Budget och verksamhetsuppföljning per april 2014 med prognos

Transkript

1 Budget och verksamhetsuppföljning per april 2014 med prognos TEKNISKA NÄMNDEN Fastighet INNEHÅLL ANSVARSOMRÅDE 2 KOMMENTAR TILL UPPFÖLJNING PER APRIL 2 Periodens resultat 2 Investeringsredovisning 3 PROGNOS DRIFTBUDGET 4 PROGNOS INVESTERINGSBUDGET 4 VIKTIGA HÄNDELSER 5 UPPFÖLJNING AV MÅL OCH NYCKELTAL 6 VÄSENTLIGA PERSONALFÖRHÅLLANDEN 7 MILJÖREDOVISNING 7 Bilagor: Dnr Ten 2014/339 1 Delårsrapport med prognos driftbudget 2 Delårsrapport med prognos - investeringsbudget

2 JÄRFÄLLA KOMMUN (7) ANSVARSOMRÅDE Fastighetsavdelningens uppdrag finns fastställt i Järfälla kommuns fastighets- och lokalpolicy. Avdelningen arbetar gentemot en årlig beställning från Kommunstyrelseförvaltningen, som mer i detalj fastställer avdelningens uppdrag inför kommande år. Avdelningens uppgifter är att svara för förvaltning av kommunens fastigheter, byggnader och tillhörande tomtmark samt tillhandahålla ändamålsenliga lokaler till kommunens olika verksamheter. KOMMENTAR TILL BUDGETUPPFÖLJNING PER APRIL Periodens resultat (tkr) Periodens utfall med prognos framgår av bilaga 1 Fastighet Budget Bokslut Bokslut Prognos Bokslut Belopp i tkr Intäkter Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Kostnader exkl. kapitalkostnad Kapitalkostnader Resultat Eget kapital Fastighet redovisar ett överskott på 25,2 mnkr, och därmed en periodiserad budgetavvikelse på + 28,3 mnkr. Vid jämförelse med samma period 2012 avviker resultatet +20,5 mnkr. Avvikelsen beror framförallt på att från och med mars bokförs inga kapitalkostnader på grund av införandet av komponentavskrivningar. Resultatet för fastighet, justerat med budgeterade kapitalkostnader, visar ett resultat på -0,8 mnkr och därmed en periodiserad budgetavvikelse på + 2,3 mnkr, se bilaga 1. En varm vinter och vår har resulterat i lägre kostnader för vinterunderhåll, el och fjärrvärme + 2 mnkr. Under våren uppgår återställandet av Fjällenskolan efter branden till 5,1 mnkr. Periodens resultat inkluderar följande avvikelser vid jämförelse med budget. Kapitalkostnader +26,0 mnkr. Inga kapitalkostnader ingår i resultatet för mars och april. Reparationer + 1,0 mnkr Övrig drift + 0,8 mnkr Larm, försäkring och skötsel 0,1 mnkr Markskötsel +1,0 mnkr Externhyra -0,8 mnkr. Avvikelsen beror till stor del på inhyrningar, som inte ingår i budgeterade inhyrningar. El, värme och vatten + 0,9 mnkr

3 JÄRFÄLLA KOMMUN (7) Hyresintäkter + 1,7 mnkr. Avvikelsen beror på ej periodiserad hyra samt ej budgeterade hyresintäkter för nya fastigheter. Övriga intäkter +0,7 mnkr. Avvikelsen beror på ej periodiserade arrenden. Underhåll +4,9 mnkr. Ett flertal underhållsåtgärder har upphandlats och kommer att genomföras under sommaren. Brand Fjällenskolan 5,1 mnkr Övrigt fastighet (fastighetsservice, projektledare och gemensamt), -2,7 mnkr Investeringsredovisning Investeringsprojekt: Status januari april 2014: Pågående Nya bostäder för särskilt boende vid Fornvägen Ny förskola/skola Barkarbystaden (Herrestaskolan) Bergvärmeanläggning Jakobsbergskolan, pågår Nytt golv i Viksjö Sporthall, utförs under sommaren Tillbyggnad av Olovslundskolan, Upphandling pågår. Tillbyggnad av Ulvsättraskolan Upprustning av motionsspår i Veddesta Ny aula Fjällenskolan Återuppbyggnad av Kopparvägens förskola, projektering pågår. Arbete med miljöklassning, nivå Guld, avseende nya brandstation. Nytt äldreboende i Viksjö, projektering pågår. Nytt brandlarm till Kallhälls ishall Stallet i Säby, projektering pågår. Markarbeten på Karlslundskolan Karlslundskolan etapp 2 Spillvärmeanläggning på Kallhälls ishall Neptuniskolan, projektering pågår. Kvarnskolan, projektering pågår. Konstgräsplan vid Tallbohovskolan, projektering pågår. Multiidrottsanläggning vid Nibbleskolan, projektering pågår. Färdigställda Ny terminalbyggnad för sopsugsanläggning i Barkarbystaden Ny parkeringsplats vid Viksjö IP Ombyggnad av Kulingvägen 25 Kulturbyggnader Fastighetsavdelningen förvaltar cirka 130 kulturbyggnader samt reglerings- och saneringsfastigheter. Förvaltning och investeringar i dessa byggnader sker i enlighet med Strategi avseende kommunägda kultur- och äldrebyggnader (Dnr Kst 2011/306)

4 JÄRFÄLLA KOMMUN (7) Under första tertialet 2014 har följande åtgärder utförts: Pågående Vård- och underhållsplaner Sandviks Gård Hyregästanpassning för sju lägenheter, Hus 226 Radon åtgärder i tre stycken byggnader på Säby Gård Restaurering/renovering av Smedjan Säby Gård Projektering av brandlarm/inbrottslarm huvudbyggnaden Säby Gård Fortsatta arbeten med el-installationer Ängsjö Gård Ommålning fasader och fönster huvudbyggnad Sandviks Gård Ommålning fönster Tmb Sandviks Gård Ommålning fasader och fönster Lagfartsvägen 12 Projektering ny ridanläggning Säby Gård Projektering av ny motionscentral Ängsjö Projektering av hyresgästanpassning Majorskan Färdigställt Åtgärder efter brandsyn Görväln Slott Omläggning av fyra tak på Görvälns Gård Återställande efter brand Ängsjö motionscentral Renovering av lägenhet inför ny hyresgäst flyttar in i arrendatorsbostaden Ängsjö PROGNOS DRIFTBUDGET Prognos framgår av bilaga 1. Fastighetsavdelningen bedömer i dagsläget att årsprognosen för 2014 inte kommer att avvika från årets budget. För helåret beräknas således ett nollresultat. Viss osäkerhet råder för årsprognosen. Det är framförallt kostnaderna för branden i Fjällenskolan, som i dagsläget uppgår till 5,1 miljoner kr, oförutsedda händelser framåt samt hur kommande vinter blir. På grund av förändring i redovisningslagen genomförs under 2014 en ny redovisningsprincip i kommunen; komponentavskrivningar när det gäller anläggningstillgångar. Det innebär att fastigheterna, kommer att få förändrade avskrivningstider. Idag skrivs en fastighetsinvestering av på samma antal år oavsett vilken typ av komponenter som ingår. Från 2014 delas investeringarna istället upp per komponent och dess livslängd. I dagsläget är det svårt att förutsäga, vilka effekter det kommer att innebära då även skillnaden mellan drift- och investeringskostnader kan komma att förändras, varför prognosen är beräknad utifrån den tidigare redovisningsprincipen. PROGNOS INVESTERINGSBUDGET Den totala årsbudgeten för fastighetsinvesteringar 2014 uppgår till 714,6 mnkr varav nedlagda kostnader under det första tertialet uppgår till 82,2 mnkr. 11,5% av projektmedlen har förbrukats. För samma period 2013 hade 11,6 % av projektmedlen förbrukats. Prognostiserat utfall för 2014 beräknas till 428,9 mnkr. Prognosen uppgår till 60 % av den ursprungliga investeringsbudgeten. Prognos för respektive projekt, se bilaga 2.

5 JÄRFÄLLA KOMMUN (7) De projekt, som har en större avvikande prognos redovisas nedan: Investeringsprojekt Olovslundsskolan +52,4 Nytt Äldreboende Viksjö +41,6 Tillbyggnad Neptuniskolan +36,6 Herrestaskolan +36,1 Ulvsättraskolan +20,2 Kopparv. fsk, rivning o nybygg +19,9 Säby ridanläggning +16 Gruppboende Kallhäll / Jakobsberg +13 Ängsjö, motionscentral +10,3 Vattmyraskolan, om- och tillbyggnad -3,1 Byte av ventilationsaggregat -3,9 100 nya fsk-pl Jakobsberg -4,0 Aspnässkolan, hus E -4,3 Avvikelse mnkr VIKTIGA HÄNDELSER Fastighetssystem Fastighetsavdelningen hanterar en mängd information, men har länge saknat ett enhetligt fastighetssystem. Förra året sattes det nya fastighetssystemet Xpand i drift. Vissa implementeringar pågår även 2014 och följer tidplan. Upphandlingar Fastighetsavdelningen har under året upphandlat ett stort antal ramavtal. I projekten har förseningar uppstått då flera upphandlingar har avbrutits i brist på anbud. I några fall krävs överprövning och väntetid kan uppgå till ett halvår. Inre underhåll Inre underhåll pågår på Allmogens förskola, Aspnäs förskola, Fäbodens förskola, Fastebol förskola och Kvarns förskola. Inre underhåll och projektet Attraktiva studiemiljöer på Fastebol förskola har avbrutits på grund av att skadeutredning och statusbesiktning behöver utföras för att kunna fortsätta. Järfällavallens samtliga sex omklädningsrum har fått ny tåligare väggkonstruktion och nya slitstarka och fukttåliga innerdörrar och ytskikt. I Jakobsbergs sporthall har renovering av fyra toalett /duschutrymmen, omklädningsrum och rum för idrottslärarna påbörjats. Avloppsstammarna byts och renoveras samtidigt. Periodiskt underhåll Under vintern och våren har upphandling av målningsarbeten för det utvändiga planerade underhållet på Barkarbyskolan hus D, Jakobsbergskolan hus X, med flera genomförts. Samtidigt pågår underhållsmålning med ramavtalsentreprenörer på Iljansbodaskolan, Neptuniskolan, kiosken på Görvälnsbadet med flera. Under våren och sommaren genomförs lagningar av tegelbalkar på Björkebyskolan, omläggning av taket på Jakobsbergskolan hus H, renoveringar av avdelningskök på förskolor, dörrbyten på förskolor med mera.

6 JÄRFÄLLA KOMMUN (7) UPPFÖLJNING AV MÅL OCH NYCKELTAL Järfälla Kommuns fastighets- och lokalpolicy ställer upp effektmål för Fastighetsavdelningen: Energiförbrukningen i kommunens verksamhetslokaler ska årligen minska. Andelen hyresgäster i kommunala verksamhetslokaler, som är nöjda med kommunens förvaltning av lokalerna ska öka. Energiförbrukning Energibesparande åtgärder som har genomförts eller påbörjats under det första tertialet: Montering av bergvärmepumpar i Nibbleskolan för reduktion av energiförbrukningen i fastigheten och minskning av CO 2 utsläpp. Montering av bergvärmepumpar i Vattmyraskolan för reduktion av energiförbrukningen i fastigheten och minskning av CO 2 utsläpp. Nya ventilationsaggregat med värmeåtervinning och ny ventilation i hus 01, Aspnässkolan för energieffektivisering av fastigheten. Ersätta äldre eldrivna varmvattenberedare med värmepumpar för reduktion av energiförbrukningen i fastigheten och minskning av CO 2 utsläpp i Jakobsbergskola. Montering av CO 2 -styrning av ventilationen för effektivisering av energiförbrukningen och utökning av personantalet i Sandvikskolan. Montering av bergvärmepumpar i Jakobsbergskolan för reduktion av energiförbrukningen i fastigheten och minskning av CO 2 utsläpp. Installation av bergvärmepumpar och nytt ventilationsaggregat med värmeåtervinning i Askungenförskolan för att tillgodose ventilationsbehovet och energi-effektivisera fastigheten. Nöjda hyresgäster Fastighetsavdelningen genomför vart annat år en kundundersökning, Nöjd Kund Index. Undersökningar genomfördes i oktober 2010 och oktober Undersökningen görs hos jämförbara kommunala fastighetsorganisationer. Resultatet av den senaste undersökningens positiva resultat har diskuterats och analyserats på avdelningen. Slutsatsen är att arbeta vidare med ett ännu tydligare kundfokus. Ett antal delområden har pekats ut där avdelningens olika arbetsgrupper kommer fördjupa diskussionerna under året.

7 JÄRFÄLLA KOMMUN (7) VÄSENTLIGA PERSONALFÖRHÅLLANDEN I april lämnade chefen för fastighet sin tjänst. Chefen för miljö- och bygglov är tillsvidare tillförordnad chef för avdelningen och rekrytering av ny chef pågår. En genomlysning av verksamheten påbörjades i april på förvaltningschefens initiativ. Biträdande chefen för genomförandeenheten är tillsvidare tillförordnad chef för samma enhet då ordinarie chef är sjukskriven. Vid årsskiftet beslutades att erbjuda medarbetare möjligheten att utvecklas vidare till projektledare eftersom det är en svårrekryterad yrkeskategori. Tre medarbetare var intresserade. Från 1:a februari har de fått en förändrad befattning, som biträdande projektledare och förvaltare. Rekryteringsarbetet fortsatte med att under första tertialet rekrytera flera nya medarbetare, två biträdande projektledare och två entreprenadingenjörer som redan är på plats. En medarbetare i administration och uthyrning kommer att vara föräldraledig från maj. Vikarie är inhyrd för den befattningen. En medarbetare som var anställd på visstid har slutat och en ersättningsrekrytering är klar. En praktikant är visstidsanställd från och med januari under ett år. En maskinist som har varit tjänstledig ett år, har sagt upp sig och en ny medarbetade är rekryterad. Inom fastighetsförvaltning har en vikarie tillsvidareanställts. En medarbetare inom genomförandeenheten är fortsatt långtidssjukskriven på deltid sedan april. MILJÖREDOVISNING: Fastighetsavdelningen arbetar aktivt för att vara en miljömedveten hyresvärd. Detta har genomförts under första tertialet: Den digitala lagkravsförteckningen, som tagits fram fungerar, som underlag för det fortlöpande arbetet. Den digitala kemikalieförteckning, som är underlag i arbetet för att fasa ut skadliga kemikalier använts i pågående kemikaliearbete. Köldmedieinventeringen, som genomförts av samtliga byggnader har utgjort underlag för förändrade arbetsrutiner. Fortsatta marksaneringar vid Jakobsbergsskolan har genomförts. En kostnadsuppskattning för en total sanering av hela området har tagits fram. Ett åtgärdsprogram har tagits fram för ett antal miljöinventerade byggnader. Avdelningen arbetar med miljöklassning i tre nybyggnadsprojekt. Miljöplan för rivningar har använts i alla rivningsprojekt.