Du kan inte vara expert på allt /This is Why Sharp gör din vardag enklare med Managed Print Services.

Transkript

1 Sharp Optimised Document UTSKRIFTSTJÄNSTER FÖR SMARTARE KOSTNADSSTYRNING OCH HÖGRE PRODUKTIVITET Du kan inte vara expert på allt /This is Why Sharp gör din vardag enklare med.

2 Framgång i affärer har inga begränsningar /This is Why Sharp hela tiden erbjuder effektivare arbetsmetoder. Eliminera krånglet med utskriftshantering Många företag och organisationer är beroende av utskrift och scanning för att fungera, men de flesta har inte tillräckligt med tid, resurser eller specialistkunskaper för att hantera sina skrivare på ett effektivt sätt. Utan en centraliserad strategi kan onödiga kostnader för administration och förbrukningsmaterial stiga i höjden samtidigt som verksamhetens resultat försämras och det finns en risk för felinvesteringar. Även om Sharps skrivare och multifunktionssystem alltid har stoltserat med enastående prestanda och tillförlitlighet, så kan Sharps Managed Print (MPS) bidra till att minska utskriftskostnaderna med upp till 30 % *. Genom att utnyttja Sharps övriga mjukvaror och tjänster kan du dessutom göra ytterligare besparingar. Proaktiv hantering av utskriftsmiljön är grundläggande när det gäller att förbättra produktiviteten och sänka kostnaderna. Oavsett om du har ett eller många system kan Sharp MPS hantera dem enklare och säkrare. Våra konsulter hjälper till att utvärdera och förbättra företagets övergripande utskrifts- och scanningstrategi, utveckla en utskriftspolicy som ger mindre avfallsmängder och kontroll över utskriftsvolymerna, samtidigt som personalens utskriftsupplevelse förbättras. Sharp MPS är ett viktigt steg i skapandet av en säker, integrerad arbetsplats, där personalen kan växa i vår mobila och informationshungriga värld med krav på åtkomst dygnet runt. Genom att använda dina Sharp multifunktionssystem som gränssnitt mot vår unika mix av tekniker för molntjänster och mobilt samarbete öppnar sig oändligt många möjligheter. För effektiv konkurrenskraft måste du ge personalen den information de behöver i exakt rätt tid. *Källa: Gartner 2013 Active Print Management Initiatives Can Cut Your Office Print Costs by 10% to 30% KLICKA FÖR MER INFORMATION

3 Ingen verksamhet är den andra lik /This is Why Sharp ger dig vad du just behöver - när du behöver det En unik, flexibel och skräddarsydd lösning Vi övertar ansvaret för överenskomna utskriftsuppgifter och övriga aktiviteter. Då kan ni istället fokusera på kärnverksamheten. Tjänstekomponenter och tjänstenivåer är anpassningsbara och kan ändras över tid. Med hjälp av vår beprövade leveransprocess kan vi fastställa exakt hur vi kan ge verksamheten ett mervärde, och tillföra några extra, erfarna händer som kan hjälpa till att utforma nya arbetssätt. Verksamheter utvecklas ständigt, och därför är det nödvändigt att prioritera företagets resurser. Sharp kan ta hand om rutinuppgifterna så att du kan fokusera på det som är verkligt viktigt. Faserna i processen: 1. Analys analysera företagets befintliga utskriftslösning och krav för att bedöma potentiella besparingar och identifiera hur de kan maximeras utan att användarnas behov blir lidande. 2. Förslag analysera prioriteringar och rekommendera en ny, optimerad lösning som ger ökad kontroll över företagets eller organisationens utskriftsbudget och maximalt utbyte utifrån minimala investeringar. 3. Genomförande installera ny utrustning och säkerställa problemfri konfigurering och omedelbart idrifttagande. 4. Hantering utforma företagets utskriftshantering, övervaka och revidera policy, inklusive tjänstenivåer och granskningsprocesser. 5. Optimering optimera leveransen samt fastställa en strategi som kan leda till ett perfekt informationsflöde och samarbete på arbetsplatsen. 4 5 OPTIMERING HANTERING 3 ANALYS 1 GENOMFÖRANDE FÖRSLAG 2 KLICKA PÅ 1 5 FÖR MER INFORMATION

4 5 OPTIMERING ANALYS 1 HANTERING 4 FÖRSLAG 2 3 GENOMFÖRANDE Analys: Analysen kan skräddarsys efter verksamhetens storlek, oavsett om det gäller ett antal multifunktionssystem eller en stor maskinpark utspridd över flera platser. Vår grundläggande analys identifierar antalet befintliga enheter och deras nuvarande användning. När vi gör en djupgående analys tittar vi på arbetsflöden kring dokument och systemberoenden och gör en rundvandring för att identifiera och lokalisera enheter.

5 5 OPTIMERING ANALYS 1 HANTERING 4 FÖRSLAG 2 3 GENOMFÖRANDE Förslag: Vi analyserar era verksamhetskrav och föreslår en lösning som är optimerad för er. Den inkluderar kostnadseffektiva lösningar som inbegriper att både ta bort underutnyttjad utrustning, föreslå omflyttningar och förbättra användarnas upplevelse och produktivitet inom fastställd tidsram.

6 5 OPTIMERING ANALYS 1 HANTERING 4 FÖRSLAG 2 3 GENOMFÖRANDE Genomförande: Vi ser till att er nya lösning levereras i tid och att användarna är bekanta med systemens grundläggande funktion. Vid komplexa installationer har en projektledare en viktig uppgift att koordinera de olika intressenternas alla aktiviteter så att implementeringen kan genomföras problemfritt.

7 HANTERING Introduktion av MPS 5 OPTIMERING ANALYS 1 4 FÖRSLAG 2 3 GENOMFÖRANDE Hantering: Tillsammans med dig fastställer vi processen för supporthjälp och administration, vi konfigurerar övervakningsprogramvaran och de automatiserade rutinerna för beställning av förbrukningsmaterial. Vi upprättar också en rapportrutin för granskning av den faktiska användningen och vi ger dig rekommendationer för förbättring av policys. Dessutom bedömer vi kvaliteten i tjänsten jämfört med det vi avtalat och vi granskar rapporterna så att vi kan göra fortlöpande förbättringar av tjänsten.

8 5 OPTIMERING ANALYS 1 HANTERING 4 FÖRSLAG 2 3 GENOMFÖRANDE Optimering: Efter leveransen sker en löpande optimering. Utöver det ska vi visa hur våra unika, kombinerade tekniska lösningar kan skapa en smartare, integrerad arbetsplats där information kan delas på helt nya sätt. Detta kan inkludera säker, molnbaserad fildelning och dokumenthantering, integration av multifunktionssystemet för automatiserade scanning- och arkiveringsarbetsflöden, fjärrsamarbetslösningar såsom Sharps Big Pad interaktiva bildskärmar samt specifika bransch- och verksamhetsanpassade publiceringstillämpningar.

9 Att sänka kostnaderna är inte bara ett kortsiktigt mål /This is Why Sharp erbjuder lösningar som ger bestående besparingar. Mindre avfallsmängder och bättre kostnadsstyrning betyder högre lönsamhet, och med Sharp MPS kan utskriftskostnaderna minimeras på flera olika sätt. Små arbetsgrupper kan direkt utnyttja avancerad utskriftshanteringsteknik såsom säker utskrift som omgående minskar utskriftsvolymerna och höjer säkerheten. För större arbetsgrupper ger våra lösningar för optimerad utskrift bättre säkerhet och bättre kontroll över skrivaranvändning och kostnader utan att försämra produktiviteten. De möjliggör dessutom korrekt debitering och fördelning gentemot interna kostnadsställen eller projektkoder. Nya funktioner, nya komponenter Våra nya multifunktionssystem främjar ökad effektivitet och minimerar dina kostnader och din förbrukning. Exempelvis säkerställer tonerkassetter med automatisk utmatning att 100 % av tonern förbrukas innan tonern byts, vilket är standard i flertalet modeller. Tack vare de hållbara och energieffektiva komponenterna kan energiförbrukningen dessutom sänkas med nästan en fjärdedel. På lång sikt kan ytterligare kostnadsbesparingar uppnås genom optimering av arbetsplatsen och användning av smartare, effektivare och modernare arbetsmetoder. KLICKA FÖR MER INFORMATION

10 Fördröjningar och störningar är frustrerande /This is Why Sharps multifunktionssystem förenklar vardagliga uppgifter. Högre produktivitet och bättre resultat Ökad eller bibehållen konkurrenskraft avgörs ofta av om företaget kan tillämpa nya arbetssätt eller utnyttja befintliga processer och resurser ännu bättre än tidigare. Arbeta smartare, inte hårdare Med Sharps senaste multifunktionssystem får du snabb och tillförlitlig utskrift, lättanvända funktioner och nära integration med molntjänster och mobil utrustning. De är dessutom försedda med den allra modernaste tekniken som ger väsentligt kortare väntetid och högre utskriftsproduktivitet. En behagligare och mer produktiv arbetsplats Färre störningar betyder högre produktivitet. Därför har vi strävat efter att göra våra multifunktionssystem tystare så att arbetsplatsen blir behagligare och mer befrämjande för produktivt arbete. För att säkerställa att personalen omgående kan utnyttja alla avancerade funktioner på bästa sätt utbildar vi användarna vid leverans så att de snabbt kan utnyttja de nya maskinernas alla möjligheter. Eftersom det är svårt att samla alla användare samtidigt för en inledande utbildningssession erbjuder vi vid behov fjärrsupport och fjärrutbildning för varje användare under hela avtalsperioden om så önskas. Sharpdesk Mobile app för utskrift och scanning för ios, Android & Windows

11 Företag måste agera ansvarsfullt /This is Why Sharp värnar om din information och miljön. Optimera företagets säkerhets- och miljömässiga meriter Företag måste efterleva allt fler lagar och bestämmelser, och deras informations- och miljöskydd övervakas noggrant. Om något går fel kan kostnaderna bli betydande både i termer av ekonomisk förlust och skadat anseende. Informationsskydd Sharps multifunktionssystem har flera olika avancerade säkerhetsfunktioner som skyddar information som skapas, delas och lagras. Dokumentsäkerhet Med Sharps multifunktionssystem förhindras att dokument skrivs ut på fel skrivare eller oavsiktligt lämnas obevakade, då användaren måste ange ett säkert lösenord eller visa sin tagg eller sitt kort. Scannade dokument kan även lagras som krypterade PDF filer som kan öppnas enbart med ett lösenord. Lagringssäkerhet Hårddiskar som används för lagring av dokument för utskrift är en möjlig säkerhetsrisk, då konfidentiell information är potentiellt åtkomlig för vem som helst. Sharps multifunktionssystem kan automatiskt kryptera lagrade hårddiskdata så att obehöriga användare inte kan få åtkomst till dem, och automatiskt radera filer efter en specificerad tidsperiod. Sharp kan även ansvara för säker återvinning eller kassering av hårddiskar. Miljöansvar Vi är alltid angelägna om att nya multifunktionssystem uppfyller viktiga miljökriterier enligt RoHS, WEEE (Waste Electrical & Electronic Equipment), Energy Star, Svanen och Blue Angel. All befintlig utrustning och alla förbrukningsmaterial som byts ut återvinns i enlighet med WEEE-direktivet. Nätverkssäkerhet Dokument som skickas via nätverket kan skyddas med SSL-/IPSec-kryptering och trådlös IEEE 802.1x-autentisering. IP- & MAC-adressfiltrering betyder att multifunktionssystemet kan användas enbart från behöriga enheter och nätverksplatser.

12 Vi behöver alla lite hjälp emellanåt /This is Why Sharp alltid finns tillhands när du behöver oss. Vi ser till att du är produktiv längre tid till lägre kostnad Vårt automatiserade system för övervakning detekterar när toner och övriga förbrukningsmaterial börjar ta slut och beställer automatiskt nödvändiga produkter. Systemet gör att personalen inte behöver ägna tid åt detta samt minskar även behovet av lagerutrymme och kapital som binds upp av lagerhållning. Dessutom minskar risken för stillestånd till följd av brist på förbrukningsmaterial. Erfaren Sharp-personal på en armlängds avstånd Om du får ett problem med ditt multifunktionssystem vill du få det åtgärdat omedelbart så att du inte slösar bort tid i onödan, och så att personalen kan vara så produktiv som möjligt. Sharp har en erfaren support- och kundtjänst så du har alltid experthjälp som kan svara på alla dina frågor. Vår supportpersonal strävar efter att fjärråtgärda många problem för att minimera stillestånd. Om detta inte är möjligt gör en erfaren Sharp-tekniker ett besök på plats så att maskinen kommer igång inom den tid som är fastställd i serviceavtalet. Automatisk leverans av förbrukningsmaterial Fjärruppkoppling Teknisk support på plats

13 Vi behöver alla lite hjälp emellanåt /This is Why Sharp alltid finns tillhands när du behöver oss. Värdefull rapportering Med hjälp av våra löpande rapporter får du kontinuerligt en klar bild över tjänstens kvalitetsnivå i förhållande till överenskomna mål. Även vår automatiserade mätarställningsavläsning frigör arbetstid, plus att beslutsfattare får den information som krävs för optimering av skrivaranvändningen. Du får detaljerad användningsstatistik som hjälper dig att minska utskriftsvolymer och kostnader. Utifrån rapporter och statistik kan vi kontinuerligt finslipa våra leverans- och supporttjänster, vilket i slutänden befrämjar ditt företags resultat och produktivitet samt personalens arbetstillfredsställelse. Användningsstatistik Mätarställningsavläsning

14 Det enda som är obestridligt i affärsvärlden är förändring /This is Why Sharp är din idealiska partner för fortlöpande framgång. En framtidssäker plattform Vi arbetar med att hjälpa företag och organisationer att växa och få framgång. Sharps MPS-erbjudande utvecklas kontinuerligt utifrån ditt företags informationsbehov. När du har börjat skörda de omedelbara fördelarna (såsom upp till 30 % lägre utskriftskostnader) ska vi visa hur du kan tillämpa ytterligare tekniska lösningar för att skapa en maximalt effektiv arbetsplats. Oavsett om det gäller bara en mindre maskinpark eller om information behöver delas mellan hundratals användare, kompletterar vårt tekniska ekosystem och Optimised Software Solutions din befintliga utrustning och möjliggör nya och annorlunda arbetssätt; ett effektivare samarbete som på ett kostnadseffektivt sätt ger snabbare resultat.