Välkomna till introduktionspass för nya utbyteskoordinatorer!

Transkript

1 Välkomna till introduktionspass för nya utbyteskoordinatorer! Plats: Studenthuset, rum 365 Tid: kl

2 Dagens agenda Internationalisering på Stockholms universitet Viktig information på webben Arbetsrutiner: Inresande studenter Utresande studenter Försäkringar Studenthälsan Erasmus+ programmet Länksamling

3 Internationalisering Strategier för Stockholms universitet Ökad internationalisering Uppmuntra och medverka till internationellt utbyte med framstående forskare. Forskarutbildningen ska internationaliseras (t ex utbytesmöjligheter) Global rekrytering (attrahera internationella studenter) Studenter ska studera en del av utbildning utomlands Samarbeten inom Europa ska tas till vara på bättre Verksamhetsplaner : Naturvetenskapliga området Humanistiska-samhällsvetenskapliga Ökat studentutbyte området

4 Internationaliseringsarbete: Decentraliserad Institutioner utbyteskoordinatorer Gruppen för internationell mobilitet Samverkansavdelningen Sektionen för kommunikation Sektionen för externa relationer Institutionsavtal Erasmus+ Nordplus Minor Study Fields Linnaeus-Palme IM som stöd för institutioner Centrala avtal University Wide North2North Nordlys Universitetsövergripandeuppdrag: Programansvar för Erasmus+ och Linnaeus-Palme Erasmus+ stipendieadministration Vidarebefordrarinformationtill utbyteskoordinatorer via Medarbetarwebben Nätverksmöte Vårda, utveckla och initiera samarbeten och kontakter både nationellt och internationellt. Ger stöd till kärnverksamheterna forskning och utbildning Etablering av inresande studenter i Ladok Samordna OrientationWeekför inresande studenter Informationsmöte för utresande studenter

5 Gruppen för internationell mobilitet (Sektionen för studentstöd, studie-och karriärvägledning och internationell mobilitet) Karin Granevi Åsa Landes gruppchef in- och utresande studenter Lorana Kuruzovic in- och utresande studenter Marta Parzonka Mascha Schepers Helena Björck Erasmusstipendier MoveOn-ansvarig, personalmobilitet Erasmus+koordinator, lärarmobilitet Ronald T. Nordqvist samordnar centrala avtal, evenemangssamordnare Tom Morell forskarutbyte, ICM lärarmobilitet

6 Utbyteskoordinatorer på webben Information om hantering av in- och utresande studenter

7 Forts. Utbyteskoordinatorer på webben

8 Utbyteskoordinatorer på webben Viktigt att hålla uppdaterad och ska stämma överens med vår sändlista!

9 Webben för studenter

10 Avtalsdatabas Skicka nya avtal till

11 Samarbete inom studentutbyte Utresande Vi skickar ut era studenter genom våra centrala avtal Gruppen för internationell mobilitet Inresande Ni tar emot våra studenter genom våra centrala avtal Institutioner

12 INRESANDE UTBYTESSTUDENTER

13 Institutionens roll vid utbyte genom centralt avtal/nätverk Bedömer behörighet/plats, antar/avslår kursansökan, meddelar studenten via e-post (med Studentavdelningen i kopia) APRIL/MAJ; OKTOBER/NOVEMBER Utfärdar Letter of Acceptance rörande kurs samt skickar ut information om registrering, kursstart, etc. i god tid innan ankomst Registrerar på kurs i Ladok Välkomnar studenten till institutionen Tips! Inkludera era studenter som kommer genom centrala avtal i era sändlistor till egna inresande!

14 Före: Institutionens roll vid utbyte genom egna avtal Informerar partneruniversitet om ansökningsprocedur, etc Skickar antagningsbesked till studenten Tar emot studentens uppgifter och skickar listan till och senast 17 oktober/17 maj. Registrera på kurs i Ladok Skickar: kursinformation, P-nummer, välkomstinformation (om Orientation Day), etc. Mer information om regform-rutiner:

15 Forts. Institutionens roll vid utbyte genom egna avtal Under: Tar emot och välkomnar till institutionen vid terminsstart Signerar & stämplar Confirmation of Arrival/Departure, Changes to Learning Agreement, etc Efter: Utfärdar och skickar studieintyg Övrigt: - Swedish Language Course: Mer information:

16 Housing Office Ingen bostadsgaranti Inresandelista med eller utan prioritering till Housing Office 17 oktober/maj Frågor från koordinatorer och studenter mejlas till Mer information:

17 UTRESANDE STUDENTER

18 Utlysningar centrala avtal/nätverk Centrala avtal ordinarie utlysning #1 Centrala avtal ordinarie utlysning #2 North2North-utlysning Nordlys-utlysning Mer information:

19 Institutionens roll vid utbyte genom centralt avtal/nätverk Informera era studenter om möjligheten att söka centrala utbytesplatser var ute i god tid! Diskutera/godkänn preliminärt kursval i samband med ansökan till centrala avtal/nätverk Anta till utbyte i Ladok (SA07 och RG04) Skriv Learning Agreement med student innan avresa Tillgodoräkna poäng vid hemkomst enligt Learning Agreement Tips! Inkludera era studenter som reser genom centrala avtal i era sändlistor till egna utresande!

20 Institutionens roll vid utbyte genom egna avtal/nätverk Utlysa platser från era partneruniversitet Informera era studenter om möjligheten att söka utbytesplatser Nominera studenter vid partneruniversitet Anta till utbyte i Ladok (SA07 och RG04) Skriv Learning Agreement med student innan avresa Informera nominerade studenter om informationstillfälle för nominerade studenter Tillgodoräkna poäng vid hemkomst enligt Learning Agreement Mer information:

21 Försäkringar Student-IN: Endast giltig i studielandet Hemförsäkring ingår ej! Giltig 2 veckor innan till 2 veckor efter ordinarie terminstid Student-UT: Endast giltig i studielandet Hemförsäkring ingår ej! Giltig 2 veckor innan till 2 veckor efter ordinarie terminstid Medical Insurance Card (MIC) och Insurance Certificate Om något händer: studenten fyller i en skadeanmälan och skickar till ansvarig utbyteskoordinator skickar anmälan tillsammans med en kopia av utbytesavtalet till Kammarkollegiet Mer information:

22 Studenthälsan Vad kan vi erbjuda studenterna? Öppna mottagningar - telefonrådgivning Tidsbeställda besök Hälsosamtal Hälsoprofil Kurser Samtalsgrupper Besök för medicinsk rådgivning hos sjuksköterska Studenthuset SU ti-on Studentpalatset tors Konstfack må

23

24 Webben bild med hänvisning

25 Erasmus+ programmet Mobilitet för studenter, lärare och personal via: Utbytesstudier/Praktik Undervisning/Kompetensutveckling HT15: utomeuropeisk mobilitet Mer information

26 Länder som deltar i Erasmus+ De 28 EU-länderna* och EES-länderna Island, Liechtenstein och Norge samt Turkiet och Makedonien. *Inklusive följande regioner: Guadalupe, Franska Guyana, Réunion, Azorerna, Madeira, Grönland, Nya Kaledonien, Franska Polynesien, Franska syd- och Antarktisterritorier, Wallis- och Futunaöarna, Mayotte, Saint-Pierre och Miquelon, Aruba, Nederländska Antillerna, Bonaire, Curaçao, Saba, Sint Eustatius, Saint Martin (Sint Maarten), Anguilla, Caymanöarna, Falklandsöarna, Sydgeorgien och Sydsandwichöarna, Montserrat, Pitcairnöarna, Sankta Helena, Ascension, Tristan da Cunha, Brittiska Antarktisterritoriet, Brittiska territoriet i Indiska oceanen, Turks- och Caicosöarna, Brittiska Jungfruöarna.

27 Grundvillkor Studier Har läst minst ett år heltid på akademisk nivå innan utbytet Registrerad vid SU dagar Student åker genom ett Erasmusavtal som finns mellan heminstitutionen (SU) och partnersuniversitetet Heltid, ska tillgodoräknas Stipendium 10,5 12,5 Praktik Inget krav på tidigare studier Registrerad vid SU dagar Student hittar själv en behörig praktikplats och skriver ett avtal (Learning Agreement for Traineeship) Heltid, ska tillgodoräknas (högskolepoäng/diploma Supplement) OBS! gäller inte recent graduate Stipendium 15,5 17,5

28 Studier via Erasmus - rutiner Teckna och förnya Erasmusavtal (I) Utlysa platser och handlägga ansökningar (I) Nominera studenter till partneruniversitet (I) Meddela IO vilka studenter som är nominerade och ska göra språktest (I) Göra en stipendieansökan ett webbformulär där antagningsbevis ska laddas upp (S) Teckna stipendiekontrakt, dvs. Grant Agreement (S + IO) Förbereda inför utresa Learning Agreement, försäkring mm. (I + S) Göra språktest innan utbytet (S) Handlägga och betala ut stipendiet (IO) Besvara EU-kommissionens enkät och inkomma med närvarointyg till IO (S) Göra språktest efter utbytet (S) Tillgodoräkna utbytesstudierna enligt Learning Agreement (I + S) I = institutionen S = studenten IO = International Office P = praktikplatsen

29 Praktik via Erasmus - rutiner Leta upp en behörig praktikplats (S och ev. I) Fylla i Learning Agreementfor Traineeships (S + I + P) Skicka in LA till IO (erasmusutbyte@su.se) senast 6 veckor innan planerad praktikstart (S) Invänta besked från IO och vid positivt besked fylla i webbformulär där LA ska laddas upp (S) Göra språktest innan praktiken (S) Teckna stipendiekontrakt, dvs. Grant Agreement (S + IO) Förbereda inför avresa: försäkring mm. (I + S) Handlägga och betala ut stipendium (IO) Besvara EU-kommissionens enkät och inkomma med praktikintyg till IO (S) Göra språktest efter praktiken (S) Erkänna praktiken i enlighet med Learning Agreement (I + S) I = institutionen S = studenten IO = International Office P = praktikplatsen Mer information

30 Online Linguistic Support Språktest obligatoriskt att göra test före och efter (diagnostiskt) Resultat ska motsvara den nivå som krävs i avtalet Språkkurs frivillig, online (erbjuds de studenter som behöver förbättra nivån) Språk: Engelska Tyska Franska Spanska Italienska Nederländska Huvudsakligt undervisningsspråk Native speakers har möjlighet att göra test/kurs i landets officiella språk Mer information

31 Online Linguistic Support: rutiner 1. När nomineringarna är klara, skicka uppgifter med studentens namn, e-post och huvudsakligt undervisningsspråk till International Office via: a). Google formulär (jfr Medarbetarwebben) eller b). Excel-lista (se till att all efterfrågad information finns med) till (om du har många studenter). 2. Studenten får tillgång till språktest genom en länk. 3. International Office meddelar resultat till institution. 4. Student och sändade institution diskuterar resultatet (motsvarar det den nivå i som skrivits in i avtalet?) 5. Om nej, student rekommenderas ta kurs kontakta erasmusutbyte@su.se 6. Språktest 2 skickas ut per automatik när mobiliten är avslutad. Mer information

32 Erasmusstipendium - ansökan Alla är berättigade Institutionen måste informera utresande Erasmusstudenter om rutinerna för Erasmusstipendiet i god tid Komplett stipendieansökan måste vara inkommen INNAN studierna påbörjas! Online Mer information

33 Erasmusstipendium Erasmusstipendium Dagsbelopp Betalas ut som en klumpsumma 1:a utb. i början av mobilitetsperioden (70 %) 2:a utb. när mobiliteten är avslutad (ca 30%)

34 Försäkring inom Erasmus+ Alla studenter som åker på utbyte eller praktik via Erasmus+ måste vara försäkrade Vid poänggivande studier eller praktik täcks de av Student UT Vid icke-poänggivande eller recent graduate Erasmuspraktik täcks de av en extra Student UT (finns sedan den 1 februari 2015) Ni behöver således inte teckna några enskilda försäkringar för dessa studenter. Försäkringen gäller t o m 31 januari 2017 och närförsäkringsperioden är slut kommer vi att göra en utvärdering om huruvida vi ska förlänga försäkringen nästkommande år. Mer information

35 Förändringar i Erasmusmobiliteten Förändringar i mobilitetens innehåll: Ändringar i LA ska vara formellt överenskomna mellan samtliga tre parter och utföras omedelbart. Behöver ej meddelas IO. Förändringar i mobilitetens längd: Alla avhopp, förkortningar och förlängningar ska meddelas IO! Vid förlängning måste dokumenten för detta slutföras innan det att förlängningen påbörjas och därefter skickas till IO Vid avhopp innan 3 månader student blir återbetalningsskyldig Mer information #Under%20utbytet

36 Erasmus+ dokumentation Erasmusavtalet är tecknat av institutionen: avtalsvård & hantering är institutionens ansvar! Spara avtalen i ert arkiv (gärna som pdf på gemensam mapp - måste finnas tillgängligt även efter ni slutat) Skicka avtalen till moveon@su.se för att student ska kunna söka stipendium Följande dokument ska sparas på institutionen i 5 år: Aktuellt utbytesavtal Antagningsbesked (från värdlärosätet) inkl. terminsdatum Learning Agreement samt ev. ändringar (vid uppsatsskrivande måste skriftlig överenskommelse inkl planering finnas) Blanketter för utbyteskoordinatorer:

37 Länksammling Skapa en mapp med följande bookmarks för att få snabbare tillgång till följande webbsidor: Inresande Utresande Erasmus+ Erasmusstipendium: Erasmuspraktik: Språktester- och kurser: Blankettarkivet Handböckerna sv: eng: Försäkringskort Beställs från Kammarkollegiet, Information på

38 Frågor

39 Här hittar ni oss! Studentpalatset Odenplan Norrtullsgatan 2 Besök för medicinsk rådgivning hos sjuksköterska Studenthuset SU ti-on Studentpalatset tors Konstfack må Boka hälsosamtal webtidbok: Telefontid sjuksköterska: tors tel Besök hos psykolog/psykoterapeut kort rådgivning Studenthuset SU to Webtidbok: Boka tid för samtal hos psykolog Telefontid må-to tel

40 Vad kan vi erbjuda studenterna? Öppna mottagningar - telefonrådgivning Tidsbeställda besök Hälsosamtal Hälsoprofil Kurser Samtalsgrupper

41 Vad är viktigt att tänka på? EU kortet för våra europeiska studenter Alla tyska studenter har inte EU kortet Avtalsstudenter omfattas av Student IN försäkringen Masterstudenter som studerar mer än 1 år ansöka om svenskt personnummer Alla studenter omfattas av Kammarkollegiets personskadeförsäkring Vad söker studenterna oss för? Samma som våra svenska studenter infektioner, trötthet, ledsna, krav och prestation, STD, oönskad graviditet, tandvård och önskan om specialistvård

42 Vad säger vi till studenterna? Balans mellan fritid o studier Strukturera din tid Ha kul! Unna dig avkoppling Om vi måste hänvisa till primärvård eller Cityakuten: EU kort samma avgift som svenskar. Inte EU student spara kvittot kontakt med utbyteskoordinatorn information och ev hjälp med att fylla i blankett till kammarkollegiet. Ett besök på Cityakuten kostar ca kr utan EU kort och utan svenskt personnummer.

43 Utbytesprogram och samarbetsavtal North2North Institutionsavtal Centrala avtal Nordplus Erasmus+ IAESTE MFS Linnaeus-Palme

44 Nordplus Finansieras av Nordiska Ministerrådet Nätverkssamarbete inom Norden Lärar- och studentutbyte (ej doktorander) i de nordiska länderna och Baltikum Lärosäten utser stipendiater Exempel på Nordplus-nätverk: Nordlys (centralt), Norek (FEK), Nordliks (litteraturvetenskap)

45 Program finansierade av Linnaeus-Palme: möjlighet till utbyten för lärare och studenter med utvecklingsländer Minor Fields Studies (MFS): möjlighet till fältstudier i utvecklingsländer, minst 10 veckor Sidas resestipendium för studerande och nyutexaminerade som antagits till oavlönad praktik inom internationella organisationer, framför allt FN och EU

46 North2North Studentmobilitet inom nätverket University of the Arctic Stipendium från Svenska institutet Syftet är att öka samarbetet mellan deltagande universitet i Sverige, Island, Norge, Finland, USA, Kanada och Ryssland. Kontaktpersoner: n2n: Åsa Landes, Studentavdelningen Uarctic: Arjen Stroeven, Inst. naturgeografi

47 Försäkringar - utresande Student-UT: Endast giltig i studielandet Akut sjuk- och tandvård, hemtransportskydd, egendomsskydd, kontant skadehjälp, m m. Hemförsäkring ingår ej! Giltig 2 veckor innan till 2 veckor efter ordinarie terminstid Medical Insurance Card (MIC) och Insurance Certificate Uppmana studenter att läsa igenom försäkringsvillkoren Om något händer: studenten fyller i en skadeanmälan och skickar till ansvarig utbyteskoordinator skickar anmälan tillsammans med en kopia av utbytesavtalet till Kammarkollegiet

48 Försäkringar - utresande MFS: Rekommenderas att teckna enskild försäkring direkt hos Kammarkollegiet (pris: 14 kr per dygn) INFORMATION OCH BLANKETTER: FRÅGOR? Kontakta Kammarkollegiet, , forsakring@kammarkollegiet.se

49 Utresande utbytesstudenter innan avresa Informera Erasmus-studenter om Europeiska sjukförsäkringskortet (Försäkringskassan) Innan avresa ska studenten ha fått: Medical Insurance Card (MIC) Försäkringsintyg på engelska Information om försäkringsvillkoren

50 Försäkringar - inresande Student-IN Mindre generös än Student-UT Ffa akut sjuk- och tandvård, olycksfallsskydd, m m. Information om att studenten täcks bör stå i Letter of Acceptance Om något händer: studenten fyller i en skadeanmälan och skickar till ansvarig utbyteskoordinator skickar tillsammans med en kopia av utbytesavtalet till Kammarkollegiet INFORMATION OCH BLANKETTER: FRÅGOR? Kontakta Kammarkollegiet, , forsakring@kammarkollegiet.se