Tjänstebilspolicy för Ragn-Sells AB. Riktlinjer för tjänstebilar

Transkript

1 Tjänstebilspolicy för Ragn-Sells AB Denna policy gäller för anställda inom Ragn-Sells AB och ska reglera bilinnehav, rutiner och användandet av tjänstebilar. Bilpolicyns syfte är att tydligt och enkelt klargöra för medarbetare inom Ragn-Sells de regler och motiv som Ragn-Sells fastställt för bilar i tjänsten med utgång från miljö, säkerhet, kvalitet samt ekonomi. Vid val av tjänstebil ska hänsyn tas till bilens miljöpåverkan, bränsletyp och förbrukning samt koldioxidutsläpp. Ragn-Sells sätter ingen gräns beträffande val av drivmedel utan styr mot halten av utsläpp gällande koldioxid. För 2014 ska gränsen för koldioxidutsläpp inte överstiga 120 gram/kilometer eller uppfylla gällande miljöbilsdefinition enligt Transportstyrelsens riktlinjer. Ragn-Sells förbehåller sig rätten att revidera villkoren i denna policy med tillhörande riktlinjer en gång per år. Tjänstebilarna omfattas av det ramavtal Ragn-Sells tecknat med Volkswagen Finans Sverige som finansierar, administrerar och förvaltar fordonen samt fungerar som vår rådgivare i fordonsrelaterade frågor. Förare av tjänstebilar erhåller en förarhandbok med praktisk information från Volkswagen Finans Sverige. Ansvarig för bilpolicyn är HR-avdelningen. Frågor kan ställas till Personaldirektören eller respektive personalchef. För frågor av teknisk natur ska dessa ställas till Fordons- och utrustningsgruppen. Riktlinjer för tjänstebilar Medarbetare vid Ragn-Sells i Sverige kan ha rätt till tjänstebil till ett inköpsvärde om högst 7, 5 prisbasbelopp exklusive vinterhjul. Dock ska vinterhjul levereras tillsamman med bilen. Tjänstebil Tjänstebil är ett behovsprövat arbetsredskap knuten till specifik roll. Tjänstebil kan erbjudas medarbetare som har behov av bil i tjänsten och som beräknas köra minst 500 mil per år i tjänsten. Rätt till tjänstebil bestäms i samråd med respektive medlem i Sverigeledningen och beslutas av Personaldirektören. Avtalsperiod Byte av tjänstebil sker normalt efter 36 månader eller vid mil. Vid väsentlig avvikelse gällande körsträcka kan annan leasingperiod vara aktuell vilket överenskommes med respektive leasingbolag. Den anställde äger ej rätt att köpa tjänstebilen efter avtalsperiodens slut. Inköpsrutiner Ragn-Sells har ramavtal med Volkswagen Finans Sverige varpå tjänstebil ska beställas genom dem. Rutin för beställning av tjänstebil finns på RagnNet (Fordons- och utrustningsgruppen). Ragn-Sells ombesörjer att tjänstebil beställs och levereras av Volkswagen Finans Sverige. Ragn-Sells målsättning är att erbjuda ett utbud av bilmärkena Volkswagen och Audi.

2 Föraren begär ett tjänstebilsberättigande. Efter godkännande infordrar föraren en offert från leasingbolaget. Närmsta chef kontrollerar och begär attest av berättigad medlem i Sverigeledningen som sedan godkänns av Personaldirektören. När Volkswagen Finans Sverige erhållit offerten i retur, godkänd av Personaldirektören, beställs bilen. Bilbolaget meddelar föraren beräknat leveransdatum så snart besked erhållits från leverantören. Standardutförande Samtliga tjänstebilar ska vara utrustade med: Skylthållare med Ragn-Sells AB:s logotype eller annan av Ragn-Sells beslutad företagslogo Vinterhjul 4 dörrar Backsensorer Klimatanläggning Handsfree Alkolås Elektronisk körjournal Brandsläckare Stilleståndsvärmare (elektrisk eller bränsledriven) Varselväst med Ragn-Sells logotype Vit solid lack Dragkrok och automatisk växellåda är tillval som ska beställas i samband med beställning av bilen. All tillvalsutrustning ska beställas i samband med tjänstebilsbeställning. All eftermonterad tillvalsutrustning ska godkännas av Volkswagen Finans Sverige, betalas av föraren och berättigar inte till någon ersättning vid leasingtidens utgång. KOSTNADER FÖR FÖRARE Förmånsvärde Innehavet av tjänstebil ger upphov till beskattningsbart förmånsvärde enligt RSV:s anvisningar. Förmånsvärdet regleras av skattelagstiftning och beräknas utifrån ett av Skatteverket bestämt värde, ett s.k. listpris, som är unikt för varje bil- och årsmodell. Till listpriset ska faktisk anskaffningskostnad för extra utrustning läggas till. Förare som kör minst mil i tjänsten under ett kalenderår kan få reducerat förmånsvärde ned till 75 % av förmånsvärdet. Detta ska styrkas med reseräkningar/körjournal. Innehavaren av tjänstebil ansvarar för att ansöka om reducerat förmånsvärde hos Skatteverket.

3 Körjournal och rapporteringsskyldighet Alla förare med tjänstebil ska föra körjournal över tjänstemilen. Faktisk bränslekostnad för privatmil kommer att faktureras månadsvis föraren. Månadsrapporten ska vara inrapporterad senast tre dagar efter månadsskifte. Föraren redovisar endast tjänstemil. Försent inkomna rapporter medför att bränsleförbrukningen under månaden rapporteras som privat körning med efterföljande debitering. Datum, körda kilometer samt syfte avseende tjänstemil ska anges via den elektroniska körjournalen. Drivmedelskort, drivmedelsförmån Volkswagen Finans Sverige tillhandahåller drivmedelskort, företagskort. Detta kort är kopplat till uttagen tjänstebil och får endast användas för betalning av drivmedel samt trafikprodukter som olja, spolarvätska, parkering i tjänsten etc. samt för bilens normala förbrukningsvaror (normal biltvätt utsides, torkarblad, glödlampor m.m.). Vård och underhåll Det åligger föraren att ansvara för följande nämligen att: tjänstebilen alltid är i det skick som gällande föreskrifter och säkerhet föreskriver tjänstebilen bokas och genomgår service enligt föreskrifterna i serviceboken/serviceindikatorn hos för bilmärket auktoriserad bilverkstad inte vidta några ändringar på tjänstebilen, exempelvis trimning alltid hålla tjänstebilen ren och representativ, både in- och utvändigt. Så kallad rekonditionering bekostas av föraren själv rökning är inte tillåten i bilen Fel och skador samt förslitning som uppkommit på grund av vårdslöshet och vanvård kommer att debiteras den anställde. Även vid leasingperiodens slut kan sådan kostnad för föraren uppkomma med anledning av ovanstående. För definition av normalt slitage se. Omprövning av bilinnehav Vid bedömd frånvaro längre än tre månader (föräldraledighet, långvarig sjukdom, tjänstledighet etc.) eller vid ändrade tjänsteförhållanden kan rätten till tjänstebilbil omprövas av såväl företaget som den anställde. Rätten till tjänstebil upphör i samband med anställningens upphörande. Körkort Giltigt körkort krävs för att inneha tjänstebil. Körkort ska vid begäran uppvisas. Om bilberättigad får sitt körkort indraget ska respektive personalchef omedelbart underrättas.

4 Nyttjanderätt Tjänstebilen får endast framföras av den bilberättigade och till dennes hushåll knutna och mantalsskrivna personer såsom make, maka, sambo, registerad partner samt barn och förutsatt att dessa har giltigt körkort. Utöver dessa äger medarbetare från företaget rätt att köra tjänstebilen. Tjänstebilen får ej användas för tävlingsbruk eller införas på så kallad bana. Tjänstebilen får ej heller användas i näringsverksamhet bedriven av annan än Ragn-Sells. Föraren har skyldighet att tillägna sig försäkringsvillkoren vilka omfattar bilen. Utlandsresor Tjänstebilen får köras inom Norden utan speciellt tillstånd från företaget. Resor utanför Norden ska godkännas av Volkswagen Finans Sverige och erforderliga intyg för utförande av tjänstebilen ska inhämtas från dessa. Ersättningsbil/Hyrbil Företaget erbjuder inte ersättningsbil i väntan på leverans av ny tjänstebil. Om tjänstebilen på grund av skada eller reparation/service ej kan brukas, har den anställde eventuellt ha rätt till ersättningsbil. I samband med försäkringsärenden kontaktas eller Försäkring, skador samt självrisk Tjänstebilarna är halvförsäkrade, men garantin täcker upp till helförsäkring. Vid skada ska eller omedelbart kontaktas. vårdslöshet, uppsåt, olovlig körning, rattonykterhet/fylleri förekommit, eller att tjänstebilen används i strid med denna policy, betalar föraren själv eventuell självrisk och andra kostnader som Ragn-Sells annars skulle stått för. Detta regleras med nettolöneavdrag vid nästkommande utbetalningstillfälle av lön. Se vidare gällande försäkringsvillkor. Fordonsskatt och kontrollbesiktning Eventuell fordonsskatt administreras av Volkswagen Finans Sverige. Den anställde ansvarar för att eventuell kontrollbesiktning sker i enlighet med gällande föreskrifter, se förarhandbok. Böter samt parkeringsanmärkningar Kostnader som uppkommer genom förarens åsidosättande av lagar och förordningar samt grov vårdslöshet ska betalas av föraren. Parkeringsanmärkningar ska omedelbart betalas av föraren oavsett om den ska överklagas. Skulle bestridandet resultera i att betalningsansvaret undanröjs, återbetalas på parkeringsanmärkningen angivet belopp. Parkeringsanmärkningar som trots uppmaning inte blir betalda, eller betalas för sent, debiteras föraren tillsammans med eventuella inkasso- och administrationskostnader.

5 Återlämning av bil Tjänstebilen ska återlämnas enligt överenskommelse med Volkswagen Finans Sverige. När tjänstebilen returneras ska all utrustning som tillhör tjänstebilen enligt leveransspecifikationen medfölja, även sommar- samt vinterhjul. Samtliga nycklar skall återlämnas i samband därmed. Tjänstebilen ska vara ren, in- och utvändigt. Föraren äger ej rätt att köpa bilen.