Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteskrivelse den 25 januari 2016, inklusive bilaga.

Transkript

1 1(3) KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Kommunledningsstaben TJÄNSTESKRIVELSE Dnr Lotta Carlborg, utvecklingsledare SAMMANSTÄLLNING AV INKOMNA SYNPUNKTER TILL KOMMUNSTYRELSEN ANDRA HALVÅRET 2015 Sammanfattning Synpunktshanteringen syftar till att vara ett verktyg i Hammarö kommuns kvalitetsoch utvecklingsarbete. Ett bra system ger viktig information för den aktuella verksamheten. Med synpunkter menas klagomål, idéer/förslag och beröm som kommer in till kommunen. Inkomna synpunkter sammanställs i listor och redovisas till nämnd/styrelse två gånger per år. På så sätt kan man lära sig av de synpunkter som inkommer och verksamheten kan förbättras utifrån den kunskapen. Under perioden juli till och med december 2015 kom det in totalt 198 synpunkter till Hammarö kommun. Till kommunstyrelsens förvaltning har 23 synpunkter inkommit. 12 st har lämnats in som klagomål, 5 st är beröm och 6 st är idéer/förslag. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteskrivelse den 25 januari 2016, inklusive bilaga. Utredning/Bedömning Bakgrund Synpunktshanteringen syftar till att vara ett verktyg i Hammarö kommuns kvalitetsoch utvecklingsarbete. Ett bra system ger viktig information för den aktuella verksamheten. Med synpunkter menas klagomål, idéer/förslag och beröm som kommer in till kommunen via olika kanaler. Alla klagomål, förutom de som inkommer via facebook och kommentarsfunktionen på hemsidan, diarieförs inom respektive förvaltning. Synpunkterna som kommer in via facebook och kommentarsfunktionen på hemsidan administreras av kontaktcenter och registreras i kontaktcenters ärendehanteringssystem, Flexite. Framöver är tanken att kontaktcenter ska vara navet i all synpunktshantering (för klagomål inom förskola och skola gäller dock särskilda riktlinjer). Samtliga synpunkter, förslag, felanmälningar och dylikt som inkommer till kommunen via brev, sociala medier, e-tjänst/webb, telefon och e- post ska passera kontaktcenter och registreras där, och så mycket som möjligt ska besvaras och eventuellt åtgärdas direkt. Denna förändring av rutinerna beräknas träda i kraft från och med andra halvåret 2016.

2 2(3) Inkomna synpunkter sammanställs i listor som dels visar antalet inkomna synpunkter, dels vilken karaktär synpunkten har och dels vilka åtgärder som är vidtagna. Sammanställningen redovisas till nämnd/styrelse två gånger per år. På så sätt kan man lära sig av de synpunkter som inkommer, och verksamheten kan förbättras utifrån den kunskapen. Inkomna synpunkter under andra halvåret 2015 Under perioden juli till och med december 2015 kom det in totalt 198 synpunkter till Hammarö kommun. Under hela 2015 har 507 synpunkter kommit in till kommunen. Utöver det som kommit via synpunktshanteringen har en del kommit in som rena felanmälningar och hanterats som verkställighet. Felanmälningarna redovisas således inte inom ramen för systemet för synpunktshantering. Från och med 2015 redovisas även synpunkter inkomna via facebook och kommentarsfunktionen på hemsidan i de sammanställningar som görs 2 ggr/år. Till kommunstyrelsens förvaltning har 23 synpunkter inkommit. 12 st har lämnats in som klagomål, 5 st är beröm och 6 st är idéer/förslag. Synpunkterna redovisas i sammanställning i bilaga, tabell 1: Klagomål, tabell 2: Beröm och tabell 3: Idéer/förslag. Kommentar till inkomna synpunkter andra halvåret 2015 Sammanställningen visar att webben är den dominerande kanalen för att lämna synpunkter till Hammarö kommun; 15 av 23 synpunkter till kommunstyrelsen har inkommit via webb. Av dessa har 8 st inkommit via facebook, 3 st via kommentarsfunktionen på hemsidan och 4 st via e- tjänsten där man kan göra felanmälan, ställa frågor och lämna synpunkter. Övriga synpunkter har inkommit via mail. Under första halvåret såg man dock en ännu större övervikt av synpunkter inkomna via webb, då hela 24 av 26 synpunkter inkom den vägen. Dominansen av webben som främsta kontaktvägen in till kommunen (utöver telefonen) har alltså mattats av något för kommunstyrelsens del. Det förekommer fortfarande att vissa synpunkter inte besvaras. Det beror i första hand på att den som inkommit med en synpunkt är anonym och i vissa fall även uppgett att man inte önskar någon återkoppling. Det finns dock även andra synpunkter som inte besvarats. En del av dessa återfinns i så kallade trådar på facebook. Trådarna som uppstår efter ett inlägg/nyhet på facebook kan ibland bli väldigt omfattande, och det är ibland svårt att avgöra hur mycket och vad som ska besvaras. I de riktigt långa trådarna kommer det in många kommentarer och det är ibland omöjligt och kanske inte heller önskvärt att lägga tid på att besvara allt. Av inkomna synpunkter kan man se att flyktingsituationen under hösten 2015 engagerat många Hammaröbor. Flera förslag handlar om hur man kan ordna asylboende, och både beröm och klagomål delas ut över hur

3 3(3) Hammarö kommun hanterat flyktingfrågan. Flera av synpunkterna handlar om att man vill kunna göra mer för flyktingarna. En annan stor fråga har varit hur skolbarnen ska ta sig till och från Bärstadsskolan. Flera klagomål handlar om att man upplever att infrastrukturen är otillräcklig. Krav på att skolskjuts anordnas från främst Anneberg har inte bara adresserats till bildningsnämnden, utan även till kommunstyrelsen. Förvaltningens förslag Förvaltningens förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har tagit del av sammanställningen av inkomna synpunkter till kommunstyrelsen andra halvåret Lotta Carlborg Utvecklingsledare

4 1(6) Tabell 1: Klagomål inkomna andra halvåret 2015, kommunstyrelsen Klagomål angående möjligheterna att nå Bärstadsskolan med kollektivtrafiken. Klagomålet har vidarebefordrats till kommunstyrelsen via förvaltningschefen på bildningsförvaltningen, utan uppgifter om vem som inkommit med klagomålet.? Ej besvarat, avsändaren är okänd. Mail Klagomål på utbetalningsmetoderna till sommarjobbare, som får betala 30 kr för att kunna lösa ut sin check. Kvinna Medborgarservice, kommunikatör Upplyser om att det gått ut information om att man själv måste kontakta Swedbank för att öppna ett lönekonto eller knyta ett befintligt konto i annan bank till löneutbetalningen, annars skickar banken en avi. Kommentarsfunktionen på webben Klagomål på evenemang på Slängomvägen i kommunen. Kvinna Kommunledningsstaben, utvecklingsledare näringsliv Svarar att man inte upplevt samma problem med eventet, men att man ska ha en uppföljning med arrangören om de synpunkter som inkommit. Mail Klagomål på att Hammarö kommun satsar pengar på vindkraftsparken. Anonym Ej besvarat, avsändaren är anonym E-tjänst webb

5 2(6) Klagomål på att kontaktcenter inte svarar i telefon trots att den klagande har ringt 3 ggr. Kvinna Medborgarservice, administrativ chef: Svarar att kontaktcenter försöker svara på alla samtal så snabbt som möjligt, men ibland uppstår det telefonkö. Informerar om andra sätt att kontakta kommunen. Facebook Klagomål på att ICA Lövnäs ska flytta till Nolgård Anonym Ej besvarat, avsändaren är anonym E-tjänst webb Klagomål på att skolskjuts ej anordnas från Anneberg till Bärstadsskolan. Man Svarar att det inte finns något ytterligare att rättsligt pröva i skolskjutsfrågan, och att beslutet som är fattat följer de riktlinjer som är politiskt antagna i Hammarö kommun. Telefon och mail Klagomål på för få idrottsanläggningar som dessutom inte är belägna där Hammarö växer, och krav på fler idrottsanläggningar där expansionen på ön sker, främst för innebandy och fotboll Man Svarar att det i nuläget inte finns med i planeringen att bygga ytterligare anläggningar Mail

6 3(6) Klagomål på cykelvägarna på ön, och krav på vettiga cykelvägar till Mail (samma mail de befintliga anläggningarna i väntan på att fler anläggningar byggs. som föregående) Man (samma som föregående) Svarar att kommunen ständigt arbetar med att förändra och utöka antalet cykelvägar Klagomål på kommunens bilvägar, och krav på bredare vägar där trafiken har exploderat och bilvägar som inte är omvägar. Man (samma som föregående) Avböjer att kommentera denna del. Mail (samma mail som föregående) Klagomål på Hammaröleden, och krav på att Hammaröleden får 2+1- väg Man (samma som föregående) Svarar att Hammaröleden är Trafikverkets väg, och därför kan kommunen endast önska förändringar i dialog med Trafikverket Mail (samma mail som föregående) Klagomål på att kommuninvånarna borde få bättre information om hur man kan hjälpa till att ta hand om de flyktingar som kommer till Hammarö. Många vill göra något, men kommunen får gärna informera om vad man kan göra. (Klagomål i tråd till nyhet: Flyktingsituationen). Kvinna Ej besvarat. Facebook

7 4(6) Tabell 2: Beröm inkomna andra halvåret 2015, kommunstyrelsen Beröm för väderinformationen på hemsidan (innehåller även fråga Man om historisk info och om väderstationen mäter mängden regn) Medborgarservice, kommunikatör. Tackar för berömmet och besvarar frågorna. Kommentarsfunktionen på webben Beröm för väderinformationen på hemsidan Man Medborgarservice, kommunikatör. Tackar för berömmet. Beröm till Hammarö kommun för att man tar emot flyktingar Kvinna Berömmet innehåller även ett klagomål på Cleveträffen, svar har erhållits från socialförvaltningen. Kommentarsfunktionen på webben Facebook Beröm för Hammarö kommuns arbete efter information om flyktingsituationen från Siw Gidlöf (Beröm i tråd till nyhet: Flyktingsituationen). Tack till kontaktcenter som hjälpte till när personen behövde komma åt saker på den stängda och låsta förskolan Sätterstrand. Kvinna Ej besvarat. Facebook Kvinna Ej besvarat. Facebook

8 5(6) Tabell 3: Idéer/förslag inkomna andra halvåret 2015, kommunstyrelsen Förslag att införa förbud mot dörrförsäljning och liknande på Hammarö. Anonym Ej besvarat, avsändaren är anonym och önskar ej återkoppling E-tjänst webb Förslag att göra gamla Hallersruds skola till ett asylboende. Kvinna Medborgarservice, kommunikatör Svarar att kommunen kontinuerligt inventerar lokaler för flera olika verksamheter där det finns behov. Förslag att införa restriktioner för nyårsfyrverkerier. Anonym Ej besvarat, avsändaren är anonym och önskar ej återkoppling Mail E-tjänst webb Förslag att skicka ut en allmän fråga till kommuninvånarna om det är några som vill ta emot flyktingar i hemmet. (Förslag i tråd till nyhet: Flyktingsituationen). Kvinna Ej besvarat. Facebook Tips om att skriva om Jonathan Widén som kom med i landslaget Man Kontaktcenter Svarar att man skickar tipset vidare till kommunikatörerna Facebook

9 6(6) Förslag att använda Hallersruds skola som boende för flyktingar Kvinna Medborgarservice, kommunikatör Svarar att kommunen kontinuerligt inventerar lokaler för flera olika verksamheter där det finns behov. Informerar också om Hammarös flyktingmottagande i övrigt. Facebook