Årsrapport 2013 for Kulturkontakt Nord

Transkript

1 Årsrapport 2013

2 Årsrapport 2013 for Kulturkontakt Nord Indholdsfortegnelse 1. Indledning og resumé Virksomhedsområder årets resultater....4 a. Mødeplads....4 b. Programadministration...5 c. Profilere det nordiske kultursamarbejde Udviklingen af Kulturkontakt Nord som virksomhed...9 a. Kulturkontakt Nord som virksomhed...9 b. Bestyrelse og ledelse...9 c. Administration d. Økonomiske nøgletal Rapportering personale- og organisationsudvikling Obligatoriske tabeller...13 Bilag: A. Årsregnskab...16 B. Uddybende årsrapport for basisvirksomheden...29 C. Programrapporter og årsregnskaber for programmerne...40 Foto: S.1: Karin Beate Nøsterud/norden.org; Kulturkontakt Nord/Seppo Samuli; Johannes Jansson/norden.org S.2: Prosjekt Z; Thordur Thorarinsson/norden.org; Andreas Thoren S.3: Karin Beate Nøsterud/norden.org; Kulturkontakt Nord/Seppo SamuliS.4: Kulturkontakt Nord/Seppo Samuli; Johannes Jansson/norden.org S.9: Ludovic Des Cognets; Monta Grasman S.11: Kirsten Performance; Thordur Thorarinsson/norden.org S.16: Kulturkontakt Nord/Emilia Koivunen; Kulturkontakt Nord/ Seppo Samuli S.29: Andreas Thoren; Erik Christensen Porkeri/norden.org S.40: Kulturkontakt Nord/Seppo Samuli; Skatehack S.41: Wille Christiani; Andreas Thoren S.52: Karin Beate Nøsterud/norden.org; Ludovic Des Cognets S.70: Kulturkontakt Nord/Seppo Samuli S.78: Prosjekt Z;Johannes Jansson/norden.org

3 1. Indledning og resumé Resumé Kulturkontakt Nord har i 2013 haft en markant fremgang i deltagerantallet i arrangementerne. Det er øget med mere end 60 %. Det skyldes fornyelsen af aktiviteterne og at kvaliteten er god. Aktiviteterne er gennemført over hele Norden. Og når dette skrives, har Kulturkontant Nord passeret likes på Facebook. Det er en forøgelse på mere end 47 %. Kulturkontakt Nords Facebook side er dermed den mest populære officielle nordiske side lige nu. Kulturkontakt Nord har ansvaret for administrationen af Nordisk Ministerråds Kultur- og kunstprogram og det Nordisk-Baltiske mobilitetsprogram for kultur. I 2013 overførte Ministerrådet også ansvaret for NORDBUKs og KreaNords støttemidler til Kulturkontakt Nord. Der er fortsat stor søgning til midlerne. I 2013 blev der fordelt 4,2 mio. (31,3 mio. DKK). 28 % af ansøgerne har fået støtte. Det er et relativt fald, idet 34 % fik støtte i En væsentlig årsag hertil er, at efterspørgslen efter Ministerrådets støttemidler er voksende. Driften af virksomheden har været velfungerende. Der er gennemført en arbejdspladsvurdering med godt resultat. Regnskabet for 2013 udviser et mindre overskud på basisdriften. Og når dette skrives, har Kulturkontant Nord passeret likes på facebook. Årsrapportens struktur Denne årsrapport fremlægger årets resultater og perspektiverer fremtidsudsigterne og det kommende års udfordringer. Årsrapporten er udarbejdet med udgangspunkt i Kulturkontakt Nords mål- og resultatkontrakt for perioden , Strategi for Kulturkontakt Nord af samt Nordisk Ministerråds retningslinjer for årsrapporteringen af december For programmerne er rapporteret i henhold til Nordisk Ministerråds krav i de indgåede forvaltningskontrakter. Årsrapporten er opdelt i en hoveddel, der er Kulturkontakt Nords årsrapport. Dertil er føjet 3 bilag, der giver en mere detaljeret oversigt over aktiviteter og resultater i Bilag A indeholder regnskabet for basisvirksomheden. Bilag B indeholder en mere deltaljeret gennemgang af aktiviteterne på mødeplads- og informationsvirksomheden samt en skematisk gennemgang af resultaterne i forhold til Kulturkontakt Nords strategi. Endelig indeholder bilag C årsrapporten for de 4 programmer: Nordisk Ministerråds kultur- og kunstprogram, Det nordisk-baltiske mobilitetsprogram for kultur og NORDBUKs samt KreaNords støttevirksomhed. 3

4 2. Virksomhedsområder årets resultater 2. a. Mødeplads Kulturkontakt Nords mission er at skabe rum for kulturmødet. Det sker bl.a. gennem mødepladsaktiviteterne i Helsingfors, i resten af Finland og i Norden (samt de baltiske lande). Vi har i kontraktperioden særligt fokus på at synliggøre aktiviteterne og faciliteterne samt at synliggøre sprogets og kulturens betydning for det fællesnordiske samarbejde. Mødeplads og bibliotek i Helsingfors Kulturkontakt Nord er en central nordisk mødeplads i Helsingfors. Vi tilbyder arrangementer og aktiviteter med en nordisk profil. Arrangementerne øger kendskabet til Norden, til nordisk kultur, til nordiske samfundsforhold og til nordisk kunst. Traditionelt har der været mest fokus på undervisning og sprog. Men nu satser vi på en skarpere kulturel og kulturpolitisk profil. Både for at øge synergien mellem vores forskellige aktiviteter og som led i Norden i fokus. Der satses desuden i større grad end tidligere på at nå den finsksprogede befolkning. Der afholdes kulturpolitiske seminarer og seminarer om aktuelle nordiske politiske problemstillinger mm. I 2013 omfattede det fx et seminar om effektmåling af kulturpolitikken, hvor målgruppen var nordiske forskere, embedsmænd og kunstnere, som arbejder med temaet. Arrangementet blev gennemført i samarbejde med bl.a. nordiske forskere, myndigheder og det svenske formandskab for Nordisk Ministerråd. Et andet eksempel var et morgenmøde om resultatet af det norske stortingsvalg, hvor både nordisk interesserede borgere, forskere og embedsmænd deltog. Dette arrangement blev gennemført sammen med Center for Nordenstudier ved Helsingfors Universitet, Pohjola-Norden og den norske ambassade i Helsingfors. Besøgsantallet på mødepladsen er øget, og et målrettet arbejde har tiltrukket nye besøgsgrupper. Børn og unge har specielt været i fokus. Besøgsantallet for skoleklasser, børnehaver og grupper af studerende og sprogcafédeltagere er øget. Finsksprogede skoleelever og øvrige besøgende har reageret positivt på, at vi har øget andelen af finsksprogede arrangementer. Kulturkontakt Nords arrangementer i Helsingfors havde totalt 2500 besøgende i virksomhedsåret 2013, hvilket er næsten 1000 flere end året før (1695 i 2012). Sammen med de mere end 200 deltagere i vore arrangementer uden for Finland, giver det en stigning i deltagelsen på mødepladsens arrangementer på over 60 %. Besøgsantallet for skoleklasser, børnehaver og grupper af studerende og sprogcafédeltagere er øget. Kulturkontakt Nords bibliotek i Helsingfors er et af vores væsentligste tilbud til det finske publikum. Biblioteket har i 2013 satset på arbejdet med bog- og mediebeholdningen, sådan at de enkelte sprog som svensk, finsk, norsk, dansk, islandsk, færøsk, grønlandsk og de samiske sprog synliggøres og fremstår bedre. Bibliotekets og øvrigt inventar og udstyr er i løbet af året blevet forbedret. Vinduerne ud mod Kajsaniemigatan har som noget nyt dannet rammen om seks nordiske produktudstillinger i løbet af året. 4

5 Kulturkontakt Nord har også synliggjort Nordens sprog og kulturer udenfor hovedstadsområdet. En ny publikation blev udgivet i efteråret, og fire ældre publikationer er blevet genoptrykt i opdaterede versioner. Nordiske skolebesøg (Lån en nordbo) er populære i hele Finland. I 2014 vil konceptet blive søgt eksporteret til de andre nordiske lande. Mødeplads hele Norden En vigtig del af Kulturkontakt Nords opgave er at være til stede i hele Norden (og i et vist omfang også i de baltiske lande). Opgaven kan selvsagt ikke løses helt på samme måde, som der, hvor vi har en fysisk base. I løbet af 2013 har vi derfor opbygget et nyt koncept med temaseminarer inspirationstræf, der gennemføres i de nordiske lande og hvor vi vil spille en mere proaktiv rolle end i de foregående år. Arrangementerne har i nogen grad afløst de klassiske informationsmøder, vi har deltaget i eller arrangeret. Vores inspirationstræf skal informere om støtteprogrammerne og konkretisere de nordiske kulturministres kulturstrategi og dens fem temaer: Det holdbare Norden, Det kreative Norden, Det interkulturelle Norden, Det unge Norden og Det digitale Norden. Der blev gennemført temaseminarer i Oslo, København og Malmø. Det sidstnævnte med et tema, der understøttede det svenske formandskab for Nordisk Ministerråd. Hvert af seminarerne har haft omtrent 50 deltagere. De er sat sammen med den ambition at skabe et forum, hvor potentielle ansøgere ikke kun ville få brugbar information om støtteprogrammerne og få inspiration fra andre projekter, men hvor de samtidig kunne knytte det til kulturstrategiens temaer, som også er fokuspunkter i vurderingen af ansøgninger til bl.a. Kultur- og kunstprogrammet. I løbet af 2013 har vi derfor opbygget et nyt koncept med temaseminarer inspirationstræf, der gennemføres i de nordiske lande og hvor vi vil spille en mere proaktiv rolle end i de foregående år. Kulturkontakt Nord organiserede også en workshop om kultur og bæredygtig udvikling i forbindelse med et større seminar i Umeå. I 2013 var Kulturkontakt Nord selv arrangør af et seminar, hvor effekten af kulturpolitik blev debatteret med oplægsholdere og deltagere fra hele Norden. En vigtig funktion ved seminaret var at synliggøre temaet, dets nordiske relevans og at bidrage til, at kundskabsniveauet i kulturpolitikken generelt øges. På Kulturkontakt Nord anvender vi seminarets resultater til udvikling af egen virksomhed, så vores fokus bliver mere effektorienteret. Af samme grund var arrangementet koblet til det årlige fællesmøde for programmernes sagkyndige, som havde mulighed for at deltage. Kulturkontakt Nord vil i 2014 vurdere erfaringerne med denne nye type aktiviteter og beslutte, hvordan arbejdet bedst udvikles, så det modsvarer forventningerne til os om kulturpolitisk relevans (bl.a. i form af kundskabsopbygning), aktualitet og synlighed. Da der ligeledes stadig er stor efterspørgsel efter de klassiske informationsarrangementer, hvor andre inviterer os til at deltage, vil vi opprioritere dem, når det er muligt. 2. b. Programadministration 1 Kulturkontakt Nord har ansvaret for administrationen af Nordisk Ministerråds kultur- og kunstprogram og for det Nordisk-Baltiske mobilitetsprogram for kultur. I løbet af 2013 har vi ligeledes overtaget ansvaret for administrationen af KreaNords og NORDBUKs støttemidler. Administrationen er overordnet set meget effektiv og velfungerende. Aktiviteterne i 2013 viser tydeligt, at programmerne er eftertragtede og modsvarer en efterspørgsel på kultur- og kunstområdet i Norden og i de baltiske lande. Kulturkontakt Nord modtog således i alt ansøgninger. Af disse blev 469 bevilget støtte. 1 De enkelte programmer omtales i overenstemmelse med Nordisk Ministerråds anvisninger mere udførligt i bilag C, der indeholder en egentlig årsrapport for de enkelte programmer. Dette afsnit indeholder en mere tværgående og overordnet gennemgang. 5

6 Antal ansøgninger og bevigede (ansøgninger/bevilgede) Kultur- och konstprogrammet 452/124 27% Molbilitetsprogrammet 1020/344 34% /114 25% 1004/377 38% 489/88 18% 1018/339 33% NORDBUK 100/39 39% KreaNord 70/3 4% Totalt 1 472/468 32% 1 463/491 34% 1 677/469 28% I forhold til det ansøgte beløb, er der også søgt om væsentlig mere, end der var mulighed for at bevilge. Tabellen herunder viser den samlede fordeling og fordelingen på de enkelte programmer. Samlet er der søgt om ca. 28,7 mio.. Heraf er ca. 4,2 mio. bevilget, hvilket svarer til ca. 14 %. Totalt ansøgt beløb og bevilget beløb (ansøgt sum / bevilget støtte) Kultur- och konstprogrammet 11,4mn / 2,1 mn 18% Molbilitetsprogrammet 6,6 mn / 1,4 mn 21% ,8 mn / 2,1 mn 17% 8,9 mn / 1,8 mn 20% 13,6 mn / 2,1 mn 15% 6,9 mn / 1,3 mn 19% NORDBUK 1,7 mn / 0,5 mn 31% KreaNord 6,5 mn / 0,3 mn 5% Totalt 17,9 mn / 3,5 mn 19% 21,7 mn / 3,7 mn 18% 28,7 mn / 4,2 mn 14% I 2013 har Kulturkontakt Nord for første gang gennemført en spørgeskemaundersøgelse 2 blandt støttemodtagerne, som skulle belyse effekten af støtten. Undersøgelsen giver et klart billede af, at Nordisk Ministerråds støtteprogrammer skaber fornyelse og vitalisering af kultursektoren og af samarbejdet på kulturområdet. Både ved at skabe synergieffekter og ved at skabe grundlag for helt nye samarbejdsrelationer. Tabellen herunder viser støttemodtagernes indtryk af de skabte synergieffekter indenfor kunst, kommunikation, organisation, økonomi og samarbejdsformer. Selv med de forbehold, som undersøgelsens karakter giver anledning til, finder vi resultatet meget tilfredsstillende. Det giver en god indikation af, at nytten af den nordiske støtte er høj. 2 Undersøgelsen blev sendt til 501 støttemodtagere fra alle 3 programmer. 173 svarede. Undersøgelsen og dens grundlag vil blive nærmere beskrevet på Kulturkontakt Nords hjemmeside. Undersøgelsen er desuden omtalt i programrapporterne for de enkelte programmer (bilag C). 6

7 Samarbetet mellan partners i olika länder har skapat synergieffekter på följande områden Oenig Enig 5 Konstnärliga ,2 Kommunikationsmässiga ,2 Organisatoriska ,6 Ekonomiska ,0 Samarbetsformer ,2 Medelvärde I forhold til de fem strategiske temaer, som de nordiske kulturministres strategi for omfatter, er der også en tilfredsstillende dækning. Ansøgerne og projekterne har allerede fokus på temaerne. For så vidt angår temaet det interkulturelle Norden, er det mindst dækket af feltet. Kulturkontakt Nord vil derfor i 2014 arrangere inspirationsseminarer inden for det tema, for at øge interessen for området hos kulturfeltets aktører. I forhold til den bredere samfundsmæssige effekt, som ministrenes strategi indeholder, er det ligeledes meget tilfredsstillende, at støtten giver øget forståelse af andre nordiske landes kunst og kultur for en meget stor andel af respondenterne. Tabellen herunder viser lidt mere specifikt nogle af de bredere effekter, som er nået gennem støtten fra Nordisk Ministerråds støtteprogrammer som helhed. Stödet från Kulturkontakt Nord har bidragit till ökad kunskap och förståelse bland medverkande Oenig Enig 5 Andra nordiska språk ,3 Andra nordiska samhällen/samfund ,8 Andra nordiska länders kons och kultur ,2 Andra baltiska länders konst och kultur ,4 Medelvärde Som nævnt, afholdt Kulturkontakt Nord i november et seminar om at måle effekten af kulturpolitikken. Dette seminar blev holdt samtidig med det årlige fællesmøde for programmernes sagkyndige, der også kunne deltage i og præge diskussionen om det videre arbejde. Det samlede materiale blev siden sammenskrevet, så det kan danne grundlag for en dialog med Nordisk Ministerråd om den fremtidige udvikling af og rapportering om programmerne. I 2013 har Kulturkontakt Nord også bidraget til Nordisk Ministerråds arbejde gennem analyser af og faktuelle oplysninger om programmerne. Bl.a. i forbindelse med drøftelserne om en forlængelse af mobilitetsprogrammet. Kulturkontakt Nords analyse af mobilitetsprogrammet blev fremlagt for MR-K i oktober 2013, da ministrene drøftede programmets fremtid. Denne type af indsatser fortsættes i Kulturkontakt Nord vil i løbet af 2014 også gennemføre en række forbedringer i sagsbehandlingen, der vil komme ansøgerne til gode. Først og fremmest etableres en mere brugervenlig hjemmeside.. Dernæst påbegyndes arbejdet med fornyelsen af det det administrative sagsbehandlingssystem (SBS). Det er indtil videre velfungerende. Men den tekniske udvikling sammenholdt med den større sagsmængde (fra flere programmer) gør, at der efterhånden viser sig svagheder og fejl, der skal udbedres. En beslutning om en fornyelse skal træffes i

8 2. c. Profilere det nordiske kultursamarbejde Kulturkontakt Nords kommunikationsarbejde har i 2013 især fokuseret på de strategiske målsætninger om at vise effekten af organisationens aktiviteter (herunder effekterne af støttemidlerne), inspirere potentielle ansøgere, udbygge kendskabet til kulturcentret i Helsingfors og skabe dynamiske kommunikationskanaler. Det er gjort gennem interviews, nyheder og showcases med projekter; en proaktiv presseindsats og udviklingen af dynamiske kanaler som web, sociale medier og nyhedsbreve. Samarbejdet med andre aktører, bl.a. Nordisk Ministerråds kommunikationsafdeling, de nordiske huse og institutter, nationale kulturmyndigheder og Nordisk Kulturfond er blevet udviklet i årets løb. Kulturkontakt Nord lægger stor vægt på samarbejdet, der bl.a. er med til at synliggøre Ministerrådets støttemidler omkostningseffektivt. Særligt for programvirksomheden skal det fremhæves, at de støttede aktiviteter også synliggøres gennem projekternes egen kommunikation. Den føromtalte undersøgelse af støttemodtagerne viser (se tabellen herunder), at de fleste støttemodtagere/projekter får synlighed i medierne. Fra 2014 vil vi arbejde mere bevidst med støttemodtagerne for at sikre, at de bidrager til synligheden af den nordiske støtte. Projektet har fått synlighet i Lokal press/radio/tv 121 Nationell press/radio/tv 88 Press/radio/tv utanför Norden/Baltikum 28 Fackpress 33 Sociala medier 135 Nej 6 Kulturkontakt Nord har desuden bevidst været mere debatskabende, personlig og proaktiv i sin kommunikation. Det er blandt andet gjort ved at anvende direktøren som løftestang og offentligt ansigt i blogs og på sociale medier, hvor nordisk kulturpolitik er blevet kommenteret og debatteret. Det er samtidig en metode, der er medvirkende til at synliggøre Norden i Finland og Finland i resten af Norden. Indsatsen har generelt virket godt og organisationen har igen øget tilslutningen til sine medier markant. Således er antallet af webbesøg steget med 16 pct. til og antallet af følgere på Kulturkontakt Nords profiler på de sociale medier er steget med henholdsvis 47 pct. og 132 pct. Organisationen har nu mere end likes på Facebook, hvilket er det højeste for en officiel nordisk organisation. Synligheden i de finske medier har været et særligt indsatsområde, hvilket har resulteret i 27 artikler og indslag. Udfordringerne i 2014 bliver at fastholde den meget positive udvikling. Det vil bl.a. ske ved at lancere den ny hjemmeside i løbet af foråret. Den skal forbedre brugervenligheden markant gennem bedre overskuelighed. Den tilbyder brugerne et digitalt community, og den fører i højere grad organisationens virksomhedsområder sammen. Derudover bliver designet fornyet. 8

9 3. Udviklingen af Kulturkontakt Nord som virksomhed 3. a. Kulturkontakt Nord som virksomhed Kulturkontakt Nord har i sin strategi fokus på at udvikle sig som institution og virksomhed. Både i forhold til at realisere de kulturpolitiske mål, som nævnt i kapitel 1. Men også i forhold til kvalitet i opgaveløsningen og i at være en sammenhængende og god arbejdsplads. Et af de strategiske mål handler om Kulturkontakt Nord som samarbejdspartner. For at nå målsætningen bedst og mest kosteffektivt, skal samarbejdet med andre organisationer, foreninger, myndigheder osv. udvikles og intensiveres. Det er vores opfattelse, at Kulturkontakt Nord er eftertragtet som partner i samarbejdet. Der er en klar kvantitativ indikation af, at mange gerne vil samarbejde med os. Vi skal i de kommende år fortsat arbejde på at være eftertragtede partnere også ud fra kvalitative overvejelser. Partnerskaber giver bedre muligheder for at sprede de nordiske idéer og perspektiver, partnerskaber er en helt naturlig og fundamental del af det nordiske kultursamarbejde og gennem partnerskaber kan vi udnytte vores ressourcer meget bedre, end når vi handler på egen hånd. Et eksempel er samarbejdet med Center for Nordenstudier ved Helsingfors Universitet. Det bidrager både til flere og bedre arrangementer, til at tiltrække flere besøgende og til at mindske vores omkostninger, idet de afholder en del af dem. Ønsket om at være en eftertragtet partner ligger således også bag vores arbejde med nye støtteprogrammer, hvor vi i 2013 overtog administrationen af Nordisk Ministerråds støtteordninger under NORDBUK og KreaNord. Men partnerskaber udvikles også gennem vores øgede samarbejde med andre aktører i Norden, herunder i Finland. 3.b. Bestyrelse og ledelse Et eksempel er samarbejdet med Center for Nordenstudier ved Helsingfors Universitet. Det bidrager både til flere og bedre arrangementer, til at tiltrække flere besøgende De nordiske kulturministre udpeger bestyrelsens medlemmer. Bestyrelsen har i 2013 været sammensat af: Kontorchef Marianne Kruckow, Danmark (formand indtil , hvor hun udtrådte af bestyrelsen) Kontorchef Ole Winther, Danmark (fra ) Kulturråd Anna-Maija Marttinen, Finland (næstformand, fg. formand fra , formand fra ) Kontorchef Manasse Berthelsen, Grønland Direktør Ann Larson, Sverige (næstformand fra ) Jurist Kim Hansson, Åland Antonia Ramsay (medarbejderrepræsentant) 9

10 Suppleanter: Kontorchef Auður B. Árnadóttir, Island (1. suppleant), avdelingsdirektør Steinar Lien, Norge ( 2. suppleant ) og chef Sølvi Reinert Hansen, Færøerne (3. suppleant ) Bestyrelsen har afholdt 2 møder i Fra den 1. september 2012 har Per Voetmann været direktør for Kulturkontakt Nord. 3.c. Administration Administrationen har i 2013 arbejdet bl.a. med bedre økonomistyring, arbejdspladsundersøgelse, nyt ergonomisk udstyr, ny telefoni og nye PCere. 3.d. Økonomiske nøgletal Overordnet har Kulturkontakt Nord en god økonomi. Imidlertid var der i 2013 et mindre overskud på basisdriften, som ikke var planlagt fra årets begyndelse. Overskuddet er opstået som følge af: Generel økonomisk forsigtighed og sparsommelighed på grund af den igangværende budgetreduktion og det forhold, at Kulturkontakt Nord fortsat er en ny organisation Flere nye eksternt betalte (herunder in-kind) arrangementer og aktiviteter, der ikke var budgetteret fra årets start Flere projekter og aktiviteter for Nordisk Ministerråd som vi har fået ekstra penge for uden umiddelbart at kunne nå at ansætte ekstra personale til at løse dem. Fx bæredygtighedsseminaret i Umeå At vores nye Web er forsinket. Hovedudgiften kommer først i 2014 Kulturkontakt Nord vil selvsagt anvende de tildelte midler. Sådan vil det også være i Der vil derfor blive satset på udvikling af de interne økonomiske rapporteringsredskaber, så styringsgrundlaget og ledelsesværktøjerne fortsat forbedres. En kilde til overskuddet er imidlertid også, at visse af Nordisk Ministerråds bevillinger er meget kortvarige og/eller skal fornys hvert år. Det gør det vanskeligt at planlægge udgiftsforløbet især for arbejdsintensive opgaver. I 2014 vil vi gå i dialog med Nordisk Ministerråd for at etablere en bedre økonomisk samarbejdsmodel. I 2014 vil vi imidlertid fastholde en fornuftig (konservativ) udgiftsstyring. Desuden vil Kulturkontakt Nord opsamle midler til en nødvendig fornyelse af SBS, der er vores primære og helt uundværlige værktøj i arbejdet med programmerne. For programvirksomheden er hovedbestræbelsen også, at alle midler deles ud i henhold til årets budget. Når der forekommer mindre overskud, beror det mest på, at støttemodtagerene endnu ikke havde rekvireret midlerne (eller alle midlerne) ved regnskabsafslutningen. Det er heller ikke usædvanligt at projekterne rækker hen over et årsskifte, så udbetalingen først sker det følgende år. Det forekommer endelig også, at enkelte projekter ikke anvender (alle) de midler, der blev bevilget. I 2014 vil vi imidlertid fastholde en fornuftig (konservativ) udgiftsstyring. Desuden vil Kulturkontakt Nord opsamle midler til en nødvendig fornyelse af SBS 10

11 4. Rapportering personale- og organisationsudvikling Et af Kulturkontakt Nords strategiske mål er, at vi skal være en god og udviklende arbejdsplads. Parallelt med det øvrige strategiske arbejde har der derfor været fokus på at udvikle interne arbejdsrutiner og samarbejdsformer. Internt har det bl.a. betydet, at medarbejderne nu arbejder i 4 team, der modsvarer Kulturkontakt Nords virksomhedsområder. Teamorganiseringen betyder, at ansvaret for et opgaveområdes mål er placeret hos teamet frem for hos en enkelt medarbejder. Der er i 2013 tillige placeret et større budgetansvar i teamene. I løbet af 2014 skal teamenes ansvar (bl.a. for budgetopfølgningen jævnfør ovenfor) og kompetencer udvikles og tydeliggøres yderligere. Der er gennemført både kollektive og individuelle kompetenceudviklingstiltag i Kollektivt dels i form af et seminar for hele personalet og løbende personaleuddannelse på personalemøder. Individuelt ved systematiske introduktionsforløb for nye medarbejdere, kurser og udvekslingsophold. Det indgår i vores strategi, at der skal gennemføres en arbejdspladsvurdering i Der blev imidlertid i som nævnt indført en team-struktur, der blev indført medarbejdersamtaler og der blev gennemført en nedskrevet personalepolitik. På baggrund af de mange ændringer og fornyelser, som allerede er gennemført i organisationen, blev det besluttet, at arbejdspladsvurderingen allerede skulle gennemføres i Resultaterne viste sig generelt yderst tilfredsstillende. Der er dog også nogle opmærksomhedspunkter, som skal håndteres. Vi skal arbejde med stress, information, konfliktløsning og fysisk arbejdsmiljø (en del problemer her skyldes, at vi har 2 arbejdssteder). Det vil således være en væsentlig opgave i 2014, at disse opmærksomhedspunkter følges op. I 2013 er sygefraværet steget fra 1 % i 2012 til 3,2 %. 11

12 Der var i 2013 ansat 24 personer på Kulturkontakt Nord. Heraf dog kun 9 på fuld tid gennem hele året. Følgende personer har været ansat i 2013: Namn Nationalitet Anställningstid Sanna Pitkänen FI Tarja Terävä FI Annu Kevarinmäki FI *) Antonia Ramsay FI René Semberlund Jensen DK Jakob Aahauge DK Bjørn Olstad NO Camilla Cedercreutz-Bäck FI Johan Theman FI Per Voetmann DK Vava Lunabba FI Tea Stolt FI Emilia Koivunen FI Eva Englund SE Nina Burman FI Therese Salmi AX Katja Mentula FI praktikant Jenny Sandström FI praktikant Marketta Keisu FI praktikant Silja Kanerva FI assistant, timanställd Katja Koskinen FI bibliotekshjälp, timanställd Sofia Hägglund FI bibliotekshjälp, timanställd Anna-Sofia Lappalainen FI bibliotekshjälp, timanställd Willy Lindberg FI vaktmästare, timanställd *) moderskapsledig från Udover dette har Kulturkontakt Nord engageret sproglærere og lån en nordbo -medarbejdere rundt om i Finland. I 2013 skete en del forandringer i personalesammensætningen. Der blev i løbet af året ansat seks nye medarbejdere og yderligere tre personer var i praktik. 12

13 5. Økonomiske nøgletal og statistik Tabell 1: Rapportering Personal og organisasjonsutvikling, 2013 A: TOTAL ANTAL ÅRSVÆRK PER NORDISKE VILKÅR, PROJEKTANSATTE (inkl. vikarer) OG FASTANSATTE TOTAL FOR INSTITUTIONEN ANTAL TOTAL Kvinder (K) Mænd (M) 7,8 5 12,5 B: NORDISKE VILKÅR (8-ÅRS REGLEN) - ANTAL PERSONER PER NATIONALITET OG KØNSFORDELING DK FIN IS NO SVE AX, FO, GL Andet Total K M K M K M K M K M K M K M 3 6,4 1 0,7 0,4 11,5 PROCENTFORDELING (pr. nation): DK FIN IS NO SVE AX, FO, GL Andet Total 26 % 64 % 0 % 0 % 6 % 3 % 0 % 100 % ALDERSFORDELING år år år år 61+ år Total TOTAL NORDISKE VILKÅR K M K M K M K M K M K M 0,8 3, ,8 7,5 4 11,5 UTLANDSTILLÄGG Enskild Samo/ partnertillägg Total TOTAL NORDISKE VILKÅR K M K M K M C: NATIONALE VILKÅR - PROJEKTANSATTE OG VIKARER - antal personer PER NATIONALITET OG KØNSFORDELING DK FIN IS NO SVE AX, FO, GL Andet Total K M K M K M K M K M K M K M 1 1 PROCENTFORDELING (pr. nation): DK FIN IS NO SVE AX, FO, GL Andet Total 0 % 0 % 0 % 100 % 0 % 0 % 0 % 100 % ALDERSFORDELING år år år år 61+ år Total TOTAL NORDISKE VILKÅR K M K M K M K M K M K M D: NATIONALE VILKÅR - FASTANSATTE - antal personer PER NATIONALITET OG KØNSFORDELING DK FIN IS NO SVE AX, FO, GL Andet Total K M K M K M K M K M K M K M 0 PROCENTFORDELING (pr. nation): DK FIN IS NO SVE AX, FO, GL Andet Total 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % ALDERSFORDELING år år år år 61+ år Total TOTAL NORDISKE VILKÅR K M K M K M K M K M K M

14 E: SYGEFRAVÆR - PER Hvor højt sygefravær i % (ansattes fravær pga egen sygdom) har institutionen? Kvinder Mænd Total 4,5% 1,3% 3,2% Den totala sjukfrånvaron vid institutionen år 2013 var 4,5 % (kvinnor) och 1,3 % (män). Förklaringar och definitioner till tabell 1 Lista A: Ange antal årsverken för samtliga anställda oavsett om de är tjänstlediga, sjukskrivna, föräldralediga etc. Lista B-D: Ange antal personer Lista E: Sygefravær i % = Antal fraværsdage på grund af sygdom i forhold til normalt antal arbejdsdage. Ev. kommentarer om sjukfrånvaro under året görs i löpande text. Nordiske vilkår: Ansatte på nordiske kontrakter dvs. normalt 4 år + eventuelle forlængelse (inkl. Institutionsleder). Projektansatte: Ansatte på midlertidige, tidsbegrænsede kontrakter i henhold til domcillandets regler. Fastansatte: Ansatte på ordinære ansættelsesvilkår i henhold til domicillandets regler (indtil videre ansatte). OBS! Studenter och praktikanter ska inte ingå i beräkningarna Oversigt over indtægter og udgifter fordelt på virksomhedsområderne samt ledelse/administration Tabel 2: Oversigt over indtægter og udgifter fordelt på virksomhedsområde samt ledelse/administration Driftsregnskab (i ) Virksomhedsområder 2013 Total INDTÆGTER Ledelse og adm Ordinært budget fra ministerrådet Andre bevillinger fra ministerrådet Nationale bevillinger Projektbevillinger fra andre (internat. org.) Andre indtægter (afgifter, sponsorer) TOTALE INDTÆGTER TOTALE UDGIFTER ÅRETS NETTORESULTAT

15 Økonomiske nøgletal Tabel 3: Økonomisk stilling pr Balance pr (i ) AKTIVER PASSIVER Salgslager 0 Kreditorgæld m.m. 64 Debitorfordringer m.m. 217 Projektforskud (b) 0 Projektfordringer (a) 0 Forudbetalte omkostninger (periodeafgrænsningsposter) Skyldige omkostninger (periodeafgrænsningsposter) 17 Overførte midler Egen kapital Bank og kasse 436 Årets resultat I ALT 669 I ALT Tabel 4: Økonomiske nøgletal hele virksomheden (Nøgletal i ) Totalt INDTÆGTER 1. Ordinære budgetmidler fra NMR Projektbevillinger fra NMR Nationale bevillinger, internationale org. mv Andre indtægter (afgifter/sponsorer) TOTALE INDTÆGTER UDGIFTER 5. Administrative omkostninger Virksomhedsområde udgifter Projektomkostninger TOTALE UDGIFTER ÅRETS NETTORESULTAT Fra tabel 2 er oplyst følgende årets netto res EGENKAPITAL PR

16 Bilag A A.1 Finansiering Kulturkontakt Nords finansiering kommer till största delen från Nordiska ministerrådet. Denna finansiering består av den ordinarie budgetfinansieringen av institutionens drift, av finansiering av Kultur- och konstprogrammets, av Nordisk-baltiska mobilitetsprogrammet för kultur, av NORDBUKS barn- och ungdomsprogram, av KreaNords program för kulturella och kreativa näringar, samt av projektfinansieringar. Institutionen har därtill 2013 fått euro i finansiering från det finska undervisningsministeriet för att ersätta hyreskostnaderna för institutionens utrymmen. Denna finansiering har sin grund i finska statens utfästelse till ministerrådet att ge Kulturkontakt Nord kostnadsfria lokaliteter på Sveaborg. A.1.1 Kulturkontakt Nords kontrakt med Nordiska ministerrådet år 2013 (valutakursjusterade) A) Mål- och resultatkontrakt för institutionens drift: enligt NMR:s budget B) Projektkontrakt för att förvalta det Nordisk-baltiska mobilitetsprogrammet för kultur: C) Projektkontrakt för att förvalta Kultur- och konstprogrammet: D) Projektkontrakt för att förvalta NORDBUK: samt övertagit tidigare medel E) Projektkontrakt för att förvalta KreaNord: F) Projektkontrakt för Norden i Fokus: G) Extra bidrag för administrering av NORDBUK: H) Extra bidrag för administrering av KreaNord: A.2 Ekonomiförvaltning Kulturkontakt Nord använder ett nätbaserat externt system för bokföring och löneräkning från Visma-koncernen. Bokföring, fakturahantering och löneräkningen handläggs av Visma Services Oy. Följande nätbaserade verktyg används: Visma Business, bokföring; Proceedo, fakturahantering samt M2, reseräkningar. Årsrapporten innehåller även ett kombinerat bokslut för Kulturkontakt Nord och de förvaltade programmen. Detta baserar sig på krav av revisor utgående från den finska bokföringslagstiftningen. Nordiska ministerrådets sekretariat har godkänt att ett gemensamt bokslut uppgörs. 16

17 Det finns en inventarieförteckning över de inventarier som anskaffats av Kulturkontakt Nord. Inventarierna består av kontorets möbler och IT-utrustning. Enligt beslut av Nylands skatteverk är Kulturkontakt Nord som allmännyttigt samfund befriat från inkomstskatt. Kulturkontakt Nords och de andra i Finland belägna nordiska institutionernas möjlighet att få återbäring på mervärdesskatten är under utredningen inom Nordiska ministerrådets sekretariat. Kulturkontakt Nord har tagit de försäkringar som förutsätts av finsk lag samt försäkringar för institutionens lösöre och reseförsäkringar för personalen. Kulturkontakt Nords ekonomi och administration revideras av KPMG Oy Ab, som ansvarig revisor fungerar CGR, OFR Leif-Erik Forsberg. A.3 Ekonomiska nyckeltal för Kulturkontakt Nord A.3.1 Översikt över intäkter och utgifter fördelat på verksamhetsområden Drifträkenskap Verksamhetsområden 2013 Totalt (i ) INTÄKTER NMR:s ordinarie budget Andra bidrag från NMR Nationella bidrag Projektbidrag från andra Övriga intäkter INTÄKTER TOTALT KOSTNADER TOTALT ÅRETS NETTO-RESULTAT EGET KAPITAL Verksamhetsområden 2013: 1 Nordisk mötesplats 2 Programadministration 3 Kommunikation och information 4 Projekt 5 Gemensamt 6 Ledning och administration Nordisk-baltiska mobilitetsprogrammet för kultur, Kultur- och konstprogrammet, NORDBUK och KreaNord Norden i Fokus, Islandspublikationen och Konferens om hållbar utveckling som hölls i Umeå 17

18 A.3.2 Ekonomisk status Balans per (i ) AKTIVA PASSIVA Fordringar 217 Skulder 64 Projektfordringar 0 Projektförskott 0 Periodreglering 17 Periodavgränsningar 71 Bank och Kassa 436 Överförda medel Eget kapital Årets resultat TOTALT A.3.3 Ekonomiska nyckeltal för verksamheten. Nyckeltal totalt 2013 INTÄKTER 1. NMR:s ordinarie budget Projektstöd från NMR Nationella stöd, internationella org. etc Övriga intäkter 10 INTÄKTER TOTALT UTGIFTER 5. Administrativa kostnader Verksamhetskostnader Projektkostnader 66 TOTALUTGIFTER ÅRETS NETTORESULTAT 90 EGET KAPITAL PER A.4 Ekonomiska nyckeltal för programmen A.4.1 Administrativa utgifter (i ) Kultur- och konstprogrammet Administrativa kostnader Mobiitetsprogrammet Administrativa kostnader NORDBUK-programmet Administrativa kostnader 1 KreaNord-programmet Administrativa kostnader 0 18

19 A.4.2 Transaktioner i perioden (i ) Kultur- och konstprogrammet Överfört från tidigare år Budget Utbetalningar Överföring till kommande år Mobiitetsprogrammet Överfört från tidigare år Budget Utbetalningar Överföring till kommande år NORDBUK-programmet Överfört från tidigare år 0 Budget 545 Utbetalningar 644 Överföring till kommande år 0 KreaNord-programmet Överfört från tidigare år 0 Budget 0 Utbetalningar 0 Överföring till kommande år 0 A.5 Resultat- och balansräkning för Kulturkontakt Nord A.5.1 Resultaträkning för Kulturkontakt Nord (Basverksamhet, i ) RESULTAT 2013 BUDGET 2013 INTÄKTER NMR:s ordinarie budget Nationella bidrag Finansiella intäkter 0 3 Projektmedel från NMR Andra externa projektmedel INTÄKTER TOTALT KOSTNADER Personalkostnader Varor och tjänster Bidrag till externa projekt 0 0 Övriga kostnader 0 0 KOSTNADER TOTALT RESULTAT Överföring till följande år FUNKTIONSUPPDELADE KOSTNADER Basaktivitet totalt Externt finansierade projektkostnader Administrativa kostnader Gemensamma kostnader

20 A.5.2 Balansräkning för Kulturkontakt Nord (Basverksamhet) AKTIVA Fordringar 217 Projektfordringar 0 Periodavgränsningar 17 Bank och Kassa 436 Aktiva totalt 669 PASSIVA Skulder 64 Projektförskott 0 Projektförpliktelser 0 Periodavgränsningar 71 Överförda medel 535 Passiva totalt 669 EGET KAPITAL PER A.5.3 Noter Redogörelse för bokföringsprinciper. Bokslutet är uppgjort enligt ministerrådets bokföringsprinciper och enligt finsk bokföringlagstiftning. Alla inköp har kostnadsförts under året och inga anläggningstillgångar har aktiverats i balansen. Not 1: Fria tjänster och hyror 2013 Fria hyror 0 Fria tjänster 0 Andra fria aktiviteter 0 Totalt 0 Not 2: Hyror och leasing Lokalhyra (est. 1,5 % höjning p.a.) Andra hyror Totalt Lokalhyran utgörs av Kulturkontakt Nords hyra av utrymmena på Kajsaniemigatan (3 mån uppsägningstid) samt av följande utrymmen på Sveaborg (6 mån uppsägningstid): kontorsutrymmen B28 och tre personalbostäder. För kontorshyran på Sveaborg fick Kulturkontakt Nord ett hyresbidrag på euro av finska staten. Hyrorna för är uppskattningar. Not 3: Funktionsuppdelade kostnader Som administrativa kostnader har upptagits styrelsens kostnader, 25 % av direktörens och den administrativa rådgivarens löner, samt 50 % administrativa chefens lön. Samt kostnader som hänför sig till ledningen, så som resor. 20