Prognos för måluppfyllelse

Transkript

1

2 Prognos för måluppfyllelse Årets första månader har inneburit fortsatt arbete för att genomföra programmen i samverkan. Buf samarbetar tillsammans med sex andra förvaltningar med fokus på barn och unga. Buf och Soc samarbetar nära för att alla barn och unga i Luleå ska lyckas i skolan. Trots goda resultat på många skolor och i förhållande till övriga landet så är det dock alltför många elever som inte når målen i alla ämnen. Inom serviceperspektivet ligger fokus på att vara så synliga som möjligt för att det vi står för ska vara känt för medborgarna. Tydlighet i all vår kommunikation är avgörande. Arbete med att förbättra och utveckla förvaltningens tillgänglighet pågår. Rutiner för klagomålshantering har tagits fram och implementerats. Det finns dock arbete kvar att göra gällande servicedeklarationer/synpunkthantering. Andelen lärare som omfattas av krav på behörighet/legitimation enligt skollagen som är placerade inom sitt ämnesområde uppskattas fortfarande att inte nå målet, 80 %. Arbete pågår i vårens bemanningsplanering för att nå målet vid årets slut. Målet att Luleå kommuns värdegrund ska vara en naturlig del på samtliga arbetsplatser måste arbetas vidare med. Verksamheterna har ännu inte redovisat några mål inom området. När det gäller ekonomin bedöms verksamheten bedrivas inom angivet kommunbidrag innevarande år, vilket innebär att måluppfyllelsen i ekonomiperspektivet är grön för resultatmålet. Detta trots kraftiga underskott hos många rektorer och förskolechefer. Rektorernas prognoser är däremot förbättrade i jämförelse med föregående år, åtgärder vidtas. Prognostiserade underskott uppvägs detta år till stor del av lägre interkommunala kostnader i gymnasieskolan samt beräknat överskott på förskolans avstämningsresurs. Förvaltningen vidtar många åtgärder för att nå högre effektivitet i resursfördelning och -användning både långsiktigt och innevarande år. Åtgärdsarbetet för att klara en budget i balans intensifieras under våren. En ny resursfördelningsmodell är införd för för- och grundskolan detta år där resurstilldelningen stäms av enligt antal barn/ elever varje månad. Det är en stor utmaning för rektor och förskolechef att möta barnoch elevfluktuationer och kunna planera långsiktigt. Förvaltningen kommer också att presentera ett förslag hur fördela mera olika i syfte att möta elevers behov och använda resurserna så optimalt som möjligt. Luleå växer, vilket betyder att antalet barn och elever ökar. Det medför behov av fler pedagoger och mer lokaler. För att undvika att tillväxtens behov av fler lokaler ska finansieras med befintlig elevpeng har nämnden beslutat om målet att lokalkostnadernas andel av budget inte ska öka. Detta mål är framtaget för att särskilt följa att resurser inte omfördelas från kärnverksamheten till nya lokaler i samband med volymtillväxt. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

3 Barn- och utbildningsnämndens styrkort Samhälle KS Målområden Mål för att: Påbörja genomförandet av programmen i kommunövergripande samverkan Mål för att: Alla barn och unga i Luleå ska lyckas i skolan och alla ska nå så långt som möjligt i sin kunskapsutveckling Nämnd-/Bolagsmål Alla skolor ska tillse att forum finns där samverkan med närsamhällets aktörer sker och utvecklas och där barn och elever är medskapande. Andelen elever som är behöriga till gymnasieskolan ska öka med minst 2% Andelen elever som inte röker, inte druckit alkohol, aldrig använt narkotika ska öka med minst 2% Genomströmningen i gymnasieskolan ska öka med minst 2 % Mål för att: Bygga för fler Service KS Målområden Mål för att: Säkerställa en väl utvecklad service Utarbeta lokala utvecklingsplaner för stadsdelar/stadsnära byar/samlande byar i syfte att koncentrera kommunala investeringar. Nämnd-/Bolagsmål Utvecklade e-tjänster för att stödja effektivare handläggning, ökad tillgänglighet och nyttjandegrad. Medborgarnas nöjdhet med skolan i Luleå ska öka jämfört med föregående år Alla verksamheter ska genomföra insatser, i syfte att bidra till att stärka varumärket Luleå kommun. Mål för att: Säkerställa en god tillgänglighet Medarbetare KS Målområden Mål för att: Chefer ska ges rätt förutsättningar för att utöva gott ledarskap Skolans resurser ska användas, så att alla barn och unga ges likvärdiga, jämställda och jämlika förutsättningar. Vistelsemiljön för alla barn och unga ska vara tillgänglig och stimulera till kreativitet och skapande. Nämnd-/Bolagsmål Minst 80 % av de medarbetare som omfattas av krav på behörighet/legitimation enligt skollagen ska vara placerade inom sitt ämnesområde Skapa förutsättningar för ökad förståelse och tydligare förhållningssätt till den egna arbetstiden Kvalitetssäkra rekryteringsprocessen vad gäller det interna arbetet med personalplanering samt utarbeta en rekryteringsplan Mål för att: Ge förutsättningar för hälsofrämjande arbetsplatser Utarbeta nya former för kollegial samverkan Resultatet av mätningen i medarbetarenkäten vad gäller upplevelsen av stress hos medarbetare ska minska Luleå kommuns värdegrund ska vara en naturlig del på samtliga arbetsplatser Ekonomi KS Målområden Mål för att: Bedriva verksamheten inom angivna kommunbidrag (nämnder) och ekonomiska mål (bolag) Mål för att: Öka fokus på långsiktig effektivitet Samtliga chefer ges förutsättningar för ett hälsofrämjande ledarskap utifrån skolans förutsättningar som stödjer strävansmålet med 25 direkt underställda medarbetare Nämnd-/Bolagsmål Verksamhetens resultatet ska vara minst noll Lokalkostnadernas andel av budget ska inte öka Köptroheten mot kommunens ramavtal ska vara 100% Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

4 Analys SAMHÄLLE Nämnd-/Bolagsmål Alla skolor ska tillse att forum finns där samverkan med närsamhällets aktörer sker och utvecklas och där barn och elever är medskapande. Andelen elever som är behöriga till gymnasieskolan ska öka med minst 2 % Andelen elever som inte röker, inte druckit alkohol, aldrig använt narkotika ska öka med minst 2 % Analys Grundskolan arbetar med insatser för att ge elever möjligheter att vara medskapande i samhällsbyggandet. Verksamheten ger exempel på att samverkan bör sökas med till exempel näringsliv och andra aktörer i närsamhället. Ett starkt fokus ligger på att stärka det entreprenöriella lärandet. Ett annat exempel är att elevrådsutbildningar är nu genomförda och fortsätter med satsningar på att utbilda elevskyddsombud. Kulturskolan i samverkan med Fritidsförvaltningen bygger i samverkan med elevråden upp forum och arenor för fortsatt samarbete mellan skolorna. Gymnasieskolan har mål som innebär utvecklad samverkan med yrkesbranscher och universitet/högskola. Förskolan har inte prioriterat att formulera mål inom detta område. Måltidsservice utvecklar lokalt medskapande för ökad kvalitet. Arbetet genomförs i varje skolområde. Bedömningen är att arbete pågår och att målet delvis kommer att nås vid årets slut. I förskolornas lärmiljöer planeras så att barnen ska ges möjlighet att själva och tillsammans med andra undersöka, utforska, ställa hypoteser och förundras. Det används olika typer av dokumentationer och utvärderingar, som ger kunskap om barnens lärande i verksamheten. Det finns en spännvid vad gäller förskolornas bedömning av i vilken grad barnen är delaktiga i sitt lärande och i vilken mån pedagogisk dokumentation nyttjas som verktyg i arbetet. Vid några förskolor sker pedagogisk dokumentation endast i liten omfattning, men de flesta förskolorna använder sig av pedagogisk dokumentation i vardagen. Dessa förskolor gör analysen att dokumentationerna har bidragit till barnens ökade delaktighet i sitt eget lärande. I grundskolan anger verksamheten att de gemensamma satsningarna inom BUF är viktiga verktyg för att bidra till att andelen elever som är behöriga till gymnasiet ökar över tid. Alla satsningarna ger stora möjligheter till att utveckla kollegial samverkan, formativ bedömning och varierad undervisning. Exempel är matematiklyftet, kunskap och bedömning, LUTEK och det systematiska kvalitetsarbetet. I det gemensamma arbetet tillsammans med socialförvaltningen genomförs insatser som på sikt antas kommer att bidra till att fler elever blir behöriga till gymnasieskolan. Exempel är olika föräldrastödsinsatser inom "föräldrasupporten", riktat arbete för minskad skolfrånvaro samt det gemensamma arbetet på Tunaområdet. Trots goda resultat på många skolor och i förhållande till övriga landet så är det dock alltför många elever som inte når målen i alla ämnen. Vid en jämförelse av andelen elever med betyg i alla ämnen råder stora skillnader mellan skolorna. Bedömningen är att målet delvis kommer att uppnås. Det finns en samstämmighet vad gäller förskolornas beskrivna arbete mot det uppsatta målet. I förskolan läggs grund för att barnen ska förstå vad demokrati är. Barnens sociala utveckling förutsätter att de alltefter förmåga får ta ansvar för sina egna handlingar, för miljön i förskolan och göra egna aktiva val. Grundskolan beskriver ett väl utvecklat lokalt elevhälsoarbete som en nyckel i detta arbete. Samverkan mellan Socialförvaltningen och BUF när det handlar om elever som riskerar att ej nå kunskapsmålen är påbörjat. Tillgång till skolsköterska och kuratorer i lokal elevhälsa är andra framgångsfaktorer som lyfts. I enheternas arbete finns även andra insatser t ex TobaksfriDuo som bidrar till att förebygga/minska. Den positiva trend med att andelen elever som inte röker, inte dricker alkohol eller använder narkotika ska öka fortsätter genom att skolorna arbetar främjande och förebyggande, långsiktigt och målmedvetet. Drogvaneundersökningen och Hälsosamtalens resultat analyseras i juni och kommer att presenteras i DÅR 2. Trots goda resultat finns anledning att fortsätta arbeta aktivt med området Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

5 Nämnd-/Bolagsmål Analys på alla nivåer! Bedömningen är att målet kommer att nås. Genomströmningen i gymnasieskolan ska öka med minst 2 % Utarbeta lokala utvecklingsplaner för stadsdelar/stadsnära byar/samlande byar i syfte att koncentrera kommunala investeringar. Gymnasieskolan har fokus på undervisning baserad på forskning och beprövad erfarenhet för att nå målet. Analys och prognos av måluppfyllelse lämnas vid delårsrapport två. Områdesplaner för kommunala investeringar finns för alla områden. Dialog pågår med samtliga geografiska områden (upptagningsområden). Fördjupade processer med medborgarsamtal pågår i vissa områden och det är aktuellt att lyfta lokala utvecklingsplaner för BUF i områdena Gammelstad och Sunderbyn för politisk avstämning i BUN. Det är även aktuellt att fördjupa processer i andra områden under hösten. Arbete pågår inom förvaltningen för att gå i målens riktning inom samhällsperspektivet. Många gemensamma satsningar som genomförs i Luleås förskolor och skolor är viktiga verktyg för att bidra till att andelen elever som är behöriga till gymnasiet ökar över tid. Frågor som rör barn och unga har ett stort fokus. Olika former för samverkan med andra aktörer har utvecklats och ytterligare former för samverkan har genomförts under året. Programmens intentioner har börjat omsättas med särskild inriktning på strategiområdet Start och uppväxt för alla. När alla barn och unga i Luleås förskolor och skolor lyckas och på riktigt har inflytande och är delaktiga främjar det en gynnsam samhällsutveckling. Att skolan i Luleå är en nationell förebild är en av de viktigaste förutsättningarna för att vilja bo och leva i Luleå. Prioriterade områden för året är bland annat drogförebyggande arbete och skolresultat års skolresultat blev inte det förväntade som BUN och socialnämndens målsättning ger som riktmärke. Viss resultatförbättring kan ses gällande det drogförebyggande arbetet. Båda nämnderna har kvar samma mål och ambitioner under 2014 gällande barn och ungas hälsa och livsstil. Arbetet går vidare. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

6 SERVICE Nämnd-/Bolagsmål Utvecklade e-tjänster för att stödja effektivare handläggning, ökad tillgänglighet och nyttjandegrad. Medborgarnas nöjdhet med skolan i Luleå ska öka jämfört med föregående år Alla verksamheter ska genomföra insatser, i syfte att bidra till att stärka varumärket Luleå kommun. Skolans resurser ska användas, så att alla barn och unga ges likvärdiga, jämställda och jämlika förutsättningar. Analys Inom förvaltningsstaben pågår utveckling av e-tjänst gällande ansökan till förskoleklass. Årets föräldraenkät i förskolan är inte sammanställd och analyserad ännu. Svarstiden har gått ut och vi kan se en kraftigt ökad svarsfrekvens. Analysen kommer i DÅR 2. Flera förskolechefer menar att deras förskolor inte har den höga svarsfrekvens de önskar sig. Anledningen till det behöver analyseras men någon berättar att deras föräldrar angett i utvecklingssamtalen att de är nöjda med verksamheten och därför inte känner ett behov att svara på enkäten. Även i grundskolan pågår arbetet med analys och kommer att lyftas i Dår 2. Vid förra årets sammanställning kunde utläsas att alltför många elever i åk 7-9 inte tyckte att skolan gjorde dem nyfikna och skapade lust så att de vill lära sig mera. En ordentlig analys måste därför göras efter läsårets slut för att rätt åtgärder ska kunna vidtas. Under k-dagarna i juni och augusti kommer alla skolor att analysera sina resultat och också koppla dem till kunskapsresultaten. resultatet kommer att presenteras i DÅR 2. Bedömningen är att målet delvis kommer att uppnås. Många förskolor deltar i kommunövergripande aktiviteter som ljusfestival och sommarutställningen arrangerad av det Pedagogiska nätverket. Grundskolan beskriver arbetet med att ha aktuella och genomarbetade hemsidor samt arbetet med edwise som kanal för kommunikation. Gymnasiet har mål om marknadsförings- och kommunikationsstrategi som lyfter fram viktiga kvalitéer i Luleå Gymnasieby. Det finns inte konkreta exempel angivna hur verksamheten genomför insatser i syfte att stärka varumärket Luleå kommun. Bedömningen är att mer arbete behöver göras för att nå målet vid årets slut. Utvecklingsarbete pågår för att fördela resurser mera olika, framför allt inom området socioekonomisk fördelning. Huvudmannen ska fördela resurser till utbildning inom skolväsendet efter barns och elevernas olika förutsättningar och behov. Förskolechef och rektor har ansvar att fördela resurser inom enheten efter barnens och elevernas olika förutsättningar och behov. Förskolans analys ger att det sker fördelning av resurser utifrån antalet barn och deras ålder och att det delvis förekommer att förskolechefer gör interna omfördelningar efter att ha kartlagt barngruppens olika behov. Grundskolans analyser ger inte något sådant exempel, att rektor fördelar resurser efter elevers olika förutsättningar och behov. År 7-9 anger dock exemplet 1:1 för alla elever som ett sätt att gå i riktning att ge elever likvärdiga förutsättningar. Ingen analys finns kopplat till jämlikhet och jämställdhet. Arbete finns att göra för att nå målet vid årets slut. Vistelsemiljön för alla barn och unga ska vara tillgänglig och stimulera till kreativitet och skapande. Verksamheterna beskriver att de arbetar för stimulerande, kreativa och skapande miljöer, framförallt den fysiska. Det finns färre beskrivningar om arbetet med att skapa tillgängliga miljöer, framförallt pedagogiskt tillgängliga lärmiljöer. Ett metodseminarium har anordnats som hölls av Specialpedagogiska skolmyndigheten om tillgänglig utbildning. Ett metodmaterial presenterades som bör spridas i hela verksamheten. Serviceenheten arbetar aktivt med tillgängliga miljöer. Arbetet pågår med att få kommunens investeringsplanering att omfatta även utemiljöåtgärder i förskolor och skolor. Ett steg har tagits och i samband med nybyggnation så finns utemiljön med i underhållsplaneringen för Tekniska förvaltningen. P g a ekonomisk situation så planeras ingen utökning av BUF:s budget för dessa ändamål i år. Barn- och utbildningsförvaltningen bedömer att en rad aktiviteter och insatser görs för att gå i målens riktning inom serviceperspektivet. Det finns dock arbete att göra för att fler insatser i syfte att bidra till att stärka varumärket Luleå. I dagsläget finns få konkreta exempel angivna hur verksamheten genomför insatser i syfte att stärka varumärket Luleå kommun. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

7 MEDARBETARE Nämnd-/Bolagsmål Minst 80 % av de medarbetare som omfattas av krav på behörighet/legitimation enligt skollagen ska vara placerade inom sitt ämnesområde Skapa förutsättningar för ökad förståelse och tydligare förhållningssätt till den egna arbetstiden Kvalitetssäkra rekryteringsprocessen vad gäller det interna arbetet med personalplanering samt utarbeta en rekryteringsplan Utarbeta nya former för kollegial samverkan Resultatet av mätningen i medarbetarenkäten vad gäller upplevelsen av stress hos medarbetare ska minska Luleå kommuns värdegrund ska vara en naturlig del på samtliga arbetsplatser Samtliga chefer ges förutsättningar för ett hälsofrämjande ledarskap utifrån skolans förutsättningar som stödjer strävansmålet med 25 direkt underställda medarbetare Analys Andelen lärare som omfattas av krav på behörighet/legitimation enligt skollagen som är placerade inom sitt ämnesområde uppskattas fortfarande att inte nå målet, 80 %. Arbete pågår i vårens bemanningsplanering för att nå målet vid årets slut. Barn- och utbildningsförvaltningens verksamheter har utformat mål som ska bidra till att skapa förutsättningar för ökad förståelse och tydligare förhållningssätt till den egna arbetstiden. Målet förväntas delvis uppnås. Kvalitetssäkring av rekryteringsprocessen uppnås delvis genom att nya arbetsrutiner inom den årliga bemanningsplaneringen tillämpas samt att arbetet med rekryteringsplan påbörjas under Delar av verksamheten arbetar med nya former för kollegial samverkan. Samtliga verksamheter har utarbetat mål för att minska upplevelsen av stress hos medarbetarna. På förvaltningsövergripande nivå kommer en ledardag att anordnas för samtliga chefer med fokus att öka kunskap och medvetenhet om stress. Vi årets slut kommer förvaltningen att delta i det kommunövergripande hälsofrämjande projektet som ska ge samtliga chefer verktyg inom området. Barn- och utbildningsförvaltningens verksamheter har ännu inte redovisat några mål inom området. Barn- och utbildningsförvaltningens verksamheter har ännu inte redovisat några mål inom området. Antal anställda Antalet tillsvidareanställda i Barn och förvaltningen har minskat med 28 medarbetare för perioden januari april Under motsvarande period har antalet visstidsanställda ökat med 61 personer. Anledningen till ökningen av visstidsanställda har flera orsaker. En anledning är att det inte alltid finns tillgång till legitimerade/behöriga lärare och förskollärare vilket leder till visstidsanställning av obehöriga lärare enligt Skollagen. En annan anledning till antalet visstidsanställda beror på beslutet att förvaltningens förstelärare i ett första skede anställts i tidsbegränsade befattningar. Antalet visstidsanställda medarbetare i förvaltningen kan på sikt förväntas öka ytterligare då stora kommande pensionsavgångar i relation till legitimationskravet och brist på legitimerade lärare i vissa behörigheter talar för detta. Antal anställda 2014 Januari April Tillsvidare Viss tid Sjukfrånvaro Statistik för perioden januari-april 2014 visar en viss ökning av den totala sjukfrånvaron i barn- och utbildningsförvaltningen. Trenden med en svag ökning i sjukfrånvaro är densamma i hela Luleå kommun. Mätning av perioden jan-april 2014 visar att långtidssjukfrånvaron för män har ökat något sedan samma period 2013, vilket gör att siffran närmar sig kvinnors sjukfrånvaro som under perioden jan-april 2014 är 5,8 %. Barn- och utbildningsförvaltningens frisktal, dvs. sjukfrånvaro som är färre än 8 dagar, har också Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

8 sjunkit något sedan Långtidssjukfrånvaron (>59dagar) i barn- och utbildningsförvaltningen har ökat med 7 % sedan Sjukfrånvaro i relation till förvaltningens olika verksamheter visar att sjukfrånvaron i förskolan har ökat samtidigt som den i grundskolan har minskat, i jämförelse med samma period I gymnasieskolan är sjukfrånvaron nästintill oförändrad. Förvaltningen har startat ett omfattande arbete för att finna anledningar till den ökade sjukfrånvaron samt synliggöra framgångsfaktorer vid de enheter inom förskolans verksamhetsområde där sjuktalen är låga. Samtidigt fortsätter det förebyggande- och hälsofrämjande arbetet inom området i dialog med verksamheten. Sjukfrånvaro Frisktal (%) 82,9 84,2 Ingen sjukdag (%) 54,8 55,2 1-7 dagar 28,2 29,0 Total sjukfrånvaro (%) 5,6 5,3 Strategisk kompetensförsörjning Införande av karriärbefattningar; förstelärare och lektorer, från 1 juli 2013 är en del av förvaltningens arbete för att höja attraktiviteten i läraryrket i Luleå kommun och samtidigt öka kvaliteten i undervisningen för eleverna. Under 2014 kommer arbetet med karriärbefattningar att fortsätta. En annan åtgärd som barn- och utbildningsförvaltningen arbetar med för att säkra framtida kompetensförsörjning inom förvaltningen är fortsatt arbete med att erbjuda introduktionsperiod då det är möjligt, särskilt inom förskolans verksamhetsområde. Förvaltningen fortsätter också erbjuda kompetensutveckling genom Lärarlyftet, i vilket följande ämnesområden just nu är prioriterade; matematik, teknik, no/teknik, engelska, svenska som andra språk samt speciallärarutbildning med specialisering mot utvecklingsstörning. Förvaltningen fortsätter med marknadsföringsinsatser genom att finnas på plats på rekryteringsmässor, universitetsevents och andra liknade aktiviteter. Barn- och utbildningsförvaltningen har också deltagit i ett av kommunens långsiktiga kompetensförsörjningsprojekt som innebar att i april erbjuda två veckors kombinerad studiebesök och praktik i förvaltningens olika verksamheter för elever i årskurs åtta. Arbetsmiljö och hälsa Hälsofrämjande arbetsplatser är ett kommunövergripande projekt i Luleå som omfattar alla förvaltningar. Syftet med det tvåårigt hälsoprojekt är att möta och vända trenden med ökade sjuktal i kommunen, och samtidigt öka intresset för bättre hälsa och arbetsmiljö. Projektet innebär att kommunen under perioden fokuserar på begreppet hälsofrämjande arbetsplatser samt hälsofrämjande ledarskap och medarbetarskap. Friskvård fokuseras via utbildningsinsatser inom livsstilsfrågor. Barn och utbildningsförvaltningen kommer aktivt att gå in i hälsoprojektet under november månad. Under inledningen kommer samtliga chefer få en endagsutbildning i form av en workshop för hälsofrämjande arbete. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

9 Handlingsplanen i projektet innehåller fyra delområden: Hur chefer kan hitta balans och må bra i sitt ledarskap och därigenom stötta och inspirera medarbetare. Hälsofrämjande arbetsplatser, metod för dialog. Tydliggöra alla medarbetares ansvar för sin del i att bidra till hälsofrämjande arbetsplatser. Hur tar alla ansvar i medskapande anda. Tydliggöra hälsoinspiratörernas roll och uppdrag utifrån handlingsplanen. Seminarier om livsstilsfrågor för samtliga medarbetare på fritiden. Det egna ansvaret för hälsan utifrån sunda levnadsvanor. Inom området friskvård finns redan projekt/beslut som stödjer handlingsplanen. Medarbetarenkäten från 2013 visar på generellt goda resultat inom Barn och utbildningsförvaltningen med ökad trivsel och positiv attityd. Resultatet från mätningen av stressfaktorn i medarabetarenkäten visar dock på ett oförändrat resultat sedan 2011, vilket innebär att det inom området fortfarande finns förbättringsmöjligheter. Målet är att upplevelsen av stress skall minska för förvaltningens medarbetare. En av åtgärder som har startats är tydliggörande av gemensamma processer, bland annat genom förbättrade rutiner och riktlinjer. En annan åtgärd är planering av gemensam ledardag i september för förvaltningens chefer, med fokus på att öka kunskap och medvetenhet kring stress. Inom förvaltningens verksamheter genomförs kontinuerligt riskbedömningar inom fokusområdet stress enligt gängse rutin vid behov. Bra chefs-/ledarskap och medarbetarskap Som en del i att uppnå målet med att minst 80 % av lärare som omfattas av krav på behörighet/legitimation ska vara placerade i sitt ämnesområde och för att skapa en effektivare bemanningsplanering, har en ny förvaltningsövergripande arbetsrutin för bemanningsplanering fastställts. Under våren 2014 har arbetet med bemanningsplanering skett enligt den nya arbetsrutinen vilket har lett till en effektivare arbetsgång, kvalitetssäkrad personalplanering samt förbättrad fördelning av lärares behörighet i relation till verksamhetens behov. Uppgiften att påbörja arbetet med en långsiktig rekryteringsplan är igång som planerat. Barn- och utbildningsförvaltningen arbetar också för att införa ett verksamhetssystem som kan registrera legitimation, behörighet och kompetens för förvaltningens medarbetare och samtidigt användas som ett digitalt verktyg i bemanningsplanering. Representanter från personalenheten och bemanningsenheten har i april genomfört ett studiebesök vid Stockholm stad för att titta på ett sådant verksamhetssystem i drift. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

10 För att ge förvaltningens chefer möjlighet till utökad kompetensutveckling arbetar förvaltningens tillsammans med personalkontoret för att ta fram en introduktionsutbildning för nya chefer, samt en chefsutbildning som syftar till ledarskapsutveckling. Pilotutbildningarna förväntas starta under hösten Förvaltningens stödfunktioner i staben stöttar cheferna kontinuerligt i bland annat ekonomi- och personalfrågor. Under våren har ett utbildningsmaterial utformats för att på en ledardag informera och repetera regelverket vid anställning och rekrytering. Vid denna ledardag lyftes också grunderna kring arbetstid, för att lägga grunden för ett fortsatt arbete i att skapa ökad förståelse och tydligare förhållningssätt till den egna arbetstiden. Den gemensamma värdegrunden; engagemang, ansvar och kompetens syftar till att skapa ett attraktivt Luleå där verksamheten finns till för kommunens medborgare. Resultatet av medarbetarenkäten 2013 visar på en ökad kännedom om värdegrunden. Utmaningen som förvaltningen står inför är att öka kopplingen mellan det vardagliga arbetet och värdegrunden. Det arbetet kommer att vara nära sammankopplat med förvaltningens deltagande i det hälsofrämjande projektet under Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

11 EKONOMI Nämnd-/Bolagsmål Verksamhetens resultat ska vara minst noll Lokalkostnadernas andel av budget ska inte öka Köptroheten mot kommunens ramavtal ska vara 100% Analys Förvaltningens helårsprognos uppgår till ett nollresultat. Rektorer i grund- och gymnasieskolan inkl särskolan samt förskolechefer prognostiserar fortsatta underskott, om än mindre än föregående år. I förskolan bedöms detta vägas upp av avstämningsresursen. I gymnasieskolan av minskade interkommunala kostnader. Däremot redovisar grundskolan totalt ett underskott med ca tkr. Rektorerna arbetar vidare med åtgärdsplaner för att komma tillrätta med underskotten. Även skoltransporter och måltidsservice beräknar en negativ avvikelse vid årets slut. Det beror dels på nya krav från Skolverket om att servera fet fisk och dels på ett nytt taxiavtal from hösten vilket bedöms ge en fördyring av skoltransporterna med 750 tkr. Förvaltningens prognostiserade underskott bedöms innevarande år balanseras nästan fullt ut av överskott på det interkommunala nettot samt avstämningsmedel i för- och grundskolan. Förvaltningens nettohyror uppgår till tkr vilket motsvarar 12,8% av förvaltningens totala ram. Detta innebär att förvaltningen klarat målet enligt strategin för BUN s lokalplanering. Målet är framtaget för att särskilt följa att nämnden inte omfördelar resurser från kärnverksamheten till nya lokaler i samband med volymtillväxt. Nämnden förutsätter att resurser för den demografiska ökningen ska finansieras genom utökad budget. Köptrohet per är 95 %. Att jämföras med köptroheten samma period föregående år 94 %. Köptroheten fortsätter att öka. Jämför med den siffra för köptroheten som redovisades 2007; 65 %, innan kommunen startade med Effektiva inköp. Däremot finns det fortsatta utvecklingsområden. Rektorer och förskolechefer pekar på att det fortfarande saknas produkter och att kvaliteten kan förbättras. Att inköpsprocessen tar för lång tid och behöver effektiviseras ytterligare. Åtgärder som pågår för att förbättra processen är upprättande av fler avtal samt förbättrat innehåll i befintliga avtal. Fler verksamheter inkluderas i rutinen, för närvarande sker ett arbete med att förändra vaktmästarnas inköp. Information och utbildning pågår löpande för att alla ska bli medvetna om hur viktigt det är att vi är köptrogna både mot avtalade leverantörer och avtalat sortiment. Särskild information har gått ut från skolchefen om vikten av att följa beslutad rutin att samtliga inköp ska göras av behöriga beställare. Bedömningen är att måluppfyllelsen fortsätter att förbättras, att aktiviteter pågår för att närma oss målet och att det delvis kommer att uppnås innevarande år. Driftsredovisning Sammanfattning Periodens resultat Förvaltningens resultat för perioden är ett marginellt överskott vilket motsvarar en procent av periodens budget. Redovisat resultat för perioden ska förbättras med knappt tkr eftersom lönerevisionen utbetalats utan motsvarande kompensation i budget. Det innebär att periodens resultat ligger på ungefär samma nivå som föregående månader. Den huvudsakliga förklaringen till att förvaltningen uppvisar ett positivt resultat är lägre interkommunala kostnader för gymnasieelever än beräknat. Antalet gymnasieelever från Luleå som läser på naturbruksutbildningarna har mer än halverats på två år, dessa utbildningar är dubbelt så dyra som övriga utbildningar. Dessutom redovisas ett överskott på förvaltningsstaben för perioden som beror på att investeringstakten av framförallt IT är oregelbundet fördelat över året. Ett överskott som beräknas förbrukas till årets slut. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

12 Dessa överskott väger upp fortsatta redovisade underskott för grund- och gymnasieskolans rektorer liksom förskolecheferna. Förklaringen avseende förskolechefernas underskott är svårtydbar, analysen fortsätter av hur den nya resursfördelningsmodellen påverkar verksamheten. När det gäller grundskolans rektorer uppvisas fortsatta underskott med samma härledda orsaker som tidigare; framförallt ökade personalinsatser för att möta barn i behov av särskilt stöd. Orsaken till gymnasierektorernas underskott är att anpassningen av organisationen till den fortsatta demografiska elevminskningen och minskade ram tar tid. Elevströmmarna styr kompetensbehovet och genom att dessa är svåra att prognostisera blir det problem att ligga i fas med den minskade ramen. Åtgärder vidtas och intensifieras för att klara verksamheten inom ekonomisk ram Budgetavvikelse jämförelse med 2013 (tkr) 2013 Prognos jan feb mars apr maj jun jul aug sep okt nov dec Resultaträkning, tkr Perioden Prognos Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Kapitalkostnader Nettokostnader Kommunbidrag Resultat Prognos Förvaltningens helårsprognos uppgår till ett nollresultat motsvarande 251 tkr. Rektorer i grund- och gymnasieskolan inklusive särskolan samt förskolechefer prognostiserar fortsatta underskott, om än mindre än föregående år. I förskolan bedöms detta vägas upp av avstämningsresursen och i gymnasieskolan av minskade interkommunala kostnader. Däremot redovisar grundskolan totalt ett underskott med drygt tkr. Rektorerna arbetar vidare med åtgärdsplaner för att komma tillrätta med underskotten. Även skoltransporter och måltidsservice beräknar en negativ avvikelse vid årets slut. Det beror dels på nya krav från Skolverket om att servera fet fisk, vilket innebär en ökad kostnad, och dels på ett nytt taxiavtal from hösten vilket bedöms ge en fördyring av skoltransporterna med 750 tkr. Förvaltningens prognostiserade underskott bedöms innevarande år balanseras fullt ut av överskott på det interkommunala nettot samt av avstämningsmedel i förskolan. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

13 Redovisning per verksamhet (Tkr) P eriodens resultat Årsprognos Period Budget Utfall Avvikelse Budget Avvikelse Nämnden Förvaltningsstaben Serviceenheten Gemensamt Vaktmästarservice Skoltransporter Måltidsservice Förskola Gemensamma resurser Förskolechefer Försk.chefer intraprenader Barnomsorgsavgifter Grundskola Gemensamma resurser Rektorer Rektorer intraprenader Elevvård (CST) Skolbarnsomsorgs avgifter Gymnasieskolan Gemensamma resurser Rektorer Interkommunalt netto Särskolan Gemensamma resurser Grundsärskola Gymnasiesärskola Ungdomsfritids Kulturskolan Total Summa Förskolan Periodens resultat uppgår till ett mindre överskott för förskolan totalt. Majoriteten av förskolecheferna redovisar ett negativt resultat tom april. Orsaken kommer att analyseras vidare under maj. Förskolan prognostiserar sammantaget ett överskott motsvarande tkr eller 1 % av resurstilldelningen. Överskottet hänförs till de gemensamma resurserna vilka omfattar bl a interkommunala ersättningar, rehab, men framförallt avstämningsresursen som ska möta regleringen avseende förändring av antal barn. Omfattningen av avstämningsresursen utgör en procent av placerade förskolebarn i Luleå och motsvarar en ökning med 40 barn. Förskolecheferna prognostiserar omfattande underskott på drygt tkr inklusive intraprenaderna. Orsaken hänförs till konsekvenser av den nya resursfördelningsmodellen med månadsvis avstämning av barn och därmed månadsvis utbetalning av barnpeng. I förskolan fluktuerar barnantalet mellan Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

14 månaderna och högst väsentligt avseende sommarmånaderna. Sommarmånaderna innebär att många barn lämnar verksamheten, barn går till förskoleklass, familjer flyttar eller säger upp sin plats. Efterfrågan av plats uppstår oftast inte förrän från augusti månad och framåt och inskolning sker successivt utifrån föräldrars önskemål om startdatum. Processen pågår in i september månad. Förskolechefernas helårsprognos bedöms vägas upp av den s k banken. Det betyder att verksamhetens förväntade kostnadsnivå beräknas motsvara föregående år. Prognosen innehåller dock många osäkerhetsfaktorer. Den månadsvisa avstämningen har påverkat förskolechefernas prognosarbete och ekonomi. En månatlig intäkt ska pareras mot i många fall svårpåverkbara personalkostnader. Förskolornas grundbemanning om tre personal per avdelning är i de allra flesta fall tillsvidare anställda och behövs när hösten kommer (om inte en volymminskning sker vid enheten). Grundskolan Prognosen för hela grundskolan uppgår fortsatt till ett underskott motsvarande ca tkr. Underskottet beror på att grundskolerektorerna tillsammans prognostiserar underskott med nästan tkr. Underskott som delvis balanseras med grundskolans avstämningsresurs. F-6 F-6-skolorna förklarar knappt hälften av grundskolerektorernas prognostiserade underskott om tkr. Porsö-, Tuna-, Furuparks- och Hertsöskolan står för huvuddelen av de negativa resultatet. En övervägande majoritet av f-6 rektorerna hänvisar periodens negativa resultat samt årsprognos till barn i behov av särskilt stöd. Boskata-/, Vitå-/, Tuna-/, Ersnäs-/, Antnäs-/, Avan-/, Furupark-/ och Hertsöskolan har samtliga en för stor personalkostym jämfört med resurstilldelningen. Samtidigt är det relevant att påtala Boskataskolans brandskada som enligt rektor även ökat på personalkostnaden. Rektor menar samtidigt att volymtillökning till hösten väger upp hela underskottet. Furuparksskolan är den f-6 skolan som redovisar störst avvikelse realterat till resurstilldelningen. Tunaskolan 4-6 signalerar att tidigare underskott är på väg att vända. 7-9 Högstadierektorerna förklarar drygt hälften av grundskolerektorernas årsprognos. En majoritet av högstadieskolorna har en personalbemanning som inte inryms inom tilldelad resursram. Elevers utanförskap tenderar att öka och därmed skolans kompensatoriska uppdrag. Rektorer lyfter svårigheten att möta alla elevers behov utifrån tilldelade resurser. För Tunaskolan ser trenden ut att vända efter flera års underskott. Omfördelning av resurser har dock ännu inte gett full effekt. Rektor för Råneåskolan 7-9 samverkar med rektor för 4-6 i syfte att få nollresultat för hela Råneåskolan, vilket kommer att kompensera att 7-9 är en alltför liten enhet ur ett effektivitetsperspektiv. Tuna- och Bergsskolan har även en betydande IT-konsumtion utan resurstäckning, vilket omhändertas i pågående digitaliseringsprojekt. Tuna- och Råneåskolan står för 70 procent av högstadieskolornas gemensamma underskott. Intraprenader Intraprenaderna sammantaget prognostiserar liksom övriga grundskolerektorer ett negativt resultat. Montessori är den skolenhet som redovisar det största underskottet, huvuddelen beror på för stor personalstyrka i jämförelse med resurstilldelning. En del härleds till IT-satsningar. Montessori Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

15 prognostiserar ett underskott på tkr. Ett omfattande arbete pågår för att omorganisera verksamheten. Verksamhetschef ansvarar för att nödvändiga åtgärder vidtas. Stadsöskolan visar däremot ett stort överskott, vilket förklaras av omallokering av städbudget på cirka 600 tkr, resterande förklaras av en låg konsumtion av datorer och läromedel. Utan Stadsöskolans positiva resultat hade intraprenadernas underkott kraftigt försämrats. Gymnasieskolan Årsprognosen är oförändrat positiv och resultatet bedöms uppgå till tkr. Men det finns orosområden eftersom bemanningen i Luleå gymnasieskola på fem rektorsområden inte ligger i fas med tilldelade resurser. Personalprocesserna är förskjutna, vilket betyder att vidtagna åtgärder inte kommer att få effekt på rektorsnivå innevarande år. Det är av största vikt att anpassningen till volymen realiseras för att ge gymnasieskolan förutsättningar att hålla sig inom tilldelade medel även framöver. Gymnasieskolan kan inte bygga ekonomin på att det interkommunala nettot väger upp ekonomin, det krävs att samtliga rektorsområden ligger i fas för en god ekonomisk hushållning. Arbete pågår löpande med åtgärdsplaner och kartläggning av rektorsområden med underskott. Gymnasieskolans ram detta år är minskad med tkr motsvarande den fortsatta demografiska minskningen med ca 140 elever. En volymförändring av denna dignitet kommer att leda till att utbudet av program och inriktningar behöver ses över, om en ekonomi i balans ska uppnås. Personalen behöva minskas. Detta är gymnasieskolans stora utmaning. Faktorer som ytterligare försvårar arbetet med volymminskningen, är brister på specifika kompetenser. Särskolan och ungdomsfritids Särskolans underskott härleds bland annat till ofinansierad handläggartjänst. Kvalitetshöjning av personal vid ungdomsfritids har resulterat i högre lönekostnader. Rektor påtalar också att interkommunala nettot belastas negativt då Luleå kommuns resurstilldelning är större än vad övriga kommuner betalar till Luleå. Investeringsredovisning Barn- och utbildningsförvaltningens egna investeringar som inte genererar hyreskostnader Barn- och utbildningsnämnden har en budget på tkr för att tillgodose behov av inredning/verksamhetsutrustning, datorer, arbetsmiljöåtgärder, åtgärder för att öka tillgängligheten och mindre lokalanpassningar. Investeringsredovisning, tkr Perioden Prognos Nettoinvestering Årsbudget Avvikelse 0 De senaste årens återhållsamma investeringar i form av inredning och verksamhetsutrustning märks tydligt i verksamheterna. Uppkomna behov som flyttats fram i tiden, som behov av skolmöbler p g a ökat antal elever och utbyte av gamla skolmöbler börjar bli problem, samtidigt som Luleå kommun på grund av överklagningar i avtalsprocessen fortfarande inte något avtal för att köpa skolmöbler. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

16 Under 2014 prioriteras som tidigare år åtgärder för att öka tillgängligheten i våra verksamheter, arbetsmiljöåtgärder, myndighetskrav och enskilda personers funktionsnedsättningar. Barn- och utbildningsförvaltningens bygginvesteringar Nettohyror innevarande år uppgår till ca tkr vilket motsvarar 12,8 % av förvaltningens totala ram. En strategi för lokalplaneringen är att lokalernas andel av kommunbidraget inte ska överstiga 13 %. Utöver ett ökat behov av lokaler utifrån befolkningsförändringar så kan förvaltningens hyreskostnader öka av andra skäl. Exempelvis innebär det faktum att Hertsölunds förskola måste ersättas p g a att byggnaden är i dåligt skick, med största sannolikhet en högre hyresnivå för förvaltningen. Några exempel på byggprojekt som pågår är ny skola på Kronan, Furuparksskolans kök och matsal och anpassningar för teknikcollege i gymnasiebyn. Exempel på utemiljöåtgärder under 2014 är Björkskataskolan, Hedskolan, Alviks förskola, Charlottendals förskola. Renovering och upprustning av skolkök och förskolekök genomförs under året enligt beslutad plan, bl a Ormbergsskolan, Antnäs och Älvens förskolekök. Nybyggnation av kök och matsal på Furuparksskolan blir klart hösten Ett växande Luleå innebär behov av fler förskolor och skolor, både i befintliga och nya bostadsområden. Barn- och utbildningsförvaltningen är i ett läge när gällande prognos visar på en ökning för förskolebarn med 485 resp elever i grundskolan med 862 till Sammantaget innebär detta en stor utmaning för förvaltningen och Luleå Kommun. Volymen på förvaltningens investeringsbudget har under några år minskat i syfte att investeringsnivån ska halveras, vilket har genomförts. Därutöver har förvaltningen under flera år avvecklat lokaler i syfte att effektivisera lokalnyttjandet. Nu är förvaltningen i ett läge där behovet av lokaler åter ökar. Investeringsnivån höjs därmed, och omfattar både förbättringar i befintliga lokaler och utökningar med nya förskoleavdelningar och en ny grundskola på Kronan. Konsekvenser av dessa investeringar är ökade hyreskostnader för Barn- och utbildningsförvaltningen. BUF och TF arbetar kontinuerligt med noggranna prioriteringar avseende kommande projekt för att minimera förhöjda hyreskonsekvenser. Nämnden förväntar sig att resurser för volymtillväxt ska finansieras genom utökad budget. Uppföljning av den Interna kontrollen Övrigt Samhälle Kontrollmoment Anmälan och utredning gällande kränkande behandling Senaste analys Resultat och noterade avvikelser: Resultatet är ej tillräckligt, mer arbete måste vidtas för att att utarbeta rutiner för tätare återrapportering av kränkande behandling till nämnden. Det utredande och åtgärdande arbetet är även det ett förbättringsområde. Åtgärder: Fortsätta det pågående arbetet med att utarbeta rutiner för tätare återrapportering av kränkande behandling till nämnden. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

17 Ändamålsenlig verksamhet Kontrollmoment Registrering och uppföljning av elevers närvaro/frånvaro Näringsvärdesberäkna d mar/meny Senaste analys Resultat och noterade avvikelser: Resultatet är ej tillräckligt, mer arbete måste vidtas för att att utarbeta rutiner för registrering och uppföljning av elevers närvaro/frånvaro. Åtgärder: Arbete pågår för att förbättra rutinen. Resultat och noterade avvikelser: Resultatet ej tillräckligt. Att näringsvärdesberäkna menyer är inte alltid så lätt då styrningen eller kundens krav inte överensstämmer med Skollagen och de svenska näringsrekommendationerna. Således kommer det alltid att finnas utvecklingsmöjligheter som kan påverkas både genom organisation och ekonomisk styrning. Måltidsservice strävan är att fortsättningsvis följa momenten för att säkerställa internkontrollpunktens kvalité. Åtgärder: Måltidsservice fortsätter att näringsvärdesberäkna menyer och genomför fler kontroller under året. Utgångspunkten är de svenska näringsrekommendationerna (SNR) anger rekommenderat intag av näringsämnen och referensvärden för energi för olika kön och åldersgrupper. Rekommendationerna är till för att ge förutsättningar för god hälsa och minska risken för kostrelaterade sjukdomar. SNR baseras på de nordiska (NNR) näringsrekommendationerna som uppdateras var åttonde år, senast ht Arbetsmiljö Kontrollmoment Korttidsfrånvaro, sjuktal -VAB Senaste analys Resultat och noterade avvikelser: Förändringen av sjuktal inom BUF för att arbeta med förebyggande åtgärder. Den totala sjukfrånvaron för perioden är 5,6 % (2014), jämfört med 5,3% (2013). Sjukfrånvaron under perioden ligger lägre än Luleå Kommuns resultat som 2014 uppnår en nivå på 6,4 % Sjukfrånvaro BUF Frisktal (%) 84,2 82,9 Ingen sjukdag (%) 28,2 29,0 Uppföljningen visar att korttidsfrånvaron ökat under perioden. Nyckeltal för frisknärvaro(andelen medarbetare med mindre än 8 sjukfrånvarodagar, 0-7 dagar) uppnår till 82,9%,2014 jämfört med 84,2% I jämförelse med Kommunens resultat, 81,7% 2014, 81, visar Barn- och utbildningsförvaltningen ett bättre resultat. Åtgärder: Arbete pågår för att förbättra rutinen. Oplanerad frånvaro Resultat och noterade avvikelser: Antal beställningar för oplanerad frånvaro (sjukdom och tillfällig föräldrapenning/vård av barn) är 5234 stycken under perioden jan-april. Andelen tillsatta beställningar för oplanerad frånvaro är 69, 3 % (3629 st), 27,0% (1412 st) är avslagna, 3,6% (190st ) avbeställda samt 0,1%(3 st) är förfallna. Totalt antal beställningar för korttidsvikariat för perioden är 10983, fördelat på tillsatta 76,7%(8424 st), avslagna 18,3%(2007), avbeställda5,0%( 546), förfallna 0,1% (6 st). Beställningsorsaken är fördelat, 47,7% oplanerad frånvaro, 52,3% planerad frånvaro. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)

18 Kontrollmoment Senaste analys Antalet beställningar via bemanningsenheten har ökat från 8477 st 2013 (jan-april) till st 2014 (jan-april) Åtgärder: Arbete pågår för att förbättra rutinen. Övrigt, Ekonomi Kontrollmoment Fakturahantering Senaste analys Resultat och noterade avvikelser: Förvaltningen har ökat sin andel fakturor som betalas i tid i jämförelse med föregående år. Periodens mätning visar på att 91% av fakturorna betalas i tid av totalt fakturor, vilket betyder att nästan 1800 fakturor betalas försent. Huvuddelen av dessa är 3-10 dagar försenade. Andelen fakturor som betalas i tid i hela kommunen är något lägre; 89%. Samtliga verksamheter bidrar till det förbättrade resultatet, särskilt föroch grundskolan. Åtgärder: Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla inköpsrutinen. Utbildning sker löpande för de verksamheter där rutinen är införs, medan arbete pågår för att inkludera även särskolan och gymnasiet. fler ramavtal ska skrivas, förenklingar i rutinen sker för att ytterligare effektivisera arbetet. Det är viktigt att samtliga inköp sker via behöriga beställare för at undvika oklara beställningar och fakturor. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period (18)