Alla stödansökningar till filmstiftelsen ska lämnas via det elektroniska ansökningssystemet.

Transkript

1 1 BEHANDLING AV ANSÖKNINGAR OM UTVECKLINGS- OCH PRODUKTIONSSTÖD Alla stödansökningar till filmstiftelsen ska lämnas via det elektroniska ansökningssystemet. Filmstiftelsen bedömer de projekt som ansökan gäller som en helhet med avseende på innehåll, uttryck och produktion. I denna bedömning beaktar stiftelsen den sökandes konstnärliga, yrkesmässiga och ekonomiska förutsättningar att genomföra projektet. Ansökningstiden för utvecklings- och produktionsstöd är fortlöpande. Ansökningarna behöver inte lämnas in inom en viss tid. Behandlingen av utvecklingsstöd och produktionsstöd är en process bestående av två faser: en ansökningsfas och en beslutsfas. ANSÖKNINGSFASEN: Ansökningarna behandlas i den ordning de inkommer. Produktionsrådgivarna besvarar de kontaktförfrågningar som mottagits i form av ansökningar inom 4-8 veckor efter att ansökan inlämnats. Filmkonsulenten kan diskutera innehållsmässiga och produktionsekonomiska detaljer om filmen med den sökande, vid behov be att bilagorna till ansökan ska kompletteras eller kontakta den sökande av andra orsaker. BESLUTSFASEN: Beslutsfasen börjar efter att ansökan har färdigställts under ansökningsfasen och filmkonsulenten har bestämt på vilket beslutsmöte han eller hon ska ge sitt förslag till beslut. I beslutsfasen granskar produktionscontroller ansökan ur produktionsekonomisk synvinkel och filmkonsulenten förbereder sitt förslag till beslut. Filmkonsulenten lägger fram sitt förslag till beslut först efter att han eller hon har fått tillräcklig information för detta och alla bilagor till ansökan som anges i stödanvisningarna och ansökningsanvisningarna har laddats upp i det elektroniska systemet 35 dagar före det beslutsmöte vid vilket förslaget till beslut ska behandlas. BILAGOR TILL ANSÖKAN som ska vara daterade 35 dagar före det beslutsmöte vid vilket förslaget till beslut ska behandlas: de bilagor som anges i punkterna (utvecklingsstöd) / (produktionsstöd) i ansökningsanvisningarna blankett med uppgifter om filmen (ifylls i det elektroniska ansökningssystemet) dokument om den registrerade sammanslutningen, punkterna (utvecklingsstöd) / (produktionsstöd) i ansökningsanvisningarna vid ansökan om nytt utvecklingsstöd, slutredovisningen om föregående utvecklingsstöd som beviljats samma film

2 2 1.3 FÖRBINDELSEBREV (letter of commitment) För att få ett förbindelsebrev ska den sökande lämna en ansökan om produktionsstöd och de nedan nämnda bilagorna till stiftelsens elektroniska ansökningssystem. Därefter förhandlar filmkonsulenten och den sökande om möjligheten att få ett förbindelsebrev på basis av de villkor som nämns i punkt 1.3 i stödanvisningarna. Filmkonsulentn kan vid behov begära tilläggsutredningar av den som ansöker om förbindelsebrev. Bilagor till förbindelsebrev: filmmanuskriptet finansieringsplanen produktionsplanen 1.4 PRODUKTIONSSTÖD Beviljande av stöd BILAGOR TILL ANSÖKAN Den sökande ska lämna in följande till stiftelsen som bilagor till sin stödansökan: filmmanuskriptet en utförligt specificerad kostnadskalkyl finansieringsplanen produktionsplanen, inklusive tidsschemat och uppgifterna om centrala personer med tanke på det konstnärliga och ekonomiska ansvaret en marknadsförings- och distributionsplan som utarbetats enligt en av stiftelsen fastställd modell blankett med uppgifter om filmen (ifylls i det elektroniska ansökningssystemet) Då stöd söks för den finländska minoritetsandelen av en internationell samproduktion ska den sökande förutom de ovan nämnda bilagorna till stödansökan även lämna in följande till stiftelsen: en deal memo som gäller mellan alla samproducenter eller ett samproduktionsavtal med avtalsbilagor en utförligt specificerad kostnadskalkyl över den finländska delproducentens andel en utförligt specificerad kostnadskalkyl över hela produktionen en finansieringsplan över den finländska delproducentens andel en finansieringsplan över hela produktionen en produktionsplan över den finländska delproducentens andel Det är viktigt att Bilagetypen namnges korrekt bland bilagorna till ansökan så att den överensstämmer med bilagan i fråga och systemet inte skickar ut ett automatiskt meddelande om att bilagor saknas. En förutsättning för att ett beslut om stöd ska kunna fattas är att den sökande har lämnat in följande dokument om den registrerade sammanslutningen till stiftelsen: det senaste fastställda bokslutet, som godkänts av en revisor: balansbok och revisionsberättelse ett giltigt, högst 6 månader gammalt utdrag ur handelsregistret ett högst 3 månader gammalt skatteskuldsintyg eller skattekontoutdrag ett högst 3 månader gammalt intyg över betalda pensionsförsäkringsavgifter en uppdaterad aktieägarförteckning (ABL, 3 kap.) (aktieägarförteckningen lämnas in bara en gång och uppdateras om det sker ändringar i bolagets ägandeförhållanden)

3 3 Revisionsskyldighet Bokslut: Revisionslagen innehåller bestämmelser om i vilka fall en registrerad sammanslutning inte är skyldig att utse en revisor. Slutredovisning om stöd: Om stödet från stiftelsen uppgår till minst ska riktigheten av den kostnadsutredning som ingår i slutredovisningen dock alltid styrkas av en auktoriserad revisor. Dokumenten om produktionsbolaget ska laddas upp bland bilagorna om den sökande (Hakijan liitteet). TILLÄGGSANVISNINGAR OM BILAGORNA TILL ANSÖKAN: En utförligt specificerad kostnadskalkyl Kostnadskalkylen ska innehålla de omedelbara produktionskostnaderna för filmen fram till dess första visningskopia. Kostnadskalkylen ska även innehålla namnet på den anställda/den som utför arbetet, till den del dessa är kända i ansökningsskedet. Om produktionsbolaget använder egen utrustning ska detta antecknas i kostnadskalkylen. En lista över de kostnader för material avsett för stiftelsens informationsverksamhet och internationella verksamhet som ska ingå i kostnadskalkylen finns i ansökningsanvisningarna under punkt Slutredovisning. En finansieringsplan och bindande försäkringar eller avtal om annan finansiering Finansieringsplanen ska laddas upp bland bilagorna till ansökan som en separat fil, och som bilagetyp väljs då Rahoitussuunnitelma (Finansieringsplan). Senast i beslutsfasen ska finansieringen ha säkerställts genom bindande försäkringar eller avtal i den omfattning att det enligt stiftelsens bedömning är möjligt ur produktionsekonomisk synvinkel, stiftelsens eventuella stöd inbegripet, att färdigställa filmen. Då stöd söks för den finländska andelen av en internationell samproduktion ska den totala finansieringen av filmen i beslutsfasen verifieras med bindande försäkringar eller avtal i ovan beskriven omfattning. En marknadsförings- och distributionsplan utarbetad enligt en av stiftelsen fastställd modell Marknadsförings- och distributionsplanen ska fyllas i oberoende av filmens genre. Blanketter för filmer som distribueras via biografer samt för kortfilmer, dokumentärfilmer, tv-serier: Då blanketten laddas upp ska man som bilagetyp välja Markkinointi- ja levityssuunnitelma (Marknadsföringsoch distributionsplan). Blankett med uppgifter om filmen (ifylls i det elektroniska ansökningssystemet) Ansökan ska innehålla uppgifter om filmen och en kort beskrivning. Den sökande ska fylla i dessa efter att ha fått ett automatiskt meddelande om att ansökan nu kan kompletteras med uppgifter om filmen.

4 4 Uppgifter om filmen ska anges i den mån det finns uppgifter att tillgå vid ifyllningstidpunkten. Uppgifterna kan uppdateras och kompletteras i takt med att produktionen framskrider. Stiftelsen meddelar alla beslut om beviljande av stöd som fattats på sin webbplats och till medierna en vecka efter beslutsmötet utgående från de uppgifter som den sökande har gett. I fråga om filmer som distribueras via biografer ska också punkten Englanninkielinen synopsis (Synopsis på engelska) fyllas i för filmstiftelsens internationella information. En deal memo mellan alla samproducenter eller ett samproduktionsavtal med avtalsbilagor Då stöd söks för den finländska minoritetsandelen av en internationell samproduktion ska det finländska produktionsbolaget äga rättigheterna till kommersiellt nyttjande av filmen i Finland, och det skriftliga avtal som ingåtts med huvudproducenten om detta ska tillställas stiftelsen. Det samproduktionsavtal som laddas upp bland bilagorna till ansökan ska innehålla samtliga bilagor som nämns i samproduktionsavtalet. En utförligt specificerad kostnadskalkyl över den finländska delproducentens andel Avvikande från det som i stiftelsens stödanvisningar nämns om en reservering för oförutsedda utgifter och en procentandel för administrativa kostnader kan den sökande presentera dessa siffror i enlighet med huvudproducentens praxis. Särskilda krav på bilagor till ansökan om 50/50-produktionsstöd Finansieringsplanen Till ansökan ska fogas utredningar som visar att minst 50 % av finansieringen för produktionen i fråga har säkerställts (de övriga finansiärernas beslut om stöd eller finansieringsförbindelser som har kopplats till den totala kostnadskalkyl som uppgetts i ansökan) och eventuella tilläggsutredningar om de övriga finansiärerna. Produktionsplanen Av produktionsschemat ska framgå att produktionen inleds inom cirka nio månader från det att ansökningstiden gått ut. Om produktionen inleds senare ska detta motiveras i en bilaga till ansökan. En marknadsförings- och distributionsplan utarbetad enligt en av stiftelsen fastställd modell Den sökande ska fästa uppmärksamhet vid finslipningen av planen, presentationen av publikmålet och det konstnärliga arbetsteamet. De sistnämnda (inklusive skådespelarna) ska i mån av möjlighet ha förbundit sig till projektet genom en avsiktsförklaring. Närmare information om ansökan om 50/50-produktionsstöd: Avtal om produktionsstöd Med brevet om beviljande av stöd följer anvisningar om vad den sökande ska göra för att processen ska framskrida från beslut till avtal. Stödmottagaren ska först ladda upp alla avtalsbilagor bland bilagorna till ansökan innan han eller hon anhåller om en tid för undertecknande av avtalet om stöd. BILAGOR TILL AVTAL OM STÖD För att ett avtal om produktionsstöd ska kunna undertecknas förutsätts att stiftelsen har tillhandahållits: filmmanuskriptet en utförligt specificerad kostnadskalkyl som fastställts av stiftelsen en finansieringsplan som fastställts av stiftelsen

5 5 produktionsplanen, inklusive tidsschemat och uppgifterna om centrala personer med tanke på det konstnärliga och ekonomiska ansvaret en likviditetsplan för projektet avtal eller bindande försäkringar om annan finansiering, som intygar att den övriga finansieringen enligt finansieringsplanen är säkrad till fullt belopp och på det sätt som förutsätts i likviditetsplanen en utredning om produktionsbolagets egenfinansiering enligt punkt i stödanvisningarna erforderliga avtal med upphovsrättsinnehavarna andra avtal som krävs för att projektet ska kunna genomföras och stödet kunna beviljas ett filmproduktionsförsäkringsintyg, senast i samband med den andra betalningsraten producentens anmälan om att inspelningarna har börjat, senast i samband med den andra betalningsraten Då stöd har beviljats för den finländska minoritetsandelen av en internationell samproduktion ska ett avtal om den finländska andelen ingås mellan stiftelsen och stödmottagaren. Utöver de ovan nämnda avtalsbilagorna ska även följande dokument lämnas in som bilagor till avtalet: ett samproduktionsavtal mellan alla samproducenter inklusive avtalsbilagor en detaljerad kostnadskalkyl över hela produktionen, specificerad enligt land Avtalsbilagorna ska laddas upp bland bilagorna till ansökan i fråga och namnges enligt Bilagetyp. En förutsättning för avtal om stöd är att stödmottagaren har lämnat in till stiftelsen alla de dokument om den registrerade sammanslutningen som anges i punkt i ansökningsanvisningarna. Dokumenten om produktionsbolaget ska laddas upp bland bilagorna om den sökande (Hakijan liitteet). NYTTJANDE FÖR UNDERVISNING I samband med att avtalet undertecknas begär Finlands filmstiftelse stödmottagarens samtycke till att stiftelsen utan ersättning kan ge läroanstalter i Finland tillstånd att visa filmen i undervisningssyfte. Samtycket är frivilligt och träder i kraft enligt överenskommelse från fall till fall. TILLÄGGSANVISNINGAR OM AVTALSBILAGORNA: En likviditetsplan för projektet Likviditetsplanen (kassaflödeskalkylen) visar för produktionsbolaget och finansiärerna att den finansiering som säkrats för produktionen räcker till för att täcka de månatliga kostnader som orsakas av produktionen. Om kassan är negativ vid månadens slut ska stödmottagaren med en separat utredning bevisa hur man klarar av åtagandena för de månader då kassan visar ett negativt resultat. Vid upprättandet av likviditetsplanen ska det beaktas att om stiftelsens 5:e betalningspost, 10 % av stödet, är högre än euro, ska skillnaden betalas i samband med den 3:e betalningsraten. Avtal eller bindande försäkringar om annan finansiering, som intygar att den övriga finansieringen enligt finansieringsplanen är säkrad till fullt belopp och på det sätt som förutsätts i likviditetsplanen Om inga slutliga skriftliga avtal ännu har ingåtts med de andra finansiärerna då avtalet undertecknas, godkänner stiftelsen gällande bindande försäkringar i euro. Stödmottagaren ska bifoga de slutliga avtalen till ansökan då sådana har ingåtts.

6 6 Sådana poster i kostnadskalkylen och finansieringsplanen för filmen som baserar sig på varu- eller serviceprestationer ska verifieras med gällande bindande försäkringar i euro eller skriftliga avtal. Erforderliga avtal med upphovsrättsinnehavarna Som bilagor till avtalet ska den sökande lämna in de avtal som ingåtts mellan produktionsbolaget och upphovsrättsinnehavarna gällande originalverket, filmmanuskriptet och regin. Det avtal som ingås med den som äger upphovsrätten till originalverket ska redogöra för: - rätten att framställa ett manuskript av verket - rätten att framställa en film utifrån manuskriptet - nyttjanderättigheterna till filmen för kommersiella ändamål Det avtal som ingås med den som skriver manuskriptet till filmen ska redogöra för: - rätten att framställa en film utifrån manuskriptet - nyttjanderättigheterna till filmen för kommersiella ändamål Det avtal som ingås med filmregissören ska redogöra för: - de rättigheter till filmen som uppstår för regissören och överlåtelsen av dessa till produktionsbolaget - nyttjanderättigheterna till filmen för kommersiella ändamål Andra avtal som krävs för att projektet ska kunna genomföras och stödet kunna beviljas Stödmottagaren ska ha alla avtal om upphovsrättigheter OCH ANDRA EVENTUELLA IMMATERIELLA RÄTTIGHETER som krävs för att filmen ska kunna genomföras OCH UTNYTTJAS FÖR KOMMERSIELLA ÄNDAMÅL. Stödmottagaren ansvarar för eventuella skadeståndskrav eller andra krav som ställs av tredje parter gällande dessa rättigheter. Stiftelsen kan vid behov be att den sökande ska bifoga handlingar om dessa avtal om immateriella rättigheter till det avtal som ingås med stiftelsen Utbetalning av stöd TILLÄGGSANVISNINGAR OM BETALNINGSRATERNA: 2:a raten: Då inspelningarna börjar För utbetalning förutsätts att följande har laddats upp bland bilagorna till ansökan i det elektroniska ansökningssystemet: en skriftlig, fritt formulerad anmälan från producenten om att inspelningarna inleds ett intyg på filmproduktionsförsäkring, då den totala kostnadskalkylen är minst Om inspelningarna sker i två eller flera perioder kan stiftelsen dela upp den 2:a betalningsraten i flera delar. Denna uppdelningsmöjlighet gäller inte s.k. second unit-inspelningar. 3:e raten: Mellanredovisning Stödmottagaren är skyldig att tillställa stiftelsen en mellanredovisning om hur produktionen framskridit efter att huvudinspelningsperioden eller den sista inspelningsperioden är slut. Mellanredovisningen ska upprättas enligt en av stiftelsen fastställd modell. I mellanutredningen ska det specificeras hur produktionskostnaderna och finansieringen har utfallit i förhållande till det som budgeterats, och dessutom ska det finnas en uppskattning av kommande kostnader och finansiering. Mellanredovisningen ska innehålla en skriftlig utredning om hur produktionen framskridit i förhållande till det som planerats, de återstående arbetsfaserna, tidtabellen och väsentliga avvikelser från budgeten. Stiftelsen kan

7 7 vid behov be stödmottagaren lämna in tilläggsutredningar som stiftelsen behöver för att kunna godkänna mellanredovisningen. Mellanredovisningen ska vara styrkt av bokföraren Uppföljning Av särskilda skäl kan en skriftlig ansökan om förlängd användningstid för produktionsstödet lämnas till produktionscontroller, om det är fråga om en förlängning på högst 1 månad. Ansökningar om längre förlängning av användningstiden än 1 månad ska riktas till den filmkonsulent som beviljat stödet. En skriftlig utredning om förlängningen av användningstiden ska skickas per e-post till den som behandlat ärendet och laddas upp i det elektroniska ansökningssystemet bland bilagorna till ansökan. Bilagetypens namn ska vara Loppuselvityksen lisäaikapyyntö (Anhållan om tilläggstid för slutredovisning) Uppföljning av stödmottagarens projekt Stiftelsens anvisningar och rekommendationer om de principer för bokföring, projektkalkylering och projektgranskning som ska iakttas i filmproduktionsbolaget finns på stiftelsens webbplats Slutredovisning Senast i samband med att slutredovisningen lämnas in ska stödmottagaren ladda upp de slutliga avtalen med de övriga finansiärerna bland bilagorna till ansökan, till den del avtalet mellan stiftelsen och stödmottagaren har grundat sig på bindande försäkringar. Då en slutredovisning har laddats upp bland bilagorna till ansökan i det elektroniska ansökningssystemet ska detta meddelas per e-post till pirjo.koskelo@ses.fi Alla faktiska produktionskostnader som uppges i slutredovisningen ska ha betalats. Då ett finländskt produktionsbolag är huvudproducent i en internationell samproduktion ska samtliga utländska samproducenters slutredovisningar, som godkänts av en revisor, presenteras och levereras i slutredovisningen. Det automatiska meddelandet om att slutredovisning saknas försvinner först då slutredovisningen har godkänts av stiftelsen och den sista raten av produktionsstöd har betalats ut.

8 8 MATERIAL FÖR INTERNATIONELL LANCERING: Stödmottagaren är skyldig att tillställa filmstiftelsens avdelning för internationell lancering följande material innan den sista raten av stödet betalas ut. Materialet ska skickas till någondera personen nedan beroende på filmens genre: Långa dramafilmer, koordinator vid avdelningen för internationell lancering/långfilmer Kortfilmer och dokumentärfilmer, koordinator vid avdelningen för internationell lancering/kortfilmer och dokumentärfilmer de viktigaste uppgifterna om filmen, namn: på finska och engelska, längd, sidförhållande, inspelnings- och visningsformat, ljudformat. Obs: på filmstiftelsens webbplats (under Ohjeet ja lomakkeet) finns en infoblankett om internationell lancering som kan laddas ned: infoblankett för internationell lancering, långa dramafilmer/ infoblankett för internationell lancering, kortfilmer och dokumentärfilmer 15 st. DVD-kopior med engelsk textning dialoglista på engelska dialoglista på finska (långa dramafilmer) synopsis på engelska regissörens skildring av filmen och regissörens bio-/filmografi på engelska filmens viktigaste krediter på engelska fotografier av filmen (3 st.) och regissören (1 st.) (helst 1 Mb. (jpeg.) per bild) länk till en online screener om filmen (Vimeo e.d.) eller en mp4/m4v-file som innehåller engelsk textning kontaktuppgifter till produktionsbolaget och den person som ansvarar för festivaler (samt information om eventuellt försäljningsbolag) I fråga om tv-serier och filmer som uppstått genom minoritetssamproduktioner behöver inte ovan nämnda material lämnas in. Filmstiftelsen behöver inte få DVD-kopior av minoritetssamproduktioner för sin internationella verksamhet, eftersom stiftelsen inte sköter festivaldistributionen av dessa. Avdelningen för internationell lancering önskar emellertid få ett provexemplar/en online-länk, så att filmstiftelsens personal vid behov kan se filmen.