Vem ska parallellpublicera? Jenny Ericsson & Urban Ericsson, SLU-biblioteket

Transkript

1 Vem ska parallellpublicera? Jenny Ericsson & Urban Ericsson, SLU-biblioteket

2 Bakgrund och syfte Parallellpublicering av artiklar i Epsilons öppna arkiv. Ett utvärderingsprojekt kring parallellpubliceringen av vetenskapliga artiklar i Epsilons öppna arkiv Tre delar: 1. Hur gör vi idag i Epsilon? Dokumenterade arbetet med redigering av inkomna artiklar 2. Hur gör andra? Enkät till svenska högskole- och universitetsbibliotek 3. Vad innebär det om biblioteket åtar sig hela parallellpubliceringsprocessen? En institution finansierade parallellpubliceringen under ca 5-6 v. Syfte: Kan vi arbeta på ett annat sätt, skapa nya rutiner, för att om möjligt öka parallellpubliceringen vid SLU?

3 1. Hur gör vi idag i Epsilon? Hur gör vi på SLUB? Forskaren deponerar och berikar med metadata > Bibliotekarien utför: 1. Kontroll av det deponerade dokumentet, dess metadatainnehåll, samt versionskontroll av artikel 2. Kontroll av tidskriftens publiceringspolicy 3. Utformning av försättblad, sammanfogar det till artikeln samt skapar pdf 4. Kontroll och komplettering av registrerade metadata i Epsilonformuläret. - Under perioden 14 juni - 4 september 2012 parallellpublicerades 7 artiklar i Epsilon. De redigerande bibliotekarierna anger ett tidsspann mellan 8 minuter och 2 timmar (8 min, 15, 60, , 75, 35). Dessa siffror har sedan kommenterats som att de inte är representativa. I slutet av 2012 uppskattar de att det i genomsnitt tar ca 45 minuter att parallellpublicera en artikel.

4 2. Hur gör ni andra? Enkät till svenska högskole- och universitetsbibliotek Beskriv nuvarande parallellpubliceringsprocess vid biblioteket Endast 1 bibliotek åtar sig hela processen vilket innebär att forskaren inte behöver göra ngt mer än att mejla artikeln till biblioteket. Hur lång tid tar det att parallellpublicera en artikel? Någon skriver: Högst 5-10 minuter om det är enkla fall (t.ex. Springerartikel). Kan i krångliga fall ta upp till 1 timme om man måste söka på tidskriftens hemsida och det är svårt att hitta information. Vad i parallellpublicerings-processen är mest tidskrävande? Undersöka förlagsvillkor, Att få artikeln i rätt version från författaren (och den dialog som följer med det), Granskning av metadata, Arbetet med försättsblad Vilka frågor ställer författaren ofta till biblioteket i anslutning till parallellpubliceringen? Upphovsrättsliga frågor, filversionsfrågor Tar biblioteket ansvar för postens kvalitet (i avseende på metadata och filversion)? 12 av 21 respondenter svarade ett tydligt ja med avseende på metadata.

5 3. Vad innebär det om biblioteket åtar sig hela parallellpubliceringsprocessen? Bakgrund för delprojektet i Umeå: Nära samarbete med institution dialog, diskussioner och seminarier/workshops Ledningsgruppsbeslut våren 2012 Institutionen finansierade projektet Fördelar för både: Institutionen Spridning och tillgänglighet Önskar ökat antal citeringar Ekonomisk vinning Samla institutionens fulltextpubliceringar SLU-biblioteket Samla erfarenheter Synliggöra kompetens Öka antal artiklar i Epsilon Hitta hållbara arbetsmodeller Ringar på vattnet effekt Samarbete, förtroende

6 3. Delprojektet i Umeå Noggranna förberedelser Rimliga förväntningar Tydlig arbetsfördelning Ta fram arbetsflöde Öka effektiviteten

7 3. Erfarenheter från delprojektet Publikationslistornas format Tydliga instruktioner hur dessa skulle levereras för vidare bearbetning underlättade arbetet En stor majoritet valde ändå sitt eget sätt för att skicka informationen till biblioteket Publikationslistor insamling Mycket tidskrävande momentet för biblioteket Ett visst motstånd hos forskare att lägga tid på detta Extra fokus på att få med nyckelpersoner på institutionen som goda förebilder Insamling av artiklar Forskaren fick mejl vilka artiklar de kunde parallellpublicera, att dessa skulle levereras inom tre dagar och att dessa skulle vara proof-corrected version Positivt var att många levererade i tid Insamlande av artiklar var det som tog i mest tid att genomföra Artikelversioner Diskussioner vilken version av artikeln som ska deponeras Mervärden Nya kontakter, nya kunskaper om målgruppen och deras behov. Tillfälle att synliggöra vår kompetens

8 Några slutsatser Ta in metadata från externa källor Bäst effekt (flest parallellpubliceringar) sker genom att skapa processer som koncentrerar sig på artiklar med tydliga villkor för parallellpublicering (Det är avvikelser och tveksamheter som tar tid). Automatisera delar av dialogen med forskaren (e-post) Automatisera försättsbladet Dialogen med forskaren tar tid Vi bör inte kräva proof-corrected-versioner i framtiden, för tidskrävande och onödigt eftersom det är länkat till förlags-pdf:en (I Umeå önskade man det). Vi tjänar på att lägga tid på att skapa tydliga riktlinjer för vad som gäller vid parallellpublicering.

9 Tack! Rapport publiceras i sommar Kontaktuppgifter: Jenny.Ericsson@slu.se Sofia.Hansson@slu.se Urban.Ericsson@slu.se