Protokoll från Ledningsutskottets sammanträde Innehåll 1 (23)

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1 (23) Protokoll från Ledningsutskottets sammanträde Innehåll Frikort gym och simhall - motion... 4 Riktlinjer för råd, kommittéer med mera... 5 Årsrapport 2014, avseende kommunens förmåga enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap... 6 Årsuppföljning 2014, kommunernas uppgifter enligt Lagen om Skydd mot Olyckor... 7 Frister för brandskyddskontroll och rengöring (sotning)... 8 Integrationsprojekt sommaren fattade med stöd av delegation...10 Budgetuppföljning per Konsument Höglandet verksamhetsberättelse Personuppgiftsombud, KLK...13 Internbudget, KLK och kost- och städenheten...14 Avtal om upplåtande av mark, Ingatorp...15 Internkontrollplan Integrationsprojektet Odla, Förädla, Förena, bidragsansökan...17 Ny struktur för kommunfullmäktiges program...19 Markfrågor, information...20 Förteckning obesvarade motioner och medborgarförslag, KLK...21 Ledningsutskottets protokoll Anmälningsärenden...23

2 Ledningsutskottet (23) Sammanträde med Ledningsutskottet Plats och tid Förvaltningshuset, Eksjö, kl ande Ej beslutande Annelie Hägg (C), ordförande Tomas Erazim (M) Diana Laitinen Carlsson (S) Bo Bergvall (S) Stellan Johnsson (C) Lea Petersson (MP) tjg ersättare för Mikael Andreasson (S) Carina Lindström (M), 38, 40-43, 45, 46, 48, 49-52, 55 Maria Havskog (C), tjänstgörande ersättare för Carina Lindström 39, 44, 47, 53, 54, 56 Anneli Gustafsson, sekreterare Lennart Gustavsson (S), ej tjänstgörande ersättare, 38, 40-43, 45, 48, 49, 50, 51, 55 Maria Havskog (C), ej tjänstgörande ersättare, 38, 40-43, 45, 46, 48, 49-52, 55 Ulf Bardh (C), ej tjänstgörande ersättare forts Ajournering för överläggning vid 51. Utses att justera Tomas Erazim Underskrifter Sekreterare Anneli Gustafsson Paragrafer Ordförande.. Annelie Hägg Justerande.. Tomas Erazim Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Ledningsutskottet Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Datum för anslags Datum för anslags uppsättande nedtagande Underskrift Linda Davidsson

3 Ledningsutskottet (23) Övriga deltagare Göran Pejrud, städchef 49 Gun Svensson, kostchef 49 Per Karlsson, ekonom 46, 51 Karin Elardt, överförmyndare 49 Hannah Mehaj, säkerhetssamordnare 40 Jörgen Franzén, stf räddningschef 41 Micael Carlsson, räddningschef 42 Peter Wallenberg, bitr socialchef 52 Jürgen Beck, utvecklingschef 53 Gunnel Hammerman, 50 Thomas Hellström, 54

4 Ledningsutskottet (23) Lu 38 Dnr Frikort gym och simhall - motion Ledningsutskottets förslag till beslut; Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att avslå motionen. Diana Laitinen Carlsson (S) deltar inte i beslutet. Kommunfullmäktige remitterade , 50, rubricerad motion från Bertil Granman (S) och Diana Laitinen Carlsson (S) till kommunstyrelsen. I motionen framkommer att äldre och trötta politiker skulle må bättre om de fick ta del av kommunens friskvårdsaktiviteter. Sedan 2007 har kommunen en gemensam friskvårdspolicy för alla sina medarbetare. Anledningen till att man fastställde en och samma policy var att alla medarbetare i den gemensamma förvaltningen skulle få en likvärdig inriktning på friskvården och att pengar till detta avsattes på ett gemensamt konto som förvaltas av personalavdelningen. I stort sett samma summa pengar, 500 tkr, har avsatts för detta under alla åren. För att klara av att erbjuda ett bra program för dessa pengar så bygger det på att man följer det som fastlagts i policyn och som leds av kommunens friskvårdskonsulent som också avlönas inom ramen för de 500 tkr. I policyn framgår det tydligt att alla anställda har ett eget ansvar för sin hälsa och sitt välbefinnande. Till stöd för detta erbjuder arbetsgivaren ett antal aktiviteter årligen som genomförs på den anställdes eget initiativ och på fritiden. Ett avtal finns mellan simhallen och personalavdelningen som innebär att kommunens månadsavlönade medarbetare har tillgång till fria bad och vattengymnastik. Någon tillgång till gymmet har man inte. Politikerna, som till allra största delen är fritidspolitiker, får själva stå för sin träning i simhall och gym på samma villkor som alla andra som inte har en månadsanställning. sunderlag Motion från B Granman (S) och D Laitinen Carlsson (S), daterad Kommunfullmäktiges beslut , 50 Eksjö kommuns friskvårdspolicy Tjänsteskrivelse från rehabiliteringsansvarig Bodil Lind, daterad Ks

5 Ledningsutskottet (23) Lu 39 Dnr 2015-KLK0078 Riktlinjer för råd, kommittéer med mera Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att riktlinjer för råd enligt förvaltningens förslag utarbetas, att förslaget på riktlinjer redovisas till kommunstyrelsen senast i maj innevarande år, att inrätta så kallat råd avseende sakområdena kost, trygghet och hälsa och internationell verksamhet, att uppdra till förvaltningen att utarbeta förslag på syfte, mål m.m. för dessa föreslagna råd, samt att detsamma anmäls till kommunfullmäktige. Den formella politiska styrningen och ledningen av kommunen sker genom kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnder. Enligt kommunallagen kan alla nämnder inrätta utskott eller beredningar. Dessa utskott och beredningar kan dock enbart bestå av representation från den styrelse eller nämnd som beslutar inrätta dessa. I samband med ny mandatperiod och översyn av den politiska organisationen avskaffades beredningar under kommunfullmäktige och beredningarnas uppgifter övergick till nämnderna. Nämnderna kan dock enbart fullfölja uppgifter inom sitt sakområde. Av kommunfullmäktiges arbetsordning framgår att kommunfullmäktige kan inrätta tillfälliga beredningar. Syfte med en sådan tillfällig beredning är att utarbeta strategiska programdokument. I organisationen har tidigare funnits olika typer av råd såsom Folkhälsoråd, Planoch miljöråd och Brottsförebyggande råd. Det har även funnits olika kommittéer, till exempel Internationella kommittén. Dessa grupper har inte haft tydligt dokumenterat syfte, mål, sammansättning etc. Frågan om hur dessa råd och kommittér ska styras och ledas har väckts. Det är viktigt att varje organ som bildas har ett tydligt mandat avseende syfte, mål m.m. Det är även viktigt att klarlägga sammansättning och tid för uppdraget. Benämningen råd eller kommitté förekommer inte i kommunallagen. Av denna anledning bör begreppet råd klarläggas genom någon form av riktlinjer. sunderlag Tjänsteskrivelse från kommundirektör Stefan Elm, daterad Ks

6 Ledningsutskottet (23) Lu 40 Dnr Årsrapport 2014, avseende kommunens förmåga enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna lämnad årsrapport för Kommunen ska årligen i enlighet med lagen (2006:544) om kommuner och landstings åtgärder inför och under extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) rapportera förmåga, aktiviteter samt robustheten till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Uppföljningen sker även mot den målbild som finns sammanfattad i överenskommelsen mellan staten och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Syftet med årsuppföljningen är att skapa en översiktlig bild av krisberedskapen på lokal nivå. Vissa av frågorna utgör även underlag för en del av de indikatorer på skydd och säkerhet som ingår i MSB:s informationssystem IDA, samt SKL:s rapport Öppna jämförelser. Rapporteringen sker genom en webenkät bestående av fyra delar: - Uppföljning av statlig ersättning enligt LEH - Genomförda åtgärder enligt LEH och effekter på förmågan - Uppföljning av kommunens uppgifter enligt LEH - Händelser under 2014 som aktiverat krisorganisationen Den årliga uppföljningen används som stöd för kommunens egen verksamhet i strävan att uppnå uppsatta mål inom krisberedskap. sunderlag Enkät från MSB Årsrapport daterad Ks

7 Ledningsutskottet (23) Lu 41 Dnr Årsuppföljning 2014, kommunernas uppgifter enligt Lagen om Skydd mot Olyckor Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna lämnad årsrapport för Kommunen ska årligen rapportera hur man fullgjort sina uppgifter enligt lagen om skydd mot olyckor (SFS 2003:778) till Länsstyrelsen och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Uppföljningen ingår som en del i den statliga tillsynen över kommunernas uppgifter inom räddningstjänstområdet. Syftet med årsuppföljningen är att skapa en regional och nationell bild över verksamheten inom området skydd mot olyckor. Frågorna utgör även underlag för de indikatorer på skydd och säkerhet som ingår i MSB:s informationssystem IDA, samt SKL:s rapport Öppna jämförelser. Rapporteringen sker genom en webenkät. Årets uppföljning av LSO innehåller frågor inom följande områden: Handlingsprogram Resurser Tillsyn- brandskydd enligt LSO 2 kap. 2 Tillsyn farlig verksamhet enligt LSO 2 kap. 4 Utbildning Räddningstjänst Rengöring och brandskyddskontroll enligt LSO 3 kap. 4 Svaren på årsuppföljningen 2015 har rapporterats in till MSB sunderlag Tjänsteskrivelse från räddningschef Micael Carlsson, daterad Enkät från MSB, daterad Ks

8 Ledningsutskottet (23) Lu 42 Dnr Frister för brandskyddskontroll och rengöring (sotning) Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att reviderade frister för rengöring (sotning) för Eksjö kommun ska gälla från , samt att till räddningschefen delegera möjligheten att besluta om ändrad rengöringsfrist i enskilda fall av brandskyddsmässiga skäl. Lag ( 2003:778) om skydd mot olyckor och Förordning (2003:789 ) om skydd mot olyckor innehåller bestämmelser om hur rengöring/sotning och brandskyddskontroll ska utföras i kommunerna. Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap (MSB) har att besluta om anvisningar till lagstiftningen genom föreskrifter och allmänna råd. Kommunen ansvarar för att rengöring/sotning och brandskyddskontroll utförs enligt gällande lagstiften, besluta om frister för rengöring/sotning, samt om taxor och avgifter. MSB har under 2014 tagit fram föreskrifter och allmänna råd för rengöring/sotning och brandskyddskontroll. Kommunerna ges möjlighet att besluta om ändrad regöringsfrist i enskilda fall av brandskyddsmässiga skäl. Nya föreskrifter och allmänna råd (MSBFS 2014:6) om rengöring/sotning och brandskyddskontroll började gälla den 1 januari Fristerna för brandskyddskontroll i det nya systemet blir i huvudsak tre respektive sex år. Vissa förtydliganden har också gjorts kring bestämmelser om kontroll vid nyinstallation och hur användningssättet av lokaleldstad styr den frist som ska tillämpas. Frister för brandskyddskontroll beslutas av MSB. Kommunerna behöver se till att en övergång till de nya fristerna kommer till stånd. Övergångsbestämmelser anger att de nya fristerna ska tillämpas senast den 1 januari 2018 respektive 1 januari MSB har utformat en utförlig vägledning för att åstadkomma en smidig övergång och denna finns i konsekvensutredningen. sunderlag Tjänsteskrivelse från räddningschef Micael Carlsson, daterad Förslag till frister för rengöring/sotning och brandskyddskontroll Ks

9 Ledningsutskottet (23) Lu 43 Dnr 2015-KLK0079 Integrationsprojekt sommaren 2015 Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att genomföra redovisat integrationsprojekt sommaren 2015, att avsätta 300 tkr av integrationspotten för genomförandet, samt att återrapportering avseende resultat och ekonomiskt utfall ska ske till kommunstyrelsen senast oktober innevarande år. I budget 2015 finns medel för integrationsinsatser avsatta. Budgeten omfattar 2 mnkr. Syftet med dessa medel är att stimulera till bättre integration genom att i projektform genomföra olika integrationsinsatser. Enheten för hälsa, integration och arbete, HIA, har föreslagit att ett projekt avseende sommarjobb genomförs under sommaren Projektet innebär att åtta unga erbjuds sommarjobb. Fyra nyanlända och fyra svenska ungdomar (upp till 19 år), uppdelat på fyra personer under två perioder, arbetar tillsammans med en handledare. Dessa ungdomar är för gamla för feriepraktik, men är ändå i stort behov av arbete under sommaren. Arbetsuppgifterna kan bestå av att städa på kommunala badplatser, men även att erbjuda arbetskraft till föreningar i Eksjö kommun. Vilka ungdomar som ska erbjudas arbete ombesörjer HIA. Planeringen av arbetsuppgifter sker av HIA i samråd med fritidsavdelningens anläggningsenhet. Projektet kostnadsberäknas till 300 tkr varav 250 tkr avser löner, och 50 tkr övriga kostnader. sunderlag Tjänsteskrivelse från kommundirektör Stefan Elm, daterad Ks

10 Ledningsutskottet (23) Lu 44 Dnr 2015-KLK0081 fattade med stöd av delegation Ledningsutskottet beslutar att anmäla ärendet i kommunstyrelsen. Följande delegationsärenden redovisas vid dagens sammanträde: Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Rabattavtal avseende konstinramning med mera har tecknats med Ram & Design för perioden Avskrivning av äldre fordringar där tillgångar saknas: Person 1: kr Person 2: 125 kr Person 3: kr Person 4: kr sunderlag Förteckning från Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Ks

11 Ledningsutskottet (23) Lu 45 Dnr 2015-KLK0007 Budgetuppföljning per Ledningsutskottet beslutar att godkänna lämnad rapport, samt att anmäla densamma i kommunstyrelsen. Kommunledningskontorets driftutfall efter 2 månader är 15,2 mnkr, vilket motsvarar 19 procent av helårsbudgeten, jämfört med riktpunkten 17 procent. Kommunledningskontorets helårsprognos för driften är 80,2 mnkr vilket motsvarar en negativ avvikelse mot budget med 1 mnkr. Den procentuella avvikelsen mot budget i prognosen är 1,3 procent. sunderlag Rapport från ekonomiavdelningen Ks

12 Ledningsutskottet (23) Lu 46 Dnr 2015-KLK0082 Konsument Höglandet verksamhetsberättelse 2014 Ledningsutskottets beslutar att anmäla ärendet i kommunstyrelsen. Konsument Höglandet är ett samlingsnamn för den konsumentrådgivning och budget- och skuldrådgivning som bedrivs i de fem Höglandskommunerna Aneby, Eksjö, Nässjö, Sävsjö och Vetlanda. Vid dagens sammanträde redovisas upprättad verksamhetsberättelse för Konsument Höglandet år Konsument Höglandet hör organisatoriskt och lokalmässigt till medborgarkontoret i Nässjö. Eksjö kommun köper sedan 1991 konsumentrådgivningen av Nässjö kommun. För 2014 redovisas 234 ärenden från Eksjö. Eksjö kommun har egen budget- och skuldrådgivning. sunderlag Verksamhetsberättelse för Konsument Höglandet 2014 Ks

13 Ledningsutskottet (23) Lu 47 Dnr 2015-KLK0083 Personuppgiftsombud, KLK Ledningsutskottet beslutar att till personuppgiftsombud inom kommunledningskontoret utse Anneli Gustafsson, Linda Davidsson och Carina Johansson. Personuppgiftslagen (PUL) har till syfte att skapa skydd för enskilda personer mot att den personliga integriteten kränks genom behandling av personuppgifter. Lagen gäller all automatiserad behandling av personuppgifter, samt manuella uppgifter om de ingår i en strukturerad samling uppgifter och är tillgängliga för sökning. Varje styrelse/nämnd är ansvarig för personuppgiftsbehandlingar inom sitt verksamhetsområde. Den personuppgiftsansvarige ska bland annat se till att - personuppgifter behandlas bara om det är lagligt - personuppgifter alltid behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed - personuppgifter samlas in bara för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål - personuppgifter inte behandlas för något ändamål som är förenligt med det för vilket uppgifterna samlades in - de personuppgifter som behandlas är adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen. I stället för att anmäla varje behandling av personuppgifter till Datainspektionen kan myndigheten utse så kallade personuppgiftsombud som har att självständigt tillse att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt. Uppgift om ombud ska anmälas till Datainspektionen. A Gustafsson L Davidsson C Johansson

14 Ledningsutskottet (23) Lu 48 Dnr 2015-KLK0008 Internbudget, KLK och kost- och städenheten Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Chefen för kostenheten, chefen för städenheten och överförmyndaren redovisar respektive verksamhets internbudget.

15 Ledningsutskottet (23) Lu 49 Dnr 2015-KLK0084 Avtal om upplåtande av mark, Ingatorp Ledningsutskottet beslutar att upplåta mark till Tele2 och Telenor om en kvadratmeter, för en årshyra om 2 tkr, för uppförande av en teknikbod invid befintlig mast vid Valbacken, Ingatorp. Förvaltningssekreteraren vid samhällsbyggnadssektorn informerar om upprättat avtal mellan kommunen och Tele2 och Telenor för uppförande av teknikbod vid Valbacken, Ingatorp. Avtalet omfattar en 10-årsperiod med möjlighet till förlängning om fem år. G Hammerman

16 Ledningsutskottet (23) Lu 50 Dnr KLK0085 Internkontrollplan 2015 Ledningsutskottet beslutar att uppdra till förvaltningen att upprätta förslag till internkontrollplan för 2015, samt att redovisa densamma till ledningsutskottet vid nästa sammanträde. Utskottet diskuterar vilka områden som kan vara aktuella för 2015 års internkontroll. Bland annat föreslås ramavtalstrohet och representation. Ekonom vid kommunledningskontoret redovisar nya rutiner för attest av representation, vilket kommer att förenkla för ekonomiavdelningen att kontrollera bokföringen av representation. Lu 14/4

17 Ledningsutskottet (23) Lu 51 Dnr 2015-KLK0086 Integrationsprojektet Odla, Förädla, Förena, bidragsansökan Ledningsutskottet beslutar att avslå ansökan. Projektet Odla, Förädla, Förena innebär en bred samverkan mellan flera aktörer, företag och organisationer över kommun- och länsgränser. Eksjö kommun erbjuds att vara en av dessa. Övriga samverkansorganisationer är bland annat kommunerna Tranås, Växjö och Alvesta. Coompanion och ABF i Jönköpings län har tillsammans under 2014 genomfört en förstudie angående förutsättningarna för integration av utrikes födda genom att skapa nya och varaktiga jobb. Bakgrunden är bland annat att arbetslösheten bland utrikes födda i Jönköpings län är hög vilket i sin tur förhindrar integration och social sammanhållning. Förutsättningarna för att starta nya verksamheter genom stadsnära odling av ekologiska grönsaker, kryddor, frukt och bär har undersökts. Förstudien visar att efterfrågan på ekologiska livsmedel har ökat kraftigt i landet. Under första halvåret 2014 ökade försäljningen i detaljhandeln med 30 procent. Odlingarna kan till exempel finnas i kommunernas bostadsområden. Sådana verksamheter skulle bidra till en både socialt och ekologiskt hållbar samhällsutveckling. Deltagande i projektet innebär att Eksjö kommun avsätter resurser och medfinansierar projektet med lämplig mark för ekologisk odling, utrustning för odling, lokal för omklädning och förvaring av utrustning, samordnare för kontakt mellan projektet, kommunen och deltagarna, samt resurser för samordnarens arbete om 0,5 tjänst under projekttiden om 18 månader. Total kostnad för Eksjö kommuns del beräknas uppgå till 460 tkr. Ajournering Ordförande beslutar om ajournering för överläggning. Yrkanden Under ledningsutskottets överläggning yrkar Annelie Hägg (C) avslag till ansökan,

18 Ledningsutskottet (23) Diana Laitinen Carlsson (S), Lea Petersson (MP) och Bo Bergvall (S) bifall till ansökan. Efter avslutad överläggning ställer ordföranden, med ledningsutskottets godkännande, proposition på Annelie Häggs avslagsyrkande mot Diana Laitinen Carlsson med fleras bifallsyrkande, varvid ledningsutskottet beslutar att avslå ansökan. sunderlag Ansökan från Coompanion, daterad Tjänsteskrivelse från bitr socialchef Peter Wallenberg, daterad Coompanion P Wallenberg

19 Ledningsutskottet (23) Lu 52 Dnr 2015-KLK0087 Ny struktur för kommunfullmäktiges program Ledningsutskottets beslutar att notera informationen till protokollet, samt att ta upp ärendet på nytt vid ledningsutskottets sammanträde i april. Mot bakgrund av ny politisk organisation , finns anledning att överväga hur de antagna kommunfullmäktigeprogrammen (KFP) ska hanteras under den aktuella mandatperioden. Under den gånga mandatperioden har kommunstyrelsen haft ansvar för att de mål och den politiska viljeinriktningen som anges i de antagna KFP, följs upp och beaktas i verksamhetsplaneringen. Uppföljningen har skett genom kommunstyrelsens styrkort och där måluppfyllelsen redovisats i samband med delårsrapporter och bokslut. När det gäller visionen så har den en bärighet på 10 års sikt och omfattar hela den geografiska ytan Eksjö kommun och i princip all den verksamhet som pågår där. Visionen är den samlade politiska viljeinriktningen, därav bör kommunfullmäktige och kommunstyrelsen känna särskilt ansvar för detta dokument. Översiktplan, energiplan/klimatstrategi och miljöplan är program som också har lång bärighet, och som omfattar i princip all kommunal verksamhet. Samhällsbyggnadsnämnden har ett särskilt ansvar vid upprättande av dessa planer och dess utveckling. Kommunstyrelsen följer utvecklingen via sitt styrkort. För övriga fullmäktigeprogram gäller att respektive nämnd tar in relevanta mål i sina nämndspecifika styrkort och stämmer av mot internbudget, samt upprättar handlingsplaner för att på sätt verkställa viljeintentionen i respektive program. sunderlag Tjänsteskrivelse från utvecklingschef Jürgen Beck, daterad Lu 14/4

20 Ledningsutskottet (23) Lu 53 Markfrågor, information Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Exploateringschefen informerar i markärenden.

21 Ledningsutskottet (23) Lu 54 Förteckning obesvarade motioner och medborgarförslag, KLK Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Vid dagens sammanträde redovisas förteckning över obesvarade motioner och medborgarförslag som ska beredas av kommunledningskontoret varvid framkommer att ett medborgarförslag och tre motioner är obehandlade.

22 Ledningsutskottet (23) Lu 55 Ledningsutskottets protokoll Ledningsutskottet beslutar att lägga protokollet till handlingarna. Protokoll från ledningsutskottet redovisas.

23 Ledningsutskottet (23) Lu 56 Anmälningsärenden Inga beslut fattas. Följande ärenden anmäls vid dagens sammanträde: Förtätning av städer häfte från SKL -- Om miljöövervakning i Jönköpings län häfte från Länsstyrelsen i Jönköpings län -- Verksamhetsplan och budget 2015, SKL -- KFS Verksamhetsplan 2015 (arbetsgivarorg för samhällsnyttiga företag) -- Protokoll Eksjö Kommunfastigheter AB -- Protokoll Eksjöbostäder