VERKSAMHETSBERÄTTELSE OCH ÅRSBOKSLUT 2014

Transkript

1 Dnr Ten 2015/70 VERKSAMHETSBERÄTTELSE OCH ÅRSBOKSLUT 2014 TEKNISKA NÄMNDEN Fastighet INNEHÅLL Förord årsbokslut Ansvarsområde 2 Årets resultat 2 Ekonomiskt utfall 4 Väsentliga personalförhållanden 4 Miljöarbete 5 Viktiga händelser 6 Framtiden 8 Verksamhetsmått/Volymer/Nyckeltal 8 Investeringsredovisning 10 Bilagor 1 Investeringsbudget 2 Personalstatistik

2 (11) Från superettan till allsvenskan Under 2014 är den stora utmaningen att ställa om till en expansionstakt vi inte sett i Järfälla på 40 år. Det kräver en stor ansträngning och en acceptans för att våga pröva nytt, men vi fixar det tillsammans. Med orden ovan avslutade jag förra årets förord till ett bokslut som summerade mitt första år på jobbet. Det känns bra, så här ett år efter att raderna skrevs, att vi har sådan acceptans för det nya. Nyfikenheten att pröva att göra på andra sätt än det vanliga är stor. År 2014 är ett år som kan jämföras med att ta steget från superettan i fotboll till allsvenskan. Det fantastiska lag som jobbat tillsammans för att vinna i den näst högsta ligan tvingas tänka om och inse att det som räckte för att vinna på den här nivån kommer inte räcka för att vinna på nästa. Inom Bygg- och miljöförvaltningen har vi under 2014 sett över laguppställningen. Vi har anpassat och utökat truppen efter de nya förutsättningarna. Vi har omfördelat ansvar för att bättre passa den nya utmaningen som expansionen av Järfälla kommun innebär och vi har förstärkt positioner där vi har sett att vi kan bli bättre. Konkret innebär det ett antal förändringar: Vi har gjort om projektkontoret till projektledningsavdelningen och utökat ansvarsområdet till att omfatta all nybyggnation i kommunen, nu även nya offentliga lokaler. Vi skapar förutsättningar till en mer professionell projektledningsverksamhet och personlig utveckling. Vi har samtidigt med att ansvaret för nyproduktionen flyttats från fastighetsavdelningen skapat bättre förutsättningar för fastighetsavdelningens medarbetare att hinna göra mer av sådant som man är bra på, alla ROT arbeten i våra befintliga lokaler. De ökar och måste hanteras professionellt. Anläggning har blivit en egen avdelning och skiljts från Park och gata med syftet att bättre få ut den fulla potential som finns i vår Anläggningsverksamhet, samtidigt som Park och gata kan fokusera bättre på sitt uppdrag. Uppdragen blir större med expansionen. Förvaltningen har tillsatt en tjänst som IT samordnare och inlett arbetet med att se över alla verksamhetssystem. Ett stort och nödvändigt arbete så att vi i det ökade tempot har den bästa tekniken. Det ska vara lätt att arbeta hos oss vilket ökar attraktionskraften och stärker arbetsgivarvarumärket. Tre nya chefer har tillsatts under året, vilket ytterligare bidragit till att lyfta verksamheten och skapa en ledningsgrupp som tillsammans tar sig an kommunens och förvaltningens stora utmaning att utvecklas och att växa. Vi är väl rustade för de utmaningar vi ser Vi bygger vidare på något bra och vi arbetar hårt för att klara att ta de steg som kommer krävas av oss under de kommande åren. Vi gör som vi brukar. Vi gör det tillsammans. // Mikael Rångeby, Bygg- och miljödirektör

3 VERKSAMHETSBERÄTTELSE OCH ÅRSBOKSLUT 2014 FASTIGHETSAVDELNINGEN Förvaltning: Bygg- och miljöförvaltningen Chef: Roland Eriksson Antal anställda: 57 Ansvarsområde Fastighetsavdelningens uppdrag finns fastställt i Järfälla kommuns fastighets- och lokalpolicy, som fastställdes av av kommunfullmäktige: Fastighetsavdelningen ska upprätthålla och utveckla kommunens tekniska och ekonomiska beställarkompetens inom områden byggnation och förvaltning av kommunens lokaler och bostäder samt tillhandahålla ändamålsenliga lokaler till kommunens olika verksamheter. I uppdraget ligger att Svara för drift, löpande- och planerat underhåll Svara för ekonomisk administration i anslutning till hyressystemet Vara en konsultativ resurs för verksamheterna och svara för kostnadsberäkningar i tidiga skeden vid ny-/ombyggnation Genomförandeansvar vid förändringar av beståndet/nybyggnation (inklusive framtagande av lokal-och funktionsprogram i samråd med verksamhetsrepresentant när så erfordras) Genomförande av energieffektiviseringsåtgärder Svara för larm, bevakning och säkerhetsrelaterade frågor för kommunägda fastigheter Medverka i den kommunövergripande lokalförsörjningsplaneringen genom deltagande i lokalstyrningsgruppen (Lokstyr) Avdelningen arbetar gentemot en årlig beställning från kommunstyrelseförvaltningen, som mer i detalj fastställer avdelningens uppdrag inför kommande år. Under slutet av året har nyproduktionen av fastigheter flyttats till projektledningsavdelningen inom Tekniska nämndens samhällsuppdrag. Årets resultat: Mnkr Budget 2014 Utfall Externa intäkter 83,3 93,7 94,4 87,1 Interna intäkter 347,1 344,8 340,2 314 Summa Intäkter 430,4 438,6 434,6 401,1 Kostnader exkl kapitalkostnad - 282,6-295,7-274,3-259,1 Kapitalkostnad - 147,8-139,7-152,9-135,6 Summa kostnader -430,4-435,4-427,2-394,7 Årets resultat 0 3,2 7,4 6,4 Nettoinvestering -721,1-414,0-200,5-219,7 Eget kapital *) 7,7 Bygg- och miljöförvaltningen Besöksadress: Riddarplatsen 5, plan 11 Ekonomiavdelningen Postadress: JÄRFÄLLA Maria Lundholm, Förvaltningscontroller Telefon växel: Telefon: (direkt) E-post: kommunstyrelsen@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Postgiro: Bankgiro:

4 (11) Fastighetsavdelningen redovisar ett överskott på +3,2 mnkr. Det beror främst på lägre kapitaltjänstkostnader beroende på övergången till komponentavskrivningar. På grund av förändring i redovisningslagen genomfördes under 2014 en ny redovisningsprincip i kommunen; komponentavskrivningar när det gäller anläggningstillgångar. Det innebär att fastigheterna har fått förändrade avskrivningstider. Tidigare fördelades en fastighetsinvestering av på samma antal år oavsett vilken typ av komponenter som ingick. Från 2014 delas investeringarna istället upp per komponent och dess livslängd. För fastighet blev avskrivningskostnaderna 18,4 mnkr lägre än budgeterat. Utrangeringar med anledning av byte av avskrivningsmetod uppgick till 10,3 mnkr. Nettoresultat, med anledning av ny redovisningsprincip uppgår netto till +8,1 mnkr. Således blir det återstående resultatet för ,9 mnkr, som främst beror på avslut av mångåriga tvister, som lösts i slutet av Ekonomiskt utfall Större avvikelser mot budget är följande: Förlikning av mångåriga tvister: -5 mnkr Fastighet gemensamt: -4,2 mnkr Kundförluster: -1,9 mnkr Omstruktureringskostnader: -1,2 mnkr Fjällenskolans brandskada: -1,1 mnkr Hyror: 1 mnkr, Kvarnskolan är tom på grund av ombyggnad och outhyrd sedan juni Reparationer -0,7 mnkr Larm och försäkring: -0,4 mnkr Återuppbyggnad av bruket: -0,3 mnkr Fastighetsskatt: +0,4 mnkr Övrig drift och löpande underhåll: +1,1 mnkr Markskötsel: +1,4 på grund av en varm höst Periodiskt underhåll: +3,65 en del av överskottet beror på införandet av komponentavskrivningar där vissa underhållsåtgärder kostnadsförs i projekt om de utgör en komponent av en fastighet. En annan del beror på förseningar av projekten. Media: +4,4 på grund av energieffektiviseringar minskar kostnaderna för fjärrvärme samt lägre elkostnader på grund av lägre priser. Kapitalkostnader: +8,1 mnkr Avskrivningar samt ränta +18,4 mnkr samt utrangeringar av fastigheter -10,2 mnkr. Väsentliga personalförhållanden Fastighetsavdelningen har 57 anställda, varav 50 är tillsvidareanställda och 7 är visstidsanställda. Avdelningen har idag fler personer anställda än för ett år sedan. Av de anställda är 28 % kvinnor och 72 % män (för bygg- och miljöförvaltning totalt är könsfördelningen 36 % kvinnor och 64 % män). Medelåldern för kvinnor är 46 år och för män 50 (för bygg- och miljöförvaltning totalt 45 år för kvinnor och 48 år för män).

5 (11) En ny fastighetschef påbörjade sin anställning i september. Avdelningens ledning består av en avdelningschef och tre enhetschefer. Genomförandeenheten med 17 anställda genomför om- och tillbyggnadsprojekt. Förvaltarenheten med 26 anställda sköter förvaltning, drift och underhållet av befintliga byggnader samt kontakter med hyresgäster. Administrations- och uthyrningsenheten med 10 anställda svarar för ekonomi, hyresadministration och övrig administration på avdelningen. Avdelningen har rekryterat 13 nya medarbetare under året. Två medarbetare har slutat sin anställning, en har gått i pension och en har avlidit. Tre har varit deltidssjukskrivna, en är tjänstledig och en föräldraledig. Sjukfrånvaron beräknad i procent av arbetad tid är totalt 5,9 % (2013: 5 %) för fastighetsavdelningen, fördelat på kvinnor 3 % (2013: 5 %) och män 7 % (2013: 5 %). Ökningen beror på att några medarbetare har varit långtidssjukskrivna i mer än en månad. För mer information se bilaga 2. Miljöarbete: Under 2014 har förvaltningen beslutat och genomfört en sammanslagning de tre befintliga miljödiplom till ett gemensamt. Fastighetsavdelningen arbetar aktivt för att vara en miljömedveten hyresvärd. Avdelningens arbete sker inom sju huvudområden: Miljöcertifiering Information om miljödata till hyresgästerna Miljökrav vid inköp och upphandlingar. Miljökrav vid energiupphandling(enbart förnyelsebar el). Miljöplaner vid byggprojekten. Energibesparande åtgärder i kommunens byggnader Miljöklassning av kommunens byggnader Under 2014 har följande miljöarbete utförts: Kemikaliearbete i form av regelbunden uppdatering av förteckningen över farliga kemikalier samt utbyte av dessa kemikalier. Kemikaliekrav ställs vid byggnation och vid upphandling. Förskolan Orion har fått preliminärt Guld (nyproduktion) enligt klassningssystemet Miljöbyggnad. Herrestaskolan ska certifieras för Guld. Viksjö vård- och omsorgsboende, Almarevägens samt Kopparvägens förskola projekteras för Guldklassning. Miljöplaner används vid all byggnation. Samtliga armaturer innehållande PCB har sanerats. Vid byggnation som berör mark genomförs alltid undersökningar för att klarlägga eventuella föroreningar.

6 (11) Viktiga händelser: Fastighetssystem Fastighetsavdelningen hanterar en stor mängd information upphandlades systemet Xpand och under 2013 driftsattes systemet. Under 2014 fortsatte arbetet med att lägga in fastigheter och uppgifter om dessa i Fastighetsbasen. I dag finns alla kommunens fastigheter registrerade (206 st) och det är genomfört förberedelser för att också plan- och exploateringsavdelningen och andra avdelningar/ förvaltningar ska kunna använda systemet. Under 2014 började arbetet med att upprätta ett system för planerat underhåll samt energi-, medieuppföljning och styrning. Under hösten så har planeringen inför sommaren 2015 gjorts med besiktningar och underlag för upphandling. En prioritets lista är framtagen och budgeten är antagen. Klimatneutrala Herrestaskolan har utsetts till ett av Sveriges mest tio intressanta byggprojekt. På världens största konferens för hållbart byggande, Sustainable Buildning Conference Series i Barcelona presenterades skolan som ett av de främsta exemplen över vad Sverige har att erbjuda inom hållbart byggande. Ärendehantering: Under året har cirka ärenden inkommit, varav cirka var felanmälningar. Hyra: Avisering av externa hyresgäster sker i Xpand Registrering av de interna hyresgästernas avtalsdata pågår Energiuppföljning: Statistik för el, fjärrvärme och kallvatten finns registrerad från 2012 samt för referensåret 2009 Från årsskiftet 2014/2015 så läser teknikerna av mätare direkt i mobiltelefoner Arbetet med att utifrån nyckeltal klassificera förvaltningsenheterna pågår Lagkravsbesiktningar: Bevakas av den administrativa enheten Registrering av alla komponenter som är omfattade av nya lagkravsbesiktningar pågår och ska vara färdigt under 2015 Planerat underhåll: Statusbedömningar av samtliga byggnader pågår. En underhållsplan beräknas vara färdig under hösten 2015 Inre underhåll Fastighetsavdelningen har sedan 2012 ansvaret för det inre underhållet som tidigare hyresgästerna ansvarat för. Underhåll har utförts på: Fäbodens förskola har fått nya ytskikt och belysning. Tre avdelningar på nedre plan i Aspnäs förskola renoverades. Järfällavallens samtliga omklädningsrum fick ny tåligare väggkonstruktion och nya slitstarka och fukttåliga innerdörrar.

7 (11) I Jakobsbergs sporthall har fyra toalett/ duschutrymmen idrottslärarnas omklädningsrum renoverats. Avloppsstammarna har bytts ut och renoverats. Två omklädningsrum på Järfälla ishall har fått golvmattor anpassade för verksamheten. Bland annat en tjock tät matta som tål skridskor. Sandvikskolan och Vattmyraskolan har fått nya sportgolv och väggar. Kulturkontoret har fått dörrarkarmar och dörrfoder målade. Bibliotekets förrum och WC har renoverats. Kvarns förskola har fått nytt staket och upprustat undertak. På Olofslundskolan har sjutton toaletter målats. På öppna förskolan Trollebo på Nydalsvägen har rum och hall målats upp. På ett flertal äldreboenden har gemensamma utrymmen målats Fastebol förskola byggdes delvis om för att kunna öka kapaciteten. Ny sovaltan och förråd utfördes under våren. Arbetena avbröts då man upptäckte omfattande miljö- och hälsopåverkande skador i konstruktionen. Det beslutades då att renovera skolan och samtidigt sanera bort alla skadeproblem. Mer pengar sköts till och blev till ett mer omfattande projekt som pågår under Periodiskt underhåll Under vintern och våren har det utförts målningsarbeten på ett flertal fastigheter däribland, Barkarbyskolan hus D och Jakobsbergskolan hus X, Iljansbodaskolan, Neptuniskolan och kiosken vid Görvälnsbadet. Under våren och sommaren har det utförts lagningar av tegelbalkar på Björkebyskolan, omläggning av taket på Jakobsbergskolan hus H samt renoveringar av köken på ett flertal förskolor.. Lås, Larm, Brand och Säkerhet Det har genomförts ett antal åtgärder för att förebygga brand, inbrott och olyckor. Den enskilt allvarligaste händelsen under året var branden i Fjällenskolan. I övrigt har inga allvarliga händelser drabbat Järfälla kommuns fastigheter. Säkerhetshöjande åtgärder har genomförts i de flesta fastigheter bland annat: Nytt passagesystem till Björkebyskolan Förbättringar och utökningar av brandlarm på Källtorp- och Lundskolan. Övervakningskameror på Jakobsbergskolan. Framtiden Järfällas kraftiga expansion medför att en stor del av de befintliga fastigheterna och lokalerna behöver byggas ut, moderniseras och rustas upp. Utmaningen för fastighetsavdelningen är att genomföra detta samt att ta hand om fler byggnader/lokaler och samtidigt förbättra service, kvalité och ekonomi. Viktiga faktorer för att lyckas är rekrytering, personalutveckling och utveckling av bra och flexibla system för förvaltning och byggande. Flyttningen av nybyggnads projekt till Tekniska nämndens projektledningsavdelning möjliggör att i än större utsträckning verksamheten att fokusera på kärnuppdraget.

8 (11) Verksamhetsmått/Volymer/Nyckeltal Järfälla Kommuns fastighets- och lokalpolicy ställer upp mål för Fastighetsavdelningen: Inriktningsmål Kommunens lokalbestånd ska vara energi- och miljödeklarerat, dimensionerat och utformat efter verksamheternas behov, samt effektivt använt och välskött Kommunen ska genom en bra och effektiv lokalförsörjningsprocess ständigt söka lösningar som sänker lokalkostnaderna och optimerar nyttjandegraden av kommunens lokaler Fastigheter, lokaler och byggnader som på lång sikt inte behövs eller bedöms inte vara av strategisk betydelse avyttras Effektmål Energiförbrukningen i kommunens verksamhetslokaler ska årligen minska. Andelen hyresgäster i kommunala verksamhetslokaler som är nöjda med kommunens förvaltning av lokalerna ska öka. Energibesparingsåtgärder, som utförts under 2014 Bergvärmeanläggningar har installerats i Jakobsbergsskola, Vattmyraskolan, Fastebol förskola och Nibbleskolan. Renoveringar av Fjärrvärmeundercentraler har utförts i Jakobsbergskolan, Vattmyraskolan och Nibbleskolan. Bolindervallen har försetts med värmeåtervinning från istillverkningen som sedan ger varmvatten. CO 2 styrning har planerats för 2015 i ett antal skolor. Måluppfyllelse energiförbrukning I miljöplan för Järfälla Kommun och för Fastighetsavdelningen finns målsättningen att sänka energiförbrukningen i Järfälla Kommuns fastighetsbestånd med 20 % per kvadratmeter till år 2020 med 2009 som referensår. Avdelningen gör sedan 2009 en årlig sammanställning av energistatistik för samtliga fastigheter. Där redovisas total användning per år(kwh/år) och förbrukning per kvadratmeter och år(kwh/m² år) både per fastighet och för fastighetsgruppen. Fjärrvärme och miljömärkt El köps från EON.

9 kwh/m2,år GWh/år (11) Total Energianvändning (Normalårskorrigerad) Totalt Fjärrvärme Total El Mål (-20 % av 2009) Total Energianvändning (Normalårskorrigerad) 250 Totalt 200 Mål (-20 % av 2009) Måluppfyllelse miljöplan I miljöplan för Järfälla Kommun finns målsättningen att den genomsnittliga energianvändningen i Järfälla Kommuns fastighetsbestånd ska till 2020 sänkas med 20 % per kvadratmeter med 2009 som referensår. Tabellen nedan visar energianvändningen från 2009 till och med 2014 samt målet för år 2020.

10 (11) Energianvändning Mål 2020 El 25,7 25,6 24,9 25,5 25,2 24,5 Fjärrvärme 31,6 33,7 30,7 29,0 26,4 24,4 Total förbrukning 57,3 59,3 55,7 54,5 51,6 48,9 45,8 Förbrukning kwh/m2 243,8 252,3 235,3 224,8 211,6 201,3 195,1 Måluppfyllelse nöjda hyresgäster, Nöjd Kund Index. Fastighetsavdelningen genomför vart annat år en kundundersökning, Nöjd Kund Index. Undersökningen genomförs av Evimetrix. Undersökningen görs på kommunala fastighetsorganisationer. Järfälla kommuns fastighetsavdelning får totalt sett ett starkt medelbetyg. Jämfört med 2012 ges samtliga områden i undersökningen stärkta betyg. NKI ökar från 55 poäng 2012 med fem betygsenheter till 60 poäng Det är en kraftig ökning och ett högt betyg jämfört med andra kommunala fastighetsorganisationer. Betyget på Kundvärde och Service ökade kraftigt från 64 till det höga betyget 72. Investeringsredovisning: Större investeringsprojekt Fastighetsavdelningen har under året genomfört en lång rad byggprojekt för att möta behoven hos Järfälla kommuns olika verksamheter, se bilaga 1. Kulturbyggnader Fastighetsavdelningen förvaltar cirka 130 kulturbyggnader. Förvaltning och investeringar i dessa byggnader sker i enlighet med Strategi avseende kommunägda kulturoch äldrebyggnader (Dnr Kst 2011/306) För att säkra byggnadernas livslängd och förhindra förstörelse så pågår underhållsarbeten av varierande karaktär i en stor del av beståndet. Större insatser har gjorts framförallt på gårdarna Säby, Rocksta, Sandvik och Ängsjö. Projektekonomi 2014 Den totala årsbudgeten för fastighetsinvesteringar var 721,1 mnkr varav nedlagda kostnader är 414 mnkr, vilket uppgår till 57 % av årets budget. Utfallet är högre än 2013 (se tabell nedan) vilket i huvudsak beror på övergång från projektering till genomförande för de större projekten. År Utfall mnkr 127,9 253,1 219,7 200,5 414 Antalet projekt i 2014 års investeringsbudget var 126. Av dessa avslutades 29 projekt, 86 projekt pågår och 11 projekt har inte påbörjats, se bilaga 1

11 (11) Projekten med största avvikelserna redovisas i tabellen nedan Projektnamn: Total Budget Budget 2014 Utfall 2014 Differens Budget - Utfall 2014 Ackumulerat Utfall t o m Slutkostnads prognos Färdigställande Skolpaviljonger ,6 22,6-12,6 27,9 Aug 2015 Marksaneringar 10,6 4,1 16,7 16,2-12,1 17 Flerårigt Tallbohovskolan 1,5 1,5 9,9 9,9-8,4 10,8 Mars 2015 Korttidsboende ,1 6,1-7,1 77,1 Okt 2009 Görvälns slott, upprustning 2-6,4 11 0,4-6,8 11 Jun 2015 Utbyggnad av matsalar 19 5,5 0,3 0,3 5,2 5,5 Dec 2016 Ombyggnad/ upprustning ,1 3,1 6,9 100 Sep 2016 av Kvarnskolan Jakobsbergskolan tillagningskök ,8 2,8 7,2 35 Aug 2016 Fornvägen, serviceboende 33 29,9 25,2 22,1 7,8 25,2 Okt 2014 Ängsjö, motionscentral 19 10,8 0,3 0,2 10,6 19 Dec 2017 Gruppboende Kallhäll / Dec 2015 Jakobsberg Säby ridanläggning ,3 4,3 15,7 47 Dec 2016 Ulvsättraskolan 83 46,7 36,5 28,2 18,5 81,9 Dec 2015 Fjällenskolan, aula 23 20,3 3,6 0,9 19,5 23 Jun 2016 Kopparvägens förskola, 95 25,1 10,9 1 24,1 96,8 Dec 2016 rivning och nybyggnation Herrestaskolan ,6 183, ,6 347,5 Aug 2015 Nytt Äldreboende Viksjö ,6 4,8 4,4 43,2 113 Dec 2016 Tillbyggnad Neptuniskolan 90 46,6 12,3 1,9 44,7 90 Osäkert Olovslundsskolan 189,5 58,1 15,9 6,5 51,6 190,3 Sep 2017 *) Skolpaviljonger Skälbyskolan, paviljongen hade budgeterats som tillfällig byggnad sedan har paviljongen byggts om för att vara permanent vilket, medförde nytt tak och en förbindelsegång. Lekplatsutrustning fick flyttas och nytt förråd fick byggas. Efter den geoteknisk undersökning har det visat sig att markförhållanden var instabila, som medfört utbyte av schaktmassor. Med nytt bygglov krävs nya parkeringsplatser. Nytt stängsel runt nya skolgården. *) Marksanering på Jakobsbergskolan är omfattande, asklagret har legat djupare än vad rapporten från konsulten visade. *) Tallbohovskolans transportväg för sopor. Från början skulle vägen förbättras med asfalt. På grund av fel lutning på vägen så har vägen dragits runt hela fotbollsplanen. Det har medfört sprängningsarbeten, ny dränering, en 3 meter bred ny gångväg på ca 150 meter, ny vändplan samt stängsel runt fotbollsplanen. *) Korttidsboende och Görvälns slott projekt är tvistiga. *) Fornvägen serviceboende blev billigare än beräknad. *) Övriga avvikelser beror på periodiseringar över åren.