Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42 Diskussionsärende Till styrelsemöte nr Förslag på ny verksamhetsplan Avsändare Presidiet 4.1. Förslag på ny verksamhetsplan Bakgrund Under höstterminen har verksamhetsledningen (VL) på studentkåren arbetat för att få fram en ny verksamhetsplan inför kommande verksamhetsåret. Syftet med detta är för att ge verksamheten en bättre uppföljning, relaterat till de av fullmäktige satta målen. Bifogat finner ni det förslag till utformning av ny verksamhetsplan som VL har framtagit. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm

43 Stockholms universitets studentkår Verksamhetsplan Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm

44 Förord Stockholms universitets studentkårs vision ett utbildningsväsen i världsklass är organisationens strävansmål. Kårens stadgar anger uppdrag och färdriktningen över tid. Kårfullmäktige antar årligen en strategisk plan baserad på kårens långsiktiga framgångsfaktorer. Den strategiska planen ska bidra till att visionen nås och består av framgångsfaktorer och delmål som tillsammans visar vägen för kåren fram till nästa kårfullmäktige. För att nå vår vision ska kårens samlade kraft tas tillvara. Med hela kåren avses såväl förtroendevalda som anställda. Samsyn och samverkan inom kåren ska prägla hela perioden fram till nästa fullmäktige. Vår samverkan med övrigt föreningsliv vid universitetet ska vara fortsatt stark, liksom vår samverkan inom hela studentkårssverige, med Stockholms universitet samt med andra samverkanspartners. Inom ramen för den strategiska planen är de viktigaste prioriteringarna under verksamhetsåret 2016/17 att särskilt stärka insatserna för frågor som rör studentinflytande, medlemsutveckling samt arbetsmiljö. Kårens ekonomi ska långsiktigt stärkas genom ökade insatser för en budget i balans. En väl fungerande kommunikation såväl internt som externt ska prägla hela studentkårens verksamhet. En intern utredning 2015 visar på behovet av tydligare integrering och uppföljning av kårens verksamhetsmål i den dagliga verksamheten samt behov av ökade kontaktytor inom organisationen för en god utveckling av all vår samlade verksamhet samt varje medarbetares förutsättningar. I syfte att möta de behov utredningen pekar på inleds HT 2016 ett arbete att utveckla kårens styrnings och ledningssystem. Ett led i detta är att beskriva kårens målsättningar och konkretisering av den årliga operativa planen i fyra fokusområden, dels att i möjlig mån formulera och tydliggöra kvantitativa eller kvalitativa målsättningar inom respektive område samt mått för dessa. SUS fokusområdena är: 1. Studentpåverkan och studenträttigheter 2. Utveckling av SUS 3. Opinionsbildning och kommunikation 4. Medarbetare och resurser Vikten av en lärande organisation med väl fungerade system för överlämning av uppgifter till nya medarbetare är en hjärtefråga för kåren. Under året ska en plan för att fortsatt stärka nya förtroendevalda i deras roll därför tas fram. Reellt studentinflytande är en annan hjärtefråga för kåren. Ett utvecklat kårvalssystem lägger grunden till en studentkår med stark legitimitet. Ambitionerna kring av akademi för alla är en utmaning för året och vi tar oss an den genom att i första hand formulera ett nytt handlingsprogram som mer i detalj beskriver hur vi kan må målet. Den enskilda medlemmen ska kunna göra sin röst hörd. För att ytterligare utveckla kåren som 2 (9)

45 medlemsorganisation kommer ett antal av årets aktiviteter följas upp genom enkäter och en ny medlemsundersökning skall genomföras. Vårt uppdrag som förtroendevalda och anställda i kåren är att verka i enlighet med kåren vision och uppdrag. På så sätt bidrar vi till ett utbildningsväsen i världsklass och nöjda kårmedlemmar. Henric Södergren Ordförande Stefanie Tagesson Vice ordförande 3 (9)

46 1 Studentinflytande och studenträttigheter 1.1 Strategiska mål: Stärkt studentinflytandestruktur, En akademi för alla, En antirasistisk studentkår, En inkluderande pedagogik, Inspelade föreläsningar Förslag på kvalitativa mål: De studerande vid Stockholms universitet medverkar i utformandet av utbildningen och deras önskemål, perspektiv och behov tas tillvara av beslutsfattare lokalt, regionalt och nationellt. Studentkåren utövar påverkan gentemot universitetet och andra relevanta aktörer, för att stärka de studerandes rättigheter och öka tillgängligheten till högre utbildning. Exempel på mått: fyllda representantposter, utförda aktiviteter, registrerade och aktiva studentråd vid institutionerna/sektionerna Planerade aktiviteter mäta och utvärdera måluppfyllelse och återföra resultat inom organisationen samt vid behov utveckla verksamheten formulera och påbörja genomförandet av en handlingsplan för en akademi för alla som grund för kommande påverkansarbete formulera ett förtydligande i organisationen vad gäller ställningstagandet om en antirasistisk studentkår varefter frågan lyfts med SU uppdatera utbildningsmaterial för rådsaktiva lämna en redogörelse till rektor på kårens syn på studentinflytande och hur det har utvecklats på SU fortsatt utvecklingsarbete med rekrytering av studenter till studentinflytandestrukturen medverkan i befintligt pilotprojekt för student partnership tillsammans med Centrum för universitetslärarutbildning påtala bristande insyn och inflytandet för kåren i universitetets förvaltning inom områden som berör studenters situation verka för att universitetslärare erbjuds kurser i inkluderande pedagogik ta upp dialog med universitetet om representation i utåtriktat material Exempel övriga aktiviteter deltagande i en mängd forum på central, fakultets, institutionsnivå m.m. fortsätta att utveckla samverkan med andra intressenter/kårföreningar i gemensamma inflytandepolitiska frågor m.m. hålla utbildningstillfällen för rådsaktiva hålla nätverksträffar för studenter engagerade i påverkansfrågor 4 (9)

47 1.2 Strategiskt mål: En studentkår för forskarstuderande Exempel på mått: Planerade aktiviteter mäta och utvärdera måluppfyllelse och återföra resultat inom organisationen samt vid behov utveckla verksamheten verka för upprättande av mallar och rutiner för samarbetsavtal för industridoktorander och för upprättade av mallar och rutiner för samarbetsavtal för doktorander som är verksamma vid både SU och ett annat svenskt eller utländskt lärosäte. fortsätta att bevaka postdok.frågor och möjligheter till fortsatt karriär för nydisputerade forskare både inom och utom universitetet ur ett jämställdhetsperspektiv verka för ökad kunskap om fördelarna för doktorander att bli medlemmar i studentkåren verka för förbättrad rapportering av doktoranders aktivitetsgrad 1.3 Strategiskt mål: Studenträttigheter Exempel på mått: Planerade aktiviteter undersöka studenters intresse för inspelade föreläsningar producera och kommunicera studentärenderapporten 2 Utveckling av SUS 2.1 Strategiska mål: En närvarande och medlemsstark kår, En studiesocial lokal på campus Förslag på kvalitativa mål: Stockholms universitets studentkår ska vara en organisation med stor medlemsbas. Studentkåren ska vara en synlig och självklar aktör på campus, bland annat genom att ha en studiesocial lokal till sitt förfogande som är en naturlig mötesplats för medlemmar. Exempel på mått: medlemsantal i relation till antal studerande vid Stockholms universitet, procentuellt tal av studenterna vid SU som har kännedom om kåren, nöjdhet, lojalitet, rekommendation Förslag på årsmål: SUS ökar i medlemsantal till följd av fler och nöjdare medlemmar ht vt Valdeltagandet stiger till 15 % 5 (9)

48 Förslag på långsiktigt mål: 80 % av studerande vid Stockholms universitet väljer att bli medlem i studentkåren Valdeltagandet ligger stadigt på cirka 50 % Planerade aktiviteter Mäta och utvärdera måluppfyllelse och återföra resultat inom organisationen samt vid behov utveckla verksamheten. Utveckla och utvärdera samarbetet med fakultetsföreningarna gällande medlemshanteringen Genomföra en medlemsanalys Tillsätta en arbetsgrupp för att vidareutveckla arbetet med medlemsrekrytering (ta fram en handlingsplan för medlemsutveckling gemensam för och förankrad i hela kåren innefattande förslag till koncept för medlemsverksamhet i hela kåren, t ex utbildningsverksamhet, forum för nätverk etc.) Tillsätta en arbetsgrupp för att undersöka möjligheten att ta över en studentcentrerad lokal Genomföra gemensamma aktiviteter med fakultetsföreningarna för fortsatt stärkt medlemsnytta Utveckla ambassadörsprogrammet i syfte att nå fler studenter Erbjuda kårföreningarna utbildning i att driva förening 2.2 Strategiskt mål En medlemsorienterad studentkår Förslag på kvalitativa mål: nyckeltal från medlemsundersökning, 50 % valdeltagande Exempel på mått: nöjdhet, lojalitet, rekommendation, valdeltagande Planerade aktiviteter mäta och utvärdera måluppfyllelse och återföra resultat inom organisationen samt vid behov utveckla verksamheten genomföra en medlemsundersökning utvärdera studentaktiviteten Kaffe på maten utvärdera medlemsaktiviteten Kårfrulle utveckla kårvalet arbeta för ökat valdeltagande Exempel övriga aktiviteter Fasta nyckelaktiviteter: Kårvalet, kårfullmäktige, dechargefullmäktige, valfullmäktige, kårstyrelsen, styrelsemöten, operativa möten 3 Kommunikation och opinionsbildning Stockholms universitets studentkår är och förblir en etablerad, respekterad och representerad part vad gäller utveckling och kvalitet vid Stockholms universitet. Ett 6 (9)

49 sammanhållet strategiskt arbete för intern och extern kommunikation är en förutsättning för att uppnå detta. Stockholms universitets studentkår ska vara den nationellt ledande studentkåren i opinionsbildning och politisk påverkan. Vi ska sätta agendan för studentrörelsen i Sverige. 3.1 Strategiskt mål: Inspelade föreläsningar, Gaudeamus framtid, Tillgänglig kurslitteratur Förslag på mål: Stockholms universitets studentkår är och förblir en etablerad, respekterad och representerad part vad gäller utveckling och kvalitet vid Stockholms universitet. Ett sammanhållet strategiskt arbete för intern och extern kommunikation är en förutsättning för att uppnå detta. Kommunikation ska vara en integrerad del av studentkårens aktiviteter. Det ska finnas ett strategiskt arbete med kommunikation inom samtliga verksamhetsområden, där alla medarbetare är en del av det arbetet. Exempel på mått: undersökning bland beslutsfattare, studenter, samarbetspartners, opinionsbildare. Planerade aktiviteter mäta och utvärdera resultatet av kårens kommunikationsarbete och återföra resultat inom organisationen samt vid behov utveckla verksamheten genom att o ta fram ett relevant mått samt metod för uppföljning/mätning av kunskapen om studentkårens arbete med studentinflytande, studenträttigheter och student och medlemsservice bland studenter och medlemmar o ta fram ett relevant mått samt metod för uppföljning/mätning för kunskapen om studentkåren inom Stockholms universitet och kårens samarbetsorganisationer ta fram en läsvärdesundersökning samt strategi för Gaudeamus tillsätt en arbetsgrupp som planerar och koordinerar SUS:s kommunikationsaktiviteter 2016 med utgångspunkt i uppsatta verksamhetsmål ta fram rutiner för nya webbsidan och sociala medier ta fram plan och budskap för att stärka de förtroendevaldas lektionsinhopp utveckla ett gemensamt kommunikationsarbete med våra samarbetsorganisationer inom relevanta områden utveckla samarbetet med Campusbutiken och synliggöra deras verksamhet ytterligare (i syfte att öka tillgängligheten av kurslitteratur) 7 (9)

50 Exempel övriga aktiviteter Fasta nyckelaktiviteter: månatliga nyhetsbrev, kårens uppslag i Gaudeamus, underhåll av webbplats och sociala medier, kommunikationsutbildning för medarbetare, medlemsundersökning 3.2 Studentkårens medlemmar - minst xx % - upplever att kåren gör skillnad i den egna studievardagen Exempel på mått: medlemsundersökning, lojalitet, rekommendera, Förslag på mål: Medlemmarna upplever att verktyg och insatser som ökat den egna studentnyttan har erbjudits dem (kvantifieras) Prioriterade aktiviteter mäta och utvärdera måluppfyllelse och återföra resultat inom organisationen samt vid behov utveckla verksamheten medlemsutveckling - särskilda insatser för att få fler medlemmar. Stärkt kommunikation till riktade målgrupper 3.3 Opinionsbildning Sveriges förenade studentkårer (SFS) Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO) Utveckla det direkta samarbetet med andra studentkårer Utveckla den opinionsbildande närvaron på sociala medier Höja den interna kunskap- och kompetensnivån i högskolepolitiska frågor Återkommande aktiviteter: SFS fullmäktige SSCO studentråd Ledare till Gaudeamus 4 Medarbetare och resurser Förslag på verksamhetsmål: SUS är en attraktiv arbetsplats där ledning och medarbetar, tillsamman och enskilt, tar ansvar för uppdrag och roll samt bidrar aktivt till att förutsättningar för att målet uppnås. SUS ekonomi är långsiktigt hållbar. 8 (9)

51 4.1 Strategiska mål: Presidiets arbetssituation, Organisationsförändring i samband med nytt finansieringsavtal, Fortsatt organisationsutveckling Planerade aktiviteter (Mäta och utvärdera måluppfyllelse och återföra resultatet inom organisationen samt vid behov utveckla verksamheten) Utveckla och förädla modell för modell för styrning och ledning Ta fram lönepolicy i samverkan med den lokala fackklubben Se över och uppdatera handbok för nya medarbetare (förtroendevalda och anställda) Insatser för kompetensutveckling generell och individuell utifrån uppdragsbeskrivningar Stärka kontaktytorna för medarbetare inom studentkåren Starta internt forum för arbetsledare Genomföra årlig medarbetarundersökning (inkl. arbetsmiljö (förtroendevalda och tjänstemän) Fortsatta åtgärder för att sänka kostnader och öka intäkterna Ta fram strategi för ägarinflytande i bolagen samt utvecklad samverkan med bolagen 9 (9)

52 Uppföljning verksamhetsplan Rapport om periodens förflyttning för att nå uppsatta mål samt kommentar om förändringar mot plan och budget. Trenden det vill säga en bedömning av var vi står i förhållande till strategiska målen återges med följande symboler. Verksamhet och aktiviteter sammanställs, kommuniceras och rapporteras regelbundet i rapporter till KS, i Nyhetsbrev och i övriga kanaler såsom webb, sociala media m.m. 1. Studentinflytande och studenträttigheter 1.1. Stärkt inflytandestruktur, En akademi för alla, En antirasistisk studentkår, En inkluderande pedagogik, Inspelade föreläsningar Åtaganden 2016/2017 Formulera och påbörja genomförandet av en handlingsplan för en akademi för alla som grund för kommande påverkansarbete Formulera ett förtydligande för kåren vad gäller ställningstagande om en antirasistisk studentkår varefter frågan lyfts med SU Uppdatera utbildningsmaterial för rådsaktiva Lämna en redogörelse till Rektor avseende kårens syn på studentinflytande och hur det har utvecklats på SU Fortsatt utvecklingsarbete med rekrytering av studenter till studentinflytandestrukturen Medverkan i befintligt pilotprojekt för pedagogisk kompetensutveckling tillsammans med Centrum för universitetslärarutbildning Påtala bristande insyn och inflytande för kåren i universitetets förvaltning inom områden som berör studenters situation Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm

53 Verka för att universitetslärare erbjuds kurser i inkluderande pedagogik Ta upp dialog med universitetet om representation i utåtriktat material En studentkår för forskarstuderande Åtaganden 2016/2017 Verka för upprättande av mallar och rutiner för samarbetsavtal för industridoktorander och för doktorander som är verksamma vid både SU och ett annat svenskt eller utländskt lärosäte Fortsätta att bevaka post.dok-frågor och möjligheter till fortsatt karriär för nydisputerade forskare både inom och utom universitetet ur ett jämställdhetshetsperspektiv Verka för ökad kunskap om fördelarna för doktorander att bli medlemmar i studentkåren Verka för förbättrad rapportering av doktoranders aktivitetsgrad 1.3. Studenträttigheter Åtaganden 2016/2017 Undersöka studenters intresse för inspelade föreläsningar Producera och kommunicera studentärenderapporten Exempel fasta aktiviteter - Studentdeltagande i en mängd forum på central-, fakultets-, institutionsnivå m.m. - Fortsätta att utveckla samverka med andra intressenter/kårföreningar i gemensamma inflytandepolitiska frågor m.m. Rapport Förflyttning mot målen Kommentar Verksamheten i förhållande till budget 2 (5)

54 2. Utveckling av SUS 2.1. En närvarande och medlemsstark kår, En studiesocial lokal på campus Åtaganden 2016/2017 Utveckla och utvärdera samarbetet med fakultetsföreningarna Genomföra en medlemsanalys Tillsätta en arbetsgrupp för att vidareutveckla arbetet med medlemsrekrytering (ta fram en handlingsplan medlemsutveckling gemensam för och förankrad i hela kåren innefattande förslag till koncept för medlemsverksamhet i hela kåren, t ex utbildningsverksamhet, forum för nätverk etc.) Tillsätta en arbetsgrupp för att undersöka möjligheterna att ta över en studentcentrerad lokal Genomföra samarbeten med fakultetsföreningarna för fortsatt stärkt medlemsnytta utveckla ambassadörsprogrammet i syfta att nå fler studenter Erbjuda kårföreningarna utbildning i att driva förening Exempel fasta aktiviteter: Kårval, kårfullmäktige, dechargefullmäktige, valfullmäktige, kårstyrelsen, kårledning, operativa möten, möten med fakultetsföreningarna 2.2. En medlemsorienterad studentkår Åtaganden 2016/2017 Genomföra en medlemsundersökning Utvärdera studentaktiviteten Kaffe på maten Utvärdera medlemsaktiviteten Kårfrulle Utveckla kårvalet Arbeta för ökat valdeltagande Mäta och utvärdera måluppfyllelse och återföra resultat inom organisationen samt vid behov utveckla verksamheten. Exempel fasta aktiviteter Analysera och dra slutsatser av utvärderingar, utveckla medlemserbjudanden och koncept med utgångspunkt från genomförda utvärderingar 3 (5)

55 Rapport Förflyttning mot målen Kommentar Verksamheten i förhållande till budget 3. Kommunikation 3.1. Inspelade föreläsningar, Gaudeamus framtid, Tillgänglig kurslitteratur Åtaganden 2016/2017 ta fram en läsvärdesundersökning samt strategi för Gaudeamus tillsätta en arbetsgrupp som planerar och koordinerar SUS:s kommunikationsaktiviteter med utgångspunkt i uppsatta mål ta fram rutiner för nya webbsidan och sociala medier ta fram en plan och budskap för att stärka de förtroendevalda vid lektionsinhopp genomföra en studentundersökning för att utröna studenters behov informera studenter om de rättigheter som finns att spela in föreläsningar, som grund för fortsatt agerande i arbetet för att alla föreläsningar skall ljudupptas uttrycka missnöje med universitetets process att avveckla filialbiblioteken och arbeta för att studenters tillgänglighet till kurslitteratur ökas aktivitet (idéforum) med fokus på rasism och nationalism Särskilda insatser/kampanjer för att få fler medlemmar. Stärkt kommunikation till riktade målgrupper. Exempel fasta kommunikationsaktiviteter Medlemsuppbörd i samband med terminsstart, påminnelser, inför boendeprövning, löpande inför aktiviteter och evenemang Rapport Förflyttning mot målen Kommentar Verksamheten i förhållande till budget 4 (5)

56 4. Medarbetare och resurser 4.1. Presidiets arbetssituation, Organisationsförändring i samband med nytt finansieringsavtal, Fortsatt organisationsutveckling Åtaganden 2016/2017 Utveckla och förädla modell för modell för styrning och ledning (verksamhetsplan, uppföljning, uppdrag) ta fram lönepolicy i samverkan med den lokala fackklubben se över och uppdatera handbok för nya medarbetare (förtroendevalda och anställda) insatser för kompetensutveckling generell och individuell utifrån uppdragsbeskrivningar stärka kontaktytorna för medarbetare inom studentkåren starta interna forum för arbetsledare fortsatta åtgärder för att sänka kostnader och öka intäkterna ta fram strategi för ägarinflytande i bolagen/utveckla samverkan med bolagen utveckla samarbetet med Campusbutiken och synliggöra deras verksamhets ytterligare (i syfte att öka tillgängligheten av kurslitteratur) Rapport Förflyttning mot målen Kommentar Verksamheten i förhållande till budget 5 (5)

57 Rapportmall Rapporterande medarbetare Tidsperiod: Periodens viktigaste händelser och förflyttning av position i relation till uppsatta mål Strategiska mål 1. Studentinflytande och studenträttigheter 2. Utveckling av SUS 3. Kommunikation Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm Telefax +46 (0)

58 4. Medarbetare och resurser Kommentar: Förändringar mot plan Förändring mot budget, med förklaring Åtgärder för att uppnå plan och budget Prognos mot helårsbudget samt åtgärder som syftar till att nå årets resultat 2 (2)

59 Diskussionsärende Till styrelsemöte nr Förslag på stadgeändringar från presidiet Avsändare Presidiet 4.2. Förslag på stadgeändringar från presidiet Bakgrund Under föregående styrelsemöte diskuterades förslag till olika stadgeändringar som presidiet tagit fram. Efter vidare diskussioner inom organisationen så vill presidiet återigen lyfta följande punkter för diskussion inom styrelsen. Syftet med diskussionen inom styrelsen är att undersöka intresset för att gå vidare med följande stadgeförändringar och presentera ett mer konkret beslutsförslag på nästkommande styrelsemöte. Presidiet har försökt ta hänsyn till de olika åsikter som yttrades och nå så stor samsyn som möjligt i de förslag vi lyfter vidare. I det mån styrelseledamöter ser någon av stadgeändringarna som problematiska så uppmanar presidiet till alternativa lösningar på de problem som stadgeändringarna avser att lösa. Presidiet har valt att inte gå vidare med förslaget om förlängda mandatperioder efter den tidigare diskussionen i styrelsen, däremot så återstår grundproblemet med bristande kontinuitet inom kårens ledning och problemen som de medför för genomförandet av vårt kärnuppdrag som kräver stor långsiktighet studentinflytande. Presidiet avser därför att återkomma till styrelsen med olika förslag på hur problemen kan minskas när tid finns, så att studentkåren kan bli effektivare på att tillvarata studenters intressen. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm

60 Bilaga 1 Ledarskap Styrelsen har beslutsrätt genom hela året Varför? I nuläget saknar styrelsen beslutsrätt efter kårvalets resultat har presenterats, förutom i frågor av expeditionskaraktär. Då presidiet har som avsikt att tidigarelägga kårvalet så innebär det en mycket lång period när styrelsen förblir passiv, en betydande del av verksamhetsåret rent utav. Syftet med stadgeändringen vore att ändra skrivelsen så att styrelsen kan fatta beslut genom hela året och således bli mer effektiv. En annan stor vinst med en sådan här förändring vore att vi kan ge mycket snabbare besked till de som söker förtroendeuppdrag inom studentkåren till höstterminen. Införande av en politiskt oberoende valberedning i samband med presidievalet Varför? Syftet med åtgärden är att uppmana till en god och saklig urvalsprocess som sätter fokus på kandidaternas förmåga och motivation för att utföra uppdraget. Valberedningen skulle enbart vara rådgivande så det är helt upp till de valda partierna att inte följa valberedningens rekommendation ifall de inte delar valberedningens bedömning. Valberedningen skulle producera en rekommendation av en presidiekonstellation utifrån förmåga att utföra uppdraget. Lämplighet för uppdraget skulle kunna uppvisas på flera sätt, som tidigare styrelsearbete, aktivism, ledarerfarenhet och/eller uppvisat engagemang för studenträttigheter. Det är upp till presidiekandidaterna att kunna artikulera sina styrkor till valberedningen utifrån en uppdragsbeskrivning som upprättas av sittande presidium/styrelse. Valberedningen skulle enbart bestå av personer som ej har deltagit i ett kårpolitiskt parti och utses av fullmäktige. Politiska ambitioner behöver ett stabilt ledarskap för att bli realitet. Genom att stärka urvalsprocessen av presidialerna så stärks därmed det politiska ledarskapet och kårens förmåga att positionera sig och driva politiska frågor. Införandet av en valberedning är dessutom en viktig åtgärd för att förbättra presidiets arbetssituation då det minskar risken att någon bränns ut. Rutiner kring entlediganden Varför? I nuvarande styrdokument finns ingen fastslagen rutin kring entlediganden, vilket leder till att flera kåraktiva tror sig ha genomfört entlediganden som aldrig har nått rätt person. Syftet med stadgeändringen vore att förtydliga att fullmäktigeledamöter och styrelseledamöter entledigar sig genom talman, annars är det inte giltigt. Namnbyte av Andre vice ordförande till Ansvarig för respektive område Varför? Titeln Andre vice ordförande är missvisande då det rent formellt antyder att innehavaren ska hoppa in som presidialer vid eventuellt bortfall men det är inte fallet då de inte har något politiskt mandat. Syftet med namnbytet vore att undvika sådana missförstånd. 2 (3)

61 Övrigt Studentkårens styrdokument antas direkt, utan att först anta prelimära styrdokument Varför? För att undvika oklarheter i planernas status och bidra med ökad stabilitet för hela organisationen. Förändringen skulle innebära minskad otydlighet kring vad som gäller för de som arbetar på kåren under övergångstiden när endast preliminära dokument är fastslagna. Det innebär minskat merarbete för fullmäktige. Detta är en nödvändig förändring för att genomföra de förändringar i styrdokumenten som styrelsen har diskuterat. En förkortning av karenstiden Varför? Frågan har lyfts i fullmäktige som ett sätt att öka både valdeltagandet och medlemsantalet. I nuläget har KX i uppdrag att undersöka de tekniska möjligheterna till en förkortning innan beslut tas. Vi beräknas ha svar på den tekniska biten om 2 veckor. 3 (3)

62 Diskussionsärende Till styrelsemöte nr Diskussion om äskningen Avsändare Presidiet 4.3. Diskussion om äskningen Bakgrund Utifrån diskussioner från föregående styrelsemöte samt den workshop som presidiet sammankallade kommer styrelsen fortsätta diskutera. Eventuella skriftliga handlingar kommer delas ut under mötet. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm

63 Beslutsärende Till styrelsemöte nr Val av SUS SFS-delegation Avsändare Presidiet 5.1. Val av SUS SFS-delegation Bakgrund Den maj äger Sveriges förenade studentkårers (SFS) fullmäktige rum i Linköping. SFS är den nationella studentkårsorganisationen i Sverige, som driver de frågor som rör studenter på det nationella och internationella planet. Fullmäktige är SFS högsta beslutande organ, som sammanträder en gång om året. Som medlem i SFS är SUS med vid fullmäktige och bestämmer vad SFS ska göra och tycka. Till SFS-fullmäktige har SUS möjlighet att skicka en delegation. Röstetalen tilldelas studentkårerna som helhet och fördelas inte på delegationsmedlemmarna, vilket innebär att delegationen i teorin kan bestå av en enskild delegat. SUS bekostar resa, logi och kost för delegationen. Närmre praktiska detaljer kring fullmäktige har inte offentliggjorts ännu. Förslag till styrelsen är att den politiske sekreteraren utses till delegationsledare och får ansvar för att leda och samordna arbetet inför SFS-fullmäktige. Detta inkluderar att sammankalla delegationen, förankra arbetet i kårstyrelsen, leda delegationen i att gå igenom handlingar och eventuellt motionsskrivande och så vidare. Val av resterande delegation föreslås delegeras till presidiet efter hörande av den politiske sekreteraren. Vid val av delegation kommer vi eftersträva en grupp med en bredd av bakgrunder och erfarenheter. Vi ser gärna en mix av kårstyrelseledamöter, förtroendevalda och övriga engagerade studenter. Eftersträvad gruppstorlek föreslås till ca personer, beroende på intresse. Delegationens politiska ställningstaganden kommer grunda sig i de av kårfullmäktige antagna dokumenten, i första hand åsiktsdokumentet och strategiska planen. Även om den politiske sekreteraren föreslås leda delegationen kommer presidiet naturligtvis behålla beslutsrätten i politiska ställningstaganden inom delegationen. Presidiet ser vidare gärna att arbetet kontinuerligt förankras i styrelsen och att styrelsen ger politiska direktiv inför SFS-fullmäktige. Exakt hur nära kårstyrelsen är involverad i arbetet lämnas till styrelsen att besluta. Några viktiga datum i delegationens arbete som kan nämnas: 24 januari SFS styrelsens utkast på propositioner skickas ut. 6-7 februari SFS medlemsmöte där propositionerna diskuteras. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm

64 24 februari Definitiva propositioner skickas ut. Motionsanmälan öppnar. 10 mars Motionsanmälan stängs. 24 mars Motions- och interpellationsstopp. 21 april Handlingar till SFSFUM skickas ut maj SFSFUM äger rum i Linköping Beslutsförslag Presidiet föreslår styrelsen med anledning av ovanstående att välja Henric Södergren, Stefanie Tagesson och Anton Jägare att ingå i SUS SFSdelegation under SFSFUM maj 2017 att delegera fastställande av storlek och val av resterande delegation till presidiet att utse Anton Jägare till delegationsledare 2 (2)

65 Beslutsärende 5.2. Ny representationspolicy Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr Ny representationspolicy Bakgrund Under ledningssekreterarens, verksamhetschefs och andre vice ordförande studentoch medlemsservices arbete med att uppdatera SUS rekryteringspolicy upptäcktes att studentkårens representationspolicy omfattar tillsättningar till kårens bolag. I dagsläget ter det sig underligt varför dessa tillsättningar regleras i representationspolicyn och inte i en rekryteringspolicy. Representationspolicyn reviderades senast under höstterminen 2013 och är därmed också i behov av att ses över. Arbetsgruppen vill därmed lyfta denna fråga till styrelsen och höra deras åsikter kring detta samt konkreta förslag på hur den kan utvecklas. Förslaget från föregående ledningssekreteraren, Johan Magnéli, är därmed att stryka tillsättningar till SUS bolag från representationspolicyn och istället reglera detta i den kommande rekryteringspolicyn. Detta kan inte göras utan styrelsen godkännande. Denna policy diskuterades under föregående styrelsemöte i december och är därför nu uppe till beslut. Beslutsförslag Presidiet föreslår styrelsen med anledning av ovanstående att anta reviderad representationspolicy enligt bilaga Stockholm University Student Union Visiting adress Box Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A SE Stockholm Telefax +46 (0)

66 Datum Antagen/Reviderad av Styrelsen Handläggare Johan Magnéli Representationspolicy Bakgrund och syfte Inom Stockholms universitets studentkår (SUS) sker ofta representation av olika slag. Personer från SUS representerar både i enskilda externa sammanhang och under längre perioder i bolag och styrelser med koppling till kåren. Denna policy reglerar vilka som får representera SUS i vilka sammanhang och kostnader för extern representation och vilka principer som ska styra när kårstyrelsen tillsätter uppdrag. Avgränsningar Med extern representation menas de tillfällen då personer från studentkåren representerar i formella sammanhang. Det kan gälla kontakter med universitet, politiker och andra kårer och föreningar samt deltagande i konferenser och andra evenemang. Med tillsättningar avses de uppdrag inom bolag, stiftelser, föreningar och styrelser till vilka kårstyrelsen utser studentrepresentanter. Rekrytering av SUS anställda och funktionärer avses inte. Ansvar och uppföljning SUS styrelse är ytterst ansvarig för att policyn efterlevs. Policyn ska lyftas av kårstyrelsen för revidering minst en gång per verksamhetsår. Presidiet ansvarar för att förankra policyn inom verksamheten. Generella riktlinjer för SUS representanter Stockholms universitets studentkårs representanter ska spegla heterogeniteten hos våra medlemmar och det omgivande samhället. Alla SUS representanter ska utses i öppna processer. Vid styrelsebeslut ska jäviga personer i styrelsen, så långt det är möjligt, inte delta i beredning av beslut. Extern representation I första hand ska person med speciell koppling till eller kompetens inom det ämne eller verksamhetsområde som representationen gäller representera studentkåren i detta sammanhang. Om sådan representant inte finns bör följande prioriteringsordning generellt sett gälla när studentkårens externa representanter ska utses: 2 (4)

67 1. Presidiet 2. Styrelsen 3. Andra förtroendevalda inom SUS 4. Studenter i SUS kårföreningar, nätverk, studentråd och fullmäktige 5. Anställda och andra relaterade till SUS I fall där flera olika personer anses lämpliga, bör platsen lottas. Kostnader vid extern representation Där det är befogat att SUS medverkar skall SUS stå för sina representanters kostnad. SUS kan stå för kostnader för resor, mat, anmälningsavgifter och liknande. I fall där alkohol förekommer står SUS endast för kostnaden av representantens alkoholfria alternativ (om detta finns). Dock kan representanten för egen del skjuta till pengar för att täcka kostnaden för ett alkoholhaltigt alternativ, om denne så önskar. Detta regleras i SUS gällande alkoholpolicy. Vid extern representation ska alltid kostnaden stämmas av med aktuell enhetsansvarig innan utlägget görs för att säkerställa att representationskostnaden är rimlig. Vid kostnader över 2500 kr för enskild persons representation vid ett tillfälle ska styrelsen besluta om kostnaden är rimlig. Tillsättningar Vid tillsättningar till uppdrag ska utlysningar tillgängliggöras för alla SUS medlemmar via öppna och tillgängliga kanaler. SUS ska aktivt verka för att de tillsättningar som görs speglar studentgruppens heterogenitet. Alla, oavsett bakgrund och livssituation, ska känna sig välkomna och uppmuntrade till att söka till uppdrag utlysta av SUS. Följande principer ska vara vägledande, utan inbördes rangordning: Erfarenhet av eller kompetens inom det område som tillsättningen avser Jämn könsfördelning Jämn fördelning mellan olika ämnen och fakulteter Spegling av mandatfördelningen mellan kårpartierna i fullmäktige Mångfald med avseende på etnicitet, religion eller trosuppfattning, funktionsförutsättning, sexuell läggning, könstillhörighet och ålder Spridning av uppdragen, samma person bör inte inneha fler än två uppdrag tillsatta av SUS Vid tillsättningar av representanter som ska representera SUS politiskt bör personer med god förankring inom och erfarenhet av SUS prioriteras. Vid övriga tillsättningar ska även personer som ej är aktiva inom SUS ges likvärdig chans till uppdragen. 3 (4)

68 4 (4)

69 Beslutsärende Till styrelsemöte nr Ansökan om status som kårförening: SDS Avsändare Anton Jägare, samordnare för kårföreningar 5.4. Ansökan om status som kårförening: Stockholm Debate Society Bakgrund Stockholm Debate Society har inkommit med en ansökan om status som kårförening. Föreningens verksamhet bedrevs tidigare inom ramarna för Utrikespolitiska föreningen. Den har nyligen separerats då debattverksamheten växt och inkluderar personer utan koppling till Utrikespolitiska föreningen. Föreningen önskar nu upprätta en egen organisation och bilda kårförening. Samordnaren för kårföreningar har granskat ansökan och anser att den uppfyller de krav som vi ställer på en kårförening, och rekommenderar således att vi godkänner ansökan. Ansökan bifogas som bilaga Beslutsförslag Anton Jägare, samordnare för kårförningar, föreslår styrelsen med anledning av ovanstående att godkänna Stockholm Debate Societys ansökan om att erhålla kårföreningsstatus Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm

70

71

72

73

74 Beslutsärende Till styrelsemöte nr Uppdragsbeskrivning för verksamhetschef Avsändare Presidiet 5.4. Uppdragsbeskrivning för verksamhetschef Bakgrund I enlighet med studentkårens organisationsplan ska enhetsinstruktioner beslutas av styrelsen, men efter genomlysning verkar inte en tydlig sådan finnas gällande verksamhetschefen. Nuvarande verksamhetschef Camilla Sjölund Lundevall har tagit fram ett förslag på uppdragsbeskrivning i samråd med presidiet för att förtydliga dennes befattning. Under förgående styrelsemöte lades detta ärende fram som ett beslutsärende, men på grund av framförda krav på förtydligande från kårledningen så behandlades ärendet som ett diskussionsärende igen. Efter föreslagna revideringar så föreslår presidiet att styrelsen går till beslut Beslutsförslag Presidiet föreslår styrelsen med anledning av ovanstående att anta en ny uppdragsbeskrivning för verksamhetschef enligt bilaga Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm

75 UPPDRAGSBESKRIVNING 2017 Att gälla tillsvidare Befattning; verksamhetschef Allmänt eller övergripande ansvar Verksamhetschefen är kårtjänstemännens chef. Verksamhetschefen har sitt uppdrag från, samt rapporterar till, presidiet, som har sitt uppdrag från och rapporterar till kårstyrelsen. Kårstyrelsens och presidiets beslut verkställs av tjänstemän och förtroendevalda. Verksamhetschefen ansvarar i samråd med presidiet för verkställigheten, självklart i förekommande fall i samverkan med berörda medarbetare. Verksamhetschefen leder tjänstemännens dagliga verksamhet och svarar inför presidiet för den löpande förvaltningen i enlighet med gällande styr- eller regelverk, följer upp samt analyserar verksamheten samt rapporterar utvecklingen till presidiet. I förekommande fall lämnar verksamhetschefen förslag om eventuella åtgärder till presidiet, eller vidtar åtgärder inom sitt eget ansvarsområde. Roll Verksamhetschefen är kårstyrelsens och presidiets förlängda arm i såväl arbetsgivarfrågor som i verksamhetsfrågor. Verksamhetschefen har både en operativ och strategisk roll. Detta kan även beskrivas som en förvaltande och en utvecklande roll. Bägge är varandras förutsättningar. Huvudmål SUS vision, stadgar, värdegrund och strategiska mål utgör huvudmål för kårens och därmed för kårkansliets verksamhet. Verksamhetschefen är därför väl förtrogen med dessa huvudmål och leder tillsammans med presidiet kansliets verksamhet i denna riktning med ett lösningsfokuserat arbetssätt. Delmål SUS operativa plan och budget utgör delmål för kårens verksamhet. Verksamhetschefen är därför väl förtrogen med dessa mål och styr kansliverksamheten i denna riktning med ett lösningsfokuserat arbetssätt. Såväl operativ plan som budget tas fram i process tillsammans med kårstyrelsen, kårledningen och presidiet i synnerhet. När det kommer an på verksamhetsområden eller uppgifter som i vardagen hanteras av anställda tjänstemän till exempel kommunikation, drift, studentombud, ekonomi med flera har verksamhetschefen alltid det yttersta ansvaret. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm

76 Chefsansvar Ekonomi Presidiet är ytterst ansvarig i ekonomifrågor. Kårens budget bygger på givna ekonomiska ramar och på en operativ plan i linje med dessa. Verksamhetschefen är därför väl insatt i och tar aktivt ansvar för kårens ekonomi och uppföljning av budget samt kommunicerar med kårstyrelsen/presidiet och kansli. Det innebär att verksamhetschefen: medverkar i upprättande av budgetförslag och svarar för att ekonomisk uppföljning och rapportering sker i enlighet med kårstyrelsens/presidiets behov av underlag. ansvarar för att bokslut upprättas styr, kontrollerar, rapporterar och vidtar åtgärder som följer av exempelvis revisionsrapporter eller liknande. Ledarskap och medarbetarskap Verksamhetschefen är ansvarig för all anställd personal-, arbetsmiljö- och arbetsrättsliga frågor i enlighet med gällande lagstiftning. Det innebär att verksamhetschefen: erbjuder medarbetare utvecklingssamtal, lönesamtal och lönesättande samtal samt möjlighet till kompetensutveckling sammanställer förslag till kårstyrelsen gällande lönesättning av tjänstemän tillser att policys tillämpas, utvärderas och vid behov revideras eller upprättas genomför årlig medarbetarundersökning och åtgärdsplan genomför fackliga förhandlingar och samverkan samverkar med berörd arbetsgivarorganisation genomför rekryteringar enligt policys Verksamhetschefen har en coachande roll i förhållande till kårens förtroendevalda med arbetsledaransvar. Avtal, verksamhetssystem och lokaler Verksamhetschefen är ansvarig i alla avtalsfrågor och ytterst ansvarig för kanslilokalernas och verksamhetssystemens drift. Det innebär att kanslichefen: tar fram avtalsunderlag, i förekommande fall tecknar avtal, följer upp samt rapporterar resultat gällande externa tjänster, kårens externa samverkanspartners samt arbetsrättsliga avtal ansvarar för extern eller intern drift och underhåll av kansliets verksamhetssystem som exempelvis telefoni, data, diarium etc. och ansvarar för avtal med hyresvärd enligt ovan tillser att kansliets lokaler är ändamålsenliga för en god fysisk arbetsmiljö förhandlar hyra och ansvarar för avtal med hyresvärd enligt ovan 2 (3)

77 Specifika uppgifter Verksamhetschefen är ansvarig för vissa specifika uppgifter som inte framgår av beskrivningarna ovan. Uppgifterna följer av dels verksamhetschefens roll och övergripande ansvar, dels av vissa uppgifter som ska ställas i relation till det totala behovet av operativ verksamhet vid kårkansliet. Kårstyrelsen/presidiet Verksamhetschefen är ytterst ansvarig gentemot kårstyrelsen och därmed även presidiet. Chefen tillser att kårstyrelsen/presidiet ges goda förutsättningar för sina uppdrag som förtroendevalda. Det innebär att verksamhetschefen: lämnar synpunkter på tids- eller årsplan för möten/aktiviteter, avstämningar etc. föreslår mötesinnehåll och upplägg för kårstyrelsen till presidiet skapar verkställighet av kårstyrelsen/presidiets beslut i samverkan med berörda medarbetare kommunicerar med kårstyrelsen/presidiet och mellan kårstyrelsen/presidiet och kansli ansvarar för att förtroendevalda ges stöd, exempelvis underlag inför representation etc. Koncernsamverkan och samarbete Verksamhetschefen ansvarar strategiskt för att uppnå en god koncernsamverkan med SUS bolag enligt särskild arbetsbeskrivning, se bilaga. Kansligemensamma uppgifter Verksamhetschefen är ytterst ansvarig för den dagliga driften och i förekommande fall administrativa kansligemensamma uppgifter. Dessa regleras dock inte i denna uppdragsbeskrivning då de bygger på lokal överenskommelse inom arbetsplatsen. Övrigt Vissa förtydliganden framgår av studentkårens styrdokument, delegations- och arbetsordning. Intern policy Medarbetare på SUS kansli tar ansvar för det egna uppdraget med utgångspunkt i SUS vision och uppdrag. Vi samverkar inom kårkansliet för att effektivt och professionellt ta tillvara kompetens och resurser. Vi deltar aktivt i kårens och kårkansliets utveckling. Vårt arbete kännetecknas av professionalism, engagemang, öppenhet och tillgänglighet. 3 (3)