Protokoll fört vid ordinarie föreningsstämma i Uppvallens Samfällighetsförening den 18 april 2014 i Lofsdalen.

Transkript

1 Protokoll fört vid ordinarie föreningsstämma i Uppvallens Samfällighetsförening den 18 april 2014 i Lofsdalen. Protokoll nr Stämmans öppnande och val av ordförande och sekreterare vid stämman Samfällighetsföreningens sekreterare Stefan Forslund hälsade de närvarande välkomna till årets stämma. Stämman hade samlat 52 st närvarande fastighetsägare (34 st från övre och 18 st från nedre området ) och totalt inkl. familjemedlemmar 72 personer. Stämman valde Jan Örnevik som ordförande och Stefan Forslund till sekreterare för stämman. 2 Kallelse till stämman samt godkännande av dagordningen och röstlängd Konstaterade stämman att kallelse genom utskick skett inom behörig tid. Ordföranden ville göra ett tillägg till punkt 14 övriga frågor, Olovs byggplaner. Stämman godkände ändringen av dagordningen och i övrigt dagordningen som framgått av kallelsen. 3 Val av två justeringsmän tillika rösträknare Valde stämman Annita Pettersson och Tore Persson att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 4 Styrelsens årsredovisning (bilaga 2 och 3) och revisorernas berättelse Styrelsen hade i samband med kallelsen lämnat en verksamhetsberättelse för På frågan från ordföranden om alla hade läst verksamhetsberättelsen samt om någon hade synpunkter eller frågor om förvaltningsberättelsen eller samfällighetens ekonomi. Erik Wilhelmsson ställde frågan hur överskottet från skogsavverkning blivit bokfört och fick svaret att överskottet intäktsförts 2013 men att motsvarande belopp reserverats i bokslutet för att nyttjas 2014 för fortsatt skogsvårdatt. Då inga fler frågor fanns att besvara så beslutade stämman godkänna styrelsens förslag till disposition av resultatet innebärande; Vägsamfällighetens överskott kronor , balanseras mot tidigare års överskott kronor , tillsammans ett överskott av kronor Vattenverkets överskott kronor , balanseras mot tidigare års underskott kronor , tillsammans utgörande ett underskott av kronor Övriga tillgångar enligt balansräkningen. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning Ebbe Träskman läste upp revisorernas berättelse och där de tillstyrker att resultaträkningen och balansräkningen fastsälls och att årets vinster balanseras till nästa räkenskapsår att styrelsen beviljas ansvarsfrihet för den tid som berättelsen omfattar. 1

2 Såväl styrelsens som revisorernas berättelser lades därmed till handlingarna. 5 Ansvarsfrihet för styrelsen Beslutade stämman i enlighet med revisorernas förslag, bevilja ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna verksamhetsåret. Beslutet var enhälligt. 6 Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna Motion från Lodjuret 7, lodjuret 8 samt Björnen 5 ang. halverad ersättning till fötroendevalda inom Uppvallens Samfällighet. Fråga uppkom hur andra föreningar i Lofsdalen ersätts. Alf Lejdemyr besvarade frågan med att alla föreningar har olika upplägg och olika sätt att sköta sina Samfälligheter. Vissa föreningar köper sina tjänster medan andra som vi, sköter allt inom styrelsen. Lena Danielsson, ordförande i valberedningen, redovisade ett förslag på ersättning till förtroendevalda: styrelse, suppleanter, revisorer och valberedning för 2014, Reseersättningar: För alla förtroendevalda gäller att kostnader för de faktiska resor som erfordras för uppdragets fullgörande, ersätts enligt Skatteverkets normer för skattefria resor. Resor verifieras i reserapport till kassören. Ersättningen för bilresor är för innevarande år 18:50 kr/mil. Beträffande ersättning till styrelsesuppleanter förordar valberedningen att suppleanter uppmuntras att följa styrelsearbetet och därmed uppkommer ev även resor för dem. Telefonersättning: Telefonkostnader uppkommer mer eller mindre för samtliga förtroendevalda. Ersättning för dessa utgår enklast med ett fast belopp/förtroendevald, exempelvis 300 kr. Förslaget stöddes av våra revisorer Alf Lejdemyr och Ebbe Träskman samt från Björn Carlström som är auktoriserad revisor. Valberedningens förslag beslutades enhälligt och motionen avslogs av stämman. Motion från Annita Pettersson angående förslag betr. disponering av föreningens årliga städdag. Stämman beslutade att städdagen avslutas med korvgrillning vid spårcentralen kl 13:30. Ingen avgift tas ut för dem som inte deltar på städdagen. Erik Wilhelmsson föreslår att kontaktpersonerna för resp områden samlas av styrelsen dagen innan städdagen och får direktiv och kommer med förslag om vad som behöver göras under städdagen. Förslag på åtgärder samt påminnelse om städdagen, noteras på vår hemsida innan städdagen. Naturligtvis kan städning ske även vid andra tillfällen än på städdagen. Stämman beslutade som tidigare år, att kvällen avslutas med grillkväll vid Bystugan med egen medhavd mat och dryck. Motion om rekommendation till fastighetsägare att ta ned träd över 10 meter på sina tomter för att få utsikt för de hus som finns bakom. Styrelsen stöder motionen och ber att alla som vill få hjälp med detta, vänder sig till ansvariga i styrelsen. I samband med den fortsatta gallringen på grönområdet, som kommer att utföras under sommaren, kan dessa träd fällas samtidigt. 2

3 7 Ersättning till styrelsen, revisorerna och valberedningen Valberedningens förslag till ersättningar beslutades av stämman. Se pkt 6 ovan. 8 Styrelsens förslag till budget (bilaga 4) samt debiteringslängd Styrelsen föreslår oförändrade avgifter 2014 Beslutade stämman om utdebitering enligt styrelsens utsända förslag till budget innebärande: Fastighet ansluten till kommunalt vatten Kommunalt vatten obebyggd Fastighet ansluten till Samfällighetens vattenverk Samfällighetens vatten obebyggd kr kr kr varav 1000 kr till vattenverket kr Betalning skall ske senast Val av styrelse Beslutade stämman enligt valberedningens förslag att, Stefan Forslund och Hans Claesson omvaldes som ordinarie ledamöter på två (2) år. Anders Ericsson och Jan Örnevik har en mandattid på ytterligare ett (1) år Som styrelsens ordförande valdes Jan Örnevik Fyllnadsval till styrelsen på ett (1) år valdes Claes Gavelin, Som suppleanter på ett år omvaldes Lola Lemberger och Per Falk samt nyval av Bengt-Erik Eriksson. Ovanstående helt enligt valberedningens förslag. 10 Val av revisorer Beslutade stämman enligt valberedningens förslag att som ordinarie revisorer välja, Lena Danielsson och Ossi Räsänen och som revisorsuppleant Björn Carlström. 11 Val av valberedning Till valberedning valde stämman som ordinarie, nyval av Annika Turesson och Anders Bylander och som suppleant Mirjam Hegert. 12. Grönområdet Rapportering från avverkningen Stefan redovisade att vi fått ett nettoöverskott på kr från skogsavverkning som gjordes under vintern. Summan kommer att nyttjas för fortsatt skogsvård under sommaren Den fortsättning som utfördes under försommaren blev inte som avtalats med Stora Enso. Uppgörelse har träffats med Stora Enso och någon kostnad (ca kr)för det utförda arbetet kommer inte att krävas från bolaget. Policy för skogsvård. Uppföljning På vår hemsida finns att läsa om vår policy för skogsvård som den enskilde får göra. Den påbörjade inventeringen och skötseln av skogen kommer under sommaren att följas upp med annan entreprenör som har mindre maskiner och utföras på ett mer skonsamt sätt. 3

4 Ni som har funderingar om fällning av träd på den egna tomten eller synpunkter på grönområdet vänder sig till sina kontaktpersoner eller till ansvariga i styrelsen i dessa frågor. På vår hemsida finns kontaktuppgifter. Observera att borttagning av vindfällen kommer att utföras av entreprenör och får inte utföras av enskild person eftersom Samfällighetens försäkring ej gäller vid eventuella olyckstillbud. 13 Information om nya sopbehållare Styrelsen har haft fortsatta kontakter med kommunen angående det förslaget om nedgrävda sopkärl och fått till svar att inget beslut finns om när detta skall ske. Rutiner för sophämtning En påminnelse om att de sopbehållare som nu finns utställda på respektive områden endast är avsedda för brännbara hushållssopor och att glas, plåt, plast mm skall sorteras och lämnas vid återvinningsstationen i bycentrum. Övrigt grövre avfall som vitvaror, byggmaterial, möbler, skidutrustning, mm skall lämnas på kommunens sopstation som ha öppet onsdagar och söndagar och ej i och utanför våra containers 14 Övriga frågor Matrikel på hemsidan Vår medlemsmatrikel finns uppdaterad och upplagd på vår hemsida Användarnamn och lösenord finns angivet i kallelsen till årets stämma. Saknar du dessa uppgifter kontakta styrelsen. Medlemsmatrikeln kommer att uppdateras ett antal gånger under året. Vår hemsida på nätet uppdateras kontinuerligt och adressen är: Kontaktuppgifter med styrelse och kontaktpersoner finns på hemsidan. Förslag till gemensam röj- och städdag Beslutade stämman att gemensam röj/städdag anordnas lördagen den 2 augusti 2014 med sedvanlig korvlunch vid Spårcentralen /Uppvallen. Ytterligare uppgifter kommer att finnas på vår hemsida inför städdagen. Olov Näslunds byggplaner väster om övre Uppvallen BR1 Lena Danielsson informerade om de kontakter som styrelsen haft med kommunen och om de skisser till detaljplaneförslag som föreligger. Vidare informerade Lena om hur dragningen av ärendet kommer att ske framgent. Det fanns även ett antal ritningar upptryckta över det planerade området att titta på under mötet. För de som vill ha mer och fortsatt information om ärendet hänvisas till kommunens hemsida: > Kommunal service > Bygga & bo > Samhällsplanering > Detaljplaner > Planer under samråd. Kommunen kommer under våren att besöka området på plats och återkomma till styrelsen i frågan. Kjell Nyström, som är boende på Gulärlan, informerade om att han kommer att överklaga ärendet och erbjöd sig att skicka information till dem som vill ha. 15 Meddelande om tillgänglighet för stämmoprotokollet Protokollet från stämman kommer att finnas på vår hemsida. 4

5 Dock kommer möjlighet att få det brevledes men då måste detta anmälas till sekreteraren. 17 Stämmans avslutande Då inga fler frågor fanns att behandla tackade ordföranden de närvarande för visat intresse och förklarade årets stämma avslutad samt att vi skulle gå över till stämman i Uppvallens Stugägarförening efter en kort paus. Vid protokollet Stefan Forslund Sekreterare Justeras Jan Örnevik Annita Pettersson Tore Pettersson Ordförande Justerare justerare 5