

46 Tips för konstruktiv konflikthantering Skapa tydlig samtalsstruktur Tidsram för samtalet Gemensamt mål och syfte Samtalsregler Vad handlar konflikten om? Varför är parterna oense? Vilka är involverade? Lösningsfokuserat förhållningssätt Avsluta konflikten HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 52

47 Samtalsteknik Använd jag-budskap; vad jag ser vad jag känner vad jag önskar istället Lyssna aktivt; inte bara till det som sägs Ställ öppna frågor och sammanfatta Fokusera på saken och inte på den andres person Identifiera sakfrågor och lös dem Sök efter behov och intressen som ligger bakom konkreta ståndpunkter HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 53

48 Vanliga utvecklingsområden (Jacobsson, C.) Klargöra gruppens gemensamma mål Skapa en funktionell struktur; fördela uppgifter, skapa subgrupper Klargöra och utveckla rollerna i gruppen, ledarskap medlemskap mm. Skapa och upprätthålla normer som stödjer gruppens arbete, komma i tid, prata i tur och ordning etc. Mötesteknik; vilka frågor tas när och var, hur fördelas ordet, att vårda tiden, respektfullt bemötande Beslutsfattande och problemlösning, skapa klarhet, delaktighet och förankring, använda rätt beslutsmetod, utnyttja individers kapacitet Kommunikation; att uttrycka sig effektivt, kunna stå på sig och kunna lyssna och att ge varandra Feedback kopplat till kvalitet och produktivitet i arbetet

49 Att förebygga konflikter Organisationskultur med öppet klimat Tydlighet kring roller och gemensamma mål Samtal kring förhållningssätt Konstruktiv feedback Arbetsplatsens konfliktpotential ( ( Var vänder man sig vid svårlösta konflikter? HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 55

50 Arbetstid

51 Innebär arbetstiderna hälsorisker? Arbetsgivaren ska se till att arbetstidens förläggning inte leder till ohälsa Återhämtning och sömn påverkas av hur länge man arbetar vilken tid på dygnet ledighet mellan arbetspassen Brister i återhämning och sömn påverkar koncentration, omdöme och innebär risker för felhandlingar och olyckor HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 57

52 12 Arbetstid Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna HÅLLB AR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLD

53 Kränkande särbehandling Pia Skog HR-avdelningen HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 59

54 Kränkande särbehandling Definition Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. 60 HÅLLB AR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLD

55 Vad kännetecknar kränkande särbehandling I ord eller handling förnedras, behandlas annorlunda HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 61

56 Obehagligt Olustigt Obegripligt Orättvist HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 62

57 Exempel kränkande särbehandling Förtal Undanhållande av information Förolämpningar eller negativt bemötande Omotiverat fråntagande av arbetsuppgifter Saboterande av arbetets utförande Utfrysning

58 Konsekvenser för den enskilde arbetstagaren fysisk och psykisk ohälsa minskad självkänsla social isolering lägre prestation depression och självmordstankar

59 Konsekvenser för gruppen minskad effektivitet låg tolerans mot påfrestningar personalomsättning sjukfrånvaro sökande efter nya syndabockar

60 Riskbedömning Vilka allmänna risker finns för kränkande särbehandling i verksamheten? Finns det några grupper där risken är större för att det ska inträffa kränkande särbehandling? Finns det några särskilda situationer där kränkande särbehandling kan bli aktuell? Finns det arbetsuppgifter som särskilt bör beaktas ur ett riskperspektiv? Finns det risk för kränkande särbehandling med hjälp av IT? Diskutera!

61 13 Kränkande särbehandling Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling. 67

62 14 Kränkande särbehandling Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska det framgå 1. vem som tar emot information om att kränkande särbehandling förekommer, 2. vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra, och 3. hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp. Arbetsgivaren ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare. 68

63 Arbetsgivarens ansvar På arbetsplatsen ska det finnas rutiner som på ett tidigt stadium fångar upp signaler, som i sin tur leder till åtgärder vid konstaterade brister i arbetsmiljön. Detta innebär bl.a. att: samtliga på arbetsplatsen ska känna till vad kränkande särbehandling innebär, och att detta beteende inte accepteras samtliga ska medverka till att det på arbetsplatsen skapas ett klimat som präglas av ärlighet, öppenhet samt respekt för andra på arbetsplatsen ska samarbetsnormer konkretiseras och kontinuerligt följas upp

64 Arbetsgivarens ansvar närmaste chef ska se till att varje medarbetare har god kännedom om verksamheten och dess mål. Regelbundna informationstillfällen och arbetsplatsträffar bidrar till detta närmaste chef ska ha god kännedom om den psykosociala arbetsmiljön via bl.a. enkäter, skyddsronder och medarbetarsamtal vid kritik mot en person ska denne få del av kritiken och ges möjlighet att bemöta den vid behov ska Företagshälsovården anlitas

65 En enda person kan inte skapa samarbetssvårigheter

66 Sammanfattning

67 Vem gör vad i arbetet med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön? Ledningen Chefer Medarbetare HR AG/ATO - Styr och följer (upp) Klargör acceptansen Skapar förutsättningar för cheferna Följer upp sin verksamhet lever och leder Följer givna anvisningar och rutiner Observanta på signaler Vågar fråga Utreder - medverkar Delansvar för att skapa en god arbetsmiljö Agerar om man ser eller hör - Ger råd - Stödjer - Utreder - Samverkar - Övervakar - Dialog PRESENTATI ONENS NAM N

68 På arbetsplatsen ska man Anpassa resurserna till kraven i arbetet (eller vice versa) Klargöra arbetets innehåll: Vad som görs, vad som ska göras och vem som ska göra vad Kvantitet (hur mycket) och kvalitet (tillräckligt bra) Arbetsgång/metod Prioriterings principer Identifiera psykisk påfrestning Förebygg kränkande särbehandling Ha rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras: Vem tar emot information Vad mottagaren ska göra Hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp Se till att chefer har kunskaper Sätta mål kopplade till organisatorisk och social arbetsmiljö Bedöma risker kopplade till arbetstid

69 Vad gör ni/vi redan idag? Främjande Förebyggande Rehab, Individ Introduktion Utvecklingssamtal Friskvård/cykelförmån SOS Reflex ÄO Uppdragsdialog - skolan Medicinska kontroller - natt Grupp SHAM Grupputveckling Handledning APT Värdegrundsarbete Medarbetarenkäten SHAM Uppdragsdialog - fsk Konfliktlösning Förvaltning Medarbetar- och arbetsmiljöpolicy Rutin Hot och våld Rutin kränkande särbehandling Flexavtal Rutin bisyssla Den visa organisationen (delaktighetskonceptet) Grundutbildning hälsa och a-ö Måltidshälsosatsning Främjande hälsoarbete Hälsoinspiratörer Rutiner SHAM Mål för SHAM Företagshälsovård Do something - Do more - Do better! -Sir Michael Marmot

70 Bra information Metodicum (KEDS)