Maria Högemark och Marta Parzonka, Gruppen för internationell mobilitet Erasmus+ lägesrapport

Transkript

1 Gruppen för Internationell mobilitet Minnesanteckningar från koordinatorsmöte Datum: Tid: kl. 14:30-15:30 Närvarande: Britt Arvidsson, Claudia Wittmer, Maria Sandqvist, Victoria Rosander, Anna Carin Haag, Talia Adamsson, Elisabeth Nygren, Malin Håkansson, Christer Norström, Anton Marra, Sandra Hellstrand Joakim Hellberg, Per Cronholm, Zebine E. Bojler, Suk-hi Cho, Ewa Marklund, Stefan Csillag, Maria Damberg, Erika Höghede, Anu Kokkarinen, Lisa Weingartner, Susanne Benze, Åsa Wedlund, Jenny Rosen, Andreas Bloch, Sofia Andersson, Erik Östling, Maria Lowe Fri, Maria Högemark, Mascha Schepers, Marta Parzonka, Åsa Landes Maria Högemark och Marta Parzonka, Gruppen för internationell mobilitet Erasmus+ lägesrapport Maria informerade om kommande utlysningar: ICM, International Credit Mobility, utomeuropeisk mobilitet ICM startade 2015 och är en del av Erasmus+programmet. Delen avser utomeuropeisk mobilitet och innehåller stipendier. SU har, centralt, ansökt om medel i två omgångar. Till call 2017 inbjuds intresserade institutioner att vara med och skriva en ansökan rörande de länder/lärosäten de vill ha ICMsamarbete med. Fredagen den 30/9 hålls ett informationsmöte om programmet och hur ansökan går till. Intern deadline för ansökan kommer att vara den 31/10. Linnaeus-Palme, LP Linnaeus-Palme är ett program som ska stimulera samarbete mellan universitet och högskolor i Sverige och i låg- och medelinkomstländer. Syftet är att öka internationaliseringen på hemmaplan. På SU sköts LP på institutionsnivå och det är där ansökningarna och studentadministrationen sker. Ansökan måste dock skickas till Gruppen för internationell mobilitet för att sammanfogas till en ramansökan, vilken ska skrivas under av Rektor. Bra att känna till är att budgeten under förra omgången drogs ned med 70%, då SIDA omfördelade dessa biståndspengar till att istället gå till flyktingmottagande. På grund av osäkra budgetförutsättningar och förändrade villkor för Universitets- och högskolerådets Sida-finansierade program flyttar UHR fram ansökningsomgången för LP till den 1 februari Intern deadline är satt till den 9 januari Ansökningsomgången för planeringsresor beräknas öppna under hösten UHR återkommer med mer information. Lärarmobilitet/personalmobilitet Det har framkommit att information om deadline, sista dag för utbyte etc. rörande lärarmobilitet varit svårt att förstå. Från och med nu finns därför ständigt en utlysning öppen och datumen kommer att hållas koll på hos Gruppen för internationell mobilitet. Datumen styr från vilket kontrakt och budget pengar för

2 2 (5) mobiliteten ska tas. Det samma gäller för personalmobilitet. Strategiska partnerskap Institutioner vid Stockholms universitet kan söka medel för strategiska samarbets- och utvecklingsprojekt i syfte att utveckla och ta tillvara metoder, arbetssätt och initiativ för att stärka och höja kvaliteten inom utbildningen på alla nivåer, inom alla områden. Ansökan görs på institutionen och skickas sedan till Gruppen för internationell mobilitet för underskrift av Studentavdelningens chef. Ansökan öppnar någon gång i mars. Mer information: Förändrade rutiner och deadline för Minor Field Studies, MFS På grund av osäkra budgetförutsättningar och förändrade villkor för Universitets- och högskolerådets Sida-finansierade program flyttar UHR fram ansökningsomgången för Minor Field Studies till början av nästa år. Sidas förändrade villkor för UHR kommer också att innebära ändringar i villkoren för projektägarna inom programmet. En förändring är att de endast kommer att ta emot en ansökan per lärosäte, det vill säga en ansökan från central nivå. Ansökningar från enskilda institutioner kommer i fortsättningen inte att räknas som giltiga. Det kan även bli aktuellt med förändrade bedömningskriterier. De återkommer med dessa ändringar så snart de kan. Gruppen för internationell mobilitet kommer att informera om de nya rutinerna för MFS så fort vi fått information från UHR. Malin Håkansson (BUV) föreslog att de institutioner som redan har projekt inom MFS blir involverade rörande den nya administrationen av MFS-programmet. Registrering av utbyte i Ladok För att få ut rätt data ur Ladok vid krishändelser är det viktigt att ta bort eventuella antagningar/registreringar på utbyten - om student hoppar av innan utbytet startar. Frågan uppkom huruvida antagning verkligen ska tas bort, då varje antagning inneburit arbete, vilket i så fall inte kommer att synas. Ladok-gruppen hälsar att om en utresande student inte påbörjar sitt utbyte ska antagning och registrering till utbytesstudier tas bort. För inresande studenter ska antagning och registrering tas bort, men inte etableringen av studenten (p-nummer). Extramedel för personer med funktionshinder Extramedel finns att söka hos UHR för studenter, lärare och personal med fysisk/psykisk funktionsnedsättning och/eller långvarig/kortvarig sjukdom. Ansökan görs av Gruppen för internationell mobilitet grundat på utlåtande från samordnaren för studenter med funktionsnedsättning. Deltagaren kan få upp till 100% av de merkostnader som uppstår i samband med utbytet, ex. transport, medföljare, tolk, returresa för att åka hem till behandlande läkare. Institutionens ansvar: Informera studenter, lärare och personal om möjligheten till extra medel > hänvisa studenter till samordnaren för studenter med funktionsnedsättning/erasmusansvarig > hänvisa lärare och personal till Erasmusansvarig Studentavdelningens ansvar: Sammanställa och göra ansökan till UHR. Checklista för studenter med funktionsnedsättning som ska studera utomlands finns på:

3 3 (5) Marta Parzonka, Gruppen för internationell mobilitet OLS Online Linguistic Support Numera är det tolv olika språk som ingår i OLS. Marta påminner om att skicka uppgifterna från de nominerade utresande Erasmusstudenter till International Office (webbformulär eller Excel-lista) och att språktestet är obligatoriskt för alla Erasmusstudenter. För mer information: Erasmusstipendium Marta påminner om Erasmusstipendieansökan. Sista ansökningsdag inför vårterminen 2017 är den 5:e december. Alla nominerade studenter är berättigade till att få Erasmusstipendium men måste aktivt ansöka om det och hon ber om att hänvisa till vår hemsida: Erasmuspraktik Marta informerar om villkor för Erasmuspraktik (se presentation). Uppdaterade regler för recent graduate praktik: Ansökan ska skickas in under den sista terminen som man är registrerad som student vid SU (och inte samtidigt med examensansökan som vi sade förut). Frukostmöte om Erasmuspraktik för utbyteskoordinatorer Om det finns intresse för ytterligare informationsmöte för utbyteskoordinatorer, vänligen kontakta Marta. Åsa Landes, Gruppen för internationell mobilitet Utlysningar centrala avtal/närverk Åsa påminner om utlysningar av centrala avtal. Utlysningarna av utbytesplatser genom centrala avtal och north2north-nätverket öppnas 5 november. Deadline är 5 december. Utlysningen kommer finnas på hemsidan: Ny koordinator för de centrala nätverken Nordlys och north2north på SU Mascha Schepers tog över uppgifterna från Åsa Landes och är fr.o.m. nu koordinator för Nordlys- och north2north-nätverken. Registrering i Ladok av UTresande studenter genom centrala avtal och bostadsfördelning Åsa påminner att det är viktig för studenter att deras utbytesterminer är registrerade i Ladok på grund av försäkringsvillkor och CSN. Hon påpekar att om vi registrerar utbytesterminen för studenter som studerar utanför ett program i Ladok hamnar studenterna under Studentavdelningen (670) och kommer därmed inte att räknas i statistiken för bostadsfördelningen. Vi kan gärna göra detta men om man har många inresande studenter kan det löna sig att, om det går, registrera studenter vid institutionen trots att Learning Agreement skrivs på av Examensgruppen. Bostadsfördelningens principer för INresande studenter: Efter att 50% av de inresande studenterna blivit tilldelade bostad, tilldelas ytterligare bostäder utifrån en procentuell fördelning baserat på antalet utresande studenter på institutionen de senaste två läsåren.

4 4 (5) Fastighetsavdelningen, Åsa Wedlund: Bostadsinformation våren 2017 Arrival day är måndag 16 januari. Nycklar kommer att delas ut mellan 08:00-22:00 i Södra Huset, entré B, plan 3 Kom ihåg att registrera alla utresande utbytesstudenter i Ladok eftersom de 2 senaste läsåren används som underlag för bostadsfördelningen. Fördelningen för ht16 var baserad på läsåren 2014/ /2016. Mer information om bostadsfördelning, ansvarsfördelning och Housing Office finns på medarbetarwebben: Om ni har svårt att hitta informationen eller har några andra frågor så mejla oss: housingoffice@su.se Påminnelse angående information om förlängning av hyreskontrakt Utbytesstudenterna som har fått bostad för ht16 kan förlänga sina hyreskontrakt en termin till om de fortsätter sina utbytesstudier för vt17 och har betalat alla sina hyror samt har följt ordningsreglerna. Begäran om förlängning av hyreskontrakt görs i bokningssystemet av studenten själv. I samband med att studenten gör denna begäran skickas ett mail till studentens utbyteskoordinator. Detta mail skickas ut automatiskt via bokningssystemet till alla utbyteskoordinator och förlängningar godkänns endast om koordinatorn svarar på detta mail (senaste 18 oktober). Det enda ni behöver skriva (på svenska eller engelska) är om studenten endast studerar under ht16 eller om hen fortsätter sina studier under vt17. Kom ihåg att informera International Office + Housing Office om er institution byter utbyteskoordinator så att informationen om vem som är utbyteskoordinator på respektive institutionen kan bli uppdaterade på hemsidorna + informationen studenten själv har lagt in i bokningssystem blir uppdaterad av Housing Office. Det enklaste vore så klart om ni använde en gruppmejl-adress i stället för er personliga mejladress. Mascha Schepers, Gruppen för internationell mobilitet Regform-rutiner Mascha påminner om att listan med studenters uppgifter ska skickas till både housingoffice@su.se och regform@su.se Deadline att skicka in mallen är 17 oktober. Etablering av utbytesstudenter via regform: Erasmus (inkl. Creole studenter) Nordplus/Nordlys Bilateralt avtal Linnaeus-Palme Inresande studenter som kommer genom centrala avtal etableras av Gruppen för internationell mobilitet. Alla andra studenter etableras via Antagningen: UHR-Stipendiater Double Degree Joint Degree Free Mover etc. Ni kan använda samma mall och skicka den till antalla@su.se

5 5 (5) Utvärderingen och utveckling av koordinatorsmöten Gruppen för internationell mobilitet ber närvarande utbyteskoordinatorer att i mindre grupper diskutera nya upplägg/former av utbyteskoordinatorsmöten och efterfrågar idéer som presenteras och lämnas in till Gruppen för internationell mobilitet. En kort genomgång visar att det skulle vara önskvärt att ha en blandning mellan informationsmöte och workshops med olika teman Inspiration: o Info/tips/råd om internationaliseringsarbete (t.ex. om hur olika koordinatorer som inte har en koordinatorstjänst på 100% arbetar med utbyten) o Bra exempel Utbyteskoordinatorer får skicka in förslag på frågor i förväg inför kommande koordinatorsmöte Mer tid att mingla (t.ex. gemensam lunch efter möte) Gäster: Kammarkollegiet Alla förslag kommer att samlas in och vi återkopplar i början på nästa termin. Påminnelse: Nästa koordinatorsmöte den 8 december Workshop: Krishantering (Karin Granevi)