Anvisning Drift- & Underhållinstruktioner

Transkript

1 Anvisning Drift- & Underhållinstruktioner

2 Innehållsförteckning 1 Grundtanke 2 Arbetsschema 3 Skapa PDF-filer 4 PDF-filer på internet 5 Namngivning 6 Leverans 7 Skanna dokument 8 Inkludera dokument Instruktion till leverans (input) Entreprenör/projektör/konsult Befintliga handlingar Adminstratör 9 Skapa bokmärken 10 Struktur 11 Feedback 12 Revidering 13 Övrigt Förvaltning Gavlefastigheter Sid 1

3 Grundtanke 1 Syfte - mål Gavlefastigheter har tagit fram en anvisning för att jobba med fastighetsanknuten dokumentation (drift- och underhållsinstruktioner). Detta är ett steg i ledet för att öka tillgänglighet för den fastighetsanknutna dokumentationen inom Gavlefastigheter. Teknisk dokumentation såsom drift- och underhållsinstruktioner bör överlämnas i digitalat format (PDF). För att denna process (papper till pdf) skall kunna gå smidigt har denna anvisning upprättats. Syftet med anvisningen är att säkerställa informationsöverföringen från projekterings- och entreprenadsskedet till förvaltningsskedet, samt att uppnå papperslöshet (övergå till digitalt format (PDF)). Det skall vara enkelt att hitta det man söker samt möjligt att lämna feeback vid förändringar, så att revideringar kan ske vid önskat intervall. Slutord Det är väldigt enkelt! Vi vill alltså att Din leverans av drift- och underhållsinstruktioner sker precis som vanligt dock som PDF-filer istället för i pappersformat. Sid 2

4 Arbetsschema 2 Entreprenör/projektör/konsult Produktion av dokument 1. - Skapa PDF-filer - Namngivning av filer - Leverans till Administratör Entreprenör/ projektör/konsult 1 Administratör Sammafogning av dokument 2. - Inkludera alla dokument till en PDF-fil - Strukturering och bokmärkning - Länkning, PDF-optimering, indexering - Leverans till ansvarig kategoris besiktningsman för godkännande Leverans till beställare 2 Adminstratör 3 Gavlefastigheter Förvaltning 4. - Drift - Revideringar - Arkivhantering Gavlefastigheter 4 Sid 3

5 Skapa PDF-filer Ett urval av program som kan användas för att skapa pdf-filer: Program Funktion Kommentar Pris ca: Adobe Acrobat 8.0 Skapa och redigera PDF:er Rätt val om man arbetar mycket med :- Professional PDF:er Win2PDF Skapa PDF:er Installerar sig som skrivare 300:- Any DWG to PDF Batch-konvertering av DWG:er Smidigt och ganska snabbt om man har 600:- många ritningar som ska konverteras PDFCreator Skapa PDF:er OpenSource, gratis! Installerar sig som skrivare Gratis Finns många fler att välja på, vi rekommenderar att man först utvärderar om gratisvarianten fyller de behov man har. Om man bara har behov av att skapa pdf:er finns ingen anledning att köpa dyrare produkter som Acrobat. En finess som finns i vissa mellandyra program är batch-konvertering, som kan vara användbart om det är många pdf:er som ska skapas. PDFCreator - Installation Gå till: och ladda ner programmet från SourceForge, en samlingsplats för utveckling av OpenSource-programvara. Klicka för att ladda ner 1. Välj fliken Download. 2. Välj raden för PDFCreator 3. Spara installationsfilen på valfri plats (till exempel Skrivbordet). Kör igång när den har laddats hem och följ instruktionerna i installationen. Ev. vill du avmarkera verktygsfältet som installeras i Internet Explorer. Sid 4

6 Efter installationen skall en ny skrivare (PDFCreator) dyka upp. Det finns två sätt att skapa en PDF på: Skriv ut inifrån aktuellt program Högerklicka på filen och välj Skapa PDF alternativt Skriv ut Exempel på det första sättet: 1. Öppna filen i rätt program 2. Välj Skriv ut (eller Plot ) 3. Välj skrivare: PDFCreator 4. Ställ in rätt papperstorlek etc. som vanligt 5. Skriv ut 6. En inställningsruta från PDFCreator visas, ange en dokumenttitel om den som visas inte är bra: Sid 5

7 Adobe Acrobat Professional Med Acrobat Professional kan man direkt i mappstrukturen konvertera filer till PDF- format genom att högerklicka och välja Konvertera till Adobe PDF eller Kombinera Adobe Acrobat. Utförlig beskrivning över kombinering av dokument återfinns senare i dokumentet under Inkludering av dokument. Konvertera till Adobe PDF Kombinera i Adobe Acrobat Sid 6

8 PDF-filer på internet 4 Fabrikantanvisningar De flesta leverantörer har numera lagt ut sina fabrikantanvisningar/produktblad på internet och då i de flesta fall som ett PDF-dokument. Då detta är fallet kan vi med enkelhet ladda hem aktuellt produktblad. Gå till hemsidan där produktbladet finns. Tryck på länken så öppnas filen i Adobe Reader, välj sedan Spara en kopia. Alternativt kan man högerklicka på länken och välja, Save Target As (spara mål som)..., behåll befintligt filnamn. Spara en kopia Behåll befintligt filnamn Sid 7

9 I vissa fall är filen skyddad, då visas en ikon föreställandes ett lås nere i vänster hörn. Detta omöjliggör infogning av filen i en annan fil. Trots att dokumentskydd är ett faktum sparar du filen som vanligt och skickar över den till administratören. Administratören kontaktar berört företag för att få tillgång till lösenord. Indikation på dokumentskydd Om PDF-fil ej finns tillgänglig Om detta är fallet skannas alternativt skickas produktbladet/fabrikantanvisningen i pappersformat till Administratören för inskanning. Anvisning drift- & underhållsinstruktioner ( ) Sid 8

10 Namngivning 5 Relationshandling SchindlerEuroLift Objektnummer: X50 Projektnamn: Uppställningsplats: Stortorget SchindlerEuroLift 1 Teknisk specifikation 2 Användarmanual 3 Typ intyg CE-certifikat 4 Elschemor 5 Ritningar 6 Nödevakuering 7 Huvudkomponenter 1 Teknisk specifikation.pdf 2 _01 Användarmanual.pdf 2 _02 Användarmanual.pdf 2 _03 Användarmanual.pdf 2 _04 Användarmanual.pdf 3 Typ intyg CE-certifikat.pdf 4_01 Elschemor.pdf 4_02 Elschemor.pdf 4_03 Elschemor.pdf 4_04 Elschemor.pdf 4_05 Elschemor.pdf 5 Ritningar.pdf 6 Nödevakuering.pdf 7 Huvudkomponenter.pdf 10 Övrigt.pdf Övrigt Vid flera delar (sidor) namnges dessa i enlighet med ovanstående kapitel 2 och 4, delarna ligger naturligtvis i sidordning. Sid 9

11 Leverans 6 1. Efter namngivningen levereras alla filer på CD-skiva alternativt e-post, även originalfiler (exempelvis dwg, doc, etc.). 1 Teknisk specifikation.pdf 2 _01 Användarmanual.pdf 2 _02 Användarmanual.pdf 2 _03 Användarmanual.pdf 2 _04 Användarmanual.pdf 3 Typ intyg CE-certifikat.pdf 4_01 Elschemor.pdf 4_02 Elschemor.pdf 4_03 Elschemor.pdf 4_04 Elschemor.pdf 4_05 Elschemor.pdf 5 Ritningar.pdf 6 Nödevakuering.pdf 7 Huvudkomponenter.pdf 10 Övrigt.pdf Entreprenör/ projektör/konsult 1 pdf Adminstratör 2 2. Administratören samanställer och skickar vidare allt material till ansvarig besiktningsman för godkännade därefter sker leverans till Gavlefastigheter. org pdf 3. PDF-fil och originalfiler levereras av administratören till Gavlefastigheter AB. Filerna ägs nu av Gavlefastigheter AB med full nyttjanderätt. pdf org Gavlefastigheter 3 Sid 10

12 Skanna dokument 7 Skanna dokument Då pärmhandlingar endast finns åtkomliga via papper skall dessa skannas in och konverteras till PDF- filer. Vid skanning av dokument bör följande inställningar tillämpas: DPI Värdet kan variera mellan dpi beroende på dokumentets innehåll. Ritningar och andra dokument med tunna linjer kan behöva dpi för att resultatet skall vara tillfredställande, vid vanlig text duger dpi. FÄRG 256 gråtoner, 8-bitars gråskala (om färg behövs för illustrativa förklaringar används 256 färger). LJUSSTYRKA/ KONTRAST Beroende på skannerns kapacitet kan ljusstyrkan och kontrasten justeras för att rätta till sidor som inte är tillräckligt skarpa. Vanligtvis hjälper det att öka upp kontrasten något för att korrigera problemet. ATT TÄNKA PÅ Resultatet från en inskanning kan skilja sig mellan olika dokumentsidor. Varje enskild sida bör därför granskas i PDF-filen för att säkerställa kvalitet. Hög dpi ökar dokumentets storlek markant. För att undvika att PDF- filen blir för stor kan man justera kontrast och ljusstyrka kombinerat med en lägre dpi. I en PDF-fil behandlas ett inskannat dokument som en bild och är till storleken större än en digital text- källa. Dessutom kan man inte söka i textmassorna i inskannat material. Om källan finns att tillgå i digital form skall den därför alltid prioriteras framför inskannat material. Sid 11

13 Inkludering av dokument 8 Efter konvertering/ hämtande av papper/ original-fil till PDF-fil är det dags att sammanfoga filerna till en PDF-fil. Namnge PDF-filerna så att de står i samma ordning som i originalpärmen (enklast med prefixet 001, 002 osv). Steg 1 Markera samtliga filer som ska ingå i PDF-filen och högerklicka/ Kombinera i Adobe Acrobat Kombinera i Adobe Acrobat Steg 2 Kontrollera att alla filerna är med och välj sedan Nästa. Sid 12

14 Steg 3 Flytta eventuellt filer som ligger i fel ordning och välj sedan Skapa. Steg 4 Spara filen genom att välja Spara. Sid 13

15 Steg 5 Spara filen i lämplig mapp. Ge PDF-filen ett namn som klart och tydligt återspeglar dokumentets innehåll. Sid 14

16 Skapa bokmärken 9 När filen är sammanfogad skall en bokmärkesstruktur skapas. Dokumentets huvudstruktur är uppdelad på samma vis som en vanlig pärm med ett numrerat fliksystem. Steg 1 Ställ dig på aktuell sida och välj att Anpassa till sida. Vid skapandet av bokmärken ärvs inställningarna för sidvy och det är därför viktigt att denna inställning kontrolleras för varje bokmärke som skall skapas. Klicka för att Anpassa till sida (Om inställningarna behöver ändras: högerklicka på bokmärket och välj egenskaper (eller markera och tryck Ctrl+I). Under fliken Åtgärder markera Gå till en sida i det här dokumentet och välj Redigera. Ställ in sidvyn till Anpassa till sida). Sid 15

17 Steg 2 Skapa ett nytt bokmärke, välj: Alternativ/ Nytt bokmärke (eller Ctrl+B). Steg 3 Namnge det namnlösa bokmärket Sid 16

18 Steg 4 Bygg på strukturen med bokmärken för samtliga dokument i originalpärmen Steg 5 Radera alla gamla bokmärken som följde med vid sammanfogandet genom att markera dessa bokmärken och högerklicka, välj Ta bort. Sid 17

19 Steg 6 Ställ in den initiella vyn, välj: Arkiv/ Dokumentegenskaper och gå till fliken Inledande vy. Ställ in följande: VISA: Panelen Bokmärken och sida. SIDLAYOUT: En sida. FÖRSTORING: Anpassa till sida. ÖPPNA PÅ SIDNUMMER: 1. Sid 18

20 Struktur & navigering 10 Filen öppnas i Adobe Reader med en startsida. Navigering sker via strukturerade bokmärken, klicka på ett avsnitt och du kommer dit. Zoomning Panorering Föregående vy Gå mellan sidorna Skriv ut Sidvy Feedback om dokumentet Sök Komprimera bokmärket genom att klicka på - Expandera bokmärket genom att klicka på + Sid 19

21 Bokmärksstrukturen är anpassningsbar och föränderlig, dock är det bra om grundstommen är lika objekten i mellan. Rött innebär att handlingar saknas. Trädet kan innehålla obegränsat med undernivåer. Sid 20

22 Feedback 11 Välj Granska & kommentera därefter Kommenterings- & markeringsverktyg. Välj passande verktyg. Vanligaste kommenteringsmetoden. Verktyget moln, ringa in och klicka på molnet, skriv dit din text. Alla kommentarer/feedback sparas i filen, varvid det blir enkelt att se vem som har skrivet något och när. För att kommenteringsfunktionerna skall kunna fungera över Internet måste filen vara placerad på en filserver med stöd för WebDAV eller liknande teknik för åtkomst utifrån. Sid 21

23 Revidering 12 Välj Granska & kommentera därefter Kommenterings- & markeringsverktyg. Sid 22

24 Övrigt 13 Vid övriga funderingar över funktioner se hjälpavsnittet i Acrobat Reader. Sid 23