Handbok för ansökan Informations-projekt

Transkript

1 Att söka stöd genom Forum Syd för utvecklingsprojekt Handbok för ansökan Informations-projekt Forum Syd Katarinavägen 20 Box SE Stockholm Sweden tel: +46(0) fax: +46(0)

2 Innehåll Handbok inför ansökan om bidrag för Informations-projekt från Forum Syd... 3 Detta beviljar Forum Syd bidrag för... 5 Så arbetar era organisationer med ansökans olika delar... 8 Exempel på mål- och riskmatris för en Info-ansökan Bedömning i förhållande till övriga projekt Vad händer efter att ansökan inlämnats till Forum Syd? Ansökningsblankett Mål- och riskmatris Mål- och riskmatris för bidragsansökan till Informations-projekt Ansökningsfrågor för Informations-projekt SvEOs erfarenheter Projektet Omvärldsanalys och rättighetsperspektiv Uppföljning, utvärdering och utfasning Sammanfattande beskrivning Projektets kommunikationsplan Projektets uppföljningsplan Budget Formaliadokument (39)

3 Handbok inför ansökan om bidrag för Informations-projekt från Forum Syd I denna handbok hittar ni som sökande organisation all information samlat på ett ställe. Ni kan arbeta med er ansökan direkt i handboken eller ladda ner mål- och riskmatrisen samt ansökningsfrågorna som separata filer. Vilka kan söka bidrag? För information om vilka typer av organisationer som kan söka projektbidrag via Forum Syd hänvisas till Forum Syd hemsida. Granskning av sökande organisationer Forum Syd gör en granskning för att säkerställa att de organisationer som ansöker om bidrag genom Forum Syd har tillräcklig kapacitet för att genomföra och redovisa projekt samt att de verkar demokratiskt och med öppenhet. Om er organisation söker bidrag för första gången eller inte sökt bidrag under de senaste tre åren, och fått er ansökan godkänd, ska en granskning ske. Forum Syd tar emot den dokumentation (se sidan slutet av Handboken) som krävs för att kunna genomföra granskningen. Denna information skickar ni in samtidigt som er ansökan. Forum Syd påbörjar inte handläggning av er projektansökan förrän organisationen har granskats och formellt blivit godkänd som sökande organisation. Vid organisationsgranskning av förstagångssökande eller för organisationer som inte har sökt under de tre senaste åren ska följande dokument lämnas till Forum Syd: Den svenska organisationens stadgar Registreringsbevis med organisationsnummer Verksamhetsberättelse, årsredovisning (balans- och resultaträkning) och revisionsberättelse från de två senaste av årsmötet godkända verksamhetsåren Två senaste godkända årsmötesprotokoll Protokollsutdrag som styrker firmatecknares behörighet, med vidimerat namnteckningsprov eller vidimerad kopia på id-handling 3(39)

4 Ansökningens omfång Svar på Ansökningsfrågor, Mål- och Riskmatrisen samt Budget får totalt omfatta max 20 sidor. Ni kan inte välja att skicka någon information som bilagor till dessa utan all information som efterfrågas under dessa avsnitt ska finnas i respektive del, om inte annat sägs i frågeformuläret. Tid och storlek Info-ansökningarna kan vara för projekt mellan ett till två år och minst SEK. Projektet kan vara en fortsättning på tidigare genomförd info-insats. Sista ansökningsdag Digitalt: via Forum Syds hemsida, komplett med alla bilagor, se vår hemsida för aktuellt datum Fysiskt: undertecknad med alla bilagor, om sista dag för digital ansökan är en helgdag så blir sista datum för fysiskt underskriven ansökan efterföljande vardag. En komplett ansökan innehåller följande delar - tänk på att alla dokument ska skrivas under eller signeras, enligt nedan, av två behöriga firmatecknare och skickas per post till Forum Syd, Box 15407, Stockholm eller lämnas in på Forum Syds kontor, Katarinavägen Ansökningsblankett är en digital blankett som skickas in elektroniskt via hemsidan samt skrivs ut, skrivs under och skickas per post. 2. Ansökningsfrågor ska bifogas till den digitala ansökningsblanketten genom uppladdning, samt skrivs ut, signeras och skickas per post. 3. Mål- och riskmatris ska bifogas till den digitala ansökningsblanketten genom uppladdning som Worddokument samt skrivs ut, signeras och skickas per post. 4. Budget är ett digitalt budgetformulär som skickas in elektroniskt via hemsidan samt skrivs ut, signeras och skickas per post. 5. Projektets kommunikationsplan ska bifogas till den digitala ansökningsblanketten genom uppladdning, samt skrivs ut, signeras och skickas per post. 6. Projektets uppföljningsplan ska bifogas till den digitala ansökningsblanketten genom uppladdning, samt skrivs ut, signeras och skickas per post. 7. Formaliadokument dessa ska bifogas ansökan, se sist i Handboken vilka dessa är, signeras och skickas per post. 4(39)

5 Detta beviljar Forum Syd bidrag för Inledning På basis av diskussionen inom UD och Sida om det övergripande målet med och användning av informationsbidragen, har Forum Syd uppdaterat denna handbok.. Uppdatering sker då Sida kommer med nya instruktioner. Bakgrunden till diskussionerna var biståndsministerns förtydligande hösten 2011 av att informationsbidragen generellt inte får användas för påverkan eller opinionsbildning, särskilt inte gentemot politiker. Under slutet av 2012 mjukades denna strikta hållning upp och Sida meddelade att det var acceptabelt i frågor som det inte rådde oenighet om i riksdagen mellan partierna 1. Konkret betyder det att projektbudgeten inte får innehålla kostnader för påverkan eller opinionsbildning. Budgetens fokus ska vara kostnader för aktiviteter och infoprodukter som bidrar till att höja kunskapen hos, i första hand, allmänheten. För att ge perspektiv på den avgränsning som skett angående informationsbidragen kan nämnas att den policy som regeringen antog Politik för en Global Utveckling (SOU 2001:96) - hade ett mer långtgående och annorlunda formulerat mål och beskrev syftet med ökad kunskap på följande sätt: Det civila samhällets organisationer får en allt viktigare roll som opinionsbildare, samhällspåverkare och folkbildare. Denna roll kan ses som en del av informationsprojekt, men även som en del av det direkta utvecklingssamarbetet. Det kan handla om att stärka biståndsopinionen i Sverige och skapa förståelse för biståndets komplexitet, men det kan också handla om att skapa förutsättningar för samarbetspartners i utvecklingsländerna att organisera sig, göra sig hörda och kunna påverka sin egen situation. Denna skrivning gäller inte längre för den som vill använda Sidas bidrag för info-projekt. Pga. bristande resultatrapportering har också nyttan med info-bidragen ifrågasatts. Detta har lett till att Forum Syd förtydligat målstrukturen och uppföljningen av projektaktiviteterna för en tydligare resultatrapportering. Till följd av detta har Forum Syds blanketter för ansökan och rapportering anpassats. På Forum Syds hemsida under Söka bidrag, finns uppdaterad information kring ansökning och rapportering för infoprojekten. Handboken uppdateras löpande i samband med eventuella justeringar av ansökan och rapportering. Om information inte hittas, vänligen kontakta Forum Syds handläggare för info-projekten. 1 ECPATs info-projekt mot barnsexturism, är ett exempel som accepterats. 5(39)

6 Målet med info-bidragen Målet med informationsbidragen har varierat under åren och beskrivits på lite olika sätt, de nu gällande är: Regeringens mål med informationsverksamheten antogs 2009: Strategi för informations- och kommunikationsverksamhet, inklusive genom organisationer i det civila samhället ( InfoKom-strategin ) 2 : Målet är att den svenska allmänheten har god kunskap om situationen i utvecklingsländer, svenskt bistånd och dess resultat samt frågor som rör utvecklingens drivkrafter i utvecklingsländer. Sidas instruktioner för informationsbidragen, september 2012, har samma målformulering som ovan. Forum Syd tolkar strategin såsom SADEVs utvärdering (juni ) att det är Sida, inte SvEO, som ska informera om svenskt bistånd som nämns i InfoKom-strategin. Forum Syds och SvEOs mål blir då: Målet är att den svenska allmänheten har god kunskap om situationen i utvecklingsländer, SvEOs bistånd och dess resultat samt frågor som rör utvecklingens drivkrafter i utvecklingsländer. Mot ovan beskrivna bakgrund blir projektkedjan för Informations-projekt följande: Resurser (input) En bra kommunikationsplan, pengar, kunnig personal, tidigare framtaget infomaterial, etc. Aktiviteter Utveckla infomaterial. och kanaler, sociala medier Aktiviteter med massmedia, seminarier, filmfestivaler Målgrupper (i Sverige) Allmänheten Studenter/elever Medlemmar Vidareinformatörer Yrkesfolk Företagare Politiker Utfall (output) Framtagna info-material, kommit till tals i massmedia. Antal nådda människor (direkt & indirekt), genomförda seminarier, etc. Förändring (outcome) rörande kunskap om situationen i u-länder, SvEOs bistånd och dess resultat samt frågor som rör utvecklingens drivkrafter rörande miljö/klimat, demokrati, mänskliga rättigheter & jämställdhet i utvecklingsländer. Förändring (effekter på lång sikt) rörande engagemang, och beteende som leder till en mer rättvis och hållbar värld, där fler människor har makt att förändra utveckling. Systematisk uppföljning & kvalitetssäkring i alla steg: enkäter, statistik, utvärderingar, revision Rapport till finansiärer om resultat av projektet. Projektkedjan förenklar vad som kan ligga i respektive box. Många gånger kan t.ex. ett resultat som kunskapsökning, finnas redan i Utfalls-boxen, eller senare i Förändringsboxen. Detta beror helt på hur projektet ser ut och varierar från fall till fall. Dessutom är det inte ovanligt att boxarna överlappar varandra. Det finns också mer komplexa 16- stegsmodeller av projektkedjan. En enklare modell kan t.ex. vara: SADEVs utvärdering av info-kom-strategin: 6(39)

7 Information > Kunna > Vilja > Göra > Förändring På grund av de begränsningar som UD/Sida infört rörande vad info-projekten får söka bidrag för, så ska ansökningarnas aktiviteter, delmål och projektmål inte handla om det som nämns i sista rutan (Förändring, effekter på lång sikt). Alla info-projekt som ökar kunskapen i en sakfråga, leder normalt till ökat engagemang (intresse, inlevelse, deltagande, medkänsla), om inte, så måste man ifrågasätta om projektet var lyckat. Detta leder i sin tur normalt till att människor påverkas (förändrar attityder och beteende). Pga. att det senare inte ges Sida-bidrag för, ska ansökningarna och rapporterna inte beskriva hela projektkedjan och inte heller sådant som rör påverkan på politiker, förändrade attityder och beteenden. Detta beskrivs i SvEOs egna övergripande informationsmål, informationsstrategier, etc., vilket ligger ovanför/bortom projektmålet med Sida-finansierade info-insatser. 7(39)

8 Så arbetar era organisationer med ansökans olika delar 1. Ansökningsblankett Via Forum Syds hemsida lämnar ni som organisation generella uppgifter om er organisation samt er lokala samarbetsorganisation. Ni kommer till hemsidan via denna länk 2. Mål- och riskmatris Mål- och riskmatrisen beskriver ni som sökande organisation mål med projektet, målgrupper, indikatorer, baslinjevärden, verifikationskällor och risker mot måluppfyllelse med tillhörande åtgärder för att hantera risker. Syftet med matrisen är att på ett överskådligt sätt presentera projektets målsättningar, vad man planerar att göra för att uppnå målen och hur projektets olika delar och processer är kopplade till varandra. I mål- och riskmatrisen beskrivs mål med projektet, målgrupper, indikatorer, baslinjevärden, verifikationskällor och risker mot måluppfyllelse med tillhörande åtgärder för att hantera risker. Syftet med matrisen är att på ett överskådligt sätt presentera projektets målsättningar, vad man planerar att göra för att uppnå målen och hur projektets olika delar och processer är kopplade till varandra. Det ni skriver här, kan ändras av er fram till sista ansökningsdagen, sen är informationen låst för bedömning i relation till alla andra ansökningar. Forum Syd kan komma att göra vissa justeringar efter att ha begärt in eventuella kompletteringar i undantagsfall. Forum Syd bedömer hur realistiska målen är, om dessa är möjliga att följa upp samt vilka förutsättningar den sökande organisationen har att nå målen. Tänk på att formulera mål om de förändringar som ni önskar uppnå hos målgrupper och att målen för er insats måste bidra till uppfyllelsen av Forum Syds övergripande mål för informationsarbetet. Uppställningen av frågorna kring målen, indikatorerna och aktiviteterna följer den så kallade LFA-metoden (Logical Framework Approach). Med hjälp av LFA-metoden kan ni fokusera i första hand på vilka mål ni ska uppnå istället för vilka aktiviteter ni ska göra. Metoden ska hjälpa er att lyfta blicken och se vilka förändringar projektet ska leda till både kortsiktigt och långsiktigt, strategier för hur dessa förändringar ska ske och systematiseras/följas upp. Ligger projektet inom ramen för Sidas mål och Forum Syds kriterier? Är målen för projektet realistiska och möjliga att följa upp? Inkluderar projektet metoder som att: Media tar upp frågor som är av betydelse för en rättvis och hållbar utveckling och därmed för stor spridning. Människor i Syd/Öst kommer till tals i informationsinsatsens aktiviteter. 8(39)

9 Målgruppen är involverad på något sätt i utformningen av projektet och dess aktiviteter. Praktiskt taget alla organisationer exponeras för risker som hotar verksamheten och tillgångarna. Alla bidrag innebär ett risktagande eftersom en insats eventuellt kan misslyckas eller alternativt att inte genomföras som den var planerad. Riskhanteringen syftar till att begränsa oönskade effekter, som kan komma att påverka projektets resultat negativt. Mål Forum Syd relaterar varje ansökans målsättningar till sin resultatmodell och bedömer till viket/vilka resultatmål sökande organisationernas projekt förväntas bidra (ett projekt ska bidra till ett eller flera av Forum Syds förväntade resultatmål.) Målsättningarna uttrycker en förväntan om vilka realistiska förändringar projektet ska bidra till och det ska finnas en logisk kedja mellan projektmålet och delmålen. Projektmål beskriver en förväntad förändring under projekttiden (1-3 år). Delmål bidrar tillsammans till förväntad förändring enligt projektmålet. Aktivitet är det arbete som görs inom projektet och som ska leda till projektets mål uppfylls. Väl formulerade mål kännetecknas av att de är realistiska, tydliga och specifika i vad som ska uppnås. Forum Syd rekommenderar användande av SMART:a mål, eller annan likvärdig modell. SMART-modellen är speciellt användbar när mål skall sättas med flera aktörer inblandade då den ger ett gemensamt ramverk att hålla sig inom. En komplett ansökan ska innehålla minst ett delmål samt minst tre aktiviteter. Bokstäverna står för: Specifikt Mätbart Accepterat Realistiskt Tidssatt Målgrupp Ett projekt kan ha flera olika målgrupper. Det kan dels handla om en sekundär målgrupp som på sikt har nytta av projektet och en primär målgrupp som direkt berörs av projektet och projektmålet. De olika delmålen i projektet kan ha olika målgrupper. Jämför gärna ert projekts tänkbara målgrupper med Forum Syds resultatmodell. Indikatorer, baslinjevärden och verifikationskällor Till projektmålet och projektets delmål ska en eller flera indikatorer anges. En indikator används för att mäta om projektet är på väg att uppnå respektive mål och om förändringen sker enligt plan. En indikator ska inte förväxlas med målsättningar. En målsättning är en viljeyttring om önskad förändring medan en indikator enbart är en neutral avläsning av graden av måluppfyllnad eller tillståndet. 9(39)

10 Indikatorer kan vara kvantitativa eller kvalitativa; SMART-modellen kan med fördel användas även för att sätta upp indikatorer. Forum Syd frågar inte efter indikatorer eller resultatredovisning på övergripande nivå för varje enskilt projekt. Ett baslinjevärde ( startvärde vid projektets början ) är nödvändigt för att kunna avgöra vad som har förändrats efter att projektet har genomförts. Dokumentera hur baslinjevärden har tagits fram så att ni vid uppföljning av ert projekt använder samma metod för att mäta förändringen. Baslinjevärden kan vara kvantitativa eller kvalitativa. SWOT-analys kan vara en av flera metoder för att beskriva baslinjevärde i relation till LEO:s organisationsutvecklingsmål. Verifikationskällor (statistisk data, enkäter, studier, intervjuer, fotografier osv.) visar var man kan hitta information om mätresultat. SMART-modellen kan med fördel användas även för att sätta upp indikatorer. Forum Syd rekommenderar att ni i er egen projektplanering använder någon av nedan gradering för att stärka era resultats verifierbarhet (eller en annan likvärdig modell). Verifierbarhet (vilka underlag finns för att bekräfta rapporterat resultat?) kan graderas enligt nedan (grad 0 5) och som ni kan använda för egen del: 0 Ingen verifierbarhet över huvudtaget 3 Interna projektbesök (SvEO) Intern utvärdering Delvis uppföljningsbar rapportering 1 Intern utvärdering Ej uppföljningsbar rapportering 4 Baslinjevärden Interna projektbesök (SvEO) Intern utvärdering Uppföljningsbar rapportering 2 Interna projektbesök (SvEO) Intern utvärdering Delvis uppföljningsbar rapportering 5 Extern utvärdering Baslinjevärden Interna projektbesök (SvEO) Intern utvärdering Uppföljningsbar rapportering Risker, riskhantering och korruption Alla projekt har risker. Forum Syd definierar en risk som en händelse som negativt påverkar möjligheterna att nå projektets mål. Det är inte avsaknad av risker i projektet utan sökande organisationers beredskap att agera ifall risken inträffar som är viktig för bedömning av projektets genomförbarhet. I matrisen presenteras risker mot uppfyllelse av projektmålet och delmålen med tillhörande riskhantering. Riskhantering beskriver vad som kommer att göras för att hantera riskerna. 10(39)

11 Vissa av de åtgärder för att hantera risker som ni tar fram, tillsammans mellan SvEO och LEO, kan i sig leda till egna delmål med tillhörande aktiviteter och budget (OBS! Gäller endast LEO och aktiviteterna i landet där projektet genomförs). Risk och riskhantering ska göras för projektmålet här tas generella risker mot projektmålets måluppfyllelse upp; dessa risker kan vara både interna (gäller SvEO, LEO eller relation mellan SvEO och LEO) och externa (i projektets närområde eller i regionen). Risk och riskhantering ska även göras för respektive delmål under projektmålet - här tas specifika risker mot delmålets måluppfyllelse upp; dessa ska vara tydligt avgränsade till det aktuella delmålet. En obligatorisk risk att analysera är risken för korruption i projektet. För introduktionsmaterial läs: Riskanalys och riskhantering Att förebygga korruption en handledning 11(39)

12 3. Förtydliganden av ansökningsfrågor Forum Syd bedömer svaren i ansökningarna både till form (är ansökan och svaren kompletta, korta och tydliga och på rätt plats) och innehåll (logik, relevans, realism) utifrån Info-Kom-strategins mål för info-projekten. Svaren i er ansökan bedöms i relation till andras. Frågorna i ansökningsformuläret används för att Forum Syd ska kunna bedöma projektets relevans och kvalitet, dessutom är de också ett stöd i projektplaneringen. Det är viktigt att alla frågor besvaras. Det är inte mängden ord som räknas, skriv kort och tydligt. Nedan följer förklaringar, tips, exempel och instruktioner per fråga som finns i formuläret med ansökningsfrågorna. De är uppdelade i tre avsnitt: SvEOs erfarenheter Projektet Omvärldsanalys och rättighetsperspektiv SvEOs erfarenheter Fråga 1 EXEMPEL: SvEO är en ideell, partipolitiskt obunden organisation som arbetar för ett slut på ockupationen av X-land sedan Antalet betalande medlemmar är 450 i sju lokalgrupper i Sverige, ca 25 % av medlemmarna deltar på årsmötena. SvEO har genom Forum Syd beviljats 13 bidrag, varav 4 för info-projekt, sedan Under 2011 samlade SvEO in SEK och erhöll bidrag (mest från Sida) upp emot 11 miljoner SEK för humanitära projekt. SvEO har i Sverige 11 anställda, 3 volontärer, samt 33 anställda på sina fyra landkontor i Afrika. Alla anställda har uppdaterade tjänstebeskrivningar. Styrelsen har 12 medlemmar som träffas månadsvis. Tidningen xxx ges ut kvartalsvis. Ca fem studier/rapporter om xxx ges ut årligen. Antalet kontakter genom sociala medier är 200 tusen. Fråga 2 (hoppa över frågan om den inte är aktuell) Pga. nedskärningarna i budgeten för info-projekten rekommenderar Forum Syd små SvEO att gå samman i större info-projekt (min SEK, max ett år) Nätverksansökningar ska ha en huvudansvarig SvEO som står för ansökan, vilken beskrivs ovan, i fråga 1. Övriga organisationer som samverkar i info-projektet listas kort med namn och roll i detta info-projekt, senaste info-projektet de varit med i eller själva genomfört, med eller utan offentliga bidrag, samt vilka de största verifierbara resultaten som uppnåtts. Beskriv hur nätverksarbetet kommer organiseras; eventuellt att upprätta ett slags avtal mellan alla parter (Avsiktsförklaring, Memorandum of Understanding, eller dylikt)? 12(39)

13 EXTERNA FAKTORER SvEOs INTERNA KAPACITET EXEMPEL: Organisation och roll i detta infoprojekt Rwandaföreningen, bildad Organisera 3 seminarier i södra Sverige. Senaste infoprojektet i Sverige, när och finansiering Stärkt försoningsprocess i Rwanda, SEK från xxxstiftelsen och Sida. Viktigaste verifierbara resultaten gymnasister ökade kunskapen i snitt med 60 % om bristen på demokratiska rättigheter i Rwanda och samlade in SEK till projektet i Rwanda. 30 av gymnasisterna blev medlemmar och ger föreläsningar till elever och andra, ca 800 per år. Fråga 3 Beskriv utifrån en SWOT-analys SvEOs (och eventuella svenska nätverkspartners) projektkapacitet, samt möjligheter och hot i projektets närmaste omgivning. SWOT är en akronym av de engelska orden "Strengths", "Weaknesses", "Opportunities" och "Threats". Med hjälp av en SWOT-analys kan organisationer finna styrkor, svagheter, möjligheter och hot bland annat under en strategisk planering. SWOT-analysen, som tas fram i samarbete mellan SvEO och andra partners, ska fokusera på organisationernas ledningskapacitet, kunskaper inom administration och bokföring samt andra områden som är relevanta för att projektet ska kunna genomföras. Sortera punkterna i SWOT-rutorna i ordning, de viktigaste först. SWOT analysen kan bifogas som en bilaga till ansökan märk då upp bilagan med ert organisationsnamn samt projektnamn. EXEMPEL: STÖD FÖR GENOMFÖRANDET AV PROJEKTET MOTVERKAR GENOMFÖRANDET AV PROJEKTET Styrkor Svagheter Info-erfaren personal. Saknar en ekonom just nu. Ny Många goda relevanta kontakter för kommer om 3 månader. info-spridning, 100-tals Låg kunskap om sociala medier, vidareförmedlare och ca 40 måste ta in extra resurser för detta. massmediakontakter. c c d d Möjligheter Hot Vår info-fråga är i ropet, mer info Berörda stora aktörer vägrar lämna efterfrågas dagligen. information. Andra SvEO vill samarbeta om SCBs statistik tar inte upp frågan. projektet. c c d d Beskriv hur svagheter och hot kommer att undvikas eller bemötas. 13(39)

14 Fråga 4 Om SvEO eller andra svenska partners redan har finansiering från en annan, och i synnerhet en annan svensk bidragsgivare, är det viktigt att motivera varför organisationerna söker ytterligare ett bidrag. Detta med hänsyn till principen om biståndseffektivitet och relevans för projektets genomförande. Huvudprincipen för Forum Syds bedömning av svaret på dessa frågor är att ingen dubbel finansiering ska förekomma. Fråga 5 Detta är en del av omvärldsanalysen (se nedan). Beskriv vilka andra organisationer som arbetar med er sakfråga i Sverige och vad det är de saknar i sitt arbete som motiverar ert projekt och varför ni kommer att/inte kommer att samarbeta med dem. Forum Syd uppmanar till samarbetet som kan ge ökad effekt i info-projekten. Svaret visar på hur proffsigt organisationens arbetar med info-frågan. Projektet Fråga 6 Ett projekt kan ha flera olika målgrupper. Det kan dels handla om målgrupper som nås direkt (i klassrummet, på seminarier, på gatan), dels om målgrupper som nås indirekt (via hemsidor, sociala medier, mail, post, annonser, artiklar i media). Beskriv eventuella målgruppskedjor, till exempel: SvEO höjer kunskapen hos tio lärare (5 kvinnor och 5 män) om barnkonventionen. Dessa lärare för kunskapen vidare i sina skolor i sammanlagt tre skolklasser vardera, sammanlagt 900 barn, 450 pojkar, 450 flickor. Målgruppens vikt kan variera från projekt till projekt, beroende på typ av fråga som det handlar om och målen. Men det är bra att tyddliggöra vilken typ av grupper som projektet har störst nytta av att nå, som ett slags riktmärke. Tänk på erfarenheterna av tidigare info-projekt, hur många och vilka som nåddes då. Fyll i tabellen med realistiska antal människor som projektet ska försöka nå på olika nivå i samhället. Skriv gärna in målgruppstyperna i första kolumnen om de som finns där inte passar. 14(39)

15 EXEMPEL: Direkt Indirekt Kvinnor Män Kvinnor Män 7 Riksdagsfolk, parti-ledare/-funktionärer Beslutsfattare Företagare Yrkesfolk (lärare, journalister) Vidareinformatörer Studenter/elever Allmänheten Fråga 7 Mål SUMMA Ansökans övergripande mål ska stämma med vad som sagts ovan om Målet med info-bidragen. Målsättningarna ska uttrycka en förväntan om vilka realistiska förändringar projektet ska bidra till och det ska finnas en logisk kedja mellan projektmålet och delmålen. Väl formulerade mål kännetecknas av att de är realistiska, tydliga och specifika i vad som ska uppnås. Forum Syd rekommenderar användande av SMART:a mål, eller annan likvärdig modell. SMART-modellen är speciellt användbar när mål skall sättas med flera aktörer inblandade då den ger ett gemensamt ramverk att hålla sig inom. Bokstäverna står för: o Specifika: konkreta och tydliga. Fokusera på resultat, inte aktiviteter. o o o o Mätbara: Detta gäller kvantitativa mål. Antal produkter, seminarier, målgruppen, kunskapsökning, engagemang, beteende. Accepterade: Målet skall vara sanktionerat och kommunicerat till berörda. Realistiska: Målen skall kunna nås och rapporteras på ett trovärdigt sätt. Tidsbundna: Informationsinsatsen har en början och ett slut, en tidsram Indikatorer, baslinjevärden och verifikationskällor Till projektmålet och projektets delmål ska en eller flera indikatorer anges. En indikator används för att mäta om projektet är på väg att uppnå respektive mål och om förändringen sker enligt plan. En indikator ska inte förväxlas med målsättningar. En målsättning är en viljeyttring om önskad förändring medan en indikator enbart är en neutral avläsning av graden av målluppfyllnad eller tillståndet. Indikatorer kan vara kvantitativa och eller kvalitativa; SMART-modellen kan med fördel användas även för att sätta upp indikatorer. 15(39)

16 Forum Syd frågar inte efter indikatorer eller resultatredovisning på övergripande målnivå för varje enskilt projekt. Ett baslinjevärde ( startvärde vid projektets början ) är nödvändigt för att kunna avgöra vad som har förändrats efter att projektet har genomförts. Er omvärldsanalys förväntas vara den huvudsakliga källan för projektets baslinjevärden. Baslinjevärden kan vara kvantitativa eller kvalitativa. SWOT-analys kan vara en av flera metoder för att beskriva baslinjevärde i relation till organisationens utvecklingsmål. Verifikationskällor (statistisk data, enkäter, studier, intervjuer, fotografier osv.) visar var man kan hitta information om mätresultat. Forum Syd rekommenderar att er organisation i genomförandet av projektet och dess uppföljning använder någon av nedan gradering för att stärka era resultats verifierbarhet (eller en annan likvärdig modell). Verifierbarhet (vilka underlag finns för att bekräfta rapporterat resultat?) kan graderas enligt nedan (grad 0 5): Risker, riskhantering och korruption Alla projekt har risker. Forum Syd definierar en risk som en händelse som negativt påverkar möjligheterna att nå projektets mål. Det är inte avsaknad av risker i projektet utan sökande organisationers beredskap att agera ifall risken inträffar som är viktig för bedömning av projektets genomförbarhet. I matrisen presenteras risker mot uppfyllelse av projektmålet och delmålen med tillhörande riskhantering. Riskhantering beskriver vad som kommer att göras för att hantera riskerna. Vissa av de åtgärder för att hantera risker som ni tar fram, kan leda till att ni förändrar ansökan och förvandlar riskerna till egna delmål med tillhörande aktiviteter och budget. Risk och riskhantering ska göras för projektmålet här tas generella risker mot projektmålets måluppfyllelse upp; dessa risker kan vara både interna (SvEOs) och externa (i projektets närområde). Risk och riskhantering ska även göras för respektive delmål under projektmålet - här tas specifika risker mot delmålets måluppfyllelse upp; dessa ska vara tydligt avgränsade till det aktuella delmålet. Belys också korruptionsrisker under en egen rubrik. För introduktionsmaterial läs: Att förebygga korruption en handledning 16(39)

17 Exempel på mål- och riskmatris för en Info-ansökan Projektets förväntade resultat, projektmålet Målgrupper Indikatorer och baslinjevärden Verifikationskällor Risker och riskhantering Projektmålet Svenska företag minskar handel baserad på barnarbetare i Sydostasien. Direkt: - 3 företagsföreningar svenska företag med handel i Sydostasien. Indirekt: företagsföreningar företag med handel i Sydasien. - Antal barnarbete involverad i svensk handel. - Förändringar i arbetsvillkor för barn i Sydostasien. Baslinje: Det finns nu i regionen ca 15 miljoner (7%) barnarbetare (5-17 år). Ca 2000 svenska företag har handel med regionen. Handelsstatistik. Rapporter från UD, ILO, WTO, UNICEF, Rädda Barnen, Fair Trade, Swedwatch. Massmedia. Risk: att berörda u-länders myndigheter och svenska företag inte levererar relevant information. Åtgärder: projektet är kopplat till ett samarbete med lokala CSO i regionen, samt med media i Sverige. Korruption: lokala myndigheter låter sig mutas av berörda företag och levererar falsk information. Åtgärder: projektet ska drivas offentligt så att många olika aktörer, nationella och internationella, kommer att veta hur frågan framskrider och de onödiga hinder som ev. finns. 17(39)

18 Delmål 1 3 företagsföreningar och 100 företag i Malmö, Stockholm och Göteborg, tar ställning mot barnarbete på sina hemsidor. Direkt: - 10 företagsföreningar företag med handel i Sydasien. Indirekt: - Antal företag- och företagsföreningars hemsidor som informerar om barnarbete, sin policy och åtgärder. - Antal web-besökare som reagerar positivt (gillar, delar, kommenterar). YouGov-enkäter. RAM-mätningar. Företagens och företagsföreningarnas hemsidor. Massmedia. Risk: att företagen inte prioriterar projektet bland andra verksamheter. Åtgärder: projektet ska drivas offentligt så att många olika aktörer, nationella och internationella, kommer att veta hur frågan framskrider och de onödiga hinder som ev. finns företagsföreningar företag med handel i Sydasien. Baslinje: Få företag och företagsföreningar har info om sin barnarbetspolicy och åtgärder på sin hemsida. Aktiviteter delmål 1 Kommunikation med företag och företagsföreningar: 1.1. Framtagning av broschyrer, web-baserat material, seminarier, samt företagsbesök Informationsaktiviteter i Malmö, Stockholm och Göteborg - med broschyrer, artiklar, lokalradioprogram, hemsida, seminarier, samt besök hos företag och företagsföreningar - om barnarbete i Sydostasien under Direkt: - 10 företagsföreningar företag. Indirekt: företagsföreningar företag med handel i Sydasien. - Antal företag- och företagsföreningar som nås eller deltar i aktiviteterna. Baslinje: Många företag och företagsföreningar känner till CSR väl, men få har info om sin barnarbetspolicy respektive åtgärder mot barnarbete på sin hemsida. Framtaget infomaterial. Lista på genomförda aktiviteter. Deltagarlistor. 18(39)

19 Ange Delmål 2 här 10 svenska medier följer upp med eget material. Direkt: - 10 massmedia Indirekt: massmedia Baslinje: Massmedia informerar återkommande om barnarbete relaterat till svenska företa, men ger ingen övergripande bilda av problemets totala omfattning. Risk: att massmedia inte prioriterar projektet bland andra verksamheter. Åtgärd: Kontakter med massmedia finn sedan tidigare, vilka uppdateras permanent. Utökningen till nya kontakter bygger på de senaste årens erfarenheter av hur detta bäst sker. Risk: Inbjudningar till aktiviteter och kontakter med målgruppen fungerar inte. Framtaget material är inte attraktivt för målgrupperna att använda. Åtgärder: Inbjudningarna skickas ut flera gånger i förväg och med påminnelser i olika former. Materialet utvecklas tillsammans med företagare. Aktiviteter delmål 2 Kommunikation med massmedia: Direkt: - 10 massmedia. Antal nådda massmediafolk. Antal deltagare. Deltagarlistor. Mötesanteckningar. 2.1 Informationsaktiviteter i Malmö, Stockholm och Göteborg - med broschyrer, artiklar, lokalradioprogram, hemsida, seminarier, om barnarbete och svensk handel i Sydostasien journalister. Indirekt: massmedia journalister. Antal massmediainslag. Antal positiva reaktioner. Producerat material. Massmediainslag. Sociala medier. 19(39)

20 Kvalitetssäkring rörande korruption Inga resurser i projektet missbrukas. Personal Styrelse Revisorer Graden av korruption Bokföringen. Resultatuppföljningsrapporter från genomförda aktiviteter. Risker: Att projektpengarna kommer på avvägar. Åtgärd: SvEO följer de administrativa normer som krävs (två firmatecknare, omedelbar aktivitetsrapportering från ansvariga till ledningen och styrelsen, tydliga system för resultatuppföljning etc). 20(39)

21 Malmö Sthlm Gbg Fråga 8 Beskriv kort hur ni har fördelat roller och ansvar mellan olika aktörer (internt/externt) under projektplaneringen. Har projektidén förankrats hos lokala aktörer (kommun, skola, media el. dyl.)? Erfarenheten från att t.ex. informera i skolan är att många lärare vill, men hinner inte och därför försvåras genomförandet av icke-förankrade info-projekt. Fråga 9 Beskriv kort om och hur Info-projektet är en del av SvEOs övrig verksamhet. Fråga 10 Bilägg en kommunikationsplan som beskriver hur tillgängliga resurser (personal, utrustning, ekonomiska medel, producerat info-material, erfarenheter, info-kanaler) användas under projekttiden för att uppnå projektets mål. Planen bör utifrån uppsatta mål beskriva, vad som ska göras (aktiviteter), av vem, när och till vilka kostnader. Använd helst ett gängse dataprogram för detta (Word/Excel), ett program som de flesta inom SvEO har i sina datorer. Ansvariga för en aktivitet kan också vara en annan SvEO, om detta är en nätverksansökan. EXEMPEL: Aktivitet Ansvarig Kostnad När/Vilken vecka Kommunikation med företag och företagsföreningar 1.1.A Framtagning av broschyrer, trycks i 5000 ex, 4-färg, folder 4 sidor till A5. Belysa ett bra exempel och ett dåligt. 1.1.B Ta fram web-material som visar på hur andra företag lyft fram barnrättigheter på ett bra sätt. 1.2 Möten med 10 företagsföreningar: resor, uppehälle, mat för 2 projektledare. Anders Juan 1000 Anna, Felicia deltar Kommunikation med massmedia 2.1 Framtagning av press-kit, trycks i 2000 ex, 4-färg, folder 4 sidor A5. Belyser ett bra exempel och ett dåligt. 2.2 Skriva 3 artiklar för lokaltidningar utifrån intervjuer med kvinnor i Sydostasien och svenska företagare. Anders 6000 Tubina NN 3000 Eftersom ansökan görs 9-12 månader innan ansökan beviljas och projektet kan sättas igång, så ska kommunikationsplanen vid ansökanstillfället ses som preliminär, och ska uppdateras inför projektstarten.

22 Fråga 11 Motivera varför den kommunikationsplan ni gjort för projektets genomförande är mest kostnadseffektiv, dvs insatsens kostnad i förhållande till förväntade resultatet. I många studier och utvärderingar konstateraas att en allmänt accepterad formel för kostnadseffektivitet i informationssammanhang saknas. Matrisen nedan är inget perfekt analysverktyg av kostnadseffektiviteten i ett info-projekt, men kan vara till viss vägledning för bedömning. Andra indikatorer än de som listas i tabellen för ett info-projekts framgång kan t.ex. vara: Hur aktuellt är projektets tema då projektet drar igång? Uppskatta varpå skalan 1-5 ert projekt/era delprojekt ligger på de olika indikatorerna. Basera uppskattningen utifrån era tidigare informationserfarenheter Projektkostnad SEK Målgrupp Direkt Målgrupp indirekt Pedagogik Målgruppen 1-väg 2-väg 2-väg tar över 1-väg, de Audio-visuellt: Praktisk Interaktiv frågan, lär lyssnar lyssna, se, läsa, förevisning dialog andra i web sakfrågan Samarbete med antal andra aktörer (förutom målgruppen) Info-material Låg kvalitet. Dyr. Glöms fort. OK kvalitet. Produkt som når fler. Glöms ej fort Bra kvalitet. Produkt som når målgruppen. Minns och kommenteras. Mycket bra kvalitet. Produkt som når många. Minns och kommenteras. Toppen kvalitet. Produkt som når många. Minns länge och kommenteras brett i media.. Kunskapsökning hos målgruppen, enligt deras självbedömning Ökat engagemang hos målgruppen, enligt deras självbedömning 20% 40% 60% 80% 100% Inget 25% 50% 75% Många nya medlemmar, undertecknade protester, bidrag,. Fråga 12 Egeninsatsen ska samlas in i Sverige av SvEO och vara minst 10 % av projektbudgeten när administrationsbidraget är borträknat. Ansökansbudget som fylls i digitalt innehåller en formel som automatiskt räknar ut en korrekt summa. Vad som får utgöra egeninsatsen i ett projekt är reglerat i Forum Syds Allmänna Villkor: Egeninsatsen ska utgöras av kontanta medel insamlade i Sverige. Eget eller insamlat material får inte räknas som del av egeninsatsen, inte heller värdet av organisationens eget arbete. Intäkter från tjänster som finansieras med offentliga medel kan inte räknas som egeninsats. Bidrag från utlandet eller medel som kommer direkt eller indirekt från andra offentliga bidrag kan inte heller utgöra egeninsats. I det fall annan bidragsgivande organisation ska ge sitt samtycke till att deras medel kan utgöra del av eller hela egeninsatsen för projekt med medel från Forum Syd kan detta 22 22(39)

23 komma att behöva styrkas med intyg från berörd organisation, vilket kan komma granskas vid årlig revision av projektet (gäller t.ex. bidrag från Radiohjälpen och Världens Barn). Omvärldsanalys och rättighetsperspektiv Svaren på frågor ska utgå ifrån den omvärldsanalys och analys av projektets rättighetsperspektiv som SvEO och eventuella partners enats om. Att göra en omvärldsanalys är ett sätt att analysera den rådande situationen kring den fråga som projektet avser att fokusera, ringa in problem och identifiera orsaker till problemen. Omvärldsanalysen ska hjälpa till att formulera mål för projektet och välja strategi för att uppnå önskade förändringar. För introducerande samt fördjupande material se dokumentsamling här. Jämställdhet (genus) och miljö/klimat måste integreras i projektet, även om ni inte arbetar med något av de områdena som huvudmål. Omvärldsanalysen ska därför inkludera dessa områden. Forum Syd rekommenderar att använda verktyget Demokrati- och rättighetstriangeln för att analysera rättighetsperspektivet inom ert projekt i relation till berörda målgrupper: o Förverkliga demokrati och skapa rättvisa (s. 89) o Utveckla organisationen och skapa förändring (s. 13) Har organisationen gjort en kvalificerad analys av behovet av informationsinsatsen? Är organisationen medveten om vad andra aktörer gör och planeras någon samverkan inom det tema som insatsen rör? Beskrivs och analyseras det problem eller den sakfråga som projektets kunskapsökning ska bidra till att förändra? Motiveras varför just detta projekt behövs och varför just SvEO är bäst lämpad att genomföra projektet? Forum Syd bedömer hur väl organisationen är insatt i sakfrågan och hur väl man analyserat behovet av insatsen och hur detta är kopplat till mål, aktiviteter och målgrupper. Kan insatsen anses bidra till en demokratisk samhällsutveckling? Informationsinsatser med stöd av Forum Syd ska vara nyanserade och väl underbyggda i fakta. Det betyder t ex att Forum Syd inte ger stöd till projekt som okritiskt hyllar odemokratiska regimer/organisationer. Att informationen är nyanserad betyder att problem, frågor och länder ska belyses från flera olika perspektiv och insikt. Kravet på nyanserad information hindrar dock inte att organisationer informerar om frågor och länder utifrån sina egna perspektiv och värderingar. Detta är en del av styrkan i organisationernas informationsinsatser. Fattigdomen går inte enbart att bekämpa genom utvecklingssamarbete. Det är därför viktigt att Informationsprojekt på ett tydligt sätt kopplas till och förstärker det arbete som SvEO genomför inom ramen för utvecklingssamarbetet i syd och öst. Det rättighetsbaserade perspektiv4 som Forum Syd har tagit ställning för påverkar inte endast utvecklingssamarbetet utan också informationsprojekten i Sverige. Informationsprojektens relevans bedöms utifrån dess förutsättningar att skapa förändringar som bidrar till uthållig fattigdomsminskning och global hållbar utveckling. 4 Se Gå till sökabidrag/informationsbidrag/områden relatera till i ansökan/rättighetsbaserat arbete (39)

24 Forum Syd prioriterar i linje med detta även verksamhet som syftar till att inte enbart sprida kunskap, utan som också syftar till ökat engagemang och agerande hos målgruppen. Fråga 13 Beskriv projektets rättighetsfokus. Vilka rättigheter, konventioner avser projektet att lyft fram? Fråga 14 Beskriv miljö- och klimataspekter i projektet. Fråga 15 Beskriv genus- och jämställdhetsaspekter i projektet. Uppföljning, utvärdering och utfasning Fråga 16 Beskriv projektets uppföljningsplan och dess metoder för att garantera en god mätning och redovisningen av projektets kvantitativa och kvalitativa resultat (kunskapshöjning, etc). Källorna för verifikation. Det räcker inte att påstå att 100-tusentals eller miljontals ska nås av projektets information - projektet ska tydligt beskriva källorna för verifikation av resultaten (webb-statistik, massmedias mätningar, RAM-rapporter, etc). Andra exempel på källor för verifikation: SvEOs statistik över deltagare och nådd målgrupp, deltagarnas svar på enkla enkäter om projektaktiviteternas (seminarier etc) form och innehåll med frågor om graden av ökad kunskap och hur denna kunskap ska användas, utvärderingar, intervjuer, stickprov. Bifoga preliminära modeller av enkäter, utvärderingar etc som ska användas för resultatuppföljningen. Eventuella kostnader för projektets uppföljningsplan kan läggas med i budgeten. Planen ska vara anpassad efter projektets storlek och mål och organisationens kapacitet. Sammanfattande beskrivning Fråga 18 I dagens informationssamhälle är konkurrensen hård om människors uppmärksamhet. Trots detta förekommer 100-sidiga projektplaner och rapporter som inte lyckas besvara de mest grundläggande projektfrågorna: hur många kvinnor/män har ökat sin kunskap hur mycket och använt detta till vilken nytta, var och till vilken kostnad? För en organisations välgång kan en bra informationsstrategi behövas som inkluderar uppnådda projektresultat. Religiösa etiska regler - ibland bara på något hundratal ord - har fått stor effekt på miljontals människors attityder och beteenden. Hur är det med effekten av tusentalet sidor av regelverk som även små informationsinsatser kan vara tvungna att förhålla sig till: FNs MR-konventioner Svenska lagar: grundlagen (t.ex. avsnitten om yttrandefrihet och tryckfrihet), förvaltningslagen, etc 24 24(39)

25 Riksdag/Regering: PGU 2001, SOU om opinionsbildning, årliga biståndspropositioner, etc UDs InfoKom strategi Sidas Instruktioner för Infobidrag, LFA, Revisionsinstruktioner, etc. Forum Syds Idéprogram, Policy, Right Based Approach (RBA), Centrala utvecklingsfrågor (CUF), Allmänna villkor, Instruktioner för projektbidrag, Ansöknings- och Rapportformalia, etc. Här kommer några råd om att dra ned på orden i planer och rapporter. Allt måste inte vara exakt, utan kan baseras på bästa möjliga uppskattning, utifrån tidigare erfarenheter. Frågor att besvara och exempel på kortare och tydligare projektsammanfattningar som svar på åtta enkla frågor. På planerings/ansökningsstadiet FRÅGOR ATT BESVARA 1. Vad ska göras (aktiviteter)? 2. Hur det ska göras (metoder)? 3. Förväntade resultat och effekter? 4. Kvantitet och kvalitet (hur kan detta verifieras)? 5. När detta ska göras? 6. Vilka människor ska delta i aktiviteterna och vilka ska få nytta av projektet? 7. Var ska projektet genomföras och spridas till? 8. Kostnaden? Föreningen XYZs ska öka kunskapen om barnarbetares villkor i Sydostasien under 2013 och om hur detta kan motverkas. Målgrupperna finns i Gävle, Stockholm och Lund: 60% män och 40% kvinnor, främst bland allmänheten ca 1 miljon, samt 120 kommunalpolitiker, 100 företagarföreningar, 100 importörer, 200 journalister och svenska ambassader i regionen. Material och metoder som ska användas: broschyrer, artiklar, lokalradio, hemsida, seminarier, samt företagsbesök. Förväntat resultat: ökad kunskap med 60% i genomsnitt, lokala medier följer upp kampanjen, 10 företag vidtar åtgärder för mer rättvis handel. Resultaten verifieras genom deltagarlistor, enkäter under seminarier och möten, samt genom rapporter från UD, ILO och WTO. Kostnad: SEK På rapportstadiet FRÅGOR ATT BESVARA 1. Vad har gjorts (aktiviteter)? 2. Hur gjordes det (metoder)? 3. Resultat och effekter? 4. Kvantitet och kvalitet (hur har detta verifierats)? 5. När genomfördes projektet? 6. Vilka människor deltog i aktiviteterna och vilka fick nytta av projektet? 7. Var genomfördes projektet och spreds till? 8. Kostnaden? Föreningen XYZs informationskampanj i Gävle, Stockholm och Göteborg (byte av ort pga bättre kontakter) genomfördes med broschyrer, artiklar, lokalradioprogram, hemsida, seminarier, samt företagsbesök - om barnarbete i Sydostasien under Målgrupper: 65% män och 35% kvinnor, främst bland allmänheten ca 700 tusen, bland 115 kommunalpolitiker, 120 företagarföreningar, 130 importörer, 220 journalister och svenska ambassader i regionen. Kunskapen ökade med 70% i genomsnitt om barnarbete, 6 lokala medier följde upp kampanjen med egna artiklar, 12 företag vidtog åtgärder för mer rättvis handel. Resultaten har verifierats genom deltagarlistor, RAM-rapporter från media, enkäter före respektive efter aktiviteterna och genom rapporter från UD, ILO och WTO. Kostnad: SEK Här syns att ett litet och kort projekt kan redovisa resultat och effekter, inte bara aktiviteter, tydligt med få ord. Detta fungerar för nästan alla informationsprojekt. Om insatsen består av flera delprojekt, kan var och ett av dessa sammanfattas på liknande sätt och aggregeras till en övergripande sammanfattning. Genom tydligare rapportering ökar legitimiteten inför givare, finansiärer, myndigheter, deltagare i projekten och medlemmar i organisationerna. Detta stärker transparensen, deltagandet och demokratin (39)

26 Om finansiärerna dessutom vill ha denna typ av korta sammanfattningar i LFA-rutor (eller andra frågeformulär som olika finansiärer använder), kan man kopiera och lägga till tydligare textbitar, indikatorer, källor för kontroll, samt antaganden. Eftersom LFAterminologin kan variera hos olika givare, finns nedan flera av termerna medtagna. Här ett LFA-exempel för ansökan: 4. Budget Den digitala budgeten, som skickas in elektroniskt via Forum Syds hemsidan samt signeras och skickas per post, återfinns via denna länk. Budgetarna får inte innehålla kostnader för påverkansaktiviteter. Men resultatet av infoaktiviteterna (kunskapsökningen) kan mycket väl få leda till påverkan, engagemang, etc. Se de sex projektstegen i inledningen. Eftersom målet enligt InfoKom-strategin är höjd kunskap bland allmänheten i Sverige, ska särskilda aktiviteter riktade enkom mot till exempel politiker inte ingå i infoprojektens budget. Beskriv kortfattat eventuella ansökningar om bidrag till andra finansiärer eller redan erhållna bidrag för projektet. Kostnader som sällan eller aldrig finansieras om inte särskild motivering för uppfyllelsen av projektets övergripande kommunikationsmål beskrivs: o o o o Resor/reseprogram Kapitalkrävande utrustning Bidraget får inte användas till: Egeninsats: o o o o o o Kontinuerlig utgivning av nyhetsbrev eller tidskrifter Kostnadskrävande materialproduktioner (såsom film- och bokproduktion) förvaltning och löpande drift av organisationens generella hemsida insatser som redan genomförts investeringar i form av fast egendom projekt som har integration eller kultur som huvudinriktning (däremot kan integration eller kultur användas som metod i informationsarbetet om det bidrar till de övergripande målen). Enskild organisation (SvEO) som får bidrag från denna anslagspost för sitt informationsprojekt i Sverige ska finansiera minst 10 % av budgeten för beviljat bidrag för program eller insatser med egna medel. Den sökande organisationen kan söka bidrag för 90 % av den totala projektkostnaden samt administrationskostnader. Organisationen står själv för 10 % av den totala projektkostnaden exklusive administrationskostnaden. Egeninsatsen får inte bestå av värdet av eget arbete. Administration får uppgå till max 8 % inkluderat i det totala bidraget (ingen egeninsats på administration). Administrationskostnad är den kostnad som uppstår för att hantera bidraget från Forum Syd, till exempel löpande uppföljning och årlig revision av det totala bidraget (39)

27 Sidas bidrag för informationsprojekt i Sverige, eller den del av budgeten som utgörs av egeninsats, får inte användas för att finansiera funktioner som är att betrakta som organisationens egna kärnfunktioner. Med detta avses exempelvis allmän profilering av organisationen och dess varumärke, basinformation såsom årsberättelser och årsredovisningar, förvaltning och löpande drift av hemsida, medlemstidningar eller motsvarande. Inte heller till insamlingsverksamhet eller för medlemsvärvning. Revisionskostnader: Glöm inte att inkludera kostnader för revision av projektet (kan ingå i administrationsbidraget eller sökas som verksamhetskostnad då med egeninsats) Ta reda på hur mycket det kostar att anlita en revisor redan i planeringen av informationsprojektet och lägg in denna summa i budgeten. Från och med 2010 ställs högre krav på revision av insatser. Det är därför av största vikt att ni läser om detta i Forum Syds Allmänna Villkor. Eventuella lönekostnader skall specificeras separat och om möjligt delas upp per delmål. Lönekostnader ska bokföras löpande under projektets genomförande för att främja god uppföljning. Budgeten skall vara uppställd utifrån följande kostnader: o o Verksamhetskostnader: En kostnad som är direkt relaterad till informationsarbetet är att klassificera som en verksamhetskostnad. Även kostnader för revision av insatser kan ingå här. Administrationskostnader: Administrationsbidraget innehåller kostnader som uppstår för att hantera bidraget t ex kostnader för rapportering, löpande uppföljning samt årlig revision av det beviljade bidraget. Här kan även kostnader relaterade till organisationens kärnverksamhet ingå t ex ekonomifunktion och ledning. För dessa administrativa kostnader beviljar Forum Syd ett bidrag i form av en schablon om max 8 % av projektkostnaden. Administrationsbidraget är befriat från egeninsats. Budgeten skall matcha mål- och aktivitetsmatrisen, dvs ni skall anordna budgeten med delmålen som huvudbudgetposter och respektive aktiviteter som skall bidra till delmålen som underbudgetposter. Budgetposterna skall avrundas till jämna 1000-tal per kolumn för helår. Projektets kostnadseffektivitet bedöms, dvs hur mycket resurser totalt sett som behövs för att uppnå ett visst mål. Kostnadseffektivitet är ett relativt begrepp. Ett projekts kostnadseffektivitet beror rimligtvis på vad det jämförs med, exempelvis ett annat billigare projekt med ett sämre val av metod, ett annat dyrare projekt med ett bättre val av metod, eller kanske att helt avstå från att genomföra insatsen. Ett sätt att öka effektiviteten i små informationsinsatser är att genomföra en informationsinsats i anslutning till andra aktörers mycket stora insatser. Exempel: TV sänder en programserie om barnarbetare inom jordbruket och den svenska importen av jordbruksvaror från dessa länder. Ett litet informationsprojekt kan då vinna stor framgång genom att toppa upp kunskapsökningen med att parallellt gå ut med sin information i samma ämne samtidigt (39)