Social- och hälsovårdsväsendets verksamhetsberättelse 2015

Transkript

1 KOKKOLA KARLEBY Social- och hälsovårdsväsendets verksamhetsberättelse 2015 Social- och hälsovårdsnämnden

2 Innehållsförteckning 1. Invånarnas hälsa och välfärd Social- och hälsovårdsväsendets ekonomi Kvalitetsledning Kvalitetssystem för social- och hälsovårdsväsendet i Karleby Ledningssyner Självutvärderingar och interna auditeringar Utveckling av processerna Klient- och patientsäkerhet Klientinflytande och responssystem Klient- och anhörigråd inom serviceboende och institutionsvård Responssystem Negativa händelser, klagomål och anmärkningar Intern tillsyn och riskhantering Äldreomsorgen Social- och handikappservice Hälsovårdstjänster

3 Årsöversikt 2015 Strävan efter en genomgripande reform av servicesystemet, genomförande av en integration av tjänster inom social- och hälsovården, stärkande av basservicen och minskningen av hälsoskillnader har inverkat starkt på den dagliga verksamheten inom servicesektorn för socialoch hälsovården både på nationell nivå och också inom social- och hälsovårdsservicen i Karleby. För att genomföra reformer ska det stiftas en ny lag om ordnandet av social- och hälsovården. Beredningen av social- och hälsovårdsreformen har framskridit snabbt efter riksdagsvalet våren Regeringen stakade ut i samband med att regeringsprogrammet gavs ut i maj att reformen av social- och hälsovården genomförs som en fullständig horisontal och vertikal integration av tjänsterna samt genom att stärka bärkraften hos de som tillhandahåller tjänster. Målet är en smidig helhet och reformen anses ha en betydande inverkan på hållbarhetsgapet i den offentliga ekonomin. Enligt regeringsprogrammet ska ordnandet av social- och hälsovårdstjänster överföras i början av 2019 till de 18 självstyrande områdena i landet. Inom social- och hälsovården i Karleby har man därför styrt en betydande del av utvecklingsinsatserna till att genomföra reformen i enlighet med de nationella riktlinjerna. Vid sidan av beredningen av social- och hälsovårdsreformen på lång sikt har också den allt stramare kommunala ekonomin i både Karleby och Kronoby framtvingat snabba strukturella och funktionella förändringar och att på så sätt försöka få till stånd besparingar på kort tid. Beredningen av de funktionella och strukturella förändringarna på lång och kort sikt har bundit upp en betydande del av utvecklings- och ledningsresurserna inom verksamhetsområdet för social- och hälsovården. I Mellersta Österbotten har man redan länge sett behovet av ett servicesystem som integrerar tjänsterna i enlighet med riktlinjerna i regeringsprogrammet. Sjukvårdsdistriktets medlemskommuner har konstaterat att det inte är praktiskt möjligt att skapa smidiga servicekedjor och ett klient- och patientorienterat servicesystem eller att stärka basservicen utan en organisationsreform. Det är inte heller möjligt att bryta den oroande utvecklingen av social- och hälsovårdens utgifter och anpassa det till en nivå som motsvarar den ekonomiska bärkraften hos kommunerna i området utan en betydande omorganisering av servicen. Medlemskommunerna inom Mellersta Österbottens sjukvårdsdistrikt godkände det ändrade grundavtalet i december. Enligt avtalet kommer de social- och hälsovårdstjänster som erbjuds av sjukvårdsdistriktets medlemskommuner att överföras i sin helhet till en gemensam regional serviceorganisation i början av Beredningen av lagen om ordnandet av socialoch hälsovården ger riktlinjer och ramvillkor för genomförandet av ändringarna i servicesystemet i Mellersta Österbotten. Den reform och de ändringar som genomförs i servicesystemet för social- och hälsovården i regionen är av avgörande betydelse. Regionala reformer och lösningar har diskuterats aktivt inom social- och hälsovårdsnämnden i Karleby, tjänsteinnehavarledningen och arbetstagare har under I slutet av 2015 inleddes beredningen av ibruktagandet av ett elektroniskt system med servicesedlar samt att utvidga modellen med servicesedlar i samarbete med Jyta området. Ibruktagandet av ett system för videosamtal har också pilottestats och förberedelser för införandet av systemet i en större skala genomförs genom ett omfattande regionalt samarbete. Tjänster som är oberoende av tid och plats kommer att bli allt vanligare i framtiden och social- och hälsovårdsväsendet i Karleby vill vara innovativ och ta del av planeringen och införandet av dessa. Hand i hand mot ett klientorienterat och integrerat servicesystem Jussi Salminen social- och hälsovårdsdirektör 3

4 1. Invånarnas hälsa och välfärd Befolkningens hälsa följs bl.a. via sjuklighetsindex och arbetsoförmåga samt brukade hälsovårdstjänster. Thl:s sjuklighetsindex beskriver sjukligheten bland befolkningen i kommunerna och regionerna i förhållande till nivån i hela landet. I indexet har man beaktat sju olika sjukdomsgrupper och fyra olika viktningssynvinklar ur vilka sjukdomarnas betydelse uppskattas. I indexet viktas förekomsten av varje sjukdomsgrupp utifrån den aktuella sjukdomsgruppens betydelse med tanke på befolkningens dödlighet, arbetsoförmåga, livskvalitet och kostnader för hälsooch sjukvård. Indexets värde är större ju vanligare sjuklighet är i regionen. Indexvärdet för hela landet under det sista året i tidsserien är 100. Genom standardisering kan ålders- och könsstrukturens inverkan på indextalet elimineras och därmed är det möjligt att göra regionala jämförelser oavsett de skillnader i ålders- och könsstrukturen som förekommer mellan de olika regionerna. I Karleby är sjuklighetsindexet högre än i övriga landet i genomsnitt. I Kronoby är indexet betydligt lägre än landets genomsnitt. Vid jämförelse av enskilda sjukdomar är indexet för kranskärlssjukdomar högre i de båda kommunerna än i landet i genomsnitt, det samma gäller för indexet för cerebrovaskulära sjukdomar i Kronoby och indexet för mental hälsa och demens i Karleby. Det finns flera orsaker till skillnaderna mellan sjukligheten. Framförallt rökning och riklig alkoholkonsumtion är levnadsvanor som ökar risken för sjukdomar. Befolkningens åldersstruktur, sysselsättningsläge samt utbildnings- och inkomstnivå inverkar också på sjukligheten. Många hälsorisker och sjukdomar är vanligare bland lågutbildade, låginkomsttagare och långtidsarbetslösa. När man jämför indextalen är det viktigt att beakta att även en välfungerande hälso- och sjukvård kan framstå som högre sjuklighet om sjukdomar upptäcks tidigt och screening och behandling av sjukdomar är effektivt. 4

5 Förändringen av sjuklighetsindex Karle- Fin- Kronoby I Karleby har det ålderstandardiserade sjuklighetsindexet börjat stiga efter 2005 jämfört med landet i genomsnitt. I Karleby har 745 personer i olika ålder svarat under på Den regionala hälso- och välfärdsundersökningen (ATH) som koordineras av Institutet för hälsa och välfärd (THL). Med hjälp av undersökningen samlas uppföljningsinformation om centrala fenomen bland befolkningsgrupper som inte finns att få i register. Bland dessa kan nämnas invånarnas levnadsvanor och erfarenheter. Av respondenterna upplever 44,8 procent att hälsan var medelmåttig eller dålig. Motsvarande siffra är 38 procent för hela landet. Andelen personer som har haft depressionssymtom som varat i minst två veckor är 27,6 procent av respondenterna (i hela landet 25,4 procent). Andelen personer som har kranskärlssjukdom är 8 procent (hela landet 5,1 procent). Av respondenterna bedömer 31 procent att de har nedsatt arbetsförmåga varav 42 procent är över 55 år. En fjärdedel av respondenterna över 75 år upplever att de har stora svårigheter att klara av vardagliga sysslor och en tredjedel av dessa anser att de inte får tillräckligt med hjälp. En femtedel av respondenterna är överviktiga (viktindex 30). Andelen personer som motionerar på fritiden är 76 procent av respondenterna men endast 12 procent följer de allmänna rekommendationerna för uthållighetsträning och styrketräning. I fråga om kost fästs uppmärksamhet vid att invånarna äter för lite grönsaker och vegetabiliska oljor. En tredjedel av respondenterna uppger att de äter lite grönsaker. Andelen personer som inte alls har använt vegetabiliska oljor eller matfetter under den senaste veckan är 30,6 procent av respondenterna (38 procent av männen). Av respondenterna röker 15 procent dagligen. En fjärdedel uppgav att de använder för mycket alkohol. 5

6 2. Social- och hälsovårdsväsendets ekonomi 2015 Allmänt Stadsstyrelsen godkände dispositionsplanen för budgeten för social- och hälsovårdsväsendet för Stadsstyrelsen förutsatte 2015 att sektorerna gör strukturförändringsutredningar för att se till att ekonomin hålls inom de strama ramarna. Verksamhet/Karleby I Karleby uppgick den totala ökningen av kostnaderna till euro, d.v.s. 3,4 procent, och den fördelade sig på följande sätt: personalutgifter euro, upphandling av tjänster euro, understöd euro och övriga verksamhetskostnader euro. I fråga om kostnadsslaget material, förnödenheter och varor ökade utgifterna med euro. Intäkterna var oförändrade jämfört med föregående år. Karlebys nettobudget underskreds med euro. Tack vare de anpassningsåtgärder som vidtogs och återbäringarna från den specialiserade sjukvården i slutet av året var resultatet 1,77 miljoner euro bättre än prognosen. Verksamhetskostnaderna ökade med 3,4 procent i Karleby. Administration - Verksamhetsintäkter och verksamhetskostnaderna överskreds eftersom projekt underställdes administrationen. Verksamhetsbidrag var 6 procent bättre än året innan. Socialt arbete - Inflödet av intäkterna överskred målen med 8,2 procent men det var ändå 4,6 procent mindre än året innan. Verksamhetskostnaderna motsvarade det förväntade med beaktande av behovet av tilläggsanslag. I sin helhet ökade kostnaderna från föregående år med euro. Det ursprungliga anslaget för kommunandelen för arbetsmarknadsstödet var euro men det höjdes dock med ett tilläggsanslag på euro. Största orsaken till att anslaget för kommunandelen har ökat är en lagändring som har lett till kostnader för personer som varit arbetslösa i 300 dagar. Handikappservice - Målet för inkomstutvecklingen överskreds klart. Verksamhetskostnader ökade med 12,2 procent. Ökningen beror på boendeservice och ökat ekonomiskt stöd. Behovet av personlig assistans och stödtjänster har alltjämt ökat. Dessutom bör det beaktas att detta var det första verksamhetsåret för gruppboendet i Mesill och att klienterna behövde betydligt mer vård än planerat. Kostnaderna för gruppboendet överskreds trots ett tilläggsanslag på euro men verksamhetsbidraget blev något bättre än väntat trots att intäkterna överskreds. Äldreomsorg - Intäkterna har minskat från året innan med cirka euro men de överskred det budgeterade ändå med cirka euro. Verksamhetskostnaderna steg från året innan med 7,5 procent men budgeten överskreds med 0,3 procent med hänsyn till tilläggsanslaget. De största utmaningarna påträffades inom boendeservice och institutionsvård eftersom personalens sjukfrånvaro har ökat. En övergång till s.k. lättare tjänster med hjälp av servicehandledning betonas ständigt och det innebär att omfattningen av s.k. tunga tjänster kan minska. Hemvård och stöd för närståendevård - Verksamhetsintäktsutfallet var gott. Ökningen uppgick till över 21 procent. Verksamhetskostnaderna har sjunkit från nivån för 2014 med 0,5 procent men överskred budgeten med 2,3 procent. Utvecklingen följer äldreomsorgsstrategin. Servicehandledningen har vidareutvecklats och ytterligare effektiviserats. Optimeringen av hemvården har också tagits i bruk. 6

7 Primärvård - Inkomstutvecklingen var nöjaktig. Intäkterna ökade med 2,9 procent men underskred målet med 10,9 procent. Verksamhetskostnaderna ökade med totalt 4 procent. Kostnaderna ökade bl.a. på grund av mun- och tandvårdsjouren. Specialiserad sjukvård - Kostnadsutvecklingen för den specialiserade sjukvården var ytterst god tack vare återbäring från Mellersta Österbottens centralsjukhus. Utgifterna för den specialiserade sjukvården minskade med cirka 0,6 procent. Verksamheten i Kronoby I Kronoby minskade kostnaderna med cirka euro i jämförelse med Inkomsterna ökade mer än väntat på grund av en engångspost som betalats av statskontoret. Nettomålet för budgeten underskreds med euro. Till detta räknas kostnaderna för flyktingverksamheten ( euro) och Kronobys andel av avskrivningarna av förvärvad apparatur, mjukvara och materiel ( euro). Nettounderskridningen för verksamheten i egentlig mening var således euro. Resultatet var bättre än väntat. Förvaltning - Verksamhetskostnaderna sjönk något från året innan. Nettomålet för budgeten iakttogs på ett bra sätt. Socialarbete - Intäkter inflöt betydligt mer än året innan. Inkomsterna för flyktingverksamheten betalas direkt till kommunen. Verksamhetskostnaderna ökade från året innan men utföll enligt det budgeterade. Handikappservice - Inflödet av intäkter överskred budgetmålet. I fråga om kostnaderna överskreds den totala budgeten med 5,5 procent och ökningen var 8,5 procent jämfört med året innan. Äldreomsorg, hemvård och stöd för närståendevård - Intäkterna överskred det budgeterade på grund av en engångspost som betalats av statskontoret. Verksamhetskostnaderna sjönk med 2,2 procent och anslagen underskreds med cirka euro. Primärvård - Budgetmålen för intäktsutfallet underskreds något men ökade med 3,4 procent jämfört med fjolåret. Verksamhetskostnaderna sjönk med 2,9 procent från året innan och underskred det budgeterade med 2,6 procent. Specialiserad sjukvård - Kronobys bruk av och kostnader för den specialiserade sjukvården ökade med 1,6 procent men överskred budgeten med endast 0,9 procent. Bruket av Malmska sjukhuset har minskat. Sammanfattning En strukturförändringsutredning utarbetades våren 2015 för Karleby men det tar tid före förändringar har en synlig inverkan. Ett centralt mål är att skapa förhållanden för att minska behovet av s.k. tunga tjänster genom att satsa på en lättare servicestruktur. I Kronoby var resultat mycket gott i förhållande till budgeten. 7

8 1. Verksamhetsintäkter BG 2015 BS 2015 Tot.-% Överskott/ BS 2014 Ändring Ändring underskott % Verksamhet/Karleby Förvaltning ,1 % ,7 % Socialt arbete ,2 % ,6 % Handikappservice ,1 % ,9 % Socialt arbete och handikapp ,4 % ,1 % Äldreomsorg ,1 % ,3 % Hemvård ,5 % ,2 % Äldreomsorg totalt ,5 % ,8 % Primärvård ,1 % ,9 % Specialiserad sjukvård ,0 % ,0 % Socialt arbete totalt ,6 % ,9 % Hälsovårdsväsendet totalt ,1 % ,3 % Karleby totalt ,3 % ,5 % Verksamhet/Kronoby Förvaltning 0 0 #JAKO/0! #JAKO/0! Socialt arbete ,3 % ,0 % Handikappservice ,1 % ,1 % Socialt arbete och handikapp ,5 % ,9 % Äldreomsorg ,2 % ,7 % Hemvård ,0 % ,5 % Äldreomsorg totalt ,6 % ,1 % Primärvård ,1 % ,4 % Specialiserad sjukvård 0 0 0,0 % ,0 % Socialt arbete totalt ,9 % ,3 % Hälsovårdsväsendet totalt ,1 % ,4 % Kronoby totalt ,3 % ,3 % Social- och hälsovårdsnämnden totalt Förvaltning ,1 % ,7 % Socialt arbete ,4 % ,7 % Handikappservice ,2 % ,6 % Socialt arbete och handikapp ,3 % ,8 % Äldreomsorg ,4 % ,9 % Hemvård ,3 % ,4 % Äldreomsorg totalt ,0 % ,0 % Primärvård ,1 % ,0 % Specialiserad sjukvård ,0 % ,0 % Socialt arbete totalt ,4 % ,8 % Hälsovårdsväsendet totalt ,1 % ,0 % Nämnden totalt ,4 % ,9 % Bokslut 2015 Ekonomiförvaltning/Tommi Koskinen 8

9 2. Verksamhetskostnade BG 2015 BS 2015 Tot.-% Överskott/ BS 2014 Ändring Ändring underskott % Verksamhet/Karleby Förvaltning ,6 % ,2 % Socialt arbete ,9 % ,7 % Handikappservice ,0 % ,2 % Socialt arbete och handikapp ,4 % ,8 % Äldreomsorg ,3 % ,5 % Hemvård ,3 % ,5 % Äldreomsorg totalt ,9 % ,7 % Primärvård ,1 % ,0 % Specialiserad sjukvård ,2 % ,6 % Socialt arbete totalt ,5 % ,7 % Hälsovårdsväsendet totalt ,3 % ,0 % Karleby totalt ,3 % ,5 % Verksamhet/Kronoby Förvaltning ,7 % ,6 % Socialt arbete ,5 % ,0 % Handikappservice ,5 % ,5 % Socialt arbete och handikapp ,7 % ,6 % Äldreomsorg ,3 % ,2 % Hemvård ,0 % ,8 % Äldreomsorg totalt ,2 % ,9 % Primärvård ,4 % ,9 % Specialiserad sjukvård ,9 % ,6 % Socialt arbete totalt ,4 % ,6 % Hälsovårdsväsendet totalt ,4 % ,2 % Kronoby totalt ,0 % ,4 % Social- och hälsovårdsnämnden totalt Förvaltning ,1 % ,4 % Socialt arbete ,1 % ,7 % Handikappservice ,6 % ,8 % Socialt arbete och handikapp ,4 % ,2 % Äldreomsorg ,7 % ,7 % Hemvård ,4 % ,9 % Äldreomsorg totalt ,6 % ,8 % Primärvård ,5 % ,1 % Specialiserad sjukvård ,7 % ,4 % Socialt arbete totalt ,2 % ,7 % Hälsovårdsväsendet totalt ,5 % ,9 % Nämnden totalt ,2 % ,0 % Bokslut 2015 Ekonomiförvaltning/Tommi Koskinen 9

10 3. Verksamhetsbidrag BG 2015 BS 2015 Tot.-% Överskott/ BS 2014 Ändring Ändring underskott % Verksamhet/Karleby Förvaltning ,5 % ,0 % Socialt arbete ,3 % ,2 % Handikappservice ,5 % ,2 % Socialt arbete och handikapp ,9 % ,8 % Äldreomsorg ,6 % ,3 % Hemvård ,7 % ,2 % Äldreomsorg totalt ,1 % ,7 % Primärvård ,4 % ,1 % Specialiserad sjukvård ,2 % ,8 % Socialt arbete totalt ,9 % ,4 % Hälsovårdsväsendet totalt ,9 % ,8 % Karleby totalt ,9 % ,5 % Verksamhet/Kronoby Förvaltning ,7 % ,6 % Socialt arbete ,6 % ,0 % Handikappservice ,6 % ,1 % Socialt arbete och handikapp ,7 % ,3 % Äldreomsorg ,8 % ,5 % Hemvård ,9 % ,8 % Äldreomsorg totalt ,5 % ,0 % Primärvård ,4 % ,9 % Specialiserad sjukvård ,9 % ,6 % Socialt arbete totalt ,1 % ,6 % Hälsovårdsväsendet totalt ,6 % ,5 % Kronoby totalt ,4 % ,9 % Social- och hälsovårdsnämnden totalt Förvaltning ,6 % ,4 % Socialt arbete ,8 % ,9 % Handikappservice ,3 % ,8 % Socialt arbete och handikapp ,0 % ,9 % Äldreomsorg ,5 % ,1 % Hemvård ,0 % ,4 % Äldreomsorg totalt ,3 % ,5 % Primärvård ,5 % ,1 % Specialiserad sjukvård ,7 % ,5 % Socialt arbete totalt ,6 % ,9 % Hälsovårdsväsendet totalt ,9 % ,7 % Nämnden totalt ,8 % ,8 % Bokslut 2015 Ekonomiförvaltning/Tommi Koskinen 10

11 11

12 12

13 3. Kvalitetsledning Enligt 8 i hälso- och sjukvårdslagen ska en offentlig verksamhetsenhet inom hälso- och sjukvården göra upp en plan för kvalitetsledningen och för hur patientsäkerheten tillgodoses. I planen ska samarbetet med serviceproducenterna inom socialvården beaktas i syfte att främja patientsäkerheten. Enligt 47 i den nya socialvårdslagen ska en verksamhetsenhet inom socialvården eller en annan aktör som ansvarar för den samlade verksamheten göra upp en plan för egenkontroll för att säkerställa socialvårdens kvalitet, säkerhet och ändamålsenlighet. Planen ska vara offentligt framlagd, förverkligandet av den ska följas upp regelbundet och verksamheten utvecklas utifrån respons som regelbundet samlas in från klienterna och verksamhetsenhetens personal Kvalitetssystem för social- och hälsovårdsväsendet i Karleby Man fortsatte systematiskt med kvalitetsarbetet inom social- och hälsovårdstjänsterna. En årsplan för kvalitetsarbetet med en tidsplan för de åtgärder som är viktiga med tanke på kvalitetsledningen har varit ett stöd för cheferna. En auditering utfördes för att förnya kvalitetscertifikatet för äldreomsorgen och hälsovårdstjänsterna i Karleby. Vid uppehållsauditeringen utvärderades avancemanget för kvalitetsledningen efter en auditering för att vidmakthålla ett kvalitetscertifikat år Vid auditeringen utvärderades dessutom praxis för och resultat från självutvärderingar, interna auditeringar och ledningssyner, kvalitetsavvikelser, anmärkningar, klagomål och reklamationer samt utvecklingsåtgärder som har vidtagits med anledning av föregående auditering. Av de centrala processerna valdes utskrivningsprocessen, verksamheten inom servicehandledningscentret och processen vid tillnyktrings- och avvänjningsenheten som objekt för auditeringen. Vid intervju av och processerna för ledningen utvärderades hur villkoren för kvalitetscertifikatet har nåtts och läget i fråga om kvalitetsledningen på organisationsnivå. Bilden preciserades genom personalintervjuer. Under tiden för auditeringen gjordes dessutom iakttagelser av verksamheten inom organisationen och av lokalerna. Auditeringen resulterade i att äldreomsorgen och hälsovårdstjänsterna i Karleby fick ett flertal specialomnämnanden på organisationsnivå: utvecklingsarbete genomförs i stor utsträckning och är planenligt det finns vilja att bygga på samarbetet i landskapet samarbetet med Mellersta Österbottens centralsjukhus intensifieras ytterligare inom stödtjänster och vid byggnadsprojekt funktionell planering kring projektet med hälsocentralssjukhuset, effektivering genom processer, klientperspektivet beaktas och personalen aktiveras målinriktat stöd för boende i hemmet planer för ett optimeringscenter och en enhet för rehabilitering i hemmet e-tjänsterna har breddats ytterligare bredbasigt deltagande i ledningssynerna och de har uppfattats som positiva möjlighet till frivillig arbetsrotation positiv inställning till fortbildning 3.2. Ledningssyner Tretton ledningssyner förrättades enligt planen för kvalitetsledningen under tiden De förrättades på följande enheter/verksamhetsställen: Social- och handikappservice: Regnbågen, Siilinpesä, Duuni, Lumikonkoti 13

14 Äldreomsorgen: Hemvård, områdena 3 och 6, servicehandledningscentret, Leporanta, Furuåsen, institutionsboende Hälsovårdstjänster: hälsocentralerna i Kelviå och Lochteå, bäddavdelningarna och Beroendecentret Porten I ledningssynerna deltog social- och hälsovårdsdirektören och servicedirektören för enheten. I synerna deltog också en företrädare för personalen. Personalen företräddes av Päivi Maunula, Toni Korkiala, Eija Korkia-Aho och Päivi Koivisto. I ledningssynerna deltog som företrädare för social- och hälsovårdsnämnden Roy Sabel, Markku Kallinen, Liane Byggmästars och Stefan Högnabba. Som företrädare för enheten/verksamhetsstället deltog de ansvariga personerna, cheferna och personalen på enheterna. Vid ledningssynerna diskuterades enhetens verksamhet, personalbehov, verksamhetsmål och problem. Observerade utvecklingsobjekt Vid ledningssynerna har man kunnat följa hur utvecklingsförslagen från tidigare syner har realiserats. Det har också konstaterats att enheterna har tagit itu med de utvecklingsförslag som har lagts fram. Cheferna på enheterna bär ansvar för genomförandet av de utvecklingsförslag som läggs fram i samband med ledningssynerna och de åtgärder som har vidtagits följs alltid upp vid de därpå följande synerna. Vid synerna kom det fram att man bör ytterligare satsa på att introducera personalen och en utvärdering av introduktionen bör dessutom göras i enlighet med planen och dokumenteras i systemet HRM. Det är också viktigt att förslag på utvecklingen av introduktionen når chefen. Vid synerna konstaterades det också att värderingen av arbetets svårighetsgrad borde ses över och att arbetsbeskrivningarna borde uppdateras. Det förekommer fortfarande brister i utarbetandet av utbildningsplanerna och kartläggningen av kunnandet borde genomföras och användas som grund för utbildningsplanen. Repetitionskurser borde ordnas bl.a. i användningen av systemet Abilita. Ansvariga för användningen av Abilita borde utses i de olika enheterna. Personalen önskar att det skulle ordnas besök på andra arbetsplatser. Personalen upplever att arbetsplatsbesök är det bästa sättet att få nya idéer och verksamhetsmodeller för det egna arbetet. Det är viktigt med tydlig praxis för möten och förmedlingen av information inom enheterna och att personalen åtar sig att följa fastställd praxis. Fastställandet av gemensamma spelregler lyftes fram som ett utvecklingsobjekt. Under ledningssynerna bekantade man sig också med enheternas/verksamhetsställenas lokaler, problemen med inomhusluften och övriga brister samt med behovet av lokaler. På basis av synerna tog man fram utvecklingsförslag och gjorde upp åtgärdsplaner. Arbetarskyddsinspektören kräver att en nödutgång ska anvisas i Boendecentret Porten. Inom äldreomsorgen finns det fortfarande problem med underhållet av hälsovårdens apparater. Även i en extern auditering har man ingripit i det här utvecklingsbehovet. 14

15 Vid synerna beaktades även säkerhetsfaktorer och det diskuterades bl.a. om behovet av väktare vid hembesök. I enheterna finns fortfarande behov av att profilera tjänsterna och utveckla processerna för att säkerställa att servicebeskrivningarna är tillräckligt entydig för klienterna, de anhöriga och för de som arbetar med processen. De centrala processerna ska beskrivas och genomförandet av processerna ska utvärderas och utvecklas. Genom en överföring av uppgifterna är det också möjligt att utveckla tjänster och förbättra tillgången av dem. I många enheter utreds också olika mobila lösningar. Eventuella framtida förändringar i servicenätet och byggandet av det nya hälsocentralssjukhuset diskuterades i ledningssynen och förändringen upplevs delvis som ett hot men också som en möjlighet Självutvärderingar och interna auditeringar Alla enheter för äldreomsorg och hälsovårdstjänster har i enlighet med planen för kvalitetssystemet också under det gångna året utfört självutvärderingar och utifrån dem gjort upp utvecklingsplaner för att vidareutveckla verksamheten och processerna. Tack vare en översyn av kriterierna för kvalitetssystemet så har genomförandet av självutvärderingarna överförts till en elektronisk portal (Laatuportti) som möjliggör en bättre rapportering av kvalitetssystemet i sin helhet under de kommande åren. Inom social- och hälsovårdstjänster i Karleby utfördes vid årsskiftet sammanlagt 11 interna auditeringar. Interna auditeringar utfördes på följande enheter: avdelning 4 på hälsocentralssjukhuset och avdelningen i Terjärv, mottagningen, röntgenavdelningen, hemsjukhuset, servicehandledningscentret, hemvårdsområde 3, hemvårdsområde 4, institutionsboendet i Furuåsen, enheten för tillnyktrings- och avvänjningsvård i Sanbacka och på boendecentret Porten. Det hade fastställts att man vid de interna auditeringarna bör lägga vikt vid enheternas ekonomiförvaltning och resultat. Som interna auditerare agerade chefer och personal inom hälsovårdstjänsterna och äldreomsorgen. För de interna auditerarna hölls innan auditeringarna inleddes ett möte där man på nytt gick igenom anvisningarna för interna auditeringar och gjorde upp ett program för dem. Av auditeringsresponsen framgår att cheferna behöver fortfarande utbildning i ekonomiförvaltning och personalen borde också få utbildning och information om den ekonomiska situationen på enheten. Man bör också fortsätta med produktifieringen på enheterna och statistikföringen bör förtydligas. Social- och hälsovårdsväsendets Tietopakki bör utvecklas ytterligare som en informationskanal och användningen av den bör effektiveras på enheterna så att personalen har möjlighet att få information och delta i utvecklingen av enheten. Utvecklingssamtal bör föras på enheterna i enlighet med riktlinjerna för social- och hälsovårdsväsendet och ytterligare uppmärksamhet ska fästas vid introduktionen av personalen och att utbildningen är planmässig. Värderingen av arbetets svårighetsgrad borde också genomföras på nytt och arbetsbeskrivningarna borde ses över. Det anses finnas behov av att använda vikariesystemet över enhetsgränsern och vikariesystemet borde dessutom utvecklas. 15

16 Det finns ytterligare behov av att förtydliga kontaktytorna för processerna och arbetsfördelningen för att säkerställa att det inte uppstår avbrott i klientens tjänster och ej heller överlappningar. I specialomnämnanden framgår att optimeringen som tagits i bruk inom hemvården upplevs som ett gott verksamhetssätt och den har märkbart effektiverat verksamheten Utveckling av processerna Utvecklingen av processerna ingår som ett viktigt led i den kontinuerliga utvecklingen av verksamheten. I syfte att utveckla processerna inom social- och hälsovårdstjänsterna har det tillsatts två ledningsgrupper för kärnprocesserna och de styr beskrivningen och utvecklingen av de viktigaste processerna i kärnprocessen. Målet med utvecklingen av processerna är att: förbättra klientorientering främja hälsa och välfärd ge stöd på ett tidigt stadium förtydliga verksamhetsformerna förtydliga kontaktytorna för verksamhetsformerna effektivisera det multiprofessionella samarbetet öka professionaliteten öka kostnadseffektiviteten. Under året har man aktivt fortsatt med beskrivningen och utvecklingen av processerna och man har åstadkommit betydande förbättringar. Som exempel kan nämnas att kontaktytorna för processerna har gjorts smidigare och verksamheten inom processerna har strömlinjeformats. Personalen har gett respons på utvecklingen av processerna och fällt kommentarer om att arbetet har förtydligats tack vare de fastslagna verksamhetssätten. I arbetsgrupperna för utvecklingen av processerna har det i slutet av året bjudits in representanter för Jyta området och arbetet för utvecklingen av processerna har inriktats på att samordna verksamheten. 4. Klient- och patientsäkerhet Klient- och patientsäkerhetsarbetsgruppen följer risker som klienterna/patienterna utsätts för och utvecklar patient- och klientsäkerheten. Prioritetsområdena för klient- och patientsäkerheten 2015 har legat på Att aktivt använda och dra nytta av systemet Haipro, inklusive systemets patientapplikation. I nom hela social- och hälsovårdsväsendet gjordes sammanlagt anmälningar via Hai- Pro. Antalet anmälningar om tillbud uppgick till sammanlagt 478, d.v.s. 22,7 procent. Antalet anmälningar inom hälsocentralen uppgick till 409, inom social- och handikappservice till 724 och inom äldreomsorgen till 975. I patientapplikation inkom två anmälningar. De rapporter som Haipro producerar har behandlats i ledningsgrupperna och vid möten på enheterna. Med hjälp av rapporterna har man utvecklat verksamheten och strävat efter att minimera olika risksituationer och risker. 16

17 Ordnandet av webbutbildning i patientsäkerhet för social- och hälsovårdsväsendets personal Webbutbildning i patient- och klientsäkerhet bjuds ut till ny personal och till dem som fortfarande inte har slutfört utbildningen. I introduktionen tas patient- och klientsäkerhetsapplikationen i bruk. Planen för patient- och klientsäkerhet och webbutbildningen har bifogats till introduktionskortet för social- och hälsovården. Användning av indikatorer för att beskriva patient- och klientsäkerheten vid utvärdering av verksamheten. Indikatorer för att beskriva patient- och klientsäkerheten har utnyttjats vid utvärdering och planering. Haipro-anmälningar har behandlats vid enheternas egna möten. THL:s anvisningar för förebyggande av fallolyckor tas i bruk. Inom hemvården har utarbetats en checklista för kontroll av hemmets säkerhet med hjälp av vilken säkerheten i boendemiljön kartläggas. Checklistan ses över med alla nya klienter i samband med bedömningen av servicebehovet (servicehandledning, hemvård). Checklistan uppdateras om det sker plötsliga förändringar i klientens funktionsförmåga eller om klienter flyttar till en ny boendemiljö. Blanketten har utarbetats av arbetsgruppen för SenioriKaste. En egen version av blanketten finns för kommuninvånarna på stadens webbplats och invånarna har informerats om detta. Samarbetet med patientsäkerhetsarbetsgruppen för Mellersta Österbottens centralsjukhus utvecklas. Patientsäkerhetsarbetsgrupperna för Mellersta Österbottens centralsjukhus och social- och hälsovården i Karleby har enligt planen slagits samman i början av Klientinflytande och responssystem 5.1 Klient- och anhörigråd inom serviceboende och institutionsvård Klient- och anhörigråden håller möte 2 4 gånger om året. Syftet med klient- och anhörigråden är att föra fram klientens och de anhörigas synvinklar och åsikter om den dagliga verksamheten på servicehus och se till att deras åsikter når vårdpersonalen och de övriga intressentgrupper som är verksamma i huset, t.ex. kosthållspersonalen. Klient- och anhörigrådet ingår som ett interaktivt led i vårdkulturen på ett servicehus. Det avfattas en promemoria från de möten som klient- och anhörigrådet håller och man återgår alltid till den vid följande möte för att på så vis utvärdera responsen och avancemanget för eventuella utvecklingsförslag. 5.2 Responssystem Responssystemet för social- och hälsovårdstjänsterna i Karleby består av insamlad respons från klienterna (nöjdhetsundersökningar, klientrespons på enheterna och via webbsidorna). Responsen som ges av personalen består av respons utifrån personalenkäter och respons som ges via ledningssynerna. 17

18 Via social- och hälsovårdsväsendets elektroniska klientresponssystem kan patienter ge respons 24/7 och göra en anmälan om en riskhändelse. Klienterna använde systemet för att ge respons 783 gånger under Nedan anförs de gemensamma medeltalen för hela socialoch hälsovårdsväsendet, 1 5 (1= helt av annan åsikt, 5 = helt av samma åsikt) Resultaten av responsen är mycket goda och till och med lite bättre än året innan Jag fick betjäning på mitt modersmål 4,9 4,9 Jag blev väl bemött av personalen 4,7 4,8 Jag fick tillräckligt med information om vården/servicen 4,4 4,5 Integritetsskyddet var tillräckligt 4,7 4,7 Den betjäning som jag fick var god 4,6 4,7 Jag fick tydliga föreskrifter om vem jag ska kontakta vid behov 4,4 4,5 5.3 Negativa händelser, klagomål och anmärkningar Kvalitetsavvikelser är en betydande del av responssystemet. Kvalitetsavvikelserna anmäls till organisationen i form av klagomål, anmärkningar och begäran om utredning. Social- och patientombudsmannens utredning ger också viktig information som kan användas för att utveckla verksamheten. Respons om verksamheten vilken lämnas i responslådorna på enheterna och via webbsidorna tas upp på arbetsplatsmöten och beaktas i utvecklingsplanerna för enheterna. Negativa händelser och tillbud som en klient/patient har råkat ut för rapporteras via systemet Haipro. Under 2015 har det inom social- och hälsovårdsväsendet gjorts Haiproanmälningar (1 343 anmälningar 2014 och anmälningar 2013). Anmälningsaktiviteten har blivit betydligt bättre bland personalen. Det har lett till att man kan allt bättre gå in på djupet i orsaker som leder till farliga situationer Av farliga situationer som anmäldes orsakade 12,8 procent patienten/klienten lindrig skada (13,7 procent, 2014), 3,9 procent måttlig skada (4 procent, 2014) och 0,5 procent allvarlig skada (0,5 procent, 2014). Det förs statistik över klagomål och anmärkningar och olika begäran om handlingar och man drar nytta av de negativa händelserna i det arbete som utförs för att utveckla verksamheten. Karleby hälsocentral Patientförsäkringscentralen tillgång till vård 1 vård bemötande annat sammanlagt i fråga om hälsocentralen vård på MÖCS vård på ett annat ställe Länsläkare (Vasa länsstyrelse, Regionförvaltningsverket) vård

19 bemötande läkarintyg annat Anmärkning i enlighet med lagen om patientens ställning och rättigheter vård bemötande information dataskydd 1 annat 2 5 Polisstationen begäran om journalhandlingar 1 1 Rättsskyddscentralen för hälso- och sjukvården vård Läkemedelsskadeförsäkringspoolen läkemedelsskada 2 2 Försäkringsbolag begäran om papper 1 Valvira begäran om utredning Advokater begäran om papper 1 Handlingar för yrkande om rättelse Besvärsnämnden för olycksfallsärenden Patientskadenämnden vård vård på MÖCS vård på ett annat ställe Handlingar som gäller registeruppgifter Begäran om kontroll av registeruppgifter Begäran om rättelse av registeruppgifter Begäran om kontroll av logguppgifter

20 Social- och hälsovårdsväsendet i Karleby Barnskydd Anmärkning i enlighet med lagen om patientens ställning och rättigheter vård bemötande information dataskydd annat Handlingar som gäller registeruppgifter Begäran om kontroll av registeruppgifter Begäran om rättelse av registeruppgifter Begäran om handlingar Utkomststöd Anmärkning i enlighet med lagen om patientens ställning och rättigheter vård bemötande information dataskydd annat Handlingar som gäller registeruppgifter Begäran om kontroll av registeruppgifter Begäran om rättelse av registeruppgifter Begäran om handlingar

21 Handikappservice Anmärkning i enlighet med lagen om patientens ställning och rättigheter vård bemötande information dataskydd annat Handlingar som gäller registeruppgifter Begäran om kontroll av registeruppgifter Begäran om rättelse av registeruppgifter Klagan Begäran om handlingar 6 4 Underhållstrygghet Anmärkning i enlighet med lagen om patientens ställning och rättigheter vård bemötande information dataskydd annat Handlingar som gäller registeruppgifter Begäran om kontroll av registeruppgifter Begäran om rättelse av registeruppgifter Begäran om handlingar

22 Utlänningsverksamhet Anmärkning i enlighet med lagen om patientens ställning och rättigheter vård bemötande information dataskydd annat Handlingar som gäller registeruppgifter Begäran om kontroll av registeruppgifter Begäran om rättelse av registeruppgifter Begäran om handlingar Familjerådgivning Anmärkning i enlighet med lagen om patientens ställning och rättigheter vård bemötande information dataskydd annat Handlingar som gäller registeruppgifter Begäran om kontroll av registeruppgifter Begäran om rättelse av registeruppgifter Begäran om handlingar

23 Äldreomsorg Anmärkning i enlighet med lagen om patientens ställning och rättigheter vård bemötande information dataskydd annat Handlingar som gäller registeruppgifter Begäran om kontroll av registeruppgifter Begäran om rättelse av registeruppgifter Begäran om handlingar 9 6. Intern tillsyn och riskhantering Karleby stad har gett sektorerna instruktioner om att de bör utföra intern tillsyn enligt de anvisningar som har gjorts upp. Cheferna inom social- och hälsovårdsväsendet har blivit instruerade om att agera i enlighet med de ovan nämnda anvisningarna. Den interna tillsynen baserar sig på förvaltningsstadgan och instruktionen och till chefernas uppgifter hör att övervaka den egna verksamheten och således också sörja för dess riskhantering. Vid social- och hälsovårdsväsendet har intern tillsyn genomförts med hjälp av intern uppföljning och revision. År 2015 har man vid den interna tillsynen särskilt betonat följande faktorer: Personalförvaltning: personalens kompetens har utvecklats planmässigt enligt anvisningarna och som mål har satts att utvecklingssamtalen ska omfatta personalen till 100 procent. användning av respons som man fått genom personalenkäten aktivt samarbete med arbetarskyddet har bedrivits tyngdpunkten i ledningssynen 2015 har legat på att involvera personalen och kommunikation Beslutsfattande: ledande tjänsteinnehavares beslut framläggs för behandling i social- och hälsovårdsnämnden månatligen och på motsvarande sätt granskar de ledande tjänsteinnehavarna de underlydande chefernas beslut månatligen beslut fattas inom ramen för behörigheten och det är viktigt att anföra goda motiveringar som grund för besluten samt att informera parterna om besluten uppdaterade beslut om delegering. 23

24 Ekonomiförvaltning: delårsrapporter om ekonomin och verksamheten utarbetas enligt anvisningarna utgifts- och inkomstutfallet granskas månatligen ekonomiska beslut fattas endast inom ramen för behörigheten utgiftsverifikat sakgranskas och godkänns enligt anvisningarna. Datasäkerhet och dataskydd: Ansvaret för den interna tillsynen av datasäkerheten och dataskyddet har inom social- och hälsovårdsväsendet anförtrotts en dataskyddsarbetsgrupp. Arbetsgruppen har utarbetat anvisningar och arbetssätt relaterade till datasäkerheten och dataskyddet. De dataskyddsansvariga har i samråd med huvudanvändarna för patient- och klientinformationssystemen gjort kontroller av logguppgifter för att övervaka att personuppgifter används på rätt sätt. Det upprättades promemorior från loggranskningarna. Social- och hälsovårdsväsendet skickar rapporter om den interna tillsynen av dataskydd och datasäkerhet till Folkpensionsanstalten årligen. Systemet Granite för webbaserad utbildning i datasäkerhet och dataskydd används för att alla anställda ska ha möjlighet att få utbildning i de olika delområdena inom datasäkerheten. Därför har alla anställda som hanterar klient- och patientuppgifter slutfört en webbaserad kurs i datasäkerhet och dataskydd och avklarat ett sluttest. Systemet Turvaposti (skyddad e-post) har uppdaterats och användningen av systemet har utvidgats. Med hjälp av systemet kan handlingar med känsligt material sändas elektroniskt. Som ett led i intern tillsyn och riskhantering har det med anknytning till Kantatjänster utarbetats en plan för egenkontroll för datasäkerheten och dataskyddet. Tillhandahållare av tjänster inom social- och hälsovården, apotek och självständiga yrkesutövare, Folkpensionsanstalten och producenter av Kantaförmedlingsservice ska utarbeta en plan för egenkontroll. (Föreskrift 2/2015, THL/1305/ /2014). Organisationens datasäkerhet och dataskydd upprätthålls och utvecklas med hjälp av planen. Egenkontroll inom socialvården Enligt socialvårdslagen ska en verksamhetsenhet inom socialvården eller en annan aktör som ansvarar för den samlade verksamheten göra upp en plan för egenkontroll för att säkerställa socialvårdens kvalitet, säkerhet och ändamålsenlighet. Valvira har utfärdat en föreskrift om innehållet i, utarbetandet av och uppföljningen av planen för egenkontroll. Den uppdaterade föreskriften trädde i kraft i början av Inom socialoch hälsovårdsväsendet har det utarbetats för den egna organisationen anvisningar och en blankett för utarbetandet av en plan för egenkontroll. Planen för egenkontroll publiceras på stadens webbplats. Arbetsgrupp för säkerhet och riskhantering Med hjälp av riskhantering ska man sträva efter att avlägsna eller minska riskerna till en godtagbar nivå och samtidigt sträva efter att trygga kontinuiteten i verksamheten. Under 2015 skedde stora förändringar i både Finland och Europa vilka också inverkade direkt på planeringen av säkerheten och beredskapen inom social- och hälsovårdsväsendet. På grund av extensiv invandring blev man tvungna att bedöma bl.a. evakueringsplanen och pandemiplanen på nytt. Dessa utmaningar ökade samarbetet mellan myndigheterna inom kommunen och också i regionen. Samarbetet ska upprätthållas i god anda i samkommunen som grundas. 24

25 Det förekom ett flertal störningar i kommunikationsnätens driftsäkerhet. Störningarna hindrade endera normal telefontrafik eller arbetet med mobiltelefoner och orsakade farliga situationer för klienter som har säkerhetstelefon eftersom larmet inte gick fram. På grund av dessa problem har man inom social- och hälsovårdsväsendet arbetat under en längre tid för att upprätta en beredskapsplan och också för att minska eller avlägsna dessa risker. Lösningarna utgörs av flera olika verksamhetsmodeller för hur man klarar sig i en störningssituation i framtiden, bl.a. genom att utnyttja Dual-sim telefoner, myndighetsnätverk och traditionella trådtelefonanslutningar allt bättre. Arbetsgruppens sammansättning ändrades i början av året så att den nu består av tjänsteinnehavare (servicechefer) från olika sektorer inom social- och hälsovårdsväsendet och arbetsgruppen kan kompletteras vid behov med experter från bl.a. räddningsväsendet och tekniska servicecentret. Syftet med ändringen är att säkerställa att säkerhetsarbetet kan överföras till enheterna. Man har under året strävat efter att utveckla säkerhetskunskaperna bl.a. med hjälpa av rekommendationerna om upprätthållandet av personalens säkerhetskunskaper i vårdinrättningar som upprättats av räddningsverket. Personalens säkerhetsutbildning ska vara planenlig, dokumenterad och regelbunden verksamhet för att säkerställa boende- och patientsäkerheten samt arbetssäkerheten. Enheterna gavs instruktioner för upprättandet av en utredning om utrymningssäkerhet och sektorcheferna är gemensamt ansvariga för upprättandet av en utredning var tredje år eller om verksamheten ändras. Kvalitetssystem som ett led i intern tillsyn och riskhantering Enligt 8 i hälso- och sjukvårdslagen ska en verksamhetsenhet inom hälso- och sjukvården göra upp en plan för kvalitetsledningen. Karleby hälsocentral och äldreomsorgen har beviljats ett kvalitetserkännande utgående från kriterierna i Kvalitetsprogrammet för social- och hälsovården (SHQS) som är i kraft. En uppehållsauditering för kvalitetscertifikatet utfördes för äldreomsorgen och hälsovårdstjänsterna under sommaren Upprätthållandet av kvalitetscertifikatet förutsätter att ett själutvärderingssystem används och att alla enheter inom hälsovårdstjänsterna och äldreomsorgen har utfört omfattande självutvärderingar. Genom att rätta till olägenheterna utifrån de genomförda självutvärderingarna utvecklar man verksamheten. Kvalitetssystemet innehåller förfaringssätt och anvisningar för att reagera mot kvalitetsavvikelser. Kvalitetsavvikelserna följs regelbundet vid arbetsplatsmöten på verksamhetsenheterna och en sammanställning ska göras av kvalitetavvikelserna. Utöver detta utfördes 13 ledningssyner inom social- och hälsovårdsväsendet i början av året i vilka enhetens verksamhet, personalbehov, verksamhetsmål och problem diskuterades. Under ledningssynerna bekantade man sig också med enheternas/verksamhetsställenas lokaler och bristerna i dem samt behovet av lokaler. På basis av synerna tog man fram utvecklingsförslag och gjorde upp åtgärdsplaner. Inom social- och hälsovårdsväsendet används också ett elektroniskt klientresponssystem genom vilket patienter kan ge respons 24/7 och göra en anmälan om en riskhändelse. Klienterna använde systemet för att ge respons 788 gånger under