Granskning av Servicenämndens styrning av JobbMalmö

Transkript

1 Revisionsrapport Tobias Bjöörn Lena Salomon Christina Widerstrand Certifierade kommunala revisorer Granskning av Servicenämndens styrning av JobbMalmö Malmö Stad

2 Innehållsförteckning SAMMANFATTAD BEDÖMNING INLEDNING SYFTE OCH REVISIONSFRÅGOR REVISIONSKRITERIER AVGRÄNSNING OCH TILLVÄGAGÅNGSSÄTT GRANSKNINGSRESULTAT ORGANISATION OCH ROLLFÖRDELNING Servicenämnden och Delegation JobbMalmö JobbMalmös organisation MÅL OCH UPPDRAG Uppdrag från Kommunstyrelsen Beställning från INAR Serviceförvaltningens internbudget Verksamhetsplan JobbMalmö Övrigt om mål och uppdrag UPPFÖLJNING OCH REDOVISNING AV RESULTAT Årsredovisning/verksamhetsberättelse JobbMalmö Redovisning av statistik till Delegation JobbMalmö och Servicenämnden Övrigt om uppföljning och redovisade resultat EKONOMI OCH INTERN KONTROLL Intern kontroll Åtgärder för insatser på lika villkor VÅR BEDÖMNING ÄNDAMÅLSENLIG OCH EKONOMISKT TILLFREDSSTÄLLANDE VERKSAMHET SERVICENÄMNDENS STYRNING, LEDNING OCH KONTROLL AV JOBBMALMÖ ÅTGÄRDER FÖR ATT SÄKERSTÄLLA INSATSER PÅ LIKA VILLKOR... 24

3 Sammanfattad bedömning Stadsrevisionen i Malmö stad har beslutat att ge i uppdrag att genomföra en granskning av Servicenämndens styrning av JobbMalmö. Tre revisionsfrågor har utgjort utgångspunkten för granskningen. I det följande sammanfattas vår revisionella bedömning för dessa frågor. Sköts verksamheten på ett ändamålsenligt och ekonomsikt tillfredsställande sätt? När det gäller ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet är vår bedömning att Servicenämnden klarat att bedriva verksamheten JobbMalmö inom befintlig budgetram men då måluppfyllelsen för 2013 ännu inte är redovisad kan helheten inte bedömas. Tidigare sammanställningar är inte utformade på ett sådant sätt att de möjliggör en enkel och tydlig bedömning av måluppfyllelsen. Oavsett grad av måluppfyllelse bedömer vi dock att en utvecklad och mer detaljerad analys behöver göras där hänsyn tas till de olika insatsernas resultat likväl som kostnader. I och med beställar- och utförarorganisationen finns JobbMalmö i ett sammanhang som omfattar fler aktörer än Servicenämnden, vilket beskrivna otydligheter illustrerar. Vår bedömning är dock att Servicenämnden i högre grad borde ha efterfrågat och kontrollerat verksamhetens effektivitet utifrån uppgifter om resultat i förhållande till olika insatsers kostnad. Har servicenämndens styrning, ledning och kontroll av JobbMalmö varit effektiv och ändamålsenlig? Sammanfattningsvis är vår bedömning att Servicenämndens styrning, ledning och kontroll inte har varit effektiv och ändamålsenlig. Detta grundar vi framförallt på brister i ansvarsfördelningen rörande JobbMalmö mellan den tillsatta Delegationen och Servicenämnden. Nämnden kan delegera uppgifter men ansvaret att tillse att tillräcklig rapportering sker åligger nämnden. I vissa fall har Delegationen fattat beslut som Servicenämnden borde ha hanterat.vidare konstaterar vi att Servicenämnden inte har säkerställt att det har genomförts analyser avseende de insatser som ingår i JobbMalmös verksamhet. Det ska dock sägas att det under år 2013 har skett ett tydligt omtag kring styrningen och kontrollen av JobbMalmö från Servicenämndens sida. Vi bedömer att Servicenämnden under det andra halvåret av 2013 agerat aktivt för att stärka kontrollen av verksam heten samt kontinuerligt både fattat beslut och gett förvaltningen samt JobbMalmö i uppdrag att återkomma till nämnden med redovisningar och åtgärder angående framkomna brister. Har servicenämnden under 2013 vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att JobbMalmös insatser ges på lika villkor? Vår bedömning när det gäller åtgärder på lika villkor är att Servicenämnden på det hela taget har vidtagit åtgärder för att ytterligare säkerställa att insatser ges på lika villkor. Detta genom att riktlinjerna om mutor i slutet av året har kompletterats 1 av 25

4 med frågan om jäv och andra intressekonflikter. Vi kan dock konstatera att nämnden tidigare inte har hanterat frågan om tillämpningen och efterlevnaden av målgruppens definition. Den framtagna metodhandboken vid årets slut ska dock fungera som ett sätt för JobbMalmös handläggare att enhetligt och likvärdigt bedöma insatserna till målgruppen enligt beställningens definition. Avslutningsvis Avslutningsvis kan sägas att det under granskningen har framkommit att det finns en mängd olika åsikter om hur situationen egentligen är och hur JobbMalmö bör styras och fungera. Oavsett vilken form av styrning JobbMalmö kommer att ha framgent är det vår bedömning att det är av stor vikt att det skapas en tydlighet i frågan. Detta för att säkerställa fokus på styrning och ledning av uppdraget och verksamhetens effektivitet. 2 av 25

5 1. Inledning JobbMalmö den verksamhet där Malmö stads arbetsmarknadsinsatser bedrivs operativt. JobbMalmö har i uppgift att stärka arbetslösa Malmöbors möjligheter till självförsörjning samt förbereder och rustar så att deltagare av egen kraft, eller med hjälp av annan aktör, kan bli självförsörjande genom arbete eller studier. Organisatoriskt ansvarar Servicenämnden för JobbMalmös verksamhet. Fram till mitten av 2013 har delegation JobbMalmö berett ärenden som skall beslutas i Servicenämnden. Avdelningen för integration och arbetsmarknad (INAR) lämnar anslag och uppdrag för genomförande av arbetsmarknadsinsatser inom Jobb- Malmö. Serviceförvaltningens ledning tog 1 mars 2013 initiativ till en internutredning för att granska påstådda oegentligheter som tyder på att JobbMalmös insatser inte alltid görs ändamålsenligt och på lika villkor. Nämnden delgavs resultat av utredningen i form av en rapport i april månad. Stadsrevisionen i Malmö stad beslutade i november 2013 att ge i uppdrag att genomföra en granskning av Servicenämndens styrning av JobbMalmö Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att kartlägga samt bedöma om Servicenämndens ledning, styrning och kontroll av JobbMalmö varit effektiv och ändamålsenlig under verksamhetsåret Vidare syftar granskningen till att bedöma om Servicenämnden möjliggjort en fungerande intern kontroll för JobbMalmö samt tillsatt tillräckliga åtgärder för att säkerställa att JobbMalmös insatser ges på lika villkor. Revisionsfrågor: 1. Sköts verksamheten på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt? 2. Har servicenämndens styrning, ledning och kontroll av JobbMalmö varit effektiv och ändamålsenlig? 3. Har Servicenämnden under 2013 vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att JobbMalmös insatser ges på lika villkor? 1.2. Revisionskriterier Delegationsordning Servicenämnden Rutin intern kontroll Policy motverka tagande och givande av muta Reglemente servicenämnden Verksamhetsplan 2013, JobbMalmö INAR:s beställning till Serviceförvaltningen avseende JobbMalmö 3 av 25

6 1.3. Avgränsning och tillvägagångssätt Uppdraget är avgränsat till Servicenämnden och dess ledning, styrning och kontroll under Granskningen har genomförts på övergripande nivå. Verksamheten inom JobbMalmö är tämligen omfattande och det har inte ingått att inom ramen för detta uppdrag granska de olika insatserna inom JobbMalmö, utan fokus har varit på just nämndens styrning och kontroll. Kommunstyrelsens roll och uppsiktsplikt kring arbetsmarknadsfrågorna i staden har inte ingått i granskningen. Under genomförandet av uppdraget har intervjuer genomförts med följande personer/funktioner 1 : Stadsdirektör Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens 2 vice ordförande Ordförande i Servicenämnden Andra vice ordförande i Servicenämnden tillika vice ordförande i delegation JobbMalmö Förste vice ordförande i Servicenämnden (fr. o m ) Förvaltningsdirektör, Serviceförvaltningen Ekonomichef, Serviceförvaltningen Intern kontroll/riskmanager, Serviceförvaltningen Tidigare affärsområdeschef för JobbMalmö (tom ) Tf biträdande affärsområdeschef för JobbMalmö (from ) Chef, Stadskontorets avdelning för integration och arbetsmarknad (INAR), tillika Tf affärsområdeschef för JobbMalmö Utöver ovanstående intervjuer har ett flertal dokument inhämtats och studerats. Det rör sig bland annat om reglemente, delegationsordning, verksamhetsplaner, beställning från INAR, uppföljning av intern kontroll. Dessutom har vi gått igenom samtliga mötesprotokoll från Servicenämnden under 2013 samt alla protokoll från Delegation JobbMalmö under perioden februari 2011 maj Muntlig avstämning och lägesrapportering har skett vid ett möte med revisionsdirektör och revisorernas styrgrupp 18 december 2013 samt 8 januari De intervjuade har erhållit ett utkast av rapporten och givits möjlighet att sakgranska innehållet innan färdigställande. 1 Tidigare förste vice ordförande i Servicenämnden avgick under sommaren Vi har kontaktat denne i syfte att boka in en intervju men det har inte gått att få till stånd. 4 av 25

7 2. Granskningsresultat 2.1. Organisation och rollfördelning Ansvaret för arbetsmarknadsfrågorna inom Malmö stad inbegriper flera delar av den kommunala organisationen. I korthet kan de olika aktörerna och rollfördelningen beskrivas enligt följande när det gäller Kommunstyrelsen, Servicenämnden och respektive tillhörande tjänstemannaorganisation: Kommunstyrelsens arbetsmarknads- och vuxenutbildningsutskott 2 beredande organ till kommunstyrelsen med viss beslutanderätt på delegation. Bereder ärenden angående den politiska styrningen av arbetsmarknadspolitiken i staden och tar fram det styrande dokumentet Handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete. Mål och budget Handlingsplanen innehåller verksamhetsmål och uppdrag. Stadskontorets avdelning för integration och arbetsmarknad (INAR) ansvarar för beredning, samverkan, policy-, strategi- och utvecklingsfrågor rörande arbetsmarknadsinsatser, vuxenutbildning inklusive svenska för invandrare (Sfi) och information till nyanlända samt jämställdhetsintegrering, antidiskriminering och nationella minoriteter. INAR ansvarar för beredning av frågor inom området, uppföljning och utarbetande av den beställning av insatser som lämnas till Serviceförvaltningen avseende JobbMalmö. 4 Servicenämnden den nämnd som JobbMalmö sorterar under. Nämnden ansvarar för utförandet av de beställningar/uppdrag som erhålls utifrån Kommunstyrelsens handlingsplan och beställningen från INAR. Reglementet för Servicenämnden 5 anger att nämnden har ansvar för Jobbcentrum 6 samt övriga uppgifter som Kommunfullmäktige eller Kommunstyrelsen lämnar till nämnden. Vidare framgår det av reglementet att nämnden svarar själv för personalservice samt ekonomisk och juridisk service inom nämndens verksamhetsområde. Delegation JobbMalmö en delegation bestående av några av nämndens ledamöter inrättades av Servicenämnden from i syfte att närmare följa och hantera verksamheten JobbMalmö. Servicenämnden beslutade att avskaffa Delegation JobbMalmö. Se vidare om Delegation JobbMalmö under Till utskottet finns ett beredande organ knutet, Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsberedningen 3 Handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete. Mål och budget Antagen av kommunstyrelsen Beställning till serviceförvaltningen 2013 avseende JobbMalmö, , reviderad , version 1.0, INAR. 5 Antaget av kommunfullmäktige 27-28/ , senaste revidering 1/ Som efter sammanslagningar med Arbets- och integrationscentrum från de olika stadsdelarna samt tillskott av andra verksamheter benämns som JobbMalmö. 5 av 25

8 Serviceförvaltningen Servicenämndens utförarorganisation. Servicenämnden är en utförarnämnd och hanterar därmed beställningar från kommunstyrelsen och övriga i nämnder i frågor som exempelvis skolmåltidsverksamhet, förvaltning av kommunens bebyggda fastigheter, drift av Malmö stads IT-system, gatu-, park- och VA-skötsel. När det gäller arbetsmarknadsinsatser i form av JobbMalmös verksamhet sker beställning från Kommunstyrelsen via avdelningen för integration och arbetsmarknad (INAR) vid stadskontoret. JobbMalmö Från 1 mars 2011 skapades tjänstemannaorganisationen och verksamheten JobbMalmö och som sorterar som ett affärsområde under Servicenämndens ansvar. JobbMalmö skapades när de dåvarande fem stadsdelsförlagda arbets- och integrationscentra (AIC) upplöstes och sammanfogades då med Arbetscentrum som redan fanns inom Servicenämndens centrum. JobbMalmö ska bedriva arbetsmarknadsinsatser som ska ge deltagarna förutsättningar att kunna ta del av samhällets generella utbud av insatser inom arbetsmarknad och utbildning samt att erbjuda alternativ när statliga eller kommunala insatser saknas Servicenämnden och Delegation JobbMalmö Servicenämnden fattade beslut om delegationsordning, där delegation 5 specifikt avser JobbMalmö. Nämnden beslutade vidare att Delegation JobbMalmö skulle bestå av tre ledamöter och två ersättare. Syftet beskrivs i förslaget till beslut vara att möjliggöra att verksamheten kan bedrivas på ett effektivt sätt och att inrättandet av delegationen tillgodoser möjligheterna att snabbt fatta beslut i olika slag av frågor. Delegation JobbMalmö kan därmed liknas vid ett utskott till nämnden. Av delegationsordningen står att läsa att Följande delegering från nämnden föreslås gälla angivna grupper av ärenden då ärendet ej är av principiell beskaffenhet eller eljest av större vikt. Delegation JobbMalmö gäller från och med och innefattar följande: 1. Beredning av ärenden som skall beslutas i Servicenämnden 2. Måluppfyllelse av verksamhetsmål 3. Uppföljning genom statistik 4. Förändring i verksamheten av övergripande karaktär 5. Informationsärenden 6. Ärenden i övrigt som till art och betydelse kan jämställas med ovan redovisade ärenden. JobbMalmös arbetsmarknadspolitiska uppdrag kommer från Kommunstyrelsens handlingsplan och beställningen från INAR. Detta förhållande mellan beställare och utförare gör att de intervjuade har beskrivit att Servicenämndens styrning främst består i att följa och kontrollera att beställningen blir utförd snarare än att påverka inriktningen av JobbMalmös arbete, då detta regleras av beställningen. Under tiden delegationen har verkat, från februari 2011 fram till maj 2013, har delegationens protokoll anmälts till nämnden i form av delegationsärenden. I efterhand konstaterar de intervjuade representanterna för nämnden att dele- 6 av 25

9 gationens protokoll inte föranlett diskussioner på nämndssammanträdena. En förklaring till detta är att det inte förts fram, varken från delegationens sida eller från tjänstemän inom Serviceförvaltningen, att det funnits några problem inom JobbMalmös verksamhet. Delegationen beskrivs av en av de ledande tjänstemännen som långtgående, och JobbMalmö har inte behandlats i Servicenämnden om det inte varit något särskilt som föranlett att frågan lyfts till nämnden. Ytterligare kommentarer som framförs i intervjuerna är att delegationens protokoll, i likhet med nämndens egna, är mycket allmänt skrivna och innehåller väldigt lite information för personer som inte deltagit vid sammanträdena, vilket försvårar nämndens insyn. Det framförs i intervjuer med nämndens representanter att nämnden i flera sammanhang har blivit rundad när det gäller JobbMalmö genom att kontakter har förts direkt mellan tjänstemän inom JobbMalmö och INAR eller med ansvarigt kommunalråd för arbetsmarknadsfrågor. Både från politiskt håll och från tjänstemannahåll har det under intervjuerna framförts att uppdragsgivaren och beställaren (kommunstyrelsen) operativt agerat i verksamheten. Detta beskrivs som problematiskt för styrningen av JobbMalmö då det har påverkat gränserna mellan beställare och utförare. Delegation JobbMalmö deltog 1-2 ggr/år i en så kallad besiktningsresa, där politikerna besökte olika verksamheter inom JobbMalmö och träffade då chefer och medarbetare som belyste hur verksamheterna utvecklades och vilka problemställningar de brottades med. Syftet med dessa besiktningsresor var att informera de av nämndens politiker som var utsedda ledamöter i Delegationen. Under intervjuerna har vi noterat att det finns varierande uppfattningar mellan Servicenämnden och Serviceförvaltningen kring rollfördelningen mellan politiker och tjänstemän. Tveksamheter i rollerna har bland annat yttrat sig i ett visst missnöje från politikernas sida kring bristande information från tjänstemännen. Vi har under intervjuerna mött delvis olika bilder från tjänstemän och politiker om hur de anser att samspelet fungerat och bör fungera. Det har även framkommit under intervjuerna med politiker från nämnden att det funnits olika uppfattningar om hur långtgående delegationen för Delegation JobbMalmö har varit. Exempelvis har uttryckts att Delegation JobbMalmö gjort mer än de borde och att tyngre frågor borde ha lyfts upp till nämnden för behandling. En av de intervjuade menade även att Delegationen gjort mer än att enbart bereda ärenden till nämnden medan andra framför åsikter att Delegationen fokuserat på detaljfrågor i verksamheten och att det därmed blev en skev rollfördelning mellan tjänstemän och politiker. Vid Servicenämndens sammanträde i april informerades nämnden om JobbMalmö. I protokollet framgår att flera ledamöter 8 yrkat på att nämnden uttalar sig att det är oacceptabelt att tjänstemän och politiker använder JobbMalmö som sin privata arbetsförmedling. Som svar på detta yrkande framför andra ledamöter 9 att om de utredningar som tillsatts skulle visa att tjänstemän och politiker gjort John Roslund (m), Richard Thörn (m), Lars Hellström (fp) med instämmande av Ingela Borsiin (m) 9 Sara Fagnani Nilsson (s), Bengt Antoniusson (s), Gert Jakobsson (s), Sanna Axelsson (s) och Inger Torstensdotter Åhlin (m) med instämmande av Fredrik Egefur (s) 7 av 25

10 detta så anser nämnden att detta är oacceptabelt. En ledamot 10 framför att ansvarig ordförande för Delegation JobbMalmö ska kritiseras av nämnden för bristande information rörande JobbMalmö men detta yrkande avslås av nämnden efter att ordförande ställt proposition på yrkandet JobbMalmös organisation Nedanstående organisationsbild (från ) visar det utbud av insatser/verksamheter som finns inom ramen för JobbMalmö inom servicenämndens ansvarsområde. Källa: Organisationsskiss erhållen av Serviceförvaltningen, daterad I efterföljande avsnitt kommer vi att behandla beställningen från INAR till Jobb- Malmö närmare, likväl som protokollen från såväl Servicenämnden som Servicenämndens Delegation JobbMalmö för att undersöka hur nämnden har följt och kontrollerat själva utförandet Mål och uppdrag Av Malmö stads budget 2013 framgår i inledningen att ett av stadens viktigaste mål är att bekämpa arbetslösheten. 11 Noteras kan också att bland de budgetmål som finns formulerade handlar de två första om just arbetslösheten 12 : Ungdomsarbetslösheten ska minska. Malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande. 10 Peter Jangbro (sd) 11 Budget Malmö Stad, s.1 12 Budget Malmö Stad, s.20 8 av 25

11 Mål och uppdrag för JobbMalmö beslutas genom den handlingsplan som Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsutskottet tar fram. 13 Sedan tillkommer en förtydligande beställning till JobbMalmö som tas fram av Stadskontorets avdelningen för integration och arbetsmarknad (INAR) Uppdrag från Kommunstyrelsen När det gäller handlingsplanen kan i korthet sägas att den behandlar utgångspunkterna för det målinriktade arbetssättet i staden, likväl som för arbetsmarknadsinsatserna. Det framgår att kraven specificeras i stadskontorets beställning till förvaltningarna. 15 Vidare sägs bland annat att arbetsmarknadsinsatserna ska vara individinriktade, fokusera på arbete/självförsörjning, likvärdigt tillgodose behovet hos kvinnor och män samt vara tillgängliga för alla försörjningsstödstagare. Prioriterade grupper är arbetslösa ungdomar, arbetslösa med olika former av funktionsnedsättning och långtidsarbetslösa som varit arbetslösa i mer än två år med försörjningsstöd eller aktivitetsstöd. 16 Sju effektmål finns även formulerade i kommunstyrelsens handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete: Tabell 1: Effektmål för Jobb Malmö Effektmål procent skall efter deltagande i insatser inom JobbMalmö, Arbete och utbildning, börja arbeta, påbörja studier eller kunna ta del av insatser från Arbetsförmedlingen. 80 procent av dem som genomgått rekryteringsutbildningar skall gå till arbete. 80 procent skall efter deltagande i JobbMalmös övriga arbetsmarknadsinriktade insatser börja arbeta, påbörja studier eller kunna ta del av insatser från Arbetsförmedlingen. 65 procent skall efter deltagande i JobbMalmös insatser inriktade på rehabilitering och utredning börja arbeta, påbörja studier, kunna ta del av insatser från Arbetsförmedlingen eller ha fått sitt rehabiliteringsbehov fastställt. Andelen ungdomar, år, som går till arbete, studier eller matchning av Arbetsförmedlingen skall öka jämfört med föregående år. Insatserna ska likvärdigt tillgodose behovet hos kvinnor och män. Minst 75 procent av deltagarna skall vara nöjda med insatsen. Källa: Effektmålen återfinns i Kommunstyrelsens Handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete. 13 Handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete. Mål och budget Antagen av kommunstyrelsen Beställning till serviceförvaltningen 2013 avseende JobbMalmö, , reviderad , version 1.0, INAR. 15 Handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete. Mål och budget Antagen av kommunstyrelsen , s Handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete. Mål och budget Antagen av kommunstyrelsen , s Handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete. Mål och budget Antagen av kommunstyrelsen , s av 25

12 Beställning från INAR Syftet med beställningen från INAR avseende arbetsmarknadsinsatserna är att komplettera och förtydliga Kommunstyrelsens handlingsplan samt andra inkomna uppdrag. I korthet kan noteras att beställningen innehåller en beskrivning av uppdraget till JobbMalmö, specificering av ett flertal insatser, handläggningen av ärenden och verksamhetsstöd, samt verksamhetsuppföljning. 18 Av beskrivningen av uppdraget framgår bland annat följande: JobbMalmö ska anordna verksamheter som ger kvinnor och män förutsättningar att ta del av samhällets generella utbud av insatser inom arbetsmarknad och utbildning samt erbjuda alternativ när statliga och kommunala insatser saknas. Insatserna ska anpassas utifrån individuella behov, tydligt fokusera på arbete och självförsörjning, likvärdigt tillgodose behoven hos kvinnor och män samt vara tillgängliga för försörjningsstödstagare som bedöms kunna stå till arbetsmarknadens förfogande. 19 Vidare återges bland annat de prioriterade målgrupperna som även beskrivits i kommunstyrelsens handlingsplan på området. Insatserna ska, med vissa undantag, vara tillgängliga för var och en som JobbMalmö kan upprätta en handlingsplan med i enlighet med beställningen. Av beställningen framgår även att för varje deltagare där JobbMalmö har ett handläggaransvar ska det finnas en handlingsplan som är aktuell och underskriven av både deltagare och handläggare. Handlingsplanen ska innehålla mål, aktiviteter, ansvarsfördelning och tidsplan med uppföljningsdatum. 20 Vår genomgång av protokollen från Servicenämnden och Delegation JobbMalmö visar att i november beslutade Delegation JobbMalmö att JobbMalmö skall fortsätta arbetet med verksamhetsplan 2013 utifrån Handlingsplanen för mål och budget Vid Delegation JobbMalmös februarimöte godkände delegationen sedan verksamhetsplanen för 2013 och vidarebefordrade denna till Servicenämnden för information. Inför utformningen av beställningen har parter från INAR och JobbMalmö träffats för att utifrån sina olika perspektiv diskutera innebörden i beställningen. I intervjuerna framträder det olika syn på hur beställningen är utformad. Flera intervjuade anser att beställningen är tydlig och att uppfattningen har varit att Kommunstyrelsen genom åren varit nöjd med vad som utförts så det har inte funnits skäl till att arbeta annorlunda. Andra intervjuade menar att det i beställningen funnits utrymme för tolkningar och behov av klargöranden från INAR:s sida. Det råder även olika uppfattning om INAR har en styrande roll eller inte genom beställningen. Några av de intervjuade anser att det är tydligt att så är fallet 18 Beställning till serviceförvaltningen 2013 avseende JobbMalmö, , reviderad , version 1.0, INAR. 19 Beställning till serviceförvaltningen 2013 avseende JobbMalmö, , reviderad , version 1.0, INAR, s Beställning till serviceförvaltningen 2013 avseende JobbMalmö, , reviderad , version 1.0, INAR, s av 25

13 medan andra framför att JobbMalmö har övergetts från både INAR och från Servicenämndens sida Serviceförvaltningens internbudget 2013 I sammanfattningen av dokumentet framgår att JobbMalmö har tilldelats samma ekonomiska ram som för 2012 utan uppräkning för pris- och lönekompensation. Detta anges i intervjuerna medföra neddragningar och minskade volymer för att kunna bedriva den verksamhet som kommunstyrelsen och INAR beslutat om och beställt. I dokumentet återges även kommunfullmäktiges mål och beskriver kortfattat den verksamhet som JobbMalmö ska bedriva. 23 Vi kan i protokoll från december konstatera att nämnden beslutat att godkänna internbudgeten för Med anledning av den ekonomiska ramen för 2013 avseende JobbMalmö fattade Servicenämnden ett beslut i december om att ställa sig bakom ett yttrande, från ordförande samt vice ordförande i Delegation JobbMalmö, till Kommunstyrelsen om förutsättningar för JobbMalmö verksamhetsåret I skrivelsen framgår att konsekvensen av den uteblivna uppräkningen av pris- och lönekompensationen i budgeten för 2013 innebär att JobbMalmö drabbas av personalneddragningar och minskning av volym av antalet deltagare i åtgärdsanställningar gentemot 2012 års nivå. Kommunstyrelsen svarade Servicenämnden i april , med hänvisning till en skrivelser författad av Stadskontoret, att Kommunstyrelsens dokument Handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete - mål och budget 2013 samt Stadskontorets Beställning till Serviceförvaltningen 2013 avseende JobbMalmö är tydliga med vilka målgrupper som är prioriterade samt vilken inriktning insatserna ska ha. Vidare framhöll Kommunstyrelsen att behovet av arbetsmarknadsinsatser är av naturen föränderligt och att det inte är önskvärt att Kommunstyrelsen mer i detalj anger volymer för olika insatser och att det är förvaltningen själv vid minskad budgetram som ska kunna avgöra dimensioneringen av olika insatser och vilka som ger mest effekt. I skrivelsen angavs att JobbMalmö har under verksamhetsåret regelbundna uppföljningsmöten och möten av mer strategisk natur med stadskontoret samt att JobbMalmö i dessa sammanhang kan diskutera och få ytterligare förtydliganden kring JobbMalmös verksamhet och prioriteringar utifrån givna budgetramar. I Servicenämndens protokoll från april framgår att nämnden beslutar att lägga protokollsutdraget från Kommunstyrelsen till handlingarna med beaktande av de synpunkter som finns i Kommunstyrelsens beslut. Vi kan dock inte i protokoll från vare sig Delegation JobbMalmö eller från Servicenämnden under resterande delar av 2013 finna spår av att detta föranlett några beslut på politisk nivå angående förändringar i JobbMalmös insatser och verksamhet utifrån den minskade budgetramen. Det framgår inte heller av protokollen om den minskade budgetramen 23 Internbudget 2013, Serviceförvaltningen, s.1ff 24 Servicenämnden Servicenämnden Kommunstyrelsen Servicenämnden av 25

14 föranlett någon form av analys av vilka insatser som ska erbjudas utifrån givna ekonomiska ramar Verksamhetsplan JobbMalmö JobbMalmös verksamhetsplan för 2013 har fastställts av Servicenämndens delegation JobbMalmö. Verksamhetsplanen utgår från och återger målen från Kommunfullmäktige, Serviceförvaltningens internbudget 2013, Kommunstyrelsens beslut om Handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete och den förtydligade beställningen från stadskontoret (INAR). 28 Under respektive mål finns förtydliganden om den verksamhet som JobbMalmö kommer att bedriva för att nå målen. Som exempel kan nämnas effektmålet om att 85 procent skall efter deltagande i insatser börja arbeta, påbörja studier eller kunna ta del av insatser från Arbetsförmedlingen, där framgår bland annat att Arbets- och utbildningsenheten (AoU) ska under året utveckla nya former för att motivera och informera deltagare från individ och familj (IoF) om JobbMalmö och att AoU kommer att fortsätta med satsning för att motivera fler deltagare att ta del av kompetenshöjande insatser för att kunna konkurrera om lediga jobb. 29 I övrigt behandlas bland annat olika insatser som kommer att ske under året, jämställdhet och nöjdhet. När det gäller nöjdhet framgår att en ny modell för nöjdhetsmätning kommer att provas under året i syfte att nå en högre svarsfrekvens än tidigare år; detta för att svara på målet om att minst 75 procent av deltagarna ska vara nöjda med insatsen. 30 Avseende hanteringen av uppdrag/beställning från KS kan följande text noteras i JobbMalmös verksamhetsplan som rör SEF Unga: Kommunstyrelsens arbetsmarknadsutskott har tagit nytt beslut om uppdraget för SEF Unga. Beslutet har ännu inte nått Servicenämnden. Texten i verksamhetsplanen kring SEF Unga-uppdraget kommer därför att föras in då den nya formuleringen och kompletterande beställningen kommit nämnden till del. Fram till dess utför SEF Unga sitt uppdrag enligt de direktiv som gällde för Nämnden inväntar här att beslutet ska nå dem. Beställning och uppdrag går dock generellt inte till Servicenämnden utan tillställs Serviceförvaltningen och Jobb- Malmö (se 2.2.2). I protokollet 32 från januari från Kommunstyrelsens arbetsmarknads- och vuxenutbildningsutskott som tillställts Servicenämnden framgår att målgruppen för SEF Unga ändras samt det fortsättningsvis omfattar 70 årsplatser. 28 Verksamhetsplan 2013, JobbMalmö, fastställd av Servicenämndens delegation JobbMalmö Verksamhetsplan 2013, JobbMalmö, fastställd av Servicenämndens delegation JobbMalmö , s.4 30 Verksamhetsplan 2013, JobbMalmö, fastställd av Servicenämndens delegation JobbMalmö , s.8 31 Verksamhetsplan 2013, JobbMalmö, fastställd av Servicenämndens delegation JobbMalmö , s.5 32 Kommunstyrelsens arbetsmarknads- och vuxenutbildningsutskott protokoll av 25

15 Övrigt om mål och uppdrag När det gäller beställningen är det flera av tjänstemännen inom utförarsidan som uttryckt i intervjuerna att de önskat en bättre och tydligare beställning från INAR/KS. Som framgått under ovan anser Kommunstyrelsen och Stadskontoret å andra sidan att deras beställning är tydlig och ger den vägledning som utföraren kan förvänta sig. I flera av intervjuerna med både beställarsida och med representanter för Servicenämnden, Serviceförvaltningen och JobbMalmö framförs det att utbudet av insatser inom JobbMalmö många gånger är resultatet av tidigare verksamheter som slagits ihop förutom de insatser som ingår som direkta beställningar från INAR. Från INAR framförs att JobbMalmö inte endast tagit hänsyn till den årliga beställningen utan hela tiden byggt på den befintliga verksamheten genom tillägg medan någon verksamhet aldrig tagits bort. Detta har enligt intervjuade medfört att det skapats en spretig organisation bestående av många olika insatser/delar inom JobbMalmö Uppföljning och redovisning av resultat I Handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete står i inledningen bl a följande att läsa med bäring på uppföljning och redovisning av resultat: Varje enskild förvaltning som erhåller medel från arbetsmarknads- och vuxenutbildningsutskottet skall i verksamhetsplanen ange hur de angivna målen skall uppnås samt hur uppföljning och resultatmätning skall ske. Förvaltningen ansvarar för genomförande, dokumentation och registrering av insatser inom sitt verksamhetsområde samt redovisar resultat och analyser i verksamhetsberättelsen. 33 Sist i dokumentet finns även ett avsnitt som särskilt behandlar samordning och uppföljning. Där sägs att: Stadskontoret bedriver verksamhetsuppföljning och utvärdering för resultatredovisning och analys. Målet är att identifiera framgångsfaktorer och utvecklingsområden. Resultaten skall publiceras och återföras till berörda verksamheter och nämnder. 34 Vidare framgår att Stadskontorets uppföljning har sin grund i fyra perspektiv: Deltagarperspektivet: deltagarnas upplevelse av insatsen. Uppdragsgivarperspektivet: om insatsen leder till att verksamhetsmål uppfylls och sker till rimliga kostnader. Verksamhetsperspektivet: metoder, kompetens, effektivitet och produktivitet. 33 Handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete. Mål och budget Antagen av kommunstyrelsen , s Handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete. Mål och budget Antagen av kommunstyrelsen , s av 25

16 Utvecklingsperspektivet: organisationens långsiktiga förnyelse och anpassning till långsiktiga inriktningsmål. I INAR:s beställning till Serviceförvaltningen avseende JobbMalmö finns ett särskilt avsnitt som behandlar verksamhetsuppföljning. Där sägs bland annat att Jobb- Malmö ansvarar för genomförande, dokumentation och registrering av insatser inom sitt verksamhetsområde samt redovisar resultat och analyser i verksamhetsberättelsen. 35 Det framgår vidare att redovisningen tydligt ska visa huruvida verksamhetens mål uppnåtts, vilka insatser som gjorts för att uppnå måluppfyllelse samt analys av faktorer som anses ha gynnat/hindrat eventuell måluppfyllelse Årsredovisning/verksamhetsberättelse JobbMalmö Två olika rapporter finns framtagna som behandlar JobbMalmö 2012: dels Årsrapport till stadskontoret 2012, JobbMalmö som är upprättad av förvaltningen , dels Årsanalys 2012, JobbMalmö, som är upprättad av Serviceförvaltningen men även fastställd av Servicenämndens Delegation Jobb- Malmö. Dessa två dokument liknar i hög grad varandra avseende struktur och innehåll. Ingen av rapporterna har emellertid beslutats av Servicenämnden. Av protokollen framgår att årsanalysen har tillsänts nämnden för information. Rapporterna behandlar redovisningar av måluppfyllelsen, bland annat för ungdomsarbetslösheten och för JobbMalmö som helhet, utifrån antal inskrivna under året och antal utskrivna. De utskrivna redovisas efter hur många som totalt utskrivits enligt målsättningen, samt hur många som gått till arbete, studier eller till Arbetsförmedlingen för matchning. 37 Som exempel kan tas ungdomar, som är en prioriterad grupp, där måluppfyllelsen för personer i åldern år är följande: Tabell 2: Måluppfyllelse 2012 för åringar Antal Procent Inskrivna under perioden 1462 Antal utskrivna % av antal inskriva Utskrivna enligt målsättningen % av totalt antal utskrivna Varav till arbete % av antal utskriva Varav till studier % av antal utskriva Varav till AF för matchning % av antal utskrivna Källa: Årsanalys 2012, JobbMalmö, Serviceförvaltningen Av beskrivningen framgår att förvaltningen gör bedömningen att JobbMalmö har uppnått effektmålet att andelen ungdomar som går vidare ska öka jämfört med 35 Beställning till serviceförvaltningen 2013 avseende JobbMalmö, , reviderad , version 1.0, INAR, s Beställning till serviceförvaltningen 2013 avseende JobbMalmö, , reviderad , version 1.0, INAR, s Årsanalys 2012, JobbMalmö, Serviceförvaltningen, fastställd av Servicenämndens Delegation JobbMalmö, , s.5f och 8f. 14 av 25

17 föregående år. Detta eftersom 84 procent skrivits ut enligt målsättningen 2012, jämfört med 79 procent under Nöjdheten följs upp i årsanalysen. Målet om 75 procent nöjdhet uppnås i mätningarna men den låga svarsfrekvensen (41 procent) gör att förvaltningen anser att det är svårt att säkerställa att resultatet är rättvisande. En ny modell ska istället provas under 2013 i syfte att öka svarsfrekvensen. 39 Som nämnts ovan framgår det av beställningen från INAR att varje deltagare där JobbMalmö har ett handläggaransvar ska ha en individuell handlingsplan. När en extern revisionsbyrå granskade detta under hösten 2012 saknade 28 procent en handlingsplan i deras stickprov 40. I Årsrapporten till Stadskontoret redovisas att 2365 personer var inskrivna vid JobbMalmö vid årets slut och av dessa hade 2144 deltagare, dvs 91 procent, en aktiv handlingsplan i ProCapita. 41 Vi har inte inom ramen för denna granskning gjort någon egen undersökning av detta men kan konstatera att förekomsten av individuella handlingsplaner redovisas i JobbMalmös årsrapport till Stadskontoret, dock inte i Årsanalysen som gått till Servicenämnden för kännedom. Servicenämnden har antagit en årsredovisning/verksamhetsberättelse, Årsanalys 2012 Facknämnder, som behandlar nämndens samlade verksamheter. När det gäller JobbMalmö redovisas i detta dokument målen om att ungdomsarbetslösheten ska minska, samt att Malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande. 42 En kort beskrivning av JobbMalmös verksamhet 2012 återfinns också som ett avsnitt. 43 I motsvarande delårsrapport 2013 för Facknämnder, redovisar Servicenämnden följande om JobbMalmö: Liksom tidigare verksamhetsår har JobbMalmö inte tilldelats anslag i den omfattning som krävs för att finansiera den verksamhet som beskrivs i den av kommunstyrelsen beslutade Handlingsplan för ökad delaktighet och fler Malmöbor i arbete Mål och budget 2013 samt den kompletterande beställningen från stadskontoret. Konsekvenserna under verksamhetsåret 2013, utöver vakanta tjänster, är att JobbMalmö tvingas minska volymerna av antalet deltagare i åtgärdsanställning jämfört med verksamhetsåret Årsanalys 2012, JobbMalmö, Serviceförvaltningen, fastställd av Servicenämndens Delegation JobbMalmö, , s.6 39 Årsanalys 2012, JobbMalmö, Serviceförvaltningen, fastställd av Servicenämndens Delegation JobbMalmö, , s.12f 40 Enligt uppgift från förvaltningen beror detta på att urvalet bestod av de senast inskrivna ärendena. I de flesta fall görs inte handlingsplanen vid inskrivningstillfället utan först när man träffar sin handläggare. Idag har alla inskrivna enligt uppgift från förvaltningen handlingsplaner, men 15 procent av dessa behöver uppdateras. (Enligt mail från bitr. affärsområdeschef för JobbMalmö, daterat 18 december 2013) 41 Årsrapport till Stadskontoret 2012, JobbMalmö. Serviceförvaltningen, upprättad , s Årsanalys 2012 Facknämnder, Servicenämnden, s.5f 43 Årsanalys 2012 Facknämnder, Servicenämnden, s.21f 44 Delårsrapport Facknämnder, Servicenämnden, s.7 15 av 25

18 I intervjuerna med representanter för beställarna framkommer att INAR varit nöjda med den återrapportering JobbMalmö har lämnat. Samtidigt framförs det att det funnits skilda åsikter inom Kommunstyrelsens arbetsmarknads- och vuxenutbildningsutskott om den insyn och återrapportering som erhållits och därmed den insyn som funnits från Kommunstyrelsens sida i JobbMalmös verksamhet. I intervjuerna med tjänstemän på beställarsidan uttrycks dock att återrapporteringen har varit i enlighet med beställningen samt vad som förväntats att JobbMalmö skulle leverera Redovisning av statistik till Delegation JobbMalmö och Servicenämnden I Delegation JobbMalmös protokoll för 2013 har delegationen gått igenom statistik från verksamheten i mars och i april I protokollen har statistiken inte föranlett några beslut från delegationen. Delegation JobbMalmös protokoll har sedan hanterats av Servicenämnden i form av anmälda delegationsbeslut till nämnden. Efter att Servicenämnden fattat beslut 45 i maj 2013 om återkalla Delegation Jobb- Malmö har nämnden sedan juni 2013 erhållit information om JobbMalmö vid varje sammanträde. Vid nämndens augustisammanträde 46 beslutades att JobbMalmö ska via skrivna rapporter visa hur uppsatta mål och riktlinjer efterlevs. De månader som ännu inte har redovisats, såsom kvartalsrapporter och andra skrivelser, skall redovisas vid nästkommande sammanträde. JobbMalmö skall fortsättningsvis behandlas som beslutspunkt vid nämndens sammanträde Delårsrapport 1 för JobbMalmö godkändes och fastställdes 47 av Delegation Jobb- Malmö och delårsrapport 2 för JobbMalmö fastställdes 48 av Servicenämnden. I delårsrapporterna för Servicenämnden som helhet under året redovisas det att JobbMalmö inte erhållit det ekonomiska anslaget för att möta beställningen i handlingsplanen samt den kompletterande beställningen från stadskontoret. Konsekvensen av detta är förutom vakanta tjänster en minskning av volymer i antalet deltagare i åtgärdsanställning jämfört med år Andelen positiva avslut rapporterades i delårsrapport 3 vara 82 % jämfört med budgeterade 75 %. I Servicenämndens protokoll från oktober 2013 står följande att läsa: Vid presidiet 11 september 2013 informerades om att vid varje nämndsammanträde finns en pärm med aktuell statistik för JobbMalmö. JobbMalmö arbetar för närvarande med att arbeta fram en metodhandbok. I intervjuerna med representanter för Servicenämnden framkommer det att Servicenämnden som helhet under tiden Delegation JobbMalmö verkade hade begränsad insyn i verksamheten och uppföljningen. Detta då frågor om verksamheten främst hanterades inom Delegationen av 25

19 Övrigt om uppföljning och redovisade resultat Det har under tiden som JobbMalmö verkat under Servicenämnden inte skett någon samlad utvärdering av insatsernas effekter eller någon styrning från vare sig politiskt håll eller från ansvariga tjänstemän inom JobbMalmö att se över utbudet. I intervjuer med ansvariga tjänstemän vid Serviceförvaltningen framförs dock att det förts upp till INAR att det funnit behov av prioriteringar av verksamheten inom JobbMalmö men svaret som erhållits har varit att det är JobbMalmös uppgift att hantera just sådana frågor. En förklaring till att detta sedan inte har gjorts är att det hela tiden tillförts nya verksamheter till JobbMalmö och därmed har det inte funnits arbetsro eller utrymme för utvecklingsfrågor. Det har inte genomförts några analyser avseende kostnader för de insatser som erbjuds inom JobbMalmö i förhållande till det resultat som insatserna ger. Vid intervjuerna framkommer att det finns olika uppfattningar om vem som är ansvarig för att genomföra sådana analyser. Representanter för Servicenämnden och Serviceförvaltningen samt JobbMalmö menar att det bör vara beställaren som ansvarar för att sådana analyser görs medan intervjuade representanter för beställarsidan framför att det är Servicenämnden som ansvarar för detta. Utifrån intervjuerna med tjänstemän inom Serviceförvaltningen har det framgått att styrningen och uppföljningen av JobbMalmö huvudsakligen har handlat om de gemensamma processerna, så som personalfrågor/hr och intern kontroll. Verksamheten som bedrivs inom JobbMalmö och den tillhörande verksamhetsekonomin uppfattas därmed inte omfattas av nämndens styrning på samma sätt som övriga verksamhetsområden. Samma sak anses gälla frågan om effektiviteten där tjänstemännen inom Serviceförvaltningen menar att det är INAR:s uppdrag att göra analyser av JobbMalmös effektivitet. Resultatet av en nöjdhetsenkät som riktades till brukarna sammanställdes i oktober Svarsfrekvensen var där 50,6 procent, en ökning jämfört med föregående år. Återigen konstateras att respondenterna är mycket nöjda med JobbMalmö men att verksamheten behöver fortsätta utveckla nya former för att bättre fånga deltagarna synpunkter. I rapporten sägs också att enbart 45,7 procent av respondenterna anser att de har fått hjälp från JobbMalmös verksamhet att komma närmare ett arbete eller studier. 49 I övrigt kan noteras att personalchefen inom Serviceförvaltningen i mars 2013 fick i uppdrag att utreda påstådda oegentligheter inom JobbMalmö som kommit till ledningens kännedom. Bland de brister som konstateras i utredningen märks frågan om tydligare regler/anvisningar för medarbetarna som är dokumenterade och tillgängliga. Ett av förslagen från utredningen är därför att en metodhandbok tas fram och görs känd bland medarbetarna. I metodhandboken ska bland annat olika insatser beskrivas, hur uppföljning av enskilda ärenden går till och vem som 49 Nöjdhetsenkät oktober 2013 sammanfattande rapport. Serviceförvaltningen/ JobbMalmö av 25

20 fattar beslut. Vidare föreslås även att en riskanalys bör göras av JobbMalmö med aspekten att det finns regler/frånvaro av regler för de olika uppdragen/projekten Ekonomi och intern kontroll Ekonomin för JobbMalmö hanteras som ett separat affärsområde inom Serviceförvaltningen och är enligt uppgift att betrakta som en egen ekonomisk förvaltning med en egen förvaltningskod (010). Övriga fem affärsområden inom Serviceförvaltningen redovisas inom en gemensam förvaltningskod (012). Till skillnad mot de övriga affärsområdena så finns det inget avkastningskrav avseende JobbMalmö då verksamheten finansieras helt från INAR samt genom statsbidrag och bidrag från FINSAM 51. Om JobbMalmö redovisar ett negativt resultat täcks detta upp från INAR och ett eventuellt överskott tillfaller även INAR. Delegation JobbMalmö beslutade i april 52 att föreslå Servicenämnden att begära mer medel för Ung Resurs efter Kommunstyrelsens beslut att utvidga volym, ålder och målgrupp och konceptet i likhet med SEF unga. Servicenämnden beslutade 53 att begära medel av INAR för att täcka de ökade kostnaderna för Ung Resurs inom JobbMalmö. Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsutskottet avslog i augusti 2013 ansökan om medel. Av resultaträkningen i Internbudget 2014, Servicenämnden/JobbMalmö, framgår att totala intäkterna för 2014 beräknas till tkr, medan prognosen för 2013 (per 30 november 2013) är tkr. 54 Genom att JobbMalmös ekonomi hålls separat och som en egen ekonomisk förvaltning blir resultatet varje år 0, då eventuella överskott eller underskott regleras genom INAR. Enligt uppgift från Serviceförvaltningen har JobbMalmös verksamhet en progonos på ett överskott på ca 10mkr för 2013 och dessa medel går tillbaka till INAR. Denna information har enligt uppgift givits till nämnden vid mötet i december. 55 I delårsrapport 3 för 2013 står det skrivet att JobbMalmö visar för perioden ett mindre överskott. Enligt överenskommelse med INAR kommer överskott som finns i slutet av året att återbetalas till dem och inte tillfalla JobbMalmö, varför resultat och prognos visar Intern kontroll Kommunfullmäktige beslutade om reglemente för intern kontroll att gälla från Syftet är att säkerställa att respektive nämnd, som har det yttersta ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll, upprättar en organisation för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas för detta. Enligt reglementet ska nämnden varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen. Servicenämnden beslutade 56 i februari 2013 om en plan för intern 50 Granskning av JobbMalmö avseende påstådda oegentligheter Samverkan inom rehabiliteringsområdet enligt lagen om finansiell samordning (2003:1210) Internbudget 2014, Servicenämnden/JobbMalmö, kapitel , av 25

21 kontroll. Ett av kontrollmålen för 2013 avser Policy om mutor. Enligt kontrollmålet är det viktigt att säkerställa att förvaltningens policy om tagande och givande av muta är känd hos medarbetarna så att det blir lätt att agera etiskt rätt. En rutin vid Serviceförvaltningen för att erhålla denna kännedom är att varje medarbetare årligen får underteckna en försäkran om att personen är införstådd med reglerna i policyn angående mutor. Serviceförvaltningen har efter uppmärksammade händelser avseende JobbMalmö dessutom kompletterat riktlinjerna angående mutor med information om jäv och vilket förhållningssätt medarbetarna ska anta inför eventuella situationer där jäv eller misstanke om jäv kan uppstå. Beslut om rutinen fattas vid Serviceförvaltningens ledningsgrupp i januari Servicenämnden erhöll 57 i december 2013 information om detta i samband med en redovisning över vilka åtgärder som vidtagits avseende ledning och styrning av Jobb- Malmö utifrån interna och externa utredningar under Till grund för Servicenämndens arbete för intern kontroll finns en särskild inrättad tjänst vid Serviceförvaltningen som risk manager sedan år Varje affärsområde inom Serviceförvaltningen har genomfört egna riskanalyser som sedan ligger till grund för respektive affärsområdes arbete med risker samt uppföljning. Riskanalyserna ska enligt rutinen vara uppdaterade av respektive affärsområde den sista oktober årligen och JobbMalmö har agerat i enlighet med rutinen. Nämnden har under 2013 erhållit två rapporteringar avseende den interna kontrollen. I december 2013 erhölls en kompletterande rapport för de åtgärder som vidtagits med anledning av brister som framkommit i samband med de olika konsultrapporternas kritik samt mot bakgrund i egna granskningar och rapporter av JobbMalmö. De iakttagna bristerna har förts in i JobbMalmös riskanalys där även åtgärder för att komma till rätta med risker och eventuella brister anges och redovisas för när de tidsmässigt ska vara åtgärdade samt vems ansvar det är att hantera frågan (på tjänstemannanivå). Vidare hanteras kritik mot JobbMalmös organisation och verksamhet genom Kommunstyrelsens utredning av hur verksamheten ska vara organiserad i framtiden och vilken nämnd som ska ansvara för de olika delarna av verksamheten Åtgärder för insatser på lika villkor Av handlingsplanen framgår att kommunens insatser ska individanpassas och likvärdigt tillgodose behovet hos kvinnor och män. Insatserna skall vara tillgängliga för alla försörjningsstödtagare. Denna skrivning återkommer även i beställningen från INAR till JobbMalmö. JobbMalmö har i sin riskinventering konstaterat att det föreligger en risk att Jobb- Malmö inte riktar sina insatser till de prioriterade målgrupper som står beskrivna i Mål och Budget Detta på grund av avtal med Arbetsförmedlingen samt regelstyrning kopplat till subventionerade anställningar. Åtgärd för att motverka denna risk anges vara kvartalsrapporter, årsanalys samt uppföljning med INAR samt löpande uppföljningar på JobbMalmös ledningsgruppsmöte. Vidare skall diskussioner med Arbetsförmedlingen avseende OSA-platser motverka risken för av 25