Transport Dokumentation Hållbarhet

Transkript

1 Lägerchefer Torbjörn Jacobsson, Älvsjö Version vice Lägerchef Lovisa Sundemo, Göteborg Från föregående: Krishantering Ändrade avsnitt Lägersekreterare Maria Fhager, Södertälje Stabsfunktion Ändrad text Infrastruktur Program Kommunikation "Kaplan" Internationellt är Support Sektionsansvarig Sektionsansvarig Sektionsansvarig Sektionsansvarig Sektionsansvarig Sektionsansvarig Sektionsansvarig Platskontor Dagsprogram Chefredaktör Ledningsgrupp Reception Team HR/Personalhantering Ekonomi Platschef Spontan Hemsida/webbredaktör LÄKO representant Landankomst Icke-scoutresurser Budget Platssekreterare Bad Lägerbok Teolog deltagare Lägervärdar Familjecamp Bokföring Bokningsansvarig/Avtalsansvarig Stora aktivteter/ceremoni Souvenirer/Profilprodukter Teologi ledare & funk Utbyten / Värdskap ärsmatsal Fakturering EL Lägerbål - mindre Lägertidning Musik yngre barn Home Hospitality ärskontor "Centralbank" Vatten, Hygien & Renhållning Caféer Lägerradio (ev) Musik äldre barn Vän-/Värdkårer Lägis Försäkringar Vatten & Avlopp Internationellt café Art Director Innehåll Stipendier & Bidrag ärs- och "Kassaskåp" Hygien & Toa Ledar-/ärs café Illustratör Lägret Språk Ledarvård Anmälan Renhållning fler caféer Lägermärke/Loggo Join-In Tolkar System Yta & Ved Ledarprogram Informationskontor Ny scoutbön Översättning Administration Lantmäteri & Karta Ä/U program Områdeskontor Kyrkor/Möten Avtals-/Inköpsstöd Placering funktioner Programkontor Lägerexpedition/Växel Lägerområdet Sponsring/Fundraising Placering boende Musik Utställningar Patrullstudier Mat Placering Camping Stora scenen Marknadsföring/Inbjudan Planering Placering Hotält Caféer Nationellt Distribution/Matbutik Ved & Slanor Gudstjänster och samlingar Internationellt Handel Logistik & fix Lägerbål - mindre Press/Media "Scoutvaror" Byggbod & Service ärsprogram Besökarservice Livsmedel/Ätbart Godsmottagning Join-in Program Scouthotell Post & Bank Gemensamma platser Turistbyrå Apotek Skylttillverkning Insamling Hälsa & Sjukvård Transport Dokumentation Hållbarhet Interna transporter Miljökoordinator Vägar Rättvisekoordinator Trafikomläggningar Lokaler/Tält/Hallar/Baracker Fixarteam Scoutresor Säkerhet Bevakning/Parkering Brand Ljud & Ljus & Storbild Kommunkoordinator Kommunikationsteknik Radio IT Telefoni

2 Specifikation per sektion kring arbetsuppgifter och uppdrag LÄKO Sektion KST Ansvarig, Ort Ansvarsområde Kommentarer Kort arbetsbeskrivning Synka särskilt med: Styrdokument Läko Lägerchef Torbjörn Jacosson, Älvsjö Leda LÄKO Lägersekreterare Maria Fhager, Södertälje Kallelser, Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster - lista Infrastruktur ansvarig Mikael Nilsson, Fristad Platschef (vice) Program ansvarig Lotta Strand, Vindeln Dagsprogram (vice) Kommunikation ansvarig Lovisa Sundemo, Göteborg vice Lägerchef Informationskontor ansv (vice) Kaplan Teresia Lenngren, Alingsås Internationellt ansvarig Linda Wallberg, Stockholm ärs ansvarig Emma Lövström, Åre Ansvarig Support Göran Thunberg, Örebro Stabsfunktion Krishantering Krisorganisation tillsammans med equmenia, kontakter med SOS Alarm och Polisen Utgå från det som equmenia har och som använts vid tidigare distriktsläger och riksläger Upprätta plan samt klara kontaktvägar LÄKO, Media, Sjukvård

3 Infrastruktur Infrastruktur Hålla ihop funktionen och vara ledamot i LÄKO. Ansvarar särskilt för förläger och efterläger tillsammans med Lägerchef. Ansvarar för slutkontroll av hela lägerområdet Hålla i funktionens ledningsgrupp Löpande rapportera till LÄKO, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter Platskontor Lotsa rätt på vart man behöver vända sig. System för hantering av rekvisioner från övriga funktioner. Lika mycket internt Infrastruktur som externa Kontorsservice Platschef Vice ledamot i LÄKO för infrastruktur sansvarig Platssekreterare Bokningsansvarig/Avtalsansvarig Kallelser, Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster - lista Plats alla bokningar och avtal med tredje part, externt likväl som internt på EL Planera s elbehov och försörja med el. Vatten, Hygien & Renhållning Vatten & avlopp Hygien & Toa Tillse att Vatten (dricks resp sjö) finns tillgängligt för alla. Tillse att avloppsvatten (bla diskvatten) omhändertas Upphandling av toaletter och tömning. Ingår ej i Gruppledningen men är med på mötena Många kommer på sent vad de behöver. Samordna nedgrävning med Vatten & avlopp Anskaffa och återställa material, utföra behövliga elarbeten, införskaffa tillstånd och samarbetspartner (lokalt elbolag) samt besiktiga anläggningen. Var rådgivande och krävställare mot de som ska använda el. Synka med kommunen. Vatten Skaffa och återställa material, från sjön? Ska vi ha pipelines få in vatten på området. eller ska det vara större Omhänderta avloppsvatten. behållare som fylls på? Finns materialet från Trerix kvar? Samordna nedgrävning med el. Samordna tömning med Hygien & toa Duschtält för funktionärer, tvätt möjligheter Placera ut, hämta och lämna toaletter, sköta tillsyn och rengöring av toaletter Renhållning Upphandling av sophämtning Sköta tillsyn av sophantering och utforma regler för sopsortering Yta & Ved Lantmäteri & Karta Placering funktioner Ta fram kartor över lägerområdet och programområden Hitta en bra funktionell placering av alla funktioner Tryckning behöver kunna ske sent då mycket ändrar sig, tex även under för. Sista ordet har LÄKO/Lägerchef Hitta en optimal placering av alla funktioner inom området genom att inventera behov och samband mellan funktioner. Platschef, sansvarig Platschef Elbolag, Program, Vatten & avlopp Miljökoordinator, El, Hygien & Toa Miljökoordinator, Vatten och avlopp Miljökoordinator Markägarna Karta, Många

4 Infrastruktur Placering boende Märka upp områden för deltagande Gäller även att göra det på plats Transport (Inryckning), patruller samt till sammans med under för på ett sätt så att Placering funktioner och Karta Inrycksplaneringen hitta former för alla hittar dit de ska. Utifrån att hitta dit. nordiskt baptistscoutläger så finns viss hänsyn att göra för att föra ihop danskar/tyskar/ norrmän/finländare med sina svenska vänkårer Placering Camping Placering Hotält Ved & Slanor Tillse att ved och slanor finns i rätt mängd. Tält för övernattningsgäster (Hotell) Skaffa brännved och slanor samt tillse att det transporteras till. Även sälja det som inte går åt efter. Logistik & fix Byggbod & Service Verktyg, redskap och övrigt material Efter återställa lånad inkl förbrukningsmaterial material. För att det ska gå enklare, ha ett system för märkning av all inlånad materiel. Serva projekt och grupper med hjälp kring material och verktyg samt praktiska lösningar. Allmän service och underhåll. Uppsättning av skyltar Godsmottagning Samtlig godshantering in och ut Ta emot allt gods som kommer och distribuera ut det till rätt mottagare. Sända iväg gods från till rätt mottagare samt ev fakturera rätt mottagare. Gemensamma platser Skylttillverkning Iordningsställande av; allmänna platser, flaggor & flaggstänger, lägerbålsplatser, stora scenen, portal etc Att alla funktioner som behöver får skyltar tillverkade och gjorda Omfattar även städning av gemensamma platser under Synka grafisk profil samt kom ihåg att olika behov kan lösas på olika sätt. En del kan vara vit A4 i platsficka. Transport In- och Utrycknings ansvar De som har bussar till kan kanske hyra in under vecka beroende på hur behovet ser ut? Plats, Transport, Fakturering Program InfoPR Planera in- och utryckning. Program Planera transporter tillsammans med programs behov. Ordningställa parkeringar, vändplaner, brandvägar, Interna transporter Omfattar persontransport, traktorer, entreprenadsmaskiner, cyklar, 4- hjulingar etc Även ej akuta sjuktransporter, leds från Transportcentrum. Varje fordon bör ha en förare så långt som möjligt. Sjukvård, Transportcentrum

5 Infrastruktur Vägar Se till att vägarna inom lägerområdet fungerar och ev byggs. Omfattar även broar över diken samt väg till bad Trafikomläggningar Säkra vägarna i området Ev enkelriktningar etc Kommunen, Vägverket Lokaler/Tält/Hallar/Baracker Att funktionerna har de lokaler/tält som behövs. Börja tidigt med att leta efter sådana vi kan låna in. Var kan vi lagra utrustning redan från juni? Fixarteam Finnas till hands Ni är generallister med stor fixar förmåga, ansvarstagande och god kontakt med alla funktioner. Snabb inställelse tid när det krisar till, hittar och fixar problem, finns tillhands. Bör ha tillgång (egen) 4-hjuling Scoutresor Ordna prisvärda och miljövänliga resor från olika håll i Sverige åt scouterna. Säkerhet Samordna säkerhetsgrupperna och ansvara för s säkerhet Bevakning/Parkering Lägrets säkerhet på plats avseende bevakning av att inte obehöriga inte finns på samt att fungerande parkering finns för besökare och deltagare/funktionärer Till och från hela vägen fram. Kontakter med "civila" säkerhetsfunktioner så som polis, brand, kommunnen, sjukhus, ambulans m m Vad behöver vi spärra av? Byggstaket runt läger/längs väg? Ta betalt på gästparkering. Behöver synas tydligt. Målet är att inte ha märkts när är slut. Kontrollera att motortrafiken har tillstånd. Vid akuta händelser agera ordningsvakter. Inventera behovet hos olika funktioner och införskaffa de lokaler/tält som krävs. Transport till/från samt uppbyggnad Att stötta samtliga grupper inom Infrastruktur och Lägerchefer med praktiskt arbete. Samordning av samtliga säkerhetsfunktioner. Övergripande ledning. Införskaffa nödvändig utrustning, utbilda funktionärer inom gruppen, bemanna infart/- er, dagbevakning av främst gemensamma platser samt nattpatrull på lägerområdet. Hjälpa till vid in- och utryckning. Ta ut parkeringsavgift och bevaka parkeringarna Byggbod & Service, Platskontor, Godsmottagning, Skylttillverkning, Resebyrå/Transportcentrum, Kommunikation, Sjukvård, Bevakning, Brand, Larmcentral, Programkontor, Caféer, Utställningar, Lägertidning, Lägerradio, Lägerexp/Växel, Scouthotell, Gästgiveri, Turistbyrå, Områdeskontor, Kyrkor, ärsmatsal, ärskontor, Lägis, Ekonomi, Distribution /Matbutik, Handel (butiker) Ansvarig för Infra, Platschef, Byggbod & Service Miljökoordinator Transport Transport, Kommunikation, Krishantering, Sjukvård, Brand, Bad, Larmcentral

6 Infrastruktur Brand Se till att det inte brinner där det inte Ansvar för att inlånad utrustning Ta fram nödvändig utrustning, Plats, Program, Transport, ska men om det händer ha resurser blir återställd utrusta olika lokaler med Lantmäteri, miljökoordinator för att lösa problemet brandskyddsutrustning, Skriva eldningsregler, brandstyrkans organisation och arbetsuppgifter (utryckning/förebyggande) och dess träning. Ljud & Ljus & Storbild Att det finns det ljud och ljus som behövs för planerade aktiviteter oavsett väder Stora scenen Lägerbålsplatser Få till en fungerande stor scen där alla ser bra Dessa utrustas med en enklare ljudanläggning (inget ljus/bild) Inventera behov och anskaffa nödvändig utrustning samt tekniker för drift av anläggningarna Program, Infra - El, Gemensamma platser Program, Infra - El, Gemensamma platser Program, Infra - El, Gemensamma platser Caféer Behoven kan vara olika beroende på inriktning på caféet Program, Infra - El, Gemensamma platser Kommunkoordinator Synka alla kontakter till / från kommunen Flyttas till andra funktioner? Kommunikationsteknik Tillse fungerande kommunikationer på Radio Fungerande radiokommunikation Ska fungera från dag 1 på för! IT Se till att vi har fungerande bredband och nätverk, skrivare, datorer, nätverkslagring etc Anskaffning av kommunikationsutrustning, sammanställa behov och önskemål samt föredela de resurser som finns. Anskaffa / Låna in behövlig utrustning och återställ den. Inventera behov, anskaffa utrustning, sätt upp regler för användande av egen utrustning Lena Eriksson, Föreningskonsulent, Kulturoch Fritidsförvaltningen Alingsås kommun Säkerhet/Larmcentralen Lägerexp, InfoPR, Mat, Ekonomi, Kontorsservice, Försäkring Telefoni Fasttelefoni, behövs det? Upphandlig av mobilväxel och mobilavtal under lägertiden? Hur löser vi laddning av telefoner? Vilka ska ha läger telefoner? Mobilbolagen bör kontaktas tidigt för att tillfälligt förstärka basstationerna Lägerexp/Växel (InfoPR)

7 Program Program Hålla ihop funktionen och vara ledamot i LÄKO. Ta fram dagsschema för. Informera och uppdatera DBS (danskarna) och tyska scoutchefen om vad som ingår i program Allt program ska genomsyras av s tema/ledord och det budskap som vi vill förmedla, ej bara en massa bra saker staplade på varandra. Avstå hellre en bra sak om det inte hänger ihop. Hålla i funktionens ledningsgrupp Infrastruktur Löpande rapportera till LÄKO, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter ssekreterare Kallelser, Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster - lista Controller Hjälpa sektionsansvarig med att hålla koll på budget och beställningar Ingår ej i Gruppledningen men är med på mötena sansvarig Ekonomi och alla inom sektionen Dagsprogram Huvudaktiviteten varje dag utifrån temat och vara synkat med "kaplan" innehållet Aktiviteter som scouten kan göra själv, med nya vänner eller med patrullen. Spontan själv, med nya vänner eller med Bad Badvakter vid de tider då bad används Stora aktivteter/ceremoni Invigning, avslutning samt stora lägerbål. Lägerbål - mindre Struktur för hur dessa ska planeras och genomföras Caféer Menyer, inredning, program, utrustning - allt som behövs för att driva caféet Internationellt café Hur ska valen gå till? Simborgarprov, sälja simborgarmärke? Hålla ihop detta från Program och genomföra minikurser i vad som kännetecknar bra lägerbål samt att tema/lägerberättelse tas vidare Flera olika med olika inriktning? LÄKO beslutar vilka inriktingar som är OK. Pratar främst engelska här Ledar-/ärs café fler caféer Ledarprogram Särskilda programpunkter som riktar sig till ledare Ä/U program Programkontor Programledningskontor där alla kan lotsas rätt Vice ledamot i LÄKO för program Kaplan Bevaka badplatsen, Utforma Sjukvård badregler, Livräddningsberedskap, Utrusta badplatsen Kaplan, Infrastruktur; Gemensamma platser, El Handel synkar alla inköp men tänk på Hållbarhetsprincipen. Områdeskontoren, Kaplan Handel (Stödfunktion), El, Vatten & avlopp En plats där program kan Kontorsservice planeras, där man kan svara på frågor etc Kaplan, El Musik Ta fram lägersång och ev nya andaktsånger. Stora scenen Konserter? El

8 Program Caféer El Gudstjänster och samlingar El Lägerbål - mindre El ärsprogram Ska vi ha något eget för funktionärerna? Turningar i något? Join-in Program Valda delar av programet ska Join-in Kaplan anpassas till mindre läger och även för yngre scouter.

9 Kommunikation Kommunikation Huvudansvar för Info/PR samt kommunikationen. Kallelser, Hålla ihop funktionen och vara ledamot i LÄKO. Ansvarig för Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster att kommunikationsplan finns - lista och följs. Du är projektledare, organisatör och drivande. Hålla i funktionens ledningsgrupp Löpande rapportera till LÄKO, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter Chefredaktör Innehållet i det skrivna ordet Även ta fram och hålla ihop framtagande av profilprodukter, flaggor, foldrar etc Att hålla ihop vilken information som sprids och hur den formuleras. Art Director, Marknadsföring Hemsida, webbredaktör Bygga upp en hemsida och löpande uppdatera den med information Jaga även info att lägga ut, det är inte bara en passiv roll. Jobbar nära chefredaktören Lägerbok Ta fram lägerbok Även på engelska Program, Övriga info, Mat, Kaplan Souvenirer/Profilprodukter Ta fram ett sortiment Sälj gärna tröjor etc via Anmälan, ekonomi anmälan för utlämning på. Blir inte lika svårt att ta hem vad som behövs då. Lägertidning Förmedla vad som händer på Endast väggtidning och pdf Kontorsservice till deltagarna, besökare och tidning på webben? funktionärer. Webbtidning är viktig för många tittar hemifrån. Facebook redaktör? Lägerradio (ev) Om någon är intresserad och kan driva självständigt, ej prioriterat Art Director Ta fram den grafiska profilen / LÄKO konceptet. Omvandla ord till bild Illustratör Att ta fram illustrationer som speglar ev inköpt tjänst Lägermärke/Loggo Ta fram lägermärke och logga utifrån den grafiska profilen Kolla om program har något särskilt som påverkar layouten Art Director, Program, Join-in Program Informationskontor Samordnar alla områdeskontor Träffar de ansvariga dagligen och hjälper till att fixa fram info. Vice ledamot i LÄKO för InfoPR Områdeskontor Lägerexpedition/Växel Ansvarar för all info inom det delområde som scouterna bor på. Har all info Officiella expeditionen och växel där man hamnar om man inte vet vart man ska. Dygnet runtbemanning Trerix: Häradshövdningar Utgör också larmcentral Svarar på inkommande samtal samt bemanna larmtelefon och radio samt kunna initiera utryckning av interna resurser samt larma externt Program, Kaplan, Internat, Kontorsservice Kommunikation (Infra), Kontorsservice, Säkerhet, Hälsa & Sjukvård

10 Kommunikation Utställningar Se till att de som ska få möjligheten För sponsorer och partners och att göra en monter/utställning. andra organisationer samt för Samtliga utländska kårer ska kunna utländska deltagare presentera sitt land (en per land). Marknadsföring Marknadsföra i syfte att få många deltagare och funktionärer. Ta fram reklamblad, broschyrer och informationstidning både nationellt, och internationellt tillsammans med chefredaktören. Nationellt Internationellt Kolla innan inbjudan går ut till ett land att de kan få visum till Sverige. Press/Media Skriva pressreleaser, arbeta upp presskontakter under planeringsstadiet, ta hand om besökande press samt skriva färdiga artiklar att lämna ut. Behöver ske löpande. Lägg upp en marknadsplan som beslutas i LÄKO. Under skapa underlag för framtida PR material för equmenia scout. Personlig information på konferenser, distriktsårsmöten, scoutinfo träffar Det är ett svenskt läger men utländska besökare, marknadsför på rätt sätt. Både tidningar och tv/radio är viktigt. Gör artiklar som kårerna kan anpassa och ge till lokala tidningar. Upparbetad kontakt finns på Sändaren som lovat att följa lägerplanering och. Komihåg nordiskt baptistscoutläger, ev krav/traditioner kring inbjudan. Riktat till både scouter, ledare och funktionärer samt församlingarna/kyrkorna Chefredaktör, LÄKO Home Hospitality Översättning, Internationellt, SSR (via scoutkoordinator) equmenias pressansvarige, Kontorsservice Besökarservice Se till att våra besökare får en bra bild av och känner sig välkomna. Scouthotell Se till att hotellet fungerar Färdig uppställt tält med tältsäng/liggunderlag och sovsäck där man betalar per natt inkl frukost Turistbyrå Insamling Ta fram ett equmenia projekt som läger insamlingen går till och hitta sätt att föra fram det budskapet. Dokumentation Dokumentera med text, bild, rörlig bild, ljud, Navet för besökarna där man kan få hjälp med allt man behöver. Hyra en guide? Alingsås turistbyrå har en filial här? Skapa även en utställning om insamlingsprojektet Videoklipp på hemsida Utrusta hotellet, göra så att gästerna tvirvs med sin tillvaro på hotellet och kunna guida dom rätt med frågor och funderingar Turistbyrån, Gästgiveriet Kartor, Kommunen, Lägerexp, Kontorsservice equmenias kansli (ansvarig för projektet), Utställningar

11 "Kaplan" "Kaplan" Ledningsgrupp Se uppdragsbeskrivning Ansvarig Att skapa förutsättningar för alla på att få en nära relation till Gud/Jesus under på olika sätt Hålla ihop funktionen. LÄKO representant Teolog deltagare Teologi ledare och funktionär Musik yngre barn Musik äldre barn Föredrag funktionens aktuella frågor i LÄKO. Kallelser, Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster - lista Innehåll Att skapa ett innehåll utifrån s tema/budskap Det är mycket viktigt att detta blir en integrerad del av programmet. Vi vill inte ha två pararella program. Lägret Det som sker på Join-In Ta fram / anpassa s andaktsmaterial så att det kan använda på de mindre join-in lägren. Ny bön Göra den nya scoutbönen använd Synka med SSR och och lanserad. framtagandet av en ny scoutbön. (Arne Jamtrot och Atle Svanberg) Kyrkor/Möten Att skapa tillfällen att möta Vad kan Riksevangelisterna Gud/Jesus på olika sätt bidra med? De kommer om vi kallar dom tidigt Andra inriktningar typ Katolskt? Lovsång Taize Väckelsemöte Gospel??? Lägerområdet Hur märks/syns Kaplan på lägerområdet? Patrullstudier Ett egenstudiematerial som ska Även för Join-in finnas med i lägerboken Du är projektledare, organisatör och drivande. Hålla i funktionens ledningsgrupp, LÄKO representanten sansvarig Program Join-in Program equmenia - scoutkoordinator Musik Program, Join-in Kaplan Löpande rapportera till LÄKO via LÄKO representanten, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter

12 Internationellt Internationellt Ansvarar för att utländska besökar får nödvändig info på andra språk än svenska, ge dem möjlighet att presentera sitt land i utställningen. Samt andra aktiviteter/händelser som gör till en bra upplevelse för de internationella gästerna Hålla ihop funktionen och vara ledamot i LÄKO. Hålla i funktionens ledningsgrupp Löpande rapportera till LÄKO, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter ssekreterare Kallelser, Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster - lista Ingår ej i Gruppledningen men är med på mötena sansvarig Reception Team Skriva tackbrev till alla utländska kårer efter Hjälpa till med Visumregler och hjälp i kontakter med Invandrarverket och UD Lägerchefer mfl Landankomst Se till att utländska besökare upplever det mottagande att komma till Sverige. Lägervärdar Hjälpa de utländska patrullerna inom Trerix: Fladdrar Viktigt att finnas Den senare delen ska finnas Områdeskontor (InfoPR), sitt lägerområde med service och frågor. Innebär även att ansvara för att de internationella gästerna får den info innan som de behöver för lägerupplevelsen. tillhands redan vid inryckning. Info delen kräver arbete tidigt i planeringen. med tidigt i de internationella lägerinbjudningarna och på hemsidan. Marknadsföring,/Internationela inbjudningar (Info/PR) Utbyten / Värdskap Hålla ihop det som har med utbytet med internationella gäster att göra samt bidrag och finansiering för dom Reception Team Home Hospitality Vän-/Värdkårer Stipendier & Bidrag Organisera HH samt ge förslag på lämpliga aktiviteter Samordna och ta in Under stötta intresseanmälningar om att vara Lägervärdarna Vän-/Värdkår i förväg och se till att alla utländska patruller får en sådan. Samordnar och söker stipendier och bidrag för att få ner kostnaden för internationella gäster. Finns inom internationellt för att det krävs särskild hänsyn och kunskap jämfört med "vanlig" sponsring. InfoPR, Vän-/Värdkårer, Reception Team Lägervärdar, Anmälan, Reception Team Stöd - Sponsring/Fundraising, Utbildningskoordinator (equmenia), internationell sekr (equmenia) Språk Hålla ihop det som har med språk att göra. Ansvara för att ordlista med nyckel ord och begrepp blir översatt till de viktigaste språken.

13 Internationellt Översättning Översätta texter m m under samt skapa en ordlista med termer som vi använder under hela planeringen. Tolkar Tolka vid olika aktivieter eller funktioner. Central stab utöver Lägervärdarna som ska ta det mesta av detta.

14 är är Ta fram info "vad förväntas av mig som funk?". Hålla ihop funktionen och vara ledamot i LÄKO. Hålla i funktionens ledningsgrupp Löpande rapportera till LÄKO, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter HR/Personalhantering Bemanning och intervjuformulär. Personalfrågor. ärsfest kvällen efter lägeravslut Intranätadministratör Sköta administration av behörigheter m m av valt intranät Icke-scoutresurser Planering av vilka resurser som behövs och när samt introduktion till dom. Under stötta grupper som inte fungerar så bra som man tänkt sig. Tänkt schema och tydlighet för vilka (främst) församlingsresurser vi vill ha och när. Familje- och Icke-scoutresurser Camp ärscamp/område Se till att bra lägerområde finns til dom Att se till att funktionärer har någon Se till att ta betalt för elen, det är husvagnsägare/tältare vana vid. Kan det finnas behov av stans att bo inomhusboende? Vandrarhem? Ta fram hjälpmedel för hur vi säkerställer att rätt funktionär hamnar på rätt plats även om det inte är där man först trodde att man skulle vara. Se till att de får tydliga instruktioner och guidning till vart de ska, vem de ska kontakta etc. Alla enheter om resurstillsättande Infra - El för husvagnar ärsmatsal Att se till att alla funktionärer får mat samt att det finns en VIP och gästmatsal Även på för- och efterläger. Se till att det alltid finns fika (kaffe, te, saft, vatten) ärskontor En plats dit funktionärer kan vända sig för att få veta vad de behöver. Lägis Vara en dagsverksamhet för barn som är för unga för att vara deltagare men så gamla så att de inte behöver blöjor (minst) är- och Ledarvård Skapa möjlighet för funktionärer och ledare att bli ompysslade Bygga upp en förskola/fritids där båda föräldrarna är funktionärer eller ledare/funktionär. Matansvarig, El HR Ansvarig, Kontorsservice ärsmatsal

15 Support Support Hålla ihop funktionen och vara ledamot i LÄKO. Är ekonomi-/administrativ chef som har ekonomi som hemma område Hålla i funktionens ledningsgrupp Löpande rapportera till LÄKO, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter ssekreterare Kallelser, Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster - lista Ingår ej i Gruppledningen men är med på mötena sansvarig Ekonomi Se till att allt blir bokfört och uppföljning av det hela Budget Bokföring Upprätta budget för gemensamt med respektive funktion. Sedan göra uppföljning av det hela. Löpande kontera/bokföra kostnader på rätt funktion Även vara stöd vid utvärdering av offerter Kanske främst under för att ha kolla på hur det ser ut. Även kvitto hantering m m. Detta så att allt sedan kan lämnas till kansliet efteråt men att vi under har lite koll. Anmälan, Handel, Infrastruktur, equmenias ekonomichef equmenias ekonomichef equmenias ekonomichef Fakturering "Centralbank" Försäkringar "Kassaskåp" Kontorsservice Skapa underlag och rutiner för Hur ska underlag etc se ut för fakturering samt uppföljning att det fakturering under? Leg blir betalt, både före, under och efter kontroll? Åldersgränser? Att under sköta Fixa inlösenavtal med bank m likvidförsörjningen till/från alla m (Torbjörn jobbar på bank). försäljningsställen samt betalsystem Valutahantering? för kortbetalningar Tillse att och deltagarna är rätt Hur skaffar vi kolla på all försäkrade materiel? Tillse att det finns kassaskåpsförvaring för det som behöver det under. Hjälpa de som behöver med kontorsutrustning Framförallt värdefulla föremål och de utländska besökarnas pass/returbiljetter etc kan behöva låsas in. Vilka ska kunna komma in? Även brandskyddat. Kan en låsbar container vara ett alternativ? Bygga upp kontorshotell och service kring kontorsgöromål som behöver utföras Anmälan, equmenias ekonomichef equmenias ekonomichef, Säkerhet/bevakning, Insamling, Handel och Caféer equmenias ekonomichef "Centralbank" Plats-, ärs- och Programkontor. Områdeskontor, Lägertidning, Kommunikation Anmälan

16 Support System Skapa ett tekniskt system för Individuellt och kåranmälningar InfoPR anmälningar enligt krav spec som de kan administrera själva. Underlag för fakturering ska fås ut. Gärna kunna få ut kopior på fakturor och se att de är betalda. Extra beställningar som tröjor, matallergier, sjukvårdsupplysningar (extra säkerhet). Kreditkortsbetalning. Flera språk Administration Administrera anmälningar, support till kårer/individer samt rapporter till mottagare av info Svara på mail och telefon (vissa tider, särskild telefon?) Rapporter: Tex anmälningsläget, mat mfl Juridiskt kunnig Avtals-/Inköpsstöd Stödfunktion för alla som köper in något eller tecknar avtal. Sponsring/Fundraising Ta fram sponsorer och ta hand om Ju mer vi jobbar med detta de som kommer fram i olika grupper desto mer pengar ger det. genom kontakter. Skapa regler som kan följas och vara tydliga. Mat Övergipande ansvar för Mat Se till att maten fungerar från för! Planering Ta fram matsedel samt köpa in mat Maten ska så långt som möjligt vara i linje med Hållbarhetstanken (Rättvisemärkt, Ekologiskt, Närproducerat) Distribution/Matbutik Från s centrallager distribuera ut maten till alla patruller, cafeer, funktionärsmatsal och gästgiveri. Bemanna lokala matbutiker inkl den inredning m m som behövs. Egen butik för specialkost? Handel Ansvarig för all handel och inköp avseende dess varor. Även lokaler och inredning ingår i ansvaret. "Scoutvaror" Produkter som passar för försäljning Vi bör få provision på allt som på ett läger. Bemanning och säljs. Scoutvaror har färdiga kit inventering och tillgänglighet. Bygga för läger som kan användas. upp shopen och marknadsföra varorna. Här ska även lägersouvinirer säljas Gör upphandling i tid och helst ihop med Handel. Anmälan System Emma Wedegård på equmenias kansli Funkmatsal, Gästgiveri, Gästcamp, Handel, Hållbarhet Hållbarhet El Profilprodukter (InfoPR), El equmenias policy

17 Support Livsmedel/Ätbart Var ska försäljningen ske? I Caféer, Mat, El Kiosker? Ska det finnas glass? Maten ska så långt som möjligt vara i linje med Hållbarhetstanken (Rättvisemärkt, Ekologiskt, Närproducerat) Vad ska säljas avseende detta? Synka inköpen till caféerna. Det finns mycket att hämta från leverantörerna som tom kan garantera visst sortiment och ta tillbaka det som inte går åt. Även hjälp med utrustning och reklammaterial kan erhållas Post & Bank Apotek Tillse att det finns nödvändig nivå på möjlighet för post och bankärenden. Upphandla och vara kontaktperson mot valt apotek. Hälsa och Sjukvård Säkerställa att sjukvård finns tillgänglig för deltagare och funktionärer. Både centralt och lokalt. Hållbarhet Miljökoordinator Rättvisekoordinator Börja med att inventera vad som behövs. Kanske egna centralbanken räcker och en vanlig internetbank för? Någon av apoteken kan får sälja på mot att vi får provision. Vi sätter upp vad vi vill ha avseende öppettider och bemanning m m. Vi köper också in det vi behöver via den som gör detta. Vårdcentraler och akutbil är bra att ha. Läkare, Sjuksyster, Undersköterska, Tandläkare Titta även på olika typer av tillstånd, t ex fyrverkeri Att även utgöra s egen postdistribution. Anskaffa sjukvårdsutrustning, organisation och kompetens, kontakter med "civil" sjukvård & tandläkare, utrusta lokaler, synka transporter och kommunikation El Sjukvård, El Transport, Kommunikation, Krishantering Kommunen, Vatten, Hygien, Avlopp Miljöpolicyn för equmenia