Processen. Tillsättning av handledare och coach till aktuellt projekt. Projektformulering KTP projektledare. Rekrytering av företag

Transkript

1 Processen Rekrytering av företag Projektformulering Rekrytering av KTP projektledare Tillsättning av handledare och coach till aktuellt projekt KTP projekt startar KTP projekt genomförs Fortbildning Aktiviteter Uppföljning KTP projekt avslutas

2 Processen i detalj start Rekrytering av företag Intresseanmälan görs av företag Underlag kring process skickas till företaget TBN analys av företaget Grov projektformulering Företag och projekt presenteras för styrgrupp Företag får bekräftelse om fortsättning Partnerskapsavtal Ytterligare projektformulering Rekrytering Tjänstbeskrivning Utlysning och annonsering av tjänst Intervjuer och referenser Anställningsavtal Kontakt med akademin Tillsättning av handledare Kontakt med Företagsinkubatorn Tillsättning av coach

3 Processen i detalj genomförande KTP projekt startar Kick off företagsgruppen Projektplan spikas KTP projekt genomförs Fortbildning Handledning Coachning Företagsbesök Aktiviteter Kanal mellan akademi och näringslivet Uppföljning KTP exit

4 Processen i detalj löpande Kommunikation Support Ekonomi Personalansvar Administration Information Resultatspridning Uppföljning/rapport

5 Rekrytering av företag Aktörer Diverse möten Forskning/forskare Exjobb Andra projekt CRM system Uppföljning med aktörer Bearbeta aktörer som knackar dörr Bygga personliga relationer Hitta fungerande system för överlämningar

6 Rekrytering av företag Aktörer Diverse möten Andra projekt Extern Intresseanmälan företag KTP office Akademi Möte företag Info akademi Info företag Projekt Material inför beslutgrupp Intern Forskning Forskare Exjobb Andra projekt

7 Intresseanmälan företag Via möten Via hemsidan Övrigt Se till att bekräfta och få in möjlighet i CRM system. Se till att följa upp och återkoppla. Se över pipelinenivå och kommunikation med alla iblandande.

8 Underlag kring process skickas till företaget Information om KTP Utkast partnerskapsavtal Kostnadsunderlag för företaget Processkartan Kontaktuppgifter Skriv ut och ha med papper Gå igenom alla dokument samtidigt

9 TBN analys av företaget Få fram de tre mest prioriterade utvecklingsområdena Kreditupplysning Kopplas mot CRM system Uppföljning med aktörer Bearbeta aktörer som knackar dörr Bygga personliga relationer Hitta fungerande system för överlämningar med varje aktör

10 Grov projekt formulering Sitt ner med företaget och gör projektförslaget KTP Dalarna, företag, handledare och coach ska vara delaktiga om möjligt Viktig del i byggandet av partnerskapet Sätt deadlines

11 Företag och projekt presenteras för styrgrupp Styrgruppen: Sture Ericsson (Stiftelsen Teknikdalen) Bosse Lilja (IUC Dalarna) Bengt Löfgren (Triple Steelix) Stefan Holgersson (Företagsinkubatorn) Kirsten Belin (Länsstyrelsen Dalarna) Tydligare roller Bättre kommunikation Boka möten över hela verksamhetsåret Se över hur styrgruppen ska arbeta och vilka representanter Urval Beslut

12 Företag får bekräftelse om fortsättning Klartecken Gå igenom material Godkännande av företag Partnerskapsavtal Avtalet ska skrivas på företagsledningsnivå. Bekräftelse från båda håll. Lägga upp en tidsplan. Sätt deadlines.

13 Partnerskapsavtal Högsta ledningen ska vara med på banan. Viktigt för partnerskapet. Sätter ramarna för KTPprojektet. Avtalet ska skrivas på företagsledningsnivå. Skickas vidare till alla interna personer, t. ex ekonomi, diarie etc. Skriv under: De minimis företagets ansvar. Få med alla bitar kring personalansvar (lönerevision, etc.)

14 Ytterligare projektformulering Projektplan formas. Viktigt för partnerskapet. Sätter ramarna i detalj för KTP projektet. Sitt ner med företaget och gör projektförslaget. KTP Dalarna, företag, handledare och coach ska vara delaktiga om möjligt. Viktig del i byggandet av partnerskapet. Sätt deadlines. Var specifik och detaljrik så att KTPprojektledaren vet vad den ska göra från dag 1.

15 Rekrytering Tillsammans med HRavdelning på Högskolan, de förbereder och utlyser tjänsterna. Vi rekryterat öppet från alla lärosäten. Rekrytering pågår från 14 dagar till 28 dagar. Alla sökande granskas utifrån sina meriter och den bästa sökande får tjänsten. Uppföljning och återkoppling mot företag Bygga relationerna HR tar kontakt med företaget i byggande av kravspecifikation Titta över processerna gemensamt Facket ska vara med från början Uppföljning och återkoppling Skaffa bättre personalsystem

16 Tjänstbeskrivning Forma tjänsten utifrån projektbeskrivning och kravspecifikation från företagsrepresentant. Uppföljning och återkoppling mot företag. HR måste vara mer delaktig. Kommunicera mera. Sätt deadlines. Gör det enkelt för företagsrepresentant.

17 Utlysning och annonsering av tjänst Utlysning av tjänst. Uppföljning och återkoppling mot företag. Uppföljning och återkoppling Skaffa bättre personalsystem Kommunicera mera System som ger företagsrepresentanten tillgång till att titta på de som sökt tjänsten. Har vi ett fungerande system så kan vi också rikta andra tjänster mot kandidater som sökt andra tjänsterna. Glöm inte återkopplingen till kandidaterna som inte får uppdraget.

18 Rutiner vid utlysning av KTP tjänst Checklista: Publicering på Alumni plattformen vid Högskolan Dalarna Publicering på Alumni jobb tips Arbetsförmedlingens hemsida Publicering på dalastudent.se Publicering på DU Careergate Publicering på Du.se Publicering på Du.se/intranätet Publicering på Facebook Dalarnas studentkår Publicering på Facebook Högskolan Dalarna Publicering på Facebook KTP Dalarna E post utskick till intresserade (intresselista de som sökt förut) Publicering på Jobb bladet Utskick till relevanta Klasslistor på Högskolan Dalarna Utskick till KTP Dalarnalistan CRM (lista med alla som har någon roll i projektet) Publicering på LinkedIn alumni Publicering på Lokusjobb Utskick till Partners Publicering på Platsjournalen AMS Utskick till Programansvariga Publicering på Twitter Dalarnas studentkår Publicering på Twitter KTP Dalarna Utskick till alla alumner/post Spridning via nätverk och avdelningar t. ex Dalacampus Branschspecifika annonseringsmöjlighet Annonsering på specifika hemsidor/branscher, vem ska det belasta?

19 Intervjuer och referenser KTP office sköter kallelse och tidsbokning med kandidater. Högskolan, KTP och företaget gemensamt. Intervjuerna uppbyggda: 1 del företag 1 del KTP projekt 1 del kandidaten Frågebatteri och standardiserade mallar som intervjuunderlag. Referenstagning. Ibland för många frågor. Ska handledaren vara med istället för KTP projekt? För att få ytterligare kompetensfrågor och åsikter. Be företaget ta referenserna så att de får känslan.

20 Anställningsavtal HR förbereder anställningsavtal. Visstidsanställning med start och slut. Avtal skickas till kandidat. Rektor skriver under, klart. Se till att ha facket med från början Öka kommunikation med alla inblandande. Innan avtal skickas ut till kandidat, godkännande av KTP projekt (se till att datum, namn, etc. stämmer). Återkoppla till ekonomiavdelning etc.

21 Kontakt med akademin Kommunikation med akademierna. Möte och information om KTP och projektet. Jobba alltid steget före, för att förbereda dem inför kommande projekt. Rekrytera mer internt kring projekt och nätverk.

22 Tillsättning av handledare Tillsammans med akademirepresentant välja ut handledare Möte och information om KTP och projektet Åtagandebeskrivning skrivs Kommunicera på ledningsnivå. Skicka information om projektet. Åtagandebeskrivningen är viktig, gå igenom den. Skicka ut rutiner kring att boka bil, med objektnummer etc. Se till att rollen är klar.

23 Kontakt med Företagsinkubatorn Löpande kontakt med representant från Företagsinkubatorn. Hitta möjligheter, hjälpa varandra. Jobba alltid steget före, för att förbereda dem inför kommande projekt. Rekrytera mer internt kring projekt och nätverk.

24 Tillsättning av coach Tillsammans med representant från Företagsinkubatorn. Möte och information om KTP och projektet. Åtagandebeskrivning skrivs, de har sedan tidigare ett ramavtal med inkubatorn. Skicka information om projektet. Åtagandebeskrivningen är viktig, gå igenom den. Se till att rollen är klar.

25 KTP projekt startar Företagsintroduktion. KTP introduktion. Dator, mobil, kontor etc. Tillgång till datorsystem (e post, primula, intranätet). Nyckel och tillgång till högskolebyggnad och bibliotek. Se till att ha material redo. Skicka ut information till medarbetare och andra KTP projekt. Företaget måste bli bättre att meddela att de är med i KTP internt. Kanske diplom eller klistermärke; vi är med. Ha en plan klar med företaget hur introduktionen och första veckorna ser ut. Gör ordning en handbok med information till personal, för dig som KTP projektledare.

26 Kick off företagsgruppen Första mötet. Lära känna varandra. Där sätts ramarna för partnerskapet. Alla berörda parter måste vara med. Gå igenom förväntningar och målsättning. Viktigt att få till, a och o. Alla måste närvara. Se dagordning, nästa sida.

27 Dagordning företagsgruppen Presentationsrunda Alla presenterar sig Om företaget Beskriv företaget, dess produkter och tjänster Företagets styrkor, svagheter, möjligheter och hot Om projektet Mål med projektet? Vad ska vara uppnått för att det ska bli ett bra projekt? Prioriteringar Vad händer efter projektet? Förväntningar från: Företaget Projektledare Handledare Coach KTP Dalarna Projektplan Nulägesanalys vart står vi idag Mål Projektorganisation Aktiviteter Tidplan Budget Övrigt Möten avstämning planering Kommunikation med övriga anställda att KTP projekt startar

28 Projektplan spikas Projektplan ses över av KTP projektledare. Ändras vid behov, godkänns av företag och KTP miljön. Hitta en standardiserad mall för projektplan. Uppföljning med aktörer. Måste göras innan nästa steg.

29 KTP projekt genomförs Support Bolla idéer Vardagens alla olika utmaningar Uppföljning med alla inblandade är viktigt.

30 Fortbildning Klassiska KTP projekten Fyra kursavsnitt. Utbyte mellan KTPprojektledarena och företagen. Mer specifika kurser efterfrågas. Att kunna välja mellan kurspaketet efterfrågas. Kanske kan man ge en fortbildningssumma? Två omgångar per år.

31 Handledning Stöd till projektledaren Fokus kunskap och dela med sig av erfarenheter. Dörröppnare akademi. Hitta andra möjligheter. Lägg mycket fokus på att kommunicera och välja rätt akademi för att kunna säkerställa handledning. Löpande uppföljning och kommunikation (muntligt och skriftligt). Hitta lätta sätt för handledarna att redovisa sin nedlagda tid. Bättre tidredovisningssystem så att koordinatorerna kan hålla reda på hur mycket tid de lägger ner från projekt till projekt. Se till att ha flexibel tid så att de kan ha mindre eller fler timmar. Se till att handledaren också berättar på sina respektive akademi om KTP. Se till så att handledare hjälper projektledaren in till labbutrustningar etc. Plattform bör finnas för utbyte mellan handledare. Handledaren kan bytas ut under projektet. Hur får vi fler crossover projekt?

32 Coachning Stöd till projektledaren. Fokus individ. Fokus affärsmässighet. Workshops. Löpande uppföljning och kommunikation (muntligt och skriftligt). Hitta lätta sätt för coacherna att redovisa sin nedlagda tid. Bättre tidredovisningssystem så att koordinatorerna kan hålla reda på hur mycket tid de lägger ner från projekt till projekt (digitalt system). Se till att ha flexibel tid så att de kan ha mindre eller fler timmar. Coachen behövs mer i början än i slutet. Plattform bör finnas för utbyte mellan caoch. Coachen kan bytas ut under projektet.

33 Företagsbesök Visa upp vardagen för projektledarna. Företaget Projektet Skicka ut inbjudan till alla inom KTP. Obligatoriskt moment för projektledare? Se till att företagsledningen är på plats och håller i presentation. Se till att företagen bjuder på fika och kaffe. Kanske ska man erbjuda bussresor?

34 Aktiviteter Seminarier Lunchmöten Intressanta föreläsningar Lägg in mer aktiviteter under åren. Årsplanera så att de kan planera in i ett tidigt skede. Lägg ut uppdrag på någon av KTPprojektledarna att vara sammankallande. KTP alumnerna blir inbjudna till aktiviteterna.

35 Kanal mellan akademi och näringslivet Plattform för andra möjligheter och projekt. Jobba för att öppna för andra projekt. Uppföljning med aktörer. Handledare får en viktig roll. Få in KTP projektledare på olika forskningsseminarier och konferenser. Föreläsningar.

36 Uppföljning Löpande under projektet. Företagsgruppen. Telefon. Kvartalsrapporter. Hitta ett system så att man enkelt kan lämna in rapport och följa upp. Viktigt med månadsavstämningar via telefon eller möte. Börja tidigt föra diskussionen med företaget om hur det blir efter projektet med KTP projektledaren.

37 KTP exit Projektet avslutas. Tjänsterna avslutas. Partnerskapet fortsätter! KTP alumn Se över rutinerna för avslut. Skapa ett nätverk för KTP alumnerna.

38 Support Löpande frågor. Problemlösning. Vägvisare. Logga i något system, kanske i CRM för att kunna mäta tidsåtgång. Viktig del i partnerskapet. Återkoppla direkt, säg hellre nej än ja.

39 Administration Löpande arbetet kring dokumentation och diarieförning. Samla upp allt vi gör. Rapportering Tidsredovisningar Diarieförning Dokumentation Behövs smartare sätt att dokumentera vad vi gör, vilka möten, företag vi besöker etc: besöksrapport?

40 Personalansvar Lönesättning Introduktion Försäkringar Lönerevision Avslut av anställning HR tar kontakt med företaget i byggande av kravspecifikation/lön etc. Facket ska vara med från början Uppföljning och återkoppling Skaffa bättre personalsystem Lönerevision sker när? Snyggt avslut

41 Ekonomi Budget Löpande bokföring Attestering av fakturor Ekonomisk uppföljning Boka in löpande möten Uppföljning budget Ekonomisk planering verksamhetsår, detaljplanering

42 Kommunikation Intern Extern Pågående projekt Avslutade projekt Se över intern kommunikation. Se över extern kommunikation. Kommunicera mera. Nyhetsbrev? Sprid information om hur det går för företagen även efter via sociala medier. Skicka pressmeddelanden vid varje projekt start och slut. Skriva reportage och porträtt, goda exempel för att sprida KTP projektet.

43 Resultatspridning Hemsidan Sociala medier En person bör jobba med dessa delar.

44 Information Se kommunikation Mycket viktigt, många inblandade. Se till att ha fungerande system.

45 Uppföljning/rapport Företagsgruppen KTP projektledare KTP handledare KTP coach KTP företaget Hitta ett system så att man enkelt kan lämna in rapport och följa upp. Viktigt med månadsavstämningar via telefon eller möte. Sätt upp en planering för kvartalsrapporter och slutrapport kring alla projekt i projektplan.

46 KTP 2.0 Rekrytering av företag Intresseanmälan företag TBN analys Tillsättning handledare och coach Grov projektformulering Styrgrupp beslut Företag får bekräftelse Partnerskaps avtal Projektplan Rekrytering Tjänsten formas Utlysning Intervjuer Anställningsavtal KTP projekt startar Kick off Projektplan spikas KTP projekt genomförs Fortbildning Handledning Coachning Aktiviteter Kunskapsväxling Uppföljning KTP exit