Administration av moment och kontrollpunkter

Transkript

1 Administration av moment och kontrollpunkter Innehåll Vad är moment och kontrollpunkter... 2 Ändra på befintliga moment och kontrollpunkter... 3 Kopiera eller skapa ny momenttyp/kontrollpunkt... 6 Kopiera momenttyp/kontrollpunkt... 6 Kopiera moment... 6 Skapa ny momenttyp/kontrollpunkt... 8 Inställningar för att inte kunna inaktivera kontrollpunkter på klientnivå Kommando (koppla externa program till moment eller kontrollpunkter) Koppla kommando för redovisningssystem Sida 1 av 20

2 Vad är moment och kontrollpunkter I den här hjälpen ska vi gå igenom hur du ska göra för att administrera moment och kontrollpunkter och för att kunna göra detta måste du ha behörighet att administrera momenttyper. Vad är då moment och kontrollpunkter? Du har olika uppdrag du utför för dina klienter, t.ex. löpande redovisning, upprättar Bokslut, gör Deklaration osv. Varje uppdrag kallas moment. I varje moment utförs oftast flera olika delmoment. Ex. när du upprättar bokslut så börjar du med att stämma av den ingående balansen, sedan kanske du gör en bruttovinstkontroll osv. Varje sådant här delmoment kallas för kontrollpunkt. Kontrollpunkterna och momenten utgör din arbetsprocess för dina klienter. För att ha kontroll på hur långt du kommit i processen på dina klienter kan du klarmarkera kontrollpunkterna efterhand som de blir klara. Då alla på byrån gör detta kan byråledaren få en överblick på hur arbetet på byrån fortskrider och därmed planera arbetet på ett mer effektivt sätt. Det finns med färdiga förslag på moment och kontrollpunkter i programmet, men du kan också lägga upp egna så de passar just din byrås arbetsprocess. Sida 2 av 20

3 Ändra på befintliga moment och kontrollpunkter I den här delen ska vi förklara hur du kan ändra på befintliga moment och kontrollpunkter. Öppna sidan för att administrera momenttyper via knappen Meny, administration. Klicka sen på fliken Momenttyper. Till vänster ser du alla momenttyper. Klicka på det moment du vill göra ändringar för och längst upp ser du fälten för Namn, Beskrivning Kommando och Period. I befintliga moment är fältet för period låst och går inte att ändra. Namn är vilket moment som gäller och beskrivning kan man fylla i om man vill. Period är hur återkommande momentet är, som t.ex. bokslut årligen, Redovisning månad varje månad osv. Sida 3 av 20

4 Kommando betyder att man knyter ett moment till att öppna ett visst program och inställningarna för detta går att ändra om man vill. Vi kommer att gå igenom det här i sista delen. Du kan sen välja om du vill att detta moment ska synas i att-göra-listan, om du vill att det enbart ska kunna göras en förekomst av detta moment per period (läs mer nedan)och om momentet ska periodiseras efter kalenderår eller sitt verkliga räkenskapsår (OBS! Gäller enbart kvartal och ska inte användas på andra perioder). När det gäller kvartalsmoment så vill man oftast att momentet ska periodiseras efter kalenderår. För tidsredovisning är att man vill få över momentet till Tid för att kunna registrera tider på det. Med endast en förekomst per period menas det att momentet bara kan läggas upp en gång för varje räkenskapsår. Finns det andra moment som kanske ska ske flera gånger, som till exempel preliminärdeklaration, så bockar man ur den och momentet kan då läggas upp flera gånger under ett och samma räkenskapsår. Den måste i så fall bockas i eller ur innan momentet har lagts upp på någon klient och får heller inte vara i bockad om man vill få över momentet till Tid. Längre ner på sidan ser du alla kontrollpunkter som ingår i momentet. Du kan inte ta bort några kontrollpunkter som följer med i programmet, men du kan aktivera eller avaktivera dem och på så sätt bestämma om de ska finnas med i olika listor. Men du kan ändra Sida 4 av 20

5 namnet på befintliga kontrollpunkter samt lägga till egna kontrollpunkter under ett befintligt moment. Genom att klicka på en kontrollpunkt kan du även ställa in om du vill att just den ska synas i att-göralistan eller inte. Om det finns moment som ni inte jobbar med på företaget så kan man välja att avaktivera dessa och då syns de inte längre i de olika listorna i programmet. Sida 5 av 20

6 Kopiera eller skapa ny momenttyp/kontrollpunkt Kopiera momenttyp/kontrollpunkt I den här delen ska vi gå igenom hur du kan kopiera eller skapa nya moment och kontrollpunkter. Kopiera moment Det enklaste sättet att skapa ett nytt moment är att kopiera ett befintligt moment. Det gör du genom att högerklicka på det moment du vill kopiera. När du gör en kopia följer nästan alla inställningar och kontrollpunkter med från det kopierade momentet. Du kan här ändra på alla fält och ta bort eller lägga till kontrollpunkter. Sida 6 av 20

7 Den inställning som inte följer med är Kopplad till händelse. Den måste man lägga till själv när man har kopierat ett moment. Var noga med hur du namnger dina egna moment så att det blir tydligt i vilket sammanhang just detta moment ska användas på en klient eller skriv en noggrann beskrivning. Beskrivningen kommer att synas när du håller muspekaren över momentet/kontrollpunkten. När du är klar med momentets inställningar måste du välja att spara för att gå vidare. Spara-knappen ligger längst ner till höger. Vill du lägga till kontrollpunkter i ditt moment klickar du på knappen Ny kontrollpunkt. Vill du ta bort kontrollpunkter klickar du på kontrollpunkten och väljer Ta bort. Sida 7 av 20

8 Det kopierade momentet ligger nu längst ner i listan för moment och om du vill flytta på det så är det bara att dra och släppa. Momentet hamnar över det moment du släpper den på. Vi rekommenderar dock att inte lägga upp fler av samma moment då listorna blir svårare att få ihop, utan att istället inaktivera olika kontrollpunkter på klientnivå. Läs mer om det här. Skapa ny momenttyp/kontrollpunkt Vill du istället skapa ett helt nytt moment utan att kopiera ett tidigare så klickar du på knappen Ny momenttyp. Sida 8 av 20

9 Ange namn på ditt nya moment och om du vill ha ett kommando kopplat till momentet. Kommando betyder att du kan ställa in att ett visst program ska öppnas då du klickar på momentet i Klient- eller Statuslistan. Välj program med hjälp av förstoringsglaset. Lägg gärna in en beskrivning för när detta arbetsmoment bör användas och ställ in en period för hur ofta detta moment ska återkomma per år. Detta går inte att ändra när man lagt upp momentet på en klient! Ange sen om momentet ska synas i att-göra-listan, om det bara ska vara en förekomst av detta moment per period, om momentet ska periodiseras efter kalenderår eller efter sitt verkliga räkenskapsår samt om det ska gå att tidredovisa på det. Att göra och För tidredovisning är det enda som går att ändra efter att du lagt upp momentet på en klient! Du måste nu spara momentet för att gå vidare. Efter att man har sparat momentet kan man börja lägga upp sina egna kontrollpunkter genom att trycka på Ny kontrollpunkt. Sida 9 av 20

10 Här får du då välja vad kontrollpunkten ska heta, beskrivning och om du vill att den här kontrollpunkten ska komma upp i att-göra-listan. Sen när man har sparat den kontrollpunkten kan man fortsätta att lägga upp fler kontrollpunkter om man vill. Både kopierade och nya momenttyper och kontrollpunkter kan man ta bort. En kontrollpunkt tar man bort genom att klicka på den och välja ta bort. Ett moment tar man bort genom att trycka på krysset bakom momentet i momentlistan. Sida 10 av 20

11 Inställningar för att inte kunna inaktivera kontrollpunkter på klientnivå Istället för att lägga upp en massa olika moment för liknande uppdrag så kan du samla alla kontrollpunkter du kan tänkas behöva för ett visst uppdrag under ett och samma moment. Du kan sen på klientnivå välja vilka kontrollpunkter du vill använda för just den klienten. Som administratör kan du välja vilka kontrollpunkter som inte ska vara tillåtna att sätta som ej tillämpliga på klienterna. Vissa kontrollpunkter kanske ni har som krav att följa upp och vill då inte att handläggarna ska kunna välja att kontrollpunkten ej är tillämplig. Medans andra kontrollpunkter kan finnas under momentet för att enbart vissa klienter ska följas upp där och då är det bra att kunna sätta resten av klienterna som ej tillämpliga på den kontrollpunkten. Detta för att kunna visa vad som faktiskt har följts upp istället för att bara hoppa över kontrollpunkter som inte gäller för klienten. Kontrollpunkter som har en kopplad händelse till sig t.ex. kan man inte välja att sätta som ej tillämplig ens i administrationen. Från början är alla kontrollpunkter som har kopplad händelse satta till Av och detta betyder att handläggarna inte kan välja att kontrollpunkterna ska kunna sättas som ej tillämpliga. Sida 11 av 20

12 Däremot är alla kontrollpunkter som inte har koppling mot händelse satta som påslagna. Precis som i grundfunktionen innan den nu förenklades ytterligare. Du får som administratör gå igenom kontrollpunkterna för varje moment och välja vilka kontrollpunkter som handläggarna inte kan välja att sätta som ej tillämpliga. Detta gör du genom att gå till knappen Meny längst upp i och välja administration. Välj sen fliken Momenttyper Till vänster i vyn ligger alla moment ni har. De som är nedsläckta har ni inaktiverat så dessa moment behöver ni inte gå igenom om ni inte ska aktivera dem. I detta fall Boutredning. Sida 12 av 20

13 Supportmanual När du har valt ett moment så kommer du se alla kontrollpunkter nedanför momentbeskrivningen. Här väljer du först vilka kontrollpunkter som alltid ska vara avslagna/påslagna. För att välja om en kontrollpunkt inte ska kunna sättas som ej tillämplig så klickar du på namnet på kontrollpunkten och kan där välja att slå av funktionen. När du sparat kontrollpunkten så kan ingen efter det välja att just den kontrollpunkten ej är tillämplig längre på sina klienter. Sida 13 av 20

14 Supportmanual Om en handläggare högerklickar på kontrollpunkten och vill sätta den som ej tillämplig så kommer detta meddelande upp. Om ni vill att momenten ska läggas upp med samma inaktiverade kontrollpunkter när ni lägger upp ett nytt år på klienten så måste ni först se till att slå på Ärva inaktiva kontrollpunkter som inaktiva som ni hittar under knappen Meny administration Inställningar Hur du arbetar med detta på klienterna kan du läsa om i manualen Inaktivera kontrollpunkter. Kommando (koppla externa program till moment eller kontrollpunkter) I den här delen ska vi gå igenom hur du kan lägga upp ett kommando. Öppna sidan för att administrera kommandon via knappen Meny, administration. Sida 14 av 20

15 Supportmanual Klicka sen på fliken Inställningar. På den här sidan ser du de externa program som du har kopplat till. Programmen från Wolters Kluwer är integrerade med och syns inte här. Ett kopplat program kan du knyta mot ett moment eller en kontrollpunkt och när man sen ska arbeta med momentet eller kontrollpunkten startas det programmet. När ett program ska kopplas sker detta i två steg. Först ska programmet kopplas mot sedan ska kopplingen knytas till ett moment eller en kontrollpunkt. För att koppla ett program används knappen Koppla nytt program. I dialogrutan som öppnas fyller du i namnet på programmet och lägger sen till webbadressen eller sökvägen där programmet är installerat. För att lägga till en sökväg till ett installerat program trycker du på förstoringsglaset bakom sökvägsfältet. Bocken för redovisningssystem kommer vi gå igenom lite längre fram. Sida 15 av 20

16 Supportmanual När uppgifterna fyllts i och sparats så kommer programmet upp i listan. För att sen koppla kommandon till ett moment får man gå till fliken Momenttyper. Först ska du markera momentet som du vill koppla. Längst upp ser du inställningarna för momentet och nedanför ser du de kontrollpunkter som momentet består av. Är det en specifik kontrollpunkt som ska kopplas klickar man på namnet för kontrollpunkten för att få upp inställningarna till den. Både bland inställningarna till momentet och bland inställningarna till kontrollpunkten finns ett fält som heter Kommando. Tryck på förstoringsglaset bredvid fältet för att ställa in vilket program som ska vara kopplat. Sida 16 av 20

17 Supportmanual Under fältet Kommando får du då fram listan över program som är kopplade till. För vissa program från Wolters Kluwer har du möjlighet att välja vilken sida programmet ska startas på. När detta är ifyllt och uppgifterna sparade kommer det kopplade programmet att startas upp när man klickar på momentet eller kontrollpunkten för att jobba med dem i olika listor. Om ett program kopplas till ett moment gäller kopplingen för alla kontrollpunkter på momentet. Undantag från detta är endast om någon av kontrollpunkterna har en egen koppling på sig, då är det den som gäller. När ett program kopplas till en kontrollpunkt gäller kopplingen endast just den kontrollpunkten. Sida 17 av 20

18 Supportmanual Koppla kommando för redovisningssystem Om du jobbar med fler olika redovisningssystem för olika klienter så kan man göra en koppling för detta så att rätt redovisningsprogram öppnas upp när man t.ex. väljer momentet Redovisning månad på klienten. Du behöver alltså inte lägga upp olika moment på klienterna vilket underlättar när man jobbar med listor. När du kopplar ditt redovisningsprogram i så väljer du att bocka i rutan för redovisningssystem. För koppling av moment läs avsnittet innan. Du kommer att se direkt i listan för kopplade program att det är i bockat som redovisningssystem. Sida 18 av 20

19 Supportmanual För att sen koppla de här programmen till ett moment får man gå till fliken Momenttyper. Markera t.ex. momentet Redovisning månad och klicka på förstoringsglaset bakom kolumnen kommando. Under fältet Kommando får du då fram listan över program som är kopplade till och här väljer du kommandot Kunddefinierat redov.system och trycker sen ok och sparar momentet. För att välja vilket program som ska öppnas på klienten så går du till fliken Verksamhet på klientkortet på respektive klient och väljer där vilket redovisningssystem just den klienten ska ha. Du kommer att få upp en lista på de redovisningssystem du har lagt in i att välja på. Glöm inte att spara. Sida 19 av 20

20 Supportmanual När detta är ifyllt och uppgifterna sparade kommer det kopplade programmet att startas upp när man klickar på en månad under momentet Redovisning månad. Sida 20 av 20