Verksamhetsplan med långsiktigt handlingsprogram

Transkript

1 VERKSAMHETSPLAN DATUM DNR SARK 2016:4 Användare Mats Porsklev Verksamhetsplan med långsiktigt handlingsprogram SYDARKIVERA.SE Båtsmanstorget Växjö, Sverige SIDAN 1 (39)

2 2 Innehåll 1 INLEDNING VISION ÖVERSIKTLIG UTVECKLINGSPLAN ÖVERSIKT FUNKTIONER OCH TJÄNSTER RÅD OCH STÖD ARKIVLEVERANSER BEVARANDEPLATTFORM ANSLUTANDE TJÄNSTER ADMINISTRATION REFERENSER... 39

3 3 1 Inledning 1.1 Om dokumentet Verksamhetsplan 2017 med långsiktigt handlingsprogram beskriver mål för s verksamhet på både kort och lång sikt samt principer för prioritering. Verksamhetsplanen fastställs av s förbundsstyrelse och uppdateras en gång om året. Förslag bereds av s förvaltning i samråd med förbundsmedlemmarna. Större ändringar i verksamhetsplanen beslutas av förbundsstyrelsen. 1.2 Bakgrund Kommunalförbundet är en gemensam arkivorganisation för kommuner som bildades den 1 januari Konceptet för den gemensamma arkivorganisationen arbetades fram under projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge som genomfördes i samverkan under åren 2013 och Beslutsunderlag för avsiktsförklaring att bilda det gemensamma kommunalförbundet var en verksamhetsbeskrivning ( business case i nyttorealiseringsprocessen) som beskrev en möjlig tioårig utvecklingsplan för verksamheten. Enligt s förbundsordning punkten 3.5 ska kommunalförbundet efter samråd med medlemmarna fastställa ett handlingsprogram och en verksamhetsplan för förbundets bastjänster. Handlingsprogrammet ska övergripande beskriva de strategiska målen för kommunalförbundets verksamhet. Handlingsprogrammet ska bland annat fastställa prioriteringsprinciper mellan förbundsmedlemmarna och för de förekommande verksamhetssystemen. Kommunalförbundet ska inom ramen för Bastjänsterna årligen i samband med budget fastställa en verksamhetsplan bland annat för förbundsmedlemmarnas överlämnade av IT-baserade verksamhetssystem. Verksamhetsplanen ska fastställa vilka verksamhetssystem som ska prioriteras för avställning. Verksamhetsplanen är kommunalförbundets konkretisering av de i handlingsprogrammet uppställda målen. 1.3 Samråd Utkast till handlingsprogram diskuterades på sammanträde med s förbundsstyrelse den 4 december 2015 ( 47). Förbundschefen fick i uppdrag att arbeta fram förslag enligt förd diskussion. Den 21 april 2016 genomfördes ett dialogmöte tillsammans med kontaktpersoner och förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner. Utkastet diskuterades därefter på en intern arbetsdag för s förvaltning den 2 maj Resultatet av dessa möten blev utkast till handlingsprogram och en översyn över förbundets styrande dokument. Vid planeringsdagar 1-2 september 2016 föreslogs att slå ihop verksamhetsplan och handlingsprogram i ett dokument. Utskick till kontaktpersoner Dialogmöte till hösten för verksamhetsutvecklare och strateger 6 oktober Förbundsstyrelsen 7 oktober Information i intressentgrupper

4 4 1.4 shantering Utgåva Kommentarer Utkast utskickat inför förbundsstyrelsens möte den 4 december 2015 (EJ) Lagt in text i mall, kompletterat utkast och ordnat strukturen i dokumentet (EJ och ML) Kompletterat med informationssäkerhet och en rad under säkerhetsklassade inleveranser (AD) Utkast reviderat för utskick inför dialogmöte med kontaktpersoner och arkivfunktionerna den 21 april (EJ) Utkast reviderat efter synpunkter. Ombearbetning av struktur och text (EJ) Sammanslagning av handlingsprogram, verksamhetsplan och nyttorealiseringsplan till ett dokument (CJ och EJ). Utkast efter genomgång av mål för funktionerna och synpunkter från s förvaltning (EJ)

5 5 2 Vision [Mats och Anki tar fram förslag] [Definition: Beskrivning av vad organisationen planerar att bli i framtiden Förklaring: En vision skapas av de högre cheferna och används för att påverka kultur och strategisk planering. Avser något man vill uppnå på längre sikt. Visionen behöver inte uppfylla formella krav på mätbarhet.] Verksamhetsidé hämtat från verksamhetsbeskrivning : har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer åt förbundsmedlemmarna. ska bli ett e-arkiv värt att lita på. Den övergripande målsättningen är att e-arkivet: Uppfyller krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet på ett kostnadseffektivt sätt Kan tillhandahålla information och tjänster för olika målgrupper För en hållbar informationsförvaltning är det förebyggande arbetet med förbättrade rutiner i den löpande verksamheten en avgörande förutsättning. erbjuder därför förbundsmedlemmarna utbildning samt råd och stöd när det gäller dokumenthantering och arkiv. Genom att övertar vissa arkivmyndighetsfunktioner kan förbundet lyfta ansvar från förbundsmedlemmarna när det gäller utlämnande av allmän information och vård av överlämnade elektroniska arkiv. Syftet är att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig organisation för förvaltning av arkiv som är hållbar på lång sikt.

6 6 3 Översiktlig utvecklingsplan Uppbyggnaden av s verksamhet sker stegvis. De olika stegen har prioriterats efter förväntad nytta för deltagande organisationer och de olika målgrupper som kommer att använda e-arkivet: allmänhet, andra myndigheter, privata näringslivet, forskare med flera. Planeringen delas upp i två-årsetapper för att det ska finnas tid att bygga upp och etablera de olika delarna av verksamheten. De närmaste etapperna kan vi förutse mer exakt, medan de senare etapperna är beroende av teknisk och organisatorisk utveckling. Under uppstart 2015 och 2016 har förbundets verksamhet startats upp med verksamhetsutveckling, bevarandeplanering och gemensam arkivmyndighet. Figuren nedan visar översiktligt de etapper som uppbyggnaden av s verksamhet följer: Digitalisering och forskarservice Förbättrat verksamhetsstöd Förbättrad tillgänglighet Grundplattform för digitalt bevarande Gemensam arkivmyndighet Verksamhetsutveckling och bevarandeplanering 3.1 Förändring efter konceptstudien Förändring jämfört med den ursprungliga utvecklingsplanen från 2014 är framförallt att verksamhetsnära arkiv (mellanarkiv) samt digitalisering av pappersarkiv inte finansieras gemensamt utan istället kan avtalas som anslutande tjänst. Plattformen planeras att vara i drift halvåret 2017, det är en förskjutning på ett halvår jämfört med den ursprungliga planen från Det beror på att färre kommuner anslöt från start än beräknat och att det då inte fanns resurser att anställa hela den personalstyrka som beräkningarna baserades på. Förändringar i förutsättningarna är också att förbundsordningen som beslutas 2016 öppnat upp för förbundsmedlemmarna att lämna över arkivmyndighetsfunktionen i sin helhet till. Detta sker efter särskilt beslut i förbundsmedlemmens fullmäktige i och med beslut om nytt arkivreglemente. Den praktiska hanteringen av överlämnade arkiv hanteras som anslutande tjänst.

7 7 3.2 Grundplattform digitalt bevarande ( ) Inriktningen för den andra etappen är att etablera en grundplattform för långsiktigt digitalt bevarande. Fokus är information som inte längre behövs i den dagliga verksamheten ute hos förbundsmedlemmarna, utan som bevaras främst för allmänhetens rätt till insyn och för forskningen. Grundplattformen innebär att det finns personal och system för att kunna hantera leveransprojekt, ta emot och kontrollera leveranser, lagra arkiverad information samt erbjuda sökning via enkelt webbgränssnitt. Idén är att som gemensam arkivmyndighet tar över ansvar för den information som levereras in. Det innebär att förbundsmedlemmarna får hjälp även med att pröva utlämnande och hantera förfrågningar om materialet som överlämnats. tar också det fulla ansvaret för att hantera bevarande av informationen över tid. 3.3 Förbättrad tillgänglighet ( ) Den tredje etappen handlar om att tillgängliggöra information ur ett medborgarperspektiv. har tagit emot en hel del leveranser och det är dags att förbättra tillgängligheten. Till exempel genom att införa e-tjänster för förfrågningar och beställningar till arkivet och se over bemanningen på funktionen som hanterar utlämnande av handlingar. Datakällor som kan tillhandahållas som öppna data publiceras. Det kan också finnas behov av tjänster för att genom inloggning få åtkomst till information som inte kan publiceras öppet men som kan tillgängliggöras för den person som berörs (betyg, intyg mm). 3.4 Förbättrat verksamhetsstöd ( ) Den fjärde etappen handlar om att förbättra stödet till verksamheten ute i deltagande organisationer. Planen är att automatisera flödet av information från verksamhetssystem till den gemensamma bevarandeplattformen. För att det ska vara möjligt att automatisera flödet förutsätts att systemen som ska hämta och lämna information då har en öppenhet som gör det möjligt. Inflödet av strukturerad data kan öppna upp möjligheter att tillgängliggöra arkiverad information genom direktåtkomst via verksamhetsnära arkiv. Målsättningen är även automatik i flöden för åtkomst och bevarandevård.

8 8 4 Översikt funktioner och tjänster s uppdrag utgörs i huvudsak av arkiveringsuppdrag. Det innebär framförallt konvertering av dokument och andra uppgifter i IT-baserade verksamhetssystem till en digital bevarandeplattform. Förvaltning av gemensam plattform för långsiktigt digitalt bevarande ingår i bastjänsterna. I uppdraget ingår också råd och stöd i arkivfrågor samt att fungera som gemensam arkivmyndighet. Kostnaderna för bastjänsterna finansieras av bidrag från förbundsmedlemmarna (medlemsavgift). Förbundsmedlemmarna har möjlighet att teckna avtal om anslutande tjänster. Anslutande tjänster hanteras i separata skriftliga avtal och ersätts med full kostnadstäckning enligt självkostnadsprincipen. Figuren nedan redovisar översiktligt s tjänster Vad som ingår i de olika tjänsterna redovisas i respektive kapitel. Råd och stöd Arkivleveranser Arkivsystem Administration Anslutande tjänster Erfarenhetsutbyte Uttag verksamhetssystem Bevarandeplanering Planering och utveckling Analoga arkiv Oskarshamns kommun VerkSAM arkivredovisning Övriga leveranstyper Arkivsök Organisering och bemanning Webbarkivering Arkivförbund Sydost Informationssäkerhet i arkiv Leveransspecifikationer Labbet Informationssäkerhet Gemensam arkivmyndighet Planering och samordning Bevarandeplattform Granskning och kontroll

9 9 5 Råd och stöd 5.1 Beskrivning funktionens verksamhet 2017 Funktionens arbete syftar till att förbättra informationshantering och säkerställa långsiktigt hållbar informationsförsörjning både ute hos förbundsmedlemmarna och hos. Från och med 2016 började successivt ta över ansvaret som arkivmyndighet från förbundsmedlemmarna. Detta sker genom att fullmäktige fattar beslut om nytt arkivreglemente där ansvarsfördelningen preciseras. Varje förbundsmedlem beslutar själv i vilken takt och omfattning som arkivmyndighetsfunktioner överlämnas. Den gemensamma arkivmyndighetsfunktionen är en viktig del för att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig organisation för förvaltning av e-arkiv som är hållbar på lång sikt. Under 2017 fortsätter arbetet med att stödja förbundsmedlemmarna i processen med rådgivning och mallar. För att förenkla för förbundsmedlemmarna att förnya diarieplaner och informationshanteringsplaner förvaltar gemensamma verktyg och mallar. VerkSAM Diarium klassificeringsschema/index över verksamhetsområden som kan användas som diarieplan i ärende- och dokumenthanteringssystem. VerkSAM Plan mall för informationshanteringsplan med rekommendation till säkerhetsklassning av informationsmängder och hanteringsanvisningar. Efter beslut om gallring redovisar planen vilka informationsmängder som ska gallras och vad som ska bevaras för framtiden. Utbildningar om informationshantering erbjuds anställda hos förbundsmedlemmarna under 2017 i tre nivåer. Grund lagar, roller och ansvar för administratörer, handläggare och chefer Fördjupning arkivredovisning för arkivfunktioner, arkivansvariga och arkivombud Intensiv - repetition av grunderna om ärende- och dokumenthantering Specialist skräddarsydda utbildningar för arkivarier och andra specialister inom informationshantering.

10 10 Under året ordnas workshopar för informationskartläggning med fokus på verksamhetsområdena Samhällsbyggnad samt Miljö och hälsoskydd. Kartläggningen av verksamhetsområdet intern service kommer också att påbörjas. Resultatet av workshoparna kan användas av förbundsmedlemmarna till kravställningar vid upphandlingar och diskussioner med IT kring driftfrågor. Reslutatet ger också underlag för att förbättra VerkSAM Plan. Dataförordningen ställer nya krav på verksamheterna och workshoparna ger mycket av svaren. Riktlinjer utarbetas utefter de behov som framkommer i samband med informationskartläggningen. kan ge råd och stöd i olika frågor som rör informationssäkerhet. I synnerhet säkerhetskrav för förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner. För att arkiven ska gå att lita på är informationssäkerhetsarbetet viktigt både i den löpande verksamheten, hos centralarkiven och hos. Tillsyn vad gäller arkivhantering inom verksamheterna Socialt och ekonomiskt stöd samt Vård och omsorg slutförs under året för de kommuner som beslutat om nytt arkivreglemente. Tillsynsområden för 2017 är Samhällsbyggnad samt Miljö och hälsoskydd enligt den tillsynsplan som beslutat En översyn av tillsynsplanen planeras under året.

11 Mål för 2017 Vad? Vem? Hur? När? Genomföra 6 utbildningsdagar - grund Genomföra 4 utbildningsdagar - fördjupning Genomföra 4 utbildningsdagar intensiv Genomföra 2-4 utbildningsdagar specialist Genomföra 2 temadagar Anki Anki Anki Anki och Magdalena Magdalena, Anders eller Elin På 2-3 olika orter På 2-3 olika orter På 2-3 olika orter Beroende på behov Konferens för erfarenhetsutbyte Skapa 2 webbutbildningar Anki och Elin Använda Yammer och Informationshantering: chef Genomföra revidering av tillsynsplan Magdalena Q 4 Ta fram 5-10 nya rutinbeskrivningar eller mallar. 10 workshopar för informationskartläggning Magdalena och Anders Anders och Magdalena Beroende på behov. Tillsammans med övriga funktioner. Samma koncept som tidigare år. Fokus på Miljö och bygg. 3 per termin 2 per termin 2 per termin 1-2 per termin 1 per termin 1 i månaden Skicka ut enkät för självvärdering Magdalena Q 4 och sammanställa svar Genomföra inspektionsbesök Magdalena Q 4 Genomföra 4 samrådsmöten med Magdalena 2 per termin arkivfunktionerna Genomföra 4 informationsträffar för olika intressentgrupper Magdalena 2 per termin 1.0 av utbildningswebben ArkiveraMera Anki, Elin och Annie Genomförs i projektform. Eventuellt samverkan med partners.

12 Översikt tjänsternas innehåll Råd och stöd VerkSAM arkivredovisning Erfarenhetsutbyte Informationssäkerhet Gemensam arkivmyndighet Nätverkträffar VerkSAM Diarium Rådgivning informationssäkerhet Mallar och instruktioner Nätverk på webben VerkSAM Plan Workhop informationskartläggning Rådgivning arkiv och dokumenthantering Temadagar VerkSAM Skräp Utbildning Samsök arkivinformation Granskning gallringsbeslut Självvärdering och inspektioner (tillsyn) Utlämnande allmän handling

13 Handlingsplan på lång sikt Nätverksträffar Informationsträffar arrangeras fortlöpande för att informera om nyheter och målgruppsanpassade utbildningar. Varje grupp bestämmer för sig om hur, när och var träffar ska ske. Arkivfunktionerna och registratorerna bjuds in till regelbundet återkommande informationsträffar eller samrådsmöten. Informationsträffar ordnas efter behov och i takt med verksamhetsområden som är fokus enligt tillsynsplan. Vid förfrågan delta på träffar som de lokala arkivfunktionerna ordnar, eller andra nätverksträffar ute hos förbundsmedlemmarna. Ordna träffar för arkivansvariga och arkivombud ute på plats hos förbundsmedlemmar eller hos beroende på behov och önskemål från respektive förbundsmedlem Nätverk för samarbete på webben Erbjuda åtkomst till en gemensam arbetsplats på webben för enklare hantering av kommunikation och information. Det ska finnas stöd för att hantera nätverk i förbundets kontorsplattform. Det gemensamma nätverket på webben ska vara den huvudsakliga kanalen för daglig kommunikation med kontaktpersoner, arkivfunktioner och registratorer. Övriga grupper ska skapas utifrån förbundsmedlemmarnas behov och önskemål. Samla in e-postadresser till dem som önskar delta på nätverket i samband med träffar och utbildningar. Lägga upp kopior på beslut med mera på nätverket för kännedom. Senaste versionen av mallar ska finnas tillgängliga på nätverket i redigerbar form. Förvalta nätverket genom support, utbildningar, lathundar, borttagande av konton med mera. Regelbundet utvärdera plattformen och analysera möjliga alternativ. Presentera nätverket i samband med träffar och utbildningar Temadagar Syftet med temadagarna ska vara att underlätta arbetet med långsiktig informationsförsörjning på hemmaplan hos förbundsmedlemmarna. Föreläsare bjuds in med olika specialistkunskaper och erfarenheter. Även externa deltagare erbjuds att delta till självkostnadspris. Ämne väljs efter de behov som framkommer vid informationsträffar och kommunbesök.

14 VerkSAM Diarium Schemat ska användas för att strukturera arbetet med råd och stöd. Schemat ska användas för att skapa en logisk sökingång till arkivinformation som överlämnats till. Förbundsmedlemmar rekommenderas att införa klassificeringsschemat som diarieplan/motsvarande i samband med byte av ärende- och dokumenthanteringssystem. ska stötta förbundsmedlemmarna i arbetet med att införa klassificeringsschemat. Byte av klassificeringsschema/diarieplan ska ske vid årsskifte. Förvaltning och utveckling av klassificeringsschemat ska ske i öppet forum. Erfarenhetsutbyte ska ske genom nätverk på webben och träffar VerkSAM Plan Hålla mall för informationshanteringsplaner uppdaterad fortlöpande. Utgå från Samrådsgruppens gallringsråd, resultat från workshopar om informationskartläggning samt förbundsmedlemmarnas erfarenheter av att praktiskt arbeta fram och arbeta efter informationshanteringsplanerna. Presentera VerkSAM plan i samband med informationsträffar för relevanta målgrupper. Stötta förbundsmedlemmarna i arbetet med att ta fram nya informationshanteringsplaner. Granska planer före beslut om gallring fattas i enlighet med bestämmelserna i respektive förbundsmedlems arkivreglemente. Publicera antagna/gällande planer i gemensam katalog på webben. Målet är i första hand att alla nämnder och bolag ska ha någon form av informationshanteringsplan. Inaktuella planer ska därefter uppdateras. Målsättningen är på sikt att successivt införa verksamhetsnära arkivredovisning VerkSAM Skräp Förvalta mall för gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse samt handlingar som uppkommer vid dator- och internetanvändning (avser allmänna handlingar som uppenbart saknar bevarandevärde). Stötta förbundsmedlemmarna i arbetet med att införa gallringsplanen. Beslut om gallring fattas i enlighet med bestämmelserna i respektive förbundsmedlems arkivreglemente. Samla in synpunkter och förslag till tillägg och ändringar. Revidera mallen högst en gång om året. Revidering sker i samråd med förbundsmedlemmarnas arkiv-, it- och säkerhetsfunktioner.

15 Samsök arkivinformation Ordna och förteckna de arkiv som överlämnas till. Ge råd och stöd när det gäller att förteckna arkiv. Arbeta för att förbundsmedlemmar förtecknar sina arkiv digitalt. Möjliggöra Samsök via Nationella arkivdatabasen NAD som förvaltas av Riksarkivet Rådgivning informationssäkerhet Arrangera Temadagar inom området. Ta fram webbutbildning inom informationsäkerhetsklassning och tillhörande verktyg. Vara behjälpliga vid kravställning av it-system som rör informationssäkerhet Workshop informationskartläggning Arbeta fram koncept för workshopar med inbjudningar och mallar för dokumentation med mera. Planera workshoparna med utgångspunkt från de verksamhetsområden som är aktuella för arkivinspektion. Genomföra en workshop i månaden. Skicka resultatet från workshoparna till samtliga förbundsmedlemmar för synpunkter. Publicera det färdiga resultatet och distribuera det till förbundsmedlemmarna i en lätt tillgänglig form Mallar och instruktioner Utgå från goda exempel som redan används hos förbundsmedlemmarna eller andra kommuner. Arbeta fram rutinbeskrivningar i takt med arbetet med informationskartläggning och de behov som fångas upp hos förbundsmedlemmarna. Förvalta mallar för arkivreglemente. Förvalta riktlinjer till arkivreglemente. Förvalta mallar för taxa för utlämnande av allmänna handlingar. Arbeta fram och förvalta riktlinjer för arkivbeständigt skrivmateriel och arkivförvaring. Rollbeskrivningar för arkivarie, arkivföreståndare, arkivassistent, arkivsamordnare, registrator, arkivansvarig och arkivombud. Arbeta fram mall för arkivbeskrivningar Rådgivning arkiv och dokumenthantering Besvara frågor från förbundsmedlemmarna som rör arkiv och dokumenthantering. Både e-arkiv och traditionella arkiv. Ge råd i samband med upphandling av nya verksamhetssystem och verksamhetsnära arkiv vad gäller framförallt registrering, gallring och uttag för bevarande. Ge råd via telefon, e-post och gemensamt nätverk på webben.

16 16 Tillhandahålla kunskapsbank på webben. Arbeta fram lathundar och instruktioner som förtydligar styrdokument och dokumenthanteringsplaner Utbildning Sammanställa en aktivitetsplan över kommande termins utbildningar och informationsträffar. Erbjuda utbildningar om informationshantering på olika nivåer och för olika målgrupper. Utvärdera och förbättra utbildningarna kontinuerligt. Införa system för att förenkla administration och underlätta för förbundsmedlemmarna att anmäla sig och få översikt över kurser. Anpassa utbildningarna för olika målgrupper och även öka tillgänglighet genom att erbjuda kurser på flera orter och via webb. Ta fram paket för e-lärande och tillgängliggöra via webb Granskning gallringsbeslut Dokumentera förslag till gallringsbeslut i mallen för informationshanteringsplan. Ge råd i samband med att förbundsmedlemmar utarbetar informationshanteringsplaner. Ta del av nya lagar och rekommendationer när det gallring av allmänna handlingar och anpassa förslag till gallringsbeslut. De kommuner som överlämnat arkivmyndighetsfunktionalitet ska skicka planer för granskning för beslut om gallring. Rutiner och uppföljning för att förtydliga formuleringar och göra granskningsprocessen mer effektiv Självvärdering och inspektioner Uppdatera strategisk tillsynsplan en gång per mandatperiod eller när förändring är nödvändig. Förvalta mallar för arkivbeskrivningar och instruktioner för arkivbeskrivningar. Förvalta mallar och rutinbeskrivningar för tillsynsbesök. Ta fram rutin för händelsestyrd tillsyn. Genomföra lägesanalyser för att få överblick över situationerna ute hos förbundsmedlemmarna och planera insatser. Genomföra planerade inspektioner för utvalda verksamhetsområden och fokusområden. Genomföra händelsestyrd tillsyn om det finns påtaglig risk för informationsförlust. Ta fram enkelt verktyg för självvärdering. Sammanställa och analysera resultat. Vid behov genomföra arbetsplatsbesök i samverkan med lokal arkivorganisation. Utvärdera genomförd inspektionsrunda. Rapportera resultat av tillsyn till förbundsstyrelsen. Följa upp utförd tillsyn tillsammans med berörda.

17 Utlämnande av allmänna handlingar Rekommendera servicenivå och verktyg för att hantera utlämnande i samband med leveransutredningar. Komma överens om servicenivå i samband med leveransöverenskommelse Förändringar i servicenivå beslutas av s förbundsstyrelse efter samråd med förbundsmedlemmars kontaktpersoner och arkivfunktioner. Använda säkra meddelanden för att skicka och ta emot handlingar med uppgifter som omfattas av sekretess. Säkerställa tillgång till kompetens för att genomföra sekretessprövningar. Beslut att neka att lämna ut handlingar fattas av behörig befattningshavare på delegation av förbundsstyrelsen.

18 18 6 Arkivleveranser 6.1 Beskrivning funktionens verksamhet 2017 har i uppgift att leda och samordna leveranser av digital information från förbundsmedlemmarnas verksamhetssystem till den gemensamma bevarandeplattformen. Omfattningen är information som ska bevaras för framtida generationer och som inte längre behövs i den dagliga verksamheten (det vill säga slutarkiv). För att på sikt få ner kostnaderna förknippade med arkivleveranser från verksamhetssystem behövs övergripande strategisk planering och dokumenterade processer. Målsättningen är att hantera leveranser på ett planerat sätt, men måste också vara rustat för att hantera oplanerade leveranser. Prioriterade leveranser är uttag från inaktiva journalsystem. Lösning finns framtagen för uttag i form av statiska dokument från Omsorg VO/LSS och Sofia IFO. Under året slutförs utredning av ProCapita, Treserva och Viva vad avser HSL, LSS och SoL. Det handlar om system i drift med befintlig uttagsfunktion. Lösning utarbetas för att hantera leveranser av strukturerade dokument i befintligt uttagsformat. Det vill säga en anpassning av paketerare för att hantera relationer mellan olika typer av filer inom ramen för beslutad FGS paketstruktur. Under året etableras tjänst för webbarkivering för att regelbundet skörda förbundsmedlemmars externa webbsidor för bevarande i arkivformat (Warc). Under året påbörjas arbetet med ytterligare en eller flera informationstyper. Vilka det blir beror bland annat på resultat av fördjupad nulägesanalys under hösten 2016 hos anslutande förbundsmedlemmar och beslut om Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). Möjliga informationstyper, som det ser ut i dagsläget, är: överförmyndarregister, gamla bilddatabaser, dokument- och ärendehanteringssystem och eventuellt ekonomiredovisningssystem. När riktlinjer för detta har arbetats fram kommer vi att kunna börja titta på lösning för bevarande av digitala audio- och video-upptagningar. Arbetet påbörjades Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) innebär att det finns ett öppet utbytesformat att förhålla sig till för de verksamheter som ska leverera information, mottagande arkivfunktioner samt utvecklare av olika produkter och tjänster för e-arkiv.

19 19 Riksarkivets FGS-funktion ansvarar för förvaltning av framtagna FGS:er. Utveckling av nya FGS:er sker i separata projekt efter Riksarkivets vägledningar och efter beslut i Förvaltningsrådet för FGS ( har meddelat intresse av att bidra med resurser i följande utvecklingsprojekt: FGS personakter och patientjournaler projektet pausat i väntan på utredning av standardiseringsläge och avgränsningar. Erbjudande om att bidra med resurser för samordning och pilot. Färdledare Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) Får jag lov? - utbytesformat för bygglov som utökning till FGS ärendehantering. Förutsatt beslut om samfinansiering och bidrag. Projektansvarig är Boverket. FGS ekonomi preliminärt, möjlighet att bidra med pilot för test av uttag och mappning när utvecklingsprojekt startar. Färdledare Ekonomistyrningsverket. 6.2 Översikt tjänsternas innehåll Arkivleveranser Planera och samordna Hantera leveranser Leveransspecifikationer Äldre digitalt material Inventera behov Uttag verksamhetssystem Utveckla leveransspecifikationer Äldre hårdvara Prioritera leveranser Ostrukturerad information Införa leveransspecifikationer Äldre mjukvara Utreda leveranser Säkerhetsklassade leveranser Förvalta leveransspecifikationer Hantera migrering från fysiska lagringsmedier Handledningar och rutiner Oplanerade leveranser Rekommendera krav vid upphandling

20 Mål för 2017 Vad? Vem? Hur? När? 5 påbörjade leveransutredningar 2 genomförda och publicerade leveransutredningar 5-7 uttag från databaser inaktiva verksamhetssystem hos förbundsmedlem Hantera mottagna arkivleveranser, inaktiva verksamhetssytem Införa verktyg för konvertering Dokumentera rutiner för leveranser från inaktiva system Genomföra 1-3 piloter när det gäller export och paketering av strukturerade dokument från befintlig uttagsfunktion Utarbeta rutiner för löpande leveranser av journaler/personakter. Mall leveransöverenskommelse och leveransspecifikation löpande leveranser av journaler/akter Installation och konfiguration av verktyg för webbarkivering och Elin och Annie Elin Elin och Mårten Annie Mårten Elin och Alexander Mårten och Annie Uppstartsmöte, omvärldsbevakning, kommunbesök Utreda enligt Leveranshandledning och dokumentera i rapport enligt mall Genomförs eventuellt tillsammans med deltagande kommuners konsulter eller konsult som upphandlas. Skapa AIP, förteckna, kontrollera och godkänna. I enlighet med de leveransöverenskommelser som upprättas Inom 6 månader från att behov identifieras Inom 2 år från uppstart. Inom 14 dagar från att SIP skapats Q 1 Elin Q 2 Q 3 Elin Q 3 Mårten Q 1

21 21 Vad? Vem? Hur? När? visning av arkiverad webb 5 piloter insamling av webb Annie Q 1 Insamling av resterande förbundsmedlemmars externa webbsidor. Bidra till utveckling av förvaltningsgemensamma specifikationer FGS, 1-3 utvecklingsprojekt Äldre digitalt material inventering påbörjad i 8 kommuner, anslutna Äldre digitalt material inventering påbörjad i 5 kommuner, anslutande Äldre digitalt material inventering avslutad i 20 kommuner 3 fullständiga arbetsstationer för vanligt förekommande material. Konverterings-PC Provinsamling från en utvald kommun, ordna och förteckna, kontrollera läsbarhet (Markaryd). 10 installerade och körbara äldre programvaror Test och utvärdering av programvaror för uttag och migrering av äldre digitalt material Analys och förslag till fortsatt arbete med det äldre digitala materialet. baserad på inventering provinsamling Annie Elin Victor Victor Om piloterna går bra så gör vi den första insamlingen -17 Bidra med resurser i den utsträckning som avtalas. Anslutningsplan 2017 Anslutningsplan 2018 Q 2 Victor Q 1 Victor, Mattias och Mårten Victor och Mårten Viktor och Mattias Victor och Mattias Victor och Mårten Victor och Elin Förvärva hårdvara och mjukvara för att kunna läsa äldre digitalt material. Förteckningsprinciper i samråd med Annie Leveransutredning baserad på inventering och provinsamling. Q 2 Q 2 Q 1, Under året Q 2 - Q 3 Q 3

22 22 Vad? Vem? Hur? När? Migrering slutförd 50 förvaringsenheter (fysiskt lagringsmedium) med äldre digitalt material Victor och Mårten Redovisat per typ av lagringsmedium (diskett, band etc). Q 4 Bevarandepolicy äldre digitalt material samt underlag för gallringsbeslut. 20 Godkända arkivleveranser, mottagna till bevarandeplattform. Magdalena och Elin Annie och Elin Q 3 Under året

23 Handlingsplan på lång sikt Inventera behov Förvalta gemensam systemlista. Inventering hos nya förbundsmedlemmar i samband med anslutningsprocessen. Uppdatera uppgifter i samband med tillsynsbesök Uppdatera uppgifter genom enkäter till kontaktpersoner som ansvarar för vidare distribution hos förbundsmedlem. Samråd med förbundsmedlemmar i samband med framförallt träffar med kontaktpersoner och arkivfunktioner Prioritera leveranser Prioritera arkivleveranser med utgångspunkt från nytta för medborgare och förbundsmedlemmarnas behov. Det finns också en avvägning när förbundsmedlemmarnas gemensamma behov och unik information av särskilt intresse för forskningen. Hantera prioritering i samråd med förbundsmedlemmar, beslut och åtgärder dokumenteras och kommuniceras. Beakta risk för oplanerad informationsförlust inaktiva system, moln-tjänster som ska upphöra, beroende av fysiska lagringsmedier som riskerar nedbrytning eller att bli oläsbara av andra skäl. Beakta bestämmelser i lagstiftning som kräver löpande leveranser till arkiv. Värdera störst nytta i förhållande till kostnad/tid. Nytta för medborgare och/eller förbundsmedlemmar. Beakta genomförbarhet enligt översiktlig systemvärdering (baserad på modell för riskvärdering) Utreda leveranser Leveransprocessen kommuniceras i samband med uppstartsmöten. Bevarande och gallring i enlighet med rekommendationer från Råd- och stöd funktionen Klassning av information efter de informationskartläggningar som genomförts vid Råd- och stödfunktionens workshopar Utreda säkerhet vid transport och överföring tillsammans med informationssäkerhetsspecialist. I god tid informera förbandschef och förvaltningsledare om förändringar som planerade leveranser kommer att föranleda när det gäller verksamhetens inriktning och krav på bevarandeplattformen.

24 Handledningar och rutiner Följa metodiken som beskrivs i internationell standard (PAIMAS - Producer Archive Interface Abstract Standard) Säkerställa ett strukturerat arbetssätt som är möjligt att följa upp. Dokumentera processer för att tydliggöra arbetet och ansvarsfördelning i samband med arkivleveranser genomförs som en del av s kvalitets- och informationssäkerhetsarbete. Rutinbeskrivningar ska successivt utarbetas för olika typer av leveranser. Rollbeskrivningar och behörigheter för s personal avseende olika leveranstyper. Mallar för rapporter, leveransöverenskommelser, checklistor vid kontroller med mera. Förvaltning, utvärdering och utveckling av framtagna rutiner, mallar och modeller Rekommendera krav vid upphandling Uttag för långsiktigt digitalt bevarande är idag ett långdraget och kostsamt arbete då verksamhetssystemen oftast inte är byggda för att kunna exportera information i systemoberoende format. Stödja förbundsmedlemmarna i arbetet med att upphandla nya verksamhetssystem så att dessa på sikt stödjer FGS för e-arkiv. Delta i arbetet med rådgivning åt förbundsmedlemmar i samband med upphandling. Rekommenderade krav för att möjliggöra uttag för bevarande Uttag verksamhetssystem I stora drag efter de fokusområden som definieras för tillsynen Erfarenhetsutbyte med organisationer som har eller har haft samma it-system. Hantera uttag från gamla verksamhetssystem utifrån möjliga lösningar som identifieras i samband med leveransutredning. Säkerställa möjligheten att återanvända lösningar, verktyg och metoder utan onödiga kostnader. Uppstart initieras antingen av i enlighet med den övergripande planeringen eller av förbundsmedlem när behov av att överlämna elektroniska arkiv uppkommer. Kostnadseffektiv och hållbar hantering med specialiserade leveransteam hos för olika informationstyper som stöder förbundsmedlemmarna i arbetet. Etablerade rutiner för olika informationstyper och möjlighet att återanvända och förbättra lösningar som tagits fram. Automatiserade processer för att hantera leverans från förbundsmedlemmarnas olika verksamhetssystem till den gemensamma bevarandeplattformen. Arbetet förknippat med arkivleveranser kan förenklas med mindre manuella insatser och att leveranstiderna blir kortare.

25 Ostrukturerad information Med ostrukturerad information avses olika typer av statiska dokument av typen kontorsdokument och upptagningar av audio/video. Fixera och dokumentera filer i informationspaket utifrån FGS paketstruktur. Rekommendera filformat för bevarande. Implementera verktyg för migrering och kontroll av filformat. Öka användandet av dokumenthanteringssystem, bilddatabaser och liknande för att mer information ska kunna hanteras som strukturerad information, vilket förbättrar möjligheter till sökning och tillgängliggörande Oplanerade leveranser Det finns situationer när risk för informationsförlust eller omorganisationer innebär att det blir nödvändigt att ta emot information i befintligt skick. Antingen som filsamlingar eller databasdumpar på externa lagringsmedier eller verksamhetssystem i installation knuten till befintlig hårdvara. Beredskap och rutiner för att hantera oplanerade leveranser. Rutinbeskrivningar och mallar för hantering. Förteckning över oplanerade leveranser. Åtgärdsplaner på kort och lång sikt för att säkerställa bevarande och åtkomst till information Det äldre digitala materialet Inventering av smådatabaser på externa lagringsmedier. Strategi och policy för insamling, bevarande och gallring av smådatabaser. Insamling av smådatabaser på externa lagringsmedier. Ordna, förteckna och förvara i klimatarkiv. Säkerställa åtkomst till läsare och tekniska miljöer för att kunna läsa och bearbeta information. Prioritering, verktyg och rutiner för uttag, omstrukturering och paketering av information. Långsiktigt åtagande som inte kan ske i takt med insamling. Uttag, strukturering och paketering för inleverans till bevarandeplattform Säkerhetsklassade leveranser Vid leveranser som innehåller informationsmängder där dessa är klassade enligt säkerhetsskyddslagen, skall ett särskilt arbetsflöde användas. Endast särskilt behöriga personer skall ansvara för dessa leveranser Informationssäkerhetsspecialist deltar i hela leveransprocessen från utredning till godkännande. Samråd ska ske med berörda förbundsmedlemmarnas säkerhetsfunktioner.

26 Utveckla specifikationer Beakta nyttan på sikt med att införa standardiserade uttag- och importfunktioner vilket förväntas innebära besparingar såväl för förbundsmedlemmar som. Aktivt delta i arbetet med att ta fram nya FGS:er för förbundsmedlemmarnas behov. Följa Riksarkivets vägledningar och rekommendationer för arbetet med utveckling av leveransspecifikationer. Om möjligt undvika att lägga resurser på att utveckla lokala/regionala specifikationer Införa leveransspecifikationer Leveranser utan specifikation (oplanerade leveranser) Lokala eller regionala leveransspecifikationer utifrån befintliga förutsättningar. Implementera beslutade Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) i riktlinjer, projekt och system. Implementera andra öppna specifikationer framtagna av till exempel olika arkivinstitutioner i avvaktan på utveckling av FGS:er. Fil-samlingar (möjligt att hantera endast med FGS paketstruktur, beslutad 2015) Webb som Warc-paket Ljud och video-upptagningar (FGS paketstruktur) Digitala foton och bilder (mediedatabaser eller indexerade digitaliserade historiska bilder) Register och enkla databaser, uttag teckenseparerad text och dokumenterat med ADDML. hantering (fastställande FGS pågår) Arkivredovisning (fastställande FGS pågår) Personal (fastställande FGS parkerat) Personakter och patientjournaler (utvecklingsprojekt parkerat) Ekonomi (ESV färdledare, utredning påbörjad) Elevregister Teknisk dokumentation Geografisk information Övriga informationstyper som identifieras Förvalta leveransspecifikationer Utvärdera genomförda implementationer. Dokumentera anpassningar och förändringar. Implementera nya beslutade versioner.

27 27 7 Bevarandeplattform 7.1 Beskrivning funktionens verksamhet 2017 har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer. Verksamheten ska uppfylla krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet. För att bygga upp verksamheten utgår vi från OAIS-modellen som är internationell standard för arkiv. Det vill säga en verksamhet som kan ta emot alla typer av information och säkerställa att den bevaras för framtiden. För att uppnå detta mål behöver vi en bevarandeplattform som kan växa i takt med förbundsmedlemmarnas behov att överlämna arkiv. Plattformen byggs upp för att i första hand hantera information som inte längre används i den dagliga verksamheten ute hos förbundsmedlemmarna. Under året planerar vi preliminärt att testa följande verktyg i labbet: arkivredovisning, eventuella nya releaser av bevarandeplattform, valideringsverktyg konvertering Uttag/dokumentation strukturerad information (ADDML) Bevarandeplattformen produktionssätts i december Under 2017 kommer vi att behöva trimma in funktioner och rutiner för att möte ökat antal leveranser. Vi kommer att bygga ut Valvet med två datorhallar (samlokalisering) och säkra nät. Vårt fokusområde 2017 inom digitalt bevarande blir våra leveransprojekt, för att hantera prioriterade avställningar och komma igång med fortlöpande arkivering av strukturerad data. Under görs ett större omtag för att automatisera bevarandeplattformen och öppna upp applikationsgränssnitt.

28 Mål för 2017 Vad? Vem? Hur? När? Enkelt verktyg för att välja bevarandeformat Testa och utvärdera verktyg för validering av de filformat som blir aktuella att ta emot Formulär för utvärdering av produkter och tjänster 10 applikationer testade och utvärderade i labbmiljö 1 FGS:er för test i labb Tjänst för att tillgängliggöra arkiverad webb Intrimning av bevarandeplattform Processbeskrivningar mottagning/arkivvård/ utlämnande RFI samlokalisering i datorhall Etablering bevarandeplattform Etapp 2 Mattias Mattias Matris för värdering av filformat baserad på kriterier Verktyg utvecklas inom ramen för PREFORMA, även andra verktyg finns fritt tillgängliga Q 1 Annie Q 1 Mårten och Mattias Mårten Mårten Mårten Alexander Beronde på vilka FGS:er som beslutas under året Baserad på OpenWayback EssArch och övrig teknisk miljö. Icke kritiska funktioner Komplettering till enkla rutinbeskrivningar från - 16 Inom 3 månader från det att behov identifierats Under året Q 1 Mårten Q 2 Mårten Två depåer i datorhall för aktiv data och säkra nät Åtgärd 10 dagar efter upptäckt Q 3 Q 4

29 Översikt tjänsternas innehåll Bevarandeplattform Planera bevarande Labb Bevarandeplattform Tillgänglighet Servicenivåer Dokumentation och rutiner Arkivsök Standarder och specifikationer FGS-stöd Webbarkiv Analyser Mottagning Policy och strategi för bevarande Arkivlagring Utvecklingsplan Åtkomst Systemadministration

30 Handlingsprogram på lång sikt Servicenivå Definiera service nivåer för olika typer av leveranser och informationspaket. Förutsättningar när det gäller att tillgängliggöra information och hur snabbt det går att plocka fram handlingar som begärs ut Beakta underlag som sammanställs i samband med leveransutredningar. Utgå från de överenskommelser som dokumenteras i leveransöverenskommelser. Förändring i arkivets servicenivå efter överlämnande beslutas i en policy och riktlinjer för åtkomst, tillgänglighet och service som beslutas av förbundets politiska ledning. Strukturerade dokument i enlighet med FGS (Bevarandeplattform) möjliggöra att säkerställa hög servicenivå då det är möjligt att implementera gemensamma lösningar. Avställda digitala objekt med annan leveransspecifikation (Bevarandeplattform) kräver högre grad av manuell hantering. Avställda digitala objekt utan leveransspecifikation (Bevarandeplattform) kräver högre grad av manuell hantering. Digitala objekt lagrade på ursprungligt lagringsmedium, optiska och magnetiska lagringsmedier (Klimatarkiv). Kräver mycket hög grad av manuell hantering och beroende till äldre hård- och mjukvara. Fysiska objekt på papper (Arkivlokal). Manuell hantering enligt etablerade rutiner Standarder och specifikationer Utreda standarder och specifikationer för olika informationstyper i samband med leveransutredningar. Arbeta fram underlag för riktlinjer och rekommendationer vad avser standarder och specifikationer. Föreslå standarder och specifikationer att implementera i bevarandeplattform. Utvärdera och analysera implementerade standarder och specifikationer Analyser Utresa målgrupper och förväntade frågor till arkivet i samband med leveransutredningar. Omvärldsbevakning genom deltagande i arkivföreningar och nätverk samt bevakning av webbaserade nätverk och olika aktörers webbsidor. Användarundersökningar. Identifiera behov av bevarandeinsatser dokumenteras i bevarandeplan för mottagna arkivobjekt Utvecklingsplan Sammanställa utvecklingsbehov utifrån erfarenheter. Beakta den övergripande utvecklingsplanen för förbundets verksamhet som togs fram i samband med konceptstudien Följa upp, utvärdera och revidera utvecklingsplanen

31 31 Utveckling i takt med teknikutveckling och målgruppernas behov. Högt ställda krav på stöd för informationssäkerhet enligt ISO Informationsförluster ska inte kunna inträffa Erfarenhetsutbyte och samverkan inom offentlig förvaltning och akademi för tjänsteutveckling av bevarandestöd och delade utvecklingskostnader Labbet ska förvalta en labbmiljö för att hantera test och utvärdering av olika programvaror och verktyg. Förvaltning och utveckling av labbmiljön. Urval av programvaror som testas beror på vilka leveranser av information som förväntas. Dokumenteras i leveransutredningar. Rutiner och dokumentation av verksamheten för test- och utvärdering. Prova sammansättning av produktionsmiljö. Acceptansmiljö vid vidareutveckling FGS-stöd Implementera Förvaltningsgemensamma specifikationer FGS som beslutats av Riksarkivet. Upphandla eller utveckla FGS-stöd i bevarandeplattformen. Förvalta framtaget FGS-stöd. Utvärdera och föreslå åtgärder. Återkoppla till Riksarkivets FGS-funktion. Hantera versioner av FGS och planera eventuell migrering av överlämnad information Mottagning Manuell hantering av överföringspaket och att skapa arkivpaket. Katalog med verktyg för förberedande arbete med leveranser och mottagning. Automatiserade rutiner för löpande leveranser Arkivlagring Kassaskåp för säker förvaring på kontoret (papper och digitala lagringsmedier) Primärhall för lagring online och säkerhetskopia #1 lokalt. Bergrum för säkerhetskopia #2 Sekundärhall för lagring online. Arkivlokal för lagring av papper s förvaltningsarkiv, systemdokumentation, manualer med mera. Klimatarkiv för lagring säkerhetskopia lokalt och leveranser på fysiska lagringsmedier (magnetiska och optiska).

32 Åtkomst Endast s personal har direkt åtkomst till Valvet. Extern åtkomst hanteras genom utlämnandepaket eller separata tjänster för extern åtkomst av arkiverad information. Manuell hantering av informationspaket för utlämnande. Strikt behörighet till valvet, endast säkerhetsklassad personal med rätt utbildning. Publicera öppna data. Åtkomst till offentliga handlingar på plats hos eller kommunarkiven. Direkt åtkomst för behöriga Teknisk plattform och applikationsarkitektur Bevarandeplattformen ska vara linjärt skalbart mot stora datavolymer och prestandabehov. Innersta kärnan i bevarandeplattformen som förvarar arkivpaket, Valvet, ska vara fysiskt åtskilt mot externa nät för att omöjliggöra intrång. Information kommer att slussas in och ur Valvet med manuell mekanisk växel. Bevarandeplattformen ska vara kostnadseffektiv och framtidsäker i sin arkitektur, som byggs upp med ett antal oberoende tjänster som sammantaget bygger upp arkivet. Det här ska leda till rimliga leverantörsberoenden och mycket god utbyggbarhet efter behov. Miljön byggs upp redundant på minst två fysiskt åtskilda platser för stabilt insteg och skalbar tillgänglighet Arkivsök Uppfylla arkivlagens krav på arkivbeskrivning och arkivförteckning. Registrera arkivbildare och arkivinstitution i Nationella ArkivDatabasen (NAD). Upphandla arkivredovisningsverktyg. Registrera arkivbildare, arkiv, depåer med mera information om överlämnade arkiv. Rutiner för export till NAD. Förvaltning och ajourhållning av arkivredovisningen. Integrerad tjänst i bevarandeplattformen med automatiserad överföring av arkivredovisningsinformation till arkivpaket.

33 33 8 Anslutande tjänster De första anslutande tjänsterna införs Handläggningen sker i särskild ordning och finansieras enligt självkostnadsprincip. 8.1 Planerade tjänster Oskarshamns kommun har aviserat önskemål om att avtala om förvaltning av analoga arkiv. Räddningstjänsten Östra Blekinge beslutade hösten 2016 om att överlämna hela arkivmyndighetsfunktionen till. Flytt planeras till 2018, överenskommelse om anslutande tjänst arbetas fram till dess. Region Blekinge överenskommelse om förvaltning av analoga arkiv är under upparbetande. Arkivförbund Sydost administration av webbplats och digitalt bevarande av webb. 8.2 Identifierat behov Behov av anslutande tjänster som hittills har identifierats i samband med fördjupade nulägesanalyser och inventeringar: Mediedatabas för registrering och förvaring av digitala foton, filmer och andra mediefiler. Digitalisera arkivförteckningar hos de förbundsmedlemmar som har manuella arkivförteckningar. Delta i samordnad upphandling av material för arkivförvaring. Delta i samordnad upphandling av arkivredovisningssystem. Hantera gallring i verksamhetssystem. Digitalisera analoga ljud- och videoupptagningar För att någon av dessa tjänster ska bli en bastjänst behövs beslut om ny förbundsordning. Ett beslut som fattas av samtliga förbundsmedlemmars fullmäktige efter beslut av s fullmäktige.

34 34 9 Administration 9.1 Mål för 2017 Vad? Vem? Hur? När? Dokumenthanteringsplan för Catharina och Anki Implementera VerkSAM 2.0 Catharina Dokumentera s verksamhetsprocesser Genomföra förstudie om arkivredovisning Upphandla arkivredovisningssystem Producera 4 digitala nyhetsbrev Publicera inlägg på bloggen Genomföra 4 samrådsmöten med kontaktpersoner Anki och Alexander VisAlfa Q 1 Klassificeringsschema ärende- och dokumenthanteringssystem Rita verksamhetsprocesser, VisAlfa Magdalena Arbetsgrupp utreder Q 1 Magdalena Q 2 Elin Catharina och Elin Mats Nyhetsbreven skapas med Sway, delas via sociala media och i förekommande fall e- post. Q 1 Q 2 Februari Maj September December 2-3 inlägg per månad En gång per kvartal

35 Översikt tjänsternas innehåll Administration Planering och utveckling Organisering och bemanning Granskning och kontroll Intern service Samråd Kompetensutveckling Informationssäkerhet Sammanträden Verksamhetsplanering Arbetsformer Egenkontroll Förtroendevalda Information och kommunikation Lokala kontor Extern granskning Ekonomi Samverkan Löner Kvalitetsarbete Aministrera nya tjänster Administrera nya medlemmar Administrera utträde Planera kontinuitet

36 Handlingsplan på lång sikt Samråd med förbundsmedlemmar Sammanställa korta lägesrapporter till förbundsstyrelsen och sprids även via överenskomna kommunikationskanaler till tjänstemännen. Bjuda in till träffar för samråd med kontaktpersoner inför möten med förbundsstyrelsen. Planera träffar för samråd tillsammans med respektive intressentgrupp. Boka in besök hos förbundsmedlemmar för att samråda om budget- och planeringsprocess, informera i samband med informationsträffar, eller hantera samråd på annat sätt som överenskommits. Bjuda in till temadagar hos eller informationsträffar ute hos förbundsmedlemmarna Verksamhetsplanering Förbundsfullmäktige beslutar om mål och inriktning för verksamheten i samband med budget. s förvaltning ska varje år arbeta fram en verksamhetsplan som beslutas av förbundsstyrelsen. Kommunicera verksamhetsplanen med kontaktpersoner och arkivfunktioner. Planera in återkommande möten för s förvaltning för operativ planering av verksamheten. Genomföra större arbeten avgränsade i tiden och med särskild budget i projektform för effektiv planering och uppföljning Information och kommunikation Sprida information via e-post via formella kommunikationsvägar som är kontaktperson och kommunstyrelsens funktionsadress/motsvarande. Producera tydlig information adresserad till olika målgrupper. Skicka kallelser till träffar för samråd. Skicka inbjudningar till informationsträffar, temadagar och utbildningar med mera. Spridning av information via förbundsmedlemmars funktionsadresser (tillhandahålls av kontaktpersoner) Samverkan med andra aktörer För att lösa frågan om digitalt bevarande så behövs nära samarbete mellan olika aktörer. ska samarbeta med viktiga aktörer som Riksarkivet, Sveriges Kommuner och landsting (SKL), arkivföreningarna, universitet och högskolor samt andra arkivinstitutioner och även kommersiella aktörer med specialistkompetens inom digitalt bevarande. Publicera rapporter, riktlinjer, mallar och övrig dokumentation öppet på webben. Använda etablerade vägledningar, standarder och specifikationer. Deltaga i referensgrupper och utveckling av verktyg, metoder och rutiner i öppna forum.