Återrapportering av Åsikt Kävlinge

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1(2) Dnr: KS 2016/12 Kommunstyrelsen Återrapportering av Åsikt Kävlinge Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Återrapportring av Åsikt Kävlinge för både kommunstyrelsens verksamhetsområde och för kommunen, , läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Invånare och besökare kan via hemsidan och foldrar lämna synpunkter på kommunens verksamhet. Möjligheten att använda sig av Åsikt Kävlinge, felanmälan och e-förslag marknadsförs kontinuerligt både vid marknader men även via Kävlinge Nya, hemsida och Facebook. Från juni 2015 kan man lämna digitala felanmälningar för bl.a. grönområden, belysning, lekplatser och gator. Under hösten har vi tagit emot 572 felanmälningar. Övervägende delen av felanmälningarna rör gatubelysning (185 st), gator, trafik och skyltar (124 st) samt grönområden och parker (94 st). Under andra halvåret för 2015 tog vi emot 329 synpunkter exakt lika många som för samma period Skillnaden är att i 2014 års siffror även finns felanmälningar. År 2009 från * ** * Synpunkter med svar publiceras på kommunens hemsida. ** under året lanseras ny hemsida med den blå ikonen för Åsikt Kävlinge på samtliga sidor. För redovisningen som avser andra halvåret av 2015 har nämnderna tittat på de synpunkter som har lämnats in. Förutom statistiken har de tittat på om det finns grupper av frågeställningar som är mer frekventa än andra. Nämnderna har definierat några enstaka återkommande frågeställningar: - bad och idrottsanläggningar och däribland frågor som rör Aktivitetsparken, KAP - biblioteken - flyktingmottagning, transitboende och ensamkommande barn Kommunstyrelsen Marie Göransson Marie.Goransson@kavlinge.se Kävlinge kommun Kullagatan 2, Kävlinge kommunen@kavlinge.se

2 Fortsatt finns det mer att eftersträva vad gäller svarstider, samtliga synpunktslämnare ska få ett svar inom utsatt tid. Vid återrapporteringen av första halvåret 2015 gav kommunstyrelsen kansliavdelningen i uppdrag att arbeta med frågan. Återrapportering om vad som har gjorts kommer att ske i samband med återrapportering av första halvåret Beslutsunderlag Socialnämndens beslut 17/ Återrapportering av Åsikt Kävlinge Miljö- och byggnadsnämndens beslut 14/2016 Återrapportering av Åsikt Kävlinge Bildningsnämndens beslut 10/2015 Återrapportering av Åsikt Kävlinge Tekniska nämndens beslut 14/2016 Återrapportering av Åsikt Kävlinge under perioden 1 juli 2015 till och med 31 december 2015 Återrapportering för kommunkansliet, bilaga 1 Återrapportering Kävlinge kommun, bilaga 2 Återrapportering för Kävlinge kommun 2015, bilaga 3 Kommunkansliet 2 (2) Mats Svedberg Kanslichef Marie Göransson Kommunsekreterare Beslutet ska skickas till För kännedom Bildningsnämnden samt administrativ chef och kvalitetsstrateg Miljö- och byggnadsnämnden och Tekniska nämnden samt administrativ chef Socialnämnden samt administrativ chef För verkställighet Marie Göransson, kommunsekreterare

3 Bilaga 1 1(2) Dnr: Ks 2016/12 Återrapportering av Åsikt Kävlinge för kommunstyrelsens verksamhetsområde, Under perioden inkom det totalt 35 synpunkter till kommunkansliet. Av dessa har 33 stycken lämnats via hemsidan, 1 st via e-post och 1 st via telefonsamtal. Fördelningen av synpunkterna återfinns här nedan. Synpunktstyp Förslag 14 Fråga 9 Klagomål 8 Beröm 3 Felanmälan 2 Övrigt 2 Totalt* 38 Kategori Fysisk miljö 11 Information 9 Övrigt 8 Service & Tjänster 7 Avgifter 1 Totalt* 36 * Summan för antal överensstämmer inte alltid med antalet registrerade synpunkter då flera alternativ kan väljas. Under kategorin Fysisk miljö finns inget mönster. Synpunkterna handlar bland annat om badplatser, båtbojar, rivning av kommunhus och silo, vägnät till Center Syd, vänthall vid stationen och fyrverkeri. Synpunkter som ligger under rubriken Information handlar bland annat om ensamkommande och transitboende ( 3 st), röjning av skog och sommarbussens tidtabell. Synpunkter som bland annat handlar om förslag om att sprida information om ett hållbart samhälle, idéer till bästa boendekommun önskan om att få en spelhall ligger inom kategorin Övrigt. I kategorin Service & Tjänster finns bland annat två gratulationer till utmärkelsen Årets Kvalitets Kommun. Fördelning av synpunkter Strategiska avdelning 11 Kommunkansli 11 Näringsliv & Turism 7 Ekonomi & IT 2 Kommunikationsenheten 4 Personal 0 De inkomna synpunkterna har fördelat sig inom kommunkansliet enligt ovan. Kommunstyrelsen Marie Göransson marie.goransson@kavlinge.se Kansliavdelningen Kullagatan 2, Kävlinge kommunen@kavlinge.se

4 2 (2) Åtgärder Tas med i framtida planering 13 Kommer att åtgärdas 11 Hänvisning till annan 7 myndighet/organisation/företag Kommer inte att åtgärdas 7 Åtgärdat 5 Totalt* 43 Resultat Ingen förändring 22 Förbättrad service/tillgänglighet 7 Förbättrad information 3 Felet åtgärdat 2 Politiskt beslut 1 Förändrade rutiner 1 Totalt 36 * Summan för antal överensstämmer inte alltid med antalet registrerade synpunkter då flera alternativ kan väljas. Åsikten som har satts som politiskt beslut rör önskan om att få båtbojar vid Saltsjöbadet för att båtarna inte ska köra för nära stranden och badande. I kategorin Ingen förändring är flertalet av synpunkterna rena frågor/beröm. Ett urval av de sypunkter som har satts med kategorin ovan är: frågor och synpunkter kring avverkning i Furlundsskogen, transitboende och ensamkommande, vägnät till Center Syd, fyrverkeri och så vidare. Svarstid för mottagningsbekräftelse Inom 2 dagar 19 Mellan 3-5 dagar * 0 Mer än 6 dagar 0 Obesvarat 0 Svar ej möjligt/ önskat 16 * Noteras bör att systemet inte känner av om det rör sig om arbetsdagar eller helgdagar. De synpunktslämnare som lämnar kontaktuppgifter och vill ha svar ska inom två arbetsdagar få bekräftelse om att vi har tagit emot synpunkten och uppgift på vem som är handläggare för ärendet och dennes kontaktuppgifter. Svarstid för handläggares svar Inom 14 dagar 18 Mellan dagar * 2 Mer än 21 dagar 0 Obesvarat Svar ej möjligt/ önskat 15 När statistiken togs ut hade samtliga som lämnat en synpunkt fått svar. Handläggare ska inom 14 dagar kontakta synpunktslämnaren med antingen ett svar på frågan eller annan återkoppling i ärendet.

5 Bilaga 2 1(3) Dnr: Ks 2016/12 Återrapportering av Åsikt Kävlinge för Kävlinge kommun, Under perioden inkom det totalt 329 synpunkter till Kävlinge kommun. Av dessa har 318 st lämnats via hemsidan, 5 st via blankett, 4 st via telefonsamtal, 2 st via e-post, och 1 st via brev. Fördelningen av synpunkterna återfinns här nedan. Fördelning av synpunkter Miljö & Teknik 222 Bildning 56 Kommunkansliet 35 Socialtjänsten 16 Synpunktstyp Klagomål 198 Fråga 63 Förslag 55 Beröm 33 Felanmälan 27 Övrigt 6 Totalt* 382 Fördelning av synpunkter per kategori Fysisk miljö 153 Övrigt 109 Service & Tjänster 41 Tillgänglighet 22 Information 16 Bemötande 5 Avgifter 4 Kompetens 2 Skadegörelse 1 Delaktighet/Inflytande 1 Handläggning 1 Totalt* 355 * Summan för antal överensstämmer inte alltid med antalet registrerade synpunkter då flera alternativ kan väljas. Vanligaste nyckelorden Aktivitetspark 24 Kommunstyrelsen Marie Göransson marie.goransson@kavlinge.se Kansliavdelningen Kullagatan 2, Kävlinge kommunen@kavlinge.se

6 2 (3) Gång- och cykelväg 16 Blommor 15 Hastigheter 14 Parkeringsplatser 13 Matavfallsinsamling 11 Asfaltering 11 Trafik 10 Snöröjning 10 Gatubelysning 10 Åtgärder Kommer att åtgärdas 97 Tas med i framtida planering 90 Kommer inte att åtgärdas 80 Åtgärdat 54 Hänvisning till annan 25 myndighet/organisation/företag Saknar resultat 15 Överförts till diariet för fortsatt hantering 3 Totalt 364 Resultat Ingen förändring 183 Felet åtgärdat 61 Förbättrad information 43 Förbättrad service/tillgänglighet 23 Saknar resultat 17 Förändrade rutiner 9 Politiskt beslut 5 Förbättrat kvalitetsgaranti 2 Utbildning av personal 1 Kostnadsbesparing 1 Totalt * 345 * Summan för antal överensstämmer inte alltid med antalet registrerade synpunkter då flera alternativ kan väljas. Svarstid för mottagningsbekräftelse Inom 2 dagar 206 Mellan 3-5 dagar * 3 Mer än 6 dagar** 1 Obesvarat*** 9 Svar ej möjligt/ önskat 110 * Noteras bör att systemet inte känner av om det rör sig om arbetsdagar eller helgdagar. ** Dessa kan förklaras med att de kom in fredag em och togs om hand först under måndagen. ***Dessa har kategoriserats fel då de har flyttats från att vara synpunkt till att bli felanmälan. Samtliga har fått mottagningsbekräftelse. De synpunktslämnare som lämnar kontaktuppgifter och vill ha svar ska inom två arbetsdagar få bekräftelse om att vi har tagit emot synpunkten och uppgift på vem som är handläggare för ärendet och dennes kontaktuppgifter. Svarstid för handläggares svar Inom 14 dagar 166

7 3 (3) Mellan dagar * 18 Mer än 21 dagar 19 Obesvarat 25 Svar ej möjligt/ önskat 101 Handläggare ska inom 14 dagar kontakta synpunktslämnaren med antingen ett svar på frågan eller annan återkoppling i ärendet. Ålder Ej angivet 63 Totalt 329 Bostadsort Kävlinge 94 Löddeköpinge 29 Furulund 68 Dösjebro / V. Karaby 13 Ålstorp 11 Hofterup 9 Barsebäck 6 Lilla Harrie 1 Stora Harrie 2 Södervidinge 3 Barsebäcks hamn 2 Hög 0 Vikhög 0 Ej bosatt i kommunen 7 Landsbygd 2 Ej angett 0 Total 247

8 Bilaga Dnr: Ks 2016/12 Återrapportering av Åsikt Kävlinge för Kävlinge kommun, Under 2015 inkom det totalt 592 synpunkter till Kävlinge kommun fördelade under året enligt nedan. 1(1) Vanligaste nyckelorden Hastigheter 31 Gatubelysning 31 Aktivitetsparken 24 Parkeringsplats 23 Gång och cykelväg 20 Grönyteskötsel 18 Gräsklippning 16 Blommor 16 Asfaltering 15 Skog 14 Kommunstyrelsen Marie Göransson marie.goransson@kavlinge.se Kansliavdelningen Kullagatan 2, Kävlinge kommunen@kavlinge.se

9 KÄVLINGE ;!KOMMUN Proto',KoH för dningsnämnd en : (16) kerrapporterhg av Asik: Kävli nge 20' ' 20' 5-' 2-3' Dnr: ON 2016/4 Beslu: Bildningsnämndens beslut Aterrapporteringen godkänns och övedämnas till kommunstyrelsen. ArencebesKrivning Aterkoppling med statistik Over inkomna synpunkter till politisk instans är en viktig del i hanteringen av inkomna synpunkter. Därför ska inkomna synpunkter redovisas tv3 ganger per år för nämnder och kommunstyrelsen. Synpunkter, inkomna under andra halvåret 2015 ska återkopplas till kommunkansliet. Aterrapporteringen från respektive namnd ska innehålla följande kategorier: - synpunktstyp (beröm, förslag, felanmälan, klagomål eller övrigt) - kategori (avgifter, bemötande, delaktighet/inflytande, fysisk miljo handläggning, information, kompetens, lagstiftning, service och tjänster, skadegörelse, tillgänglighet eller övrigt) - berdr - som visar fördelning av totalt antal synpunkter per enhet och verksamhetsområde - hur många synpunkter, som har medfört en förbeittring svarstider - för mottagningsbekräftelse och chefs/handläggares svar Under perioden inkom totalt 56 stycken synpunkter. Alla dessa inkom via Kävlinge kommuns hemsida. Berörda verksarnhetsornråden: Grundskola 6 (10,7%) denn:g MEV:0; : Justerandes signatur ev/ Utdragsbestyrkande

10 KÄVLINGE KOMMUN Praio oh bildningsnämncen g1113,7",, asi at M (1 6) yrpunktstyp: 4.04:04. Fråga 12 (16,0%) Beröm 9 (12,0%) r: ,r1:00%Y:, Ovrigt 1 (1,3%) Flera av de inkomna synpunkterna har innehållit fler än en asiktstyp. Kategori: Tillgänglighet W.4.nN 20 (26,7%) ' - :.. Övrigt (t.ex. information, bemötande) Flera av de inkomna synpunkterna har Resultat medf ört f örbättring: - n d ring 414h " 1 8%) Förbättrad information (12,1%) Ae.Atg*4o 16 (21,3%) innehållit fler än en kategori. i 1!,w.z,94.6: Förändrade rutiner 3 (5,2%) Förbättrad service/tillgänglighet 3 (5,2%) 40t6 : Totalt 58 klassificerade resultat. 18 resultat har inneburit en förbättring eller förandring. De synpunkter som inte hunnit avslutas när statistiken togs ut har inte fått något värde, i tabellen ovan är dessa; (Registrerat resultat saknas). Svarstider: Mottagningsbekräftelse sand: Inom 2 dagar - 40 svar Mellan 3-5 dagar - 1 svar Svar ej onskat/ möjligt - 15 svar Handläggares svar: Inom 14 dagar - 34 svar Mellan dagar - 1 svar Mer an 21 dagar - 1 svar Obesvarade - 7 svar Svar ej önskat/ möjligt - 13 svar I de fall handläggarens svar är obesvarat innebär detta ett handhavandefel i det digitala system som används för Asikt Kavlinge. Svaret är fortfarande publicerat på hemsidan, justerandes signatur a Utdragsbestyrkande

11 KÄVLINGE KOMMUN Pro:o oh för bilc ningsnämnden 6(16) Analys: Av de inkomna synpunkterna berör de flesta, 43 av 56, verksamhetsområdet Fritid och Kultur. En overvägande majoritet av dessa, 30 synpunkter, berör bad och idrottsanläggningar; drygt en tredjedel berör den nya aktivitetsparken i Furulund och handlar oftast om kritik och frågor gällande dess öppettider. 8 synpunkter gäller biblioteken, Det finns inga andra tydliga trender aver vad synpunkterna handlar am. Flera av synpunkterna har resulterat i att informationen från bildnings olika verksamheter har förtydligats, och andra synpunkter har förbättrat verksamheterna; exempel på detta är städning på förskolan och mer plats för ljudböckerna ph biblioteken, Samtidigt är det intressant att det inkommit en del positiv återkoppling från nojda medborgare kopplat till aktivitetsparken i Furulund samt till bibliotek i kommunen. Beslutet ska skickas till För kännedom Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

12 KAVLINGE KOMMUN ProtokoH för mhjb- ocn oyggnacsnämnden 5(11) '4 Aterraoportering av Asikt Kävlinge under perioden 1 ju i 2015 till och mec 31 december Dnr: MN 2016/1 Beslut Miljö- och byggnadsnämndens beslut Miljö- och byggnadsnämndens godkänner återrapporteringen och överlämnar den till kommunstyrelsen. ArencebesKriyning Aterrapportering av miljö- och byggnadsnämndens ärenden i Asikt Kävlinge under perioden 1 juli 2015 till och med 31 december redovisas i bilaga. Aterkopplingen med statistik over inkomna synpunkter till politisk instans är en viktig del i hanteringen av inkomna synpunkter. Därfor ska inkomna synpunkter redovisas två gånger per år till respektive nämnd samt kommunstyrelsen. Aterrapporteringen ska innehålla följande kategorier: Synpunktstyp (klagomål, fråga, förslag, beröm eller övrigt) Kategori (avgifter, bemötande, delaktighet/inflytande, fysisk miljö, handläggning, information, kompetens, lagstiftning, service och tjänster, skadegörelse, tillgänglighet eller övrigt) Berör - som visar fördelning av totalt antal synpunkter per enhet och verksamhetsområde Hur många synpunkter, som har medfört en förbättring Svarstider - för mottagningsbekräftelse och chefens/handläggarens svar Beslu:sunderlag Förvaltningens skrivelse daterad den 23 februari 2016 Aterrapportering av Asikt Kävlinge under perioden Beslutsexpediering För verkställighet kommunstyrelsen 2) Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

13 5N (3T1CACIC-1 iiyzo KÄVLINGE KOMMUN Bilaga 1 1(3) Dnr: MN 2016/1 Miljö- och byggnadsnämnden Aterrapportering av Asikt Käv inge för mhjö- ocn byggnadsnämncens ärencen, Under perioden inkom 8 synpunkter till miljö- och byggnadsnämnden varav 4 st rörde mät- och bygglovsfrågor och 4 st rörde miljö- och hälsoskyddsfrågor. Samtliga synpunkter har lämnats via hemsidan. Synpun<tstyper/Kategorier Följande synpunktstyper förekommer bland inlämnade åsikter: Synpunktstyp Klagomål Fråga TOTALT 6 75,0 % a Klagomål 2 25,0 % N fråga % De Mika synpunktstyperna har fördelat sig på verksamheterna enligt nedan: Synpunktstyp for verksamhet Mat-& bygglov Miljö och hälsoskydd Klagomål Fråga TOTALT 3 3 -viwor Synpunkterna är uppdelade på följande kategorier: Kategori Fysisk miljö Övrigt 2 25,0 % 6 75,0 % TOTALT % Kategorier i förhållande till synpunktstyper fördelar sig på nedanstående vis: Kategori/Synpunktstyp Fråga Klagomål Totalt Fysisk miljö övrigt TOTALT 2 1 MgtriSingth, 1 Az x 4/71 Miljö- och byggnadsnämnden Rolf Perleij Rolf,perleij@kaylinge.se Käylinge kommun Kullagatan 2, Kävlinge kommunen@kaylinge.se

14 zi; Bf ribi-v 1 / 2 2 C : A 2 ( 3 ) Åtgarcer Åsikterna har resulterat i följande åtgärdskategorier: Fördelning av åtgärder % A t g ä r d a t 2 T a s m e d i f r a m t i d a p l a n e r i n g 2 K o m m e r a t t å t g ä r d a s Ö v e r f ö r t s t i l l d i a r i e t f ö r f o r t s a t t b e h a n d l i n g 22,2 % 22,2 % ,1 % K o m m e r i n t e a t t b e h a n d l a s 1 11,1 % T O T A L T * % *Summon för antal åtgärder överensstämmer inte alltid med antal registrerade synpunkter vilket beror på att flew alternativ Icon väljas då klassificering av åtgärder görs. Resultat/:örbättring Åsikterna har lett till förbättring följande fördelning: Förbättring % j a 2 25,0 %'4 N e j 6 75,0 % TOTALT*F % ti Nej 115 Ja Svarstider Av de nio synpunkter som lämnats har två meddelat att de vill bli kontaktad via e-post medan sju meddelat att de inte vill bli kontaktade. Svarstid för mottagningsbekräftelse I n o m 2 d a g a r M e l l a n 3-5 d a g a r Mer A n - 6 O b e s v a r a t dagar S v a r m ö j l i g t / ö n s k v ä r t T O T A L T 3 0 v % De synpunktslämnare som lämnar kontaktuppgifter och vill ha svar ska inom två arbetsdagar få bekräftelse om att vi mottagit synpunkten och uppgift på vem som är handläggare för ärendet och dennes kontaktuppgifter. Svarstid för handläggares svar Anta inom 1 4 d a g a r 1 Atitigel :;'/O,15, 5 % M e l l a n d a g a r 0 M e r A n 2 1 dagar O b e s v a r a t 0 S v a r e j T O T A L T %

15 Eirtc9c1c1(5Nst 2D 1 G Ana lys Det kan konstateras att det är få synpunkter som inkommit rörande Miljö- och byggnadsnämndens verksamhetsområcle, endast åtta synpunkter. Detta trots att verksamhetsområdet i hög grad vänder sig mot medborgare i form av bygglovsansökningar, byggtillsyn, miljöinspektioner, etc och annan myndighetsutövning i form av kontrollverksamhet som syftar till att lagen följs. Tjänstemännens myndighetsutövning leder ofta till att anmärkningar utfästs, vilka kan leda till vite för medborgaren/näringsidkaren om anmärkningarna inte åtgärdas. Utifrån denna aspekt är det anmärkningsmärkt att det är så få synpunkter. En analys av detta kan vara att arbetet utförs på ett professionellt och kompetent vis. En annan analys kan vara att synpunkter framförs muntligt eller via mail men att de inte registrerats i synpunktssystemet. Två av synpunkterna som inkommit rör dålig sikt i korsningar. En fråga rör dålig lukt i mataffär. Därutöver är det frågor rörande byggyta, pool, lackeringsverksamhet, nedskräpning, hög musik, etc. Tidigare år har även felanmälningar ingått i synpunktsstatistiken men sedan början på juni 2015 finns en speciell inloggning för medborgare till felanmälningar. Felanmälningar redovisas därför inte i denna återrapportering av Åsikt Kävlinge. Svarstiderna är tillfredsställande i det begränsade materialet. Mottagningsbekräftelser har skickats inom 2 dagar och handläggares svarstid uppfyller uppsatta mål, Vi lever upp till servicelöftets mål till 100%. Det kan konstateras att två av totalt åtta åsikter (= 25 %) lett till förbättringar av verksamheten. Då det är ett väldigt litet antal inkomna synpunkter kan ingen fördjupad analys av materialet göras mer än vad som presenterats i denna analys.

16 K A N I L INGE KOMMUN Protokoll 'Or socialnämnden. EhAs..Z.I.M ININIMIMMI 14(25) Aterrapporterirg av Asik: Käv ge Dry: SN 2016/20 Beslu: Socialnämndens beslut Socialnämnden godkänner återrapporteringen och överlämnar den till kommunstyrelsen. ÄrendeoesKrivning Aterkoppling med statistik over inkomna synpunkter ska redovisas två gånger per år för nämnder och kommunstyrelse. Synpunkter, inkomna under andra halvåret 2015, ska återkopplas till kommunkansliet. Aterrapporteringen från respektive nämnd ska innehålla följande kategorier. - synpunktstyp (beröm, förslag, felanmälan, klagomål eller övrigt) - kategori (avgifter, bemötande, delaktighet/inflytande, fysisk miljö, handläggning, information, kompetens, lagstiftning, service och tjänster, skadegörelse, tillgänglighet eller övrigt) berör - som visar fördelning av totalt antal synpunkter per enhet och verksamhetsområde - hur många synpunkter, som har medfört en förbättring - svarstider - för mottagningsbekräftelse och handläggares svar Under andra halvåret 2015 har totalt 16 synpunkter kommit in till socialnämnden. Av dessa kom 13 via hemsidan och 3 på blankett. Synpunktstyp: ' 11.4,ret*AP -0 ' : 0 0 A A ; It-464e. r A f i t i 4 f i r /17 synpunkter, någon inkommen synpunkt har hört till mer an en synpunktstyp. Beröm avser Hemvård och Måltidsservice. Beträffande hemvård har en medborgare uttryckt sin uppskattning av fixartjänsten och beträffande måltidsservice har en förälder uppmarksammat måltidsenhetens nomineringar i White Guide Junior. Frågan avser flyktingmottagningen, där en anonym medborgare undrar hur kommunen hanterar flyktingsituationen. Svaret ar lämnat på hemsidan. Kategori; Servi 4 rls 1 ) 0 49: 4! t k MflJö Ar2...(9,5:**: 14,(Mge srr /21 synpunkter, några inkomna synpunkter hat- hört till mer åin en kategori. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

17 LTA KÄVLI NG E KOMMUN Protokoll 2ör socialnämncen 15(25) Berörda verksamheter: litrnvåfde"oi:gc100 'flandikappomsott* 1:* *.,.:4ppilvIdl..p_ctd'aptieornsorg,14*(12, synpunkter per verksamhetfenhet: etgrip.coolto. ffett, (37 5%). Kod sen Wrd:r. 641 r4(i5,0%) h eten ".1453%r-11' Medfört förbättring: i1i 11I(4L ititi NPOONI Exempel på förbattringar är förbättrad information, förbattrad kvalitetsgaranti, förändrade rtkner och utbildning av personal, Svarstider: Mottagningsbekräftelse sänd; mom 2 dagar 11 svar Svar ej möjligt/önskat 5 synpunkter Svar av handiäggare; inom 14 dagar 10 svar Obesvarat 1 synpunkt mellan dagar 1 svar Svar ej möjligt/önskat 4 synpunkter Det försenade svaret avser en synpunkf som kommit in under sommaren. Den synpunkt som anges som obesvarad avser ett beröm, som när det gäller mottagningsbekräftelse har betecknats som svar ej möjligt/önskat. Analys: Av de tolv synpunktslämnare som uppgett sin bostadsort är det nio som kommer fran Kävlinge-Furulund, två som kommer från Löddeköpingeområdet och en som ej är bosatt i kommunen, lya personer har klagat på höjningen av lunchpriset fr o m 2016, Två klagomål innehåller synpunkter pa larm som inte fungerat. Dessa har berott på ett övergångsproblem i samband med byte till Rya!arm. Yrkande Anette Bååth (L), Jana Lund (SD), Gunni Gustafsson Nilsson (S) yrkar bifall enligt liggande förslag. Beslutsexpediering För kännedom Kom mu nstyrelsen For verkstallighet Justerandes signatur Id Utdragsbestyrkande

18 KÄVLINGE KOMMUN ProtokoH -rör tekniska nämnden 6(9) Återrapporzering av Åsik: Kävlinge under perioden 1 juli 2015 =ill och med 31 december 2015 Dnr: TN 2016/5 Beslut Tekniska nämndens beslut Tekniska nämnden godkänner återrapporteringen och överlämnar den till kommunstyrelsen. Arende3eskrivning Aterrapporteringen av tekniska nämndens ärenden i Asikt Kävlinge under perioden 1 juli 2015 till och med 31 december 2015 redovisas i bilaga. Aterkopplingen med statistik till politisk instans är en viktig del i hanteringen av inkomna synpunkter. Därför ska de redovisas två gånger per år till nämnden och kommunstyrelsen. Aterrapporteringen från respektive nämnd ska innehålla följande kategorier: Synpunktstyp (beröm, förslag, klagomål eller övrigt) Kategori (avgifter, bemötande, delaktighet/inflytande, fysisk miljö, handläggning, information, kompetens, lagstiftning, service och tjänster, skadegörelse, tillgänglighet eller övrigt) Berör - som visar fördelning av totalt antal synpunkter per enhet och verksamhetsområde Hur många synpunkter, som har medfört en förbättring Svarstider - för mottagningsbekräftelse och chefens/handläggarens svar Beslutsunderlag Förvaltningens skrivelse daterad den 24 februari 2016 Aterrapportering av Asikt Kävlinge under perioden Beslutsexpediering För verkställighet kommunstyrelsen justerandes signatur Utdragsbestyrkande

19 -1-11J Bi lug( I D72C) KÄVLINGE KOMMUN Naga 1 1(4) Dnr: TN 2016/5 Tekniska nämnden Återrap3ortering av Asi : Kävlinge för teknis<a nämndens ärenden, Under perioden inkom 214 synpunkter till Tekniska namnden varav 193 st rörde gata/park/renhållning, 13 st rörde fastighet, 3 st rörde VA-verket och 5 st rörde kansliet. 207 st synpunkter har lämnats via hemsidan (96,7 %), 3 st har lämnats via telefonsamtal, 2 st har lämnats via blankett 1 st har lämnats via brev och en har lämnats via e-post. Synpunktstyper/<ategoner Klagomål Följande synpunktstyper förekommer bland inlämnade åsikter: Synpunktstyp Kl ag f f i t4 r Fråga F o r s I 39 a t r, AW r. % " P i V t.-0 Beröm Övrigt W % A Fråga Förslag 17,7 % 13,1 % Beröm 8,6 % ei t A i g e, 4 2 g.v.0409:4 0,9 % 221. TOTALT* Övrigt 100% * Summon för antal överensstämmer inte alltid med antalet registrerade synpunkter då flera alternativ kan väljas. De olika synpunktstyperna har fördelat sig på verksamheterna enligt nedan: Synpunktstyp för verksamhet Gata/park! Fastighet renhållning Klågomål 121 Fråga 37 För s l a g, Beröm 5, e VA- TOTAL Kansii verket 7 a: 4, 1 : Vi t : , R. :','74 2 -?-.-. 4!',-', ' " ' " -,... 1'..1-, '..' : gr i r z,,,,,,,,, t. - : -,! : - :.. -, f f. : W, ' : 1 19 ; ' - " W f. ' ' ' ' ' ' ' ' h '' ' ''''''''''''19. -,-5 ' 1Eg.1.7".'(.:?? %...alit'..,1 Y;j:ii,.k.''.7:'J :' ia;2.-7-`.ir:...4',.:, :,.'q.::.',''''''''''''''''. ' 2 '.i,.'0:-4-.-.'',cf,-,.19::1-::, 1e_Nlrfpf,'"' 2,.;.;'`',t!..1,.7-,z..0:,P:,',.k..7':,-.4.r.,.::."..:.:e:4:5V Ovrigt..,.....,...,...,... TOTALT* * Summon för antal överensstämmer inte alltid med antalet registrerade synpunkter df1era alternativ kan väljas Synpunkterna är uppdelade på följande kategorier: Kategori Fysisk miljö,4 M 0 k t E r a k 5 : I f t t g f 1 1 " : K gi 84 39,2 % Övrigt Servite& tjänster Information 3 1,4% TOTALT* Miljä- och byggnadsnämnden Rolf Perleij Rolf.perleij@kaylinge.se Kävlinge kommun Kullagatan 2, Käyknge kommunen@kavlinge.se

20 13-nocp N, 2 (4) Kategorier iförhållande till synpunktstyper fördelar sig på nedanståendevis: Kategori/synpunktstyp Klagomål Fråga Förslag Beröm Ovrigt TOTAL 25-,,:,.:7 -'4',,,S.,',.A,7.:.z.,A;t1,-;,,,i, 1.-:.:-,,:,.:,:. :11,,,?'"::,;!;':.;:.: Fysisk m i!pi,,lat,,,4,,, -?04,-,A,a, övrigt f, Service & tjänster,'.:(_vg,:;::,, ; O:e::,,:-.,;;;;.;:f Information '-' --,,,.FfT i OTALT*, * Summan för antal överensstämmer inte alltid med antalet registrerade synpunkter då flera alternativ kan väljas 60.,/,.,/ -;..., 24,,,,A, : : ,', Åtgärder Åsikterna har resulterat i följande åtgärdskategorier: Fördelning av åtgärder Anta I Atgärdat Tas med i framtida planering Kammer att åtgärdas Hänvisning till annan myndighet/organisation/företag Registrerad åtgärd saknas Kommer inte att åtgärdas TOTALT* '1. ' % 16,4 % ,8 % 72 4-', 31,0 % 13 5,6 % 46 19,8 % 3ii:IP': e :7:304i'V., *Summon for antol åtgörder överensstämmer inte då klassificering av åtgärder gars. med antal registrerade synpunkter vilket beror på att flera alternativ kon väljas ResUltat/trbättring Åsikterna har lett till förbättring i följande fördelning: Förbättring ja. -.*.i.ig4i.41..qii,41k4-7w-',,,='; Nej ( i r i g e 6 t i a 4 -'145 9 " TOTALT 214 % MJa 57,5 % Nej 100 % (inget värde) Svarstider Av de 214 synpunkter som lämnats har 140 meddelat att de vill bli kontaktad via e-post, 2 vill bli kontaktade via brev och 7 via telefon (dagtid). 65 st vill inte bli kontaktade, Svarstid för mottagningsbekräftelse % % Av de som önskar inom 2 dagar,,' '. ' % 91,7 %. Mellan 3-5 dagar 2 0,9 % 1,4 %.,..,.::... Mer än 6 dagar,mtpa, :i.,,b.:mfte,-;:i. 4,..,.g-*,,,:?x,i;;;',14. -0,7).:,ve'A:.eligik:.:,i.K5 0,5 % a.,, 0,7 % Obesvarat 9 4,2 % 6,2 % ar'71, ,. Svar ej möjligt/önskvärt g O V I i5.=;.'46,::,14:er 32 7 %,..,.., -_,.4.,..,,, w,...vv.: TOTALT % 100 %.. De synpunktslämnare som lämnar kontaktuppgifter och vill ha svar ska inom två arbetsdagar få bekräftelse om att vi mottagit synpunkten och uppgift på vem som är handläggare för ärendet och dennes kontaktuppgifter.

21 1371G N 3 (4) Svarstid för handlaggares svar I norn-1411aga r, Mellan dagar Mer än 21 dagar Obesvarat Svar ej möjliatt#6 2 2 Z AI VA T i f n er i k en f g AZAW YR]rA4 V 14Y % Av de som önskar Y:g548 1 % 69 1 % 14 6,5 % 9,4 % I % 9,4 % TOTALT % 100 % Analys Tekniska nämndens verksamhetsområde har under andra halvåret 2015 fått in totalt 214 st synpunkter/åsikter, vilket är en ökning med 39 jämfört med första halvåret Det kan konstateras att Tekniska nämndens verksamhetsområde mottager flest synpunkter via Asikt Kävlinge jämfört med kommunens andra nämnder. De andra nämnderna ligger mellan 8-56 registrerade åsikter, medan Tekniska nämnden ligger på 214 st. Samhällets fysiska utseende rörande t ex grönyteskötsel, snöröjning, nedskräpning, parkeringar, belysning, lekplatser, m.m. engagerar medborgare. Andå kan det antas att ännu fler synpunkter framförs muntligt och via e-post som inte blir registrerade i nuläget. Det är avdelningen Gata/Park/Avfall som har avsevärt flest inkommande Asikter Det ska noteras att 8,6% av synpunkterna rör beröm från medborgare, vilket är riktat till gata/ park/ renhållning. Exempel på framförda åsikter som åtgärdats är: belysningsåtgärder, grönyteskötsel, snöröjning, trafiksäkerhetsåtgärder, städning, m.m. Sådant som kommer att åtgärdas är exempelvis: asfaltering, snöröjning, belysning, trafiksäkerhetsåtgärder, Blomster- och häckklippning, renhållning, parkering, m.m, Exempel på åsikter som tas med framtida planering är: belysningsåtgärder, förslag på cykelvägar, hastighetsregleringar och trafiksäkerhetsåtgärder, parkeringsplatser, förslag på lekplatser, häckar och grönyteskötsel, m.m. Frågor som hänvisats till annan myndighet/organisation/företag är t ex: belysning, gator, hastigheter och annat som inte tillhör kommunen. Exempel på synpunkter som inte kommer att åtgärdas är: snöröjning på vissa platser, hastigheter på vissa områden, vissa synpunkter kring lekplatser, vissa synpunkter kring grönyteskötsel, m.m. Tidigare år har även felanmälningar ingått i synpunktsstatistiken men sedan början på juni 2015 finns en speciell inloggning för medborgare till felanmälningar. Fortfarande förekommer dock vissa åsikter som vid inkommandet kategoriserats som både felanmälningar och som åsikter. De som enbart kategoriserats sp, felanmälningar redovisas inte i denna återraportering av Asikt Kävlinge. Mottagningsbekräftelser har, med några få undantag, skickats inom 2 dagar till de som önskat svar (91,7%). De 9 mottagningssvar som registrerats som "Obesvarat" har vi detaljanalyserat och funnit att 7 st är kategoriserat som felanmälan och skall därmed inte ha mottagningsbekräftelse. En Asikt har bekräftats muntligt per telefon och en är en dubblett som redan besvarats. Förvaltningen skall se over rutinerna för kategorisering av felmeddelanden så att de framöver inte hamnar inom systemet for Asikt Kävlinge samt hur svar via telefon registreras i systemet. D5 det gäller handläggares svarstid finns en utvecklingspotential. 69,1% uppfyller kommunens krav på ett svar inom 14 dagar och 12,1 % får svar först efter 21 dagar eller längre. De som får svar efter mer än 21 dagar har trots allt minskat jämfört med första halvåret 2015 då det lag på 20,6 % jämfört med andra halvåret 12,1 %. 14 st åsikter är registrerade som "Obesvarar (9,4 %) och vid en detaljanalys har det visat sig att 7 st av dessa blivit registrerade som felanmälan. 3 st har besvarats i tid per telefon samt en har besvarats per telefon, dock ej inom 14 dagar. En är en dubblett och är redan besvarad, en är registerad som besvarad i tid inom systemet men har ändå blivit registrerad som obesvarad. En åsikt inkom strax

22 37- acr TN 5 7/20(G innan årsskiftet och besvarades i tid efter årsskiftet. Den genomförda analysen visar att kolumnen "Obesvarad" egentligen ska vara noll. 4 (4) Efter denna analys förändras tabellen "Svarstid för handläggares svar", enligt nedan. Vi har tagit bort de som kategoriserats som felanmälningar samt dubbletten (8 st), har sorterat in telefonsamtalet, som besvarats men för sent, in i kategorin "Mellan dagar samt resterande (5 st) har kategoriserats under "Inom 14 dagar" Svarstid för handläggares svar An ta 1 % %Avde som önskar 1.42M7,,i010',7,:::.,,:w- e.,,,y?w, ;.,;:;Ar..,...,., ;!:--.A 8.,,a,,.,., Mom 14 dagar.. t wa g w p a i w a y p f t i l t g i, v;zgzomag408 52,4 % 76,6 % Mellan dagar - - ' ,3 % 10,6 % Mer än 21 dagar ' --:-,R i,.1.z,v e # W 7.,- e a 0:24 ::.,-..,:VIA9,7, -,*-...if,, ".'4'''''''...N.,,,-,,v,.",i-Vflel,* , 4 " '" 8 7 % 12 8 % -,fi,-:.':',aga*:'..,.,...,.,..,...,......:,.., Obesvarat 0 0 % 0 % Svar ej möjligton$kvartjetklitw:64,e,zzi.v,:ox-a?ix;65,q,'.4i,,,.w.t, 31 6 % A: :',.k:.:.'.i:..: TOTALT % 100 % D5 det gäller de 18 åsikter som besvarats först efter 21 dagar eller mer (12,1 %) har de analyserats och visar på att samtliga av dessa inträffat mellan augusti - oktober. I slutet av oktober genomförde Gata/Park/Avfall en översyn av sina rutiner för registering och svar på Åsikt Kävlinge vilket lett till en väsentlig förbättring. I november-december 2015 har allts5 samtliga inlämnade synpunkter besvarats i tid d.v.s. inom 14 dagar. Trots dessa justeringar i den justerade tabellen ovan finns en utvecklingspotential och förhoppningen är att Gata/Park/Avfall nya rutiner fortsätter att fungera så som de fungerat under november-december och att mestadelen av Åsikterna besvaras av handläggare inom 14 dagar - under 2016.