Mötesformalia. Informationsärenden. Kl. 10:00-17:30. Plats: Konstnärligt campus, Sliperiet. Närvaro: Bilaga 0:1. Planering: Bilaga 0:2.

Transkript

1 Protokoll Samma nträdesdatu m Sid 1 (6) Kl. 10:00-17:30 Plats: Närvaro: Planering: Konstnärligt campus, Sliperiet Bilaga 0:1 Bilaga 0:2 Mötesformalia Information 76 Information 77 Information 78 Information 79 Information Fastställande av föredragningslistan Utseende av justeringsperson Remisser Föregående sammanträdesprotokoll Inkomna skrivelser Informationsärenden Umeå universitet med omvärld Ladok 3 - Lägesrapport Dnr: FS / åtgärd beslutar fastställa det utsända förslaget till föredragningslista. Lars Nyberg utses att jämte ordförande och rektor justera sammanträdesprotokollet. beslutar att i lägga remisserna till handlingarna. Behandlade remisser. Bilaga p 75. Ordförande Lennart Evrell föredrar beslutar godkänna protokollet som läggs till handlingarna. Protokoll från styrelsesammanträdet Bilaga p 76. Universitetsdirektör Caroline Sjöberg föredrar Inga skrivelser finns att rapportera. / åtgärd Rektor Hans Adolfsson informerar styrelsen om ett urval av aktuella händelser, aktiviteter och diskussioner från universitets- och högskolesektorn, bland annat huvuddragen i forsknings- och innovationspropositionen (prop. 2016/17:50), erhållna externa bidrag samt U niversitetskanslersämbetets kvalitetsutvärderingar noterar informationen. Umeå universitet med omvärld. Bilaga p 78. Konsortiechef Mauritz Danielsson informerar om Ladokkonsortiets organisation och projektet Ladok 3 som innebär en utveckling av nästa generation av

2 Protokoll Sammanträdesdatum 2 / åtgärd studieadministrativt systemstöd för landets lärosäten och som ska ersätta nuvarande system som bygger på en åldrande teknisk plattform. tackar för presentationen och uppdrar till universitetsdirektören att i samråd med ledamot Lars Stenlund formulera ett förslag på universitetets ståndpunkt vad gäller Ladok 3:s framtida styrning och förvaltning. Förslaget ska fastställas vid sammanträdet den 20 februari särenden / åtgärd Intern styrning och kontroll So 81 Intern styrning och kontroll - systembeskrivning Dnr: FS Internrevisionens riskanalys och internrevisionsplan år 2017 Dnr: FS i Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar beslutar att fastställa dokumentet Systembeskrivning - Intern styrning och kontroll år sförslag. Bilaga p 80 A. Systembeskrivning - Intern styrning och kontroll år Bilaga p 80 B. Internrevisionschef Niklas Grönlund och internrevisor Susanne Hellqvist föredrar beslutar att fastställa internrevisionens revisionsplan för år 2017 i enlighet med bilagd föredragningspromemoria. Revisionsplanen omfattar följande granskningsprojekt och rådgivningsuppdrag: 1. Beredning av underlag inför styrelsens beslut om riskanalys och kontrollplan samt inför styrelsens intygande om intern styrning och kontroll i årsredovisningen. 2. Hantering och lagring av forskningsdata 3. Hantering av personuppgifter 4. Universitetets krisberedskapsorganisation 5. Avtalsförvaltning för ramavtal 6. Externfinansierad forskningsverksamhet Rådgivningsu ppdrag: 7. Återkoppling på universitetsledningens riskanalys inför år Ospecificerade aktiviteter Internrevisionens internrevisionsplan år Bilaga p 81.

3 Protokoll Sammanträdesdatum 3 / åtgärd Information 86 Internrevisionens granskningar Granskningsuppdrag: 4. Processen för intern styrning och kontroll Dnr: FS i Kommentarer och åtgärder med anledning av internrevisionens granskningsuppdrag: 4. Processen för intern styrning och kontroll Dnr: FS i Verksamhets beslut Revidering av antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå Dnr: FS u Informationsärenden Visning av Designhögskolan vid Umeå universitet (UID) särenden Analys samt åtgärdsförslag med anledning av minskat antal antagna doktorander Dnr: FS i Internrevisionschef Niklas Grönlund föredrar noterar sammanfattningen ur internrevisionens rapport och lägger den till handlingarna. Rapport - Granskningsuppdrag: 4. Processen för intern styrning och kontroll. Bilaga p 82. Universitetsdirektör Caroline Sjöberg föredrar beslutar att fastställa rapporten och uppdrar till rektor att fortsätta det interna arbetet med att utveckla den interna styrningen och kontrollen i enligt med gällande regelverk och med fokus på ett effektivt nyttjade av universitetets resurser. sförslag. Bilaga p 83. Enhetschef Peder Tjäderborn föredrar beslutar att fastställa bilaga Antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid Umeå universitet att gälla från för utbildningar som startar läsåret 2017/2018. sförslag. Bilaga p 84 A. Antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Bilaga p 84 B. / åtgärd Rektor UID Johan Redström och vicerektor UID Maria Göransdotter informerar om och visar exempel på Designhögskolan vid Umeå universitets verksamhet. noterar informationen. / åtgärd Vicerektor Dieter Miiller och planeringssamordnare Lena Holm föredrar U niversitetsstyrelsen beslutar att fastställa

4 Protokoll Sammanträdesdatum 4 / åtgärd Permutation av Stiftelsen Åke Wiltons fond för C-vitaminforskning Dnr: FS Satsningar från styrelsen strategiska resurs Kemiskt Biologiskt Centrum (KBC) Dnr: FS i Umeå Plant Science Center (UPSC) - Centrum för skogsbioteknik Dnr: FS i Studentkårsskrivelse 2016 inklusive prioriterade åtgärder Dnr: FS i rapporten och uppdrar till rektor att fortsätta analysen avseende dimensioneringen av utbildningen på forskarnivå. En återrapportering i ärendet ska ske vid styrelsens sammanträde den 14 december sunderlag. Bilaga p 86. Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar beslutar att ansöka till Kammarkollegiet om permutation av Stiftelsen Åke Wiltons fond för C-vitaminforskning (organisationsnummer ). sförslag. Bilaga p 87. Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar beslutar att ur styrelsens strategiska resurs avsätta 3 ooo tkr per år under perioden till Kemiskt Biologiskt Centrum. Finansieringen beviljas under förutsättning att de berörda fakulteterna och de i KBC ingående institutionerna medfinansierar med minst tkr per år för samma period. sförslag. Bilaga 88. Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar beslutar att ur styrelsens strategiska resurs avsätta tkr per år under perioden till UPSC Centrum för skogs bioteknik. sförslag. Bilaga 89. Vicerektor Anders Fällström och utredare Ester Ro os-engstrand föredrar U niversitetsstyrelsen beslutar att fastställa universitetsövergripande prioriterade åtgärdsområden avseende Studentkårsskrivelsen 2016 för perioden , att uppdra till rektor att årligen följa upp arbetet med universitetsövergripande prioriterade områden samt de av fakulteterna och Lärarhögskolan prioriterade områden.

5 Protokoll Sammanträdesdatum 5 / åtgärd sförslag. Bilaga p 90 A. Studentkårsskrivelse Bilaga p 90 B Diskussion 94 Diskussion Uppföljning av beslut och verkställighet Uppföljning/utvärdering av satsningar från styrelsens strategiska resurs, disposition samt övriga satsningar - Karriärbidrag 2 ( ) Dnr: UmU Redovisning av Uminova Holding AB:s verksamhet Dnr: FS i Diskussionsärenden Inför budget 2018 Dnr FS i U niversitetsstyrelsens arbete Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson och utredare Kristoffer Lindell föredrar beslutar att fastställa Uppföljning av karriärbidrag omgång 2 ( ). sförslag. Bilaga 91. Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar beslutar att notera informationen avseende Uminova Holding AB år PM. Bilaga p 92. / åtgärd Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson inleder. diskuterar ärendet och uppdrar till rektor att återkomma till sammanträdet den 15juni 2017 med förslag på eventuella omfördelningar avseende universitetsgemensamma funktioner i samband med fastställande av budget PM. Bilaga p 93. Ordförande Lennart Evrell inleder och rekapitulerar resultatet från genomförd styrelseenkät och de grupparbeten som genomfördes vid styrelsens sammanträde i den 1 juni Utifrån detta enas styrelsen om en rad åtgärder för att utveckla och förbättra styrelsearbetet. En styrelseintroduktion ska genomföras vid sammanträdet den 14 juni 2017, tid ska avsättas för strategiska diskussioner vid sammanträdena, en komprimering av styrelseunderlaget ska ske samt frågan om antalet mötesdeltagare i sammanträdesrummet ska diskuteras vidare. U niversitetsstyrelsens arbetsordning. Bilaga p 94.

6 Universitetsstyrelse n Protokoll Sa mmant räd esdatum / åtgärd 95 Diskussion 96 Arbetet med värdegrund och regelefterlevnad särenden Nytt datum för sammanträdet i juni 2017 Dnr: FS i Rektor Hans Adolfsson inleder och redogör för den gemensamma värdegrunden för statsanställda med syfte att utveckla en god förvaltningskultur, hur universitetet arbetar idag med regelefterlevnad och värdegrund samt centrala begrepp i sammanhanget så som öppenhet och transparens samt vikten av arbete långsiktigt med dessa frågor. Under 2017 har rektor för avsikt att återkomma till universitetsstyrelsen med fördjupad information kring arbetet med värdegrund och regelefterlevnad i enlighet med bilaga. noterar informationen. PM. Bilaga p 95. / åtgärd Akademisekreterare föredrar beslutar att förlägga sammanträdet i juni 2017 till onsdag 14 juni - torsdag 15 juni (kl. 10:00 dag ett- ca 12:00 dag två). sförslag. Bilaga p 96. Akademisekreterare Lars Nyberg Professor '... / -. /) ;C- '---~,Jlans Adolfsson Rektor

7 NÄRVAROLISTA Bilaga 0:1 Sammanträdesdatum Sid 1 (2) Närvarolista Ledamöter av regeringen utsedda företrädare för näringsliv och samhälle Lennart Evrell ordförande, vd Peter Kopelman direktör Barbara Cannon professor Eva Nygren direktör Lars Rask professor p Olle Stendahl professor Lars Stenlund filosofie doktor, vd Sara Öhrvall konsult rektor Hans Adolfsson professor, rektor företrädare för lärarna Kristin Palmqvist Lars Nyberg Christer Nordlund professor professor professor företrädare för studenterna Johannes Henriksson Anton Persson Sandra Reinklou student student student Företrädare för de anställda (närvaro- och yttranderätt) Barbro Biström Maria Persson Siv Sjödin universitetsadjunkt, SACO examenshandläggare, OFR serviceassistent, SEKO Övriga närvarande Mauritz Danielsson konsortiechef p 79 Ester Roos-Engstrand utredare p 90 Anders Fällström docent, vicerektor Niklas Grönlund internrevisionschef Maria Göransdotter vicerektor Designhögskolan vid Umeå p 85 universitet Susanne Hellqvist internrevisor p Lena Holm planeringssamordnare p 86 Umeå universitet Umeå. Telefon: E-post: daniel.andersson@adm.umu.se

8 NÄRVAROLISTA Sammanträdesdatum Sid 2 (2) Kristoffer Lindell utredare p 91 Dieter Müller Per Ragnarsson vicerektor bitr. universitetsdirektör Johan Redström rektor Designhögskolan vid Umeå universitet p 85 Peder Tjäderborn enhetschef p 84 Marie Wiberg Caroline Sjöberg professor universitetsdirektör Protokollförare akademisekreterare

9 Bilaga 0:2 Umeå universitet, Umeå akademisekreterare Sid 1 (4) Styrelseplanering - ärenden att behandla vid universitetsstyrelsen Föreliggande tabell utgör en planering för de ärenden som ska behandlas vid universitetsstyrelsen för kommande fem sammanträden. Upptagna ärenden är s.k. cykliska ärenden som återkommer årligen och som är fastställda i universitetsstyrelsens arbetsordning (FS ) ärenden som utgör uppdrag eller återrapporteringar som är beslutade av styrelsen övriga ärenden där universitetsledningen avser besluta i en viss fråga eller revidera ett befintligt dokument m.m. 20 februari 2017 Från möte Punkt Åtgärd Föregående protokoll Ladok 3 Universitetets strategi 14 december Årsredovisning Budgetunderlag Årligen i februari Årligen i februari Fastställande av intern styrning och kontroll kontrollplan för kommande och föregående år Internrevisionens årsredovisning 2016 Årligen Årligen i februari Internrevisionens granskningar samt universitetsledningens åtgärder avseende granskningarna 1. Uppföljande granskning av universitetets ITverksamhet 2. Granskning av följsamhet till regelverk för offentlig upphandling Uppföljning av styrelsens beslut föregående termin Anvisningar för budget 2018 Årligen i februari Årligen i februari

10 Bilaga 0:2 Umeå universitet, Umeå akademisekreterare Sid 2 (4) Reviderad modell för verksamhetsplanearbetet 6 oktober Studentrekryteringen vid terminsstarten Terminsvis Jämställdhet information 2 juni Interaktiva miljöer Anmälan av beslut - Utseende av suppleant till Umeå universitets personalansvarsnämnd den juni 2017 Från möte Punkt Åtgärd Fastställande av budget Fastställande av sammanträdesdatum för kommande år Revidering av antagningsordningen för forskarutbildning Uppföljning/utvärdering av satsningar från styrelsens strategiska resurs med mm. Uppföljning av delmål 2016 Redovisning av Uminova Holding AB:s verksamhet Riksrevisionens granskning av årsredovisningen 4 juni 2015 (utifrån ägardirektiv) Analys av årsredovisningen Mottagare av Nit och redlighet Revidering av antagningsordningen för forskarutbildning Årsredovisning för anknutna stiftelser

11 Bilaga 0:2 Umeå universitet, Umeå akademisekreterare Sid 3 (4) Studieavgifter för studenter från länder utanför EU/EES-området Information om Öppna nätbaserade kurser och MOOC Universitets internationaliseringsarbete 6 oktober juni 2016 Arbetet med intern styrning och kontroll inkl. värdegrund Slutrapport över satsningen på utbildningsvetenskap 6 oktober Samt unders sammanträden VT juni Uppföljning/utvärdering av satsningar från styrelsens strategiska resurs, disposition samt övriga satsningar - 4 juni 2015 (tidsplan uppföljning) 54 Starka forskningsmiljöer Riktad satsning Idrott 11 juni november den 5 oktober Från möte Punkt Åtgärd Styrelsens beslut föregående termin Studentrekryteringen vid höstterminsstarten Årligen i oktober Terminsvis Redovisning av delårsbokslut, samt anmälan av ordförandes beslut att fastställa delårsrapporten Årligen i oktober Uppföljning/utvärdering av satsningar från styrelsens strategiska resurs, disposition samt övriga satsningar - 4 juni 2015 (tidsplan uppföljning) 54 Humanistisk offensiv/humanistisk fakultet 20 november

12 Bilaga 0:2 Umeå universitet, Umeå akademisekreterare Sid 4 (4) den 14 december Från möte Punkt Åtgärd Revidering av antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad Intern styrning och kontroll systembeskrivning och riskanalys Internrevisionens riskanalys och internrevisionsplan Årligen i december Årligen i december Årligen i december Studentfallsskrivelsen - redovisning av vidtagna åtgärder 17 februari Revidering av antagningsordningen för forskarutbildning Årligen i december Återapportering avseende internrevisionens granskningsuppdrag: 4. Processen för intern styrning och kontroll Analys samt åtgärdsförslag med anledning av minskat antal antagna doktorander - återrapportering Uppföljning/utvärdering av satsningar från styrelsens strategiska resurs, disposition samt övriga satsningar - 14 december december juni 2015 (tidsplan uppföljning) Konstnärligt campus 18 december