Delårsrapport 2009 Gemensamt kommunalförbund för kommunerna Köping, Arboga och Kungsör

Transkript

1 Delårsrapport Gemensamt kommunalförbund för kommunerna Köping, Arboga och Kungsör

2 Förbundsledningen Räddningstjänsten Jag noterar att vi i 2008 års delårsrapport skriver att nio räddningsmän i beredskap har rekryterats för att täcka de vakanser som uppstått under Nu kan jag återigen konstatera att vi i år rekryterat sju räddningsmän i beredskap Att upprätthålla en fungerande styrka vid deltidstationerna är näst intill omöjligt. Mycket av problemen bottnar i den nuvarande ekonomiska krisen då personal blir uppsagda från sina ordinarie arbeten. Därigenom måste de söka sig nya arbeten och då även på annan ort. Jag upplever också att det är svårare att få personal att binda upp sig med en beredskapsvecka i månaden. Jag gissar att det i en framtid kommer att bli mycket svårt att rekrytera räddningsmän i beredskap till vissa stationer, nu vet jag att det är ett stort problem i hela Sverige så vi är inte ensamma om problemet. Lösningar finns, men det blir oftast på bekostnad av att 1:a styrkan minskar i numerär och att förstärkning kommer lite senare. Ett orosmoln inför framtiden är det ökade våldet och stenkastning mot räddningstjänstpersonal. Svensk Räddningstjänst har alltid med få undantag varit förskonade från attacker, nu förekommer det mer som regel än undantag i vissa stadsdelar ibland annat Malmö och Göteborg. Senast i raden bland städer är Uppsala och då närmar vi oss vårt närområde. Vad orsakerna är överlämnar jag åt andra att forska i men låt oss hoppas att våldet slutar och framför allt inte kommer till våra kommuner. Jag har under sommaren fått vetskap om att såväl polis- som ambulansstationen i Köping är på gång att söka ny lokalisering, alternativt bygga om sina nuvarande lokaler. Det vore ett mycket intressant uppslag att tillsammans med övriga blåljusmyndigheter samlokalisera vår verksamhet till förslagsvis området kring Majaskeka. (Korsningen lv 250/lv572) Samhällsekonomiskt skulle det spara pengar med gemensamt nyttjande av lokaler. Administrativa avdelningen Den administrativa delen inom förbundet är nu inne på sitt fjärde verksamhetsår och det som hittills gått av år har bland annat ägnats åt att slutföra det utredningsuppdrag om en gemensam samarbetsorganisation kring mät-, kart och GIS. Utredningsförslaget redovisades till KAKkommittén den 15 april med beslutet att återkomma med en detaljutformad budget och organisation. KAK-kommittén kommer vid sitt sammanträde den 16 september att fatta beslut om en sådan gemensam GIS organisation i förbundets regi ska inrättas från och med den första januari I övrigt har kompletterande verksamheter att organisera inom förbundet och som ligger i linje med de intentioner som finns med i utredningen Effektiv administration diskuterats med medlemskommunerna. Efter en gemensam utredning mellan förbundets renhållningsavdelning och de tekniska cheferna i KAK-kommunerna överfördes ansvaret för slamhantering till förbundets renhållningsavdelning från och med den 1 juni. I samband med att förbundet övertog ansvaret har också en förstärkning av de administrativa resursrena gjorts för att klara beställningar av transporter, debiteringar med mera. I enlighet med utredningen Effektiv administration lämnade förbundets ITavdelningen ett förslag till samarbete inom IT-driftverksamheten till Arboga kommun.

3 Förbundsledningen Idag finns ett fullt utvecklat samarbete mellan Köping och Kungsör. Arboga kommun valde dock att avstå 1 av strategiska skäl och samtidigt gjordes bedömningen att det skulle fördyra ITverksamheten i Arboga. Någon fördjupad utredning om förutsättningar för att ingå i en gemensam ITorganisation med Köping och Kungsör valdes därmed bort. Beträffande skillnaderna i IT-kostnaderna mellan Arboga och förbundets IT-avdelning beslöts det av förbundets beredningsutskott den 28 april år att revisorerna närmare skulle utreda varför ITkostnaderna är högre inom Kommunalförbundet än inom Arboga kommun. Inom förbundet har också en grundlig genomgång av offentlighetsprincipen gjorts och de rutinerna som ska gälla för diarieföring av in- och utgående allmänna handlingar. I sammanhanget har också en särskild rutinbeskrivning tagits fram för vad som ska gälla för de olika avdelningarna. För att också hantera handlingarna på ett korrekt sätt finns även en dokumenthanteringsplan antagen av VMKF:s direktion den 11 juni. När det gäller övrig verksamhetsutveckling har IT-stödsystem införts för upphandlingsverksamheten och för den ekonomiska uppföljningen har förbundet även satsat beslutsstödsystemet QlickView för att budgetansvariga ska ha aktuell, heltäckande och relevant ekonomiinformation med uppdatering varje dygn. arbetssättet enligt Lean-modellen är att effektivisera och för att minska slöseriet med bl.a. tidsåtgång för onödiga administrativa moment och processer. Före årsskiftet beräknas en första pilot har startats med en genomgång och processkartläggning av aktuella administrativa rutiner för att hitta med effektiva flöden. En av de mer framstående kommunerna som tillämpat Lean på sin administrativa verksamhet är Vara kommun som bjudits in till en inspirationsföreläsning för hela förbundet under september månad. Under sommaren påbörjades även rekryteringen av en kvalificerad upphandlare. Tjänsten beräknas vara tillsatt senast den första januari år Framtiden för hur den administrativa verksamheten inom förbundet ska utvecklas framöver hänger till största delen samman med vad medlemskommunerna är intresserade av att lägga över i förbundets regi. Under de år som organisationen hittills funnits har överlämnandet av nya administrativa funktioner varit förhållandevis blygsamt. Dock pågår för närvarande en diskussion om att lägga ut flera utredningsuppdrag för att föra över mer verksamhet till förbundet under kommande år. Jens Eriksson Räddningschef Sven-Åke Lagerkvist Administrativ chef För att också utveckla våra administrativa rutiner och flöden har ett utvecklingsprojekt med stöd av den s.k. Leanmodellen påbörjats under våren. Syftet med att införa verktygen och 1 Arboga kommun beslut enligt KS/Au 27 den 16 februari år

4 Administrativa avdelningen Lönekontor Lönekontoret består av sexton anställda, 14,61 tjänster varav 0,5 tjänst med lönebidrag från arbetsförmedlingen. Förutom löneadministration handlägger lönekontoret pensionsärenden och andra specialuppgifter åt Köpings kommun, Arboga kommun, Kungsörs kommun, Arboga Energi och Västra Mälardalens Kommunalförbund. Under hösten kommer olika alternativ för övrig timanställd personal att diskuteras. Alla chefer och berörda assistenter inom vården utbildas i schemahantering. Utbildning av chefer och assistenter pågår kontinuerligt Årets händelser Kommunerna har tillsammans med lönekontoret infört stödsystemet TimeCare som underlättar hanteringen av scheman för alla inblandade. Systemet bygger på att chefer planerar vilket personalbehov verksamheten kräver under en schemaperiod och att personalen därefter lägger ett schema utifrån fastställt behov. Efter godkännande av schema skickas det som en fil in i lönesystemet. Lönekontorets personal har tillsammans med personal-cheferna i de tre kommunerna genomfört en chefsutbildning om lönesystemets frånvaro-orsaker kopplat till arbetsrätt. Mål Inom våra medlemskommuner ska: 80% av tillfälligt anställd personal anslutas till schemahantering i självservice Inom Köpings kommun förs diskussioner om att införa TimeCare Pool vilket bland annat innebär schemahantering av tillfälligt anställd personal.

5 Administrativa avdelningen Inköp I inköpsavdelningen ingår, förutom inköp, också andra specialistfunktioner, vilka placerades i Kommunhuset i Kungsörs kommun. I inköpsavdelningen finns 1½ tjänst som inköpare/upphandlare med ansvar för att genomföra upphandlingar, främst inom varu- och tjänsteområdena för ägarkommunernas räkning. Upphandlingar sker enskilt per kommun eller för de tre kommunerna gemensamt. Under perioden har ett drygt 30-tal upphandlingar genomförts och ett antal nya upphandlingar påbörjats. Dessa upphandlingar avser både objektsupphandlingar och ramavtalsupphandlingar; främst inom varuoch tjänsteområdet. Upphandlingarna har genomförts, dels för enskilda kommuner eller kommunala bolag, dels gemensamt för kommuner och bolag. Upphandlingarna har genomförts i egen regi, men också i samverkan med kommunerna i Örebro län, Kammarkollegiet och SKL Kommentus. Under våren har ytterligare steg tagits för införandet av elektronisk handel och vi inför nu möjligheten att ta emot elektroniska fakturor från våra leverantörer. I samband med detta har även ett ITstöd för upphandlingsarbetet införts. Inköpsfunktionens mål att genomföra förenklingar av beslutsprocessen har hittills endast diskuterats och ännu inte lett till något konkret resultat. Inköpsfunktionen har också i samarbete med kommunernas kansli- chefer tagit fram en ny upphandlingspolicy, vilken antagits i alla tre kommunerna. PuL På inköpsavdelningen finns också en halv tjänst som personuppgiftsombud. PuL-ombudet har under våren fått möjlighet att vara testperson för ett nytt administrativt ITstöd för att hantera en myndighets alla personregister. Försöket föll väl ut och under hösten kommer samtliga förteckningar över ägarkommunernas personregister att föras in i programmet. Vidare fortsätter inventeringen av de mallar och blanketter innehållande personuppgifter som förekommer inom kommunerna, för att kompletteras med en informationstext om PuL. Krisberedskap Beredskapssamordnaren håller i arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser i kommunerna. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB)beviljade VMKF medel för göra en behovsanalys för Rakelsystemet i annan kommunal verksamhet än räddningstjänst. Projektet har genomförts under våren och avslutades i juni. En projektledare har varit anställd och beredskapssamordnaren har bistått utredaren under tiden. Flera informationsträffar med de olika fackförbunden i kommunerna har genomförts. Scenarioövning har genomförts i en kommun och utbildning för en informationsgrupp har genomförts. En gemensam 5

6 Administrativa avdelningen POSOM träff i KAK har anordnats i Kungsör med räddningstjänsten och SOS Alarm. Risk- och sårbarheter inom kommunens geografiska område är framtaget i en kommun. Det stora arbetet under våren, där mycket resurser har lagts ner har varit planering inför den kommande influensa-pandemin med ett antal möten med Länsstyrelsen och Landstinget. Beredskapssamordnaren har tagit fram pandemiplaner för alla tre medlemskommunerna. Renhållning Renhållningsansvaret utförs av VMKF för Köping-, Arboga- och Kungsörs kommuner. Undantaget har varit hushållens slam där ansvaret legat kvar i respektive kommun. From. 1 juni är ansvaret för hushållens slamhantering överfört till kommunalförbundet. Renhållningen är en del i Inköpsavdelningen och bemannas med 4 tjänster, (renhållningschef, kundsamordnare, kundrådgivare och kundhandläggare.) Insamlingsentreprenör är Vafab Miljö AB med ett femårigt avtal som gäller till och med 2012 med möjlighet till förlängning i 2 år. Budget och förslag till renhållningstaxor arbetades fram under hösten Trots ökade kostnader för behandling med cirka 3-5 % kunde taxorna sänkas med upptill 5 % för. Renhållningstaxan antog i respektive kommuns fullmäktige. Arbetet med att ta fram en ny gemensam renhållningsordning (avfallsplan och föreskrifter om avfallshantering) pågår. Mål för verksamheten: Kunderna skall vara nöjda med hushållsavfallsinsamlingen. Miljöanpassad och arbetsmiljöanpassad insamling transport- och behandlings- teknik ska användas i största möjliga utsträckning. Kunderna skall vara nöjda med tillgänglighet och information. Tillgängligheten ökade på återbruken i Arboga och Kungsör genom mer öppethållande. Kolsvas mobil återvinningscentral avslutades när det nya återbruket i Köping invigdes 21 augusti. Renhållningsavdelningen har medverkat på företags- och miljömässor i kommunerna för att diskutera och informera om renhållning. 6

7 Administrativa avdelningen IT IT-avdelningen i kommunalförbundet svarar för utveckling, drift och support åt Köping och Kungsör. ITavdelningens kundstöd (Helpdesk) svarar för användarstöd via telefon och idag "supportas" ca datorer. Inom IT-verksamheten har, under första halvåret av stort fokus lagts på plattformsbytet till en renodlad Microsoft miljö. Kommunernas administrationer använder from 1 juni Microsoft miljö. Skolorna i Köping och Kungsör beräknas bli helt klara till sommaren IT-avdelningen har under första halvåret fortsatt med införandet av kvalitetssäkringssystemet, ITIL, och beräknar att samtliga processer införts till årsskiftet. Uppföljning av IT-avdelningens verksamhetsmål Avsluta plattformbytet för såväl Köpings som Kungsörs administration och utbildningsorganisation Arbetet pågår och kommer att avslutas under vintern /2010. för E-förvaltning. Projektet påbörjas och samfinansieras med Köpings kommun. Ej påbörjat. Etablera en gemensam databasplattform för SQL 2005 respektive SQL 2008 Klart Utarbeta en IT-säkerhetspolicy Påbörjat och beräknas vara avslutat till årsskiftet Avveckling av AS/400 plattformen Påbörjat och beräknas vara avslutat januari 2010 Införa digital arkivering Ej påbörjat Införa instant messaging. Ett sorts MSN för kontorsbruk Ej påbörjat Uppföljning av IT-avdelningens kvalitetsmål Nöjd med handläggningstiden Nöjd med kompetens i helpdesk Nöjd med bemötande Stämmer mycket väl Stämmer väl Stämmer något Stämmer inte alls Lätt att komma i kontakt 0% 20% 40% 60% 80% 100% 7

8 Administrativa avdelningen Målsättning att 90 procent skall vara nöjda med den service och de tjänster avdelningen levererar till våra användare. Av mätningen framgår att det återstår en del förbättringsarbete för att uppnå 90 procent nöjda kunder. I takt med att det nya kvalitetssäkringssystemet ITIL införts väntas resultaten bli bättre vid kommande mätning. Telefoni IT-avdelningen svarar för telefoniverksamheten åt medlemskommunerna. Detta innebär att samtliga telefonister i de tre kommunerna besvarar samtal åt medlemskommunerna. Den tekniska plattformen betjänar idag ca anknytningar mobiltelefoner. From 1 november kommer en gemensam kö att införas. Detta innebär att samtliga telefonister svarar åt alla tre kommuner. Uppföljning av telefonins verksamhetsmål Genomföra en uppgradering av telefonisystemet under kvartal 1 Klart Införa nya tjänster, skoltelefoner,möjlighet till videokommunikation Ej påbörjat Införa elektronisk fakturering på samtliga anknytningar och mobiler Start 1 oktober Införa en gemensam KAK-kö. Start 1 november Kvalitetsmätning telefoni augusti, 429 respondenter Nöjd med tiden för att lösa ärenden Nöjd med hjälp av telefonist Nöjd med bemötande Ja Varken eller Nej Lätt att komma i kontakt 0% 20% 40% 60% 80% 100% Mätvärdena för telefonin ligger för tre av kvalitetsmålen över 90 procent och när det gäller bemötande ligger man på 100 procent nöjda användare. Det område som behöver förbättras är tillgängligheten Lätt att komma i kontakt. 8

9 Administrativa avdelningen Ekonomiadministration Avdelningen är serviceenhet för hela förbundet. Enheten tar hand om ekonomi, kansli och informationsfrågor. Vi arbetar dessutom med post- och diariehantering samt sekreterarskap i förbundsdirektionen. Enheten består av ekonomichef och ekonomiassistent. Måluppfyllelse per 31 augusti De målsättningar som enheten hade inför har till största delen uppnåtts. In- och utbetalningar ska bokföras senast dagen efter som de har inkommit. Uppnåddes inte under ett antal semesterveckor under sommaren. Antal verifikat / /8 Antal kundfakturor Renhållningen Betala leverantörsfakturorna i rätt tid och med rätt belopp. Enstaka fakturor har betalats för sent. Arbetet fortfår med att undvika förseningsavgifter i största möjliga mån. Antal lev. fakturor / Antal diarieförda handlingar /8 Antal handlingar Ekonomisk information ska löpande överlämnas till direktionen och förbundets verksamhetsansvariga. Har uppfyllts. Direktion och verksamhetsansvariga för information enligt tidplan samt löpande. Upprätta kundfakturor maximalt en vecka efter att underlagen har inkommit. Detta har uppfyllts förutom under några semesterveckor. 9

10 Räddningstjänsten Avdelning räddning Den statliga kemenheten Enligt avtalet med MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) angående kemenheten har vi under våren genomfört två demonstrationer, i Skinnskatteberg och på Arlanda. Vi har även utbildat instruktörer i terrängkörning med motorcyklarna som tillhör kemenheten. Vidare så fortgår övningarna inom kem och farligt gods och Yara har ställt upp med ett antal övningar med impaktering av skarp Ammoniak under våren. Vi har som kemkommun även medverkat i en större övning i Perstorp där två av våra brandmän deltog temat denna gång handlade om syror. Ett skarpt larm till annan kommun med enheten inträffade i januari då Mälardalens Brand och Räddning (MBR) drabbades av en tankbilsolycka. En bil lastad med ca. 30 m3 ammoniaklösning krockade med en personbil på väg 56 utanför Västerås dit vi åkte med kemenheten och stöttade MBR i deras räddningsarbete. Utrustningen i containern har uppdaterats med sju nya kemskyddsdräkter av UPS typ vilket är det senaste dräkttypen inom området. Personal Vi hade under 2008 grundutbildat nio räddningsmän i beredskap och tyckte att vi hade en rätt bra personalsituation på deltidssidan med en liten övertalighet både i Arboga och Kungsör. Situationen förändrades dock snabbt och nu har vi rekryterat och nyanställt ytterligare sju deltidsaspiranter som kommer att utbildas under året. På heltidssidan har vi fått en ny insatsledare och en ny avdelningschef som har efterträtt två pensioneringar. Två heltidsbrandmän har anställts på dagtid i Arboga där vi återigen är full styrka med fem man. För övrigt så har det inte skett några förändringar på personalsidan. Övning Övningarna har fungerat bra hittills och det rullar på med rök-, räddnings-, och andra övningar som vanligt och vi fortsätter med samma upplägg som tidigare år. Utrustning Vi har under vintern kompletterat utrustningen i Köping med ett koncept förr att släcka skogs- och markbränder med. Nu regnade den säsongen bort i år så något riktigt elddop blev det aldrig för den utrustningen. Sjöräddning Livet på sjön har även det varit ganska lugnt och inte föranlett oss att medverka i några större insatser. Några små incidenter med drivande båtar och förmodade drunkningar har vi dock varit ute på. Olycksorsaksutredning I år har vi endast gjort två fördjupade utredningar där fler än två enheter varit inblandade i insatsen. En förskola i Köping och en villa även den i Köping drabbades under våren av lite större bränder. 10

11 Räddningstjänsten Semestervikarier Under sommaren har vi återigen haft 5 st kompetenta sommarvikarier anställda för att klara semesterschemat. Två av dessa var utbildade enligt SMO (Skydd mot olyckor) och de andra kom från våra egna led. Rakel Arbetet med planering av införandet av det digitala radiosystemet i organisationen pågår men troligtvis kommer detta att ske först under Avdelning förebyggande Avdelning förebyggande består av idag två personer som utför planerad tillsynsverksamhet enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor samt lag (1988:868) om brandfarlig och explosiva varor. Avdelning förebyggande jobbar aktivt med rådgivning och information till den enskilde, kommunerna samt företagare inom förbundet. Under första halvåret riktades särskild information till hotell, pensionat och vandrarhem samt skolverksamheten inom förbundet. Tillsyn enligt LSO/LBE Första halvåret utfördes det 30 stycken tillsyner enligt lag om skydd mot olyckor vilket är i fas med planerade tillsyner för. För tillsyn enlig lag om brandfarlig explosiv vara har det utförts 10 stycken, vilket är något mindre än för den planerade för år. Att vi inte nått upp till det planerade målet kan förklaras med att det finns eftersläpning sedan år 2007 och Tillsyner enligt LSO har utförts även på förekommen anledning vid tre tillfällen. Vid två av dessa tillfällen var bristerna så stora att ett föreläggande var motiverat. Annan tillsyn Avdelning förebyggande ett bra samarbete med alkoholhandläggarna i medlemskommunerna och har utfört åtta stycken besiktningar av lokaler med avseende på brandskyddet där ägaren sökt tillstånd för utskänkning av alkoholhaltiga drycker. Tillsyn av lokal där ägaren eller nyttjanderättshavare anlitat räddningstjänsten för bedömning av lokalens brandskydd har utförts vid nio tillfällen. Sotningsverksamheten Västra Mälardalens Kommunalförbund har det totala ansvaret för sotningsverksamheten i medlemskommunerna. Räddningstjänsten har haft en gemensam tillsyn med sotningsdistrikten i medlemskommunerna under våren Närvarande var också representant frånlänsstyrelsen i Västmanland. Tillsynen tog upp 2008 års inlämningsuppgifter om sotning/rengöring och brandskyddskontroll till Myndigheten för Skydd och Beredskap och Länsstyrelsen. 11

12 Räddningstjänsten Efter granskning av inlämningsuppgifterna kan man konstatera att sotningsdistrikten ligger i fas med antalet brandskyddskontroller man har att utföra på respektive distrikt. Antalet ansökningar om egensotning på den egna fastigheten ligger på en låg nivå. Under första halvåret inkom tre ansökningar, varav två har blivit beviljade och en ligger i avvaktan på beslut hos räddningstjänsten. Ansökan om byte av sotningsdistrikt ligger också på en låg nivå. Hitintills så har två ansökningar om byte inkommit och båda två har blivit beviljade. Information/Rådgivning Avdelning förebyggande arbetar aktivt med information och stöd till den enskilde, kommunerna och företag i frågor som rör brandskyddet via platsbesök eller rådgivning per telefon. Förbyggandeavdelningen besöker pensionärsföreningar, ideella organisationer, bostadsrättsföreningar och andra som har behov av att lära sig mer om brandskydd. Information och rådgivning avseende brandskydd finns också nu att hämta på förbundets hemsida. Samverkan med andra myndigheter Förebyggandeavdelningen samverkar och ger stöd till medlemskommunernas säkerhetsarbete genom att närvara på dessa gruppmöten. Förebyggandeavdelningen har inlett ett samarbete med Miljö- och Byggnadsnämnden i Arboga Kommun om gemensamma tillsyner på objekt som är gemensamma. Till dags datum så har en gemensam tillsyn utförts med gott resultat. Flera gemensamma tillsyner finns inplanerade under år. Kontakt har tagit med Köping och Kungsörs miljöförvaltning om ett liknade samarbete men där har inga beslut om ett samarbete fattats än. Förebyggandeavdelningen medverkar som expert vid Arboga Kommuns brandskyddsinventering av äldre husbebyggelse som pågår i Arboga tätort. Brandskyddsinventeringen kommer att pågå under hela och utmynna i ett åtgärdsprogram för att förstärka brandskyddet i den äldre bebyggelsen. 12

13 Räddningstjänsten Insatser Delårets insatser har paradoxalt både ökat och minskat. Totala antalet insatser har minskat men som enskild larmtyp har trafikolyckor ökat och dessutom med ca 50% i förhållande till ett medelvärde I samband med dessa har vi även haft en trafikolycka med dödlig utgång vid E20 vid Tumbokorset. En ung kvinna omkommer sedan hon slungats ur bilen efter en singelolycka. Den största ökningen inom trafikolyckor kan härledas till händelser på förbundets vajervägar E18/20. Cirka hälften av alla trafikolyckorna har skett på dessa vajervägar Oftast medför dessa inga allvarligare personskador. Vår bedömning är att orsakerna är kopplade till hastigheten och dålig framförhållning till körfältsbytet från två till ett. Några av orsakerna har också varit att chauffören somnat och då gäller det framför allt lastbilschaufförer. Att det varit en blöt sommar avspeglas i statistiken för händelsetyp brand ej i byggnad i vilken bl a skogs- och gräsbränder innefattas. Händelsetypen brand i byggnad har också minskat på delårsbasis. Men som sagts tidigare så ligger det inom den normala variationen. Automatlarmen har för tredje året i rad minskat och det beror förhoppningsvis på vår kampanj mot anläggningsinnehavarna att det är deras ansvar att anläggningarna sköts och kontrolleras. Det ska också nämnas att det är ca 10 anläggningar av drygt hundra som orsakar ca 75 % av alla larm. Totala antalet larm VMKF Medelvärde Totalt 13

14 Räddningstjänsten Antalet insater "prioriterade larmtyper" Medelvärde Brand i byggnad Brand ej i byggnad Trafikolycka Automatlarm KÖPING Medelvärde Brand i byggnad Brand ej i byggnad Trafikolycka Automatlarm ARBOGA Medelvärde Brand i byggnad Brand ej i byggnad Trafikolycka Automatlarm 14

15 Räddningstjänsten KUNGSÖR Medelvärde 5 0 Brand i byggnad Brand ej i byggnad Trafikolycka Automatlarm Drift Under första halvåret har en del nymodigheter samt ändringar skett inom räddningstjänstens lokaler i Köping. Köket på stationen i Köping, som för övrigt inte reparerats eller rustats sen nybyggnationen 1969 har nu fått en kraftig ansiktsupplyftning. Hela det gamla köket har rivits ut samt ersatts med ny fungerande köksutrustning och skåp. Materialet har KBAB service stått för och det eminenta jobbet med att rusta har utförts av heltidsanställd personal inom räddningstjänsten 15

16 Räddningstjänsten Externutbildning Som ny externutbildare har Stefan Hedlund fungerat och han har redan börjat bli varm i kläderna, vilket är bra då inkomsterna från denna del är en viktig del i räddningstjänstens budget. De normala brandskyddsutbildningarna, BSU (Brandskyddsutbildning) finns som avtal med ett antal verksamheter och företag. Heta Arbeten verkar fortfarande vara en populär bland företag i KAK-regionen. 16

17 Personalekonomisk redovisning Pensionsskuld Avsättningar till pensionsskuld har bokförts enligt KPA:s prognos per 31/8. De avsättningar som har gjorts för framtida pensionsutbetalningar uppgår till kkr inkl. löneskatt. Pensionskostnadernas individuella del uppgår till kkr inkl. löneskatt per den 31 augusti. Semesterlöneskuld Semesterlöneskulden uppgår till kkr per den 31 augusti. Sjukfrånvaro VMKF totalt Sjukfrånvaro i % av arbetad tid jan-juli 2007 Ålders Grupp Sjukfrånvaro i % av arbetad tid jan-juli 2008 Sjukfrånvaro i % av arbetad tid jan-juli -29 0, ,5 0,0 2,3 0,9 1,5 50-2,0 0,5 1,0 Totalt 3,5 3,6 1,2 Ålders Grupp Procentuell andel av total frånvaro, 60 dagar eller mer jan-juli 2007 Procentuell andel av total frånvaro, 60 dagar eller mer jan-juli , ,5 0,0 0,0 0,0 0, ,9 0,0 0,0 Totalt 29,3 0,0 0,0 Procentuell andel av total frånvaro, 60 dagar eller mer jan-juli Sjukfrånvaro En markant förändring mot tidigare redan låga siffror. Företagshälsovård Förbundet är anslutet till Mälarhälsan. Personalkategorin brandmän har schemalagd fysisk träning på sina arbetspass. Övrig administrativ personal i förbundet har rätt att nyttja en så kallad friskvårdstimme per vecka. 17

18 Ekonomisk uppföljning Resultatet pekar på överskott för perioden. Räddningstjänsten visar på ett överskott om kkr för perioden och även prognosen pekar på ett överskott i storleksordningen +700 kkr. Detta till stor del beroende på att två tjänster hålls vakanta under året. Dessutom har investeringarna för till största delen skjutits på framtiden vilket medför minskade kostnader för avskrivningar Semesterlöneskulden har minskat för hela förbundet och detta visar då positiva siffror för alla avdelningar. Ekonomiadministration visar ett överskott om +145 kkr för perioden. Prognosen för året följer lagd budget. Adm. chef visar följer lagd budget och beräknar att hålla budgeten på årsbasis. Lönekontoret visar ett underskott på ca -152 kkr mot budget för perioden. Besparingarna för året var stora, 600 kkr. En tjänst har avvecklats och helårseffekt på denna erhålls först På årsbasis ser dock budgeten ut att hålla. Inköpsavdelningen inkluderat PUL och beredskapssamordning håller budget för perioden. Det samma påvisar prognosen till årets slut. IT- och teleavdelningarna visar på ett litet överskott resp. underskott för perioden. Prognos till årets slut pekar dock på att budgeten hålls september genom en projektanställning. Den verksamheten påvisar ett överskott om 383 kkr för perioden och på årsbasis beräknas ett överskott om 344 kkr. Renhållningen visar ett överskott för perioden om kkr. Även på årsbasis beräknas ett överskott på ca. 2,0 Mkr. Detta till största delen beroende på högre intäkter än budgeterat. Kostnader för oförutsett är outnyttjade. Summa +69 kkr Finansiellt mål Vårt finansiella mål på 50 kkr i överskott på årsbasis ser ut att infrias. Prognosen pekar på ett överskott om kkr för året. Detta orsakas till största delen av överskottet gällande renhållningsverksamheten samt räddningstjänsten. Finansiella mål kopplade mot verksamhet Beslutsstödsystem Under år kommer ett beslutsstödsystem att införas inom kommunalförbundet för att en komplett och aktuell ekonomisk status går att läsa av on-line med daglig uppdatering för de budgetansvariga inom alla enheter inom förbundet. Beslutstödet ger därmed underlag för en optimal hantering av de medel som finns inom den givna budgetramen. Nya verksamheten ITsystemansvarig startade först 1 18

19 Ekonomisk uppföljning Införandet av beslutsstödsystemet QlickView påbörjades under våren med installationer och kopplingar mot de olika databaserna. De systemansvariga, ekonomerna i Köping, Kungsör, Arboga och VMKF, gick också en särskild kurs för att hantera och bygga olika utdatarapporter. Inom VMKF kommer en särskild utbildning att ges till budgetansvariga den 30 september systemet kommer därefter att vara i skarp drift. Kompletterande stödsystem för schemahantering och bemanning Under kompletteras PA/lönesystemet med systemstöd för att smidigt hantera schemaläggning och bemanning. Systemet kommer att minska arbetsbelastningen inom löneavdelningen och därmed skapas möjligheter för en mer kostnadseffektiv lönehantering. Samtidigt kan olika verksamheter inom kommunerna även ges ett kraftfullt system för att optimera sin bemanning och därmed lägre personalkostnader. Måluppfyllnad Stödsystemet TimeCare för att lägga schema inom det nya PA/lönesystemet Personec P infördes under våren. KAK-kommunerna och kommundelsnämnden i Kolsva använder idag systemet schemaläggning fullt ut inom vård och omsorg. Det finns planer på att även komplettera med modulen för att bemanna. Genom införandet av TimeCare har tidsinsatsen minskat väsentligt inom löneavdelningen samtidigt som kommunerna fått smidigt verktyg för att bygga och hantera schemaläggningen. Med ytterligare systemkompletteringar kommer kommunerna att kunna optimera sin bemanning och därmed också kunna sänka sina personalkostnader. Avtalskatalog Under kommer upphandlingsenheten att införa ett nytt och komplett IT-stöd för upphandlingsverksamheten inom ramen för detta system finns även funktioner för att hålla avtalskatalogen uppdaterad. Genom en avtalskatalog som är aktuell kan också köptroheten skärpas något, vilket kan minska förbundets och kommunernas inköpskostnader. Måluppfyllnad För närvarande pågår inläggning av samtliga avtal i databasen och detta arbete beräknas vara slutfört till årsskiftet. I samband med att databasen/avtalskatalogen är komplett kommer en särskild lansering att göras av upphandlingsenheten på kommunerna insidor/intranät. Genom denna satsning kan köptroheten mot gällande avtal ökas vilket innebär lägre kostnader för kommunernas och kommunalförbundets inköp. Ulrika Jonsson Olofsdotter Ekonomichef 19

20 Drift- och investeringsredovisning Driftredovisning Område Budget Justerad Netto Redovisat Redovisat Prognos Avvikelse Budg.- prognos Direktion/revision Administration Ekonomiadministration Administrativ chef Lönekontor Inköp IT Tele PUL Webdesigner IT-systemvetare Beredskap Kostnader för oförutsett Räddningstjänst Summa vht drift Avgiftsfinansierad vht Renhållning Slam Finans Resultat Investeringsredovisning inkl. pågående objekt Objekt Budget Redovisat Redovisat Prognos Avvikelse Administrativa avdelningen IP-telefoni (överf från 2008) Plattformsbyte+ IT servrar Ekonomisystem Internet/intranet Renhålln program Future Räddningstjänsten Terrängbil Räddningsutrustning Rakel Tele/datatekn. utrustning Inventarier Larmmonitorer/radioutrustning Luftflaskor SUMMA

21 Resultat- och balansräkning Resultaträkning Redovisning i tkr Not jan-aug 2008 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar jan-aug Helårsprognos Budget justerad Avvikelse Budget prognos Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Periodens resultat Balansräkning Redovisning i tkr Not IB TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Maskiner och inventarier Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar Fordringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital -därav periodens resultat Avsättningar för pensioner Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa skulder SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Ansvarsförbindelser I ett finansieringsavtal mellan medlemskommunerna och förbundet har en överenskommelse gjorts att tidigare inarbetad pensionskostnad/skuld ligger kvar hos kommunerna. 21

22 Finansieringsanalys Finansieringsanalys Redovisning i tkr Not Den löpande verksamheten Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader exkl. avskrivning Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Verksamhetens netto Investeringar Inköp av materiella tillgångar Investeringsnetto Finansiering Utlåning Upplåning Amortering Finansieringsnetto Justering för rörelsekapitalets förändring avseende hela verksamheten Ökning(-)/minskning(+) kortfristiga fordringar Ökning(-)/minskning(+) kortfristiga skulder Justering för icke rörelsekapitalpåverkande poster Avsättning pensioner Förändring av likvida medel

23 Not Intäkter Försäljning 802 Taxor och avgifter Bidrag 666 Förs vht och entreprenad Övrigt SUMMA Not 2 Kostnader Personalkostnader inkl pensioner Lokaler Köp av verksamhet Databehandling/komm Övrigt SUMMA Not 3 Syftet med avskrivningar är att fördela anskaffningsvärdet över den beräknade brukningstiden. Avskrivningarna baseras på anskaffningsvärdet. Avskrivning påbörjas månaden efter att investeringen har tagits i bruk. Not 4 Medlemskommunernas ägarandelar RT Adm IT Köping 57,7% 53% 66% Arboga 26,1% 29% Kungsör 16,2% 18% 34% Not 5 Ränteintäkt avseende rörelsekontot. Not 6 Ränta på lån till förbundsmedlemmarna samt övriga räntor 47 kkr. Ränta på reverslån uppgår till 5,0% på bokfört värde. Ränta till kreditinstitut 232 kkr. Not 7 Maskiner och inventarier som överfördes från respektive medlemskommun samt nyinvestering under perioden. Not 8 Långfristiga fordringar Fordran medlemskommuner Pensionsåtagande Köping Arboga Kungsör SUMMA Noter Not 9 Kortfristiga fordringar Kundfordringar Kundfordringar renhållning Förutbetalda kostnader/upplupna intäkter Momsfordran Övr. kortfr fordringar 259 SUMMA Not 10 Kassa och bank Checkkonto SUMMA Not 11 Avsättning pensioner Pensionsförpliktelser Avsättn. för pensioner inkl löneskatt Totala förpliktelser Långsiktig fordran (not 8) Återlånade medel Not 12 Långfristiga skulder Kommuninvest i Sverige AB förfaller till betalning , kkr. Köpings kommun har gått i borgen för förbundets räkning. Reverslån Köping 409 kkr, Kungsör 983 kkr Not 13 Kortfristiga skulder Kortfristig del av långfristiga 70 skulder Leverantörsskulder Moms och skatter Upplupna semesterlöner Övr. kortfristiga skulder Upplupna sociala avgifter 794 Individuell del pension inkl särskild löneskatt Övriga interimsskulder Övrigt 70 SUMMA Fördelning Eget Kapital Delår EK varav resultatregl fond * varav balansfond från 2004 RT Summa *skuld till abonnentkollektivet avseende renhållning. 23

24 Redovisningsprinciper Delårsrapporten har upprättats i enlighet med kommunala redovisningslagen samt enligt god redovisningssed. Den är beräknad utifrån faktiskt utfall enligt redovisningen. Väsentliga poster har periodiserats. Redovisningsprinciper 24