JAG BEHÖVER EFFEKTIVA ARBETSFLÖDEN, ÖKAD PRODUKTIVITET OCH LÄGRE KOSTNADER

Transkript

1 JAG BEHÖVER EFFEKTIVA ARBETSFLÖDEN, ÖKAD PRODUKTIVITET OCH LÄGRE KOSTNADER OPTIMIZED PRINT SERVICES

2 HUR SKAPAR MAN DE BÄSTA FÖRUTSÄTTNINGARNA FÖR DET MODERNA KONTORET? GENOM ATT SAMARBETA! I det moderna arbetslivet blir vi överösta med data och information. För att kunna lyckas måste du vara flexibel, mobil och uppkopplad. Med Konica Minolta har du alltid tillgång till informationen du behöver när du vill, oavsett var du befinner dig. Det betyder att du alltid kan ligga steget före dina konkurrenter. Insikt i din affärsverksamhet En avgörande faktor är ett nära samarbete med dig. Vi måste förstå din affärsverksamhet för att kunna identifiera vad våra produkter och tjänster kan tillföra ditt företag. Därför undersöker ni noggrant din organisation, dina processer och rutiner, målsättningar och visioner tillsammans med dig. Under denna process fokuserar vi på hela dokumentlivscykeln. I det moderna kontoret existerar data och information i flera olika former inte enbart på papper. Skörda framgångar med OPS På Konica Minolta kallar vi det här nära samarbetet för OPS Optimized Print Services. OPS innebär att vi hjälper dig bli framgångsrik genom effektivare processer, maximal datasäkerhet, en optimerad maskinpark och ett system som är miljömässigt och ekonomiskt hållbart, och som dessutom är lätt att sköta och administrera. Läs vidare och ta reda på vad vi kan göra för din verksamhet och hur vi kan hjälpa dig att uppnå dina mål steg för steg. Din partner för framgång: Konica Minolta Inc. är ett globalt teknikföretag och en ledande tjänstleverantör inom IT- och dokumentprocesser såväl som digitala lösningar för produktionstryck. Genom dotterbolag i många olika länder kan vi leverera expertis och innovation på den internationella marknaden. Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH är ett helägt dotterbolag till Konica Minolta Inc. och representeras av dotterbolag och återförsäljare i över 70 länder i Europa, Mellanöstern och Afrika (EMEA). Som en ledande aktör på bland annat de europeiska marknaderna, har Konica Minolta uppnått utmärkt kundbelåtenhet och fortsatt tillväxt inom moderbolaget.

3 OPTIMERADE DOKUMENTFLÖDEN DIGITALA OCH PAPPERSBASERADE Med kontorslösningar från Konica Minolta arbetar både du och dina anställda effektivare. Det beror på att våra lösningar är anpassade till dina behov och inte tvärt om. Vår målsättning är att skapa en perfekt symbios mellan digitala och pappersbaserade dokumentflöden. Det är ju trots all dokumentlivscykeln i sin helhet som är viktig. Bra att veta! Rent statistiskt lägger varje anställd i snitt 7,4 timmar per vecka på att söka efter information. Så ska det inte behöva vara! (IDC 2010) Effektiv dokumenthantering Vi erbjuder två alternativ: 1) Lösningar för skanning av dokument direkt till ditt befintliga dokumenthanteringssystem eller 2) ett helt nytt dokumenthanteringssystem som vi utvecklar och implementerar åt dig. Vi sätter dina behov först. Prisbelönta multifunktionssystem Den kompletta dokumentlivscykeln Utskrift är bara en liten del av dokumentlivscykeln. Det handlar om så mycket mer (framställning, arkivering, hämtning). Information är en värdefull resurs men den går bara att utnyttja optimalt om man tar hänsyn till hela dokumentlivscykeln. Genom att leverera högkvalitativa utskrifter, kopior och skannade dokument fungerar Konica Minoltas multifunktionsmaskiner som ett gränssnitt mellan den digitala och pappersbaserade dokumentvärlden. Deras stora anpassningsbara pekskärmar gör dem lätta att använda. Intelligent dokumentframställning Skanna pappersdokument, utför teckenigenkänning och generera blanketter och streckkoder dessa funktioner är en perfekt grund för automatisk vidarebefordring, redigering och arkivering. Redigera pappersdokument i Word och Excel För att kunna redigera pappersdokument digitalt skannar du helt enkelt dokumenten. Enklare kan det knappast bli! Tidsödande transkribering tillhör numera det förflutna. Smidiga arkiveringslösningar Lättanvända och effektiva arkiveringslösningar som bygger på sökbara PDF-dokument gör det möjligt att hitta arkiverade dokument. Ökad mobil effektivitet: utskrift från smartphones och tablets Nu kan du skriva ut direkt från mobila enheter och utnyttja fördelarna med ditt mobila arbetssätt tack vare Wi-Fi, e-post och AirPrint.

4 LÖSNINGAR OCH TJÄNSTER SOM IT-AVDELNINGEN KOMMER ATT UPPSKATTA Utskrifts- och dokumentlösningarna från Konica Minolta är inte bara enkla att implementera när de väl finns på plats kräver de väldigt lite underhåll. Om du så önskar kan du låta oss sköta både underhåll och support. Det frigör resurser inom IT-avdelningen och gynnar hela företaget. 20% IT-supportärenden Begreppen avbrott och driftstopp tillhör numera det förflutna Konica Minoltas system är mycket robusta och konstruerade för i princip oavbruten drift. Om problem mot förmodan skulle uppstå finns hjälp att få via interaktiva guider direkt på skrivarens display, via fjärrdiagnostik eller jourtekniker. Smidig automatisering: beställning av toner och service Går det inte att skriva ut eftersom ingen har beställt toner eller underhållsservice? Slipp sådana problem med Konica Minoltas automatiserade tjänster! Slösa ingen tid på skrivarsupport 20 % av alla supportärenden är skrivarrelaterade. Med Konica Minolta kan du slippa detta. (Quocirca 2010) Snabb överblick över statistik och utskriftskostnader Översiktsfunktionen ger dig en snabb överblick över all information från aktuell driftinformation eller tonernivåer till exakta utskriftskostnader och felmeddelanden med ett enkelt knapptryck. Universalskrivardrivrutin En för alla: universalskrivardrivrutinen fungerar med de flesta Konica Minolta-enheter och gör det enklare för användare att hantera olika skrivarmodeller. Våra OPS-tjänster: Låt oss sköta din dokumentinfrastruktur Konica Minolta har utvecklat ett antal professionella tjänster som gör det lättare än någonsin att sköta dokumentinfrastrukturen med t.ex. maskinövervakning, applikationssupport och IMAC/D-tjänster. Du kan ägna dig åt kärnverksamheten och samtidigt spara tid och pengar. Smart enhetshantering Praktiskt! Du behöver inte längre tilldela användarrättigheter eller uppdatera firmware separat på varje skrivare. Konica Minolta gör det möjligt att sköta allting med ett centraliserat verktyg. Komplett integrering Oavsett om du har en Windows-, Linux eller Mac-miljö är bizhub-systemen och programlösningarna lätta att integrera och ansluta till SAP och SharePoint, osv.

5 MINSKA DOKUMENTKOSTNADERNA OCH ÖKA EFFEKTIVITETEN Har du full överblick över dina utskriftskostnader? Är du medveten om att inköp av utrustning och toner bara utgör en bråkdel av totalkostnaden? Med rätt samarbetspartner kan du inte bara beräkna totalkostnaderna med hög precision (inklusive administration, finansiering, logistik, osv.) utan även göra stora besparingar. Inom detta område har Konica Minolta mycket att erbjuda: Steg ett: kostnadstransparens Registrera inte bara utskriftskostnaderna i största allmänhet, utan knyt dem till användare, avdelningar och projekt. Detta är en förutsättning för detaljerade kostnadsanalyser och gör dina anställda mer kostnadsmedvetna. Är du medveten om dina kostnader? Av erfarenhet vet vi att endast 1 av 10 företag har en god överblick över sina utskriftskostnader. I genomsnitt spenderas omkring 6 % av företagsintäkterna på dokumenthantering (InfoTrends 2010) 40 % av alla utskrifter slängs inom 24 timmar. (Newsweek 2009) För varje krona som spenderas på utskrift tillkommer relaterade kringkostnader på ytterligare nio kronor. (ALL Associates Group 2012) Utskriftskostnader (Hårdvara, toner, underhåll, papper, osv.) Drifts- och kringkostnader (IT-support, administration, inköp & materiallager, dokumentrelaterade processer, osv.) De goda nyheterna Kostnadsbesparingar: optimera maskinparken Din maskinpark kan lätt bli ett ekonomiskt svart hål. Att inte utnyttja maskinparkens fulla kapacitet är lika dyrbart som en hög haverifrekvens. Med våra effektiva övervakningsverktyg får du kontroll över din maskinpark och upptäcker besparingsmöjligheter omedelbart. Digitalisering sparar tid och pengar Digitaliserad information är lättåtkomlig, ökar produktiviteten och minskar i regel mängden information som måste skrivas ut. Och ett elektroniskt arkiv frigör dessutom dyrbar kontorsyta. Resultatet: du sparar tid och pengar. Kontrollera enkelt utskriftskostnaderna Det går att få kontroll över utskriftskostnaderna genom att t.ex. definiera vilka användare som får göra färgutskrifter. Du kan även definiera villkor som gör att stora utskriftsjobb styrs om till den mest kostnadseffektiva skrivaren. Eller göra dubbelsidig utskrift till standardinställning på alla skrivare. Det är du som bestämmer! Förhindra onödiga utskrifter Det kanske låter otroligt, men en av nio utskrifter hämtas aldrig från skrivaren. Så ska det inte behöva vara! Med follow-me-utskrifter måste utskriften startas fysiskt från skrivarens kontrollpanel. -30% Ännu bättre nyheter: Du kan minska dessa kostnader med upp till 30 %. (IDC 2009, Gartner 2013) Effektivare arbetsflöden kan hjälpa dig att spara ännu mer! Ännu effektivare: optimala dokumentflöden Med Optimized Print Services (OPS) från Konica Minolta analyseras alla dina verksamhetsrelaterade dokumentprocesser noggrant för att kunna skapa och implementera förbättrade dokumentflöden. Du sparar tid och pengar och säkerställer att den dagliga affärsverksamheten bedrivs på effektivast möjliga sätt.

6 ÖKAD TRYGGHET: SÄKERHET I FÖRSTA HAND I en värld där tillgången till information blir allt viktigare har datasäkerheten också blivit viktigare och detta gäller både digital och pappersbaserad information. Konica Minolta är branschledande inom säkerhetsstandarder för dokumentsäkerhet. Säker integrering i ditt befintliga nätverk Skrivarna i ditt nätverk måste även uppfylla alla nödvändiga säkerhetskrav. Våra verifieringssystem bygger på IEEE 802.1X SSL- och IPsec-protokollen och möjliggör smidig integrering i säkra nätverk plus säker nätverkskommunikation. Praktiskt taget alla bizhub-system uppfyller ISO EAL3-standarden, vilket motsvarar de strängaste internationella säkerhetsnormerna. Skydda konfidentiella dokument När det gäller att skydda konfidentiella dokument finns inget utrymme för kompromisser vare sig dokumenten är lagrade på skrivarens hårddisk eller ligger utskrivna i utmatningsfacket. Med Konica Minolta säkerställs skyddet på flera sätt, bland annat genom datakryptering, säker radering, kopieringsskydd (vattenstämpel) och PDFsignaturer. Åtkomstkontroll och användarrättigheter Användarverifiering är en grundläggande förutsättning för dokumentsäkerhet. Våra lösningar använder antingen magnetkort, PIN-kod eller biometrisk fingeravläsning. Individuella åtkomsträttigheter kan definieras för varje användare. Skydda känsliga data Skyddar utskrift av konfidentiella data (t.ex. lönebesked, FoU-kostnader) och privata dokument Hög datasäkerhet krävs även när anställda slutar och vid nyanställning. Samtidigt blir bättre skydd mot industrispionage allt viktigare Elektroniska arkiv kan skyddas mot fysisk stöld och brand En välmående miljö Konica Minolta sätter miljö och hållbarhet högst på dagordningen. Detta förklarar varför våra lösningar och produkter har belönats med så många utmärkelser. För säkerhets skull: säkra utskrifter Säkra utskrifter startar först när användaren står vid skrivaren och verifierar sin identitet vilket förhindrar att känslig information hamnar i fel händer. Denna funktion är idealisk för t.ex. personalavdelningar som hanterar känslig information. 1. Skicka utskriften. 2. Mata in koden på valfri skrivare. 3. Starta utskriften

7 OPTIMIZED PRINT SERVICES TRE STEG TILL OPTIMERADE DOKUMENTFLÖDEN Med Optimized Print Services (OPS) får du en lösning som passar företagets specifika behov för effektivare arbetsflöden, ökad datasäkerhet och reducerade kostnader. Från grundläggande analys till implementering och verksamhetsanpassade tjänster. Steg 1: Rådgivning OPS börjar med en grundlig analys av dina nuvarande verksamhetsprocesser och behov. Först när vi har en klar bild av din affärsverksamhet ger vi förslag på hur du kan optimera dina processer. Vi tar även hänsyn till dina anställdas synpunkter och behov i analysen. De har i regel värdefulla synpunkter och insikt i dagliga arbetsrutiner. Steg 2: Implementering När vi i samråd med dig har definierat den bästa dokumentinfrastrukturen levererar vi inte bara lösningen. Vi gör i princip tvärt om. Vi förser dig med projektledningsstöd, tar fram implementeringsplaner och utbildar anställda i nya processer och rutiner. Det garanterar att de koncept och metoder som har tagits fram verkligen blir framgångsrika. Steg 3: Förvaltning Konica Minolta förser dig med skräddarsydda tjänster för förvaltning och administration av den nya dokumentinfrastrukturen. Du bestämmer vilka OPS-tjänster som ska användas från implementering av enklare IT-tjänster till övertagande av driftansvaret för hela din infrastruktur. Hur många OPS-lösningar finns det...? Vi vill stödja din affärsverksamhet på lång sikt. Men det är du som avgör hur pass intensivt du vill samarbeta med oss. Optimering av din maskinpark Övervakning och drift av maskinpark Optimering av alla dokumentrelaterade verksamhetsprocesser Komplett outsourcing av din dokumentinfrastruktur Optimering och drift av din IT-infrastruktur och programvara

8 VÅRA LÖSNINGAR TALAR FÖR SIG SJÄLVA VÅRA KUNDER TALAR OM OSS! Konica Minolta bevisade att de var rätt samarbets partner för oss. Under OPSprojektet sköttes övergången från den gamla skrivarparken till den nya väldigt smidigt. Effektivitet och tillförlitlighet är de begrepp som bäst beskriver samarbetet med Konica Minolta. Vi samarbetar gärna med Konica Minolta eftersom de inte bara sköter vår skrivarmiljö, utan även tillhandahåller programlösningar för ett effektivt digitaliseringsflöde. Hr. Fišer på České aerolinie, a.s., Tjeckien Vårt huvudmål var att hitta en affärspartner med kapaciteten att hjälpa oss med löpande optimering av dokumenthantering, kostnadskontroll och kostnadsreduceringar. Flemming Nielsen, digitaliseringschef på Aarhus kommun, Danmark Konica Minolta Business Solutions Sweden AB Box Solna Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH Europaallee Langenhagen Tyskland 12/2013