Vägledning till webbutbildning Att arbeta i staten. Version 1, oktober 2012

Transkript

1 Vägledning till webbutbildning Att arbeta i staten Version 1, oktober 2012

2 Innehåll 1. Inledning 3 Presentation av vägledningen 3 Webbutbildningen Att arbeta i staten 3 Mål med utbildningen 4 Vem riktar sig utbildningen till? 4 Var hittar jag utbildningen? 4 Stöd till uppföljning 4 2. Innehåll i och upplägg av den webbaserade utbildningen 6 Funktioner i utbildningen 6 Kapitel Introduktion 7 Kapitel Rollen 7 Kapitel Makt & lag 9 Kapitel EU 9 Kapitel Handläggning 9 Kapitel Verksamhetsåret 10 Kapitel Offentlighet och sekretess 10 Kapitel Test Ett exempel på genomförande 12 Inför träffen 13 Träffen 13 Efter mötet 17 Kombinera webbutbildningar Form för lärande 18 Blandat lärande 18 Utbildningsinsats med blandat lärande Avslutning och mer material 21 Webbutbildning Att arbeta i staten 2

3 1 Inledning Presentation av vägledningen Denna vägledning är framtagen för dig som vill använda Att arbeta i staten i syfte att öka kunskapen hos statsanställda chefer och medarbetare om rollen som statsanställd och styrningen i statsförvaltningen. Utbildningen är utvecklad så att den kan genomföras individuellt men ni får ut allra mest på er arbetsplats om ni kombinerar den med dialog och reflektion. Genom filmer, övningar och fakta och denna vägledning kan ambitionsnivån anpassas utifrån de specifika behov och möjligheter ni har på myndigheten. Vägledningen riktar sig specifikt till dig som är chef eller arbetar med utbildningsfrågor vid myndigheten eller utsedd till processledare och ska leda en diskussion med anställda. Vägledningen ger dig en sammanställning av webbutbildningens innehåll och upplägg samt fokuserar på hur du kan använda denna i kombination med gruppdiskussioner i ett så kallat blandat lärande. Den riktar sig till dig som i första hand ska introducera nyanställda medarbetare till hur det är att arbeta i staten men även till de som behöver friska upp eller fördjupa sin kunskap. Vägledningen är indelad i 5 kapitel och inleds med webbutbildningens mål, information om var du hittar den och hur du kan finna stöd för uppföljning. I kapitel 2 presenteras utbildningens innehåll och upplägg och här vägleds du till vilka delar som lämpar sig för diskussion. Kapitel 3 ger ett förslag på hur utbildningen kan användas på en utbildningsträff och vad du kan behöva förbereda innan, under och efter träffen. Därefter får du en mer ingående beskrivning av hur en utbildningsinsats kan planeras och hur ett blandat utbildningsupplägg kan genomföras. Avslutningsvis presenterars andra skrifter från Krus samt övrigt material som kan användas för att komplettera webbutbildningen i en introduktion av nyanställda eller befintliga anställda. Vägledningen ska ses som en rekommendation. Det är du och din myndighet som sätter prägel på upplägget och diskussionen. Webbutbildningen Att arbeta i staten Webbutbildningen är framtagen inom ramen för regeringsuppdraget Offentligt Etos En god förvaltningskultur. Regeringsuppdraget syftar till att skapa en mer effektiv och rättssäker statsförvaltning och bidra till att myndigheternas bemötande av allmänheten i så hög grad som möjligt kännetecknas av värdighet och respekt. Målet är att stärka en god förvaltningskultur i statsförvaltningen ett offentligt etos. Såväl chefer som medarbetare har ansvar för detta arbete, men cheferna måste visa vägen och leda arbetet. Som ett led i detta arbete har Krus i samverkan med andra myndigheter tagit fram en grundläggande utbildning som tydliggör vad det innebär att arbeta i statsförvaltningen. Utbildningen presenterar kunskapsområden som är centrala för förvaltningen och ska stärka de anställdas kunskaper om och förståelse för grundläggande värden i staten. Utbildningen är upplagd för att hämta in ny kunskap och att få träna befintlig Webbutbildning Att arbeta i staten 3

4 Den gemensamma värdegrunden för de stats anställda sådan lanserades Introduktionsutbildning för statsanställda och den ersatte forvaltningskunskap.nu som funnits sedan Introduktionsutbildningen är reviderad och heter nu Att arbeta i staten. Syftet med utbildningen är att underlätta introduktionen för statsanställda och innehållet bör ses som ett komplement till din myndighets specifika regler. Den gemensamma värdegrunden är en naturlig del av allt arbete i rollen som statsanställd och är en integrerad del av utbildningen. s petensrådet för utveckling i staten 12012, Stockholm öksadress: Fleminggatan 20, Stockholm st: registrator@krus.nu fon: w.krus.nu Mål med utbildningen Utbildningen presenterar kunskapsområden som är centrala och grundläggande för alla inom statsförvaltningen. Efter genomförd utbildning ska deltagaren känna till grundläggande begrepp för styrning inom statsförvaltningen, kunna berätta vad som är specifikt med att vara statstjänsteman samt kunna koppla sin roll och arbetsuppgifter till styrningen i statsförvaltningen. Vem riktar sig utbildningen till? Utbildningen riktar sig till samtliga anställda inom statsförvaltningen, både medarbetare och chefer. Den vänder sig i första hand till den som är nyanställd i staten men också till den som behöver friska upp eller fördjupa sina kunskaper om rollen som statsanställd och styrningen i statsförvaltningen. Utbildningen kan även användas av personer som inte är anställda i staten. Var hittar du utbildningen? Webbutbildningen hittar du på Krus webbplats, Här finns samtliga webbutbildningar som Krus erbjuder. Du kan välja att gå direkt till utbildningen via startsidan eller gå vidare och läsa mer om Att arbeta i staten samt om Krus övriga utbildningar. Som ny kursdeltagare behöver du registrera dig och logga in. Samma uppgifter används om du vill gå in fler gånger. Har du frågor om utveckling och innehåll i Krus webbutbildningar kontakta Krus på webbutbildning@krus.nu. För tekniska supportfrågor kontaktar du vår leverantör på krus-support@learnways.com. Stöd till uppföljning Krus utbildningsplattform eller LMS (Learning Management System) visar resultat och effektiviserar administrationen av utbildningen. Att deltagaren måste registrera sig och logga in har många fördelar, till exempel väljer hon/han själv var, när och hur utbildningen ska genomföras. Resultat sparas och deltagaren har då möjlighet att se vilka utbildningar som är påbörjade och vilka som är avslutade. En deltagare blir godkänd och registrerad som avslutad på utbildningen när hon/han gått in på samtliga huvudkapitel och genomfört och klarat sluttestet. Det finns då möjlighet att skriva ut ett diplom. Genom att alla deltagare måste logga in blir det också möjligt att få statistik och uppföljning. På så sätt kan din organisation se vilka och hur många medarbetare som gått utbildningen. Ni kan kontakta Krus för att Webbutbildning Att arbeta i staten 4

5 få uppgifterna från systemet eller välja att utse en administratör som får behörighet att se deltagarstatistik. Om din organisation har ett eget LMS går det bra att få leverans av ett scorm-paket och implementera utbildningen hos er. Då ansvarar din organisation för att driftsätta utbildningen i systemet och för att testa att utbildningen går att distribuera på det interna datanätet. Uppgifter om statistik måste då skickas löpande till Krus. Du som är utbildningsansvarig och/eller ansvarig för webbutbildningar kan kontakta Krus för stöd vid genomförandet. Webbutbildning Att arbeta i staten 5

6 2Innehåll i och upplägg av den webbaserade utbildningen Utbildningen består av 8 olika kapitel. Genom filmade intervjuer får deltagaren inblick i rollen som statanställd. Deltagaren får också ta del av fakta om lagstiftningen och styrformerna samt får möjlighet att öva på de olika momenten. Vi rekommenderar att du som ansvarar för att leda diskussionen avsätter cirka två timmar för att själv ta del av och bekanta dig med utbildningens struktur och upplägg. Utbildningen tar cirka minuter att klicka sig igenom i sin helhet. Nedan följer en beskrivning av de olika delarna i utbildningen och du vägleds till de frågeställningar som finns i utbildningen samt får veta vilka delar som lämpar sig för en diskussion.! Funktioner i utbildningen Längst upp till höger i utbildningsfönstret finns stödfunktioner och övrigt material som är till stöd för deltagaren under genomförandet av utbildningen men också för dig som ska leda diskussionen.! Länkar. Här hittar du länkar som ger dig ytterligare kunskap och inspiration inom området.!! Om utbildningen. Här kan du läsa om utbildningen. Detta kan vara bra att gå igenom inför upplägget så att du kan skapa dig en bild över syfte, mål, och avgränsningar. Hjälp. Här får du mer information om utbildningens olika delar och hur du kan navigera i kursen.! Ljud på och av. Underlättar för dig att snabbt kunna stänga av ljudet i samband med en diskussion och frågestund. Fullskärm. Klickar du på symbolen maximeras utbildningen över hela skärmen. Det kan vara användbart när du tar del av filmerna eller presenterar delar av utbildningen i grupp. Du klickar på knappen igen eller trycker på Esc om du vill avsluta fullskärmsläget. Webbutbildning Att arbeta i staten 6

7 Kapitel Introduktion Utbildningen inleds med en presentation, syfte och mål. Meningen är att deltagaren ska få en tydlig bild av utbildningen. I introduktionsfilmen presenteras fyra statstjänstemän som återkommer i utbildningen. Filmen kan användas som intresseväckare vid en träff. Förslagsvis går deltagaren igenom denna del på egen hand. Kapitel Rollen I det här kapitlet får deltagaren kännedom om den komplexa rollen som statsanställd samt grundläggande förståelse om den gemensamma värdegrunden. Denna del är central för träffen framförallt för nyanställda och innehåller en del frågeställningar som underlättar diskussionen. Inledningsvis ger de fyra personerna sin bild av hur det är att vara statsanställd. Deltagaren går igenom filmen först och främst på egen hand men den kan också användas som inspiration och diskussion. Historik Avsnittet tar upp hur rollen som statsanställd har formats under lång tid. I avsnittet finns en diskussionsfråga. Vilka historiska spår kan du se i er verksamhet på din egen myndighet? Tips! Utgå gärna från studien I statens tjänst en roll med många bottnar i diskussionen. Den finns att ladda ner eller beställa från nu. Presentera rollerna och låt personerna enskilt fundera på vilken roll de representerar. Diskutera och reflektera i storgrupp och koppla till riktlinjer för myndigheten. En gemensam värdegrund i staten I avsnittet får deltagaren vet mer om de sex värdegrundsprinciperna. Innehållet är hämtat från skriften Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda som utgår från lagar och förordningar. Gå gärna igenom och diskutera principerna på träffen och ha skriften eller En introduktion till Den gemensamma värdegrunden för de anställda tillgängliga och koppla till verkliga situationer på arbetsplatsen. Fundera på om du behöver förbereda diskussionen genom att ta reda på fakta om den egna verksamheten. Till exempel vilka policys och riktlinjer myndigheten har när det gäller värdegrunden. Diskutera gärna i anslutning till detta kapitlet: Är den statliga värdegrunden känd på er myndighet? Har den kommunicerats till medarbetare och chefer? Om, ja hur? Webbutbildning Att arbeta i staten 7

8 Krus Kompetensrådet för utveckling i staten Box 12012, Stockholm Besöksadress: Fleminggatan 20, Stockholm E-post: registrator@krus.nu Telefon: Den gemensamma värdegrunden för de stats anställda Tips! Fördjupning och stöd i den gemensamma värdegrunden Krus stödjer myndigheterna i arbetet genom regeringsuppdraget Offentligt etos en god förvaltningskultur. På Krus hemsidan hittar du skriften Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda. I skriften beskrivs värdegrundens sex grundläggande principer mer utförligt än i webbutbildningen. Som statsanställd behöver du ha kunskap om den gemensamma värdegrunden och förstå vilken betydelse den har för ditt arbete och för myndighetens arbete. Du kan läsa hela eller delar av skriften som en förberedelse inför utbildningsträffen. Även deltagarna kan läsa utdrag ur den som en del av utbildningsinsatsen. Mutor och jäv I avsnittet får deltagaren en fördjupning av principen Objektivitet, saklighet och likabehandling. Denna princip tar bland annat upp att du inte får agera på ett sätt som rubbar förtroendet för dig som statsanställd eller för den myndighet som du föreräder. Ditt och din myndighets förhållning till mutor och jäv är speciellt viktiga för att du som statsanställd och din myndighet ska uppfattas som objektiva. Statsåklagare Nils-Eric Schultz ger sin bild över vad som gäller. Titta på filmerna i grupp och reflektera och diskutera. I avsnittet finns en diskussionsfråga. Vad har din myndighet för policy när de gäller mutor och jäv? Tips! Genomför diskussionerna om frågorna till filmerna och samtalen så här: Be deltagarna att först reflektera över frågan enskilt. Låt dem därefter reflektera och diskutera i smågrupper, eller gemensamt i storgrupp, beroende på hur många deltagare det är. Fördelen med att diskutera i smågrupp är att fler är aktiva och får göra sin röst hörd. Smågruppsdiskussionerna kan sedan följas upp i en gemensam storgruppsdiskussion. Kapitlet avslutas med följande frågor som ni kan använda som underlag i diskussionen: Hur arbetar din myndighet med de sex värdegrundsprinciperna? Vilken statstjänstemannatyp är vanligast på din myndighet? Har du läst din myndighets policy för mutor och jäv? Hur tillämpas den i vardagen? Webbutbildning Att arbeta i staten 8

9 Kapitel Makt & lag I kapitlet som i första hand lämpar sig för självstudier får deltagaren inblick i det folkliga styret, politiska processen och lagstiftningsprocessen. Kapitlet inleds med en film där en statsanställd ger sin syn på processen. Den offentliga makten All offentlig makt i Sverige utgår från folket. Det är grundstenen i vår demokrati och för den offentliga makten. Denna sida lämpar sig för självstudier med det kan vara värt att lyfta att man som statsanställd arbetar i medborgarens tjänst och detta måste genomsyra allt vårt arbete. Det gäller att skapa ett gott och förtroendeskapande bemötande. Politiska processen Här får deltagaren kännedom om den politiska processen och hur det kan gå till när en ny lag införs. Visa gärna filmen Skattereformen på sid 4 och diskutera följande frågor. Vilka lagar tillämpar du i ditt jobb? Känner du till hur de kom till och vilka avvägningar som gjordes? Lagstiftningsprocessen Kapitlet avslutas med en övning kring processen från vallöfte till färdig lag som deltagaren har fått kunskap om på sidan innan. Förslagsvis kan ni göra övningen tillsammans och diskutera eventuella svårigheter och hur er verksamhet kan knytas till de olika stegen. Ett alternativ är att deltagarna har genomfört övningen tills att ni ses och då ta upp eventuella funderingar i storgrupp. Kapitel EU Här får deltagaren information om EU:s lagstiftningsprocess samt grundläggande begrepp och institutioner. Kapitlet inleds men en film där en statsanställd ger sin bild av arbetet i EU och hur till exempel EU påverkar den svenska lagstiftningen. Kapitlet avslutas med en övning. Innehållet lämpar sig väl för självstudier men frågan som du kan ta upp är: Hur mycket påverkas deltagarnas arbete av EU? Det kan vara relevant att ägna mer tid åt denna del på träffen om ni har tydlig koppling till EU i er verksamhet. Kapitel Handläggning I det här kapitlet får deltagaren se hur handläggningen av ett ärende går till på en myndighet, från att ett ärende väcks tills att det arkiveras. Kapitlet inleds men en intervju av en handläggare på CSN i Kiruna. Upplägget lämpar sig för självstudier men diskutera gärna egna processer och rutiner för ärendehandläggning i din verksamhet. Arbetar deltagarna som handläggare finns det säkert behov av att planera och genomföra en separat utbildning kring interna rutiner. Webbutbildning Att arbeta i staten 9

10 Diskutera gärna i anslutning till detta kapitlet: Har ni riktlinjer och rutiner för ärendehandläggning inom er myndighet? Om ja, hur har de kommunicerats och förankrats hos er anställda? Kapitel Verksamhetsåret Vad händer under året, och när? I detta kapitel får deltagaren se en inledande intervju samt får svar på hur myndighetens verksamhetsår ser ut, från regleringsbrev till årsredovisning. Gör gärna övningen tillsammans och diskutera det som känns oklart eller är svårt att förstå utifrån er verksamhet. Tips! Förbered diskussionen genom att gå igenom myndighetens regleringsbrev och årsredovisning och använd dessa som underlag i diskussionen. Kapitel Offentlighet och sekretess Kapitlet tar upp grundläggande kunskaper om offentlighet och sekretess. Det inleds med en intervju där personen ger sin bild av bland annat offentlighetsprincipen och sekretessprövning. Kapitlet innehåller följande diskussionsfrågor som ni kan ni arbeta med på träffen och på arbetsplatsen: När blir en handling offentlig? När ska jag neka att lämna ut en handling och när ska jag inte göra det? Vilka uppgifter skyddas av sekretess? Var går gränsen mellan det privata och det offentliga, till exempel när det handlar om e-post? Om någon ringer och framför beröm eller klagomål, är det något som skall diarieföras och dokumenteras? Vilka typer av handlingar finns det och vilka rättigheter och skyldigheter har medborgare och statsanställda när det handlar om offentlighet och sekretess. Kapitlet avslutas med en övning som förslagvis kan göras tillsammans i grupp. Reflektera och diskutera i storgrupp det som upplevs som problematiskt i er verksamhet. Tips! Komplettera gärna med ytterligare material kring offentlighet och sekretess samt utlämnade av handling. Informera deltagarna vad som gäller hos er. Webbutbildning Att arbeta i staten 10

11 Kapitel Test Avslutningsvis kan deltagarna testa sina kunskaper. Användaren blir godkänd på utbildningen när hon/han klarat testet. Om deltagaren har 80 % rätt svar så blir hon/han godkänd på utbildningen. Då finns det möjlighet att skiva ut ett diplom från Krus utbildningsportal. Förslagsvis kan diplomet lämnas till chefen för underskift för bevis på godkänd kurs. Deltagaren kan göra testet hur många gånger som helst. Här nedan presenteras alla frågor med rätt svar. 1. Vilket av följande påståenden är korrekt gällande en EU-förordning? Den är bindande och skall tillämpas direkt utan att riksdagen eller någon annan församling fattar beslut. 2. Vad beskrivs i regleringsbrevet? Regeringens ekonomiska ramar samt intentioner med verksamheten. 3. Stämmer det att en person kan väcka ett ärende på en myndighet genom att till exempel framföra klagomål? Ja. 4. Vad reglerar Officialprincipen? Att en myndighet har skyldighet att se till att ett ärende blir tillräckligt utrett. 5. De flesta lagstiftningsförslag måste granskas grundligt innan de läggs fram som en färdig proposition. Vilket är det första steget i det arbetet? Att tillsätta en statlig utredning. 6. Kan ett handläggningsbeslut överklagas muntligt? Nej. 7. Den svenska demokratin är baserad på tanken om folksuveränitet att all makt utgår från folket. Vilken är folkets främsta företrädare? Riksdagen. 8. Vad innebär begreppet förhandlingsoffentlighet? Rätten att vara närvarande vid rättegångar och då beslutande församlingar sammanträder. 9. Vad är grundläggande för att möjliggöra fri åsiktsbildning och därmed realisera folkstyrelsen och demokratin? Yttrande- och informationsfriheten. 10. Vad är en öppen förhandling? Ett sammanträde där alla som vill får närvara. Webbutbildning Att arbeta i staten 11

12 3 Ett exempel på genomförande Nedan presenteras ett förslag på hur ett blandat utbildningsupplägg med självstudier via nätet i kombination med en träff kan genomföras. Detta exempel fokuserar på hur träffen kan läggas upp och vilka delar man kan använda sig av från webbutbildningen. Målgruppen är medarbetare i statsförvaltningen, med fokus i första hand på introduktion av nyanställda som vill öka sin kunskap om rollen som statsanställd och styrningen i staten. Läs gärna mer om blandat lärande och utbildningsinsatser i kapitlet Form för lärande. Den webbaserade utbildningen kan genomföras helt individuellt utan diskussion och reflektion men din arbetsplats får ut allra mest om ni kombinerar den med dialog och reflektion. När ni genomför träffen använd gärna befintliga strukturer där du samlar myndigheten och grupper för diskussion, t.ex. introduktionsträffar, återkommande APT, eller utbildningsdagar. Knyt gärna utbildningsmoment till vardagsnära situationer och relatera utbildningen till ett bredare sammanhang och till tidigare erfarenheter hos individen och organisationen. Utbildningen består av många olika delar så det kan vara bra att använda chefsjurist, registrator eller ekonomichef på träffen för att skapa koppling mellan materialet och praktiken på den egna myndigheten. En utbildningsträff med ett upplägg som beskrivs nedan tar uppskattningsvis två till tre timmar, beroende på hur omfattande diskussioner gruppen har och om ni väljer att arbeta med samtliga frågor eller ett urval av dem. I webbutbildningen finns mer material och fler frågeställningar, så ni kan utöka träffen så att den blir längre eller utöka med fler träffar. Ni kan också kombinera delar av upplägget nedan med andra delar av webbutbildningen eller välja ett helt annat upplägg och innehåll i er utbildning. Tips! För att på ett bra sätt arbeta, diskutera och lära i grupp finns det några sätt att samspela som är gynnsamma för att lyckas. Det första är att alla strävar efter att respektfullt lyssna på varandra. Sträva också efter öppenhet i gruppen och ha ett öppet sinne. Skapa trygghet i gruppen, då kan var och en vara sig själv. Var här och nu, var närvarande och var delaktig. Lär av och genom varandra. Kom överens om att inte sprida det som sägs. Begär ordet och tala i jag-form, inte om vad man, dom, vi gör. Kom överens om hur ni hanterar taltiden, hur gör ni om någon pratar för mycket eller inte alls? Passa tider. Det är bra att diskutera dessa spelregler i gruppen och komma överens om att det är de, eller andra/liknande, gemensamma spelregler som gäller i gruppen. Baserat på material från Försvarmakten. Webbutbildning Att arbeta i staten 12

13 Inför träffen Inledningsvis och inför den inplanerade träffen måste deltagaren få information om utbildningen och upplägget. Fysiska möten kan ibland vara svåra att hinna med. I det här exemplet har vi utgått ifrån att informationen sker via e-post eller annan digital kanal inom myndigheten. Du kan också välj att boka in ett uppstartsmöte där all information, förberedelser och planering diskuteras. Se också till att skapa bra förutsättningar, att det finns utrymme för utbildning hos deltagaren. Avsätt tid även för de delar som deltagaren går igenom på egen hand. Fundera också över om ni kan använda någon mötesplats på nätet, så att deltagarna kan ha kontakt med varandra och med dig som ska leda diskussionen. 1. Information om utbildningen Inledningsvis måste deltagaren få information om webbutbildningen och varför organisationen vill att medarbetarna ska ta del av den, vilken tidsplan som gäller samt vilka aktiviteter som är inplanerade. Skicka inbjudan via e-post i god i tid innan mötet och meddela att deltagarna ska ha tagit del av webbutbildningen och skriften Introduktion till Den gemensamma värdegrunden för statsanställda (finns på innan träffen. Informera också om det finns möjlighet att ställa frågor till dig eller diskutera med andra kursdeltagare. Förenkla för deltagarna genom att skicka med en länk direkt till utbildningen och bifoga skriften. Bifoga eventuella övriga dokument som deltagarna ska läsa på förhand. 2. Egna förberedelser Förbered dig genom att gå igenom utbildningen och fokusera på de frågeställningar som dyker upp i utbildningarna samt bekanta dig med skriften Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda. Fundera igenom vilken typ av underlag som kan användas i diskussionen såsom policydokument, styrdokument eller myndighetsspecifika kärn- eller värdeord. Titta även på andra material och utbildningar som är framtaget inom ramen för Offentligt etos, till exempel skrifter, webbutbildningar och podsändningar som kan användas som komplement till webbutbildningen. Krus finns också på Youtube, Där hittar du senaste filmklipp som du kan använda i upplägget. 3. Självstudier för deltagaren Under en i förväg bestämd tid arbetar deltagarna individuellt med utbildningen. Det bör under denna tid ha möjlighet att ställa frågor till dig eller annan utsedd person. Träffen Till träffen bör du ha de dokument och skrifter tillgängliga som ska användas i diskussion och gruppövningar. Säkerställ att lokalen du bokar har projektor och en dator med bra ljud samt att lokalen lämpar sig för att arbeta i olika gruppkonstellationer. Ta upp frågeställningarna från kursen och använd webbutbildningen i diskussionen. Berätta att träffen innehåller fyra pass, rollen som statsanställd, värdegrunden, mutor och jäv samt offentlighet och sekretess. Webbutbildning Att arbeta i staten 13

14 1. Inledning av träffen Inled träffen genom att klaragöra syftet med träffen och redogör för agendan samt din roll. Frågor som kan diskuteras är, Varför ska vi gå utbildningen? Varför är det viktigt med kunskap om rollen och styrningen i staten? Vilka resultat vill vi uppnå? Tips! Redogör för syftet med träffen och agendan samt din roll. Stäm av deltagarnas tankar om, och förväntningar på utbildningen. Säkerställ att deltagarna har samma ingångsvärden genom att de har tagit del av webbutbildningen och skriften introduktion till Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda. För att skapa intresse kan du som inledning visa filmen om statstjänstemannarollen som du hittar på Youtube (Statstjänstemannarollen Film1.wmv) alt. inledningsfilmen från utbildningen. Fånga deltagarnas spontana reflektioner om hur det är att arbeta i staten. 2. Rollen som statsanställd Det här passet handlar om att utveckla sin förståelse för rollen som statsanställd, utbyta erfarenheter och idéer samt bidra till konkreta resultat som kan användas i verksamhetsutveckling och värdegrundsarbete. Passet ska tydliggöra den komplexa statstjänstemannarollen och varför din myndighet är organiserad som den är. Delar ur Rollen och Makt & Lag kan användas som diskussionsunderlag. Som inledning till detta pass kan ni välja ut någon eller några situationer som beskrivs på sid 4 Historia och diskutera vilka historiska spår ni kan se på er myndighet. Tips! Fokusera gärna på stormaktstiden då dagens statstjänsteman kan spåras ifrån. Lyssna gärna på pod-sändningen, Oxenstierna och statsförvaltningen som du hittar på Krus webbplats: Utbildningar/Podsandning/Oxenstierna-och-statsforvaltningen-/ Förbered dig genom att lyssna igenom berättelsen innan så att du vet vilka delar som kan vara aktuella och som främjar diskussionen. Fortsätt passet om rollen genom att presentera olika huvudtyper av statstjänstemän som Peter Ehn definierar i studien: I statens tjänst en roll med många bottnar. Arbeta med följande frågeställning: Vilken statstjänstemannatyp är du? Vilken statstjänstemannatyp är vanligast på din myndighet? Vilka konsekvenser får det för medborgaren, den enskilde tjänstemannen och myndigheten i stort? Be deltagarna att först reflektera över frågorna enskilt. Låt dem därefter reflektera och diskutera i smågrupper, eller gemensamt i storgrupp, beroende på hur många deltagare det är. Fördelen med att diskutera i smågrupp är att fler är aktiva och får göra sin röst hörd. Smågruppsdis- Webbutbildning Att arbeta i staten 14

15 kussionerna kan sedan följas upp i en gemensam storgruppsdiskussion. Koppla sedan rollen till innehållet på sid 2 i Makt & Lag, att all offentlig makt i Sverige utgår från folket. Lyft att man som statsanställd arbetar i medborgarens tjänst och att detta måste genomsyra allt vårt arbete. Som statsanställd gäller det att skapa ett gott och förtroendeskapande bemötande. Tips! Inom projektet Offentligt etos finns även webbutbildningen Bemötande i rollen som statsanställd. Det övergripande målet med utbildningen är att bidra till att statsanställdas bemötande av allmänheten i alla lägen ska kännetecknas av värdighet och respekt. Den vänder sig till alla statsanställda chefer och medarbetare. Använd gärna delar av denna i detta pass om rollen. Stäm av om det är någon fråga som behöver klargöras eller förtydligas i detta avsnitt. Följande fråga kan användas som stöd i diskussionen: Vem gör vad och varför är din och andra myndigheter organiserade som de är? Förslagsvis kan ni göra övningen till lagstiftningsprocessen i storgrupp och sedan jämföra med EU:s lagstiftningsprocess (sid 4 EU), särskilt om ni har en verksamhet som är starkt knyten till EU. Offentligt etos en god förvaltningskultur 3. Den gemensamma värdegrunden Syftet med detta pass är att gå igenom de olika principera och försäkra dig om att deltagarna får en grundläggande förståelse om den gemensamma värdegrunden. Använd utbildningen sid 4 Rollen och skriften Introduktion till Den gemensamamma värdegrunden för de statsanställda i diskussionen. Här har ni möjlighet att fokusera diskussionen på skapandet av en god förvaltningskultur samt ta upp frågeställningar som är intressanta utifrån medarbetarperspektiv. Diskutera när principerna kan vara aktuella och vilken betydelse de har i verksamheten. Fördjupa er gärna i någon princip som är relevant för den egna verksamheten. Identifiera också olika situationer/dilemman som är svåra att hantera och fundera på vad som är problematiskt och vilka konsekvenser olika val kan få hos medarbetaren. En introduktion till Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda etos light.indd :03:59 Casediskussion Inför träffen kan det vara värt att förbereda och skapa egna case som lyfter olika problemställningar som relaterar till er verksamhet och principerna. Aktuella frågeställningar till casen kan vara: Definiera problemet eller problemen. Skulle detta, eller något liknande, kunna hända hos oss? Ge förslag och diskutera olika handlingsalternativ och dess konsekvenser. Hur ska vi som medarbetare agera för att en sådan här situation inte ska uppstå på vår myndiget? Vad ska vi göra om det ändå händer? Vad är vår roll och vad är chefens roll? Kan den gemensamma värdegrunden stödja i liknande situationer? Dela in deltagarna i grupper som diskuterar olika case. Samma fråge- Webbutbildning Att arbeta i staten 15

16 ställningar kan användas för alla case och grupper. Varje grupp redovisar och presenterar sina reflektioner i storgrupp. Det kan vara bra att bjuda in någon sakkunnig på myndigheten för att diskutera gruppernas arbeten. I det här passet kan ni också fördjupa er i er myndighets egna kärneller värdeord och diskutera hur principerna ger en utgångspunkt i det myndighetsspecifika värdegrundsarbetet. Tips! Använd gärna webbutbildningen De sex värdegrundsprinciperna i din presentation, kapitel Sex principer. Du som har en Ipad kan ladda ner skriften i ibooks. Den med inkluderande filmer kan användas som presentationsmaterial i grupp. Lyssna också på podsändningen Den gemensamma värdegrunden. 4. Fördjupning mutor och jäv I det här passet kan ni titta lite närmare på principen Objektivitet, saklighet och likhetskrav och fördjupa er i mutor och jäv som är viktigt för statsanställda att ha kännedom om. Titta på filmerna av statsåklagare Nils-Eric Schultz i grupp och fundera på er situation, red ut problematiska situationer och gråzoner. Koppla diskussionen till vad din myndighet har för policy när de gäller mutor och jäv. 5. Offentlighet och sekretess Detta pass handlar om att deltagaren ska känna till vad som gäller och kunna hantera situationer som uppstår på myndigheten. Diskutera det som upplevs som problematiskt i er verksamhet. Förslagsvis kan ni göra övningen tillsammans som start på passet. Följande frågeställningar från utbildningen ger en bra grund för diskussionen. När blir en handling offentlig? När ska jag neka att lämna ut en handling och när ska jag inte göra det? När bör en handling skyddas av sekretess? Var går gränsen mellan det privata och det offentliga, till exempel när det handlar om e-post? Om någon ringer och framför beröm eller klagomål, är det något som ska diarieföras och dokumenteras? Träffen avslutas Avsluta träffen genom att göra en kort sammanfattning av de allmänna intrycken och resultaten av diskussionen samt återkoppla till förväntningar. Utvärdera upplägget och diskutera vad som kan göras bättre nästa gång, hur ni går vidare samt hur ni sprider era nya kunskaper till övriga på myndigheten. Uppmana deltagarna att göra klart utbildningen om man inte har gjort det samt skriva ut diplom (lämnas som bevis på godkänd utbildning.) Efter avslutad utbildning ska deltagaren fått bättre kunskaper om hur statsförvaltningen fungerar och hur verksamheten präglas av statens grundläggande värden samt förhoppningsvis känna sig stolt över att vara statsanställd. Det handlar om att deltagaren ska känna sig tryggare i sin yrkesutövning när de går från träffen. Webbutbildning Att arbeta i staten 16

17 Efter mötet Anteckningar, allmänna intryck och resultaten av övningarna och från gruppdiskussionerna kan användas som stöd för framtida diskussioner. Använd underlaget till förbättringar och utveckling av myndighetsspecifika regelverk och policies. Efter träffen är det viktigt att hålla diskussionerna levande genom att löpande ta upp aktuella frågor på återkommande arbetsplatsträffar och andra uppföljningar. Se värdegrundsfrågor och rollen som statsanställd som en självklar del i vardagen, ett förhållningssätt. Gör också en uppföljning för att verifiera att målet har uppnåtts och se till att deltagarna gör klart utbildningen. Kombinera webbutbildningar Det finns tre utbildningar som är framtagna inom ramen för Offentligt etos, De sex värdegrundsprinciperna, Bemötande i rollen som statsanställd och Att arbeta i staten. Alla tre webbutbildningar kan med fördel användas i en introduktion för medarbetare. Tillsammans med gruppdiskussioner kan de bidra till att värdegrunden och rollen som statstjänsteman diskuteras på myndigheten. Diskussionen ska fokusera på värdegrunden och skapandet av en god förvaltningskultur. Webbutbildning Att arbeta i staten 17

18 4 Form för lärande Den webbaserade utbildningen kan genomföras enskilt, men din verksamhet får ut allra mest om ni kombinerar den med dialog och reflektion i ett blandat lärande. Krus pedagogiska idé bygger bland annat på att lärande sker genom aktiv medverkan i möten med andra. Blandat lärande Ett blandat lärande avser en blandning av olika lärmiljöer. Med blandat lärande kombinerar du till exempel webbutbildningar (e-utbildning) med fysiska träffar. Målet med ett varierat upplägg är att öka inlärningseffekten och kunskapen. Det handlar också om att få mer tid för bearbetning av kunskapen i kombination med snabb faktainhämtning. Med ett blandat lärande där man också träffas och bearbetar den nya informationen uppnås en högre pedagogisk nivå och ett större engagemang. Genom att mixa olika metoder i ett utbildningsupplägg tillgodoser man även olika lärostilar och skapar ett mer lustfyllt lärande. Upplägget utgår från deltagarnas erfarenheter och underlättar utbyte och samarbete. Fördelarna med blandat lärande är att deltagaren kan ta del av vissa teorier och kunskaper på egen hand innan en träff. På så sätt kan deltagarna vara mer aktiva vid träffarna och tillämpa den nyförvärvade informationen. Du behöver då inte använda tiden åt att förmedla fakta till deltagare med olika förkunskaper vid träffen. På den fysiska träffen kan du istället koncentrera dig på att bearbeta informationen så att den övergår i kunskap och praktiska färdigheter. Vid träffen får deltagaren också tillfälle att diskutera med sina chefskollegor utifrån sin verksamhet och situation. Det blir lättare att relatera innehållet i utbildningen till ett sammanhang. Träffen blir en mötesplats för problematisering, reflektion och gemensamt lärande. Ett tillfälle för medarbetare och chefer att diskutera rollen som statsanställd. Tips! Tänk på att du i ett blandat utbildningsupplägg också kan använda andra produkter som är framtagna inom ramen för projektet Offentligt etos, till exempel podsändningar, skrifter och filmer. Utbildningsinsats med blandat lärande En utbildningsinsats kan se ut på olika sätt beroende på verksamhetens identifierade utbildningsbehov och förutsättningar. Inför genomförandet behöver din verksamhet identifiera utbildningsbehovet, specificera syfte och mål med utbildningsinsatsen samt planera hur den ska genomföras. Efter genomförandet bör en uppföljning ske för att verifiera att målet har uppnåtts. Denna vägledning ger ett stöd i planeringsfasen, men fokuserar på själva genomförandet av en utbildningsinsats där vi ger förslag på blandat lärande. Övriga faser som att Identifiera, Specificera samt Följa upp går vi inte in på i denna vägledning. Identifiera Specificera Planera Genomföra Följ upp Webbutbildning Att arbeta i staten 18

19 Planering Utifrån de identifierade behoven bör insatsen sättas in i sitt sammanhang utifrån verksamhetens uppdrag, strategier och mål. Det kan vara en enskild utbildningsinsats, men det kan också vara en del av en större insats, till exempel vid ett förändringsarbete. För att skapa goda förutsättningar och för att utbildningen ska nå framgång bör följande frågor få konkreta svar: Vad ska deltagarna kunna göra efter avslutad utbildning? Vem är målgruppen? När ska utbildningen genomföras? Hur ska den genomföras? Vem ansvarar för genomförandet? Hur ska den följas upp? Vem svarar för uppföljningen? Förankring och planering av utbildningsinsatsen genomförs enligt din verksamhets etablerade rutiner. Beroende på verksamhetens storlek och antalet deltagare i utbildningsinsatsen måste olika personer medverka och samverka vid genomförandet. Följande personer eller funktioner bör involveras i planeringen av genomförandet: Högsta ledning Förankring av genomförande. Informationsansvarig Information om utbildningsinsats. Kompetensutvecklingsansvarig Identifiera och specificera behov samt stöd i att planera och genomföra samt följa upp enligt verksamhetens ordinarie processer. LMS-ansvarig Tillgängliggörande av e-utbildning och stöd i genomförande. Supportansvarig (IT) Information om utbildningsinsats och förväntade problemställningar vid lansering. Verksamhetsansvarig chef Förankring, information och förkunskap samt planera genomförande samt uppföljning. Ansvarig för genomförande av utbildningsinsats Verksamhetsansvarig chef, kompetensutvecklare, utbildare eller motsvarande. Vid ett begränsat genomförande i en mindre enhet eller arbetsgrupp är det kanske bara verksamhetsansvarig chef som är involverad samt står själv för genomförandet, medan ett genomförande med större enheter och organisationer behöver involvera flera eller alla funktioner ovan. Denna vägledning fokuserar på genomförandet av ett blandat lärande och inte på implementering av utbildningsinsats i en större organisation. Det är naturligtvis viktigt att anpassa insatsen utifrån förutsättningar, kultur, kompetens och resurser i den egna organisationen. Genomförande Här beskrivs ett förslag på ett blandat utbildningsupplägg. Webbutbildningen används som självstudier mellan de fysiska träffarna, dvs. träffar med sin arbetsgrupp, enhet eller liknande. De fysiska träffarna kan med fördel vara inom ramen för en verksamhetsplanering eller arbetsplatsträff, utifrån verksamhetens ordinarie mötesstruktur. Webbutbildningen tar cirka minuter att klicka sig igenom i sin helhet, men det rekommenderas att upplägget genomförs under en tidsperiod på 2 3 veckor. Träff Informera e-lärande (webbutb.) Träff Diskutera e-lärande (webbutb.) Träff Följa upp Webbutbildning Att arbeta i staten 19

20 Träff för att informera om och förankra utbildningsinsatsen Förmedla syfte och mål med webbutbildningen utifrån verksamhetens övergripande strategier och verksamhetsmål, samt när och hur detta ska genomföras. Förankra och motivera genom att tydliggöra nyttan och önskade effekter i verksamheten. Visa hur man registrerar sig och kommer åt utbildningen samt vilka kapitel som förväntas vara genomgångna till nästa träff. Visa eventuellt hur ni kan diskutera med andra i sociala forum som eventuellt redan är etablerade inom verksamheten. Uppmuntra deltagarna att stödja varandra i genomförandet och diskutera delarna i utbildningen med stöd av de frågeställningar som är adekvata utifrån verksamheten. E-lärande genom enskilda studier Deltagarna genomför hela eller delar av utbildningen enligt information och instruktion från informationsträffen. Träff för att diskutera kursinnehållet Följ upp genomförandet av webbutbildningen och lyft frågeställningar från gruppen. Stäm av hur de individuella studierna har gått genom att diskutera vad deltagarna har lärt sig? Var har varit särskilt lätt och svårt? Är det någon fråga som behöver klargöras eller förtydligas? Visa utvalda delar från webbutbildningen som är aktuell för verksamheten och diskutera för verksamheten relevanta frågeställningar och hur alla kan agera som statsanställd enligt den gemensamma värdegrunden. Fokusera diskussionen på skapandet av en god förvaltningskultur samt ta upp frågeställningar som är intressanta utifrån medarbetarperspektiv. Ett annat syfte med den gemensamma träffen kan vara att samla gruppen till ett problematiserande där deltagarnas diskussionsfrågor besvaras. Gruppen kan delas i mindre grupper och jobba med olika frågeställningar från olika delar i utbildningen. Kan vara bra att bjuda in någon sakkunnig på myndigheten för att diskutera gruppernas arbeten. Avsluta träffen genom att uppmuntra alla deltagarna att avsluta webbutbildningen. E-lärande genom enskilda studier Deltagarna avslutar webbutbildningen enligt information och instruktion vid träff. För att få godkänt och möjlighet att skriva ut ett diplom ska alla kapitel i utbildningen ha påbörjats samt testet utförts. Deltagaren skriver själv ut ett diplom, vilket kan skrivas under av ansvarig för utbildningsinsatsen vid en träff för att följa upp resultatet. Träff för att följa upp resultatet av utbildningsinsats Följ upp slutförandet av webbutbildningen och lyft frågeställningar och reflektion från gruppen. Följ upp och stäm av syfte och mål med utbildningsinsatsen. Avsluta utbildningsinsatsen genom att skriva under diplom. Vid ett mindre omfattande utbildningsinsats kan genomförandet begränsas till två steg: e-lärande genom enskilda studier följt av en träff. I kapitel 3 får du ett exempel på hur en träff kan läggas upp och vilka delar i utbildningen som fungerar som diskussionsunderlag. Webbutbildning Att arbeta i staten 20

21 5 Avslutning och mer material Krus ger statsförvaltningens 240 myndigheter stöd till utveckling av sin kultur och värdegrund. Inom regeringsuppdraget Offentligt etos har Krus producerat en rad skrifter och verktyg som ger stöd och konkreta idéer för värdegrundsarbete. Krus erbjuder en palett med skrifter, verktyg, utbildningar, seminarier och konferenser. Det är aktiviteter och verktyg som myndigheterna kan använda utifrån sitt eget behov och värdegrundsarbete. Nedan hittar du en presentation av några skrifter och verktyg som kan användas som komplement i en introduktion av nyanställda eller som stöd i värdegrundsarbete. Skrifterna och material hittar du på Skrifter Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda utgår från lagar och förordningar. Krus har i en skrift sammanställt de sex principer som tillsammans anger inriktningen för hur myndigheter och statsanställda ska ta sig an sina uppdrag. Handledning till värdegrundsarbete Krus har tagit fram en handledning för dig som vill använda skriften Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda i samband med introduktion av nyanställda, vardagliga arbetsplatsträffar, inledning av värdegrundsarbete samt diskussion av förtroende. Förslag till upplägg blandas med konkreta frågeställningar och hänvisningar till ytterligare metodstöd. Den gemensammavärdegrunden som e-bok Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda finns som e-bok för dig som har ipad. E-boken ger dig som statsanställd en levande beskrivning av de sex principerna samt lagar och förordningar. Du får inte bara tillgång till alla värdegrundsprinciper utan även direktlänkar till relevant lagtext, filmer, pod-sändningar och en ordlista. Du behöver skaffa ibooks från Apple och söka upp och ladda ner boken till ditt bibliotek. Introduktion till Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda finns också i en vägledande introduktion till de bärande principerna. Den finns även i engelsk version. I statens tjänst en roll med många bottnar Krus har tagit fram en studie av den moderna statstjänstemannarollen. Författaren Peter Ehn har tittat närmare på hur nya utmaningar och förändringar i samhället och vår omvärld påverkar myndigheterna och kanske även den enskilde tjänstemannens syn på sitt uppdrag. Webbutbildning Att arbeta i staten 21

22 Värdegrundens ABC Värdegrundens ABC är en ordlista som förklarar vanligt förekommande ord och begrepp inom värdegrundsarbete. Texten är skriven av Tomas Brytting, docent vid Handelshögskolan i Stockholm. Fri åsiktsbildning I skriften presenteras att rätten att yttra sig och meddela en avvikande åsikt ställer krav på både anställda och dess ledningar. Skriften ger en grund för samtal och utveckling i myndigheterna kring just denna lagstadgade princip. Övriga webbutbildningar inom Offentligt etos Syftet med utbildningarna är att de ska bidra till att öka kunskapen om de gemensamma värdena samt att bemötandet av allmänheten förbättras. Bemötande i rollen som statsanställd Det övergripande målet med utbildningen är att bidra till att statsanställdas bemötande av allmänheten i alla lägen ska kännetecknas av värdighet och respekt. Den vänder sig till alla statsanställda chefer och medarbetare. De sex värdegrundsprinciperna Utbildningen beskriver de sex värdegrundsprinciperna och tar upp hur man som chef får hjälp och stöd av dessa i ditt arbete med att leda värdegrundsarbetet. Podsändningar Den gemensamma värdegrunden I denna pod-sändning kan du lyssna till en uppläsning av Krus skrift om Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda och de sex principer som tillsammans anger inriktningen för hur myndigheter och statsanställda ska ta sig an sina uppdrag. Oxenstierna och statsförvaltningen Oxenstiernas reformering och modernisering av den svenska statsförvaltningen lade grunden till våra tiders moderna statsförvaltning. Lyssna till Gunnar Wetterberg som är historiker, debattör och samhällspolitisk chef på Saco. Han har tilldelats Kunskapspriset och Hertig Karls pris för sin biografi över Axel Oxenstierna: Kanslern: Axel Oxenstierna i sin tid. Youtube Krus finns på Youtube, Här hittar du våra senaste filmklipp och du som har ett konto hos Youtube kan även prenumerera på våra filmer. Som statsanställd är du fri att använda filmklippen i ditt värdegrundsarbete. Webbutbildning Att arbeta i staten 22