Sociala medier i kommunal kontext

Transkript

1 Sociala medier i kommunal kontext Linus de Petris IT-strateg/kommundoktorand Karlshamns kommun linus.de.petris@karlshamn.se Eric Sandström Informationschef Karlshamns kommun eric.sandstrom@karlshamn.se

2 Projekt X-ovation medborgare skapar och utvecklar tjänster för medborgare

3 Projekt X-ovation 3 år Tillväxtverket beviljat 8 mkr i EU-medel Totalt ca 16 mkr. Utveckla e-tjänster för information, erfarenheter, kunskap och kompetens i samspel och relation till de som lever, bor och verkar i kommunen.

4 Medborgarfokus Gå från organisationsstruktur till efterfrågestruktur. Synliggöra och effektivisera samhällstjänster utifrån användarperspektiv. Synliggöra och stödja tjänsteutveckling i form av e-tjänster e-förvaltning Metoder och processer för utveckling av tjänster och kommunikationslösningar som motverkar utanförskap och ger ökad påverkan, demokrati och transparens. Arbetet utförs på utvecklingsarenor som medborgarkontor, bibliotek, Lärcenter etc med hjälp av innovationsteam

5 Medborgarfokus

6 Öppen konversation Facebook, Twitter, bloggar, Wikipedia = Vi socialiseras in i nya sätt att umgås, konversera och leta information. = Nya krav på hur offentlig verksamhet kommunicerar.

7 Öppen konversation När invånarna i större utsträckning kommunicerar och lever sina liv på nätet när internet är den nya offentliga platsen i samhället då måste också den offentliga verksamheten kommunicera på nya sätt. Annars riskerar den offentlig förvaltningen att förlora legitimitet.

8 Öppen data Kartor, ekonomiska data, befolkningsdata, protokoll, miljödata, tidtabeller offentlig förvaltning har mängder av data i sina gömmor. I teorin är den tillgänglig (offentlighetsprincipen). I praktiken ligger informationen låst i stängda databaser som är svårtillgängliga för allmänheten

9 Öppen data Varför öppen data? Värdet av information ökar om informationen är spridd. Företag, privatpersoner eller organisationer kan förädla informationen och skapa mervärde. Fri data främjar innovation

10 Koppling regionala insatser Kopplingar till regionala strukturfondsprogrammets insatsområde Tillgänglighet och specifikt fokusområdet Ett utvecklat informationssamhälle Blekinges nya tillväxtresa Bidra till utvecklingen av lokal och regional ITstrategi. Bidra till effektivisering av organisationer i termer av bland annat e-tjänster, e-förvaltning och e-myndighet.

11 Projektets organisation Projektstyrelse Styrgrupp Projektledning Aktivitetsansvarig Projektadministration Innovationsteam och projektmedarbetare Löpande utvärdering av Tillväxtverket (Thomas Wennström)

12 Medfinansering X-ovation Projektägare NetPort.Karlshamn AB Karlshamns Kommun (utvecklingsarena, 3,2 mkr) Region Blekinge Blekinge Tekniska Högskola Malmö högskola (Centrum för teknikstudier) Habit Music, High Grapich, Telecom City, Avalon Systems, HSO Blekinge (samverkanspartners).

13 Framgångar På kort tid attraherat vitt skilda verksamheter inom kommunen Unikt genom fokus på att utveckla de processer som krävs för att en deltagardriven verksamhet ska bli beständig I grunden förändrat attityder till sociala medier och andra tekniker för deltagardriven utveckling Utvecklingsarenor/innovationsteam Rollförändringar i medborgarkontor/bibliotek Ledningen har godkänt projektet och gett det legitimitet samtidigt som engagemanget kommer på gräsrotsnivå. Gräsrötterna bjuds in med en öppen inbjudan. Organisationen förändrar sig internt för att möta nya krav Triple Helix

14 Hinder och fallgropar Plattformar/verktyg för 2006 fungerar inte för 2010 Säkerheten först Skepsis/okunskap mot sociala media Behov av checklistor/regler Otydlighet/felaktiga förväntningar på X-ovation Deltagardriven utveckling leder till långa projektstarter, oklara framsteg och frustration hos den deltagande organisationen och internt i X-ovation Hanterar fler projekt än vad vi klarar av Organisationen förändras inte när nya behov uppstår Ledningen i det deltagande projektet ger inte tydligt sin välsignelse

15 Praktikfall Organisationer som från början har en tydlig serviceinriktning har lättare att ta till sig X- ovation. Samråd via digital och analog blogg kring innehållet i nytt biblioteks- och kulturhus Kommundag, Parkbänk 2.0 Näringslivsenheten Musikskolan HUT-portal

16 Forskning inom X-Ovation 3 forskare direkt involverade (projektledningen) Pirjo Elovaara - universitetslektor, Sektionen för planering och mediedesign, BTH Kajsa Petersson - forskande universitetsadjunkt, Sektionen för management, BTH Linus de Petris - kommundoktorand, Karlshamns kommun, BTH Forskningsfrågor Kunskaps-, förändrings- och lärandeprocesser i relation till IKT Participatory Design E-förvaltning Vardagsinnovationer Sociala medier

17 Inflytande Medborgarundersökningen från SCB 2008 visar ett nedslående resultat för Karlshamn: 38 av 100* Resultatet är trots det i paritet med riksgenomsnittet: 40 av 100* * Helhetsbetyg för Nöjd-Inflytande-Index på en skala som avser att mäta hur medborgare ser på möjligheterna till inflytande på kommunens verksamheter och beslut

18 Min forskning Aktionsforskning i kommunal kontext Det empiriska arbetet fokuserar på design och utveckling av e- förvaltning Forskningen blir således ett utvecklingsarbete i triple helix-anda Specifika mål för forskningen: utforska hur öppen data och öppen samverkan påverkar design, innovation och utveckling av e-tjänster studera Internets utveckling generellt och webbens specifikt i relation till kommunal IT- och e-förvaltningsutveckling presentera en förståelse för kommunal IT-arkitektur och IT- Infrastruktur och e-förvaltning som en ekologi i behov av ett holistiskt och kolaborativt tillvägagångssätt för design och utveckling relatera tekno- och kognitionsvetenskapliga teorier om hur teknik utökar och (om)konfigurerar vårt medvetande design av e- förvaltning

19 Frågeställningar Intressanta frågeställningar som har väckts: o Hur kommer vi att förstå deltagande i design av e-förvaltning? o Vem är framtidens designer(s)? o Vilken skillnad är det och bör det vara på o Förståelser av arkitektur och infrastruktur o Design av e-fövaltning för att främja innovation o Deltagande till vilken nivå - finns det plats i det nuvarande systemet? *Study on the Social Impact of ICT, Topic Report 3 (D7.2), April 2010, Universität Siegen, Fachbereich Wirtschaftsinformatik und Neue Medien, Germany

20 Sociala medier, vad är grejen? Behöver vi en policy för sociala mediers användning för kommunens medarbetare har vi plötsligt börjat misstro vår egen värderingsförmåga? Hur kan vi använda sociala medier strategiskt i kommunal verksamhet? Kan vi utnyttja kunskapspotentialen i deltagar- och medskapandekulturer i sociala nätverk för att stärka innovationskraften i vår verksamhet? Hur kan öppen data och öppen dialog bidra till bättre underlag för beslut, för att skapa innovationskraft och för utveckling av användbara e-tjänster? Vilken förväntan finns det på e-förvaltning och sociala medier? Hur kommer det sig att det finns en större tilltro till sociala medier än på e-förvaltning?

21 Vilken värld lever du i? "Uppgifter på nätet kan leda till förföljelser som kan gå över till den verkliga världen. [...] Publicera inte uppgifter om dig själv som du inte kan stå för i verkliga världen." "e-förvaltning handlar inte om teknik" "Nätmobbning" "Nättrakasserier" "Internet är precis samma sak som i fysiska världen. Det är ingen skillnad i ansvarsfrågor och det verkar som att många har svårt att fatta det" - Rikskriminalpolisen Sveriges Kommuner och Landsting, hämtat Datainspektionen, hämtat

22 Fritt fram, här är en checklista 1. Det bör finnas ett uppdrag från chefen för att en anställd ska kunna använda sociala medier i tjänsten. Med detta beslut klargörs att personen använder sociala medier som anställd och inte som privatperson. 2. Kommunen bör utse vilka personer som får skriva på sociala medier för kommunens räkning, på ungefär samma sätt som man utser publicister på hemsidor. 3. Kommunen bör ha en förteckning på den egna webbplatsen över vilka externa webbplatser, t ex Facebook och Twitter som kommunen är aktiv på. 4. Om politiker i kommunen vill länka från kommunens webbplats till exempelvis sin privata blogg eller sitt partis webbplats går det bra. Beslutet om detta ligger hos den som ansvarar för kommunens webbplats. Men det bör klart och tydligt framgå att åsikterna som framförs på till exempel bloggen inte är kommunens egna utan den enskilde politikerns. 5. Kommunen måste fatta gallringsbeslut om att till exempel svar på ett twitterinlägg, Facebook-inlägg eller andra inkomna kommentarer på de sidor man är aktiv på inom sociala medier får gallras (tas bort) fortlöpande. Samma sak gäller för den information som kommunen själv skapat i ett socialt medium.

23 Fritt fram, här är en checklista 6. För att dokumentera själva mediet bör man en gång i halvåret eller inför stora förändringar spara skärmdumpar från de sidor man är aktiv på. 7. Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på sociala medier. 8. Brottsligt material ska kommunen ta bort, som till exempel hot eller hets mot folkgrupp m.m. 9. Anställda som använder sociala medier i det privata får skriva om kommunens verksamhet. Yttrandefrihet och meddelarfrihet gäller även här. (Läs mer i SKL:s bok Lojalitet och yttrandefrihet) 10.Det kan i kommunen finnas regler för hur anställda får använda sociala medier på arbetstid. Här är det upp till varje arbetsgivare att bestämma vilka regler som ska gälla.

24 Internet o personliga kontakter