SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida Sammanträdesdatum Sammanträdesdatum 1 (20)

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida Sammanträdesdatum Sammanträdesdatum 1 (20) Protokoll från Ledningsutskottets sammanträde P g a personuppgiftslagen (PUL) kan vissa personuppgifter vara borttagna (kryssade) i protokollet ande...2 Budgetuppföljning per , KLK och Kost- och städenheten...4 Internkontrollplan 2012 KLK...5 Förändring av delegation p.g.a. tjänstebyte - ekonomiavdelningen...7 Coompanion Jönköpings län ekonomisk förening stadgar, revidering...9 Årsredovisning, revisionsberättelse för år 2011 samt hemställan om ansvarsfrihet Mediacenter Jönköpings län...10 Förslag angående bestämmelserna om kommuners och landstings högskoleutbildning - remiss...11 Olsbergs arena - samarbetsavtal...12 Granskning av efterlevnad och uppföljning av kommunens policydokument - yttrande...13 Eksjö Stadsfest 2012 budget...14 Delegationsordning - aktualisering...15 Näringslivsärende...16 Arbetsgivarärenden...17 Arbetsmarknadsåtgärder...18 fattade med stöd av delegation...19 Ledningsutskottets protokoll Anmälningsärenden...21

2 Sammanträdesdatum 2(20) Sammanträdesprotokoll för Ledningsutskottet Plats och tid Förvaltningshuset, Eksjö, kl ande Övriga deltagande Lennart Bogren (C), ordf Tomas Erazim (M) Bo Bergvall (S), 55-61, 63, 64, 66, 67, 70 Eva-Lena Österljung (S) Sonny Kongseryd (C) Håkan Dufva (KD), ej tjänstgörande ersättare Lea Peterson (MP), ej tjänstgörande ersättare Stefan Elm, kommundirektör Linda Davidsson, sekreterare Anette Stendahl, 55 Karin Höljfors, ekonomichef, 56, 58 ViviAnn Åberg, ekonom, 56 Per Karlsson, ekonom, 56 Ronny Korsberg, Coompanion Jönköpings län, 59 Annelie Hägg, ombud Coompanion Jönköpings län, 59 Thomas Bengtsson, Phoenix Group, 66 Marcus Axelsson, näringslivschef, 66 Anders Nermo, bitr personalchef, 67 Jojo Norell, Föreningen Fiesta, 64 Jürgen Beck, utvecklingschef, 64 Utses att justera Sonny Kongseryd Underskrifter Sekreterare... Linda Davidsson Paragrafer Ordförande... Lennart Bogren... Sonny Kongseryd ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Ledningsutskottet Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Linda Davidsson

3 Sammanträdesdatum 3(20) Lu 55 Dagens sammanträde inleds med att Anette Stendahl presenteras och hälsas välkommen till tjänsten som informationsstrateg vid kommunens Utvecklingoch informationsavdelningen. Anette påbörjar sin anställning

4 Sammanträdesdatum 4(20) Lu 56 Dnr Budgetuppföljning per , KLK och Kost- och städenheten Ledningsutskottets förslag till kommunstyrelsen; Kommunstyrelsen beslutar att godkänna lämnade rapporter. Budgetuppföljning per har upprättats och redovisas vid dagens sammanträde. Efter innevarande års tre första månader har sammanlagt 24,3% av budgetens 58,7 mnkr förbrukats. Prognosen pekar på en positiv budgetavvikelse om 843 tkr, till största delen orsakad av en engångsintäkt om 2,6 mnkr till Campus I12. EksjöVux fick i budget 2012 ett sparbeting om 924 tkr, som avsåg minskade kostnader för lokaler m.m. vid samordning med gymnasiet. Någon effekt förväntas inte 2012 och finansieringen sker via resultatfonden. EksjöVux resultatfond uppgår efter omdispositioner till 5,6 mnkr. KLK, exkl kost- och städenheten, har en resultatfond om 2 mnkr. Städenheten hamnar enligt prognos på ett nollresultat, enligt budget. Kostenheten hamnar enligt prognos på ett underskott om 250 tkr, beroende på låga intäkter. sunderlag Budgetuppföljning per Utdrag Ks

5 Sammanträdesdatum 5(20) Lu 57 Dnr Internkontrollplan 2012 KLK Ledningsutskottets förslag till kommunstyrelsen; Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättat förslag till internkontrollplan 2012 för kommunledningskontoret. Enligt kommunstyrelsens reglemente för internkontroll ska ledningsutskottet före april månads utgång varje år upprätta en särskild plan för granskning/uppföljning av den interna kontrollen. Av planen ska framgå Vad som ska granskas under året Vilka reglementen, regler och policyn som berörs Vem som är ansvarig för granskningen När granskningen ska rapporteras Syftet med kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. En god intern kontroll ska således bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. (SOU 1998:71) Ekonomiledningsgruppen har utarbetat anvisningar till arbetet med internkontroll. För att säkerställa att internkontrollen inte enbart fokuserar på ekonomi ska varje sektor enligt anvisningarna i sin internkontrollplan ha rubrikerna: - Kontroll av effektivitet och ändamålsenlighet i verksamheten - Kontroll av finansiell rapportering - Kontroll av följsamhet mot lagar och förordningar En bedömning av risk och väsentlighet ska göras när internkontrollplan upprättas. Bedömningen för KLK:s plan är ; Kontroll av konteringsförfarande gällande investeringar Kontroll av handkassor Kontroll av huvudkassa Kontroll av attestreglemente avseende personliga fakturor

6 Sammanträdesdatum 6(20) Kontroll av beställningsförfarande gällande läromedel Kontroll av tjänstemäns rapportering av delegationsbeslut sunderlag Internkontrollplan för år 2012, daterad Utdrag Ks

7 Sammanträdesdatum 7(20) Lu 58 Dnr Förändring av delegation p.g.a. tjänstebyte - ekonomiavdelningen Ledningsutskottets förslag till kommunstyrelsen; Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättat förslag till revidering av kommunstyrelsens reglemente 27 3:e stycket, till Låne- och borgensförbindelser undertecknas av ordförande med kontrasignation av ekonomichef eller kommundirektör, samt att godkänna upprättat förslag till revidering i delegationsordningen, Vidaredelegering ändras från finanschef till ekonomichef för A19 Placering av likvida medel A20 Placering av donationsmedel A21 Upplåning och sammanhängande åtgärder (t.ex. konvertering) A25 Avskrivning av fodran<2 pbb. I samband med att finanschefen går i pension föreslås kommunstyrelsens reglemente och delegationsordning ändras. I kommunstyrelsens reglemente 27 3:e stycket, föreslås följande förändring: Nuvarande lydelse: Låne- och borgensförbindelser undertecknas av ordförande med kontrasignation av finanschef eller kommundirektör. Ändras till: Låne- och borgensförbindelser undertecknas av ordförande med kontrasignation av ekonomichef eller kommundirektör I delegationsordningen föreslås följande förändringar: Vidaredelegering ändras från Finanschef till Ekonomichef för A19 Placering av likvida medel A20 Placering av donationsmedel A21 Upplåning och sammanhängande åtgärder (tex konvertering): A25 Avskrivning av fodran<2 pbb

8 Sammanträdesdatum 8(20) sunderlag Tjänsteskrivelse fr ekonomichefen, daterad Utdrag Ks

9 Sammanträdesdatum 9(20) Lu 59 Dnr Coompanion Jönköpings län ekonomisk förening stadgar, revidering Ledningsutskottets förslag till kommunstyrelsen; Kommunstyrelsen beslutar att tillstyrka redovisat förslag till reviderade stadgar avseende Coompanion Jönköpings län ekonomisk förening. Verksamhetsledaren för Coompanion Jönköpings län ekonomisk förening informerar vid dagens sammanträde om dess verksamhet, och redovisar upprättat förslag till revideringar av föreningens stadgar. sunderlag Förslag till revidering av stadgar Utdrag Ks

10 Sammanträdesdatum 10(20) Lu 60 Dnr Årsredovisning, revisionsberättelse för år 2011 samt hemställan om ansvarsfrihet Mediacenter Jönköpings län Ledningsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunfullmäktige beslutar att godkänna upprättad årsredovisning för Mediacenter Jönköpings län för år 2011, samt att bevilja direktionen i Kommunalförbundet Mediacenter Jönköpings län ansvarsfrihet för år Mediacenter Jönköpings län är ett kommunalförbund med direktion tillika styrelse. Förbundsdirektionen består av 13 ledamöter och 13 ersättare. Ägare är Jönköpings läns 13 kommuner. Revisorerna tillstyrker i bifogad revisionsberättelse, daterad , att granskningen av årsredovisningen har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och förbundsordning. Mediacenter Jönköpings län hemställer om att kommunfullmäktige beslutar att årsredovisningen avseende 2011 godkänns, samt att kommunfullmäktige beslutar att bevilja direktionen i kommunalförbundet Mediacenter Jönköpings län ansvarsfrihet för år sunderlag Årsredovisning, jämte revisionsberättelse, daterad Utdrag Ks

11 Sammanträdesdatum 11(20) Lu 61 Dnr Förslag angående bestämmelserna om kommuners och landstings högskoleutbildning - remiss Ledningsutskottets förslag till kommunstyrelsen; Kommunstyrelsen beslutar att avstå från att avge yttrande över remissen. I högskolelagen (1992:1434) finns bestämmelser om högskolor under kommunalt och landstingskommunalt huvudmannaskap. Några sådana högskolor finns dock inte längre. Utbildningsdepartementet föreslår i remitterad promemoria att högskolelagens bestämmelser och anslutande föreskrifter på området ska upphävas. sunderlag Promemoria fr Regeringskansliet, daterad Utdrag Ks

12 Sammanträdesdatum 12(20) Lu 62 Dnr Olsbergs arena - samarbetsavtal Ledningsutskottet beslutar att ånyo behandla ärendet den 17 april. I samarbetsavtalet, daterat , mellan Olsbergs Hydraulics AB, Eksjö kommun och Eksjö Kommunfastigheter AB, har under avsnittet Styrning och Ledning framtagits förslag till revidering. Kommundirektören redovisar vid dagens sammanträde upprättat förslag, varvid utskottet beslutar att åter behandla ärendet den 17 april vid extra sammanträde med ledningsutskottet. sunderlag Utkast, daterat Utdrag Lu 17/4

13 Sammanträdesdatum 13(20) Lu 63 Dnr Granskning av efterlevnad och uppföljning av kommunens policydokument - yttrande Ledningsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till den 17 april. KPMG AB har på uppdrag av revisorerna genomfört rubricerad granskning. Ledningsutskottet uppdrog , 39, till förvaltningen att framta förslag till yttrande i ärendet. sunderlag Granskningsrapport fr revisorerna, daterad Ledningsutskottets beslut , 39 Utdrag Lu 17/4

14 Sammanträdesdatum 14(20) Lu 64 Dnr Eksjö Stadsfest 2012 budget Ledningsutskottet beslutar att ytterligare lägesrapport angående budget för Eksjö Stadsfest redovisas på ledningsutskottets sammanträde i juni 2012, samt att notera informationen. Föreningen Fiestas verksamhetsansvariga informerar om Eksjö Stadsfest 2012, utvecklingschefen redogör för arrangemangets budget som finns i dagsläget. Utdrag Lu 12/6

15 Sammanträdesdatum 15(20) Lu 65 Delegationsordning - aktualisering Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Ordförande meddelar vid dagens sammanträde att behov av aktualisering av delegationsordningen har framkommit. Skillnaden mellan verkställighetsbeslut, delegationsbeslut, samt beslut i utskott eller kommunstyrelse behöver förtydligas. Kommunstyrelsens utskottspresidier kommer härav att träffas för överläggning.

16 Sammanträdesdatum 16(20) Lu 66 Dnr Näringslivsärende Ledningsutskottet beslutar att uppdra till förvaltningen att komplettera bilagan till det näringslivspolitiska programmet, Utveckling av besöksnäringen, med marknadsföringsplan för Eksjö kommun, samt att notera informationen. Näringslivschefen redovisar de anställdas inom näringslivsenheten, konkreta ansvarsuppgifter. Behov av en marknadsföringsplan framkommer. Vidare under rubricerat ärende redovisar utvecklingschefen tillsammans med Phoenix Groups vd, om säkerhetsprojektet Cip Checkport och dess framtid. Utdrag Näringslivschefen

17 Sammanträdesdatum 17(20) Lu 67 Dnr Arbetsgivarärenden Ledningsutskottet beslutar att samtycka till kommundirektörens förslag att biträdande personalchefen fr. o. m innehar tjänsten som ordinarie personalchef, och nuvarande personalchefen vid samma datum innehar tjänsten som biträdande personalchef, samt att notera informationen. Biträdande personalchefen meddelar att löneförhandlingarna ännu ej är klara. Vidare informeras om projektet Ledarutveckling över gränserna ett projekt att hitta framtida ledare inom organisationen. 47 personer har anmält sitt intresse och intervjuer med samliga kommer att påbörjas under hösten Nuvarande personalchefen kommer att inför årsskiftet gå i pension. Nuvarande biträdande personalchefen kommer fr. o. m att överta befattningen personalchef.

18 Sammanträdesdatum 18(20) Lu 68 Dnr Arbetsmarknadsåtgärder Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Kommundirektören informerar om den tillsatta arbetsgrupp bestående av bitr socialchefen, chefen för Arbetsförmedlingen, chefen för EksjöVux, kommundirektören samt Barn- och ungdomschefen, som handhar uppgiften att följa upp arbetslösa ungdomar i åldern år.

19 Sammanträdesdatum 19(20) Lu 69 Dnr fattade med stöd av delegation Inga beslut fattas.

20 Sammanträdesdatum 20(20) Lu 70 Ledningsutskottets protokoll Ledningsutskottet beslutar att lägga protokollet till handlingarna. Ledningsutskottets presidium har beslutat att föregående sammanträdes protokoll ska redovisas vid utskottets sammanträde. Vid dagens sammanträde redovisas protokoll från ledningsutskottet

21 Sammanträdesdatum 21(20) Lu 71 Anmälningsärenden Årsberättelse 2011 Smålands Idrottsförbund, SISU Idrottsutbildarna Småland -- Cirkulär 12:11 fr SKL Arbetsdomstolens dom 2012 nr 16 om omreglering av sysselsättningsgraden för ett antal fritidspedagoger -- Brev till kommunalrådet fr B Svärdslilja, samt svarsbrev -- Önskemål om förbättringar i Eksjö lista fr barn på förskolan Eken, Eksjö -- Protokoll fr Eksjö Elnät AB, ordinarie bolagsstämma -- Protokoll fr Eksjö Energi ELIT AB, ordinarie bolagsstämma -- Protokoll fr Eksjö Energi AB, ordinarie bolagsstämma -- Direktiv för ombud vid ordinarie bolagsstämma 2012 med Eksjö Energi AB -- Ägardirektiv för Eksjö Energi AB --