Rapportalternativ. Ansvarig webbverktyg/eportfolio

Transkript

1 Rapportalternativ i webbverktyg/eportfolio På följande sidor kommer du som administratör av webbverktyget/eportfolio få en beskrivning av olika rapporter och hur du på bästa sätt kan ta fram dessa efter att dina anställda gjort kompetensutvärderingar Bengt Engström, Projektsamordnare Peter Åhnberg, Projektadministratör Ansvarig företagskontakter Ansvarig webbverktyg/eportfolio tfn: tfn: bengt.engstrom@hassleholm.se peter.ahnberg@hassleholm.se Stobygatan 5, Hässleholm Stobygatan 5, Hässleholm

2 Innehåll 1. Rapporter översikt Snabbguide Beskrivning av samtliga rapportalternativ Rapport på individnivå. 5-8 Kompetenshistorik 6 Kompetensuppsättningshistorik.. 6 Gap analys. 7 Mina kompetenser Rapport för en viss befattning Gap analys för alla användare. 9 Kompetensuppsättningshistorik Rapporter på företagsnivå Rapport för kompetensutvärdering Rapport för samtliga kompetensuppsättningar Övriga rapporter Rapport för flera användare Rapport för flera kompetensuppsättningar

3 Rapporter översikt Användarna samt eventuella handledare har gjort sina skattningar i utvärderingarna. Nu finns information som kan vara intressant att analysera både för dig som användare (anställd) och dig som administratör (chef). Som användare kan du i portalen klicka på Rapporter och där få se din Gap analys samt en lista över kompetenser och hur din självskattning ser ut i jämförelse med målnivåerna och eventuella skattningar från handledare. Som administratör kan du, precis som övriga användare, se din egen rapport i portalen. För att se rapporter på de användare som du administrerar måste du gå in i Administration. Du kan välja mellan att ta fram rapporter på individnivå, för en viss kompetensuppsättning, eller för en specifik kompetensutvärdering. Du kan också göra ett urval av flera användare eller kompetensuppsättningar för att exempelvis få en rapport som visar en samlad bild av kompetensnivåerna. Vidare följer beskrivningar på hur du går tillväga för att välja mellan de olika rapportalternativen. 3

4 Snabbguide till de vanligaste rapporterna Individnivå- för att se resultat av enskilda användares skattning. Här jämförs medarbetarens skattning med målnivån samt eventuellt med handledares skattning. I denna rapport finner du enbart skattningar av de kompetenser som ingår i den/de befattning/ar som användaren har. Resultatet presenteras dels i en gap analys och dels schematiskt. Denna rapport heter Gap analys och finns under rapporter på användaren. Gruppnivå- för att se resultat av en grupp, tex alla säljares skattning. Här jämförs hela gruppens skattningar med målnivåerna samt eventuellt med handledarens skattning. Gap analysen som presenteras visar gruppens samlade kompetens och samlade kompetensbrister. Här ser du även hur många som ligger på de olika nivåerna vilket presenteras i en schematisk tabell. Denna rapport heter Gap analys för alla användare och finns under rapporter på en kompetensuppsättning. Företagsnivå- för att se hela företagets resultat. Här ser du alla medarbetares resultat grupperat utifrån yrkesrollerna (kompetensuppsättningarna) i en schematisk bild. Här kan du även se vilka nivåer som medarbetarna ligger på genom att klicka på krysset. Denna rapport ger enkelt en uppfattning om kompetensbehoven på företaget och inom de olika yrkesgrupperna. Denna rapport heter Kompetensuppsättningshistorik och den hittar du om du markerar alla kompetensuppsättningarna och väljer rapporter. 4

5 Beskrivning av samtliga rapportalternativ 1. Rapport på individnivå (en användare) Om du vill se rapport på en person markerar du den användaren och väljer Rapporter. Nu ser du fyra alternativ på rapporter. Användares kompetenshistorik & Användares kompetensuppsättningshistorik är historiska rapporter. Gap analys och Mina kompetenser visar de senast gjorda självskattningarna och resultatet av dessa. 5

6 Kompetenshistorik I denna rapport presenteras tidigare skattning av medarbetarens kompetenser, både kompetenser som ingår i personens befattning samt de kompetenser som medarbetaren valt att själv lägga till. Rapporten visar en samlad bild av medarbetarens samtliga kompetenser. Vid varje kompetens finns en fyrkant med ett plustecken i. Om du klickar där kan du få reda på användare (vem som gjort skattningen), vad det är för typ av skattning (självskattning eller själv-handledare) samt när den gjordes. Ovanför listan finns ytterligare information om när skattningen/skattningarna utfördes. Kompetensuppsättningshistorik I denna rapport kan du se användarens tidigare självskattningar på de kärnkompetenser som ingår i dennes befattning och som har en satt målnivå. Om handledaren även har skattat medarbetaren så syns även dennes skattning i denna rapport. Resultaten visas schematiskt. Längst till höger finns två kolumner som anger om användaren är godkänd respektive om målet är uppfyllt. Nedan visas ett stapeldiagram där den skattade nivån på kompetenserna visas med olika färger. 6

7 Gap analys I denna rapport visas en gap analys på medarbetarens självskattning i förhållande till målnivåerna på kärnkompetenserna. Om en handledarskattning är gjord presenteras även detta resultat i en gap analys. Rapporten ger en snabb överblick på medarbetarens kompetensprofil och utbildningsbehov. Nedanför figuren visas också en kompetenslista med användarens satta nivåer, målnivån och handledarens satta nivåer. Se bild 1 och

8 Mina kompetenser I denna rapport presenteras användarens samtliga kompetenser. De kärnkompetenser som ingår i dennes befattning samt kompetenser som individen själv lagt till. Individens kompetenser presenteras i en schematisk tabell. Se bild nedan. 3 8

9 2. Rapport för en viss befattning (grupp av anställda) Om du vill se en rapport från en kompetensuppsättning markerar du aktuell kompetensuppsättning och väljer Rapporter. En rapport från en kompetensuppsättning visar resultat och analys från de självskattningar som användare gjort som är knutna till den specifika kompetensuppsättningen. Du kan välja mellan Gap analys för alla användare och Kompetensuppsättningshistorik. Gap analys för alla användare I denna rapport får du en samlad bild av en eller flera medarbetares (som tillhör en specifik kompetensuppsättning) kompetens i förhållande till målnivåerna. Resultatet presenteras i en gap analys. Om en handledarskattning är gjord visas även denna som en gap analys. Om mer än en medarbetare är knuten till befattningen är det gruppens samlade kompetensnivå som visas, likaså handledarens samlade bedömning av gruppen av anställda. I rapporten presenteras även hur många medarbetare som ligger på en viss nivå i procent (se bild nedan). 4 9

10 Kompetensuppsättningshistorik I denna rapport visas en schematisk tabell på de kompetenser som är knutna till kompetensuppsättningen. Här presenteras hur många som ligger på de olika målnivåerna i procent. Genom att klicka på plustecknet vid en kompetens synliggör du de anställda som skattat denna. På så vis kan du jämföra de anställda och se hur de ligger på de olika nivåerna. Nedan finns stapeldiagram där färgerna visar hur nivåerna är satta på de olika kompetenserna och hur de skiljer sig åt mellan användarna. Om nivåerna skiljer sig mycket för en viss kompetens framträder flera olika färger på samma rad. I den gula rutan uppe till vänster ser du information om vilka användare som omfattas i rapporten, namnet på den aktuella kompetensuppsättningen och vilken typ av utvärdering det handlar om. 5 10

11 3. Rapporter på företagsnivå För att se rapporter på företagsnivå det vill säga samlade kompetensprofiler för alla medarbetare och kompetensbehov finns de två olika rapporter att tillgå. Rapport för kompetensutvärdering samt Kompetensuppsättningshistorik. Rapport för kompetensutvärdering I denna rapport presenteras de olika användarnas skattningar av sina egna kompetenser. Resultatet visas i tabellform och per anställd. I denna rapport ser man inte målnivåer på kompetenserna och inte heller ett sammanlagt resultat för alla anställda. Rapporten är fördelaktig om du snabbt vill kolla igenom specifika anställda och se hur de gjort sina skattningar. Se bild nedan. 6 11

12 Rapport för samtliga kompetensuppsättningar För att se en samlad bild av användarnas kompetenser och kompetensnivåer i förhållande till företagets målnivåer, det vill säga en överblick över företagets sammantagna kompetensbehov, markerar du alla kompetensuppsättningar och väljer Kompetensuppsättningshistorik under rapporter. I denna rapport visas resultatet i en schematisk tabell och i procentform. Varje kompetensuppsättning presenteras för sig (en på varje sida) och här kan du se hur många medarbetare som ligger på de olika nivåerna. Genom att klicka på plustecknet ser du även vem som ligger var. I rapporten visas även information om vilka användare och vilka kompetensuppsättningar som ingår i rapporten, samt när skattningarna är gjorda. 7 12

13 4. Övriga rapporter Du kan även välja att komponera ihop egna rapporter. Du kan tillexempel markera ett antal medarbetare som du vill se en rapport på eller ett antal kompetensuppsättningar (ett antal olika befattningar). Nedan presenteras de rapporter som du då kan välja med. Rapport för flera användare Du kan också se rapporter där det ges information och statistik för mer än en användare. Kryssa för de användare som du vill ta med alternativt samtliga i ditt företag/din organisation och välj Rapporter. Liksom när det bara gäller en användare kan du välja mellan Användares kompetenshistorik, Användares kompetensuppsättningshistorik och Kompetensöversiktslista för många användare. Användares kompetenshistorik Här visas samtliga valda användares kompetenser och hur nivåerna är satta på kompetenserna. Användares kompetensuppsättningshistorik Här ser du en rapport som ser likadan ut som när du väljer Kompetensuppsättningshistorik från en kompetensuppsättning (se sidan 7). Skillnaden är att du vid ett val av flera användare kan få med flera kompetensuppsättningar. I gula rutan uppe till vänster få du nu, förutom information om vilka användare som omfattas och typ av utvärdering, även information om vilka kompetensuppsättningar som finns med i rapporten. Om det exempelvis finns tre kompetensuppsättningar ligger de på tre olika sidor. Ovanför den gula rutan manövrerar du mellan sidorna. Kompetensöversiktslista för många användare Här visas de valda användarnas kompetenser. Till vänster ser du samtliga kompetenser som är knutna till användarna. I den stora listan ser du också alla kompetenser samt den skattade nivån från alla användare och deras handledare. I procent visas sedan hur de olika användarna fördelar sig vid varje enskild kompetens. På så sätt kan du snabbt se övergripande brister eller styrkor hos personalen samt om vissa kompetensnivåer skiljer sig mycket åt. Rapport för flera kompetensuppsättningar Liksom du kan se rapporter för flera användare kan du också se en rapport för flera kompetensuppsättningar. Kryssa för de kompetensuppsättningar du önskar ska vara med alternativt samtliga inom ditt företag/din organisation och välj Rapporter. Rapportalternativet Kompetensuppsättningshistorik ser i princip likadant ut som när du valt kompetensuppsättningshistorik för en användare eller kompetensuppsättningshistorik för flera användare. Den viktigaste informationen i den gula rutan uppe till vänster är nu vilka användare som är kopplade till kompetensuppsättningarna. Ovanför rutan manövrerar du mellan sidorna. 13