PERSONA. Ny mjukvaruplattform för systematisk och standardiserad registrering och länkning av individdata. Demografiska databasen Sid 1 (5)

Transkript

1 Demografiska databasen Sid 1 (5) PERSONA Ny mjukvaruplattform för systematisk och standardiserad registrering och länkning av individdata Datum: Version: Namn:...Maria Larsson

2 Inledning I ljuset av att verksamhetens nuvarande inregistrerings- och länkningssystem har passerat bäst-före-datum utvecklar Demografiska databasen en ny plattform för att registrera in och länka data PERSONA. När man nu börjar om från grunden tänker DDB lite utanför boxen. Varför inte passa på att göra tillvaron enklare även för andra organisationer och forskare? PERSONA byggs därför som ett flexibelt system, fritt för vem som helst att ladda ner och använda via internet. På samma gång syftar DDB:s mjukvaruplattform också till att standardisera arbetet med inregistrering och länkning. Något som i sin tur kan förbättra koordinationen av framtida inregistreringsprojekt och därmed stärka den svenska registerforskningen. Detta åtagande kräver förstås resurser. Lyckligtvis har Vetenskapsrådet nappat på projektidén och beviljat DDB 7,8 miljoner kronor för att bygga nämnda plattform. En noggrann förstudie har resulterat i en detaljerad lista på krav som den nya plattformen ska uppfylla. Eftersom personalen som arbetar med DDB:s nuvarande system i stort är väldigt nöjda med såväl utseende som funktionalitet har dessa till viss del fungerat som utgångspunkt för kraven på den nya mjukvaruplattformen. PERSONA är i första hand designat för inregistrering av kyrko-/folkbokföringsdata på församlingsnivå, men kommer med modifieringar även att kunna användas för att registrera andra typer av individbaserade material. Projektet har dessutom kopplat till sig en extern referensgrupp för att ge andra intressenter möjlighet att komma med synpunkter på den framväxande applikationen. Generellt om PERSONA Tanken är att webbaserade PERSONA ska bestå av ett flertal moduler som kommer att kunna användas tillsammans eller var för sig. För att bli riktigt användbart för en bred målgrupp är det viktigt att systemet lätt går att anpassa efter olika behov och samtidigt är enkelt att underhålla. INLOGGNING. För att kunna utnyttja PERSONA måste användaren logga in. Ett önskemål är att knyta inloggningen till exempelvis Active Directory för att minimera antalet lösenord att hålla reda på. Ett enklare alternativ är att med hjälp av en tabell i databasen spara användarna och deras krypterade lösenord. Exakt hur det blir är ännu inte fastställt. BEHÖRIGHET. Det kommer att finnas flera olika behörighetsnivåer i PERSONA. Dessa ska vara möjliga att ställa in för varje enskild användare och en användare ska kunna tillhöra flera behörighetsnivåer. HJÄLP. Som stöd för användarna tänker DDB också bygga in en hjälpfil. Filen ska finnas i alla moduler och gå att nå via såväl menyval som kortkommando. Under menyn Hjälp kommer det även att vara möjligt att lägga in andra data, till exempel en lista över ovanliga namn som kan vara till nytta för arbetet med registrering och länkning. FÖRSAMLINGSSTATUS. PERSONA kommer att innehålla en funktion som visar aktuell status för de olika församlingar som bearbetas. I Församlingsstatus anges när olika faser i produktionsprocessen är påbörjade respektive klara, samt datum för statusförändringarna. Tanken bakom detta är framför allt att underlätta uppföljningar. STATISTIK. I nya systemet PERSONA ska det också finnas olika funktioner för att ta ut statistik, exempelvis över vilket arbete som pågår och vilka uppgifter som är klara. Både den enskilde användaren och eventuella arbetsledare kommer att kunna ta ut statistik, bland annat rörande församling och registrering. Sida 2 av 5

3 Modul för Källberedning I modulen för Källberedning ingår källpreparering, volymbeskrivning, boenderegister och betygspreparering. Här dokumenteras metadata om varje källa som registreras: karaktär, tidsspann, struktur och särskilda kännetecken. Det finns också möjlighet att lägga in ytterligare källrelaterad information, till exempel om särdrag och egenheter i enskilda volymer. Källberedningen utgör standard för DDB:s inregistreringsprocess, men det är inte säkert att till exempel släktforskare är lika intresserade av att lagra sådan information. Därför kan användaren om så önskas välja bort nämnda steg. Även för den som inte nödvändigtvis tänker utföra dem kan det vara intressant att känna till vad de olika stegen i källberedningen innebär och vilken information som följaktligen finns i DDB:s databaser: Källpreparering görs för alla volymer. Här anger användaren bland annat volymens (det vill säga bokens) arkivbeteckning och de år som volymen innehåller. Volymbeskrivning är ett moment där källan beskrivs på en mer detaljerad nivå. En genomgång görs sida för sida och användaren fyller i uppgifter angående hur till exempel sid- och radnumreringen ser ut, antalet sidor och mängden noteringar per sida. Användaren skriver även in om det finns speciella tecken i källan och hur de är tolkade. Precis som i källprepareringen får varje volym sin alldeles egna dokumentation. Volymen eller delar av volymen kopplas sedan till olika formulärtyper (exempelvis de olika standardformulär som finns för husförhör eller död och begravning). Volymbeskrivningen är till för att både underlätta tolkningen av och förståelsen för källan under registreringen av data. Den information som finns i redogörelsen är mycket viktig, inte minst då materialet ska acceptanskontrolleras och/eller när en volym registreras av flera användare. Boenderegister tas fram för att automatiskt sätta boställen på varje notering. Boställesregistret innehåller bland annat ortnamn, volymens startsida och startrad, slutsida samt slutrad. Betygspreparering kan utföras om källorna är husförhörslängder som innehåller betyg och görs då för varje husförhörsvolym. Användaren redogör här för hur betygen ser ut i källan och hur de är registrerade. Betygssystemen är i regel färdigkodade beskrivningar som finns sparade i en tabell i databasen. I de fall aktuella betygsformulär saknas går det att skapa nya sådana. Sida 3 av 5

4 Modul för Registrering När det blivit dags att registrera in information från olika typer av källor används modulen för Registrering. I mjukvaran finns standardformulär förberedda för de olika källtyperna: 1. Husförhör. 2. Födelse och dop. 3. Död och begravning. 4. Lysning och vigsel. 5. Flyttning. Det kommer också att gå att skapa skräddarsydda registreringsformulär via ett speciellt gränssnitt under förutsättning att man är behörig administratör. Registreringsmodulen ska innehålla vanliga standardfunktioner likt hjälpfiler och möjlighet att bläddra bland noteringar, plus ett antal underlättande verktyg: LADDA BILD. Det kommer att vara möjligt att ladda upp och lagra en digital bild av källan (eller en länk till den plats där bilden finns) och koppla bilden till motsvarande sida i databasen. VISA BILD. De uppladdade bilderna ska kunna visas endera via menyval eller genom att på aktuell sida välja ikonen/länken för bilden. VECKODAG. Funktionalitet kommer att finnas för att räkna ut vilken veckodag ett fullständigt datum motsvarar. DEDIKLISTA. Dediklistan är en lista med färdiga koder för svenska församlingar som gör det möjligt för användaren att redan under registreringen koda geografisk information på församlingsnivå. MINA RESTNOTERINGAR. Den här listan håller koll på noteringar som användaren har markerat med Ej klar under registreringen. Med hjälp av listan kan han eller hon enkelt hitta tillbaka till dessa noteringar senare. NOTERINGSSÖK. Det ska bli möjligt att gå direkt till en specifik notering genom att ange uppgifter nödvändiga för att hämta den. Saknas noteringen i fråga ska användaren få information om detta. VISA ALLA NOTERINGAR. Användaren kommer också att kunna välja att visa en sidas alla noteringar. Denna funktion låter då användaren se några utvalda fält för alla noteringar på en sida, något som kan vara till hjälp både vid inregistrering och vid länkning. EXPORTERA. Det ska gå att exportera data för en församling, antingen till GedCom- eller XML-format. BOKNING. För att enklare strukturera arbetet när många hjälps åt att registrera kommer det även att finnas en bokningsfunktion, vilken gör det möjligt att hålla ordning på vem som registrerar vad. Ifall den inte behövs kan funktionen enkelt slås av. Själva inregistreringen sker sedan i de formulär som användaren valt. För att underlätta för dem som registrerar kan vissa fält genereras eller sättas automatiskt. Denna inställning ska emellertid gå att välja bort om den enskilde registreraren så vill. Annat som kan underlätta inregistreringen i nya PERSONA är att fält som inte behövs för registreringen går att dölja, i enlighet med användarens fastställda regler och krav. Fälten blir då helt dolda och därmed också otillgängliga för uppdatering. Avsikten med detta är att förbättra ergonomin vid inregistreringsarbetet. Alla förändringar av befintligt data kommer att loggas i tabeller för att göra ändringarna lätta att spåra. Sida 4 av 5

5 Inbyggda kvalitetskontroller För att se till att data som registreras in håller högsta kvalitet måste det vara möjligt att göra systematiska kontroller av den information som skriv in i olika fält. Det kan röra sig om allt från tillåtna värden till antalet tecken som medges. PERSONA innehåller dessutom andra typer av kontroller, vilka beskrivs nedan. KÖNKONTROLLEN är helt manuell. Här får användaren upp en lista på sin skärm med kön, namn och yrke. Han eller hon kan sedan kontrollera att könet är logiskt ifyllt i förhållande till namn och yrke. RELATIONSKONTROLLEN är automatisk och sker endast vid registrering av husförhörslängder. De förhållanden som kontrolleras är far-, mor- och partnerrelationer. ACCEPTANSKONTROLL görs för alla källtyper och används för att verifiera det data som registrerats in. I processen väljs först en viss procent av det inregistrerade materialet ut helt slumpmässigt. Nämnda noteringar får i sin tur en märkning så att den som ansvarar för verifieringen ser vad som ska kontrolleras. Han eller hon jämför sedan de inregistrerade uppgifterna mot källan och kan notera eventuella fel direkt i programmet. Felen sammanställs i en så kallad felrapport. Med hjälp av felrapporten kan registreraren rätta materialet och allt eftersom bocka av felen från listan. Inga felrapporter sparas längre än tiden mellan kontroll och rättning. En hel del kontroller som ingår som standard i DDB:s inregistreringsprocess kan enkelt slås av i menyn Inställningar. Moduler för Länkning Registrerade noteringar ska kunna länkas ihop manuellt. Bokning av intervall När flera personer arbetar med länkning används funktionen Bokning av intervall för att strukturera arbetet. Varje användare får då ett eget intervall med individer att jobba med. Denna funktionalitet ska gå att slå av om den inte behövs, till exempel om man arbetar ensam i PERSONA. Noteringslänkning Syftet med noteringslänkning är att samla alla noteringar för en individ i kronologisk ordning. Detta görs för en församling i taget. Liksom vid registreringen kommer alla förändringar av befintliga uppgifter att loggas i en tabell i databasen. För att kunna identifiera noteringar som hör till samma individ finns ett antal olika sökmöjligheter. Oavsett källtyp ska användaren alltid kunna söka på länkat/ej länkat, kön, civilstånd, födelsedatum i intervall, namn och boställe. Beroende på vilken källa som användaren önskar leta fram kommer det även att finnas andra variabler att söka på. Det ska dessutom gå att skapa nya individer och flytta noteringar från en annan individ dit. Relationslänkning Relationslänkning kan göras först efter att noteringslänkningen är klar. Syftet är att skapa kopplingar (länkar) till en individs alla anhöriga och därmed få en mer fullödig bild av hens liv. Här fastställs relationer till mor, far och partner i alla upptänkliga former, såsom fostermor, adoptivfar och så vidare. Informationen om relaterade individer hämtas från inregistreringen till länkningsmodulen. För att kunna identifiera vad för slags relationer som hör till en individ finns ett antal olika sökmöjligheter. Gemensamt för alla källtyper är att man ska kunna söka på länkat/ej länkat, kön, civilstånd, födelsedatum i intervall, namn och yrke. Sedan kan andra variabler förekomma beroende på källa. Regionlänkning Under ett liv kan en individ vara bosatt i flera olika församlingar. Närliggande församlingar brukar DDB slå ihop till större geografiska enheter och ge beteckningen Region, till exempel Skellefteåregionen. Syftet med regionlänkning är att länka ihop en individs alla förekomster i separata församlingar inom en så kallad region. Här utgår man från att en given församling också ska kopplas till en definierad region. Sökningen fungerar ungefär som i tidigare nämnda länkningssteg. Sida 5 av 5